«Три круга лидерства»

Три круга лидерства (fb2) - Три круга лидерства 446K скачать: (fb2) - (epub) - (mobi) - Александр Александрович Сударкин

Александр Сударкин Три круга лидерства

От автора

Эта книга о том, как как стать лидером в организации. Мир меняется очень быстро, и руководителю некогда изучать сотни теорий, многие из которых противоречат друг другу. Важно одно: лидерами не рождаются, ими становятся. Все известные руководители в начале своей карьеры делали множество ошибок, и лишь узнав наиболее важные нюансы руководства людьми: схему принятия решений, умение делегировать выполнение задачи подчиненным, они стали по-настоящему эффективными.

Прочитав эту книгу, вы получите знания о ключевых моментах в работе руководителя: развитии лидера в себе, разных стилях управления людьми в компании, функционировании организации как цельной системы. Вы будете знать, когда приказывать, а когда делегировать, как стоит использовать мотивационные схемы, чтобы экономить деньги, а не растрачивать их впустую, и как создавать лояльность сотрудников сначала к себе, а потом и к организации в целом.

Для кого эта книга

Для руководителей, лидеров, управленцев. Для всех, кто сталкивается в работе с необходимостью вести за собой, ставить цели и добиваться их исполнения.

Фишка книги

Книга сама по себе – множество практических примеров и историй людей, добивавшихся успеха в разных ситуациях в бизнесе.

Здесь нет оторванной от жизни теории, а во всех ситуации из консалтинговой практики автор присутствовал сам.

Становление лидера. Круг первый

Стать лидером: все гениальное просто

Сколько книг написано о лидерстве? Сколько фильмов снято? Человек испокон веков хотел ответить на вопрос: является ли лидерство даром от природы или этому можно научиться?

Когда-то убеждение у большей части человечества было простым: если ты не родился первым сыном в определенной семье, позиции лидера тебе не видать.

Позже вариантов стало больше, особенно после промышленной революции, когда возможности стать лидером, руководителем, появлялись везде: открывались производства, мануфактуры, компании росли в размерах, в них увеличивалось количество уровней иерархии. И каждый раз перед назначением нового руководителя существующий лидер организации задавался вопросом: что из него получится? Будет ли толк? Как определить это и как построить обучение нового руководителя таким образом, чтобы он быстро смог войти в курс дела и начал организовывать работу других людей?

Мы и сейчас сталкиваемся с этими задачами. До сих пор ответа на вопрос «Является ли лидерство даром природы?» нет, по крайней мере, окончательного. Однако мы можем спросить руководителей, уже эффективно справляющихся со своими обязанностями: «Было ли вам легко руководить с самого начала? Все ли у вас получалось?». И большинство из них ответят: «Нет. Я делал массу ошибок, часто не знал, как поступать – просто шел вперед».

Говоря о развитии лидеров, прежде всего стоит учесть, что многие из нас получали управленческий опыт в то время, когда суть экономики, рыночной системы была одна: контроль. Через страх, через закрытую информацию, через системы наказаний и доносчиков руководители всех рангов стремились к контролю ради контроля. Качество товаров, прибыль и удовлетворенность потребителей были не важны в этой рыночной системе – план спускали сверху, заказы тоже. Многие предприятия работали даже не за деньги – по системе внутриминистерских взаиморасчетов. А, соответственно, снижать затраты на производство продукции было тоже не нужно – зачем трудиться? Все те навыки, образ мышления руководителей, которые присущи рынку конкурентному, не были востребованы. О них даже не подозревали. Эта ситуация называлась рынком закрытым, или командным.

Закрытого рынка по большей части уже нет. Мы боремся за место на конкурентном рынке. Но, как гласит известный эксперимент с обезьянами: «В клетке уже не осталось тех обезьян, которых поливали холодной водой за попытку схватить бананы. Однако новых обезьян, которые тянутся за едой, бьют уже те обезьяны, для которых привычным стало не лезть за бананом, хоть они и не понимают, зачем это делают».

В консалтинговой практике мы часто сталкиваемся с руководителями, действия которых, если рассмотреть их через призму повышения прибыльности компании, вредят бизнесу. Лидер, разговаривающий в ходе совещания по телефону, возможно считает, что решает «срочный и важный вопрос», хотя на самом деле подрывает мотивацию сотрудников и собственный авторитет. Ведь абсолютно очевидно: он попросту не умеет планировать время и управлять корпоративной информацией.

Изначально, развивая лидерство в своей компании, начинайте ориентировать людей на то, что каждое их действие должно, в конечном результате, принести прибыль бизнесу – через повышение мотивации сотрудников, через похвалу, через признание заслуг других. Конечно, с помощью критики нужно останавливать неправильное поведение подчиненных, но добиться изменения привычного образа действий можно только наладив положительное взаимодействие с сотрудниками, основанное на взаимном уважении и вежливом отношении друг к другу.

Руководитель – это человек, который выполняет работу руками других людей. А поскольку люди лучше трудятся, когда понимают, что они делают и зачем, а также тогда, когда их хвалят в той или иной форме за результат, то хороший лидер демонстрирует еще один интересный навык. А именно: лидер умеет ставить задачу, объясняя подчиненному ее цель простыми словами и в терминах конкретных действий. Что должен сделать подчиненный, дабы руководитель сказал: «Цель достигнута»?

Зачастую все происходит немного по-другому. Наши лидеры говорят: «Если бы я хотел выполнять твою работу, я бы делал ее сам. Думай, изобретай, сочиняй». И все бы хорошо, только что происходит дальше? Руководитель очень детально описывает подчиненному с чем он не справился, хотя изначально ожидаемый результат был представлен крайне неконкретно. В принципе, с таким лидером у подчиненного нет шансов быть успешным. Что бы он ни сделал, всегда есть повод его раскритиковать!

Когда лидер говорит своему ассистенту: «Улыбнись посетителю, вошедшему в приемную, скажи «Добрый день! Чем я могу вам помочь?», узнай, назначена ли встреча со мной, на какое время, и пока гость ждет, предложи ему чай или кофе, с молоком или без, с сахаром или без, печенье или конфеты». Так ассистент знает, что ему делать. А если задача ставится фразой «Нам нужно повышать клиентоориентированность и удовлетворенность наших потребителей» – то ассистент такого руководителя практически не сможет добиться успеха. Ведь он не знает, что конкретно ему сделать.

Одной из наиболее применимых и простых моделей для развития навыков руководителя является модель ситуационного лидерства. Внедряя ее в компании, мы начинаем с того, что руководитель описывает полный перечень задач своего подчиненного. А затем определяет, какого рода инструкции должен получить сотрудник, чтобы выполнить каждую задачу из перечня на тот максимум, на который он сейчас способен. Стиль управления руководитель выбирает: а) применительно к каждой отдельной задаче, которую выполняет его подчиненный; б) в настоящем времени, т. е. отталкиваясь от готовности, понимания, мотивации сотрудника, которые он демонстрирует сейчас.

Первый стиль управления так и называется – «Простые инструкции».

Мы его применяем, когда человек только начинает выполнять какую-то задачу. Ключ к его эффективности – в том, чтобы руководитель был очень сдержан с похвалой и при этом максимально спокоен, точен и конкретен в инструкциях. Время на выполнение задачи – короткое, продолжительность работы между точками контроля – максимум один-два часа.

Лишь после того, как сотрудник выполнил простые инструкции пять-шесть раз, можно переходить к более сложным задачам. Руководитель делает то, что в теории коммуникации называется «группировка действий» или «обобщение». Ряд простых действий становится единым целым и называется одной фразой, например: «встреть клиента». Подчиненный расширяет понимание задачи, готов выполнять комплексные инструкции, и здесь его пора хвалить. Он уже заслужил психологическое вознаграждение. Это стиль лидерства под названием «Продажа/Присоединение». Вы помогаете человеку присоединиться к компании, «продаете» ему идею и ценность организации.

До следующего шага доходит мало сотрудников. В наших компаниях крайне редко человек становится по-настоящему приверженным организации. Многие руководители говорят (зачастую бессознательно): «Как здорово, что сотрудник считает себя частью компании! Можно ему меньше платить. Или больше нагружать работой». Люди очень быстро понимают это и перестают руководителю верить. В то время как лидер, понимающий, что дает компании приверженный сотрудник, знает, насколько легче работать с человеком, каждое действие которого нацелено на пользу всей организации. На этом уровне ему нужно от вас участие, обсуждение, психологическая поддержка, мудрое слово. Стиль управления называется «Участие». Рассказывать, как выполнить задачу, уже нет особой необходимости – подчиненный знает практически все нюансы. А вот поддерживать, хвалить – ваша непосредственная задача на этом уровне развития сотрудника (по каждой отдельной задаче).

И лишь после прохождения предыдущих уровней можно делегировать сотруднику выполнение определенной задачи. Только тогда руководитель будет уверен: подчиненный выполнит задачу именно так, как от него требовалось, достигнув той цели, которая ставилась. Почему? Потому что они вместе прошли все предыдущие уровни. После этого руководитель может со спокойной душой поручить сотруднику работу, сказав, какие результаты и к какой дате ему нужны. Все остальное называется не «Делегирование», а «Сваливание ответственности за неудачу».

Модель лидерства: теория и практика

Наполеон когда-то говорил так: «Я не отдам ни одного приказания, пока не буду убежден в том, что оно будет исполнено».

Знакомясь с методикой ситуационного лидерства, можно обнаружить желание получить ответ на один простой вопрос: «Ну и что?». Как эту модель можно использовать в компании? Идея в основе методики интересная, описания разных уровней рабочей зрелости точные и понятные, информация о каждом из четырех стилей руководства тоже есть. Вроде бы все ясно. Но в какое время и как часто использовать один из стилей руководства и как его выбирать?

Вы помните, что работник может находиться на одном из четырех разных уровней рабочей зрелости по выполняемой им задаче. Соответственно, в зависимости от уровня рабочей зрелости сотрудника, руководитель и выбирает один из четырех стилей лидерского взаимодействия: Простые Инструкции, Продажа или Присоединение, Участие и Делегирование. Описание каждого из стилей руководства есть в первой главе и в книге Management of Organizational Behavior автора методики Пола Херси (Paul Hersey) и на целом ряде сайтов и форумов по вопросам лидерства и управления.

Одни из наиболее часто встречающихся вопросов руководителя любого уровня к менеджеру по персоналу: «Когда ты мне найдешь хороших сотрудников? Разве не видишь, что этим ничего нельзя поручить? Можешь сделать хоть что-нибудь?!». Эти комментарии часто относятся и к вопросу выбора кандидатов в кадровый резерв, т. е. тех, кто в будущем станет руководителями в компании.

Да, менеджер по персоналу – это человек, одной из обязанностей которого является составление программы обучения и развития сотрудников. В ходе дискуссии он помогает определить перечень ключевых компетенций для компании в целом и для каждой позиции, в т. ч. для руководящих, и подобрать такую программу обучения, которая бы включала в себя развитие этих компетенций у сотрудников.

Почему стоит обратить внимание на возможность включения модели ситуационного лидерства в программу обучения руководителей?

О выборе тренингов сказано и написано очень много. Но что интересно – мало кто говорит о том, как выбирать модели, на которых основывается та или иная программа. Ведь тренер, исходя из запроса менеджера по персоналу, создает некий набор моделей – из них и составляется программа обучения. Иногда заказчики считают, что ситуация в компании настолько уникальна, что никакая готовая программа не способна ответить на все необходимые вопросы. Как будто бы тренер или ведущий семинара сможет за месяц-другой создать (без достаточной исследовательской и практической базы) программу, которая будет содержать решения, не известные ранее никому в мире менеджмента (маркетинга, продаж, переговоров и т. п.).

Понаблюдав за работой иностранных коллег, хочется отметить, что там выбор тренинга основывается на двух параметрах: качестве работы самого тренера или ведущего (о методах оценки такой работы тоже написано немало, вспомним хотя бы модель Киркпатрика) и на качестве самой модели. А вот здесь, как правило, зарубежные специалисты в области управления персоналом полагаются на соответствие модели следующим трем параметрам:

1. Успешный послужной список (successful track-record). HR-специалисты за рубежом, как правило, не рассчитывают на то, что тренер сможет сходу создать нечто, никем не слышанное ранее, и не надеются, что в их компании это нечто сработает. А вот если модель была описана в учебной литературе и успешно применяется в других компаниях, схожих с вашей, тогда стоит обратить на нее внимание.

2. Легкость в изучении (easy to learn). Громоздкие модели и описание, схемы из 21 шага и 11 ступеней по 3 подступени в каждой, может, и будут выглядеть впечатляюще, но как их выучить? Ведь вашим сотрудникам и так приходится постоянно знакомиться со специфическими нюансами работы, характеристиками продуктов, изучать показатели рынков, финансовые индикаторы. А тут еще и какие-нибудь «85 способов успешно делегировать» падают, как снег на голову.

3. Легкость в использовании (easy to use). Каждая новая информация, даже самая интересная, должна быть применима быстро и просто. В чем секрет успеха Apple? Как правило, основная функция программы или устройства выведена на самую большую кнопку. И то, что вы нажимаете чаще всего, оказывается под рукой, а не где-то на пятом уровне второго подменю. Рассматривая тему и структуру тренинга, задайте себе вопрос, как быстро смогут ваши сотрудники начать применять изученное?

Модель ситуационного лидерства соответствует всем трем перечисленным выше критериям, а потому уже более 30 лет пользуется заслуженной популярностью на рынке моделей менеджмента. Не стараясь решить все проблемы менеджмента сразу, она применяется для ответа на один вопрос: каким образом руководитель должен взаимодействовать с подчиненным каждый раз, когда он обсуждает какую-либо отдельную задачу? Долго или кратко общаться, насколько детально давать указания, быть сдержанным или поддерживающим? Все это делает ее удобной для использования любым руководителем и заслуженным претендентом на место в первой пятерке бизнес-моделей, которые HR-ы включают в образовательные программы для лидеров компаний.

Однако остаётся вопрос: на что руководителю обращать внимание при определении того уровня рабочей зрелости, на котором находится подчиненный? Когда ее определять? Какими шагами? Этого, как правило, нет в самой модели, и менеджер по персоналу, составляя программу обучения, может попросить добавить навык уточнения уровня рабочей зрелости в тренинг.

Итоговая производительность сотрудника при прочих равных (наличие ресурсов: рабочее место, инструменты, и т. д.) определяется по низшему из двух параметров: 1) навыки и умения по определенной задаче; 2) психологическая мотивация к выполнению этой задачи. Проверить это очень просто: если у специалиста высокая компетентность, но низкая мотивация – результаты будут заведомо низкими. И наоборот, если человек хочет что-то сделать, но не знает, что и как делать – результаты тоже будут невысоки.

Мы рекомендуем пользоваться следующим общим правилом: перед встречей (собранием, совещанием, конференц-коллом с сотрудником) прежде всего, определите его навыки и умения по каждой задаче, которую вы собираетесь обсуждать. Формула очень простая: «С чем сотрудник успешно справился в рамках выполнения обсуждаемой задачи, работая на меня, за последнее время?».

Каждая из частей этой фразы несет в себе подсказку для руководителя. «С чем сотрудник успешно справился» – подсказывает вам, какие компетенции, навыки, информация есть у специалиста в рамках выполняемой задачи. «В рамках выполняемой задачи» возвращает нас в поле конкретики. Как говорят, «хороший парень – это не профессия». Конечно, преданность, готовность работать и т. д. – это замечательные и нужные качества, но они редко влияют на качество какой-то отдельно выполняемой задачи. «Работая на меня» – очень важный пункт, который часто упускают из виду. Это позволяет вам лично контролировать качество выполняемой работы, не полагаясь на слухи, отзывы с прошлого места работы (зачастую несколько, скажем, приукрашенные) или слова самого исполнителя (он вам, думаете, скажет, что ничего не умеет?). «За последнее время» – важно хотя бы потому, что технологии меняются, навыки забываются, и если ваш подчиненный отлично справлялся с подготовкой выставочной группы год назад, а за год ничего не делал в этом направлении, то некоторые нюансы он мог просто забыть.

Если сотрудник успешно выполнял задачу, которую вы собираетесь с ним обсуждать, один-пять раз, то можно предположить, что его навыки и умения (первый параметр, определяющий производительность, а, соответственно, и уровень рабочей зрелости) находятся на первом уровне. Если он выполняет какую-либо задачу успешно 10–15 раз (или по времени один-три месяца), то можно предположить, что навыки и умения находятся на втором уровне. Если он выполняет задачу успешно в течение четыре-шесть месяцев, и вы понимаете, что не особо можете ему помочь с деталями и рассказали уже практически все основные моменты выполнения задачи – это показатель третьего уровня навыков и умений. Все, что выше – четвертый уровень.

Самые известные лидеры современности, Ли Якокка, Стив Джобе, Джэк Уэлч, славились своей жесткостью и недоверчивостью. Джобе мог перепроверять работу даже у самых заслуженных сотрудников, а Якокка известен тем, что он начинал прислушиваться к мнению коллег (другими словами, воспринимал навыки и умения сотрудника как находящиеся на более высоком уровне) лишь через несколько лет их упорной работы в компании.

Второй параметр, психологическая мотивация, определяется еще проще. Мотивация на первом уровне – это любая негативная эмоция (страх, недоверие, злость). Если сотрудник находится в любом положительном эмоциональном состоянии – это значит, что его мотивация к выполнению работы находится, по крайней мере, на втором уровне. Мотивация к выполнению работы на третьем уровне приводит к тому, что человек начинает использовать в речи слова, показывающие его психологическую привязанность: «моя работа», «наши клиенты», «наша компания». Если работник находится по уровню психологической мотивации на четвертом уровне, то его состояние можно охарактеризовать двумя словами: «спокойная уверенность».

Вы наверняка хорошо помните, как чувствовали себя, когда были готовы к выполнению работы и не нуждались в дальнейших указаниях, поддержке и объяснениях – когда вам хотелось только одного, чтобы руководитель сказал: «Ну все, можете идти и выполнять работу».

А теперь – самое интересное. Перед началом каждой встречи, перед каждым общением с подчиненным руководитель сначала проверяет послужной список сотрудника по всем обсуждаемым задачам (просто отвечая себе на приведенный выше вопрос). Затем, уже непосредственно при встрече, руководитель определяет по внешним признакам уровень психологической мотивации, и решает какой стиль лидерского взаимодействия использовать (отдельно по каждой обсуждаемой задаче).

Это дополнение является, по нашему мнению, необходимым для включения в программы обучения руководителей любого ранга ситуационному лидерству. Однако метод настолько прост, что HR-менеджер может с легкостью подсказать в ходе текущей работы своим коллегам-руководителям, как дополнить уже имеющиеся навыки тем ключом, который сделает модель эффективно и точно применимой в ходе десятков встреч и элементов общения с подчиненными.

Подробнее о делегировании полномочий

Лучше я буду получать 1 % денег в результате усилий 100 человек, чем 100 % в результате своих собственных усилий.

Пол Гетти, американский промышленник, в середине XX века самый богатый человек в США

Делегирование полномочий – это мечта! Мечта для любого руководителя, для владельца компании, для руководителя отдела. Об этом феномене написана уйма книг, сложено немало легенд и бизнес-сказок. Делегирование – сродни скатерти-самобранке: все мечтают ее иметь! Так, чтобы ничего не делать самому, а чтобы все делали сотрудники. И чтоб можно было так, как говорит одна из получающих большое распространение на постсоветском пространстве модель ведения бизнеса: «Роль собственника – не принимать участия в бизнесе. Он нанимает директора, дает ему активы… и получает доход… Цель создания бизнеса – создать компанию, которая… будет работать сама по себе, без нашего участия, как целостная, саморазвивающаяся и приносящая прибыль система». Интересно, правда? А как заманчиво – просто создать бизнес и получать прибыль, а, главное – ничего больше не делая!

Только вот те, кто пробуют идти по этому, в принципе, верному пути, неумолимо наталкиваются на целый ряд вопросов: «Как делегировать, и при этом верить в то, что человек выполнит порученное задание? Как обезопасить себя от попыток нецелевого использования средств компании? Как быть уверенным, что человек сделает работу качественно, а не найдет хорошую отговорку вдобавок к проваленному проекту? Кому из своих сотрудников я могу делегировать, какие задачи, и как определить – кому что делегировать?» Этих вопросов очень много и все они важные, потому, что без ответа на них идея делегирования полномочий так и останется хорошей идеей.

Одна из популярных книг современности, которую называют учебником для управленцев, под названием «Менеджер мафии» дает следующий рецепт делегирования: «Три основных правила эффективного управления временем: 1. Распиши свои задачи. 2. Передай их другим. 3. Передай другим то, что осталось». Отличная последовательность действий. Немного неполная, но давайте посмотрим, что с этим делать на практике. Правда, до первого пункта любому руководителю стоит задать себе один непростой вопрос: «А что будет, если я раздам все свои задачи подчиненным?» И ответ не столь очевиден, как кажется на первый взгляд. Попробуйте ответить сами, прямо сейчас. Задумайтесь на минуту, что будет, когда все, вот прямо все-все-все ваши задачи делают ваши подчиненные. Причем, как положено при хорошем делегировании, даже не подходят к вам за советом, и контроля не требуется – система работает как часы. И что дальше?

Мы получаем несколько вариантов ответов (конечно, их в теории может быть бесчисленное множество, но на практике получается не так уж и много). Первый, характерный для собственников бизнеса: «До того, как занять себя чем-то другим, я буду контролировать своих подчиненных еще более тщательно, а вдруг все на самом деле не так хорошо. Ведь нельзя оставлять дыры за спиной!» И будьте уверены, такой человек получит свой результат – всегда можно найти ошибку в любой работе, даже если ее там нет. На этом попытки делегирования, как правило, прекращаются, наказывают всех, и собственник продолжает управлять бизнесом сам. Второй ответ, который часто дают наемные работники: «Я буду чувствовать себя неуверенно, а вдруг собственнику я буду уже не нужен, ведь все работает и без меня». Такой человек не сможет эффективно делегировать, пока не будет решен вопрос с защищенностью его рабочего места. Он будет создавать свою ценность для бизнеса, замыкая на себя ключевые элементы процессов, и, как правило, становясь «бутылочным горлышком» для компании. И третий, опять же характерный для собственников: «Если я отдам все свои текущие задачи сотрудникам – я не буду знать, чем заняться, ведь я много лет отдал этому бизнесу, все свободное время посвящал работе. А теперь, чем я буду заниматься?»

Это те ответы, которые очень часто встречаются в практике консалтинговой работы. И пока на них ответов нет – дальше двигаться непросто потому, что человек сам себе будет мешать делегировать, искать отговорки, находить причины, почему нужно еще немного продолжать контролировать работу. Приходится излечивать руководителей от диагноза, который описал когда-то Радислав Гандапас – «Невроз контроля». Это ситуация, при которой руководитель искренне убежден, что только он знает, «как надо», и если перестанет вмешиваться во все малейшие детали – система рухнет. Поскольку его не хватает на контроль всего и вся – он начинает контролировать выборочно, дергать сотрудников, наказывать за невыполнение своих задач, но – несистемно, хаотически. На выходе получаем сотрудников, которые пытаются скрыть свои неудачи, и руководителя, который рвет на себе волосы, не зная, что с этим всем делать.

Когда мы ответили на вопрос: «Чем я буду заниматься, если распределю все свои текущие задачи» – двигаться к делегированию будет легче. В качестве подсказки стоит привести несколько функций управленца из работ Анри Файоля: получение обратной связи от работников (читай – понимание того, как улучшать существующие рабочие процессы), прогноз и планирование. Это как раз те задачи, которые руководителю делегировать нельзя – этим он и отличается от любого обычного работника. Собственник тоже здесь найдет ответ на вопрос, чем ему заниматься, чтобы быть полезным компании (что происходит с собственниками, которые не занимаются своими организациями в нашей стране, думаю, рассказывать не стоит): именно Совет учредителей определяет политику компании, ее стратегические направления развития и основные принципы ведения бизнеса. Также сюда можно добавить коммуникацию с основными стейкхолдерами компании – это тоже функция, которую смело на себя могут взять люди, делегирующие основную часть операционных задач подчиненным.

А дальше – вспоминаем «Менеджера мафии». Пункт первый: «распишите все свои задачи». Если у вас есть этот список – прекрасно. Если нет – составьте его, он будет подспорьем для вашего продвижения к эффективному делегированию. Его сделать довольно просто: по очереди записывайте то, что вы делаете в течение дня. Сразу перед выполнением задачи, или сразу после нее – запишите. Это перечень ваших задач – то, что вы делаете каждый день. Задавшись целью записать все свои задачи в течение недели, вы получите довольно точный перечень своих т. н. регулярных задач.

Как их передать своим подчиненным? Да и зачем? В качестве мотивации приведем мнение Хаймана Джорджа Риковера, адмирала США, отца американского атомного флота: «Работая 24 часа в день, человек может себя утроить. Чтобы умножить себя больше, чем в три раза, единственный выход – научить других принимать на себя часть вашей работы». Прекрасная мысль, грамотно и просто – чтобы компания была более эффективной, нужно обучать других выполнять вашу работу. Именно обучать, а не просто сваливать работу на другого человека, а потом наказывать его за невыполнение – это не делегирование.

Обучать необходимо, конечно, всех. Мы хотели бы сказать, что есть прибор, который определяет способности человека выполнять задачи за вас, но, к сожалению, такого прибора не существует. И интуиция здесь скорее вредна, чем будет служить инструментом. Стоит пробовать со всеми. И не ждать мгновенных результатов. Хороший результат – если сотрудник научится выполнять задачу, с которой вы справляетесь хорошо, за год. Это не так долго, ведь вспомните, сколько у вас времени ушло на то, чтобы добиться того качества выполнения работы, которое есть у вас сейчас? Много лет. Можно ли всему этому обучить за неделю? Нет, конечно, это миф, и весьма опасный. Так что запаситесь терпением. К счастью для нас, чем больше вы делегируете, тем легче потом станет работать, но первые шаги в обучении будут очень маленькие, едва заметные.

Гарольд Дженин, одна из зубастейших акул американского капитализма, генеральный директор International Telephone and Telegraph Corporation, сказал как-то: «Тот, кто делегирует полномочия, не зная деталей дела, которое перепоручает другим, рискует оказаться ненужным». Вот один из наиболее неизвестных секретов делегирования: необходимо знать ту задачу, которую вы хотите делегировать, и уметь обучить сотрудника ее выполнению!

В течение года, который вы выделите на делегирование текущих задач, обучайте своих подчиненных постепенно, в такой последовательности: 1. Выберите одну задачу, которую вы хотите делегировать. 2. Объясните, как называется задача, которую вы будете показывать. 3. Выполняя задачу на глазах сотрудника, предложите ему записать ее в виде последовательности шагов. 4. Выполняйте самостоятельно задачу по инструкции, созданной сотрудником. И вместе корректируйте инструкцию, добавляя пропущенные шаги или исправляя неточности в описании действий. 5. Предложите сотруднику самому выполнить задачу у вас на глазах, и корректируйте его шаги в ходе выполнения. 6. Предложите сотруднику выполнить задачу без вас, и проверьте результат до того, как он будет передан в следующий бизнес-процесс (например, проверьте счет до того, как он будет отправлен на оплату). 7. Сделайте пункт 6 раз тридцать, добиваясь раз за разом отличного результата и высокого качества работы. 8. Поздравляем! Вы можете эту задачу делегировать своему подчиненному. Параллельно, конечно, можно учить целому ряду задач, но от пункта к пункту можно переходить только после четырех-пяти успешных повторений выполнения задачи. Таким образом мы получаем и качество выполненной работы, и довольных сотрудников.

Иногда вы будете замечать, что, несмотря на все ваши усилия, сотрудник не очень хорошо выполняет порученную задачу. Как будто не лежит у него к ней душа. Делать-то он делает, но через силу. Тут приходит на ум один афоризм: «Можно и курицу научить лазать по деревьям. Но лучше взять для этого кошку». Наблюдайте за предпочтениями сотрудников, и перераспределяйте задачи так, чтобы они сами хотели их выполнять. У кого-то лучше получается креатив, у кого-то – учет. Внимательно относясь к склонностям подчиненных, мы сможем быстрее передать текущие задачи, сняв их со своей повестки дня.

В ходе отчетных совещаний или по результатам своих наблюдений, вы периодически будете делать вывод, что в определенной задаче стоит что-то исправить. Тут стоит пользоваться подсказкой, данной основателем «Евросети» Евгением Чичваркиным: «Конечно, если ситуация на работе требует твоего участия, надо впрягаться. Но если нужно впрягаться надолго, правильно разделить работу с кем-нибудь еще. Поэтому, если я вижу, что топ-менеджеры в нашей компании «зашиваются», порой насильно заставляю их брать помощников». Эта рекомендация помогает учитывать, что иногда задачу, с которой справляется один очень опытный сотрудник, необходимо разделить на две, попроще, и отдать ее двум людям с более низкой зарплатой. Так и задача будет выполнена, и деньги сэкономлены, и опытный сотрудник будет заниматься полезным делом.

Делегирование – это просто. Выполнение определенной последовательности действий по передаче своих задач другому человеку. Но успешное делегирование – это еще и тщательность в выполнении каждого шага, терпение, и немного – искусство.

Важнейшая компетенция руководителя. Принятие решений

Наша компания является лидером на рынке. Мы пользуемся самыми современными средствами сбора и анализа информации, данных о клиентах, конкурентах, о технологических разработках и тенденциях на рынке. Мощный парк серверов и совершенное программное обеспечение позволяет сократить количество альтернатив до двух-трех. И только после этого наш генеральный директор подбрасывает монетку, чтобы выбрать, что делать дальше…

Управленческий анекдот

В современном мире человек принимает за один день больше решений, чем наши прародители из каменного века за всю свою жизнь. Мы вынуждены принимать их быстро, как можно точнее, и такая спешка в принятии огромного количества решений накладывает свой отпечаток на мышление современного человека. Особенно данное положение дел актуально в бизнесе, об этом писал еще П. Друкер в своей книге «Эффективный управляющий»: «…принятие решений – это типично управленческая задача…Только начальники принимают решения».

Посчитайте, сколько решений вы вынуждены принимать в течение одного дня? Наверняка они у вас где-то фиксируются: в блокноте, ежедневнике, в Outlook или Lotus Notes, в телефоне. Количество перевалит за сотню, и это только до обеда. Руководители захлебываются в ворохе вводных, учете нюансов, мнений, информации. Кто с этим может справиться, да и в силах ли это одному человеку?

Тот же П. Друкер дает еще одну подсказку, ссылаясь на римское право: «Магистрат не рассматривает пустяковых дел». Мудрая мысль. Здравая. Какие именно решения должен принимать руководитель, скажем, компании или отдела? И как право принимать решения можно делегировать подчиненным?

Правильного ответа на этот вопрос, наверное, нет. Ситуация с выбором уровня принятия решений слишком динамичная, чтобы ее можно было описать однозначно и в рамках одной главы книги. Но несколько рекомендаций стоит все-таки учитывать. Прежде всего: вы, как руководитель, должны заниматься только теми вопросами, которые требуют исключительно вашего опыта и ума! Все остальное постарайтесь передать сотрудникам: мелкие решения, специализированные вопросы, текущую деятельность. Учтите также, что не сразу сотрудник сможет принимать такие же решения на своем уровне, как приняли бы вы, будь вы на его месте. Здесь возникает опасность т. н. невроза контроля, о котором мы говорили выше. Это ситуация, в которой руководитель не доверяет сотрудникам принимать никаких решений вообще, считая, что слишком высока вероятность того, что они будут неверными. Что интересно – такое мнение руководителя вызывает соответствующее поведение у подчиненных.

В своей практике нам пришлось столкнуться с руководителем крупного производственного холдинга, который настолько не доверял сотрудникам, что в буквальном смысле согласовывал платежи на сотни гривен на канцелярские принадлежности. Это отнимало массу времени у него, потому что текущие платежи шли потоком, и, кроме того, сотрудники никак не могли понять, в чем причина такого к ним недоверия. В конце концов, задержки в платежах привели фактически к остановке работы нескольких предприятий холдинга, поскольку руководитель достаточно часто находился в командировках, но по-прежнему не позволял пропускать ни один платеж без своего ведома, даже при наличии соответствующих бюджетов. Соответственно, никто из сотрудников и не трудился понимать логику решений руководителя, поскольку тот все равно даже мельчайшие решения принимал сам.

Все авторы в области менеджмента, и успешные руководители-практики, как один, говорят: «Сотрудники будут допускать ошибки в процессе обучения. И это нормально. Обучения без ошибок не бывает». И когда мы учим людей принимать решения, то должны давать возможность им ошибаться, набивать шишки, принимать неверные решения, просто подстраховывая, но не делая всю работу за них. Это ключ к успеху бизнеса.

Однако как же все-таки принимать решения в бизнесе? Ведь чем больше качественных, точных и выверенных решений примет руководитель, тем более эффективным будет компания. Что нужно учесть, какому процессу следовать? Авторы, такие как П. Друкер и другие, описывают процесс в целом, говорят об ограничениях, о примерах, но редко кто дает методику принятия решений.

Мы рекомендуем следующую последовательность действий, которая называется «Точки Принятия Решений в бизнесе». Четыре простых шага, четыре вопроса. И пока мы не получаем ответ на каждый вопрос, мы не двигаемся к следующему.

Первая Точка Принятия Решений: «Стоит ли решать возникшую проблему, рассматривать проект, задачу?». В настоящее время количество задач превышает все возможности любого, даже самого талантливого бизнесмена. Поэтому очень часто мы с самого начала должны сказать: «Нет. Не сейчас» или «эта задача не в моей области компетенции», или «нашей организации это не интересно». Нет – это хорошее решение в бизнесе, где руководитель свои усилия должен направлять на решение только тех задач, которые несут ключевую пользу для его компании. Если руководитель на первую Точку Принятия Решений ответил отрицательно – он перестает принимать обсуждаемое решение, и вопрос либо снимается с повестки дня, либо откладывается на оговоренный срок.

Вторая Точка Принятия Решений: «Достаточно ли у меня/нас информации для принятия решения?» Чаще всего ошибки в принятии решений, особенно в практике отечественных бизнесменов, происходят именно на этой стадии. Настоящая информация подменяется чем угодно: «интуицией», «творческим озарением», ссылкой на «одну недавно прочитанную статью из какого-то журнала». Пока что очень редко руководители по-настоящему настаивают на сборе всей соответствующей и необходимой информации, на основании которой будет приниматься решение. Если информации недостаточно – руководитель назначает ответственных за сбор информации и ставит сроки для ее получения. Если руководитель считает, что информации ему достаточно, – тогда мы переходим дальше.

Третья Точка Принятия Решений: «Стоит ли на основании собранной информации переходить к разработке плана действий по реализации решения?». Это самая интересная стадия принятия решения в бизнесе, особенно – если решение принимает группа людей, например – совет директоров или проектный комитет. У всех есть копии соответствующих документов, имеется вся нужная информация. Теперь можно обсудить все варианты развития событий, все «за» и «против», сценарии и версии. Это время для споров, дискуссий, полемики, обмена мнениями. После обсуждения руководитель или проектная группа решает, стоит ли на этом прервать процесс принятия решения (например, на основании собранной информации мы видим, что человеческих ресурсов недостаточно для выполнения проекта, и в ближайшие полгода набрать и обучить людей мы не сможем), либо – перейти дальше, к четвертой Точке Принятия Решений.

Четвертая Точка Принятия Решений: «Заслуживает ли план действий перехода на стадию реализации?». В любом бизнесе существуют ограничения. Не хватает финансов, времени, людей, площадей, машин и т. д. Иногда на один и тот же годовой бюджет претендует несколько проектов и идей. Четвертая Точка Принятия Решений как раз и предназначена для выбора той идеи или проекта, которая будет переведена на стадию реализации. Выбор прост: что выгоднее для компании, то и будет реализовано, причем с учетом не только прямых, но и косвенных затрат по реализации обсуждаемого решения.

Рекомендуем учесть один нюанс. При реализации решения зачастую руководители упускают из вида правильную формулировку целей. В этом хорошо помогает методика постановки целей по технологии SMART. Однако хочу привлечь ваше внимание к переводу одной из букв этой аббревиатуры. R в этом случае лучше всего расшифровывать как Relevant, или – «имеющая отношение к конечной задаче организации». К примеру, мы принимаем решение о запуске проекта по внедрению новой, более дешевой и немного менее надежной детали в выпускаемом нами механизме. Какое отношение такая идея будет иметь к нашей общей стратегии повышения качества и надежности выпускаемой продукции? Правильно, она будет нашей стратегии противоречить. Критерий R сработал, и мы избавились от обсуждения задачи, не имеющей отношения к конечным целям нашей компании.

Четвертая Точка Принятия Решения предлагает выбор не из двух, а из трех ответов: «да, заслуживает», «нет, не заслуживает», и «заслуживает, но не сейчас». Руководитель, в ходе процесса принятия решений дошедший до четвертой Точки Принятия Решений, может позитивно оценивать качество плана действий и его привлекательность, но в настоящий момент ему просто не хватает ресурсов для того, чтобы запустить идею в реализацию. Тогда он откладывает принятие решения на основании графика использования ресурсов компании на определенный срок, пока в организации не высвободится нужное количество людей, финансов и т. п.

В дополнение к Точкам Принятия Решений хотим поделиться с вами методикой тренировки мышления, разработанной нашими американскими коллегами. При изучении способов мышления руководителя профессор Гарвардского Университета Д. МакКлелланд обнаружил, что люди, чаще всего занимающие руководящие позиции, должности лидеров, как в бизнесе, так и в других областях человеческой деятельности, учитывали целый ряд параметров при принятии того или иного решения. Он назвал их «параметрами мышления». Их десять, и люди, принявшие участие в исследовании МакКлелланда и добивавшиеся наивысших успехов, демонстрировали следующие мыслительные процессы:

1. «Потребность в постановке и достижении цели». Другими словами – зачем мы стремимся реализовать то или иное решение? Что мы от этого получим? Каким образом это приведет к усилению моей позиции руководителя, лидера?

2. «Предвкушение престижа – Позитивное». В процессе принятия решений руководители очень тщательно подходят к ответу на вопрос: «вырастет ли в результате принятого решения чей-то престиж? Как принятое решение повлияет на мой престиж в положительную сторону?»

3. «Предвкушение престижа – Негативное». Также руководители задавались вопросом: «Будет ли оказано негативное влияние на чей-либо, включая и мой, престиж в результате принятого мной решения?»

4. «Предвкушение успеха (факты)». Что произойдет, какие события произойдут в результате успешной реализации решения? Здесь факты и события отделены от своей эмоциональной окраски (п. 8 и п. 9)

5. «Предвкушение поражения (факты)». Что случится в результате неудачной реализации моего решения? Что произойдет, какие события будут иметь место?

6. «План действий». Как я буду реализовывать решение? Какими шагами, с какими ресурсами? Причем наиболее эффективные из руководителей продумывают еще и несколько «планов Б», обходных маневров, на случай если произойдет что-то, мешающее достичь цели.

7. «Препятствия во внешнем мире». Что может помешать достичь результата? Какие препятствия могут возникнуть? Что мы можем предвидеть?

8. «Переживание успеха – Позитивные эмоции». Это, что любопытно, отдельный мыслительный процесс, отделенный от п.4. «Предвкушение успеха» – это просто факты. «Переживание успеха» – это сопутствующие эмоции. Разделение фактов и эмоций при продумывании решения позволяет гораздо более точно предвидеть результаты решения.

9. «Переживание поражения – Негативные эмоции» – эмоции, сопутствующие возможной неудаче в результате принятия решения. Участники исследования переживали их сознательно, чтобы использовать их как «эмоциональное топливо» в случае, если цель достичь сложно.

10. «Эффект» – вторичные и третичные эффекты после принятия решения по принципу «кругов на воде».

Вспомните, когда вы недавно принимали решение (любое, даже самое простое, в бизнесе) – сколько из этих параметров вы учли? Наверняка больше половины, но, возможно, не все. А теперь представьте, что перед принятием решения вы будете использовать все свои, уже привычные мыслительные процессы, и добавите один или два из списка, которые вы до сих пор не использовали. Насколько расширится понимание того, как ваше решение будет реализовано?

Начните каждую неделю, принимая решения, добавлять по одному мыслительному процессу к уже используемым вами, и через некоторое время вы научитесь в процессе принятия решений мыслить так, как думают наши с вами наиболее успешные современники, занимающие лидерские, руководящие позиции в бизнесе и не только.

Сотрудники и их обучение. Круг второй

Как научить руководителя обучать сотрудников?

«Сейчас хороших сотрудников днем с огнем не сыскать», – говорят руководители отечественных компаний. «Вот мы в свое время сами создавали себе рабочие места, а от них инициативы не дождешься», – то и дело слышно от владельцев бизнесов, заработавших состояние в 2000-х.

«Только и знай, что сидят в соцсетях, ищут, где работа поинтереснее, а задания выполняют так, что потом переделывать приходится».

Доводилось ли вам слышать подобные фразы? Может быть, вы и сами их произносили, когда старались найти хорошего сотрудника для своего бизнеса? В чем же секрет? Ведь, действительно, не так просто найти того человека, который будет справляться с возложенными на него обязанностями, выполнять задания начальника, проявлять инициативу, заниматься саморазвитием и уметь общаться с коллегами. Задумывались ли вы о том, что во многом это – взаимоисключающие вещи?

Когда нового сотрудника принимают на испытательный срок, лучшие компании проводят его через период адаптации. За 1–3 месяца человек знакомится с организационной структурой, правилами, должностными обязанностями, понимает, что он должен для компании делать и на что может рассчитывать в ответ. Иногда это оформляется в специальный адаптационный пакет, в котором содержится обращение владельцев или руководителя организации к новому сотруднику, информация о видении и миссии, корпоративных правилах и ценностях. Таким образом, компания довольно радикально сокращает период знакомства с тем, что нужно знать работнику, чтобы быть успешным в ней. Один из нюансов, которые обязательно необходимо учитывать при использовании адаптационных пакетов: это должна быть не просто печатная информация – она должна соответствовать тому, что новый сотрудник видит каждый день вокруг на рабочем месте, в курилках и на обеде, на совещаниях и во внутрикорпоративной коммуникации.

Также на этот период к сотруднику прикрепляют наставника, который фактически отвечает за то, что будет делать новичок на начальном этапе: предупреждать возникновение ошибок, рассказывать о деталях и нюансах работы, учить тому, что в некоторых случаях считается Tacit Knowledge, недокументированным знанием организации. В ряде организаций за ошибки начинающего сотрудника, допущенные на этом этапе, отвечает не только он, но и наставник.

Одна из крупных российских производственных компаний, работающих в горнодобывающей отрасли, внедрила у себя систему, известную под названием Shadowing («быть тенью» – англ.). На первом этапе работы под землей новичок в буквальном смысле слова не остается один никогда – он постоянно рядом с более опытным сотрудником, делает только то, что тот разрешит, и даже когда необходимо что-то взять и перенести – спрашивает разрешения. Если учесть, что работа идет на глубине 2–3 км и любое неверное решение может стоить жизни, это вполне оправдано.

Адаптационный период и испытательный срок в основном служат двум целям: посмотреть, насколько хорошо человек справляется с начальным этапом работы, выполняет поручения руководителя и осваивает новые знания, а также – насколько новичок уживется в коллективе, справляется с рабочей нагрузкой, находит общий язык с коллегами из своего и других отделов. Правило, которое не раз озвучивал Билл Гейтс, и которое служит рекомендацией для перевода сотрудника с испытательного срока на работу или для увольнения: «нанимай медленно, увольняй быстро». Мы обычно задаем такой вопрос человеку, который решает судьбу сотрудника после адаптационного периода: «сейчас, зная все, что вы о нем уже знаете, вы бы взяли этого сотрудника в компанию снова?». И если ваш ответ положительный – переводите в штат, если нет – увольняйте. Не ждите, что сотрудник исправится, что он, в конце концов, решит быть частью компании – скорее всего, это обойдется вам гораздо дороже, чем взять и обучить совершенно нового сотрудника.

Но секрет эффективности сотрудников лежит не только в правильно проведенной адаптации – это всего лишь фундамент, основа, база. Настоящий секрет в том, будет ли сотрудник эффективным, или всего лишь одним из многих, лежит в ответе на вопрос: «знает ли руководитель сотрудника, что такого тот должен сделать, чтобы начальник сказал ему «ты молодец!»?». Вторая часть этого секрета заключается в том, знает ли сотрудник, какие ошибки он может допускать, или на какой риск он может пойти без боязни понести значительное наказание: штраф или увольнение? И совпадает ли это мнение с мнением руководителей?

Один из прибалтийских банков обратился к всемирно известному консультанту в области управления персоналом с просьбой повысить количество инноваций среди сотрудников. При опросе персонала консультант выяснил, что если сотрудник предлагал какое-то нововведение, чаще всего он не получал в результате ничего, даже если нововведение было успешным. И мы говорим не только о финансовом вознаграждении, но и просто об устной благодарности. Однако, если предложение сотрудника не совпадало с мнением руководства, или после внедрения приводило к убыткам банка – его штрафовали или увольняли. Стоит ли удивляться тому, что сотрудники предпочитали «не высовываться, чтобы не накликать на себя беду» новыми идеями по улучшению работы банка.

Опрос «Что должен делать сотрудник вашей компании, чтобы вы сочли его эффективным?», недавно проведенный нами, выявил стремление руководителей бизнесов видеть инициативу и «перевыполнение взятых на себя обязательств». Что характерно – без дальнейшей конкретизации. Для того чтобы директор компании или начальник отдела счел сотрудника эффективным, тот должен в буквальном смысле: а) нарушить указание руководителя и сделать не то, что тот приказал; б) уметь угадывать мысли руководителя; в) не бояться наказания от руководителя. То есть по сути своей быть неуправляемым! Не замечаете ли тут противоречия?

В вашем распоряжении есть несколько практических инструментов, которые позволяют составить портрет эффективного сотрудника. Вы их должны знать и использовать в той или иной мере в своей работе. Это, прежде всего, профиль должности, который состоит из, как минимум, двух блоков компетенций: 1) технические и 2) организационные (или soft skills и hard skills). Иногда, для определенных должностей, специально выделяют блок коммуникационных компетенций. Как правило, это должности, где основные результаты приносит коммуникация: презентации, продажи, переговоры, публичные выступления. В этом документе обычно перечисляются веете навыки, которые необходимы сотруднику, чтобы быть успешным, эффективным и результативным.

Нюанс при составлении такого документа: любое название навыка является в значительном смысле обобщением. Представьте, что в документе у сотрудника среди навыков написано: «сотрудник должен быть клиентоориентированным». А теперь задумайтесь, какие действия должен произвести работник, чтобы руководитель счел его таковым? Должен ли он всегда улыбаться? Или просто знать возможные ответы на вопросы клиента? Или предугадывать его желания? Знает ли сам сотрудник перечень и варианты таких действий? Знает ли их его руководитель, и совпадают ли эти перечни?

Второй инструмент – это KPI, численные показатели результативности, причем желательно – привязанные к ключевым навыкам. Саму по себе клиентоориентированность никак не посчитать. Но можно посчитать количество жалоб или позитивных отзывов на работу сотрудника. Про использование KPI написана не одна сотня статей и методических пособий, напомним лишь, что для эффективного использования системы показателей стоит выделять их не более 3–4. Они должны быть легкими для подсчета, оказывать значимый результат на результаты работы сотрудника и такими, на которые сам работник может повлиять.

Например, ПриватБанк ввел электронную систему, которая после вашего обращения в одно из отделений этого банка в автоматическом режиме совершает звонок на ваш телефон, и просит нажать одну из кнопок от 1–5, чтобы оценить работу сотрудника отделения. Система отслеживает, в какое отделение вы обращались, какой именно сотрудник вас обслуживал. Таким образом можно проверить наличие уровня именно этого навыка у людей, сидящих за банковской конторкой ПриватБанка.

Третий инструмент – это должностная инструкция, причем, желательно – в формате технологических карт, описывающих выполнение каждой задачи по шагам. По нашему опыту нет ничего более наивного, чем считать, что тот перечень названий обязанностей и областей ответственности, которые мы традиционно называем «должностная инструкция» может хоть как-то определять эффективность работы сотрудника, или помогать ему в выполнении его работы качественно. Консультанты нашей компании любят задавать сотрудникам компаний-клиентов вопрос: «когда вы последний раз видели или читали свою должностную инструкцию?». И если ответ исчисляется месяцами – это бесполезный сточки зрения оперативного руководства документ, пригодный лишь для проверки контролирующими органами. Особенно, если в инструкции есть «контрольный» пункт – «выполнять прочие поручения руководителя», куда можно подвести все: сбегать за сигаретами, помыть машину, решить управленческую задачу.

И, наконец, инструмент, который требует высокого уровня навыков как от руководителя, так и от HR-a: перечень убеждений, установок и ценностей, которые должны быть у сотрудника, чтобы тот выполнял свою работу эффективно. Этот инструмент лишь недавно начал завоевывать свое место на рынке, с появлением трансформационных тренингов и коучинга, как инструмента развития сотрудников. Ведь задумайтесь, если «продажник» где-то в глубине души верит, что продавать – это торгашество, продавать – это плохо, этим занимаются спекулянты, то сколько его не обучай СПИН-вопросам, качественного результата не будет. И наоборот, сотрудник, который верит в продукты своей компании, искренне их ценит и считает полезными, будет сам находить способы контакта с покупателем и методы убеждения при продаже. Тогда роль службы обучения и развития будет состоять лишь в том, чтобы помочь сотруднику найти нужные материалы.

Как же выработать эффективные убеждения и установки у сотрудника? Просто помните, что эффективные убеждения у персонала появляются прежде всего там, где сама компания способствует их появлению. Значит ли это, что не бывает исключений? Бывают, конечно. Иногда люди развиваются не благодаря, а вопреки. И все-таки мы на своем опыте в консалтинговых проектах наблюдаем, что самые эффективные сотрудники развиваются при совпадении двух переменных: когда система обучения и развития в компании помогает им, и когда руководители компании представляют собой образец того, к чему стоит стремиться работникам.

Коучинг как способ обучения

В последнее время коучинг в литературе и рекламных объявлениях представляется некоей панацеей от всех бед менеджмента и бизнеса. Причем – на всех уровнях. Сейчас как придет коуч, как задаст жару твоим ограничениям – сразу решишь все свои задачи, и ресурсы найдутся, и путь прояснится.

Чтобы добавить практичности в тему, давайте определим, что такое коучинг?

Википедия описывает одно из определений коучинга таким образом:

«Коучинг – это искусство создания с помощью беседы и поведения среды, которая облегчает движение человека к желаемым целям так, чтобы оно приносило удовлетворение».

Когда мы в ходе консалтингового проекта задаем вопросы руководителю среднего звена: «Чего ты хочешь добиться от своих прямых подчиненных, руководителей линейного звена?», то в ответ обычно слышим: «Выполнение моих поручений, контроль работников, донесение стратегии компании до рядовых сотрудников, решение проблем…» и т. д. Вопросы вроде «А как мне продвинуть моего подчиненного к его целям?» возникают у них пока что крайне редко.

Но, тем не менее, такой инструмент, как коучинг, есть. И он достаточно эффективен, может приводить кочень интересным результатам. Многие топ-менеджеры сейчас пользуются услугами бизнес-коучей для решения нестандартных задач, выхода из тупиков, создания плана действий, к которому они бы самостоятельно не пришли. А потом начинают задумываться: если у меня работает, то, может, и моим подчиненным подкинуть такой же инструмент? А вдруг что-то эдакое придумают? Что же является, по нашему мнению, ключом к использованию коучинга для руководителей первой снизу линейки управления?

Прежде всего, мы советуем определить ту задачу, для решения которой руководитель выбирает коучинг в качестве инструмента. При этом стоит оценить два момента: насколько сотрудник умеет выполнять данную задачу (наличие навыков, умений, знаний, достаточного количества информации по выполняемой задаче) и насколько сотрудник хочет эту задачу выполнять (психологическая мотивация, желание найти решение, готовность пробовать и стараться) (табл. 1).

Таблица 1. Готовность подчиненного к выполнению задачи.

(Hersey P., Blanchard К. Management of Organizational Behavior. 2001)

Мы заимствуем данный подход у давно известной, но тем не менее популярной среди руководителей всего мира методики ситуационного лидерства Пола Херси. И регулярно используем в практике консалтинга, находя ее довольно простой и применимой в использовании.

В методике ситуационного лидерства есть один момент, который всегда вызывает вопросы: почему это у сотрудника снижается уверенность в своих силах при переходе со второго на третий уровень готовности? Пример простой: вы учите продавца работать с клиентами, и он все знает… пока вы рядом. И тут наступает первый в его жизни самостоятельный выход к клиенту. Технически он может выполнить задачу, психологически – это непросто.

До этого вы, руководитель среднего звена, своего линейного руководителя развивали, используя более привычные методы: обучение классическим способом («прочитай инструкцию, покажи, как ты это делаешь, задай мне вопросы, посмотри, как я это делаю»). Постепенно у него начало получаться, и вы добавляете поддержку психологическую. И вот наступает тот этап, когда вам уже нечему учить вашего подчиненного. Все известные способы, методики перепробованы, а задача не решается (табл. 2).

Таблица 2. Выбор стиля руководства в зависимости от уровня готовности подчиненного

Hersey P., Blanchard К. Management of Organizational Behavior. 2001

Вот тут и наступает момент для использования коучингового подхода. Вы можете либо самостоятельно его использовать, либо привлекать стороннего специалиста, профессионального коуча. Выбор остается за вами, в каждом варианте есть свои плюсы и минусы.

Почему же не использовать коучинг более часто? Мы задавались этим вопросом, работая с руководителями разных уровней управления, и ответ нашли следующий: ключ к эффективности коучинга – это желание человека, который пользуется услугами коуча. Желание решить свою задачу, найти выход из тупика. Коучинга из-под палки не бывает, «откоучить» клиента нельзя. Иногда руководитель высшего или среднего звена, зная о методиках коучинга или даже работая с коучем, становится уверенным, что это именно тот подход, который нужен его сотруднику. И нередко слышен диалог:

– Завтра к тебе придет коуч. Учить тебя будет.

– А в чем я провинился? Что я делаю не так?

В этом случае работа коуча осложняется донельзя. Первый шаг коуча, на котором базируется вся работа, – это установление доверительных отношений, раппорта, взаимопонимания. А в вышеописанном примере таких отношений и близко нет – линейный руководитель воспринимает коучинг как наказание! В лучшем случае результатом будет потерянное время для обоих, в худшем – производительность линейного руководителя упадет, ведь он будет считать, что делает что-то настолько непонятное, что руководитель «сам разобраться не смог – прислал специалиста». И такие случаи, к сожалению, все еще нередки в наших компаниях. Культуру использования коучинга, как инструмента повышения производительности линейных руководителей, лишь предстоит создавать.

Но предположим, что клиент на коучинг, т. е. линейный руководитель, готов к коучингу. Сам пришел и говорит: «Шеф, я знаю, что с вами работает специалист, коуч, который помогает решать нестандартные ситуации. А у меня как раз такая ситуация сейчас сложилась – сам справиться не могу и вас загружать не хочу. Можно ли нас познакомить, глядишь, и решим чего?». Кого же выбрать в качестве коуча для линейного руководителя: себя, внутреннего специалиста или коуча со стороны?

Наверное, идеальным вариантом было бы обучение руководителей любого звена хотя бы базовым навыкам коучинга. Ведь в простейшем смысле коучинг – это умение задавать «правильные» вопросы. Некоторые из них приведены в таблице 3, примерно в той последовательности, в которой они используются профессиональным коучем в ходе сессии.

Таблица 3.

Некоторые примеры коучинговых вопросов

Госсен П. Трансформация бизнеса. 2009

Просто ведь, правда? Конечно, в работе коуча есть большое количество нюансов. Это именно то, за что специалисту платят деньги. Но начинать можно с простого, ведь вы тоже заинтересованы в эффективности работы своих подчиненных, не так ли?

Второй вариант (и нам кажется, он будет набирать популярность в ближайшее время) – это обучение сотрудников HR-отдела основам коучинговой работы. Есть еще один нюанс коучинга – это работа на уровне структуры мышления, а не содержания. Иными словами, не «что я должен сделать, чтобы решить задачу» а «как я должен мыслить, чтобы ее решить? Как мне учитывать ограничения, как продумать разные варианты, что меня тормозит в процессе достижения цели, чего я боюсь и как я могу сдвинуться с места в решении задачи?» И здесь как раз работа может быть передана специалисту отдела персонала, который должен уметь и отношения налаживать, и вопросы задавать, и стремиться повысить эффективность работы всей компании, в т. ч. помогая линейным руководителям компании быть более результативными.

И, наконец, последнее, самое сильное средство – это привлечение коуча со стороны. Как правило, цены на сессию коучинга сейчас начинаются от 50 долларов и достигают больших сумм. Т. е. коучи, работающие с топ-менеджерами, нередко считают свои гонорары в десятках тысяч долларов (стоит отметить, что такие гонорары, насколько нам известно, в нашей стране пока не встречаются). Но это для топов. Может потребоваться одна сессия или три, или пять. Поэтому перед принятием решения задайте себе вопрос: «Какого результата я ожидаю от коуч-сессии для моего сотрудника, линейного руководителя? Как я измерю результат этой работы? Как я пойму, что мой подчиненный и его коуч продуктивно поработали?» Мы рекомендуем всегда помнить, что любой руководитель отвечает за результаты работы своего прямого подчиненного, в т. ч. и за его результаты в ходе коуч-сессии. И, если вы, как руководитель среднего звена, не знаете, чем закончилась коучинговая сессия вашего подчиненного или не видите изменений в его поведении, принятии им решений, поиске выхода из сложившейся ситуации – проведите три встречи: с коучем, с подчиненным и совместную. И на этих встречах задайте следующий вопрос: «Что мы все вместе должны сделать, чтобы от работы коуча был результат?»

Учтите также пожелания к обучению, высказываемые вашим подчиненным. Если он мечтает о специализированном тренинге, подписке на журнал или покупке книг, а вы ему вместо этого заказываете коуч-сессию – вы зря потратили деньги. Даже более того – вложили средства компании в демотивацию сотрудника. Еще раз отметим – коучинг может быть только добровольным, для высоких результатов коуч-сессий нужно желание сотрудника, и не декларируемое, а искреннее.

Коучинг не является «волшебной пилюлей», панацеей на все случаи жизни. Это ни в коем случае не замена традиционного обучения, тренингов или учебных курсов. У коучинга есть довольно узкая специализация. Это – средство решения нестандартных ситуаций, возможность раскрыть потенциал вашего линейного руководителя, помочь ему сделать «прорыв» в своем развитии. Если вы сами поработали настолько, что пришла пора применять коучинг – предложите этот вариант своему подчиненному и посмотрите на его реакцию. Если она негативная или настороженная – рано еще приглашать коуча, по нашему мнению. Если сотрудник готов на все, что угодно, лишь бы найти выход из сложной ситуации, придумать решение интересной задачи, создать нечто необычное – вперед, зовите коуча, и двигайте вашу компанию вперед, к успеху.

Мотивация сотрудников. Тратим или зарабатываем?

Для того, чтобы сотрудник выполнял свою работу хорошо, необходимо сочетание как минимум двух факторов. Первый – сотрудник должен знать свою работу. Второй – сотрудник должен хотеть ее выполнять. К счастью, с ростом конкуренции на наших рынках руководители компаний все больше стали прислушиваться к фразе, которая делает их коллег успешными: «Счастливые и довольные сотрудники зарабатывают деньги для своей компании. Много денег». Но когда руководитель отдела персонала подходит к руководителю компании с вопросом о вознаграждении, то директор к выбору компенсационных и мотивационных инструментов часто подходит как ребенок: что бы такое дать сотруднику, что понравилось бы мне самому?

Один из владельцев компании в России в целях повышения уровня мотивации сотрудников, вместо традиционного конверта с деньгами на день рождения, начал дарить букет цветов и дорогой коньяк. И удивился, когда многие сотрудники были недовольны подарком вместо конверта с деньгами.

Почему такие вещи происходят? Ведь все мы люди, и наши потребности должны быть примерно одинаковыми? Однако еще в начале XX века Абрахам Маслоу доказывал, что человек удовлетворяет свои потребности, соблюдая определенную иерархию. Сложность в том, что она не абсолютна. Есть люди, которые показывают, что их потребности выбиваются из иерархии, что есть нечто большее, чем просто пять уровней в пирамиде Маслоу.

Одну из наиболее практичных моделей мотивации создал уже упомянутый нами гарвардский профессор Д. МакКлелланд, описав ее в своей монографии «Мотивация человека». Его модель, по нашему мнению, полностью отвечает трем критериям, по которым мы проверяем пригодность разработок для использования в динамичной бизнес-среде, и о которых мы говорили ранее. Она должна быть описательной, предсказывающей и предписывающей (descriptive, predictive and prescriptive), т. е. описывать, что происходит, предсказывать, что будет происходить в будущем, и указывать, что делать с тем, что будет происходить. МакКлелланд предложил выделить три основных мотива, определяющих поведение человека. Но он не просто назвал их, а еще и описал в результате своих исследований основы мышления, или «ведущие мысли», присущие человеку того или иного мотива.

Зная мотив человека, или, вернее, набор мотивационных характеристик, можно в буквальном смысле слова подбирать то, что будет интересно именно ему, вместо того, чтобы «тыкать в мотивацию наугад», тратя деньги, время, силы. Ведь иногда, предложив человеку то, что ему неинтересно, мы добиваемся двойного негативного результата – тратим средства на мотивационный инструмент и демотивируем им сотрудника.

Мотивация по МакКлелланду невероятно практична и применима в бизнесе. Мы говорим так: «Чтобы получить что-то от человека, нужно отплачивать ему в терминах его мотива. И мотив находится на первом месте, мотивация работает быстрее логики». Сделав так, чтобы мотивационные характеристики человека были удовлетворены, вероятность результативного общения с ним будет гораздо выше. И узнать их довольно просто.

Первый мотив называется «Власть». Люди с мотивацией власти, как правило, занимают должности руководителей. Не потому, что они стремятся именно к должности, а потому, что практически в любой ситуации они очень быстро начинают принимать решения, распределять обязанности, в общем, командовать. Это поведение определяется их четырьмя «основами мышления» (или «ведущими мыслями», т. е. теми мыслями, которые возникают наиболее часто):

Влияние. Способность заставить другого человека делать что-то или думать о чем-то. Люди с ведущим мотивом власти очень часто говорят о том, что кто-то другой должен сделать, о чем подумать. Причем часто говорят об этом напрямую, особенно, если это позволяет должность или статус в обществе;

Воздействие. Способность вызвать эмоции у другого человека или группы людей. Любые эмоции, как позитивные, так и негативные – неважно.

Контроль. Кто решает, как что-то будет организовано, расставлено, разложено, кто куда едет и т. д.

Престиж. Наличие объектов и предметов, которые в обществе считаются престижными, подчеркивающими высокий статус обладателя.

Теперь вспомним руководителя, который в качестве подарка выбирает вещи, несущие в себе элемент престижа: цветы и дорогой коньяк. Для него это тот подарок, который он выбрал бы себе сам и был бы рад получить. И, естественно, он ожидает, что этот подарок окажет мотивирующее воздействие на его сотрудников. А в ответ получает шушуканье по углам и недовольные лица «подаркополучателей».

Второй мотив, который часто встречается среди рядовых сотрудников – «Причастность». «Причастники» оценивают качество своей жизни по тому, какое количество дружеских или приятельских отношений у них есть. Основы мышления у людей с мотивом причастности такие:

Приобретение друзей. В любой ситуации, где есть незнакомые люди, человек с мотивом причастности думает о том, как бы с ними подружиться или завести приятельские отношения;

Сохранение друзей. Это те люди, которые часто звонят и пишут близким и родным, друзьям и приятелям, и ценят, когда им звонят и пишут, поздравляют с днями рождения их самих, детей, их близких.

Возможность для социального взаимодействия. Любая встреча группы людей для причастников – это общение, радость от встречи. Это те люди, которые обожают корпоративы и вечеринки, и готовы помогать их организовывать и проводить.

Если вы хотите замотивировать «причастника» – будьте для него прежде всего другом или приятелем, благодарите за то, что он для вас сделал. Бонус, выданный с улыбкой и благодарностью, человек с этим мотивом примет с радостью, а бонус, просто вписанный в строку «зарплата» будет значить гораздо меньше, хотя сумма будет одна и та же.

Третий мотивационный тип – мотив «Достижение». Это ваши эксперты, специалисты в какой-либо узкой области, люди, которые лучше работают самостоятельно или с другими экспертами. У них довольно предсказуемые основы мышления:

Лучше себя. Все, что делает «достиженец», должно улучшать его предыдущие достижения. Повторяющуюся работу такой человек терпеть не может, в отличие от «причастника». В его работе должен быть вызов, возможность развивать свои успехи;

Лучше других. Повторять что-то, что сделал другой – не для них. Им важно доказать, что он добивается более высоких результатов, чем другой эксперт (возможность выступить на конференции, заняться новым проектом – это награда для таких людей);

Сложные и интересные проекты. Опять же вызов. Задача, которая его в себе содержит, должна быть уникальной, такой, которую ни сам этот человек, ни кто-нибудь другой, не делал. Но он за нее возьмется, и будет рад, если вы предоставите ему такую возможность;

Долгосрочное развитие карьеры. Обычно если человек с мотивом достижения работает в какой-то области, то он предпочтет в ней работать. Вознаграждение в виде перевода в другой отдел (программа ротации) для такого человека будет наказанием, поскольку он уже выбрал себе путь в жизни, и не хочет сходить с него.

Конечно, стоит помнить про фундамент для мотивации сотрудников – нижние уровни пирамиды Маслоу. Если ваши сотрудники не знают, что будут есть их семьи, если они не знают, будет ли завтра зарплата или нет, получат ли они спецодежду или нет – они не будут верить в вашу компанию, что бы вы им не говорили. Однако дальше вы можете сделать одну из двух вещей:

Первый вариант – создать карту мотивации сотрудника. Конечно, в большой компании это сделать не так просто, не все на виду. Но тем не менее в деле сотрудника вы можете выписать 11 мотивационных характеристик (4 + 3 + 4 по всем трем мотивам) и отметить те, на которые реагирует или чем интересуется ваш сотрудник.

В фильме «Невеста любой ценой» с П. Волей герой подъехал к парковке на новой машине. А на него никто не смотрит в окно! Тогда он сделал круг, чтобы люди успели зайти в офисы, и включил сигнализацию так, чтобы на него и на его новую машину обратили внимание. Какие мотивационные факторы мы можем отметить? Правильно, Воздействие и Престиж.

А дальше вы сможете создавать для сотрудника индивидуальную мотивационную программу. Для людей с мотивом Власть наградой будет ужин с президентом компании, а для сотрудника с мотивом Достижение – возможность пройти курсы повышения квалификации или право приобрести дополнительные современные учебники или обучающие программы. «Причастник» же с радостью возьмет два дополнительных дня отпуска, чтобы провести их с семьей.

Второй вариант – это создание мотивационного магазина, перечня льгот и бонусов, где сотрудник может выбрать что-то себе по душе на накопленные «мотивационные баллы». Часто встречаются такие варианты вознаграждений, как:

служебное авто (разного уровня и класса);

посещение спортзала, йоги, бассейна (даже в рабочее время);

оплата проезда/бензина;

оплата мобильной связи/служебный телефон (разного класса);

поездки, путешествия (по стране и/или за границу);

дополнительный отпуск/выбор времени для отпуска;

гибкий график работы/возможность выбора места работы;

дисконтные карточки компании;

оплата обучения (для сотрудника или для его детей);

медицинское страхование (для сотрудника или его семьи);

накопительное страхование для членов семьи;

выгодные кредиты или займы;

поездки на специализированные конференции;

приобретение дополнительной литературы;

работа в task force и рабочих группах по необычной теме в компании;

право возглавить команду экспертов;

право сопровождать приглашенного эксперта/консультанта в вашей компании.

Мотивация – это как смазка для станка, топливо для машины, еда для человека. Без мотивации мы если и работаем, то очень медленно и плохо. И нам важно помнить, что у другого человека мотивация может очень сильно отличаться от нашей. Мы все разные. Не всех мотивируют даже деньги, особенно после достижения какого-то уровня доходов (реального прожиточного минимума, например, не «официального», конечно). Но мы можем быть уверены: если человек после выполнения того, что мы от него хотим, не получает ничего (вспомните советское: «Собираю десять велосипедов в день – имею пять рублей, собираю три велосипеда в день – имею пять рублей, не собираю ни одного велосипеда в день – имею пять рублей») – то он сам для себя создаст «мотивационную схему». И вряд ли она вам понравится. А если он получает вознаграждение (то, которое для него самого представляет ценность и будет приемлемым для компании) – он будет делать нужную вам работу снова и снова. Зарабатывая для вас деньги. Много денег.

Лояльность, удовлетворенность, вовлеченность: сводим воедино

Наверное, каждый руководитель не раз задумывался о том, что еще ему необходимо сделать для своих сотрудников, чтобы они работали более эффективно. Голову любого управленца, вероятно, посещают мысли вроде этих: «Я создал компанию, пообещал своим людям золотые горы, оборудовал рабочие места, купил чайник в столовую. Да что же кроме этого нужно персоналу, чтобы поскорее заработать для меня побольше денег?».

Про мотивацию, ее виды, способы и системы мотивирования написаны многие книги, проведены сотни исследований. Все они говорят примерно одно и то же: «Счастливые и довольные сотрудники зарабатывают своим руководителям деньги». Причем – в больших количествах. Но мотивация персонала продолжает оставаться золотым ключиком к разгадке секрета повышения производительности труда. Мы говорили с вами об этом в предыдущей главе. Ведь мы с вами люди, и каждый, наверное, замечал, что когда мы выполняем какое-то действие с интересом, удовольствием, любопытством, то скорость повышается, а результаты зачастую превосходят ожидания. Если же мы делаем что-то из-под палки, то мало того, что качество работы оставляет желать лучшего, но и общие затраты очень высоки. Сколько контроля нужно, чтобы проверить результаты сотрудника, который с самого начала не хотел эту работу делать? А ведь еще нужно обучить и контролировать контролера, у которого тоже не очень легкая работа – ну кто любит постоянно ругать и подталкивать других?

Чтобы чем-то управлять – нужно это что-то измерить. Иначе никак нельзя. Так говорил еще Питер Друкер в конце прошлого века. И тогда руководители некоторых компаний нашли три параметра, которые могут помочь руководителю управлять мотивацией своих сотрудников. Это лояльность к организации, удовлетворенность и вовлеченность. Как правило, их и измеряют различными тестами и опросниками.

Но нам хотелось бы сделать небольшое отступление. И рассказать сначала о самом лучшем, что может сделать руководитель для повышения мотивации любого своего подчиненного в отдельности и всех вместе взятых. Инструмент настолько прост и очевиден, что управленцы, владельцы, боссы не придают ему должного значения. Интересно, что даже самые лучшие руководители уделяют не особо много внимания обучению своих преемников этому инструменту, зачастую считая, что это либо дается «от природы», либо нет. Это – влияние на мотивацию личным примером: когда лидер показывает персоналу образец вовлеченности в работу своим собственным поведением.

Одна из самых сложных ситуаций – мотивировать сотрудников, которые потеряли веру в руководство компании, которые работают скорее по привычке, нежели для достижения каких-либо целей. Так, на данный момент наши консультанты вовлечены в процесс, частью которого является восстановление производительности и мотивации персонала на одном из крупных производственных предприятий. Это предприятие достаточно долгое время находилось в состоянии развала системы управления производством. И ключом к процессу восстановления эффективности работы явилось назначение на руководящую должность человека, который кроме профессионализма в вопросе управления большими коллективами представляет собой еще и пример качественного, пунктуального, последовательного начальника.

При этом изменения в поведении сотрудников стали очевидными буквально в течение нескольких дней после начала его работы. Требования, предъявляемые им к сотрудникам, логичны, сложны, но осуществимы, а задачи, ставящиеся конкретному сотруднику, находятся исключительно в зоне его компетенции. Для выполнения поставленных заданий руководитель выделяет необходимые ресурсы, и, кроме того (что на этом этапе работы очень важно), отслеживает полученные результаты в кратчайшие сроки. Сейчас ни одна задача не ставится более, чем на несколько часов, и подчиненные четко знают, что за выполнение задачи их похвалят, за провал они будут наказаны, прежде всего, необходимостью четко объяснить причину неудачи.

Практически все мотивационные схемы должны учитывать еще один нюанс: существовать для всех сотрудников предприятия. Это «равенство перед законом» создает для работников любого звена атмосферу справедливости, где вознагражден и наказан может быть любой, от уборщицы до генерального директора. Как только люди понимают, что есть разделение на тех, на кого распространяются законы, и на тех, кто выше закона, о таких понятиях, как лояльность и вовлеченность персонала, можно забыть. И если руководитель предприятия строг и требователен к себе, возможно даже более требователен, чем к сотрудникам, то они будут стремиться быть похожими на него.

У эффективных руководителей есть правило: «Если вы даете возможность своим сотрудникам добиваться успеха вместе с вами – отлично. Если нет – они с удовольствием спляшут на вашей могиле». Так или иначе, любой человек хочет быть успешным, довольным, счастливым. Если задуматься, то сознательно несчастных людей, которые целенаправленно делают что-то себе во вред, практически не существует. Если бы это было так, мы бы давно вымерли. И управленец может задать себе вопрос: «Что мне сделать, чтобы цели моего предприятия совпадали с целями моих сотрудников? Как организовать работу, как расставить людей на нужные места, какие возможности им предложить, чтобы они, делая то, что им хочется, делали то, что мне нужно? Из чего состоит их мотивация к работе?»

Для этого давайте определим вышеупомянутые составляющие мотивации, хоть они и являются лишь частью общего понятия. Учтем, что со временем значения этих слов могут меняться, для каждого человека оттенки терминов могут иметь свое, иногда довольно сильно отличающееся от общепринятого значение. Но в рамках данной книги мы предложим следующие определения.

Лояльность компании или руководителю – ожидание выполнения обещаний, данных главой организации. Понятие «лояльность» предполагает, что в будущем мечты сбудутся, зарплата будет выше, задания будут интереснее, рабочие условия будут лучше.

Некоторые руководители говорят, что лояльный сотрудник – это тот, который работает на предприятии, несмотря на возникающие трудности. Однако, задавая вопросы самим сотрудникам на предприятиях, попадающих в такие условия, в ответ мы обычно слышали: «Да, сейчас непросто, но ведь будет лучше. Мы в это верим». Лояльность без ожидания вознаграждения в какой-то, иногда даже отдаленный, срок – это глупость.

Удовлетворенность сотрудника – удовольствие от выполнения обещаний или ожиданий. Это то, что наступает, когда вы получаете зарплату, когда вам говорят «спасибо» за успешно выполненный проект, когда, приходя на работу, вы видите там именно такой монитор и рабочее кресло, о котором мечтали последние полгода.

Успешные руководители очень тщательно управляют этим процессом. Как правило, у разных людей разные базовые мотивы. Мы уже говорили о схеме мотивации профессора МакКлелланда, и рассказали про выделенные им три ведущих мотива в людях: власть, причастность и достижение. Люди, у которых эти мотивы выражены достаточно ярко, будут, так или иначе, стремиться к результатам, соответствующим их мотиву. Однако и наоборот – если вознаграждение не соответствует мотиву, то оно в лучшем случае не встретит понимания. В худшем – будет сотруднику просто неприятным.

Для человека с выраженным мотивом власти повышение по карьерной лестнице в результате целенаправленных усилий будет вознаграждением, которое даст ему толчок к продолжению работы в компании, отделе, проектной группе. Для сотрудника же с мотивом достижения (особенно без дополнительной подготовки и обучения лидерским навыкам) это будет воспринято по-другому, чаще всего – как возможность просто достичь больших результатов (но его будет раздражать необходимость работать с другими людьми, поскольку мотив достижения, как правило, предполагает работу либо в одиночку, либо только с экспертами). Для работника же с мотивом причастности повышение по карьерной лестнице будет просто наказанием, ведь он не сможет быть друзьями с теми, кто теперь стал ему подчиненными; ему придется командовать, наказывать, корректировать, в общем, делать все то, что нравится людям с ведущим мотивом власти.

Вовлеченность – под этим словом руководители чаще всего понимают такое состояние сотрудника, в котором он активно и с интересом занимается работой, самостоятельно ищет возможности для ее улучшения, выполняет делегированные ему задачи.

И мы еще раз хотим напомнить про разделение понятий «делегирование полномочий» и «сваливание ответственности». Чаще всего руководители, которые не проходили лидерские тренинги, и, в частности, не знакомы с моделью ситуационного лидерства, «делегируют полномочия» чуть ли не с первого дня работы сотрудника. Оправданий множество: «У нас нет времени учить», «Да что тут непонятного?», «Я что, каждому должен разжевывать, как ему выполнять работу?», «Это же элементарно…». Однако если вы хотите, чтобы что-то было сделано определенным образом, вы должны некоторое (иногда довольно значительное) время посвятить объяснению сотруднику в деталях того, как именно вы хотите, чтобы выглядел результат его работы.

На одном из наших консалтинговых проектов заместитель генерального директора по сервису крупного завода обсуждал с консультантом «отсутствие вовлеченности» у своего подчиненного, руководителя одного из сервисных отделов. Однако на вопрос консультанта: «А когда последний раз ты ему в деталях рассказывал, как именно ты хочешь, чтобы он работал сданным клиентом? Что по шагам он должен сделать, можешь объяснить?» этот руководитель ответил: «А почему я ему должен объяснять? Это его работа! Он же уже взрослый!».

Для того чтобы вовлеченность сотрудника возникла, по результатам исследований, проведенных Херси и Бланшаром еще в 80-х гг. XX века, он должен прежде всего стать психологически привязанным к компании, считать ее своим домом. Только тогда можно говорить о настоящей эффективной работе на благо организации. Каждый из нас может вспомнить миг в своей профессиональной жизни, когда мы решали: «Да, я хочу здесь работать, мне тут хорошо». Тогда, когда мы становились довольными своей работой, своим положением в компании, через какое-то время происходил качественный скачок в результативности. Распознать, когда сотрудник находится на этом этапе, очень просто, достаточно прислушаться к его речи. Вместо фраз наподобие «Это они виноваты в ошибках и просчетах» сотрудник будет говорить, например, так: «Что я еще не сделал, чтобы предотвратить ошибку?». К сожалению, до этого этапа пока что доходят малая толика персонала наших компаний, однако именно здесь лежит ключ к настоящей вовлеченности сотрудников, к работе на результат. Тогда у человека горят глаза и он готов прикладывать дополнительные усилия, работать интенсивно, придумывать новые способы решения производственных задач.

На консалтинговых проектах по внедрению системы организационного менеджмента мы часто наблюдаем ситуацию, когда сотрудники внешне выглядят очень загруженными, но компания в целом неэффективна. Как правило, если не касаться системы управления в целом (а можно сделать однозначный вывод, что работа персонала организована неправильно), люди прибегают к одному из вариантов: «имитируют бурную деятельность», поскольку их вознаграждают не за результат, а за показное усердие, или работают на себя, а не на компанию. Такие сотрудники не считают себя частью компании, и руководство обычно не помогает им стать единой командой. Проверка для постороннего наблюдателя очень простая – найдите хотя бы одного улыбающегося человека. Неудача будет означать, что вовлеченности боссу не видать. Если в такой компании кто-то позволяет себе улыбнуться, то он моментально услышит негативный комментарий от кого-то из руководства, по сути запрещающий радоваться успехам, даже самым небольшим. А это – смерть повышению качества работы, поскольку убивает даже саму перспективу улучшений – ведь за них не вознаграждают и не благодарят.

Чтобы управлять лояльностью и удовлетворенностью, руководителю нужно делать очень простые вещи: знать, что нужно и интересно сотруднику, и давать ему возможность получать это в обмен на работу, которая нужна компании. Способов масса, от индивидуального общения до «мотивационных магазинов», о которых мы говорили в прошлой главе. А чтобы управлять вовлеченностью, управленцу нужно соблюдать несколько простых правил: 1) понимать, к чему сотрудник должен прийти (конечный результат); 2) определить, какие шаги он должен для этого сделать (последовательность действий по бизнес-процессу); 3) вознаграждать за каждый (!) шаг, выполненный успешно.

Вознаграждение может выглядеть просто как кивок головой, улыбка при встрече, когда подчиненный понимает, что вчера презентация прошла на ура, либо это может быть материальное вознаграждение – способ меняется в зависимости от размера усилий человека. Но оно обязательно, потому что именно оно создает мотивацию для следующего шага: 4) каждый шаг обязательно содержит пускай небольшой, но вызов. Сотруднику должно быть интересно и немного трудно его выполнять. Именно этому человеку, с его опытом и навыками, а не самому руководителю. Некоторые менеджеры считают, что если им легко и интересно выполнить какую-то задачу (провести презентацию, подготовить отчет, отработать на выставке), то это элементарно и для подчиненного. Однако соизмеряйте риск и навыки вашего работника со сложностью поставленной ему задачи. Именно таким образом, варьируя сложность вызова, который содержится в каждом шаге, и вознаграждение за его выполнение, можно управлять одним из самых непростых компонентов мотивации – вовлеченностью.

Организация как система. Круг третий

Системная организация. Что это такое?

Работники «самых привлекательных компаний мира» среди прочих характеристик своих работодателей отмечают, что их организации «вовлекают сотрудников в повышение производительности труда» и «интегрируют инновации в корпоративную культуру».

14-й ежегодный рейтинг World's Most Admired Companies Fortune & Hay Group, 2011

Любая компания стремится добиться успеха на рынке. И руководители старательно ищут секрет этого успеха, посещая тренинги, занимаясь на программах МВА, работая с коучами. Ведь выжить в конкурентной борьбе нелегко – управленцу нужно быть первым во всем! Какие навыки ему для этого нужны? Значит ли это, что ему необходимо делать все самому? Или что нужно уметь подбирать «правильных людей» в команду? Из каких компонентов состоит успех лидера в организации?

Когда я вспоминаю самых уважаемых мной руководителей, то отмечаю, что раз за разом я наталкивался на нечто, отличавшее их от всех прочих директоров, начальников отделов, боссов и шефов. Похоже, что они нашли несколько секретов, которые выделяют их на фоне остальных.

Есть три основных компетенции руководителя, о которых мы и поговорим в этой главе. И сводятся они к пониманию трех моментов:

Функций, осуществляемых сотрудником в структуре компании.

Задач, выполнение которых и является прямой обязанностью работника (буквально: «что сотрудник должен делать, чтобы его функции были реализованы»).

Того, что необходимо знать и уметь, чтобы эти задачи выполнять.

Наиболее эффективные из лидеров, по нашим наблюдениям, были уверены в двух вещах: «любого сотрудника можно научить всему, чему угодно, это вопрос времени и усилий» и «я должен делать только то, что не может сделать никто другой – все остальное я делегирую».

Удивительно, какую силу имеют убеждения человека. Знание того, что нужно делать, без четкой уверенности, что это делать стоит, не значит ровным счетом ничего. Задайте себе вопрос: «Сможет ли мой подчиненный решить ту задачу, которую сейчас делаю я?» И если ваш ответ будет положительным – стоит двигаться дальше, узнавая, как можно это осуществить. Если же вы скажете: «Нет, не сможет никогда, у него нет опыта (знаний, таланта, навыков и т. п.)» – то вы сами себя обрекаете на то, что в вашей компании большинство сотрудников будут относиться к категории «с такими невозможно работать». Это проверяли психологи достаточно давно, стоит вспомнить эксперимент Розенталя в 1968 г., в котором школьники, про которых учителям сказали, что у них высокий потенциал, показали прекрасные результаты по успеваемости в конце года. Чем больше мы верим в то, что наши подчиненные способны добиться всего, чего угодно – тем выше наши шансы получить желаемое. Верно и обратное. Как гласит народная поговорка: «называй человека свиньей – и он захрюкает». Умны были наши предки.

Приведу пример из собственного консалтингового опыта. Генеральный директор одной компании готов был уволить одного из своих заместителей. Он ставил перед ним долгосрочные цели и постоянно не получал ответов, которых, по его словам, ждал. Однако мы обратили внимание руководителя на то, что он постоянно подчеркивает свое недовольство подчиненным и практически никогда не говорит слов одобрения даже за правильно сделанную работу. Ситуацию удалось исправить за счет того, что начальник начал больше внимания обращать на достижения своего заместителя. И тот в свою очередь стал более активно выполнять действия, необходимые генеральному директору.

Второе убеждение также очень важно, и столь же часто встречается у руководителей, отличающихся эффективностью. Оно определяет вашу готовность делегировать подчиненному задачу, а значит – учить его. Спросите себя: «Что из того, что сейчас делаю я, мог бы делать не я, а мои сотрудники? Все ли задания требуют моего участия?» Если вы определяете из всего перечня выполняемых вами задач десяток, которые можете делать только вы, а все остальное в принципе можно было бы передавать на исполнение другим – отлично! Если же все задания могут быть выполнены только при вашем участии – спросите себя, почему вы так считаете? Ведь большинство опытных руководителей на практике доказывают, что при должном подборе кадров и должной подготовке практически на любое место можно найти нового специалиста. Что это значит для вас? Что большую часть работы можно передать своим сотрудникам – стоит их только как следует обучить.

Первая заповедь тайм-менеджмента: «Делайте сами только то, для чего требуются ваши мозги и ваш опыт! Остальное делегируйте подчиненным».

Но предположим, что вы цените и уважаете своих сотрудников, понимая, что они могут и способны выполнять любую поручаемую им работу. И вы знаете, какую работу, какие задачи будете им делегировать, что они должны самостоятельно выполнять в рамках своих функциональных обязанностей. И понимаете при этом – именно в вашей власти обеспечить обучение подчиненного на курсах, тренингах, приобрести дополнительную литературу, отправить сотрудника на конференцию или форум, рекомендовать ему дополнительные образовательные программы, скажем, с помощью вебинаров.

Однако есть и задачи, выполнению которых вы будете учить сотрудников сами. По разным причинам: либо вы когда-то уже сталкивались с ними и хорошо представляете, как их осуществить, либо именно вы контролируете результаты, а значит, определяете нюансы реализации. Для этого рекомендуем вам развивать ключевые компетенции руководителя.

1. Руководитель понимает функции, выполняемые сотрудником в структуре компании. Для эффективной работы специалисту недостаточно просто знать и делать свою работу – она должна сочетаться с функциями отдела. Для себя как для руководителя составьте простой график (для примера – в рамках одного подразделения).

С графическим примером такого соответствия можно познакомиться на рис. 1. Представьте функции своего отдела, и положите рядом должностные инструкции сотрудников этого отдела. Постарайтесь найти соответствие функций отдела реальным задачам сотрудников. Также вы сразу увидите «провалы», функции, которые не выполняются. И наоборот, некоторые виды деятельности сотрудников могут быть не отражены в функциях отдела.

Рисунок 1. Соответствие функций отдела должностным инструкциям сотрудников

Посмотрите, кто из сотрудников выполняет функции отдела? Есть ли обязанности, которые не выполняются никем? Есть ли перезагрузка у кого-то из сотрудников? Исходя из этого, вы можете постоянно планировать и обучение своих подчиненных.

Часто встречающаяся ошибка руководителя: чем больше сотрудник способен выполнить работы, тем больший объем загрузки (а также обучения) ему дают. В целом это понятно, но главное – учесть, отражается ли это на его вознаграждении по сравнению с остальными специалистами на такой же должности. Делая акцент на развитии сотрудника, стоит помнить – он сам должен понимать, зачем ему это нужно. У каждого свой интерес к обучению и расширению выполняемых задач. Кто-то хочет расти вверх в компании, кто-то – становиться экспертом в профессиональной области. Но вряд ли вы встретите человека, который будет хотеть тянуть объем работы в разы больше, чем у других сотрудников и за ту же зарплату, просто потому, что ему сказали эту работу делать.

Понимая функции специалиста в рамках отдела, а также зная функции остальных сотрудников, вы можете для его обучения использовать и опыт других коллег в компании. Следуя правилу: «все, что не требует вашего опыта и ума – делегируйте», определяйте, какую часть обучения вашего подчиненного вы можете передать кому-то из других людей в компании. И делать это желательно хотя бы раз в один-два месяца, по мере роста опыта сотрудника, которого вы обучаете, самостоятельно или с помощью других коллег.

2. Руководитель понимает задачи, выполнение которых и является прямой обязанностью работника, или может ответить на вопрос: «что конкретно сотрудник должен делать в рамках своих должностных обязанностей?». Оказывается, знать функции специалиста и знать, что именно он должен делать – это разные вещи. К примеру, опишите, что вы понимаете под задачей «обслуживание клиентов». Или, скажем – «взаимодействие с коллегами», как традиционно пишут в должностных инструкциях. Сделайте это настолько конкретно, насколько возможно. Например: «Сотрудник отвечает на письма коллег из других отделов в течение 1,5 часов либо предоставляя запрошенную информацию, либо уточняя запрос, либо указывая время, к которому он эту информацию предоставит». А теперь попросите то же самое сделать своего подчиненного. И сравните ответы.

Именно этой работе обычно посвящается самое большое количество времени: описанию в конкретных действиях т. н. функций, выполняемых сотрудником. Чаще всего, на уровне обязанностей руководитель и подчиненный видят объем работ одинаково. А когда начинается описание конкретных действий, то мнения руководителя и сотрудника очень часто расходятся.

Ключ в том, что единственно правильного выполнения задачи нет, но если вы развиваете и обучаете работника, то вы оба должны одинаково понимать выполняемую задачу, не просто на уровне слов, но и на уровне действий и деталей этих действий. Это очень хорошо понимают, скажем, спортивные тренеры, добиваясь исключительно точного выполнения своих команд подопечными. Тренер не будет просто говорить спортсмену: «беги быстрее». Он обязательно добавит, как именно и что тот должен сделать: шаги мельче, длиннее, работать руками на замахе и т. д. Поступите так же в бизнесе. В следующий раз, ставя задачу проанализировать квартальный отчет, добавьте к названию поручения детали его выполнения. Позже их можно будет убрать, но только тогда, когда вы будете твердо уверены, что слово «клиентоориентированность» для вас и для вашего подчиненного означает один и тот же набор действий.

3. Понимание того, что необходимо знать и уметь сотруднику, чтобы выполнять поставленные ему задачи. Самая сложная компетенция из вышеперечисленных, которая очень тесно связана с предыдущей. Представьте себе, что сотрудник должен написать квартальный отчет о работе своего отдела. Вы можете подчиненному рассказать, где брать материалы, где взять предыдущий отчет, какие именно цифры поставить в него. Но ответьте на вопрос: «А какие знания, навыки, опыт помогают вам в том, чтобы писать подобные отчеты, даже не задумываясь? Что такого вы знаете, что умеете, о чем думаете в процессе подготовки к отчету?». И вы, скорее всего, вспомните, какие вопросы вам задавали в течение целого года другие начальники отдела, выражение лица директора компании, когда он слушал те или иные цифры или факты, беседы в кулуарах до и после совещания. Знает ли это все подчиненный, которого вы учите писать отчет? Как он может об этом узнать, кто ему даст нужные знания?

На одном из тренингов я регулярно даю задание описать навыки, необходимые секретарю для того, чтобы подать кофе/чай гостям компании. Причем сделать это так, чтобы у них возникло впечатление, что их обслуживал опытный официант. Перечень навыков, которые презентуют участники тренинга, обычно состоит минимум из шести пунктов, а последовательность действий (это предыдущий навык) – примерно из 15–20, в зависимости от тщательности подхода руководства к встрече гостей.

Рассмотрите каждую задачу своего сотрудника. Лучше делать это не сразу, а, скажем, по одной в неделю, начиная с тех, где от вас требуется лишь немного подкорректировать его действия. И в этой задаче найдите те знания и умения, которых не хватает сотруднику. Например, чтобы идеально подготовить команду сотрудников для участия в выставке, вам нужно дополнительно объяснить сотруднику процесс обработки данных после ее окончания. Это, к примеру, и будет та информация, которая поможет ему более внимательно отнестись к сбору данных о посетителях стенда.

Способность развивать сотрудника – это и убеждения руководителя, и ряд конкретных навыков. Развивайте в себе навыки обучения сотрудников по шагам, в деталях, постепенно – и вы увидите, как ваша компания будет развиваться, а освободившееся время сможете направить на действительно полезные задачи, а не на то, что могли, но не сделали ваши подчиненные.

Один в поле не воин. Подключаем к работе HR-специалиста

Какое-то время назад, в середине 2000-х, на форумах менеджеров по персоналу активно обсуждалась тема «HR как стратегический партнер руководителя». Споры сменялись временными консенсусами, приглашенные выступить руководители вопрошали HR-ов, почему, собственно, они должны обращаться к ним по каким-то еще вопросам, кроме кадрового делопроизводства, приема и увольнения? Многие HR-ы тогда, к слову, ничего в свою пользу сказать особо не могли. Лично наблюдал за тем, как на одно из обсуждений на эту тему генеральный директор просто не явился. А руководитель службы персонала оправдывался, что, мол, «вот так и на работе они к нам относятся», что «вот в этом вся суть проблемы», в общем – говорил ни о чем.

Один из моих знакомых, молодой и энергичный генеральный директор и совладелец сети салонов мобильной связи, решил вступить в дискуссию и, выйдя на сцену, предложил себя в качестве собеседника. Вопрос его был очень простым: «А чем вы, HR-ы, можете мне, руководителю компании, быть полезными? Представьте, что я не знаю – поясните очень четкими, простыми и лаконичными словами». Вскоре разговор был закончен, причем не в пользу руководителя службы персонала.

К счастью, с тех пор утекло немало воды, и вся – в нужное русло. Руководители, отвечающие за службу управления персоналом, стали грамотнее, зубастее, особенно после ряда кризисных лет, когда, если ты не мог обосновать свой бюджет, тебе его просто не выделяли, да и в последующие годы послаблений никто не делал. Научились даже часть работы, активно перетянутой на себя, возвращать обратно линейным руководителям. На одном из недавних HR-мероприятий мы проводили рабочую группу, на которой предлагали сделать разделение функций, которые в компаниях выполняли сотрудники службы управления персоналом, и которые было бы логично вернуть обратно в структурные подразделения. Оказалось, что таких функций очень много: от наставничества до системного обучения профессиональным (hard) навыкам. И что эти функции были, похоже, в кризисное время перетянуты HR-ами на себя, как говорится, «с перепугу», чтобы доказать свою полезность генеральному и владельцу.

Хоть ситуация в бизнесе и не вернулась на прежний уровень, но в послекризисное время службы управления персоналом в большинстве компаний начали работать, по нашим субъективным ощущениям, гораздо активнее. Из-за ограниченности в бюджетах на привлечение сторонних тренеров (и не только поэтому) стали формироваться команды внутренних тренеров, корпоративные университеты, а руководители других отделов стали обращаться прежде всего к своему HR-y за решением потребности в обучении персонала. Роль HR-a в компании постепенно стала более значимой, а когда фирмы снова начали набирать людей, то, чтобы избежать ошибок докризисного периода, именно HR-подразделение помогало корректно формулировать анкеты, карты должностей, описание вакансий, работать со сторонними агентствами. А также проводить адаптацию новых сотрудников, делать выходные интервью, проводить ассессмент-центры, работать с моделями компетенций, планами личного развития сотрудников и руководителей среднего звена.

И менеджмент компаний стал понимать, что кадры действительно начинают решать все. Все это очень здорово функционирует до тех пор, пока дело не доходит до топ-команды. До тех, которые на самом верху и, фактически, равны по иерархии самому HR-директору. И вот здесь возникает вопрос: а может ли равный подбирать равного себе? Может ли директор по персоналу рекомендовать равному себе по уровню коллеге пройти обучение, нанять коуча, может ли он советовать руководителю компании кого-то взять на работу в топ-состав, а кого-то, наоборот, отпустить на все четыре стороны?

А ведь HR-ы, бывает, еще и очень чувствительны к проявлениям проблем в работе коллег. И когда у топ-руководителя непростой день, как не задать ему несколько коучинговых вопросов, чтобы помочь самому найти выход из сложившейся ситуации? Ведь это несложно, и это не решение за него задачи – неужели нельзя просто спросить: «А все ли альтернативы вы рассмотрели, шеф»?

Соблазн стать эдаким «серым кардиналом» и «властителем душ человеческих» наверняка велик. Ведь, как правило, HR-директор является квалифицированным психологом, либо с дипломом, либо с практическими знаниями (а лучше и с тем, и с другим – положение обязывает). Его работа – понимать чаяния, устремления, знать, ради чего человек работает в компании, предвидеть, надолго ли пришел, что его мотивирует, а что, наоборот, расстраивает. Вот только если этими знаниями пользоваться применительно к себе равным – можно нарваться на грандиозный конфликт. А если ненавязчиво порекомендовать топ-менеджеру, что ему, пожалуй, лидерский потенциал было бы здорово подтянуть – то и увольнением запахнет. Что же получается: с одной стороны, именно это и должен делать, согласно своим компетенциям, HR-директор, и именно так он может приносить очень большую пользу своей компании, не давая рыбе загнить с головы, а с другой стороны, ему это делать нельзя. Где выход?

Проще всего использовать тот же подход, который мы всегда рекомендуем руководителям как самый эффективный способ обучать сотрудников: своим примером. Учиться, всегда держать на рабочем столе новую книгу (и читать ее), ненавязчиво делиться с коллегами профессиональными новостями, инициировать проекты внутреннего обучения, куда, при желании, могут входить и члены топ-команды. Так можно добиться гораздо большего, чем разговорами о пользе обучения или необходимости постоянно развиваться. Профессиональные, яркие, подготовленные выступления на совещаниях лучше любой рекламы будут способствовать тому, чтобы коллеги-директора направлений поинтересовались: «А где можно найти хороший тренинг по публичным выступлениям?» А довольные лица сотрудников, выполняющих свои обязанности не по принуждению, а в охотку, вкупе с недавно пройденным тренингом по эффективному лидерству и организационному менеджменту будут служить отличной рекомендацией для остальных руководителей пригласить к себе того, кто научил HR-службу так работать.

Но этим не может и не должна ограничиваться помощь HR-a в работе своих коллег. В последнее время, особенно в крупных эффективных компаниях, очень важным направлением приложения усилий стало удержание тех сотрудников, которые приносят (или потенциально способны принести) компании наибольшие доходы: т. н. HiPo (от англ. High Potential – сотрудники с высоким потенциалом). Да и на остальных сотрудников компании, при должном внимании к отбору и испытательному сроку, предпочитают удерживать подольше. Ведь сейчас уже ни для кого из руководителей любого направления не секрет, что замотивированный, довольный сотрудник заработает гораздо больше, чем человек, работающий из-под палки.

Для этого HR-ы регулярно проводят в компаниях исследования удовлетворенности персонала, т. н. ESAT (Employee Satisfaction Survey – англ.). И вот тут раскрывается роль управления персоналом как первого помощника любому члену топ-команды: ведь именно HR-ы помогают узнать, насколько сотрудники довольны работой в коллективе компании в целом, и в конкретном подразделении в частности. Такая информация для умного руководителя – на вес золота, потому что грамотно составленное исследование еще и подсказывает, в каком направлении топ-менеджеру или директору подразделения стоит прикладывать усилия, чтобы сотрудники работали более эффективно. И обучить, подсказать, помочь в приобретении компетенций по работе с ESAT коллеге-топу поможет как раз HR-директор – это его прямая обязанность. А если в топ-команду приходит новичок, то генеральный директор после знакомства с компанией его как раз к HR-y и направит, для ознакомления с инструментами оценки удовлетворенности персонала.

Также HR-служба отлично, по нашим наблюдениям, справляется с функцией управления карьерой. В хорошей компании сотрудник практически всегда интересуется, а что же с ним будет дальше? Куда ему расти, как развиваться, какие возможности есть для обучения, где пройти до– или переподготовку на смежные профессии, чтобы быть еще более востребованным. Это также позволяет повысить лояльность сотрудников, улучшить их мотивацию и, соответственно, производительность труда.

Планируя инструменты развития карьеры сотрудников, HR-директор должен очень много общаться и взаимодействовать с коллегами из топ-команды, не только собирая от них информацию, но и делясь знаниями в области организационной психологии, помогая совместно создать инструменты для развития и обучения персонала компании. А заодно и повысить компетенцию коллег в такой области менеджмента, как управление мотивацией подчиненных с помощью Learning & Development.

И, наконец, иногда HR-y достается почетная роль медиатора в профессиональных, управляемых конфликтах руководителей направлений. Как человек, прежде всего отвечающий за организационное развитие и психологическое состояние людей в компании, HR обычно владеет навыками медиации, управления конфликтами. А поскольку он, как правило, не обладает узкоспециализированными навыками (например, в логистике, производстве, финансах), то он может помогать вывести конфликты и столкновение интересов, не принимая ни одну из сторон, рассматривая их с процессной точки зрения (кто предоставит более внятные аргументы, у кого более качественная информация, кто рассмотрел больше альтернатив).

Тем самым HR-директор может быть чрезвычайно полезным на этапе развития компании, когда однозначных ответов нет, когда в топ-команду приходят амбициозные руководители со своим видением ситуации и с готовностью его отстаивать. Своим примером, умением создать атмосферу и среду для роста производительности труда подчиненных, а также умением управлять конфликтами и фасилитировать непростые дискуссии на самом высшем уровне HR-директор может в буквальном смысле направить команду топ-менеджмента на достижение самых высших рубежей на своих, уже таких непростых и высококонкурентных, рынках.

HR-служба как центр развития компании

Упор должен быть сделан теперь на людях, на кадрах, на работниках, овладевших техникой. Вот почему старый лозунг «техника решает все», должен быть теперь заменен новым лозунгом: «кадры решают все».

Один известный политик, 1935 г.

Да, наши компании пришли к пониманию того, что работа HR-директора перестала относиться к разряду «расход средств предприятия», и начала рассматриваться руководителями компаний примерно также, как и расходы на ремонт оборудования. Вроде, как и не очень хочется платить, да нужно – на рынке избытка квалифицированных сотрудников не наблюдается. А уход работника зачастую несет не только необходимость обучения нового сотрудника, а и потерю данных, контактов, наработанных методов решения производственных задач. И происходит это не всегда предсказуемо, примерно так, как когда ломается станок, который не обслуживали: вроде еще вчера работал, а сегодня хлоп – и все. Кто может это предотвратить?

Для парка станков понятно – есть ремонтные бригады, иногда целые отделы, есть регламент обслуживания. А что делать с сотрудниками? Ведь они «ломаются» не по расписанию? Для определения потребности станков в обслуживании у нас есть множество инструментов, показывающих, когда именно необходимо обслуживать станок, что в нем поломалось, где чинить. А чем мы можем пользоваться при работе с людьми? У нас есть всего два инструмента: наблюдение и коммуникация. И профессионально использовать их должны уметь именно специалисты в области управления персоналом.

Это один из самых больших плюсов от наличия HR-a в компании: это «инженеры душ человеческих», зачастую профессиональные психологи, умеющие разбираться в потребностях и целях сотрудников, говорить на языке бизнеса, объясняя тонкие материи человеческой мотивации руководителям-практикам, не имеющим специального образования в области психологии или управления человеческими ресурсами. Ведь мнение о том, что «голова – предмет темный, и исследованию не подлежит», звучит не только в известном фильме «Формула Любви», но и в разговорах руководителей всех рангов и уровней. «Ну, расскажи, что еще этим сотрудникам нужно? Ведь все для них сделали: соцпакет, мобильные телефоны, топливо оплачиваю – а они все равно на сторону смотрят».

Как правило, руководитель подсознательно, а иногда и на уровне предварительных расчетов понимает, что, потеряв опытного сотрудника, нельзя просто так взять и найти нового – цена потери иногда может равняться годовой зарплате ушедшего (учитывая время на поиск нового сотрудника, стоимость услуг рекрутингового агентства, затраты на обучение новичка и компенсации за его ошибки). Мы проводили подобное исследование в ряде компаний, и каждый раз реальные цифры для начальников вызывали шоковое состояние.

Поэтому вопросы подбора, мотивации и удержания сотрудников традиционно занимают основное время в общении между руководителями других подразделений, и HR-директором. Но эти темы являются только началом коммуникации. Есть и другие вопросы, которые необходимо обсуждать. Они не менее, а, может быть, и более важны. И, главное, важны не только сами темы, но и то, с помощью каких инструментов мы их обсуждаем. Выбор метода обсуждения, формы, иногда определяет успех или неудачу в таком общении.

Давайте рассмотрим, какие вопросы приходится обсуждать руководителям подразделений и компании с HR-директором (примеры взяты из практики работы украинских и российских компаний), а затем определим, какие инструменты коммуникации стоит использовать при их обсуждении. В предыдущей главе мы обсудили один из наиболее полезных инструментов для отслеживания мотивации сотрудников к работе. Это определение уровня их удовлетворенности работой и рабочими условиями, исследование Employee Satisfaction, или коротко – ESat. Его каждая компания проводит по-разному, определяя различные факторы, влияющие на то, насколько сотрудники довольны своей работой.

Стоит отметить, что много копий было сломано относительно влияния уровня удовлетворенности сотрудников на их производительность. Кто-то считает, что если сотрудники находятся «в шоколаде», то компания будет «совсем в другой субстанции», кто-то – наоборот. Конечно, принцип разумной достаточности должен быть учтен, но, в общем, работает следующий принцип: «счастливые и довольные сотрудники зарабатывают вам деньги. Много денег». Если сотрудник думает о том, что на его работе несправедливо наживаются, что он не может скопить денег на одежду ребенку, а директор меняет машину за машиной – этот сотрудник не будет эффективно работать. И при этом у каждого сотрудника факторы, влияющие на его удовлетворенность, будут различны. Для кого-то важнее слаженность коллектива, для кого-то – компетентность руководителя, а кому-то важнее всего количество времени, проводимое в дороге с работы и на работу.

Информация, полученная в результате подобных исследований, является весьма важной для линейных руководителей и даже топ-менеджмента. Результаты такого опроса могут стать отличным инструментом для налаживания отношений между руководителем и сотрудником или сотрудниками. Также информация от HR-ов относительно того, что сотрудники ценят в своей работе, а чем они недовольны, позволяет руководителям более точно планировать бюджеты отделов, четче выстраивать коммуникацию со своими сотрудниками, предотвращать возникшее недовольство.

В одной из компаний, с которой мы работали, кроме ESat проводилась акция под названием «Напиши письмо президенту компании». Сотрудники на специальный ящик писали свои вопросы и пожелания к руководителю компании. Затем письма сортировались, выкладывались на внутренний форум компании, и вопрос, набравший наибольший рейтинг, отправлялся собственно руководителю, который отвечал на него, и ответ тоже публиковался в открытом доступе для всех сотрудников компании. Это позволяло убрать убеждение, существующее почти всегда в крупных компаниях: «Руководитель корпорации слишком далеко, и он нас не слышит». Одним из примеров ответа на письма руководителю было решение о создании велосипедной парковки, которая была актуальна для многих сотрудников этой компании.

HR-отдел и остальные члены команды менеджмента компании должны решать вопросы повышения производительности сотрудников еще одним способом – введение т. н. «советников по карьере». Как правило, вопросами карьерного роста в компании занимается линейный руководитель. Иногда он просит совета у директора по персоналу, и, как правило, ни у того, ни у другого не хватает времени, чтобы вести эту работу полноценно. Советники по карьере выступают в роли «профилактического инструмента» для постоянного развития карьеры сотрудника в компании, особенно, если компания работает в режиме большого количества постоянных проектов. Они, как правило, в курсе: возможностей для обучения, которые предоставляет компания, требований к сотруднику, чтобы претендовать на такое обучение, потребностей в различных компетенциях сотрудников в разрезе всей компании (что почти никогда не знает руководитель отдела, обращающий внимание только лишь на свое направление работы). Консультант по карьере как сотрудник HR-отдела может также помочь сотруднику компании найти сочетание его личных целей с целями компании, умея выстраивать коммуникацию грамотно и точно. Также этот специалист может пообщаться с прямым руководителем сотрудника как без присутствия самого сотрудника, что позволяет снять острые моменты, при этом конструктивно решая вопросы роста и развития сотрудника, так и втроем, когда ситуация предполагает активное совместное участие всех заинтересованных сторон.

Своеобразной формой коммуникации между топ-менеджментом и HR-дирекцией является организация и проведение корпоративных праздников. Последние несколько лет качество подобных мероприятий стало повышаться, возможно, в связи с ограничениями бюджета на праздники, возможно, в связи с тем, что руководители компании осознали, сколько влияния они могут оказать, общаясь с сотрудниками в неформальной обстановке. И начали обращаться к HR-ам для того, чтобы настроить такую коммуникацию правильно. И специалисты в области управления персоналом рекомендуют в ходе корпоратива в условно-неформальной обстановке получать информацию и решать следующие задачи: общая удовлетворенность сотрудника работой в компании, отношение к своей рабочей группе или к своему отделу, отношение к высшему руководству компании, предпочтения в выборе тех или иных групповых занятий (что также может выступать своеобразной формой тестирования предпочтений сотрудника к типу выполняемых им работ).

И, наконец, самым важным из всех инструментов коммуникации в компании является процесс определения тех действий и видов поведения, которыми сотрудники компании могут продемонстрировать свое соответствие корпоративным принципам, ценностям, корпоративной культуре. Как правило, HR-ы, будучи психологами, знают, что «большие слова» ничего не значат, не будучи выражены в конкретных действиях – это та проблема, с которой регулярно сталкивается топ-менеджмент компании: сотрудники «не разделяют ценностей высшего руководства». И именно они могут помочь организовать процесс, при котором руководители отделов и их сотрудники совместно описывают каждый из принципов корпоративной культуры своей организации, отвечая на вопрос: «что я могу сделать, чтобы соответствовать этому принципу?» Именно так достигается наилучшая согласованность в работе компании, и именно с помощью такого подхода к коммуникации можно прийти к высокой эффективности сотрудничества руководителей и подчиненных. A HR-специалисты как профессионалы в психологии и коммуникации помогут организовать этот процесс как можно более точно, быстро и качественно.

Оргструктура и бизнес-процессы: что нужно знать про них руководителю?

Если я пинаю мяч, возникает предсказуемая система. Если я пинаю другой живой организм, система становится непредсказуемой.

Джон Гриндер, Джудит Делозье, «Черепахи до самого низа»

Эффективная организация – это группа людей, слаженно достигающих поставленных целей. Для того чтобы делать это было легче, каждый член группы должен знать, кто и что делает в компании и кто кому подчиняется в процессе выполнения задач. Как правило, у организации есть один руководитель, который несет полную ответственность за достижение целей всеми игроками команды.

Про организационные структуры различного вида написано огромное количество литературы: учебники, статьи, монографии, где авторы стараются найти, как правило, наилучший вариант оргструктуры для достижения целей бизнеса. Возможно ли это? И с какими проблемами и задачами сталкивается руководитель при внедрении новой организационной структуры? Каким общим правилам стоит следовать?

Цели при разработке и внедрении новой организационной структуры компании обычно следующие: создание понятной системы управления и отчетности, выявление и исключение дублирования функций, уменьшение количества персонала, сокращение затрат на выполнение некоторых функций за счет переноса их в менее затратные регионы. Однако официальные цели изменения организационной структуры дополняются в практике бизнеса целями неофициальными: предоставление формальной должности одному из учредителей, объединение нескольких отделов или направлений под руководством опытного начальника, усиление контроля с помощью введения дополнительного звена управления.

«Правильной» организационной структуры, пожалуй, не существует – слишком много факторов влияет на ее эффективность. Чтобы не повторять тезисы классической экономической литературы, отмечу лишь главные условия, на которые мы обращаем особое внимание.

Количество подчиненных у одного руководителя не должно превышать семи. Это связано прежде всего с проведением регулярных индивидуальных отчетных встреч, одного из инструментов повышения эффективности работы компании, в ходе которых руководитель минимум раз в неделю в течение не менее 30 минут получает отчет от каждого из своих подчиненных относительно прогресса в его деятельности и на которых они вместе обсуждают методы решения возникающих задач и проблем.

Должна быть обеспечена регулярная коммуникация между отделами (тут стоит учитывать как личностный фактор, так и географический).

Важно, чтобы функции отдела не дублировались внутри компании – они уникальны (за одну функцию или задачу отвечает лишь одно подразделение).

Иногда (особенно в небольших компаниях) для одного из совладельцев, как правило, занимающего должность «директора по развитию чего-нибудь», часто создается какого-либо рода структура. Если такой совладелец ведет себя конструктивно, искренне желая создать новое направление работы компании, то подобная структура приобретает вид проектной команды, у которой есть цели, бюджеты, временные рамки для достижения поставленных задач. При этом такая команда подчиняется в конечном счете генеральному директору. Бывает на практике и такая ситуация, что совладелец не хочет подчиняться своему коллеге по совету директоров. Это зачастую может приводить к конфликту интересов в рамках компании: за ресурсы, при определении приоритетов выполнения задач и т. п.

Генеральный директор (и один из двух совладельцев) небольшой компании, оказывающей услуги таможенного брокера, с трудом справлялся с поведением своего партнера в ходе еженедельных совещаний руководителей отделов. Партнер фактически вел себя как единоличный владелец предприятия: давал указания, критиковал высказывания коллег, был довольно саркастичен и зачастую полностью сбивал с толку руководителей отделов, поскольку спорил с указаниями директора в ходе совещания. Мы порекомендовали этому человеку возглавить отдел развития компании с небольшим штатом. Это позволило генеральному директору сосредоточить внимание своего коллеги исключительно на вопросах развития компании, а вопросы контроля операционной деятельности в текущем режиме сохранить за собой. Второй учредитель фактически играл роль такового только на отдельном совещании совета учредителей, где оба партнера были равны.

Для каждого сотрудника разработку его должностной инструкции мы рекомендуем начинать с составления простого перечня задач, которые он выполняет регулярно, а также отдельных задач или специальных проектов (нерегулярных задач), которыми он занимается впервые и не планирует что-либо подобное делать в будущем. Этот список должен постоянно обновляться, не реже раза в месяц, совместно сотрудником и его непосредственным руководителем. Такой перечень очень удобно использовать в качестве основы для еженедельного отчета сотрудника. А сводная таблица регулярных задач всех сотрудников отдела довольно точно показывает, какие функции выполняет этот отдел или как построены бизнес-процессы на предприятии, требующие совместной работы нескольких отделов.

Как правило, если компания работает эффективно, а организационный климат внутри здоровый, тогда можно значительно ускорить работу предприятия, совместив ряд функций или процессов под управлением одного компетентного руководителя. Это ускоряет ход принятия решений, снижает вероятность возникновения конфликтов между подразделениями, позволяет более точно направлять усилия отделов на развитие или достижение поставленных целей. При этом руководитель может рассчитывать на поддержку своих подчиненных и их высокую производительность, а также определенную самостоятельность в решении производственных задач.

В IT-компании, производящей программное обеспечение для западных рынков, один из заместителей директора занимался координацией работы проектных команд, т. е. фактическим распределением программистов между проектами, а второй – обучением их в перерывах между проектами с целью повышения их технической квалификации или переподготовки (естественно, в разумных, масштабах) для работы с более востребованными языками и технологиями программирования. Из-за недостаточно эффективной коммуникации между руководителями, качество и скорость переподготовки специалистов не соответствовали требованиям заказчиков. Совет директоров компании решил совместить обе эти функции в должностных обязанностях одного руководителя. Первую неделю, по словам руководителя, которому достались оба направления, «хотелось по привычке спорить, но я понимал, что теперь буду спорить с самим собой». Примерно через два месяца ситуация с подготовкой кадров выровнялась, поскольку оба эти процесса теперь координировались одним человеком, и он обладал всей полнотой информации в ранее конфликтной области бизнес-процессов.

При оптимизации организационной структуры с описанием бизнес-процессов можно рассчитывать на интересные результаты: улучшение качества и скорости выполнения каждой задачи (в результате, как показывает опыт, можно сократить до 30 % расходов на достижение цели бизнес-процесса); обучение сотрудников эффективному и более качественному выполнению работы; перераспределение ответственности за принятие управленческих решений на большее количество руководителей (делегирование). Последнее делается для того, чтобы генеральный директор не становился «бутылочным горлышком» в процессе принятия решений на предприятии.

При этом важно понимать, как выстраиваются информационные потоки в компании. У кого есть право принимать решения, и какого уровня будут эти решения? Особенно это актуально для компаний, у которых нет структуры корпоративного управления, которые выросли из маленьких частных предприятий. Например, в компании давно работает более 100 человек, а подавляющее большинство решений принимает по привычке основатель компании, он же, как правило, и генеральный директор. Это происходит часто из-за того, что руководитель компании не уделяет достаточного времени обучению прямых подчиненных тому, как выполнять порученные им бизнес-процессы, не объясняет логику своих действий. Второй вариант – руководитель с легкостью критикует решения, которые ему не по душе, при этом не всегда объясняя, почему именно и что бы он предпринял на месте критикуемого им подчиненного.

Крупная московская логистическая компания выросла из небольшого предприятия, где директор был учредителем и 15 лет назад выполнял львиную долю работы сам. По разным причинам не все сотрудники, которые прошли с ним этот путь, стали его заместителями. Но они упорно ждали всех решений от директора, который, по их мнению, оставался их прямым начальником, несмотря на то, что между ними появилось еще несколько уровней иерархии. А поскольку начинали работать они когда-то вместе, то директор уделял им время, выслушивал, и иногда принимал под влиянием эмоций или информации из одного источника решения, которые противоречили решениям его прямых подчиненных, а теперь – начальников его «друзей со времени основания компании». В какой-то момент он вынужден был приходить на работу раньше всех и уходить позже всех потому, что в его приемной была «очередь к тому, кто принимает правильное окончательное решение». Чтобы решить эту задачу, он начал учить своего заместителя по производству принимать решения в точности как это делает он сам, четко показывая, какую информацию он хочет получать от зама по производству. Это позволило в довольно короткий срок делегировать часть задач своему подчиненному, а также перенаправить поток людей, ждущих от него решения, к соответствующим руководителям в структуре.

Подобные ситуации происходят, когда в компании неформальная иерархическая структура не соответствует формальной. Иногда это случается нецеленаправленно, случается, что генеральный директор или владелец заинтересованы в использовании принципа «разделяй и властвуй», сталкивая между собой несколько подразделений с целью получения полного контроля над происходящими процессами. К сожалению, принцип Макиавелли применим при захвате власти, но чрезвычайно разрушительно влияет на компанию, которая ставит своей целью стать эффективной.

Организации делают люди. Любые идеи, начертанные на бумаге, останутся лишь красивыми идеями, если люди, работающие в организации, не вдохнут в них жизнь. Задача руководителя компании – четко следовать тем же правилам, которые он внедряет для других сотрудников: держать данное слово и выполнять обещания, очень внимательно относиться к информации, которая должна доходить до всех сотрудников в одном и том же виде. Нельзя считать, что «если я что-то решил, то об этом мгновенно узнали все и сразу принялись выполнять решение» – у организаций существует определенная инерция при организационных изменениях, преодолеть которую можно только путем спокойного последовательного выполнения работы всеми руководителями в компании. Фрэнк Пьюселик, президент Pucelik Consulting Group.

Выстроив организационную структуру предприятия и имея четко описанные бизнес-процессы и регулярные задачи сотрудников, можно внедрять практически любую систему управления, систему контроля качества на основе ИСО 9001 или ее аналогов, наладить учет KPI и создать систему сбалансированных показателей для стратегического управления предприятием.

При проведении реорганизации и описании бизнес-процессов перед руководителем (и консультантами) стоит непростая задача – понять логику того, «как это было раньше», учесть то, «зачем мы хотим создать новое», и затем выбрать способ, которым будет проводиться реорганизация. Как правило, если компания работает крайне неэффективно, выбирают путь резких изменений, если есть, что сохранять, – изменения внедряются медленнее. Но в любом случае те, кого затронут изменения, должны о них знать и, по возможности, либо поддерживать, либо не мешать. Тогда от сотрудников можно будет получить полезную информацию о том, как они выполняют порученные задачи, узнать важные нюансы процессов, за которые они отвечают, точки принятия решений, ключевые наблюдения в ходе работы. А именно эти моменты и делают компанию эффективной.

Заключение

Единого ответа на массу вопросов относительно создания эффективной компании нет. Как нет и «правильного пути воспитания лидера», как нет и единого способа решения производственных конфликтов. Однако есть подход, который помогает разрушительные процессы в организации превратить в созидательные. И он достаточно прост. Стоит лишь понимать, что различие в описании той или иной ситуации – это нормально, что люди – разные. И – что внутри каждого поведения есть что-то положительное. Так или иначе, мы с вами – живые люди, и, значит – мы ориентированы на достижение успеха.

Да, успех мы можем трактовать по-разному, это правда. И одно из ключевых умений руководителя – это навык объяснять сотруднику то, как его действия могут быть одновременно полезными для компании, и полезными для самого сотрудника. Безусловно, есть место для обсуждения, переговоров, торга. Безусловно, базовые экономические теории относительно средств производства и труда никуда не исчезли. Просто основные противоречия начинают сглаживаться.

Те руководители, которые умеют мотивировать, вести за собой, и при этом владеют основными инструментами менеджмента, и становятся настоящими лидерами. Они могут и вдохновлять, и обучать. И научить «мечтать о море», и показать, как строить корабль, который поплывет не только в фантазиях, но и в реальности. В этом и заключается секрет, или навык хорошего лидера – в сочетании мечты и практики, фантазии и реальности, или – видения и бизнес-процедур.

Вы познакомились с большим количеством практических инструментов, полезных для работы руководителя. И, как вы уже, наверное, заметили, многие из них – это не просто знания, но и навыки. Т. е. то, что необходимо отрабатывать, практиковать, пробовать в работе, доводить до совершенства. В среднем на то, чтобы материалом этой книги пользоваться легко, у вас уйдет примерно год – такое количество инструментов здесь изложено. Создайте для себя план личного обучения, начните пользоваться теми знаниями, которые отличают руководителей эффективных – и напишите нам о своем успехе!

Оглавление

От автора

Для кого эта книга

Фишка книги

Становление лидера. Круг первый

  Стать лидером: все гениальное просто

  Модель лидерства: теория и практика

  Подробнее о делегировании полномочий

  Важнейшая компетенция руководителя. Принятие решений

Сотрудники и их обучение. Круг второй

  Как научить руководителя обучать сотрудников?

  Коучинг как способ обучения

  Мотивация сотрудников. Тратим или зарабатываем?

  Лояльность, удовлетворенность, вовлеченность: сводим воедино

Организация как система. Круг третий

  Системная организация. Что это такое?

  Один в поле не воин. Подключаем к работе HR-специалиста

  HR-служба как центр развития компании

  Оргструктура и бизнес-процессы: что нужно знать про них руководителю?

Заключение Fueled by Johannes Gensfleisch zur Laden zum Gutenberg