Жанр:

Карьера, кадры

Автор:

Лотар Зайверт

«Ваше время в ваших руках»

530

Описание

Время — самый ценный капитал руководителя и самый дефицитный ресурс. Как его рационально использовать? Как свести к минимуму потери времени? Как установить приоритеты в работе? Как планировать рабочий день? Как эффективно организовать свою деятельность и постоянно сохранять работоспособность? По этим и многим другим вопросам вы найдете практические советы и рекомендации в книге, которую держите в руках. Для руководителей разного уровня и широкого круга читателей.

читать постранично

Настроики

Фон текста:

Текст
Текст
Текст
Текст

Аа
Roboto
Аа
Garamond
Аа
Fira Sans
Аа
Times

Ваше время в ваших руках (fb2) - Ваше время в ваших руках 4512K (книга удалена из библиотеки) скачать: (fb2) - (epub) - (mobi) - Лотар Зайверт

Лотар Зайверт Ваше время в ваших руках

Ключ к профессиональному самовыражению

Кто приобрел эту книгу, тот сделал шаг к познанию самого себя. Сколько способных, а нередко и талантливых людей мало чего добивались в жизни по одной лишь причине.

Какой?

Они не смогли достаточно разумно использовать свое время. А оно — бесплатное добро, и каждый имеет его в равном количестве. При этом время — один из самых дорогих ресурсов.

Эти тезисы взяты из книги, которую вы держите в руках. Ее автор, профессор Лотар Й. Зайверт — руководитель Института рационального использования времени, ведущий эксперт по рационализации труда менеджеров. Одна из его лучших книг — « ваше время — в ваших руках» — несомненно, будет очень полезна для советского читателя.

Уж кому-кому, а нашему читателю такая книга крайне нужна. В самом деле, времени мы имеем столько же, сколько и американцы, шведы, англичане... Но сопоставимы ли наши социально-экономические результаты с их аналогичными результатами? Почему мы занимаем 77-е место в мире по уровню потребления на душу населения? Что, нам не хватает материальных или человеческих ресурсов?

Более чем хватает. Даже другим одалживаем. Но нас постоянно подводит неумение, а порой и просто нежелание, рационально распорядиться своим временем. Но зато многие из нас хорошо усвоили, что нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным.

В предлагаемой читателю книге идет деловой разговор о том, как организовать время, чтобы работать в оптимальном деловом режиме, не утрачивая разнообразных человеческих радостей, сберегая свое здоровье. Как утверждает автор, настоящая книга укажет вам пути и возможности достижения вашей цели — иметь время для всего существенного, время для продуктивного творчества, время для личной жизни, для семьи.

Автор — знаток современного менеджмента. Бесспорно его замечание, что перегрузка многих руководителей является следствием пересечения их многочисленных задач, необходимости одновременно заниматься многими делами. Кроме того, по справедливому выражению В. И. Реддина, многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности (полезность действия) и недостаточно — на ее цель, т. е. на результативность.

Что необходимо предпринять, чтобы избежать таких ошибок?

Ответом на поставленный вопрос является авторская концепция самоменеджмента. Ее суть — это индивидуальная технология использования суточного (рабочего) времени, основанная на испытанных методах организации жизнедеятельности и управленческого труда.

Чтобы сразу убедить читателя в актуальности самоменеджмента, автор предлагает провести самопознавательное экспресс-тестирование. По его итогам читатель может сделать вывод, насколько хорошо он реализует свое рабочее время.

Как правило, у многих из нас есть проблемы в этом плане. Предвосхищая это, автор предлагает последовательно и тщательно проработать каждую главу книги, что поможет тем, кто так поступит, научиться рационально использовать имеющееся в распоряжении время, правильно его планировать, обрести уверенность в себе и избавиться от стрессов, а в итоге — ежедневно добиваться успехов, мыслить целеустремленно и работать в соответствии с поставленными перед собой задачами.

Тонко разбираясь в человеческой психологии, автор сознает, что его призывы к самоменеджменту многими могут быть поняты, но не приняты по причине повседневно срабатывающего стереотипа мышления. Разве мало в жизни фактов, когда самые убедительные рекомендации, адресуемые взрослым людям и признаваемые ими, не становятся их личными убеждениями, внутренними стимулами к действию. Чтобы избежать этого, автор приводит в книге интересные афоризмы.

Например: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю», «Время — это не только деньги, время более значимо, чем деньги, время — это нечто такое же, как сама жизнь». Или разнообразные эмпирические данные. Например, результаты опроса тысячи менеджеров, согласно которому из каждой сотни менеджеров лишь один имеет достаточно времени, десятерым требуется на 10% больше времени, сорока менеджерам нужно дополнительно 25% времени, остальным не хватает 50% времени.

После всего этого автор обращается к читателю со следующим откровением: его книга предназначена не для созерцательного прочтения, а для работы, для сотрудничества читателя с автором, поэтому обращение к ней предполагает определенные обязательства со стороны читателя. Что это за обязательства? Всего-навсего лишь прочтение без пропусков, творческое восприятие авторских рекомендаций, привнесение в свой стиль работы тех изменений, которые необходимы, согласно рекомендациям автора, для продуктивного использования своего рабочего времени. И это требование автора не следует рассматривать как его амбиции или претензии. Книга добротно сделана.

В ней масса интересного инструментального (прикладного) материала, позволяющего читателю по ходу ее чтения осуществлять самооценку своих умений в области постановки целей, планирования работы, принятия решений, организации потоков информации. В книге все это изложено предельно ясно, образно, дидактически продуманно. В ней содержатся многочисленные тесты, с помощью которых каждый читатель может многое познать в самом себе, найти простые решения по оптимизации своего стиля работы.

Особое внимание читателей хотелось бы привлечь к двум ведущим авторским положениям, которые являются своеобразным рефреном всей книги. Во-первых, принцип приоритетов. Сам по себе этот принцип для нас не нов. Вспомним слова Д. Дидро: «Предварительное знание того, что хочешь сделать, дает смелость и легкость». Из теории систем общеизвестно значение системообразующих факторов. Широко применимо в практике ленинское определение главного звена в цепи событий.

Однако в управленческой деятельности принцип приоритетов все-таки не нашел должного распространения. Во многом виной тому была организация нашей экономики, жестко централизованной и с громадным ведомственным аппаратом, который постоянно выдавал хозяйственным руководителям разнообразные «ЦУ», не позволяя им ни шагу сделать самостоятельно, обставляя их управленческую деятельность обильным нормативным «частоколом».

В современной нашей хозяйственной ситуации, когда широко утверждается аренда и все больше предприятий становятся свободными «производственными ассоциациями», от руководителя производства требуется подлинная интеллектуальная самодеятельность. В этой связи умение правильно распорядиться своим рабочим временем и научить своих подчиненных таким же образом им распоряжаться выступает в качестве наиважнейшего требования, предъявляемого к его управленческой деятельности. Другими словами, профессионализм руководителя в решающей мере определяется рациональным установлением приоритетов.

Оговоримся, что это не открытие. Еще Демокрит советовал, что лучше думать перед тем, как действовать, чем после. В наше сложное время совет Демокрита стал одним из принципов образа жизни многих людей. В авторском изложении он выступает в виде самоличного установления руководителем в своей деятельности реестра задач: «А — Б — В». Практически это выглядит так: руководитель при планировании своего рабочего дня (недели, месяца, квартала, года), исходя из критерия значимости, важности, срочности задач, выделяет из них «А» — наиболее значимые, важные и срочные, «Б» — значимые, важные и срочные, «В» — менее значимые, менее важные и несрочные.

Затем в соответствии с иерархией задач руководитель в своем рабочем плане выстраивает их в соответствующий ряд и определяет время и сроки выполнения. Как известно, типичной трудностью для многих руководителей является конкретное определение, сколько времени надо выделить на решение поставленных задач. Для преодоления этой трудности в книге описывается принцип итальянского экономиста В. Парето. Согласно этому принципу («80:20») в процессе работы за первые 20% расходуемого времени менеджер достигает 80% результатов, остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Как прост принцип Парето! Но насколько он практически ценен. Конечно, простота не должна спровоцировать на упрощенность восприятия, представление о технологической легкости освоения. В книге приводятся многочисленные данные, свидетельствующие о том, насколько разнообразны «пожиратели времени». Одним из надежных способов борьбы с ними является строгое распределение времени в соответствии с принципами приоритетности и Парето.

Читателей заинтересуют те практические рекомендации, которые приводятся в книге для успешного применения названных принципов. Конечно, эти рекомендации условны. Так, автор советует, чтобы задачи группы «А» составляли 15% количества всех задач, которыми занят руководитель, задачи группы «Б» — в среднем 20% их объема, а задачи группы «В» в общем удельном весе задач руководителя «тянут» на 65%, но имеют примерно 15% в общей «стоимости» всех его дел.

Подобный расклад является хорошим ориентиром для любого руководителя. Однако могут быть и другие оценочные критерии удельного веса задач и их «стоимости». Главное, чтобы не были нарушены границы разумного распределения дел, которыми занят руководитель, неукоснительно соблюдены принципы приоритетов и Парето.

Желая подстраховать читателя, автор специально акцентирует его внимание на простом вспомогательном средстве, применение которого особенно полезно в тех случаях, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Речь идет о принципе американского генерала и президента Д. Эйзенхауэра.

Читатель, наверное, на собственном опыте знает, что все умное — просто. И наоборот. Чем меньше ума вложено в какое-то дело, тем оно сложнее. В этом еще раз можно убедиться, ознакомившись с принципом Д. Эйзенхауэра. В чем его простота и полезность? В зависимости от степени важности и срочности задачи различаются по четырем гипотетическим оценкам: задачи «А» выполняются без промедления; задачи «Б» выполняются в предварительно установленные сроки; задачи «В» выполняются теми, кому руководитель их поручает; остальные задачи переправляются в корзину для бумаг.

Не правда ли, бесхитростный принцип! Однако прав автор, обращая внимание на то, что от многих менеджеров его применение требует высокого профессионализма и нередко деловой интуиции в определении задач «А». Кроме того, для осуществления этого принципа надо иметь думающих соисполнителей и личное мужество при «сбросе» каких-то задач в бумажную корзину. В самом деле, как именно задачи, которыми тот или иной руководитель привык заниматься годами, надо, ознакомившись с принципом Д. Эйзенхауэра, выбросить в бумажную корзину?

Мои исследования стиля работы хозяйственных руководителей свидетельствуют, что одной из причин несложившейся их служебной карьеры является стремление все делать самим, за всех отвечать. Как правило, такой стиль притупляет у руководителя чувство главного в своей работе, не позволяет в полной мере проявить свои профессиональные возможности. Утопая в потоке дел, персонально включаясь в исполнение многих из них, он зачастую напрасно растрачивает свою интеллектуальную энергию, физически и психически подрывает свое здоровье.

Кроме того, его подчиненные, зная подобную слабость руководителя брать работу на себя, с удовольствием ее уступают ему, одни — сочувствуя при этом, а другие — злорадствуя. В итоге страдает коллектив, дискредитируется сложившаяся система управления. Для улучшения стиля работы менеджера есть еще один рациональный прием. Это второе положение, на которое мне хотелось бы обратить внимание читателя.

Речь пойдет о делегировании. Автор пишет, что руководители, которые много делегируют, наиболее популярны у своих подчиненных. То есть он особо выделяет значение этого способа управления для утверждения авторитета руководителя. Казалось бы, должна быть иная реакция у подчиненных, когда руководитель «взваливает» на них свою работу. Но в том-то и дело, что делегирование — отнюдь не создание для подчиненных дополнительных трудностей, а продуманная система мер по их профессиональному росту. Руководитель посредством делегирования выражает доверие своим подчиненным, делает их активными соучастниками бизнеса, проявляет заинтересованность к их служебному инакомыслию и творчеству.

Итак, делегирование — не уход руководителя от своих дел, не снятие им своей персональной ответственности за процветание предприятия, а продуктивно действующий способ активизации подчиненных, направленный на осознание ими своей роли в жизнедеятельности коллектива, в котором они трудятся и успехи которого им небезразличны. Делегирование помогает руководителю «разгрузить» свое время в соответствии с принципом приоритетности задач, способствует использованию профессиональных знаний и опыта соответствующих сотрудников и лишний раз позволяет убедиться в их профессиональных качествах, что положительно сказывается на мотивации труда и руководителя, и его подчиненных.

В книге подробно представлены основные правила делегирования. Они несложны. Когда читатель с ними ознакомится, быть может, он почувствует какое-то разочарование. Ну в самом деле, что необыкновенного в этих правилах: подобрать подходящих сотрудников, распределить сферы ответственности, координировать выполнение порученных задач, стимулировать и консультировать подчиненных, осуществлять контроль за рабочими процессами и результатами, пресекать попытки переделегирования.

Не будем спешить с выводом. Еще раз вдумаемся в эти бесхитростные правила менеджмента. Их соблюдение воспроизводит особую систему управленческих отношений, в которой формализованные и неформализованные отношения взаимопереплетены. Да, делегирование воспроизводит специфический срез в структуре отношений «руководитель-подчиненный». Здесь проявляется своеобразный «режим общения», смыслом которого является активное сотрудничество. Не случайно делегирование осуществляется с наилучшим эффектом теми руководителями, которые умеют ладить с подчиненными, увлекать их поставленными задачами, возбуждать у них человеческий и профессиональный интерес к своей личности.

Таким образом, делегирование — это не вариант высвобождения руководителя от работы, а эффективный метод раскрытия личностно-делового потенциала подчиненных. Чем лучше это получается у руководителя, тем выше уровень его управленческого мастерства. В этой связи невольно приходит на память мысль Н. М. Карамзина: талант великих душ есть узнавать великое в других людях. Лучше и не скажешь о сути делегирования в управлении.

Верный своему принципу — не только озадачить читателя, а прежде всего практически ему помочь, автор подробно рассматривает многие технологические приемы делегирования. Их формулировки он предваряет своим предложением, адресованным читателю. Оно состоит в том, что ему предлагается экспресс-тест «Как вы справляетесь с делегированием?» Тестируя самого себя, читатель может в течение нескольких минут убедиться во всем том, что ранее было сказано о делегировании, в необходимости приложить немало усилий, познать ряд его тонкостей, систематизации опыта сотрудничества с подчиненными. При серьезном отношении к делу все это вызовет у читателей живой интерес к внимательному ознакомлению с теми практическими рекомендациями по делегированию, которые щедро предлагает автор.

Значительная часть книги посвящена распорядку рабочего дня, технологии контроля, рационализации совещаний, ведения телефонных переговоров, работе с корреспонденцией. У нас с этими проблемами «всегда много проблем». К сожалению, в функционирующих системах подготовки и повышения квалификации руководителей практически мало учат тому, как не создавать эти проблемы или эффективно их преодолевать. Более-менее у нас занимаются организацией документооборота. Вместе с тем ряд специфических вопросов, о которых рассказывается в книге, у нас еще не стал предметом серьезного осмысления, а потому и в профессиональной подготовке менеджеров они не занимают должного места.

У автора есть интересное высказывание: «Овладеть событиями дня». В нашей интерпретации это то, что мы называем освобождением от текучки, которая стала бичом, наносящим болезненные раны многим руководителям. Не однажды приходилось убеждаться в том, насколько отрицательно сказывается на работе управленческого персонала постоянное вторжение в его деятельность неожиданных посетителей, различных бумаг, телефонных звонков. Конечно, прав автор, формулируя одно из своих правил «овладения событиями дня»: работа должна подчиняться мне, а не наоборот. Как говорится, легко сказать, а попробуй освободись от текучки, которую тебе навязывают и сверху, и снизу.

Все же стоит попытаться воспользоваться теми советами, которые предложены в книге. Хочу сразу предупредить, что кто-то, знакомясь с ними, проявит некоторый скептицизм. Например, вчитываясь в 25 организационных принципов, которые с немецкой педантичностью четко разнесены на три временные группы: начало дня (1—8), течение дня (9—20), конец дня (21—25). Каждый из этих организационных принципов развернут вплоть до таких советов, как хорошо выспаться, нормально позавтракать, контролировать свои привычки, своевременно делать паузы отдыха.

Кстати, в книге приводятся временные сроки пауз, которые необходимо соблюдать руководителю в процессе своего рабочего дня. Так как в ней нет рекомендаций, чем полезно заполнить эти паузы, то с удовольствием адресую читателей к своим работам, в которых рассказывается о «формуле выживаемости» руководителя и о том, какими средствами ее можно реализовать [1] .

Горько признавать, но у нас совещания обладают эпидемической распространенностью. Однако и за рубежом менеджер от них тоже не освобожден. По данным автора, от 50 до 80% своего времени менеджеры проводят на различных конференциях и совещаниях, что прежде всего наносит экономический ущерб предпринимательству. В этой связи вспоминается книга П. М. Керженцева «Принципы организации», в которой он рассказывает, как у нас в свое время проводились съезды Советов.

В ожидании начала одного из заседаний у П. М. Керженцева завязался диалог с сидящим рядом американским журналистом. Последнего удивляло, что, хотя после назначенного времени прошло около часа, работа съезда не начиналась. Он подсчитал, сколько человек находилось в зале. Оказалось, что в совокупности было уже потеряно столько времени, сколько нужно, чтобы построить два аэроплана. П. М. Керженцев заключает: «Мы прождали еще "с пол-аэроплана", и только тогда заседание началось» [2] .

Не будем терять аэропланы. Тем более в условиях перестройки экономики. Нам это дорого обходится. И в результате оборачивается не только материальными потерями, но и политическими, морально-психологическими издержками. Вот почему есть прямой смысл добросовестно воспринять 25 советов и правил по рационализации подготовки и проведения совещаний. Не следует забывать простые деловые пожелания наподобие такого: самая большая ошибка после совещания — отсутствие протокола или плохой протокол. Или об овладении техникой скорочтения документов, составления конспектов, тренировки профессиональной памяти, ведения телефонных переговоров.

По-деловому изложен раздел книги, где речь идет о работе с корреспонденцией и письмами. Такой акцент мною сделан не для того, чтобы «наложить» какую-то тень на манеру подачи материала в других разделах книги. Будем откровенны, работа с корреспонденцией и письмами — это не самое приятное занятие для руководителя. Тем более когда многие из них буквально завалены бумагами. Ведь нередко корреспонденция и письма отнимают значительную часть рабочего времени руководителя, изматывают его психологически и физически. Причем в целом ряде ситуаций какие-то сбои в обработке и фиксировании содержащейся в деловых бумагах информации влекут за собой подрыв авторитета руководителя.

В указанном разделе предлагается хорошо отработанная система стандартных технологий по документообороту, освоению потока корреспонденции и писем. Наверняка многих заинтересуют листки-памятки, приемы профессиональной диктовки, письма-маятники. Все это испытанные приемы по обработке вербальной и невербальной информации, овладение которыми в значительной мере облегчит жизнь руководителя, поможет ему не попасть под «тиранию документов», покончить с «телефономанией».

Не буду более рассказывать о книге, чтобы не лишить читателя удовольствия от общения с ней. Могу с полным основанием утверждать, что внимательное прочтение книги Л. Зайверта « ваше время — в ваших руках», серьезнейшая работа по творческому освоению изложенных в ней теоретических концепций и практических рекомендаций позволят тому, кто все это сделает, стать более организованным, целеустремленным и продуктивным в работе. Да и личная жизнь обретет новые краски от осознания той истины, что, хотя человеческий век беспощадно короток, его можно прожить прекрасно.

В. Шепель

0. Введение: Управляйте сами своим временем - но с помощью метода

Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным

Ален Маккензи

«И куда только ушло мое время?» — стонет иной руководитель под бременем работы и стресса. Мы все знаем эту проблему. Все больше людей попадает в цейтнот. Но не столько перегрузка работой, сколько неумение планировать свое время вынуждает многих менеджеров проводить за письменным столом 60 часов в неделю (или, может быть, больше?).

Перегрузка руководителя является следствием пересечения его многочисленных задач. Зачастую необходимо решать сразу много вопросов. Следствие: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не перепоручаются (не делегируются), поведение менеджера, оказывается, слишком зависит от событий дня, он отвлекается на второстепенные дела.

Что такое самоменеджмент ?

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Описанные в настоящей книге методы должны помочь вам в осуществлении ваших профессиональных и личных планов.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни. В данной книге в первую очередь речь идет о том, как ситуацию, для которой типичны неупорядоченная работа и обусловленное внешними обстоятельствами выполнение заданий, преобразовать в ситуацию целесообразных и выполнимых задач.

Даже если на вас со всех сторон «сваливаются» различные задания и запросы и работа постоянно захлестывает вас, вы сможете благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, ежедневно выкраивать резерв времени (в том числе и для досуга) и освободиться для действительно руководящих функций.

Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Многие менеджеры слишком сильно ориентированы на процесс деятельности, т.е. на полезность действия, и слишком слабо — на конечную цель, т.е. на результативность, о чем свидетельствует следующее противопоставление.

Многие менеджеры предпочитают:

- правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

- решать проблемы вместо того, чтобы создавать творческие альтернативы;

- сберегать средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;

- исполнять долг вместо того, чтобы добиваться результатов;

- снижать издержки вместо того, чтобы повышать прибыль.

Нижеследующая анкета должна помочь вам представить себе в первом приближении практикуемый вами до сих пор стиль работы.

Если вы наберете менее 20 баллов, то это не должно вас обескураживать. Просто вам надо употребить свою энергию на устранение слабых мест. Это уже будет первым шагом на пути к последовательному самоменеджменту!

Затронутые в десяти вопросах анкеты аспекты подробно рассматриваются в каждой из последующих глав.

Самоменеджмент: насколько хорошо вы справляетесь со своей работой?

Самооценка в баллах: 0 — почти никогда; 1 — иногда; 2 — часто; 3 — почти всегда.

1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.

2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.

3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.

5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.

6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.

7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.

8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно важных» проблемах.

10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

Если вы теперь суммируете баллы, набранные вами в результате проверки вашего рабочего стиля, то получите следующие результаты:

- 0—15 баллов: вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.

- 16—20 баллов: вы пытаетесь овладеть своим временем, но вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

- 21—25 баллов: у вас хороший самоменеджмент.

- 26—30 баллов: вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим вас людям (в том числе и автору настоящей книги) приобщиться к вашему опыту.

Начинайте с улучшения себя самого! Все будет проще, реалистичнее и успешнее, если вы не будете убеждать других в преимуществах ваших мероприятий и методов, а станете сами работать лучше и результативнее.

Десять преимуществ самоменеджмента:

1. Выполнение работы с меньшими затратами.

2. Лучшая организация труда.

3. Лучшие результаты труда.

4. Меньше спешки и стресса.

5. Больше удовлетворения от работы.

6. Большая мотивация труда.

7. Рост квалификации.

8. Меньшая загруженность работой.

9. Меньше ошибок при выполнении своих функций.

10. Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Вашим самым главным преимуществом, очевидно, является то, что вы используете и сберегаете свой самый дефицитный и важный ресурс — ваше ВРЕМЯ ! Если у вас нет времени — проработайте эту книгу, чтобы у вас было время!

При последовательной проработке отдельных глав вы научитесь:

- рационально использовать имеющееся в вашем распоряжении время;

- мыслить целеустановочными категориями и работать в соответствии с целями;

- с помощью планирования обретать уверенность в себе и избавляться от стрессов;

- ежедневно добиваться успехов и выкраивать свободное время (не менее одного часа). Что вы будете делать со своим ежедневным выигрышем во времени?

1..........................

2..........................

3..........................

Это ваше личное решение относительно приоритетности.

0.1. Значение времени

Время — это наименее гибкий элемент в нашем существовании

Тед В. Энгстрем

Мы хотим дать вам возможность несколько сильнее прочувствовать значение и ценность времени. Попробуйте для начала ответить на следующие вопросы. Они будут углублены и развернуты по ходу дальнейшего изложения.

1. Вам хватает времени?

Если ваш ответ «нет», то он соответствует признанию абсолютного большинства управляющих.

Изучение бюджета времени западногерманских управляющих показало, что только 8% из них не нуждаются в дополнительном времени, тогда как остальным опрошенным требуется от 10 до 100% добавочного времени. В общей сложности 65% руководителей показали, что могли бы с толком использовать 20% и более (до 100%) дополнительного времени — это один или два дополнительных рабочих дня в неделю!

Один из экспертов по рационализации труда (А. Маккензи) опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам:

Из ста менеджеров:

- лишь один имеет достаточно времени;

- десятерым требуется на 10% больше времени;

- сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;

- остальным не хватает 50% времени.

К сожалению, для нашего руководящего состава «не иметь времени» и работать как можно больше и дольше стало своего рода символом статуса (служебного положения).

Чем меньше времени имеет руководитель, тем более значительной персоной он кажется.

А как обстоит дело у вас?

Не имеет ли каждый из нас одинаковое количество времени?

Парадокс времени гласит:

«Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

Эти взаимозависимости будут более подробно проанализированы в последующем изложении.

2. Что означает время для вас?

Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку «Время — деньги».

А у вас?

Время приравнено к деньгам?

Время = деньги?

Значат ли для вас деньги больше, чем время?

Время < деньги?

Или время для вас ценнее денег?

Время > деньги?

Наши тезисы:

- Время — это не только деньги.

- Время более значимо, чем деньги.

- Время — это нечто такое же, как сама жизнь.

Для того чтобы осознать значение времени, представьте себе, что:

- «время» — самое употребляемое имя существительное в немецком языке!

- о времени в ФРГ справляются по телефону 235 млн. раз в год!

Еще о значении времени:

- Время необратимо.

- Время нельзя накопить.

- Время нельзя умножить.

- Время нельзя передать.

- Время проходит безвозвратно.

3. Как вы обращаетесь со своим временем?

Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием — временем. Поэтому учитесь эффективно расходовать свое время и восполняйте свои пробелы в этой сфере так же, как вы это делаете, например, в сфере руководства людьми.

Несколько высказываний разных авторов о значении менеджмента времени:

Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь

(Алан Лэкейн)

Время — самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим

(Ветер Друккер)

Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет ваш успех или неудачу

(Ульрих Зиверт)

Удачливые руководители обладают разными чертами характера и качествами. Но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и освобождаются для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

Если фактор времени не подлежит увеличению и накоплению, то это значит, что личного успеха можно добиться лишь путем непрерывного и последовательного использования времени. Беречь время означает осознанно его планировать и оптимально использовать.

4. Сколько времени еще у вас есть?

Задумывались ли вы над тем, сколько осталось в вашем распоряжении времени для профессиональных и личных дел?

В наш век, когда мы привыкли иметь дело с миллионными (если не с миллиардными) величинами, быстро проведенный расчет на модели определенно заставит кое над чем задуматься.

Мой личный капитал времени (К)

60 лет: пенсионный возраст

60 — (возраст к настоящему времени) = А

K1 = А x 1760 (220 рабочих дней x 8 часов) = ..... часов

Капитал рабочего времени, оставшийся до пенсии

_____________________________________________

К2 = А x 660 (220 рабочих дней x 3 часа) = ..... часов

К3 = А x 1740 (145 выходных x 12 часов) = ..... часов

________________

К2 + К3 = ..... часов

Капитал свободного времени, оставшийся до пенсии

Если вы сложите обе величины (капитал рабочего времени + капитал свободного времени), вы получите ваш личный временной капитал.

Для многих результат наверняка окажется неожиданным, так как в этой модели капитал свободного времени больше, чем капитал рабочего времени. Конечно, соотношение ежедневного рабочего времени и времени для досуга не могут быть абсолютно одинаковыми для каждого. Что ж, варьируйте число дней и часов!

В любом случае можно констатировать:

- Личный временной капитал составляет в зависимости от возраста величину порядка лишь нескольких десятков тысяч часов!

- Даже если рабочее время составляет 10 часов ежедневно, трудовая жизнь длится в общей сложности менее 90 000 часов (40 лет x 220 дней x 10 часов = 88 000 часов).

Если сложить вместе капиталы рабочего и свободного времени и исходить из оптимальных прогнозов, то можно считать, что вы имеете максимально 200 000 часов!

Самое важное в вашей жизни — это в конечном счете ваше время

(Алан Лэкейн)

Задумайтесь над этим!

Сегодня начинается первый день остатка вашей жизни!

Живите осознанно во времени и находите время для важных дел!

Находите время для работы, это — условие успеха.

Находите время для размышлений, это — источник силы.

Находите время для игры, это — секрет молодости.

Находите время для чтения, это — основа знаний.

Находите время для дружбы, — это условие счастья.

Находите время для мечты, это — путь к звездам.

Находите время для любви, это — истинная радость жизни.

Находите время для веселья, это — музыка души.

0.2. Инвентаризация времени. Рабочий стиль, который вы до сих пор практиковали (самоанализ)

Предпосылкой того, что в вашем личном рабочем стиле вообще что-либо изменится, является прежде всего представление о том, куда уходит ваше время, что конкретно и как вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным.

Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следующие признаки:

- не известно, на что вообще расходуется время;

- не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;

- не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;

- не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность. Только если вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем вы тратите, вы вскроете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или самоменеджмента.

Анализ использования времени

Первый шаг — составление инвентарной описи всех видов деятельности, в которых вы участвовали как руководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы:

- анализ видов деятельности и расхода времени;

- листок «дневных помех» (перерывов в работе).

Заполните последовательно и без пропусков эти две анкеты на примере трех (или более) типичных дней на следующей неделе. Будьте, пожалуйста, при этом по возможности честными и самокритичными, даже если у вас возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающими.

Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение. Только честный анализ, предназначенный исключительно для вашего личного употребления, подскажет вам, как конкретно улучшить рабочий стиль.

Анализ видов деятельности и расхода времени № Вид деятельности, занятий Интервал времени (от—до) Продолжительность (мин) А Б В Г Листок «дневных помех» № Помехи Интервал времени (от—до) Телефонный разговор или посетитель Кто? Пометки, например, причины «помех»

Указания по методу записи (инвентаризации времени): не менее важным, чем собственно инвентаризация времени, является выбор репрезентативных рабочих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюдения; старайтесь производить немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе будет утеряна наибольшая польза от вашей инвентаризации времени).

К формуляру «Анализ видов деятельности и расхода времени»:

- ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени;

- поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.

К формуляру «Дневные помехи»:

- заносите сюда все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т.п.;

Фиксируйте все, что вас отрывает от дел:

- Н — начальник;

- Ко — коллега по профессии;

- П — подчиненный;

- С — секретарша;

- Кл — клиент;

- Пос — поставщик;

- Сем — семья;

- Пр — прочие.

При заполнении формуляра помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как вам внезапно пришло в голову, что вы должны позвонить господину «Н»!).

Два исходных пункта инвентаризации времени. Прежде чем вы приступите к оценке результатов анкет, вы должны определить, в каком виде вы могли бы получить итоги. В центр анализа вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты. Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.

Анализ сильных сторон

Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел.

В этом смысле вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента!

- Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.

- Последовательно применяйте в повседневной практике уже известные вам принципы самоменджмента!

Анализ слабых сторон

Как только вы вскроете свои личные слабые стороны, вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую вы держите в руках!

- Обработка данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени». После того как бы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, просмотрите каждую из заполненных вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме.

1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим критериям:

А — Была ли работа необходимой?

Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В».

— Да — Нет

Б — Были ли оправданы затраты времени?

— Да — Нет

В — Выло ли целесообразным выполнение работы?

— Да — Нет

Г — Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?

— Да — Нет

Занесите ответы, соответствующие каждому виду деятельности, в отдельную колонку.

2. Определите общую продолжительность работы соответствующего дня (ƩПД).

3. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым вы дали ответ «нет» (ƩАн, ƩБн, ƩВн, ƩГН).

4. Проведите расчеты по следующим соотношениям:

а) ƩАн/ƩПд * 100%

Если окажется, что более чем на 10% ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);

б) ƩБн/Ʃпд * 100%.

Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п. — см. гл. 2 и 4);

в) ƩВн/ƩПд * 100%

Если в более чем 10% случаев исполнение было нецелесообразным, то вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации (см. гл. 4 и 6);

г) ƩГ/ƩПд * 100%

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т.п. — см. гл. 4 и 5).

Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту!

Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект!

- Обработка данных формуляра «Анализ помех».

Попытайтесь определить факторы, отвлекающие вас, и причины «помех».

Вопросы для обработки данных:

- какие «помехи» по вашей оценке были наиболее дорогостоящими?

- какие телефонные звонки оказались бесполезными?

- какие посещения были ненужными?

- какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?

- какие посещения могли бы быть короче или эффективнее?

- кто наиболее часто и без пользы отвлекал вас от дел? какие срочные меры вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к вам не пять, а один раз в день с «блоком» вопросов?

Предложите сотруднику готовиться к разговору, например с помощью «Плана собеседований» в виде листка-памятки (см. 6.3). Тем самым вы вынудите его настраиваться на четкую постановку вопросов и напомните ему о необходимости иметь при себе соответствующие документы.

Анализ временных потерь

Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров (анализа видов деятельности и расхода времени и анализа «дневных помех») критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки вашего стиля. С помощью следующей самоанкеты из 50 пунктов проанализируйте практиковавшийся вами до сих пор рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время.

Потери времени при постановке цели Да Нет 1. Имею ли я систематический обзор всех задач, которые возникают в сфере моей деятельности? 2. Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия? 3. Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел? 4. Занимаюсь ли я слишком многими различными проблемами и делами? 5. Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)? 6. Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки? Потери времени при планировании Да Нет 7. Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимого для выполнения предстоящих дел? 8. Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы? 9. Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов или помех? 10. Принимаю ли я надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы? 11. Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок? 12. Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени? Потери времени при выработке решений Да Нет 13. Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней (стоит ли она затрат времени)? 14. Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности? 15. Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)? 16. Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения? 17. Уделяю ли я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям? 18. Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям? 19. Занимаюсь ли я при выполнении какой-либо задачи слишком много деталями при том, что знаю о более важных для меня вещах? 20. Веду ли я слишком долгие частные разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел? Потери времени из-за плохой организации работы Да Нет 21. Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача становится все меньше? 22. Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому? 23. Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым я бы мог перепоручить выполнение соответствующей задачи? 24. Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол? 25. Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т.п.)? 26. Занимают ли меня вопросы систематического упрощения труда в моей сфере деятельности? 27. Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности? Потери времени в самом начале работы Да Нет 28. Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день? 29. Болтаю ли я с коллегами или секретаршей, прежде чем приступить к работе? 30. Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами? 31. Прочитываю ли я в начале дня газеты? 32. Требуется ли мне в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе? 33. Начинаю ли я каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать? 34. Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности? 35. Откладываю ли я часто важные дела? 36. Занимаюсь ли я трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня? 37. Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца? Потери времени при составлении распорядка дня Да Нет 38. Знаю ли я свой личный трудовой ритм и график продуктивности? 39. Знаю ли я, когда я более производителен — утром или вечером? 40. Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности? 41. Планирую ли я благоприятное время дня для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои производительные способности? 42. Занимаюсь ли я в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами или не важными проблемами? Потери времени при обработке информации Да Нет 43. Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности? 44. «Пробегаю» ли я сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и потом ближе ознакомиться с важными местами? 45. Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосредственную беседу или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным? 46. Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени? 47. Предваряю ли я свою корреспонденцию простыми или детализированными набросками? 48. Избегаю ли я заметок, которые могут пригодиться лишь в случае самых невероятных событий? 49. Использую ли я формуляры для рутинной работы?

Каков оказался ваш результат?

Пусть вас не обескураживает большое число отмеченных вами слабых мест. После инвентаризации времени и анализа своего рабочего стиля вы можете с лучшим знанием проблемы приступить к изучению отдельных глав данной книги.

Все поставленные здесь вопросы будут в дальнейшем подробно рассмотрены. Попробуйте теперь по-новому расположить отдельные пункты в соответствии с их важностью. Тем самым вы способствуете целеориентированной проработке последующего изложения.

Важнейшие причины потерь времени

1. _________________________________

2. _________________________________

3. _________________________________

И т.д.

Анализ «поглотителей» времени

Попытайтесь в заключение идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются.

Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дел телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать "нет".

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Задумайтесь над этим:

Одолев свои пять важнейших «поглотителей» времени, вы уже сможете добиться значительного повышения своей продуктивности. В процессе чтения этой книги вы получите целый ряд импульсов, для того чтобы подступиться к комплексам проблем.

Поскольку никто лучше вас не знает ваших проблем в части организации труда, постольку вы уже сейчас должны начать практиковать активный самоменеджмент. Прежде всего проанализируйте в тезисном порядке ваши «поглотители» времени и найдите способы их устранить.

«Поглотитель» времени Возможные причины потерь времени Меры по устранению

Дополните список после проработки отдельных глав.

0.3. Функции самоменеджмента («Круг правил»)

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Подобный процесс самоменеджмента может быть представлен как своего рода «Круг правил», наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями самоменеджмента.

Во внешнем круге обозначены следующие шесть функций:

1. Постановка цели.

Анализ и формирование личных целей.

2. Планирование.

Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

3. Принятие решений.

Принятие решений по предстоящим делам.

4. Реализация и организация.

Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.

5. Контроль.

Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости — корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая функция.

6. Информация и коммуникации.

Вокруг этой функции в известкой мере «вращаются» остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента. Отдельные функции не следуют строго одна за другой, как это представлено в нашей модели, а многообразно переплетаются.

Однако дидактическое, построенное по главам изложение материала в данной книге раскрывает относящиеся к каждой из функций самоменеджмента рабочие приемы и методы, а также возможности их применения.

0.4. Назначение данной книги

Будем надеяться, что вы проделали «тест на самоменеджмент», ознакомились с альтернативами и проблемами инвентаризации времени и, возможно, «пробежали» глазами 50 вопросов анкеты «Анализ потерь времени». Результат должен быть таков:

Вы можете основательно улучшить свой самоменеджмент, если захотите!

Большая часть технических приемов и методов, которые мы предлагаем в этой книге, вам уже известна. Новым для вас наверняка будет компактное и систематическое их изложение. Однако проблема всех описываемых рабочих приемов в другом — в последовательном и долговременном их претворении в практику.

Техника самоменеджмента Функция-глава Рабочие приемы, методы Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет...) 1. Постановка целей Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели. Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, фиксация сроков и ближайших шагов. 2. Планирование Годовое планирование, месячное планирование, декадное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод «Альпы», менеджмент с помощью дневника времени. Подготовка к реализации цели, оптимальное распределение и использование времени, сокращение сроков исполнения. 3. Принятие решений Установка приоритетов, принцип Парето (соотношение 80:20), АБВ-анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование дел (перепоручение). Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности, продуктивность трудовых затрат. 4. Реализация и организация Распорядок дня, график продуктивности, биоритм, самопроявление, дневной рабочий план. Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля. 5. Контроль Контролирование процесса работы (сравнение замысла с результатом), контролирование итогов (контролирование достижения поставленных целей, промежуточных результатов), обзор итогов истекшего дня (самоконтроль). Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни. 6. Информация и коммуникации Рациональное чтение, рациональные совещания, рациональное ведение беседы, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры. Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех, меньше отвлечений, меньше «бумажной войны».

Чего бы не хотел автор этой книги, так это того, чтобы вы после прочтения отложили книгу в сторону, начали работать с тем или иным методом и по прошествии некоторого времени вынуждены были констатировать, что благие намерения увязли в ежедневной суете.

Будем считать, что и вы этого не хотите!

Если это так, то автор охотно заключил бы с вами соглашение и контракт на использование — как производитель компьютеров, осваивающий рынок для вычислительной техники и программ своего производства. Фирма — изготовитель компьютера тоже не хочет, чтобы купленная у нее техника стояла без дела.

Если вы не хотите заключать контракт на время чтения этой книги, то вы подвергаетесь опасности вновь перехитрить себя, не взяв на себя ответственности за изменение (читай: улучшение) вашей методики работы и вашего способа ведения дел после прочтения этой книги и не попытавшись претворить в практику ее советы, а также получить негативное подтверждение вроде такого: «Не получается (опять) с этими техническими приемами и этим самоменеджментом. Я должен был сразу это предвидеть!»

Тогда вы можете использовать эту «неудобную» книгу как вам заблагорассудится, например в качестве украшения вашего книжного шкафа (деньги, уплаченные за книгу, к сожалению, возврату не подлежат).

Перед вами действительно не удобная книга для чтения, а книга для работы, которая требует от вас интенсивного сотрудничества и полной готовности к критическому разбору и изменению вашего прежнего стиля работы и вашей техники планирования времени. «Но овчина стоит выделки!».

Вновь задайте себе вопросы:

- Чего я, собственно, хотел, покупая эту книгу?

_______________________________________________

- Что я могу сделать, чтобы добиться этого результата?

_______________________________________________

- Что я предпринимал в подобных случаях (чтение специальной литературы, посещение семинаров и др.), чтобы из всего дела (например, нового способа руководства) мало или совсем ничего не вышло? Как я сам себя при этом обманывал?

_______________________________________________

Как я себя чувствовал после этого? Что я испытывал при этом?

_______________________________________________

Что бы я хотел в этот раз изменить, чтобы достичь своей цели?

_______________________________________________

Договор на использование

Дата _______

1. Чего бы я хотел действительно добиться? (сформулировать как можно конкретнее)

2. Что я хочу для этого сделать? (время и энергия, которые я готов затратить)

3. Когда я хочу это начать?

4. Как долго я согласен пробовать?

5. Как часто я готов работать над своим ежедневным самоменеджментом? (например, каждый день)

6. Кого бы я хотел при возможности приобщить к этому делу?

7. Как я, возможно, буду сам себя обманывать, чтобы не выполнить договор?

8. Какие можно ожидать трудности внешнего порядка? (например, «гонка» на службе)

9. Дата первого экзамена на выполнение условий контракта (через 1—2 недели)

Задайте себе при этом следующие вопросы: а чем состояла суть? хочу ли я этого вообще? как я могу этого добиться?

автор _______ читатель _______

И если у вас якобы нет времени, чтобы предпринять что-либо для вашего самоменеджмента, то возьмите у себя время, чтобы больше иметь его!

В этой связи небольшая история (притча).

Некто, гуляя по лесу, повстречал дровосека, который долго и упорно пилил сваленное дерево. Прохожий подошел ближе, чтобы разглядеть, почему работа дается с таким трудом, и сказал: «Извините, но мне кажется, что ваша пила совершенно затупилась! Почему бы вам ее не заточить?» На что дровосек простонал: «Для этого у меня нет времени — я должен пилить!» А как обстоит дело у вас? Когда вы собираетесь «заточить свою пилу»?

1. Постановка целей: Как работать над своими жизненными планами

После того, как мы окончательно потеряли из виду цель, мы удвоили свои усилия

Марк Твен

1.1. Значение постановки целей

Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение.

Каждое предприятие предполагает постановку целей. Поскольку в этой книге речь идет о самоменеджменте, мы хотим ближе рассмотреть значение целеустановки для личной сферы. Постановка цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Речь идет не о том, что вы делаете, а о том для чего вы делаете.

Цели представляют собой вызов вам и побуждают вас к действиям. Без целей отсутствует критерий оценки, по которому вы могли бы измерять ваши трудозатраты. Цели, кроме того, являются еще и масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если вы заранее четко и однозначно не определите то, чего вы хотите.

Цели являются «подстрекателями» наших действий, мотивами, определяющими нашу активность. Если какой-либо индивидуум поставил себе цель, то вследствие этого возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и которое исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Цели являются представлениями о будущем , для реализации которых я хочу что-либо сделать. В противном случае цель остается только благим пожеланием. Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что вы потеряетесь в мелочах. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому:

Становится ясно, в каком направлении двигаться и каким должен быть конечный результат.

Ежедневно, выполняя свою работу, задавайте себе вопрос:

Приближает ли меня то, что я в данный момент делаю, к достижению соответствующей моей цели?

Постановка целей — перманентный процесс, поскольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться с течением времени, например если в процессе контроля за реализацией выясняется, что прежние представления были в сущности неверными или что запросы оказались завышенными или заниженными.

Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Для нашего самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим (т.е. самоопределение), чтобы не оказаться там, куда нас хотят привести другие.

Если у меня есть осознанная цель, на нее направляются и мои неосознанные силы. Цели служат концентрации сил на действительно ключевых направлениях. Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того чтобы понапрасну тратить свои силы. Осознание своих целей может означать значительную самомотивацию для работы.

Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще.

Предпосылка планирования — а значит, и успеха заключается в точном знании того,

- что,

- когда,

- в каких масштабах необходимо достичь. Постановка цели является безусловной предпосылкой планирования, принятия решений и ежедневной работы.

Если вы обычно приходите на работу с представлением типа «Я буду работать над тем, что именно на сегодня важно», то кончайте с этим!

Поставьте однозначную цель для себя (и для своих сотрудников) и трудитесь по принципу:

Я буду работать над тем, чего я сегодня хочу достичь!

В основу этой главы положен следующий процесс постановки целей.

1.2. Нахождение целей

Вы хотите достичь большего — иначе бы вы не приобрели эту книгу. Чтобы чего-то добиться и иметь успех, необходимо потратить на это время и средства. Необходимы определенные методы и тщательная диспозиция, чтобы по возможности хорошо и в приемлемое время достичь поставленной цели:

- Каких целей вы хотите достичь?

- Согласуются ли они между собой?

- Существуют ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?

- Знаете ли вы, что вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем вам еще надо работать (слабые стороны)?

Добейтесь ясности цели!

Это безусловная, основополагающая предпосылка успехов в труде и в жизни! Найти личные жизненные цели и дать им определение означает придать своей жизни направление. В результате вы сможете воплотить в действительность свои собственные ценности. Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия.

Пример:

1. Как не надо: Я хочу вести более здоровый образ жизни.

Как надо: Я хочу ежедневно делать 15-минутную пробежку на свежем воздухе.

2. Как не надо: Я хочу уметь лучше контактировать со своими сотрудниками.

Как надо: Я хочу для каждого сотрудника каждую неделю зарезервировать час дополнительного времени, чтобы побеседовать с ним на профессиональные и личные темы.

Подобные конкретные, ориентированные на определенные действия цели можно непосредственно планировать, например фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям и реализовать по этапам.

Точно опишите то, чего вы конкретно хотите достичь!

Письменная регистрация способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые представления и желания. Таким образом вы приучитесь постоянно заниматься своими целями и уточнять их. В письменном виде цели к тому же визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забвения.

Если вы четко определите свои цели, то они автоматически приобретают обязательный характер: зафиксированные на бумаге, они побуждают к перманентному анализу, перепроверке и ревизии. Мы хотим в этом разделе побудить вас к тому, чтобы вы с помощью различных упражнений продумали свои цели, конкретно их сформулировали, систематизировали и письменно изложили.

От общих представлений о жизненных устремлениях к инвентаризации целей!

Нахождение личных целей может осуществляться посредством следующих четырех ступеней.

(1) Разработка общих представлений о жизненных устремлениях.

(2) Дифференциация во времени жизненных целей.

(3) Разработка путеводных представлений в профессиональной сфере.

(4) Инвентаризация целей.

Набросайте общие представления о жизненных устремлениях.

Попробуйте изобразить для себя возможную картину вашей будущей жизни. Не горюйте по поводу неудач и поражений в прошлом: здесь уже в любом случае ничего не изменишь, но из этого необходимо извлечь уроки!

«Кривая» моей жизни.

- Как протекала до сих пор ваша жизнь?

- В чем состояли ваши крупнейшие успехи? Где были поражения? В профессиональной сфере? В личной?

- Как вы представляете себе свое будущее?

- До какого возраста вы хотели бы дожить?

- Чего еще хотите достичь?

- На какие удары судьбы или поражения вы рассчитываете?

Нарисуйте вашу «жизненную кривую» и пометьте то место, где вы сейчас находитесь.

Рядом с экстремальными точками вашей «жизненной кривой» напишите ключевые слова, характеризующие соответствующие успехи или неудачи. Попробуйте представить себе свое будущее и продолжите «кривую» дальше.

Картина жизненных устремлений.

Назовите 5 важнейших пунктов (целей), которых вы еще хотите достичь до конца своей жизни:

1. ________________________

2. ________________________

3. ________________________

4. ________________________

5. ________________________

Нарисуйте "кривую"своей жизни

Дифференцируйте свои жизненные цели по временным критериям.

При этом несущественно, окажутся ли ваши собственные представления реалистическими или утопическими, — этот аспект будет рассмотрен позже. Значительно важнее сейчас выяснить, что представляют собой ваши «жизненные линии», определяющие ваше существование, а также каковы ваши желания, к исполнению которых вы будете стремиться в ближайшие годы. Даже кажущиеся поначалу утопическими цели могут стать стимулами и ориентирами вашей последующей работы и вашей дальнейшей жизни.

Уясните себе с помощью нижеследующего упражнения, с какими событиями вы должны считаться в ближайшие 20 лет вашего личного временного ряда. Принимайте при этом во внимание лиц из вашего ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, шефа, друзей и т.д.) и свой возраст. Подобными особыми событиями могут быть:

- поступление детей в школу или достижение ими совершеннолетия;

- выход на пенсию отца или матери; выход на пенсию непосредственного начальник-истечение сроков платежей по долгосрочным кредитам;

- высвобождение вложенных денежных средств и т.п.

Временной ряд для нахождения личных целей Год Собственный возраст Возраст окружающих Особые события 1991 1992 1993 . . . 2000 2001 . . . 2006

Этот временной ряд ставит ваши желания и цели во взаимосвязь с другими важными датами из жизни людей вашего личного окружения. Впишите в графы следующего формуляра все желаемые цели на ближайшее и отдаленное будущее:

- Долгосрочные жизненные цели , путеводные ориентиры и т. д.

Чего вы хотите достичь в этом мире, в этой жизни?

- Среднесрочные цели.

Чего вы хотите достичь в ближайшие 5 лет?

- Краткосрочные цели.

Чего вы хотите добиться уже в ближайшие 12 месяцев?

Жизненные цели

Личные желания:

- долгосрочные (жизненные цели);

- среднесрочные (5 лет);

- краткосрочные (ближайшие 12 месяцев).

Профессиональные цели:

- долгосрочные (цели карьеры);

- среднесрочные (5 лет);

- краткосрочные (ближайшие 12 месяцев).

На предпоследнем этапе нахождения личных целей подробнее рассмотрим сферу «профессия».

Выделите свои профессиональные ориентиры!

Чем бы вы охотнее всего занимались в профессиональном отношении? Если бы вы могли свободно выбрать служебное положение, функцию, звание, отрасль, организацию, предприятие или институт, кем бы вы охотнее всего были или стали?

Примеры:

- Стать управляющим в средней фирме ХУ — отрасли.

- Стать членом правления фирмы X или У.

- Основать или руководить зарубежным филиалом (в какой стране?).

- Быть причисленным к ведущим специалистам.

- Достичь должности в государственном аппарате.

- Добиться звания профессора или доктора.

- Занимать нынешнюю должность до выхода на пенсию и укреплять свое положение.

- Работать самостоятельно (не по найму) в качестве...

- Сделать политическую карьеру в качестве...

- Через пять лет «выйти из игры» и стать пастухом в Люнебургской Долине.

И т.д.

Ваш ответ:

Профессиональный ориентир

- Я охотно бы был или стал ... в ...

- Или: я охотно бы занимался свободной профессией, а именно ...

Ваш профессиональный ориентир является ключом к вашему профессиональному и личному успеху:

- Профессиональный ориентир усиливает мотивацию трудовых достижений.

- Профессиональный ориентир направляет в определенное русло ваши активность, профессиональные устремления и решения при выборе профессии.

- Профессиональный ориентир является руководством для последующего исполнения ваших служебных обязанностей. Перепроверьте свой ориентир с помощью следующего упражнения.

Представьте себя в желаемой вами профессии и попытайтесь ответить на следующие вопросы:

- Почему вы, собственно, не занимаетесь этим?