Любое современное предприятие особое внимание уделяет вопросам финансового планирования, бюджетирования и финансового анализ. Прежде всего это объясняется тем, что в нынешних реалиях все ключевые процессы деятельности компании подразумевают комплексный, плановый и научный подход, причем как на оперативном и краткосрочном, так и на стратегическом уровне – ведь такие факторы, как рост конкурентоспособности продукции, обострение конкурентной борьбы, необходимость планомерного распределения ресурсов, и др. оказывают немалое влияние на работу каждой фирмы.
Очевидно, что вручную составлять бюджеты никто не будет – это слишком трудоемко, непрактично и чревато большим количеством ошибок. Автоматизация процессов бюджетирования и финансового планирования имеет целый ряд неоспоримых преимуществ, среди которых стоит отметить следующие: экономия рабочего времени и трудовых ресурсов, оперативность и качество, сведение к минимуму возможных ошибок, очевидное удобство в работе и т. д. Кроме этого, использование комплексной автоматизации позволяет наладить оперативный обмен данными между бюджетированием и другими участками учетно-управленческой деятельности (бухгалтерским учетом, управленческим учетом, налоговым учетом, и др.).
В настоящее время на рынке программного обеспечения представлено немало продуктов, позволяющих успешно осуществлять все процессы бюджетирования: формирование и регистрацию первичных документов, создание типовых операций, проектирование бюджетных моделей, построение бюджетов, их анализ и сравнение и т. д. На основании введенных и обработанных данных осуществляется формирование и вывод на печать самых разнообразных отчетных форм.
Данная книга адресована в первую очередь специалистам, желающим в короткие сроки научиться строить бюджеты с использованием компьютера. Вначале будут рассмотрены ключевые теоретические вопросы, а затем предлагается описание наиболее популярных и эффективных программных средств, предназначенных для автоматизации процессов бюджетирования.
Все параметры, функции и характерные особенности программных продуктов, рассмотренных в данной книге, актуальны на момент ее написания.
Глава 1. Общие сведения о бюджетировании и финансовом планированииВ данной главе предлагается вспомнить основные теоретические аспекты, касающиеся бюджетирования. Если же вы хорошо владеете теорией, то ее содержимое можете пропустить и сразу приступить к знакомству с программными продуктами, о которых идет речь в последующих главах книги.
Бюджет современного предприятияБюджет современного предприятия – это финансовый план, который характеризуется центром ответственности и периодом планирования и отражает расходы и поступления средств по отдельным финансовым операциям. Соответственно, бюджетирование – процесс разработки бюджетов, направленный на решение двух основных задач: определение объема и состава расходов и обеспечение покрытия этих расходов финансовыми ресурсами из различных источников.
Одним из основных элементов любого бюджета является его центр финансовой ответственности (ЦФО) – элемент организационной структуры субъекта хозяйствования, имеющий собственный финансовый план. Построение бюджета, не имеющего центра ответственности, не имеет никакого смысла.
В качестве центра финансовой ответственности может выступать не только отдельное юридическое лицо, но и любое структурное подразделение предприятия. Например, при составлении бюджета производственного участка центром ответственности будет являться сам производственный участок; для подчиненных бюджетов центрами ответственности могут являться цеха, входящие в состав этого производственного участка. При бюджетировании расходов на содержание административно-управленческого персонала в качестве центров финансовой ответственности могут использоваться следующие структурные подразделения предприятия: бухгалтерия, административно-хозяйственный отдел, финансовый отдел, исполнительная дирекция, отдел перспективных проектов и т. д.
При корпоративном бюджетировании центрами финансовой ответственности обычно являются субъекты хозяйствования (предприятия, организации, филиалы, и т. д.), которые входят в состав корпорации.
Неотъемлемой составной частью любого бюджета является статья бюджета – основной его показатель, который в большинстве случаев характеризуется следующими атрибутами: тип показателя (доход, расход, задолженность и т. п.), способ расчета, валюта показателя, аналитический разрез. Например, в состав бюджета продаж (выручки от реализации) можно включить следующие статьи: Реализация готовой продукции, Реализация услуг и Прочая реализация . Бюджет расходов по основному виду деятельности в большинстве случаев будет включать в себя следующие статьи: Заработная плата, Отчисления на социальное страхование, Расходы на сырье и материалы, Амортизация основных средств , и т. д.
Бюджетные статьи бывают двух видов: фиксированные и расчетные. Показатели фиксированных статей имеют конкретное числовое значение, которое не зависит от сторонних факторов. Например, в бюджете заложены расходы на рекламу в размере 3000 долларов США, и ни при каких обстоятельствах эта сумма изменяться не должна.
Показатели расчетных статей зависят от тех либо иных факторов. Например, в бюджете расходов статья Отчисления на социальное страхование должна быть расчетной – ее значение напрямую зависит от величины фонда оплаты труда.
Каждая бюджетная статья может иметь подчиненные статьи, и, в свою очередь, находиться в подчинении у вышестоящих статей. Например, статья Расходы по основному виду деятельности может иметь подчиненные статьи Сырье и материалы, Заработная плата, Топливо, Расходы на рекламу и т. д… В то же время данная статья может находиться в подчинении вышестоящей статьи Общие расходы .
Набор статей бюджета представляет собой типовую форму бюджета.
Еще одним важнейшим составным элементом любого бюджета является его период планирования. Период планирования – это интервал времени, на который составляется бюджет. В зависимости от продолжительности периодов планирования все бюджеты можно разделить на три вида: краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.
Основная характеристика любого периода планирования – это его тип. Тип периода планирования представляет собой название конкретного интервала времени, которое соответствует тому или иному периоду планирования. Чтобы была понятна разница между периодами планирования и типами периодов планирования, приведем несколько примеров:
• тип периода планирования – месяц , ему соответствуют периоды планирования январь 2011 г. , февраль 2012 г. , март 2012 г. , и т. д.;
• тип периода планирования – квартал , ему соответствуют периоды планирования 1 квартал 2011 года , 3 квартал 2012 года , и т. д.;
• тип периода планирования – год , ему соответствуют периоды планирования 2011 г. , 2012 г. , 2013 г. , и т. д.
Каждый бюджет составляется на определенный период планирования, при этом каждый период планирования характеризуется соответствующим типом.
В процессе бюджетирования нередко возникает необходимость учесть возможные последствия возникновения тех либо иных внешних факторов, которые на момент составления бюджета не играют серьезной роли либо их стабильность вызывает опасения. К таким факторам в первую очередь можно отнести инфляцию, сезонные колебания цен, возможный переход с одного вида сырья на другой, изменения курсов валют, и т. д. Подобные факторы могут серьезно повлиять на достоверность бюджетных данных, вплоть до того, что построенные ранее бюджеты могут оказаться полностью оторванными от реальности.
Вот для того, чтобы застраховаться от подобных неожиданностей, при построении бюджетов следует обязательно учитывать возможную динамику внешнего фактора. Как же это сделать?
Для решения данной задачи можно применить разные способы. Один из самых распространенных – это привязать все показатели бюджета к определенному индексу, который отражает динамику того или иного фактора. Например, при построении бюджета на первый квартал можно создать два бюджета: один – без учета динамики внешних факторов, а второй – с учетом возможного роста цен на энергоносители в первом квартале на 5 %. Если при этом учесть возможное сезонное падение цен на основное сырье на 2 % и индекс инфляции 1,5 %, то в результате полученные бюджетные данные могут серьезно измениться по сравнению с исходными данными.
Зачем нужно бюджетирование?Для чего нужно бюджетирование, и в чем заключается его эффективность для современного предприятия?
Прежде всего отметим, что реализация процессов бюджетирования во многом способствует снижению степени предпринимательского риска. Это неудивительно – имея четкий план действий и обладая реальной информацией о возможностях своего предприятия, можно оперативно и взвешенно реагировать на практически любые изменения на рынке.
Грамотно построенная система бюджетирования позволяет изменить финансовую стратегию предприятия, что в конечном итоге способствует улучшению целого ряда финансово-экономических показателей. В первую очередь это показатели, характеризующие платежеспособность предприятия и его финансовую устойчивость, к которым, в частности, относятся: коэффициент абсолютной ликвидности, коэффициент быстрой ликвидности, коэффициент текущей ликвидности, коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами, коэффициент финансовой устойчивости, коэффициент финансовой независимости.
Одним из важных показателей эффективности бюджетирования является процент отклонения фактических бюджетных данных от плановых. Причем отклонение целесообразно анализировать не за какой-то определенный период времени, а в динамике. Например, можно сравнить процент отклонений в первый год после внедрения бюджетирования и через три-пять лет – при грамотно поставленной и отлаженной системе бюджетирования разница между плановыми и фактическими данными будет снижаться.
При проведении анализа эффективности бюджетирования не стоит забывать, что многие факторы невозможно оценить в стоимостном выражении, поскольку они по своей сути не могут иметь финансового эквивалента. Например, как можно оценить своевременность получения важной и актуальной информации, которая была достигнута только после реализации процессов бюджетирования? Или то, что планирование вышло на качественно новый уровень, стало гораздо более оперативным и гибким? А повышение квалификации персонала компании? Помимо прочих преимуществ бюджетирования следует отметить возможность составления краткосрочных и долгосрочных аналитических прогнозов, моделирование и рассмотрение различных сценариев развития ситуации, повышение управляемости предприятия, и др.
Помимо перечисленного, бюджетирование позволяет проводить комплексный анализ финансово-экономической деятельности предприятия, определять точку безубыточности (порог рентабельности), учитывать сезонный характер производства, сезонность колебания цен, а также целый ряд иных факторов, которые невозможно учесть при использовании традиционной, «советской» системы учета и управления.
Виды бюджетов и их место в системе бюджетированияОсновным результирующим бюджетом предприятия, который формируется на основании целого ряда других бюджетов, является бюджет доходов и расходов. В этом бюджете обобщаются результаты планирования финансово-хозяйственной деятельности субъекта хозяйствования на весь предстоящий период планирования, при необходимости – с детализацией по более мелким периодам (например, годовой бюджет доходов и расходов можно представить в разрезе кварталов либо месяцев). Иначе говоря, бюджет доходов и расходов определяет экономическую эффективность деятельности субъекта хозяйствования. Во многих случаях значения показателей бюджета доходов и расходов оказывают непосредственное влияние на некоторые положения внутренней учетной политики, принятой на предприятии.
Также одну из главных ролей в бюджетировании деятельности предприятия играет бюджет движения денежных средств. Этот бюджет включает в себя информацию о движении всех видов денежных средств, используемых на предприятии: наличных, безналичных, в национальной денежной единице, валютных денежных средств, и т. д. Бюджет движения денежных средств составляется на весь планируемый период, и в общем случае представляет собой прогноз всех денежных поступлений и выплат в течение периода планирования. Иначе говоря, бюджет движения денежных средств планирует и фиксирует все потоки денежных средств на предприятии.
Одним из основных бюджетов, используемых в бюджетировании, является бюджет заработной платы. Показатели этого бюджета отражают размеры начислений и выплаты заработной платы работникам, размеры удержаний из заработной платы работников, а также величину налогов и отчислений, которыми облагается фонд оплаты труда. Говоря иными словами, в бюджете заработной платы отражаются все расходы, связанные с начислением и выплатой заработной платы сотрудникам предприятия. При этом расходы на оплату труда формируются на основании сдельных расценок и нормативов, используемых на предприятии, на основании системы окладов и тарифных ставок, а также различного рода стимулирующих и компенсационных выплат (материальная помощь, компенсация за неиспользованный отпуск, и т. д.).
Бюджет снабжения (иногда его называют бюджет закупок) – это бюджет, который показывает поступление товарно-материальных ценностей в финансово-стоимостном выражении (иногда параллельно – и в натуральных показателях). По своей сути бюджет снабжения представляет собой план закупок товарно-материальных ценностей, а также изменения складских запасов в течение периода планирования. Бюджет снабжения может составляться в нескольких вариантах: в разрезе номенклатуры, в разрезе контрагентов, в разрезе договоров, и т. д.
Для планирования объемов и структуры продаж на предприятиях используется бюджет продаж. Этот бюджет представляет собой план продаж, в котором отражается физический объем и структура продаж, себестоимость реализованной продукции, а также (в некоторых случаях) – величина и структура коммерческих (сбытовых) расходов предприятия. Этот бюджет может формироваться в разных разрезах: например, в разрезе контрагентов (будут показаны продажи каждому контрагенту), в разрезе номенклатуры изделий (будут показаны продажи каждой позиции номенклатуры), в разрезе договоров (будут показываться продажи по каждому договору на реализацию), и др. Бюджет продаж составляется на весь период планирования, с возможной детализацией по подчиненным периодам (например, бюджет составляется на год с детализацией по кварталам либо по месяцам). Бюджет продаж может формироваться как сразу по всем видам деятельности, так и отдельно по каждому виду деятельности субъекта хозяйствования.
Бюджет коммерческих (сбытовых) расходов обычно является подчиненным бюджетом по отношению к бюджету продаж. Бюджет коммерческих (сбытовых) расходов представляет собой план всех прямых коммерческих расходов предприятия на весь период планирования, с возможной детализацией по подчиненным периодам планирования.
На производственных предприятиях неотъемлемой частью бюджетирования является составление бюджета производства. Производственный бюджет – это план физического объема и номенклатуры выпускаемой продукции (иначе говоря – план производственной программы), объема и структуры производственных затрат, а также себестоимости выпускаемой продукции на весь период планирования.
Составной частью производственного бюджета является бюджет производственных затрат. Этот бюджет является планом объема и структуры производственных затрат предприятия на период планирования. Обычно он составляется в разрезе статей затрат: сырье и материалы, заработная плата, отчисления на социальное страхование, амортизация основных средств, топливо, электроэнергия, и т. д.
Большинство производственных, а также иных предприятий, функционирование которых требует высокой энергоемкости, составляют бюджет энергоресурсов (энергетический бюджет). Этот бюджет представляет собой план потребления, возможного собственного производства тепловой и электрической энергии, а также приобретения этих видов энергии у поставщиков. Бюджет энергоресурсов является основным ориентиром работы энергетического хозяйства предприятия. Этот бюджет, как и другие бюджеты, составляется на весь период планирования с детализацией по подчиненным периодам.
Постановка процессов бюджетированияПравильная постановка процессов бюджетирования является одним из важнейших условий успешной реализации финансового планирования. Конечно, организация и последующая реализация этих процессов в немалой степени определяется спецификой конкретного предприятия: в торговой фирме имеются одни нюансы, на производственном предприятии – другие, в транспортной конторе – третьи, и т. д. Рассмотрим, как обычно организуется процесс бюджетирования на производственном предприятии.
Перед тем, как непосредственно приступить к построению системы бюджетирования на предприятии, рекомендуется выполнить предварительную подготовку. В первую очередь здесь имеется в виду проведение анализа нынешнего состояния предприятия: исследование организационной структуры, анализ взаимодействия между структурными подразделениями предприятия, изучение документооборота, проверка действующей на предприятии системы планирования, и т. д. На основании полученной информации можно сформулировать первые требования к системе бюджетирования.
После этого нужно построить структуру центров финансовой ответственности предприятия (более подробно о центрах финансовой ответственности предприятия речь шла чуть выше).
Затем можно приступать к построению бюджетной модели для данного предприятия. В данном случае бюджетная модель – это иерархическая структура бюджетов, построенная с учетом особенностей предприятия.
Основной бюджет любого предприятия формируется на основании нескольких более мелких бюджетов. Причем каждый подчиненный бюджет может иметь в подчинении еще несколько бюджетов. При этом глубина бюджетной модели зависит от целого ряда факторов: масштаб предприятия (малое, среднее, крупное, холдинг либо финансово-промышленная группа, и т. д.), особенности организации учета и планирования на предприятии, ассортимент выпускаемой продукции, номенклатура используемых товарно-материальных ценностей, и т. д.
Начинать процесс бюджетирования рекомендуется с составления бюджета продаж. Данное правило справедливо для большинства производственных (да и не только производственных) предприятий. Это неудивительно – ведь чтобы что-то производить, нужно вначале определиться, куда потом девать выпущенную продукцию, чтобы не допустить, например, затоваривания складов или, наоборот – чтобы впоследствии не спохватиться, что рынок, оказывается, может принять гораздо больше продукции, чем реально выпустили. От этого правила могут отступать лишь те предприятия, у которых производственные мощности ограничены и которые без проблем продают все, что могут выпустить.
После бюджета продаж следует приступить к составлению бюджета производства. Имея на руках готовый бюджет продаж, уже можно четко спланировать требуемые объемы производства продукции. При этом следует принимать во внимание объемы имеющихся на предприятии запасы товарно-материальных ценностей. Многие специалисты вообще рекомендуют составлять бюджет производства одновременно с бюджетом запасов, постоянно сверяя при этом и соответствующим образом корректируя данные этих бюджетов. Подобное ведение бюджетирования позволит избежать впоследствии многих проблем, которые могут быть связаны, например, с сезонностью выпуска продукции, колебаниями цен, особенностями работы предприятия во время отпускного сезона, и т. д.
Далее следует сформировать бюджет коммерческих расходов. При этом следует учитывать, что коммерческие расходы (реклама, маркетинг и др.) в большинстве случаев являются переменными расходами, и, как правило, тесно связаны с объемами реализации.
Бюджет административных расходов, который рекомендуется составлять после бюджета коммерческих расходов, включает в себя информацию о затратах на содержание административно-управленческого персонала. В большинстве случаев эти затраты носят постоянный характер. Однако бывают исключения – например, когда обновление компьютерного парка в офисах компании возможно только при достижении определенного объема выручки от реализации, а также в иных подобных ситуациях.
После этого рекомендуется приступить к составлению довольно масштабного и важного бюджета закупок. Для этого бюджета много исходной информации можно взять из уже готовых к данному моменту бюджетов: бюджета продаж, бюджета производства и бюджета запасов (эти бюджеты позволяют определить, сколько сырья и материалов нужно приобрести), бюджета коммерческих расходов (например, приобретение рекламных услуг – это тоже закупка) и бюджета административных расходов (сколько и чего нужно приобрести для административно-управленческого персонала).
Следующий бюджет, который необходимо составить – это бюджет материальных затрат. Этот бюджет самым тесным образом связан с уже составленным к данному моменту бюджетом производства. При этом учет материальных ценностей рекомендуется вести не только в стоимостном, но и в количественном выражении – это позволит избежать впоследствии целого ряда затруднительных ситуаций, которые могут быть связаны, например, с колебаниями цен на сырье и материалы, использованием разных единиц измерения, и т. д.
Следующий этап бюджетирования – формирование бюджета заработной платы. Этот бюджет включает в себя как постоянные данные (например, повременная заработная плата), так и переменные (сдельная заработная плата, различные премирования в зависимости от прибыли, и т. д.). В этом же бюджете отражаются данные об отчислениях на обязательное социальное страхование и в Пенсионный фонд.
Далее следует составить бюджет выручки от реализации. Этот бюджет включает в себя информацию о доходах по всем видам реализации (готовой продукции, услуг, прочей реализации, и т. п.). При составлении бюджета выручки от реализации в первую очередь используется информация из бюджета продаж.
Одним из самых важных бюджетов является бюджет расходов предприятия, который рекомендуется составлять сразу после составления бюджета выручки от реализации. Этот бюджет включает в себя информацию обо всех расходах предприятия (сырье и материалы, амортизация, заработная плата, отчисления на социальное страхование, электроэнергия и т. д.), за исключением внереализационных расходов. При составлении данного бюджета используется информация некоторых созданных ранее бюджетов: бюджета заработной платы, бюджетов коммерческих и административных расходов, бюджета материальных затрат, и др.
Далее следует сформировать бюджет движения денежных средств предприятия, который включает в себя информацию о движении всех видов денежных средств, используемых на предприятии: наличных, безналичных, в национальной денежной единице, валютных денежных средств, и т. д. Бюджет движения денежных средств по своей сути может напоминать платежный календарь.
На заключительном этапе можно приступать к формированию бюджета доходов и расходов предприятия. К данному моменту для составления этого бюджета уже есть почти вся информация – она имеется в созданных ранее бюджетах. В некоторых случаях исключением могут являться лишь данные о внереализационных доходах (штрафы, пени, неустойки полученные, доходы от реализации основных средств, и т. п.) и о внереализационных расходах (штрафы, пени, неустойки уплаченные, и т. д.).
Еще один важный бюджет – бюджет налогов. Этот бюджет составляют не все предприятия (иногда информация о налогах включается в состав других бюджетов расходов); если предполагается его составление, то целесообразно это делать перед формированием бюджета доходов и расходов предприятия. Следует отметить, что формирование бюджета налогов – процесс достаточно трудоемкий; при этом используются данные составленных ранее бюджетов (бюджета продаж, бюджета выручки от реализации, и др.). Поэтому иногда применяется следующий способ бюджетирования налоговых отчислений: налоги, относимые на затраты, включаются в состав соответствующих расходных бюджетов, а косвенные налоги (налог на добавленную стоимость, акцизные налоги, и т. д.) отражаются в отдельном бюджете.
Бюджет налогов включает в себя информацию обо всех начислениях и перечислениях по платежам в бюджет и внебюджетные фонды, за исключением налогов от фонда оплаты труда (эти налоги включены в бюджет заработной платы).
Для чего необходимо составление бюджета налогов? Во-первых, данные бюджета налогов могут использоваться для последующего расчета финансовых показателей предприятия. Во-вторых, информация о платежах в бюджет принимается во внимание при составлении бюджета движения денежных средств и при построении платежного календаря. В-третьих, использование бюджета налогов способствует оптимизации налоговых обязательств предприятия.
Классификация бюджетов по разным признакамВсе бюджеты, которые составляются и используются на предприятиях, можно классифицировать по разным классификационным признакам. К наиболее популярным классификационным признакам можно отнести следующие: по периоду составления, по методам разработки, по непрерывности планирования, по видам затрат, по видам деятельности предприятия, и др.
По продолжительности периода планирования все бюджеты можно разделить на следующие виды: краткосрочный бюджет (период планирования – до 1 года), среднесрочный бюджет (период планирования – от 1 года до 3-х лет), и долгосрочный бюджет (период планирования – свыше 3-х лет). Отметим, что долгосрочные бюджеты в России реже по сравнению с краткосрочными и среднесрочными бюджетами. Причиной является целый ряд факторов: непростая экономическая ситуация в стране, несовершенство и противоречивость отечественного законодательства, нестабильность финансового рынка, и др.
На многих предприятиях, где используются хотя бы два из трех указанных выше видов бюджетов (краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный), процессы бюджетирования представляют собой единое целое. В этом случае краткосрочный бюджет разрабатывается в рамках разработанного ранее среднесрочного бюджета и как бы поддерживает его, при этом среднесрочный бюджет уточняется по истечении каждого периода краткосрочного бюджетирования и, при необходимости, соответствующим образом корректируется. Аналогичным образом взаимодействуют среднесрочные и долгосрочные бюджеты. На основании вышесказанного можно сделать вывод, что наиболее мощная и эффективная система бюджетирования – это та система, в которой подобным образом взаимодействуют все три вида бюджетов. Следует отметить, что в большинстве случаев краткосрочные бюджеты несут в себе гораздо большее количество контрольных функций, нежели среднесрочные и долгосрочные, которые в основном предназначены для целей стратегического планирования.
В свою очередь, краткосрочные бюджеты можно разделить на следующие виды: ежедневный бюджет, недельный бюджет, месячный бюджет, квартальный бюджет и годовой бюджет. Наибольшее распространение из этих бюджетов получили месячный, квартальный и годовой бюджеты. Рекомендуется построить взаимодействие этих бюджетов таким же образом, как и рассмотренное выше взаимодействие краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных бюджетов. В этом случае система бюджетирования на предприятии будет монолитной, и все показатели в ней будут жестко увязаны между собой – начиная с показателей ежедневного бюджета, и заканчивая долгосрочным бюджетом.
По направленности бюджеты можно разделить на три основных вида: оперативный, текущий и перспективный. Оперативный бюджет – это бюджет, который напрямую связан с конкретными целями либо направлениями деятельности предприятия: сбыт готовой продукции, материально-техническое снабжение, и т. д. Текущий бюджет – это разновидность краткосрочного варианта бюджета, который направлен на планирование наиболее насущных, текущих целей предприятия. Перспективный бюджет – это бюджет, который определяет концептуальную направленность деятельности предприятия, является ориентиром его генерального развития и основой формирования долгосрочной структуры предприятия.
По непрерывности планирования все бюджеты делятся на два вида: самостоятельный бюджет и непрерывный. Самостоятельный бюджет – это изолированный бюджет, который не зависит от других бюджетов. Непрерывный бюджет – это такой бюджет, к которому по окончании периода планирования добавляется новый бюджет.
Также все бюджеты можно разделить на два вида, классифицировав их по способу представления информации. По данному признаку бюджеты делятся на укрупненные и детализированные. Укрупненный бюджет – такой бюджет, в котором показатели статей отображаются укрупнено, без детализации до нижних уровней. В детализированном бюджете информация представлена с детализацией до самого нижнего уровня. Например, в укрупненном бюджете будет показана сводная информация по двум статьям: телевизоры и мониторы, хотя предприятие выпускает пять моделей телевизоров и три модели мониторов. В детализированном бюджете будет отдельно показана информация по телевизору каждой модели и по монитору каждой модели, т. е. та же самая информация, что и в укрупненном бюджете, будет представлена не в двух, а в восьми бюджетных статьях.
В зависимости от методов разработки также можно выделить два основных вида бюджетов: фиксированный и гибкий. Фиксированный бюджет – это такой бюджет, показатели которого не зависят от изменения показателей деятельности предприятия (объема выпускаемой продукции, выручки от реализации, и т. д.), например – бюджет расходов на охрану предприятия. Гибкий бюджет – это бюджет, показатели которого не указываются в фиксированных суммах, а рассчитываются по формуле, элементы которой привязаны к тем либо иным показателям финансово-хозяйственной деятельности предприятия, либо устанавливаются в виде нормативов, которые также зависят от показателей деятельности предприятия.
По количеству затратных статей бюджеты делятся на функциональные и комплексные. Функциональный бюджет – это бюджет, который разрабатывается по одной (либо двум неразрывно связанным) статьям затрат, например – бюджет заработной платы. Комплексный бюджет включает в себя несколько затратных статей. Примеры комплексных бюджетов – бюджет коммерческих расходов, бюджет административно-хозяйственных расходов, и др.
Также бюджеты можно классифицировать в зависимости от видов финансово-хозяйственной деятельности, которые осуществляет субъект хозяйствования. По этому признаку бюджеты делятся на следующие виды: бюджет по основной деятельности, бюджет по финансовой деятельности, бюджет по инвестиционной деятельности и бюджет по дополнительным видам деятельности. Бюджет по основному виду деятельности включает в себя информацию о финансово-экономических показателях основной деятельности предприятия. Пример бюджета по финансовой деятельности – бюджет движения денежных средств. Бюджет по инвестиционной деятельности включает в себя информацию об инвестиционной деятельности субъекта хозяйствования. Бюджет по дополнительным видам деятельности составляется в случае, если предприятие, помимо основного вида деятельности, осуществляет еще и дополнительный вид деятельности (либо несколько дополнительных видов) – например, основной вид деятельности предприятия – грузоперевозки, а дополнительные виды деятельности – оказание услуг по ремонту автомобилей и торговля автозапчастями.
«Подводные камни» бюджетированияБюджетирование представляет собой сложный и многогранный процесс, который редко проходит «без сучка и задоринки»: в ходе работы могут появляться проблемы и сложности, нештатные ситуации и т. п., и в этом разделе мы расскажем, к чему нужно быть готовым, а также проанализируем характерные ошибки, которыми грешат многие предприятия.
Некоторые фирмы стремятся осуществлять процессы бюджетирования без предварительно поставленной, отлаженной и опробованной системы управленческого учета, забывая о том, что без управленческого учета бюджетирование теряет свои основные качества – оперативность, требуемый аналитический разрез, развернутое представление данных, и т. д. Некоторые руководители пытаются построить систему бюджетирования на основании данных бухгалтерского учета, однако это по целому ряду причин не имеет смысла. Основные из этих причин: во-первых, никто не ведет бухгалтерский учет в разрезе центров финансовой ответственности (а наличие четкой структуры центров ответственности – обязательное условие для бюджетирования), а во-вторых – бухгалтерские данные всегда являются неоперативными (в частности, информация об итогах прошедшего месяца вырисовывается лишь к 20-м числам следующего месяца).
Многие проблемы и сложности при осуществлении бюджетирования возникают из-за путаницы с терминологией. Например, что считать выручкой? Все поступившие от покупателей денежные средства? Либо включить сюда также понятие внереализационных доходов? Либо это стоимость отгруженной продукции? В том же бухгалтерском учете эти понятия четко разграничены. Поэтому при составлении бюджетной терминологии иногда полезно применить термины и понятия, утвержденные законодательно и используемые, например, в той же бухгалтерии, либо в положении об учетной политике предприятия.
Причиной многих проблем, возникающих при бюджетировании, может являться неправильный выбор программы, предназначенной для автоматизации процессов бюджетирования. Если небольшое предприятие может реализовывать те либо иные процессы бюджетирования даже в Excel, то более крупные субъекты хозяйствования должны применять специально предназначенные программные разработки. Описание некоторых таких программ приведено в данной книге.
Важным условием успешной реализации процессов бюджетирования является грамотно разработанная система аналитического учета. Этому вопросу следует уделить особое внимание еще на начальной стадии разработки системы бюджетирования. Без отлаженной и продуманной системы аналитического учета невозможно полноценное ведение бюджетирования. В частности, теряется наглядность и глубина представления данных, возможность проведения финансового анализа, а нередко – и сам смысл бюджетирования.
Обязательное условие успешного применения системы бюджетирования – это наличие четкой и продуманной структуры центров финансовой ответственности. Многие проблемы возникают именно по причине того, что здесь допущены неточности. К сожалению, в большинстве случаев эти проблемы проявляются тогда, когда изменить что-либо уже невозможно либо нецелесообразно. Следует отметить, что структура центров финансовой ответственности может и не совпадать с организационной структурой подразделений предприятия.
Одна из самых распространенных проблем, с которой встречаются обычно на этапе построения и внедрения системы бюджетирования – это неприятие нововведений персоналом предприятия. Это обусловлено, во-первых, тем, что сотрудники предприятия не видят быстрых и ощутимых результатов от внедрения системы бюджетирования на предприятии, во-вторых – недостатком знаний и квалификации для исполнения своих обязанностей после внедрения системы бюджетирования, и, в-третьих – нежеланием переучиваться.
Решение подобных проблем требует определенного времени, а также применения в большинстве случаев метода «кнута и пряника». Во-первых, со стороны дирекции должно последовать жесткое разъяснение, что «приговор окончательный и обжалованию не подлежит», т. е. бюджетирование будет внедряться и реализовываться независимо от желания сотрудников. Во-вторых, необходимо увязать систему премирования сотрудников с выполнением бюджетных показателей. Ну и, помимо прочего, придется потратиться на переобучение персонала.
Довольно распространенными ошибками являются две крайности. Первая заключается в слишком частых корректировках бюджетных показателей, а вторая – наоборот, в чуть ли не «консервации» бюджета. При построении и внедрении системы бюджетирования на предприятии следует четко определить, кто, когда и в каких случаях может или должен вносить изменения в бюджеты, и с кем подобные действия должны согласовываться.
На многих предприятиях возникают проблемы по причине отсутствия системы мотивации сотрудников, которая должна быть привязана к выполнению бюджетных показателей. Другая крайность – это когда оплата труда сотрудников полностью зависит от исполнения бюджета.
Еще одна ошибка, которая часто встречается при построении системы бюджетирования – это неправильная периодичность бюджетирования. Например, на большинстве крупных промышленных предприятий вполне достаточно детализировать периодичность бюджетирования до месяца, и вовсе не обязательно проводить еженедельное либо, тем более – ежедневное бюджетирование. Это приведет лишь к напрасному росту затрат ресурсов, выделенных на бюджетирование, и вместе с этим экономического смысла иметь не будет.
Многие проблемы при бюджетировании возникают из-за того, что показатели краткосрочных бюджетов не взаимосвязаны с показателями долгосрочных бюджетов. Иначе говоря, система бюджетирования компании должна быть основана на стратегических планах и показателях. В противном случае через некоторое время бюджетирование может просто потерять всякий смысл.
ПРИМЕЧАНИЕ
При анализе исполнения бюджета необходимо учитывать влияние случайных факторов, возможное проявление которых при составлении бюджета не было принято во внимание. Нередко бывает так, что большинство отклонений было вызвано именно этими факторами, и если их проигнорировать, то будут сделаны неправильные выводы о причинах отклонений.
В настоящее время в некоторых компаниях приобретает популярность системы бюджетирования «сверху вниз». Такое бюджетирование имеет ряд преимуществ, однако при этом многие предприятия допускают одну и ту же ошибку – бюджеты «спускаются сверху» в административном порядке, без привлечения к их составлению руководителей более низких уровней. Не стоит забывать, что для построения гибкой и эффективной системы бюджетирования необходимо привлекать к участию в бюджетных процессах руководителей центров финансовой ответственности.
В некоторых случаях имеет место другая крайность – это самоустраненность высшего руководства компании (корпорации) от бюджетных процессов. Конечно, руководителям высшего звена совершенно необязательно принимать участие в корректировке оперативных бюджетов, но концептуальную направленность системы бюджетирования и соответствие ее стратегическим целям и задачам компании определяет именно высшее руководство.
Важная проблема, которую необходимо определить на начальной стадии бюджетирования – это требуемая степень детализации бюджетных показателей. Слишком укрупненный бюджет может отражать явно недостаточную информацию, а в чрезмерно детализированном бюджете можно просто запутаться. Кроме этого, в слишком детализированных бюджетах увеличивается вероятность появления ошибочных данных, и в то же время их составление требует большого количества трудовых затрат.
Многие ошибки бюджетирования возникают на этапе контроля исполнения бюджетных показателей. Например, контроль показателей бюджета может осуществляться либо слишком часто, либо слишком редко. Конечно, периодичность проверки исполнения бюджетных показателей зависит от особенностей конкретного предприятия, поэтому необходимо заранее определиться с этим вопросом. Кроме этого, не стоит по результатам проверки принимать поспешные решения – механизм реагирования на результаты проверки должен быть спланирован, согласован и утвержден заранее.ВНИМАНИЕ
В погоне за исполнением бюджетных показателей не стоит забывать, что добиться стопроцентного исполнения бюджета еще не удавалось никогда и никому.
Важная проблема, с которой сталкиваются многие предприятия – это неумение правильно проводить анализ отклонений от запланированных показателей бюджета. В частности, совершенно необязательно реагировать на все без исключения отклонения – здесь необходимо заранее четко расставить приоритеты. Некоторые несущественные отклонения достаточно проанализировать лишь поверхностно и не уделять им слишком много внимания. Распространенная ошибка – анализ и изучение только неблагоприятных отклонений: даже положительные отклонения должны быть изучены, а на основании анализа сделаны соответствующие выводы. Еще одно популярное заблуждение – это интерпретация экономии затрат всегда как положительное отклонение.Глава 2. Система бюджетирования «Красный директор»Свое знакомство с продуктами, предназначенными для автоматизации процессов бюджетирования, мы начнем с программы «Красный Директор», автором и разработчиком которой является компания «Бизнес-Микро» (www.bmicro.ru). С помощью этой программы автоматизируется планирование доходов и расходов денежных средств и составление бюджета движения денежных средств.
Демонстрационную версию программы (кстати, ее единственное ограничение состоит в том, что в базу данных нельзя внести более 50 записей) можно скачать на странице К скачиванию предлагается дистрибутив объемом около 2,6 Мб.
Чтобы установить программу на компьютер, запустите инсталляционный файл и следуйте указаниям Мастера. По окончании инсталляции в меню Пуск будет создана программная папка Красный директор, а на Рабочем столе появится ярлык запуска программы.
Учтите, что каждом запуске демонстрационной версии, а также при отсутствии активности в течение определенного времени нужно будет проходить авторизацию. В качестве логина используйте значение 1, а пароль указывать не нужно.
Программа нетребовательна к системным ресурсам. Она успешно работает во всех операционных системах семейства Windows, начиная с Windows 95, на компьютере, имеющем процессор Intel Pentium с тактовой частотой от 200 МГц, ОЗУ 64 Мб и 20 Мб свободного места на жестком диске.
Назначение и функциональные возможностиФункциональные возможности, реализованные в программе «Красный директор», предусматривают решение перечисленных ниже задач.
• Ведение справочника типовых схем бюджетирования.
• Настройка, формирование и контроль исполнения коммерческих бюджетов.
• Выборочная консолидация бюджетов.
• Контроль динамики исполнения бюджетных статей.
• Планирование прибыли и контроль ее получения по каждому структурному подразделению предприятия.
• Анализ проектов и сделок компании.
• Эффективная работа с маршрутизацией денежных средств (конвертацией, обналичиванием и т. п.).
• Оперативный анализ финансового профиля и перспектив развития предприятия.
• Внесение оптимальных коррективов в оперативные и стратегические планы.
• Рациональное использование имеющихся финансовых возможностей.
Помимо перечисленных, с помощью программы можно решать и другие задачи, наличие которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.
Знакомство с интерфейсом программыГлавное окно программы, которое открывается по умолчанию после ее запуска и авторизации пользователя, показано на рис. 1.1.
Рис. 1.1. Главное окно программы «Красный директор»
Как видно на рисунке, программа обладает стандартным интерфейсом типичного Windows-приложения. В верхней части окна, сразу под его заголовком, находится главное меню, команды которого предназначены для выбора требуемого режима работы и активизации соответствующих функций программы. Главное меню является основным рабочим инструментом.
Под главным меню расположена инструментальная панель, кнопки которой используются для быстрого доступа к наиболее востребованным функциям. Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши – это позволяет быстро определить назначение каждой кнопки.
Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню – еще один важнейший инструмент программы. Содержимое контекстного меню (попросту говоря – перечень входящих в его состав команд) может зависеть от текущего режима работы.
Далее, по мере работы с программой, мы подробнее познакомимся с ее наиболее востребованными инструментами.Подготовка программы к работеПеред тем как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. Для перехода в соответствующие режим предназначены команды, находящиеся в подменю Сервис→Настройка.
С помощью команды главного меню Сервис→Настройка→Пути к базам данных осуществляется переход в режим настройки путей к используемым базам данных. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.2.
Рис. 1.2. Настройка путей к базам данных
В программе реализована возможность использования нескольких баз данных. Например, одна база данных может включать в себя информацию по розничной торговле, другая – по оптовой торговле, третья – по услугам, оказанным на сторону, и т. д. В случае необходимости всегда можно легко переключиться на базу данных, путь к которой указан в поле Путь к базе данных. Для указания пути следует нажать кнопку, расположенную справа от данного поля, и в открывшемся окне Задайте каталог базы данных по обычным правилам Windows указать путь к требуемому каталогу.
Чтобы переключиться на требуемую базу данных, нужно установить переключатель Использовать в соответствующее положение и нажать кнопку Сохранить изменения, которая расположена в правом нижнем углу окна (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).
После указания путей к базам данных следует определиться с валютами учета. Возможности программы предусматривают использование одновременно двух валют – базовой валюты и второй валюты. Для перехода в режим настройки валют предназначена команда главного меню Сервис→Настройка→Выбор базовой валюты. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.3.
Рис. 1.3. Настройка валютПо умолчанию в программе предлагается в качестве базовой валюты использовать российский рубль, а в качестве второй валюты – американский доллар. Чтобы изменить эти валюты, нужно в данном окне установить флажок Изменить базовую и вторую валюты – в результате станут доступными параметры выделенной области Задание новых валют. Для изменения базовой или второй валюты нужно в этой выделенной области установить переключатель в соответствующее положение и в расположенном правее поле из раскрывающегося списка выбрать требуемое значение. После выполнения указанных действий следует нажать кнопку Сохранить изменения, которая расположена в правом нижнем углу окна (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).
Ввод исходных данныхПеред началом работы рекомендуется ввести необходимый минимум данных в справочники и каталоги программы. Эти сведения впоследствии потребуются для оформления документов, построения бюджетов и в иных режимах работы. Несмотря на то, что пополнять и редактировать содержимое справочников можно и в процессе работы, основные исходные данные желательно ввести заранее, чтобы не отвлекаться на это впоследствии. Далее приводится обзор наиболее важных справочников программы «Красный директор».
Каталог плательщиков и получателей
В каталоге плательщиков и получателей осуществляется ввод, редактирование и хранение информации о клиентах и деловых партнерах предприятия. Для перехода в режим работы с этим справочником выполните команду главного меню Сервис→Справочник плательщиков/получателей – в результате отобразится окно каталога, которое показано на рис. 1.4.
Рис. 1.4. Справочник плательщиков и получателей
В данном окне на вкладке Все, содержимое которой представлено на рис. 1.4, находится полный список плательщиков/получателей, введенных ранее в справочник. Вкладка Плательщики содержит список плательщиков, а вкладка Получатели – список получателей. На вкладке По коду также показан полный список плательщиков/получателей, но уже отсортированных в порядке возрастания кода.
Для ввода в справочник новой позиции следует нажать кнопку Добавить, для редактирования текущей предназначена кнопка Изменить. Удаление позиции из списка осуществляется нажатием кнопки Удалить; при этом программа выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
Ввод новой и редактирование имеющейся позиции осуществляется в окне редактирования, которое показано на рис. 1.5.
Рис. 1.5. Ввод и редактирование позиции справочникаДанное окно состоит из четырех вкладок. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.
На вкладке Общие сведения (содержимое данной вкладки показано на рис. 1.5) осуществляется ввод и редактирования общих сведений о контрагенте. В частности, здесь указывается его числовой код, название, юридический статус (организационно-правовая форма), индивидуальный номер налогоплательщика, и т. д. В нижней части окна находится выделенная область Тип контрагента; с помощью расположенных в ней флажков можно отнести данного контрагента как к плательщикам, так и к получателям (возможна установка одновременно двух флажков). Эти флажки доступны также и на других вкладках данного окна.
Вкладка Контакты предназначена для ввода контактной информации. В частности, здесь указывается ФИО руководителя и главного бухгалтера, их телефоны, номер факса, а также при необходимости формируется список иных контактных лиц.
На вкладке Банк вводится информация об обслуживающем данного контрагента банке, а также о его расчетном счете и корреспондентском счете.
На вкладке Примечание при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному контрагенту.
Завершается процесс ввода и редактирования информации о контрагенте нажатием в данном окне кнопки Сохранить изменения, которая находится в правом нижнем углу окна (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).
Ввод данных для многовалютного учета
Как уже отмечалось ранее, в программе реализована возможность ведения многовалютного учета. Для этого предварительно необходимо сформировать список валют и ввести сведения о котировках (курсах) валют по отношению друг к другу. Эта задача решается путем заполнения соответствующих справочников, о которых и будет рассказано в данном разделе.
Чтобы сформировать список валют, выполните команду Сервис→Справочники валют→Валюты – в результате на экране отобразится окно справочника валют, изображенное на рис. 1.6.
Рис. 1.6. Справочник валютВ данном окне приводится список введенных ранее валют (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается числовой код, а также полное и краткое наименование.
Переход в режим ввода новой валюты осуществляется нажатием кнопки Добавить; для редактирования имеющейся валюты следует нажать кнопку Изменить (для перехода в данные режимы можно также воспользоваться соответствующими командами контекстного меню). Окно ввода и редактирования валюты показано на рис. 1.7.
Рис. 1.7. Ввод и редактирование валютыВсе поля данного окна, за исключением поля Код валюты, заполняются с клавиатуры. Значение поля Код валюты формируется программой автоматически и впоследствии не редактируется, в поле Наименование указывается название валюты, а в поле Сокращенное наименование – ее краткое название либо аббревиатура.
СОВЕТ
Требуемое значение в поле Сокращенное наименование рекомендуется вводить в соответствии с Общероссийским классификатором валют (например, USD) – это позволит в дальнейшем избежать путаницы, что особенно актуально при большом количестве используемых в программе валют.
Завершается ввод либо редактирование валюты нажатием кнопки Сохранить изменения, которая расположена в правом нижнем углу окна.
Для ввода и редактирования информации о курсах используемых в программе валют предназначен справочник курсов валют. Доступ к данному справочнику осуществляется с помощью команды главного меню Сервис→Справочники валют→Курсы валют – при активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 1.8.
Рис. 1.8. Сведения о валютных котировкахНа рисунке видно, что данное окно состоит из трех вкладок. На вкладке Все представлена информация обо всех имеющихся в программе курсах валют. На вкладке На дату можно просмотреть информацию о курсах всех валют на указанную дату. Вкладка Для пары валют предназначена для просмотра информации о соотношении курсов любой пары валют (например, все имеющиеся в базе данных курсы рубля по отношению к доллару).
Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается дата курса, названия двух валют и курс первой валюты по отношению ко второй валюте.
Чтобы добавить в список информацию о курсах валют, нужно нажать кнопку Добавить, которая расположена в нижней части окна – в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 1.9.
Рис. 1.9. Ввод и редактирование курсов валютВ данном окне в поле Дата следует с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести дату курса валют. По умолчанию в данном поле отображается текущая дата. Затем в полях Валюта и Вторая валюта из раскрывающихся списков следует выбрать первую и вторую валюты. Отметим, что содержимое этого раскрывающегося списка формируется в справочнике валют, описание которого приведено выше.
В поле Курс с клавиатуры вводится курс валют по состоянию на дату, которая указана в поле Дата. После заполнения всех перечисленных параметров следует в данном окне нажать копку Сохранить (эта кнопка находится справа внизу окна).
Построение структуры центров ответственности
В первой главе книги уже говорилось о том, что одним из основных элементов любого бюджета является его центр финансовой ответственности – элемент организационной структуры субъекта хозяйствования, имеющий собственный финансовый план. Построение бюджета, не имеющего центра ответственности, не имеет никакого смысла. В программе «Красный директор» для построения структуры центров ответственности предназначен справочник отделов и подразделений, вызываемый с помощью команды главного меню главного меню Сервис→Справочник отделов/подразделений. Окно справочника, которое отображается на экране при активизации данной команды, показано на рис. 1.10.
Рис. 1.10. Построение структуры центров ответственностиДобавление в справочник новой позиции осуществляется с помощью кнопки Добавить, для перехода в режим редактирования текущей позиции следует нажать кнопку Изменить. Для удаления позиции из списка нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить (при нажатии на данную кнопку программа выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления). Все перечисленные кнопки расположены в левом нижнем углу интерфейса. Кроме этого, для выполнения указанных действий можно воспользоваться соответствующими командами контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши.
Ввод новой и редактирование имеющейся позиции выполняется в окне, которое показано на рис. 1.11.
Рис. 1.11. Ввод и редактирование центра ответственностиВ данном окне в поле Название центра/подразделения с клавиатуры следует ввести произвольное наименование центра финансовой ответственности. В поле Подчинено из раскрывающегося списка можно выбрать введенный ранее центр ответственности, которому будет подчинен текущий центр ответственности (например, бухгалтерия может подчиняться департаменту управления, производственный склад – сектору производства и обслуживания, и т. д.). С помощью переключателя Тип подразделения указывается требуемый тип центра финансовой ответственности. Возможен выбор одного из трех вариантов – Обслуживающее (вспомогательное), Производственное и Торговое. Разделение центров финансовой ответственности по типам используется впоследствии для построения бюджетов в разных разрезах.
Кассы и счета предприятия
Как известно, наличные денежные средства предприятия хранятся в кассе, а безналичные – на банковском счете. При этом у предприятия может быть несколько касс и банковских счетов (например, для хранения средств в разных валютах). Ввод, редактирование и хранение сведений о кассах и банковских счетах предприятия осуществляется в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Сервис→Справочник касс и счетов. Окно справочника, которое открывается на экране при активизации данной команды, показано на рис. 1.12.
Рис. 1.12. Кассы и счета предприятияВ данном окне на вкладке Все приводится полный список введенных ранее касс и расчетных счетов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее название и валюта учета.
Добавление в справочник новой кассы либо расчетного счета осуществляется нажатием кнопки Добавить. Необходимые действия выполняются в окне, которое показано на рис. 1.13.
Рис. 1.13. Ввод и редактирование сведений о кассе или банковском счетеВ данном окне с помощью переключателя Тип кассы/счета указывается тип вводимого объекта. Возможен выбор одного из трех вариантов – Касса, Расчетный счет и Неучт. (объект, помеченный данным признаком, используется для работы с неотраженными в официальном учете денежными средствами).
В полях Наименование и Сокращенное наименование вводится соответственно полное и краткое наименование объекта. Значение поля Сокращенное наименование формируется автоматически при заполнении поля Наименование, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
В поле Валюта указывается валюта учета для данного объекта. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике валют (описание данного справочника см. выше, в разделе «Справочники валют и курсов валют»).
В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному объекту.
Параметры, расположенные в правой части окна редактирования, доступны только в том случае, когда переключатель Тип кассы/счета установлен в положение Расчетный счет. Здесь указывается подробная информация по расчетному счету (его номер, название и код банка, номера корреспондентских счетов, и др.).
Настройка типовых операций
В процессе бюджетирования периодически приходится сталкиваться с часто возникающими однотипными хозяйственными операциями. Для автоматизации учета таких операций в системе реализована возможность использования механизма типовых операций. Ввод, редактирование и хранение информации об используемых типовых операциях осуществляется в соответствующем справочнике. Для перехода в режим работы со справочником типовых операций следует выполнить команду главного меню Сервис→Справочник типовых операций – в результате на экране откроется окно, которое представлено на рис. 1.14.
Рис. 1.14. Ведение списка типовых операцийВ данном окне на вкладке Все операции представлен полный список введенных ранее типовых операций. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код и наименование.
Для добавления в справочник новой типовой операции следует нажать кнопку Добавить либо активизировать соответствующую команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши – в результате выполнения любого из указанных действий на экране открывается окно редактирования, изображенное на рис. 1.15.
Рис. 1.15. Ввод и редактирование типовой операцииВ данном окне в поле Код записи в справочнике вводится произвольный числовой код типовой операции. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания новой позиции, но при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры. Введенное здесь значение впоследствии используется для сортировки позиций в списке, а также в иных случаях.
В поле Наименование платежа/поступления с клавиатуры вводится произвольное название типовой операции, а в поле Типовой НДС для операции – ставка налога на добавленную стоимость, которая будет автоматически применяться к данной операции.
В нижней части окна в выделенной области Тип операции с помощью соответствующих флажков можно установить требуемый тип операции: Расходная операция либо Доходная операция (возможна установка одновременно двух флажков).
Завершается процесс ввода типовой операции нажатием в окне редактирования кнопки Сохранить изменения, расположенной справа внизу окна (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).
Ответственные лица компании
На любом предприятии обязательно имеются материально-ответственные лица. К ним относятся, например, директор предприятия, главный бухгалтер, заведующий складом, и т. д. В бюджетировании к ответственным лицам относятся также руководители центров финансовой ответственности. Для ввода, редактирования и хранения информации об ответственных лицах предприятия в программе предназначен справочник ответственных лиц.
Чтобы перейти в режим работы с данным справочником, нужно выполнить команду главного меню Сервис→Справочник ответственных лиц. При выполнении данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 1.16.
Рис. 1.16. Справочник ответственных лицДля добавления в справочник новой позиции нужно нажать кнопку Добавить и в открывшемся окне с клавиатуры ввести фамилию, имя и отчество ответственного лица. Для перехода в режим редактирования позиции (это бывает необходимо, например, при смене фамилии сотрудника) нужно выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Изменить.
Формирование начального сальдоПосле того, как выполнена настройка программы и заполнены ее основные справочники, следует ввести начальное сальдо по объектам учета. Для перехода в данный режим следует выполнить команду главного меню Состояние→Начальное сальдо – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.17.
Рис. 1.17. Начальное сальдо
В данном окне приводится список введенных ранее начальных сальдо. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается название объекта учета, наименование валюты, тип объекта и сумма в валюте, указанной в поле Валюта. Дата сальдо указывается в верхней части окна в поле На дату.
Для добавления в базу данных нового сальдо нужно в данном окне нажать кнопку Добавить. В результате на экране откроется окно ввода и редактирования сальдо, в котором нужно в поле Касса (счет) выбрать из раскрывающегося списка требуемый объект учета (перечень этих объектов формируется в соответствующем справочнике, подробнее см. раздел «Кассы и счета предприятия»). После этого в поле Сумма следует с клавиатуры ввести сумму начального сальдо.
Для удаления начального сальдо из списка нужно установить на него курсор и нажать кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.Регистрация плановых и фактических операцийДля отражения в учете платежей (по плану и фактически), а также поступления денежных средств (по плану и фактически) в программе предназначены соответствующие режимы. Для ввода информации о новом платеже (расход денежных средств) предназначена команда главного меню Операции→Карточка нового платежа, для ввода информации о поступлении денежных средств – команда Операции→Карточка нового поступления. Список расходных операций можно просмотреть с помощью команды Операции→Список платежей, перечень приходных операций – с помощью команды Операции→Список поступлений. Из окон списка также можно перейти в режим формирования нового платежа (поступления) – нажатие кнопки Добавить аналогично выполнению соответствующей команды главного меню.
Поскольку порядок работы с расходными и приходными операциями во многом аналогичен, мы рассмотрим его на примере расходных операций (платежей).
Окно списка платежей показано на рис. 1.18.
Рис. 1.18. Фактические и плановые платежи предприятия
В данном окне представлен список платежей предприятия. Для каждой позиции списка показывается следующая информация: плановая и фактическая дата проведения платежа, сумма в валюте платежа, название объекта учета, курс валюты платежа по отношению к базовой валюте, сумма в базовой валюте, назначение платежа, получатель, и др.
Ввод нового и редактирование имеющегося платежа выполняется в окне, которое представлено на рис. 1.19.
Рис. 1.19. Формирование платежаКак видно на рисунке, данное окно состоит из четырех вкладок. Все основные действия по формированию платежа выполняются на вкладке Описание, содержимое которой показано на рис. 1.19. Следует отметить, что для просроченных платежей отображается также вкладка Просрочен – здесь показана информация о просрочке, и здесь же при необходимости можно выполнить начисление пени.
На вкладке Описание в полях Дата плановая и фактическая с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика указываются соответственно плановая и фактическая дата проведения платежа. Поле фактическая доступно для редактирования только при установленном флажке Операция произведена. При установке данного флажка на экран выводится окно, в котором с помощью переключателя следует указать, полностью либо частично выполнен платеж, либо вообще не оплачен.
В поле Описание производимых затрат из раскрывающегося списка нужно выбрать статью, на которую будет отнесен данный платеж. Содержимое раскрывающегося списка формируется в справочнике типовых операций (описание данного справочника см. выше, в разделе «Настройка типовых операций»).
Получатель платежа выбирается из раскрывающегося списка в поле Получатель. Содержимое данного списка формируется в справочнике плательщиков/получателей (данный справочник рассмотрен выше, в соответствующем разделе).
Название объекта учета, за счет средств которого выполняется платеж, указывается в поле Касса (расчетный счет). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике касс и счетов.
После этого в полях Подразделение, По проекту и Ответственный аналогичным образом следует выбрать соответственно название центра финансовой ответственности, название проекта и сотрудника, ответственного за проведение данного платежа.
Сумма платежа вводится с клавиатуры в поле Сумма. Для валютных операций в расположенном ниже поле Курс следует с клавиатуры ввести курс валюты платежа по отношению к базовой валюте.
На вкладке Спецификация указывается информация о товарно-материальных ценностях либо услугах, за которые производится платеж. Дата указания услуг либо получения товарно-материальных ценностей вводится с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика в поле Дата оказания услуг (отгрузки ТМЦ). После этого в расположенном справа поле можно с клавиатуры ввести произвольное описание полученных ценностей либо услуг. Для ввода информации о товарно-сопроводительных документах предназначено поле Документы. Краткое назначение платежа, которое обычно указывается в печатной форме платежного документа, вводится с клавиатуры в поле Платеж.
На вкладке Заметки при необходимости можно с клавиатуры ввести любую дополнительную информацию произвольного характера, которая может каким-то образом характеризовать текущий платеж, и для которой не нашлось места на других вкладках данного окна. Отметим, что поле Платеж для ввода информации о назначении платежа доступно также и на этой вкладке. Если в нижней части данной вкладки установить флажок Игнорировать при расчете бюджетов, то данные по текущему платежу при расчете бюджетов будут проигнорированы.
Завершается процесс ввода информации о платеже нажатием кнопки Сохранить изменения, которая расположена справа внизу окна (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).
Информацию, которая содержится в окне списка платежей (см. рис. 1.18), можно представить в графическом виде. Это позволит наглядно увидеть расхождение между плановыми и фактическими данными. Для построения графика на основании имеющихся данных о платежах следует в окне списка нажать кнопку Построить график, которая расположена справа внизу интерфейса (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).Построение платежного календаряВозможности программы предусматривают построение платежного календаря за любой интервал времени. Для перехода в данный режим предназначена команда главного меню Состояние→Платежный календарь. При активизации данной команды на экране открывается окно платежного календаря, изображенное на рис. 1.20.
Рис. 1.20. Платежный календарь
Платежный календарь составляется автоматически на основании данных, введенных ранее в программу.
Настройка платежного календаря выполняется в верхней части окна, причем выполненные изменения вступают в силу сразу же. В поле Анализ за период указывается интервал времени, данные которого должны быть учтены при построении платежного календаря. Настройка периода выполняется в окне Установка периода анализа платежного календаря; это окно выводится на экран нажатием кнопки, расположенной справа от параметра Анализ за период.
С помощью переключателя Отображать устанавливается требуемая периодичность представления информации в окне платежного календаря. Возможен выбор одного из трех вариантов – По дням (это значение установлено по умолчанию), По неделям либо По месяцам. Если установлен флажок Исключить периоды без операций, то из платежного календаря будут исключены все «пустые» периоды.
С помощью флажков Касса, Р/с и Неучт. определяются объекты учета, данные по которым должны быть включены в отчет. По умолчанию все эти флажки установлены. При установленном флажке Исключить просроченные из платежного календаря будут исключены все просроченные операции.
При необходимости можно сделать так, что в колонке Остаток/Дефицит все суммы меньше определенного минимума будут выделены другим цветом. Для этого нужно с клавиатуры ввести этот минимум в поле Выделить остатки меньше и щелкнуть мышью в любом месте окна.
Платежный календарь включает в себя информацию об остатках, оборотах, поступлениях и платежах денежных средств на каждую дату в соответствии с выполненными настройками. Валюта платежного календаря указывается отдельно по остаткам (дефицитам) и по оборотам за период – для этого предназначены переключатели соответственно Валюта данных «Остаток/Дефицит» и Валюта данных «Оборот за период», расположенные в нижней части окна.
Для вывода платежного календаря на печать следует воспользоваться командой Файл→Печать, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P, либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (при подведении указателя мыши к этой кнопке отображается всплывающая подсказка Печать отчета).
При необходимости можно представить информацию, содержащуюся в платежном календаре, в графическом виде. Для этого следует воспользоваться кнопкой Построить график, которая находится справа внизу окна (название кнопки можно увидеть после подведения к ней указателя мыши).Анализ структуры доходов и расходов предприятияВ программе реализована возможность анализа структуры доходов и расходов денежных средств. Переход в соответствующий режим осуществляется с помощью команды главного меню Состояние→Структура доходов и расходов. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.21.
Рис. 1.21. Структура доходов и расходов
В верхней части данного окна осуществляется настройка параметров анализа. В первую очередь следует определить интервал времени, данные за который должны быть проанализированы. Для этого нужно нажать кнопку, которая расположена правее полей Анализ за период с по, и в открывшемся окне выполнить настройку периода.
С помощью переключателя Отображать указывается, какое направление требуется проанализировать: приход денежных средств (значение Поступление) или расход (значение Платежи).
Возможности программы предусматривают проведение анализа структуры доходов и расходов как целом по предприятию, так и по каждому центру финансовой ответственности в отдельности. По умолчанию предлагается проведение анализа в целом по предприятию. Чтобы выполнить отбор данных по какому-либо центру ответственности, нужно установить флажок Подразделения, и в открывшемся правее поле из раскрывающегося списка выбрать название структурного подразделения, данные по которому должны быть проанализированы. Содержимое этого раскрывающегося списка формируется в справочнике плательщиков/получателей (описание данного справочника приведено выше). Если при этом установить флажок Учитывать подчиненные подразделения, то в отчет будет включена информация и по тем подразделениям, которые являются подчиненными для выбранного подразделения.
Полезная функциональность реализована с помощью переключателя Консолидировать. Этот переключатель позволяет суммировать (консолидировать) отчетные данные по типовым операциям, по ответственным лицам, по проектам, либо вообще не суммировать. На рис. 1.22 показан пример отчета, в котором данные консолидированы по операциям.
Рис. 1.22. Консолидация данных по операциямЕсли справа вверху окна установлен флажок Учитывать невключенные в бюджет, то при проведении анализа будут приняты во внимание в том числе и те платежи, у которых в окне ввода и редактирования (см. рис. 1.19) на вкладке Заметки установлен флажок Игнорировать при расчете бюджетов.
При установленном флажке Исключить не оплаченные из окна отчета будут удалены все неоплаченные операции.
Суть анализа структуры доходов и расходов состоит в том, чтобы выявить доминирующие операции, которые в рамках заданного периода (период анализа указан в полях Анализ за период с по) определяют основные поступления денежных средств либо платежи. Иначе говоря, с помощью анализа выясняется, чем обусловлен приход или расход денежных средств на предприятии. В этой связи весьма полезной является возможность включения в отчет только наиболее доминирующих первых 10 позиций – для этого достаточно установить флажок Только первые 10 позиций.
При необходимости можно исключить из списка любую позицию – для этого нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Исключить операцию. Чтобы впоследствии вернуть исключенную операцию в отчет, нужно установить на нее курсор и повторно активизировать данную команду.
В нижней части окна с помощью переключателя Валюта данных осуществляется выбор валюты отчета. Можно выбрать базовую валюту, вторую валюту либо произвольную валюту (в последнем случае нужно установить переключатель в положение Иное, и в открывшемся окне справочника валют выбрать требуемое значение).Построение бюджетовДля перехода в режим формирования бюджета следует выполнить команду главного меню Организационные бюджеты→Формирование бюджетов. При этом на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.23.
Рис. 1.23. Формирование бюджетов
В левой части данного окна представлен иерархический список бюджетных статей. В колонке Сумма по плану отображаются плановые значения показателей, а в следующих двух колонках – отклонение этих значений от последних фактических значений, в стоимостном и процентном выражении.
В верхней части окна в полях Начальная дата и Конечная дата указываются соответственно начальная и конечная даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика.
В поле Бюджет для организационной структуры из раскрывающегося списка выбирается центр финансовой ответственности, по которому необходимо сформировать бюджет (содержимое этого списка формируется в справочнике отделов/подразделений, описание которого приведено выше).
В нижней части окна с помощью переключателя Валюта данных осуществляется выбор валюты отчета. Можно выбрать базовую валюту, вторую валюту либо произвольную валюту (в последнем случае нужно установить переключатель в положение Иное, и в открывшемся окне справочника валют выбрать требуемое значение).
Для добавления в иерархический список статей новой позиции нужно установить курсор в требуемое место иерархии и выполнить команду контекстного меню Добавить план. В результате на экране откроется окно редактирования планового показателя, пример которого показан на рис. 1.24.
Рис. 1.24. Ввод и редактирование планового показателяВид и состав данного окна зависит от того, на какой ветви иерархии выполняется добавление показателя. Если осуществляется ввод данных по задолженности, то окно выглядит так, как показано на рис. 1.24. При вводе, например, данных по доходной статье вместо поля Плательщик/получатель в данном окне будет отображаться поле Наименование операции, и др.
В верхней части данного окна из раскрывающегося списка следует выбрать объект учета, по которому формируется плановый показатель. Содержимое этого списка сформировано в соответствующем справочнике (например, в справочнике поставщиков/получателей, либо в справочнике типовых операций, и т. д.). Затем в поле Сумма по плану нужно с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, ввести требуемую сумму, а в расположенном правее поле из раскрывающегося списка выбрать валюту, в которой эта сумма выражена. После нажатия в данном окне кнопки Сохранить изменения, которая находится справа внизу окна (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), введенное значение отобразится в бюджете.
При необходимости из иерархического списка можно удалить любой плановый показатель. Для этого нужно выделить его в списке курсором и активизировать команду контекстного меню Удалить план. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Подобным образом можно сформировать плановые бюджеты для всех центров финансовой ответственности предприятия.Контроль исполнения бюджетовДля контроля исполнения плановых бюджетных показателей в программе предназначена отдельная функциональность. Переход в соответствующий режим осуществляется с помощью команды главного меню Организационные бюджеты→Контроль исполнения бюджетов→Исполнение простых бюджетов. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.25.
Рис. 1.25. Контроль исполнения бюджетов
В данном окне в поле Дата. Статья представлен иерархический список бюджетных статей. В колонке Сумма по плану отображаются плановые значения показателей, а в колонке Сумма по факту – фактические значения. В следующих двух колонках показано отклонение фактических значений от плановых, в стоимостном и процентном выражении. Затем показан процент отклонения значения фактического показателя от аналогичного значения в прошлом периоде, а также процент, который принадлежит данному показателю в общей структуре фактических показателей.
В верхней части окна в полях Начальная дата и Конечная дата указываются соответственно начальная и конечная даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика.
В поле Периодичность из раскрывающегося списка выбирается требуемая периодичность представления данных в отчете. При этом нужно принимать во внимание продолжительность периода, указанного в полях Начальная дата и Конечная дата. Например, если продолжительность периода анализа – один месяц, то выбирать в поле Периодичность значение Квартал или Год не имеет смысла.
В поле Бюджет для организационной структуры из раскрывающегося списка выбирается центр финансовой ответственности, по которому необходимо проконтролировать исполнение бюджета.
В нижней части окна с помощью переключателя Валюта данных осуществляется выбор валюты отчета. Можно выбрать базовую валюту, вторую валюту либо произвольную валюту (в последнем случае нужно установить переключатель в положение Иное, и в открывшемся окне справочника валют выбрать требуемое значение).
Для вывода отчета на печать следует воспользоваться командой Файл→Печать, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P, либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (при подведении указателя мыши к этой кнопке отображается всплывающая подсказка Печать отчета).
По каждой статье бюджета можно вывести информацию в графическом виде. Для этого необходимо курсором выделить в иерархическом списке требуемую статью и нажать кнопку Построить график, расположенную справа внизу окна (чтобы увидеть название кнопки, нужно подвести к ней указатель мыши).Глава 3. Бюджетное планирование в программе BPlanВ данной главе мы рассмотрим программу BPlan, представляющую собой небольшой удобный продукт, предназначенный для финансового планирования и бюджетирования на небольших предприятиях. Данная программа имеет как бесплатную, так и платную версии, причем бесплатная версия (которую мы и будем рассматривать) имеет ограничение по количеству направлений (разрезов) бюджетирования и по количеству используемых бюджетных статей.
Дистрибутив бесплатной версии объемом 16 Мб можно скачать на сайте разработчика по адресуПредварительно нужно пройти регистрацию, но этот процесс много времени не займет.
Чтобы установить программу на компьютер, запустите инсталляционный файл и следуйте указаниям Мастера установки. по окончании установки в меню Пуск появится программная папка BPlan. Для удобства работы рекомендуется вывести ярлык запуска программы на Рабочий стол.
Назначение и функциональные возможности программыС помощью программы BPlan можно решать перечисленные ниже задачи бюджетирования и финансового планирования.
• Формирование бюджетов в разрезе разных направлений и бюджетных статей.
• Сохранение готовых бюджетов, а также бюджетных моделей в отдельных файлах для последующего использования.
• Гибкая настройка программы применительно к потребностям конкретного пользователя.
• Использование разнообразных операционных таблиц.
• Формирование, редактирование и использование списка избранных отчетов.
• Построение четкой бюджетной структуры применительно к особенностям конкретного предприятия.
• Формирование и использование самых разнообразных бюджетных моделей.
• Автоматический расчет показателей бюджета с помощью встроенного механизма формул.
• Выполнение операций экспорта и импорта данных в MS Excel.
• Использование в одной таблице (бюджетной модели) одновременно расчетных, редактируемых и фиксированных ячеек (показателей).
• Вывод данных на печать с возможностью предварительного просмотра печатной формы документа.
Помимо перечисленных, с помощью программы BPlan можно решать и другие задачи бюджетирования, возникновение которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.
Описание пользовательского интерфейсаПосле запуска программы на экране отображается ее пользовательский интерфейс, который показан на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Главное окно программы BPlan
В верхней части окна, сразу под его заголовком, находится главное меню, команды которого предназначены для выбора требуемого режима работы и активизации соответствующих функций программы. Главное меню является основным рабочим инструментом.
Под главным меню расположена инструментальная панель, кнопки которой используются для быстрого доступа к наиболее востребованным функциям. Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши – это позволяет быстро определить назначение каждой кнопки.
Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню – еще один важнейший инструмент программы. Содержимое контекстного меню (попросту говоря – перечень входящих в его состав команд) может зависеть от текущего режима работы.
Вдоль нижней границы интерфейса располагается строка состояния – элемент, который функциональной нагрузки не несет, а выполняет лишь информативные функции. В частности, здесь отображаются подсказки при наведении указателя мыши на пункты главного меню, и т. п.
Далее, по мере работы с программой, мы подробнее познакомимся с ее наиболее востребованными инструментами.Подготовка программы к работеПеред тем как начать работу, просмотрите текущие настройки программы – возможно, что-то придется подкорректировать.
Для настройки пользовательского интерфейса предназначены команды меню Вид. С помощью команды Модель осуществляется управление отображением окна модели, команды Окно формулы – управление отображением окна формулы (при включенном режиме отображения данное окно располагается в нижней части главного окна программы). Команда Строка состояния используется для управления отображением строки состояния (как отмечалось выше, она располагается вдоль нижнего края интерфейса; на рис. 2.1 в ней отображается текст Нажмите F1 для получения справки).
Остальные настройки выполняются в окне Параметры BPlan (рис. 2.2), которое открывается при активизации команды главного меню Сервис→Параметры.
Рис. 2.2. Настройка программы
Все параметры окна настройки программы в зависимости от назначения и функциональности разделены на две вкладки – Общие настройки и Таблица (на рис. 2.2 показано содержимое вкладки Таблица).
На вкладке Общие настройки находятся параметры Количество операций автосохранения и Отображать избранные отчеты в окне модели. В поле Количество операций автосохранения можно ввести число операций, после которых будет выполняться автоматическое сохранение текущего файла (другими словами, если ввести значение 7, то программа автоматически через каждые 7 операций будет сохранять текущий проект). Эта возможность позволяет предотвратить потерю данных в случае непредвиденных аппаратных или программных сбоев, а также при возникновении прочих нештатных ситуаций (отключение электроэнергии и т. п.).
При установленном флажке Отображать избранные отчеты в окне модели отчеты, помещенные в перечень избранных отчетов (Модель→Избранные отчеты), будут показаны в окне модели (на рис. 2.1 окно модели называется Модель).
Что касается вкладки Таблица, то здесь производится настройка представления данных в ячейках таблиц, основных параметров печати, а также порядок навигации по ячейкам таблицы.
Количество знаков, которые должны быть показаны в дробной части числа после запятой, вводится с клавиатуры в поле Количество знаков после запятой в таблице; по умолчанию в данном поле установлено значение 2. В поле Разделитель целой и дробной части также с клавиатуры вводится символ, который будет использоваться в качестве разделителя целой и дробной частей чисел (по умолчанию в качестве разделителя используется запятая).
В поле Разделитель тысяч указывается символ, который будет использоваться в качестве разделителя тысяч; по умолчанию установлен пробел. Символ Пробел не отображается в данном поле, но ввести его необходимо – в противном случае числа будут отображаться без тысячного разделителя. Также в качестве разделителя можно использовать и другие символы – точка, запятая, и др.
Следующие два параметра предназначены для настройки печатной формы документа. Если необходимо, чтобы на многостраничных документах названия строк и столбцов печатались на каждой странице, то нужно установить флажок При печати таблицы печатать названия строк и столбцов на каждой странице. Если установлен флажок Печатать текущую дату, то на всех документах, выводимых на печать, будет напечатана текущая дата.
В поле Выравнивать значения в ячейках из раскрывающегося списка выбирается способ выравнивания содержимого ячеек. Возможен выбор одного из трех вариантов – По правому краю, По левому краю и По центру.
В полях Переход по ячейкам по клавише Enter и Переход по ячейкам по клавише Tab определяется порядок перемещения курсора по таблице при нажатии клавиш соответственно Enter и Tab. Требуемый вариант выбирается из соответствующего раскрывающегося списка. В обоих случаях выбирается один из пяти вариантов: Вниз, Вверх, Вправо, Влево и Текущая.
Все изменения, выполненные в окне настройки параметров программы, вступают в силу только после нажатия кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из режима настройки без сохранения выполненных изменений.Работа с проектамиВ программе BPlan каждый созданный проект (бюджет) сохраняется в отдельном файле. Для работы с файлами проектов предназначены команды меню Файл.
Чтобы создать новый проект (бюджет), выполните команду главного меню Файл→Создать или нажмите соответствующую кнопку инструментальной панели. С помощью команды Файл→Открыть можно в любой момент открыть сохраненный ранее файл проекта для просмотра или редактирования. При активизации данной команды на экране отображается окно, в котором по обычным правилам работы с Windows-приложениями указывается путь к файлу.
ПРИМЕЧАНИЕ
Команда Файл→Создать вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+N, а команда Файл→Открыть – с помощью комбинации клавиш Ctrl+O.
При работе с большим количеством проектов целесообразно пользоваться встроенным менеджером файлов – механизмом, который обеспечивает быстрый доступ ко всем имеющимся проектам, а также позволяет быстро создать новый проект в соответствии с имеющимся шаблоном (например, для производственного предприятия предлагается один шаблон, для торговой компании – другой). Вызов менеджера файлов осуществляется с помощью команды главного меню Файл→Менеджер файлов – при ее выполнении открывается окно, которое показано на рис. 2.3.
Рис. 2.3. Менеджер проектовЗдесь с помощью переключателя вы можете указать требуемый вариант действий: создать пустой файл проекта, создать файл проекта на основании имеющегося шаблона либо открыть созданный ранее файл. Если переключатель установлен в положение По шаблону, то в расположенном ниже списке нужно курсором выделить подходящий шаблон и нажать кнопку ОК. Если же переключатель установлен в положение Открыть файл, то аналогичным образом в расположенном ниже списке выбирается путь к требуемому файлу, после чего нужно нажать кнопку ОК. Если в предложенном списке нужный файл отсутствует, то следует установить курсор в положение Другие файлы и нажать кнопку ОК – в результате на экране откроется окно, в котором по обычным правилам Windows указывается требуемый путь.
ПРИМЕЧАНИЕ
Если в нижней части окна установлен флажок Показывать при старте программы (см. рис. 2.3), то окно Менеджер файлов будет автоматически отображаться на экране при каждом запуске программы.
При необходимости текущий проект можно защитить паролем от несанкционированного и неквалифицированного доступа. Это особенно актуально, если к компьютеру имеет доступ несколько пользователей. Для перехода в режим настройки пароля нужно выполнить команду главного меню Файл→Задать/изменить пароль – в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Настройка парольной защитыВы можете включить парольную защиту отдельно для просмотра и для редактирования проекта. В первом случае введите пароль в поля На чтение и повторите, во втором – На правку и повторите (каждый пароль вводится дважды с целью недопущения ошибки). Введенные пароли вступят в силу после нажатия в данном окне кнопки ОК.
Для сохранения изменений, внесенных в текущий проект, используйте команду Файл→Сохранить. Если вы хотите сохранить эти изменения в виде отдельного проекта, выполните команду Файл→Сохранить как, и в открывшемся окне введите путь для сохранения и имя файла проекта.
Для отправки документа на принтер используйте команду Файл→Параметры печати. При ее активизации на экране отображается окно, которое показано на рис. 2.5.
Рис. 2.5. Подготовка проекта к печатиВ данном окне нужно определить параметры печати (размер бумаги, ориентация и др.), и нажать кнопку ОК.
Управление бюджетными моделямиВ программе BPlan реализованы широкие функциональные возможности для управления бюджетными моделями. К большинству из них доступ осуществляется с помощью соответствующих команд меню Модель.
Список наиболее востребованных отчетов, сохраненных ранее при работе с таблицами (более подробно о таблицах речь пойдет ниже), можно вызвать с помощью команды Модель→Избранное. Чтобы открыть любой из них, нужно в окне, которое отображается на экране при активизации данной команды, выделить его в списке щелчком мыши и нажать кнопку Открыть. Для переименования текущего отчета предназначена кнопка Переименовать, а если потребуется удалить какой-либо отчет из списка избранных, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить.
В программе BPlan существует такое понятие, как направление бюджетной модели – под ним подразумевается разрез бюджетирования, по которому классифицируются бюджетные данные. Для обоснованного принятия управленческих решений необходимо анализировать как плановые так и фактические бюджеты в самых различных разрезах (направлениях).
Чтобы определить, какие направления будут использоваться в том или ином бюджете, необходимо сформулировать требования к последующему анализу данных этого бюджета. Необходимость направлений обусловлена тем, что, например, на основании данных бюджета продаж руководство компании хочет получать ответ на вопросы типа: «Сколько составил фактический объем продаж, выраженный в долларах США, телевизоров SONY, проданных через розничную сеть в Москве в июне 2011 г.?». В этом случае при разработке формата этого бюджета следует включить в него направления: «версии» («фактическая» и др.), «валюта», «продукты», «канал сбыта» («розница» и др.), «регион» («г. Москва» и др.) и «время». Другими примерами направлений, которые могут использоваться в бюджетных моделях, служат: «материалы», «подразделения», «ЦФО», «проекты», «клиенты», «договора». При этом каждое направление состоит из набора иерархически организованных элементов.
Для создания направления предназначена команда главного меню Модель→Создать направление. Перечень направлений, используемых в текущей бюджетной модели, формируется в левой части окна модели, см. рис. 2.1. При активизации команды Модель→Создать направление в перечне появляется новое направление, которому по умолчанию присваивается название Направление-№, где № – порядковый номер направления (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Создание направления
На этом рисунке изображено создание направления под названием Направление-1. Вновь созданным направлениям названия присваиваются автоматически, но они «обезличенные» и различаются только номерами – Направление-1, Направление-2 и т. д. Очевидно, что такая бюджетная модель совершенно неинформативна, поэтому рекомендуется присвоить направлению название, характеризующее его сущность. Это можно сделать сразу после создания направления, а можно – позже, в любое время. Для переименования созданного ранее направления нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на его названии, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Переименовать, и с клавиатуры ввести требуемое название.
Если необходимо удалить какое-либо направление, то в данном контекстном меню нужно выполнить команду Удалить. При активизации данной команды программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Порядок следования направлений можно изменить с помощью команды Переместить. При активизации данной команды на экране открывается окно со списком направлений, где направления представлены в той очередности, в которой они расположены в окне бюджетной модели. Чтобы переместить направление, нужно выделить его в списке курсором, после чего воспользоваться соответствующей кнопкой, расположенной в правой части окна. Выполненные изменения вступают в силу после нажатия в данном окне кнопки ОК.
Возможности программы предусматривают формирование стандартных направлений, с использованием специально предназначенных встроенных шаблонов.ПРИМЕЧАНИЕ
В данном случае под шаблоном подразумевается комплекс определенных настроек и условий, отвечающих некоторым общим критериям.
Такими стандартными направлениями являются: Время, План/факт и Валюты. Чтобы сформировать любое из них, следует выполнить соответствующую команду подменю Модель→Создание направления по шаблону.ВНИМАНИЕ
Создание направления Валюты возможно только после того, как было создано направление Время.
Вы можете в любой момент выполнить пересчет всех таблиц проекта, с которым работаете в данный момент. Для решения этой задачи выполните команду главного меню Модель→Перерасчет бюджета. При этом следует учитывать, что таблицы, включающие в себя направление Валюты, будут пересчитаны только в базовой валюте.
С помощью команды Модель→Синхронизация валют осуществляется запуск пересчета значений статей после того, как были внесены изменения в справочник валют.Формулы расчета бюджетных показателей (статей)В программе BPlan бюджетными статьями могут являться целевые показатели, ограничения, нормативы и бюджетные показатели. Например, чтобы получить ответ на вопрос «Сколько составил фактический объем продаж, выраженный в долларах США, телевизоров SONY, проданных через розничную сеть в Москве в июне 2011 года?», необходимо включить в бюджетную таблицу финансовый показатель «объем продаж», который и является статьей в данном бюджете.
Исходя из этого, сформулируем следующее определение: бюджетные статьи – это планируемые показатели финансово-хозяйственной деятельности, имеющие единицу измерения. Например – объем продаж (штук), начисленная зарплата (руб.), цена за единицу (руб./ед.), транспортные расходы (руб.) и т. п. В программе BPlan структура бюджетных статей может иметь иерархическое представление.
Значения бюджетных статей могут задаваться пользователем вручную (редактируемые значения), рассчитываться методом консолидации (консолидируемые значения), рассчитываться методом разнесения (деконсолидируемые значения) или рассчитываться по формуле (рассчитываемые значения).
В программе BPlan формулы позволяют описывать зависимости между статьями, отличные от расчета методом консолидации (более подробно о консолидации бюджетных статей речь пойдет ниже). Для любой статьи можно построить формулу расчета ее значений на основе значений других статей, в том числе и находящихся в других таблицах. Например, типичная таблица «бюджет продаж» может включать в себя следующие статьи:
• Запланированные продажи (ед.);
• Цена за единицу (руб./ед.);
• Выручка (руб.).
Первые две статьи будут содержать сведения об объемах продаж и ценах каждого продукта в каждом периоде. А значение статьи «Выручка (руб.)» будет рассчитываться как произведение значений первых двух статей – и вот для этого необходимо составить соответствующую формулу.
ПРИМЕЧАНИЕ
В случае если в таблице присутствуют иерархические направления, формулы между статьями действуют только на нижних уровнях этой иерархии. На более высоких уровнях работает консолидация по направлению.
Ячейку, для которой существует формула, в таблице можно сделать редактируемой. В этом случае значение статьи в этой ячейке будет не рассчитываться, а вводиться напрямую с клавиатуры.
Для работы с формулами предназначены команды, включенные в состав меню Формула. С их помощью можно перейти в режим создания формулы, добавлять в формулу операторы сложения, вычитания, умножения и деления, удалять из формулы операторы, и т. д. Необходимые действия выполняются в окне формул, которое находится в нижней части интерфейса (рис. 2.7).
Рис. 2.7. Окно формулНапомним, что управление отображением данного окна осуществляется с помощью команды главного меню Вид→Окно формулы, а с помощью команды Формула→Текстовое представление формулы осуществляется управление отображением информационного поля, расположенного в верхней части окна; в этом поле показывается текст формулы.
Для создания формул (вставка операторов и операндов, задание условий и т. д.) используйте соответствующие команды меню Формула или кнопки инструментальной панели, которая расположена вдоль нижнего края данного окна (см. рис. 2.7). На этих кнопках имеются символы, характеризующие действия, вызываемые с помощью каждой кнопки (например, символы сложения, вычитания, деления и т. д.). Кроме этого, названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши, что упрощает процесс выбора требуемой кнопки.
В целом процесс создания формул прост, он основан на принципе конструктора: нужно в требуемом порядке вставить элементы формулы.Консолидация и разнесение бюджетных статейКак уже отмечалось ранее, в программе BPlan направление состоит из набора иерархически организованных элементов. Что касается бюджетных статей, то их тоже можно объединять в иерархические группы. Для расчета значений иерархически организованных статей и значений статей для иерархически организованных элементов направлений в BPlan существует специальный метод расчета, называемый консолидацией . При этом имеется два вида консолидации – консолидация статей и консолидация по направлению .
Консолидация статей – расчет значения родительской статьи как суммы значений всех ее дочерних статей. Консолидация по направлению – расчет значения статьи как суммы ее значений по иерархии, заданной направлением.
Оба вида консолидации генерируются программой автоматически сразу после создания соответствующей иерархии. При этом реализована возможность отключения консолидации для любой статьи по любому из направлений. Например, для статьи «цена за единицу продукции» консолидация по направлению «время» не будет иметь смысла и ее необходимо отключить. Учтите, что консолидация статей может быть отключена только заданием явной формулы для какой-либо статьи.
В программе существует еще один метод расчета, который называется разнесение . Его сущность заключается в том, что он является обратным консолидации и расчету по формулам. Существует три вида разнесения, которые перечислены ниже.
• Разнесение статей – распределение значения родительской статьи по дочерним статьям пропорционально их текущим значениям.
• Разнесение по направлению – распределение значения статьи на ее значения по иерархии, заданной направлением, пропорционально текущим значениям.
• Разнесение по формуле – распределение значения статьи, для которой существует формула, на статьи, входящие в формулу, по алгоритму, обратному существующей формуле.
Чтобы выполнить разнесение по формуле, следует предварительно выяснить, на какую из статей, входящих в формулу, будет производиться разнесение, иначе говоря – определить деконсолидируемую статью. Значения остальных статей, входящих в формулу, при разнесении останутся неизменными.
Процесс разнесения осуществляется в два этапа. Вначале ячейке таблицы, которую необходимо разнести, присваивается статус «редактируемая», после чего для нее выполняется команда «разнести ячейку». При этом проводится расчет с использованием всех возможных для этой ячейки видов разнесения: разнесение статей в случае, если у данной статьи есть дочерние статьи, разнесение по направлению для всех направлений, по которым есть дочерние элементы, и разнесение по формуле в случае, если для статьи существует формула и определена деконсолидируемая статья из числа входящих в формулу.
Работа с бюджетными таблицамиОдним из важнейших элементов бюджетов, создаваемых в программе BPlan, являются бюджетные таблицы, в которых планируются (отображаются, редактируются и рассчитываются) значения определенных статей, представленные в разрезе определенных направлений. Каждая таблица может содержать неограниченное число статей и не более 4-х направлений (не считая «Время» и «Валюты»).
В BPlan процедуры создания направлений и конструирования на их основе таблиц разделены. Иными словами, вы можете в любой последовательности создавать в системе направления и бюджетные таблицы.
ВНИМАНИЕ
Единственным условием создания таблицы является наличие как минимум одного ранее определенного направления.
Одно и то же направление может быть использовано во множестве разных таблиц. При внесении изменений в структуру элементов какого-либо направления, они автоматически появляются во всех таблицах, созданных на основе данного направления.
Статьи создаются внутри конкретной таблицы, причем можно включить статью, созданную в одной таблице, также и в любую другую таблицу.
Чтобы иметь возможность работать с многомерной (имеющей больше двух иерархических направлений) таблицей, в BPlan существуют специальные возможности по настройке вида отображения таблиц, которые перечислены ниже.
• Как по горизонтали, так и по вертикали таблицы можно отобразить любое количество направлений – «видимые» направления.
• Для «видимых» направлений можно «сворачивать» и «разворачивать» данные по уровням иерархии.
• В случае, если нежелательно отображение всего «видимого» направления, можно указать для него ограниченную область элементов для отображения.
• Ряд направлений можно сделать «невидимыми» – не отображать их ни по горизонтали, ни по вертикали. Для этих направлений необходимо указать элемент, данные для которого будут отображаться в таблице.
• В случае если нежелательно отображение всех содержащихся в таблице статей, можно ограничить отображение только выбранными статьями.
• Имеется возможность «сворачивать» и «разворачивать» данные по уровням иерархии статей.
Для работы с бюджетными таблицами предназначены команды, расположенные в меню Таблица, которое отображается в составе главного меню программы только в том случае, когда открыто окно таблицы (это окно расположено в правой части главного окна программы, на рис. 2.1 оно является пустым).
Команда Таблица→Печать предназначена для вывода на печать текущей таблицы; перед этим рекомендуется просмотреть печатную форму документа с помощью команды Таблица→Предварительный просмотр.
При активизации любой из команд: Таблица→Параметры вертикальной оси или Таблица→Параметры горизонтальной оси на экране открывается окно Параметры оси, в котором с клавиатуры указывается соответственно высота строки или ширина колонки. По умолчанию высота строки равняется 20, ширина колонки – 80.
С помощью команды Таблица→Запустить пересчет статей осуществляется запуск пересчета всех статей текущей таблицы. При необходимости можно выполнить выборочный пересчет статей – для выполнения данной операции предназначена команда Таблица→Запустить пересчет выделенных статей.
Команды Ячейки редактируемые, Ячейки рассчитываемые, Ячейки фиксированные и Ячейки не фиксированные предназначены для придания соответствующего статуса предварительно выделенным ячейкам (либо ячейке, на которой в данный момент установлен курсор). Если к предварительно выделенным ячейкам применить команду Ячейки редактируемые, то значения этих ячеек можно будет изменять как вручную, так и с помощью формул. После выполнения команды Ячейки рассчитываемые значения выделенных ячеек отредактировать будет невозможно. С помощью команды Ячейки фиксированные значения выделенных ячеек нельзя будет сформировать либо изменить расчетным путем. С помощью команды Ячейки не фиксированные с выделенных ячеек снимается запрет на выполнение расчетных операций.
Команда Таблица→Мастер связи с MS Excel предназначена для перехода в режим настройки связи ячеек таблицы с ячейками выбранного файла Excel. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.8.
Рис. 2.8. Настройка обмена данными с ExcelC помощью переключателя Диапазон ячеек определяется, на какие ячейки текущей таблицы распространяется данная настройка. Если переключатель установлен в положение Только выделенные, то настройка будет распространяться только на предварительно выделенный диапазон ячеек. При установленном значении Все ячейки текущего представления таблицы в обмене данными будут участвовать все ячейки текущей таблицы.
В выделенной области Перенести в MS Excel путем установки соответствующих флажков определяются типы данных, которые должны быть перенесены в Excel. Возможные варианты – Название таблицы и фиксированных значений, Заголовки строк и столбцов и Значения ячеек.
В нижней части окна в выделенной области Файл MS Excel указываются параметры файла Excel, с которым будет осуществляться обмен данными. В первую очередь в соответствующем поле следует указать путь к файлу. Для этого нужно нажать кнопку, расположенную справа от данного поля, и в открывшемся окне Выберите MS-Excel файл для связи указать требуемый путь.
С помощью кнопки Открыть MS Excel на экран выводится окно табличного редактора Excel. В поле Лист книги из раскрывающегося списка нужно выбрать лист книги Excel, с которым будет производиться обмен данными.
По окончании настройки связи с Excel нужно в данном окне нажать кнопку ОК. С помощью кнопки Cancel осуществляется из данного режима без сохранения выполненных изменений.Вспомогательные функции программыМеню Сервис включает в себя только одну команду – Параметры. С помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки параметров работы программы. Описание данного режима приведено выше, в разделе «Подготовка программы к работе».
В состав меню Окна входит три команды: Каскадом, Черепицей и Упорядочить. Эти команды предназначены для настройки расположения окон в составе интерфейса программы.
С помощью команд, расположенных в меню Помощь, осуществляется вызов справочной информации, переход в режим просмотра информации об используемой версии программы, а также переход на сайт разработчиков программы.
Практический пример построения бюджетной моделиДалее мы на конкретном примере рассмотрим порядок построения бюджетной модели в программе BPlan.
Вначале нужно создать новый проект. Для этого следует выполнить команду Файл→Создать, и в открывшемся окне указать имя файла создаваемого проекта и путь для его сохранения. По умолчанию предлагается сохранить файл в папке Templates, которая находится в каталоге программы. После нажатия в данном окне Сохранить на экране откроется бюджетной модели, как показано на рис. 2.9.
Рис. 2.9. Создание новой бюджетной модели
Следующая задача – формирование списка направлений (бюджетных разрезов). Для примера создадим направления Номенклатура и Время, причем последнее будет сформировано на основании шаблона.
Для того чтобы создать произвольное направление Номенклатура, активизируем команду главного меню Модель→Создать направление и с клавиатуры введем название создаваемого направления, после чего нажмем Enter. После этого нужно сформировать список значений созданного направления. Для этого следует нажать кнопку, которая расположена справа от названия направления, затем в открывшемся ниже поле щелкнуть правой кнопкой мыши – в результате откроется контекстное меню, в котором нужно выполнить команду Создать. При активизации данной команды появится значение направления, которому по умолчанию будет присвоено наименование Новый элемент1. Это наименование можно отредактировать с клавиатуры; введем здесь название Товар 1. Аналогичным образом создадим еще одно значение направления и назовем его Товар 2. Результат выполненных действий изображен на рис. 2.10.
Рис. 2.10. Создание направленияПосле этого на основании имеющегося шаблона сформируем направление Время. Для этого в главном меню нужно выбрать команду Модель→Создать направление по шаблону→Время – при ее активизации в списке направлений появится новая позиция, которой автоматически будет присвоено название Время. Теперь нажмем кнопку, расположенную справа от его названия – в результате откроется поле списка значений направления. Для ввода значения направления вызовите в данном поле контекстное меню и в подменю Добавить выберите требуемый вариант.
Для примера присвоим направлению Время значения Январь, Февраль и Март – для этого в контекстном меню нужно выбрать команду Добавить→Квартал по месяцам→1-й. Теперь бюджетная модель будет выглядеть так, как показано на рис. 2.11.
Рис. 2.11. Создание стандартного направления по шаблонуИмейте в виду, что даже если вы формируете направление по шаблону, вы можете в его состав включать не только шаблонные, но и любые произвольные значения – для этого используйте команду контекстного меню Создать.
Следующий этап – построение бюджетной таблицы. При формировании новой бюджетной модели в ее состав по умолчанию включается группа Главная – раскройте ее (щелкнув мышью на кнопке справа от названия группы), и выполните команду контекстного меню Создать таблицу. После этого в группе отобразится позиция, которой по умолчанию будет присвоено название Новая таблица1, а в столбце Таблицы появится таблица с таким же именем.
В столбце Таблицы изменим название таблицы, предложенное по умолчанию – для этого достаточно с клавиатуры ввести требуемый вариант. Впоследствии для переименования таблицы нужно щелкнуть на ее названии правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Переименовать, после чего с клавиатуры ввести требуемое значение. В нашем примере назовем созданную таблицу Реализация. Результат выполненных действий показан на рис. 2.12.
Рис. 2.12. Формирование таблицы РеализацияЕсли в группе Главная напротив названия таблицы установлен флажок, то эта таблица будет отображаться в столбце Таблицы (как показано на рис. 2.12). При снятом флажке таблица будет скрыта.
Каждая бюджетная таблица должна включать в себя статьи и направления. Справа от названия таблицы находятся две кнопки: Статьи и Направления (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). При нажатии на кнопку Статьи открывается поле, в котором формируется перечень бюджетных статей, а при нажатии кнопки Направления – поле, в котором формируется перечень направлений текущей таблицы.
Чтобы добавить в таблицу статью, нужно в поле формирования перечня статей нажать правую кнопку мыши, и выполнить команду Создать, которая находится в открывшемся контекстном меню. После этого в списке появится новая позиция, которой по умолчанию будет присвоено значение Новая статья1. Это значение можно отредактировать с клавиатуры. В рассматриваемом примере созданная бюджетная статья будет называться Сумма продаж.
Чтобы добавить в таблицу направление, нужно в поле формирования перечня направлений нажать правую кнопку мыши, и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить направление. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 2.13.
Рис. 2.13. Выбор направленияВ данном окне содержится список направлений, которые ранее были созданы для текущей бюджетной модели. В нашем примере это направления Номенклатура и Время. Чтобы добавить направление в таблицу, нужно в данном окне выделить его курсором и нажать кнопку ОК. В рамках нашего примера добавим в таблицу оба направления.
Теперь, чтобы просмотреть созданную таблицу, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на ее названии в столбце Таблица, и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Открыть – результат показан на рис. 2.14.
Рис. 2.14. Пример бюджетной таблицыЧтобы увидеть таблицу в таком представлении, как показано на рис. 2.17, нужно выключить отображение окна модели с помощью команды главного меню Вид→Модель, затем полностью развернуть окно таблицы, и щелкнуть мышью на значке + в ячейке 1 кв.
Кратко проанализируем содержимое построенной бюджетной таблицы.
По вертикали в данной таблице отображается перечень номенклатуры изделий, по горизонтали – периоды планирования. На пересечении находится статья Суммы продаж. Таким образом, для каждой позиции номенклатуры в данной таблице будет показана сумма продаж за единицу планируемого периода (в данном случае планируемый период – 1 квартал, а единица планируемого периода – месяц).
Теперь осталось заполнить ячейки созданной таблицы. Самый простой способ – это присвоить ячейкам статус Редактируемая (это можно сделать с помощью команды главного меню Таблица→Ячейки редактируемые либо соответствующей команды контекстного меню, которое открывается нажатием правой кнопки мыши), после чего с клавиатуры ввести требуемое значение. Пример заполненной таблицы показан на рис. 2.15.
Рис. 2.15. Заполнение бюджетной таблицыДанные в таблицы, которые формируются в первую очередь, заносятся именно таким образом. После этого информацию, которая хранится в разных таблицах, можно увязывать связывать между собой с помощью встроенного механизма формул. Для работы с формулами нужно открыть окно формул и использовать команды, расположенные в меню Формула. Для перерасчета всех таблиц проекта и формирования актуальных бюджетных данных предназначена команда главного меню Модель→Перерасчет бюджета.
Глава 4. Бюджетирование с помощью ERP-системы «Галактика»Одним из самых мощных и эффективных программных средств, позволяющих автоматизировать процессы бюджетирования, является система «Галактика» – продукт от российской компании «Галактика» (www.galaktika.ru). Ее отличительной особенностью по сравнению с другими программами является широчайшая функциональность, способность работать с большими базами данных, масштабность, мощные возможности для анализа, сравнения и прогнозирования. Эти, а также другие достоинства программы позволяют успешно ее эксплуатировать на предприятиях крупного бизнеса: корпорации, холдинги, объединения, финансово-промышленные группы, и т. д.
Структура программы «Галактика» имеет модульное представление. Каждый модуль ориентирован на выполнение целого ряда специфичных задач: например, модуль «ФРО» предназначен для учета безналичных денежных средств и банковских операций, модуль «Касса» – для учета наличных денежных средств и кассовых операций, модуль «Заработная плата» – для начисления и расчета заработной платы, социальных и иных выплат сотрудникам, и т. д. Наряду с этим, модули «Галактики» тесно взаимосвязаны друг с другом и представляют собой единую информационную систему.
Блок финансового планирования и анализа включает в себя модули «Платежный календарь», «Управление бюджетом» и «Финансовый анализ». В этой книге мы будем рассматривать модуль «Управление бюджетом», поскольку именно он предназначен для автоматизации процессов бюджетирования.
Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»Программа «Галактика» отличается тем, что в ней используется своя терминология, которой должен овладеть каждый пользователь. В данном разделе мы приводим трактовку основных терминов и понятий.
Активная копия бюджета – единственная копия бюджета, которая используется во многих операциях, как копия по умолчанию. В механизме согласования бюджетов – это текущая утвержденная копия бюджета.
Аналитика – аналитический признак показателя (статьи) бюджета, имеющий несколько значений. При автоматизированном ведении бюджетирования в качестве аналитических признаков могут использоваться каталоги используемой системы автоматизации – например, каталоги контрагентов, услуг, материальных ценностей, и др.
Аналитический разрез – набор аналитических признаков, в разрезе которых формируется значение показателя (статьи) бюджета.
Атрибуты внешнего фактора – тип внешнего фактора (например, сезонный рост цен, либо индекс инфляции, и т. п.) и тип значения внешнего фактора (например, конкретное число, либо диапазон значений, и т. п.).
База распределения бюджета – совокупность правил, описывающих распределение значения статьи бюджета для одного центра финансовой ответственности по статьям бюджетов других центров финансовой ответственности.
Бизнес-прогноз – совокупность предполагаемых данных, отражающих особенность внешней и внутренней среды предприятия на будущий период.
Бюджет – финансовый план, который характеризуется центром ответственности и периодом планирования. Бюджет отражает расходы и поступления средств по отдельным финансовым операциям.
Бюджетирование – разработка бюджетов, направленная на решение двух основных задач: определение объема и состава расходов и обеспечение покрытия этих расходов финансовыми ресурсами из различных источников.
Вариант бюджета – некоторый вариант развития событий, учитывающий алгоритмы расчетных статей, прогнозные курсы валют, внешние факторы и др. Если в программе предусмотрено использование механизма вариантов бюджетов, то это позволяет формировать бюджеты одновременно для нескольких различных вариантов развития ситуации – например, учитывая рост или падение курсов валют, динамику цен, и т. п.
Внешний фактор – параметр, влияющий на значения статей бюджета в определенном временном интервале. Примеры внешних факторов – показатели инфляции, сезонные колебания цен, и т. д.
Значение аналитики – конкретное значение аналитического признака. Например, для аналитики «Каталог контрагентов» значением является ООО «Протон».
Значение по аналитике – значение статьи бюджета для конкретного значения аналитики. Например, если к статье привязана аналитика «Каталог контрагентов», и значение статьи бюджета для значения аналитики ООО «Протон» равно 1000, то 1000 – это значение статьи бюджета по аналитике ООО «Протон».
Контроль исполнения бюджета – составная часть бюджетного процесса, позволяющая собой мониторинг производственно-хозяйственной деятельности в контексте достижения бюджетных показателей.
Слой аналитики – определяет представление данных по аналитическому разрезу. В разных слоях данные можно представить либо как различные иерархии аналитических признаков, либо агрегировать по одному или нескольким аналитическим признакам. Например, слоем является часть значений аналитик, входящих в состав некоторой группы аналитик.
Спецификация внешнего фактора – совокупность следующих показателей: период действия внешнего фактора и значение внешнего фактора.
Стадия бюджетного процесса – числовой идентификатор бюджетного процесса. Например, стадии формирования бюджетов доходов можно снабжать числовыми идентификаторами, начинающимися с цифр 01, а стадии формирования бюджетов расходов – 02.
Статья бюджета – это основной показатель бюджета, который в большинстве случаев характеризуется следующими атрибутами: тип показателя (доход, расход, задолженность и т. п.), способ расчета, валюта показателя, аналитический разрез.
Типовая финансовая операция – сервисное средство для автоматического формирования финансовых операций и бухгалтерских проводок. Пользователь самостоятельно создает описание типовой финансовой операции, которое включает в себя ее наименование, статью бюджета, формулы для расчета суммы операции. Типовые финансовые операции группируются по видам операционных, первичных и иных документов и используются при регистрации часто и одинаковым образом проводимых финансовых операций. Описание типовой финансовой операции может также включать в себя корреспонденцию счетов бухгалтерских проводок и формулы для расчета сумм оборотов. Поэтому типовая финансовая операция может автоматизировать формирование как финансовых операций, так и бухгалтерских проводок.
Типовая форма бюджета – набор показателей (статей) бюджета, предназначенный для визуального представления бюджета.
Центр ответственности – элемент организационной структуры субъекта хозяйствования, имеющий собственный финансовый план. Например, центрами ответственности могут являться предприятия, входящие в состав одной корпорации.
Общий алгоритм бюджетирования в системе «Галактика»В модуле «Управление бюджетом» реализована поддержка всех бизнес-процессов бюджетирования. На основании этих бизнес-процессов вырисовывается общий алгоритм эксплуатации модуля, который включает в себя несколько этапов.
На первой стадии работы с модулем следует произвести его настройку, чтобы максимально адаптировать продукт к своим потребностям и специфике конкретного предприятия. Данный этап характеризуется выполнением соответствующих операций и процедур: заполнение справочников, настройка параметров, и др. Применение механизма типовых форм бюджетов, список которых составляется в специально предназначенном справочнике, предоставляет возможность оперативного переключения с одного вида бюджета на другой простым выбором нужной формы из справочника. В частности, вы можете быстро переключиться с бюджета доходов на бюджет расходов. Кроме этого, привязав несколько групп аналитики к одному и тому же набору статей в разных типовых формах, можно рассматривать бюджет с разным уровнем детализации информации.
На следующей стадии производится формирование бюджета, другими словами – реализуется процесс планирования. Для разных бюджетных статей плановые данные формируются на основании ряда источников, перечень которых приводится ниже.
• Плановые данные, имеющиеся в модуле «Управление договорами». В частности, таковыми могут являться сведения, которые базируются на календарных планах отгрузок и платежей по заключенным договорам.
• Расчетные данные. По некоторым бюджетным статьям можно рассчитывать одни бюджетные показатели на основании других. Особенно часто данный механизм задействуется, например, для расчета статей бюджета движения денежных средств.
• Экспертные и статистические данные. Таковыми, в частности, могут являться сведения прошлых периодов планирования; информация, полученная из внешних источников; различного рода экспертные оценки, специальные статистические исследования, и т. д. В большинстве случаев такие сведения вводятся вручную.
• Данные прошлого периода с учетом динамики внешнего фактора, оказывающего непосредственное влияние на бюджетную статью или группу статей. Наиболее типичные примеры внешних факторов – индексы сезонных колебаний цен и спроса, индекс инфляционных или девальвационных ожиданий, индексы цен на услуги и товары, и др. Функциональные возможности модуля предусматривают привязку внешнего фактора к периоду планирования и бюджетной статье, на которую он непосредственно влияет. Также имеется возможность гибкой настройки различных вариантов динамики внешних факторов.
Ранее мы уже упоминали о том, что бюджетные показатели можно вводить вручную или формировать в автоматическом режиме – например, на базе информации, содержащейся в договорах либо иных зарегистрированных в программе документах.
ПРИМЕЧАНИЕ
Для автоматического расчета бюджетных показателей модуль «Управление бюджетами» должен задействоваться совместно с другими модулями «Галактики» (например, модули «Управление договорами», «ХозОперации», и др.).
Моделирование различных вариантов бюджета относится к числу ключевых этапов бюджетирования. В «Галактике» реализована возможность создания, сравнения и анализа нескольких разных вариантов бюджета, содержимое которых соответствует различным сценариям конъюнктуры рынка или этапам согласования бюджета.ПРИМЕЧАНИЕ
Любой вариант бюджета можно зарегистрировать и сохранить в программе (иначе говоря, записать в базу данных модуля) и впоследствии использовать по мере необходимости.
К числу важнейших этапов бюджетирования относится также стадия согласования и утверждения. В частности, компании, являющиеся частью холдинга или корпорации, составляют свои бюджеты и передают их руководителям холдинга для согласования и утверждения. На основании бюджетов, полученных от подчиненных субъектов хозяйствования, руководство холдинга формирует агрегированный бюджет и, при необходимости – вносит в него требуемые корректировки. Разумеется, после этого соответствующие изменения в свои бюджеты должны внести и подчиненные компании. После этого они вновь отправляют свои бюджеты на согласование, и т. д. – до тех пор, пока не будет сформирован согласованный вариант бюджета, который и утверждается руководством холдинга. Для реализации подобных операций с бюджетами в «Галактике» предусмотрен механизм вариантов и статусов: например, бюджет может быть формируемый, согласованный, утвержденный, и т. д.
Еще один важный этап – формирование фактических показателей бюджета. Эти показатели характеризуют исполнение статей бюджета, которые были определены на этапе планирования. Большинство показателей можно формировать автоматически на основе оперативных и бухгалтерских данных системы «Галактика» с помощью встроенного механизма типовых финансовых операций. Однако наряду с этим показатели бюджета можно также вводить с клавиатуры. Фактические данные для различных статей бюджета могут формироваться на основе перечисленных ниже источников.
• Бумажные носители информации, созданные в неавтоматизированных подразделениях (отделах, службах). Такого рода информация вводится в модуль вручную.
• Бухгалтерская информация, имеющаяся в системе «Галактика». Эти данные рассчитываются с помощью встроенных алгоритмов обработки бухгалтерской информации.
• Оперативные данные, имеющиеся в системе «Галактика». В большинстве случаев эти данные берутся из модуля «Управление договорами». В системе реализована возможность разноски указанных фактических данных по статьям бюджета.
Важную роль в бюджетировании играет процесс сравнения бюджетов. В системе «Галактика» реализован удобный механизм сравнения бюджетов разных видов – например, плановых и фактических показателей, бюджетов разных периодов планирования, и т. д. При этом показываются как разности между показателями сравниваемых бюджетов, так и проценты выполнения плана.
Завершающий этап бюджетирования – корректировка данных. Суть его заключается в том, что по результатам анализа исполнения бюджетов проводится корректировка бюджетов на последующие периоды с учетом фактических данных.Основные элементы и инструменты модуля «Управление бюджетом»Основным элементом модуля «Управление бюджетом» является главное меню, которое находится вверху интерфейса (сразу под заголовком окна). Оно содержит пункты Документы, Операции, Отчеты, А (меню администрирования модуля), Н (меню настройки) и = (меню «Утилиты»). Команды главного меню предназначены для активизации соответствующих функций программы, а также для выбора режимов работы. Кратко охарактеризуем каждый пункт главного меню.
С помощью команд, включенных в состав меню Документы, осуществляется переход в режимы ввода, редактирования, просмотра и хранения бюджетов, а также для ведения книг финансовых операций (плановых, фактических и «по данным бух. учета»). Отдельная команда предназначена для вызова архива бюджетов.
Команды, находящиеся в меню Операции, предназначены для выполнения операций групповой модификации данных. Таковыми являются: расчет и формирование показателей бюджетов на основе операций, ранее зарегистрированных в книге финансовых операций; декомпозиция бюджетов по периодам планирования и центрам финансовой ответственности; агрегация бюджетов по периодам планирования и центрам финансовой ответственности; групповое копирование бюджетов, и др. Особо стоит отметить возможность распределения бюджетов одного центра финансовой ответственности по статьям бюджетов других центров финансовой ответственности с использованием баз распределения и моделей распределения, а также механизм пересчета информации в бюджетах. Также в программе предусмотрена возможность настройки и использования пакета заданий (пользователь самостоятельно формирует список заданий, которые будут выполняться без его участия, то есть автоматически), и обмена данными (экспорт и импорт) с внешними источниками.
Для выполнения анализа бюджетов, а также для получения отчетов, создаваемых на основании данных бюджетирования, предназначены команды, находящиеся в меню Отчеты.
В каждом модуле системы «Галактика» предусмотрены команды администрирования. Они объединены в меню – А-, и модуль «Управление бюджетом» не является исключением из этого правила: с помощью соответствующих команд данного меню осуществляется контроль целостности базы данных, включая проверку каталогов бюджетирования, таблиц контрагентов, аналитики, классификатора документов, и др.
Команды меню настройки предназначены для ввода, редактирования, просмотра и вывода на печать самых разных каталогов и классификаторов модуля – например, Статьи бюджетов, Варианты бюджетов, Типовые формы бюджетов, Центры ответственности, Типы периодов планирования, Периоды планирования, и др.
С помощью команд последнего меню (меню =) осуществляется доступ к сервисным функциям системы «Галактика». Это меню также присутствует во всех модулях системы.
Перед тем как начать работу с модулем, нужно обязательно выполнить его предварительную настройку, потому что без присвоения значений некоторым параметрам полноценная эксплуатация модуля будет невозможной. Об этом пойдет речь далее.
Подготовка программы к работе и ее адаптация к потребностям пользователяВыше уже говорилось о том, что «Галактика» отличается гибким механизмом настройки, который позволяет учесть практически любые потребности пользователей и специфику конкретного предприятия. По количеству параметров настройки программа существенно опережает многих конкурентов. Эти параметры находятся в реестре настройки, который вызывается с помощью команды главного меню Н→Настройка. Окно реестра настроек, которое отображается в результате выполнения данной команды, представлено на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Реестр настройки программы «Галактика»
На рисунке видно, что данное окно имеет двухпанельное представление. В левой панели находится список разделов настройки, имеющий иерархическую структуру. Параметры настройки, включенные в раздел, отображаются в правой части окна. Таким образом, чтобы получить доступ к требуемым параметрам настройки, нужно щелчком мыши выделить раздел, в котором они находятся.
ПРИМЕЧАНИЕ
Разделы настройки могут иметь вложенные подразделы, причем в некоторых случаях используется несколько уровней вложенности. Такие разделы в списке помечены соответствующими символами. Например, на рис. 3.1 такими разделами являются Бухгалтерский контур, Платежный календарь, Управление финансами (он в данном случае является открытым), и др. А, например, разделы Национальная денежная единица и Сроки хранения данных подчиненных уровней не имеют.
В правой части окна в колонке Наименование настройки отображается название (имя) параметра, а в колонке Значение – его текущее значение. Чтобы отредактировать значение параметра, установите курсор в колонку Значение, после чего совершите требуемое действие. Порядок заполнения и редактирования зависит от конкретного параметра: выбор значения может осуществляться через клавиши F3 или F4, выбираться из раскрывающегося списка, вводиться с клавиатуры, и т. д.ПРИМЕЧАНИЕ
В реестре настройки настраивается не только модуль «Управление бюджетом», но и другие модули «Галактики». Параметры, имеющие непосредственное отношение к модулю «Управление бюджетом», находятся в разделе Управление финансами, подраздел Бюджетирование.
Тем не менее, есть ряд параметров, которые также имеют отношение к модулю «Управление бюджетом», но при этом находятся в корневом разделе реестра настроек, который так и называется – Настройка. Значения этих параметров следует определить в первую очередь, и об этом пойдет речь в следующем разделе.
Настройка общих параметров
В разделе Настройка имеется три параметра, значения которых имеют непосредственное отношение к модулю «Управление бюджетом». Одним из них является Тип периода планирования – параметр, определяющий текущий тип периода планирования. Его необходимость обусловлена тем, что все проводимые при бюджетировании операции используют периоды планирования только одного типа. Если же необходимо формировать бюджеты по нескольким разным типам периодов планирования, то это делается параллельно. Чтобы выбрать тип периода планирования, нажмите клавишу F4 – после этого отобразится окно, которое показано на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Определение типа периода планированияЗдесь в поле Значение следует нажать F3 или кнопку выбора – в результате на экране отобразится окно справочника типов периодов планирования, где нужно щелчком мыши указать нужный тип и нажать клавишу Enter, а затем – кнопку ОК.
Значение параметра Период планирования определяет конкретный период, который будет предлагаться при бюджетировании по умолчанию. Требуемое значение данного параметра выбирается в окне справочника периодов планирования таким же образом, как и значение рассмотренного выше параметра.
И еще один важный параметр называется Центр ответственности. О том, что представляет собой центр ответственности и как этот элемент используется в бюджетировании, уже говорилось ранее (подробнее см. выше раздел «Бюджет современного предприятия»). С помощью данного параметра определяется центр финансовой ответственности, который будет предлагаться по умолчанию при составлении бюджетов, а также в иных режимах работы модуля. После заполнения этого параметра курсор в интерфейсах выбора центра ответственности будет автоматически устанавливаться на заданный здесь центр ответственности. Требуемое значение выбирается в окне справочника центров финансовой ответственности таким же образом, как осуществляется выбор значений рассмотренных выше параметров.
Настройка параметров бюджетирования
Для настройки модуля «Управление бюджетом» предназначены параметры, которые находятся в разделе Настройка→Управление финансами→Бюджетирование реестра настроек. Отметим, что этот раздел содержит несколько подчиненных подразделов. Здесь мы рассмотрим параметры, расположенные в «корне» раздела (параметры подчиненных подразделов рассматриваются ниже).
В разделе Бюджетирование имеются уже знакомые нам параметры Тип периода планирования, Текущий центр ответственности и Текущий период планирования, поэтому порядок их заполнения нам также уже известен.ВНИМАНИЕ
Значения, которые установлены данным параметрам в разделе Бюджетирование, имеют более высокий приоритет по сравнению с аналогичными параметрами раздела Настройка.
С помощью параметра Текущая типовая форма из соответствующего справочника выбирается типовая форма бюджета, которая будет применяться по умолчанию для просмотра бюджета из других модулей «Галактики». Например, если вы захотите просмотреть бюджет, находясь в модуле «Платежный календарь», то он будет соответствовать указанной с помощью данного параметра типовой форме. Также текущая типовая форма определяет перечень бюджетных статей, доступных для текущего пользователя при определенном значении параметра Доступные статьи (его описание приведено ниже).ПРИМЕЧАНИЕ
Параметр настройки Текущая типовая форма не является обязательным для заполнения, по умолчанию значение ему не присвоено.
Параметр Текущее представление для анализа бюджетов определяет представление для анализа бюджетов, которое будет использоваться по умолчанию. При открытии окна Настройка сравнения бюджетов, открываемом при активизации команды главного меню Н→Представления для анализа бюджетов (описание данного режима рассматривается ниже, в соответствующем разделе), курсор будет автоматически установлен в позицию, которая соответствует значению данного параметра. Для заполнения данного параметра нужно нажать клавишу F3, затем в открывшемся окне Выбор настройки сравнения бюджетов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
Возможности программы предусматривают ведение многовалютного учета, что позволяет формировать бюджеты в разных валютах. Курс валюты в пределах периода планирования формируется на основании значения параметра Курс валют по периоду планирования. Дата, на которую программа автоматически рассчитает курс валют, может быть на начало или на конец периода планирования (значения соответственно брать на дату начала периода планирования или брать на дату конца периода планирования).
Бюджеты могут формироваться на основе финансовых операций. Более подробно данный механизм рассматривается ниже, а здесь поясним, что в настройках модуля предусмотрен параметр, определяющий курс валюты для пересчета финансовых операций. Он называется Курс валют финансовых операций и может принимать значения брать на дату фин. операции или брать на период фин. операции. В первом случае программа автоматически возьмет курс валюты, сложившийся на на дату совершения финансовой операции, во втором случае курс валюты будет устанавливаться в зависимости от значения параметра Курс валют по периоду планирования, описание которого приведено в предыдущем абзаце.Определение прав доступа к информации
В подразделе Бюджетирование→Права доступа находятся параметры настройки модуля, с помощью которых определяются права пользователей на доступ к информации.
Значение параметра Администраторы модуля определяет пользователей системы, которым предоставляется право доступа ко всем копиям бюджетов – независимо от дескриптора этих копий (дескриптором называется краткое буквенное обозначение пользователя, то есть его имя, которое используется главным образом для разграничения прав доступа пользователей к информации), а также права на выполнение ряда иных операций. Для формирования списка нужно нажать клавишу F3 и выбрать пользователей в открывшемся окне.
Далее следует ряд параметров, с помощью которых определяются права пользователя на доступ к тем или иным данным бюджетов, а также на выполнение определенных операций. Эти параметры перечислены ниже.
• Доступные бюджеты;
• Список бюджетов ЦО пользователя;
• Доступные типовые формы бюджетов;
• Список типовых форм для ЦО;
• Список типовых форм пользователя.
В частности, эти параметры влияют на выполнение команды Документы→Бюджеты (редактирование бюджетов), а также следующих команд меню Операции: Декомпозиция по периодам, Групповое копирование бюджетов, Модели распределений по ЦО, Пересчет бюджетов.
Если параметру Доступные бюджеты присвоено значение все бюджеты, то пользователю предоставляются права доступа ко всем сформированным ранее бюджетам. Если же данному параметру присвоено значение из списка пользователя, то пользователю будут доступны бюджеты для центров ответственности, отображаемых при нажатии F3 на параметре Список бюджетов ЦО пользователя.
В программе реализована возможность ограничения доступа к типовым формам, с которыми может работать пользователь в режиме редактирования и просмотра бюджетов. Иначе говоря, вы можете определить список типовых форм, с которыми работать разрешается – а все остальные типовые формы автоматически станут недоступными. Эта задача решается с помощью параметра Доступные типовые формы бюджетов. Если вы хотите открыть доступ ко всем зарегистрированным в модуле типовым формам (список типовых форм ведется в соответствующем справочнике, с которым мы познакомимся ниже) – присвойте данному параметры значение все типовые формы. Если данному параметру присвоить значение из списка для ЦО, то доступны для использования будут типовые формы, которые определены значением параметра настройки Список типовых форм для ЦО. При установленном значении из списка пользователя можно будет пользоваться только теми типовыми формами, перечень которых установлен значением параметра настройки Список типовых форм пользователя. Если же установить значение из списка пользователя по конкретному ЦО, то пользователю будут доступны только те типовые формы, которые одновременно входят в списки параметров Список типовых форм для ЦО и Список типовых форм пользователя.
Далее следуют используемые совместно параметры Доступные статьи и Список статей пользователя. Их главная задача состоит в том, чтобы установить права пользователя на доступ к статьям бюджета.
Если параметру Доступные статьи присвоено значение все статьи, то пользователь получает полный доступ ко всем статьям, которые ранее были зарегистрированы в справочнике статей бюджетов (более подробно с этим справочником мы познакомимся позже). При выборе значения из списка пользователя список доступных пользователю бюджетных статей определяется значением параметра Список статей пользователя (значение данного параметра представляет собой сформированный перечень бюджетных статей). Если же параметру Доступные статьи присвоено значение статьи из текущей типовой формы, то пользователю предоставляются права доступа к статьям из типовой формы, которая определена значением параметра Текущая типовая форма (описание данного параметра приведено выше, в разделе «Настройка параметров бюджетирования»).
ПРИМЕЧАНИЕ
Перечень доступных статей может использоваться, например, при выборе бюджетных статей в модуле «Платежный календарь».
С помощью параметра Список статей пользователя определяется перечень бюджетных статей, доступных текущему пользователю. Для заполнения данного поля нужно щелкнуть мышью на кнопке выбора (либо нажать клавишу F4), затем в открывшемся окне в поле Значение также воспользоваться кнопкой выбора (либо нажать клавишу F3), после чего в открывшемся окне Доступные статьи бюджетов для пользователя (рис. 3.3) сформировать список статей.
Рис. 3.3. Формирование списка доступных статейЧтобы внести в список статью, нажмите F7 – в результате отобразится окно справочника бюджетных статей (с ним мы познакомимся позже), в котором нужно щелчком мыши выбрать требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
ПРИМЕЧАНИЕ
В окне реестра настроек в качестве значения параметра Список статей пользователя отображается слово Список. Имейте в виду, что значение параметра Список статей пользователя принимается во внимание лишь в том случае, когда параметру Доступные статьи установлено значение из списка пользователя.
В подчинении подразделу Права доступа находится еще один подраздел – Запретить модификацию. С помощью параметров данного подраздела можно запретить пользователю редактирование некоторых каталогов, справочников и таблиц. Каждый из перечисленных ниже параметров, включенных в состав данного подраздела, может принимать значение да либо нет.
• Каталога бюджетов.
• Копий бюджетов.
• Книг финансовых операций.
• Каталога статей бюджетов.
• Каталога сценариев бюджетов.
• Каталога типовых форм.
• Структуры осей типовых форм.
• Каталога баз распределений.
• Каталога индексов и атрибутов.
• Аналитика бюджетирования.
• Области видимости бюджетирования.
• Списка бюджетов ЦО пользователя.
• Списка типовых форм для ЦО.
• Списка типовых форм пользователя.
• Списка статей пользователя.
Чтобы изменить значение любого из перечисленных параметров нужно в колонке Значение щелкнуть мышью на кнопке выбора (также для этого можно воспользоваться клавишами F4 либо F3) – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.4.
Рис. 3.4. Редактирование параметраВ данном окне нужно установить переключатель Значение в требуемое положение и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter.
Настройка финансовых операций
Как уже отмечалось выше, значения бюджетных статей могут рассчитываться автоматически на основании сформированных ранее финансовых операций. В программе предусмотрен механизм настройки финансовых операций – соответствующие параметры находятся в подразделе Бюджетирование→Финансовые операции.
С помощью параметров Закрытый период по умолчанию до, Закрытый период по регистру «план» до, Закрытый период по регистру «факт» до, Закрытый период по регистру «по данным бух. учета» до можно установить закрытый период в модуле «Управление бюджетом». Все перечисленные параметры не являются обязательными для заполнения.
Возможности программы предусматривают контроль редактирования финансовых операций, относящихся к закрытому периоду. Эта задача решается с помощью параметра Модификации финансовых операций после закрытия периода, который может принимать одно из трех перечисленных ниже значений.
• разрешать – контроль редактирования финансовых операций в закрытом периоде не производится.
• с подтверждением – при попытке редактирования данных закрытого периода программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
• запрещать – при установленном данном значении возможность редактирования финансовых операций, относящихся к закрытому периоду, полностью блокируется (при попытке откорректировать такую операцию программа выдаст соответствующее информационное сообщение).
С помощью параметра Автоформирование дескриптора можно установить требуемый порядок автоматического формирования дескриптора при создании финансовых операций (о том, что представляет собой дескриптор и для чего он нужен, шла речь выше, в разделе «Определение прав доступа к информации»). Чтобы было понятнее, проиллюстрируем порядок использования данного параметра на конкретном примере.
Предположим, что финансовые операции формируются пользователем Иванов по документам, которые создали Петров и Сидоров. Если параметру Автоформирование дескриптора присвоено значение из документа, то для финансовых операций автоматически сформируются дескрипторы соответственно Петров и Сидоров. Если же установлено значение пользователя, то финансовым операциям будет присвоен дескриптор Иванов.
Чтобы присвоить значение параметру Автоформирование копий бюджетов под дескриптором, следует в колонке Значение щелкнуть мышью на кнопке выбора (либо нажать клавишу F4), затем в открывшемся окне вновь щелкнуть мышью на кнопке выбора в поле Значение либо в этом же поле нажать клавишу F3. В результате на экране откроется окно Выбор дескриптора, изображенное на рис. 3.5.
Рис. 3.5. Выбор дескриптораВ данном окне нужно выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter. В результате при расчете показателей бюджета дескриптор новой копии этого бюджета будет присвоен в зависимости от значения данного параметра. Отметим, что использование данной возможности имеет смысл только при использовании сетевой версии программы.
Параметры редактирования бюджетов
В подразделе Бюджетирование→Редактирование бюджета находится несколько параметров, значения которых играют важную роль при редактировании бюджетных данных.
Параметр Типовая форма по умолчанию позволяет выбрать способ задания типовой формы бюджета, используемой по умолчанию. Данный параметр может принимать одно из двух значений: последняя используемая либо последняя используемая для данного ЦО. Если выбрать значение последняя используемая для данного ЦО, то при просмотре бюджетов для каждого центра финансовой ответственности по умолчанию загружается своя типовая бюджетная форма.
Специальный режим редактирования агрегатов – с помощью данного параметра выполняется включение/выключение режима, в котором осуществляется редактирование агрегатов. Если данному параметру установлено значение да, то в контекстном меню окна Редактируем бюджет (описание данного режима приводится ниже) становится доступной команда Настройка распределения агрегатов, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Alt+N; с помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки параметров этого алгоритма. Кроме этого, при установленном значении да в окне редактирования типовой формы бюджета (описание данного окна приводится ниже, в соответствующем разделе) открывается вкладка Редактирование агрегатов.
Если параметру Доступ к настройке редактирования агрегатов установлено значение да, то пользователь получает доступ к настройке редактирования агрегатов. Переход в данный режим осуществляется с помощью команды контекстного меню Настройка распределения агрегатов (для вызова этой команды можно воспользоваться также комбинацией клавиш Alt+N) в окне редактирования бюджета.
Доступ к операции загрузки из книг фин. операций – если данному параметру присвоено значение да, то пользователь получает доступ к функции загрузки данных в ячейку бюджета из книги финансовых операций. Данная функция выполняется в окне Групповые операции, вызываемом с помощью команды контекстного меню Групповые операции в окне редактирования бюджета.
Настройка выгрузки данных в Excel-формат
В данном подразделе содержатся параметры, регулирующие порядок формирования Excel-отчетов, выгружаемых из модуля «Управление бюджетом».
• Каталог для Excel-отчетов – значением данного параметра является путь к папке, в которую будут помещаться Excel-отчеты, сформированные в модуле.
• Каталог для макросов – значением данного параметра является путь к каталогу, в котором хранятся файлы, содержащие макросы Visual Basic. Эти макросы используются для обработки данных в Excel-отчетах, сформированных в модуле.
Кроме этого, подраздел Excel включает в себя один подчиненный подраздел – Шаблоны отчетов. В данном подразделе содержатся перечисленные ниже параметры настройки:
• Реестр финопераций;
• Раскрытие агрегата по данным бюджета;
• Раскрытие агрегата по данным финопераций;
• Анализ бюджетов.
Значения данных параметров определяют пути к шаблонам формирования отчетов в формате Excel при работе с соответствующими режимами модуля.Ввод исходных данныхПеред тем как приступить непосредственно к построению бюджетов, необходимо ввести соответствующие исходные данные. В частности, следует сформировать список центров финансовой ответственности, определить перечень бюджетных статей, вариантов бюджета, периодов планирования, и т. д. Для ввода, редактирования и хранения этих и других необходимых сведений преднзаначены соответствующие справочники, порядок работы с которыми рассматривается далее.
Формирование и ведение списка ЦФО
Выше мы уже неоднократно говорили о том, что центр финансовой ответственности (ЦФО) является одним из важнейших элементов любого бюджета. Отметим, что структура центров финансовой ответственности предприятия (корпорации) может не совпадать с его организационной структурой.
В системе «Галактика» информация о центрах финансовой ответственности хранится в справочнике центров ответственности. Для перехода в режим работы с данным справочником следует выполнить команду главного меню Н→Центры ответственности. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.6.
Рис. 3.6. Справочник ЦФО
В данном окне представлен список введенных ранее центров финансовой ответственности (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции). Этот список может иметь как иерархическое, так и линейное представление – для переключения режимов отображения предназначена команда Представление дерево-линейный список, находящаяся в вызываемом нажатием правой кнопки мыши контекстном меню (эту команду можно активизировать также с помощью комбинации клавиш Alt+S). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается следующая информация: признак помеченной записи (на рис. 3.6 помечена запись Собственная организация), полное наименование, сокращенное наименование и числовой код.
ПРИМЕЧАНИЕ
Для пометки записи либо снятия пометки с записи нужно установить на нее курсор и нажать клавишу Insert. Для пометки одновременно всех записей в списке следует воспользоваться клавишей «плюс», для снятия пометки со всех помеченных записей предназначена клавиша «минус». Режим пометки записей удобно использовать для выполнения групповых операций – например, для удаления нескольких помеченных записей, для копирования нескольких помеченных записей, для множественного выбора позиций, и т. д. Возможность пометки записей и выполнения групповых операций с помеченными записями реализована и во многих других интерфейсах списка и выбора.
Для перехода в режим формирования нового центра ответственности следует поместить курсор в нужное место иерархии и нажать клавишу F7. Переход в режим редактирования текущей записи осуществляется нажатием клавиши F4. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно редактирования ЦФО, изображенное на рис. 3.7.
Рис. 3.7. Ввод и редактирование ЦФОНа рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Центры ответственности и Подчиненные ЦО.
ПРИМЕЧАНИЕ
Помните, что вкладка Подчиненные ЦО отображается только для тех центров ответственности, у которых имеются подчиненные центры ответственности.
Вкладка Центры ответственности включает в себя параметры, которые перечислены ниже.
• Тип ЦО – в данном поле из раскрывающегося списка выбирается тип текущего центра ответственности. Возможен выбор одного из четырех вариантов: организация, структурное подразделение, сотрудник (физическое лицо) либо пустое поле (в этом случае тип центра финансовой ответственности не указывается). Если выбрано одно из первых трех значений, то справа открывается поле, в котором из соответствующего справочника (окно справочника выводится на экран либо автоматически, либо нажатием клавиши F3 или кнопки выбора) нужно выбрать конкретный объект в зависимости от типа центра ответственности. Например, если в поле Тип ЦО установлено значение организация, то в открывшемся правее поле значение нужно будет выбрать в справочнике организаций.
• Вышестоящий ЦО – в данном поле указывается наименование вышестоящего центра ответственности, которому будет подчинен текущий центр ответственности. Для заполнения данного поля нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника центров ответственности (см. рис. 3.6) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
• Наименование ЦО – в данном поле с клавиатуры вводится полное наименование центра финансовой ответственности.
• Аббревиатура – в данном поле с клавиатуры вводится сокращенное наименование центра финансовой ответственности.
• Код на уровне – в этом поле отображается код текущего центра ответственности на данном уровне иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически в момент создания нового центра финансовой ответственности, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
• Код в иерархии – в этом информационном поле отображается код текущего центра ответственности в иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически, и с клавиатуры не редактируется.
• Руководитель ЦО – в данном поле указывается руководитель текущего центра финансовой ответственности. Для заполнения данного поля нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника сотрудников предприятия выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.
• Нац. ден. единица – в этом поле указывается наименование валюты, которая используется в расчетах с данным центром финансовой ответственности. Требуемое значение выбирается в окне справочника валют, которое выводится на экран с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.
Вкладка Подчиненные ЦО носит исключительно информационный характер – на ней отображается список центров ответственности, которые в иерархии подчинены текущему центру ответственности. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код и наименование.
Варианты бюджетов
Напомним, что в модуле «Управление бюджетом» реализована возможность формирования и использования различных вариантов бюджетов – например, для сохранения промежуточных стадий разработки бюджетов, для создания бюджетов разной степени напряженности, для сравнения бюджетов и т. д. Для ввода, редактирования, просмотра и хранения информации о разных вариантах бюджетов в модуле предусмотрено ведение справочника вариантов бюджетов. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню модуля Н→Варианты бюджета. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.8.
Рис. 3.8. Варианты бюджетовВ данном окне отображается список введенных ранее вариантов бюджетов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается признак помеченной записи, полное наименование варианта бюджета, его краткое наименование и числовой код.
Переход в режим редактирования текущего варианта осуществляется нажатием клавиши F4 либо Enter; для ввода в справочник новой позиции следует нажать клавишу F7. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно редактирования варианта бюджета, которое показано на рис. 3.9.
Рис. 3.9. Ввод и редактирование варианта бюджетаВ данном окне следует определить значения перечисленных ниже параметров.
• Вышестоящий – если текущий вариант бюджета должен быть подчинен в иерархии другому варианту, то его следует указать в поле Вышестоящий. Требуемое значение выбирается в окне справочника вариантов бюджетов (см. рис. 3.8), вызываемом с помощью кнопки выбора либо нажатием клавиши F3.
• Наименование – в данном поле с клавиатуры вводится произвольное наименование варианта бюджета.
• Код на уровне – в этом поле отображается код текущего варианта бюджета на данном уровне иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически в момент создания нового варианта бюджета, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
• Код в иерархии – в этом информационном поле отображается код текущего варианта бюджета в иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически, и с клавиатуры не редактируется.
После закрытия окна редактирования информация о новом (отредактированном) варианте бюджета отобразится в окне справочника (см. рис. 3.8).Работа с каталогом бюджетных статей
О том, что представляет собой бюджетная статья и чем обусловлена важность и незаменимость этого элемента бюджета, мы уже неоднократно говорили ранее. Набор бюджетных статей представляет собой типовую форму бюджета (о типовых формах речь пойдет позже). Кроме этого, в модуле «Управление бюджетом» к бюджетным статьям можно привязывать группы аналитик.
ВНИМАНИЕ
Значения аналитик, входящих в группы, присваиваются при привязке аналитик к статьям типовой формы, что позволяет создавать бюджеты с различной степенью детализации по аналитическим признакам.
В программе «Галактика» для ввода, редактирования и хранения сведений о бюджетных статьях предназначен соответствующий каталог, который вызывается с помощью команды Н→Статьи бюджетов. Окно каталога, которое отображается на экране при выполнении этой команды, представлено на рис. 3.10.
Рис. 3.10. Каталог бюджетных статейВ окне каталога все бюджетные статьи представлены в виде списка, который может иметь вид дерева или линейную форму. Вы можете самостоятельно выбирать вариант отображения списка с помощью комбинации клавиш Alt+S.
Что касается самого окна, то оно включает в себя две части – верхнюю и нижнюю. Вверху отображаются бюджетные статьи, для каждой из которых в соответствующих колонках показаны перечисленные ниже сведения:
• признак помеченной записи;
• отображается ее полное и сокращенное наименование;
• уникальный числовой идентификатор (код);
• валюта бюджетной статьи (для национальной денежной единицы данный параметр не заполняется);
• единица измерения;
• название группы аналитик, которая привязана к данной статье;
• признак агрегации, который задается в окне редактирования статьи бюджета (описание данного окна приведено ниже) с помощью переключателя Правила агрегации: С – агрегат статей, А – агрегат аналитики, Н – не агрегат, либо пустое поле.
В нижней части окна отображаются сведения только для тех бюджетных статей, которые являются расчетными. В частности, здесь показывается алгоритм расчета статьи, вариант бюджета и центр финансовой ответственности.
Нажатием правой кнопки мыши открывается контекстное меню, команды которого предназначены для выполнения тех либо иных операций над списком бюджетных статей. Рассмотрим порядок работы с некоторыми из них.
С помощью команд Печать каталога документов и Печать текущего состояния дерева (данные команды можно вызвать также с помощью комбинаций клавиш соответственно Ctrl+P и Alt+P) на экран выводится окно Отчеты по статьям бюджета, которое показано на рис. 3.11.
Рис. 3.11. Отчеты по бюджетным статьямДанное окно содержит несколько кнопок, которые предназначены для формирования соответствующих отчетов. Любой из предложенных отчетов можно формировать на выборочной основе, предварительно с помощью клавиши Insert пометив требуемые статьи.
В модуле предусмотрен механизм настройки, формирования и печати отчета о расчетных бюджетных статьях. Переход в соответствующий режим осуществляется с помощью команды контекстного меню Реестр расчетных статей – при ее выполнении отображается окно, которое показано на рис. 3.12.
Рис. 3.12. Предварительная настройка отчетаЗдесь с помощью соответствующих параметров следует определить, по каким признакам должны быть отобраны данные для включения в отчет. Путем установки соответствующих флажков можно установить следующие условия отбора: Дата модификации, Кто модифицировал, Вариант бюджета и ЦО бюджета. После установки флажка справа открывается для редактирования поле, в котором задается конкретное условие отбора (например, начальная и конечная даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет, имя пользователя, и др.). Для выбора значения используйте клавишу F3, а что касается даты модификации, то требуемый интервал можно ввести также и с клавиатуры.
В нижней части окна можно установить фильтр на протокол изменений алгоритмов расчета. В качестве условия фильтра можно использовать дату модификации и имя пользователя, осуществившего модификацию. Значение фильтра выбирается в поле, которое открывается для редактирования после установки соответствующего флажка.
После нажатия в данном окне кнопки Далее программа сгенерирует отчет и представит его в окне, пример которого изображен на рис. 3.13.
Рис. 3.13. Реестр расчетных статейКак видно на рисунке, данное окно включает в себя четыре панели, каждая из которых отображает определенную информацию. В двух верхних панелях представлены уже знакомые нам сведения – мы их видели в окне справочника статей (см. рис. 3.10 – правда, в данном случае отсутствует признак помеченной записи, числовой идентификатор, наименование валюты и название единицы измерения). В третьей сверху панели представлена информация об изменениях активной в верхней панели статьи бюджета: указывается дескриптор пользователя, который внес изменения, группа дескрипторов, к которой отнесен данный пользователь (в случае, если он отнесен к какой-либо группе), дата и время изменения, а также причина изменения.
Что касается самой нижней панели, то она представляет собой текстовое поле, в котором при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера.
Список бюджетных статей пользователь формирует самостоятельно, добавляя их в каталог по мере необходимости. Напомним, что без бюджетных статей формирование бюджета становится невозможным. Чтобы внести в каталог бюджетную статью, следует в верхней части окна справочника (см. рис. 3.10) установить курсор в требуемое место иерархии и нажать клавишу F7; для перехода в режим просмотра и редактирования текущей статьи следует воспользоваться клавишей F4 либо Enter. Ввод и редактирование бюджетных статей осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.14.
Рис. 3.14. Окно ввода и редактирования бюджетной статьиВ данном окне на вкладке Статьи бюджетов (она открывается по умолчанию, см. рис. 3.14) выполняется настройка основных параметров статьи и определения ее места в общей структуре статей бюджета.
Первое, что нужно сделать – это в поле Наименование статьи с клавиатуры ввести название бюджетной статьи, под которым она будет отображаться в бюджете, а также идентифицироваться в интерфейсах списка и выбора. Значение данного поля следует вводить так, чтобы была понятна сущность статьи – например, Выручка от реализации, Отчисления на социальное страхование, и т. д. Затем в поле Группа аналитик можно указать группу аналитик, которая должна быть привязана к данной статье (значение выбирается через F3).
После этого следует определить, будет ли данная бюджетная статья являться расчетной (о том, чем характеризуются расчетные статьи, мы говорили выше). Если статья расчетная, то для ввода алгоритма расчета статьи следует в поле Способ расчета нажать клавишу F3 и выбрать значение расчет по формуле. В этом случае алгоритм расчета статьи необходимо будет сформировать на вкладке Алгоритмы расчета, с которой мы познакомимся чуть позже.
В программе «Галактика» предусмотрен механизм классификации бюджетных статей по типам (доходы, расходы, натуральные показатели, и т. д.). Отнести статью к тому или иному типу можно как при ее вводе, так и в режиме редактирования. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка в поле Тип статьи. Отметим, что данное поле не относится к числу обязательных для заполнения параметров.
Если данная бюджетная статья должна иерархически подчиняться другой бюджетной статье из числа ранее внесенных в справочник, то укажите ее в поле Вышестоящая статья. Для заполнения данного поля нажмите клавишу F3 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую статью и нажмите Enter.
Каждой бюджетной статье программа автоматически присваивает уникальные числовые идентификаторы (коды), которые отображаются в полях Код на уровне и Код в иерархии. При формировании иерархического кода программа учитывает положение данной статьи в иерархии бюджетных статей. В случае надобности вы можете откорректировать значение поля Код на уровне вручную, а вот иерархический код недоступен для редактирования.
Для каждой статьи можно сформировать сокращенное наименование – аббревиатуру. Требуемое значение вводится с клавиатуры в поле Аббревиатура. Отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.
В поле Приоритет задается приоритет обработки бюджетной статьи. При этом действует следующая закономерность: чем ниже числовое значение, тем выше приоритет (например, приоритет 1 выше, чем приоритет 2).
Каждая бюджетная статья может обладать теми или иными атрибутами, которые задаются с помощью флажков, расположенных слева внизу окна в области Атрибуты статьи. Если установлен флажок Валютная, то справа от него отобразится поле для выбора валюты бюджетной статьи. Требуемое значение выбирается в окне справочника валют, которое автоматически выводится на экран сразу после установки флажка. После выбора валюты значение бюджетной статьи будет храниться в информационной базе в указанной валюте.
Если бюджетная статья предусматривает ведение количественного учета (например, это может касаться статей, связанных с товарно-материальными ценностями), то нужно установить флажок количественный учет, и в открывшемся справа поле указать требуемую единицу измерения (отметим, что предварительно данная единица измерения должна быть внесена в соответствующий справочник).
Если назначить статье атрибут В том числе, то это будет означать, что она не агрегируется по статьям бюджета, но агрегируется по периодам планирования. Атрибут Сальдируемая свидетельствует о том, что бюджетная статья не агрегируется ни по статьям бюджета, ни по периодам планирования.
Если статье назначить атрибут Внутренние обороты, то по ней будут отображаться суммы доходов или расходов, перемещаемые между подчиненными центрами ответственности корпорации. Например, логично учитывать статьи с этим атрибутом при формировании бюджетов подразделений корпорации и не учитывать в бюджете корпорации, полученном путем агрегации бюджетов подразделений.
Что касается атрибута Спецрасчет, то для расчетной статьи с привязанной аналитикой при установке данного флажка не рассчитываются значения статьи по аналитике.
Переключатель Правила агрегации позволяет определить правила вычисления значения расчетной статьи. Первые два положения переключателя позволяют задать эти правила, когда аргументами расчетной формулы являются другие статьи, и ко всем этим статьям привязана аналитика.
• агрегат – суммируется из подчиненных статей – в данном случае значение расчетной статьи рассчитывается следующим образом: вначале происходит суммирование значений по аналитике для статей-аргументов формулы, а затем полученные значения подставляются в формулу.
• агрегат – суммируется из подчиненной аналитики – в данном случае значение расчетной статьи вычисляется следующим образом: вначале значения по аналитике статей-аргументов подставляются в формулу, затем полученные значения суммируются.
• вводимая статья – не является агрегатом – в данном случае суммирование по подчиненным статьям вообще не производится, в данную статью можно ввести любое значение с клавиатуры.
Вкладка Подчиненные статьи носит информационный характер и предназначена для просмотра списка статей, находящихся в подчинении у текущей статьи. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код и наименование. Данная вкладка отображается только для статей, у которых имеются подчиненные статьи.
Вкладка Алгоритмы расчета предназначена для просмотра, а также ввода и редактирования алгоритмов расчетных статей.ВНИМАНИЕ
Данная вкладка доступна только для тех статей, у которых на вкладке Статьи бюджетов в поле Способ расчета установлено значение расчет по формуле.
На данной вкладке отображается список сформированных ранее алгоритмов; для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается ее расчетная формула, вариант бюджета и центр финансовой ответственности. Крайняя слева колонка предназначена для отображения признака помеченной записи.
Содержимое вкладки показано на рис. 3.15.
Рис. 3.15. Алгоритмы расчетаФормирование нового либо редактирование текущего алгоритма осуществляется в окне Редактирование алгоритма расчета показателя (рис. 3.16), которое выводится на экран нажатием клавиш соответственно F7 либо F4.
Рис. 3.16. Редактирование алгоритма расчета показателяНа рисунке видно, что данное окно состоит из трех вкладок: Описание алгоритма, Кто модифицировал и Примечание. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Описание алгоритма (содержимое данной вкладки показано на рис. 4.16) в поле Алгоритм расчета статьи через F3 либо по кнопке выбора открывается окно Мастер формул, которое показано на рис. 3.17.
Рис. 3.17. Мастер формулЭто окно содержит параметры, необходимые для построения расчетной формулы алгоритма. Положение переключателя Получить значение статьи определяет порядок ввода статьи в алгоритм. При установленном значении текущей мастер формул введет в алгоритм текущую статью. Если же переключатель установлен в положение выбрать, то правее открывается для редактирования поле, в котором нужно указать статью (выбор значения осуществляется через F3 или по кнопке выбора).
Переключатель За период позволяет определить, за какой период (текущий, предыдущий либо выбрать) используется значение данной статьи. Если переключатель установлен в положение выбрать, то справа от него появляется поле, предназначенное для выбора периода.
Поле Результат заполняется автоматически и вручную не редактируется – программа подставляет сюда результирующую формулу, которая будет задействована в алгоритме расчета бюджетной статьи. При этом используются следующие обозначения:
• %<аббревиатура статьи>% – в алгоритме используется значение указанной статьи;
• = – текущий период;
• < – предыдущий период;
• <аббревиатура периода> – указанный период.
Если установлен флажок Брать аргумент по аналитике, то программа будет брать значение статьи, агрегированное по аналитике, а не значение статьи по аналитике.
Для сохранения данных, введенных в окне Мастер формул, нажмите кнопку Готово, Завершается работа в окне Мастер формул нажатием кнопки Готово. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Стоит отметить, что в поле Алгоритм расчета статьи (см. рис. 3.16) по умолчанию предлагается значение формула не вычисляется. Это дает возможность вообще не привязывать никакого алгоритма расчета статьи к нужным вариантам бюджета или ЦФО. В частности, если для расчетной статьи не привязывать формулу к ЦФО верхнего уровня иерархии, а к подчиненным центрам ответственности – привязывать, то при агрегировании бюджета значение этой статьи не рассчитывается, а суммируется по подчиненным центрам ответственности.ПРИМЕЧАНИЕ
При изменении формулы расчета статьи выдается запрос на перестройку типовых форм, содержащих данную статью, а затем выдается отчет о результатах данной операции.
В поле Вариант бюджета (см. рис. 3.16) выбирается вариант бюджета, с которым связан текущий алгоритм (для этого нажмите F3 или кнопку выбора). Если данному полю присвоено значение по умолчанию (это делается через клавишу Delete), то расчетная формула, отображаемая в поле Алгоритм расчета статьи, используется для тех вариантов бюджета, у которых алгоритм не задан. Например, если вкладка содержит только один алгоритм, для которого в данном поле введено значение по умолчанию, то этот алгоритм применяется для всех вариантов бюджета.
Название ЦФО, к которому привязывается алгоритм расчета бюджетной статьи, указывается в поле ЦО бюджета. Если в данном поле содержится значение по умолчанию, то оно будет обработано по тем же правилам, что и в поле Вариант бюджета.
Раздельная привязка алгоритма расчета статьи к варианту бюджета и центру финансовой ответственности позволяет в рамках одного варианта рассчитывать статью бюджета по разным алгоритмам для каждого центра финансовой ответственности. Учтите, что в формулах можно использовать только те статьи бюджетов и периоды планирования, для которых в справочнике указано сокращенное наименование (аббревиатура).
На вкладке Кто модифицировал хранится информация о пользователе, который вносил изменения, а также о дате и времени изменения. Эта информация вносится автоматически и с клавиатуры не редактируется.
На вкладке Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера.
Для проверки внутренней согласованности элементов формулы предназначена кнопка Проверка корректности формул, при нажатии на которую осуществляется запуск этой проверки. Обнаруженные в результате проведения проверки ошибки выводятся в окне встроенного текстового редактора с указанием возможных причин и рекомендациями по устранению.
С помощью кнопки Протокол изменений формулы на экран выводится окно Протокол изменений алгоритмов расчета показателя, в котором отображается информация обо всех изменениях формулы с указанием дескриптора пользователя, который внес изменения, группы дескрипторов (если он отнесен к некоторой группе), даты, времени и причины изменения. При наличии примечания к изменению оно будет показано к нижней панели данного окна.
Ввод, редактирование и хранение информации о типах периодов планирования
О том, что представляет собой тип периода планирования и какую роль данный элемент играет в процессе бюджетирования, шла речь выше (подробнее см. в первой главе раздел «Бюджет современного предприятия»). Здесь же мы расскажем о том, как осуществляется ввод, редактирование и хранение информации о типах периодов планирования в модуле «Управление бюджетом» системы «Галактика».
Стоит напомнить, что системный и пользовательский типы периодов планирования задаются с помощью соответствующих параметров настройки (подробнее см. выше разделы «Настройка общих параметров» и «Настройка параметров бюджетирования»).ВНИМАНИЕ
Если вы изменили тип периода планирования в настройках программы, то для обеспечения целостности базы данных и корректной работы следует выполнить команду Операции→Пересчет бюджетов.
Сведения о типах периодов планирования хранятся в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Н→Типы периодов планирования. Окно справочника, которое отображается после выполнения этой команды, представлено на рис. 3.18.
Рис. 3.18. Справочник типов периодов планированияЗдесь представлен древовидный список созданных ранее типов периодов планирования. Для каждого типа показаны следующие сведения:
• признак помеченной записи (на рис. 4.18 помечена запись Квартал);
• название;
• уникальный числовой идентификатор (код);
• признак построенных периодов планирования на основании данного типа (в случае, если по данному типу уже построены периоды планирования).
Чтобы зарегистрировать в справочнике новый тип периода планирования, нажмите F7, предварительно установив курсор в то место иерархии, где должен располагаться данный тип. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры созданного ранее типа, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите F4. Ввод и редактирование типов периодов планирования осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.19.
Рис. 3.19. Окно ввода и редактирования типа периодов планированияЗдесь вы можете определить параметры текущего типа периода планирования, а также сформировать периоды планирования на основании данного типа. Большинство необходимых для этого параметров находится на вкладке Типы периодов, содержимое которой показано на рис. 3.19 (эта вкладка открывается в данном окне по умолчанию). Что касается вкладки Подчиненные типы, то она отображается только для тех типов периодов планирования, у которых в подчинении имеются другие типы, для каждого подчиненного типа показывается уникальный числовой идентификатор (код) и наименование.
На вкладке Типы периодов в поле Вышестоящий осуществляется выбор названия вышестоящего типа для текущего типа. Этот параметр заполняется только для тех типов, которые находятся в подчинении у вышестоящих типов (например, тип периода Квартал подчиняется в иерархии типу периода Год, и т. д.). Для заполнения данного поля нажмите F3 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделите требуемую позицию и нажмите Enter.
Но в первую очередь обычно заполняется поле Наименование – в нем с клавиатуры вводится название типа периода.
Все типы периодов планирования в модуле «Управление бюджетом» классифицируются по видам. Существует два вида – пользовательский и стандартный, и отнесение типа периода планирования к требуемому виду осуществляется путем выбора соответствующего значения в поле Вид периода. Для пользовательских видов отображается поле Длительность периода, а также становится доступным переключатель Выравнивание. Сущность такого вида состоит в том, что вы можете самостоятельно настроить требуемый нестандартный период планирования – например, 15 дней, или 2,5 месяца, в зависимости от специфики ситуации. Что касается стандартных видов периодов, то здесь все понятно – таковыми являются, например, неделя, месяц, квартал, и т. д.
Параметр Длительность периода отображается на данной вкладке только для пользовательских видов. В этом поле можно ввести длительность периода в установленной для него единице измерения, выбор которой осуществляется в поле Единица измерения. Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере: допустим, если пользователь ввел тип Пятилетка и выбрал единицу изменения – год, то длительность периода будет равняться 5.
Учтите, что если периоды планирования данного типа уже созданы (о том, как это делается, будет рассказано ниже), то для редактирования доступны только поле Наименование и для пользовательского вида – переключатель Выравнивание.
В поле Начало отсчета с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, вводится дата начала отсчета данного типа периода планирования.
Для пользовательских видов становится доступным для редактирования переключатель Выравнивание, который используется для определения способа выравнивания периодов планирования. Если данный переключатель установлен в положение не выравнивать, то период планирования данного типа выравниваться не будет. При установленном значении на день недели нужно в расположенном левее поле выбрать день недели, по которому выравнивается данный тип периодов планирования. Если указан вариант, предположим, понедельник, то любой период начинается в понедельник и заканчивается в воскресенье. Если начало отсчета таково, что попадает не на понедельник, то автоматически сформируется неполный период от начала периода до первого понедельника после этой даты. Если переключатель установлен в положение на число месяца, то в расположенном левее поле отображается число месяца, по которому аналогичным образом будет выравниваться данный тип периодов планирования. Что касается значения на день и месяц года, то в расположенном левее поле отображается число месяца, по которому аналогичным образом выравнивается данный тип периодов планирования.
С помощью переключателя Неполный период вы можете определить способ обработки неполного (незавершенного) периода, который может находиться в конце вышестоящего периода планирования. Наиболее характерный пример – это недельные периоды, которые точно не укладываются в вышестоящий месячный период, в результате чего образуется неполный период. Данный переключатель может принимать одно из перечисленных ниже положений.
• оставлять (что означает оставлять без изменения);
• объединять (что означает объединение с предыдущим периодом);
• автоматически (в данном случае, если неполный период меньше половины полного периода, то он объединяется с предыдущим, а если больше, то формируется отдельный сокращенный период).
По умолчанию данный переключатель установлен в положение оставлять.
Формирование периодов планирования данного типа осуществляется нажатием кнопки Создать периоды. При этом на экране отобразится окно Создание периодов, в котором можно осуществить эту операцию. В данном окне в поле Введите количество периодов нужно ввести количество создаваемых периодов и нажать кнопку Создать периоды. Готовые периоды можно просмотреть в окне Периоды планирования, описание которого приводится в следующем разделе.ВНИМАНИЕ
Если по некоторому типу периодов уже созданы периоды планирования, то при нажатии данной кнопки последующие периоды располагаются на временной оси после уже сформированных.
С помощью кнопки Просмотр периодов на экран выводится окно Выбор периодов планирования, в котором отображаются периоды планирования, сформированные на основе текущего типа периодов планирования. Если периоды планирования для данного типа еще не созданы, то кнопка Просмотр периодов будет недоступна.Периоды планирования, используемые в бюджетировании
Понятие периода планирования, а также его взаимосвязь с типом периода планирования приводилось в первой главе книги, см. раздел «Бюджет современного предприятия». В программе «Галактика» сведения о периодах планирования находятся в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды Н→Периоды планирования.
ВНИМАНИЕ
Характерной особенностью периодов планирования по сравнению с другими элементами бюджетирования является то, что их создание возможно только в режиме работы с типами периодов планирования (см. выше раздел «Ввод, редактирование и хранение информации о типах периодов планирования»). Иначе говоря, в справочнике периодов планирования механизм ввода новых позиций отсутствует.
Окно справочника, которое отображается на экране в результате выполнения команды Н→Периоды планирования, изображено на рис. 3.20.
Рис. 3.20. Справочник периодов планированияВ данном окне отображается иерархический список периодов планирования. Для каждой позиции списка отображается ее полное и сокращенное наименование (последний параметр является необязательным), а также уникальный числовой идентификатор (код). Крайняя слева колонка предназначена для отображения признака помеченной записи.
Для перехода в режим редактирования периода планирования следует выделить требуемую позицию щелчком мыши и нажать клавишу F4. В результате на экране откроется окно редактирования, изображенное на рис. 3.21.
Рис. 3.21. Параметры периода планированияНа рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Периоды планирования и Подчиненные периоды.
Вкладка Периоды планирования включает в себя перечисленные ниже параметры. Отметим, что среди данных параметров доступны для редактирования лишь поля Код на уровне, Аббревиатура и Наименование периода, а также поле для указания количества рабочих дней в данном периоде.
• Тип периода – здесь отображается тип редактируемого периода планирования. Если для данного периода планирования имеется вышестоящий период, то его наименование отображается в информационном поле Вышестоящий период.
• Код на уровне – это формируемый автоматически код текущего элемента на данном уровне иерархии. Код можно откорректировать с клавиатуры, чтобы, например, изменить порядок следования записей на данном уровне иерархии. Код относится к данному уровню иерархии, поэтому коды элементов, находящихся на разных уровнях, могут совпадать.
• Код в иерархии – информационное поле, отображающее код элемента в иерархии. Автоматически формируется программой и с клавиатуры не редактируется.
• Аббревиатура, Наименование периода – в данных полях указывается соответственно краткое и полное наименование периода планирования. Значения этих полей можно отредактировать с клавиатуры.
• Дата начала, окончания – в зависимости от типа периода в данных полях автоматически отображаются даты начала и окончания периода.
• Длина календарных, рабочих – в эти поля автоматически выводится количество календарных и рабочих дней в данном периоде. Значение поля рабочих при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
Что касается вкладки Подчиненные периоды, то она отображается только для тех периодов, у которых имеются подчиненные периоды планирования. На данной вкладке содержится список подчиненных периодов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее числовой код и наименование.
Аналитика бюджетирования
Понятия аналитики и аналитического разреза приведены выше, в разделе «Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»». В модуле «Управление бюджетом» предусмотрено использование стандартных и пользовательских аналитик. Стандартные и пользовательские аналитики можно использовать для представления показателей бюджетов в различных аналитических разрезах. В качестве стандартных аналитик используются системные справочники и каталоги организаций, подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностейи т. д.
Пользовательские аналитики – это произвольный набор классификационных признаков, например, направления деятельности корпорации. Пользовательские аналитики объединяют в группы, которые непосредственно привязываются к статьям бюджетов. Переход в режим формирования и редактирования пользовательской аналитики осуществляется с помощью команды главного меню Н→Пользовательская аналитика.
Как отмечалось выше, в системе «Галактика» группы аналитик привязываются к статьям бюджета – это позволяет получать бюджета с детализацией по группам аналитических признаков. Переход в режим работы с группами аналитик осуществляется с помощью команды главного меню модуля Н→Группы аналитик.
Порядок работы с пользовательской аналитикой и группами аналитик прост и отдельного описания не требует.
С помощью команды Н→Аналитика бюджетирования осуществляется переход в режим работы со списком значений аналитик, учитываемых в бюджетировании. При привязке типовой финансовой операции (ТФО) к документу автоматически формируется финансовая операция с аналитикой бюджетирования, определенной из аналитики документа согласно этому каталогу и группе аналитик статьи бюджета, которая привязана к финансовой операции. Необходимо отметить, что при удалении некоторого значения аналитики оно учитывается как прочие значения аналитики.
Следует учитывать, что если параметр настройки Настройка→Управление финансами→Бюджетирование→Права доступа→Запретить модификацию→Аналитика бюджетирования имеет значение да, то ручное редактирование каталога аналитики бюджетирования невозможно. Однако при этом некоторые автоматические функции, например, создания и пересчета типовых форм, могут записывать значения в указанный каталог.
При активизации команды Н→Аналитика бюджетирования на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.22.
Рис. 3.22. Аналитика бюджетированияДанное окно включает в себя вкладки Системная и Пользовательская, для хранения соответственно системных и пользовательских аналитик. Просмотр и редактирование аналитики (в частности, формирование списка значений аналитик) осуществляется в правой части окна. Чтобы добавить значение аналитики, нажмите F7 – в результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.23.
Рис. 3.23. Добавление аналитикиВ данном окне нужно щелчком мыши выделить требуемое значение и нажать Enter. Вы можете добавлять одновременно несколько значений – для этого предварительно выделите соответствующие позиции в списке с помощью клавиши Insert.
Чтобы удалить значение аналитики из списка, нужно выделить ее курсором и нажать клавишу F8. Можно удалять одновременно несколько значений – для этого нужно предварительно пометить их клавишей Insert.
Настройка типовых форм бюджетов
Типовая форма бюджета представляет собой шаблон настроек бюджета, который включает в себя иерархию статей и аналитик. По сути дела, при формировании типовой формы не указывают только центр ответственности и период планирования. Типовая форма – это основа, без которой в принципе невозможно построение бюджета. Данные типовых форм непосредственно используются при отображении бюджетов.
Для перехода в режим формирования, настройки и редактирования типовых форм бюджета предназначена команда главного меню Н→Типовые формы бюджетов. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 3.24.
Рис. 3.24. Список типовых форм бюджетовНа рисунке видно, что данное окно состоит из двух панелей.
В верхней панели отображается структура типовых форм бюджетов в виде иерархического или линейного списка. Для каждой формы отображается ее наименование, код и ряд перечисленных ниже признаков:
• значок в поле? обозначает, что не заданы оси данной типовой формы;
• символ! в одноименном поле указывает на некорректность данной типовой формы. Возможные причины некорректности будут рассмотрены ниже;
• буква Х в одноименном поле означает, что типовая форма заблокирована другим пользователем (это возможно только в многопользовательском режиме работы), который ее редактирует или использует для отображения бюджета. Для таких типовых форм редактирование осей запрещено. Заблокированные типовые формы отображаются серым цветом в окнах выбора.
Для создания новой типовой формы необходимо нажать клавишу F7, а для редактирования существующей – клавишу F4. В обоих случаях открывается окно Редактирование типовой формы, в котором можно выполнить указанные операции (описание данного режима приводится ниже).
Нижняя панель окна Типовые формы состоит из четырех вкладок: Ось 1, Ось 2, Аналитика типовой формы, Слои типовой формы.
Значения аналитики, являющиеся элементами иерархической структуры аналитик, привязанных к статьям или осям типовой формы, отображаются в виде соответствующих значков: элемент, имеющий подчиненные уровни – раскрытая либо закрытая папка, самый нижний элемент иерархии – значок с символом А.
На вкладке Ось 1 отображаются статьи бюджета, привязанные к этой оси. В поле Наименование показан иерархический список статей бюджета и значений аналитик, связанных с 1-ой осью. В поле Код выводится код статьи или значения аналитики. Поле КАУ содержит наименование аналитики для данной записи. В поле Группа аналитик выводится наименование группы аналитик, которая привязана к данной статье.
На вкладке Ось 2 отображаются аналитики, которые привязаны к этой оси. В поле Наименование отображается иерархический список значений аналитик, связанных со 2-ой осью, в поле Код выводится числовой код аналитики. В поле КАУ отображается название аналитики для текущей записи. Если аналитики ко второй оси не привязывались, то на вкладке Ось 2 отображается запись Период планирования бюджета, указывающая на то, что ко второй оси будет привязан период планирования бюджета.
На вкладке Аналитика типовой формы отображается список аналитик, связанных с текущей типовой формой. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается ее порядковый номер, наименование и код.
Вкладка Слои типовой формы отображает наименование слоя аналитик для данной типовой формы. Эта информация создается системой автоматически, без участия пользователя.
Среди команд контекстного меню данного окна следует отметить команду Настройка распределения агрегатов. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.25.
Рис. 3.25. Настройка распределения агрегатовСледует отметить, что команда Настройка распределения агрегатов доступна только в том случае, когда параметру настройки Специальный режим редактирования агрегатов (описание данного параметра см. выше, в разделе «Параметры редактирования бюджетов») установлено значение да. Кроме этого, работа в окне Настройка распределения агрегатов (см. рис. 3.25) возможна только в случае, когда параметру настройки Доступ к настройке редактирования агрегатов (описание данного параметра см. выше, в разделе «Параметры редактирования бюджетов») установлено значение да.
В данном окне с помощью группы флажков Разрешено редактировать осуществляется контроль редактирования агрегатов. Возможные значения – Агрегаты по статьям(С), Агрегаты по периодам(П) либо Агрегаты по аналитике(А) (допускается выбор нескольких значений). При выборе последнего значения открывается переключатель, с помощью которого можно определить, редактировать агрегаты по аналитике ТФ либо листы по аналитике ТФ (в данном случае ТФ – это типовая форма) – для этого достаточно установить переключатель в соответствующее положение.
Система предусматривает два типа редактирования агрегатов – автоматически (при этом открывается переключатель Режим редактирования, который позволяет проводить процесс с напоминанием либо без напоминания), и вручную. Выбор осуществляется с помощью переключателя Тип редактирования. Автоматическое редактирование может осуществляться по одному из двух вариантов, выбор которых осуществляется из раскрывающегося списка: А – на прочие, П – равномерно либо А,П – Новое/Старое (А – имеется в виду аналитика, П – периоды). При ручном редактировании также имеется два варианта: Правка либо Разноска.
С помощью кнопки Сохранить осуществляется сохранение произведенной настройки.
Для перехода в режим создания и настройки новой типовой формы бюджета, следует в окне списка типовых форм (см. рис. 3.24) нажать клавишу F7. Для редактирования текущей типовой формы нужно воспользоваться клавишей F4. Создание новой и редактирование текущей типовой формы осуществляется в окне редактирования, которое показано на рис. 3.26.
Рис. 3.26. Настройка и редактирование типовой формы бюджетаДанное окно предназначено для формирования и редактирования типовой формы бюджета. Типовая форма бюджета строится на двух осях. Первая из этих осей отображает статьи бюджета и аналитики, а вторая – периоды планирования или аналитики. На рисунке видно, что данное окно состоит из четырех панелей: верхняя панель, левая панель, правая панель и нижняя панель.
Верхняя панель содержит общие параметры редактируемой типовой формы и позволяет задать ее положение в иерархии типовых форм. Она состоит из четырех вкладок: Типовая форма, Редактирования агрегатов, Загрузка бюджета и Форматирование. Рассмотрим содержимое каждой из них.
Вкладка Типовая форма (ее содержимое показано на рис. 3.26) содержит перечисленные ниже параметры.
• Вышестоящая форма – в данном поле при необходимости можно указать вышестоящую типовую форму. Выбор осуществляется в окне справочника типовых форм (см. рис. 3.24), которое выводится на экран с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.
• Код на уровне – в данном поле с клавиатуры вводят пользовательский код формы. Это код текущего элемента на данном уровне иерархии, поэтому коды элементов, находящихся на разных уровнях, могут совпадать.
• Код в иерархии – информационное поле, отображающее код элемента в иерархии. Значение данного поля автоматически формируется программой и с клавиатуры не редактируется.
• Наименование – в данном поле с клавиатуры вводится произвольное наименование типовой формы бюджета.
• Включена вся возможная аналитика – информационное поле, в котором устанавливается флажок, если к статьям типовой формы привязана вся имеющаяся аналитика.
• Не определены оси типовой формы!!! – данный флажок устанавливается в случае, если не настроены и не отредактированы должным образом оси типовой формы.
• Типовая форма некорректна!!! – информационное поле, в котором устанавливается флажок в ситуации некорректности типовой формы. Такая ситуация может возникнуть при изменении алгоритма статьи, группы аналитики, удалении статей, входящих в состав типовой формы, и т. п.
• Типовая форма заблокирована другим пользователем!!! – установленный флажок указывает на то, что типовая форма в данный момент занята другим пользователем (в многопользовательском режиме работы).ВНИМАНИЕ
Последние четыре параметра формируются системой автоматически при возникновении соответствующей ситуации, и пользователь их изменить не может.
На вкладке Редактирование агрегатов осуществляется настройка редактирования агрегатов статьи бюджета. Содержимое данной вкладки аналогично окну Настройка распределения агрегатов, см. рис. 3.25, описание которого приведено выше. Отметим лишь, что данная вкладка отображается только в том случае, когда параметру настройки Специальный режим редактирования агрегатов (описание данного параметра см. выше, в разделе «Параметры редактирования бюджетов») установлено значение да.
Если на вкладке Загрузка бюджета установлен флажок автосинхронизация типовой формы, то автоматически запускается функция синхронизации значений аналитики типовой формы и бюджета.
Ускоренная загрузка аналитик – установка данного флажка позволяет значительно ускорить обработку бюджетов по типовым формам, имеющим большое количество аналитик. Эта настройка действует как при загрузке бюджета на редактирование, так и при выполнении Операции→Пересчет бюджетов. При установленном данном флажке, в режиме загрузки на редактирование бюджета по данной типовой форме либо в режиме его пересчета берется не все множество значений аналитики, учитываемое в данном модуле, а лишь те значения, которые используются в данном конкретном бюджете.
На вкладке Форматирование реализована возможность задания количества знаков после запятой для данной типовой формы. Требуемое значение вводится в поле Количество десятичных знаков после запятой либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика.
В левой панели осуществляется настройка параметров первой оси типовой формы, а также определяются статьи бюджета, которые отображаются на этой оси.
В поле Ось 1 определяется расположение статей бюджета. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Строки либо Колонки. При выборе первого значения статьи бюджета, который использует данную типовую форму, располагаются по строкам, а периоды планирования (аналитики) – по столбцам. При выборе второго значения – наоборот. Кроме этого, при выборе первого значения указанный параметр для второй оси автоматически получает значение Колонки, и наоборот. Флажок Статьи устанавливается автоматически, если к данной оси привязаны статьи. Флажок Аналитика также устанавливается автоматически, если была построена аналитика для указанных статей.
Наименование и Код – в данных колонках отображаются соответственно наименования и коды статей бюджета, которые представлены в виде иерархической структуры, привязанной к данной оси. Переход в режим выбора указанных статей бюджета осуществляется с помощью кнопки Редактирование осей, которая расположена в нижней панели.
Правая панель позволяет привязать аналитики ко второй оси типовой формы бюджета. По умолчанию к ней привязаны периоды планирования.
В поле Ось 2 определяется расположение периодов планирования либо аналитик. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Строки либо Колонки. При выборе первого значения периоды планирования либо аналитики бюджета, который использует данную типовую форму, располагаются по строкам, а статьи бюджета – по столбцам. При выборе второго значения – наоборот. Кроме этого, при выборе первого значения указанный параметр для первой оси автоматически получает значение Колонки, и наоборот. Переключатель Периоды устанавливается автоматически, если к данной оси привязаны периоды планирования (это значение по умолчанию). Переключатель Аналитика также устанавливается автоматически, если к данной оси была привязана аналитика.
Наименование и Код – в данных колонках отображаются соответственно наименования и коды аналитик, которые представлены в виде иерархической структуры, привязанной к данной оси. Переход в режим выбора аналитик осуществляется с помощью кнопки Редактирование осей, которая расположена в нижней панели. Если ко второй оси привязан период планирования, то колонки Наименование и Код отсутствуют, а вместо них отображается текст Период планирования бюджета (см. рис. 3.26).
Нижняя панель содержит кнопки, предназначенные для редактирования данных, привязанных к осям типовой формы, а также пересчета параметров типовой формы.
С помощью кнопки Редактирование осей осуществляется переход в режим настройки общих параметров осей, а также привязки статей бюджета и аналитики к осям. Описание данного режима приводится ниже.Нажатием кнопки Перестроить типовую форму приводятся в соответствие существующие значения аналитик и значения аналитик в типовой форме. Существующие значения хранятся в справочнике пользовательских аналитик и справочниках стандартных аналитик – например, каталог организаций, услуг, сотрудников и т. д. Например, если существующие значения аналитик были модифицированы, то выполняется соответствующее изменение значений аналитики типовой формы.
С помощью кнопки Выход осуществляется выход из режима редактирования.
Далее рассмотрим, как осуществляется просмотр параметров и редактирование осей типовой формы бюджета. Для того чтобы войти в соответствующий режим, нажмите в окне Редактирование типовой формы (см. рис. 3.26) кнопку Редактирование осей – в результате отобразится диалог, изображенный на рис. 3.27.
Рис. 3.27. Редактирование осейВ этом диалоге вы можете определить общие параметры осей, и осуществить привязку бюджетных статей и аналитики к соответствующим осям.
В левой части окна параметр Статьи включается автоматически в том случае, если к данной оси привязаны статьи. Что касается параметра Аналитика, то он тоже включается автоматически – если предварительно была построена аналитика для указанных статей.
Подобным образом в правой части диалога программа автоматически выбирает значение переключателя. Ему будет присвоено значение Периоды – если к данной оси уже привязаны периоды планирования (это значение по умолчанию). Что касается положения Аналитика, то оно включается в случае, если к данной оси была привязана аналитика.
И в левой, и в правой частях окна находятся кнопки Редактировать. При ее нажатии в левой части диалога программа автоматически произведет привязку к первой оси бюджетных статей и аналитик. После нажатия этой кнопки в правой части окна будет выполнена автоматическая привязка аналитики ко второй оси. Независимо от того, в какой части диалога нажата кнопка Редактировать, на экране отображается интерфейс, изображенный на рис. 3.28.
Рис. 3.28. Строки типовой формыОтметим, что это окно может отображаться под названием Строки типовой формы либо Колонки типовой формы – это определяется тем, с каким элементом (строки либо колонки) в данный момент ведется работа.
Главная задача этого интерфейса состоит в том, чтобы осуществить привязку бюджетных статей и аналитик к первой оси, а также привязку аналитик – ко второй оси. Окно содержит перечень бюджетных статей или аналитик, привязанных к оси., При этом для каждой позиции представлены перечисленные ниже сведения.
• название позиции (бюджетной статьи или аналитики);
• уникальный числовой идентификатор (код);
• название аналитики;
• название группы аналитик;
• сокращенное название (аббревиатура) – при наличии такового.
Кроме этого, слева находится стандартный элемент, присутствующий во всех аналогичных интерфейсах – колонка, предназначенная для признака помеченной записи (напомним, что пометка элементов осуществляется нажатием клавиши Insert).
При нажатии на кнопку Построить ось программа удаляет всю структуру записей и аналитики, привязанную к данной оси.
С помощью кнопки Построенные уровни аналитики на экран выводится окно Построенные уровни аналитики, в котором можно просмотреть уровни аналитики, привязанные к статьям бюджета или периодам планирования. Для каждой аналитики отображается порядковый номер ее уровня и наименование.
С помощью команды контекстного меню Синхронизация значений аналитик по книге операций можно привести в соответствие значения аналитик, привязанные к статьям типовой формы – с одной стороны, и значений аналитик из документов и ТФО для финансовых операций – с другой.ПРИМЕЧАНИЕ
Такая синхронизация выполняется для предварительно выбранной пользователем книги финансовых операций.
Сущность данного механизма состоит в том, что он оказывает воздействие на значения аналитики, привязанные к статьям типовой формы, и приводит их в соответствие с данными операций из выбранной книги финансовых операций. При этом значения аналитики из операций добавляются в типовую форму, если они не были в ней заданы. Возможен также режим, когда значения аналитик статей типовой формы удаляются, а затем добавляются соответствующие значения из финансовых операций.
Настройка синхронизации значений аналитик выполняется в окне, которое показано на рис. 3.29.
Рис. 3.29. Настройка параметров синхронизацииЗдесь следует указать требуемую книгу финансовых операций – для этого установите переключатель в соответствующее положение. Если включить параметр Удалять прежнюю информацию, то при обновлении прежние данные будут утрачены (это полезно, например, чтобы не увеличивать объем базы данных). С помощью параметра Фильтры можно выбрать настроенный ранее фильтр на обрабатываемые данные (это делается через F3 или кнопку выбора).
Также в контекстном меню присутствует команда Синхронизация значений аналитик по данным бюджета. Она предназначена для приведения в соответствие значения аналитик типовой формы и текущего бюджета. В результате выполнения команды вначале открывается диалог выбора бюджета, а после него – интерфейс Синхронизация значений аналитик по данным бюджетов, где можно задать параметры детализации бюджета: указать копию, регистр учета. Также вы можете решить, как поступить со старыми значениями аналитики типовой формы: если параметр Удалять прежнюю информацию включен, то прежние значения будут удалены, а вместо них программа подставит соответствующие значения из выбранного бюджета. Если же этот флажок снят, то новые значения будут добавлены к прежним значениям.
Чтобы в список, который представлен в окне Строки (колонки) типовой формы (см. рис. 3.28), добавить новую позицию, нажмите клавишу F7. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированной ранее позиции, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите F4. Ввод и редактирование элементов оси выполняется в окне, изображенном на рис. 3.30.
Рис. 3.30. Редактирование параметров элемента осиС помощью имеющихся в данном окне параметров осуществляется настройка формируемой записи о бюджетной статье и/или аналитике, привязанной к первой оси, или периоде планирования (аналитике), привязанной ко второй оси.
Поле Вышестоящий уровень не редактируется (его значение программа генерирует автоматически) и исполняет либо информационные функции – в нем представлено название вышестоящего элемента иерархии, если таковой имеется (иначе говоря, для высшего уровня иерархии данный параметр будет незаполненным). Наименование типа записи, которую вы вводите или редактируете, отображается в поле Каталог, Группа КАУ, а в поле Объект учета (КАУ) через F3 вызывается окно, в котором осуществляется выбор статьи бюджета либо периода планирования (для этого нужно выделить требуемую позицию курсором и нажать Enter).
Параметр Имя в типовой форме может заполниться автоматически, но в любом случае вы можете заполнить или отредактировать его с клавиатуры. Здесь вводится наименование бюджетной статьи.
Каждой позиции программа автоматически присваивает уникальные числовые идентификаторы (коды), которые отображаются в полях Код на уровне и Код в иерархии. При формировании иерархического кода программа учитывает положение данной позиции в общем иерархическом списке. В случае надобности вы можете откорректировать значение поля Код на уровне вручную, а вот иерархический код недоступен для редактирования.
Для привязки аналитики к текущей записи (вы можете привязать как один, так и несколько аналитических уровней) нужно нажать кнопку Привязать аналитику. В результате на экране отобразится окно 1-й уровень аналитики, предназначенное для привязки аналитики к этой записи, затем – окно 2-й уровень аналитики, и т. д., пока вы не привяжете все желаемые уровни аналитики.ПРИМЕЧАНИЕ
Возможности системы «Галактика» предусматривают использование до 6 уровней аналитики.
Если вы привязали не все аналитики из некоторой группы аналитик, связанной со статьями типовой формы, то для этой группы автоматически формируется слой аналитики.
Окно N-й уровень аналитики (в заголовке окна отображается номер привязываемого уровня аналитики) показано на рис. 3.31.
Рис. 3.31. Привязка аналитикиВ данном окне в поле Каталог аналитики из раскрывающегося списка следует выбрать аналитику, которую вы намерены привязать на текущий уровень.
ПРИМЕЧАНИЕ
Если привязка осуществляется к нескольким статьям, которые связаны с разными группами аналитик, то данный список отображает все аналитики, содержащиеся в указанных группах.
Если вы не хотите привязывать аналитику к папкам в иерархическом списке, а желаете привязать ее только к нижним уровням иерархии, установите флажок Не привязывать аналитику к папкам. По умолчанию данный параметр отключен.
Переключатель Уровень аналитики привязывать позволяет определить позиции, к которым необходимо привязать аналитику. Если данному параметру присвоено значение ко всем помеченным значениям, то привязка аналитики будет осуществляться ко всем записям, которые предварительно были выбраны с помощью клавиши Insert в окне Строки (колонки) типовой формы (см. рис. 3.28). Если переключатель установлен в положение к текущему помеченному значению, то привязка аналитики будет произведена к текущему помеченному значению, которое отображается в неактивном в данный момент окне Строки (колонки) типовой формы (см. рис. 3.28). Кстати, текущее значение можно изменить, используя клавиши PageUp или PageDown.
При установленном положении к выбранным значениям привязка аналитики будет выполнена к выбранным записям: статьям бюджетов или значениям аналитики. В данном случае в окне появляется кнопка Выбрать значения аналитики (см. рис. 3.31) – если ее нажать, откроется диалог Привязать аналитику к…, который представлен на рис. 3.32.
Рис. 3.32. Выбор значений аналитикиС помощью этого окна вы можете конкретно пометить бюджетные статьи или значения последнего привязанного уровня аналитики, к которым будет привязан следующий уровень аналитики. Окно содержит перечень бюджетных статей или значений аналитики, к которым можно привязать следующий уровень аналитики.
ВНИМАНИЕ
Не стоит забывать, что в данный перечень включаются только неповторяющиеся элементы.
В данном окне для каждой включенной в перечень позиции показывается ее название, а также наименование группы, к которой она относится. Вот характерный пример: название статьи бюджета – Итого для филиала, название группы – Статьи планов (бюджетов). Для аналитики выводится значение и наименование аналитики, например, значение аналитики – ООО «Протон», название аналитики – Организации.
Чтобы выбрать нужные позиции, пометьте их с помощью клавиши Insert и нажмите Enter.
Чтобы инициировать процесс привязки аналитики, нажмите кнопку Привязать аналитику (см. рис. 3.31). После непродолжительной паузы на экране вновь отобразится это же окно (см. рис. 3.31) – для привязки следующего уровня аналитики. Это будет продолжаться до тех пор, пока все уровни аналитики, перечисленные в раскрывающемся списке поля Каталог аналитики, не будут исчерпаны.ПРИМЕЧАНИЕ
Прекратить дальнейшую привязку аналитики вы можете в любой момент, нажав кнопку Выход.
Если вы хотите просмотреть уровни аналитики, которые были привязаны к периодам планирования или бюджетным статьям ранее, нажмите кнопку Построенные уровни аналитики.
Внешние факторы, влияющие на бюджетные показатели
Как уже отмечалось выше, на бюджетные показатели могут оказывать влияние многие внешние факторы: динамика валютных котировок, девальвационные ожидания населения, индекс инфляции, сезонные колебания цен, и т. д. В программе «Галактика» реализован механизм учета влияния этих факторов на показатели бюджета. Например, вы можете сформировать один и тот же бюджет в двух вариантах: оптимистический – если инфляция будет отсутствовать, и пессимистический – если инфляция составит несколько процентов.
Сведения о внешних факторах хранятся в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Н→Динамика внешнего фактора. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.33.
Рис. 3.33. Справочник внешних факторов
Данный интерфейс имеет двухпанельную структуру. В его верхней части содержится перечень зарегистрированных ранее в справочнике внешних факторов. Для каждого фактора отображается уникальный числовой идентификатор (код), название, тип атрибута и способ его применения. А внизу окна показывается детализация фактора, на котором установлен курсор, а именно – интервал времени, в течение которого данный фактор является актуальным, и его конкретное значение.
Чтобы зарегистрировать в каталоге новый внешний фактор, нажмите F7. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры введенного ранее фактора, нажмите F4. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.34.
Рис. 3.34. Ввод и редактирование внешнего фактораВ верхней части окна расположены основные параметры внешнего фактора, определяющие его концептуальную направленность. Значения полей Тип индекса и Тип значения генерируются программой автоматически, и изменить их вручную вы не сможете. Первому присваивается значение динамика внешнего фактора, второму – сумма. Это логично, потому что, во-первых, речь идет о динамике внешних факторов, а во-вторых – каждый внешний фактор имеет конкретное суммовое (числовое) значение. Уникальный числовой идентификатор внешнего фактора программа также формирует автоматически, и подставляет его в поле Код индекса. В случае надобности это значение вы можете изменить по своему усмотрению.
ПРИМЕЧАНИЕ
Без особой необходимости не рекомендуется вручную редактировать числовые идентификаторы, которые программа присваивает по умолчанию. Во-первых, автоматически сгенерированные коды являются в большинстве случаев оптимальными, а во-вторых – их ручное редактирование может привести к нарушению целостности данных. Это касается не только данного справочника, но и других справочников системы «Галактика».
Еще один автоматически заполняемый параметр – это поле Способ применения, в которое программа подставляет значение умножение/деление, и которое вручную не редактируется.
В поле Наименование следует с клавиатуры ввести произвольное наименование внешнего фактора (например, Сезонные колебания цен, Индекс инфляции, и т. д.). Это поле относится к числу обязательных для заполнения параметров, поскольку в соответствии с его значением вы впоследствии будете идентифицировать данный внешний фактор в интерфейсах списка и выбора.
Валюта, в которой будет выражаться числовое значение внешнего фактора, выбирается в поле Валюта. Для этого нужно нажать F3 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать Enter.
Каждый внешний фактор привязывается к определенному варианту (сценарию) бюджета. Например, если вы вводите индекс инфляции и полагаете, что он будет возрастать – логично привязать этот внешний фактор к пессимистичному варианту бюджета. Выбор варианта осуществляется в поле Сценарий бюджета через F3 или кнопку выбора (предварительно данный вариант должен быть зарегистрирован в соответствующем справочнике, подробнее см. выше раздел «Варианты бюджетов»).
Название ЦФО для внешнего фактора выбирается в окне справочника центров ответственности, который вызывается нажатием F3 в поле Центр ответственности.
После заполнения перечисленных параметров следует перейти в нижнюю часть окна, где выполняется настройка расчета числового (суммового) значения внешнего фактора. Здесь в поле Период указывается период планирования, к которому относится указанное в колонке Индекс значение текущего внешнего фактора. Требуемый период выбирается в окне справочника периодов планирования, которое выводится на экран нажатием клавиши F3 либо по кнопке выбора. Для добавления в список новой позиции следует нажать клавишу F7. Затем в поле Индекс с клавиатуры вводится требуемое значение внешнего фактора, которое относится к указанному в поле Период периоду планирования.ПРИМЕЧАНИЕ
Например, если в поле Индекс введено значение 2,7, то все показатели варианта бюджета, который выбран в поле Сценарий бюджета и относится к указанному в поле Период периоду планирования, будут умножаться на 2,7.
В полях Начало и Конец отображаются соответственно начальная и конечная даты периода планирования, выбранного в поле Период. Значения данных полей формируется системой автоматически в момент заполнения поле Период, и с клавиатуры не редактируются.
Настройка правил передачи данных из книг финансовых операций
Данные в бюджетные копии могут передаваться из книг финансовых операций, доступ к которым осуществляется с помощью соответствующих команд меню Документы. При этом передача данных может осуществляться в соответствии с определенными правилами, и в данном разделе мы расскажем о том, как осуществляется настройка правил передачи данных.
Ввод, редактирование и хранение сведений о правилах передачи данных осуществляется в специально предназначенном справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Н→Правила передачи данных. Окно справочника, которое отображается при выполнении этой команды, представлено на рис. 3.35.
Рис. 3.35. Справочник правил передачи данныхЕсли до настоящего времени вы не сформировали ни одного правила, данное окно будет пустым, и программа предложит создать новое правило. Все зарегистрированные правила передачи данных автоматически включаются в список (на рис. 3.35 справочник содержит две позиции). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках представлены перечисленные ниже сведения.
• Признак помеченной записи (крайняя колонка слева).
• А – здесь может отображаться символ А, свидетельствующий о том, что данная настройка является активной. Он присутствует лишь тогда, когда в окне Редактирование каталога (с ним мы познакомимся ниже) установлен флажок Актив.
• Наименование – здесь содержится название настройки.
• Источник – в этой колонке находится символ, которые характеризует область данных, передаваемых из книги финансовых операций в бюджет. Возможные варианты – П, Ф либо Б, соответственно – плановые, фактические или бухгалтерские данные. Этот признак присваивается в окне Редактирование каталога (с ним мы познакомимся ниже) с помощью переключателя Операции.
• Приемник – в этой колонке находится символ, характеризующий регистр данных бюджета, в который будут переданы данные из книги финансовых операций. Возможные значения – П, Ф либо Р, что означает соответственно план, факт либо резерв. Устанавливается это значение в окне Редактирование каталога (с ним мы познакомимся ниже) с помощью переключателя Регистр.
В контекстном меню данного окна, помимо прочих команд, имеется команда Перегрузить данные бюджетов, которая позволяет заново перегрузить существующие финансовые операции в бюджет. При выполнении команды открывается окно, в котором указывается временной диапазон обработки финансовых операций, а если установить флажок удалить прежние значения в бюджете, то будет применен соответствующий режим обработки данных.
Чтобы зарегистрировать в справочнике новое правило передачи данных, нажмите F7. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры созданного ранее правила, нажмите F4. Ввод и редактирование правил передачи данных осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.36.
Рис. 3.36. Формирование и редактирование правила передачи данныхВ первую очередь рекомендуется определить значения полей, расположенных в верхней части окна – Вышестоящий и Наименование. Первое из них заполняется только в том случае, если данное правило передачи данных должно в иерархии подчиняться другому правилу (в противном случае параметр остается незаполненным). Что касается поля Наименование, то в данном окне этот параметр является единственным, который обязателен для заполнения – здесь нужно ввести название правила.
Справа от поля Вышестоящий находится флажок актив, о котором мы уже упоминали ранее. Если данный параметр включен, то текущее правило в окне списка правил (см. рис. 3.35) отобразится жирным шрифтом, и для него в этом же окне в колонке А появится признак А.
В левой части окна находятся сведения, касающиеся данных, передаваемых в бюджет из книги финансовых операций. Первое, что нужно сделать – это определить, какие сведения (плановые, фактические учетные) в соответствии с данным правилом будут передаваться в бюджет. Для этого установите переключатель Операции в соответствующее положение.
Аналогичным образом с помощью переключателя По документам укажите, из каких типов документов сведения должны передаваться в бюджет при использовании текущего правила передачи данных. Если переключатель установлен в положение из списка, то в открывшейся справа колонке Наименование документа через F3 осуществляется выбор типов документов, данные которых будут передаваться в бюджет.
В правой части окна содержатся параметры, характеризующие область данных бюджета, в которую будет передаваться информация из книги финансовых операций. Эти параметры перечислены ниже.
• Тип периода бюджета – в данном поле осуществляется выбор типа периода планирования. Для этого нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника типов периодов планирования выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
• Копия бюджета – с помощью этой группы полей определяется Вариант бюджета (значение данного поля выбирается через F3 в окне справочника вариантов бюджетов) и его Стадия (значение данного поля вводится с клавиатуры).
• Регистр – этот переключатель позволяет установить регистр данных, в который будет передаваться информация из книги финансовых операций; возможные варианты – план, факт или резерв.
• Центр ответственности – с помощью данного переключателя определяется, какой ЦФО принимается в расчет при передаче данных. Возможные значения – ЦО операции, ЦО по умолчанию либо ЦО операции и по умолчанию. При этом центр финансовой ответственности по умолчанию выбирается в окне справочника центров ответственности, которое выводится на экран с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора, в расположенном ниже поле ЦО по умолчанию. Это поле доступно только в том случае, когда переключатель Центр ответственности установлен в положение ЦО по умолчанию либо ЦО операции и по умолчанию.
Установка флажка Фильтр на операции позволяет установить ограничения на данные путем выбора необходимого фильтра из пользовательского списка фильтров (для этого после установки флажка справа от него открывается поле для выбора).
Если в настройке фильтра присутствует тип спецификации Состояние документа, то с помощью флажка Учитывать состояние документа можно включать/выключать использование этого типа спецификации.
Справочник представлений для анализа бюджетов
В программе «Галактика» реализованы широкие функциональные возможности для анализа бюджетов. Этот механизм практически полностью автоматизирован – пользователю достаточно лишь указать требуемые параметры. Переход в режим анализа бюджетов осуществляется с помощью команды главного меню Отчеты→Анализ бюджетов, а также с помощью соответствующей команды контекстного меню, вызываемого в окне выбора финансовых операций.
Однако перед тем как анализировать бюджеты, нужно выполнить настройку представления данных для такого анализа. Необходимые действия выполняются в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Н→Представления для анализа бюджетов. Окно справочника, открываемое при выполнении данной команды, представлено на рис. 3.37.
Рис. 3.37. Список настроек для сравнения бюджетовЕсли до настоящего времени вы не сформировали ни одного представления (настройки), данное окно будет пустым, и программа предложит создать новую настройку. Все зарегистрированные представления автоматически включаются в список (на рис. 3.37 справочник содержит две позиции). Для каждой настройки отображается ее название и числовой идентификатор.
Чтобы зарегистрировать в справочнике новое представление для анализа бюджетов, нажмите F7. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры созданного ранее представления, нажмите F4. Ввод и редактирование представлений для анализа бюджетов осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.38.
Рис. 3.38. Настройка представления для анализа бюджетовДля настройки представления необходимо в данном окне определить значения следующих параметров.
• Вышестоящий – данный параметр не является обязательным для заполнения (его нужно указать лишь в том случае, если данное представление должно подчиняться в иерархии другой позиции), его значение выбирается в окне каталога настроек представлений данных (см. рис. 3.37), вызываемом с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.
• Наименование – в данном поле вводится название представления, под которым данную настройку впоследствии можно будет идентифицировать в интерфейсах списка и выбора.
• Тип периода бюджета – в данном поле из соответствующего каталога через F3 выбирается тип периода планирования бюджета.
• ЦО по умолчанию – значение данного поля выбирается через F3 из каталога центров ответственности. Это поле отображается только в том случае, если расположенный справа вверху переключатель Режим сравнения установлен в любое положение, кроме по ЦО и по ЦО и периодам.
• Период по умолчанию – в данном поле из справочника периодов планирования через F3 выбирается используемый по умолчанию период планирования бюджета. Это поле отображается только в том случае, если расположенный справа вверху переключатель Режим сравнения установлен в любое положение, кроме по периодам и по ЦО и периодам.
• Режим сравнения – с помощью этого переключателя устанавливается необходимый режим сравнения бюджетных данных. Возможен выбор одного из четырех вариантов: по копиям, по ЦО, по периодам или по ЦО и периодам.
При установленном флажке валюта в расположенном правее поле можно выбрать валюту, принимаемую для сравнения бюджетных данных.ПРИМЕЧАНИЕ
Здесь необходимо отметить, что результаты выполненного анализа бюджетов отображаются в информационных колонках. Содержимое каждой колонки может быть как данными определенного бюджета, так и расчетным значением, сформированным на основании данных других колонок. Далее мы рассмотрим порядок формирования информационных колонок.
В левой части нижней панели данного окна формируется перечень колонок для редактируемой (или вновь создаваемой) настройки представления данных. В поле Колонка идентифицируется место в перечне, занимаемое колонкой – этот параметр используется, например, когда переключатель Данные установлен в положение формула. В этом случае, при выборе в открывшемся правее поле колонки для представления, система запоминает именно значение поля Колонка, а не следующего за ним поля Наименование (значение поля Наименование формируется в одноименном поле правой части нижней панели).
Значение поля Тип (Ф либо Б) зависит от положения, в которое установлен переключатель Данные (Ф – формула, Б – бюджет).
Между левой и правой частями нижней панели находятся кнопки, регулирующие порядок расположения колонок (вверх-вниз).
В правой части нижней панели данного окна осуществляется настройка колонок.
Наименование – в данном поле формируется наименование колонки. Значение можно ввести с клавиатуры, а можно через F3 выбрать алгоритм наименования колонки (например, алгоритм %СО означает, что в наименование колонки будет выведено название ЦФО бюджета). Возможно комбинированное формирование наименования колонки: например, вначале что-либо ввести с клавиатуры, а затем через F3 выбрать алгоритм. В результате можно получить, например, следующий шаблон наименования: Колонка %СО. Если в данном случае центр ответственности – Филиал № 1, то колонка будет именоваться следующим образом: Колонка Филиал № 1.
С помощью флажка выводить на экран можно определить, выводить или нет на экран редактируемую колонку. Скрытые (т. е. не выводимые на экран) колонки применяются, например, когда их содержимое не является самостоятельной информацией, а используется только при расчете содержимого других колонок (как правило, когда переключатель Данные установлен в положение формула).
С помощью переключателя Данные определяется, на основании каких данных формируется содержимое колонки: формула – рассчитывается по формуле, бюджет – формируется на основании данных бюджета.
Если данный переключатель установлен в положение формула, то справа открывается поле для ввода формулы. В данном поле с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора открывается окно Выбор колонки представления, изображенное на рис. 3.39.
Рис. 3.39. Выбор колонки представленияВ данном окне выбираются колонки, содержимое которых используется в формуле.
ВНИМАНИЕ
Следует отметить, что при составлении формулы с помощью окна Выбор колонки представления система запоминает именно значение поля Колонка, а не поля Наименование (т. е. при изменении порядка следования колонок изменится и формула).
Если переключатель Данные установлен в положение бюджет, то открывается ряд параметров, характеризующих бюджет, на основании данных которого формируется содержимое редактируемой колонки.
С помощью переключателя Регистр определяется регистр используемых данных. Возможные значения – план, факт или резерв.
Копия бюджета – с помощью этой группы полей определяется Вариант бюджета (выбирается в окне справочника вариантов бюджетов, открываемом с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора) и его Стадия (вводится с клавиатуры).
При установленном флажке прогнозный курс справа открывается поле для выбора прогнозного курса. Для заполнения данного поля нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
Если в верхней панели окна переключатель Режим сравнения установлен в положение по ЦО, а в правой части нижней панели переключатель Данные установлен в положение бюджет, то справа отображается поле ЦО для выбора центра финансовой ответственности из соответствующего справочника (окно справочника вызывается через F3 либо по кнопке выбора).
Если в верхней панели окна переключатель Режим сравнения установлен в положение по периодам, а в правой части нижней панели переключатель Данные установлен в положение бюджет, то справа отображается поле Период для выбора периода планирования из соответствующего справочника (окно справочника вызывается через F3 либо по кнопке выбора).
Если в верхней панели окна переключатель Режим сравнения установлен в положение по ЦО и периодам, а в правой части нижней панели переключатель Данные установлен в положение бюджет, то справа отображаются поля ЦО и Период для выбора из соответствующих справочников центра финансовой ответственности и периода планирования.Работа со списком сформированных ранее бюджетовК настоящему моменту все основные действия по подготовке модуля «Управление бюджетом» к эксплуатации мы выполнили, и теперь можем заниматься непосредственно бюджетированием. Об этом и пойдет речь в дальнейших разделах данной главы.
Механизм бюджетирования мы начнем изучать со списка бюджетов, поскольку в него автоматически включаются все бюджеты, сформированные в программе. В свою очередь, из этого списка осуществляется переход в режим формирования и редактирования бюджетов, а также их просмотра.
Чтобы открыть список бюджетов, выполните команду главного меню Документы→Бюджеты – в результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.40.
Рис. 3.40. Окно списка бюджетов
На данном рисунке хорошо видно, что окно списка бюджетов включает в себя две панели: верхнюю и нижнюю. Вверху содержится древовидный перечень созданных ранее бюджетов, а панель, которая находится внизу, состоит из вкладок Копии бюджета и Примечание к бюджету.
На вкладке Копии бюджета отображается список копий бюджета, на котором в верхней панели установлен курсор. Активная копия помечается символом А в одноименном поле, а значки П, Ф или Р в соответствующих колонках указывают на наличие данных для этих регистров в текущей копии варианта бюджета. Кроме этого, в соответствующих колонках отображается номер стадии бюджетного процесса и дескриптор пользователя, ответственного за данную копию. Более подробно о порядке создания и использования копий бюджетов рассказывается ниже.
На вкладке Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольное примечание к текущей копии бюджета. Кроме этого, на данной вкладке ведется протоколирование тех либо иных событий, если в реестре настройки включен режим автоматического ведения протоколов.Параметры загрузки бюджетаПри переходе в режим редактирования созданного ранее бюджета нужно определить параметры его загрузки, и об этом мы расскажем в данном разделе.
Для перехода в режим редактирования бюджета нужно выделить его в верхней панели окна списка курсором и нажать клавишу F4. В результате на экране откроется окно выбора типовой формы; в данном окне курсор будет по умолчанию установлен на типовую форму, которая в прошлый раз была использована для отображения текущего бюджета. После выбора типовой формы на экране открывается окно настройки параметров загрузки, изображенное на рис. 3.41.
ПРИМЕЧАНИЕ
Следует отметить, что в некоторых случаях это окно открывается сразу после нажатия клавиши F4, минуя окно выбора типовой формы.
Рис. 3.41. Настройка параметров загрузкиВ заголовке окна отображается наименование бюджета с указанием центра ответственности и периода планирования. На рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Настройка расчета и Режим загрузки. В первую очередь рассмотрим параметры, которые являются общими для обеих вкладок.
• Типовая форма – в данном поле с помощью клавиши F3 на экран выводится окно Выбор типовой формы, в котором нужно курсором выделить требуемую типовую форму и нажать клавишу Enter.
• Копия бюджета – в этой группе полей указывается параметры используемой копии бюджета, к которым относятся: вариант бюджета, наименование копии варианта бюджета, номер стадии бюджетного процесса и дескриптор пользователя.
• Регистр – с помощью данного переключателя определяется, данные какого учетного регистра будут использованы при загрузке бюджета. Возможен выбор одного из трех вариантов: план, факт либо резерв.
Вкладка Настройка расчета содержит группу флажков Настройка расчета бюджета. Флажок Валюта просмотра позволяет задать валюту, в которой выражаются значения статей бюджета; выбор осуществляется в окне справочника валют, которое выводится на экран автоматически при установке данного флажка. При установке флажка Прогнозный курс используется прогнозный курс выбранной валюты для заданного варианта бюджета; выбор осуществляется в расположенном справа поле, которое становится доступным после установки данного флажка, через F3 либо по кнопке выбора. С помощью флажка Расчет формул выбирается вариант расчета формул (выбор осуществляется в окне Выбор варианта бюджета, которое выводится на экран автоматически при установке данного флажка).
На вкладке Режим загрузки с помощью переключателя Режим загрузки можно выбрать режим редактирования или режим просмотра. В первом режиме статьи бюджета, редактируемые текущим пользователем, блокируются, и остальные пользователи могут только просматривать указанные статьи. Во втором режиме бюджет будет доступен для редактирования другим пользователям.
В нижней панели окна настройки параметров загрузки находятся кнопки Далее и Выход. Кнопка Далее предназначена для загрузки бюджета с выбранными в данном диалоге параметрами. По этой кнопке открывается окно Редактируем бюджет, в котором можно просмотреть и отредактировать данные бюджета (описание этого режима приводится ниже). С помощью кнопки Выход осуществляется выход из данного режима без загрузки бюджета; при этом на экране вновь откроется окно списка бюджетов, изображенное на рис. 3.40.Настройка атрибутов бюджета при его созданииЧтобы сформировать в модуле «Управление бюджетом» новый бюджет, нужно открыть окно списка бюджетов (см. рис. 3.40), затем щелчком мыши указать то место в иерархии, где должен находиться бюджет, и нажать F7. В результате выполненных действий отобразится интерфейс настройки атрибутов бюджета, который показан на рис. 3.42.
Рис. 3.42. Атрибуты бюджета
Настройка ключевых параметров формируемого бюджета выполняется на вкладке Общая информация, которая открывается в данном окне по умолчанию (см. рис. 3.42). Здесь нужно определить значения перечисленных ниже параметров.
• Статус бюджета – этот параметр отображает текущий статус бюджета. При создании нового бюджета в данное поле автоматически подставляется значение формируется. В случае надобности вы можете отредактировать это значение, нажав клавишу F3 – в результате на экране отобразится окно, в котором можно выбрать другой статус (например, согласуется, исполняется, корректируется, и т. п.).
• Центр ответственности – в данном поле следует нажать кнопку выбора или клавишу F3, и выбрать ЦФО из соответствующего справочника.
• Период планирования – в этом поле из справочника периодов планирования, который вызывается с помощью F3 или кнопки выбора, нужно выбрать период планирования для формируемого бюджета.ВНИМАНИЕ
Помните, что изменить значение параметра Статус бюджета можно только после заполнения полей Центр ответственности и Период планирования.
Содержимое вкладки Копии бюджета представлено на рис. 3.43.
Рис. 3.43. Вкладка Копии бюджетаКак нетрудно догадаться по названию вкладки, она предназначена для формирования и ведения списка копий бюджета.
ПРИМЕЧАНИЕ
В программе «Галактика» каждый бюджет может иметь несколько копий, отличающихся вариантами бюджета, регистрами данных (плановые, фактические или резерв), правами пользователей, вариантами расчета формул и прогнозного курса, и др.
Активная копия бюджета помечается символом А в одноименном поле, а значки П, Ф или Р в соответствующих колонках указывают на наличие данных для этих регистров (план, факт или резерв) в текущей копии варианта бюджета.ПРИМЕЧАНИЕ
Активная копия бюджета – единственная копия бюджета, которая используется во многих операциях в качестве копии по умолчанию. В механизме согласования бюджетов – это текущая утвержденная копия бюджета.
Кроме этого, в соответствующих колонках отображается номер стадии бюджетного процесса и дескриптор пользователя, ответственного за данную копию. Более подробно механизм работы с копиями бюджета будет рассмотрен в следующем разделе.
Что касается вкладки Примечание к бюджету, то здесь вы можете ввести дополнительные сведения произвольного характера, касающиеся данного бюджета, для которых не нашлось места в других параметрах окна.
После нажатия в данном окне кнопки Далее будет сформирован новый бюджет в соответствии с заданными атрибутами. Этот бюджет отобразится в верхней панели окна списка бюджетов (см. рис. 3.40).Работа с бюджетными копиямиКак уже отмечалось выше, в модуле «Управление бюджетом» предусмотрена возможность работы с несколькими разными копиями одного и того же бюджета, отличающихся по целому ряду параметров и, как следствие – бюджетными показателями.
Сведения о бюджетных копиях представлены внизу окна списка на соответствующей вкладке (см. рис. 3.40). При этом для каждого бюджета ведется собственный перечень копий – его можно увидеть, если в верхней части окна выделить требуемый бюджет щелчком мыши. Для каждой бюджетной копии в соответствующих колонках представлены перечисленные ниже сведения.
• Признак помеченной записи (если копия не помечена – поле будет пустым).
• Признак активной записи – если копия является активной (о том, что представляет собой активная копия, говорилось в предыдущем разделе). Отметим, что для одного бюджета активной может являться только одна копия.
• Наименование варианта бюджета.
• Стадия бюджетного процесса (данный параметр присваивается в режиме редактирования бюджетной копии).
• Дескриптор пользователя.
• Наименование бюджетной копии.
• Регистр используемых в бюджетной копии данных (план, факт или резерв).
Для каждого бюджета автоматически ведется история изменения активной копии. Каждая запись истории отображает наименования двух копий: той, которая прежде была активной, и той, которая стала активной сейчас. Подробнее об изменении активной копии бюджета будет рассказано ниже.
Чтобы сформировать новую копию бюджета, откройте список бюджетов (см. рис. 3.40), щелкните мышью в нижней части на вкладке Копии бюджета, и нажмите F7. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры созданной ранее бюджетной копии, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите F4. Ввод и редактирование бюджетных копий осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.44.
Рис. 3.44. Окно ввода и редактирования бюджетной копии
В верхней панели данного окна в поле Область видимости по умолчанию отображается текущая область видимости для данного пользователя. При необходимости значение данного поля можно перевыбрать с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.
В поле Дескриптор следует указать пользователя, который является ответственным за данную копию бюджета. Требуемое значение выбирается в окне списка дескрипторов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
Стадия бюдж. процесса – значение данного поля выбирается в окне реквизитов (см. рис. 3.45), которое вызывается нажатием кнопки выбора.
Рис. 3.45. Окно реквизитовЗдесь можно указать область видимости и определить номер стадии бюджетного процесса. Область видимости выбирается из соответствующего справочника – для этого нажмите F3, выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите Enter. Что касается параметра Стадия бюджетного процесса, то он заполняется с клавиатуры.
В поле Акт. копия (см. рис. 3.44) мы можете назначить данную копию бюджета активной. О том, чем характеризуется активная копия бюджета, мы уже говорили ранее.
Порядковый номер и название бюджетной копии вводится в полях соответственно № и Наименование копии. Отметим, что значения этих полей могут формироваться вручную или автоматически. При автоматическом заполнении поля Наименование копии возможны перечисленные ниже варианты:
• <дескриптор пользователя>/от<дата и время создания копии> – копия сформирована автоматически при добавлении записей в данное окно;
• автомат, по финансовым операциям <дата и время создания копии> – копия варианта создана в результате формирования бюджета по финансовым операциям из какой-либо финансовых операций.
Автоматически сформированное значение при необходимости можно отредактировать вручную.ПРИМЕЧАНИЕ
При нажатии в данном окне клавиши F7 открывается справочник вариантов бюджетов, и после выбора нужного варианта автоматически формируется новая копия варианта вида <дескриптор пользователя>/от<дата и время создания копии>. Затем необходимо задать остальные атрибуты новой копии.
Нижняя панель окна состоит из нескольких вкладок (см. рис. 3.44). Рассмотрим содержимое каждой из них.
Вкладка Варианты копии, содержимое которой показано на рис. 3.44, открывается в данном окне по умолчанию. Она содержит параметры Вариант бюджета, Вариант расчета формул и Вариант прогнозного курса, значения которых выбираются в окне справочника вариантов бюджетов, вызываемом через F3. Данный механизм предоставляет возможность указания в бюджетной копии разных вариантов бюджета, расчета формул и прогнозного курса (например, бюджет – оптимистичный, расчет формул – пессимистичный, прогнозный курс – умеренный).
Вкладка Данные по регистрам содержит сведения о регистрах данных, используемых в бюджетной копии (плановые, фактические или резерв). Если в бюджете присутствуют данные того или иного регистра, то в поле План, Факт и Резерв отобразится соответствующий символ (П, Ф или Р).
В модуле «Управление бюджетом» реализована возможность указания статуса бюджетной копии для каждого регистра. Для этого предназначены параметры Статус: через F3 вызывается окно, в котором нужно установить курсор на требуемую позицию и нажать Enter.
Ранее уже говорилось о том, что данные из книг финансовых операций передаются в бюджет в соответствии с настроенными правилами (подробнее см. выше раздел «Настройка правил передачи данных из книг финансовых операций»). Для выбора правила на вкладке Данные по регистрам предназначены поля Правило передачи данных (предусмотрен отдельный параметр для каждого регистра).
Содержимое вкладки Права пользователей показано на рис. 3.46.
Рис. 3.46. Вкладка Права пользователейЗдесь путем установки переключателя Пользователи в соответствующее положение определяется, кто из пользователей программы «Галактика» имеет право доступа к данной бюджетной копии. Параметр может принимать одно из перечисленных ниже значений.
• все пользователи – данный вариант предлагается использовать по умолчанию;
• только владелец – при выборе этого значения с бюджетной копией разрешается работать только создавшему ее пользователю;
• владелец и из списка – в данном случае при выборе последнего значения формирование списка пользователей осуществляется в открывшейся справа колонке Пользователь (см. рис. 3.46). Для добавления пользователя в список вначале нажмите F7, а затем в появившемся поле – F3, и выберите пользователя в открывшемся окне.
Следующая вкладка называется Предыдущая копия, ее содержимое представлено на рис. 3.47.
Рис. 3.47. Вкладка Предыдущая копияЗдесь содержится алгоритм поиска предыдущей копии бюджета. Если переключатель Поиск предыдущей копии установлен в положение по настройке, открывается экранная кнопка Настройка, через которую осуществляется переход в окно Параметры поиска предыдущей копии. В данном окне выполняется настройка параметров поиска предыдущей копии; в качестве условий для поиска может указываться тип периода, вариант бюджета и стадия бюджетного процесса. После ввода параметров поиска и нажатия в окне Параметры поиска предыдущей копии клавиши Enter на вкладке Предыдущая копия появляется кнопка Просмотр копии, при нажатии на которую можно просмотреть копию, соответствующую заданным параметрам поиска.
На вкладке Кто модифицировал хранятся сведения о дате и времени последнего изменения текущей копии бюджета, а также о пользователе, который внес эти изменения. Содержимое данной вкладки формируется программой автоматически, ее ручное редактирование невозможно.
Что касается вкладки Примечание, то здесь в случае надобности вы можете с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной копии бюджета. На этой же вкладке система вносит информацию о выполнении автоматических операций с бюджетом – таких, например, как групповое копирование бюджетов, и др.Работа в режиме просмотра и редактирования бюджетаПосле нажатия в окне настройки параметров загрузки (см. рис. 3.41) кнопки Далее на экране открывается окно просмотра и редактирования бюджетных данных, пример которого показан на рис. 3.48.
Рис. 3.48. Режим работы с бюджетом
В этом окне осуществляется ввод и редактирование бюджетных данных, сравнение разных бюджетов, аккумулирование нескольких бюджетов в один общий бюджет (этот режим называется «мультибюджет»), и др.
Окно имеет относительно сложную структуру и включает в себя три панели, с которыми мы познакомимся далее.
Главное предназначение верхней панели – просмотр и редактирование общих параметров бюджета. По умолчанию эта панель состоит из одной вкладки, которая так и называется – Бюджет (см. рис. 3.48), но в режиме сравнения бюджетов (с этим режимом мы познакомимся позже) здесь появляется еще одна вкладка, которая называется Сравнить с.
Слева вверху вкладки Бюджет в соответствующем поле показывается название бюджета с указанием ЦФО, а также периода планирования. В расположенном ниже поле Копия бюджета содержится уникальный числовой идентификатор (код) и название копии варианта бюджета.ПРИМЕЧАНИЕ
Если в поле Копия бюджета нажать клавишу F3, то на экране отобразится окно выбора копии варианта, в котором можно задать как копию варианта, так и вариант бюджета.
В середине вкладки находится переключатель, позволяющий указать, данные какого регистра (план, факт или резерв) должны быть представлены в бюджете. Первоначально значение данного параметра определяется в настройках параметров загрузки (переключатель Регистр, см. рис. 3.41), но в любой момент вы можете его изменить. При этом программа выдаст запрос на подтверждение данной операции.ПРИМЕЧАНИЕ
Положение переключателя резерв используется на этапе регистрации фактических данных лимитируемых статей бюджета в тех случаях, когда имеются исполняемые, но не оплаченные финансовые обязательства предприятия. Суммы этих обязательств вначале заносят в резервные значения соответствующих статей бюджета, а после оплаты обязательств переносят в фактические значения статей. Иначе говоря, резервные значения статей фиксируют ожидаемые доходы или расходы по этим статьям.
Отталкиваясь от этой информации, можно сделать вывод, что, например, сумма статьи расходов, которой можно свободно распоряжаться в данном периоде планирования с учетом имеющихся финансовых обязательств, вычисляется по формуле:
Свободно = План – Факт – Резерв
Для вывода информации о свободных суммах для доходной или расходной статьи в текущем периоде планирования предназначена команда контекстного меню Атрибуты значения показателя. При выполнении данной команды на экране открывается окно, в котором для просмотра свободных сумм следует на вкладке Атрибуты значения нажать кнопку Лимиты.
Название валюты, в которой представлены значения бюджетных показателей (статей), отображается в поле Валюта. При расчете значений статей в выбранной валюте используется ее курс на начало или конец самого мелкого периода планирования в зависимости от значения параметра настройки Курс валют по периоду планирования (подробнее см. выше раздел «Настройка параметров бюджетирования»).
В поле Прогнозный курс отображается вариант прогнозного курса текущей валюты для данного варианта бюджета. В базе данных значения статей хранятся только для реального курса валюты. При задании валюты, отличной от валюты статьи, для просмотра/редактирования бюджета хранимые значения статьи пересчитываются в заданную валюту.
В поле Расчет формул показан вариант расчета формул для данного варианта бюджета.
Отметим, что на вкладке бюджет изменить значения параметров Валюта, Прогнозный курс и Расчет формул вы не сможете – для этого нужно перейти в соответствующий режим нажатием кнопки Настройка. При этом открывается окно, которое представлено на рис. 3.49.
Рис. 3.49. Настройка параметров расчетаЕсли вы хотите отредактировать какой-либо параметр, отметьте его соответствующим флажком, затем в распложенном справа поле нажмите F3 или кнопку выбора, и в открывшемся окне укажите требуемое значение. Выполненные изменения вступают в силу после нажатия в данном окне кнопки Сохранить, а кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Основную информационную нагрузку несет средняя (центральная) панель окна просмотра и редактирования бюджета. Именно в ней содержится перечень бюджетных статей, периодов планирования, здесь отображаются значения бюджетных показателей, а также – выполняется их ввод (для статей, автоматическое заполнение которых не предусмотрено) и редактирование.
ПРИМЕЧАНИЕ
Ячейки бюджетной таблицы, которые можно заполнить вручную, подсвечиваются другим цветом (по умолчанию – желтым).
Статьи бюджета и значения аналитики могут располагаться по строкам или по столбцам этой таблицы, а периоды планирования (или значения аналитики) – по столбцам или строкам, соответственно. Число в ячейке таблицы является значением статьи (значением статьи по аналитике) для данного периода планирования. Ниже описывается наиболее распространенный вариант, когда статьи бюджета располагаются по строкам.
В первых трех полях обычно отображается иерархическая структура статей бюджета с указанием кода и краткого наименования для каждой статьи. Затем следуют управляющие поля, содержащие символы << и <, потом – периоды планирования или значения аналитики и вновь управляющие поля, отображающие символы >> и >.
Если периоды планирования (аналитики) имеют иерархическую структуру, то в заголовке колонки кроме наименования периода появляется знак +. Щелчок на этом знаке приводит к появлению новых колонок таблицы, отображающих подчиненные периоды планирования. При этом указанный знак преобразуется в —. Щелчок на данном знаке снова превращает его в +, а колонки с подчиненными периодами исчезают (сворачиваются).
Если периодов планирования или значений аналитики много, то на экране отображается только часть указанных полей. При этом таблица рассматривается как бы через «окно просмотра». Для перемещения «окна просмотра» по таблице и служат управляющие поля. Щелчок левой кнопкой мыши на знаках < или > перемещает указанное «окно» по таблице на одну колонку влево или вправо, соответственно. А щелчок на знаке << или >> перемещает «окно просмотра» так, что в нем отображается первая или последняя колонка периодов планирования соответственно.
Данные в редактируемые ячейки таблицы вводятся с клавиатуры. При этом по умолчанию программа суммирует значения статей, являющихся подчиненными для некоторой вышестоящей статьи, и результат записывается в ячейку вышестоящей статьи. Этот порядок нарушается в том случае, когда вышестоящая статья является расчетной; тогда ее значение рассчитывается по формуле.
При вводе значения вышестоящего периода планирования (значения аналитики) выполняется автоматическая разноска этого значения по подчиненным периодам. Например, если ввести значение некоторой статьи за год равное 21, то ее значения в каждом из первых трех кварталов будут равны 5, а в последнем квартале – 6.
Нижняя панель окна редактирования бюджета предназначена для отображения алгоритмов расчетных статей и задания настроечных параметров окна редактирования бюджета (переход в соответствующий режим осуществляется нажатием кнопки Панель управления; описание данного режима приведено ниже).
В первом поле отображается статья бюджета, на которую указывает курсор в средней панели. В нижнем поле отображается алгоритм расчета указанной статьи, если она является расчетной. Между ними в соответствующих полях указывается сокращенное наименование статьи бюджета, валюта и группа аналитик.Панель управления бюджетомВ программе «Галактика» реализованы широкие функциональные возможности по гибкой настройке бюджетов и управлению их структурой, представлением и содержимым. Для выполнения этих действий предназначен специальный механизм, который называется «Панель управления» и вызывается с помощью кнопки Панель управления, которая находится в нижней панели окна просмотра и редактирования бюджета (см. рис. 3.48). Окно панели управления, которое открывается при нажатии данной кнопки, изображено на рис. 3.50.
Рис. 3.50. Панель управления бюджетом
Функциональные возможности панели управления предусматривают решение следующих задач: проведение расчетов в бюджете, сравнение бюджетов, ручное агрегирование бюджетов в режиме «мультибюджет» и просмотр бюджетов с учетом внутренних или внешних оборотов в режиме «альтернативный просмотр».
Данное окно состоит из трех частей, и если в верхней и правой частях находятся одни и те же параметры, то содержимое нижней части зависит от открытой в данный момент вкладки (выбор вкладки осуществляется внизу окна).
В верхней части окна отображается выбранный ранее период планирования (этот параметр не редактируется), а также название типовой формы бюджета, которую можно перевыбрать с помощью клавиши F3.
Правая часть окна включает в себя кнопки, предназначенные для выбора требуемого режима работы и активизации соответствующих функций панели управления. Эти кнопки перечислены ниже.
• Сохранить бюджет – кнопка предназначена для сохранения всех выполненных в текущем бюджете изменений.
• Сохранить бюджет как – с помощью данной кнопки вы можете сохранить внесенные изменения в виде нового варианта (копии) бюджета. Параметры сохранения указываются в окне, которое отображается на экране при нажатии данной кнопки.
• Пересчитать данные – кнопка позволяет произвести пересчет значений бюджетных показателей. При этом в ходе расчета вычисляются значения как расчетных, так и агрегированных статей.
• Удалить все данные – с помощью этой кнопки можно быстро присвоить всем бюджетным показателям нулевые значения.
• Повернуть оси – эта кнопка позволяет поменять местами оси текущего бюджета. Например, если по строкам отображались статьи бюджета, а по столбцам – периоды планирования, то после нажатия на данную кнопку по строкам будут отображаться периоды планирования, а по столбцам – статьи бюджета.
• Печать – с помощью данной кнопки содержимое бюджета выгружается в Excel-файл для просмотра, редактирования и распечатки.
• Выход – кнопка предназначена для выхода из режима работы Панели управления и закрытия данного окна.
Содержимое левой части окна в зависимости от назначения и функциональности сгруппировано на вкладках Настройка, Сравнение, Мультибюджет и Альтернативный просмотр, описание которых приводится далее.
Параметры настройки в панели управления
На вкладке Настройка (см. рис. 3.50) расположены параметры, с помощью которых производится настройка автоматических расчетов, а также отображения и записи значений статей бюджета. Отметим, что эта вкладка открывается в данном окне по умолчанию.
С помощью параметра Количество колонок вы можете самостоятельно определить число столбцов периодов планирования или значений аналитики (в зависимости от способа представления бюджета), содержащихся в «окне просмотра» между колонками < и >. Этот параметр может принимать значения в интервале от 1 до 10.
В режиме редактирования бюджета реализована возможность автоматического пересчета значений вышестоящих бюджетных статей при редактировании нижестоящих статей. Этот режим включается путем установки флажка Автоматический пересчет.ПРИМЕЧАНИЕ
Если вы хотите пересчитать значения расчетных статей, то нажмите кнопку Пересчитать данные (подробнее см. предыдущий раздел).
Если установить флажок Округлять при выводе, то показатели бюджета будут округлены при отображении их в окне редактирования и выводе на печать в соответствии с действующей настройкой округления (соответствующие параметры настраиваются в реестре настройки).
Если отключен параметр Сохранение агрегатов статей, то значения агрегатных статей рассчитываются при открытии окна редактирования бюджета. Если же этот параметр включен, то текущие агрегатные значения автоматически записываются в базу данных для последующего использования.
Похожее назначение имеет параметр Сохранение агрегатов периодов – если он установлен, то значения агрегатов статей по периодам будут автоматически фиксироваться в информационной базе, а если снят – эти значения будут пересчитываться заново при каждом открытии окна редактирования бюджета.
С помощью параметров Аббревиатура, Валюта, Ед. измерения, находящихся в области Атрибуты статьи, осуществляется управление отображением столбцов с соответствующими названиями в окне редактирования бюджета при условии, что статьи отображаются по строкам бюджета.
Также на данной вкладке находится переключатель, который определяет порядок отображения измененных значений бюджетных показателей. Он может принимать одно из перечисленных ниже значений.
• Режимы выделения выключить – в данном случае режим выделения измененных значений отключается.
• Измененные значения выделить – если переключатель установлен в это положение, то измененные значения статей бюджета выделяются цветом. По умолчанию – это синий цвет. Например, будут выделены указанным цветом отредактированные с клавиатуры значения статей бюджета.
• Сохраняемые значения выделить – при установленном данном значении те данные бюджета, которые записываются в базу данных, выделяются цветом. По умолчанию – это синий цвет. Обычно значения агрегатных статей и периодов планирования не записываются в базу данных, поэтому они не выделяются цветом, однако при установке любого из флажков Сохранение агрегатов статей/периодов (описание этих флажков см. выше) эти значения будут выделены.
• Фиксированные значения выделить – если переключатель установлен в это положение, то значения статьи с атрибутом фиксированное выделяются цветом. Этот атрибут можно установить с помощью команды контекстного меню Атрибуты значения показателя.
• Лимитируемые значения выделить – аналогично предыдущему параметру, если переключатель установлен в это положение, то значения статьи с атрибутом лимитируемое выделяются цветом
Включение и настройка режима сравнения двух разных бюджетов
В программе реализована возможность автоматического сравнения двух разных бюджетов. Например, вы можете сравнить плановый и фактический бюджеты и быстро получить информацию обо всех имеющихся расхождениях.
Однако для решения данной задачи необходимо выполнить несколько подготовительных действий. Для этого откройте «Панель управления», и перейдите на вкладку Сравнение, которая изображена на рис. 3.51.
Рис. 3.51. Включение и настройка параметров сравнения бюджетовПервое, что нужно сделать для сравнения бюджетов – это включить соответствующий режим с помощью параметра Режим сравнения – включен. Только после этого вкладка примет вид, как показано на рис. 3.51, а в окне редактирования бюджета, помимо вкладки Бюджет (см. рис. 3.48), появится также вкладка Сравнить с.
Режим отображения результатов сравнения выбирается с помощью переключателя Результат сравнения. Если данному параметру присвоено значение нет (его предлагается использовать по умолчанию), то вместо каждой колонки бюджета будут отображаться две: в первой отобразятся показатели одного бюджета, во второй – другого.
Если вы выбрали вариант (Кол1–Кол2) или (Кол2–Кол1), то к двум описанным выше колонкам добавляется третья, отображающая разность между показателями этих бюджетов. Положительная разность отображается выбранным по умолчанию красным цветом, отрицательная – зеленым.
При выборе варианта %(Кол1/Кол2) или %(Кол2/Кол1) вместо колонки, отображающей разность, появляется колонка процента, в которую выводится процентное соотношение бюджетных данных. Например, при сравнении плановых и фактических параметров бюджета это будет процент выполнения плана. Отметим, что при выборе одного из этих значений появляется дополнительное поле Критическое значение, в которое можно ввести критическое значение процента, а расположенном левее поле выбрать отношение: >, >=, <, <= или =. Например, при выборе отношения >, те значения процента, которые превышают критическое значение, выделяются назначенным по умолчанию красным цветом. Все остальные значения будут выделены зеленым цветом.
С помощью кнопки Скопировать бюджет для сравнения можно скопировать данные из бюджета, выбранного для сравнения, в текущий бюджет.
Понятие и использование режима «Мультибюджет»
Возможности модуля «Управление бюджетом» предусматривают выполнение ручной агрегации бюджетов. Чтобы задействовать этот механизм, нужно в «Панели управления» открыть вкладку Мультибюджет и установить флажок Режим «мультибюджет» включен.
В результате на экране отобразится окно выбора бюджетов, в котором следует с помощью клавиши Insert отметить бюджеты для агрегирования, а затем нажать Enter. После этого откроется окно Загрузить бюджеты, которое показано на рис. 3.52.
Рис. 3.52. Загрузка бюджетовВ данном окне показан список выбранных для агрегирования бюджетов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается наименование варианта и копии варианта бюджета. После нажатия в данном окне кнопки Далее на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.53.
Рис. 3.53. Выбор режима расчетаЭто окно предназначено для настройки параметров расчета агрегированного бюджета.
Учитывать внешние обороты – при установленном данном флажке в расчетах бюджета учитываются внешние обороты. По умолчанию все статьи считаются статьями внешних оборотов.
Учитывать внутренние обороты – если установлен этот флажок, то в расчетах бюджета будут учитываться внутренние обороты, т. е. те статьи бюджета, которым присвоен внутренние обороты. При установке в данном окне только одного этого флажка получается бюджет внутренних оборотов корпорации, то есть суммы товаров (услуг), реализованных одним предприятием корпорации другому.
После нажатия в данном окне кнопки Далее на экране вновь открывается вкладка Мультибюджет. Теперь она будет выглядеть так, как это показано на рис. 3.54.
Рис. 3.54. Содержимое вкладки Мультибюджет после выбора бюджетов для агрегированияС помощью переключателя Мультибюджет осуществляется управление отображением данных, содержащихся в средней панели окна редактирования бюджета. Если этот переключатель установлен в положение Показать, то в средней панели вместо статей текущего бюджета появляется его наименование и папка Итого по бюджетам, которая в качестве подчиненных уровней содержит наименования выбранных для агрегации бюджетов. Если же переключатель установлен в положение Скрыть, то средняя панель вновь будет отображать статьи текущего бюджета.
С помощью кнопки Просмотр используемых бюджетов на экран выводится окно Загружены следующие бюджеты, в котором можно просмотреть бюджеты, отобранные для агрегирования, и при необходимости изменить вариант или копию варианта любого бюджета.
С помощью кнопки Скопировать итоговый бюджет осуществляется суммирование данных выбранных бюджетов и запись их в текущий бюджет.
С помощью кнопки Сохранить бюджеты как осуществляется сохранение бюджетов. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно Сохранить бюджеты как. В данном окне для запуска процесса сохранения выбранных бюджетов следует нажать кнопку Далее.
Если было выполнено ручное редактирования суммы статьи любого бюджета, то при снятии флажка Режим «Мультибюджет» включен или при выходе из окна редактирования бюджета на экране откроется окно Следующие бюджеты были изменены, в котором отображается список выбранных для агрегации бюджетов.
В поле Изменения будут отмечены те бюджеты, которые были модифицированы. Поле Сохранение может иметь значения Сохранить и Не сохранять. У измененных бюджетов по умолчанию отображается значение Сохранить, у остальных – Не сохранять. Значение этого поля можно изменить по клавише F3. В базу записываются те бюджеты, у которых в этом поле стоит Сохранить. Для запуска процесса сохранения следует в данном окне нажать кнопку Далее.
Альтернативный просмотр
На вкладке Альтернативный просмотр, содержимое которой представлено на рис. 3.55, можно настроить формирование бюджета, учитывающего только статьи с атрибутами внутренние обороты, внешние обороты или и то и другое вместе.
Для включения альтернативного просмотра нужно установить флажок Альтернативный просмотр включен.
Рис. 3.55. Настройка альтернативного просмотраПосле включения альтернативного просмотра на вкладке появляются следующие параметры:
• Внутренние обороты показать – при установке данного флажка в бюджете будут учтены только статьи с атрибутом внутренние обороты.
• Внешние обороты показать – при установке данного флажка в бюджете будут учтены только статьи без атрибута внутренние обороты.
После установки нужного флажка нужно нажать кнопку Загрузить, после чего в окне редактирования бюджета можно просмотреть получившийся бюджет. Этот бюджет предназначен только для просмотра, и его редактирование невозможно.
Следует отметить, что режим «альтернативный просмотр» используется в основном совместно с режимом «мультибюджет». Если режим «мультибюджет» был включен для бюджета с исключенными внутренними оборотами, то в бюджетах подчиненных центров финансовой ответственности отражаются суммы, включающие внутренние обороты. Исключение внутренних оборотов происходит только для строки Итого по бюджетам. Режим альтернативного просмотра позволяет получить мультибюджет, в котором внутренние обороты исключены и по каждому подчиненному центру финансовой ответственности.Параметры печати бюджетаДля вывода бюджетных данных на печать предназначена команда контекстного меню Печать бюджета, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.56.
Рис. 3.56. Настройка параметров печати, вкладка Формат отчета
В данном окне осуществляется настройка параметров печати бюджета. Как видно на рисунке, окно состоит из нескольких вкладок: Формат отчета, Что печатать, Пакетное формирование и Дополнительные. Помимо перечисленных, данное окно может включать в себя еще две вкладки: Ось периодов – эта вкладка отображается только в случае выбора типовой формы, к одной оси которой привязаны статьи, а к другой аналитика, и Мультибюджет – данная вкладка отображается только при настройке параметров печати мультибюджета.
На вкладке Формат отчета (эта вкладка открывается по умолчанию, ее содержимое показано на рис. 3.56) вкладке производится настройка размера шрифтов для общего колонтитула, горизонтальной и вертикальной шапок, а также для значений показателей бюджета. Кроме того, здесь же выполняется настройка ширины колонки вертикальной и горизонтальной шапки путем задания количества символов стандартного шрифта Excel, которое помещается в колонку.
На вкладке Что печатать выполняется выбор внешнего представления отчета. Если переключатель Печатать установлен в положение Все, то будет распечатан бюджет, в котором будут раскрыты все иерархические папки. При установленном значении Текущее состояние будет распечатан бюджет с теми раскрытыми папками иерархии, которые в данный момент раскрыты в окне редактирования бюджета. Если этот переключатель установлен в положение Закрепленный узел, то на печать будет выведена только та папка иерархии, на которой в данный момент установлен курсор в окне редактирования бюджета. При этом будут показаны все подчиненные элементы для этой папки. Поскольку закрепить папку можно как на горизонтальной оси бюджета, так и на вертикальной, то при выборе этого значения появляется дополнительный переключатель Закрепить узел оси, с помощью которого выбирается требуемый вариант представления данных (возможные значения – вертикальной и горизонтальной).
Выводить аббревиатуры статей – установка данного флажка позволяет выводить на печать аббревиатуры статей бюджета. Флажок доступен для редактирования только при соблюдении двух условий: если в данный момент не включен режим Мультибюджет, и если статьи бюджета располагаются по вертикальной оси.
Как отмечалось выше, вкладка Ось периодов отображается только при выборе типовой формы, у которой к одной оси привязаны статьи, а к другой – аналитика. Для такой формы периоды планирования бюджета образуют третью ось, которую при печати необходимо «уложить» на плоскость. Как известно, при отображении бюджета в окне редактирования он отображается только для одного, текущего периода планирования. С помощью переключателя Период разворачивать определяется режим отображения периодов планирования в отчете.
• Нет – при установленном данном значении отображается бюджет только для текущего периода планирования.
• По горизонтальной оси – в данном случае структура периодов планирования разворачивается по горизонтальной оси отчета вместе со структурой, которая располагается по этой оси в окне редактирования бюджета (статьи бюджета или аналитика). При этом положение переключателя Период разворачивать: над осью/под осью определяет, в каком порядке разворачиваются данные по этой оси: вначале периоды, потом структура статей бюджета (аналитик) или наоборот.
• По вертикальной оси – это положение переключателя функционирует аналогично настройкам для горизонтальной оси.
Как отмечалось выше, вкладка Мультибюджет отображается только при настройке параметров печати мультибюджета. Если данной вкладке переключатель Скрытую ось разворачивать установлен в положение нет, то будет отображаться бюджет только для текущего периода планирования. Если этот переключатель установлен в положение По горизонтальной оси, то структура периодов планирования будет развернута по горизонтальной оси отчета вместе со структурой, которая располагается по этой оси в окне редактирования бюджета (статьи бюджета или аналитика). При этом положение переключателя Период разворачивать: над осью/под осью определяет, в каком порядке разворачиваются данные по этой оси: вначале периоды, потом структура статей бюджета (аналитик) или наоборот. Аналогичным образом функционирует значение По вертикальной оси.
При установленном флажке Не печатать «Итого по бюджетам» в печатную форму отчета не будет выводиться строка Итого по бюджетам.
По завершении транспонировать отчет – при включении данного режима отчет транспонируется (иначе говоря, его оси меняются местами).
На вкладке Пакетное формирование можно выбрать типовые формы для заданного центра финансовой ответственности, что позволяет распечатать текущее состояние бюджета по нескольким типовым формам в режиме пакетного формирования, либо для заданной типовой формы и центра финансовой ответственности выбрать список бюджетов, которые необходимо вывести на печать.
Если на данной вкладке переключатель Пакетное формирование установлен в положение по типовым формам, то будет сформирован отчет для выбранных типовых форм. Чтобы выбрать типовые формы, нужно нажать распложенную правее кнопку Определить список. Затем в открывшемся окне Список типовых форм в колонке Наименование типовой формы нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора – в результате на экране откроется окно Выбор типовой формы. В данном окне следует пометить требуемые позиции с помощью клавиши Insert и нажать Enter.
Если же переключатель Пакетное формирование установлен в положение по бюджетам, то под кнопкой Определить список аналогичным образом нужно сформировать список включаемых в отчет бюджетов.
Если переключатель Пакетное формирование установлен в положение выключено, то режим пакетного формирования отключается.
На вкладке Дополнительные выполняется настройка параметров форматирования отчета, выводимого в файл Excel.
В поле Печатать в каталог отображается путь к каталогу, в котором будет размещен файл отчета. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне Выбор каталога по обычным правилам Windows указать требуемый путь.
Добавлять информацию о расположении осей – при установленном данном флажке в файл отчета Excel-формата будут включены следующие именованные области:
• GalRep_Body – содержит все ячейки со значениями статей, аналитик и периодов планирования;
• GalRep_HTitle – включает в себя ячейки, содержащие заголовок горизонтальной оси;
• GalRep_VTitle – включает в себя ячейки, содержащие заголовок вертикальной оси.
Эта информация может быть использована для дальнейшего форматирования отчета, а также для его импорта.
Добавлять информацию об аналитиках – при установленном данном флажке в файл отчета выводятся следующие именованные области:
• GalRep_Body – содержит все ячейки со значениями статей, аналитик и периодов планирования;
• GalRep_НKAU_20 – включает в себя ячейки, содержащие значения системной аналитики с кодом 20 и расположенные вдоль горизонтальной оси (например, системная аналитика с кодом 20 – это Статьи планов (бюджетов));
• GalRep_НKAU_20/1 – если количество значений аналитики слишком велико, то Excel автоматически разбивает именованную область на несколько частей (дополнительных областей). В данном случае /1 – это дополнительная область № 1;
• GalRep_VKAU_20 – включает в себя ячейки, содержащие значения системной аналитики с кодом 20 и расположенные вдоль вертикальной оси; эта именованная область обрабатывается так же, как и аналогичная область для горизонтальной оси.
Эта информация может быть использована для форматирования и обработки отчета средствами Excel, а также для импорта обработанного отчета в модуль «Управление бюджетом».
Следует отметить, что в состав пакета поставки программы включено несколько Excel-шаблонов, предназначенных для обработки выгружаемых в Excel отчетов. Переключатель Применение настройки XLT, предназначен для настройки использования этих шаблонов.
• Не применять шаблон – если переключатель установлен в данное положение, то ни один из шаблонов Excel не используется для обработки отчета.
• Шаблон для форматирования – при установленном данном значении открывается дополнительное поле для выбора шаблона, с помощью которого, например, можно раскрасить определенные области отчета (заголовки, оси, данные и т. п.) для лучшего представления данных отчета.
• Шаблон для создания – при установленном данном значении также необходимо задать файл формата для шаблона Excel. Данные отчета выводятся файл Excel, созданный по шаблону, а затем обрабатываются по алгоритмам шаблона. Это может быть дополнительное форматирование, проведение расчетов, построение графиков и т. п.
Установка флажка Запускать пользовательские макросы дает возможность указать файл с пользовательскими макросами, который будет импортирован в текущий отчет. Путь к файлу указывается в поле, которое открывается после установки данного флажка. В данном поле нужно нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать требуемый путь.
Процесс формирования отчета в соответствии с установленными параметрами и вывода его в окно Excel инициируется нажатием кнопки Печать, которая расположена в правой части окна (см. рис. 3.56).Подготовка данных для бюджетов в книгах финансовых операцийВыше уже говорилось о том, что в модуле «Управление бюджетом» значения бюджетных показателей можно вводить как в ручном, так и в автоматическом режиме. Ручной способ заключается в том, что значения бюджетных статей вводятся с клавиатуры в режиме редактирования бюджета. Однако в полной мере оценить возможности системы «Галактика» в части бюджетирования можно лишь при использовании автоматического способа. Отметим, что он более удобен, оперативен, и сводит к минимуму вероятность всевозможных ошибок, обусловленных в том числе и пресловутым «человеческим фактором».
Автоматическое заполнение бюджетных показателей осуществляется на основании данных, содержащихся в книгах финансовых операций. Каждая финансовая операция представляет собой отражение в учете того или иного хозяйственного процесса либо события.
Финансовые операции можно регистрировать в книгах финансовых операций в автоматическом или ручном режиме. Автоматический режим подразумевает использование механизма типовых финансовых операций, которые привязываются к первичным и иным документам бухгалтерского контура и контура логистики системы «Галактика». Сведения, содержащиеся в книгах финансовых операций, используются впоследствии в качестве источника данных для формирования и расчета показателей бюджетов (это осуществляется с помощью команды главного меню Операции→Расчет показателей бюджета).
Возможности программы предусматривают ведение трех видов книг финансовых операций: книга плановых финансовых операций, книга фактических финансовых операций и книга финансовых операций «по данным бух. учета». Для перехода в режим работы с этими книгами предназначены соответствующие команды меню Документы. Поскольку порядок работы с этими книгами во многом аналогичен, то знакомиться с ними мы будем на примере книги плановых финансовых операций.
Доступ к книге плановых финансовых операций осуществляется с помощью команды Документы→Книга плановых операций – при ее выполнении отображается окно, которое представлено на рис. 3.57.
Рис. 3.57. Книга плановых финансовых операций
Этот интерфейс имеет двухпанельное представление. Вверху содержится перечень зарегистрированных ранее финансовых операций, для каждой из которых представлены перечисленные ниже сведения.
• Дескриптор пользователя.
• Дата документа, на основании которого сформирована операция.
• Номер документа, на основании которого сформирована операция.
• ЦФО, к которому относится операция.
• Краткое наименование (аббревиатура) – при наличии такового.
• Статья бюджета.
• Сумма финансовой операции.
• Период планирования.
• Валюта операции.
Финансовые операции можно помечать с помощью клавиши Insert – например, для осуществления групповых операций (групповое редактирование аналитики, удаление группы операций, и т. д.). Для отображения признака помеченной записи предназначена крайняя колонка слева. Отметим, что пометку можно снять – для этого повторно нажмите Insert.
Что касается нижней части окна, то в нем представлены дополнительные сведения о текущей финансовой операции. В поле Содержание отображается текстовая формулировка операции (при отсутствии такового данный параметр может быть незаполненным). В поле Документ выводится наименование типа документа, например, договор, накладная и т. п., а в поле, расположенном ниже – краткое содержание документа, отражающее его суть. В поле Состояние отображается текущее состояние документа (например, активный).
Поле ТФО будет заполнено только в том случае, если данная финансовая операция была создана на основании типовой финансовой операции – в данном случае здесь отображается наименование этой типовой финансовой операции.ПРИМЕЧАНИЕ
Формирование типовых финансовых операций и их разноска выполняется в модуле «ХозОперации».
Чтобы зарегистрировать финансовую операцию, нажмите F7, чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированной ранее операции, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите F4. Ввод и редактирование финансовых операций осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.58.
Рис. 3.58. Ввод и редактирование финансовой операцииВсе параметры данного окна в зависимости от назначения и функциональности находятся на вкладках Финансовая операция и Аналитика операции. Основные параметры операции вводятся и корректируются на вкладке Финансовая операция, которая открывается в данном окне по умолчанию (содержимое данной вкладки показано на рис. 3.58).
Поле Документ заполняется программой автоматически в том случае, если операция формируется на основании типовой финансовой операции (напомним, что определение финансовой операции приводилось выше, в разделе «Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»»). Сюда подставляется название и основные реквизиты первичного либо иного документа, на основании которого создана финансовая операция. Значение данного параметра с клавиатуры отредактировать невозможно, поэтому если вы формируете финансовую операцию вручную, то оно останется незаполненным.
Значения параметров Группа и Дескриптор программа также генерирует автоматически – в них подставляется соответственно название группы дескрипторов и дескриптор пользователя, зарегистрировавшего данную финансовую операцию. Редактировать эти поля может лишь пользователь, наделенный администраторскими правами (эти права предоставляются с помощью соответствующего параметра реестра настройки, находящегося в подразделе Управление финансами→Бюджетирование→Права доступа).
В поле Номер отображается номер документа, на основании которого сформирована данная финансовая операция. Если вы регистрируете финансовую операцию вручную, то значение данного поля сформируется автоматически, и откорректировать его вы не сможете.
В поле Проведена указывается дата проведения финансовой операции или дата документа, на основании которого сформирована данная финансовая операция. При необходимости значение данного поля можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
Если вы регистрируете финансовую операцию вручную, то в поле Период планирования нужно указать период планирования, к которому она относится. При создании операции на основании типовой финансовой операции значение данного параметра указывается заранее, при настройке соответствующей типовой финансовой операции в модуле «ХозОперации».
В поле Статья бюджета вводится название бюджетной статьи, на которую должна быть отнесена сумма по данной финансовой операции. При ручном формировании финансовой операции значение данного поля выбирается в окне Выбор статьи бюджетов, которое выводится на экран нажатием клавиши F3 либо по кнопке выбора. При формировании финансовой операции на основании документа статья бюджета берется из типовой финансовой операции (она указывается при настройке данной типовой финансовой операции в модуле «ХозОперации»).
ЦФО, на который необходимо отнести сумму по финансовой операции, указывается в поле Центр ответственности. Если вы регистрируете операцию вручную, то ЦФО следует выбрать в окне Выбор центров ответственности, вызываемом с помощью F3 либо по кнопке выбора. Если же операция регистрируется в автоматическом режиме, то ЦФО выбирается автоматически на основании настройки соответствующей типовой финансовой операции, которая выполняется в модуле «ХозОперации».
Сумма операции указывается в поле Сумма, а в расположенном справа поле следует указать валюту, в которой выражена эта сумма. Если предложенное по умолчанию значение не подходит (таковым является национальная денежная единица), то нажмите F3 и в открывшемся окне выберите требуемую валюту.ПРИМЕЧАНИЕ
При этом используется курс выбранной валюты по отношению к национальной денежной единице на дату формирования финансовой операции, которая введена в расположенном выше поле Проведена. При формировании финансовой операции на основании документа (с применением типовой финансовой операции) в это поле переносится сумма документа или ее часть в зависимости от настройки типовой финансовой операции, которая выполняется в модуле «ХозОперации».
Для операций, по которым предусмотрено ведение количественного учета, нужно в поле Количество ввести количество товарно-материальных ценностей или услуг. Если финансовая операция сформирована на основании документа, то эта величина переносится из документа при привязке типовой финансовой операции. В расположенном справа поле в указывается единица измерения количества (требуемое значение выбирается в окне справочника единиц измерения, которое выводится на экран нажатием клавиши F3 либо по кнопке выбора).
Если финансовая операция сформирована на основании типовой финансовой операции, то в поле Содержание автоматически отображается ее содержание. При ручном формировании финансовой операции в данном поле можно с клавиатуры ввести ее произвольное содержание.
Вкладка Аналитика операции, содержимое которой показано на рис. 3.59, предназначена для просмотра и формирования значений аналитики, привязанных к финансовой операции. Кроме того, реализована возможность добавления значений аналитики из операции к списку значений аналитики, привязанных к статье бюджета.
Рис. 3.59. Настройка аналитики финансовой операцииПорядок действий на данной вкладке выглядит следующим образом. В поле Аналитика представлен перечень аналитик из группы, привязанной к статье бюджета. Если текущая финансовая операция была создана в автоматическом режиме на основании документа, то в поле Значение в документе выводится значение аналитики, заданное в документе или в типовой финансовой операции для этого документа. При необходимости значение данного поля можно изменить, выбрав его по F3 из каталога значений аналитики. Что касается параметра Значение в бюджете, то здесь содержится значение аналитики для бюджетной статьи. Сумма по данной финансовой операции будет отнесена на отображаемое в этом поле значение статьи по аналитике. При формировании финансовой операции на основании документа в данном поле отображается значение аналитики, заданное в документе или в типовой финансовой операции для этого документа. Если в документе или типовой финансовой операции для этого документа значение аналитики не задано, то будет использовано значение Прочие аналитики. Значение данного поля можно изменить, выбрав его из списка значений аналитик, собранного по типовым формам, содержащим данную статью. Изменение значений аналитики по статье выполняется в окне, которое выводится на экран с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.
Порядок расчета бюджетных показателейРанее уже неоднократно говорилось о том, что в программе «Галактика» значения бюджетных показателей могут генерироваться на основании финансовых операций, внесенных в соответствующие книги. В свою очередь, финансовые операции попадают в книги с помощью типовых финансовых операций, привязываемых к сохраненным в базе данных документам. В конечном итоге все это позволяет значительно упростить, ускорить и автоматизировать процесс бюджетирования.
Чтобы рассчитать бюджетные показатели на основании финансовых операций, выполните команду Операции→Загрузка финансовых операций.
ПРИМЕЧАНИЕ
Стоит отметить, что в режиме расчета бюджетных показателей вы можете создавать новые бюджеты либо корректировать показатели сформированных ранее бюджетов – это определяется настройкой соответствующих параметров. При этом программа принимает во внимание значение поля Количество окна финансовых операций, и в случае, если единицы измерения статьи и финансовой операции одинаковы, то результаты расчета отражаются в бюджете; в противном случае нужно изменить единицу измерения либо статьи бюджета, либо финансовой операции.
В результате выполнения команды Операции→Загрузка финансовых операций отображается интерфейс, который показан на рис. 3.60.
Рис. 3.60. Настройка расчета бюджетных показателей на основании финансовых операцийПервое, что нужно сделать в данном окне – это в соответствующих полях указать период планирования и ЦФО для создаваемого бюджета. Эти параметры заполняются стандартным способом – через клавишу F3 и последующий выбор значения в отобразившемся окне каталога.
ВНИМАНИЕ
Учтите, что расчет бюджетных показателей будет возможен лишь в том случае, когда в книгах финансовых операций будут присутствовать финансовые операции для выбранного ЦФО, даты которых попадают в указанный период планирования. Иначе говоря, если вы формируете бюджет для ЦФО «Торговый мир» на 2 квартал 2011 года, то в книге финансовых операций должны присутствовать операции по ЦФО «Торговый мир», даты которых попадают в интервал с 1 апреля по 30 июня 2011 года. Одной из распространенных ошибок пользователей является то, что они зачастую забывают о существовании данного правила.
Если вы намерены рассчитать показатели бюджета на основании книги плановых операций, установите переключатель в положение План, а для формирования бюджета по фактическим данным – в положение Факт.
План, Факт – положение данного переключателя определяет, какие показатели бюджета будут рассчитаны: плановые или фактические. Если этот переключатель установлен в положение План, то используются записи книги плановых финансовых операций, а при установленном значении Факт – книги фактических финансовых операций. Если установлен флажок Бух. Учет, то будут задействованы финансовые операции из книги «по данным бухучета».
В модуле «Управление бюджетом» реализована возможность расчета бюджетных показателей на основании прогнозного курса текущей валюты для данного варианта бюджета. Для этого нужно установить флажок прогнозный курс – в результате под этим параметром откроется поле, где нужно выбрать вариант бюджета, прогнозный курс которого следует использовать. Для заполнения данного поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите Enter.
Возможности программы предусматривают разные способы расчета бюджетных показателей. Подходящий вариант выбирается из раскрывающегося списка, который находится в левой части окна в области Параметры обработки.ПРИМЕЧАНИЕ
Не стоит забывать, что поле с раскрывающимся списком доступно для редактирования лишь тогда, когда в поле Центр ответственности выбрано значение, имеющее подчиненные уровни.
Если в раскрывающемся списке выбрано значение Собрать все по подчиненным ЦО, то бюджетные показатели рассчитываются лишь для выбранного ЦФО путем агрегирования данных по подчиненным ЦФО. При выборе значения Для каждого ЦО – свой бюджет программа выполняет отдельный расчет бюджетных показателей по каждому подчиненному ЦФО. Если же выбран способ Собрать только по заданному ЦО, то бюджетные показатели будут рассчитаны лишь по указанному ЦФО.
Параметр Очистить статьи по фильтру по умолчанию заблокирован, и становится доступным для редактирования лишь тогда, когда в расположенном ниже поле Фильтр установлен фильтр по статьям бюджета, причем в режиме настройки этого фильтра в колонке Отношение выбрано значение =. Смысл данного параметра заключается в применении фильтра к бюджетным статьям (то есть вы можете отобрать данные по определенным условиям). Для перехода в режим выбора и настройки фильтра нажмите в поле Фильтр клавишу F3 или кнопку выбора.
Если вам нужно, чтобы значения бюджетных показателей, рассчитываемые на основании финансовых операций, заменили уже имеющиеся к данному времени значения, установите флажок Замещать прежние значения. Если же данный параметр отключен, то новые рассчитываемые показатели будут приплюсованы к уже имеющимся.
При установленном флажке Редактировать список копий после нажатия кнопки Запуск отобразится интерфейс Загрузить операции в бюджеты. Этот интерфейс содержит перечень бюджетов, в которые будут поступать данные из финансовых операций. В случае необходимости имеется возможность изменить вариант, стадию и копию для любой записи.
В поле Стадия с клавиатуры вводится номер стадии, соответствующий маске бюджетного процесса, если она задана.
Запуск процесса формирования показателей бюджета осуществляется нажатием кнопки Запуск. Кнопка Выход предназначена для выхода из данного режима без выполнения расчета. Чтобы просмотреть результат расчета, войдите в режим работы с бюджетами (Документы→Бюджеты) и сформируйте новый бюджет (или несколько бюджетов) – о том, как это делать, мы говорили выше.Настройка и формирование отчетности по финансовым операциямВ программе «Галактика» реализована возможность настройки и формирования отчетности по финансовым операциям, используемым в качестве основы для расчета бюджетных показателей. Эти отчеты представляют собой сформированные в соответствии с заданными критериями реестры финансовых операций, содержащие все основные сведения об операциях (сумма, данные количественного учета, содержание документа).
Переход в режим работы с этими отчетами осуществляется с помощью команды главного меню Отчеты→Реестры финансовых операций. При ее активизации отображается интерфейс, который представлен на рис. 3.61.
Рис. 3.61. Перечень настроек отчета
Каждый отчет формируется в соответствии с заданными настройками, причем все созданные настройки сохраняются в базе данных, что позволяет неоднократно использовать любую из них. В окне, изображенном на рис. 3.61, хранится список сформированных ранее настроек, и чтобы получить отчет на основании какой-либо из них, нужно выделить ее в списке щелчком мыши и нажать Enter (или просто дважды щелкнуть мышью на требуемой настройке). Непосредственно к отчетам мы вернемся позже, а пока рассмотрим порядок работы с настройками.
В списке настроек (см. рис. 3.61) для каждой из них показывается наименование и дата формирования. Крайняя правая колонка содержит символ V для той настройки, которая была задействована при последнем формировании отчета.
В окне списка настроек отчета вызывается контекстное меню, команды которого предоставляют доступ к некоторым функциям программы. В частности, с помощью команды Просмотр последнего отчета вы можете быстро вызвать отчет, который был сформирован последним (также для этого можно воспользоваться нажатием Ctrl+Enter). Команда Сохранение настройки, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F2, позволяет сохранить настройку, на которой в списке установлен курсор, в буфер обмена для последующего использования – например, на ее основании можно создать новую настройку. Вставка из буфера обмена скопированной туда настройки осуществляется с помощью команды Копирование настройки или нажатием Ctrl+F3.
Чтобы создать новую настройку отчета по финансовым операциям (кстати, количество настроек не ограничено и определяется только потребностями пользователя), нажмите F7. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированной ранее настройки, нажмите F4. Ввод, просмотр и редактирование настроек осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.62.
Рис. 3.62. Настройка параметров отчетаКак видно на рисунке, окно настройки параметров отчета имеет ярко выраженную двухпанельную структуру. Все основные параметры отчета указываются в верхней панели, а нижняя панель предназначена для указания порядка группировки данных в отчете. Единственным параметром, который в данном окне обязателен для заполнения, является поле Наименование отчета, в котором следует сформулировать название создаваемой настройки.
СОВЕТ
Желательно, чтобы это название было не обезличенным, а несло смысловую нагрузку (попросту говоря, не Настройка 1 или Настройка 2, а Отчет по плановым операциям, Реестр фактических операций, и т. п.) – благодаря этому вы сможете оперативно находить интересующие вас настройки в общем списке настроек (см. рис. 3.62).
Далее следует указать, из какой книги будут отбираться финансовые операции в отчет. Требуемый вариант указывается с помощью переключателя Тип отчета, доступны перечисленные ниже значения:
• План – книга плановых финансовых операций (этот вариант предлагается использовать по умолчанию);
• Факт – книга фактических финансовых операций;
• Бух. учет – книга операций «по данным бух. учета».
Положение переключателя Аналитика определяет источник для отбора значений аналитики в отчет – аналитика операции или аналитика статьи.
Возможности программы предусматривают выбор валюты для формирования отчета. Например, вы можете получить отчет в рублях, долларах, евро или любой другой валюте, зарегистрированной ранее в соответствующем справочнике. Для этого установите флажок Валюта, и в расположенном ниже поле (оно появляется лишь после включения данного параметра) через F3 выберите интересующую вас валюту.ПРИМЕЧАНИЕ
В этом случае данные отчета будут формироваться в выбранной валюте, курс которой берется на дату начала или конца периода планирования, указанного в текущей финансовой операции.
При настройке параметров отчета предусмотрена возможность выбора варианта бюджета, для которого программа будет брать прогнозный курс. Для этого нужно установить флажок Прогноз, и в расположенном ниже поле Сценарий (оно появляется лишь после включения данного параметра) указать требуемый вариант.ПРИМЕЧАНИЕ
Стоит отметить, что прогнозные курсы задаются в справочнике валют. Если прогнозный курс для данного варианта не указан, то используется прогнозный курс по умолчанию, если и он отсутствует, то применяется курс на текущую дату. Если установить только флажок Прогноз, то данные в отчете выводятся в национальной денежной единице, однако валютные финансовые операции переводятся в национальную денежную единицу по прогнозному курсу для заданного варианта бюджета.
В программе предусмотрен механизм применения фильтра на включаемые в отчет данные. Это многократно повышает гибкость настройки отчета и позволяет учесть практически любые нюансы. Чтобы настроить фильтр, нажмите в поле Фильтр на операции клавишу F3, и в открывшемся окне укажите требуемый фильтр (если подходящего фильтра в списке нет, вы можете настроить его через F7).
Как уже отмечалось выше, в нижней панели окна настраивается группировка данных в отчете. Чтобы добавить новую группировку, перейдите в нижнюю панель и нажмите клавишу F7.
В соответствии со значением поля № определяется порядок группирования данных в отчете. Группировка под номером 1 выполняется первой, затем – группировка под номером 2, и т. д.
Поле Тип предназначено для выбора типа группировки, возможные варианты – КАУ – аналитика операции, ЦО – центр финансовой ответственности, ПП – период планирования, СБ – статья бюджета, ТД – тип документа, Дата – дата операции, Валюта – валюта операции. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка.
В поле Наименование автоматически отображается наименование выбранной группировки. Это поле заполняется одновременно с выбором значения в поле Тип.
В поле Сортировка по из раскрывающегося списка, открываемого по кнопке выбора, осуществляется выбор требуемого порядка сортировки данных в отчете. Возможные варианты – коду либо наименованию (по умолчанию предлагается сортировка по наименованию).
В поле ИС указывается признак учета внутренней иерархии выбранной группировки. При установленном значении Да (требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке; возможные варианты – Да либо Нет) выбранная группировка разворачивается по внутренней иерархии (при наличии внутренней иерархии).
Напомним, что для формирования отчета нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей настройке. Пример реестра финансовых операций показан на рис. 3.63.
Рис. 3.63. Реестр финансовых операцийВверху данного окна представлена группировка финансовых операций в виде иерархического списка. Для каждой операции указан номер связанного с ней первичного или иного документа и дата формирования операции. В отдельных полях указывается валюта операции и сумма операции. При этом для иерархических папок отображается итог по всем суммам, которые входят в папку.
СОВЕТ
В случае надобности вы можете просмотреть или отредактировать параметры любой операции – переход в соответствующий режим осуществляется с помощью F4.
Что касается нижней части окна, то здесь содержатся детализированные сведения для позиции, на которой установлен курсор в верхней панели окна отчета.
Кратко рассмотрим команды контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши в окне отчета.
Иерархия→Раскрыть текущий узел – при выполнении данной команды открывается папка иерархии, на которой в данный момент установлен курсор. При этом отображаются подчиненные элементы всех уровней иерархии для этой папки.
Иерархия→Закрыть текущий узел – при выполнении данной команды закрывается папка иерархии, на которой в данный момент установлен курсор, и, одновременно, подчиненные элементы всех уровней иерархии для данной папки.
Иерархия→Закрыть все узлы иерархии – при выполнении данной команды закрывается папка иерархии, на которой в данный момент установлен курсор, и, кроме того, все остальные папки иерархической структуры, за исключением ветви, на которой находится текущая папка. Данная команда активизируется также при нажатии комбинации клавиш Ctrl+U. Эту команду удобно применять при работе с разветвленными иерархическими структурами, когда необходимо видеть только ветвь, содержащую текущую папку.
Графический отчет→По уровню – данная команда предназначена для формирования графического отчета для всех папок того уровня группировки, к которой принадлежит папка, на которой в данный момент установлен курсор. В отчет включаются также подчиненные элементы для папок текущего уровня. Предусмотрен вывод круговой, столбиковой и других видов диаграмм.Глава 5. Автоматизация бюджетных процессов в программе «1С Финансовое планирование»Среди всего многообразия программных продуктов экономического и бухгалтерского назначения, представленных сегодня на отечественном рынке, система «1С» является одним из уверенных лидеров. Благодаря таким качествам, как функциональная эластичность, адаптированность к требованиям отечественного законодательства, простота в использовании, возможность гибкой настройки с учетом особенностей конкретного предприятия она завоевывает все больше и больше пользователей. Не секрет, что на рынке труда среди экономистов, работников финансовых служб, бухгалтеров и менеджеров наиболее востребованными являются специалисты, свободно владеющие навыками работы с программой «1С», поэтому знакомство с ней является одним из важных условий успешной профессиональной деятельности.
Основными составляющими программы 1С являются ее технологическая платформа и конфигурация. Платформа представляет собой фундаментальную разработку, как правило, не зависящую от особенностей законодательства, учетной политики, специфики конкретного предприятия и иных факторов. Иначе говоря, платформа – это основа, на которой базируется прикладная часть программы.
Этой прикладной частью и является используемая конфигурация. Разработчики системы предлагают несколько разных конфигураций, направленных на автоматизацию различных участков учета и управления. Примеры типовых конфигураций – «Бухгалтерия», «Производство», «Торговля и склад», «Зарплата и кадры», «Финансовое планирование» (которая рассматривается в данной книге), и др. На одной и той же платформе можно использовать любую конфигурацию программы.
Для решения задач бюджетирования и финансового планирования в программе 1С реализована конфигурация «Финансовое планирование», описанию которой и посвящена данная глава.
Запуск программы, выбор информационной базы и режима работыПосле того как программа установлена, в меню Пуск будет создана ее программная группа. Для запуска программы предназначена команда 1С Предприятие. Рекомендуется для удобства работы вывести ярлык запуска на рабочий стол, используя для этого штатные средства операционной системы.
После запуска программы на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.1.
Рис. 4.1. Запуск программы
В данном окне осуществляется выбор требуемого режима работы, а также информационной базы. Программа 1С может функционировать в режимах 1С: Предприятие и Конфигуратор, выбор требуемого режима осуществляется из раскрывающегося списка в поле В режиме. Подробнее об основных режимах работы 1С речь пойдет ниже.
В центральной части окна запуска программы представлен список информационных баз. При первом запуске программы в данном списке может присутствовать информационная база с демонстрационной конфигурацией; эта база входит в комплект поставки и предназначена для предварительного знакомства с системой. Выбор информационной базы осуществляется щелчком мыши на соответствующей позиции списка. Вы можете добавлять в список новые либо редактировать и удалять имеющиеся информационные базы – для этого преднзаначены соответствующие кнопки, расположенные в правой части окна.
В нижней части окна отображается путь к каталогу информационной базы, на которой установлен курсор.
Порядок действий при запуске программы выглядит следующим образом: вначале нужно в окне запуска выбрать щелчком мыши информационную базу, после чего из раскрывающегося списка выбрать режим работы и нажать кнопку ОК.
Программа 1С имеет два основных режима работы: 1С Предприятие и Конфигуратор. Режим 1С Предприятие – это режим эксплуатации программы в соответствии с ее предназначением, а основные действия по настройке системы выполняются в режиме работы Конфигуратор. В Конфигураторе формируются и редактируются объекты конфигурации, настраиваются интерфейсы и диалоговые окна, определяется вид и содержимое печатной формы документов, а также выполняется целый ряд иных действий по настройке и конфигурированию системы. В большинстве случаев с Конфигуратором работает администратор системы, поскольку это требует специфических знаний.
В этой книге мы не будем рассматривать вопросы конфигурирования программы – для описания этой темы нужна отдельная книга. Тем более что рядовому пользователю и не рекомендуется самостоятельно вносить изменения в Конфигуратор системы – это может нарушить целостность данных, да и вообще привести к непредсказуемым последствиям.
Однако наиболее простые и доступные параметры настройки вынесены в режим работы 1С Предприятие. Эти параметры пользователь может редактировать самостоятельно (однако при этом рекомендуется ставить в известность системного администратора).Главное окно и основные инструменты типового решенияПосле загрузки программы на экране отображается ее пользовательский интерфейс, который показан на рис. 4.2.
Рис. 4.2. Главное окно программы
В верхней части окна, сразу под его заголовком, находится главное меню, команды которого предназначены для выбора требуемого режима работы и активизации соответствующих функций программы. Главное меню является основным рабочим инструментом.
Под главным меню расположена инструментальная панель, кнопки которой используются для быстрого доступа к наиболее востребованным функциям. Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши – это позволяет быстро определить назначение каждой кнопки.
Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню – еще один важнейший инструмент программы. Содержимое контекстного меню (попросту говоря – перечень входящих в его состав команд) может зависеть от текущего режима работы: например, в окне списка это меню содержит одни команды, в окне редактирования – другие, и т. д.
Вдоль нижней границы интерфейса располагается строка состояния – элемент, который функциональной нагрузки не несет, а выполняет лишь информативные функции. В частности, здесь отображаются подсказки при наведении указателя мыши на пункты главного меню, и т. п.
Далее, по мере работы с программой, мы подробнее познакомимся с ее наиболее востребованными инструментами.Ввод исходных данных, необходимых для составления бюджетовПолноценное использование конфигурации в соответствии с ее предназначением возможно только после ввода основных исходных данных. Для этого в программе семейства 1С предусмотрены справочник и каталоги, в которых хранятся сведения о бюджетах, вариантах бюджетов, финансовых показателях и т. д. Отметим, что пополнять и редактировать содержимое справочников можно и в процессе эксплуатации программы, но необходимый минимум сведений все же рекомендуется ввести заранее, чтобы не отвлекаться на это впоследствии.
Заполнение каталога финансовых показателей
В программе «1С Финансовое планирование» финансовым показателем называется величина, которая планируется в процессе бюджетирования. В состав любого бюджета входит определенное количество финансовых показателей, которые при формировании бюджета выбираются из соответствующего каталога. Следовательно, чтобы включить в состав бюджета тот или иной показатель, его предварительно следует зарегистрировать в каталоге.
Доступ к каталогу бюджетных показателей осуществляется с помощью команды главного меню Справочники→Финансовые показатели – при ее активизации отображается окно, которое показано на рис. 4.3.
Рис. 4.3. Каталог финансовых показателей
Структура каталога оформлена в виде дерева: слева находится список папок каталога (все финансовые показатели в зависимости от назначения и функциональности группируются в тематические папки), справа отображается содержимое текущей папки.
СОВЕТ
При заполнении справочника финансовых показателей рекомендуется вначале сформировать иерархическую структуру папок, после чего приступать к заполнению папок показателями.
Верхним уровнем иерархии, который уже имеется в каталоге по умолчанию, является папка Финансовые показатели. В ее состав следует включить две папки нижестоящего уровня Активы и Пассивы.ВНИМАНИЕ
Специфика использования программы «1С Финансовое планирование» такова, что эти папки необходимы в любом случае, независимо от вида деятельности, форм собственности и прочих специфических особенностей предприятия.
Остальные папки располагаются в подчинении папок Активы и Пассивы, и здесь их перечень может зависеть от особенностей конкретного субъекта хозяйствования. Как показывает практика, для большинства компаний папка Активы будет включать в себя подчиненные папки Внеоборотные активы и Оборотные активы, а папка Пассивы – подчиненные папки Долгосрочная задолженность, Краткосрочная задолженность и Собственные средства.
Для добавления в справочник новой папки предназначена команда Действия→Новая группа, вызываемая также с помощью комбинации клавиш Ctrl+F9. Также можно воспользоваться соответствующей кнопкой панели инструментов. В результате выполнения любого из этих действий на экране отображается окно, которое показано на рис. 4.4.
Рис. 4.4. Окно ввода папкиПорядок работы в данном окне несложен. В поле Код программа автоматически генерирует уникальный числовой идентификатор папки, который в случае надобности вы можете изменить вручную. В поле Наименование вводится название папки, под которым она впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора.
ВНИМАНИЕ
Параметры Код и Наименование в любом случае являются обязательными для заполнения.
Что касается параметра Описание, то он заполняется по желанию пользователя. Здесь в случае надобности можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной папке.
Завершается процесс создания новой папки нажатием в окне редактирования кнопок Записать либо ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима редактирования без сохранения выполненных изменений; следует отметить, что при нажатии на данную кнопку программа выдает дополнительный запрос на сохранение изменений.ПРИМЕЧАНИЕ
Новая папка будет расположена в подчинении той папки, на которой был установлен курсор в момент активизации команды Действия→Новая группа. Это правило действует не только в данном справочнике, но и в других аналогичных интерфейсах системы.
После построения структуры папок можно приступать к заполнению папок финансовыми показателями. Чтобы зарегистрировать в каталоге новый финансовый показатель, следует переместить курсор в правую часть окна и выполнить команду главного меню Действия→Добавить (данная команда вызывается также нажатием клавиши Insert) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированного ранее финансового показателя, дважды щелкните на нем мышью или используйте команду Действия→Изменить, вызываемую также нажатием комбинации клавиш Shift+Enter. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно редактирования финансового показателя, изображенное на рис. 4.5.
Рис. 4.5. Ввод и редактирование финансового показателяДанный интерфейс во многом аналогичен уже знакомому нам окну ввода и редактирования папки, с которым мы познакомились чуть выше (см. рис. 4.4). Исключением является лишь то, что в окне редактирования финансового показателя имеется также поле Тип показателя (для финансового анализа). Значение данного поля используется при проведении финансового анализа структуры средств предприятия; оно указывает, к какой группе активов либо пассивов аналитического баланса будут отнесены итоговые данные по этому финансовому показателю. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника Аналитический баланс выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью. Чтобы очистить значение поля Тип показателя (для финансового анализа), нужно нажать кнопку с символом Х, расположенную справа от кнопки выбора.
Для сохранения введенных данных нужно нажать кнопку Записать либо ОК. Для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений предназначена кнопка Закрыть.
Количество финансовых показателей в каждой папке не ограничено и определяется только потребностями пользователей.
В нижней части окна списка финансовых показателей расположена кнопка Отчеты (см. рис. 4.3). При нажатии на данную кнопку открывается меню, команды которого предназначены для перехода в режимы формирования различных отчетных форм по финансовым показателям. Отметим, что эти команды входят также в состав главного меню программы, пункт Отчеты.
Формирование и ведение списка бюджетов
Сведения обо всех бюджетах, используемых в программе, хранятся в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Справочники→Бюджеты. Окно справочника, которое отображается при активизации данной команды, показано на рис. 4.6.
Рис. 4.6. Справочник бюджетовВсе бюджеты, зарегистрированные в справочнике, автоматически попадают в данный список. Внизу окна находятся кнопки Статьи и Показатели. С помощью кнопки Статьи осуществляется переход в режим просмотра статей текущего бюджета, а с помощью кнопки Показатели – в режим просмотра показателей текущего бюджета.
Чтобы зарегистрировать в информационной базе новый бюджет, нажмите клавишу Insert или выполните команду главного меню Действия→Новый. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сохраненного ранее бюджета, дважды щелкните на нем мышью или воспользуйтесь командой Действия→Изменить. Ввод и редактирование сведений о бюджетах осуществляется в окне, изображенном на рис. 4.7.
Рис. 4.7. Добавление бюджета в справочникВ поле Наименование следует ввести название бюджета, под которым его впоследствии можно будет найти в интерфейсах списка и выбора – например, Бюджет реализации либо Бюджет движения денежных средств, и т. д.
ВНИМАНИЕ
Значение поля Тип бюджета учитывается в случае, если создаваемый бюджет относится к бюджету доходов и расходов либо к бюджету движения денежных средств. В этом случае из раскрывающегося списка необходимо выбрать значение соответственно Бюджет доходов и расходов либо Бюджет движения денежных средств. Во всех остальных случаях в данном поле нужно выбрать значение Прочие варианты бюджетов.
Что касается параметра Описание, то здесь с клавиатуры можно ввести произвольное описание создаваемого бюджета.
Дальнейшие действия по формированию бюджета выполняются под кнопками Статьи и Показатели, и далее мы рассмотрим каждый из этих режимов.
При нажатии на кнопку Статьи на экране открывается окно справочника статей бюджетов, который находится в подчинении справочника бюджетов и предназначен для ввода, редактирования и хранения информации обо всех бюджетных статьях, используемых в конфигурации.
Окно справочника бюджетов показано на рис. 4.8.
Рис. 4.8. Перечень бюджетных статейДанное окно имеет следующую структуру: вверху содержится перечень папок (все бюджетные статьи группируются по тематическим папкам), внизу отображается содержимое текущей папки (бюджетные статьи, а также папки – если таковые имеются в подчинении текущей папки).
СОВЕТ
Заполнять справочник рекомендуется в следующем порядке: сначала сформировать структуру папок, а затем приступать к заполнению папок бюджетными статьями.
Для добавления в справочник новой папки нажмите Ctrl+F9 или выполните команду главного меню Действия→Новая группа. В результате в нижней части окна появится новая папка, которой нужно присвоить уникальный числовой идентификатор (код), знак и наименование. Отметим, что параметр Код заполняется автоматически в момент создания новой позиции, но в случае надобности его значение можно откорректировать.
В поле Знак определяется знак (плюс или минус), с которым оборот, рассчитываемый по данной бюджетной статье, будет учитываться в бюджете. Значение данного поля указывается в следующем виде: 1 (если знак положительный) либо -1 (если знак отрицательный).
Что касается параметра Наименование статьи в отчетах, то здесь следует ввести название создаваемой папки, под которым она впоследствии будет отображаться в списках, документах и отчетах.
Для работы со списком бюджетных статей следует перейти в нижнюю часть окна. Чтобы внести в справочник бюджетную статью, нужно выполнить команду главного меню Действия→Новый либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (также для этого можно воспользоваться клавишей Insert). В результате в списке статей появится новая позиция, для которой в соответствующих колонках с клавиатуры нужно ввести числовой код, знак, под которым будут учитываться обороты по данной статье в бюджете (1 или -1), а также произвольное наименование статьи, кратко отражающее ее суть. После этого в поле Статья оборотов нужно указать название статьи оборотов, сумма по которой будет использоваться при расчете данной бюджетной статьи. Требуемое значение выбирается в окне справочника статей оборотов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
Что касается кнопки Показатели, расположенной справа от кнопки Статьи (см. рис. 4.7), то с ее помощью осуществляется переключение к списку бюджетных показателей (рис. 4.9).
Рис. 4.9. Справочник бюджетных показателейЭтот справочник также подчиняется справочнику бюджетов. Он имеет структуру, аналогичную справочнику статей, с которым мы только что познакомились: вверху находятся папки справочника, внизу отображается содержимое текущей папки. Порядок работы с этим справочником тоже во многом совпадает со справочником статей, поэтому приводить его подробное описание здесь не требуется. Отметим лишь, что при добавлении нового показателя значение поля Финансовый показатель выбирается в окне каталога финансовых показателей, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора (его описание приведено выше, в разделе «Заполнение каталога финансовых показателей»). В поле Выводить остатки требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Если в данном поле установлено значение Да, то в бюджете по данному показателю будут отображаться промежуточные итоги, в противном случае (при установленном значении Нет) они формироваться не будут.
Использование разных вариантов бюджетов
В программе «1С Финансовое планирование» реализована возможность использование разных вариантов бюджета. В данном случае под вариантом бюджета подразумевается комплекс бюджетных планов, распространяющихся на один и тот же период планирования, причем каждый из них имеет свои специфические черты. Использование данного механизма существенно повышает гибкость процесса бюджетирования и позволяет предусмотреть разные варианты развития событий.
Для ввода, редактирования и хранения информации о разных бюджетных вариантах предусмотрено ведение специального справочника, вызываемого с помощью команды главного меню Справочники→Варианты бюджетов. При активизации данной команды отображается окно, которое представлено на рис. 4.10.
Рис. 4.10. Список бюджетных вариантовЗдесь отображается перечень сформированных ранее бюджетных вариантов. Для каждого варианта представлены перечисленные ниже сведения.
• Уникальный числовой идентификатор (код).
• Название варианта бюджета.
• Цикл планирования.
• Периодичность планирования.
• Валюта бюджетного варианта.
• За какой период времени до наступления цикла планирования можно регистрировать документы по варианту бюджета.
• Наименование контролирующего бюджета (этот параметр может оставаться незаполненным).
Чтобы зарегистрировать в справочнике новый вариант бюджета, нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия→Новый. Чтобы просмотреть и, в случае надобности – отредактировать параметры сформированного ранее варианта, дважды щелкните в списке на нем мышью или используйте команду Действия→Изменить, вызываемую также нажатием комбинации клавиш Shift+Enter (предварительно не забудьте выделить соответствующую позицию в списке курсором).ВНИМАНИЕ
Учтите, что если вариант бюджета используется в проведенных документах, то изменить его параметры вы не сможете – они будут недоступны для редактирования.
Ввод и редактирование вариантов бюджетов осуществляется в окне, изображенном на рис. 4.11.
Рис. 4.11. Ввод и редактирование варианта бюджетаПри создании нового варианта программа автоматически присваивает ему уникальный числовой идентификатор (код), и подставляет его в поле Код. В случае надобности присвоенное по умолчанию значение вы можете изменить. Название бюджетного варианта вводится с клавиатуры в поле Наименование.
ВНИМАНИЕ
Параметры Код и Наименование являются обязательными для заполнения (это касается всех без исключения бюджетных вариантов).
Далее с помощью соответствующего переключателя следует указать, как будет реализовываться процесс планирования по данному варианту бюджета. Возможен выбор одного из двух вариантов.
• Цикл планирования регулярно повторяется – при выборе этого варианта текущий вариант бюджета будет использоваться неоднократно.
• Планирование производится однократно, без повторения – если переключатель установлен в это положение, то вариант бюджета будет носить «разовый» характер.
После этого следует определить, за какой интервал времени до начала цикла планирования можно формировать и регистрировать документы по данному варианту бюджета. Для этого предназначен параметр Начинается за, который может принимать одно из следующих значений: День, Декада, Месяц (это значение предлагается использовать по умолчанию), Квартал, Полугодие и Год.
Если расположенный выше переключатель установлен в положение Цикл планирования регулярно повторяется, то в поле Продолжительность цикла из раскрывающегося списка нужно выбрать продолжительность одного цикла планирования.ВНИМАНИЕ
В программе «1С Финансовое планирование» циклом планирования называется промежуток времени, в течение которого действует бюджетный план.
Содержимое раскрывающегося списка в данном случае такое же, как и в рассмотренном выше поле Начинается за. По умолчанию в данном поле установлено значение Год.
Если же расположенный выше переключатель установлен в положение Планирование производится однократно, без повторения, то начало и конец цикла планирования нужно указать в полях Начало и окончание цикла. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
В поле Период планирования указывается детализация, с которой должна формироваться отчетность по текущему варианту бюджета. Следует учитывать, что значение данного поля не должно превышать величину цикла планирования. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке, который включает в себя те же варианты, что и в полях Начинается за и Продолжительность цикла.
Поле Валюта планирования предназначено для выбора валюты текущего варианта бюджета. Для заполнения данного поля нужно воспользоваться кнопкой выбора. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно справочника валют (требуемая валюта должна быть предварительно зарегистрирована в этом справочнике), в котором нужно курсором выбрать требуемую валюту и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.ПРИМЕЧАНИЕ
По умолчанию в качестве валюты планирования предлагается национальная денежная единица.
В поле Разделение затрат на постоянные и переменные определяется порядок разделения затрат на постоянные и переменные для расчета безубыточности. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке; возможные варианты – по реквизиту справочника «Статьи оборотов» и по зависимости статей оборотов в документах.
Одной из самых интересных возможностей программы «1С Финансовое планирование» является применение зарегистрированного ранее варианта бюджета в качестве своеобразного «контролера» для текущего варианта бюджета. Смысл данного механизма заключается в том, что показатели текущего варианта не смогут превышать соответствующие показатели бюджета-«контролера». Для применения этой возможности на практике следует в поле Бюджет для контроля планирования из раскрывающегося списка выбрать сформированный ранее вариант бюджета, который и будет выполнять функции «контролера».ПРИМЕЧАНИЕ
Вы можете в любой момент отказаться от использования «контролера» – для этого очистите параметр Бюджет для контроля планирования с помощью кнопки с символом Х, которая расположена справа от кнопки выбора.
Если поле Бюджет для контроля планирования заполнено, то ниже становятся доступными несколько параметров, предназначенные для настройки контроля. В выделенной области Контролируется в разрезе путем установки соответствующих флажков определяется, в каком разрезе необходимо осуществлять контроль: подразделений либо проектов (возможно использование одновременно двух этих параметров). Если же в данной выделенной области установлен флажок отключено, то режим контроля отключается.
В поле Погрешность указывается величина предельно допустимой погрешности отклонений показателей контролируемого бюджета от бюджета-«контролера». Эта величина указывается в той валюте, которая выбрана в расположенном выше поле Валюта планирования. Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, открываемого с помощью кнопки выбора.
В нижней части окна в поле Описание варианта бюджета при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к текущему варианту бюджета. По умолчанию в данном поле отображается значение Описание нового варианта бюджета, которое можно отредактировать с клавиатуры.
Все изменения, выполненные в окне редактирования варианта бюджета, вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.Каталог проектов
В рассматриваемой конфигурации реализована возможность формирования бюджетов в разрезе различных направлений деятельности предприятия, отдельных проектов и т. п. Это позволяет дополнительно детализировать бюджетные данные, и значительно повысить гибкость всего процесса бюджетирования.
Сведения о проектах, используемых для бюджетирования, хранятся в соответствующем каталоге, который вызывается с помощью команды главного меню Справочники→Проекты. Окно справочника, которое отображается при активизации данной команды, показано на рис. 4.12.
Рис. 4.12. Справочник проектов
В данном окне слева содержится перечень групп (папок) проектов в виде иерархии, а справа представлено содержимое текущей папки.
ПРИМЕЧАНИЕ
Механизм использования папок позволяет однотипные, сходные по сути проекты объединять в группы.
Формирование новой папки и нового проекта выполняется в окне, которое показано на рис. 4.13. Чтобы перейти в режим формирования новой папки, нужно выполнить команду главного меню Действия→Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9; для перехода в режим создания нового направления предназначена команда главного меню Действия→Новый, вызываемая также нажатием клавиши Insert.
Рис. 4.13. Ввод проекта или папкиВ данном окне в поле Код нужно ввести числовой код папки (проекта), а в поле Наименование – краткое наименование. Значение поля Код формируется системой автоматически, но при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры.
После ввода всей необходимой информации ее нужно сохранить с помощью кнопки ОК. При нажатии кнопки Закрыть окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.
Справочник статей оборотов
Одним из самых важных справочников конфигурации «1С Финансовое планирование» является справочник статей оборотов. В нем осуществляется ввод, редактирование и хранение сведений о статьях, обороты по которым необходимо планировать, а также настраивается связь этих статей с финансовыми показателями.
Доступ к этому справочнику осуществляется с помощью команды главного меню Справочники→Статьи оборотов – в результате ее выполнения отображается интерфейс, который показан на рис. 4.14.
Рис. 4.14. Справочник статей оборотовЭто окно имеет уже знакомую нам структуру, типичную для многих справочников конфигурации: вверху ведется иерархический перечень папок, а внизу отображается содержимое раскрытой папки. Верхним уровнем иерархии является папка Статьи оборотов, которая присутствует в справочнике по умолчанию. Примеры папок второго уровня – Прибыли и убытки, Денежные средства, Прочие финансовые операции, и т. д. Количество папок, а также уровней вложенности папок не ограничено и определяется только потребностями пользователей.
Для каждой позиции нижней части окна в соответствующих колонках отображается ее код, краткое наименование, дебетуемый и кредитуемый показатели (подробнее об этих показателях рассказывается ниже), а также тип.
Порядок добавления папок является стандартным – для перехода в соответствующий режим используйте команду Действия→Новая группа, вызываемую также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F9.
Чтобы зарегистрировать в информационной базе новую статью оборотов, нужно нажать клавишу Insert или выполнить команду главного меню Действия→Новый. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированной ранее статьи, выделите ее в списке щелчком мыши и выполните команду Действия→Изменить или нажмите комбинацию клавиш Shift+Enter. Ввод новых и редактирование сформированных ранее статей осуществляется в окне, которое показано на рис. 4.15.
Рис. 4.15. Окно ввода и редактирования статьи оборотовПри создании новой статьи оборотов программа автоматически присваивает ей уникальный числовой идентификатор (код), и подставляет его в поле Код. В случае надобности присвоенное по умолчанию значение вы можете изменить. Название статьи вводится с клавиатуры в поле Наименование.
ВНИМАНИЕ
Параметры Код и Наименование являются обязательными для заполнения (это касается всех без исключения статей оборотов).
Отличительной особенностью статей оборотов является то, что они имеют дебетуемые и кредитуемые показатели, которые указываются в соответствующих полях. При этом дебетуемый показатель – это финансовый показатель, сумма которого увеличивается одновременно с оборотом по данной статье, а кредитуемый показатель – его зеркальное отражение, то есть финансовый показатель, сумма которого уменьшается одновременно с оборотом по данной статье.
Заполняются параметры Дебетуемый показатель и Кредитуемый показатель одинаково – путем выбора значения из справочника финансовых показателей (его описание приведено выше, в соответствующем разделе), вызываемого нажатием клавиши F3 или кнопки выбора.ПРИМЕЧАНИЕ
Вы можете выбрать как группу (папку) показателей, так и конкретный финансовый показатель. Если в поле Дебетуемый/кредитуемый показатель указывается группа (папка) финансовых показателей, то в дальнейшем при вводе оборотов по данной статье нужно будет из этой папки выбрать конкретный финансовый показатель. Если же сразу в данном поле указать конкретный финансовый показатель, то при вводе оборотов по данной статье его изменить будет уже нельзя. Чтобы очистить значение данного поля, нужно воспользоваться кнопкой с символом Х, которая расположена справа от кнопки выбора.
Параметр Тип статьи заполняется лишь в том случае, если данная статья предназначена для описания доходов и расходов предприятия. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка и определяет, в какой части расчетов рентабельности будут отражаться обороты по данной статье.
При нажатии кнопки Влияющие статьи отображается интерфейс справочника связей статей оборотов (его описание приводится в следующем разделе), где будут представлены лишь те статьи, обороты по которым влияют на обороты по текущей статье.
С помощью кнопки Зависимые статьи можно быстро сформировать перечень статей, обороты по которым находятся в прямой зависимости от оборотов по текущей статье. Сведения выводятся в окне справочника связей статей оборотов, где по умолчанию будет установлен требуемый фильтр на отображаемые данные.
В поле Описание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительные сведения произвольного характера, касающиеся данной статьи оборотов. Отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.
Сохранение введенной информации осуществляется нажатием в данном окне кнопки Записать либо ОК.
Справочник связей статей оборотов
Еще одним важным справочником конфигурации является справочник связей статей оборотов. Главная его задача заключается в том, чтобы при планировании оборотов по какой-либо статье они были учтены и в других статьях, которые в той или иной степени связаны с данной статьей. Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере: если предприятие планирует отпуск сырья и материалов в производство, то параллельно следует запланировать и поступление этих материальных ресурсов на склад.ПРИМЕЧАНИЕ
В рассмотренной ситуации влияющей статьей будет являться Отпуск материалов в производство, а зависимой статьей – Поступление материалов на склад.
Благодаря такому подходу легко обеспечить полноту и объективность всех процессов бюджетирования и финансового планирования.
Ввод, редактирование и хранение сведений о связях статей оборотов осуществляется в соответствующем справочнике, для доступа к которому предназначена команда главного меню Справочники→Связь статей оборотов. Окно справочника, которое выводится на экран после выполнения команды, представлено на рис. 4.16.
Рис. 4.16. Справочник связей статей оборотовЗдесь представлен список зарегистрированных ранее связей между статьями оборотов. Для каждой позиции списка показаны следующие сведения:
• уникальный числовой идентификатор (код);
• название влияющей статьи оборотов;
• коэффициент пересчета;
• название зависимой статьи оборотов.
Чтобы зарегистрировать в информационной базе новую связь между статьями оборотов, нажмите клавишу Insert или воспользуйтесь командой Действия→Новый. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированной ранее связи, дважды щелкните на ней мышью или выполните команду Действия→Изменить (предварительно не забудьте выделить курсором требуемую позицию). Ввод и редактирование связей между статьями оборотов осуществляется в окне, изображенном на рис. 4.17.
Рис. 4.17. Регистрация связи между статьями оборотовЗдесь в соответствующих полях следует ввести название влияющей статьи и название зависимой статьи. Требуемые значения выбираются в окне справочника статей оборотов (с ним мы познакомились в предыдущем разделе), который вызывается с помощью клавиши F3 или кнопки выбора.
ВНИМАНИЕ
Помните, что при регистрации связи поля Влияющая статья и Зависимая статья являются обязательными для заполнения – иначе утрачивается смысл всей операции.
Еще одним важным параметром является поле Коэффициент, где указывается коэффициент пересчета. На указанное в данном поле значение будет автоматически умножаться оборот по влияющей статье для расчета оборота по зависимой статье (по умолчанию в поле Коэффициент установлено значение 0).ПРИМЕЧАНИЕ
В большинстве случаев для пересчета используется коэффициент 1. Однако, например, при настройке связи между влияющей статьей Заработная плата и зависимой статьей Отчисления на социальное страхование коэффициент для большинства предприятий будет равным 0,28, поскольку эти отчисления согласно законодательству составляют 28 % от фонда начисленной заработной платы (сведения о ставке налога актуальны на момент написания данной книги).
Чуть ниже параметра Коэффициент показана дата просмотра и редактирования периодических реквизитов. При необходимости вы можете самостоятельно изменить данный параметр: для этого нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне с клавиатуры либо с помощью календаря укажите требуемую дату, после чего нажмите ОК.
Выполненные настройки вступают в силу только после нажатия в данном окне кнопки Записать либо ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Стоит отметить, что любая статья оборотов может влиять на любое количество других статей оборотов. С другой стороны, на любую статью оборотов может влиять неограниченное количество других статей. Любая статья оборотов может быть влияющей по отношению к одним статьям и зависимой – по отношению к другим статьям.Реализация процессов бюджетированияПроцессы бюджетирования в рассматриваемой конфигурации реализуются путем оформления и проведения по учету соответствующих документов, с которыми мы и познакомимся далее.
Ввод данных на начало цикла планирования
Перед тем как приступить собственно к бюджетированию, следует ввести необходимые начальные данные (то есть входящие остатки на начало цикла планирования), причем это касается как плановых, так и фактических данных. В рассматриваемой конфигурации эта задача решается с помощью документа Ввод значений показателей, для создания которого предназначена команда главного меню Документы→Ввод значений показателей. В результате ее выполнения открывается окно, изображенное на рис. 4.18.
Рис. 4.18. Ввод начальных остатков
В данном окне в полях № и от следует ввести соответственно порядковый номер документа в конфигурации и дату его формирования. Значения данных полей генерируются программой автоматически, но при необходимости вы можете отредактировать их с клавиатуры по своему усмотрению.
Затем нужно заполнить поле Вариант бюджета – здесь указывается вариант бюджета, к которому относится данный документ. Значение данного поля выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в справочнике вариантов бюджетов (с этим справочником мы познакомились ранее). Отметим, что этот параметр является обязательным для заполнения.
Если вы выбрали вариант бюджета, для которого предусмотрен только один цикл планирования, то значение поля Дата программа сгенерирует автоматически, и изменить его вы не сможете. Во всех остальных случаях вы можете редактировать данный параметр по своему усмотрению (в нем указывается дата, по состоянию на которую вводятся начальные остатки).
Далее следует определить валюту, в которой выражены начальные значения бюджетных показателей. Валюта выбирается в окне справочника валют, которое вызывается нажатием клавиши F3 или кнопки выбора в поле Валюта документа.ПРИМЕЧАНИЕ
Если впоследствии изменить значение поля Валюта документа, то программа выдаст дополнительный запрос на пересчет введенных ранее сумм в соответствии с новым значением.
Содержимое нижней части окна зависит от того, какая вкладка открыта в данный момент. Все основные сведения вводятся на вкладке Документ, а вкладка Комментарий содержит лишь один параметр – большое текстовое поле, в котором с клавиатуры можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
По умолчанию в данном окне открывается вкладка Документ, содержимое которой показано на рис. 4.18. Здесь содержится таблица, в которой, собственно, и формируется список бюджетных показателей и вводится сумма по каждому из них.
Чтобы ввести в документ новую позицию, нажмите Insert или выполните команду Действия→Новая строка. После этого в таблице будет сформирована новая позиция, которой программа автоматически присвоит порядковый номер. В поле Показатель нажмите F3 или кнопку выбора – в результате появится уже знакомое нам окно справочника финансовых показателей, где и выбирается требуемое значение.
Сумма начального остатка по бюджетному показателю вводится с клавиатуры в поле Сумма.ПРИМЕЧАНИЕ
При заполнении параметра Сумма не забывайте, что, во-первых, сумма начального остатка должна указываться в валюте документа, а во-вторых – она указывается по состоянию на начало цикла планирования.
Если потребуется, любые дополнительные сведения по каждому финансовому показателю можно ввести в колонке Примечание.
СОВЕТ
Вы можете сформировать начальные остатки по включенным в список бюджетным показателям в автоматическом режиме. Нажмите кнопку Заполнить – и значения показателей на начало цикла планирования будут равными значениям этих же показателей на конец предыдущего цикла планирования.
Кнопка Действие предназначена для управления доступом к текущему документу. Данную функциональность целесообразно применять при использовании сетевой версии программы. При нажатии на кнопку Действие открывается меню, в котором можно выбрать один из трех предложенных вариантов: Закрыть для просмотра и редактирования, Закрыть для редактирования либо Полный доступ. При этом не стоит забывать, что выполненные изменения вступают в силу только после записи текущего документа. При любом изменении режима доступа автоматически вводится соответствующая запись на вкладке Комментарий.
С помощью кнопки Записать осуществляется сохранение введенной информации. Кнопка Провести предназначена для проведения текущего документа по базе данных. При нажатии на кнопку ОК все выполненные изменения будут сохранены, текущий документ будет проведен, а окно документа – автоматически закрыто.
Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Если впоследствии понадобится просмотреть либо отредактировать созданный и сохраненный ранее документ, то найти этот документ можно в журнале документов. Для перехода в режим работы с журналом документов предназначена команда главного меню Документы→Журнал планирования.
Фактическое исполнение бюджета
Регистрация сведений о фактическом исполнении бюджета осуществляется с помощью документа Учет фактических данных. Чтобы создать такой документ, выполните команду Документы→Учет фактических данных – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 4.19.
Рис. 4.19. Документ на ввод фактических бюджетных данныхПрежде всего, в данном окне следует определить значения стандартных параметров № и от, в которых указывается соответственно порядковый номер документа в конфигурации и дата его формирования. Эти поля заполняются в автоматическом режиме, но в случае надобности вы можете отредактировать их с клавиатуры по своему усмотрению.
Далее в поле Вариант бюджета следует ввести вариант бюджета, по которому регистрируется фактическое исполнение. Значение данного поля выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в справочнике вариантов бюджетов (его описание приведено выше).
Если вы выбрали вариант бюджета, для которого предусмотрен только один цикл планирования, то значение поля Дата программа сгенерирует автоматически, и изменить его вы не сможете. Во всех остальных случаях вы можете редактировать данный параметр по своему усмотрению (в нем указывается дата, по состоянию на которую вводятся фактические значения бюджетных показателей).
Далее следует определить валюту, в которой выражены фактические значения бюджетных показателей. Валюта выбирается в окне справочника валют, которое вызывается нажатием клавиши F3 или кнопки выбора в поле Валюта документа.
Содержимое нижней части окна зависит от того, какая вкладка открыта в данный момент. Все основные сведения вводятся на вкладке Документ, а на вкладке Комментарий можно с клавиатуры в текстовом поле внести любые дополнительные сведения.
По умолчанию в данном окне открывается вкладка Документ, содержимое которой показано на рис. 4.13. Именно на этой вкладке вводятся сведения о фактическом исполнении бюджетных показателей (это делается в табличной части вкладки).
Для добавления в список новой позиции нажмите Insert или выполните команду Действия→Новая строка. После этого в таблице будет сформирована новая позиция, которой программа автоматически присвоит порядковый номер. В поле Статья оборотов нажмите F3 или кнопку выбора – в результате появится уже знакомое нам окно справочника статей оборотов, где и выбирается требуемое значение.
Поле Примечание не относится к числу обязательных для заполнения параметров. Здесь вы можете клавиатуры ввести произвольное примечание к выбранной статье оборотов.
Если бюджетирование ведется в разрезе структурных подразделений предприятия либо центров финансовой ответственности, то в поле Подразделение нужно указать ЦФО (выбор значения осуществляется через F3). Если бюджетирование ведется в разрезе проектов либо направлений деятельности предприятия, то аналогичным образом следует заполнить поле Проект.
В поле Сумма с клавиатуры вводится сумма по данной статье оборотов в валюте документа.ПРИМЕЧАНИЕ
Если валюта документа отличается от валюты планирования, то в расположенном выше поле отображается сумма по данной статье оборотов в валюте планирования. При этом расчет выполняется на основании курса, указанного в верхней части окна.
Финансовый показатель, значение которого должно увеличиваться одновременно с оборотом по данной статье оборотов, указывается в поле Дебетуемый показатель. Данное поле заполняется автоматически одновременно с заполнением поля Статья оборотов, если конкретный дебетуемый показатель для данной статьи был определен в справочнике Статьи оборотов (его описание приведено выше). Если в справочнике статей оборотов для данной статьи указана группа показателей, то в поле Дебетуемый показатель необходимо выбрать конкретное значение из этой группы (для этого нужно воспользоваться кнопкой выбора, затем в открывшемся окне выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью). Поле Дебетуемый показатель доступно для редактирования только при выборе значения из группы показателей.
Аналогичным образом в поле Кредитуемый показатель указывается финансовый показатель, значение которого должно уменьшаться одновременно с оборотом по данной статье.
С помощью кнопки Записать осуществляется сохранение введенной информации. Кнопка Провести предназначена для проведения текущего документа по базе данных.
При нажатии на кнопку ОК все выполненные изменения будут сохранены, текущий документ будет проведен, а окно документа – автоматически закрыто.
Кнопка Закрыть предназначена для закрытия данного окна без сохранения выполненных изменений. Тем не менее, при нажатии на данную кнопку программа выдает запрос на сохранение изменений; если на него ответить отрицательно, то изменения сохранены не будут.
Если впоследствии понадобится просмотреть либо отредактировать созданный и сохраненный ранее документ, то найти этот документ можно в журнале документов. Для перехода в режим работы с журналом документов предназначена команда главного меню Документы→Журнал планирования.Ввод данных по статьям оборотов для каждого ЦФО
В рассматриваемой конфигурации предусмотрен механизм ввода данных по статьям оборотов для каждого структурного подразделения либо центра финансовой ответственности по отдельности. С этой целью в программе предусмотрено ведение документа План по подразделению, с помощью которого можно вводить как плановые, так и фактические бюджетные данные по любому из имеющихся в системе вариантов бюджета (напомним, что перечень вариантов бюджета формируется в соответствующем справочнике, описание которого приведено выше).
Для перехода в режим формирования нового документа предназначена команда главного меню Документы→План по подразделению. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 4.20.
Рис. 4.20. План по подразделению
В состав данного окна входят две вкладки: Документ и Комментарий. Отметим, что основная функциональная нагрузка лежит на вкладке Документ. Вкладка Комментарий предназначена лишь для ввода с клавиатуры произвольного комментария к текущему документу. Кроме этого, здесь же автоматически отображается информация об изменении прав доступа пользователей к текущему документу (изменение прав доступа выполняется с помощью команд меню, которое открывается при нажатии на расположенную в нижней части окна кнопку Действие). В первую очередь нужно определить значения полей № и От. В поле № с клавиатуры следует ввести номер текущего документа, а в поле От – дату его формирования (значение данного поля можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора). В поле От можно вводить любую дату, а не только ту, по состоянию на которую вводятся данные. Заполнение полей № и От обязательно для всех документов.
ВНИМАНИЕ
Дата документа не может быть раньше даты, которая установлена в варианте бюджета (выбор варианта бюджета осуществляется из раскрывающегося списка в поле Вариант бюджета). Кроме этого, дата документа не может быть позже даты начала цикла планирования.
Справа от поля От отображается имя пользователя, который записал текущий документ.
В поле Вариант бюджета следует указать вариант бюджета, к которому относится текущий план по подразделению. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке из числа введенных ранее вариантов бюджетов.
Поле Дата предназначено для ввода даты, по состоянию на которую формируется план по подразделению. Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора. Однако если в расположенном слева поле выбран вариант бюджета, для которого предусмотрен только один цикл планирования, то данное поле заполняется автоматически и изменение его значения невозможно. Изменить значение поля Дата можно также с помощью кнопок со стрелками, расположенных правее данного поля.
В поле Подразделение указывается наименование структурного подразделения (центра финансовой ответственности), для которого создается текущий план по подразделению. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника подразделений выделить курсором требуемую позицию и нажать Enter. Данное поле не обязательно для заполнения.
В поле Валюта документа нужно выбрать валюту, в которой вводятся данные в текущий документ. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника валют выделить курсором требуемую валюту и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью. Если впоследствии изменить значение поля Валюта документа, то программа выдаст дополнительный запрос на пересчет введенных ранее сумм в соответствии с новым значением.
В левой части интерфейса в соответствующих информационных полях отображается цикл планирования и наименование валюты планирования, выбранной в поле Валюта документа.
С помощью установки флажка Автозаполнение по справочнику «Связь статей» включается режим автоматического добавления зависимых строк из справочника Связь статей оборотов.
После присвоения значений всем перечисленным выше параметрам можно приступать к заполнению табличной части документа, в которой формируется перечень статей оборотов текущего плана по подразделению.
Чтобы добавить в список новую статью оборотов, нужно выполнить команду главного меню Действия→Новая строка либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате в списке появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически (это значение с клавиатуры не редактируется). После этого нужно определить значения перечисленных ниже параметров (для каждой позиции списка параметры расположены в две строки).
• Статья оборотов – поле предназначено для ввода статьи оборотов текущего плана по подразделению. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника статей оборотов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью. При создании новой позиции окно справочника статей оборотов выводится на экран автоматически.
• Проект – здесь указывается название проекта, если бюджетирование ведется в разрезе проектов либо направлений деятельности предприятия. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника проектов выбрать курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью. Заполнение данного поля не обязательно.
• Дата – в данном поле с клавиатуры вводится дата оборота по данной статье. Это может быть любая дата, находящаяся внутри периода планирования. Дата оборота может быть привязана, например, к дате первичного учетного документа.
• Прим. – в данном поле при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к текущей статье оборотов. Введенный здесь текст никакой функциональной нагрузки не имеет и носит лишь справочный характер.
• Курс – поле предназначено для ввода с клавиатуры курса валюты текущего документа по отношению к национальной денежной единице. Если валюта документа является национальной денежной единицей, то в данном поле следует ввести значение 1.
• Сумма – в данном поле с клавиатуры вводится оборот по текущей статье оборотов в валюте документа, которая указана в верхней части окна в поле Валюта документа.
• Дебетуемый показатель – в этом поле осуществляется выбор финансового показателя, значение которого должно увеличиваться одновременно с оборотом по данной статье. Данное поле заполняется автоматически одновременно с заполнением поля Статья оборотов, если конкретный дебетуемый показатель для данной статьи был определен в справочнике Статьи оборотов. Если в справочнике статей оборотов для данной статьи указана группа показателей, то в поле Дебетуемый показатель необходимо выбрать конкретное значение из этой группы (для этого нужно воспользоваться кнопкой выбора, затем в открывшемся окне выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью). Поле Дебетуемый показатель доступно для редактирования только при выборе значения из группы показателей.
• Кредитуемый показатель – в данном поле указывается финансовый показатель, значение которого должно уменьшаться одновременно с оборотом по данной статье. Порядок заполнения данного поля такой же, как и рассмотренного выше поля Дебетуемый показатель.
• Влияющая строка – здесь указывается номер строки табличной части текущего документа, которая оказывает влияние на оборот по текущей статье. При этом степень зависимости текущей статьи от влияющей строки указывается в поле Коэфф. Например, в первой строке табличной части документа в поле Сумма введено значение 10000. Во второй строке в поле Влияющая строка указано значение 1 (т. е. строкой, которая оказывает влияние на оборот по данной статье, является первая строка со значением 10000), а в поле Коэфф. – значение 0,2. В этом случае для второй строки значение поля Сумма будет рассчитано автоматически и составит 2000 (10000*0,2=2000). При любом изменении значения поля Сумма в первой строке соответствующим образом автоматически изменится значение поля Сумма во второй строке.
• Тип изменений – в данном поле указывается тип (способ) изменения значения поля Сумма для текущей строки. Необходимый вариант выбирается из раскрывающегося списка; возможен выбор одного из двух значений – Независимое либо По влияющим оборотам. Если в поле Влияющая строка указан номер какой-либо строки текущего документа, то в поле Тип изменений следует установить значение По влияющим оборотам (после заполнения поля Влияющая строка это значение будет установлено автоматически). Если же в данном поле установлено значение Независимое, то поле Влияющая строка будет автоматически очищено.
• Коэфф. – в данном поле указывается коэффициент пересчета суммы влияющей строки в сумму текущей статьи. Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, вызываемого по кнопке выбора. Данное поле можно заполнить только в том случае, когда в поле Тип изменений установлено значение По влияющим оборотам. Если же в поле Тип изменений выбрать значение Независимое, то поле Коэфф. будет автоматически очищено и станет недоступным для редактирования.
Для редактирования плана по подразделению в программе реализован еще один режим, для перехода в который предназначена кнопка Редактировать план (эта кнопка расположена в правом нижнем углу интерфейса, см. рис. 3.35). Этот режим несколько напоминает окно формирования отчета (описание порядка работы с отчетами рассматривается ниже, в соответствующем разделе), и является более наглядным.
При нажатии на кнопку Редактировать план на экране открывается окно, которое показано на рис. 4.21.
Рис. 4.21. Просмотр и редактирование плана по подразделениюДанное окно состоит из двух частей: верхней части и табличной части. В верхней части отображаются параметры формирования текущего плана по подразделению: цикл планирования, статьи бюджета и др. В табличной части показаны данные по каждой статье.
По любой статье можно просмотреть подробную расшифровку. Для этого необходимо дважды щелкнуть мышью на ячейке с интересующей суммой – в результате на экране откроется окно, в котором будут представлены соответствующие сведения.
С помощью кнопки Записать (см. рис. 4.20) осуществляется сохранение введенной информации. Кнопка Провести предназначена для проведения текущего документа по базе данных.
При нажатии на кнопку ОК все выполненные изменения (и в окне редактирования, и под кнопкой Редактировать план) будут сохранены, текущий документ будет проведен, а окно документа – автоматически закрыто.
Кнопка Закрыть предназначена для закрытия данного окна без сохранения выполненных изменений. Тем не менее, при нажатии на данную кнопку программа выдает запрос на сохранение изменений; если на него ответить отрицательно, то изменения сохранены не будут.
Если впоследствии понадобится просмотреть либо отредактировать созданный и сохраненный ранее документ, то найти этот документ можно в журнале документов. Для перехода в режим работы с журналом документов предназначена команда главного меню Документы→Журнал планирования.
Ввод оборотов по проектам либо направлениям деятельности
В процессе бюджетирования может возникать (и нередко возникает) необходимость регистрации оборотов по статьям отдельно по какому-либо проекту либо виду деятельности субъекта хозяйствования. В рассматриваемой конфигурации эта задача решается с помощью документа План по проекту, позволяющего вводить как плановые, так и фактические данные, по любому из созданных ранее вариантов бюджетов.
Доступ к этому документу осуществляется с помощью команды главного меню Документы→План по проекту. При ее выполнении отображается интерфейс, который представлен на рис. 4.22.
Рис. 4.22. План по проектуПрежде всего, в данном окне следует определить значения стандартных параметров План по проекту № и от, в которых указывается соответственно порядковый номер документа в конфигурации и дата его формирования. Эти поля заполняются в автоматическом режиме, но в случае надобности вы можете отредактировать их с клавиатуры по своему усмотрению. Далее в поле Вариант бюджета следует ввести вариант бюджета, по которому вводятся обороты. Значение данного поля выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в справочнике вариантов бюджетов (его описание приведено выше).
ВНИМАНИЕ
Если вы выбрали вариант бюджета, для которого предусмотрен только один цикл планирования, то значение поля Дата программа сгенерирует автоматически, и изменить его вы не сможете. Во всех остальных случаях вы можете редактировать данный параметр по своему усмотрению (в нем указывается дата, по состоянию на которую вводятся обороты по проекту).
Далее следует определить валюту, в которой выражены регистрируемые обороты по проекту. Валюта выбирается в окне справочника валют, которое вызывается нажатием клавиши F3 или кнопки выбора в поле Валюта документа.
В поле Проект указывается название проекта (направления деятельности), для которого создается текущий план по проекту. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника проектов выделить курсором требуемую позицию и нажать Enter. Данное поле не обязательно для заполнения.
С помощью установки флажка Автозаполнение по справочнику «Связь статей» включается режим автоматического добавления зависимых строк из справочника Связь статей оборотов.
Содержимое нижней части окна зависит от того, какая вкладка открыта в данный момент. Все основные сведения вводятся на вкладке Документ, а на вкладке Комментарий можно с клавиатуры в текстовом поле внести любые дополнительные сведения.
По умолчанию в данном окне открывается вкладка Документ, содержимое которой показано на рис. 4.22. Именно на этой вкладке вводятся сведения об оборотах по статьям (это делается в табличной части вкладки).
Для добавления в список новой позиции нажмите Insert или выполните команду Действия→Новая строка. После этого в таблице будет сформирована новая позиция, которой программа автоматически присвоит порядковый номер. В поле Статья оборотов нажмите F3 или кнопку выбора – в результате появится уже знакомое нам окно справочника статей оборотов, где и выбирается требуемое значение.
Поле Прим. не относится к числу обязательных для заполнения параметров. Здесь вы можете клавиатуры ввести произвольное примечание к текущей позиции.
Если бюджетирование ведется в разрезе структурных подразделений предприятия либо центров финансовой ответственности, то в поле Подразделение нужно указать ЦФО (выбор значения осуществляется через F3).
В поле Сумма с клавиатуры вводится сумма по данной статье оборотов в валюте документа.ПРИМЕЧАНИЕ
Если валюта документа отличается от валюты планирования, то в таблице появляется дополнительная колонка, где отображается сумма по данной статье оборотов в другой валюте.
В поле Курс указывается курс валюты текущего документа по отношению к национальной денежной единице. Если валюта документа является национальной денежной единицей, то в данном поле следует ввести значение 1.
Финансовый показатель, значение которого должно увеличиваться одновременно с оборотом по данной статье оборотов, указывается в поле Дебетуемый показатель. Данное поле заполняется автоматически одновременно с заполнением поля Статья оборотов, если конкретный дебетуемый показатель для данной статьи был определен в справочнике Статьи оборотов (его описание приведено выше). Если в справочнике статей оборотов для данной статьи указана группа показателей, то в поле Дебетуемый показатель необходимо выбрать конкретное значение из этой группы (для этого нужно воспользоваться кнопкой выбора, затем в открывшемся окне выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью). Поле Дебетуемый показатель доступно для редактирования только при выборе значения из группы показателей.
Аналогичным образом в поле Кредитуемый показатель указывается финансовый показатель, значение которого должно уменьшаться одновременно с оборотом по данной статье.
В поле Влияющая строка указывается номер строки табличной части текущего документа, которая оказывает влияние на оборот по текущей статье. При этом степень зависимости текущей статьи от влияющей строки указывается в поле Коэффициент. Более подробное описание данного параметра приведено в предыдущем разделе.
Тип (способ) изменения значения поля Сумма для текущей строки указывается в поле Тип изменений. Необходимый вариант выбирается из раскрывающегося списка; возможен выбор одного из двух значений – Независимое либо По влияющим оборотам. Более подробное описание данного параметра приведено в предыдущем разделе.
В поле Коэффициент вводится числовой коэффициент пересчета суммы влияющей строки в сумму текущей статьи. Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, вызываемого по кнопке выбора.ПРИМЕЧАНИЕ
Поле Коэффициент доступно для редактирования лишь в том случае, когда в поле Тип изменений установлено значение По влияющим оборотам.
С помощью кнопки Записать осуществляется сохранение введенной информации. Кнопка Провести предназначена для проведения текущего документа по базе данных.
При нажатии на кнопку ОК все выполненные изменения будут сохранены, текущий документ будет проведен, а окно документа – автоматически закрыто.
Кнопка Закрыть предназначена для закрытия данного окна без сохранения выполненных изменений. Тем не менее, при нажатии на данную кнопку программа выдает запрос на сохранение изменений; если на него ответить отрицательно, то изменения сохранены не будут.
Справа внизу окна расположена кнопка Редактировать план, которая предназначена для перехода в дополнительный режим редактирования текущего документа. В частности, под этой кнопкой можно просмотреть расширенную информацию по каждой статье оборота, включенной в данный документ, отредактировать параметры каждой статьи, и т. д.
Если впоследствии понадобится просмотреть либо отредактировать созданный и сохраненный ранее документ, то найти этот документ можно в журнале документов. Для перехода в режим работы с журналом документов предназначена команда главного меню Документы→Журнал планирования.Анализ бюджетных данныхВ программе «1С Финансовое планирование» реализованы широкие функциональные возможности для анализа бюджетных данных. В частности, вы можете самостоятельно настраивать и формировать отчетные документы, содержащие интересующую информацию в разных разрезах и представлениях. Далее будет рассказано о том, как в рассматриваемой конфигурации осуществляется получение, просмотр и анализ бюджетных данных.
Анализ плановых и фактических финансовых показателей
Одной из главных задач бюджетирования является анализ плановых и фактических бюджетных показателей. В программе «1С Финансовое планирование» эта задача решается с помощью отчета, который называется Значения показателей – он позволяет получить сведения о плановых и фактических бюджетных показателях. Доступ к этому отчету осуществляется с помощью команды главного меню Отчеты→Значения показателей. Окно отчета, которое открывается при выполнении данной команды, представлено на рис. 4.23.
Рис. 4.23. Окно отчета о значениях бюджетных показателей
Чтобы получить отчет, нужно в верхней части окна произвести предварительную настройку его параметров: указать интервал времени, вариант бюджета, способ формирования отчета, и др. После нажатия кнопки Сформировать готовый отчет, сформированный в соответствии с указанными настройками, отобразится в нижней части окна.
Каждый отчет формируется только по конкретному варианту бюджета. Для выбора варианта (напомним, что список бюджетных вариантов ведется в соответствующем справочнике, с которым мы познакомились выше) нужно указать его в раскрывающемся списке поля Отчет по варианту бюджета. Учтите, что требуемый вариант должен быть предварительно зарегистрирован в справочнике – в противном случае в раскрывающемся списке вы его не найдете. Отметим, что именно в данном поле указывается, какие данные – плановые или фактические должны быть включены в отчет (это определяется выбранным вариантом бюджета).
Вы можете формировать отчет по одному финансовому показателю, по нескольким предварительно отобранным показателям или по всем показателям, зарегистрированным в информационной базе. В первых двух случаях нужно указать требуемый показатель (или группу показателей) в поле Отбор по показателю (значение параметра выбирается в окне справочника финансовых показателей, которое вызывается через F3 или по кнопке выбора). Если же вы хотите получить отчет по всем без исключения показателям, оставьте данный параметр незаполненным (если в нем уже указано какое-то значение, для его удаления нажмите кнопку с символом Х).
Далее следует определить период времени, за который вы хотите проанализировать финансовые показатели. Начальная и конечная даты этого периода вводятся в полях соответственно С и По, причем без их заполнения сформировать отчет вы не сможете.
При формировании отчета программа может пересчитать значения финансовых показателей в любую валюту, которая предварительно зарегистрирована в справочнике валют. Эту валюту нужно выбрать из раскрывающегося списка в поле В валюте.ПРИМЕЧАНИЕ
Параметр В валюте не является обязательным для заполнения. Если оставить его пустым, то отчет будет сформирован в валюте планирования, которая была определена для варианта бюджета, указанного в поле Отчет по варианту бюджета, в соответствующем справочнике.
В выделенной области Способ формирования отчета с помощью соответствующего переключателя определяется структура отчета. Возможен выбор одного из двух вариантов – По структуре справочника «Показатели» либо По структуре аналитического баланса. Если установлен флажок Только итоги по группам показателей, то в отчет будут выведены расчетные данные только по группам показателей, без детализации по каждому показателю.
Запуск процесса формирования отчета в соответствии с установленными параметрами осуществляется нажатием кнопки Сформировать. Эту кнопку нужно нажимать также после каждого изменения параметров отчета для его переформирования.
Фрагмент сформированного отчета показан на рис. 4.24.
Рис. 4.24. Отчет о значениях показателей
Для вывода сформированного отчета на печать предназначена команда главного меню Файл→Печать, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.Плановые и фактические обороты по бюджетным статьям
В процессе бюджетирования часто возникает необходимость просмотра и анализа отчетности в разрезе статей оборотов по любому периоду планирования. Отчет Обороты по статьям, с которым мы познакомимся в данном разделе, позволяет просмотреть и вывести на печать как плановые, так и фактические обороты.
Доступ к данному отчету осуществляется с помощью команды Отчеты→Обороты по статьям – при ее выполнении открывается окно, которое представлено на рис. 4.25.
Рис. 4.25. Окно отчета Обороты по статьям
Как видно на рисунке, это окно состоит из двух частей: в верхней части осуществляется настройка параметров отчета, в нижней части – формируется сам отчет.
В поле Отчет по варианту бюджета нужно указать вариант бюджета, по которому должен быть сформирован отчет. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в справочнике вариантов бюджетов.
Затем в полях С и По указывается соответственно начало и конец интервала времени, данные за который должны быть включены в отчет. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры (дата вводится в формате ДД.ММ.ГГ), либо с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора. Редактировать значения этих полей можно также с помощью кнопок со стрелками, расположенными справа от каждого поля. Эти кнопки позволяют сдвигать дату на один период планирования вперед либо назад.
ПРИМЕЧАНИЕ
Не стоит забывать, что поля С и По являются обязательными для заполнения – в противном случае сформировать отчет вы не сможете.
В поле По статьям бюджета можно указать бюджет, по статьям которого должен быть сформирован отчет. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в справочнике бюджетов. Заполнение данного поля не обязательно; если его оставить пустым, то в отчет будут включены все статьи, которые ранее были введены в справочник статей оборотов. Чтобы очистить данное поле, следует воспользоваться кнопкой с символом Х, которая расположена справа от кнопки выбора.
Если установлен флажок Отбор по подразделению, то в расположенном ниже поле можно указать структурное подразделение (центр финансовой ответственности), данные по которому должны быть включены в отчет; можно также указать группу подразделений (центров ответственности). При этом данные по всем остальным подразделениям (центрам ответственности) в процессе формирования отчета будут проигнорированы. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника подразделений выделить курсором требуемую позицию (подразделение либо группу подразделений) и нажать клавишу Enter. Если необходимо очистить данное поле, то для этого нужно нажать кнопку с символом Х, которая находится справа от кнопки выбора. Заполнение данного поля не обязательно; если его оставить пустым, то в отчет будут включены данные по всем структурным подразделениям (центрам ответственности) предприятия.
Если установлен флажок Отбор по проекту, то в расположенном ниже поле можно указать проект (направление деятельности), данные по которому должны быть включены в отчет; можно также указать группу проектов (направлений деятельности). При этом данные по всем остальным проектам (направлениям деятельности) в процессе формирования отчета будут проигнорированы. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника проектов выделить курсором требуемую позицию (проект либо группу проектов) и нажать клавишу Enter. Если необходимо очистить данное поле, то для этого нужно нажать кнопку с символом Х, которая находится справа от кнопки выбора. Заполнение данного поля не обязательно; если его оставить пустым, то в отчет будут включены данные по всем проектам (направлениям деятельности) предприятия.
В поле В валюте при необходимости можно указать валюту, в которую будут пересчитываться значения финансовых показателей в процессе формирования отчета. Требуемое значение данного поля выбирается в раскрывающемся списке, открываемом при нажатии на кнопку выбора; содержимое данного списка формируется в справочнике валют. Заполнение поля В валюте не обязательно; если его оставить незаполненным, то отчет будет сформирован в валюте планирования. Валюта планирования указывается для варианта бюджета, выбранного в поле Отчет по варианту бюджета, в соответствующем справочнике. Чтобы очистить данное поле, следует нажать кнопку с символом Х, расположенную справа от кнопки выбора.
В выделенной области Способ формирования отчета с помощью соответствующего переключателя определяется структура отчета. Возможен выбор одного из двух вариантов – По структуре справочника статей либо По типам оборотов (анализ прибыльности). При установленном флажке Только итоги по группам оборотов в отчет будут выведены данные только по группам статей, без детализации по каждой отдельной статье.
Процесс формирования отчета в соответствии с установленными параметрами инициируется нажатием кнопки Сформировать. Фрагмент сформированного отчета за январь-февраль 2011 года показан на рис. 4.26.
Рис. 4.26. Пример отчета Обороты по статьям
Для вывода сформированного отчета на печать предназначена команда главного меню Файл→Печать, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P. Вы можете получить дополнительную информацию по любому показателю отчета – для этого дважды щелкните мышью на интересующей ячейке, и в открывшемся меню выберите требуемую команду. Если вы хотите представить данные в графическом виде (диаграмма), то выберите в данном меню команду Диаграмма (по статье).
Плановые и фактические обороты в разрезе ЦФО и проектов
Одним из самых популярных у пользователей программы «1С Финансовое планирование» отчетов является отчет об оборотах (как плановых, так и фактических) в разрезе центров финансовой ответственности, которыми обычно являются структурные подразделения предприятия. Этот отчет вы можете сформировать за любой промежуток времени.
Чтобы настроить и сформировать такой отчет, выполните команду главного меню Отчеты→Обороты по подразделениям – в результате откроется окно, которое показано на рис. 4.27.
Рис. 4.27. Окно отчета Обороты по подразделениямСтруктура данного окна нам уже хорошо знакома, поскольку отчеты, с которыми мы познакомились в предыдущих разделах, во многом аналогичны: вверху осуществляется настройка параметров отчета, а внизу отображается собственно отчет, сформированный в соответствии с заданными параметрами.
Каждый отчет формируется только по конкретному варианту бюджета. Для выбора варианта (напомним, что список бюджетных вариантов ведется в соответствующем справочнике, с которым мы познакомились выше) нужно указать его в раскрывающемся списке поля Отчет по варианту бюджета. Учтите, что требуемый вариант должен быть предварительно зарегистрирован в справочнике – в противном случае в раскрывающемся списке вы его не найдете.
Далее следует определить период времени, за который вы хотите проанализировать обороты по подразделениям. Начальная и конечная даты этого периода вводятся в полях соответственно С и По, причем без их заполнения сформировать отчет вы не сможете.
При формировании отчета программа может пересчитать его данные в любую валюту, которая предварительно зарегистрирована в справочнике валют. Эту валюту нужно выбрать из раскрывающегося списка в поле В валюте.ПРИМЕЧАНИЕ
Параметр В валюте не является обязательным для заполнения. Если оставить его пустым, то отчет будет сформирован в валюте планирования, которая была определена для варианта бюджета, указанного в поле Отчет по варианту бюджета, в соответствующем справочнике.
Если установлен флажок Отбор по подразделению, то в расположенном ниже поле можно указать структурное подразделение предприятия либо ЦФО, данные по которому должны быть включены в отчет; можно также указать группу подразделений (центров ответственности). При этом данные по всем остальным подразделениям (центрам ответственности) в процессе формирования отчета учитываться не будут. Заполнение данного поля не обязательно; если его оставить пустым, то в отчет будут включены данные по всем структурным подразделениям (центрам ответственности) предприятия. Если же это поле нужно заполнить, то следует нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника подразделений выделить курсором требуемую позицию (подразделение либо группу подразделений) и нажать клавишу Enter. Если необходимо очистить данное поле, то для этого нужно нажать кнопку с символом Х, которая находится справа от кнопки выбора.
С помощью параметра Отбор по проекту аналогичным образом можно указать проект (направление деятельности) или группу проектов, данные по которым должны быть включены в отчет. Иначе говоря, этот параметр позволяет установить фильтр по проектам (направлениям деятельности) на включаемые в отчет данные.
В выделенной области Способ формирования отчета с помощью соответствующего переключателя определяется структура отчета. Возможен выбор одного из двух вариантов – По структуре справочника статей либо По типам оборотов (анализ прибыльности). Если установлен флажок Только итоги по группам оборотов, то в отчет будут выведены расчетные данные только по группам оборотов, без детализации по каждой позиции.
Процесс формирования отчета в соответствии с установленными параметрами инициируется нажатием кнопки Сформировать. При нажатии на данную кнопку на экране открывается меню, в котором нужно выбрать режим формирования отчета. Возможен выбор одного из трех перечисленных ниже вариантов.
• Выводить группы подразделений – если выбран этот режим, то в отчете будут формироваться промежуточные итоги по группам структурных подразделений (центров финансовой ответственности) предприятия.
• Не выводить группы подразделений – в данном случае промежуточные итоги по группам подразделений (центров ответственности) выводиться не будут.
• Свернуть по группам подразделений – при выборе данного режима в отчет будет выведена только итоговая информация по группам, без детализации по подразделениям (центрам ответственности).
Фрагмент сформированного отчета показан на рис. 4.28.
Рис. 4.28. Фрагмент отчета Обороты по подразделениямВ нижней части данного отчета выводится расчет рентабельности по каждому структурному подразделению (ЦФО) предприятия. Этот расчет не поместился на рис. 4.28, поэтому приводим его отдельно на рис. 4.29.
Рис. 4.29. Расчет рентабельностиДля отправки отчета на принтер выполните команду главного меню Файл→Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Также вы можете сформировать отчет Обороты по проектам, доступ к которому осуществляется с помощью соответствующей команды меню Отчеты. Использование данного отчета целесообразно в случаях, когда бюджетирование на предприятии ведется в разрезе проектов либо направлений деятельности. С помощью данного отчета можно сформировать и вывести на печать информацию как о плановых, так и о фактических оборотах по каждому проекту (направлению деятельности). Порядок настройки и формирования данного отчета во многом аналогичен отчету Обороты по подразделениям, с которым мы только что познакомились.
Анализ движений по статьям
С помощью отчета, описанию которого посвящен данный раздел, вы можете получить и распечатать сведения о движении как по статьям оборотов (перечень этих статей формируется в справочнике статей оборотов), так и по бюджетным статьям (список бюджетных статей формируется в справочнике бюджетов). Этот отчет называется Движения по статьям, доступ к нему осуществляется с помощью соответствующей команды меню Отчеты. Окно отчета показано на рис. 4.30.
Рис. 4.30. Окно отчета Движения по статьямКак видно на рисунке, многие параметры данного окна нам уже хорошо знакомы – мы сталкивались с ними ранее, при изучении других отчетов в предыдущих разделах. Поэтому здесь остановимся лишь на тех настройках, которые касаются непосредственно рассматриваемого отчета. Бюджет или бюджетная статья, по которой требуется получить отчет, указывается в поле Отбор по статьям. Отметим, что порядок заполнения данного параметра имеет свою специфику: вначале из раскрывающегося списка, открываемого по кнопке выбора, нужно выбрать бюджет – в результате отобразится интерфейс справочника статей бюджетов, соответствующих выбранному бюджету. В этом окне нужно щелчком мыши выделить статью либо группу статей, данные по которым должны быть включены в отчет, и нажать клавишу Enter.
ПРИМЕЧАНИЕ
Отметим, что если необходимо выбрать какую-либо одну статью, то это можно сделать также двойным щелчком мыши. Если же выбирается группа бюджетных статей, то это можно сделать только нажатием Enter; двойной щелчок мышью на группе статей бюджета приводит к раскрытию этой группы.
Если установлен флажок Отбор по подразделению, то в расположенном ниже поле можно указать подразделение предприятия либо название ЦФО, данные по которому должны быть включены в отчет; можно также указать группу подразделений (центров ответственности). При этом данные по всем прочим подразделениям (центрам ответственности) в процессе формирования отчета не будут приниматься во внимание. Поле Отбор по подразделению можно не заполнять; если его оставить пустым, то в отчет будут включены данные по всем структурным подразделениям (центрам ответственности) предприятия, введенным ранее в справочник подразделений (описание данного справочника см. выше, в разделе «Справочник подразделений»). Для заполнения данного поля следует нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника подразделений выделить курсором требуемую позицию (подразделение либо группу подразделений) и нажать клавишу Enter. Для очистки данного поля нужно нажать кнопку с символом Х, которая находится справа от кнопки выбора.
С помощью параметра Отбор по проекту аналогичным образом можно указать проект (направление деятельности) или группу проектов, данные по которым должны быть включены в отчет. Другими словами, этот параметр позволяет установить фильтр по проектам (направлениям деятельности) на включаемые в отчет данные.
Готовый отчет отобразится в нижней части окна после нажатия кнопки Сформировать. Пример отчета изображен на рис. 4.31.
Рис. 4.31. Отчет Движения по статьямИз данного отчета можно быстро перейти в режим просмотра и редактирования документа, на основании которого было сгенерировано значение той или иной ячейки – для этого нужно дважды щелкнуть мышью на интересующей ячейке. Чтобы вывести сформированный отчет на печать, нужно воспользоваться командой главного меню Файл→Печать, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Полный анализ финансово-экономического состояния
В программе реализована возможность осуществления всеобъемлющего и полного анализа финансово-экономического состояния субъекта хозяйствования путем комплексного изучения целого ряда показателей. Отметим, что такой анализ является одной из ключевых задач бюджетирования на любом предприятии, независимо от его вида деятельности, организационно-правовой формы и прочих факторов.
Чтобы произвести такой анализ в программе «1С Финансовое планирование», выполните команду Отчеты→Финансовый анализ – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 4.32.
Рис. 4.32. Окно настройки отчетаКаждый отчет формируется только по конкретному варианту бюджета. Для выбора варианта (напомним, что список бюджетных вариантов ведется в соответствующем справочнике, с которым мы познакомились выше) нужно указать его в раскрывающемся списке поля Отчет по варианту бюджета. Далее следует определить период времени, за который вы хотите проанализировать обороты по подразделениям. Начальная и конечная даты этого периода вводятся в полях соответственно С и По, причем без их заполнения сформировать отчет вы не сможете.
При формировании отчета программа может пересчитать его данные в любую валюту, которая предварительно зарегистрирована в справочнике валют. Эту валюту нужно выбрать из раскрывающегося списка в поле В валюте. Отметим, что это поле не является обязательным для заполнения – если оставить его пустым, то отчет будет сформирован в валюте планирования, которая была определена для варианта бюджета, указанного в поле Отчет по варианту бюджета, в соответствующем справочнике.
В поле Формат вывода следует указать единицу измерения, в которой будут выведены отчетные данные. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка – в единицах, в тысячах либо в миллионах (по умолчанию используется формат вывода в единицах). После этого в поле Точность для отчетных данных указывается количество разрядов после запятой.
Справа вверху окна содержится несколько кнопок, предназначенных для выполнения ряда действий с текущим отчетом. Ниже приводится описание каждой из них.
• Заполнить – кнопка предназначена для формирования отчета в соответствии с установленными параметрами. После каждого изменения параметров отчета для его переформирования нужно нажимать эту кнопку – только после этого изменения вступят в силу.
• Расшифровать – с помощью данной кнопки осуществляется переход в режим просмотра детализированной информации по ячейке, на которой установлен курсор. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно одного из имеющихся в системе отчетов. В зависимости от содержимого текущей ячейки это может быть, например, отчет Значения показателей, либо Обороты по статьям, и др.
• Очистить – при нажатии данной кнопки все расчетные ячейки отчета будут очищены.
• Сохранить – с помощью этой кнопки можно сохранить сформированный отчет в отдельном файле с расширением *.mxl. При нажатии на данную кнопку будет выдан соответствующий запрос, а после положительного ответа на этот запрос отобразится окно Сохранение файла, в котором нужно ввести имя файла отчета и путь для его сохранения.
• Загрузить – эта кнопка предназначена для открытия сохраненного ранее файла отчета. При нажатии на данную кнопку будет выдан соответствующий запрос, а после положительного ответа на этот запрос отобразится предупреждение о том, что текущие данные будут удалены, при этом программа потребует подтвердить ваши намерения. После вашего согласия отобразится окно Выберите сохраненный файл отчета, в котором нужно будет указать путь к загружаемому mxl-файлу.
• Закрыть – кнопка предназначена для выхода из данного режима с закрытием окна отчета.
• Заполнить – после нажатия данной кнопки в нижней части окна отчета последовательно отобразятся следующие отчетные формы:
• Агрегированный аналитический баланс;
• Анализ ликвидности баланса;
• Анализ структуры баланса и платежеспособности организации, с использованием коэффициента текущей ликвидности и коэффициента обеспеченности собственным оборотным капиталом;
• Определение характера финансовой устойчивости предприятия;
• Сводный отчет о прибылях и убытках;
• Анализ оборачиваемости активов и пассивов;
• Анализ доходности и рентабельности финансово-хозяйственной деятельности;
• Анализ эффективности использования капитала.
Стоит отметить, что большинство перечисленных отчетных форм представлены не только в виде таблиц, а сопровождаются также соответствующими выводами, которые программа формирует автоматически. Пример одного из таких выводов, сделанного по результатам анализа структуры баланса и платежеспособности предприятия, показан на рис. 4.33.
Рис. 4.33. Автоматически сформированный вывод по результатам анализа
С помощью рассмотренной здесь функциональности финансового анализа вы можете оперативно получать детальную и развернутую информацию о финансово-экономическом состоянии предприятия.Глава 6. Краткий обзор других программ для бюджетирования и финансового анализаКак уже неоднократно отмечалось ранее, сегодня на рынке программного обеспечения имеется немало самых разных продуктов, адресованных тем, кто по роду деятельности занимается процессами бюджетирования и финансового анализа. Здесь мы приводим краткий обзор тех из них, которые показались автору наиболее интересными (если не считать программы, описание которых приведено в предыдущих главах книги).
Oracle Financial AnalyzerОдним из самых многофункциональных и крупных продуктов, предназначенных для автоматизации бюджетных процессов, является программа Oracle Financial Analyzer от известного разработчика – компании Oracle (www.oracle.com).
Эта программа имеет все необходимые средства для реализации не только процессов бюджетирования, но и выполнения финансового моделирования. Oracle Financial Analyzer вне конкуренции по объему обрабатываемых данных, глубине представления информации, а также по сложности финансовой структуры.
В программе предусмотрен механизм автоматической проверки правильности данных, загружаемых из других систем. Oracle Financial Analyzer отличается гибкостью и возможностью адаптации к специфике любого предприятия, а беспрецедентная функциональная эластичность позволила ей стать одним из признанных лидеров в своей области. Также стоит отметить мощный механизм поддержки многопользовательской работы, а также то, что программа хорошо интегрируется со многими внешними системами (в том числе, разумеется, и с табличным редактором Excel).
Как ни странно, но в столь мощном и уважаемом продукте отсутствуют средства протоколирования рабочих процессов. Например, практически нереально определить, кто и когда вносил те либо иные данные. Еще один минус программы состоит в том, что процесс ее внедрения требует немало времени, что влечет за собой существенные денежные траты (это в немалой степени объясняется тем, что по стоимости услуг компания Oracle также находится в числе лидеров).
Active PlannerЕще одним популярным продуктом от зарубежного разработчика является программа Active Planner. Ее автор – американская компания Epicor Software Corporation (www.epicor.com). Основное предназначение программы заключается в автоматизации бюджетных процессов на предприятиях среднего и крупного бизнеса.
Реализованные в программе механизмы позволяют осуществлять построение процессов бюджетирования по принципам «сверху вниз» и «снизу вверх», а также сочетать эти принципы, что открывает возможности для согласования бюджетов в несколько итераций. Также возможности программы предусматривают выполнение бюджетирования по так называемому «скользящему» методу: его смысл состоит в том, что бюджет формируется не на весь период планирования (например, год), а на текущий отчетный период (месяц либо квартал). После завершения отчетного периода к уже имеющемуся плану добавляется план на предстоящий период, и т. д.
В программе реализованы широкие функциональные возможности для разностороннего анализа экономической эффективности разных видов деятельности компании, при этом принимаются во внимание все интересующие пользователя макро– и микроэкономические показатели.
Среди преимуществ Active Planner прежде всего стоит выделить возможность адаптации применительно к специфике конкретной фирмы, множество встроенных функций, удобный механизм оперативного обмена информацией между различными отчетными формами и таблицами. Active Planner имеет доступный и дружественный интерфейс, а также удобный инструментарий.
В программе реализована возможность корректировки бюджетов по фактическим данным, а также реализованное на высоком уровне взаимодействие с табличным редактором Excel.
Если говорить о недостатках Active Planner, то в первую очередь нужно отметить ее относительно невысокую производительность, которая особенно проявляется при работе со сложными финансовыми структурами, и не в полной мере реализованные механизмы поддержки коллективной работы пользователей.
КИС: БюджетированиеТеперь обратим внимание на продукт отечественных разработчиков – многофункциональный комплекс «КИС: Бюджетирование» от компании ЗАО «Компьютерные информационные системы». Она адресована прежде всего представителям среднего и крупного бизнеса, осуществляющим свою деятельность в сфере производства.
С помощью программы можно сформировать плановые и фактические показатели по любым бюджетам, характерным для производственных компаний: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, бюджет материальных запасов, бюджет покупок и бюджет продаж, и т. д. Возможности программы предусматривают корректировку бюджетных показателей с учетом внешних факторов – сбоев с поставками, неожиданных ремонтов, и т. п. Также с помощью «КИС: Бюджетирование» вы можете детализировать бюджетную структуру, и четко распределить полномочия между ЦФО производственной компании.
Отличительная черта программы заключается в том, что в ней процесс финансового планирования и бюджетирования разделен на две стадии:
• составление бизнес-прогноза;
• формирование бизнес-заданий.
Реализация первой стадии, как правило, достигается силами отделов планирования компании, а вторая стадия возлагается на руководителей ЦФО. Отметим, что работа по составлению бизнес-заданий полностью базируется на данных бизнес-прогноза, и в конечном итоге представляет собой набор плановых показателей, которые должны быть достигнуты по итогам финансово-экономической деятельности предприятия.
Среди прочих преимуществ программы «КИС: Бюджетирование» отдельного упоминания заслуживают: возможность быстрого внедрения программы (процесс внедрения занимает порядка 3–4 месяцев, в то время как для внедрения иных аналогичных продуктов может потребоваться год), широкая функциональность, возможность детального финансово-экономического моделирования, относительная простота в использовании. Программа отличается гибкостью и хорошей настраиваемостью с учетом особенностей конкретного предприятия.
Недостатки программы: не поддерживается удаленная работа и межофисный обмен данными, ограниченные возможности по настройке программы (недостаточно гибкая настройка), невысокая производительность системы. Кроме этого, отмечены случаи нестабильной работы системы при работе с большими объемами данных.
PlanDesignerДля автоматизации процессов бюджетирования и финансового планирования на средних и крупных предприятиях удобным продуктом является программа PlanDesigner (www.softprom.ru). В ней реализована поддержка многопользовательского режима работы, возможность адаптации к специфике любой фирмы (причем большинство локальных настроек пользователи могут корректировать самостоятельно), имеется большой набор отчетных форм (включая рисунки, схемы, графики и т. п.). Среди недостатков можно отметить то, что в программе не поддерживается удаленная работа пользователей.
ПРИМЕЧАНИЕ
Перед использованием программы каждый пользователь должен пройти стандартный план обучения продолжительностью 20 либо 30 часов.
Программа PlanDesigne» реализована в двух референтных моделях. Модель управления разноотраслевым холдингом направлена на автоматизацию бюджетных процессов на предприятиях, которые занимаются одновременно разными видами деятельности: производство, транспорт, оказание услуг на сторону, и т. д. Модель предприятия оптовой торговли ориентирована на торговые предприятия.ПарусГоворя о предназначенных для бюджетирования и финансового планирования программных средствах, нельзя обойти вниманием знаменитую систему «Парус» от одноименного российского разработчика (www.parus.ru). Как и «Галактика», с которой мы познакомились выше, «Парус» имеет модульную структуру, причем каждый модуль может работать как автономно, так и во взаимодействии с другими модулями программы.
Для автоматизации задач бюджетирования предназначен модуль «Управление финансами». Функциональные возможности модуля можно сформулировать следующим образом.
• Текущее финансовое планирование (бюджетирование): планирование доходов и расходов, движения денежных средств предприятия, перспективное планирование на основе прогнозного баланса, и т. п.
• Долгосрочное (стратегическое) финансовое планирование.
• Контроль исполнения финансовых планов (бюджетов); проведение план-факторного анализа исполнения показателей финансовых планов (бюджетов).
• Планирование и управление задолженностью предприятия (как дебиторской, так и кредиторской): использование механизма лимитов возникновения и погашения задолженности; контроль на соответствие этим лимитам первичных и иных документов (договоров, счетов, платежных документов); анализ текущего и ожидаемого состояния задолженности.
• Оперативное планирование и управление финансовыми потоками при помощи платежного календаря; заблаговременное выявление и устранение недостатка или избытка платежных средств; управление оплатой текущих счетов и заявок; оперативный учет поступлений и платежей.
• Расчет плановых и фактических показателей для анализа их взаимных отклонений.
• Проведение анализа финансово-экономического состояния предприятия.
• Управление регламентом исполнения планов.
Кроме перечисленных основных задач, с помощью данного модуля можно решать и иные задачи финансового и управленческого учета, наличие которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.
Модуль «Управление финансами» входит в состав типовых решений «Парус Предприятие 7», «Парус Предприятие 8» и «Парус Предприятие 10» (последнее решение реализовано в трехуровневой архитектуре – сервер приложений+ клиентское приложение+СУБД для хранения информации).
Компас: БюджетированиеПрограмма «Компас» от российской компании «Компас» (www.compas.ru) является полнофункциональной системой, предназначенной для автоматизации самых разных учетных и управленческих процессов. Она включает в себя, в частности, подсистемы «Документооборот», «Основные фонды», «Управление финансами», «Управление производством», «Кадровый учет» и др., а также – подсистему «Бюджетирование».
Эта подсистема является многофункциональной программной разработкой, предназначенной для автоматизации бюджетных процессов в первую очередь на крупных предприятиях. Возможности «Компас: Бюджетирование» предусматривают ее эксплуатацию в многопользовательском режиме, причем пользователи могут находиться в разных офисах. С помощью данной программы можно создавать самые разнообразные бюджетные модели, на основе которых создаются разные бюджеты. Кроме стандартных бюджетов (бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, и т. п.) с помощью данной программы можно создавать бюджеты произвольных форм – например, бюджет по бизнес-направлениям, бюджет привлечения и размещения ресурсов, бюджет проектов, и т. д. К достоинствам программы «Компас: Бюджетирование» в первую очередь следует отнести ее широкую функциональность. К недостаткам – то, что использование программы ввиду ее специфики может потребовать дополнительного обучения пользователей.
Процесс внедрения программы состоит из нескольких этапов. На первом этапе производится предпроектное обследование предприятия – в общем-то, этот этап присутствует при внедрении практически любой системы. Второй этап – это обучение специалистов, причем не только пользователей программы, но и тех, кто занимается вопросами ее внедрения; обучение может проходить как на территории предприятия-заказчика, так и на территории поставщика программы. Следующий этап – настройка программы; он включает в себя инсталляцию программы, перенос данных в нее из программы-предшественницы (или из других источников), разработку справочников и классификаторов, настройку программы в соответствии с бизнес-процессами заказчика, а также тестирование результатов настройки программы специальной комиссией, в состав которой входят представители заказчика и поставщика. После настройки программы наступает этап опытно-промышленной эксплуатации; на этом этапе все процессы бюджетирования на предприятии работают под управлением системы «Компас», однако параллельно эти же процессы ведутся прежним способом – с целью избежания возможной утраты данных. И заключительный этап внедрения – переход на промышленную эксплуатацию программы.
В программе реализованы широкие возможности для моделирования бюджетных процессов с учетом разнообразных внешних факторов. Использование программы возможно как на платформе MS SQL, так и на Oracle.
ЗаключениеПосле прочтения книги вы имеете все знания, необходимые для реализации процессов бюджетирования на компьютере с применением современных программных средств соответствующего назначения.
Основная часть книги посвящена описанию популярных систем, предназначенных для автоматизации процессов бюджетирования на малых, средних и крупных предприятиях. При написании книги автор стремился акцентировать внимание читателя на наиболее актуальных вопросах бюджетирования, и продемонстрировать реализацию самых разнообразных процессов на конкретных примерах.
Автор выражает надежду, что предложенный материал был полезен и интересен читателям. Предложения и пожелания направляйте по адресу: arsen211@yandex.ru.
Гладкий Алексей Анатольевич
ОглавлениеВведениеГлава 1. Общие сведения о бюджетировании и финансовом планированииБюджет современного предприятияЗачем нужно бюджетирование?Виды бюджетов и их место в системе бюджетированияПостановка процессов бюджетированияКлассификация бюджетов по разным признакам«Подводные камни» бюджетированияГлава 2. Система бюджетирования «Красный директор»Назначение и функциональные возможностиЗнакомство с интерфейсом программыПодготовка программы к работеВвод исходных данныхФормирование начального сальдоРегистрация плановых и фактических операцийПостроение платежного календаряАнализ структуры доходов и расходов предприятияПостроение бюджетовКонтроль исполнения бюджетовГлава 3. Бюджетное планирование в программе BPlanНазначение и функциональные возможности программыОписание пользовательского интерфейсаПодготовка программы к работеРабота с проектамиУправление бюджетными моделямиФормулы расчета бюджетных показателей (статей)Консолидация и разнесение бюджетных статейРабота с бюджетными таблицамиВспомогательные функции программыПрактический пример построения бюджетной моделиГлава 4. Бюджетирование с помощью ERP-системы «Галактика»Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»Общий алгоритм бюджетирования в системе «Галактика»Основные элементы и инструменты модуля «Управление бюджетом»Подготовка программы к работе и ее адаптация к потребностям пользователяВвод исходных данныхРабота со списком сформированных ранее бюджетовПараметры загрузки бюджетаНастройка атрибутов бюджета при его созданииРабота с бюджетными копиямиРабота в режиме просмотра и редактирования бюджетаПанель управления бюджетомПараметры печати бюджетаПодготовка данных для бюджетов в книгах финансовых операцийПорядок расчета бюджетных показателейНастройка и формирование отчетности по финансовым операциямГлава 5. Автоматизация бюджетных процессов в программе «1С Финансовое планирование»Запуск программы, выбор информационной базы и режима работыГлавное окно и основные инструменты типового решенияВвод исходных данных, необходимых для составления бюджетовРеализация процессов бюджетированияАнализ бюджетных данныхГлава 6. Краткий обзор других программ для бюджетирования и финансового анализаOracle Financial AnalyzerActive PlannerКИС: БюджетированиеPlanDesignerПарусКомпас: БюджетированиеЗаключение
Комментарии к книге «Бюджетирование на компьютере», Алексей Анатольевич Гладкий
Всего 0 комментариев