«Компьютер – это просто!»

Компьютер – это просто! (fb2) - Компьютер – это просто! 3207K скачать: (fb2) - (epub) - (mobi) - Валерий Коджаханович Алиев

Валерий Алиев Компьютер – это просто!

Предисловие к третьему изданию

Развитый интеллект состоит в успешном функционировании при одновременном охвате противоположных понятий.

Харуки Мураками

Из разговора в автобусе между двумя пожилыми женщинами:

– Что надо для того, чтобы научиться пользоваться компьютером?

– Надо просто им пользоваться!

Удивительно сложный вопрос и такой же удивительный ответ. Особенно меня обескуражило слово «просто». Действительно, самый разумный и эффективный путь при обучении – от простого к сложному. Однако само понятие «простое» довольно индивидуально: что просто для академика, то не всякий осилит.

Но знание компьютера и умение им пользоваться – разные вещи. Хотя автор придерживается мнения, что знания не бывают лишними, но с небольшой оговоркой: знания должны быть своевременными. Учите то, что вам нужно сейчас. Смело пропускайте то, чем вы сейчас не пользуетесь, и то, что вам не потребуется в обозримом будущем. В наше время объем информации увеличивается такими темпами, что ученые обоснованно применяют термин «лавина». А лавина опасна тем, что, если не успеешь отскочить в сторону, пропадешь. Ведь даже очень ценное в больших количествах может задавить – многие, наверное, помнят сказку про золотую антилопу и жадного богача.

При написании книги автор хотел рассказать только самое основное. Выдвинув лозунг «ничего лишнего», я пытался работать как высококлассный фильтр. Не скажу, что это было легко и просто. Я старался, чтобы лавина информации не погребла под собой и меня. Признаюсь: решение о том, что действительно необходимо, а что может и подождать, зачастую давалось с трудом. Но предыдущие издания и письма благодарных читателей убедили меня в том, что решение это было правильным и объем книги достаточно информативен.

Однако никто не может позволить себе стоять на месте и не реагировать на то новое, что появляется каждый год, каждый месяц и каждый день. Еще не так давно многие были убеждены, что их знаний и опыта хватит, чтобы спокойно дожить до пенсии. Но сейчас в этом никто не может быть уверен. И не отвечать на вызовы времени значит обрекать себя на невостребованность, другими словами – на жалкое существование.

Зачастую к обучению приступают люди, которые еще не имеют персонального компьютера и хотели бы для себя уяснить, насколько он необходим именно персонально, ведь покупка компьютера – это изрядные финансовые издержки. И, сталкиваясь в процессе обучения с необходимостью нести дополнительные затраты на специальную литературу (а книги по прикладному программному обеспечению мало того что очень толстые, но еще и очень дорогие), потенциальный пользователь принимает решение подождать – тем более, жизненный опыт говорит ему, что со временем все дешевеет. В результате он очень часто оказывается в ситуации, когда знания уже нужны, а их отсутствие приводит к потерям: финансовым, карьерным, информационным и т. д.

Интернет-технологии находят все большее применение в различных областях экономики, да и житейской практики. И они развиваются в русле прежних идеологий, слава богу. Есть надежда, что такое направление будет и дальше соблюдаться. Поэтому приобретенные ранее знания не потеряются: они просто будут дополняться. Как и это, третье, издание моей книги: оно просто дополнено и немного переработано. Если вы что-то уже знали – узнаете еще кое-что в свете того нового, что появилось за последние два года.

Ну а если вы только приступаете к изучению новой для себя области, то будьте готовы к тому, что еще не раз придется осваивать что-то новое в работе с компьютером. «И вновь вперед! Покой нам только снится!» – так я перефразировал бы строки известного поэта.

Я искренне желаю всем моим читателям начать пользоваться компьютером, дружить с ним. И через некоторое время с удивлением вспоминать время, когда его не было под рукой. Все, что вам нужно знать, вы узнаете. То, чего вы не знаете, вам знать и не нужно. «Во многих знаниях – многие печали». Успехов вам и радости познания.

Валерий Алиев

E-mail: vkaliev@mail.ru

От издательства

Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты dgurski@minsk.piter.com (издательство «Питер», минская компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

На сайте издательства вы найдете подробную информацию о наших книгах.

Глава 1 Что такое компьютер, или Как включается утюг

• Системный блок

• Клавиатура

• Клавиши управления

• Клавиши управления курсором

• Блок цифровых клавиш

• Мышь

Причем здесь утюг? Все просто. Согласно легенде, когда появились первые персональные компьютеры (правда, тогда этого названия у них еще не было), они произвели большое впечатление на Министерство обороны США. Военные поняли потенциальные возможности этих компьютеров и сделали заказ на разработку (или доработку) этой концепции ЭВМ. Главное требование Минобороны к персональному компьютеру было таково: он должен быть прост, как утюг, – включи и работай.

Так что же это такое – компьютер? Автор понимает, что это знают все, но считает, что прежде, чем вступать в диалог, необходимо договориться о терминах. Почему-то в большинстве вузов считают необходимым изучать внутренности компьютера основательно, вплоть до устройства внутренней памяти и регистров, адресации ячеек (слов, байтов) и т. п. Почему, несмотря на то что в вузах не изучают устройство телефона, большинство людей с успехом им пользуется? В общем, если вы считаете, что знаете, из чего состоит компьютер, смело пропускайте этот раздел.

Итак, слово «компьютер» означает «вычислитель», то есть устройство для вычислений. Для большинства читателей это лишь означает, что автор – человек настолько эрудированный, что дальше последует разъяснение этимологии слова «утюг». Но этим предложением автор лишь отдал дань уважения всем предыдущим книгам по компьютерам.

Итак, компьютер – это прежде всего машина, которая во многом аналогична другим машинам. Так, он работает от электричества, состоит из ряда взаимосвязанных блоков и предназначен… Читателю предстоит самому ответить на вопрос, зачем же ему нужен компьютер, после изучения данной книги. Я же дам официальное определение.

Компьютер предназначен для сбора, обработки и хранения различной информации

По крайней мере я знаю достаточно много людей, которые годами пользуются компьютером и при этом ни разу ничего не вычисляли на нем, предпочитая это делать на калькуляторе. Однако от возможностей компьютера эти люди ни за что не откажутся.

Приведенное определение компьютера позволяет выделить в нем наиболее существенные части – мы будем называть их блоками.

1. Блок ввода информации.

2. Блок обработки информации.

3. Блок вывода информации.

Каждый блок, в свою очередь, состоит из нескольких частей.

1. Блок ввода информации состоит из:

1) клавиатуры;

2) дисководов;

3) монитора;

4) мыши.

2. Блок обработки информации состоит из:

1) оперативной памяти;

2) процессора.

3. Блок вывода информации состоит из:

1) дисководов;

2) монитора.

Состав названных блоков достаточно условен, можно даже сказать – минимален. Проще говоря, это тот минимальный набор, без которого персональный компьютер уже перестает быть таковым. Как видите, одни и те же части присутствуют в разных блоках, и это многое упрощает.

Вот эти части (рис. 1.1–1.4).

Рис. 1.1. Клавиатура

Рис. 1.2. Монитор

Рис. 1.3. Системный блок

Рис. 1.4. Мышь

Все это, соединенное вместе и подключенное к электросети, и называется компьютером. Соединить все вместе и подключить компьютер к сети питания лучше доверить специалисту той фирмы, в которой вы покупали свой компьютер. Это позволит вам избежать излишних волнений и разрешить все вопросы, которые возникают в первые минуты вашего общения с компьютером.

Поскольку в дальнейшем мы будем часто обращаться к перечисленным устройствам и работать с ними, необходимо рассмотреть их более подробно.

Системный блок

Системный блок – это и есть блок обработки информации. Нам он интересен тем, что именно на нем находится кнопка, или клавиша, включения компьютера. Необходимо отметить, что на нем же находятся и другие довольно важные устройства, такие как:

• дисковод для флоппи-дисков;

• дисковод для компакт-дисков (CD-ROM).

Клавиатура

Клавиатура делится на блоки клавиш (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Клавиатура

1. Алфавитно-цифровой блок клавиш.

2. Клавиши управления курсором.

3. Цифровой блок клавиш.

4. Функциональные клавиши.

5. Панель световых индикаторов.

Рассмотрим каждый блок отдельно.

Алфавитно-цифровой блок клавиш

Это – основной, наиболее часто используемый блок клавиш (рис. 1.6). Эти клавиши работают в двух режимах: при нажатой или отпущенной клавише Shift. С помощью клавиши Shift компьютер определяет, прописная или строчная буква должна появиться на экране монитора. Клавиш Shift на клавиатуре две, с правой и левой стороны алфавитно-цифрового блока. Обе они абсолютно равнозначны.

Рис. 1.6. Алфавитно-цифровой блок клавиш

На каждой клавише алфавитно-цифрового блока символы нанесены в два яруса: верхний ярус соответствует символам английского алфавита (английская раскладка), нижний – русскому алфавиту (кириллица). Раскладка клавиатуры переключается одновременным нажатием клавиш ALt+Shift или Ctrl+Shift, что определяется настройкой клавиатуры на панели управления (Пуск ► Настройка ► Панель управления ► Клавиатура).

Постановка рук

Большинство читателей наверняка уже имели дело с клавиатурой – компьютера или пишущей машинки – и имеют свое, хотя и неправильное, мнение на этот счет. Наиболее полно о постановке рук при работе с клавиатурой можно прочитать и в книге В. В. Шахиджаняна «Соло на клавиатуре». Я сам учился работать с клавой («клава» – это сокращенное, жаргонное название клавиатуры) в процессе печати, то есть не учился вовсе, и считал свою скорость набора – где-то порядка 120–140 символов в минуту – довольно приличной. Но когда увидел, как быстро набирает американка – преподаватель английского языка (в американских школах специально учат правильно «стучать по клаве»), то переменил свое мнение и специально потратил 30 часов на курс Шахиджаняна. Скорость увеличилась не сильно, но сам набор любого текста перестал быть мучением, а превратился в удовольствие. И главное здесь – правильная постановка рук, когда пальцы находятся именно там, где они должны быть.

Итак, исходное положение рук: пальцы левой руки лежат на клавишах с буквами а, в, ы, ф, а правой – на клавишах с буквами о, л, д, ж (рис. 1.7, 1.8). Большие пальцы обеих рук – над пробельной клавишей. Чтобы легко было находить и ставить руки в исходное положение, клавиши с буквами а и о помечены.

Рис. 1.7. Постановка рук. Профиль

Рис. 1.8. Постановка рук. Анфас

Удары по клавишам (не нажимы, а удары! – этому необходимо научиться) должны выходить легкими и отрывистыми. Вам знакомо выражение «забарабанил дождь»? Представьте себе, как падают капли… Вот такими же – барабанящими, словно дождь, – и должны быть удары ваших пальцев по клавишам. Но ударять – не значит молотить по клавиатуре. Будете молотить – клавиатура скоро выйдет из строя, а главное, руки от этого устают быстрее.

Прикасаться к клавишам нужно подушечками пальцев, ударять так, как мы проверяем, горяч ли утюг, – резким прикосновением, и в самом ударе должна принимать участие вся кисть, а не только палец, набирающий ту или иную букву. После удара по клавише палец тут же надо отрывать от самой клавиши.

(Текст этих двух абзацев заимствован у В. В. Шахиджаняна – лучше него не скажешь.)

Все клавиши нажимаются быстро и нежно

Видимо, стоит объяснить, что необходимость быстрых ударов по клавишам связана с тем, что сама клавиатура имеет свой буфер, в который и попадают коды нажатых клавиш. Снятие этих кодов происходит за довольно короткий интервал времени (который тоже регулируется, хотя и в довольно узком интервале). То есть если вы задержали палец на клавише, то в буфер попадет не один код буквы, а два или более. Значит, все клавиши должны нажиматься быстро. Исключений из этого правила всего три, для трех видов клавиш: Alt (произносится «Альт» – альтернатива), Ctrl («Контрол» – контроль), Shift («Шифт» – сдвиг). Такие клавиши (всего их на клавиатуре шесть, с правой и с левой стороны алфавитно-цифрового блока клавиш) можно держать нажатыми как угодно долго[1].

Только три клавиши можно держать: Alt, Ctrl, Shift

Горячие клавиши

С этой особенностью связано одно полезное действие – одновременное нажатие клавиш (его обычно называют термином «быстрые клавиши» или «горячие клавиши»). В книге одновременно нажатые клавиши мы будем записывать так: Alt+[название клавиши], Ctrl+[название клавиши], Shift+[название клавиши]. Например, горячая клавиша Ctrl+S соответствует команде Сохранить. Эта запись означает, что при нажатой клавише Ctrl нажимается клавиша с буквой S.

Примечание

Во многих прикладных программах клавиша Alt используется для активизации основного меню и работы с ним с помощью клавиш управления курсором. Если вы нажали Alt случайно, ситуация легко исправляется повторным нажатием клавиши Alt или нажатием клавиши Esc («Эскэйп», или сброс).

Клавиши управления

О некоторых клавишах надо рассказать отдельно, так как обычно результат их нажатия отображается на экране монитора и при печати (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Клавиши управления

• Клавиша Пробел используется для вставки пустот между словами.

• Клавиша Caps Lock переключает раскладку между прописными и строчными буквами, то есть меняет режим работы клавиши Shift. Имеет контрольную лампочку на панели световых индикаторов.

• Клавиша Backspace (иногда – символ стрелки, удаляет символ слева от курсора.

• Клавиша Shift меняет режим печати набранных совместно с ней символов с прописного на строчный.

• Клавиша Enter (Ввод) служит для сообщения компьютеру об окончании операции, о выборе некоторого действия, об активизации выбранного объекта и т. д. Очень важная и очень опасная клавиша. По сути, с помощью этой клавиши компьютер общается с вами. Нажимайте ее только тогда, когда вы уверены, что поняли, что вам пытается объяснить компьютер. Если вы делаете не так, то вы можете очень легко сотворить на своей машине маленький «конец света», обвинив в этом компьютер. Хотя это и похоже на то, как если бы вы ударили себя по пальцу молотком и за это выбросили молоток в мусорное ведро.

Клавиши управления курсором

Этот блок клавиш (рис. 1.10) называется так потому, что он управляет курсором. Подробно значение термина «курсор» мы рассмотрим позднее. Пока же скажем, что любая интерактивная программа, то есть программа, которая рассчитана на некоторую связь с пользователем посредством вопросов и ответов, имеет некоторое место, в которое вводится необходимая для программы информация. Именно в этом месте и находится курсор, который можно перемещать, естественно, в некоторых пределах.

Рис. 1.10. Клавиши управления курсором

• Клавиша Insert переключает режим вставки и замены. Обычный режим работы с текстом для всех программ – режим вставки. При нем символ нажатой на клавиатуре клавиши появляется в месте расположения курсора, раздвигая уже находящиеся там символы. В режиме замены символ нажатой клавиши заменяет символ в месте расположения курсора.

• Клавиша Delete удаляет символ справа от курсора.

• Клавиша Home переводит курсор в начало строки.

• Клавиша End переводит курсор в конец строки.

• Клавиша Page Up перемещает курсор на экран вверх.

• Клавиша Page Down перемещает курсор на экран вниз.

• Клавиши со стрелками перемещают курсор на одну позицию в сторону, указанную стрелкой[2].

Сочетания клавиш приведены в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Сочетания клавиш

Блок цифровых клавиш

Назначение данного блока клавиш – быстрый набор цифр и знаков арифметических операций. Этот блок клавиш (рис. 1.11) может выполнять и функции клавиш управления курсором. Цифровым он становится только тогда, когда нажата клавиша Num Lock (когда горит контрольная лампочка «Num Lock»).

Рис. 1.11. Блок цифровых клавиш

Клавиша «/» – арифметический знак деления (в макросах, программах, Microsoft Excel).

Клавиша «*» – арифметический знак умножения (в макросах, программах, Microsoft Excel).

Клавиша «-» – арифметический знак вычитания (в макросах, программах, Microsoft Excel).

Клавиша «+» – арифметический знак сложения (в макросах, программах, MS Excel).

Клавиша Enter – ввод. Полностью аналогична такой же клавише в алфавитно-цифровом блоке.

Относительно клавиши Del (клавиша Delete с точкой). Необходимо заметить, что в режиме цифр она не всегда эквивалентна десятичной точке (Microsoft Excel воспринимает ее как десятичную точку, а Visual Basic – нет).

Мышь

Манипулятор мышь был изобретен в 1964 году в Стэндфордском научном институте.

Поначалу мышь продвигалась на рынок компьютеров довольно медленно, но в связи с широким распространением GUI(Graphics User Interface – графический интерфейс пользователя) она стала обязательной принадлежностью каждого компьютера.

Мыши выпускаются различными изготовителями, самых разнообразных конструкций и размеров. Несмотря на внешнее разнообразие, все они работают одинаково.

Перемещение мыши по специальному коврику вызывает аналогичное перемещение указателя мыши по экрану монитора.

Основными компонентами мыши являются:

1) корпус, который вы держите в руках и передвигаете по коврику;

2) шарик[3] – датчик перемещения мыши;

3) несколько кнопок (две или три) для подачи команд (выбора);

4) кабель[4] с разъемом для соединения мыши с компьютером;

5) колесо прокрутки (скроллер).

На рис. 1.12 показана наиболее распространенная мышь.

Рис. 1.12. Мышь

Для информации упомяну еще некоторые виды графических манипуляторов.

• Трекбол – похож на перевернутую мышь. Вместо перемещения корпуса мыши в нем крутится непосредственно шарик.

• Трекпойнт (TrackPoint) – в нем тоже крутится шарик, но сам манипулятор вмонтирован в корпус (некоторые версии ноутбуков).

• Контактная панель (Touchpad) – пользователь перемещает палец по небольшому экрану (современные ноутбуки).

Работа с мышью

Прежде чем говорить о работе с мышью, нам необходимо ввести несколько терминов, на которые мы будем в дальнейшем опираться.

• Щелчок – быстро нажать и сразу отпустить кнопку мыши.

• Протяжка – при нажатой левой кнопке мыши перемещать указатель мыши в нужное место экрана.

• Клик (двойной щелчок) – дважды быстро нажать и отпустить кнопку мыши[5].

• Взять объект мышью – установить указатель мыши на объект, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перемещать мышь в нужное место.

• Контекстное меню объекта – установив указатель мыши на объект, щелкнуть правой кнопкой.

Значительное количество программ ориентировано на работу с текстовым режимом экрана. Такие программы предполагают возможность работы без мыши. Но работа с мышью значительно облегчает жизнь пользователю, особенно при отсутствии навыка работы с клавиатурой.

В графическом режиме указатель мыши обычно имеет форму стрелки и может передвигаться с точностью до пиксела, что облегчает его позиционирование (рис. 1.13.)

Рис. 1.13. Указатель мыши

Вообще говоря, указатель мыши может иметь разные формы в зависимости от того, где он находится, в каком состоянии программа, в которой он находится, какие действия можно осуществлять с помощью мыши и т. д.

На рис. 1.14 показаны основные формы указателя мыши и даны пояснения (возможные действия или состояние системы).

Рис. 1.14. Формы указателя мыши

Некоторые программы (Word, Excel) имеют свои собственные формы указателя мыши для отображения специфических операций.

Основная рабочая кнопка мыши – левая. Именно щелчок левой кнопки мыши (далее – ЛКМ) обеспечивает открытие меню, активизацию кнопок, перемещение курсора, выделение объектов и т. д. Правая кнопка мыши (ПКМ) служит для отображения контекстного меню, то есть такого меню, содержание которого зависит от того, где находится указатель мыши.

Внимание!

Правая кнопка мыши (ПКМ) служит для отображения контекстного меню, то есть такого меню, содержание которого зависит от того, где находится указатель мыши.

Кроме вышеперечисленных есть еще много устройств, которые можно «прицепить» к компьютеру, но которые компьютером не являются. Более того, без компьютера никакой ценности эти устройства не представляют. С каждым годом появляется все больше комплектующих. Если у вас есть возможность их приобретать, это очень хорошо. Но опыт показывает, что чем позже вы их приобретаете, тем дешевле вам это обходится. Вывод: приобретайте то, что вам действительно необходимо, и тогда, когда это настоятельно требуется. Не приобретайте впрок – со временем это будет только дешеветь и совершенствоваться.

Глава 2 Операционная система Windows

• Рабочее место

• Ярлыки и папки

• Окна

• Файлы

• Работа с файлами

Ваш компьютер работает под управлением операционной системы Windows. Вообще говоря, различные версии Windows (95, 98, 2000, Me, XP…) отличаются друг от друга. Но главное их достоинство – это их идеологическое единство, то есть то, чем они похожи, а не различны. Поэтому мы будем рассматривать только те аспекты Windows, которые являются базовыми и реализованы во всех версиях этой операционной системы. Примеры и рисунки будут соответствовать Windows XP, а понятие «операционная система» мы для краткости будем в дальнейшем обозначать двумя буквами – ОС.

Рабочее место

Рабочим местом ОС является Рабочий стол (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Рабочий стол

Главный элемент Рабочего стола – Панель задач. Есть возможность сделать так, чтобы Панель задач убиралась с Рабочего стола, но, думается, делать этого не стоит, поскольку она несет значительную информацию, которая нужна пользователю постоянно.

Панель задач

Главным элементом Панели задач считается кнопка Пуск. Эта кнопка активизируется левой кнопкой мыши или комбинацией клавиш Ctrl+Esc. В результате появляется меню кнопки Пуск – небольшая табличка со строками[6].

У некоторых строчек меню слева есть черные треугольники, которые означают, что у этих строчек есть подменю. Перевод курсора из одного меню в его подменю осуществляется перемещением указателя мыши вдоль курсора или нажатием клавиши со стрелкой в сторону, куда указывает этот черный треугольник. Курсор по меню перемещается или посредством перемещения указателя мыши, или с помощью клавиши со стрелкой[7].

В некоторых пунктах меню какая-нибудь одна буква подчеркнута. Так обозначаются быстрые клавиши – то есть те клавиши, нажатие которых приводит к выполнению данной строчки меню.

Кроме кнопки Пуск, на Панели задач находятся кнопки работающих программ (окон), маленькое окошко раскладки клавиатуры, часы и кнопки некоторых программ.

Все кнопки Панели задач активизируются обыкновенным щелчком мыши.

Windows имеет весьма дружественный интерфейс (связь с пользователем компьютера). Кстати, если вы забыли назначение какой-либо кнопки, подведите к ней указатель мыши и подождите немного – должна появиться подсказка.

Если вы забыли назначение какой-либо кнопки, подведите к ней указатель мыши и подождите немного – должна появиться подсказка.

Панель задач настраивается следующей последовательностью действий: кнопка Пуск ► Настройка ► Панель задач и меню Пуск.

Меню Пуск имеет следующие строки (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Меню кнопки Пуск

• Завершение работы – обеспечивает корректное окончание работы с ОС (комбинация клавиш Alt+F4). Настоятельно рекомендуется именно так заканчивать работу на компьютере. В современных компьютерах такой выход обеспечивает и выключение питания системного блока.

• Выполнить – строка позволяет непосредственно выполнить программу.

• Справка и поддержка – выводит справку по ОС.

• Найти – вызывает программы поиска (см. раздел «Поиск файлов и папок»).

• Настройка – вызывает программы настройки дополнительного оборудования и интерфейса самой ОС.

• Документы – позволяет быстро найти документ, с которым вы недавно работали (см. раздел «Открытие недавно использовавшегося файла»).

• Программы – показывает список всех корректно установленных программ на вашем компьютере.

Ярлыки и папки

Ярлыки – это значки на Рабочем столе, которые являются ссылками на программы (см. рис. 2.1).

Папка – это тоже ссылка, только на программу работы с файлами (см. раздел «Файлы»). На Рабочий стол при установке ОС автоматически кладется стандартный набор ярлыков. В дальнейшей работе пользователь имеет возможность добавлять и удалять ярлыки.

Надо иметь в виду, что ярлык обеспечивает удобный способ доступа к нужной программе. Поэтому если в какой-то момент вы начинаете часто обращаться к программе или документу, то для упрощения доступа вы можете создать ярлык этой программы на Рабочем столе.

Создание ярлыка на рабочем столе

Вызвать контекстное меню Рабочего стола (щелкнуть правой кнопкой мыши по пустому месту Рабочего стола) и выбрать команду Создать ► Ярлык. В появившемся окне Создание ярлыка (рис. 2.3) щелкнуть по кнопке Обзор…

Рис. 2.3. Окно Создание ярлыка

В окне Обзор (рис. 2.4) выбрать нужный документ или программу.

Рис. 2.4. Окно Обзор

Щелкнуть на кнопке OK.

Система вернется в окно Создание ярлыка.

Щелкнуть на кнопке Далее.

В появившемся окне Выбор названия программы (рис. 2.5) ввести название ярлыка.

Рис. 2.5. Окно Выбор названия программы

Щелкнуть по клавише Готово.

Создание папки на рабочем столе

Папка на Рабочем столе удобна тем, что в нее можно поместить несколько файлов и таким образом сэкономить место на Рабочем столе.

Чтобы создать папку, надо вызвать контекстное меню Рабочего стола (щелкнуть правой кнопкой мыши по пустому месту Рабочего стола) и выбрать команду Создать ► Папку. На Рабочем столе появится папка с названием Новая папка. Ввести имя папки и нажать ввод.

Работа с ярлыками и папками

Чтобы вызвать документ или программу, представленные на Рабочем столе своим ярлыком, надо по этому ярлыку кликнуть[8].

Чтобы раскрыть папку, которая представлена своим ярлыком, надо по этому ярлыку тоже кликнуть.

Для переименования или удаления ярлыка или папки достаточно установить указатель мыши на ярлык или папку и вызвать контекстное меню (рис. 2.6), в котором выбрать необходимое действие.

Рис. 2.6. Контекстное меню папки Рабочего стола

Для того чтобы поместить ярлык в папку, достаточно перетащить этот ярлык на нужную папку. Для того чтобы переместить ярлык из папки на Рабочий стол, надо перетащить его из раскрытой папки на Рабочий стол. Ярлык документа или программы может иметь любой значок на ваше усмотрение. Для того чтобы выбрать значок, нужно в контекстном меню ярлыка выбрать строку Свойства. В появившемся окне Свойства выбрать с помощью мыши закладку Ярлык и щелкнуть по кнопке Сменить значок (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Окно Свойства ярлыка

В появившемся окне Смена значка выберите с помощью мыши подходящий значок (рис. 2.8) или с помощью кнопки Обзор расширьте возможные варианты.

Рис. 2.8. Окно Смена значка

Выбрав значок, щелкните по кнопке OK или нажмите клавишу Ввод на клавиатуре.

Изменение свойств Рабочего стола

В операционной системе Windows имеется возможность изменять цвет Рабочего стола, регулировать энергосберегающие параметры вашего компьютера, менять палитру используемых цветов окон и кнопок, устанавливать разрешение монитора. Для этого необходимо в контекстном меню Рабочего стола выбрать строку Свойства.

В появившемся окне (рис. 2.9) выберите нужную вкладку.

Рис. 2.9. Свойства Рабочего стола

Окна

Я до последнего оттягивал объяснение этого термина, хотя это слово вам уже неоднократно встречалось в предыдущем тексте. Но дальше оттягивать нет смысла, потому что тогда и без объяснения все будет понятно.

Название операционной системы Windows дословно переводится как «окна». Разработчики этой ОС подразумевали, что каждая программа будет работать в отдельном окне – подобно тому, как в операционной системе IBM-360 каждая программа работала в своем разделе.

Поэтому окно в Windows – это интерфейс программы с пользователем, и, как всякий порядочный интерфейс, окно имеет определенный стандарт. Ну а всякий приличный стандарт, конечно, имеет отклонения и исключения.

Для начала рассмотрим стандартное окно (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Стандартное окно на Рабочем столе

Шапка окна

Шапка окна иногда называется еще длиннее и правильнее – «Строка заголовка окна», но нам и термин шапка вполне подойдет.

У активного окна, то есть того окна, с которым вы в данный момент связаны, шапка более яркая, чем у остальных окон (если они, конечно, видны в данный момент).

Кнопка активного окна имеет вид утопленной кнопки на Панели задач. В шапке всегда есть название той программы, которая создала это окно.

Шапка имеет следующие свойства.

• Если взять окно за шапку мышью, то его можно перемещать по Рабочему столу.

• Если кликнуть по шапке, то окно изменит свои размеры: если оно было меньше экрана монитора, то впишется точно в экран, а если было вписано в экран монитора, то восстановит свои предыдущие размеры. Но это только в том случае, если в шапке есть кнопка Развернуть/Восстановить (мы будем называть ее кнопкой Изменить размеры окна).

• Если щелкнуть по левой стороне шапки (там, как правило, есть значок программы), то оттуда выскочит меню, которое можете использовать. Такой же эффект можное получить с помощью сочетания клавиш Alt+пробел.

Кнопки окна

В шапке стандартного окна расположены три кнопки, причем одна кнопка (средняя) меняет свой вид в зависимости от размеров окна.

Кнопка Свернуть – сворачивает окно на Панель задач, то есть программа в этом случае представлена в виде кнопки на Панели задач. Такой же результат достигается нажатием клавиш Alt+пробел ► С (кириллица) или щелчком по кнопке активного окна на Панели задач.

Кнопка Закрыть – закрывает окно, то есть заканчивает работу программы. Такой же результат достигается нажатием клавиш Alt+F4.

Кнопка Развернуть – разворачивает окно программы на весь экран. Тот же результат достигается нажатием клавиш Alt+пробел ► Р (кириллица) или кликом (двойным щелчком) по шапке окна.

Кнопка Восстановить – восстанавливает окно до предыдущих размеров. Такой же результат достигается нажатием клавиш Alt+пробел ► В (кириллица) или кликом по шапке документа.

Для достижения результата по всем этим кнопкам нужно щелкнуть левой кнопкой мыши.

Кнопка Панели задач

Об этих кнопках уже говорилось во время обсуждения Панели задач.

Здесь хотелось бы добавить, что они внешне напоминают кнопки, у которых два состояния: нажатая кнопка (кнопка утоплена) и отжатая кнопка (кнопка не утоплена).

Нажатая кнопка всегда имеет более светлый вид. Нажатая кнопка символизирует активное окно. Отжатая кнопка представляет свернутое или неактивное окно.

Для того чтобы свернуть активное окно, достаточно щелкнуть по его кнопке. Для того чтобы развернуть окно с Панели задач, достаточно снова щелкнуть по его кнопке.

Для перехода из одного окна в другое, в случае если у вас работает сразу несколько программ, щелкайте по кнопкам нужных окон[9]. Если у вас всего два окна, то наиболее удобный способ гулять по окнам – это комбинация клавиш Alt+Tab.

Полосы прокрутки

Полоса прокрутки – необязательный атрибут окна (рис. 2.11). Полоса прокрутки появляется в окне только тогда, когда вся информация не помещается в нем – не входит она туда по размеру, и все тут.

Рис. 2.11. Полоса прокрутки

Полосы прокрутки бывают двух типов – вертикальные и горизонтальные, но только названием и расположением на экране они и различаются. Сама полоса прокрутки состоит из трех элементов: бегунка и двух кнопок.

• Бегунок. Размер бегунка относительно размера полосы прокрутки показывает, какую часть информации из всей доступной в данном окне информации вы видите. То есть чем меньше размер бегунка, тем большая часть информации вам не видна. Служит бегунок для перехода к просмотру той информации, которая в данный момент не видна на экране. Для перемещения бегунка его нужно взять мышью и перемещать в ту сторону, в которой вы хотите просмотреть информацию. Перемещение с помощью бегунка – самый быстрый способ перемещения по окну.

• Кнопка позволяет перейти к просмотру информации, которой в данный момент не видно. Для этого необходимо щелкать по кнопке или удерживать ее мышью в нажатом состоянии. При перемещении по окну с помощью кнопки перемещение происходит на минимальный шаг (строка, столбец, ряд).

Есть и еще один вариант перемещения по окну: щелчок мышью прямо по линейке прокрутки между бегунком и кнопкой.

Этот способ позволяет переместиться на следующий (предыдущий) лист (экран) информации.

Такой же результат достигается нажатием на клавиатуре кнопок Page Up и Page Down.

Перемещение по окну с помощью полосы прокрутки не меняет местоположение курсора, то есть курсор остается в том месте, где и был. Меняется только место документа, которое вы видите на экране.

С появлением у мышей колеса прокрутки самый удобный способ прокрутки документа – крутить колесо, если перемещаться по документу вам надо не очень далеко.

Если же вы идете прямо в начало документа или к его концу, быстрее клавиатурных сочетаний Ctrl+Home и Ctrl+End ничего нет.

Границы окна

Если окно имеет кнопку Изменения размеров окна, то размеры окна можно изменять и вручную, с помощью мыши. В этом случае указатель мыши на границе окна принимает вид, указанный на рис. 2.12. Захватив в этот момент границу окна, вы можете изменить его размеры.

Рис. 2.12. Вид указателя мыши на границе окна

Примечание

Все вышесказанное относится к стандартному окну, которое приведено на рис. 2.10. Не все окна, с которыми вам придется встречаться, имеют три кнопки в шапке.

Если окно не имеет кнопки Свернуть, то его нельзя положить на Панель задач, но свою кнопку на Панели задач это окно все равно имеет.

Если окно не имеет кнопки Изменить размеры окна, то… Совершенно верно, изменить размеры такого окна нельзя никаким способом. Но перетащить окно на другое место, взяв его за шапку, все равно можно.

И только кнопка Закрыть должна быть всегда. Если ее нет, значит, вы ее просто не видите.

Строка меню окна

В верхней части стандартных окон большинства программ имеется строка меню (рис. 2.13).

Рис. 2.13. Строка меню стандартного окна

Щелчок по кнопке строки меню показывает меню этой кнопки. Другой способ активизации строки меню – клавиша Alt и переход по пунктам с помощью клавиш со стрелками или клавиши с буквами, которые подчеркнуты. Меню всех кнопок строки меню содержат все действия, которые может совершать программа. Принцип здесь следующий.

• Меню Файл содержит операции с файлами. Заметим, что печать тоже относится к операциям с файлами, а значит, и работа с печатными листами находится в этом меню.

• Меню Правка содержит операции по работе с частями документа: выделение, копирование, вставка, удаление, отмена операций, поиск, замена и т. д.

• Меню Вид содержит операции с видом отображаемой информации и с панелями инструментов.

• Меню Справка позволяет получать справки по нужным вопросам.

Меню остальных кнопок зависит от программы, которая создает это окно.

Панель инструментов

Под строкой меню стандартного окна находятся панели инструментов[10]. Набор инструментов на ней может быть различным, но выглядят они так, как показано на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Панель инструментов

Панель инструментов состоит из кнопок со значками (подписей может и не быть). Щелчок по такой кнопке позволяет выполнить какую-то одну операцию над выделенным объектом. Все эти операции есть также в меню Строки меню. На панели инструментов собраны значки наиболее популярных операций, что позволяет экономить время при работе.

Взяв панель инструментов за левую крайнюю полоску (если такая полоска у нее есть), ее можно переместить в любое удобное вам место. Окно это запомнит и в следующий раз разместит панель инструментов там, где вы ее оставили.

Файлы

Файлы – одно из фундаментальных понятий в компьютерной технологии и программировании. Но поскольку данная книга рассчитана на пользователей компьютера, я не буду давать точного определения файла, дабы не запутать вас и не запутаться самому.

Если после прочтения этого раздела вам покажется, что вы ничего не поняли, не пугайтесь. Что такое файл, вы поймете все равно. Может быть, как-то по-своему, но кто сказал, что это хуже? Если ваше понимание позволяет вам работать на компьютере, то оно достаточно правильное.

Файловая система

Файловая система с нашей, пользовательской точки зрения включает в себя устройства хранения файлов и сами файлы.

Перечислим устройства хранения файлов.

1. Жесткий диск, или винчестер. На компьютере их может быть несколько. В системе они значатся под буквами английского алфавита, начиная с буквы С и далее. Так же может быть задано и имя дисковода, тогда буква дисковода будет показана в скобках. Емкость жесткого диска считается достаточно большой, вам ее сообщают сразу при покупке или во время дополнительной установки по вашему заказу. В данное время редко попадаются винчестеры объемом меньше 10 Гб. Все мы немного Плюшкины, и нам трудно решиться выбросить что-нибудь из того хлама, что скапливается на нашем винчестере, скажем, за год работы (особенно если это первый год нашего компьютера). Мой брат за полтора года работы на компьютере три раза увеличивал емкость дисковода, с 1 до 20 Гб. А мой сосед недавно купил компьютер с «винтом» 80 Гб и уже через неделю жаловался на то, что у него осталось мало места. Я думаю, что если к программе или файлу не обращаешься больше полугода, то их можно безболезненно удалить. Но я вообще сторонник регулярных ревизий.

2. Дисковод для гибких дисков, или флоппи-дисковод. На компьютере их может быть не более двух. Этот дисковод традиционно характеризуется размером диска. И хотя в последние несколько лет используется только дисковод для дисков в 3,5 дюйма, эта цифра указывается в имени устройства, которое обозначается английскими буквами А и В (если их два). Емкость каждого такого диска – 1,44 Мб, если не используется режим сжатия. Я режим сжатия не использую никогда.

3. Устройство чтения компакт-дисков, или CD-ROM. Они появились сравнительно недавно, однако сейчас трудно себе представить компьютер без них. И все большее распространение получают устройства записи на компакт-диски CD-Writer. Еще лучше, когда у вас «два в одном»: CD-RW. Для обозначения этих устройств в системе обычно используются английские буквы D, E и т. д. Емкость таких дисков (сокращенно они называются CD) колеблется около 600 Мб. Устройство CD-ROM (не CD-RW) используется только для чтения.

4. Флэш-память – это компактное устройство для хранения информации, которое подключается к USB-порту. Емкость его достаточно велика. Операционной системой флеш-память воспринимается как еще один диск. Этот вид носителя легко подключается и отключается и служит для переноса информации с одного компьютера на другой.

Файлы

Согласно классическому определению, файлом называется именованная совокупность связанных между собой записей.

Запись представляет собой набор элементов, рассматриваемых как единое целое с точки зрения устройства ввода-вывода. Именно записями одно устройство компьютера (например, память) обменивается с другим (например, с принтером или дисководом). Теоретически запись может быть и одним символом.

Мы уже договорились, что будем рассматривать только файлы на магнитных дисках как наиболее распространенный способ хранения и обработки информации.

Имя дискового файла хранится в оглавлении диска или каталога (в папке Windows).

Вместе с именем файла там хранится информация о длине файла, дате его создания и дате обновления.

Типы файлов

Наиболее грубое деление файлов на группы таково: бывают программные файлы и файлы данных. Программные файлы содержат коды программ. Файлы данных – это только информация, которая обрабатывается с помощью программ. Конечно же, это тоже весьма условное деление, хотя бы потому, что программы, выполняемые трансляторами, являются файлами данных. Поэтому правильнее называть программными файлами такие файлы, которые являются программами, то есть набором команд для какого-либо процессора. В дальнейшем, говоря о файлах, мы будем рассматривать только файлы данных.

Одним из важнейших атрибутов файла является его имя. Имя файла состоит из имени дисковода, каталога (папки), идентификатора файла, то есть всего того, что позволяет найти файл на диске. Вот пример:

C: \WINDOWS\Paбочий стол\Пользователь_компьютера\Глава_1_Что_такое_компьютер.doc

По сути, это и есть имя файла. Что здесь к чему?

• C: – имя диска (С – это винчестер). Еще это называют корневым каталогом, потому что выше уже никаких каталогов нет.

• WINDOWS – самая внешняя папка.

• Рабочий стол – следующая папка, которая находится внутри папки WINDOWS.

• Пользователь компьютера – еще одна папка, которая находится в папке Рабочий стол.

• Глава 1 Что такое компьютер.doc – идентификатор файла.

Идентификатор файла – это само имя файла (не более 40 символов) плюс его расширение, которое добавляется после точки и в классическом виде содержит не более трех символов (оно может и отсутствовать). Из приведенного примера видно, что разделителем между папками, дисководом и именем файла служит символ \ – обратный слеш.

Папки

Их раньше называли каталогами. Служат папки для организации хранения файлов. Вся эта система взята из организации книжных библиотек с их полками, ящичками, каталогами, карточками. И это понятно.

Библиотеки были созданы и служат для хранения информации, за свою многовековую историю довольно успешно решали задачу поиска нужной информации. Глупо было бы не использовать такой опыт. А принцип здесь простой – хранение информации блоками: более мелкие блоки хранятся в более крупных. Вот крупные блоки и называются папками или каталогами.

Создание папок было рассмотрено раньше. Напомню, что пункт Создание папки в случае необходимости нужно искать в контекстном меню Рабочего стола.

Имя файла

То, что чуть раньше мы назвали идентификатором файла. Именно это в обиходе и называют именем файла. Мы с этим согласимся. То есть именем файла мы будем называть то, что состоит из двух частей, разделенных точкой (хотя точки может и не быть[11]). То, что находится в имени файла до точки, является содержательной частью имени файла.

Расширение файла (то, что стоит после точки и не превышает трех символов) отражает тип файла и рассказывает системе, для чего он служит и какая программа должна с ним работать.

В большинстве случаев именно по расширению файла ОС определяет, какую программу следует вызвать, если вы кликнули по файлу.

Расширение файла еще используется как фильтр при отображении и поиске файлов.

Из вышесказанного необходимо запомнить одно. Если ОС знает расширение файла, то кликанье по этому файлу (или нажатие клавиши Ввод при выделенном файле) приведет к загрузке программы, которая может работать с этим файлом.

Это действие называется открытием или раскрытием файла.

Примечание

Полный список расширений файлов, который использует ОС, можно просмотреть с помощью следующей операции: Пуск ► Настройка ► Панель управления ► Свойства папки ►  Типы файлов (рис. 2.15).

Рис. 2.15. Расширения файлов в Windows

Открыть файл – кликнуть по имени файла или нажать клавишу Ввод при выделенном имени файла

Создание файла

Для сохранения вновь созданной информации ее необходимо записать на диск, а для этого необходимо создать файл.

Все приложения Windows (офисные программы) имеют средства для этого – например, такие, как пункт Сохранить как… в меню Файл. Поэтому, только начиная создавать документ, дайте ему имя – создайте файл. При создании файла вы увидите окно сохранения документа (рис. 2.16).

Рис. 2.16. Окно сохранения документа

Это окно является вспомогательным окном главного окна программы.

Как видите, в шапке такого окна есть только две кнопки:

• с символом ? – кнопка справки;

• с символом х – кнопка закрытия.

Отсутствие кнопки изменения размеров говорит о том, что окно имеет фиксированные размеры.

Вспомогательные и диалоговые окна (их еще называют дочерними) не имеют кнопок на Панели задач и не могут быть свернуты.

Рассмотрим элементы окна сохранения документа.

Поле Папка с раскрывающимся списком служит для поиска необходимой папки, где будет создан ваш файл. Поиск папки осуществляется по шагам, сверху вниз, пока не попадете в нужную. Выбор нужной папки осуществляется щелчком мыши в раскрывающемся списке. Список раскрывается щелчком по кнопке с символом треугольника. Кнопки стандартных папок позволяют ускорить поиск нужной папки.

Поле Имя файла служит для задания имени создаваемого файла. Текст в этом окне уже выделен и подготовлен для замены, так что нет необходимости тратить время на его удаление, нужно сразу набирать нужное имя файла. При необходимости (например, для незначительного изменения имени файла) выделение снимается клавишей со стрелкой. Как правило, расширение файла набирать не нужно, программа сама его добавляет. При самом первом обращении к режиму «Сохранить как…» программа предлагает рабочее имя файла (Документ! Книга1 и т. п.), но этой возможностью пользоваться не нужно, возьмите на себя труд придумать имя файла самостоятельно.

Поле Тип файла устанавливает фильтр на расширение файлов, которые будут показаны в окне просмотра папки, и определяет расширение, которое будет установлено для создаваемого файла. Набор стандартных кнопок приведен в табл. 2.1.

Таблица 2.1. Кнопки стандартного окна

Здесь, видимо, будет не лишним еще раз напомнить, что если вы забыли, как называется кнопка или что она делает, то, подведя к ней указатель мыши и подождав, вы увидите подсказку системы.

На рис. 2.17 дан общий вид меню Представления.

Рис. 2.17. Меню Представления

Выбранный вид представления обозначен утопленной кнопкой. Подробнее о видах.

• Крупные значки – показывает содержимое папки в виде крупных значков.

• Мелкие значки – показывает содержимое папки в виде мелких значков.

• Список – показывает содержимое папки в виде списка.

• Таблица – показывает содержимое папки в виде таблицы.

• Свойства – в появившемся поле просмотра документа показываются свойства документа: размер, дата создания, дата печати, автор и т. д.

• Просмотр – в появившемся поле просмотра документа показывается содержимое документа.

• Эскизы – показывает содержимое папки в виде эскизов. Так удобно просматривать папки, содержащие фотографии, рисунки, графические документы.

На рис. 2.18 дан общий вид меню Сервис.

Рис. 2.18. Меню Сервис

• Удалить – удалить файл или папку, выделенную в окне просмотра папки (рис. 2.16). Это же можно сделать клавишей Delete.

• Переименовать – переименовать файл или папку, выделенную в окне просмотра папки (см. рис. 2.16).

• Добавить в папку Избранное файл или папку, выделенную в окне просмотра папки (см. рис. 2.16).

• Подключить сетевой диск – позволяет подключить сетевой диск, на котором вы можете сохранять свой документ.

• Свойства – вызывает окно свойств файла, выделенного в окне просмотра папки (см. рис. 2.16).

• Параметры сохранения – вызывает диалоговое окно параметров сохранения файла, выделенного в окне просмотра папки (см. рис. 2.16) или указанного в поле Имя файла.

• Параметры безопасности (рис. 2.20) – позволяет задать пароль для открытия файла. Если при открытии файла пароль введен неверно, то файл открыть нельзя. Пароль разрешения записи – допускает обновления файла только при правильном пароле. Просматривать содержимое файла можно и без пароля.

• Сжать рисунки – сохраняет рисунки в вашем документе в специальном сжатом формате, что позволяет значительно уменьшить вес файла.

Примечание

Задавая пароль защиты файла, необходимо знать и учитывать, что забытый пароль восстановить нельзя!

Такой тип окон нам еще не встречался, хотя для диалоговых окон он достаточно распространен. Здесь применен тот же принцип меню – напротив нужного необходимо проставить галочку (флажок), щелкнув на строчке. Есть галочка – выбрано, нет галочки – не выбрано. На рис. 2.19 прокомментируем только две строчки.

Рис. 2.19. Диалог параметров сохранения файла

Автосохранение каждые: … минут. Если поставить галочку, то программа будет через указанный промежуток времени сохранять копию файла без каких-либо дополнительных согласований с пользователем. На первый взгляд, удобная штука. А на второй – весьма опасная. И вот почему: когда вы работаете с документом на компьютере, то периодическое сохранение документа необходимо для того, чтобы обезопасить свою работу от возможных случайностей: отключения света, зависания компьютера и т. д. И чем чаще вы это делаете – сохраняетесь, тем меньшую часть сделанной работы вы потеряете при этих случайностях. Но вы сохраняетесь сознательно, то есть тогда, когда у вас все нормально. И вы, наверное, не будете этого делать, если что-нибудь испортится в вашем документе (а это всегда возможно). Более того, если это случится, у вас всегда есть вариант – начать с того состояния, которое имелось при последнем сохранении документа.

Автосохранение может привести к тому, что программа сохранит ваш документ именно тогда, когда вы ошиблись, – поверьте моему опыту, это бывает, и не так уж редко. И тогда у вас останется только один вариант – начать все заново. Именно поэтому я никогда не пользуюсь автосохранением документов.

Сохранение документа реализуется в любой момент простым нажатием клавиш Shift+F12 или CtrL+S.

Фрейм и кнопка Защита от макросов позволяют указать надежные источники разработки макросов или установить режим, при котором система всегда будет вас предупреждать о наличии макросов в документе, предоставляя возможность отключить их.

Рис. 2.20. Диалоговое окно параметров безопасности

Работа с файлами

Один элемент работы с файлами мы уже рассмотрели – это создание файла. Следующий важный элемент работы с файлом – это открытие файла.

Действительно, создав файл и сохранив в нем информацию, мы все это сделали для того, чтобы иметь возможность продолжить работу с этой информацией или просмотреть ее.

Открытие файлов

Чтобы продолжить работать с файлом или просмотреть его содержимое, файл необходимо открыть. Для этого достаточно кликнуть по нему или, выделив его, нажать Ввод.[12] Сначала, конечно, необходимо его найти на вашем компьютере.

Для непосредственного поиска файла на вашем компьютере существует несколько способов.

• Используя Мой компьютер. Главный элемент окон, с помощью которых можно осуществлять поиск файлов, – это окошко с раскрывающимся списком Адрес и наличие окна просмотра папки (см. рис. 2.21).

Рис. 2.21. Окно Мой компьютер

Панель обозревателя можно или убрать, или изменить его вид, что определяется в кнопке Вид строки меню.

• Используя программу Проводник. Эту программу можно найти в контекстном меню кнопки Пуск, контекстном меню Корзины, контекстном меню Мой компьютер, контекстном меню папки Мои документы. Рабочее окно этой программы показано на рис. 2.22.

Рис. 2.22. Окно программы Проводник

На вашем компьютере это окно может иметь и другой вид – все зависит от настройки. Настройка данного окна осуществляется в меню Вид. На данном рисунке Панель обозревателя имеет вид Все папки, а окно просмотра папки имеет вид Список.

• Используя окно «Открытие документа» программы, с помощью которой вы создавали свой файл (Word, Excel, Paint, Access) (рис. 2.23).

Рис. 2.23. Окно открытия файла программы Word

Примечание

Обращайте внимание на то, что стоит в окошке Тип файлов. По умолчанию программа, с помощью которой вы пытаетесь открыть файл, ставит там свое расширение, и в окне просмотра папки будут показаны только файлы с этим расширением. Для того чтобы программа показала все файлы, необходимо в окошке Тип файлов проставить расширение Все файлы (*.*).

Поиск файлов и папок. Символы * и ?

При поиске файлов и папок, просмотре содержимого папок можно использовать символы * и ?.

Символ * в имени или расширении файла обозначает любое число любых символов.

Символ ? обозначает один произвольный символ или отсутствие символа в имени файла или его расширении.

Примеры:

*.bak – все файлы с расширением bak;

C*.d* – все файлы, начинающиеся с С, с расширением, начинающимся с d;

ABC???.* – все файлы с именем, начинающимся на ABC и состоящим не более чем из 6 символов, с любым расширением.

Для поиска файлов и папок на вашем компьютере выполните: Пуск ► Найти ► Файлы и папки.

В появившемся окне (рис. 2.24) выберите область поиска из выпадающего списка Где искать, укажите имя искомого файла или область имен, используя символы * и ? в окошке Искать имена файлов или папок и щелкните по кнопке Найти.

Рис. 2.24. Поиск файлов

Если вы начали пользоваться программой Проводник (см. рис. 2.22), щелкните по инструменту Поиск, и вы получите такое же окно, как на рис. 2.24.

Копирование файла или папки

1. В окне Мой компьютер или в Проводнике Windows выберите файл или папку, которую требуется скопировать.

2. В меню Правка выберите команду Копировать. Альтернативные варианты: клавиши Ctrl+Insert; клавиши Ctrl+C; кнопка

контекстное меню.

3. Откройте папку или диск, куда требуется вставить копию.

4. В меню Правка выберите команду Вставить. Альтернативные варианты: клавиши Shift+Insert; клавиши CtrL+V; кнопка

контекстное меню.

Все это можно сделать и более просто: перетащите мышью то, что вам нужно скопировать, в то место, куда вы хотите копировать, удерживая нажатой клавишу CtrL.

Примечание

Чтобы выделить сразу несколько файлов или папок, выбирайте объекты, удерживая клавишу Ctrl. Чтобы выделить папку в левой области окна Проводника, щелкните на значке папки.

Отправка файла или папки на диск

Если файл или папка копируется на дискету, вставьте дискету в дисковод. В окне Мой компьютер или в Проводнике Windows выберите файл или папку, которую требуется скопировать. В меню Файл или контекстном меню выберите команду Отправить, а затем выберите дисковод, на который копируется файл или папка.

Примечание

Чтобы выделить папку в левой области окна Проводника, щелкните на значке папки.

По команде Отправить на диск отправляется копия файла или папки. Оригинал объекта остается в исходном месте. Если же вы перемещаете файл с одной папки в другую на одном диске, то файл перемещается, а не копируется.

Открытие недавно использовавшегося файла

Нажмите кнопку Пуск и выберите команду Документы. Выберите нужный документ.

Примечание

Некоторые программы не помещают имена открытых файлов в меню Документы. Если нужный документ отсутствует в списке, нажмите кнопку Пуск, выберите команду Найти, а затем Файлы и папки. Найдите файл с помощью диалогового окна Найти.

Перемещение файла или папки

1. В окне Мой компьютер или в Проводнике Windows выберите файл или папку, которую требуется переместить.

2. В меню Правка выберите команду Вырезать. Альтернативные варианты: клавиши Shift+Delete; клавиши Ctrl+X; кнопка

контекстное меню.

3. Откройте папку или диск, куда требуется поместить файл или папку.

4. В меню Правка выберите команду Вставить. Альтернативные варианты: клавиши Shift+Insert; клавиши Ctrl+V; кнопка

контекстное меню.

Все это можно сделать и более просто: перетащите мышью то, что вам нужно переместить, в то место, куда вы хотите переместить, удерживая[13] клавишу Shift.

Примечание

Чтобы выделить сразу несколько файлов или папок, выбирайте объекты, удерживая клавишу CTRL. Кроме того, можно просто перетащить файл или папку в новое расположение.

Список горячих клавиш для работы с файлами приведен в табл. 2.2.

Таблица 2.2. Горячие клавиши

Глава 3 Microsoft Word, или Как печатать на компьютере

• Для чего нужен текстовый процессор?

• Начало работы

• Настройки Microsoft Word

• Панели инструментов

• Создание документа

• Форматирование документа

• Выделение

• Редактирование документа

• Таблицы и границы

• WordArt: создание надписей

• Колонтитулы

• Вставка

• Заключение

Сегодня трудно даже представить, какие проблемы приходилось решать первым прикладным программистам.

Например[14]:

• Как ввести информацию в ЭВМ[15]?

• Как вывести информацию с ЭВМ?

Причем по затрачиваемым усилиям и времени программирования решение этих задач занимало больше половины всех ресурсов, затрачиваемых на задачу. В силу слабых корпоративных связей между программистами в то далекое время на каждом ВЦ[16] эта задача решалась самостоятельно.

Продукция программистов – программы – в то время не продавались, а распространялись свободно, но информация о достижениях отдельных программистов в широком доступе просто отсутствовала.

Американцы вели свою летопись. Поэтому теперь нам известно, что основные принципы текстового процессора – программы, предназначенной для обработки текста, – были разработаны в начале 1975 г. кинорежиссером из Нью-Йорка Майклом Шрейером, который занялся программированием (видимо, это у него лучше получалось). Подготавливая инструкции по использованию своих программ, он сообразил, что их можно делать с помощью программы, а не печатать на машинке. Он трудился над своей программой по 16–20 часов в сутки на протяжении года и выпустил ее в продажу под названием «Электрический карандаш». В общей сложности он выпустил 78 вариантов этой программы для различных компьютеров.

В 1978 году бизнесмен из Нью-Йорка Сеймур Рубинштейн и программист Джон Барнэби разработали программу, которую они назвали WordStar, и под этим именем выпустили в продажу.

За следующие шесть лет число пользователей этого текстового процессора превысило количество потребителей всех других текстовых процессоров, вместе взятых. WordStar стал стандартом. Корпорация Microsoft, разрабатывая собственный комплекс программ Microsoft Office, не могла пройти мимо текстового процессора. Так появился Microsoft Word.

Для чего нужен текстовый процессор?

Программы обработки текста позволяют быстро и просто вносить любые изменения в написанный (набранный) текст, создавать новые документы, хранить их, получать печатные копии набранного текста в любом количестве экземпляров.

Кроме этого, Microsoft Word может много чего еще, естественно, в руках того, кто умеет им пользоваться.

Именно изучением возможностей Microsoft Word мы и займемся.

Но должен предупредить, что вместе со мной вы узнаете лишь основы применения Word, а дальнейшее совершенствование полученных знаний будет зависеть только от вас самих, ведь наилучший результат всегда достигается при практическом использовании полученных знаний и навыков.

Начало работы

Для начала работы с Microsoft Word его необходимо загрузить. Сделать это можно несколькими способами.

• Пуск ► Программы ► Microsoft Word.

• В панели Office щелкнуть по кнопке

• Кликнуть по любому файлу с таким значком

В результате на экране монитора появится окно Microsoft Word[17] (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Окно Microsoft Word

Правда, в зависимости от настроек, ваше окно может несколько отличаться от вида, изображенного на рис. 3.1, но не настолько, чтобы вы его совсем не узнали.

В шапке окна обязательно будет надпись – Microsoft Word.

Настройки Microsoft Word

Вид окна Microsoft Word зависит от выбора, сделанного в меню Вид строки Меню (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Меню Вид строки Меню

Наиболее привычный вид документа вы увидите при включенном пункте меню Разметка страницы и выбранном пункте Линейка.

В любом случае вы можете поэкспериментировать и выбрать для себя наиболее удобное представление документа, помня, что это только отображение вашего документа на экране монитора. На бумаге он может выглядеть совсем по-другому.

Хотя я придерживаюсь того мнения, что надо работать именно с тем, что ты хочешь получить. То есть если ты готовишь печатную форму, то и работай с документом в Разметке страницы с линейкой; если готовишь Web-документ – включай этот режим и т. д.

Наиболее серьезные настройки устанавливаются в окне Параметры, которое вызывается командой Сервис ► Параметры (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Окно Параметры – закладка Вид

В группе Показывать необходимо отметить (поставить галочку):

• Строку состояния – для отображения строки состояния в окне Microsoft Word (см. рис. 3.1);

• Всплывающие подсказки – для отображения всплывающих подсказок при наведении указателя мыши на кнопки панелей инструментов. Это очень удобно во время изучения Microsoft Word;

• Горизонтальную полосу прокрутки и Вертикальную полосу прокрутки (см. рис. 3.1.).

Остальные пункты можно оставить по умолчанию, то есть так, как они есть.

• В группе Знаки форматирования выберите Все – это позволит вам при работе видеть все знаки, такие как знак конца абзаца в вашем документе при нажатой кнопке Непечатаемые знаки.

• Если в группе Параметры режима разметки и Web-документа отмечено Границы текста, то при работе будут отображаться границы текста (см. рис. 3.1).

• На вкладке Общие, отметив Помнить список из…, вы можете указать количество файлов из числа последних, с которыми вы работали, которое будет помнить Microsoft Word.

На вкладке Сохранение можно отметить:

• Запрос на сохранение шаблона NormaLdot, что позволяет контролировать всякое изменение файла общих шаблонов;

• Разрешить сохранение в фоновом режиме, что несколько ускоряет работу программы, позволяя сохранять документ, не прерывая работу с текстом;

• обязательно отменить Автосохранение, что позволит избежать больших неприятностей. Обоснование этой рекомендации приведено в главе 2, в разделе Меню Сервис, окно Сохранение (см. рис. 2.19).

На вкладке Пользователь проставьте свои данные.

Все остальные настройки оставьте как есть.

Когда у вас появится хорошее понимание того, что вы делаете и почему, можете вернуться к настройкам и что-то изменить.

Панели инструментов

Как и в любом стандартном окне Windows, в окне Microsoft Word есть строка меню (рис. 3.4) и панели инструментов.

Рис. 3.4. Строка меню Microsoft Word

Панель инструментов состоит из кнопок со значками (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Панель инструментов

Щелчок по такой кнопке позволяет выполнить какую-то одну операцию над выделенным объектом. Все эти операции также можно найти в Строке меню программы. На панели инструментов собраны значки наиболее популярных операций, что позволяет экономить время при работе.

Выбор необходимых панелей инструментов осуществляется пользователем (рис. 3.6) в меню Вид.

Рис. 3.6. Выбор панелей инструментов

Напротив уже установленных панелей инструментов стоят галочки. Выбранную панель инструментов можно установить в любое место окна Microsoft Word. Для этого нужно взять панель за шапку и перетащить к той стороне окна, где вы хотите ее прилепить.

Чтобы переместить уже прилепленную панель в другое место, нужно взять панель мышью за крайнюю левую часть (там, где у панели находится линия захвата, за которую ее можно перемещать) и перетащить ее в нужное место (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Панели инструментов

С помощью кнопок добавления и удаления (подсказка «Другие кнопки») на панели инструментов (см. рис. 3.7) можно увеличивать или уменьшать количество кнопок (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Добавить/удалить кнопки на панели инструментов

Кнопки, которые уже находятся на панели инструментов, отмечены галочками. Для добавления или удаления кнопки щелкните мышкой на нужной строчке. Для возвращения в режим набора текста нажмите клавишу Esc (Эскейп).

Создание документа

Итак, с первоначальными настройками мы определились. Попробуем создать первый документ. Что бы вы ни сделали и как бы это ни назвали, для Word это все равно документ.

Если вы не хотите воспользоваться стандартными заготовками, которые есть в Word, вы можете сделать очень просто – щелкните по значку

Word создаст стандартный документ, который будет содержать один лист формата А4.

Следующий способ позволит вам осуществить выбор из большего числа вариантов.

Файл ► Создать. В результате появится окно Создание документа (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Окно создания документа

Здесь вы можете на нужной закладке выбрать необходимый тип шаблона документа.

Сохранение файла

Вы еще ничего не сделали, но вы готовы к работе. Значит, позаботимся, чтобы ваш труд не пропал зря. Для этого необходимо периодически сохранять все, что вы сделали, в файле на диске, который нужно еще создать.

Для этого:

1) в меню Файл выберите пункт Сохранить как…. В появившемся окне сохранения документа (рис. 3.10) выберите папку, где вы будете хранить свой файл, присвойте этому файлу имя, проследите, чтобы тип файла был Документ Word(*.doc), и щелкните по кнопке Сохранить (или нажмите клавишу Ввод);

Рис. 3.10. Окно сохранения документа

2) если вы все сделали правильно, то в шапке вашего окна Word появится то имя файла, которое вы набрали в поле Имя файла.

Примечание

Есть и более простой вариант: нажмите клавишу F12 или щелкните по значку Сохранить

а дальше – все как в пункте 1.

Переименование файла

Это почти то же самое, что и создание файла. Разница лишь в том, что документ Word уже имеет имя, но вы хотите это имя изменить. Подходит для этого первое действие из раздела Создание файла или клавиша F12. А вот кнопка Сохранить файл при уже существующем имени документа просто сохраняет последние изменения, сделанные в документе.

Для создания файла или его переименования пользуйтесь командой Файл ► Сохранить как…

Итак, мы дали документу имя и сохранили этот документ в файле. Можно начинать с ним работать.

Форматирование документа

Итак, вы видите перед собой окно Microsoft Word (рис. 3.11). Возможно, вид панелей инструментов у вас несколько другой и нет некоторых панелей инструментов (рисования, таблицы и границы). Установите их так, как это сделано на рисунке (см. пункт «Панели инструментов»). Щелкните по кнопке

– непечатаемые знаки (я рекомендую всегда работать с нажатой кнопкой «непечатаемые знаки», это убережет вас от многих неприятностей).

Рис. 3.11. Окно Microsoft Word

На экране монитора у вас должно быть приблизительно следующее: рис. 3.11. И рядом со значком абзаца (¶) – вертикальная мигающая палочка, которая называется курсор[18]. Все символы, которые вы будете набирать на клавиатуре, будут появляться именно в том месте, где находится курсор. Перемещение курсора осуществляется с помощью клавиш перемещения курсора на клавиатуре или щелчком левой кнопки мыши. А еще передвинуть курсор можно сочетанием клавиш (см. пункт «Клавиши управления курсором» в главе 1).

Перемещаться курсор может только в пределах текста вашего документа. Если сейчас вы попробуете переместить его куда-нибудь, то у вас ничего не получится, ведь кроме символа абзаца в документе ничего нет, хоть вы и видите целый чистый лист.

Внимание!

Любое действие осуществляется в том месте, где находится курсор.

Один из основных принципов работы программ обработки текстов – осуществление автоматического перетекания текста на следующую строку.

Вам не нужно следить за концом строки, как это делается при работе на пишущих машинках.

Как только курсор достигает конца строки (границы текста), он сам переходит на начало следующей строки. При этом, когда набираемое слово выходит за пределы границы текста, оно переносится целиком на следующую строку (если, конечно, не включен режим переноса).

Для Word слово – это набор символов от пробела до пробела. Поэтому между словами всегда должен быть один пробел, перед знаками препинания (. , : ; ! ?) пробела быть не должно, а после знака препинания обязательно должен следовать пробел.

Внимание!

Между словами при наборе всегда должен быть пробел. Перед знаками препинания (. , : ; ! ?) пробела быть не должно, а после знака препинания обязательно должен следовать пробел.

Абзац

Абзацем называется набор символов (текст), заключенный между символами абзаца (¶). Вставка этого символа осуществляется каждый раз, когда вы нажимаете клавишу Ввод (Enter). Каждый новый абзац начинается с новой строки. Все строки абзаца выравниваются или по левому краю, или по центру, или по правому краю, или по ширине. Всю информацию об абзаце несет символ абзаца (¶).

Положение текста в абзаце определяется состоянием четырех кнопок позиционирования на панели инструментов Форматирование (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Панель Форматирование

Таблица 3.1. Кнопки позиционирования текста

Как видно из табл. 3.1, рисунки на кнопках вполне соответствуют смыслу операции. Вот пример применения разных типов форматирования.

Здесь еще можно добавить, что выравнивание по ширине достигается равномерным увеличением пробелов между словами, причем эти пробелы вы удалить не можете, в отличие от тех, которые вы добавляете сами.

Повторю еще раз, что панели инструментов служат для ускорения работы, а все действия, которые можно выполнить с помощью кнопок на панелях инструментов, можно найти в строке Меню, которая расположена сразу под шапкой окна Microsoft Word. Поэтому устанавливать параметры основного абзаца вашего документа лучше всего с помощью команды Формат ► Абзац. В диалоговом окне Абзац (рис. 3.13) на закладке[19] Отступы и интервалы три фрейма параметров.

Рис. 3.13. Диалоговое окно Абзац. Закладка Отступы и интервалы

В поле с раскрывающимся списком Выравнивание определяется тип выравнивания текста абзаца.

Во фрейме Отступ определяется отступ основных строк абзаца слева и справа от границ текста.

Здесь же определяется отступ или выступ первой строки абзаца[20] (поле Первая строка). В поле На вы можете выбрать численное значение этого отступа или выступа, щелкая по кнопкам с треугольниками. Более быстрый путь – щелкните по самому полю, чтобы в нем появился курсор; с помощью клавиш управления курсором удалите то число, которое там находится, и наберите свое.

Во фрейме Интервал определяется дополнительное пространство перед и после абзаца, а также выбирается межстрочный интервал между строками абзаца. В поле Образец схематично показан вид форматируемого абзаца относительно предыдущего и последующего абзацев. На закладке Положение на странице (рис. 3.14) определяется положение абзаца на странице документа. Что здесь за что отвечает?

Рис. 3.14. Диалоговое окно Абзац. Закладка Положение на странице

• Запрет висячих строк – запрещает перенос последней строки абзаца на другую страницу.

• Не разрывать абзац – не допускает размещение абзаца на двух страницах.

• Не отрывать от следующего – не допускает размещение абзаца на странице отдельно от следующего.

• С новой страницы – размещает абзац с начала следующей страницы.

• Запретить автоматический перенос слов – если в документе включен автоматический перенос слов, то для данного абзаца это действовать не будет.

Установив необходимые параметры на обеих закладках, нажмите клавишу Ввод или щелкните по кнопке OK.

Внимание!

Нажатие клавиши Ввод заканчивает текущий абзац и начинает новый.

Параметры страницы

Параметры абзаца устанавливаются относительно границ текста.

Границы текста определяются в меню Файл ► Параметры страницы на закладке Поля (рис. 3.15).

Рис. 3.15. Параметры страницы

Верхнее – определяет расстояние от верхнего края листа до верхней границы текста.

Нижнее – определяет расстояние от нижнего края листа до нижней границы текста.

Внутри[21] – определяет расстояние от левого края листа до левой границы текста.

Снаружи[22] – определяет расстояние от правого края листа до правой границы текста.

Переплет – определяет расстояние от края листа, которое отводится под переплет.

Фрейм «От края до колонтитула»[23] – определяет расстояние от края листа до верхней (нижней) строки текста колонтитула.

Положение переплета – вы можете выбрать один из двух вариантов: Слева или Сверху, щелкнув по нужному варианту. На закладке Размер бумаги (рис. 3.16) необходимо указать следующее. В ниспадающем списке Размер бумаги – размер бумаги, на которой вы намереваетесь печатать свой документ. По умолчанию там стоит А4 (210 х 297 мм) – стандартный печатный лист книжной ориентации. Фрейм Ориентация – задать, как будет ориентирован лист вашего документа, щелчком указав необходимую ориентацию.

Рис. 3.16. Параметры страницы. Закладка Размер бумаги

Если вы собираетесь использовать нестандартный лист, в ниспадающем списке Размер бумаги выберите параметр Другой и в полях Ширина и Высота укажите нужные размеры.

Шрифт

Теперь необходимо определиться с видом букв, которые будут отображаться на экране монитора (и на бумаге, если вы захотите напечатать документ). Вид букв и символов определяется шрифтом, который вы выберете в поле Шрифты (см. рис. 3.12). Это поле с открывающимся списком. Чтобы открыть список, щелкните по черному треугольничку в правой части поля Шрифты (рис. 3.17).

Рис. 3.17. Выбор шрифта

Вы видите список шрифтов, которые вам предоставляет Microsoft Word. Название шрифта написано здесь соответствующим ему начертанием. Две стилизованные буквы «Т» слева – признак того, что экранный и принтерный варианты начертания совпадают. Обратите внимание на полосу прокрутки в правой части списка: ее наличие значит, что вы видите не все и внизу еще есть, из чего выбирать. Выбор осуществляется щелчком мыши по выбранному шрифту.

Размер шрифта

Большинство из вас если не знает, то догадывается, что размер шрифта тоже бывает разным. И это действительно так. Для выбора размера служит поле Размер на панели форматирования (см. рис. 3.12). Щелкнув по треугольничку в правой части поля Размер, вы сможете выбрать необходимый вам размер шрифта, щелкнув по нему мышкой (рис. 3.18).

Рис. 3.18. Выбор размера шрифта

Также обратите внимание на полосу прокрутки в правой части списка. Word предлагает вам размеры с 8 до 72, но это еще не все. Если вас не устраивает предложенный выбор, вы можете набрать свой размер. Делается это так.

1. Установите указатель мыши на поле Размер (на само поле, а не на треугольник выпадающего списка).

2. Щелкните левой кнопкой мыши. Находящиеся в окне Размер цифры будут выделены.

3. Введите размер шрифта, который вас устраивает (например, 2).

4. Нажмите клавишу Ввод.

Примечание

Размер шрифта важен тогда, когда вы планируете печатать документ. Просмотр документа на экране монитора больше зависит от масштаба просмотра, который задается на панели инструментов Стандартная.

Начертание шрифта

Кроме размера и типа шрифта у вас есть возможность изменять его начертание, цвет фона текста и цвет букв. Это делается с помощью кнопок с буквами на панели форматирования (табл. 3.2).

Таблица 3.2. Начертание символов

Наиболее широкие возможности работы со шрифтами вы найдете в меню Формат ► Шрифт. Главное, что необходимо усвоить, – изменение параметров шрифта (шрифт, размеры, начертание) действует на:

• слово, в котором находится курсор;

• текст, который вы будете набирать после того, как установили новые параметры шрифта;

• выделенный текст.

Выделение

В главе 1, где говорится о Microsoft Windows, мы уже знакомились с понятием выделения. Однако это понятие настолько фундаментально, что мы возвращаемся к нему снова и будем возвращаться еще не раз. В этой главе мы обсудим два вида выделения: выделение текста и выделение графики.

Выделенный текст – это специальным образом отмеченный текст[24].

В большинстве программ Office выделенный текст – это текст, инверсированный относительно невыделенного текста. Звучит сложно, не правда ли? Но вы сейчас это проделаете, увидите, запомните и поймете. А эту формулировку выбросите из головы.

Итак, на экране монитора у вас то же, что и у меня, и на рис. 3.11.

Сделаем следующее.

Установим размер листа и поля Файл ► Параметры страницы (см. рис. 3.15).

Закладка Поля:

Верхнее – 2 см

Нижнее – 1,27 см

Левое – 1 см

Правое – 1 см

От края до колонтитула

Верхнего – 1,25

Нижнего – 0,81

Переплет

Слева

Закладка Размер бумаги:

Размер бумаги – А5

Ориентация – Книжная

Установим параметры абзаца: Формат ► Абзац (см. рис. 3.13).

Закладка Отступы и интервалы:

Выравнивание – По ширине

Отступ

Слева – 0 см

Справа – 0 см

Первая строка: Отступ – 0,5 см

Закладка Положение на странице (см. рис. 3.14).

Запрет висячих строк.

Стиль – обычный, Шрифт – Times New Roman, Размер – 12.

Наберем на клавиатуре следующий текст по-русски:

Я учусь работать на компьютере. Я хочу этому научиться. Я знаю, что на это надо затратить время и усилия, но думаю, что это окупится в скором времени. Я надеюсь подружиться с моим компьютером.

Если вы все сделали правильно, то абзац будет выглядеть так, как указано наверху.

Установите курсор (мигающую вертикальную палочку) перед второй буквой «Я» (в конце первого предложения).

Это можно сделать двумя способами:

• клавишами управления курсором (клавиши со стрелками);

• подвести указатель мыши к букве и щелкнуть мышкой[25].

Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажмите стрелку вправо один раз. Отпустите клавишу Shift.

Мигающий курсор исчезнет, буква «Я» будет выделена.

Снимите выделение, нажав любую клавишу со стрелкой.

Сохраните документ под именем «Пример1»: Файл ► Сохранить как.

Внимание!

Выделение текста происходит при перемещении курсора при нажатой клавише Shift или при протяжке мышью.

Здесь, видимо, будет к месту лишний раз напомнить все способы перемещения курсора:

• с помощью клавиш управления курсором (см. главу 1);

• с помощью мыши (подвести указатель мыши к нужному месту и щелкнуть).

Способы выделения

1. Shift + стрелки.

2. Кликнуть по слову – выделение слова.

3. Кликнуть напротив[26] абзаца – выделение абзаца.

4. Троекратный щелчок внутри абзаца – выделение всего абзаца.

5. Щелчок напротив строки – выделение строки.

6. Щелкнуть внутри предложения при нажатой клавише Ctrl – выделение предложения.

7. Протянуть мышкой напротив нескольких предложений – выделить эти предложения.

8. Ctrl+A (англ.) – выделение всего текста документа.

9. Ctrl+5 (цифр. блок) – выделение всего текста документа.

10. Щелкнуть по левому полю документа при нажатой клавише Ctrl – выделение всего текста документа.

11. Щелкнуть по левому полю документа при нажатой клавише Shift – выделить до местоположения курсора.

Думается, что из предложенных способов вы запомните три-четыре, и этого вам будет достаточно. Если, конечно, вы не задумаете получить сертификат специалиста по Microsoft Office.

Внимание!

Для снятия выделения нажмите любую клавишу со стрелкой или щелкните мышкой в любом месте документа.

Внимание!

Уже было сказано, что при выделении мигающий курсор исчезает. Можно считать, что все выделение – это и есть курсор. А так как нажатый на клавиатуре символ вставляется в то место, где находится курсор, то весь выделенный фрагмент заменяется на символ нажатой клавиши. Так что при работе с выделенным текстом будьте предельно внимательны и аккуратны, чтобы не запороть весь документ. Не оставляйте выделение надолго, использовали по назначению – снимите его. Ну а если произошло что-то непредвиденное – не делайте судорожных движений. Попробуйте отменить операцию[27] Ctrl+z. Все программы Microsoft Office понимают эту комбинацию.

Совет

Для отмены последней операции используйте комбинацию клавиш Ctrl+z. Такая операция называется откатом.

Редактирование документа

Под редактированием документа понимается любое изменение его содержания. В разделе Выделение мы вместе создали doc-файл[28]с именем «Пример1». Давайте откроем этот файл. Есть несколько способов это сделать, я расскажу вам сразу о трех.

1. Пуск ► Документы ► Пример1.

2. Пуск ► Программы ► Microsoft Word ► Файл ► Пример1.

3. Мой компьютер ► найти папку, в которую вы поместили файл Пример1 ► открыть папку ► найти файл ► кликнуть по нему.

У вас должна получиться следующая картинка на экране (рис. 3.19).

Рис. 3.19. Окно Microsoft Word. Пример1

Сделайте следующее.

1. Установите курсор перед второй буквой Я и нажмите Ввод.

2. Установите курсор перед третьей буквой Я и нажмите Ввод.

3. Установите курсор перед буквой н в слове но и нажмите Ввод.

4. Установите курсор в начало второй строки и выделите все символы до буквы д в слове думаю.

5. Наберите букву Д.

Текст, который у вас должен получиться, приведен ниже[29]:

Я учусь работать на компьютере. Я хочу этому научиться.

Я знаю, что на это надо затратить время и усилия, Думаю, что это окупится в скором времени. Я надеюсь подружиться с моим компьютером.

Сохраните измененный документ под именем «Пример2» (Файл ► Сохранить как…).

Копирование

Довольно часто в процессе набора текста возникают ситуации, когда надо еще раз набрать то, что уже набрано.

Например, вы хотите размножить (напечатать) 10 экземпляров текста песни на вечеринку, посвященную дню рождения вашего друга. А в этой самодельной песне есть припев. А в песне 10 куплетов.

Неужели после каждого куплета набирать припев снова? Даже если вы набираете со скоростью 200 символов в минуту, все равно необходимость делать это десять раз вас вряд ли обрадует. Осуществляя набор на компьютере, вам это делать и не придется.

Внимание!

Копирование – это воссоздание уже имеющегося фрагмента текста в другом месте текста.

Для копирования выделите образец (то, что вы собираетесь копировать) и сделайте его копию любым из способов:

• CtrL+Insert;

• CtrL+C (англ.);

• Меню Правка ► Копировать;

• Щелчок по значку «копировать»

на панели инструментов;

• Установив указатель мыши на выделенном тексте, вызовите контекстное меню (щелчок правой кнопкой мыши) и выберите Копировать.

Само копирование ничего в документе не изменит.

Просто компьютер поместит копию выделенного текста в область своей памяти, которая называется Буфер обмена.

В дальнейшем по вашей команде он вставит эту копию туда, куда вы укажете. Причем столько раз, сколько вам понадобится.

Все указанные способы копирования работают во всех программах Microsoft Office и Windows вообще.

Вставка

Внимание!

Вставка – размещение последней копии из буфера обмена в нужном месте текста.

После того как вы сделали операцию копирования, вы можете делать вставку того, что вы скопировали.

1. Установите курсор (не путайте его с указателем мыши!) в то место, куда вы хотите вставить копию.

2. Сделайте вставку любым способом из пяти предложенных:

1) Shift+Insert;

2) Ctrl+V;

3) щелчок по кнопке Вставить

панели инструментов;

4) меню Правка ► Вставить;

5) установить указатель мыши на то место, куда хотите вставить текст, вызвать правой кнопкой контекстное меню и выбрать пункт Вставить.

Все указанные способы вставки работают во всех программах Office и Windows.

Удаление

Удаление символа

При наборе текста человеку свойственно ошибаться. И очень часто эта ошибка обнаруживается сразу после того, как она сделана (ах, почему же не до этого?). Тогда необходимо удалить только что набранный символ. Для этого существует клавиша Backspace – клавиша, находящаяся вверху справа в блоке алфавитно-цифровых клавиш (часто на ней нарисована обратная стрелка

Но обычно ошибки обнаруживаются уже после того, как текст набран. Если вы просто хотите удалить лишний символ, подведите к нему курсор и в зависимости от того, где находится этот символ от курсора, нажмите клавишу Backspace (удалить слева от курсора) или Delete (удалить справа от курсора).

Внимание!

Клавиша Backspace ← удаляет символ слева от курсора. Символ справа от курсора удаляет клавиша Delete.

Удаление фрагмента текста

Если же вы хотите удалить фрагмент текста или графический объект, то сначала выделите то, что хотите удалить, затем воспользуйтесь клавишей Delete, комбинацией CtrL+x (англ.) или комбинацией Shift+Delete.

Внимание!

Клавиша Delete удаляет символ справа от курсора или весь выделенный текст.

Перемещение

Мы уже знаем, что для вставки чего-либо это что-либо надо сначала скопировать. Но бывают ситуации, когда что-либо необходимо из одного места переместить в другое. Вы резонно заметите, что это просто: надо сначала скопировать, потом удалить, потом вставить. Правильно. Но можно и чуть быстрее. Для этого существует операция вырезать. В этой одной операции совмещены две: копировать и удалить, то есть удаление с одновременным помещением удаленного в буфер обмена.

Значит, для перемещения необходимо:

1) выделить;

2) вырезать;

3) вставить.

Выделение и вставку вы уже знаете.

Для вырезания используется комбинация клавиш CtrL+x (англ.), или Shift+Delete, или щелчок по кнопке

на панели инструментов.

Если вам надо переместить фрагмент текста в пределах видимости, выделите его и перетащите мышкой в нужное место.

Если во время этой операции вы будете держать нажатой клавишу Ctrl, у вас произойдет простое копирование выделенного фрагмента.

Внимание!

Вырезание – это копирование с одновременным удалением.

Формат по образцу

При наборе больших документов применяются самые разные форматы абзацев и шрифтов, причем в самых разных последовательностях.

И чтобы ускорить процесс форматирования в тех ситуациях, когда подобный абзац уже существует, применяется метод Форматирования по образцу.

Как им воспользоваться?

1. Выделите абзац, который служит образцом.

2. Щелкните по кнопке

формат по образцу. (Это называется«взять кисточку». Для многоразового использования на кнопке надо кликнуть. Когда кисточка взята, указатель мыши на фоне текста принимает вид кисточки.)

3. Выделите нужный абзац кликаньем или протяжкой. В результате он приобретет те же параметры форматирования, что и образец.

Отказаться от кисточки можно клавишей Esc (Эскейп).

Эта клавиша очень облегчает жизнь. С ее помощью закрываются все диалоговые окна с сохранением своего первоначального (до открытия) значения.

Внимание!

Для диалоговых окон и всплывающих запросов клавиша Esc равносильна щелчку по кнопке Отмена, а клавиша Enter равносильна щелчку по кнопке OK этого окна.

Предварительный просмотр

Хочется думать, что я убедил вас работать с документом при нажатой кнопке Непечатаемые знаки ¶. Но даже при очень хороших навыках полезно перед печатью документа на бумаге посмотреть, как он будет выглядеть.

Используйте для этого Предварительный просмотр. Как его включить? Любым из двух способов:

• щелчком по кнопке Предварительный просмотр на панели инструментов

• меню Файл ► пункт Предварительный просмотр.

В результате вы увидите окно предварительного просмотра (рис. 3.20).

Рис. 3.20. Окно предварительного просмотра

В этом окне на панели инструментов интересны следующие кнопки (табл. 3.3).

Таблица 3.3. Кнопки окна предварительного просмотра

Таблицы и границы

Таблица

Все мы интуитивно понимаем, о чем идет речь, когда произносится слово «таблица», но будет лучше, если мы все-таки договоримся о терминах и будем их употреблять в одинаковом смысле.

Под таблицей понимается набор строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки. Эти ячейки могут содержать как текст, так и рисунки. Фактически, ячейка таблицы – универсальный контейнер, в котором современные программы семейства Microsoft Ofice могут хранить все, что угодно.

Таким образом, можно с уверенностью сказать, что главный элемент электронной таблицы – это именно ячейка (рис. 3.21).

Рис. 3.21. Элементы таблицы

По большому счету, таблица может состоять и всего из одной ячейки. Так бывает в том случае, когда вы выбираете вариант таблицы из одной строки и одного столбца.

Таблицу из одной ячейки можно использовать, например, для форматирования текста на странице или упрощенного создания рамки вокруг рисунка. Возможно, такое использование таблицы придется не по нраву профессиональным пользователям текстовых процессоров: редакторам, верстальщикам, корректорам и прочим людям «от печатного станка». Но для домашнего применения оно вполне сгодится, тем более, что сделать все по-настоящему правильно часто бывает в несколько раз сложнее, чем «по-простому».

Маркер выделения и перемещения таблицы появляется только тогда, когда указатель мыши находится в границах таблицы. Если в этот момент взять мышью[30] этот маркер, то таблицу можно перемещать методом протяжки[31], а если просто щелкнуть мышью в этот момент, то таблица будет выделена.

При выделенной таблице вы можете совершать действия над всеми ячейками сразу.

Маркер изменения размеров таблицы появляется только тогда, когда указатель мыши находится в границах таблицы. Если в этот момент взять мышью этот маркер, то можно изменить размеры таблицы, перемещая маркер методом протяжки.

Ячейка, как основной элемент таблицы, служит для размещения текста, картинок, рисунков, да и просто свободного места. Но так как все это появляется только там, где находится курсор, значит, его необходимо поместить в нужную ячейку. Это делается щелчком мыши по ячейке или с помощью клавиш управления курсором.

Перемещение курсора в соседние ячейки таблицы легко осуществляется клавишей Tab при движении слева направо и комбинацией клавиш Shift+Tab в обратном направлении. Это перемещение курсора с помощью клавиш удобно тем, что ячейка, куда перемещается курсор, оказывается выделенной, а значит, ее содержимое легко заменяется на что-то другое.

Хватит пока теории, давайте приступим к практике.

Чтобы не создавать лишних файлов на диске, откроем еще раз файл «Пример2».

Добавим еще один лист в конец документа.

Вспомним, что все операции осуществляются в месте нахождения курсора. Для того чтобы курсор оказался в конце документа, нажмите комбинацию Ctrl+End. Далее меню Вставка ► Разрыв ► Новую страницу. В результате курсор окажется в начале второй страницы.

Сейчас мы будем набирать песенку[32].

Но не торопитесь, посмотрите сначала текст.

Отложу я учебник: Мой приятель — волшебник Приглашает опять и опять Электронным потоком На стекле синеоком Бесконечные тексты писать. Припев: До чего же энергичный Электронный человек — Мой попутчик Симпатичный в двадцать первый век. В каждом байте сигнала, Что бежит с терминала, Я и тайну, и сказку открыл. Буква к букве ложится, Заполняя страницы Без бумаги, пера и чернил. Припев. На экране дисплея, Как усы Бармалея, Строй нестройно устроенных строк. И прямою наводкой — Текстовой обработкой По ошибкам курсор бьет, – стрелок. Припев. Для хорошего слога Есть режим диалога: Друг мне слово, а я ему – два. И центральный процессор, Как заправский профессор, Редактирует текст и слова. Припев. По дискетам разложит, Через принтер размножит Электронные файлы услуг Инструмент «на все руки» — И лекарство от скуки, И учитель, и преданный друг. Припев.

Как видите, при таком наборе текст песенки занимает почти две страницы, отчего пропадает много пустого места.

Попробуем расположить текст более компактно: в два столбца.

Для этого воспользуемся таблицей.

Меню Таблица ► Добавить ► Таблица. Укажем 2 столбца и 2 строки (рис. 3.22).

Рис. 3.22. Окно Вставка таблицы

Можно еще воспользоваться кнопкой Добавить таблицу

выделить нужное число строк и столбцов (рис. 3.23).

Рис. 3.23. Вставка таблицы

Примечание

С первого раза может не получиться. Не тушуйтесь. Отмените операцию (Ctrl+Z). Помните, что все операции происходят в том месте, где находится курсор.

Теперь сделаем следующее – перенесем наш текст песни в таблицу.

1. Выделим первый куплет (Shift+стрелка вниз).

2. Вырежем его (Shift+Delete).

3. Установим курсор в первую строку первого столбца.

4. Вставим то, что мы вырезали (Shift+Insert). Проделаем то же самое со вторым куплетом.

Затем.

1. Добавим строку ниже (Таблица ► Добавить ► Строку ниже). Можно просто нажать клавишу Tab: если ваш курсор находится в последнем столбце последней строки, нажатие этой клавиши всегда приводит к добавлению строки таблицы. Очень удобно.

2. Перенесем остальные куплеты.

3. Выделим припев (Shift+стрелка).

4. Вырежем его (Shift+Delete).

5. Установим курсор в первую строку второго столбца.

6. Вставим то, что мы вырезали (Shift+Insert).

7. Перейдем в следующую строку (стрелка вниз).

8. Вставим (Shift+Insert).

9. Перейдем в следующую строку (стрелка вниз).

10. Вставим (Shift+Insert).

Повторяем две последние операции, пока не поместим припев напротив последнего куплета.

Теперь уберем у таблицы границы. Для этого нужно выделить всю таблицу. Самый простой и надежный способ выделить всю таблицу выглядит так.

Нужно щелкнуть по маркеру таблицы (рис. 3.24). Для этого установите указатель мыши на таблицу, дождитесь появления маркера выделения таблицы, подведите к нему указатель мыши и один раз щелкните по нему.

Рис. 3.24. Выделение таблицы

После того как таблица будет выделена, найдите на панели инструментов кнопку

– Внешние границы, щелкните по треугольнику и в появившейся панели выберите «Нет границы»[33]. После этого обязательно снимите выделение (Стрелка в любую сторону). В результате текст песни у вас займет вторую и третью страницы. Но это уже с припевом.

Щелкните по кнопке предварительного просмотра

и посмотрите, что у вас получилось. Если вы все сделали правильно, то у вас третий куплет будет расположен на двух листах: 6 строк на втором листе и 4 строки на третьем. Припев тоже будет разорван на два листа.

Будем считать, что этот вариант нас не вполне устраивает и что куплет и припев должны целиком находиться на одном листе. Как это исправить? Очень просто. Выделите опять таблицу целиком с помощью маркера таблицы (чуть раньше мы уже говорили о том, как это делается, так что затруднений с выделением у вас возникнуть не должно). А теперь в контекстном меню (в правой кнопке мыши) выберите Свойства таблицы.

Появится диалоговое окно Свойства таблицы. На закладке Строка в группе Параметры снимите флажок Разрешить перенос строк на следующую страницу. После этого щелкните на кнопке OK. Последний куплет с припевом перейдет на четвертый лист.

Для закрепления.

• Выщеление таблицы – щелкнуть по маркеру таблицы (он появляется в левом верхнем углу таблицы при наведении на нее указателя мыши).

• Перемещение таблицы – взяться мышкой за маркер таблицы и перетащить ее в нужную сторону.

• Для вызова диалогового окна Свойства таблицы – выделите таблицу и вызовите контекстное меню (щелчок правой кнопкой мыши).

• Для управления границами таблицы – вызовите Свойства таблицы и на закладке Таблица щелкните по кнопке Границы и заливка.

Выделение элементов таблицы

Помимо выделения всей таблицы целиком, нередко возникает необходимость выделить какой-либо отдельный элемент таблицы (строку, столбец, ячейку) или содержимое одной из ее ячеек.

Выделить строку таблицы можно так же, как и строку текста: щелкнув напротив строки слева (предварительно убедитесь, что курсор мышки принял соответствующий вид – «наклонился» вправо).

Для выделения столбца таблицы необходимо указатель мыши установить в начало столбца, так, чтобы указатель мыши принял вид стрелки (рис. 3.25), и щелкнуть.

Рис. 3.25. Указатель мыши при выделении столбца таблицы.

Для выделения ячейки таблицы установите указатель мыши с левого края ячейки, чтобы указатель мыши принял вид стрелки (рис. 3.26), и щелкните.

Рис. 3.26. Указатель мыши при выделении ячейки таблицы

Внутри ячейки таблицы вы можете обрабатывать текст так же, как и на странице: позиционировать его по левому или правому краю, по центру или по ширине, определять стиль текста, шрифт и его начертание. Причем все это можно делать в каждой отдельной ячейке, независимо от других ячеек. Каждая ячейка может содержать текст, отформатированный особым образом, и содержимое соседних ячеек при этом никак не изменячется от такого форматирования – конечно, если вы все сделали правильно и выделили только одну ячейку, а не строку или столбец. Будьте внимательны.

Совет

Выделение текста внутри ячейки таблицы осуществляется по общим правилам – Shift+стрелка.

WordArt: создание надписей

Microsoft Word предоставляет дополнительные возможности для оформления художественных надписей с помощью инструмента WordArt.

Для пробы давайте опять поработаем с файлом «Пример2». Текст песни у вас начинается на второй странице. Нам понадобится чистое место на этом листе для вставки графического объекта WordArt. Добавим несколько пустых строк. Для этого установим курсор на первой строке второго листа и 6 раз нажмем клавишу Ввод. Весь текст песни сдвинется на шесть строк вниз.

Вернем курсор на первую строку, найдем на панели Рисование[34](рис, 3.27) кнопку Добавить объект WordArt

и щелкнем на ней.

Рис. 3.27. Панель рисования

В появившемся окне Коллекция WordArt (рис. 3.28) выберите понравившийся вам стиль надписи щелчком мыши и нажмите кнопку OK.

Рис. 3.28. Окно коллекции WordArt

В появившемся окне Изменение текста WordArt (рис. 3.29) вы можете выбрать шрифт, размер шрифта и начертание шрифта (кнопки Ж и К). В поле Текст введите следующие слова: «Песня про компьютер»[35]. Если вы хотите ввести текст в несколько строк, в том месте, где вы хотите сделать переход на следующую строку, нажмите Ввод.

Рис. 3.29. Окно для ввода текста надписи WordArt

Если вы все сделали правильно, то на втором листе в начале песни появится графический объект (рис. 3.30) – надпись WordArt.

Рис. 3.30. Графический объект WordArt

Обратите внимание на восемь маркеров (на рисунке они обведены кружочками) на границе текста[36]. При установке мыши на эти маркеры указатель изменяет форму и принимает вид, который мы уже встречали, когда вводили понятие протяжки (см. рис. 2.12 главы 2). Эти восемь маркеров позволяют изменять размеры графического объекта. Желтый ромбик позволяет искривлять надпись (если это необходимо). Для перемещения всей надписи при активном графическом объекте[37] ищите такое положение указателя мыши, в котором он становится крестиком. Если вы щелчком мыши или клавишами перемещения курсора переместите курсор с графического объекта в другое место, то графический объект станет неактивным, и его маркеры станут не видны. Для активизации графического объекта перемещайте по нему указатель мыши, пока не увидите все тот же крестик перемещения. Если в этот момент щелкнуть, то графический объект снова станет активным.

Поупражняйтесь с изменением размеров надписи, ее перемещением, просмотрите контекстное меню надписи[38]. С графическими объектами многое можно делать, но об этом пишут в более толстых книгах. Я же могу добавить, что графические объекты можно помещать прямо на текст. Для того чтобы текст можно было прочитать, в меню Порядок нужно выбирать За текстом. Используя контекстное меню Формат объекта WordArt, вы можете изменить цвет надписи, цвет контура, положение и т. д.

Колонтитулы

Когда вы имели дело с каким-либо документом, вы, наверное, обращали внимание на то, что нумерация страниц очень помогает – особенно если документ обсуждают несколько человек. Всегда можно сослаться на страницу, о которой идет речь[39].

И здесь мы сталкиваемся с еще одним понятием – Колонтитул. Колонтитул – это некоторый текст, который повторяется на каждой странице документа. Под колонтитулы отводится специальное место вверху (верхний колонтитул) или внизу (нижний колонтитул) страницы. Продолжим нашу работу с файлом «Пример2»[40]. Сейчас у вас там должно быть уже четыре листа. Сделаем так: в верхнем колонтитуле поместим вашу фамилию (слева) и имя документа (справа), а в нижнем справа – номер страницы. Причем начнем нумерацию с третьей страницы.

Итак.

Меню Вид ► Колонтитулы (рис. 3.31). Курсор находится в рамочке верхнего колонтитула. Вставим туда таблицу из одной строки и двух столбцов (кнопка Добавить таблицу).

Рис. 3.31. Формирование колонтитулов

В левой ячейке таблицы наберите свою фамилию, а в правой – название документа «Пример2». Содержимое левой ячейки выровняйте по левому краю, а содержимое правой – по правому.

На панели инструментов Колонтитулы найдите кнопку Верхний/нижний колонтитул и щелкните на ней. Вы окажетесь в нижнем колонтитуле.

Наберите «стр. "», найдите на панели Колонтитулы кнопку Номер страницы и щелкните на ней – появится номер страницы. Позиционируйте то, что у вас получилось, по правому краю.

Меню Файл ► Параметры страницы – закладка «Макет».

Рис. 3.32. Предварительный просмотр файла «Пример2»

Установите флажок напротив Различать колонтитулы первой страницы. Щелкните OK.

После этого уйдите на первую страницу. На ней у вас не будет ни верхнего, ни нижнего колонтитула. Microsoft Word считает, что эти колонтитулы вы зададите сами. С помощью полосы прокрутки высветите на экране нижний край первого листа и кликните на том месте, где должен быть нижний колонтитул. Появятся рамочка и текст Нижний колонтитул первого листа. Позиционируйте курсор по правому краю и наберите «стр. 3». Закройте панель Колонтитулы.

Перейдите в режим предварительного просмотра. На первой странице верхнего колонтитула нет. Внизу слева написано «стр. 3». На остальных страницах есть верхний колонтитул – в рамке[41]. Нумерация страниц идет с четвертой по шестую (рис. 3.32).

Сохраните полученный файл. Приведенный метод нумерации листов я привел намеренно, преследуя цель попутно научить вас делать колонтитулы. Если же вам требуется просто пронумеровать листы, сделайте это элементарно командой Вставка ► Номера страниц.

Вставка

Вставка оглавления

Теперь, зная, как пронумеровать листы, неплохо бы научиться делать и оглавление[42]. Microsoft Word делает и это тоже, причем гораздо быстрее любого из людей. Для этого некоторые абзацы надо объявить заголовками с помощью окна с выпадающим списком Стиль на панели инструментов Форматирование (см. рис. 3.12).

Давайте продолжим нашу работу с файлом «Пример2». Загрузите его.

На первом листе выделим первую строку – текст «Я учусь работать на компьютере». В поле Стиль выберем «Заголовок 1». На втором листе после объекта WordArt вставим строку «Песня про компьютер», выделим ее и укажем для нее стиль «Заголовок 2». На странице 5 слово «Припев» во второй строке таблицы объявим «Заголовком 3».

Уйдем в конец документа (CtrL+End) и добавим новую страницу для содержания (Вставка ► Разрыв ► Начать новую страницу). Наберем на первой строке слово «Содержание». Перейдем на вторую строку (Ввод). Создадим содержание (меню Вставка ► Оглавление и указатели ► Закладка «Оглавление» ► Уровни – 3 ► OK).

Появляется вот такое содержание:

Я учусь работать на компьютере ……………………………… 3

Песня про компьютер ………………………………………………… 4

Припев ………………………………………………………………………… 5

Это содержание имеет двоякое назначение.

В печатном виде оно позволяет найти ссылку на номер листа, где находится заголовок соответствующего уровня.

При работе с электронным документом, щелкнув мышью по заголовку в содержании, вы сразу попадаете в нужное место текста.

Вставка объектов

Иногда в процессе подготовки некоторых документов возникает необходимость вставлять в них математические формулы. Для этого существует редактор формул. Давайте на странице 4 нашего «Примера2» вставим формулу такого вида:

Все эти нижние и верхние индексы можно вставить и без редактора формул, хотя с ним это делается гораздо проще, но вот знак радикала, да еще какой-то степени, – это уже гораздо сложнее.

Для того чтобы вставить формулу, установите курсор в то место, в которое нужно вставить формулу. Проделайте следующее: меню Вставка ► Объект ► закладка Создание ► тип объекта Microsoft Equation 3.0. Вы увидите панель инструментов Формула (рис. 3.33).

Рис. 3.33. Панель инструментов Формула

За вставку чего именно отвечает каждая кнопка, вы легко узнаете по подсказкам, которые появляются при установке указателя мыши на соответствующую кнопку.

Поупражняйтесь в наборе вышеприведенной формулы. Дам два ценных указания.

• Символ, который вы набираете на клавиатуре, появится там, где находится курсор.

• Больше пользуйтесь клавишами управления курсором для установки курсора в нужную позицию.

Закончите набор формулы нажатием клавиши Esc.

Полученная формула является графическим объектом, то есть при щелчке по ней она активизируется, и вокруг становятся видны маркеры, которые позволяют изменять размеры этого объекта[43].

Заключение

Думаю, что не буду оригинальным, если скажу, что я рассказываю далеко не все. В этой книге даются только базовые знания, которые вы при необходимости дополните самостоятельно. Причем вы сделаете это без мучительных усилий понять то, что вам не нужно, а усваивая и разбираясь самостоятельно только с тем, что вам действительно понадобилось.

Глава 4 Microsoft Excel, или Как считать на компьютере

• Для чего нужен табличный процессор?

• Начало работы

• Листы

• Постановка задачи «Кошелек»

• Редактирование Книги Excel

• Формулы

• Тестирование программного продукта

• Заключение

• Кое-что для любознательных

Пока Джон Барнэби и Сеймур Рубинштейн[44] готовили к выпуску свой текстовый процессор WordStar, Дэниел Бриклин, выпускник Массачусетского технологического университета и ветеран компьютерной индустрии, посещал курсы в Гарвардской школе бизнеса. Он работал инженером-программистом в фирме DEC (Digital Equipment Corporation), создавшей некогда популярную серию машин PDP. Здесь Бриклин участвовал в разработке системы обработки текстов, после чего перешел в другую компанию. Опыт работы в обеих фирмах навел его на мысль, что, хорошо разбираясь в технологии, он оставался абсолютным профаном в бизнесе. Это и побудило Бриклина отправиться на курсы в Гарвард.

Однажды, занимаясь утомительными вычислениями изменения суммы налога в результате роста процентной ставки на издержки и прибыль предприятия (звучит довольно сложно), Дэниел вдруг понял: есть иной, более удобный способ выполнения таких расчетов. Основная проблема здесь заключалась в том, что при изменении какой-то одной цифры человеку приходилось пересчитывать все величины, в которой эта цифра участвовала. Электронный калькулятор, конечно, несколько облегчал задачу, но все равно такие многоступенчатые расчеты требовали слишком много времени. Малейшая описка могла испортить всю работу, которая записывалась на большом листе тщательно разлинованной бумаги под названием «Spreadsheet» (развернутый лист).

Программистский опыт натолкнул Бриклина на мысль, что все эти нудные жонглирования числами неплохо было бы поручить компьютеру. Свою идею он обсудил с инженером-программистом Робертом Френкстоном. Тот заинтересовался идеей и в конце 1978 года начал писать такую программу, а уже к весне следующего года закончил ее. Свое детище Френкстон и Бриклин назвали VisiCalc – Visible Calculator (наглядный калькулятор).

Программа создавала на экране персонального компьютера столбцы чисел, которые мгновенно пересчитывались, если изменялась какая-то позиция этой электронной таблицы. С помощью программы VisiCalc плановики могли, например, произвести быструю и точную калькуляцию зависимости прибыли компании от 6 %-ного роста заработной платы при одновременном 7 %-ном увеличении цены на готовую продукцию.

Продавать свою программу Бриклин и Френкстон начали осенью 1979 года. Изначально программа была написана для машины «Apple-2», и, по существу, именно она сыграла главную роль в успехе этого компьютера на рынке. VisiCalc оказался первым пакетом программного обеспечения, наличие которого уже само по себе оправдывало приобретение компьютера.

В течение первого года после начала продаж VisiCalc сбыт персональных компьютеров резко возрос, а сама программа разошлась тиражом около 100 тыс. экземпляров при цене 200 долларов за копию. В конце 1982 года на рынке появилась система Lotus 1-2-3[45]. Это была программа, работавшая на тех же принципах, что и VisiCalc, но разработанная для 16-разрядных компьютеров фирмы IBM.

Принципы, разработанные в VisiCalc и дополненные и отлаженные в Lotus, стали стандартом для табличных процессоров. Корпорация Microsoft, разрабатывая комплекс программ Microsoft Office, не могла пройти мимо табличного процессора. Так появился Microsoft Excel.

Для чего нужен табличный процессор?

Основное назначение табличного процессора – это осуществление многоступенчатых расчетов и автоматизация часто повторяемых расчетов. Впрочем, вопросы подготовки и печати обычных документов с его помощью тоже решаются неплохо, хотя и не так просто, как в текстовом процессоре.

Начало работы

Для начала работы с Microsoft Excel его необходимо загрузить. Сделать это можно несколькими способами.

• Пуск ► Программы ► Microsoft Excel.

• В панели Office щелкнуть на кнопке

• Кликнуть на любом файле с таким значком

В результате на экране монитора появится окно Microsoft Excel[46](рис. 4.1).

Рис. 4.1. Окно Microsoft Excel

Правда, в зависимости от настроек ваше окно может несколько отличаться от того, которое вы видите на рис. 4.1, но не так, чтобы вы совсем уж его не узнали.

В шапке окна обязательно будет надпись – Microsoft Excel.

Настройки Microsoft Excel

Наиболее серьезные настройки устанавливаются в диалоговом окне Параметры, которое вызывается командой меню программы Сервис ► Параметры (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Диалоговое окно Параметры. Закладка Вид

На закладке Вид расположены четыре фрейма (группы) параметров.

В группе Отображать необходимо отметить (поставить галочку):

• Строку состояния – для отображения строки состояния в окне Microsoft Excel (см. рис. 4.1);

• Строку формул – для отображения строки формул (см. рис. 4.1);

• Окна на панели задач – для отображения кнопок окон Microsoft Excel на Панели задач при работе с несколькими книгами одновременно[47].

В группе Примечания выберите Только индикатор, что позволит вам при работе видеть индикатор у тех ячеек, которые имеют примечание, а само примечание вы сможете прочитать, подведя указатель мыши на ячейку с примечанием[48].

В группе Объекты выберите Отображать.

В группе Параметры окна необходимо отметить (поставить галочку) в следующих пунктах.

Сетка – для отображения сетки в окне Microsoft Excel (см. рис. 4.1).

Нулевые значения – для отображения нулей в ячейках.

Заголовки строк и столбцов – для отображения заголовков строк и столбцов окон Microsoft Excel.

Горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки – для отображения полос прокрутки (см. рис. 4.1).

Ярлычки листов – для отображения ярлычков листов (см. рис. 4.1).

На вкладке Общие, отметив Список ранее открывавшихся файлов…, вы можете указать число файлов, которые будет помнить Microsoft Excel из тех файлов, с которыми вы работали. Здесь же вы можете задать число листов по умолчанию в новой книге, которое будет создавать Microsoft Excel, а также шрифт и размер шрифта, которые будут устанавливаться сразу после загрузки книги.

Все остальные настройки оставьте как есть. Когда у вас появится хорошее понимание того, что вы делаете и зачем, можете вернуться к настройкам и изменить что-то еще.

Панели инструментов

Как и в любом стандартном окне Windows, в окне Microsoft Excel есть строка Меню (рис. 4.3) и панели инструментов.

Рис. 4.3. Строка Меню Microsoft Excel

Панель инструментов состоит из кнопок со значками (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Панель инструментов Microsoft Excel

Щелчок на такой кнопке позволяет выполнить какую-то одну операцию над выделенным объектом. Все эти операции можно также запустить из строки меню Microsoft Excel. На панели инструментов собраны значки наиболее популярных операций – это позволяет экономить время при работе.

Выбор необходимых панелей инструментов осуществляется пользователем в меню Вид (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Выбор панелей инструментов

Напротив названий уже включенных панелей инструментов стоят галочки. Выбранную панель инструментов можно установить в любое место окна Microsoft Excel. Для этого нужно взять панель за шапку и перетащить к той стороне окна, где вы хотите ее прилепить. Чтобы переместить уже прилепленную панель в другое место, нужно взять панель за крайнюю левую часть (там, где у панели находится линия захвата) и перетащить ее в нужное место (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Панели инструментов

С помощью кнопок Добавления и удаления на панели инструментов (см. рис. 4.6) можно увеличивать или уменьшать количество кнопок (рис. 4.7).

Рис. 4.7. Настройка кнопок панели инструментов

Кнопки, которые уже находятся на панели инструментов, отмечены галочками. Для получения необходимого результата щелкните мышкой на нужной строчке. Для возвращения в режим набора текста нажмите клавишу Esc (Эскейп).

Создание книги

Итак, с первоначальными настройками мы определились. Попробуем создать первую книгу – что бы вы ни сделали и как бы это ни назвали, в терминах Microsoft Excel это называется книга.

Если вы не хотите воспользоваться стандартными заготовками, которые есть в Excel, вы можете создать новую книгу очень просто: щелкните по значку

и Excel создаст стандартную книгу с количеством листов, указанным в параметрах настройки.

Другой способ позволит вам осуществить выбор из большего числа вариантов.

Выберите в меню Файл пункт Создать. В результате появится окно Создание документа (рис. 4.8).

Рис. 4.8. Окно Создание документа

Здесь вы можете на нужной закладке выбрать необходимый тип документа и просмотреть его вид[49]. Щелкнув по кнопке OK, вы закончите операцию создания документа.

Создание файла

Вы еще ничего не сделали, но уже готовы к работе. Значит, пришло время позаботиться, чтобы ваш труд не пропал зря. Для этого необходимо периодически сохранять результаты труда в файле[50] на диске. Файл этот нужно еще создать. Сделайте так.

1. В меню Файл выберите Сохранить как…. В появившемся окне Сохранение документа (рис. 4.9) выберите папку, где вы будете хранить свой файл, присвойте этому файлу имя, проследите, чтобы тип файла был установлен Книга Microsoft Excel (*.xls) и щелкните по кнопке Сохранить или просто нажмите клавишу Ввод.

Рис. 4.9. Окно Сохранение документа

2. Если вы все сделали правильно, то в шапке вашего окна Microsoft Excel появится имя файла, которое вы задавали в поле Имя файла.

Есть и более простой вариант: нажмите клавишу F12 или же щелкните по кнопке Сохранить

в панели инструментов Microsoft Excel.

Далее действуйте так же, как описано в пункте 1.

Открытие файла

Для открытия уже существующего файла есть несколько способов.

• Найдите его с помощью любого средства поиска (Проводник, Мой компьютер, Пуск ► Найти, Пуск ► Документы и т. д.) и кликните на его значке.

• Загрузите Excel. С помощью команды Файл ► Открыть найдите свой файл и кликните на нем.

• Загрузите Excel и, щелкнув на кнопке Открыть

найдите его и кликните на нем.

Переименование файла

Переименование чем-то похоже на создание файла. Разница лишь в том, что переименуемый файл уже имеет имя и вы хотите это имя изменить. Подходят первый и второй варианты действий из раздела Создание файла. Третий вариант (Сохранить файл) при уже существующем имени документа просто сохраняет последние изменения, сделанные в книге.

Внимание!

Для создания файла или его переименования пользуйтесь командой Файл ► Сохранить как….

Теперь мы умеем давать книге имя и сохранять эту книгу в файле. Можно начинать с ней работать.

Листы

Итак, вы видите перед собой окно Microsoft Excel (рис. 4.10). Возможно, вид панелей инструментов у вас несколько другой, и на экране нет некоторых панелей инструментов (например, панели Рисование).

Установите их так, как это сделано на рис. 4.10. (О настройке панелей инструментов читайте в разделе «Панели инструментов».)

На экране монитора у вас должно находиться приблизительно следующее (см. рис. 4.10).

Рис. 4.10. Окно Microsoft Excel

Вы видите три ярлычка листов – их, впрочем, может быть и больше, это зависит от настроек программы. Лишние листы из книги всегда можно удалить. Один из листов, ярлычок которого выделен светлым тоном, называется Лист1. Именно он является в данный момент активным (рабочим).

Основным элементом листа является ячейка. Именно в нее заносится информация. Ячейки располагаются в виде матрицы, то есть по строкам и столбцам. Всего на листе 65 536 строк (строки нумеруются от 1 до 65 536) и 256 столбцов (они пронумерованы от A до IV, английскими буквами).

Листы в книге можно переименовывать, удалять, перемещать, добавлять. Листы можно перемещать из одной книги в другую или копировать как внутри книги, так и в другие книги. Все возможности работы с листами заключены в контекстном меню листа (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Контекстное меню листа

Примечание

Для вызова контекстного меню объекта установите указатель мыши на объект и щелкните правой клавишей мыши.

В контекстном меню Листа доступны следующие операции.

• Добавить – добавить лист.

• Удалить – удалить лист.

• Переименовать – переименовать лист.

• Переместить/скопировать – можно как переместить лист, так и скопировать лист в зависимости от сделанного выбора.

• Исходный текст – показать текст макроса данного листа (если он существует).

Постановка задачи «Кошелек»

В процессе изучения Microsoft Excel мы реализуем задачу, которую назовем «Кошелек».

Все знают: для того чтобы жить, нужны деньги. Ни одно государство не может позволить себе не планировать бюджет – поступление и расход денег. Мы ставим задачу попроще: сделать удобным учет поступления и расхода денег семьи в течение года, или, выражаясь научно, рассчитать годовой бюджет семьи. На одном листе книги мы будем учитывать приход, на другом – расход, на третьем – итог.

Назовем нашу книгу (рис. 4.12) «Кошелек» (Файл ► Сохранить как…).

Рис. 4.12. Входная форма задачи «Кошелек»

Переименуйте листы. Лист1 – в Итог, Лист2 – в Приход, ЛистЗ – в Расход. Остальные листы, если они у вас есть, удалите. Сохраните то, что сделали (Shift+F12).

Ввод, редактирование и оформление данных

По существу задачи нам необходимо отобразить на каждом листе форму, которая представлена на рис. 4.12. Только на листе Итог там будет написано «Бюджет семьи», на листе Приход – «Поступления бюджета», а на листе Расход – «Расходы бюджета».

Красными цифрами печатается дефицит бюджета, когда расходы превышают поступления.

Оставим одну пустую строку вверху и один пустой столбец слева. Начнем с ячейки B2 (все ячейки имеют имена, они образуются так: буква столбца + номер строки).

Установим курсор (он выглядит как жирный прямоугольник, который перемещается с помощью клавиш перемещения курсора) на ячейку В2 (см. рис. 4.1).

Внимание!

Все действия в Excel происходят в том месте, где находится этот курсор. С помощью клавиш перемещения курсора курсор перемещается ровно на одну ячейку в указанную вами сторону. При наборе текста он появится в той ячейке, на которой стоит курсор. Не надо обращать внимание на размер ячейки – в нее все равно, независимо от ширины, войдет 256 символов. Вы можете иметь дело сразу с несколькими ячейками – для этого их надо выделить.

Выделение ячеек

В главах 2 и 3 книги мы уже знакомились с понятием выделения. Однако это понятие настолько фундаментально, что мы вынуждены вернуться к нему еще раз.

В этой главе мы затронем два вида выделения, свойственных Microsoft Excel: выделение ячеек и выделение текста.

Выделение ячеек – это такое действие, которое увеличивает курсор на количество выделенных ячеек. Сложно, не правда ли? Но вы сейчас это проделаете, увидите, запомните, поймете и выбросите из головы невнятную формулировку.

Сделайте следующее.

Установив курсор в ячейку В2, при нажатой клавише Shift с помощью клавиш перемещения курсора (в дальнейшем будем говорить – с помощью стрелочек) будем двигаться вправо до столбца AH.

В результате ячейка В2 свой цвет не изменит, а все остальные выделенные ячейки станут затемненными.

Сам прямоугольник курсора увеличится в своих размерах от В2 до AH2.

Такое действие и называется выделением ячеек. Того же эффекта можно добиться по-другому: щелчком мыши установите курсор в ячейку начала выделения и протяните мышью курсор до ячейки конца выделения.

Снимается выделение нажатием любой клавиши управления курсора (стрелки) или щелчком мыши[51].

Объединение ячеек

Мы выделили ячейки В2-АН2 для того, чтобы объединить их в одну длинную ячейку, как показано на рис. 4.12.

Для этого теперь нужно щелкнуть по кнопке Объединить

Мы получили длинную ячейку с именем В2.

Попутно заметим, что имя ячейки, в которой находится курсор, высвечивается в поле Имя, левее Строки формул (рис. 4.1).

Отменить объединение ячеек можно с помощью кнопки Отменить объединение ячеек

Правда, эта кнопка не всегда вынесена на панель форматирования. Если такой кнопки у вас нет, воспользуйтесь командой Формат ► Ячейки ► закладка Выравнивание ► убрать флажок Объединение ячеек.

Установив курсор в ячейку В2, наберем в этой строке текст «Бюджет семьи на 2 0 03 год» и закончим операцию, нажав Ввод. Курсор у вас окажется в ячейке В3, и вы ничего на листе не увидите.

Для того чтобы увидеть, что есть в ячейке, нужно установить на эту ячейку курсор. Содержимое ячейки будет видно в строке формул. В самой ячейке вы не видите этого текста потому, что он позиционирован по центру, а центр ячейки при текущем масштабе просмотра расположен где-то правее видимой части экрана. С помощью полосы прокрутки[52] вы можете сместить экран влево, чтобы увидеть текст в ячейке.

Позиционирование текста

Горизонтальное положение текста в ячейке определяется состоянием трех кнопок позиционирования на панели инструментов форматирования (рис. 4.13).

Рис. 4.13. Панель Форматирование

Есть еще вертикальное позиционирование: Формат ► Ячейки ► закладка Выравнивание.

На панели Форматирование расположены Кнопки выравнивания текста.

Примечание

Вообще говоря, само положение кнопок (утоплена кнопка или нет) говорит о позиционировании текста в ячейке. Нужно только помнить, что это не относится к диапазону выделенных ячеек. Для диапазона ячеек положение кнопок панели форматирования относится только к первой (левой верхней) из них.

Таблица 4.1. Кнопки позиционирования текста

Как видно из табл. 4.1, рисунки на кнопках вполне соответствуют смыслу операции.

Повторю еще раз, что панели инструментов служат для ускорения работы, а все действия, которые можно выполнить с помощью кнопок на панелях инструментов, можно найти в Меню программы, которое расположено сразу под шапкой окна Microsoft Excel. Поэтому устанавливать параметры ячейки или группы выделенных ячеек лучше всего с помощью команды Формат ► Ячейка.

В диалоговом окне Формат ячеек на закладке Выравнивание (рис. 4.14) есть три фрейма параметров.

Рис. 4.14. Диалоговое окно Формат ячеек. Закладка Выравнивание

Фрейм Выравнивание позволяет позиционировать данные в ячейках по горизонтали и по вертикали.

Фрейм Отображение отвечает за объединение ячеек, перенос слов в них в том случае, если текст не вмещается по горизонтали, и автоматический подбор ширины ячеек в зависимости от их содержимого.

Во фрейме Ориентация определяется ориентация (направление) текста внутри ячеек.

Установив необходимые параметры в диалоговом окне, нажмите Ввод или щелкните по кнопке OK.

Шрифт

Теперь необходимо определиться с видом букв, которые будут отображаться на экране монитора (и на бумаге, если вы захотите напечатать лист). Вид символов определяется шрифтом, который вы выберете в поле Шрифт (рис. 4.15). Это поле с выпадающим списком. Чтобы открыть список, щелкните по черному треугольничку в правой части поля Шрифты (см. рис. 4.15).

Рис. 4.15. Выбор шрифта

Вы видите список шрифтов, которые вам предоставляет Microsoft Excel. Название шрифта написано соответствующим ему начертанием. Две стилизованных буквы «Т» слева от названия – признак того, что экранный и принтерный варианты начертания шрифта совпадают. Обратите внимание на полосу прокрутки в правой части списка: ее наличие означает, что вы видите не все и внизу еще есть из чего выбирать. Выбор осуществляется щелчком мыши по шрифту.

Размер символов

Большинство из вас если и не знает наверняка, то догадывается, что размер шрифта тоже бывает разным. Это действительно так. Для выбора размера служит окно Размер на панели инструментов Форматирование (см. рис. 4.13). Щелкнув по треугольничку в правой части поля Размер, вы сможете выбрать необходимый размер шрифта, щелкнув по нему мышкой (рис. 4.16).

Рис. 4.16. Выбор размера шрифта

Тоже обратите внимание на полосу прокрутки в правой части списка. В списке присутствуют размеры с 8 до 72, но это еще не все. Если вас не устраивает предложенный выбор, вы можете указать свой размер. Делается это так.

1. Установите указатель мыши на поле Размер (на само поле, а не на треугольник списка).

2. Щелкните левой кнопкой мыши. Находящиеся в поле Размер цифры будут выделены.

3. Введите нужный вам размер шрифта (например, 2).

4. Нажмите Ввод.

Примечание

Размер шрифта важен тогда, когда вы планируете печатать документ. Просмотр документа на экране монитора больше зависит от масштаба просмотра, который задается на панели инструментов Стандартная.

Начертание символов

Кроме размера и типа шрифта у вас есть возможность изменять начертание, цвет фона текста и цвет самого текста.

Это делается с помощью кнопок с буквами на панели Форматирование (табл. 4.2).

Таблица 4.2. Начертание символов

Наиболее широкие возможности работы со шрифтами вы найдете в меню Формат ► Ячейки ► закладка Шрифт.

Главное, что необходимо усвоить, – изменение параметров шрифта (шрифт, размеры, начертание) действует только на:

• текст, который вы будете набирать в ячейке после того, как установили в ней новые параметры шрифта;

• выделенный текст в ячейке.

Выделение текста

Выделенный текст – это специальным образом отмеченный текст.

В большинстве программ Microsoft Office выделенный текст – это текст, инверсированный относительно невыделенного текста. Звучит сложно, не правда ли? Но сейчас вы это проделаете, увидите, запомните и поймете, после чего со спокойной душой выбросите нудную формулировку из головы.

Итак, на экране монитора у вас то же, что и у меня на рис. 4.17.

Рис. 4.17. Текст в строке формул

После того как вы набрали в ячейке В2 текст «Бюджет семьи на 2 0 03 год», нажали Ввод и вернули курсор на В2.

Щелкните по кнопке Полужирный. В списке Шрифт выберите Times New Roman. В поле размер выберите 12. Теперь нажмите клавишу F2 на клавиатуре. Вы увидите текст, который набрали, и мигающий курсор в конце строки, как в Word. С помощью стрелок подгоним курсор перед буквой «Б» в слове «Бюджет».

Нажмем клавишу Shift и, не отпуская ее, 6 раз нажмем клавишу Стрелка вправо на клавиатуре. Слово «Бюджет» будет выделено. Отпустите клавишу Shift. Далее, выбрав в меню Формат ► Ячейки, вы сразу попадете в диалоговое окно Шрифт. Установите размер текста 14, начертание – полужирный курсив, подчеркивание – двойное по значению, цвет – красный. Закончите операцию щелчком по кнопке OK или нажатием клавиши Ввод.

Если вы все сделали правильно, то абзац будет выглядеть так, как здесь:

Бюджет семьи на 2003 год.

Снять выделение можно, нажав любую клавишу со стрелкой. Сохраните документ (Shift+F12).

Напомню, выделение текста происходит при:

• перемещении курсора при нажатой клавише Shift;

• протяжке указателя мыши по тексту, который хотите выделить. Указатель мыши должен иметь вид вертикальной палочки.

Здесь, видимо, будет к месту напомнить еще и способы перемещения курсора:

• с помощью клавиш управления курсором[53];

• с помощью мыши (подвести указатель мыши к нужному месту и щелкнуть).

Способы выделения блока ячеек

Для Microsoft Excel это выделение одного непрерывного блока ячеек.

Выделение нескольких несмежных диапазонов описано в конце этой главы, в разделе «Кое-что для любознательных».

1. Shift+стрелки.

2. Щелкнуть по номеру строки – выделение строки (Shift+пробел).

3. Щелкнуть по названию столбца – выделение столбца (Ctrl+пробел).

4. Выделить несколько строк – протянуть по номерам этих строк мышкой[54].

5. Выделить несколько столбцов – протянуть по названиям этих столбцов мышкой.

6. Щелчок по пересечению номеров строк и названий столбцов – выделение листа.

7. Ctrl+A (англ.) – выделение листа.

Совет

Для снятия выделения нажмите любую клавишу со стрелкой.

Выше уже было сказано, что при выделении мигающий курсор исчезает. Можно считать, что все выделение – это и есть курсор. А так как нажатый на клавиатуре символ вставляется в то место, где находится курсор, то при выделенном тексте весь выделенный фрагмент заменяется на напечатанный символ[55].

При работе с выделенным текстом будьте предельно внимательны и аккуратны, чтобы не запороть весь документ.

Не оставляйте выделение надолго: использовали его по назначению – снимите.

Ну а если произошло что-то непредвиденное – не делайте судорожных движений. Попробуйте отменить операцию при помощи сочетания клавиш CtrL+Z. Все программы Microsoft Office понимают эту комбинацию. Такая операция называется откатом.

Совет

Для отмены последней операции используйте комбинацию клавиш Ctrl+Z.

Изменение содержимого ячейки с помощью клавиши F2 называется корректировкой или редактированием ячейки.

Заканчивать редактирование ячейки необходимо нажатием клавиши Ввод.

Редактирование Книги Excel

Под редактированием файла понимается любое изменение его содержания. Мы уже создали файл Excel с именем «Кошелек».

Давайте откроем этот файл.

Есть несколько способов это сделать, я расскажу о трех из них:

• Пуск ► Документы ► «кошелек.xls»;

• Пуск ► Программы ► Microsoft Excel ► меню Файл ► «кошелек.xls»;

• Мой компьютер ► найти папку, в которую вы поместили файл «кошелек.xls» ► открыть папку ► найти файл ► кликнуть на нем.

У вас должна быть на экране следующая картинка (рис. 4.18).

Рис. 4.18. Книга «Кошелек». Лист «Итог»

Продолжим создание формы, изображенной на рис. 4.12.

1. В ячейке В3 наберем текст «Месяцы». Закончим операцию Вводом.

2. В ячейке С3 наберем текст «Баланс». Закончим операцию стрелкой → [56]

3. Ячейки D3-AH3 выделим, объединим и наберем текст «Дни месяца».

4. Уйдем в начало листа (Ctrl+Home – так же, как в начало документа в Word).

5. Выделим третью строку, щелкнув по номеру строки, и зададим:

1) шрифт – Times New Roman;

2) размер – 14; полужирный; по центру.

6. Сохраним измененный документ (Shift+F12).

7. В ячейке С4 наберем текст «Итого». Закончим операцию стрелкой →.

8. Теперь введем дни месяца.

9. В ячейке D4 наберем «1» (лучше это делать на блоке цифровых клавиш) и нажмем стрелку →.

10. В ячейке E4 наберем «2» (лучше это делать на блоке цифровых клавиш) и нажмем стрелку →.

11. Заполним таким же образом ячейки F4 – «3», G4 – «4», H4 – «5»… AH4 – «31». Сохраним книгу (Shift+F12).

12. Вернемся в начало строки (Home).

Изменение ширины столбцов по содержимому

Стандартная ширина столбцов для чисел месяца великовата. Давайте изменим их ширину. Для этого установите указатель мыши на правую границу заголовка столбца – указатель примет вид тонкого креста, и кликните. Начните со столбца В и повторите операцию до столбца AH включительно. В результате ширина формы значительно уменьшится, и на экране вы увидите надписи второй и третьей строки и дни месяца до 22 числа. Сохраните изменения (Shift+F12).

В ячейке В5 наберем текст «Всего» и сделаем его полужирным (CtrL+B).

Маркер заполнения

В В6 наберем текст «Январь». Здесь мы вспомним, что все программы офиса имеют дружественный интерфейс. Чтобы не набирать все остальные 11 месяцев, возьмем курсор мышкой за маркер автозаполнения (рис. 4.19) и протянем мышь вниз до тех пор, пока в подсказке не появится «Декабрь». Прекратим протяжку. Сделаем сразу все выделенное полужирным.

Рис. 4.19. Маркер автозаполнения

Сохраним сделанные изменения (Shift+F12). Маркер заполнения позволяет заполнять ячейки списками, которые указаны в настроечной таблице Сервис ► Параметры ► закладка Списки, и числовыми последовательностями, которые Excel понимает. Для использования возможности автозаполнения задайте в первых двух или трех ячейках начальные цифры последовательности. Затем выделите их и попробуйте с помощью маркера заполнения продолжить ряд. Если появившаяся подсказка правильна, то Excel вас понял, в противном случае. не обессудьте, придется набирать самостоятельно.

Границы формы

Итак, форма как трафарет почти готова, но считать она еще ничего не умеет.

Давайте посмотрим, как она выглядит. Посмотрим на нее в предварительном просмотре, воспользовавшись кнопкой Предварительный просмотр

на панели инструментов или вызвав в меню Файл пункт Предварительный просмотр.

В предварительном просмотре вы увидите только часть формы, причем без всяких линеечек, что, конечно же, обедняет форму. Найдите вверху окна предварительного просмотра кнопку Страница и щелкните по ней. Вы увидите диалоговое окно Параметры страницы (рис. 4.20).

Рис. 4.20. Диалоговое окно Параметры страницы

Во фрейме Ориентация укажем Альбомная.

Во фрейме Масштаб укажем Разместить не более чем на… и выберем цифру 1.

Перейдем на закладку Поля и поставим флажок Центрировать на странице горизонтально. Щелкнем по OK. Вид станет несколько лучше.

Можете еще попробовать на закладке Лист во фрейме Печать указать Сетка, но все равно – это далеко от качества на рис. 4.12. Закроем предварительный просмотр кнопкой Закрыть. Мы опять окажемся в основном режиме Microsoft Excel.

Займемся формированием границ.

Установите курсор в В2 и с помощью клавиш выделите таблицу до 17 строки включительно. Установив указатель мыши на выделенное поле, щелкните правой клавишей (вызов контекстного меню) и выберите Формат ячеек, закладку Граница (рис. 4.21). Во фрейме Тип линии выберите в правом столбце вторую снизу линию и во фрейме Все щелкните по кнопке Внешние. Теперь во фрейме Тип линии выберите в левом столбце первую снизу линию, а во фрейме Все щелкните по кнопке Внутренние. Закончим операцию кнопкой OK. Снимем выделение, нажав на стрелку на клавиатуре.

Рис. 4.21. Окно Формат ячеек. Закладка Граница

Точно так же, выделяя необходимые группы ячеек, сделайте границы в соответствии с рис. 4.12.

Внимание!

Сделав границу в одном месте, снимайте выделение, чтобы увидеть общую картину. Можно пользоваться предварительным просмотром, который даст самую полную картину.

Копирование листов

Вот теперь форма готова для копирования. На листах «Приход» и «Расход» нам понадобятся точно такие же формы. Поэтому давайте скопируем этот лист два раза.

Примечание

Копирование – это воссоздание уже имеющегося фрагмента в другом месте.

Для копирования листа «Итог» вызовите контекстное меню листа «Итог» (щелчок правой клавишей мыши по ярлычку листа «Итог») и выберите Переместить/копировать.

В диалоговом окне Переместить или скопировать (рис. 4.22) убедитесь, что в раскрывающемся списке В книгу стоит ваша книга, а в поле Перед листом: выберите (переместить в конец).

Рис. 4.22. Диалоговое окно Переместить/скопировать

Обязательно поставьте флажок напротив Создавать копию. Щелкните OK или нажмите Ввод.

В книге появится новый лист «Итог (2)».

Повторите операцию. Появится лист «Итог (3)».

Удалим листы «Приход» и «Расход». Для этого вызовем контекстное меню листа «Приход» и выберем Удалить. То же самое сделаем для листа «Расход».

Переименуем «Итог (2)» в «Приход», а «Итог (3)» в «Расход». Для этого вызовем контекстное меню листа «Итог (2)» и выберем Переименовать. Наберем текст «Приход». Нажмем Ввод.

Повторим операцию для листа «Итог (3)».

Перейдем на лист «Приход», для чего щелкнем по ярлычку листа. Поставим курсор на В2 и откорректируем текст в ячейке. Для этого нажмем F2, выделим текст «Бюджет» и наберем текст «Приход». Потом выделим предлог «на» и наберем «в». После слова «год» добавим букву «у». Получим текст «Приход семьи в 2 003 году».

Закончим операцию клавишей Ввод.

Такие же изменения сделаем на листе «Расход», только вместо слова «Бюджет» наберем слово «Расход».

Типы данных

Встанем на лист «Приход». В ячейки, стоящие на пересечении дня и месяца, мы будем заносить денежные суммы, которые поступают в семью. Это будут числа с двумя десятичными знаками. Excel должен это знать, так что давайте объясним ему это.

Выделим ячейки с 1 января по 31 декабря (встаньте на ячейку 1 января и при нажатой клавише Shift с помощью стрелок перейдите на ячейку 31 декабря).

Теперь, установив указатель мыши на выделенное, вызовите контекстное меню и выберите Формат ячеек ► закладку Число (рис. 4.23).

Рис. 4.23. Диалог Формат ячеек. Закладка Число

В поле Числовые форматы укажем Числовой, в поле Число десятичных знаков выберем 2 (по умолчанию тоже стоит 2), поставим флажок Разделитель групп разрядов (), в поле Отрицательные числа выберем вторую строчку – отображение красным цветом. Нажмем Ввод.

Для дальнейшего удобства в работе изменим масштаб отображения. Для этого уйдем в начало листа (Ctrl+Home) и выделим все ячейки до 31 декабря.

В раскрывающемся списке Масштаб панели инструментов выберем По выделению.

Теперь вся форма хорошо видна.

То же самое сделаем на остальных двух листах. Сохраним сделанные изменения (Shift+F12).

Итак, формы «Приход» и «Расход» готовы к заполнению. Надо научить их считать. Мы займемся этим в разделе «Формулы».

Формулы

Кроме тех типов данных, которые указаны в поле Числовые форматы диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 4.23), существует еще один формат данных, который называется формулой и может храниться в ячейке. Этот формат указывает программе Excel, что прежде, чем поместить значение в ячейку, это значение надо вычислить. Звучит сложно, не правда ли? Но не пугайтесь. Понять труднее, чем пользоваться, – это часто бывает.

Встанем на лист «Приход» в ячейку со словом «Баланс». Заменим слово «Баланс» на слово «Приход».

В ячейках С6, С7… С17 мы хотим иметь суммы поступлений за все дни текущего месяца. И здесь нам не обойтись без формул. Пускай программа, как очень быстрый калькулятор, сложит все поступления в январе и результат поместит в ячейку напротив января – С6. Как это сделать?

Установите курсор в ячейку С6. Наберем формулу =cyMM(D6:AH6) и нажмем Ввод.

Объясним эту формулу.

Знак равенства (=) говорит программе, что ей придется поработать как калькулятору. Сумм – это функция суммирования[57], а в скобках указан диапазон ячеек для суммирования: D6 – начальная ячейка, AH6 – конечная ячейка.

Именно двоеточие между начальной и конечной ячейками говорит о том, что задан диапазон ячеек.

Внимание!

Формула всегда начинается со знака равенства (=).

Наберем такие же формулы в ячейках С7, С8… С17. При наборе формул программе не важно, какими буквами вы набираете имена столбцов – прописными или строчными. Главное, чтобы они были английскими.

Далее, мы хотим, чтобы в ячейке С5 подсчитывалась сумма по всем месяцам. Для этого наберем в С5 такую формулу:

=с6+с7+с8+с9+с10+с11+с12+с13+с14+с15+с16+с17

и нажмем Ввод.

В этой формуле функция не используется, а используются знаки арифметических операций (табл. 4.3).

Таблица 4.3. Знаки арифметических операций

Проверьте, работают ли ваши таблицы так, как надо. Наберите в ячейке какого-либо дня число и нажмите Ввод. Если все правильно, то это число появится в итоговом столбце и в ячейке «Всего».

Сохраните изменения (Shift+F12).

Осталось реализовать функцию баланса: суммировать доходы и вычитать расходы.

Знаки арифметических операций

Сохраните изменения, сделанные в файле (Shift+F12).

Проделайте такую же вставку формул на листах «Расход» и «Итог».

На листе «Расход» не забудьте изменить слово «Баланс» на «Расход». Сохраните изменения.

Теперь наши таблицы умеют суммировать по строкам и по итоговому столбцу. Правда, в этом итоговом столбце появились нули, но мы от них избавимся следующим образом:

команда Сервис ► Параметры ► закладка Вид ► снять флажок Нулевые значения.

Операции между листами

Сейчас вы в каждую ячейку дня листа «Итог» должны записать формулу, которая бы брала число из соответствующего дня листа «Приход» и вычитала число из соответствующего дня листа «Расход».

Начнем с ячейки «1 января». Установим на нее курсор и запишем формулу: =Приход^6-Расход^6.

Подождите, подождите! Может быть, у вас имена листов начинаются с маленькой буквы или формы немного съехали. Сделаем по-другому.

1. Перейдем на лист «Итог».

2. Установим курсор на 1 января.

3. Наберем знак «=»

4. Перейдем на лист «Приход».

5. Щелкнем по ячейке «1 января».

6. Наберем знак «-» (минус)[58].

7. Перейдем на лист «Расход».

8. Щелкнем по ячейке «1 января».

9. Нажмем Ввод.

В результате всех этих операций у вас в ячейке «1 января» листа «Итог» должна получится формула, похожая на ту, что записана выше. Но неужели для всех 365 дней года придется проделывать эти манипуляции?

Слава богу, не придется.

Вы все еще на ячейке «1 января» листа «Итог»? Тогда начинайте выделение вниз до декабря включительно (Shift+стрелка вниз).

Теперь – Правка ► Заполнить ► Вниз или CtrL+D.

Теперь выделяем вправо до 31 числа включительно (Shift+стрелка вправо).

Теперь – Правка ► Заполнить ► Вправо или CtrL+R.

Снимите выделение (любая стрелка).

Для достижения полной идентичности с формой, изображенной на рис. 4.12, объедините ячейки D5-AH5 на всех ваших листах.

Сохраните изменения.

Настало время проверить, насколько правильно работает ваш «кошелек».

Тестирование программного продукта[59]

Загрузите ваш «Кошелек». Для качественного тестирования давайте почистим содержимое наших форм (возможно, вы уже пытались что-то проверить?).

Перейдем на лист «Приход», выделим ячейки с 1 января по 31 декабря и очистим их содержимое – нажмем клавишу Delete. Более полная очистка ячеек – команда Правка ► Очистить.

Только не очищайте ячейки посредством клавиши Backspace.

Внимание!

Клавиша Delete удаляет символ справа от курсора или весь выделенный текст. Она также очищает содержимое выделенных ячеек.

Точно так же очистим лист «Расход».

Мы их так спокойно чистим, потому что в эти ячейки мы никаких формул не заносили[60]. Если теперь посмотреть итоговый лист, то он должен быть чистым.

Лист «Приход» заполним следующим образом.

Результат.

В ячейке Приход – Всего у вас будут знаки ######. Это означает, что полученное число в отведенное поле не вмещается. Увеличьте ширину столбца[61].

Надеюсь, что у вас этот тест прошел хорошо.

Лист «Расход» заполним следующим образом.

Результат.

На листе «Итог» у вас должны получиться следующие результаты.

Результат.

Заполняя форму, вы, наверное, почувствовали одно неудобство: когда вы смещаетесь к тридцатым числам месяца, с экрана уходят названия месяцев.

Чтобы избежать этого, давайте закрепим окна.

Закрепление окон

Встаньте на D5 и выполните команду Окно ► Закрепить области.

После этого левая часть окна у вас сдвигаться не будет.

Заключение

Думаю, что буду правильно понят, если скажу, что в этой книге рассказано далеко не обо всем. Здесь даются только базовые знания, которые вы при необходимости дополните самостоятельно, используя электронные справки Windows, Word, Excel. Причем сделаете это без мучительных усилий понять то, что вам не нужно. Вы будете узнавать только то, что вам действительно понадобилось.

Кое-какие инструменты из панели инструментов Microsoft Excel в этой главе я не описывал (копирование, вставки, формат по образцу, предварительный просмотр), потому что обо всем этом я подробно писал в главе «Microsoft Word, или Как печатать на компьютере».

Кое-что для любознательных

Выделение нескольких несмежных диапазонов ячеек

Для этого выделите первый диапазон любым известным вам методом, а затем, удерживая нажатой клавишу CtrL, щелчком мыши перейдите в начало следующего диапазона. Выделите и его любым известным способом и т. д.

Для перехода в начало следующего диапазона ячеек с помощью клавиатуры используйте комбинацию клавиш Shift+F8, после чего можно перемещать курсор с помощью стрелок, не снимая выделение предыдущего диапазона.

Необходимо заметить, что в выделенных несмежных диапазонах можно форматировать ячейки или изменять их свойства, но вырезать и копировать такие диапазоны нельзя.

Вычисления без формул

Начиная с версии Excel 7.0 в программу была встроена функция Автовычисления. Теперь достаточно просто выделить нужные ячейки, чтобы увидеть результат промежуточного суммирования в строке состояния в нижней части экрана. Более того, вызвав контекстное меню этой строки состояния, вы можете выбрать тип результата: среднее арифметическое, количество значений, количество чисел, максимум, минимум, сумма выделенного диапазона.

Автоввод – выбор из списка

Для ускорения ввода данных в Excel начиная с версии 7.0 предусмотрен режим Автоввода. При вводе текста в ячейку производится автоматическое сканирование значений ячеек, введенных в этот столбец ранее. Если соответствие найдено, то Excel предлагает поместить найденное значение в новую ячейку. Если вас этот вариант устраивает, то достаточно нажать Ввод. Если не устраивает – просто продолжайте набирать свой текст.

Кроме того, при вводе текстовых данных можно воспользоваться командой Выбрать из списка, которая есть в контекстном меню ячейки. В результате под ячейкой ввода появляется список значений, которые уже введены в предыдущие ячейки этого столбца. Выбор осуществляется щелчком мыши или стрелкой управления курсором с последующим нажатием на Ввод. Это позволяет не тратить время на ввод с клавиатуры текста, который был введен ранее.

Фильтры

Использование фильтров позволяет просматривать в таблице только те строки, которые удовлетворяют определенным условиям. При этом строки, которые не удовлетворяют условиям, скрыты. Возможны два способа фильтрации данных: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Этот режим устанавливается командой Данные ► Фильтр ► Автофильтр. В этом режиме в нижней части заголовка каждого столбца появляется кнопка со стрелкой, которая служит для задания условия отбора строк. Если автофильтр активен, то кнопка открытия списка окрашена в синий цвет, а в строке состояния есть соответствующее сообщение. Номера строк также окрашиваются в синий цвет, причем строки, не удовлетворяющие условию фильтра, не отображаются.

Для одного столбца можно задать несколько условий отбора. При этом в условии можно использовать символы подстановки «*» и «?».

Критерии отбора можно задавать одновременно для нескольких столбцов. В этом случае будут отображаться только те строки, которые отвечают условиям для всех столбцов одновременно, то есть условия отбора для разных столбцов объединяются по принципу «и».

Чтобы отменить фильтрацию, нажмите кнопку с синей стрелкой и в ниспадающем списке выберите строку Все. Стрелка на кнопке опять станет черного цвета. Для отказа от режима фильтрации повторите команду Данные ► Фильтр ► Автофильтр.

Автоматическое подсчитывание итогов

При работе с таблицами часто требуется подсчитать промежуточные итоги для тех или иных групп данных.

В Excel существует процедура автоматического подсчитывания итогов (Данные ► Итоги). В появившемся диалоговом окне надо указать, при изменении в каком столбце подсчитывать итоги, и выбрать операцию (сумма, среднее, максимум, минимум и т. д.). Потом надо указать, в какие столбцы добавить эти итоги и где их расположить (под данными или в начале таблицы). По умолчанию итоги размещаются под группами данных. После нажатия кнопки OK Excel автоматически сформирует промежуточные итоги в соответствии с указанными параметрами.

При добавлении итогов слева от таблицы появляется графическая схема, отображающая структуру документа. При помощи кнопок «+» и «-» можно в любой момент скрыть/показать те или иные детали документа в пределах одной группы строк.

Структуру документа можно отобразить при помощи команды Данные ► Группа и структура ► Создание структуры. Чтобы удалить структуру, воспользуйтесь командой Данные ► Группа и структура ► Удалить структуру.

Чтобы убрать с рабочего листа автоматические итоги, выполните команду Данные ► Итоги ► Убрать все.

Печать заголовков таблиц

При печати многостраничных таблиц чаще всего требуется, чтобы заголовки столбцов печатались на каждой странице. Для этого выполните команду Файл ► Параметры страницы, а затем на закладке Лист диалогового окна укажите номера строк заголовков в поле Сквозные строки фрейма Печатать на каждой странице.

Сортировка данных

Достаточно часто возникает необходимость упорядочить строки таблицы по содержимому какого-либо столбца. Для этого следует использовать команду Данные ► Сортировка. Сортировка выполняется на выделенном диапазоне данных, причем она может проводиться отдельно для каждой выделенной области. То есть если вы хотите отсортировать всю таблицу, то ее надо всю выделить. А если вы хотите отсортировать только данные одного столбца, то выделите только этот столбец и выполните Данные ► Сортировка ► Сортировать в пределах указанного выделения.

Сортировка в Excel возможна не более чем по трем ключам. В большинстве случаев этого вполне достаточно.

Глава 5 Что такое Outlook Express, или Как писать письма

• Начало работы

• Настройка Outlook Express

• Настройка учетных записей

• Панель инструментов

Американский термин e-mail означает «электронная почта». На компьютерном сленге ее еще называют «мылом» – по похожести звучания. Многие люди старшего поколения с изрядной долей иронии и скепсиса относятся к Интернету (я сам из их числа, и по-настоящему пользоваться Интернетом меня научили мои дети), но электронная почта – любимое дитя Интернета. Она пользуется заслуженной любовью у всех, кто с ней знаком, даже у тех, кто не любит писать писем. Ну а получать письма любят все. Используя e-mail, люди могут по-настоящему наслаждаться перепиской со своими близкими, да и просто облегчить себе жизнь. Попробую объяснить.

Электронная почта, в отличие от голубиной и даже авиапочты, способна доставлять письма в течение нескольких секунд[62].

Даже если вы не любите писать длинных писем, вы можете писать короткие. Да и зачем вам длинные письма, если между письмами проходит день или два? Понятно, что новостей за день много не наберется. И конверты экономить не надо!

Система хранения писем позволяет всегда иметь все письма под рукой в буквальном смысле этого слова: чтобы прочитать любое из ваших писем, достаточно нескольких щелчков кнопкой мыши. А способ ответов на полученные письма позволяет в одном физическом письме иметь все предыдущие письма, как свои, так и абонента.

В деловой переписке преимущества e-mail перед традиционной почтой еще более значительны. Мало того что все результаты переписки присутствуют в одной электронной «бумажке», так в переписку в любой момент можно еще и вовлечь несколько человек, просто добавив их адреса в письмо и ничего не переписывая.

На этом я агитацию закончу, и мы перейдем к делу.

Начало работы

В качестве программы, обеспечивающей работу электронной почты, мы изучим программу Outlook Express, которая входит в стандартный набор программ Microsoft Office.

Для начала работы с Outlook Express ее нужно – вы уже сами догадались! – правильно, загрузить. Сделать это можно несколькими способами.

Пуск ► Программы ► Outlook Express.

В панели Office щелкнуть по кнопке

В результате на экране монитора появится окно Outlook Express (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Окно Outlook Express

Если оно у вас не такое, не стоит переживать. Сейчас мы его сделаем таким. Главное, чтобы в строке меню (строке, которая находится сразу под шапкой окна) была кнопка Вид.

Воспользуемся кнопкой меню Вид и настроим окно программы Outlook Express под себя.

Настройка окна Outlook Express

Выполним команду Вид ► Раскладка. Получим следующее диалоговое окно (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Диалоговое окно настройки Outlook Express

В этом окне представлено все то, что вам позволено отобразить в окне Outlook Express. Для этого надо поставить галочку в соответствующем месте.

• Контакты – отображает область, в которой отображаются идентификаторы ваших абонентов. По сути, это та же адресная книга, но более компактная и удобная. При наличии этой области на экране для написания письма вам достаточно кликнуть по нужному контакту. Можете отключить эту область, если у вас недостаточно места на экране монитора.

• Панель папок – служит для отображения строки с названием папки, в которой вы находитесь. Мне она ни разу не пригодилась.

• Список папок – отображает все ваши папки, своеобразная панель навигации. Очень удобно при работе. Возможна ситуация, когда Список папок не нужен, например, если переписка у вас ограничена одним адресатом. Стандартный набор папок в этой области: Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные. Все остальные необходимые вам папки вы должны создать сами. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на той папке, где вы хотите создать новую подпапку, выберите в контекстном меню Создать папку и в окне Создание папки введите имя папки. Рекомендую создать папки для всех своих абонентов или по крайней мере для групп абонентов. В дальнейшем все письма из области Сообщений вы сможете по мере необходимости переместить в соответствующую им папку простым перетаскиванием мышью[63].

• Панель Outlook – отображает список папок в виде кнопок. Смотрится неплохо, но занимает много места. По сути, Панель Outlook – это альтернатива Списку папок. Так что у вас есть выбор.

• Строка состояния – думаю, что эта вещь слишком незначительна для применения и обсуждения.

• Панель инструментов – очень полезная вещь, тем более что ее можно настроить под себя. Выделите правой кнопкой мыши любую панель инструментов и выберите Настройка. Здесь можно задать размер кнопок, отображение или скрытие подписей к кнопкам, а также указать, какие кнопки будут отображаться на панели инструментов и в каком порядке.

• Панель представлений – служит для отображения строки представления, которая позволяет быстро группировать сообщения по признакам: Все сообщения, Прочитанные сообщения, Прочитанные или пропущенные сообщения. Рассчитана эта панель на работу с большим количеством корреспонденции.

• Отображать область просмотра – здесь у вас, на первый взгляд, есть выбор. Но на самом деле его нет. Эту область надо отображать, так как это – то место письма, которое называется текстом. Конечно, можно общаться с помощью одних только конвертов и все, что нужно сообщить, помещать в тему письма – но это чересчур оригинально. Почему-то общепринято отображать область просмотра под сообщениями, но это вовсе не обязательно, вы можете переставить ее в другое место.

• Отображать заголовок области просмотра – показывает строку, в которой отображается информация, которую принято писать на конверте: Кому, От кого, Тема.

• Кнопка OK служит для подтверждения вашего выбора.

• Кнопка Отмена используется для сохранения предыдущих настроек.

• Кнопка Применить позволяет посмотреть результат вашего выбора, не убирая настроечное окно Outlook Express с экрана.

Необходимо отдельно сказать несколько слов о строке Столбцы области сообщений (см. рис. 5.1), которая присутствует в окне Outlook Express, но настройкам не подвластна. Если вы пока не встречались с этой строкой, то наверняка встретитесь, и не раз.

Такие строки со столбцами обладают очень полезным свойством, а именно: они позволяют осуществлять сортировку именно по таким столбцам, то есть облегчают поиск нужных строк, в данном случае писем.

Для осуществления такой сортировки необходимо щелкнуть по заголовку столбца.

Стоит иметь в виду, что строки всегда отсортированы по значению столбца, который помечен маленьким бледным треугольником.

Щелкая по заголовку, вы просто изменяете направление сортировки и ее ключи. Например, вы хотите найти письмо от адресата с начальной буквой «И». Для того чтобы облегчить эту процедуру, отсортируйте письма по полю «От», то есть щелкните по заголовку столбца с надписью «От».

Результат вы видите на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Результаты сортировки писем

В результате все письма будут отсортированы по этому полю, и ваш поиск значительно облегчится. Правда, легче вам станет только в том случае, если вы не окончательно забыли алфавит (шутка). Если вас не устраивает направление сортировки, щелкните по этому столбцу еще раз, и бледный треугольник перевернется, а значит, направление сортировки изменится на обратное. Имейте в виду, что коды латинских букв меньше кодов кириллицы, а коды цифр меньше кодов букв и пробел меньше всего выше перечисленного. Количество столбцов в этой строке и их размер можно изменять. Для этого вызовите контекстное меню такой строки и выберите и расставьте столбцы по своему усмотрению.

• Галочка – означает выбор элемента.

• Кнопки «Вверх» и «Вниз» позволяют перемещать элемент по вертикали (на самом деле по горизонтали: вверх – это влево, вниз – это вправо).

• Отобразить – добавить элемент в строку.

• Скрыть – удалить элемент из строки.

• Ширина выделенного столбца – позволяет установить ширину столбца. Вы можете это сделать и с помощью мыши. Для этого установите указатель мыши на границу между столбцами таким образом, чтобы указатель мыши изменил свою форму, и протяните в нужную сторону (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Настройка столбцов Outlook Express

Настройка Outlook Express

Программа электронной почты, без преувеличений, обеспечивает вашу связь со всем миром компьютеров и их владельцами. Видимо, поэтому настроек здесь несколько больше, чем в предыдущих программах, которые мы изучали. Но это не должно вас пугать. В рамках данной книги я описываю только самые необходимые операции из всего множества возможных, предполагая, что все они вам не понадобятся никогда.

Ну а то, что вы захотите использовать, вы узнаете сами на основе тех знаний и навыков, которые вы приобретете, прочитав эту книгу и воспользовавшись встроенной справкой программы. Для начальной работы можно вообще ничего не настраивать, используя уже существующие настройки, так называемые настройки по умолчанию. Я же опишу настройки, которые мне позволяют более качественно работать с почтой.

Итак, настройка программы Outlook Express.

Для этого служит окно Параметры, которое вызывается из меню Сервис ► Параметры (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Окно Параметры программы Outlook Express

Закладка Общие

При запуске сразу открывать папку Входящие – весьма полезная галочка, позволяющая сразу видеть все ваши входящие письма. Впрочем, переключение между папками в области Список папок осуществляется очень просто – щелчком мыши по нужной папке (это действие называется выделением папки).

В области Сообщений вы увидите все письма, которые находятся в выделенной папке.

Внимание!

Выделить папку, письмо, сообщение – щелкнуть мышью на папке, письме, сообщении.

Уведомлять о наличии новых групп новостей – в этом случае программа с помощью специального окошка будет сообщать вам о приходе новой информации с различных подписных сайтов.

По умолчанию сама программа Outlook Express уже имеет подписку некоторых серверов Microsoft. И всегда, когда вы будете пользоваться сервисами каких-либо ресурсов в Интернете, вам будет предлагаться подписка на новости и рассылки.

Это – одна из сторон бизнеса в Интернете.

Рекомендую очень выборочно подходить к таким подпискам. Опыт показывает, что подписаться на них действительно легко. Увы, трудно бывает потом отписаться, то есть отказаться от этих подписок. А идут они к вам за счет вашего трафика, а следовательно, за ваши денежки.

Лично я, при взаимодействии с ресурсами Интернета, всегда внимательно высматриваю текст «Подписаться на рассылку» и убираю галочку, уже стоящую напротив такого текста. Хотя и не уверен, что это всегда помогает.

Во фрейме Отправка и получение сообщений все кажется понятным.

Доставлять почту в начале работы означает проверку вашего почтового ящика при загрузке программы Outlook Express.

Проверять новые сообщения каждые… позволяет вам устанавливать временной период проверки вашего ящика. Тут надо кое-что уточнить. Соединение вашего компьютера с провайдером может происходить по телефонной линии или по выделенной.

Соединение по телефонной линии самое дешевое, но предполагает захват этой линии на все время работы с провайдером. В случае такого подключения функцию проверки своей почты разумнее осуществлять самостоятельно, не полагаясь на инициативу компьютера.

Закладка Чтение

Думаю, что параметры, принятые по умолчанию, вполне устроят большинство пользователей программы. Можно лишь обратить внимание на кнопку Шрифты. Она позволяет выбрать шрифт, которым отображаются все сообщения, что вы читаете. Если вы отметите здесь Читать все сообщения в текстовом формате, то кроме текста в письме вы ничего не увидите, а ведь вам могут прислать и какое-нибудь мультимедийное письмо с картинкой (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Параметры Outlook Express. Закладка Чтение окна

Закладка Уведомления

На этой закладке определяется поведение программы в тех случаях, когда вы получаете письма с запросом уведомления о прочтении. Если вы сами хотите знать, дошло ли ваше письмо до адресата, то есть хотите получить уведомление о его прочтении, настроить эту функцию тоже можно здесь (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Параметры Outlook Express. Закладка Уведомление окна

Если вы хотите получить уведомление о прочтении вашего письма, отметьте этот параметр. Но нужно иметь в виду, что уведомление вы получите только в том случае, если ваш абонент не запретил эту операцию (пункт Никогда не отправлять уведомление о прочтении). Если вы отметите операцию Выводить запросы об уведомлении, то Outlook Express будет спрашивать вашего разрешения на отправку такого уведомления и только после вашего разрешения отправлять его.

Закладка Отправка сообщений

Данная закладка позволяет определить действия программы во время отправки ваших сообщений (рис. 5.8).

Рис. 5.8. Закладка Отправка сообщений окна Параметры

Во фрейме Отправка сообщений присутствуют такие параметры.

• Сохранять копию в папке Отправленные – сохраняет копии ваших отправленных писем. Таким образом, вы всегда сможете посмотреть, какие из ваших писем действительно ушли по назначению. Эту папку вам придется периодически чистить, то есть убирать копии отправленных писем в другие папки или удалять их.

• Сразу отправлять сообщения – когда этот пункт включен, сразу после написания письма Outlook Express пытается соединиться с провайдером и отправить сообщение. Эту опцию имеет смысл включать тогда, когда у вас есть постоянное соединение с провайдером. Если же вы соединяетесь с помощью телефонной линии, то эту опцию лучше отключить. В таком случае придется пользоваться специальным инструментом Доставить почту на панели инструментов. Использование этого инструмента позволит вам одновременно проверять свой ящик у провайдера и отправлять все подготовленные к отправке письма.

• Автоматически заносить в адресную книгу получателей, на чьи письма отвечает пользователь – после включения в вашу адресную книгу будут заноситься все адреса, на письма с которых вы отвечаете. Очень полезная функция. Про адресную книгу мы поговорим в разделе «Адресная книга».

• Включать в ответ текст исходного сообщения – этот флажок позволяет вставлять в ваш ответ текст исходного сообщения, который вы можете править. При интенсивной переписке так легче следить за ее содержанием. Формат исходного сообщения, которое включается в ваше письмо, вы можете выбрать самостоятельно во фрейме Формат отправляемых сообщений командой Настройка обычного текста ► Отступ исходного текста на… знаков при ответе и пересылке. Знак, которым будут помечены строки исходного сообщения, можно выбрать.

Закладка Создание сообщения

Данная закладка позволяет определить шрифт, то есть внешний вид ваших сообщений (рис. 5.9).

Рис. 5.9. Закладка Создание сообщения окна Параметры

Во фрейме Шрифт нового сообщения вы можете настроить вид шрифта, которым будет набираться ваше сообщение. В принципе, вы можете сделать это и во время набора своего сообщения, но настройка шрифта в этом поле позволит вам экономить время в дальнейшем.

Во фрейме Визитные карточки можно обеспечить включение своей визитной карточки в исходящие письма.

Визитная карточка – это файл формата vCard с вашими контактными данными из адресной книги. Для создания визитной карточки создайте в адресной книге запись со своими собственными данными, в меню Файл укажите на Экспорт и выберите Визитная карточка (vCard). Чтобы добавить визитную карточку в сообщение, при редактировании в меню Вставка выберите Визитная карточка.

Закладка Подписи

Флажок Добавлять подписи ко всем исходящим сообщениям позволяет делать именно то, что и написано: добавлять основную подпись ко всем вашим исходящим сообщениям (рис. 5.10).

Рис. 5.10. Закладка Подписи окна Параметры

Флажок Не добавлять подпись к ответам и пересылаемым сообщениям позволяет ответы и пересылаемые сообщения обрабатывать специальным образом, что иногда оказывается весьма полезным.

Для создания подписи щелкните по кнопке Создать. В поле подписи появится название подписи в виде Подпись #1.

Так как такое название подписи требует наличия крепкой памяти и отсутствия живого воображения, будет нелишним переименовать его в живое и лучше запоминающееся. Для этого выделите формальное название, щелкните по кнопке Переименовать и наберите новое название подписи.

Далее с помощью мыши переведите курсор в окно Изменить подпись и наберите текст подписи.

Вы можете иметь несколько подписей – на разные случаи жизни. Но чтобы компьютер имел возможность разобраться, что к чему, вы должны одну из них объявить основной. Она будет вставляться в письма по умолчанию. Для этого выделите любую подпись и щелкните по кнопке Использовать по умолчанию.

После всего этого вы можете использовать кнопки Применить или OK. Напомню, кнопка Применить позволяет закрепить все настройки, сделанные на этой закладке, не убирая окно Параметры. Кнопка Дополнительно позволит вам создать соответствие ваших подписей вашим учетным записям, если у вас их несколько.

Закладка Правописание

Фрейм Параметры – включает проверку правописания перед отправкой сообщения, в отличие от Word, в котором правописание можно включить непосредственно при наборе текста.

Я считаю этот режим очень полезным и сожалею, что почтовые серверы не имеют такого сервиса, что приводит к ситуациям повышенного кровообмена – особенно когда читаешь свои уже отправленные письма. Но это как раз та ситуация, про которую говорит пословица: «Что написано пером, не вырубишь топором» (рис. 5.11).

Рис. 5.11. Закладка Правописание окна Параметры

• Предлагать замену слов с ошибками включает режим, когда вы в контекстном меню можете увидеть варианты замены неправильного слова, если компьютер распознал это слово. Помимо общего словаря компьютер создает при работе словарь пользователя Custom.dic. В него вы можете включать слова, которые вы считаете правильными, но которые отсутствуют в основном словаре. Особенно это касается имен собственных. Редактировать этот словарь позволяет кнопка Редактировать словарь пользователя. Пополнять словарь вы можете из контекстного меню командой Добавить.

• Фрейм Всегда пропускать при проверке правописания позволяет отменять проверку правописания в некоторых случаях, что позволяет сохранять свои нервные клетки, но и исключает ситуации самоутверждения, когда вы с полным основанием можете сказать: «Ну и дура эта машина, таких простых вещей не знает!» Шутка.

Закладка Подключение

Фрейм Подключение к Интернету обычно настраивается еще при настройке обозревателя Internet Explorer. Если вы воспользуетесь кнопкой Изменить…, вы тем самым измените и настройки Internet Explorer, что лучше все-таки делать непосредственно в нем (рис. 5.12).

Рис. 5.12. Закладка Подключение окна Параметры

• Флажок Выдавать запрос при смене подключения удаленного доступа – указывает, что при наличии нескольких соединений удаленного доступа Outlook Express выдаст сообщение, предлагающее отключить неработающее соединение. Этот пункт имеет смысл только при соединении с помощью телефонной линии.

• Флажок Разрывать связь после отправки и получения сообщений – заставляет компьютер отключать соединение с Интернетом после того, как вы нажмете на панели инструментов кнопку Доставить почту и почта будет доставлена. Имеет смысл при соединении с помощью телефонной линии.

Закладка Безопасность

Фрейм Защита от вирусов позволяет хоть в какой-то мере обезопасить себя от вирусов (рис. 5.13).

Рис. 5.13. Закладка Безопасность окна Параметры

Впрочем, защита эта весьма иллюзорна.

Скорее антивирусные возможности Outlook можно назвать способами обнаружения вирусов на вашей машине.

Именно к таким относится параметр Предупреждать, если приложения пытаются отправить почту от моего имени.

Смысл включения такого параметра в том, что чем раньше вы обнаружите вирус на своем компьютере, тем лучше: больше вероятность избавиться от него с наименьшими потерями[64].

Очень важное правило – не любопытствуйте безмерно.

Не раскрывайте неизвестных вложений (это такие письма со скрепочками).

И сами придерживайтесь правила: если прицепляете к письму что-то нужное, не поленитесь упомянуть об этом в теле письма, чтобы ваш получатель не решал задачку: вы это отправили или вирус прицепился?

Многие уже даже и не задумываются: прицеплено, но приятель ничего об этом не пишет, значит, подлежит удалению.

Ну а если вообще незнакомец что-то прислал в прикрепленном файле – убить без сожаления!

Настройка учетных записей

Чтобы ваш компьютер мог использовать электронную почту, программа работы с ней должна знать, где именно расположен ваш почтовый ящик в сети. Это достигается с помощью создания вашей учетной записи. Заключив договор с интернет-провайдером, вы получаете потенциальную возможность выхода в Интернет, где существуют сервисы, предоставляющие услуги электронной почты. Многие это делают бесплатно. Но вам от этого не легче, так как для доступа в сеть вам все равно нужен провайдер.

Вы можете воспользоваться любым бесплатным почтовым ящиком, но, платя за предоставленный доступ в Интернет, вы имеете право еще и на почтовый ящик у своего провайдера. Дополнительные деньги за это, как правило, не взимаются, поэтому воспользуйтесь этой возможностью.

Итак, ваш провайдер выделил вам почтовый ящик на своем сервере и сообщил вам его адрес или имя, что практически одно и то же. Вид этого адреса очень типичный: идентификатор@домен. регион.

• Регион – набор из двух или трех английских символов, который служит для определения, к какой стране (региону, области) относится ваш провайдер. Для России это буквы ru[65].

• Домен – идентификатор вашего провайдера. Набор букв английского алфавита. При заключении договора на интернет-услуги набор этот вам сообщается. Может содержать и несколько имен, разделенных точками, если вы являетесь членом локальной сети, которая обслуживается вашим провайдером.

• Идентификатор – ваше собственное имя в сети. Это как раз то имя, которое вам позволено выбирать. Естественно, в рамках дозволенного, то есть предполагается, что такого имени еще никто не выбрал себе и оно написано английскими буквами.

Итак, вы получили у провайдера свой почтовый ящик.

Теперь под этот почтовый ящик вам надо настроить учетную запись.

Для этого в Outlook Express существует команда Сервис ► Учетные записи…, которая вызывает диалог Учетные записи в Интернете (рис. 5.14).

Рис. 5.14. Закладка Почта окна Учетные записи в Интернете

Скорее всего, в этом окне на всех закладках у вас уже что-нибудь будет написано. Это – издержки навязчивого сервиса разработчика программного обеспечения. Можете, без боязни ошибиться, удалить все, что там есть. Для этого щелкните мышью по строке с учетной записью для выделения и воспользуйтесь кнопкой Удалить. Для создания вашей собственной учетной записи вам надо щелкнуть по кнопке Добавить.

Потом надо выбрать Почта. Появится окно мастера подключения к Интернету (рис. 5.15). Этот мастер позволяет за несколько шагов создать учетную запись.

Рис. 5.15. Создание учетной записи. Шаг первый

Создание учетной записи. Шаг первый

В первом шаге вам предлагается создать имя, которым будут подписываться ваши письма. Здесь вы можете быть абсолютно искренними или позволить себе пофантазировать над псевдонимом – никто с вас не спросит, никто не осудит.

Написав то, что вы хотите, причем не обязательно в английской транслитерации, щелкайте Далее или нажимайте Enter.

Создание учетной записи. Шаг второй

На этом шаге вам необходимо ввести свой адрес электронной почты (рис. 5.16). Здесь можно заметить, что этот адрес используется для отправки сообщений после нажатия кнопки Ответить отправителю. То есть если вы хотите, чтобы вам писали на какой-то бесплатный ящик, здесь вы можете его указать. Только не забудьте сначала создать его.

Рис. 5.16. Создание учетной записи. Шаг второй

После того как вы ввели то, что считаете нужным, жмите Далее.

Создание учетной записи. Шаг третий

На третьем шаге вам необходимо будет указать серверы входящих и исходящих сообщений. Подавляющее большинство российских провайдеров работает по протоколу РОР3, хотя об этом вам знать и необязательно.

Все, что вам надо будет знать для заполнения информации об этих серверах, вы узнаете или от собственного провайдера, если будете пользоваться его почтовым ящиком, или найдете эту информацию на том сервере (, и т. д.), чьим бесплатным почтовым ящиком вы будете пользоваться (рис. 5.17). После ввода этой информации в поля мастера кнопка Далее станет активной, и по ней надо будет щелкнуть, чтобы перейти к четвертому шагу мастера.

Рис. 5.17. Создание учетной записи. Шаг третий

Создание учетной записи. Шаг четвертый

На этом шаге вам необходимо ввести свой так называемый Login, или идентификатор. Короче, тот набор символов, который стоит у вас перед символом @[66]. Причем эта учетная запись должна относиться к тому ящику, РОР3-сервер которого вы указали в предыдущем шаге.

В качестве пароля (еще он называется Password) укажите тот, который вы используете на данном сервере. Если вы поставите флажок Запомнить пароль, то Outlook Express при вашей команде Проверить почту автоматически будет доставлять все сообщения с вашего ящика.

Если же вы не разрешите программе запомнить пароль, то всякий раз при доставке почты программа будет спрашивать его у вас (рис. 5.18).

Рис. 5.18. Создание учетной записи. Шаг четвертый

Так что если не хотите, чтобы кроме вас еще кто-то получал вашу почту на вашем же компьютере, не ставьте флажок Запомнить пароль.

Создание учетной записи. Шаг пятый

Введя все, что считаете нужным, нажмите Далее. Должно появиться последнее окно мастера (рис. 5.19) с поздравлением и предложением нажать кнопку «Готово».

Рис. 5.19. Создание учетной записи. Шаг пятый, последний

После этого вы вернетесь в окно Учетные записи Интернета (см. рис. 5.14), в закладке Почта будет указана ваша созданная учетная запись. Если у вас несколько учетных записей, вам необходимо указать одну из них как используемую по умолчанию.

Если возникает необходимость что-то изменить в учетной записи, выделите такую запись и выберите ее свойства. Вы увидите окно свойств (рис. 5.20).

Рис. 5.20. Свойства учетной записи. Закладка Подключение

Здесь интересны закладки Подключение и Дополнительно. На закладке Подключение можно добавить подключение посредством телефонной линии, используя кнопку Добавить. На закладке Дополнительно вы можете определить такие параметры вашего почтового ящика, как Отправка сообщений и Доставка (рис. 5.21).

Рис. 5.21. Свойства учетной записи. Закладка Дополнительно

Флажок Разбивать сообщения, большие чем… позволяет большие сообщения разбивать на более мелкие части, что может использоваться, если телефонная связь очень ненадежна и часто прерывается. Эта возможность использовалась на заре развития сетевых технологий. Думаю, сейчас эта функция стала атавизмом.

А вот функция Оставлять копии сообщений на сервере еще используется в тех случаях, когда у вас бесплатный почтовый ящик и к нему есть доступ через Web-интерфейс. Тогда, уезжая, например, в командировку, вы можете поставить здесь флажок. И даже если ваш компьютер будет забирать почту, вы с другого компьютера, имеющего доступ в Интернет, сможете ее посмотреть до того, как вернетесь к своему домашнему компьютеру. Дело в том, что если компьютер забирает почту, то по умолчанию эти сообщения удаляются с почтового сервера.

Панель инструментов

Панель инструментов любой программы служит для удобной работы с этой программой. А для этого нужно настроить панель под себя. Для настройки панели Outlook Express служит команда Контекстное меню панели инструментов ► Настройка (рис. 5.22).

Рис. 5.22. Настройка панели инструментов Outlook Express

Здесь представлены четыре поля.

• Имеющиеся кнопки – набор всех доступных кнопок панели инструментов. Выбор нужной кнопки осуществляется щелчком мыши.

• Панель инструментов – существующий набор кнопок на вашей панели инструментов.

• Текст кнопки – дает возможность выбора: выводить кнопку с подписью, с частичной подписью или без подписи вовсе.

• Размер значка – есть возможность выбрать размер значка.

Шесть кнопок позволяют следующее.

• Добавить – добавить на панель инструментов кнопку из имеющегося набора.

• Удалить – удалить кнопку с панели инструментов[67].

• Вверх, вниз – позволяет перемещать кнопки по панели инструментов. Для этого необходимо выделить нужную кнопку. Вверх – это влево по панели, вниз – вправо.

• Закрыть – закончить работу и сохранить сделанные изменения.

• Сброс – это вернуться к исходному состоянию.

Создание почтового сообщения

Кнопка Создать почтовое сообщение создает новое письмо. Стрелочка рядом с кнопкой позволяет выбрать фон вашего письма (рис. 5.23).

Рис. 5.23. Выбор фона нового сообщения

Правда, это будет работать только в том случае, если в настройках вы допустили формат HTML (Сервис ► Параметры ► Отправка сообщений). Если вы не будете делать выбор, а просто щелкнете по кнопке, то получите чистый бланк для заполнения (рис. 5.24).

Рис. 5.24. Новое письмо

Но если вы в настройках указали добавлять подпись ко всем исходящим сообщениям (Сервис ► Параметры ► Подписи), то на этом бланке уже будет ваша подпись, которую вы используете по умолчанию.

Для написания адреса установите курсор в поле Кому и наберите адрес получателя. В этом поле вы можете указать сразу несколько получателей, разделяя их адреса точкой с запятой, но общее число не может превышать 10.

Если адресат уже есть в вашей адресной книге, то проще будет щелкнуть по кнопке Кому[68]. На экране появится ваша Адресная книга (рис. 5.25).

Рис. 5.25. Выбор адресатов

Выбрав в левом поле нужного адресата, щелкните по кнопке Кому – этот адресат появится в поле получателей сообщения. Сделав это несколько раз, вы получите целый набор адресатов. Щелкнув по кнопке Копия, вы запишете адрес получателя в поле Копия основного бланка письма. Кнопка Скрытая копия позволяет отправить письмо по адресу, который будет не виден основному получателю.

Если вы по ошибке выбрали не того получателя, удалите его из поля Получатели сообщения, воспользовавшись командой Удалить в контекстном меню данного получателя.

Выбрав получателей сообщения, нажмите OK. Вы опять окажетесь в окне основного бланка сообщения (см. рис. 5.24).

Переведите курсор в поле Тема, поочередно нажимая клавишу Tab или просто щелкнув мышью в этом поле, и наберите тему сообщения. Настоятельно рекомендую всегда задавать тему, так как существующий просмотр писем всегда показывает темы – это значительно облегчает поиск нужного письма. Кроме того, как показывает опыт, именно в теме письма большинство людей проявляют незаурядную выдумку и остроумие, что позволит вам лишний раз улыбнуться. Шутка.

Написав тему, можете переходить собственно к тексту письма, переведя курсор в основное окно, где на рисунке уже стоит моя подпись. У вас ее там не будет или будет ваша собственная подпись.

Вы сразу увидите, как активизируется панель инструментов набора текста (с кнопками Ж, К, Ч, А, ..). Все эти кнопки полностью соответствуют инструментам Word.

Если у вас возникла потребность переслать вашему абоненту какой-либо документ или фотографию, клип, ролик, то есть что-то, созданное в другом приложении, воспользуйтесь кнопкой Вставка (рис. 5.26).

Рис. 5.26. Вставка вложений

Кнопка Вложение файла позволяет прикрепить к письму любой файл.

Вам будет предложено указать, где находится этот файл и как он называется.

Кнопка Рисунок… вставляет в письмо рисунок.

Кнопка Горизонтальная линия позволяет вставлять в текст письма горизонтальную линию.

Кнопка Визитная карточка позволяет присоединить к письму вашу визитную карточку, если вы ее заранее подготовили.

Кнопка Подпись дает вам возможность вставить в текст письма одну из ваших подписей.

Закончив набор письма, щелкните по кнопке Отправить. Если у вас включена проверка правописания (Сервис ► Параметры ► Правописание), то после проверки ваше письмо будет помещено в папку Исходящие.

Ответить отправителю

Как правило, любое письмо, которое вы получили, имеет обратный адрес. Для того чтобы ответить на полученное письмо, выделите его и нажмите на кнопку Ответить отправителю панели инструментов.

Вы получите бланк, идентичный изображенному на рис. 5.24, только в поле Кому уже будет вставлен адрес получателя или его имя, а в поле Тема – тема полученного письма с буквами Re:, от слова Reply, ответ.

В поле текста письма будет находиться текст письма вашего адресата, если вы настроили Outlook Express соответствующим образом (Сервис ► Параметры ► Отправка сообщений ► Включать в ответ текст исходного сообщения).

Перемещая курсор по этому тексту, вы можете в любом месте вставлять свои реплики и комментарии. Нужно только позаботиться, чтобы ваш текст как-то отличался от текста вашего абонента: шрифтом, цветом, размером.

Ответить всем

Если вы получили письмо, которое было оправлено нескольким получателям, у вас есть возможность ответить сразу всем получателям, которые были указаны в этом письме, и отправителю. Для этого служит кнопка Ответить всем.

Не забудьте по окончании работы с письмом нажать кнопку Отправить.

Переслать

Если у вас возникла необходимость переслать полученное письмо, воспользуйтесь кнопкой Переслать. В теме такого письма будут стоять буквы Fw:. Не забудьте по окончании работы с письмом нажать кнопку Отправить.

Удалить

Если какое-то письмо вам больше не нужно, удалите его с помощью этой кнопки или клавиши Delete на клавиатуре. Удаленные письма помещаются в папку Удаленные и доступны вашей почтовой программе, а значит, и вам до тех пор, пока вы не очистите эту папку (через контекстное меню папки) или не удалите их оттуда таким же способом. После такого удаления вам уже не вернуть этих писем. Поэтому лучше не поручать компьютеру чистить папку Удаленные, а делать это самостоятельно и осознанно.

Доставить

Всякий раз, как вы нажимаете кнопку Отправить, ваше письмо помещается в папку Исходящие. И в зависимости от ваших настроек Outlook Express либо сразу пытается отправить письмо (Сервис ► Параметры ► Отправка сообщений ► Сразу отправлять сообщение), либо ждет вашей дополнительной команды. Немедленная отправка сообщений используется в тех случаях, когда у вас есть постоянный доступ в Интернет. Если же вы подключаетесь к Интернету через телефонную линию, то имеет смысл доставлять почту лишь по мере необходимости. Для этого служит кнопка Доставить (рис. 5.27).

Рис. 5.27. Отправка и получение почты

Если у вас несколько учетных записей, то здесь вы увидите их все.

Получить все – означает проверку всех ваших почтовых ящиков на наличие писем и доставку этих писем на ваш компьютер.

Отправить все – означает отправку всех ваших писем из папки Исходящие, независимо от учетных записей.

Доставить почту – означает и отправку, и получение писем с ваших почтовых ящиков.

Адреса

Кнопка Адреса позволяет вызвать адресную книгу, в которой вы можете хранить адреса ваших абонентов – в терминах Outlook они называются контактами (рис. 5.28).

Рис. 5.28. Адресная книга

Здесь вы видите только часть адресной книги, где показаны имена ваших контактов и их электронные адреса. Чтобы увидеть всю информацию о контакте, выделите нужную строку и щелкните по кнопке Свойства. В окне Свойства вы сможете хранить очень разнообразную информацию.

Текстовое поле Введите или выберите из списка… позволит вам искать контакты в интерактивном режиме, при вводе первых букв имени. Щелчок по заголовку столбцов Имя, Электронная почта и т. д. осуществляет сортировку по соответствующему столбцу.

Имейте в виду, что именно в эту книгу попадают адреса тех абонентов, которым вы посылали письма, то есть адрес контакта заносится в адресную книгу не тогда, когда приходит письмо, а когда вы на него ответили. И то только в том случае, если вы настроили Outlook Express на этот сервис (Сервис ► Параметры ► Отправка сообщений ► Автоматически заносить в адресную книгу получателей, на чьи письма отвечает пользователь).

Из этой же адресной книги вы можете создать письмо (кнопка Действие). Любой контакт можно удалить – кнопка Удалить или клавиша Delete. Можно добавить контакты из другой адресной книги (команда Файл ► Импорт) или свою адресную книгу перетащить на другой компьютер (команда Файл ► Экспорт).

На этом я заканчиваю знакомить вас с электронной почтой. И не могу удержаться, чтобы не добавить: не тушуйтесь, начинайте действовать! Все, чего вы не знаете, вам знать и не надо! Все, что вам надо знать, вы узнаете!

Успехов вам и радости общения.

Примечания

1

В новых версиях Windows удерживание правой клавиши Shift дольше 8 секунд приводит к включению фильтра ввода, который позволяет отрегулировать скорость повтора символов и время нажатия клавиш для пользователей, имеющих трудности с вводом с клавиатуры.

(обратно)

2

В последних модификациях клавиатур в этот блок стали добавлять клавиши «Print Screen», «Scroll Lock», «Pause Break».

(обратно)

3

Этот шарик теперь активно заменяется световым диодом. Такие мыши называются оптическими. Думаю, не ошибусь, если предположу, что мыши с шариками скоро совсем исчезнут.

(обратно)

4

Скорее всего, уйдут в историю и мыши с кабелем. Уже разработаны беспроводные мыши. Да что там мыши – компьютеры!

(обратно)

5

В англоязычной литературе щелчок называется «Click», а двойной щелчок – «Double Click». В русской литературе принято так, как определено выше. Автору эти определения по душе, хоть они и противоречат первоисточнику.

(обратно)

6

Понятие «меню» в компьютерных технологиях появилось по аналогии с меню ресторанов, кафе… Это понятие означает возможность выбора различных сценариев дальнейших действий.

(обратно)

7

Клавиши со стрелкой – имеется в виду любая из четырех клавиш перемещения курсора из блока клавиш управления курсором. См. «Клавиши управления курсором».

(обратно)

8

Другой вариант: щелчком левой клавиши мыши выделите ярлык или папку и нажмите клавишу Ввод на клавиатуре.

(обратно)

9

Другой способ перехода из окна в окно – Alt+Tab. Если, удерживая клавишу Alt, вы будете нажимать на клавишу Tab, то тоже сможете выбрать окно, куда надо перейти.

(обратно)

10

Это считается правилом, хотя исключения встречаются сплошь и рядом. Я думаю, что теперь вы легко узнаете эту панель в любом месте окна.

(обратно)

11

Но это бывает крайне редко, и, возможно, вам не доведется с этим встретиться.

(обратно)

12

Если у вас Рабочий стол оформлен как Web-страница, то есть при установке указателя мыши на ярлык или папку указатель мыши принимает вид раскрытой ладони, то кликанье заменяется щелканьем, а щелканье – просто наведением указателя мыши на объект.

(обратно)

13

Если вы делаете эту операцию иа одном диске, то и Shift держать не обязательно. Windows по умолчанию считает, что внутри одного диска разумнее перемещать, а не копировать.

(обратно)

14

Автор сам и изучал, и разрабатывал программы ввода (различные ГВВ – генератор ввода-вывода, универсальные программы печати форм и т. д.).

(обратно)

15

Электронно-вычислительная машина – первое название компьютеров.

(обратно)

16

Вычислительный центр – сборище программистов и вычислительных машин.

(обратно)

17

Вид окна сильно зависит от масштаба изображения. Найдите поле «Масштаб» и выберите «По ширине страницы». Именно такой масштаб показан на рис. 3.1.

(обратно)

18

Не нужно удивляться тому, что и само понятие «курсор», и его внешний вид меняются в зависимости от того, с чем вы имеете дело: с Windows, Word, Excel… В дальнейшем вы поймете, что это не приводит к путанице. Главное – это уметь отличать курсор от указателя мыши.

(обратно)

19

Закладки, кстати, меняются при помощи щелчка мыши или комбинацией клавиш CtrL+Tab.

(обратно)

20

Первая строка абзаца традиционно отличается от остальных строк – в школе она называлась «красной строкой».

(обратно)

21

Если параметр Зеркальные поля не включен, этот параметр называется Левое.

(обратно)

22

Если параметр Зеркальные поля не включен, этот параметр называется Правое.

(обратно)

23

Колонтитул – текст, который повторяется вверху (верхний колонтитул) или внизу (нижний колонтитул) каждой страницы документа. Например, номер страницы является колонтитулом. См. раздел «Колонтитулы».

(обратно)

24

Это определение рождалось мучительно, и если вы уже понимаете, что такое выделение, то пропустите этот раздел, чтобы не сомневаться в том, что вы все понимаете правильно.

(обратно)

25

Обязательно потренируйтесь работать клавишами управления курсором. Вы не должны задумываться о том, какую из них нажимать, для того чтобы попасть в нужное место.

(обратно)

26

Напротив – подразумевается слева от абзаца, когда указатель мыши принимает вид стрелки, направленной в правый верхний угол.

(обратно)

27

Word может отменить и несколько операций, но надеяться на это не стоит. Надейтесь на последнее сохранение и отмену последней операции.

(обратно)

28

Так мы будем называть файлы, созданные в программе Word, потому что они имеют расширение. doc.

(обратно)

29

Если у вас включена кнопка ¶ – непечатаемые знаки, – то в конце каждого абзаца будет виден знак абзаца – ¶

(обратно)

30

Взять мышью – это термин, означающий, что пользователь компьютера навел указатель мыши на объект и нажал левую кнопку мыши, не отпуская ее.

(обратно)

31

Протянуть мышью – термин, означающий перемещение мыши при нажатой левой клавиши мыши.

(обратно)

32

Текст Н. Н. Потапова.

(обратно)

33

Другой способ: на панели инструментов Таблицы и границы щелкните по кнопке Тип линий или Толщина линий. В появившемся окне Границы и заливка на вкладке Граница выберите тип Нет. В поле Применить к… должно быть значение К таблице.

(обратно)

34

Обычно эта панель находится внизу окна Word.

(обратно)

35

В окне Текст все уже подготовлено для ввода текста. То, что вы видите как белые буквы на синем фоне, – это выделенный текст, который будет заменен тем текстом, который вы введете. Поэтому, после того как вы выберете шрифт, размер и начертание, смело набирайте любой текст, какой хотите.

(обратно)

36

Вообще-то маркеров даже девять. Один – желтый ромбик.

(обратно)

37

Это когда маркеры видны.

(обратно)

38

Оно вызывается щелчком правой кнопки мыши, когда указатель мыши принимает вид крестика перемещения.

(обратно)

39

Конечно, если в документе больше одной страницы.

(обратно)

40

Надеюсь, прекращая работу с Word, вы не забывали на его постоянный вопрос «Сохранить изменения в документе „Пример2“?» отвечать Да. Еще лучше, если вы регулярно сохраняли свою работу с помощью клавиш Shift+F12 или CtrL+S.

(обратно)

41

Чтобы убрать рамку, войдите в колонтитул на любой странице (кликните на нем), выделите таблицу и в свойствах таблицы в настроечном окне Границы и заливка укажите Нет границы.

(обратно)

42

Оглавление или содержание документа или книги служит для ускоренного поиска нужной информации. Отличается от каталога тем, что каталог ссылается на источники информации, а оглавление – на содержательную часть информации.

(обратно)

43

При изменении размеров графических объектов всегда надо иметь в виду, что изменение только горизонтальных или только вертикальных размеров искажает пропорции всего рисунка, то есть портит его. Одновременное изменение горизонтальных и вертикальных размеров за угловой маркер сохраняет пропорции и не калечит картинку.

(обратно)

44

Разработчик первого текстового процессора. См. вступление к главе 3.

(обратно)

45

В Советском Союзе в 1985–1986 годах появляется программа «Суперкальк», в связи с малым количеством персональных компьютеров распространения не получившая.

(обратно)

46

Вид окна Microsoft Excel сильно зависит от масштаба изображения. Найдите окошко Масштаб и выберите 150 %. Именно такой масштаб выбран на рис. 4.1.

(обратно)

47

См. раздел «Кнопки Панели задач» в главе 2.

(обратно)

48

Возможность работы с примечаниями ячеек находится в контекстном меню ячейки.

(обратно)

49

Напомню: для того чтобы узнать назначение кнопки, установите на нее указатель мыши и подождите – должна появиться подсказка.

(обратно)

50

См. раздел «Файлы» в главе 2.

(обратно)

51

Иногда это может приводить к недоразумениям, так как щелчок мышью перемещает курсор в то место, в котором вы щелкнули.

(обратно)

52

См. главу 1.

(обратно)

53

См. «Клавиши управления курсором» в главе 2.

(обратно)

54

Указатель мыши при этом принимает вид жирного креста.

(обратно)

55

Многие программы Office используют это свойство, заранее выделяя текст там, где он будет меняться, так что можно сразу набирать, не тратя время на удаление. Так бывает при создании ярлыка на Рабочем столе, переименовании листа в книге Excel, в операциях Сохранить как… в Word и Excel.

(обратно)

56

Когда вы не корректируете содержимое ячейки в Строке формул, нажатие стрелки на клавиатуре (переход на другую ячейку) воспринимается как ввод.

(обратно)

57

Excel обладает большим набором функций. Все их можно увидеть, щелкнув по знаку равенства в строке формул и посмотрев раскрывающийся список, появившийся слева.

(обратно)

58

Лучше это делать на цифровом блоке клавиш.

(обратно)

59

Вообще тестирование программного продукта – это серьезная и кропотливая работа, предполагающая планирование, командную работу и создание специальных тестов. Но эту работу я уже проделал, вам осталось непосредственное тестирование программы.

(обратно)

60

Но ошибки возможны. Вы всегда можете отменить последнее действие: Ctrl+Z.

(обратно)

61

Вспомните, как вы это делали при вводе чисел месяца.

(обратно)

62

Это – теоретические выкладки. Практика способна превратить эти несколько минут в сутки, если, скажем, у вашего провайдера полетел сервер. Правда, любой солидный провайдер исправляет такие казусы в течение суток.

(обратно)

63

Для этого возьмите мышью нужное сообщение и перетащите его на значок или название папки.

(обратно)

64

Эта книга готовилась к изданию во время атаки на Всемирную сеть червя Mydoom/Novarg, который, внедрившись в компьютер, посылает от вашего имени письма по адресам вашей адресной книги. Неприятно, согласитесь.

(обратно)

65

Поэтому российский Интернет иногда называют Рунетом.

(обратно)

66

Этот символ зовут: собакой, обезьяной, доменом. В общем, многоликий Янус.

(обратно)

67

Обратите внимание, если кнопка есть на панели инструментов, то она отсутствует в наборе кнопок. Таким образом, на панели инструментов нельзя создать две одинаковых кнопки, кроме разделителя, который, по сути, кнопкой не является.

(обратно)

68

Чтобы увидеть эту кнопку, подведите указатель мыши к слову «Кому» на бланке сообщения.

(обратно)

Оглавление

Предисловие к третьему изданию

От издательства

Глава 1 Что такое компьютер, или Как включается утюг

  Системный блок

  Клавиатура

  Клавиши управления

  Клавиши управления курсором

  Блок цифровых клавиш

  Мышь

Глава 2 Операционная система Windows

  Рабочее место

  Ярлыки и папки

  Окна

  Файлы

  Работа с файлами

Глава 3 Microsoft Word, или Как печатать на компьютере

  Для чего нужен текстовый процессор?

  Начало работы

  Настройки Microsoft Word

  Панели инструментов

  Создание документа

  Форматирование документа

  Выделение

  Редактирование документа

  Таблицы и границы

  WordArt: создание надписей

  Колонтитулы

  Вставка

  Заключение

Глава 4 Microsoft Excel, или Как считать на компьютере

  Для чего нужен табличный процессор?

  Начало работы

  Листы

  Постановка задачи «Кошелек»

  Редактирование Книги Excel

  Формулы

  Тестирование программного продукта[59]

  Заключение

  Кое-что для любознательных

Глава 5 Что такое Outlook Express, или Как писать письма

  Начало работы

  Настройка Outlook Express

  Настройка учетных записей

  Панель инструментов Fueled by Johannes Gensfleisch zur Laden zum Gutenberg