«ПК для ветеринарного врача»

Ренат Надельшаевич Абуталипов, Александр Николаевич Остапчук ПК для ветеринарного врача

Введение

В последнее время компьютеры стали неотъемлемой частью нашей жизни. С ними связаны работа и обучение, развлечения и отдых и – что представляется наиболее важным – возможность оперативного получения новейшей, актуальной информации в любой сфере человеческого знания.

Сегодня существует огромное число разновидностей компьютеров – настольные, портативные, карманные, встроенные в бытовую технику, мобильные телефоны, автомобили... Практически каждый человек независимо от возраста, профессии, образования и даже места проживания сталкивается с компьютерами постоянно на работе, на автозаправке, на вокзале и в большинстве случаев дома.

Персональный компьютер – это универсальный инструмент для получения информации, обработки данных, общения и решения многих других проблем, которые ставит перед нами современный уровень технического прогресса и ускоряющийся темп жизни. Компьютер экономит наше время, он берет на себя решение многих рутинных задач, поставляет необходимую информацию, позволяет людям, находящимся в различных точках земного шара, вести непринужденный диалог в режиме онлайн (реального времени).

Люди используют компьютер совершенно по-разному: одни «запоем» играют в видеоигры в течение нескольких дней (а чаще – ночей), создавая и обращая в пыль государства и цивилизации; другие низводят компьютер до уровня печатной машинки с более удобной, «мягкой» клавиатурой; третьи погружаются в глубины веб-серфинга; четвертые предпочитают использовать компьютер для электронной переписки (деловой, романтической и т. д.). Вы наверняка заметили, что обыкновенные почтовые конверты постепенно уходят в прошлое? Нет, эпистолярный жанр не иссяк, просто он обрел другую основу – электронную. Легендарный почтальон Печкин оказался бы в полном замешательстве, читая электронные адреса вместо привычного: «Деревня Простоквашино. Шарику». А гроза сельских почтальонов – «осторожно, злая собака!» – превратилась в милый сердцу ПК-пользователей симпатичный кружок с кокетливым хвостиком.

Перечислять области применения компьютера в нашей жизни можно бесконечно, как бесконечны (или по крайней мере очень широки) его возможности и человеческая фантазия...

В данной книге мы постараемся рассмотреть особенности применения компьютера в конкретной области человеческой деятельности – ветеринарной медицине.

Для чего может пригодиться компьютер ветеринарному врачу? Большинство коллег-авторов занимаются на ПК подготовкой статей, докладов, электронных таблиц и презентаций. При этом не используется и 5 % мощности этой уникальной машины. (Можно, конечно, и микроскопом гвозди забивать, но с таким отношением к технике нормальному человеку смириться невозможно). Мало того, что, по мнению медиков, мы используем всего около 5 % возможностей собственного мозга, так еще этот хилый КПД норовим навязать и компьютеру! Попытаемся с помощью этой книги расширить сферу использования возможностей нашего электронного помощника.

ХХ в. был веком компьютеров, XXI в. стал веком сетей, и поэтому в нашей книге описаны в первую очередь различные услуги Интернета, приведен минимум технической информации, необходимой для понимания рассматриваемых тем, показаны конкретные примеры эффективной работы.

У многих сетевых коллег-авторов не раз возникали различные сложности с поиском нужной информации вследствие элементарного отсутствия необходимых знаний. Поэтому один из важнейших разделов книги посвящен оптимизации способов нахождения информации в Интернете. В нем авторы постарались изложить основные методологические принципы поиска, а не приемы, применимые лишь к отдельным, конкретным случаям.

Также большое внимание отведено здесь вопросам сетевого этикета и информационной безопасности. Вы найдете конкретные рекомендации, как оградить себя от нежелательного появления в системе взломщиков, вирусов, червей и прочей компьютерной заразы. Далее приводятся списки программных продуктов, позволяющих существенно повысить защиту вашего компьютера от вышеперечисленной «нечисти».

Отдельная глава книги посвящена работе с программой для ветеринарных врачей Андиаг®. Данный продукт интересен уже тем, что является первым специализированным пакетом на русском языке, ориентированным на работу ветеринарного специалиста.

До сих пор специфика и сложность задач, решаемых ветеринарным врачом, не находили отражения в русскоязычной программной продукции, несмотря на то, что сама область ветеринарии достойна отдельного рассмотрения. Энциклопедический словарь трактует ветеринарию как целый комплекс общебиологических и специальных наук, которые изучают анатомию и физиологию животного, закономерности жизнедеятельности здорового и больного организма, методы распознавания и лечения болезней, меры профилактики, проблемы диетологии и правильного содержания животных. К задачам ветеринарной медицины относятся и санитарно-эпидемической надзор, и вакцинация животных, а также охрана человека от болезней, передающихся ему от животных. Такой широкий спектр проблем требует огромной широты знаний и одновременно их глубины.

В ветеринарной практике не существует столь узкой специализации, как в привычной «человеческой» медицине. Ветеринару нужно быть и диагностом, и терапевтом, и хирургом, и диетологом, и фармацевтом, и... психологом – ведь он имеет дело не только с животными (характер которых, кстати, бывает очень и очень непростым), но и с их владельцами, исполненными волнения и страха за судьбу заболевшего «члена семьи». Одинаково переживают все (у кого только есть сердце) – от владелицы роскошной красавицы кошки редкой породы до старушки с беспородной собачкой на руках. Широко известна история, когда знаменитая певица середины XX в. Клавдия Шульженко отменила запланированный концерт в связи с болезнью своего любимого пса Тузика.

К тому же собаки и кошки не единственные пациенты ветеринарного врача. Ветеринару приходится лечить животных самых различных видов – образно говоря, от попугая до верблюда. И это не преувеличение, ведь осмотр, лечение и вакцинация сельскохозяйственных, а также содержащихся в зоопарках и выступающих в цирке животных тоже входят в обязанности ветеринарной службы.

Всего несколько лет назад возможности ветеринарии были весьма ограниченными. Сейчас эта область активно развивается; более того, она приближается к медицине человека. Разрабатываются новые методы диагностики и лечения, синтезируются лекарственные препараты, клиники оснащаются современной аппаратурой. Ветеринарный врач обязан постоянно пополнять свои знания. Однако информация быстро устаревает, и, пока готовится очередное печатное издание, устаревают содержащиеся в нем сведения. Находиться в курсе последних достижений ветеринарной науки и практики сегодня возможно, только работая в Сети. Все новости в мире появляются сначала в Интернете, т. е. электронные версии намного опережают бумажные. Поэтому ветеринарному врачу так важно уметь хорошо ориентироваться в Интернете, чтобы постоянно быть в курсе всех открытий и изобретений, участвовать в форумах, владеть самой свежей информацией. Кто знает, возможно именно это поможет ему спасти жизнь и здоровье живого существа...

Авторы книги ни в коем случае не претендуют на указание единственно возможного пути поиска информации и не призывают к использованию ограниченного числа определенных страниц Интернета. В Сети, как и в реальной жизни, у каждого свой путь. Книга ставит своей целью решение гораздо более сложной задачи. Основываясь на своем личном опыте, авторы разъясняют целесообразность использования возможностей Интернета ветеринарными врачами, стремятся дать основные направления, научить основам работы, помочь избежать распространенных ошибок, свойственных большинству начинающих пользователей.

Одна из глав книги познакомит вас с методами электронной идентификации животных. В ней объясняется необходимость подобных действий, а также описываются различные способы и сама процедура электронной идентификации.

Книга написана популярным, доступным языком с употреблением некоторых компьютерных терминов, расшифровка которых будет дана при первой же встрече с ними. Если Интернет станет для вас, уважаемые читатели и коллеги, добрым другом, советчиком, постоянным источником новых знаний, то можно считать задачу этой книги выполненной. Успехов вам в вашей работе и в освоении возможностей безграничных просторов Сети!

Глава 1 Word для врача-ветеринара

Использование Word

Шаблоны Word

Шаблон позволяет получить сразу почти готовый документ, потому что он содержит большую часть документа: форматирование, состав, структуру.

Word 2003 имеет много собственных шаблонов для создания документов. Пользователь может получить новые шаблоны и через сеть – как корпоративную, так и Интернет, в том числе на узле Microsoft Online в сети Интернет. Существуют еще и общие шаблоны, доступные для нескольких пользователей с узла корпоративной сети или сети Интернет.

Для эффективной работы с шаблонами требуется создание групп шаблонов, используемых для выполнения одной задачи. Если пользователь хочет сохранить плоды своего труда, он должен сохранять их в своих шаблонах. Это называется «Создание пользовательской среды редактирования».

Структура шаблона содержит все необходимые стили, все необходимые формы, упрощающие выполнение задач макросы, необходимый набор панелей и инструментов.

Все документы Word создаются на основе шаблонов.

Документы, создаваемые автоматически (кнопка «Создать» на панели «Стандартная»), по умолчанию основаны на шаблоне Normal (Normal.dot). Этот шаблон не содержит текста. Он содержит все используемые в Word стили и встроенные элементы автотекста для писем и другой деловой документации. Все, что пользователь делает в смысле облегчения своей работы в Word (панели, стили, элементы автозамены и автотекста, словари и т. п.), все это сохраняется в шаблоне Normal.dot. Поэтому чем дольше пользователь работает с этим шаблоном, тем больше его ценность. При этом если в случае какого-либо сбоя Word не может обратиться к Normal.dot, то он создает новый шаблон, в котором уже нет ничего из того, что пользователь внес в старый.

Поскольку шаблоны могут содержать макросы с вирусами, следует проявлять осторожность при их открытии или создании файлов на их основе. Надо применять следующие меры предосторожности: установить на компьютере современные антивирусные программы и регулярно обновлять их базы; установить высокий уровень безопасности для макросов; снять флажок «Доверять всем установленным настройкам и шаблонам»; поддерживать список доверенных источников.

Встроенные шаблоны – это набор шаблонов, размещенных в папке C (системный диск):\ /Documents and Settings («Документы и настройки»)\ /Пользователь (Логин)\ /Application Data\Microsoft (там же находится шаблон Normal.dot).

Для того чтобы создать документ на основе одного из встроенных шаблонов Word 2003, нужно запустить команду «Создать» в меню «Файл».

После обращения к этой команде Word 2003 открывает в области задач окно «Создание документа», разделенное на три области: «Создание документа», «Шаблоны», «Недавно использовавшиеся шаблоны».

Область «Создание документа» содержит только одну позицию, связанную с шаблонами. Это «Из существующего документа». Шаблон, не сохраненный в той же папке, что и встроенные шаблоны Word, не будет отображаться в окне «Шаблоны», и найти его можно только с помощью команды «Из существующего документа», которая открывает обычное окно обзора файлов, в котором можно найти и запустить нужный файл с шаблоном. Кроме этого, область «Создание документа» содержит команду «Чистый документ», которая создает новый пустой документ на основе шаблона Normal.dot.

Область «Шаблоны» включает две позиции: «На моем компьютере» и «На моем веб-узле». Первая открывает окно «Шаблоны», в котором пользователь может создать новый файл на основе встроенных шаблонов Word.

Word имеет набор стандартных шаблонов-заготовок, содержащих наиболее общий вид наиболее распространенных и чаще всего используемых (по мнению разработчиков из Microsoft) документов: писем, резюме, записок, публикаций и т. п. Эти шаблоны содержат структуру этих типов документов, необходимые наборы форматирования и стилей, некоторые поля и т. п. Кроме непосредственного создания документов, эти шаблоны также удобно использовать в качестве заготовок при разработке форм.

Шаблоны, созданные сотрудниками организации, а также рабочие формы на их основе и иное, хранятся на сервере локальной сети. Если эта сеть допускает создание вебузлов с помощью Word (или это сеть Интернет), то пользователь может воспользоваться для создания документов на основе этих размещенных на веб-узле шаблонов командой «На моем веб-узле». В основном же эта команда предназначена для обращения на веб-узлы Microsoft, на которых содержится множество разнообразных шаблонов и форм.

Область «Недавно использованные шаблоны» аналогична списку файлов в меню «Файл». Она содержит список последних использованных шаблонов.

Для создания шаблона следует провести организацию его стилей, элементов автотекста, макросов, панелей, горячих клавиш, так как все эти элементы сохраняются в шаблоне и составляют его основу.

После этого нужно запустить команду «Сохранить как» в меню «Файл» (клавиша F 12) и выбрать в открывшемся окне сохранения файла в поле «Тип файла» «Шаблон документа». При этом автоматически откроется для сохранения папка «Шаблоны». Если шаблон сохраняется в другую папку, то для обращения к нему потребуется открыть его из текущего местоположения как обычный файл. Если шаблон сохранен в папке «Шаблоны», то он будет доступен в окне «Шаблоны». При переустановке Word папка «Шаблоны» обновляется, и пользователь рискует потерять все свои шаблоны.

Если шаблон создается на основе существующего документа, то следует убрать из него перед сохранением текущий текст или часть его, оставив только те фрагменты, которые в дальнейшем будут использоваться постоянно (заголовки, штампы и т. п.).

Общие шаблоны – это шаблоны, доступные для всех открытых документов. После загрузки такого шаблона все его инструменты и панели доступны для всех открытых в сеансе документов до конца сеанса. Для подключения общего шаблона надо выбрать команду «Шаблоны и надстройки» в меню «Сервис» и кликнуть на кнопке «Добавить», а затем в открывшемся окне «Добавление шаблона» выбрать из списка нужный шаблон. Общие шаблоны являются сетевыми и могут быть доступны также и с узла сети. Они впервые появились в Word 97.

После того как общий шаблон будет загружен один раз, он станет постоянно появляться в окне «Шаблоны и надстройки», но в следующей сессии уже не будет отмечен флажком и, соответственно, не будет подключен до тех пор, пока его не отметят флажком.

Для того чтобы сделать шаблон доступным в окне «Шаблоны», его нужно поместить в папку «Шаблоны».

Одной из особенностей использования шаблонов являются их отношения со стилями: при подключении к файлу нового шаблона его стили становятся доступными для использования в документе, и, кроме того, возможно автоматическое обновление стилей текущего документа, если включена опция «Автоматически обновлять стили».

Одной из основных проблем при работе с шаблонами является безопасность. Если при сохранении документа Word требует, чтобы документ был сохранен как шаблон, то вполне возможно, что документ заражен вирусом, так как вирусы распространяются именно через макросы и шаблоны.

Если пользователь переместил по какой-то причине свой шаблон, то при следующем обращении к нему выяснится, что он недоступен. Если это проделано с шаблоном Normal. dot, то Word заменит его новой версией. Кроме этого, недоступность шаблона может означать разрыв связи с сетью.

Шаблоны, файлы которых защищены (режим «Только для чтения», пароль и т. п.), не позволяют копировать свои стили с помощью «Организатора».

«Мастер» – это программный автомат, который создает документ нужного типа (письмо, конверт, докладную записку, резюме, веб-страницу) автоматически. При этом пользователю остается только выполнять его указания. При работе «мастер» может использовать последовательно или одновременно несколько шаблонов.

Надстройки представляют собой программный компонент Word и являются динамическими библиотеками (файлы с расширением DDL), в которых содержатся дополнительные функции и команды, которых нет в обычном Word. Надстройки, используемые Word, имеют расширение WLL (Word Linked libraries).

В состав стандартного Word входит только одна надстройка – для создания веб-страниц. Другие надстройки получаются из Сети (приобретаются в Сети) и устанавливаются в Word. Для установки надстройки надо выбрать команду «Шаблоны и надстройки» в меню «Сервис» и затем нажать кнопку «Добавить» в открывшемся окне. После чего в открывшемся окне «Добавление шаблона» выбрать нужную надстройку.

Формы Word

Форма – средство взаимодействия Word с пользователем. Это структурированный документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Пользователь может создать форму, которую другие пользователи заполнят на бумаге или в Word. Затем можно обработать собранные сведения.

Word использует несколько типов форм:

1) защищенные формы;

2) отпечатанные формы;

3) оперативные формы.

Защищенные формы – это электронные формы, предназначенные для заполнения пользователем данных (например, в виде ответов на вопросы, помещаемых в строго определенные области формы или выбираемые из заранее заданного списка).

Отпечатанные формы заполняются вручную.

Оперативные формы имеют вид диалоговой последовательности вопросов и ответов.

Формы чаще всего используются для вопросников или анкет, но самая важная их функция – это автоматизация подготовки документов. Форму можно использовать практически для любого документа, в котором есть повторяющийся текст, а также для похожих документов, отличающихся только конкретными деталями.

Здесь следует отметить, что в Word не обязательно распечатывать или сохранять всю форму, можно ограничиться только содержащимися в ней данными, что очень облегчает сотрудничество с базами данных.

Форму, разработанную с помощью Word, можно публиковать в веб (например, на персональной веб-странице) и с ее помощью собирать сведения о ее посетителях.

Рассмотрим создание формы Word.

Создание формы начинается с создания заготовки.

Заготовка – это любой документ (с любым форматированием), в котором есть специальные области, выделенные для размещения полей формы. Поля формы – это места, в которые вводится определенный тип данных. Значит, создание заготовки – это выделение областей под поля формы в документе.

Как правило, формы предназначены для многократного заполнения, и потому заготовки форм сохраняются как шаблоны. Особенность форм заключается в использовании полей, которые помещаются на специально выделенные области в документе. Поэтому форму легко повредить (сделать неработающей), просто сместив область поля или даже удалив его – это очень легко, так как незаполненная область поля очень часто не видна, но тем не менее, даже будучи невидимой, эта область существенно влияет на расположение текста в документе. В итоге, если пользователь не понимает, что он имеет дело с формой (т. е. с полем формы), а не с ошибкой программы, то он просто удалит досадную помеху, и все. Так вот, для того чтобы избежать этого, Word использует защиту документа от несанкционированных изменений, т. е. повреждений описанного выше рода.

Защитой документа в данном случае будет простая блокировка, для установки которой нужно воспользоваться командой «Защитить документ» в меню «Сервис».

При обращении к этой команде Word 2003 открывает в области задач окно «Защита документа».

В окне защиты пользователь может произвести настройки параметров блокировки документа от несанкционированных изменений. Он может установить ограничения или запретить применение некоторых (или всех) стилей. Для этого надо кликнуть по ссылке «Настройки» в области «Ограничения на форматирование». Также возможно наложение ограничений на редактирование (например, можно разрешить только ввод данных в поля формы или вставку примечаний). Для ограничения редактирования можно установить исключения, т. е. указать авторизованные учетными записями операционной системы имена (логины) пользователей (вместе с доменами, если форма предназначена для работы в Сети) или группы пользователей (для работы с сетевой версией), которых наложенные ограничения не касаются.

Наконец, когда все ограничения установлены, можно включить защиту, нажав кнопку «Да, включить защиту» в нижней части окна «Защита документа».

После того как заготовка формы создана (и сохранена как шаблон), следует запомнить, что теперь для внесения каких-то изменений в форму ее нужно открывать как шаблон, т. е. в окне «Шаблоны» (если шаблон сохранен в папке шаблонов Word по умолчанию) или из заданного пользователем местоположения («Создание из существующего документа»). После того как необходимые изменения внесены в форму, файл следует сохранить именно как шаблон, а не как документ (программа будет по умолчанию сохранять файл именно как документ Word, а не как шаблон). В этом случае пользователь получит только один документ с изменениями формы, а сам шаблон останется по-прежнему неизменным.

Для того чтобы не ошибиться при сохранении, нужно использовать список «Тип файлов» в окне сохранения при сохранении и в окне открытия при открытии.

Для того чтобы внести изменения в защищенный (заблокированный) документ, нужно сначала снять защиту, запустив одноименную команду в меню «Сервис».

Следующий этап – собственно создание формы, т. е. помещение в нее специальных элементов формы (текстовых полей, флажков, полей со списком, параметров полей формы, таблиц, рамок, затенений полей, защиты формы).

Все эти элементы собраны на специальной панели инструментов – на панели «Формы».

Текстовое поле помещает на страницу документа выделенную область для ввода произвольного текста. Флажок (его еще называют галочкой) используется для выбора вариантов из представленного ряда. Аналогично устроено поле со списком. Разница заключается в том, что здесь для выбора список сначала нужно развернуть. Кроме списка или ряда вариантов, в форму может быть добавлена таблица с заданным количеством столбцов и строк, а также вставлена рамка для выделения текста или области. Размер и положение рамки могут быть изменены. Для того чтобы помещаемые на страницу поля отличались от остальных элементов документа и были заметны, используется затенение полей. Если эта кнопка панели «Формы» нажата, то все помещаемые на документ поля затеняются.

Для того чтобы блокировать документ, для внесения любых изменений (кроме ввода информации в поля формы) используется кнопка «Блокировка» (она имеет вид висячего замка).

Все поля формы могут изменять свои свойства с помощью настроек. Для настройки полей используется кнопка «Параметры формы». Кроме того, каждое поле обладает своим контекстным меню, в котором обязательно есть команда «Свойства», открывающая окно настроек поля. Того же самого можно добиться, просто дважды кликнув по полю.

Рассмотрим подробнее работу с наиболее часто используемым полем формы – текстовым полем.

Текстовые поля используются, как правило, для ввода текста, но не только: в поле этого типа можно вводить также и дату или время и даже производить некоторые вычисления. Но вводимый текст (обычный текст), размер которого в общем-то может быть не ограничен, является конечно же основным содержанием текстового поля.

Текст можно разбивать на несколько абзацев до тех пор, пока не будет нажата клавиша TAB, переводящая курсор в исходную позицию следующего поля, – продолжается ввод текста в одно и то же поле.

Форматируются текстовые поля точно так же, как и обычный текст (если, конечно, форма не заблокирована).

Текстовое поле обладает такими настраиваемыми параметрами, как:

1) тип поля. Этот параметр устанавливает тип данных, которые вводятся в поле. Текстовое поле позволяет использовать следующие типы данных:

а) обычный текст. Обычный текст, используемый в документе;

б) число. Установка этого типа позволяет вводить только числовые символы. Если же пользователь продолжает упорно вводить какие-то другие символы, то значение поля становится равным нулю;

в) дату. Установка этого типа позволяет вводить только дату или время, причем обязательно в правильном формате, т. е. в том, который задан в установках операционной системы (панель управления, «Язык и региональные стандарты»);

2) два дополнительных типа, существующих для облегчения труда пользователя. Это «Текущая дата» и «Текущее время». Текущая дата автоматически проставляет текущую дату при открытии документа, а текущее время делает то же самое с текущим временем;

3) тип данных «Вычисления», производящий вычисления в соответствии с уравнением, помещенным в поле «Текст по умолчанию».

«Текст по умолчанию» – это то, что отображается в текстовом поле в качестве начального значения. Вместо него пользователь может ввести любое другое значение, кроме тех случаев, когда в текстовом поле установлен тип «Текущая дата» или «Текущее время». Если же выбран тип «Вычисление», то это поле изменяет свое обозначение на «Выражение», и в начале его появляется знак «=» – отсюда начинается уравнение;

4) параметр «Максимальная длина», устанавливающий предельное значение количества символов, которые можно вводить в текстовое поле. По умолчанию это значение равно 32 767. Кроме того, можно установить в текстовом поле значение «Без ограничений»;

5) формат текста. Этот параметр определяет формат поля, он зависит от параметра «Тип текста». Если выбран «Обычный текст», то параметр «Формат» может задавать различные регистры (прописные буквы или строчные). Если же выбран тип «Число» или «Вычисление», то формат ограничен числовыми форматами. Для типов «Время» или «Даты» формат ограничен форматами представления даты и времени.

Еще один элемент настройки полей формы, на который обязательно следует обратить здесь внимание, – это «Справка».

Поля формы Word снабжены даже не одним, а двумя типами справки. Первый из них – это справка, текст которой отображается в строке состояния; а второй – это текст, который появляется после нажатия кнопки F1.

Для ввода текста справки нужно нажать кнопку «Текст справки» в окне «Параметры поля». В открывшемся после этого окне «Текст справки для формы» есть две закладки: «Текст справки в строке состояния» и «Клавиша F1». На этих закладках есть три опции: «Нет» (нет никакого текста); «Элемент автотекста» (отображается элемент автотекста из раскрывающегося списка, например, «Берегите себя» или «Большое спасибо») и «Текст справки». Когда включена последняя опция, то выводится текст, помещенный в расположенное ниже окно. В окне текста справки для строки состояния помещается до 83 символов, а в окне текста F1 – до 255.

Справки могут совмещаться (например, для строки состояния – краткое указание, а для F1 – подробное).

Формы Word могут использоваться для автоматического выполнения вычислений при вводе данных. Для этого в текстовом поле формы существует тип «Вычисление». Настройка вычислений производится следующим образом: для того чтобы форма автоматически вычисляла сумму введенных чисел, следует сначала ввести текстовое поле для первого слагаемого и задать в нем тип «Число», выставив флажок на опции «Вычислять при входе»; затем проделать ту же операцию для второго и последующих слагаемых. Когда, наконец, все слагаемые заданы, нужно ввести поле для суммы (поле-сумматор), в котором тип текста задается как «Вычисление» и указывается такая, например, формула для трех слагаемых:

«= Слагаемое 1 + Слагаемое 2 + Слагаемое 3».

Здесь «Слагаемое #» – это имя закладки, которой автоматически помечается вводимое поле. Имя закладки можно установить в области «Параметры поля». Первое поле этой области так и называется – «Закладка». Оно и содержит имя закладки. Нужное имя («Слагаемое #») вводится в это поле пользователем.

Вместо длинной формулы «A + B + C» можно использовать функцию.

Все поля Word имеют коды, что позволяет делать вставку полей в уже существующие поля. Коды – это специальные зарезервированные (т. е. заложенные в программу разработчиками) фразы (команды), которые приказывают Word безусловно выполнять те или иные определенные действия.

Часть кодов является функциями, с помощью которых пользователь может производить в Word математические вычисления – не так много и не так легко, как в Excel, но все же.

Одна из таких функций – функция суммирования SUM (), которая выполняет сложение чисел в обозначенных закладками полях. В формулу, использующую эту функцию, вставляются имена закладок, обозначающих содержащие нужные числа поля.

Например, приведенная выше формула суммы с использованием функции SUM будет выглядеть так:

«= SUM (Слагаемое 1; Слагаемое 2; Слагаемое 3)».

И, наконец, о том, как сделать свою форму доступной для печати.

Здесь все в общем-то так же, как и с обычными документами Word, за исключением нескольких проблем.

Прежде всего печатная форма предъявляет повышенные требования к макету документа (окну «Параметры страницы» меню «Файл», вкладкам «Поля», «Размер бумаги», «Источник бумаги», последнее поле в правочной системе Word и Windows XP нередко называется «Макет»).

Макет должен быть жестким, т. е. не изменяться в зависимости от вводимого текста. Размер шрифта лучше всего – 12 или 10, так как это высота букв пишущей машинки. Следует избегать использования символа подчеркивания, так как здесь возникают проблемы с разделительными линиями.

Вообще, все линии и прочие фигуры лучше всего делать с помощью панели «Рисование». Для того чтобы элемент формы располагался точно в нужном месте и никуда не «уезжал», следует поместить его в рамку. Для обозначения флажков на форме можно использовать настройки списка Word, в которых легко подобрать соответствующий символ.

Кроме «стандартных» форм, т. е. форм бланков и форм с вычислениями, еще очень популярны так называемые вопросно-ответные формы.

Вопросно-ответная форма – это интерактивная анкета, в которой вопросы выводятся в специальном окне, в котором также есть область для ввода ответа. Окно первого вопроса выводится сразу после создания документа, затем выводятся окна всех остальных вопросов. После того как пользователь ввел в окна всех вопросов текст всех ответов (или отказался от ввода текста, нажав кнопку «Отмена»), программа отображает документ в законченном виде, т. е. показывает все вопросы и все ответы, помещая тексты ответов на отведенные для этого при создании формы места.

Вопросно-ответная форма создается с помощью кодов полей.

Сначала следует создать шаблон, в котором будет выделено место под элементы вопросно-ответной формы, т. е. выделено место для вопросов (помещен текст вопросов) и выделено место для ответов (обозначено такой, например, фразой: «Ответ на вопрос №...»). Таким образом, обычный шаблон выступает в качестве заготовки для вопросно-ответной формы.

После того как шаблон готов и место под вопросы и ответы в нем выделено, начинается собственно вставка полей. Для этого используется команда «Поле» из меню «Вставка». После обращения к этой команде открывается окно «Поле», в котором есть раскрывающийся список «Категории». В этом списке надо выбрать позицию «Слияние». Затем в другом списке – списке «Поля» – надо выбрать поле «Fill In». Затем в строку «Приглашение» области «Свойства поля» надо ввести текст вопроса. Вопрос готов. Теперь если создать документ на основе этого шаблона (шаблона вопросно-ответной формы), то Word выведет окно с текстом вопроса, который был введен в строке «Приглашение». Под этим текстом будет расположена область для ввода текста ответа. Если заполняющий форму пользователь не захочет отвечать на вопрос, то он может пропустить его, нажав клавишу «Отмена». Разработчик формы может вставить в форму ответ по умолчанию. Текст ответа по умолчанию выводится в окне вопроса в области, отведенной для ввода текста ответа. Если заполняющий форму пользователь согласен с этим вариантом ответа, то он может принять его, нажав кнопку «ОК», если нет, то оно может ввести вместо него свой вариант ответа или отказаться отвечать, нажав кнопку «Отмена».

Текст ответа по умолчанию помещается при создании вопроса в поле «Ответ по умолчанию» в области «Параметры поля» окно «Поле», которое открывается командой «Поле» в меню «Вставка». Если нужно, то можно отключить ответ по умолчанию, скинув флажок на опции «Ответ по умолчанию» в области «Параметры поля».

Word 2003 может сохранять данные, введенные в форму пользователем, отдельно от самой формы. Это позволяет затем передавать их в Access для создания базы данных на основе данных форм.

Для сохранения только данных формы следует произвести изменения в настройках сохранения файла. Сначала нужно воспользоваться командой «Сохранить как ...» в меню «Файл» и в открывшемся окне сохранения воспользоваться меню «Сервис» команда «Параметры сохранения». В открывшемся окне «Сохранение» (вкладка «Сохранение») нужно выставить флажок на опции «Сохранять только данные для форм». В результате Word сохранит файл в формате «Обычный текст». При этом будут утрачены все форматирование и все данные, кроме тех, что помещены в поля форм. Итоговый файл будет представлять собой простой строчный текстовый список, в котором будут содержаться разделенные запятой закавыченные данные из полей формы, как числа, так и текст. Если в форме были использованы флажки, то содержимое флажковых полей будет представлено как единица (1), если флажок выставлен, и ноль (0), если флажок снят.

Кроме хранения отдельно от формы, данные формы могут также и распечатываться отдельно от формы. Для этого на вкладке «Печать» окно «Параметры» в меню «Сервис» в области «Для текущего документа» следует выставить флажок на опции «Печатать только данные для форм». Смысл такой распечатки заключается в возможности помещения данных из формы электронной в предварительно отпечатанную пустую (незаполненную) бумажную форму. При этом данные из электронной почты печатаются на те же позиции, на которых они расположены на экране.

Подключение к Интернету и настройка подключения

Давайте подробно разберемся, как информация из Интернета попадает в наши компьютеры.

Интернет (интернациональная сеть) – это всемирная кооперативноуправляемая совокупность компьютерных сетей разного уровня и подчиненности, равноправно обменивающаяся информацией посредством базовых протоколов TCP/IP.

Доступ к Интернету обеспечивается провайдерами – компаниями, поставляющими на рынок услуг выход в Интернет.

Основа Интернет – опорные сети – CBN (Core Backbone Network) провайдеров высшего уровня, таких как, например, «UUNet» и «AT&T». Именно через них и осуществляется доступ к Всемирной паутине на транснациональном уровне, а уже вслед за тем производится распределение текущего потока данных – Интернет-трафика, т. е. количество передаваемых по Сети данных в байтах.

Сетевые провайдеры второго уровня – это национальные провайдеры, такие как «РОЛ», через которых происходит распределение трафика на уровне страны.

Региональные провайдеры – провайдеры третьего уровня – осуществляют обмен данными по высокоскоростным каналам и предоставляющие доступ местным провайдерам.

Последние – местные, т. е. локальные провайдеры, обеспечивающие выход в сеть конкретного пользователя.

Доступ в Интернет производится с помощью шлюзов. Так называют компьютер или систему компьютеров со специальным программным обеспечением, которые позволяют связываться локальным сетям (они называются LAN) с глобальной Сетью (она называется WAN). Кроме того, шлюзы могут соединять также и две WAN.

Соединение обеспечивается маршрутизатором – устройством, которое связывает сети с одинаковыми протоколами, но разными типами сетевого оборудования. Маршрутизаторы пропускают в сеть только свою, (предназначенную именно для этой LAN) информацию.

Передача данных в сети производится по протоколу. Это специальный набор правил, который обеспечивает обмен информацией как между отдельными ПК, так и между сетями.

В Интернете основным протоколом считается протокол TCP/IP.

На самом деле, это не протокол, а семейство протоколов, представленное парой TCP и IP.

Протокол TCP управляет передачей и обеспечивает надежность соединения, а также пересылку данных по Сети в виде специальных пакетов, имеющих начало и конец в виде заголовка и окончания. Они также называются TCP-конвертами.

Протокол IP делает, в общем, то же самое, но уровнем выше. Это значит, что IP – это межсетевой протокол, который обеспечивает адресацию описанных выше пакетов данных.

Основные задачи IP – это адресация, маршрутизация, фрагментация пакетов, передача данных.

Достоинства TCP/IP – это открытость и независимость от программного и аппаратного обеспечения, а также от физической среды передачи данных, уникальность адресации, унификация используемых в сервисах протоколов.

TCP/IP делится на четыре уровня: прикладной, который взаимодействует непосредственно с сервисами; транспортный, в котором происходит основная передача потока данных; межсетевой для взаимодействие с сетями разного уровня; физический и канальный – для подбора протоколов уровня доступа к физической среде передачи данных.

Рассмотрим теперь, как и каким образом производятся подключение к Интернету и выход в сетевое пространство.

Начнем с соединения по протоколу WiFi.

Wire Fire – это беспроводная технология соединения компьютеров в сеть или подключения их к Интернету. Многие портативные устройства (ноутбуки, Pocket-PC, поддерживающие стандарт IEEE 80211) имеют встроенный интерфейс WiFi (можно также использовать специальные WiFi-адаптеры, которые выпускаются либо в виде карточек, вставляемых в PCMCIA-слот ноутбука, либо в виде внешних устройств, подключаемых к USB-порту компьютера).

Для установки соединения устройства с поддержкой интерфейса WiFi следует выполнить следующие действия: установить связь между устройством и точкой доступа. Это происходит автоматически, как только точка доступа и включенное устройство окажутся в поле взаимной досягаемости. При этом на большинстве ноутбуков появляется значок в правом нижнем углу экрана или загорается индикатор на корпусе ноутбука. Затем активируется доступ к Интернету непосредственно на устройстве.

Далее: коммутация соединения посредством dial-up.

Этот способ соединения используется чаще всего для рабочих станций.

Для того чтобы выйти в Сеть таким образом, надо иметь некоторое оборудование, а именно: модем, канал связи (например, домашнюю телефонную линию), провайдера, специальные программы, позволяющие соединять компьютер с телефоном провайдера (как правило, такие программы встроены в операционную систему).

Dial-up обладает таким достоинствами, как независимость, свободная возможность настраивать компьютер и остальные необходимые технические средства по своему усмотрению, возможность работы с нужным вам программным обеспечением, большая самостоятельность и приватность работы в Сети, возможность пересылать большие объемы информации из сети и в сеть. Но, при этом dial-up требует основательных затрат на оборудование для выхода в Интернет, он «привязан» к столу, на котором стоит ПК, уязвим для вирусов и других сетевых угроз.

Рассмотрим выход в Интернет через модем подробнее.

Для того чтобы преобразовать информацию из цифрового вида на компьютере в аналоговый сигнал в телефонной сети и наоборот, необходимо устройство, включаемое между компьютером и телефонной линией. Это устройство – модем (модулятор-демодулятор).

Когда два компьютера соединены между собой через модемы по телефонной линии, поток цифровых данных из первого компьютера поступает в модем, с которым он работает в паре, и преобразуется в аналоговую форму, необходимую для пересылки по телефонному каналу. Затем с выхода первого модема данные в аналоговой форме попадают в телефонную линию, по которой и «путешествуют» до месторасположения второго модема. Этот этап преобразования данных из цифровой формы в аналоговую и называется модуляцией. После этого аналоговый сигнал, попав на второй модем, преобразуется в цифровой вид, который и поступает на второй компьютер. Этот этап преобразования данных из аналоговой формы в цифровую и называется демодуляцией.

Скорость, с которой модемы передают данные, называется пропускной способностью модема.

Преобразование цифровых сигналов в аналоговые сигналы и наоборот выполняется в соответствии с утвержденными международными стандартами – модемными протоколами.

V92 – это современный протокол передачи данных, рекомендованный международной телекоммуникационной организацией ITU (International Telecommunications Union) и позволяющий достигать скоростей вплоть до 56 Кбит/с на стандартных телефонных линиях общего пользования. Эта технология использует схемы сжатия данных V44bis для дополнительного увеличения производительности.

Модемы бывают следующих типов:

1) телефонные модемы, которые подсоединяются к обычным телефонным сетям и чаще всего используются для частной организации выхода в Интернет;

2) радиомодемы, работающие в радиодиапазоне (это альтернатива при отсутствии телефонных линий);

3) кабельные модемы для кабельных высокоскоростных выделенных линий;

4) сотовые модемы для работы с сотовыми телефонами стандарта GSM и подключения к Pocket-PC и коммуникаторам.

Внешние модемы – это отдельные устройства с собственным блоком питания. Подключение внешних модемов к компьютеру происходит через последовательные порты или через порт USB (порт универсальной последовательной шины). Максимальная скорость соединения через внешние модемы – 115 200 бит/с.

Внешние модемы являются более мобильными устройствами, чем внутренние, потому что для подключения к другому компьютеру требуется переключить только один разъем. Внешний модем позволяет определить свое состояние по световым индикаторам на лицевой панели. На задней панели внешних модемов находятся разъемы для подключения к источнику питания (если он внешний), последовательному порту и телефонной линии, а также для подключения телефонного аппарата. Внешние модемы оснащены внутренним громкоговорителем и могут иметь самостоятельный регулятор громкости. Громкоговоритель позволяет контролировать процесс установления соединения и передачи данных в зависимости от текущей конфигурации модема.

Выход в Сеть с помощью внешнего модема более надежен, и, кроме того, самим процессом выхода может управлять пользователь через внешние органы управления модема.

Но он стоит дороже, занимает много места и требует много дополнительного внимания (больше приходится возиться с модемом, чем с ПК).

Большинство современных ПК обладают встроенными внутренними модемами. Внутренний модем представляет собой обычную карту расширения для установки в слот материнской платы компьютера и не имеет собственного блока питания, питание производится от ПК, что увеличивает нагрузку на его блок питания. Кроме того, если внутренний модем «зависает», то приходится перезагружать всю систему.

К недостаткам внутреннего модема также следует отнести и значительно меньшую надежность соединения. Но зато внутренний модем гораздо дешевле и не занимает места на столе, а также не требует постоянного внимания.

Для того чтобы модем заработал, нужно установить на ПК его драйвер. Важность этой процедуры заключается в том, что именно здесь задается его скорость (пропускная способность). Установка и настройка драйвера модема производится следующим образом: сначала надо открыть «Панель управления» и выбрать опцию «Телефон и модем». В открывшемся после этого окне «Телефон и модем» надо перейти на вкладку «Модемы» и в списке модемов выбрать нужное название марки модема, после чего нажать кнопку «Свойства». В окне «Свойства» (имя модема) надо перейти на вкладку «Дополнительные параметры связи» и нажать кнопку «Изменить умолчания». Затем, в окне «Предпочтения по умолчанию» на вкладке «Общие» в разделе «Параметры подключения линии данных» в раскрывающемся списке поля «Протокол» нужно выбрать следующее значение для настройки или отмены коррекции ошибок – «Стандартный ЕС». Выбор этого значения позволяет модемам автоматически выбирать метод коррекции ошибок для использования в данном соединении. Выбор значения «Форсированный ЕС» означает принудительную коррекцию ошибок и задает применение в процессе коррекции только протокола V42 для данного соединения, а при невозможности использования соединение завершается. Выбор значения «Отсутствует» означает, что, если во время использования любого из методов коррекции ошибок согласование длится слишком долго, соединение может быть завершено провайдером. Чтобы ускорить работу модема без согласования и коррекции ошибок, следует выбрать значение «Отсутствует», но при этом следует помнить, что в этом случае связь становится менее надежной. В поле «Сжатие» в области «Параметры подключения линии данных» надо выбрать «Включено», так как сжатие данных значительно уменьшает время, необходимое для их передачи. В этом же пункте задается аппаратное сжатие, которое позволяет передавать информацию со скоростью, превышающей реальную скорость соединения. Отключение сжатия (для этого надо выбрать в списке поля «Сжатие» позицию «Отключить») целесообразно в том случае, если коммуникационная программа также настроена на сжатие данных (такое сжатие называется программным), а также если часто выполняется передача архивных файлов (так как алгоритмы сжатия, которыми поддерживаются некоторые модемы, практически замедляют передачу уже сжатых перед этим данных). Программное сжатие работает более эффективно, чем аппаратное сжатие, так как на компьютере доступен намного больший буфер обмена, чем на модеме. При модемном (аппаратном) сжатии передача данных удерживается до тех пор, пока модемный буфер не заполняется данными с компьютера, а при программном сжатии эта процедура происходит гораздо быстрее. Выбор в раскрывающемся списке поля «Управление потоком» позиции «Аппаратное» переводит работу модема на аппаратные методы управления потоком данных между модемом и компьютером. Если же выбрать позицию «Xon/Xoff», то работа модема переключится на программные методы управления потоком данных между модемом и компьютером.

Этот протокол рекомендуется использовать, только если модем или кабель не поддерживают аппаратное управление потоком данных. Выбор позиции «Отсутствует» означает отказ от управления потоком данных между модемом и компьютером. Выход из настроек модема с автоматическим применением всех сделанных изменений производится нажатием кнопки «ОК».

После того как модем подключен, драйвер его установлен и сам модем опознан, наконец, системой, можно заняться подключением к Интернету. Это подключение производится следующим образом.

1. В главном меню панели задач выбрать опцию «Подключение».

2. Затем в раскрывшемся списке указать «Отобразить все подключения».

3. В окне «Сетевые подключения» найти «Сетевые задачи» и выбрать там опцию «Мастер новых подключений»;

4. В окне первого шага мастера нужно нажать кнопку «Далее».

5. Затем отметить щелчком левой кнопки мыши пункт «Подключить к Интернету» и кнопкой «Далее» перейти к следующему этапу.

6. Выбрать пункт «Установить подключения вручную» и нажать кнопку «Далее».

7. После этого, кликнув пункт «Обычный модем» и «Далее», открыть окно следующего шага «Мастера новых подключений».

8. В пустом окне обозначить названием (любым названием) создаваемое соединение и кнопкой «Далее» перейти к следующему этапу.

9. В появившееся окно ввести телефон для подключения, выданный провайдером при заключении договора или указанный в карте доступа в строке «Модемный пул».

10. В окно «Имя пользователя» ввести логин, выданный провайдером, а в окно «Пароль» и «Подтверждение» – пароль для соединения с данным провайдером (рекомендуется оставить включенными все три пункта, расположенные в нижней части окна под логином и паролем).

11. После этого нажать кнопку «Далее» и перейти к окну окончательного этапа установки соединения. В этом окне «Мастера новых подключений» отображена вся информация о создаваемом соединении.

12. Наконец, надо включить пункт «Добавить ярлык подключения на рабочий стол».

13. Теперь можно нажать кнопку «Готово».

Первый этап соединения на этом завершен.

Теперь надо настроить параметры созданного соединения.

После создания соединения автоматически откроется окно, в котором надо продолжить настройку соединения и задать следующие параметры.

1. В окне «Подключение к ... (здесь обозначается введенное на предыдущем этапе имя соединения)» включить пункт «Сохранять имя пользователя и пароль», чтобы не вводить их при каждом подключении заново. Но если соединение создается на чужом компьютере или оно может быть доступно посторонним лицам, то рекомендуется данный пункт не включать, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа.

2. В графе «Набрать», где отображается введенный ранее при создании соединения телефон провайдера, необходимо добавить английскую букву «р» (это значит, что будет производиться импульсный набор), если телефон является импульсным (большинство российских телефонов импульсные). Если же телефон тональный (АТС, с которой он соединен, поддерживает тональный набор), то 31 делать этого не надо.

3. Теперь можно нажать кнопку «Свойства» для перехода к cледующему этапу настроек соединения.

4. В окне «Имя соединения: Свойства» на вкладке «Общие» надо отметить щелчком название модема и нажать кнопку «Настроить».

5. Затем в окне «Конфигурация модема» рекомендуется в графе «Наибольшая скорость» выбрать максимальное значение (115 200 бит/с), и для улучшения общих характеристик работы модема с удаленным сервером рекомендуется включить все пункты «Параметры оборудования». Пункты «Вывести окно терминала» и «Включить динамик модема» не являются обязательными.

6. Теперь закрыть окно, нажав «ОК», для того чтобы сделанные изменения применились автоматически.

7. В окне «Имя соединения Свойства» зайти на вкладку «Параметры» и в графе «Параметры набора номера» включить все пункты, кроме «Включать домен входа в Windows». Этот пункт необходим, только если у пользователя запрашиваются имя, пароль и сведения о сертификате при использовании дополнительных устройств защиты, таких как смарт-карта и т. д.

8. В графе «Параметры повторного звонка» можно оставить неизменными значения по умолчанию, выставленные операционной системой.

9. Теперь надо перейти на вкладку «Безопасность», где рекомендуется оставить значения по умолчанию.

10. Далее на вкладке «Сеть» задаются следующие значения: в поле «Тип подключаемого сервера» – «РРР Windows 95/98/NT4/2000/Internet» (это значение по умолчанию). Протокол РРР (Point-to-Point Protocol) используется в соединениях для контакта с маршрутизатором провайдера; после этого надо нажать кнопку «Параметры» и в открывшемся окне «Параметры РРР» включить две первые опции, а затем закрыть окно нажатием «ОК».

11. Теперь на вкладке «Сеть» в поле «Компоненты, используемые этим подключением» надо включить две первые опции: «Протокол Интернета TCP/IPP» и «Планировщик пакетов QoS».

12. Затем надо выделить опцию «Протокол Интернета (TCP/IP)» и нажать кнопку «Свойства».

13. После этого в открывшемся окне «Свойства: Протокол Интернета (TCP/IP)» надо оставить включенными опции «Получить IP-адрес автоматически» и «Получить адрес KNS-сервера автоматически». Если эти адреса точно известны, можно ввести их и вручную. Кнопку «Дополнительно» нажимать необязательно, так как эти настройки относятся к настройкам выхода в Интернет через локальную сеть.

14. После этого настройки можно считать выполненными и закрыть окно нажатием «ОК», а затем перейти на вкладку «Дополнительно» и убедиться в наличии включенных опций, которые следует оставить без изменения.

15. Все, можно закрывать окно нажатием «ОК». Настройка параметров завершена.

Следующий этап – выход в Интернет, т. е. то, ради чего, собственно говоря, все и затевалось.

Для выхода в Интернет следует выполнить следующие действия.

Сначала надо дважды кликнуть на значок (ярлык) соединения, помещенный на рабочем столе при создании соединения. После этого открывается окно, в котором надо нажать кнопку «Вызов». Теперь откроется небольшое окно-комментарий «Установка соединения с ... (здесь указывается заданное при создании название соединения)». В этом окне будет отображаться ход процесса соединения с провайдером, и первая надпись в окне будет значить, что происходит соединение с номером провайдера.

Здесь следует отметить, что:

1) если при настройках модема был включен пункт, разрешающий звуки модема, то будет слышен характерный шум набора номера при дозвоне модема к телефону провайдера, а если звук не был разрешен в настройках, то набор будет происходить беззвучно;

2) если номер телефона был задан правильно и линия связи не перегружена, то дозвон не должен быть долгим и скоро в окне соединения появится надпись, информирующая о проверке введенного пользователем при создании соединения в настройках логина и пароля. Проверка может занять несколько секунд, иногда минуту. Но если эта процедура затягивается, то скорее всего что-то пошло не так и соединения не произойдет. В этом случае следует нажать кнопку «Отмена», чтобы повторить процедуру заново;

3) если пароль и логин введены в настройках неправильно, или же срок их оплаченного действия закончился, или если в силу технических причин соединение не состоялось, то в окне появится соответствующая надпись;

4) если опознание пароля и логина прошло успешно и подключение состоялось, то на панели задач, внизу рядом с часами, появится ярлык онлайн-соединения. Чтобы узнать технические параметры получившегося соединения, надо дважды кликнуть на этом ярлыке на панели задач, и в открывшемся окне «Состояние соединения» можно будет увидеть следующую информацию: длительность подключения; общее время в Сети данного подключения в часах и минутах; скорость – первоначальная скорость вхождения в Сеть в бит/с; принято и отправлено – количество полученной и отправленной в Сеть компьютером информации в бит/с;

5) если первоначальная скорость вхождения модема в Сеть составит менее 14 000 бит/с, то рекомендуется тут же нажать кнопку «Отключить и прервать соединение», чтобы попытаться войти в Сеть на более высокой скорости;

6) если в течение нескольких минут не происходит изменений в количестве отправлений и полученной информации (при условии, что загружаются вебстраницы или происходит получение электронной почты), то рекомендуется также прервать соединение кнопкой «Отключить» и подключиться заново;

7) если создано несколько соединений для выхода в Интернет с параметрами разных провайдеров, то одно из них необходимо сделать главным для использования его по умолчанию, т. е. оно будет запускаться автоматически из разных программ, требующих выхода в Интернет (браузера, почтовой программы). Для этого надо вновь обратится к пункту «Подключение» в главном меню панели задач и выбрать там нужное подключение, после чего кликнуть по нему правой клавишей мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать «Использовать по умолчанию».

А как быть, если нужно не подключиться, а отключиться от Интернета?

Для этого надо дважды кликнуть по значку соединения в зоне автозапуска на панели задач и в открывшемся окне соединения нажать кнопку «Отключить» или щелкнуть правой кнопкой на значке соединения и в контекстном меню выбрать пункт «Отключить».

Если по каким-либо причинам соединение перестало быть нужным и его необходимо удалить из компьютера, то надо сделать вот что: обратившись к уже знакомому пункту «Подключение» на панели задач в списке подключений кликнуть правой кнопкой мыши на названии нужного подключения и в контекстном меню выбрать пункт «Удалить». После этого откроется окно, в котором надо подтвердить удаление, нажав кнопку «Да».

Домены

Домен – это группа компьютеров, образующих часть Сети и использующих общую базу данных каталога. Домен администрируется как единый объект с определенными правилами и процедурами. Каждый домен имеет уникальное имя.

Доменная система имен KNS (от англ. domain) представляет собой базу данных, содержащую систему имен для идентификации узлов в Интернете, которая по частям распределена по административным доменам глобальной Сети. Она производит определение IP-адреса по его доменному имени, определение доменного имени по его IP-адресу и определение сервера, на который надо отсылать электронную почту, по указанному в ней адресу.

Тематическими доменами общего пользования являются следующие домены:

1) com – коммерческие организации;

2) edu – учебные и научные организации;

3) gov – правительственные организации;

4) mil – военные организации;

5) net – сетевые организации разных сетей;

6) org – другие организации;

7) biz – бизнес;

8) coop – кооперативные организации;

9) museum – музеи;

10) name – личные ресурсы;

11) pro – профессиональные ресурсы;

12) aeron – индустрия авиационного транспорта.

Национальных доменов в мире существует 273. Это двухбуквенные домены по кодам стран, которые обозначают страну или географический регион. Россия имеет домен ru.

Глава 2 Диаграммы Excel

Создание диаграмм Excel

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, определение закономерностей и выявление тенденций данных. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.

Диаграмма Excel – это графическое представление горизонтальных и вертикальных рядов данных рабочих таблиц. Она создается на основе чисел, введенных в ячейки, и может использовать ячейки и диапазоны данных, расположенные на любом количестве листов или рабочих книг. Диаграмма может размещаться на том же листе, где находятся послужившие для ее построения данные (внедренная диаграмма), а может располагаться на отдельном листе – специальном листе диаграммы, который не содержит ничего, кроме диаграммы, и имеет специальное имя: «Диаграмма №...».

Для Excel 2003 есть еще одна возможность размещения диаграмм – на веб-странице. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Excel использует несколько типов диаграмм для разных случаев. Все эти типы будут рассмотрены в данном разделе. Кроме того, будут рассмотрены также и шаги создания диаграммы «Мастером диаграмм» – основного средства создания графического представления данных в Excel.

Представление данных в диаграмме имеет свою структуру. Она состоит из маркера данных, основных линий, имен категорий, имен рядов диаграммы, а также легенды.

Маркер данных – это полоса, область, точка, сегмент или другой объект на диаграмме, соответствующий одному значению на одной ячейке листа. Маркеры данных одного цвета представляют ряд данных – набор связанных между собой элементов данных, отображаемых на диаграмме.

Основные линии – это направляющие линии, которые можно добавить для улучшения восприятия и оценки отображаемых данных. Направляющие начинаются от делений на оси и пересекают область построения. Основные линии обозначают на оси основные интервалы. Кроме них, на диаграмме могут быть отображены промежуточные линии, обозначающие интервалы внутри основных интервалов.

Имена категорий – это заголовки строк или столбцов, формирующих ряды на оси категорий. В качестве оси категорий, как правило, выступает горизонтальная ось (ось Х).

Имена рядов данных – это заголовки строк и столбцов, формирующих ряды данных в диаграмме и представленные в легенде.

Легенда – это подпись (комментарий), определяющая цвет или узор рядов или категорий данных на диаграмме.

Кроме этого, в Excel 2003 диаграммы «говорящие», т. е. при наведении на элемент диаграммы и удерживании указателя мыши на нем появляется всплывающая надпись с указанием названия элемента диаграммы.

Обратимся теперь к рассмотрению способов создания диаграмм.

Самый простой способ создания диаграммы – это воспользоваться клавишей F11.

При этом Excel автоматически создаст диаграмму, а точнее – двумерную гистограмму в стандартном оформлении, и поместит ее на отдельный лист активной рабочей книги под названием «Диаграмма 1».

Самый легкий способ создания диаграмм – воспользоваться «Мастером диаграмм», но об этом чуть позже. Пока же рассмотрим создание диаграммы Excel с помощью панели «Диаграммы».

Панель «Диаграммы» не входит в число панелей, отображаемых по умолчанию. Для того чтобы вывести ее на рабочее окно программы, надо сначала выбрать ее через меню «Вид», «Панели инструментов». Почти все кнопки панели «Диаграммы» не активны в обычном режиме, они активны только в окне диаграмм.

Окно диаграмм представляет собой обычное рабочее окно программы, в котором большинство кнопок не активно. Активны только кнопки для работы с диаграммой, панель рисования, кнопки масштабирования, заливки, цвета шрифта, а также кнопки панели «Стандартная», управляющие печатью, редактированием данных или выполняющие операции с файлами и данными (создание, открытие, сохранение, копирование, вырезание, вставку). Кроме этого, окно диаграмм отличается тем, что в нем меню «Данные» заменено меню «Диаграмма», содержащее основные команды для работы с диаграммой Excel. В него входят две группы команд: команды редактирования диаграммы (тип диаграммы, исходные данные, параметры диаграммы, размещение) и команды добавления (добавить данные, добавить линию тренда).

Панель «Диаграммы» включает ряд инструментов для настройки основных параметров диаграмм Excel. Это такие параметры, как формат линий сетки, легенда, таблица данных, представление данных в диаграммы по строкам или столбцам. Кроме этого, на панели «Диаграммы» имеется поле со списком, содержащим названия основных компонентов диаграммы: область диаграммы, область построения диаграммы, ось значений, ось категорий и т. п. Для изменения этих элементов их надо сначала выбрать в данном списке.

Помимо описанных кнопок, есть на панели «Диаграмм» еще одна кнопка, которая активна и в обычном режиме. Это кнопка «Тип диаграммы», с помощью которой как раз и производится построение диаграммы.

Построить диаграмму с помощью кнопки «Тип диаграммы» почти так же легко, как и с помощью клавиши F11: достаточно выбрать в открывающемся списке с правой стороны кнопки тип диаграммы, и программа тут же построит ее и поместит на том же листе, на котором размещены послужившие источником данные. При таком построении все основные параметры диаграммы устанавливаются автоматически, принимая значения, установленные по умолчанию.

Теперь, когда известны основные параметры диаграмм, структура представления данных в диаграмме и связь данных с формированием диаграммы (графическое представление рядов, образованных строками или столбцами), можно обратиться к работе «Мастера диаграмм». Почему так, ведь, как было сказано только что, построение диаграммы с помощью «Мастера диаграмм» – самый легкий способ? Да, это так. Конечно же построение и настройка параметров диаграммы с помощью «Мастера диаграмм» – это самый легкий способ: для построения диаграммы достаточно всего лишь следовать инструкциям программы. Но для того чтобы следовать инструкциям, надо их, как минимум, понимать, а понимание невозможно без хотя бы самого общего представления о том, как устроена и как работает диаграмма Excel.

Построение диаграммы с помощью «Мастера диаграмм»

Для запуска «Мастера диаграмм» на панели «Стандартная» есть кнопка, которая так и называется «Мастер диаграмм». Сразу после этого открывается окно «Мастер диаграмм: тип диаграммы», содержащее две вкладки – «Стандартные» и «Нестандартные», на которых отображаются списки типов диаграмм, используемых Excel. В окне «Тип» выведен список типов диаграмм; в окне «Вид», расположенном справа от окна «Тип», отображается набор возможных видов выбранного типа. При выборе того или иного вида под набором видов появляется текст с кратким описанием свойств и назначения данного вида. На вкладке «Стандартные» есть кнопка «Просмотр результата». Если перед запуском «Мастера диаграмм» был выделен диапазон, то, удерживая нажатой эту кнопку, можно увидеть в окне «Вид» вместо набора видов то, как будет выглядеть готовая диаграмма выбранного вида, построенная на данных выделенного диапазона.

Вкладка «Нестандартные» содержит различные смешанные и другие нестандартные виды диаграмм, встречающиеся в Excel.

В нижней части открывающегося при запуске «Мастера диаграмм» окна есть ряд кнопок: «Отмена», «Назад», «Далее», «Готово», использование которых дает возможность передвигаться по процедуре построения диаграммы – проходить вперед, возвратиться назад или даже отменить построение диаграммы вообще. Но после нажатия клавиши «Готово» отказ уже невозможен: готовая диаграмма появляется на отдельном листе или размещается как внедренный объект на уже существующем.

Первые три шага построения диаграммы – установка нужных параметров: выбор типа диаграммы (первый шаг); выбор источника данных (второй шаг); настройка параметров диаграммы (третий шаг). На четвертом шаге решается, где разместить диаграмму: на уже имеющемся листе (внедренная) или на отдельном.

Теперь рассмотрим эти этапы подробнее.

Итак, шаг первый: выбор типа диаграмм. Для этого надо просто выделить в списке «Тип» нужную строку и нажать кнопку «Далее». Свойства вкладок «Стандартные» и «Нестандартные» уже описаны выше.

Второй шаг: выбор источника данных.

Здесь решается, какой вид представления рядов данных послужит основой диаграммы – строки или столбцы, т. е. как она будет ориентирована – в анфас или в профиль. Программа автоматически выбирает оптимальный с ее точки зрения способ представления, но пользователь может изменить его по своему усмотрению именно здесь, на втором шаге построения диаграммы с помощью «Мастера диаграмм». Для того чтобы пользователь смог оценить вид диаграммы при выбранной ориентации, окно второго шага имеет отдельную область, в которою выводится схематическое изображение ориентации создаваемой диаграммы. Окно второго шага включает две вкладки: «Диапазон данных» и «Ряд». Первая из них содержит две опции, собственно и управляющие ориентацией диаграммы. Это опции «Ряды в строках» и «Ряды в столбцах». Кроме того, здесь же располагается поле «Диапазон», в котором можно определить диапазон, на котором будет строиться диаграмма (если он не выделен раньше). Вкладка «Ряды» второго шага содержит поле «Имя», в котором отображаются ссылки на ячейки, содержащие названия рядов данных, выбранных в поле «Ряд». Названия рядов возможно изменить в поле «Имя», не изменяя при этом текст на листе. Введенное название будет отображено в легенде для выбранного ряда. Если название введено в поле «Имя», то это название более не связано с ячейкой листа. Кнопка свертывания диалогового окна, расположенная справа от поля, позволяет временно убрать диалоговое окно с экрана, чтобы было удобнее выделить диапазон на листе. Поле «Значение» отображает ссылки на ячейки, содержащие названия рядов данных, выбранных в поле «Ряд». Чтобы добавить значения нового ряда, следует выбрать или ввести новый диапазон в поле «Значения». При вводе данных в поле «Значения» на лист они не добавляются. Кнопка свертывания диалогового окна, расположенная справа от поля, позволяет временно убрать диалоговое окно с экрана, чтобы было удобнее выделить диапазон на листе. Поле «Подписи оси Х» служит для определения отличного от исходного диапазона ячеек для названий категорий. Здесь также имеется кнопка свертывания диалогового окна для вставки подписей из ячеек с текстом.

Третий шаг «Мастера диаграмм» – это настройка параметров диаграммы. В окне третьего шага выведены вкладки всех параметров диаграммы: заголовки, оси, линии сетки, легенда, подписи данных и таблица данных.

Вкладка «Заголовки» содержит пять текстовых полей для ввода заголовка диаграммы или названия оси.

Вкладка «Оси» служит для отображения и удаления осей, а также уточнения их типа. Она содержит два раздела: ось Х (категорий) и ось У (значений). В разделе «Ось Х (категорий)» есть три опции: «Автоматическая», «Категории», «Ось времени». Выбор «Категории» означает отображение данных на выбранной оси как на используемой по умолчанию оси категорий (X), даже если данные имеют формат даты. Выбор «Ось времени» – отображение оси категорий на ось времени (X), даже если данные оси не имеют формата даты. На оси X равномерно располагаются деления, отмечающие временные интервалы с учетом основной и промежуточной единиц времени. Выбор опции «Автоматическая» выставляет отображение данных на выбранной оси, принятое программой в соответствии с форматом данных, т. е. как ось времени, если данные имеют формат даты, и как ось категорий, если у данных какой-то другой формат. Кроме того, скинув флажок на опции «Ось Х» или «Ось У», можно отключить ее отображение на диаграмме.

Вкладка «Линии сетки» управляет отображением линий сетки. Здесь можно выбрать вид сетки на диаграмме: редкая (основные линии), частая (промежуточные), сплошная (оба типа) или вообще никакой (отключены все опции). Даже при отключенной сетке остается отображение фона, но его можно отключить (сделать прозрачным) только на уже созданной диаграмме.

Вкладка «Легенда» управляет отображением и размещением на диаграмме легенды, т. е. комментария, определяющего цвет или узор категорий. Отключив эту опцию, можно избавиться от легенды вовсе. Как правило, легенда полезна при значимости различия между рядами данных. Когда на диаграмме представлены однотипные данные, то имеет значение не различие рядов, а общий рисунок их изменения (тренд или тенденция).

Вкладка «Подписи данных» управляет добавлением или удалением подписей данных для всех точек, данных в диаграмме. В подписи можно включить имена рядов или категорий для отображения имен, или номеров строк (рядов), или столбцов (категорий), на которых строится ряд. Если, например, на гистограмме отображаются значения различных процентных ставок по вкладам для разных отделений банка, то для каждого столбца будет выведено название или номер отделения и название или номер ставки (но только при том условии, что они введены в начальную ячейку выделенного диапазона; тогда они воспринимаются как заголовки). Дополнительно (при желании) можно вывести также и значение каждой ставки для каждого отделения. При такой информационной нагрузке диаграммы неизбежна неразбериха с чтением символов, так как часто трудно бывает понять, где кончается название отделения, а где начинается название ставки; можно перепутать номер отделения со значением ставки. Чтобы этого не произошло, используется специальный разделитель (точка с запятой, двоеточие и т. д.), отделяющий одно значение от другого. Кроме этого, можно также воспользоваться ключом к легенде, т. е. обозначить каждую подпись данных цветным (или узорчатым) квадратиком, соответствующим легенде.

Вкладка «Таблица данных» позволяет разместить под диаграммой таблицу значений данных, использованных при ее построении. При этом столбцы данных располагаются под названиями категорий, а названия строк (ряды) размещаются сбоку. Добавление таблиц данных удобно для проведения презентаций и телеконференций, а также для рекламных буклетов, так как представляют, помимо образов, также и иллюстрируемые ими данные, что существенно повышает объективность оценки предлагаемого товара или продукта потребителем или предполагаемым производителем.

В таблицу данных названия строк и столбцов попадут только в том случае, если они были либо выделены до обращения к «Мастеру диаграмм», либо введены в соответствующие поля на втором шаге построения диаграммы. Для удобства представления имена строк могут быть выделены с помощью уже описанного выше ключа к легенде», т. е. цветного указателя столбца (категории).

После третьего шага диаграмма практически готова, остается лишь определить ее местоположение. Именно это и делается на четвертом шаге построения – размещение диаграммы.

На этом этапе производится выбор: разместить диаграмму на отдельном листе или на уже существующем (внедренная). При размещении на отдельном листе предлагается выбрать имя этого листа (по умолчанию все листы диаграмм называются «Диаграмма №...»). При размещении на уже имеющемся листе предлагается выбрать лист для размещения из списка листов рабочей книги. Возможность размещения диаграмм, построенных с данных разных листов, на одном листе позволяет создать графическое представление об объекте – массиве данных, разнесенных по нескольким листам или имеющих на них значимые формы представления. Например, для составления биржевой сводки можно вывести на один лист несколько диаграмм распределения биржевых ставок и котировок по выбранным параметрам для различных способов группировки, от которых может зависеть оценка тенденции изменения курса акций. При этом основой для построения всего набора диаграмм может послужить один или два массива данных, один из которых содержит список необходимых параметров, а другой – их значения за выбранный период. Оба массива могут размещаться на разных листах и входить в разные структуры данных, т. е. иметь различные связи. Таким образом, сводный набор диаграмм, созданный на одном листе, позволит не только скоординировать оценку обстановки, но и сделает возможным общую оценку динамики изменения параметров, так как сохранившиеся связи будут отображать происходящие в массиве изменения, создавая, таким образом, графическую структуру отображаемых (в нескольких ракурсах сразу) массивов данных.

Рассмотрев различные способы построения диаграмм в Excel, перейдем к рассмотрению непосредственно самих используемых Excel разновидностей диаграмм.

Разновидности диаграмм Excel

Гистограмма

Гистограмма – одна из наиболее распространенных и, пожалуй, наиболее типичная для электронных таблиц разновидность диаграмм. Причина этого – простота представления данных, сочетающаяся с наглядностью и информативностью. Пожалуй, гистограмма – наиболее подходящий для Windows способ графического представления данных. Гистограмма представляет данные в виде набора столбцов, высота которых соответствует значению аргумента, а ширина – размеру области представления. Поэтому гистограмма используется для отображения наборов дискретных данных – групп величин ставок для набора параметров с группировкой по параметру, величин котировок акций по видам акций или по дням и т. п. Гистограмма удобна для сравнительного представления данных, например при оценке статистики (гистограмма нормального распределения и т. п.).

Excel предоставляет возможность построения с помощью «Мастера диаграмм» или с помощью панели инструментов «Диаграммы» трех типов гистограмм – обычной, объемной и трехмерной. Первые два типа имеют по три вида, последний – третий – только один. Таким образом, всего видов гистограмм в Excel семь.

Обычная и объемная гистограммы.

Первый из видов обычных гистограмм – это гистограмма, просто отображающая значения выбранных категорий в виде набора столбцов, число которых равно числу выбранных строк (категорий), а высота – значению аргументов в ячейках этих строках, относящихся к выделенному столбцу (ряду). Другие два вида этого типа – обычной гистограммы – имеют более сложный вид. В основе своей они имеют представление данных в виде стопки. Первый из стопочных видов – гистограмма с накоплением, она отображает вклад каждой категории, строки в рассчитываемую автоматически при построении диаграммы общую сумму значений по всей выделенной части столбца. В такой гистограмме все значения ячеек, расположенные в одном столбце, представляются в виде набора разноцветных прямоугольников, составленных друг на друга и представляющих, таким образом, общий, единый столбец, в котором каждое значение ячейки каждой строки имеет свой квадрат, выделенный цветом, указанным в легенде. Легенда для таких гистограмм необходима, желательны также подписи имен рядов для удобства восприятия значений каждой из составляющих общую сумму категорий.

Следующий, еще более усложненный вид обычной гистограммы – гистограмма нормированная. Здесь представление данных подобно представлению в гистограмме с накоплением, но усложнено нормированием, т. е. отображением вклада каждой ячейки в столбце в общую сумму в виде конкретного числа, выраженного в процентах от общей суммы.

Тип объемных гистограмм на самом деле просто представляет собой объемное представление обычных гистограмм. Преимущество объемного представления заключено в возможности его изменения, т. е. выбора наиболее выгодных для представления отображаемых данных точки и ракурса. Но об этом чуть позже, когда речь пойдет о модификации диаграмм и работе с ними.

Трехмерная гистограмма.

Трехмерная гистограмма показывает раскладку значений по категориям и рядам данных. В такой гистограмме сочетается представление и строк, и столбцов; причем как те, так и другие выступают в виде отдельных столбцов гистограммы, разделенных не только по линии, как в обычных гистограммах, или по поверхности, как в гистограммах объемных, но и по пространству, т. е. по горизонтали и вертикали. Поэтому такие гистограммы и называются трехмерными – из-за трех уровней представления данных: по строкам (категориям), по столбцам (рядам) и относительно друг друга. Преимущество такого представления данных вполне очевидно: информативность представления данных повышается втрое, так как в такой гистограмме данные можно не только сравнивать по своей группе или с другими группами, но также можно сравнивать и оценки, используя, таким образом, оценку в качестве системного параметра (общую оценку изменения параметров по группам). Однако трехмерная гистограмма обладает и очень существенным недостатком, состоящим в том, что с помощью трехмерной гистограммы хорошо и удобно получать представления данных с устойчивой, «отстоявшейся» структурой, но практически невозможно провести анализ самой структуры.

Линейчатые диаграммы

Линейчатая диаграмма является, по сути, еще одним вариантом гистограммы, но только «положенным на бок». Основанием для выделения такого варианта в отдельное представление послужила более высокая читабельность линейчатой диаграммы по сравнению с гистограммой. Линейчатая диаграмма имеет такое же количество типов и видов, что и гистограмма, за исключением трехмерного представления. Она также допускает составление данных в стопки, т. е. накопление и долевое представление в процентах.

Точечные диаграммы

Точечные диаграммы служат, как правило, для определения связи между двумя наборами данных. Поэтому они представляют собой набор точек или линий, проведенных по этим точкам, где каждая точка отложена на пересечении значений их ячеек двух сравниваемых рядов данных. Если число сравниваемых рядов более двух, то строится несколько наборов точек (несколько линий), общее число которых всегда на один меньше числа исходных рядов, так как один из них служит основой для сравнения. Таким образом, при построении точечных диаграмм значения (а не категории) откладываются на обеих осях, что является особенностью этого типа диаграммы.

С помощью точечных диаграмм можно показать связь между двумя наборами данных (или связь одного набора данных с несколькими другими, но только по отдельности с каждым) и на основании этой связи получить тренд. Например, с помощью полиномиального тренда, примененного к точечной диаграмме, построенной по данным частоты дыхания (ось Х) и частоты пульса (ось Y), можно сделать вывод о том, что зависимость частоты дыхания животного от его пульса имеет выраженный периодический характер, учащающийся, однако, когда частота пульса достигает значений 180, 195 и 200 ударов в 1 с. (рис. 1).

Рис. 1. Зависимость частоты дыхания от пульса: при частоте пульса 180, 195 и 200 ударов в 1 с периодичности нет.

Точечная диаграмма также удобна при проведении корреляционного анализа.

В Excel используется три типа точечных диаграмм, два из которых имеют по два вида. Первый тип точечной диаграммы, не имеющий видов, представляет собой простой набор точек, позволяющий сравнить наборы значений. Второй тип – точечная диаграмма со значениями, соединенными сглаживающими линиями. Она имеет два вида – с маркерами и без них. Третий тип – «резкая» точечная диаграмма, т. е. точечная диаграмма, на которой значения соединены не линиями, а отрезками. Также имеет два вида – с маркерами и без них.

Графики

В Excel график строится для каждой группы данных в выборке, т. е. при построении графика по строкам на диаграмме будет столько же линий, сколько выделено строк. При построении графика по столбцам линий будет столько же, сколько и столбцов.

Графики Excel, так же как и гистограммы, бывают трех типов, из которых первые два имеют по три вида – обычный, с накоплением и нормированный.

Графики первого типа – обычные графики. Собственно это и есть основной тип графика. Второй и третий типы – просто их вариации: один с маркерами, другой – объемный. Таким образом, графики Excel имеют всего три вида: обычный, отображающий развитие процесса по времени и категориям; график с накоплением, отображающий изменение общей суммы; нормированный график, отображающий долю каждого значения из выборки в общей сумме и ее изменение в процентах. Последний тип графиков – объемный – имеет то преимущество, что предоставляет больше возможностей для модификации за счет возможностей создания объемного представления.

Графики также удобны при регрессионном и корреляционном анализе, так как они позволяют оценить тенденцию изменения выбранного параметра наглядно, без проведения дополнительных расчетов и построений, что существенно облегчает и ускоряет работу с массивами данных при выявлении оптимальных по выбранному критерию наборов данных. Например, при проведении регрессионного анализа применение графиков позволяет сразу выделить случайные выбросы в массиве данных по регрессорам, так как вид линий таких рядов резко отличается от остальных. Но без построения графика этого вывода сделать нельзя, так как стандартные функции (отклонение от среднего, тенденция и линейное приближение) в этом случае не дают оценки по массиву. Кроме того, для того чтобы провести анализ с использованием этих функций, требуется построение дополнительной таблицы для результатов их работы, чего не надо делать при использовании графика.

Диаграммы с областями

Диаграммы с областями представляют собой соединение возможностей графика и гистограммы, но только для непрерывных рядов.

Диаграмма с областями – это график, на котором часть координатного пространства под линией окрашена цветом ключа к легенде, т. е. цветового выделения ряда. Она сочетает в себе возможности отображения развития процесса (график) и составления данных стопкой (гистограмма), что очень удобно, поскольку позволяет оценить уже не только отношения между группами данных выборки, но и их развитие, что делает прогнозирование данных существенно более эффективным.

В Excel диаграммы с областями имеют те же типы и виды, что и гистограмма, и график – обычный и объемный тип диаграммы с тремя видами – стандартным, с накоплением (с отображением вклада в общую сумму) и нормированным (с отображеним вклада в процентах).

Поверхностные диаграммы

Поверхностная диаграмма представляет собой по отношению к точечной диаграмме то же, что и диаграмма с областями по отношению к графику: расширение и соединение с возможностями другого вида диаграмм. В данном случае в качестве другого вида выступает как раз сам график. Таким образом, диаграмма с поверхностями – это соединение возможностей точечной диаграммы и графика.

Поверхностная диаграмма, так же как и точечная диаграмма, предназначена для выявления связи между двумя и более наборами данных, но здесь она еще и показывает процесс изменения этой зависимости во времени и по категориям. В материаловедении поверхностная диаграмма – лучший способ решения классической задачи теплопроводности (равномерного нагревания однородного металлического стержня). Этот вид диаграммы Excel показывает зависимость распределения выбранного параметра в пространстве выборки от значений другого параметра. Область значений выбранного критерия (например, максимальная или минимальная температура), соответствующая крайнему моменту, будет находиться в крайнем контуре диаграммы.

В Excel используются два типа поверхностных диаграмм – поверхностная и контурная, представляющие собой как бы горизонтальный срез поверхности, в котором интервалы значений представлены цветами легенды. Каждый из типов имеет дополнительный вид – проволочную диаграмму (без цветовой окраски).

Пузырьковые диаграммы

Пузырьковые диаграммы – еще одна вариация точечной диаграммы с расширением возможностей. На этот раз расширение выступает в виде пузырька) (преобразованной точки), размер которой здесь является дополнительной характеристикой представляемых данных. Таким образом, пузырьковая диаграмма позволяет добавить к точечной диаграмме еще один набор данных, показывающий зависимость выбранного в качестве дополнительного набора параметра от двух остальных.

Лепестковые диаграммы

Лепестковая диаграмма позволяет создать сравнительное представление о значениях нескольких однотипных рядов в выборке. Для этого она имеет по отдельной оси для каждой из выбранных категорий, причем все оси выходят из центра. В результате получается квадратура круга – криволинейная фигура, стремящаяся к форме круга, которая и достигается при условии равенства значений во всех представленных в выборке рядах.

В сущности, лепестковая диаграмма – это тот же график, но представленный в полярной, угловой системе координат, основанной на изменении значений угла наклона к основной оси. В таком представлении каждая линия является фактически вектором, и поэтому лепестковая диаграмма – превосходная форма для сравнительной оценки тенденций, т. е. обработки применения функции «Тенденция» либо к нескольким связанным массивам, либо к одному массиву, но при разных условиях (например, с разными временными параметрами).

Круговые и кольцевые диаграммы

Круговые и кольцевые диаграммы образуют еще одну пару диаграмм Excel.

Такие диаграммы используются для отображения долевого вклада внутри выборки (круговые) или наборов данных (кольцевые). Надо отметить, что круговая диаграмма скорее вспомогательный инструмент, дополняющий нормированную гистограмму, иллюстрирующий отношения внутри категорий основной диаграммы, роль которой обычно и выполняет нормированная гистограмма.

Круговая диаграмма разделяется на два типа (круговую и разрезанную круговую), каждый из которых имеет три схожих между собой вида – просту, объемную и вторичную диаграмму. Вторичная разрезанная кольцевая диаграмма фактически представляет собой сочетание круговой диаграммы и гистограммы, в которую по выбору пользователя вынесена часть значений (рис. 2).

Кольцевая диаграмма представляет собой вариант круговой диаграммы, в котором может быть представлено более одного набора данных. По виду она схожа с круговой диаграммой, но не имеет заполненной центральной части (круга), что, собственно, и позволяет создать не одно, а несколько представлений. Это удобно для представления структур данных, организованных иерархически в виде системы концентрических колец. Кольцевая диаграмма бывает всего двух видов: обычная и разделенная.

Рис. 2. Лейкограмма крови здорового животного на круговой диаграмме.

Диаграммы в виде цилиндра, конуса и пирамиды

Последняя разновидность диаграмм Excel – диаграммы в виде цилиндра, конуса и пирамиды. Они представляют собой просто подобие гистограммы, практически не имеющее отличий от исходного типа. В сущности, все эти виды диаграмм есть просто гистограммы со столбцами в виде цилиндров, конусов или пирамид. Их свойства, назначение и состав такие же, как и у гистограмм, с той лишь разницей, что они совмещают в себе стандартные диаграммы с линейчатыми и не имеют трехмерного представления.

Структура диаграмм (элементы диаграмм)

Рассказ о работе с диаграммами начнем с того, что вернемся к началу предыдущего раздела и вспомним структуру представления данных на диаграмме.

Итак, представление данных на диаграмме имеет свою структуру. Она состоит из маркера данных, основных линий, имен категорий, имен рядов диаграммы, а также легенды.

А какова структура самой диаграммы?

Все разнообразие видов диаграмм Excel имеет одну и ту же структуру, отображаемую в раскрывающемся списке поля «Элементы диаграммы» панели инструментов «Диаграммы», с помощью которой можно построить диаграмму без «Мастера диаграмм» (моментально) и которая позволяет управлять процедурами настройки и редактирования готовых диаграмм.

Не нужно путать с панелью инструментов «Диаграмма», не имеющей никакого отношения к диаграммам Excel.

Рассмотрим подробнее и сам инструмент, и его список.

Панель «Диаграммы» активируется каждый раз, когда пользователь выделяет диаграмму. Поле «Элементы диаграмм» – первый инструмент на этой панели. Он представляет собой раскрывающийся список, содержащий перечень элементов выделенной диаграммы. Все диаграммы Excel разные, и состав списка тоже бывает разным. Неизменной остается сама процедура: для того чтобы получить доступ к редактированию элемента диаграммы, надо сначала его выделить в списке «Элементы диаграммы».

Вот из каких элементов обычно состоит диаграмма Excel.

Ось категорий.

Один из основных элементов, формирующих координатное пространство диаграммы, – это ось категорий, на которой показаны категории диаграммы. Это ось Х, горизонтальная ось диаграммы, метками которой являются названия категорий.

Название категории.

Название категории – это, собственно, и есть метка оси категорий. Названия категорий – очень важный элемент диаграммы, от которого фактически зависит все представление данных на диаграмме. Вот, например, таблица данных состояния животного, в которой собраны данные по температуре животного (рис. 3).

Рис. 3. Данные состояния животного (температура).

Значения температуры определяется дважды в день – утром и вечером. Цель таблицы – представление зависимости изменения температуры от времени и дня недели.

Стандартный выбор меток, предлагаемый «Мастером диаграмм» по умолчанию, состоит в выборе в качестве меток первого столбца (строки): «Утро» и «Вечер» при построении по строкам и 1, 2, 3... – при построении по столбцам. В этом случае получается диаграмма следующего вида, представленная на рисунке 4.

Рис. 4. Стандартный выбор названий категорий: дни недели обозначены номерами.

Но такая диаграмма отображает только значения температуры в определенный день недели по порядку, тогда как цель построения диаграммы – представление зависимости изменения температуры от времени и дня недели, а не сравнение их величин, т. е. в качестве категорий должно выступать не порядковое число, а день недели. Температура здесь должна быть представлена не как набор значений, а как набор категорий, т. е. в качестве меток надо выбрать не столбец с названиями категорий, в каждой из которых ставка будет иметь свое значение, а набор значений, каждое из которых станет категорией, т. е. меткой на оси категорий. Для этого на втором шаге построения диаграммы «Мастером диаграмм» надо выбрать вкладку «Ряд», а на ней в поле «Подписи оси Х» с помощью кнопки свертывания ввести значения В2: В6 из столбца «Дни», т. е. «Понедельник», «Вторник», «Среда» и т. д. Здесь названия дней недели выступают не в качестве чисел, а в качестве обозначений (рис. 5).

Рис. 5. Замена меток оси категорий в виде цифр метками в виде текста.

Область диаграммы.

Область диаграммы содержит все остальные элементы диаграммы и составляет тот фон, на котором, собственно, и строится диаграмма. Для внедренной диаграммы область диаграммы совпадает с границами объекта (внедренная диаграмма внедряется как объект OLE). Для диаграммы, размещенной на отдельном листе, область диаграммы занимает весь лист. Размер области диаграммы постоянен и не изменяется. Область диаграммы следует отличать от области построения диаграммы, о которой разговор пойдет ниже.

Заголовок диаграммы.

Заголовок диаграммы – это тот текст, который отображается в верхней или нижней части области диаграммы и вводится в окно «Параметры диаграммы» на третьем шаге «Мастера диаграмм» в поле «Название диаграммы» на вкладке «Заголовки». Так же как область диаграммы и область построения, он есть у каждой диаграммы, но в отличие от них заголовок не обязателен. Заголовок диаграммы представляет собой квадратик текста, который можно как угодно перемещать по области диаграммы и располагать в любом месте – внизу, вверху, справа, слева – как угодно. То же касается и остальных заголовков диаграммы, т. е. заголовков осей.

Название и названия данных.

Название и названия данных образуют название ячейки, т. е. элемента диаграммы, образованного пересечением строки и столбца. Поэтому в названиях ячеек указываются названия образующих ее рядов данных (строки и столбца). Точка – это метка на оси категорий, соответствующая ячейке таблицы, а ряд – набор данных, в котором эта ячейка находится. Название данных относится к точке, названия данных – к ряду, т. е. набору. То и другое вместе образуют текст всплывающей подсказки, которая появляется при наведении и удержании указателя мыши на элементе диаграммы.

Таблица данных.

Таблица представляет копию выделенного диапазона, помещаемую на диаграмму и расположенную там под областью построения. Выбор (помещать или не помещать таблицу на диаграмму) делается в окне параметров таблицы на третьем шаге «Мастера диаграмм». Размер таблицы не должен подавлять диаграмму, так как для помещения таблицы значений программа уменьшает область построения и, значит, размер самой диаграммы. Поэтому следует помещать либо небольшую таблицу под большой диаграммой, либо маленькую таблицу под небольшой диаграммой. Размещение большой таблицы рядом с небольшой диаграммой лишает смысла всю работу по графическому представлению данных вообще, так как в результате получается два неудобопонятных фрагмента неопределенной принадлежности: и не график (так как ничего не видно), и не таблица (так как ничего не понять).

Сетки и основные линии сетки оси значений.

Сетка данных покрывает всю область построения диаграммы, но она невидима, если пользователь специально не указывает необходимость отображения того или иного элемента сетки или даже всей сетки. Это делается в окне параметров диаграммы на вкладке «Линии сетки».

Линии сетки разделяются на основные и промежуточные, а также линии сетки оси значений и оси категорий.

Линии сетки оси значений – это линии, пересекающие ось значений (как правило, вертикальные, но, например, на диаграмме рисунка 4 они горизонтальные).

Линии сетки оси категорий – это линии сетки значений, пересекающие ось категорий (как правило, горизонтальные).

Основные линии – это линии, проходящее через метки оси.

Промежуточные – линии, проходящие между метками осей.

Выбор (отображать или нет линии сетки) определяется видом диаграммы и ее величиной. На большой и насыщенной линиями диаграмме есть смысл отображать только основные линии или даже только основные линии оси значений, чтобы не перегружать изображение. Для графиков предпочтительнее отображение полной сетки – основных (или даже при необходимости промежуточных) линий, для других диаграмм (например, для столбиковой биржевой диаграммы, заполненной вертикальными линиями) лучше показывать только горизонтальные основные линии (в данном случае это как раз основные линии сетки значений). Кроме того, линии сетки очень удобно использовать для создания пространственной структуры объемных диаграмм.

Углы.

Углы, как правило, элемент объемных диаграмм. Все объемные диаграммы, кроме круговых, имеют углы. Углы бывают внутренними и внешними, верхними и нижними, правыми и левыми. Они используются для вращения объемной диаграммы вокруг оси, проходящей вдоль линии, образуемой обоими углами вращаемой стороны.

Основание.

Основание – еще один элемент объемной диаграммы. Это ее дно. Основание образуется четырьмя нижними углами, но, для того чтобы повернуть его, вполне достаточно двух. Самый лучший вид стандартной объемной гистограммы – это небольшой наклон вперед по основанию, которое при этом прозрачно и потому на нем особенно четко видны все столбцы гистограммы (рис. 6).

Рис. 6. Стандартная объемная гистограмма со всеми основными линиями сетки, наклоном основания и прозрачным фоном.

Стены.

Стены – это последний элемент объемной диаграммы. Стены образуют координатное пространство объемной диаграммы и составляются либо линиями сетки, либо цветом фона (рис. 7).

Рис. 7. Стандартная объемная гистограмма со стенками, выделенными линиями сетки и цветом фона.

Элемент легенды.

Элемент легенды – это фрагмент текста легенды (слово). Элемент легенды является значимым элементом диаграммы и имеет собственное окно форматирования, отличное от окна «Формат легенды». В окне «Формат элемента легенды» устанавливаются текстовые параметры – шрифт, начертание, высота шрифта и т. п. В общем это окно похоже на обычное окно «Шрифт». Несмотря на то что элемент легенды – значимый элемент диаграммы, он отсутствует в списке поля «Элементы диаграммы» панели «Диаграммы». Для редактирования открыть его можно, только выделив мышью. В качестве элемента легенды не обязательно использование именно слов. Элементом легенды может быть и число в случае, если в качестве имени ряда в поле «Имя» на вкладке «Ряды» второго шага «Мастера диаграмм» было введено число. Но при этом в окне диаграммы оно будет рассматриваться как текст, т. е. его форматирование будет состоять также в изменении шрифта, начертания и иного, как и для текста, но не в изменении количества знаков после запятой, как для числа.

Ключ легенды.

Ключ легенды – другой, нетекстовый элемент легенды. Он представляет собой маленький цветной квадратик перед текстовым элементом. Цвет квадратика совпадает с цветом столбца диаграммы, соответствующего текстовому элементу. Он также имеет собственное окно – «Формат условного обозначения», в котором устанавливаются его вид и заливка. Так же как и текстового элемента, ключа легенды нет в списке «Элементы диаграммы» и открыть его для редактирования можно только выделением мыши.

Легенда.

Легенда – это, по сути дела, легенда диаграммы, т. е. список условных обозначений, производимых в диаграммах Excel с помощью текстовых фрагментов, чисел-меток и цветных меток (ключей). Легенда представляет собой свободно перемещаемый по области диаграммы объект, состоящий из текста и цветных маркеров. Легенда – значимый элемент диаграммы, он есть в списке «Элементы диаграммы».

Для редактирования легенды используется окно «Формат легенды», содержащее три вкладки: «Вид», «Шрифт» и «Размещение». Легенда, как явствует из описанного выше, обладает собственной структурой, состоящей из элементов легенды и ключей.

Ряд.

Ряд – это условная линия, соединяющая наборы данных. Форматирование и настройка ряда довольно сложная процедура, описываемая отдельно.

Название оси значений.

Ось значений – это ось Y, и потому название оси значений – это название оси Y. Оно устанавливается в окне «Параметры диаграммы», в поле «Ось Y (значений)» области «Название диаграммы» на вкладке «Заголовки».

Ось значений.

Как уже говорилось, ось значений – это ось Y. Это та ось, на которой представлены значения диаграммы. В диаграмме может быть не одна ось значений, а две – основная и вспомогательная (вторичная).

Область построения диаграммы.

Область построения – второй из абсолютно постоянных элементов диаграммы, образующих тот фон, на котором строится сама диаграмма. Область построения – это, по сути дела, и есть сама диаграмма, но без легенды. Будучи выделена, она предстает в виде очерченного толстой штриховой линией квадрата, внутри которого расположены линии диаграммы, линии сетки и оси координат. Формат области построения вместе с областью диаграммы составляют основной набор инструментов работы с диаграммой, используемый для настройки ее внешнего вида, редактирования содержимого и модификации.

Настройка, модификация и редактирование диаграммы

Редактирование диаграммы

В диаграмме Excel изменяется вид и толщина любой линии, ее цвет и стиль, а также стиль маркеров. Кроме этого, можно свободно изменить шрифт, начертание, высоту символа, текст и другие параметры любого текстового элемента диаграммы – от заголовков до элементов легенд и меток осей.

Диапазоны данных, на которых построена диаграмма, можно изменять (добавлять или удалять по желанию пользователя любым образом).

На диаграмме Excel возможно множество вариантов редактирования осей: изменение места пересечения, изменение длины осей с указанием максимального и минимального значений, изменение цены деления и его основания (логарифмический масштаб), изменение заголовка, подписей и меток, порядка их расположения и т. д.

Диаграмма Excel позволяет практически любым образом перемещать и изменять любой из заголовков или даже вовсе обходиться без них.

Работа с линиями тренда в Excel может быть весьма разнообразной и допускает множество вариаций тренда на одной диаграмме, свободное добавление и удаление линий тренда для нескольких разных типов линий.

Объемные диаграммы Excel допускают практически любое изменение объемного вида, кроме свободного кругового вращения.

Теперь рассмотрим основные инструменты работы с диаграммами Excel – список «Элементы диаграмм», окно «Формат» и область диаграмм (рис. 8).

Рис. 8. Развернутый список «Элементы диаграммы». Рядом со списком расположена кнопка «Формат выделенной области».

Элементы диаграммы

Список «Элементы диаграммы» панели «Диаграммы» режима «Диаграммы» уже упоминался в начале этого раздела и описывался ранее.

Поэтому здесь упоминается только краткая сводка сказанного.

Список «Элементы диаграммы» содержит названия всех основных элементов диаграммы. Для того чтобы выделить тот или иной элемент для изменения, надо выбрать его в этом списке. Той же цели можно достичь, кликнув по элементу диаграммы мышкой. Сразу же название элемента появляется в поле списка. Для перемещения по элементам диаграммы можно также использовать клавиши курсора, с помощью которых можно также выделить и неосновные элементы диаграммы, не включенные в список.

Часть элементов диаграммы (например, элемент диаграммы) не включается в список, и для того чтобы изменить их, надо сначала выделить их мышкой. При этом название элемента появляется в окне списка. Остается добавить только, что за один раз можно выделить для изменения только один элемент диаграммы, так как при выделении другого элемента первый становится недоступным.

Окно «Формат».

Окно «Формат» – основной инструмент изменения элементов диаграммы. Каждый из элементов диаграммы – основной и нет – имеет свое окно форматирования, в котором могут быть изменены и настроены его параметры. Самый простой вид окна «Формат» – это окно, состоящее, как правило, из одной вкладки – «Шрифт» или «Вид». Наиболее сложные окна формата – «Формат рядов» и «Параметры диаграммы» – содержат по шесть вкладок.

Окна «Формат оси» – по пять. Но обычно окно форматирования элемента диаграммы имеет две-три закладки – «Шрифт», «Вид», «Выравнивание» или «Шкала». В окне форматирования настраиваются внешний вид элемента, формат его надписей и параметры шкалы (минимальное и максимальное значение, порядок категорий, пересечение с другой осью, цена деления и т. п.) (рис. 9).

Рис. 9. Диалоговое окно «Формат ряда данных».

Область диаграммы и область построения диаграммы.

Есть два элемента, которые обязательно есть практически у каждой диаграммы Excel. Это область диаграммы и область построения диаграммы.

Эта пара элементов служит несущей основой для всех остальных элементов диаграмм, сколько бы их ни было, и образует фон диаграммы, на котором и строится все остальное, из чего эта диаграмма состоит.

Область диаграммы и область построения имеют одинаковое контекстное меню изменения общих параметров диаграммы (типа диаграммы, ее исходных данных, параметров, размещения).

Команда «Тип диаграммы», входящая в состав контекстных меню рядов, области построения и области диаграммы, позволяет изменить тип на другой, представление данных в котором сочетается, или даже при желании совместить на одной диаграмме два разных типа линий (например, график и гистограмму). Это очень удобно для подбора нужного типа диаграммы, так как позволяет наложить на уже существующую диаграмму какие-то новые возможности, и, если те по какой-то причине не подойдут, просто не применять их (рис. 10).

Рис. 10. Смешанное представление данных на диаграмме: гистограмма и график.

Команда «Параметры диаграммы» открывает окно параметров, в котором можно настроить линии сетки, заголовки и подписи данных, таблицу данных и легенду.

С помощью окна диалога «Формат диаграммы» («Формат области построения») можно настроить общий внешний вид диаграммы, придав, например, диаграмме банковских кредитов с помощью заливки «Пергамент» эффектный средневековый вид (рис. 11).

Рис. 11. Изменение внешнего вида диаграммы с помощью окна «Формат диаграммы» (использование текстур и заливок).

Отличие области диаграммы от области построения состоит еще и в том, что при создании они имеют разный вид: область диаграммы окрашена в цвет стандартного фона приложений Windows, а область построения выделена серым (это делается для того, чтобы пользователь сразу сообразил, где именно находится то, что он строил). Это не всегда удобно при работе с диаграммой, так как создает скрывающий фон, на котором детали изображения и линии диаграммы становятся трудноразличимыми. Для того чтобы избавиться от этого, нужно открыть окно «Формат области построения» и выставить опции «Невидимая» и «Прозрачная» для рамки и заливки области построения соответственно.

Названия и заголовки.

Как уже говорилось выше, заголовки и названия – это тексты в рамках, которые помещаются вблизи от объекта, т. е. того, что ими озаглавливается или называется, на видном месте. Например, заголовок диаграммы автоматически помещается программой в середину ее верхней части.

В диаграммах используются два типа заголовков: заголовок и названия. Заголовок – это заголовок диаграммы. Таким образом, в диаграмме может быть всего один заголовок, и это заголовок диаграммы. Названия могут быть у осей, так что название – это всегда название оси. Осей у диаграммы может быть до четырех: по две оси каждого типа – категорий и значений, т. е. вспомогательная ось значений (категорий) и основная ось категорий (значений).

Модификация и настройка заголовков и названий производится в окне «Формат названия (заголовка)». Каждое название (а также и единственный заголовок) имеет свое окно формата, но устроены все эти окна одинаково. Каждое из них содержит по три вкладки – «Вид», «Шрифт», «Выравнивание».

Вкладка «Вид» служит для модификации и настройки внешнего вида рамки названия или заголовка (они все в рамочках, которые незаметны, потому что программа автоматически делает их невидимыми). Можно изменить как вид рамки (тип линии, ее цвет и толщину), так и способ заливки (для заливки, помимо стандартного набора цветов, можно использовать и различные типы заливки: градиентную, узорную, текстуру или даже рисунок, например, рисунок узора для Рабочего стола из папки Windows).

Вкладка «Шрифт» устанавливает параметры шрифта для названия, и его вид и функции такие же, как и у стандартного окна шрифтов. Кроме того, на вкладке имеется опция «Автомасштабирование», при включении которой программа автоматически подбирает для вывода на экран пропорциональное масштабирование текста и чисел, присоединенных к объекту, и следит за соблюдением этих пропорций при изменении размера объекта.

Вкладка «Выравнивание» управляет выравниванием текста по горизонтали и вертикали, направлением текста и, кроме того, его ориентацией, т. е. разворотом на нужное число градусов.

Для изменения не внешнего вида, а самого текста названия или заголовка используется окно «Параметры диаграммы», вкладка «Заголовки», в соответствующие поля которой можно ввести нужные названия (заголовок) или изменить их. Если пользователь затрудняется определить ось, для которой ему нужно изменить название или задать его (такое бывает при работе со вспомогательными осями), то он может воспользоваться расположенным на той вкладке окном просмотра, в котором автоматически отображаются все производимые изменения. Для того чтобы выяснить название нужной оси, следует ввести несколько символов (любых, но обязательно разных) во все поля заголовков, а затем выбрать те из них, которые появились в нужном месте. При этом следует иметь в виду, что введенные в поле заголовка символы появятся в окне просмотра только после перехода к следующему полю, а не после нажатия клавиши «Enter».

После того как все заголовки введены, программа автоматически помещает их в наиболее удобное для представления данных место, но жесткого закрепления заголовков нет, и потому эти рамки с текстом можно перемещать по области диаграммы как угодно и помещать в любое место.

Легенда.

Легенда, т. е. набор условных обозначений, так же как и все элементы диаграмм, имеет свое окно форматирования, почти такое же, как и у заголовков: две вкладки – «Вид» и «Шрифт» совпадают, но третья – отличается. Это вкладка «Размещение», которая устанавливает размещение диаграммы вверху, внизу, справа, слева, вверху справа, вверху слева и т. д. Это не значит, что легенда закреплена на диаграмме жестко, как таблица данных. Легенду, так же, как и заголовки и названия, можно свободно перемещать по области диаграммы и оставлять там, где вздумается.

Легенда отображает названия наборов данных, вводимые на втором шаге «Мастера диаграмм». Если почему-либо нужно изменить название или названия, то для этой цели можно воспользоваться командой «Исходные данные», которая есть в контекстном меню как области диаграммы, так и области построения. При обращении к этой команде открывается окно «Исходные данные», вкладка «Ряд», на которой имеется поле «Имя» для каждого из выделенных рядов данных. После изменения названий точек и рядов новые названия тут же отобразятся в легенде.

Легенда имеет собственную структуру, состоящую из элементов и ключей, работа с которыми уже описана выше. Здесь следует напомнить только, что текст элементов легенды в окнах форматирования не изменяется. Если легенда надоела и уже больше не нужна, – удалите ее, нажав на клавишу «Delete». На общем состоянии диаграммы это никак не отразится.

Линии сетки.

Линии сетки используются как продолжение делений (меток) осей для удобства привязки линий диаграммы к значениям данных. Поэтому настройка сетки и ее частота зависят от требований конкретности представления данных, предъявляемых диаграмме либо тем, кто ее строит, либо тем, кто с ней работает, либо тем, кто ее использует. Поэтому первый должен подумать об остальных и настроить сетки так, чтобы они на самом деле «привязывали» данные, а не скрывали их, что случается очень часто, так как программа автоматически назначает сетки создаваемым диаграммам и не всегда так удачно, как хотелось бы. Никто, кроме пользователя, не может ответить на вопрос, какие именно сетки ему нужны.

Как выбрать и включить сетки, какие именно бывают виды и типы сеток – уже говорилось в предыдущем разделе при описании структуры диаграммы.

Линии сетки бывают основными и промежуточными, линиями оси значений и категорий. Они включаются на вкладке «Линии сетки» окна «Параметров диаграммы» и имеют для настройки и модификации собственное окно «Формат линий сетки», в котором две вкладки («Вид» и «Шкала»), из которых вторая соответствует вкладке «Шкала» окна «Формат оси». Изменения, произведенные со шкалой на этой вкладке, будут иметь тот же результат, что и на вкладке «Шкала» окна «Формат оси».

С помощью первой вкладки можно изменить вид линии – тип, толщину и цвет. Иногда пунктирная линия может сделать то, что не удается сделать с помощью сплошной линии. Это становится ясно, когда нужно показать сетку на сложных графиках, включающих вертикальные и горизонтальные линии или имеющих сплошную заливку.

Оси, изменения осей.

Как уже говорилось выше, на диаграмме могут быть четыре вида осей двух типов: ось категорий (основная и вспомогательная) и ось значений – также вспомогательная и основная. Но не всякая диаграмма имеет ось; часть из них оси не имеет вовсе (например, круговые и кольцевые диаграммы). Все двумерные диаграммы имеют по две оси, а трехмерные – по три.

Но помимо основных осей, можно при необходимости добавить вспомогательную ось. Добавление оси производится в случае, когда на диаграмме представляются два ряда данных, значительно отличающихся друг от друга, или если на диаграмме нужно представить родственные данные нескольких различных типов. Ось диаграммы – один из важнейших ее элементов. Он определяет не только, какими метками обозначать деления, но также и формат данных, их порядок, а также размер диаграммы.

Настройка оси и ее изменение производится, как и у всех элементов диаграммы, в окне «Формат оси», включающем пять вкладок, из которых две – «Шрифт» и «Выравнивание» – стандартные, а три – «Вид», «Шкала» и «Число» – ключевые.

Вкладка «Число» управляет форматом данных, представленных делениями оси, т. е. форматом меток. Форматы данных на этой вкладке такие же, как и в окне «Форматирование ячейки», т. е. обычные для Excel. Единственное отличие здесь – опция «Связь с источником», устанавливающая связь с отображаемыми данными для автоматического подбора формата. При изменении данных связи разрушаются, и для восстановления надо снова выставить эту опцию на вкладке «Число».

Вкладки «Вид» и «Шкала» – ключевые вкладки для оси. Главной из них является вкладка «Шкала», фактически и определяющая работу оси в диаграмме.

Вкладка «Вид» окна «Формат оси» содержит пять разделов: «Ось», «Образец», «Основные», «Промежуточные», «Метки делений» (рис. 12).

Рис. 12. Вкладка «Вид» окна «Формат оси» диаграммы Excel.

Разделы «Основные» и «Промежуточные» содержат опции настройки расположения основных и промежуточных меток на оси, которые могут быть расположены внутри диаграммы, снаружи (на внешней части оси), с двух сторон (опция «Пересекают ось») или отсутствовать вообще, если выставлена опция «Нет». В этом случае на диаграмме будет видна только ось без каких бы то ни было делений и меток.

Главный на этой вкладке – раздел «Ось» и зависимый от него раздел «Образец».

Раздел «Ось» управляет видом оси, т. е. ее толщиной, цветом и типом несущей линии оси. Текущий вид оси отображается в разделе «Образец», в котором при изменении вида можно увидеть результат еще до его применения к диаграмме и, таким образом, оценить: подходит созданный вид к диаграмме или нет.

Но самой важной вкладкой окна «Формат оси» является вкладка «Шкала» (рис. 13.)

Рис. 13. Вкладка «Шкала» окна «Формат оси».

На вкладке «Шкала» производится корректировка шкалы значений, имеющая очень большое влияние на всю диаграмму в целом. Настройка опций «Максимальное значение» и «Минимальное значение» представляет собой весьма серьезную проблему при организации представления на диаграмме двух наборов данных, один из которых имеет числовой формат, а другой – формат «Дата».

При неверной настройке отображения дат на оси значений отображаются даты «от начала времен» (с 1 января 1900 г.) и до «конца истории» (31 декабря 2029 г.), в которых отображаемый ряд просто теряется.

Настройка оси для шкалы, соответствующей отображаемому типу данных, производится с помощью стакого набора опций, как:

1) минимальное значение.

Эта опция используется для ввода минимального из отображаемых на оси значений, т. е. для левой ее границы. Она фактически работает и при скинутом флажке: если флажок опции выставлен, то минимальное отображаемое на оси значение выставляется автоматически в соответствии с установками программы на отображение данных этой оси. Если же флажок не выставлен, то в качестве минимального значения используется значение, установленное пользователем. Таким образом, с помощью настройки этой опции можно изменить и вид оси, и ее размер, и даже вид всей диаграммы, так как от вида оси и ее размера зависят форма линий диаграммы и их вид;

2) максимальное значение.

Опция, аналогичная предыдущей. Определяет вторую границу оси диаграммы – максимальное значение отображаемых данных. Управляется так же, как предыдущая, имеет то же значение;

3) цена основного деления.

В это поле вводится цена основного деления шкалы для установки нужного масштаба отображения данных. Вообще говоря, как правило, цена основного деления определяется программой автоматически, исходя из имеющихся у нее установок по умолчанию, и поэтому настройка цены деления порой может оказаться непростым делом, так как программа будет при малейшем изменении диаграммы восстанавливать значения по умолчанию. Этой опции соответствует поле списка «Цена деления», которое гораздо удобнее для масштабирования данных. «Цена деления» определяет не значение одного деления на оси, а ее порядок, т. е. устанавливает отображение только сотен, тысяч и т. д. Для того чтобы не возникло путаницы с интерпретацией масштабируемых данных, указание на цену деления можно вывести на экран, выставив флажок в опцию, расположенную рядом со списком «Цена деления» (опция «Вывести на экран»). В этом случае при изменении цены деления рядом с названием оси появится надпись, указывающая цену деления (например, «Сотни» или «Тысячи»);

4) цена промежуточных делений.

Опция, аналогичная предыдущей. Определяет значение промежуточного деления на оси. Также устанавливается автоматически при выставленном флажке;

5) Пересечение с другой осью.

Эта опция устанавливает положение оси путем определения места ее пересечения с другой осью. Для оси категорий это – ось значений, и наоборот. Но в трехмерных диаграммах осей три, и тогда выбирается пересечение с осью, создающей основание диаграммы. По умолчанию оси пересекаются по краям шкалы либо в минимальном, либо в максимальном значении. На той же вкладке есть еще одна опция, определяющая положение оси аналогичным образом – «Пересечение с другой осью в максимальном значении», которая служит для «перестановки» оси, которая по умолчанию прикрепляется к началу шкалы, т. е. пересекает другую ось в минимуме;

6) логарифмическая шкала (еще один самый крайний и предельный способ масштабирования данных).

Он представляет все данные в виде показателя десятичного логарифма, т. е. каждое новое деление шкалы будет новой степенью десятки, другими словами, будет увеличивать значение на порядок: 1, 10, 100, 10 000, 100 000 и т. д. В итоге пять делений на логарифмической шкале покажут сто тысяч, а шесть – миллион. Такое представление очень удобно для представления очень больших чисел при очень большом диапазоне значений. Например, с помощью логарифмической шкалы можно отражать динамику роста цен при гиперинфляции, когда тысяча становится мелкой денежной единицей. Если шкала содержит отрицательные числа или какое-то из ее значений равно нулю, то программа выдаст сообщение об ошибке.

Обратный порядок значений.

Эта опция определяет порядок следования меток оси, определяющих направление шкалы. Например, не от минимального значения максимальному, а наоборот – от наибольшего к наименьшему. Установив флажок в опции «Обратный порядок», можно расположить названия этапов «как положено», т. е. первые, начальные этапы – внизу, а финальные – наверху (см. рис. 10).

Ряды (наборы) данных.

Как известно, основой диаграммы являются наборы данных, выделенных из рабочего листа. «Мастер диаграмм» преобразует их в элементы диаграммы, формируя область диаграммы, область построения диаграммы, заголовки, названия, графики, столбцы гистограмм и т. д. Таким образом, управление наборами данных, на которых построена диаграмма, есть такой же метод редактирования диаграммы, как и работа с окнами элементов диаграммы.

Работа с наборами данных в диаграмме аналогична работе с наборами данных в таблице рабочего листа: сначала надо выделить, потом активировать для редактирования и потом перейти к настройке. В таблице для работы с набором данных надо выделить какой-нибудь элемент таблицы (строку, столбец, диапазон или ячейку). В диаграмме для этого надо выделить столбец, линию или какой-то другой элемент списка «Элементы диаграммы». При этом в окне имен будет отображаться имя выбранного набора данных, то имя, которое указано в окне «Исходные данные» на вкладке «Ряды» в поле «Имя» для данного набора данных (ряда). Если в качестве такого имени было введено или выбрано из ячейки какое-нибудь конкретное имя, то это обозначение так и будет в дальнейшем постоянно использоваться в качестве имени. Если же поле «Имя» на вкладке «Ряды» окна «Исходные данные» не было заполнено, то программа использует условное обозначение, например, ряд 1.

Работа с рядами данных – форматирование, модификация и настройка – производится в окне «Формат ряда». Это одно из самых сложных и самых важных окон в диаграмме (рис. 14).

Рис. 14. Вид диалогового окна «Формат ряда данных».

Число вкладок здесь варьируется в зависимости от типа диаграммы, достигая семи для точечной диаграммы и равняясь четырем для круговой.

Вкладка «Ось» очень важная для диаграммы, так как именно она определяет, какая именно ось используется для данного ряда (набора) значений.

Вкладка «Подписи данных» выполняет ту же роль, что и в окне «Параметры диаграммы», т. е. позволяет при желании рядом с каждой точкой графика установить метку с указанием имени ряда или значения.

Вкладка «Параметры» служит для установки параметров ряда данных, число и вид которых зависят от типа и структуры диаграммы (рис. 15).

Рис. 15. Параметры ряда данных для кольцевой диаграммы.

Всегда устанавливают размер ее элементов, свойства цветности (разноцветные или нет) и расстояние между элементами на диаграмме.

Вкладка «Вид» служит здесь, так же как и в других окнах, для установки цвета, узора, стиля рамки,т. е. всего внешнего вида ряда данных.

Вкладка «Порядок рядов» служит для определения порядка следования рядов на диаграмме. С ее помощью можно, например, подгонять ряды по высоте.

Вкладки «Погрешности» (X или Y – в зависимости от ряда и типа диаграммы) служат для дополнения или изменения планки погрешностей осей X или Y. Причем погрешности типа «Х» устанавливаются только для точечных диаграмм.

Есть еще одна вкладка – «Фигура». Она позволяет изменять форму столбца любой фигурой из набора (цилиндр, конус, пирамида). Используется только в трехмерных диаграммах.

Удаление и добавление набора данных на диаграмме как метод редактирования диаграммы

Удалить набор данных с диаграммы очень просто: для этого достаточно выделить его и нажать клавишу «Delete». Весь ряд (т. е. все столбцы гистограммы или все точки точечной диаграммы) исчезнет, но только с диаграммой. В таблице он останется в неизменности. Если добавить к диаграмме с помощью команды «Исходные данные» меню «Диаграмма» (та же команда есть в контекстных меню области диаграммы и области построения) новый ряд, то он тут же отобразится на диаграмме, но не вместо старого, а на своем новом месте и со своим новым ключом легенде.

Добавление новых наборов производится следующим образом: в меню «Диаграмма» выбирается команда «Исходные данные», при обращении к которой открывается окно диалога «Исходные данные», в котором следует выбрать вкладку «Ряд» (рис. 16).

Рис. 16. Окно «Исходные данные», вкладка «Ряд».

На этой вкладке есть окно «Ряд» с кнопкой «Добавить», на которую следует нажать для добавления в диаграмму нового ряда, который появится в нижней части списка окна под условным именем «Ряд №...». Затем надо определить его имя в поле «Имя» и значения в поле «Значения». Для того чтобы с помощью кнопки свертывания диалогов поля «Значения» указать значения нового ряда, надо нажать эту кнопку и затем, когда откроется свернутое окно диалогов, обратиться к нужной таблице (диапазону) на нужном листе и выделить его, пометив, таким образом, его значения для использования в диаграмме в качестве значений нового ряда. Есть еще один способ добавления новых рядов – добавление через «Специальную вставку». Он проще вышеописанного. Для добавления нового ряда данных на диаграмму через специальную вставку надо выделить нужный диапазон и поместить его в буфер обмена. Затем надо активировать диаграмму и выбрать в меню «Правка» команду «Специальная вставка». Откроется диалоговое окно «Специальная вставка» (рис. 17).

Рис. 17. Диалоговое окно «Специальная вставка» для вставки нового набора данных на диаграмму.

В этом окне следует выбрать опции, соответствующие, по мнению пользователя, вставляемым данным и нажать книпку «ОК», а также, можно просто воспользоваться командой «Вставка» из того же меню «Правка». При этом программа автоматически определит, куда и как вставить новый набор.

И еще один способ добавления нового набора данных в диаграмму – для внедренных диаграмм. Если диаграмма внедрена на лист и располагается рядом с таблицей данных, то новый диапазон можно добавить путем простого перетаскивания мышью в нужное место на диаграмме. Аналогичный прием можно использовать и для расширения (растаскивания) границы диапазона, т. е. увеличения числа значений, уже входящих в использующийся в диаграмме набор.

Добавление и удаление наборов данных – очень удобный и радикальный способ редактирования диаграмм, позволяющих размещать на одной диаграмме данные с разных таблиц и с разных листов. Радикальность редакции может дойти до такой степени, что будут удалены все наборы данных. При этом диаграмма превратится в пустой квадрат, сохраняющий тем не менее свои свойства, настройки и установки (формат осей, вид линий сетки, легенду, таблицу данных и т. д.). После такой радикальной очистки старую диаграмму можно использовать как основу для создания новой. Новая диаграмма создается путем добавления новых рядов в старую диаграмму-основу. Преимущество такого строительства состоит в том, что не требуется работа с «Мастером диаграмм» и настройкой свойств диаграммы.

Обработка пропущенных данных.

Нередко при выделении диапазона для создания диаграмм случается так, что в выделенном диапазоне встречаются где одна-две, а где и больше пропущенных ячеек, т. е. пустых ячеек, в которых нет значений. Особенно часто это случается с несмежными диапазонами. В результате представление данных в диаграмме искажается, возникают «провалы» там, где их не должно быть. Что делать в таких случаях? Лазить по сотням ячеек в поисках случайной дырки?

Можно поступить гораздо проще: исправить настройки Excel таким образом, чтобы пропуск или принимался бы за ноль, или рассчитывался бы путем анализа соседних ячеек. Для этого надо обратиться в меню «Сервис» и найти там команду «Параметры», открывающую окно диалога «Параметры», в котором есть вкладка «Диаграмма». На этой вкладке имеются следующие опции: «Точки не отображаются», «Подразумеваются нулевые значения», «Значения интерполируются». Для того чтобы опции были активны, диаграмма должна быть выделена.

Первая из этих опций просто игнорирует пустые ячейки. Вторая (подразумеваются нулевые значения) воспринимает пустые ячейки как нули. Третья указывает программе вычислять пропущенные значения, интерполируя их из соседних ячеек.

Кстати, на той же вкладке («Диаграммы») есть опция «Отображать только видимые ячейки», которая препятствует отображению на диаграмме скрытых данных (см. раздел по операциям с рабочим листом). Если в этой опции скинуть флажок, то скрытые данные на диаграмме появятся.

Планки погрешностей.

Планки погрешностей – это специальные метки в виде вертикальных или горизонтальных коротких линий с точками, отмечающие область изменения значения данных в конкретной точке. Планки погрешностей можно использовать не для всех разновидностей диаграмм, а только для гистограмм, графиков, диаграмм с областями, линейчатых и точечных диаграмм.

Погрешности устанавливаются на вкладке «Погрешности» окна «Формат ряда данных» для одной из осей или для двух с помощью следующих опций:

1) фиксированное значение. Эта опция устанавливает постоянный размер планок погрешностей, задаваемый пользователем с помощью счетчика этой опции;

2) относительное значение. Эта опция устанавливает размер планки в процентах от каждого значения. Величина доли для размера планки устанавливается в счетчике поля;

3) стандартное отклонение. Эта опция устанавливает размер планки погрешностей в зависимости от единиц стандартного отклонения, которое автоматически рассчитывается Excel для набора данных, на котором построена диаграмма. Количество единиц стандартного отклонения, приходящихся на каждую планку, устанавливается с помощью счетчика этого поля;

4) стандартная погрешность. Эта опция устанавливает размер планок погрешности применительно к стандартной погрешности, автоматически рассчитываемой Excel;

5) пользовательская. Эта опция имеет две кнопки свертывания, с помощью которых пользователь может при необходимости задать диапазоны, в которых содержатся значения погрешностей для заданных планок.

Планки погрешностей удобны для установления степени точности (статистического коридора) разного рода прогнозов и оценок.

Вид планок погрешностей можно изменить с помощью окна «Формат погрешностей».

Добавление тренда.

Добавление линии тренда – один из мощных инструментов анализа тенденций в Excel. С помощью добавления линий тренда на диаграммы можно проводить оценку развития данных и прогнозировать их значения. Тренд аппроксимирует выделенные данные, произведет сглаживание их разброса и проявит тенденцию их изменения (рис. 18).

Рис. 18. Гистограмма изменения температуры, проводящей прогноз изменения вечерней температуры на два шага вперед.

Построенные на данной диаграмме тренды утренней и вечерней температур позволяют сделать два вывода: утренняя температура обнаружила тенденцию повышения в середине недели; несмотря на разовое повышение вечерней температуры, в конце недели тенденция к повышению здесь отсутствует. На обычной гистограмме без тренда эта информация недоступна.

Excel использует несколько типов трендов в зависимости от типа диаграммы. К одной и той же диаграмме может быть добавлено несколько разных трендов.

Для добавления тренда следует обратиться к меню «Диаграмма» в окне «Диаграмма» и выбрать команду «Добавить линию тренда». При обращении к этой команде откроется окно «Линия тренда» (Рис. 19).

Рис. 19. Окно «Линия тренда», вкладка «Тип».

В окне «Линия тренда» две вкладки – «Тип» и «Параметры». На первой вкладке производится выбор типа линии тренда и ряда, на котором эта линия строится. Кроме того, производится выбор точек, на которых строится тренд (для скользящего среднего), и уровень (для полиномиального тренда).

Для разных типов диаграмм и разных типов данных предпочтительны разные тренды. Чаще всего используется линейный тренд, проводящий прямую линию по точкам выбранного ряда. Другой распространенный тип тренда – линейная фильтрация, т. е. скользящее среднее. Этот тип тренда производит сглаживание разбросанных точек, но только для указанного числа точек. Степенная линия тренда создается с использованием степенной формулы. Если данные содержат отрицательные или нулевые значения, этот вариант недоступен. Экспоненциальная линия создается аналогичным образом с той только разницей, что используется не степенная, а экспоненциальная формула.

Настройка параметров линии тренда производится на вкладке «Параметры». На этой вкладке можно установить название тренда (если название не определено, то по умолчанию используется автоматическое название, соответствующее типу тренда).

С помощью добавления линии тренда можно сделать прогноз развития значения как вперед, так и в обратном направлении. Количество периодов, на которые делается прогноз, устанавливается в разделе «Прогноз» с помощью счетчиков «Вперед (Назад) на ... периодов». При этом следует принимать во внимание, что при добавлении прогноза программа изменяет вид диаграммы, смещая известные значения в сторону, и при слишком большом количестве периодов прогноза, может получиться так, что сама диаграмма будет, «задвинута в угол» т. е. смещена настолько сильно, что ее не будет видно совсем.

Опция «Показывать уравнение на диаграмме» выводит на диаграмму вид уравнения, с помощью которого строится данный тренд.

Степень точности прогноза и оценок, сделанных трендом, отображается на диаграмме при выставленном флажке в опции «Поместить на диаграмму величину достоверности». Эта величина отображается в верхнем правом углу диаграммы (R2 = 0,896). К сожалению, низкая достоверность – один из основных недостатков трендов Excel, из-за которых лучше использовать для трендов специализированные программы, такие как SPSS или STATISTICA.

Построение смешанных диаграмм.

Построение смешанных диаграмм относится к дополнительным возможностям создания диаграмм Excel. Смешанная диаграмма представляет собой диаграмму для нескольких наборов данных, на которой разные наборы представлены разными типами графиков: дискретные данные – гистограммой, непрерывные – графиками и т. д. В целом выбор той или иной разновидности диаграмм для того или иного набора графиков определяется пользователем. Не все типы диаграмм сочетаются. Например, не сочетаются плоские и объемные диаграммы, и если на диаграмме уже есть плоский столбец, то теперь ни один из наборов данных не может иметь объемного представления.

Использование вспомогательных осей.

Итак, подошла, наконец, очередь вспомогательных осей, которые являются источником такого множества проблем при создании и в работе с диаграммами Excel. Давайте теперь рассмотрим их поподробнее.

Вспомогательные оси – это вспомогательная шкала для диаграммы сильно различающихся наборов данных. Различия могут быть разными, но в основном это – масштаб и формат. При такой разнице как раз и возникает проблема «сладкой парочки»: представление на диаграмме, оптимальное для одного набора данных, крайне неэффективно для другого. Что делать? Приходится как-то исхитряться и создавать два представления для двух наборов. Вот тут-то и появляется вспомогательная ось.

Для создания вспомогательной оси используется опция «Вспомогательная ось» вкладки «Ось» окна «Формат ряда данных», выставив которую можно задать программе отображение выбранного ряда не на основной, а на вспомогательной оси. На диаграмме при этом появится еще одна ось в дополнение к уже существующей. Она будет иметь свои настройки, свои метки и свою цену деления, и потому с ней надо сначала поработать отдельно и настроить ее в соответствии с требованиями к представлению отображаемого этой осью набора данных. Здесь также следует напомнить, что представление ряда на вспомогательной оси возможно только при наличии как минимум, еще одного ряда данных, представленных на диаграмме. Когда на диаграмме используется вспомогательная ось, то при ее интерпретации следует учитывать, что каждый из графиков (столбцов и т. д.) диаграммы использует свою ось и свою шкалу и что цены делений на этих шкалах различны.

Проблемы вспомогательных осей заключаются, прежде всего, в том, что они присутствуют на диаграмме всегда, когда есть больше одного набора данных, но не всегда используются. Когда диаграмма отображает более-менее сходные данные или у отображаемых рядов нет разницы в формате, то все относительно спокойно. Но стоит появиться разности форматов («Дата» и «Число», например), как начинается разнобой представлений данных, связанный с выбором шкалы. На одной оси не может быть две разные шкалы, и поэтому на ней невозможно отложить сразу и даты, и числа. Для чисел нужна другая шкала, чем для дат, а значит, другая ось. Хитрость заключается в создании еще одной (текстовой) шкалы. Благодаря этой хитрости становится возможным почти безболезненное сочетание на одной диаграмме одновременно числового и временного представления данных: вертикальная ось имеет числовой формат (правда, метки ее делений при этом имеют вид текста, но это не страшно), а горизонтальная ось является временной, т. е. отображает данные с форматом «Дата». И все было бы в порядке, если бы не вспомогательная ось, по умолчанию полагающаяся для каждой диаграммы с более чем одним наобором данных. Именно из-за наличия этой оси программа и стремится все время восстановить числовой формат для горизонтальной оси, постоянно искажая представление дат на диаграмме. Но сразу после того, как наконец-то формат шкалы определен, все успокаивается, и программа более не реагирует ни на какие провокационные манипуляции с минимальным и максимальным значениями. Все теперь делается по правилам, и только по ним. Такое поведение вообще характерно для Excel: при использовании достаточно сложных функций и выполнении хотя бы нескольких сложных операций Excel, несмотря на то что все действия выполнены безусловно, корректно, тем не менее, команду не выполняет. Это говорит либо о наличии у системы вспомогательных настроек, либо о существовании ограничения на выполнение данной операции в виде дополнительных умолчаний, которые можно обойти только «на ощупь» поначалу и которые становятся одними из основных правил работы с системой потом. В стандартном HELP, справочной системе программы, такие сведения обычно не указываются, даже если удается найти соответствующий раздел. Но (к достоинству Excel) следует отметить, что он все-таки эти умолчания обойти позволяет, в отличие от других программ, которые не настолько развиты, чтобы позволить пользователю варьировать базовые настройки.

Создание пользовательских видов диаграмм.

Помимо стандартного набора разновидностей, диаграмма Excel содержит еще один – нестандартный – набор диаграмм, часть из которого представляет собой соединение различных видов стандартных диаграмм, другая часть – их вариации, а третья – просто специальное форматирование уже существующей диаграммы стандартного типа. Вот как раз в этом третьем виде пользователь может создать собственную пользовательскую диаграмму.

Выше при описании использования добавления и удаления наборов данных как одного из средств редактирования диаграмм уже говорилось о возможности очистить диаграмму, удалив с нее все данные, и потом создать на ее основе путем добавления данных новую диаграмму, так как все настройки и установки старой диаграммы при такой очистке сохраняются. Именно эта методика и положена в основу создания того типа диаграмм, которые в Excel получили название «тип, определенный пользователем».

Итак, первый этап создания пользовательского типа диаграммы – это создание базы, т. е. определение общих настроек и свойств диаграммы (шкал, типов линий, их цвета, линий сетки, заголовка, названий и т. д.).

Затем, когда диаграмма нужного вида, формы и с нужными свойствами создана, следует обратиться в меню «Диаграммы» и выбрать там команду «Тип диаграммы». При этом откроется окно «Тип диаграммы», в котором следует выбрать вкладку «Нестандартные» и установить на ней переключатель «Дополнительные», после чего в том окне, где раньше отображался список доступных диаграмм, появится список диаграмм, определяемых пользователем.

Чтобы включить новую диаграмму в число диаграмм, определяемых пользователем, теперь надо нажать клавишу «Добавить», после чего откроется окно «Добавление нового типа диаграмм», в которое надо ввести название нового типа диаграмм и его описание (рис. 20).

Рис. 20. Окно «Добавление нового типа диаграмм».

После этого в списке доступных диаграмм Excel появится новый тип диаграмм, на основании которого можно будет строить новые диаграммы.

Работа с объемными диаграммами.

Объемные диаграммы Excel имеют то преимущество перед обычными, что они отображают данные в двух измерениях, что не только более наглядно, но и позволяет проводить дополнительные оценки – не только оценки данных, но также и оценки их структуры. Форматирование объемных диаграмм практически ничем не отличается от форматирования обычных диаграмм, за исключением наличия дополнительных элементов (стен, углов и основания).

Поскольку основой построения объемных диаграмм является использование эффекта перспективы, то наиболее эффектным способом работы с объемными диаграммами является их вращение, основанное на изменении эффекта перспективы. Для этого можно использовать окно «Формат трехмерной проекции», которое можно открыть, обратившись к команде «Объемный вид» меню «Диаграммы» (рис. 21).

Рис. 21. Вид окна «Формат трехмерной проекции».

В этом окне есть две стрелки для наклона диаграммы вверх или вниз, а также две круговые стрелки для вращения диаграммы вокруг оси вправо и влево. Картинка (три столбца гистограммы) в центре окна показывает изменение общего вида диаграммы – пропорций и перспективы. Кроме этого, наклон (возвышение) и вращение (поворот) можно вводить вручную, устанавливая значения наклона и поворота в полях «Возвышение» и «Наклон». Использование стрелок удобно для грубой настройки объемного вида, а использование полей – для тонкой. Если все произведенные изменения не подходят, то диаграмме можно вернуть исходный вид, нажав клавишу «Автомасштаб». Отключив опцию «Изометрия» можно изменять с помощью стрелок не только наклон и поворот, но и пропорции диаграммы. Уровень изменения при этом отображается в поле «Перспектива».

Если нет желания ковыряться в окне «Формат проекции», то можно просто потаскать диаграмму за углы: выделив угол, потащить его мышью, вид диаграммы при этом будет изменяться. Правда сама диаграмма при этом исчезнет, останется только трехмерная «проволочная» рамка, но и от этого можно избавиться, удерживая во время вращения нажатой клавишу «Ctrl», при этом «проволочная структура» будет иметь общий вид диаграммы (рис. 22).

Рис. 22. Вид «проволочной проекции» при вращении диаграммы с удерживаемой клавишей «Ctrl».

Изменение значений рабочего листа с помощью перетаскивания.

Выделив на диаграмме любую точку на любой линии (секторе, столбце) можно перетащить ее мышью в направлении, соответствующем типу графика. При этом произойдут изменения в самом наборе данных на таблице рабочего листа. Для того чтобы выделить одну только точку, не выделяя всего ряда, следует кликнуть по ней левой клавишей мыши дважды, но не подряд (тогда откроется окно «Формат ряда данных»), а с некоторой разницей во времени (небольшой). Такой способ удобен для тех случаев, когда график выглядит не так, как надо. Для того чтобы прикинуть значения, необходимые для того, чтобы все было как надо, вполне достаточно «подтянуть» нужную линию на нужную позицию. Но при этом неплохо бы иметь на всякий случай копию исходного набора данных. Кроме того, «перетаскивая» линии на диаграмме, необходимо учитывать, что на одном и том же наборе может быть построена не одна диаграмма, и не все они выглядят не так.

Разрыв связи диаграммы с диапазоном данных.

Выше (при рассказе о настройках оси в окне «Формат оси») уже говорилось об опции «Связь с источником» на вкладке «Число» этого окна. Здесь следует сказать еще вот о чем: при отключении всех связей с источником на диаграмме можно получить диаграмму, которая не имеет никаких связей с данными рабочего листа, а существует как бы сама по себе («мертвая диаграмма»), отдельно. Такая диаграмма не боится никаких изменений исходного набора данных, и сама не производит в них никаких изменений. К таким диаграммам, например, относятся специальные типы диаграмм Excel и шаблоны пользовательских диаграмм.

Построение диаграмм с картинками.

Помимо обычных заливок (заливок цветом), диаграммы Excel могут использовать также и специальные виды заливок – градиентную заливку, узоры, текстуру, рисунки. Использование заливок и текстур показано на одном из расположенных выше рисунков в настоящей главе.

Для того чтобы использовать специальную заливку, нужно нажать клавишу «Способы заливки» окна «Формат области диаграммы», после чего откроется окно «Способы заливки» (рис. 23).

Рис. 23. Вид окна «Способы заливки».

Это окно имеет четыре вкладки – «Градиентная», «Текстура», «Узор», «Рисунок».

Вкладка «Текстура» содержит набор текстур для заливки, к которым можно добавлять новые текстуры с помощью кнопки «Другая текстура»; вкладка «Узор» – набор узоров, которые можно модифицировать с помощью списков «Штриховка» и «Фон».

Вкладка «Рисунки» позволяет использовать для заливки графические файлы (рисунки). Для того чтобы использовать рисунок в качестве заливки, надо просто нажать клавишу «Рисунок» и указать местоположение рисунка. Рисунок после этого появится в окне просмотра. Используя опции в нижней части вкладки, можно настроить вид заливки.

Помимо этого, рисунки в диаграмме можно использовать и для заливки рядов.

Для этого достаточно рисунок (любой графический файл) поместить в буфер обмена и затем, выделив на диаграмме ряд, воспользоваться командой «Вставить» меню «Правка».

Связанный рисунок.

Выше уже несколько раз говорилось о малой эффективности использования таблицы данных на диаграмме. Вместо нее можно использовать связанный рисунок, который получается при использовании инструмента «Камера» меню «Сервис» («моменталки», т. е. моментальные снимки, описанные в разделе о копировании данных в Excel). Такой рисунок отображает значения данных в ячейках выделенного диапазона, имея тот же вид, что и они, но его можно свободно перемещать и даже помещать на другие листы и в другие книги. В частности, его можно поместить и на диаграмму (как картинку) через буфер обмена. Для того чтобы вставленный снимок сохранял связь с исходными данными, следует выделить его и указать в строке формул адрес исходного диапазона. После этого программа будет постоянно обновлять значения данных на снимке. В заключение следует отметить, что снимок может быть сделан с любых данных, в том числе и с данных, не имеющих отношения к диаграмме. Поэтому для действительно эффективного использования рисунка вместо таблицы данных лучше всего сделать его с исходных данных диаграммы, но в то же время снимок посторонних данных может быть использован в качестве средства повышения информативности диаграммы (рис. 24, 25).

Рис. 24. Создание снимка на основе выделенной таблицы («Запись изменения температуры собаки за неделю») с помощью инструмента «Камера». Инструмент помещен в конец панели «Форматирование».

Рис. 25. Снимок таблицы «Записи изменения температуры собаки за неделю», помещенный на лист с гистограммой, построенной на основе этой таблицы для контроля соответствия изменений в таблице изменениям в диаграмме.

Инструмент «Камера» не входит в стандартный набор команд меню «Сервис», его можно найти на вкладке «Команды» окна «Настройки» панелей инструментов (рис. 26).

Рис. 26. Инструмент «Камера» можно найти на вкладке «Команды» окна «Настройки» и поместить его затем на панель инструментов.

И еще одно немаловажное замечание о выборе основания (расположения исходных данных) при построении диаграмм. Выше была рассмотрена в качестве примера гистограмма изменения температуры собаки за неделю, в которой в качестве основания были выбраны ряды, т. е. гистограмма была построена на строках таблицы 1 «Данные состояния животного». Такое представление позволяет получить зависимость изменения температуры тела за неделю вообще, без разделения на вечернюю и утреннюю температуру показанную на рисунке 27.

Рис. 27. Гистограмма, построенная на строках.

Построение диаграммы по столбцам позволяет получить раздельное представление для каждого из наборов данных, т. е. представить гистограмму утренней температуры отдельно, а вечерней отдельно, показанную на рисунке 28.

Рис. 28. Гистограмма, использующая те же данные, что и предыдущая, но построенная на столбцах.

Выбор основания построения производится на втором шаге «Мастера диаграмм» – на вкладке «Диапазон» надо выбрать один из переключателей – «Строки» или «Столбцы».

Глава 3 Использование MS Office Outlook 2003

Office Outlook – программа для работы с электронной почтой (прием и отправка сообщений, их обработка, поиск и архивация, а также удаление). Эта программа может автоматизировать многие процедуры основного делопроизводства, следить за ходом выполнения задач, планировать личное расписание и многое другое.

То, что MS Office Outlook предназначен для работы с электронной почтой, создает множество недоразумений: из-за того, что операционная система Windows использует для работы с электронной почтой разработанную Microsoft программу Outlook Express.

MS Outlook Express – это дежурная (служебная) программа для работы с электронной почтой Windows. MS Office Outlook может выполнять все обязанности Outlook Express в комплексе с выполнением остальных задач – следить за делами, вести переписку, планировать встречи и события и т. д. Это и еще плюс интеграция с MS Office и есть основное преимущество MS Office Outlook перед Outlook Express.

Для того чтобы пользоваться MS Office Outlook, не обязательно отключать Outlook Express. Обе программы могут работать независимо, каждая сохраняя полученные письма в своей папке, но в этом случае могут возникать проблемы использования по умолчанию. Если для работы с электронной почтой используется MS Office Outlook, Outlook Express по умолчанию не используется, и вся почта попадает в папки MS Office Outlook.

Следует сделать одно очень важное замечание: ни в коем случае нельзя путать эти две программы. В дальнейшем в этом разделе речь идет только об MS Office Outlook, которая для краткости называется просто Outlook. Но это всегда именно MS Office Outlook.

Рассмотрим новшества Outlook 2003

В Outlook 2003 существенно обновилась система управления и организации папки «Входящие».

Папка «Входящие» – это папка, в которую попадают все поступающие из сети сообщения (если MS Office Outlook используется по умолчанию для работы с электронной почтой), и оттуда они затем распространяются дальше. Поэтому одной из главных проблем здесь является проблема фильтрации нежелательной почты.

Система фильтрации нежелательной почты для Outlook 2003 умеет производить анализ всей структуры вложения, включая текст. Все сообщения, перехваченные фильтром, помещаются в специальную папку «Нежелательные письма», чтобы их можно было при необходимости извлекать и просматривать.

Наиболее распространенным типом нежелательных сообщений является спам – назойливая бессмысленная реклама. По установленным адресам отправителей спама MS Office Outlook создает список категории «Нежелательные отправители», чьи письма никогда не просматриваются. Противоположностью этой категории является категория «Надежные отправители», чьи письма никогда не будут рассматриваться как нежелательные.

Кроме этого, можно также блокировать сообщения с определенных адресов или доменов, добавляя отправителя в список «Заблокированные отправители».

При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server сообщения любого содержания со всех адресов организации, в которой работает пользователь, не будут обрабатываться как нежелательные.

В Outlook 2003 можно создавать быстрые пометки. Быстрые пометки – это система цветных флажков, которыми сообщение помечается как «К исполнению». Цвет флажка указывает на его категорию (например, степень срочности или важности). Использование быстрых пометок избавляет от необходимости читать все сообщения каждый раз, когда нужно выделить из них что-то важное в данный момент.

Outlook 2003 использует папки поиска – это виртуальные папки, содержащие представления всех элементов электронной почты, отвечающие определенным критериям поиска. Отображаемые в них сообщения остаются в своих папках Outlook. При создании папки поиска для нее выбираются нужные параметры, например «Письма с вложениями» или «Письма от указанных адресатов». Можно создать настраиваемую папку поиска, задав особые критерии для отбора сообщений, которые должны отображаться в этой папке. Можно сказать, что каждая папка поиска представляет собой сохраненные и постоянно обновляемые результаты поиска, проводимого во всех папках, с указанием всех элементов, удовлетворяющим условиям для этой папки.

Достоинством папок поиска является то, что они быстро настраиваются с использованием предусмотренных параметров, например «Письма, отправленные в списки рассылки» или «Письма с указанными адресатами». Список непрочитанных писем во всех папках электронной почты можно посмотреть в папке поиска «Непрочтенные». Для отбора сообщений, которые занимают больше всего места, с целью уменьшения размера папок, служит папка поиска «Большие письма», в которой элементы отображаются независимо от их реального размещения.

Еще одно новшество Outlook 2003, связанное с папкой «Входящие», – это оповещение на Рабочем столе. Оповещение на рабочем столе дополняет звуковое оповещение о получении нового письма. Оповещение «Новое письмо» с именем отправителя, темой и коротким текстом для предварительного ознакомления появляется на Рабочем столе в виде прозрачного сообщения, дающего возможность быстро оценить, нужно ли срочно ответить, пометить сообщение к исполнению или не стоит отвлекаться от текущей работы. В окне оповещения имеются кнопки для открытия, пометки и удаления сообщения электронной почты. Если на него не обращать внимания, оно исчезнет так же плавно, как и появилось.

Очень часто сообщения в формате HTML содержат рисунки и звуковое сопровождение, которые не включаются в само сообщение, а загружаются с сервера Интернета при открытии или просмотре. Отправители почтового «мусора» используют эту возможность в своих целях, включая в сообщение так называемые веб-маяки. Веб-маяк информирует отправителя, что сообщение прочитано или просмотрено и, следовательно, данный адрес электронной почты является действующим. Это может привести в будущем к получению большого количества нежелательной почты. Для сохранения конфиденциальности и борьбы с веб-маяками настройки по умолчанию в Outlook запрещают загрузку внешнего содержимого из Интернета. Если сообщение электронной почты пытается подключиться к веб-серверу, не указанному получателем, Outlook блокирует это подключение, пока не будет разрешена загрузка внешнего содержимого. Это средство позволяет также исключить отображение навязчивых сообщений нежелательного содержания и, если установлено подключение с низкой скоростью передачи, решить, имеет ли смысл тратить время на загрузку изображений.

И, наконец, сотрудничество со службой управления правами на доступ к данным. Outlook 2003 позволяет создавать сообщения с ограниченным разрешением, защищенные от несанкционированной пересылки, печати, копирования и изменения. Для ограничения разрешения нужно нажать кнопку «Не пересылать» на панели инструментов «Стандартная».

Часто используемые папки электронных сообщений и папки поиска можно добавить в «Избранные папки» и отображать в верхней части области «Почта» в области переходов.

Следующая основная функция Outlook – работа с адресами, так называемые контакты. Контакты означают адресную книгу с номерами телефонов, факсов и электронной почтой, а также с другими дополнительными сведениями – адресами проживания, должностями, именами и фамилиями, днями рождения и т. п. Работа с контактом – это организация списка контактов и сортировка его (по важности, по срочности, по алфавиту и т. д.), создание электронной рассылки, автоматическое отслеживание событий (например, дней рождения).

Контакты вместе с календарем и задачами составляют группу делопроизводства – группу элементов, используемых для планирования и организации работы, а также учета и отслеживания выполнения задач и ведения первичной документации (составления отчетов, отслеживание резолюций и согласованных документов и т. п.).

Календарь представляет собой основу для планирования рабочего времени. С его помощью можно планировать такие события, как встречи и собрания, просматривать расписания групп и т. п. Outlook 2003 позволяет даже управлять календарем другого пользователя. В календарь можно включать различные праздники, отмечаемые в разных странах. Наконец, календарь можно использовать для планирования личного расписания.

Задачи, поручения и заметки представляют собой три разных уровня одной и той же процедуры отслеживания выполнения хода проекта.

Поручение представляет собой начальную стадию проекта, в которой нет ничего конкретного по средствам выполнения задачи, используемым ресурсам и не указывается ответственный за ее выполнение сотрудник. В поручении содержится только тема и назначение, а также могут быть указаны сроки выполнения. После того как ответственный назначен, ресурсы отмерены, сроки проставлены, детали описаны, установлена категория, – поручение превращается в задачу.

Задача представляет собой подробный текущий отчет о ходе выполнения проекта, куда включаются установленные контакты, привлеченные сотрудники, затраченные ресурсы и иное, а также указываются степень выполнения проекта и примерные сроки его окончания. В итоге обычно задачи сохраняются как файлы RTF и затем отправляются в архив.

Интерфейс программы

Рассмотрим интерфейс программы. Outlook – приложение MS Office, и основу его интерфейса составляют общие для всех приложений MS Office элементы, такие как рабочее окно, строка состояния и плавающие панели инструментов.

Особенность Outlook заключается в том, что, кроме стандартного интерфейса, эта программа имеет еще один интерфейс – свой собственный. Основа этого интерфейса – элементы. Элемент – это основной объект, в котором хранятся данные.

Элементы Outlook включают почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и записи в дневнике и, кроме того, в Outlook имеются также опубликованные элементы и документы.

Стандартный Outlook 2003 в исходном виде имеет в своем составе следующие основные элементы: папки электронной почты («Входящие», «Исходящие» и т. п.), календарь, контакты, задачи, заметки, дневник.

Обычный интерфейс MS Office дополняется в Outlook интерфейсом элемента.

Итог выглядит таким образом: стандартное окно MS Office с заголовком и системным меню, затем – строка меню и панели (по умолчанию активна только панель «Стандартная»). Рабочая область программы занята интерфейсом элемента, который состоит из двух подчиненных окон – окна со списком папок с расположенной внизу областью перехода и окна элемента со списком записей.

Панель «Стандартная» представлена следующими кнопками (слева направо):

1) «Создать». Эта кнопка запускает процедуру создания записи для элемента. Она содержит раскрывающийся список, в котором как элементы меню перечислены все доступные виды записей для всех элементов;

2) «Печать». Запускает процедуру быстрой печати;

3) «Переместить в папку». Перемещает выделенную запись (элемент) в выбранную папку. Список основных (стандартных) папок раскрывается автоматически при обращении к кнопке. Если есть папки нестандартные (пользовательские), то нажатие клавиш CTRL + SHIFT + V раскрывает окно со списком всех доступных папок;

4) «Удалить». Здесь следует обратить внимание на следующий недостаток Outlook: клавиши команды удаления (CTRL + D) расположены рядом с клавишами сохранения (CTRL + S), так что при малейшей небрежности в нажатии клавиш сохранения и создаваемая запись удаляется. К счастью, удаление в Outlook просто помещает запись в папку «Удаленные», откуда ее можно потом извлечь (если вовремя спохватиться);

5) «Найти», активирующая панель поиска в окне элемента, с помощью которой можно производить не только поиск, но и просмотр найденной записи;

6) «Адресная книга», открывающая адресную книгу Outlook (об этой книге будет рассказано позже).

Поле поиска, в котором вводятся данные для поиска контактов в списке элемента «Контакт». Если ввести в это поле имя или фамилию (или еще какие-то личные данные), то программа найдет и автоматически откроет соответствующую запись.

Кроме панели «Стандартная», Outlook использует также панель «Дополнительная».

На этой панели расположены следующие кнопки:

1) кнопка «Outlook сегодня». Это не совсем кнопка, а скорее гиперссылка. Она переходит на так называемую «Домашнюю страницу Outlook». Домашняя страница – настраиваемый элемент Outlook, который открывается при запуске программы автоматически. В нем отображаются выбранные элементы, например праздники;

2) кнопка «Назад» – тоже гиперссылка, она переходит в предыдущее окно, так же как аналогичная кнопка в браузере Интернета.

Следующая группа кнопок – управление просмотром папки элемента и его записей. Она состоит из трех кнопок – «Перейти на уровень вверх»; «Область чтения» и «Предварительный просмотр». Последняя кнопка показывает, как будет выглядеть выделенный элемент в печати, а первая – переход на один уровень вверх. Кнопка «Область чтения» открывает в нижней части окна элемента дополнительное окно, в котором выделенный элемент просматривается полностью.

Следующая за группой просмотра группа кнопок имеет разный состав для разных элементов. Это группа редактирования, она содержит те кнопки, которые используются для редактирования записей текущего элемента. Часть кнопок этой группы постоянна. Это такие кнопки как: «Отмена», поле «Текущее представление», «Область группировки», «Выбрать поле».

Кнопка «Отмена» отменяет последнее выполненное действие, т. е. выполняет функцию отката.

Список фильтров, по которым формируется представление данных записи в окне элемента (по телефонам, по категориям и т. д.) содержит поле «Текущее представление».

Кнопка «Область группировки» открывает в верхней части окна элемента панель. Если перетащить на эту панель заголовок столбца представления записи, то все записи будут сортированы по данному значению. Чтобы отменить группировку, т. е. вернуться к исходному представлению, нужно перетащить столбец обратно на свое место.

Произвести выбор представляемых в окне элемента полей записи, а также создать дополнительное поле с помощью кнопки «Создать» можно с помощью кнопки «Выбрать поля».

Рассмотрим особенности MS Office Outlook 2003. Особенности этой программы составляет следующий набор средств: контакты, календарь и дневник.

Контакты (и сотрудничающая с этим элементом адресная книга Outlook) собирают личные сведения о клиентах и сотрудниках, выполняют автоматическое отслеживание событий по ним, а также позволяют установить соединение (позвонить) или отослать сообщение.

Календарь – средство планирования и организации рабочего времени. С его помощью также можно отслеживать праздники, выполнять организацию событий. Но главное назначение календаря для секретаря – это конечно же организация личного времени сотрудников и планирование личного расписания руководителя.

Дневник – это настраиваемое средство наблюдения за работой приложений MS Office, установленных на компьютере. В дневник автоматически записываются и располагаются на временной шкале выбранные пользователем действия, имеющие отношение к выбранным контактам.

Также дневник выполняет отслеживание почтовых сообщений и, кроме того, ведет запись истории файлов, с которыми работают приложения MS Office, – Word, Excel, Access. В дневник также могут записываться любые виды взаимодействия, которые требуется сохранять, даже сведения, которые не хранятся в компьютере, например телефонные переговоры, отправленные и полученные рукописные сообщения.

Дневник используется для записи дат и времени взаимодействия с контактами, например количества часов работы с определенной учетной записью.

Для создания списка всех элементов, имеющих отношение к контакту, следует воспользоваться отслеживанием действий, вместо того чтобы связывать эти элементы с контактом.

Задачи – средство отслеживания загруженности сотрудников, инструмент для генерации отчетов и создания форм, а также способ автоматизации регистрации документооборота.

Многие задачи делопроизводства (такие, например, как выставление счетов за постоянное (месячное) обслуживание) могут быть автоматизированы средствами Outlook.

Работа с электронной почтой

Получение и отправление сообщений

Для получения и отправки сообщений используются команды подменю «Отправить / Получить» в меню «Сервис».

В большинстве случаев сообщения автоматически отправляются при нажатии кнопки «Отправка». Для получения (доставки) сообщений часто используются различные условия, такие как автоматическая доставка корреспонденции, при запуске программы Outlook или истечении заданного интервала времени. Кроме того, возможен также и запрос отправки и получения вручную.

Для отправки и получения сообщений для всех учетных записей используется указанное выше подменю «Отправить / Получить», команда «Отправить / Получить все».

Если же Outlook использует несколько учетных записей электронной почты, то обычно указывается, какие именно учетные записи использовать для получения сообщений. По умолчанию сообщение отправляется с использованием учетной записи, указанной для использования по умолчанию в «Мастере учетных записей электронной почты».

Для того чтобы отправить сообщение с использованием конкретной учетной записи, нужно выбрать соответствующую учетную запись (ту, которая была отведена для отправки сообщений). Делается это путем нажатия кнопки «Учетные записи» в окне сообщения.

Учетные записи почты, настроенные в Outlook, могут быть объединены в группы отправки и получения. Для этой группы могут быть заданы такие параметры, как интервалы отправки и получения сообщений, способы обработки почты при работе в оперативном и автономном режимах. Группы отправки и получения позволяют задавать следующие параметры:

1) включение учетной записи при отправке и получении почты;

2) отправку, получение или отправку и получение почты для учетной записи;

3) загрузку вложений;

4) предельные размеры загружаемых сообщений;

5) папки, включаемые при отправке и получении;

6) загрузку только заголовков новых сообщений;

7) разные настройки для работы Outlook в оперативном и автономном режимах.

Когда пользователь находится в сети, для учетных записей электронной почты Exchange, IMAP и HTTP сообщения отправляются и получаются немедленно. Для учетных записей электронной почты POP3 сообщения отправляются немедленно в том случае, если на вкладке «Настройка почты» установлен флажок «Немедленная отправка при наличии подключения» (меню «Сервис», команда «Параметры»). При автономной работе все учетные записи используют запланированное время отправки и получения в диалоговом окне «Группы отправки и получения».

Особенностью MS Office Outlook является управление сообщениями с помощью правил.

Правила – это одно или несколько действий, автоматически выполняемых над почтовыми сообщениями и приглашениями на собрание, которые отвечают определенным условиям, с возможными из этих условий исключениями.

Назначение правил – управление сообщениями электронной почты, выполнение с сообщениями действия, отвечающего заданному набору условий. Созданное правило применяется в Outlook к сообщениям, поступающим в папку «Входящие», или к отправляемым сообщениям. Например, можно задать следующие правила, действующие автоматически.

Все правила разделены на две основные категории: уведомления и организацию.

Правила уведомления служат для оповещения пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения (например, можно создать правило, автоматически отправляющее сообщение электронной почты на сотовый телефон пользователя при получении сообщения от члена семьи). Правила организации выполняют над сообщением некоторые действия. Например, можно создать правило, перемещающее определенные сообщения в определенную папку или помечающее их к исполнению к определенной дате.

Правила можно также запустить вручную. При запуске вручную правила могут применяться к отдельным сообщениям, уже находящимся в папке «Входящие», и к сообщениям в других папках.

В правилах могут быть предусмотрены исключения для особых случаев (например, для сообщений, снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности). Если сообщение подпадает хотя бы под одно из заданных условий исключения, правило к нему не применяется.

Правила управляемы, т. е. могут включаться и отключаться, могут измениться или удалиться. В работе с электронной почтой заметную роль играет учетная запись.

Что такое «учетная запись»? Учетная запись – это имя сервера, имя пользователя, пароль или адрес электронной почты, которые используются для подключения к электронной почте. При этом в Outlook используются данные, представленные администратором, или провайдером (поставщиком услуг Интернета, ISP). Отправка сообщений с помощью учетной записи ISP может потребовать соединения с поставщиком услуг Интернета для получения разрешения на использование почтового сервера.

Настройка учетных записей MS Office Outlook 2003 и электронной почты

Чтобы настроить Outlook для работы с электронной почтой, нужно знать следующие параметры:

1) тип сервера (обычно для работы с электронной почтой используется POP3, IMAP или Hotmail);

2) имя (здесь можно указать имя, которое будет отображаться в поле ОТ в исходящих сообщениях);

3) электронный адрес (обычно электронный адрес включает: имя_пользователя@имя_провайдера (организация). ru);

4) имя пользователя (имя учетной записи, обычно оно совпадает с частью электронного адреса. Например, для адреса user@mail. ru имя учетной записи – user);

5) пароль (пароль, который получил пользователь при регистрации электронного адреса);

6) сервер входящих / исходящих сообщений (эти параметры узнают при регистрации. Обычно сервер входящих сообщений и сервер исходящих сообщений совпадают).

POP3 – протокол Post Office Protocol Version 3. Используется для приема сообщений электронной почты с почтового сервера Интернета.

IMAP – протокол Internet Message Access Protocol. При использовании IMAP на сервере создаются папки, в которых сообщения хранятся и упорядочиваются для загрузки другими ПК. При этом пользователю только остается читать заголовки сообщений и выбирать сообщения, которые он хочет загрузить.

HTTP – Hypertext Transfer Protocol. Протокол передачи гипертекста, который используется для доступа к веб-страницам через Интернет. Именно этот протокол используется в Outlook в качестве почтового протокола.

Кроме этого, Outlook поддерживает протокол IMAP4, а также использует учетные записи MS Exchange Server.

Итак, все нужные сведения получены от поставщика услуг Интернета или администратора: известны имена серверов входящей и исходящей почты; имя пользователя; адрес электронной почты и пароль.

Следующий этап – подключение к почтовому серверу. Подключение может осуществляться двумя способами – либо по телефонной линии, либо через локальную сеть ЛВС. В первом случае, т. е. при подключении через телефонную линию, соединение устанавливается средствами удаленного доступа автоматически при запуске Outlook либо вручную. Если устанавливается подключение к серверу POP3 или IMAP, поставщик услуг Интернета может представить сведения об используемых телефонных номерах, настройках модема и необходимых сетевых протоколах. Во втором случае, т. е. при соединении через локальную сеть, организацией должен предоставляться доступ к Интернету через ЛВС. Администратор представляет учетную запись и определяет необходимые сетевые протоколы для доступа к почтовым серверам.

Далее – процедура получения сообщений электронной почты с сервера.

Если в качестве учетной записи используется запись MS Exchange Server, может быть выбрана работа в оперативном или автономном режиме. По умолчанию в Outlook используется оперативный режим (с подключением к серверу). Отправляемые и получаемые сообщения доставляются немедленно. При работе в автономном режиме может быть задана частота подключения Outlook к серверу для отправки и получения сообщений.

Если используется учетная запись почты Интернета, может быть задана частота подключения Outlook к почтовому серверу Интернета для отправки и получения сообщений.

При использовании учетной записи электронной почты с сервером Exchange сообщения электронной почты по умолчанию хранятся на этом сервере.

Для других учетных записей почты в Outlook автоматически создается файл данных, используемый по умолчанию для хранения сообщений и других элементов. В качестве файла данных используется файл личных папок (pst).

Outlook 2003 имеет усовершенствованную систему учетных записей, использующую кеширование.

Кеширование сервера Exchange заключается в том, что при использовании учетной записи электронной почты сервера Exchange рекомендуется применять кеширование сервера Exchange. Локальная копия почтового ящика хранится на компьютере пользователя и обеспечивает простой доступ к сведениям независимо от изменения типа подключения. Сведения из локального почтового ящика постоянно синхронизируются с сервером Exchange. Обработка данных может быть продолжена при отсутствии связи с сервером MS Exchange. После восстановления соединения Outlook выполняет автоматическую синхронизацию изменений. Папки и элементы вновь становятся идентичными. Преимущество здесь заключается в том, что нет необходимости в переключении в автономный режим: работа может быть продолжена при отсутствии соединения. Пользователю не требуется совершать попытки повторного подключения к серверу, так как Microsoft Office Outlook 2003 выполняет их автоматически. Кеширование сервера Exchange выбирает папки, которые требуются для автономной работы, и совершает их синхронизацию с сервером, тем самым предоставляя возможность не проводить настройку групп отправки и получения. Outlook дает возможность подключения к MS Exchange Server 2003 через Интернет без необходимости использования медленного и периодически недоступного соединения через виртуальную частную сеть (VPN). Эта возможность предоставляет удаленный доступ к учетной записи сервера MS Exchange Server 2003 через Интернет при работе вне системы защиты доступа организации, без использования специальных аппаратных средств и подключений, таких как смарт-карты или жетоны безопасности.

Кеширование управляется, т. е. может быть включено или отключено.

Для включения кеширования надо использовать команду «Учетные записи электронной почты» в меню «Сервис» и затем в открывшемся окне «Мастера» выбрать опцию «Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты», после чего можно переходить к следующему шагу, нажав кнопку «Далее».

В окне второго шага настройки кеширования в списке «Outlook обрабатывает почту для этих учетных записей в следующем порядке» надо выбрать учетную запись электронной почты сервера Exchange, а затем нажать кнопку «Изменить». В группе MS Exchange Server надо установить флажок «Использовать режим кеширования Exchange». После этого остается только перезапустить Outlook для завершения включения кэширования.

Для отключения кэширования нужно проделать всю ту же процедуру и в том же порядке, с той только разницей, что флажок в группе MS Exchange Server надо не установить, а снять.

Создание сообщений в разных форматах (в том числе с помощью Word)

Для создания сообщений используется кнопка «Создать» панели «Стандартные». В раскрывающемся списке этой кнопки «Сообщение» стоит первым пунктом.

Outlook может создавать сообщения в форматах HTML, RTF и обычный текст.

По умолчанию в качестве редактора сообщений используется Word, но это не обязательно.

Настройка параметров сообщений производится на вкладке «Сообщения» окна «Параметры» в меню «Сервис». В верхней части этой вкладки расположена область «Формат сообщения», на которой и задаются параметры формата создаваемого сообщения.

Формат, в котором по умолчанию создается сообщение, задается в поле «Создать сообщение в формате». В раскрывающемся списке этого поля можно выбрать один из трех форматов – HTML, RTF, обычный текст.

Ниже этого поля располагаются опции, задающие параметры использования Word как редактора по умолчанию. Если эти опции активированы, то при нажатии кнопки «Создать сообщение» Word открывает окно редактора сообщений.

Настройка параметров формата для Интернет производится в окне «Формат для Интернет», которое открывается нажатием кнопки «Формат для Интернет».

Нажатие кнопки «Языки» открывает окно, в котором задаются параметры кодировки исходящих сообщений. Если в опции «Автовыбор кодировки исходящих сообщений» выставлен флажок, то программа автоматически задает для такого сообщения кодировку, указанную в поле «Кодировка исходящих сообщений».

Настройка шрифтов создаваемого сообщения производится в области «Шрифты и бланки» все той же вкладки «Сообщения».

Нажатие кнопки «Шрифты» открывает окно, в котором можно задать разный шрифт для разных типов сообщений: для новых, для ответов и пересылки, для обычного текста. Сообщения могут создаваться на бланке. Это вид оформления поля, на котором расположен текст сообщения. Он соответствует заливке Word. Outlook использует несколько типов бланков, и пользователь может выбрать любой из них в раскрывающемся списке поля «Бланк, используемый по умолчанию».

При создании сообщения без использования Word, Outlook открывает окно собственного редактора сообщений. Это стандартное окно MS Office. Оно имеет три активные по умолчанию панели – строка «Меню», «Стандартная» и «Форматирование».

Строка «Меню» имеет специальное меню «Действия» с тремя группами команд для управления процессом создания сообщения:

1) первая группа – это команды создания сообщений («Создать сообщение», «Создать мгновенное сообщение», «Создать правило» и «К исполнению»);

2) вторая группа – команды ответа («Ответить», «Ответить всем» и «Переслать»);

3) третья группа – команды отмены («Отозвать сообщение» и «Отправить заново»).

Остальные меню вполне стандартные – «Файл», «Правка», «Вид», «Вставка», «Формат», «Сервис». Они содержат стандартный набор команд для работы с файлами, для редактирования и форматирования текста, для проверки орфографии и т. д.

Такие меню, как «Вид», «Вставка» и «Формат» могут содержать довольно большое число собственных команд редактора сообщений. Наибольшим их содержание является в меню «Вставка», которое практически не содержит стандартных команд, кроме команды «Вставка файла». Команды меню «Вставка» позволяют добавить в сообщение гиперссылку, элемент (запись) одной из папок Outlook (вставка может быть произведена как текст и как вложение), а также подпись (это подменю из одной команды «Дополнительно», которая запускает процедуру создания стандартной подписи для сообщений).

Меню «Вид» содержит только одно стандартное подменю – «Панели инструментов». Остальные команды этого меню являются собственными командами редактора сообщений Outlook. Эти команды разделены на три группы: группу перемещения по списку сообщений (первая группа), группу параметров текста (только для HTML) и группу управления видом сообщения в редакторе.

Первая группа содержит два подменю – «Назад» и «Далее», с помощью которых можно не только перемещаться взад-вперед по списку сообщений, но и производить выбор сообщений в списке.

Вторая группа (параметры текста) содержит два подменю – «Размер текста» и «Кодировка», которые управляют представлением шрифта и выбором кодировки соответственно.

Третья группа (управление видом) содержит команды – «Полный заголовок» (скрытие/отображение полей «Копия» и «Тема»), «Поле “ОТ”» и «Поле “СК”» – добавление указанных полей в заголовок.

Помимо указанных команд, меню «Вид» включает одну очень важную для сообщения команду – «Параметры», которая открывает окно настройки параметров сообщения, в котором устанавливаются такие важные параметры, как важность, параметры безопасности, параметры отправки, параметры отслеживания (т. е. отправление уведомления о прочтении).

Меню «Формат» содержит только две специальных команды редактора – это подменю «Кодировка» и группа форматов (RTF, HTML, обычный текст).

Меню «Сервис» содержит только две собственные команды редактора сообщений – «Проверить имена» и «Адресная книга».

Панель «Стандартная» содержит стандартный набор кнопок, дублирующих команды меню. Из них следует обратить внимание на кнопки быстрой печати, разрешения на доступ к данным, кнопку «Параметры», а также кнопку «Создать правило».

Две последние просто дублируют команды меню «Вид» и «Действия», т. е. кнопка «Параметры» открывает окно параметров сообщения, а кнопка «Создать правило» запускает процедуру создания правила, а вот нажатие кнопки «Разрешение» открывает неограниченный доступ к данным сообщения.

Панель «Форматирование» содержит обычный набор средств форматирования текста сообщения, аналогичный такому же набору в Word.

Теперь рассмотрим процедуру создания сообщения.

Для создания сообщения надо обратиться в подменю «Создать» меню «Файл» и выбрать там команду «Сообщение».

После того как Outlook откроет окно редактора сообщений, нужно заполнить поля «Кому», «Копия» и «СК».

Сообщение отправляется адресатам, указанным в поле «Кому».

Адресаты, указанные в полях «Копия» и «СК» (что означает «скрытая копия»), также получают сообщение. Но имена адресатов, указанные в поле «СК» при этом не видны никому, кроме них самих и автора сообщения.

Имена адресатов разделяются точкой с запятой.

Поля «Кому» и «Копия» обозначены кнопками, нажатие которых открывает список контактов на тот случай, если там содержатся данные адресата. В этом случае адрес можно ввести автоматически, просто выбрав его в списке контактов.

В поле «Тема» вводится тема сообщения.

После всего этого полагается ввести непосредственно сам текст сообщения. Это делается в текстовом поле.

После того как текст сообщения введен, пора приниматься за настройку параметров сообщения. Для этого надо открыть окно «Параметры» и выполнить следующие действия.

1. Задать важность сообщения. Это также можно сделать с помощью соответствующих кнопок на панели «Стандартная».

2. Недоступность сообщения после указанной даты устанавливается в группе «Параметры отправки» (надо установить флажок на опции «Недействительно после» и затем ввести в открывшиеся поля соответствующие сроки).

3. Аналогично устанавливается и задержка доставки сообщения (в той же группе надо выставить флажок на опции «Не доставлять после» и затем ввести сроки).

4. Если нужно сохранить копию сообщения в какой-то другой папке, кроме папки «Отправленные», в которой она сохраняется по умолчанию, то следует в той же группе «Параметры отправки» нажать кнопку «Обзор» возле опции «После отправки сохранять в» и в открывшемся окне со списком папок Outlook выбрать нужную.

5. Если к сообщению нужно что-то добавить, то можно сделать вложение с помощью команды «Вставка файла» меню «Вставка», или, если нужно вложить (или добавить) запись одного из элементов Outlook, то надо использовать команду «Вставка элемента» из того же меню.

6. Перед отправкой сообщения можно провести проверку имен. Проверка имен (кнопка на панели «Стандартная») производит автоматическое сравнение с именами в адресной книге и в папках контактов, указанных как адресные книги Outlook. Если найдено точное совпадение, имя подчеркивается. Если найдено несколько совпадений, имя подчеркивается красной волнистой линией. Кликнув это имя правой кнопкой мыши, можно просмотреть список совпадений. Если найдено несколько совпадений и соответствующие адреса использовались ранее, отображается имя, выбранное в прошлый раз, подчеркнутое зеленой пунктирной линией. Такое выделение напоминает о существовании других вариантов. Кликнув это имя правой кнопкой мыши, можно просмотреть список совпадений.

Ну вот, наконец, сообщение набрано, настроено, все поля заполнены, все параметры указаны, все вложения добавлены, все вставки вставлены, все проверки сделаны.

Пора отправлять сообщение.

Это делается нажатием кнопки «Отправить» панели «Стандартные» (клавиши «CTRL» + «ENTER»).

Теперь давайте рассмотрим использование в качестве редактора сообщений Word.

Особенностью Outlook 2003 является то, что здесь в отличие от предыдущих версий редактором сообщений по умолчанию является не собственный редактор, а именно Word. Это обусловлено тем, что по мере распространения электронной почты возникла потребность в пересылке с ее помощью документов, требующих определенного форматирования, которое они могли получить только в Word. Кроме этого, использование Word в качестве редактора по умолчанию позволяет воспользоваться такими его средствами, как автозамена, автоматическая проверка орфографии и грамматики, автоматические списки (маркировка и нумерация); работа с таблицами Word (т. е. помещение в таблицы форматированного текста); автоматическое преобразование имен электронной почты в гиперссылки; использования тем Word для оформления документов; использование автоформата для быстрого форматирования.

Для того чтобы создать сообщение электронной почты в Word, нужно открыть Word и воспользоваться командой «Создать» меню «Файл». В открывшейся после этого области задач надо выбрать в группе «Создание» пункт «Сообщение электронной почты». После этого открывается точная копия окна встроенного редактора сообщения Outlook с добавленными к нему строкой меню и панелью «Форматирование» из Word.

Структура сообщения и процедура его составления здесь в точности такая же, как и в редакторе Outlook. Текст сообщения можно сохранить в любом из форматов, доступных в Word.

Проверка орфографии и грамматики

В Outlook используются два вида проверки орфографии сообщений в собственном редакторе Outlook. Это немедленная проверка орфографии в открытом элементе и автоматическая проверка орфографии при отправке любого элемента. Кроме этого, возможно также использование средств проверки орфографии и грамматики Word.

Для того чтобы запустить немедленную проверку, надо открыть элемент, который требуется проверить, и кликнуть левой кнопкой мыши в его текстовом поле, а затем запустить команду «Орфография» меню «Сервис». Если для проверки выделено какое-то слово, то нужно выбрать соответствующие параметры.

Автоматическая проверка орфографии при отправке любого документа настраивается на вкладке «Орфография» окна «Параметры» меню «Сервис» главного окна Outlook. Здесь нужно установить флажок на опции «Всегда проверять орфографию перед отправкой». Слова, добавляемые в ходе проверки орфографии, включаются во вспомогательный словарь, содержащийся в файле Custom.dic.

Следующие параметры проверки орфографии, задаваемые в Outlook, применяются как в Outlook, так и в Word: всегда проверять орфографию перед отправкой; пропускать текст исходного сообщения в ответе или пересылке.

Только в редакторе электронной почты Outlook применяются следующие параметры: всегда предлагать исправления для слов с ошибками; пропускать слова, набранные прописными буквами; пропускать слова, содержащие цифры.

Вставка подписей

Использование подписей в электронные сообщения Outlook включает в себя следующие три процедуры: создание, добавление и удаление.

Создание подписи представляет собой создание штампа – сочетания символов, которое по умолчанию будет вставляться в конец текста сообщения перед его отправкой. Создание подписи производится в окне «Создание подписи», которое открывается нажатием кнопки «Подписи» группы «Подписи» вкладки «Сообщение» окна «Параметры» меню «Сервис» главного окна Outlook. В окне «Создание подписи» нужно ввести в поле «Введите имя нового образца» выбранный в качестве подписи набор символов. Здесь есть выбор: можно начинать письмо с пустого образца, можно использовать введенный образец как шаблон, а можно использовать в качестве шаблона файл, выбрать который можно в окне поиска, открывающегося нажатием кнопки «Обзор».

После того как нужный параметр выбран (как правило, выбирается использование в качестве шаблона введенного образца), можно нажать кнопку «Далее» и перейти на второе окно Мастера, в котором в поле «Текст подписи» надо ввести текст, который будет использоваться в качестве подписи. Отмечаем, что в это поле может быть вставлен текст из другого документа (файл «Шаблон»). В подпись можно добавить визитную карточку, под которой в данном случае подразумевается карточка из списка контактов. Для добавления такой визитки в подпись нужно воспользоваться кнопкой «Создать визитную карточку из списка контактов» в нижней части окна второго шага «Мастера создания подписи».

После создания подпись можно вставлять во все новые сообщения, в ответы и пересылаемые сообщения либо только в конкретные сообщения. Также можно создавать различные подписи для каждой учетной записи электронной почты.

Для автоматической вставки подписи во все новые сообщения, ответы и пересылаемые сообщения надо в группе «Подписи» вкладки «Сообщения» окна «Параметры» выбрать соответствующий образец подписи.

Кроме этого, возможна вставка подписи в сообщение непосредственно в ходе работы над ним, т. е. вручную. Для этого используется субменю «Подпись» меню «Вставка». В этом подменю надо выбрать соответствующую подпись. Если образцов нет, то нажатие кнопки «Дополнительно» запустит процедуру создания подписи.

Использование бланков

Бланки и темы – это наборы единообразных элементов оформления и цветовых схем, которые используются в сообщениях. В бланках и темах задаются шрифты, маркеры, цвет фона, горизонтальные линии, рисунки и другие элементы оформления, включаемые в исходящие сообщения.

В Outlook могут использоваться бланки из предварительно определенного списка, при необходимости они могут быть изменены. Кроме того, имеется возможность создавать новые шаблоны и загружать их из Интернета. Бланки Outlook доступны, только если сообщения создаются в формате HTML.

Если в качестве редактора сообщения используется Word, бланки и темы выбираются из списка. Список бланков Word включает те же бланки, что и список Outlook. В списке тем имеются дополнительные образцы, которых нет в списке бланков. Темы Word могут использоваться в формате HTML. При создании или открытии сообщения, для редактирования которого используется Word, доступна справка Word по использованию тем.

При установке в Word бланка, используемого по умолчанию, бланк по умолчанию устанавливается также в Outlook, и наоборот. Изменения, вносимые в бланк в Outlook, отражаются в бланке в Word.

Если в отправляемые сообщения необходимо автоматически вставлять какой-либо текст, например образец ответа, в дополнение к бланку или теме используется подпись.

Список папок и папки поиска

В Outlook информация хранится в папках так же, как документы в Проводнике. Для отображения папок используется список папок. Список папок – список, отображающий папки, доступные в почтовом ящике. Список папок имеет иерархическую структуру, т. е. использует знак «+» для свертывания и знак «—» для развертывания списка.

Папки бывают нескольких типов, как то стандартные, папки, связанные с учетными записями электронной почты Интернета, папки для архивирования и организации элементов, обычные и общие личные папки, общие папки и папки поиска.

Список стандартных папок представлен в области переходов.

Область переходов – это расположенный внизу левой части главного окна Outlook столбец. Он содержит группы – «Ярлыки», «Другие ярлыки» и ярлыки и папки, в них входящие.

В области переходов представлены папки для каждого типа элементов: «Входящие», «Контакты», «Календарь», «Задачи», «Дневник», «Заметки» и, кроме того, «Черновики» (папка для хранения незаконченных элементов, находящихся в разработке), «Отправленные» (хранение копий отправленных элементов), «Удаленные» (хранение временно удаленных элементов до их полного удаления или восстановления), «Исходящие» (хранение элементов, созданных при автономной работе, которые требуется отправить при следующем подключении).

При использовании учетной записи MS Exchange сообщения доставляются в папку «Входящие».

При использовании учетных записей службы Hotmail в списке папок в области переходов над всеми упомянутыми выше стандартными папками Outlook отображается значок Hotmail, а под ним отображаются папки на сервере Hotmail. Сообщения будут доставляться в папку «Входящие» под значком Hotmail. Используйте эту и другие папки сервера Hotmail для просмотра полученных, отправленных и удаленных сообщений.

При использовании учетной записи POP3 в списке папок в области переходов отображаются стандартные папки в группе «Личные папки». Сообщения будут доставляться в папку «Входящие».

При использовании учетной записи IMAP в списке папок в области переходов отображаются стандартные папки в группе имя_сервера_IMAP. Сообщения будут доставляться в папки на сервере IMAP. Необходимо подписаться на папку «Входящие» и на сообщения электронной почты из папки «Входящие» на сервере IMAP. Первоначально в Outlook будут отображаться только заголовки сообщений; чтобы загрузить определенные сообщения в компьютер, нужно пометить их заголовки. Данные сообщения отображаются в группе имя_сервера_IMAP папки «Входящие», расположенной в «Списке папок» в «Области переходов». При удалении элемента из группы имя_сервера_IMAP в папке «Входящие» сообщение отображается перечеркнутым, и через некоторое время происходит его удаление с сервера IMAP.

Папки поиска

Папками поиска называются виртуальные папки, содержащие представления элементов электронной почты, удовлетворяющих определенным условиям поиска.

При создании папки поиска пользователю предоставляется набор предварительных вариантов, таких как «Сообщения с вложениями» или «Сообщения от определенных людей». Можно также создать свои собственные.

Глава 4 Основы работы в Интернете

папки поиска путем задания собственных критериев поиска, которым должны удовлетворять попадающие в папку сообщения электронной почты. Каждая папка поиска представляет собой своевременно обновляемый список результатов поиска во всех папках. Папки поиска содержат результаты предварительно определенных поисковых запросов. Отображаемые там сообщения хранятся в одной или нескольких папках Outlook.

В «Области переходов» раздела «Почта» находятся три заданные по умолчанию папки поиска: «К исполнению», «Большие письма» и «Непрочитанные письма». В папке поиска «К исполнению» отображаются все сообщения с отметками. В папке поиска «Большие письма» отображаются все сообщения с размером больше 100 КБ (килобайт). В папке поиска «Непрочитанная почта» отображаются все непрочитанные сообщения. Эти три папки могут быть изменены или удалены.

При создании папки поиска можно выбирать из нескольких вариантов, таких как «Почта с вложениями» или «Почта от определенных людей». Можно также создавать свои собственные папки поиска. Для этого надо задать определенные условия поиска, которым должны удовлетворять отображаемые в папке сообщения. Каждая папка поиска является своевременно обновляемым сохраненным результатом поиска элементов, удовлетворяющих условиям по всем папкам.

При удалении папки поиска не происходит удаления отображаемых в ней сообщений, так как папка поиска содержит не сами сообщения, а ссылки на них. Однако если открыть одно или несколько сообщений из папки поиска и удалить их, то сообщения будут удалены и из той папки Outlook, где они хранились.

Работа в www

WWW (World Wide Web – Всемирная паутина) является наиболее популярным сервисом Интернета и его часто отождествляют с самой Сетью. Однако это мнение на самом деле ошибочно. WWW появился в 1993–1994 гг., тогда как зарождение Интернета происходило в 1969 г. Но в связи с простотой использования и широкой доступностью для понимания рядового пользователя WWW превосходит по популярности все остальные сервисы.

Так что же представляет собой мировая Сеть? На этот вопрос можно ответить по-разному. С технической точки зрения это объединение компьютеров в масштабе планеты, содержащих распределенную базу гипертекстовых документов, или сайтов, содержащих ссылки друг на друга. Точно перевести на русский язык слово «сайт» довольно сложно. В буквальном переводе английское слово «site» означает «местоположение», а употребление его в значении «источник информации» произошло от словосочетания «connection of sites» («соединение мест»), которые использовали разработчики сети ARPANET – предшественника Интернета.

Нам же проще представить слово «сайт» как совокупность информации, объединенной одной тематикой и доступной по определенному адресу в Сети. Сайты состоят из отдельных страниц, написанных на языке HTML (Hypertext Markup Language – язык гипертекстовой разметки). Отдельные страницы сайта и сайты в Сети связаны друг с другом посредством гиперссылок (ссылок, линков), которые представляют собой сетевой адрес, по которому должна обратиться программа просмотра. Адрес имеет, например, следующий вид: , где http://– название протокола Hypertext Transfer Protocol (протокол передачи гипертекстовых документов). WWW традиционно применяется в названии, homepage – название сайта (в данном примере домена второго уровня), ru – название зоны, index.html – путь к файлу (в нашем случае первой странице сайта). представляет собой название узла. Наименование зоны происходит, как правило, от названия стран (ru – Россия, uk – Великобритания, jp – Япония и т. д.), но существуют и исключения. Например, org – обозначает общественные организации, com – коммерческие организации, gov – государственные учреждения США, edu – университеты США.

Так что же пользователь может найти в WWW? Список огромен: сайты производителей медикаментов, посвященные ветеринарии порталы, домашние странички известных людей, новостные сайты, тематические форумы, онлайн-магазины и т. д. и т. п. Информация, содержащаяся в них, весьма многообразна, порой противоречива (но, согласитесь, и в печатных изданиях порой можно найти противоположные взгляды на решение одной и той же проблемы).

Однако самое главное, что ни одна проблема здесь не остается без внимания. На любой грамотно сформулированный запрос в поисковой системе всегда найдется несколько ссылок.

Для веб-серфинга (просмотра веб-страниц) используются специальные программы – веб-браузеры, или просто браузеры. Во времена, когда Интернет только получал широкое распространение среди рядовых пользователей, они могли выбирать между Netscape Navigator™ фирмы Netscape Communications Corporations и Microsoft Internet Explorer от фирмы Microsoft®. Между фирмами существовала жесткая конкуренция, получившая название браузеровой войны, в течение которой каждая из фирм добавляла в язык HTML конструкции, которые правильно мог обрабатывать только ее продукт. Благодаря включению Explorer`а в операционную систему MS Windows 98 он завоевал наибольшую популярность. Однако в настоящее время появилось большое число достойных внимания программ, являющихся, по мнению авторов, более удобными инструментами для путешествия по www. Среди них особо хотелось бы отметить Mozilla Firefox и Opera. Первая из них распространяется freeware (бесплатно) на основе лицензии. Opera распространяется на условиях adware, т. е. браузер полноценно работает, но в окне программы имеется баннер, в котором демонстрируется реклама (которая, в отличие от телевизионной, совсем не раздражает и не отвлекает от работы, а для большинства пользователей и вовсе незаметна). Отключается баннер легко – путем перевода на счет разработчиков суммы в размере 39,5 долларов.

Безопасность в Интернете

Как вы уже знаете, Интернет не является местом обитания одних только ангелов. Как и в реальной жизни, здесь можно найти как друзей, так и (что происходит гораздо чаще) различного рода сетевых злоумышленников, желающих получить доступ к вашему компьютеру. Именно злоумышленников, потому что слово «хакер» в своем первоначальном значении не имело ничего общего с теми, кого мы так не любим и опасаемся.

Хакерами называли виртуозов компьютера, знающих принципы его работы на самом высоком уровне. Времена меняются, и теперь это слово, к сожалению, приобрело криминальную окраску.

Многие беспечные и неопытные пользователи могут сказать: «В моем компьютере нет ничего ценного!» Хорошо. Возможно, никакой ценной информации личного характера вы в своем компьютере не храните. Однако почтовые базы, пароли доступа к почтовому ящику, ICQ, доступ к интернет-ресурсам также могут представлять интерес для некоторых «непрошеных гостей». Помимо этого, ваш компьютер может быть использован для совершения взлома, установки на него бота и еще множества других злодейских изобретений.

Не следует также забывать о вирусах, червях и троянах, эпидемии которых периодически проносятся по Интернету.

Итак, давайте научимся защищать свой компьютер от различной сетевой заразы. Ниже приводятся рекомендации известных security-экспертов. Соблюдая данные советы, вы сможете свести до минимума риск попадания в лапы злоумышленников в бескрайних просторах Сети.

1. Используйте антивирусную программу и регулярно обновляйте антивирусные базы. Обновление следует проводить, как минимум, раз в две недели, а также сразу, как только вы узнаете о появлении нового вируса из средств массовой информации. Многие антивирусные программы позволяют настроить автоматическую загрузку обновлений или загрузку по расписанию.

2. Используйте файрвол или брандмауэр – программу-фильтр сетевых подключений, как входящих так исходящих. Для эффективной работы программа должна быть грамотно настроена.

3. Используйте сложные пароли, состоящие из алфавитно-цифровых и спецсимволов. Длина пароля должна быть не менее восьми символов. Не используйте в качестве пароля номера ваших телефонов, автомобилей, клички животных, имена людей и иного, поскольку они легко подбираются путем перебора по словарю. Менять пароли нужно один раз в три месяца. Не храните пароли в текстовых файлах на компьютере, не используйте менеджеры паролей – вводите их каждый раз с клавиатуры. Если вы опасаетесь забыть пароли, запишите их на бумаге и храните в надежном месте.

Работа с электронной почтой также требует соблюдения мер техники безопасности. «Будьте осторожны» и «никогда не разговаривайте с незнакомцами» – эти правила как нельзя более уместны при пользовании электронной почтой.

Никогда не читайте спам, удаляйте его, не открывая. Хорошо также применять спам-фильтры. Не открывайте сообщения с присоединенными к ним файлами, полученные от незнакомых людей.

Не проходите по присланным ссылкам и отключите в почтовом клиенте опцию получения писем в формате HTML. По возможности шифруйте почтовые сообщения.

Вот еще несколько рекомендаций специалистов.

1. Ограничьте прием кукис (cookies – информация, сохраняемая сервером на клиентской стороне, т. е. на компьютере, с которого вы заходите на сайт, и апплетов (апплеты – небольшие программы-скрипты, встроенные в исходный код страницы и выполняющиеся на вашем компьютере по запросам сервера) в настройках браузера. Регулярно удаляйте все сохраненные кукис и очищайте папку временных файлов. Старайтесь не регистрироваться на веб-сайтах без лишней необходимости. Сведите передачу конфиденциальной, в том числе финансовой, информации через сеть до минимума и только в случае крайней необходимости.

2. По возможности деинсталлируйте (т. е. уничтожайте методом деинсталляции) с компьютера все ненужные вам приложения, особенно сетевые. Регулярно обновляйте операционную систему и установленные приложения.

3. Создавайте резервные копии информации на дискетах и лазерных дисках. Не забывайте физически удалять носители, на которых хранится устаревшая личная информация.

4. Выключайте компьютер, если не используете его, особенно при постоянном подключении к Интернету.

5. Установите пароль на доступ к своей учетной записи.

И самое главное – будьте бдительны! Соблюдение всех вышеперечисленных советов не защитит вас от собственной доверчивости. Разумеется, вас никто не призывает к параноидальной подозрительности и тем более, к отказу от интенсивной работы в Сети. (Вы же не сидите дома из-за того, что по улицам ездят автомобили! Просто, переходя дорогу, вы не забываете внимательно оглядываться по сторонам. Возможно у вас даже хватает терпения дождаться зеленого света...)

Однако вспомните, сколько ваших знакомых (или вы сами) попадали на удочку различных шарлатанов – от цыганок и всевозможных «кидал» до совсем еще недавно прославляемых телевизионной рекламой банков, названия которых помнят все (и никогда не забудут наиболее пострадавшие от них). Сеть в известной степени является отражением реальной жизни, и поэтому здесь также не следует проявлять чрезмерную доверчивость.

Гораздо более уместными будут внимание и осторожность. Кстати, наиболее опасными сетевыми гангстерами считается особая категория взломщиков, называемая социальными инженерами, которые с помощью психологических методов способны обойти такую защиту, которая не по зубам даже человеку, прекрасно знающему техническую сторону взлома.

Поиск информации в Интернете

На страницах Интернета размещено огромное количество разнообразной информации, как полезной и достоверной, так и недостоверной, а порой даже вредной. Поиск конкретных ответов на возникающие в повседневной практике ветеринарного врача вопросы можно сравнить с поисками золота: необходимо промыть тонны бесполезного песка, чтобы добыть крупицы благородного металла. Скорее всего поиск необходимой информации из повседневной необходимости и своеобразного вида спорта (хотелось бы заметить, что родоначальником его является российская поисковая система Яндекс (Yandex)) превратится в отдельную интегрированную науку с собственной методологией и специфическими методами исследования.

Искать необходимую информацию можно разными способами. Укажем три основных источника получения информации.

1. Статьи на общедоступных ресурсах. Это наиболее популярный (особенно среди новичков) способ. С его помощью можно легко получить сведения о новых биопрепаратах, медикаментах, ветеринарном оборудовании, т. е. информацию о новых товарах и услугах, в продвижении которых на рынок, заинтересован в первую очередь их непосредственный производитель или торговые организации. Подобного рода сведения можно найти на официальных сайтах соответствующих фирм, информация о которых широко доступна в печатных средствах и рекламных проспектах. Информация также может и сама найти вас, оказавшись в вашем электронном почтовом ящике среди прочей рассылаемой рекламы. Жаль, что ценность подобной информации обычно невелика, как и большинства навязываемой нам рекламы.

2. Информация, получаемая от сетевых знакомых. Как правило, эта информация приватная и не всегда доступная для широкого круга лиц. Однако зачастую она является наиболее ценной, поскольку представляет собой эксклюзивные наработки, которые могут содержать сведения о новых подходах и методах диагностики и лечения, о новейших медикаментах и приборах. К сожалению, информация подобного рода труднодоступна. Ведь далеко не каждый обладатель какого-либо ноу-хау готов раскрыть его каждому желающему. Для этого необходимо посетить массу форумов, самому опубликовать статьи в электронных изданиях, завоевать доверие своих сетевых коллег. Тогда и с вами захотят поделиться своими открытиями и наработанным опытом. Большую роль в приобретении подобных сетевых знакомых и степени их готовности к обмену взаимно полезной информацией играет так называемые сетевая коммуникабельность» и «сетевой этикет. Эти термины имеют много общего со своими реальными прообразами, однако обладают и некоторыми специфическими особенностями.

В реальной жизни огромное значение имеют невербальные методы общения – поза, мимика, жесты и интонация. По ним достаточно легко определить, расположен ли к вам ваш собеседник, откровенен ли он с вами.

При общении в Сети решающее значение приобретает смысл набранных на клавиатуре символов, здесь текст вашего электронного послания играет главную роль, неся всю его смысловую нагрузку, поскольку ваши собеседники по ту сторону монитора видят набранные вами строки и ничего другого.

Однако www никогда не получил бы такого широкого распространения среди пользователей, если бы в нем не существовал такой сервис, как поисковые системы. Словно опытные библиотекари или гиды, они помогают сориентироваться в море информации. Без них поиск был бы практически бесполезным.

Поисковые системы выполняют свою работу по запросам, заданным пользователем, и позволяют быстро отыскать необходимую информацию, пролистывая за вас сотни миллионов сайтов.

Серверы поисковых систем имеют специальные программы, которые собирают информацию в веб и возвращают на свой сервер все найденные страницы. Таким образом накапливается информация, на основе которой создаются базы данных.

К наиболее часто используемым на сегодняшний день поисковым системам относятся следующие: Rambler (), Yandex (), Апорт (), а также Yahoo! (), Goodle (), List. ru () и др.

Расскажем о некоторых из них подробнее.

Rambler – русскоязычная поисковая система. На домашней странице Rambler перечислены разделы, обозначающие различные направления поиска: например, бизнес и карьера, компьютеры и Интернет, культура и искусство, медицина, наука и техника, СМИ, товары и услуги и другие. Система позволяет вести поиск и по ключевым словам, набираемым пользователем в строке «Поиск», которая находится в верхней части страницы Rambler.

«Апорт» считается одной из лучших русскоязычных поисковых систем. Апорт содержит большое количество ресурсов российского Интернета, позволяет производить поиск не только по ключевому слову или тексту, но и по дате документов, по заголовкам, комментариям и подписям к картинкам, а также сохранять параметры поиска и определенное число предыдущих запросов пользователя.

К основным свойствам системы «Апорт» можно отнести: перевод запроса и результатов поиска с русского языка на английский, и наоборот; возможность поиска в любой грамматической форме (что весьма важно для поиска на русском языке); автоматическую орфографическую проверку текста запроса; широкие возможности расширенного поиска. «Апорт» содержит ссылки, позволяющие подключить к поиску необходимой вам информации другие поисковые системы (например, Yahoo, HotBot, MSN и т. д.). Как и большинство других серверов, «Апорт» предлагает оперативную новостную информацию, ссылки на которую расположены в нижней части главной страницы.

Мы уже упоминали российскую поисковую систему «Яндекс» (Yandex)). Поиск в ней также может вестись как по категориям, так и по ключевым словам, а интерфейс понятен и удобен для работы даже начинающего пользователя.

Yahoo! – один из наиболее популярных поисковых веб-узлов. Содержащаяся в этой системе информация подразделяется на 14 категорий, все они перечислены на домашней странице Yahoo!.

В зависимости от особенностей запроса вы можете работать с категориями и подкатегориями, а также искать конкретные термины. Также пользователь может задействовать любой подраздел или раздел Yahoo! ограничив поиск его пределами. Недостатком ограничения поиска категориями, разделами, подразделами и заголовками узлов является уменьшение числа полученных ссылок по сравнению с поиском, в котором задействовано много других поисковых узлов.

Yahoo! также предоставляет значительный выбор дополнительных возможностей. Пользователь, к примеру, может делать запросы в DesaNews для поиска в Usenet и в Four11, чтобы узнать интересующие его адреса электронной почты. Yahoo! успешно осуществляет поиск информации в узлах, расположенных в определенных регионах, в том числе городах и странах. Также в Yahoo! существует специальная страница новостей My Yahoo! настраиваемая самим пользователем в зависимости от сферы его интересов и темы, по которой он желает постоянно получать свежие новости.

Используя систему Yahoo! трудно добиться достаточной точности ответов по конкретным терминам, качество ссылок обычно очень высокое, особенно в случае обобщенных запросов.

List. ru имеет много общего с поисковой системой Yahoo!. Главная страница сервера содержит ссылки на поисковые категории, наиболее популярные среди пользователей (например, образование и наука, вокруг света, предприятия, работа и заработок, СМИ и т. д.).

Располагается список ссылок в центральной части главной страницы. Указанные рядом с названием категории цифры обозначают количество содержащихся в ней сайтов. Более мелким шрифтом записаны заголовки подкатегорий. Щелкнув по интересующему вас названию, вы попадете в соответствующую рубрику, полный путь к которой указывается под логотипом системы List.ru. Внизу правой колонки главной страницы находятся блоки самых актуальных новостей, а также новости дня.

Глава 5 Андиаг® – программа для ветеринарных врачей

Комплексное ветеринарное программное обеспечение АНДИАГ® – первый и, наверное, единственный программный продукт, предназначенный для ветеринарных врачей. В настоящий момент существует в двух версиях Андиаг® 2005 (с поддержкой Сети) и Андиаг® 2005 Home Edition (без поддержки Сети). Подробнее с условиями приобретения продуктов можно ознакомиться по следующим ссылкам (Андиаг®) и (Андиаг® 2005 Home Edition). По поводу стоимости хотелось бы отметить, что разработчики взяли от Microsoft не только приставку в названии урезанной версии, но и цены на ПО. С сайта можно также бесплатно скачать демо-версию программы Андиаг® 2005 Home Edition объемом 20,5 МБ или заказать демоверсию программы Андиаг® 2005. Производители предлагают также обучение работе с программой.

Мне попала в руки более ранняя версия программы, а именно Андиаг® 2004, поэтому в данной книге будет рассмотрена работа с данной версией.

Программа, по мнению авторов, должна помогать решать следующие вопросы:

1) облегчать финансовый контроль работы персонала;

2) упрощать контроль ветеринарной работы персонала;

3) делать более простым контроль и управление базой клиентов;

4) способствовать повышению профессиональной квалификации;

5) помогать в уточнении диагностики (клинической и лабораторной диагностики);

6) активизировать отношения «клиент – ветврач»;

7) способствовать интенсификации контактов «клиент – ветврач»;

8) помогать ветеринарным специалистам в планировании ветеринарного дела и управлении им;

9) более точно и оперативно контролировать расход лекарственных средств;

10) создавать статистические отчеты по группам заболеваний, количеству приемов, породам, затрате медикаментов, вакцин;

11) создавать месячные отчеты по группам заболеваний в соответствие с государственными требованиями.

Итак, перейдем непосредственно к программе. Хочется отметить длительный этап извлечения файлов во время установки, но нужно всего лишь подождать. Программа во время установки создает по умолчанию на Рабочем столе три иконки. Присутствие двух из них (Arhiv и Andiag-Temp) на Рабочем столе не обязательно.

Двойным щелчком по иконке запускаем программу, и первое, что сразу бросается в глаза в стартовом окне программы, – это нестандартный интерфейс с массой детских картинок. По мнению пользователей, данному продукту больше подошел бы деловой интерфейс в стиле Microsoft Office, а не рисунки в стиле новогодних открыток.

Тем не менее за четырьмя такими открытками (а всего их пять) скрывается достаточно функциональный модуль – за котенком и щенком – «Пациенты»; за гномом, производящим погрузочно-разгрузочные работы – «Склад»; за изображением календаря – «График»; за эмблемой с изображением змеи – «Зоомагазин, аптека». Все модули между собой тесно взаимосвязаны, но непосредственно для ветеринарного врача наиболее интересен и необходим конечно же модуль «Пациенты».

По щелчку на соответствующей картинке открывается новое окно, в котором находится список животных по видам. По умолчанию в списке находится 14 видов животных, но при желании его легко расширить, нажав на кнопку «Добавить». Выбираем нужный вид животных щелчком по его названию и открываем главное окно модуля.

На панели задач расположены следующие кнопки в виде выпадающих меню: «Пациенты», «Справки», «Настройки», «Сервисные функции», «Заявки», «Статистика», «Помощь». Наиболее часто используемые функции программы выведены в виде кнопок в левой части окна программы («Новый пациент», «Картотека», «Ветеринарная энциклопедия», «Дифференциальная диагностика», «Предстоящие», «Опаздывающие», «Статистика», «Отсрочки платежей», «Выход»).

Занесение сведений в базу не представляет никаких сложностей. В выпадающем меню «Пациенты» выбираем «Новый пациент», или в левой части экрана нажимаем кнопку «Новый пациент». При этом появляется список врачей, из которого мы выбираем свое имя из списка (если оно, конечно, уже занесено в базу); после чего появляется форма, в которую следует внести данные о пациенте и его владельце (рис. 29).

Рис. 29. Таблица «Новый пациент».

Поиск пациента в базе данных осуществляется выбором в функции «Пациенты» строки «Картотека» или нажатием соответствующей кнопки на панели быстрого доступа. При этом также появляется список ветеринарных врачей, из которого выбирается необходимое имя. При выборе конкретного врача по щелчку по кнопке «ОК» на экран выводится список пациентов данного вида животных, в отношении которых этот врач осуществляет лечебно-профилактические мероприятия (рис. 30).

Рис. 30. Таблица «Картотека – Кошки».

Поиск пациентов и их владельцев в базе возможен несколькими способами:

1) путем просмотра списка с помощью полосы прокрутки в правой части окна (способ крайне нерациональный и медленный). Все его неудобства проявят себя сразу же, как только в базе появиться большое количество животных;

2) путем поиска по тексту, для чего необходимо знать хотя бы один из следующих параметров: порядковый номер, клички пациента, Ф. И. О. владельца, его контактный телефон. После чего в желтом кнопочном поле выбираем известный критерий поиска, под списком пациентов появляется маленькое текстовое поле, в которое следует вписать первые несколько букв или цифр имени или телефона. Необходимый владелец / пациент будет выделен светло-сиреневым цветом. Подтверждаем свой выбор щелчком мыши или нажатием клавиши «Enter» на клавиатуре и можем приступить к работе с выбранным клиентом.

В верхней части окна находится поле, в котором показывается номер учетной записи, кнопка «Правка», открывающая доступ к окну редактирования данных, и три кнопки, позволяющие быстро распечатать справки (форму № 1 и форму № 4).

Обе формы оформлены в полном соответствии с документом, и все заполненные поля в экранной форме вкладываются в нужные ячейки при распечатке.

Все заполненные данные в карточке пациента автоматически вписываются в нужных текстовых полях. Остается заполнять вручную только то, что не было указано: количество животных, направление животных, цель поездки (для выставки, продажи и т. д.), маршрут, разрешение на вывоз, указать ветеринарную лабораторию (если она не присутствует в качестве структурного подразделения клиники) и результаты исследований (если они сделаны раньше пациенту в той же самой клинике, они вписываются автоматически). После заполнения данных нажимаем «Печать 1 стр.» два раза последовательно (поскольку форма выдается в два одинаковых экземплярах: по одному для владельца и для отчетности клиники), потом еще два раза нажимает «Печать 2 стр.» (чтобы отпечатать и вторую страницу документа в двух экземплярах), потом выбирает «К журналу».

Указываем порядковый номер документа, после чего происходит последний просмотр, проверка корректности данных, и если что нужно дополнить (например, прививки сделаны в другой клинике и отмечены в ветеринарном паспорте и ветсправках).

Если все в порядке, нажимается «Печать». Эта печать уже является автоматическим электронным ведением журнала о сопроводительных документах. Распечатка является бумажным архивом и официальным документом, который подшивается и хранится в качестве архива.

В нижней части окна имеются кнопки «Вакцинации», «Дегельминтизации», «Грумминг», «Лечение», «Выход». Назначение этих клавиш интуитивно понятно, поэтому долго останавливаться на данном моменте не будем (за исключением кнопки «Лечение»). Скажем лишь, что хранение подобной информации весьма важно при утере владельцем ветеринарного паспорта и других документов. За скромной кнопкой «Лечение», как оказалось, скрывается как раз то меню, которое позволяет просматривать и вводить данные в карту больного животного (долго, признаться, нам пришлось его искать). А именно, в левой части окна имеется поле с полосой прокрутки, в котором выбираем нужную дату.

Несколько правее находятся кнопки «Новая дата», «Удалить» и «Выход», пояснять здесь, думаем ничего не нужно. Кнопки «Рентген», «УЗИ-изображения», «ЭКГ-изображения» позволяют просмотреть визуально и прочитать заключения по датам заболевания, что является важным для оценки динамики заболевания.

В правом поле находится группа кнопок, позволяющих редактировать историю болезни, составить счет и инструкции по уходу и лечению для владельца животного. Здесь же находится кнопка «Дифференциальная диагностика» – компьютерная подсказка, которая облегчит дифференцировку заболевания со сходной по клинической картине. Нажав на кнопку «Декларация» легко и быстро можно напечатать расписку для владельца, в которой он гарантирует оплату лечения и оперативного вмешательства и отказывается от претензий к ветеринарному врачу в случае гибели животного. Документ крайне полезный для ветеринарного врача при сложных манипуляциях, связанных с риском для жизни животного (при тяжелом состоянии оперируемого, применении химиотерапевтических препаратов и т. д.) (рис. 31).

Рис. 31. Таблица «Лечение».

В правой части окна имеются кнопки быстрого доступа, на которых остановимся поподробнее.

Самая верхняя кнопка – «Итог истории болезни» – быстро выводит записи из истории болезни, причем позволяет сделать это как на текущий день, так и вывести общие данные за период заболевания и записи за конкретный период по указанным датам.

Кнопка «Итог лабораторных исследований» открывает окно, в котором находятся соответствующие сведения.

Кнопка «Итог амбулаторного журнала» выводит на экран окно, где в соответствующих полях отражаются данные о причине обращения, клинической картине заболевания, истории болезни, диагнозе заболевания, назначенном лечении. Вывод данных можно осуществить как на текущий день, так и в общем за период болезни и в определенный ее период.

Кнопка «Лицевой счет» содержит финансовую информацию о затратах владельца на лечение животного (и так же выводится по датам).

Кнопка «Лабораторные исследования» позволяет быстро распечатать направления, квитанции, а также просмотреть результаты.

Кнопки «ЭКГ-исследование», «УЗИ-исследование», «Рентген» выводят результаты с подробным описанием соответствующих исследований, а также картины с аппарата ультразвукового исследования и отсканированные рентгеновские снимки.

Работа с данными разделами проста и интуитивно понятна. В основном все действия ветеринарного врача сводятся к простой работе с помощью мыши, работа с клавиатурой сведена к минимуму, что крайне положительно сказывается на скорости работы с клиентом.

В главном окне программы на панели быстрого доступа слева находится на наш взгляд интересная кнопка «Опаздывающие», доступная также через меню «Справки» «Опаздывающие». Данная функция позволяет отследить владельцев, пропустивших визит к врачу и различные ветеринарные обработки.

В меню «Справки» «Предстоящие» доступна информация о количестве животных (а также их список), которое необходимо подвергнуть в указанный (врачом) период тем или иным лечебно-профилактическим мероприятиям.

В месте с тем функция позволяет примерно рассчитать необходимое количество медикаментов и биопрепаратов, которые необходимы в определенный период времени. Обе описанные функции позволяют напомнить опаздывающим, а также предупредить клиентов, пациенты которых должны быть подвергнуты в ближайшее время ветеринарным обработкам. С учетом темпов компьютеризации и развития Интернета в нашей стране выше обозначенные возможности в ближайшем будущем могут стать очень полезными.

Большую помощь в работе ветеринарного врача может оказать функция «Ветеринарная энциклопедия». Старт этой функции можно произвести двумя способами: из меню «Пациенты» «Ветеринарная энциклопедия» и с панели быстрого запуска – третья кнопка сверху.

Вызов функции выводит список имеющихся в энциклопедии диагнозов болезней.

Выбрать необходимый диагноз можно, прокрутив мышью алфавитный список заболеваний или щелкнув по полю «Диагнозы». В открывшееся поле ввода ввести первые буквы названия болезни.

При этом на экране отразится та часть списка, в которой название болезни начинается с введенных букв.

Подробная справка по выбранному заболеванию доступна с помощью кнопок в нижней части окна:

1) «Этиопатогенез» выведет на экран справку об этиологии, патогенезе, клинических признаках, методах диагностики и особенностях выбранного заболевания. Можно редактировать, сохранить и распечатать;

2) «Лечение» выводит справку о лечении, диетическом кормления, развитии и прогнозе заболевания. Можно редактировать, сохранить и распечатать;

3) «Симптомы» выводит список симптомов, характерных для данного заболевания, а в нижней части окна справа отражается их число. Перед каждым из симптомов стоит трехбуквенный код, обозначающий анатомически функциональную принадлежность к той или иной категории.

Трехбуквенные коды имеют следующие значения:

ГЕМ – гематология (биохимические и морфологические показатели крови).

ДВО – двигательно-опорные (все симптомы и патология двигательно-опорного аппарата – мышцы и сухожилия, кости и их функциональная способность).

КСЗ – кожа, слизистые (все симптомы и функциональная патология кожи и ее образований – шерсть, подушечки лап, параанальные железы, супракаудальные железы, уши и их аппарат (наружное, среднее и внутреннее ухо)).

МВА – мочевыделительный аппарат (все симптомы и функциональная патология мочевыделительного аппарата – почек, мочеточников (уретры), мочевого пузыря, уретры).

ОБЩ – общие (все остальные симптомы, которые анатомически или функционально не принадлежат только одной системе).

ОФТ – офтальмо (все симптомы и функциональная патология глаз и их аппарат: глазное яблоко, роговица, сетчатка, хрусталик, стекловидное тело, радужка, зрительный нерв, конъюнктива, веки, иннервация, функции регионарных мышц).

ПВР – пищеварительный аппарат (все симптомы и функциональная патология пищеварительной системы – рта и ротовой полости, глотки, пищевода, желудка, кишок, ануса, печени и желчного пузыря, селезенки и поджелудочной железы).

ПРФ – поведение, рефлексы (все симптомы и функциональная патология нервной системы – центральной и периферической и их внешние проявления (поведение и рефлексы)).

ССС – сердечно-сосудистая система (все симптомы и функциональная патология сердечно-сосудистой системы, кроме крови).

РПР – репродуктивные (все симптомы и функциональная патология репродуктивной системы – яичников, яицепроводов, матки, шейки матки, влагалища, преддверия, молочных желез у женских и пениса, предстательной железы (простаты) бульбоуретральных и дополнительных половых желез, тестисов у мужских особей).

РСП – респираторные (все симптомы и функциональная патология респираторной системы – гортани, трахеи, больших бронхов, бронхов, бронхиол, альвеол, легких и их оболочек, плевры.

Кнопка «Изображения» позволяет просмотреть макро– и микрофотографии, УЗИ-изображения, рентгеновские снимки и иное, относящиеся к конкретному заболеванию.

Здесь мы рассмотрели основные возможности модуля «Пациенты».

Более подробную информацию можно получить в меню «Помощь-Помощь», а также, если у вас имеется диск с программой. В корневом каталоге диска можно ознакомиться с инструкцией программы в формате. pdf еще до ее установки.

Нужно сказать, что справка по программе имеет некоторые недочеты: отсутствуют в ряде случае конкретные примеры работы с программой.

Модули программы «Склад», «Зоомагазин» и «График» в первую очередь предназначены для руководителей ветеринарного учреждения, главных ветеринарных врачей и менеджеров, поэтому здесь рассматриваться не будут.

Итак, подводя итоги, можно сказать следующее: программа Андиаг® – первый программный продукт подобного рода на русском языке (спасибо разработчикам за заботу о представителях ветеринарной медицины), имеющий много положительных черт, но также не лишенный недостатков.

Их можно объяснить в первую очередь «детскими болезнями», которые вполне могут быть устранены в будущих версиях при условии совместной работы разработчиков и практикующих ветеринарных врачей. Сдерживающим фактором распространения программы может стать, во-первых, отсутствие компьютеров в ветеринарных учреждениях, а во-вторых высокая цена продукта (по крайней мере для периферии. Стоило нам посмотреть только встроенный в программу прайс на ветуслуги и сравнить с прайсами саратовских клиник, как сразу стало ясно, откуда подобная цена на продукт). Но в общем у проекта есть будущее при условии роста компьютеризации клиник, уровня компьютерной грамотности персонала и грамотной маркетинговой политики разработчиков.

Глава 6 Tracer – система электронной идентификации животных

Каждый владелец собаки или кошки знает, что его питомцу требуются уход и внимание. Все добросовестные хозяева заботятся о ежегодной вакцинации, о защите своих любимцев от блох и клещей в летний период, о дегельминтизации животных каждые три месяца.

А многие ли из них слышали об электронной идентификации домашних животных? Думается, что большинство владельцев, к сожалению, не знают о ней практически ничего или же обладают недостаточной или искаженной информацией.

Расскажем немного об истории и мировой практике идентификации. Электронная идентификация животных существует в мире уже более двадцати лет. Начало ее активного развития положили вспышки среди сельскохозяйственных животных ряда инфекционных заболеваний, опасных и для человека. В условиях необходимости жесткого контроля распространения зооантропонозов потребовались совершенно безошибочные методы идентификации животных. Тогда был принят закон об обязательном «чипировании» сельскохозяйственных животных.

Немного позже, когда преимущества электронной идентификации стали очевидны, «чипирование» пришло на смену клеймению собак и кошек. В настоящее время практически вся Европа и Соединенные Штаты Америки «чипируют» домашних животных. Это стало нормой, такой же необходимой процедурой, как и вакцинация против бешенства (сегодня в Европе и США «чипирование» животного производится одновременно с первой вакцинацией против бешенства).

Во многих странах мира на базе «чипирования» животных уже созданы системы контроля и мониторинга. Службы отлова домашних животных оснащены сканерами. Каждое найденное бездомное животное проверяется на наличие микрочипа. В случае обнаружения номера в специальной базе данных находят имя и координаты владельца и возвращают ему животное.

В ветеринарных клиниках истории болезни и перечень проведенных профилактических мероприятий для каждого животного имеют номера, соответствующие номеру микрочипа.

Теперь для участия в выставках обязательным требованием является наличие у животного микрочипа, номер которого занесен и в родословную. При перевозе животных через границу ветеринарные службы таможни, используя имеющуюся у них базу данных, контролируют достоверность сведений о животном и его владельце.

Чип незаменим для исследовательской работы, поскольку помогает идентифицировать любое животное. Природоохранные организации с помощью системы идентификации проводят контроль над миграцией диких животных.

В нашей стране с проблемой идентификации знакомы лишь владельцы племенных собак и кошек. Хозяева же домашних любимцев, не принадлежащих к семейству элитных четвероногих собратьев, недоуменно пожимают плечами: «Идентификация? Что это? Зачем?»

Давайте вместе последовательно разберемся, что представляет собой электронная идентификация домашних животных, зачем и кому она нужна.

Для начала выясним, чем электронная идентификация лучше привычного для нас клеймения.

Во-первых, клейма стираются, искажаются, в то время как номер микрочипа остается неизменным на протяжении всей жизни животного. При распознавании клейма возможны ошибки, а, следовательно, и нарушения систематизации данных о животном, тогда как при считывании номера с микрочипа гарантируется 100 %-ная точность идентификации.

Снижение отчетливости клейма все чаще становится причиной проблем на таможне, возникающих у владельца при вывозе животного. Микрочип помогает избежать таможенных придирок, поскольку его номер не оставляет никаких сомнений в происхождении и принадлежности животного.

Во-вторых, при желании подменить животное недоброжелатель способен подделать клеймо. Номер же микрочипа повторить невозможно – это уникальный цифровой код.

В-третьих, имплантация микрочипа представляет собой простую и безболезненную процедуру, тогда как нанесение клейма – трудоемкий и травмирующий животное процесс.

Компания «Байер» предлагает передовое решение вопроса мечения животных – электронную систему идентификации Tracer.

Система идентификации животных состоит из трех необходимых компонентов: микрочипа, являющегося носителем уникального цифрового кода, сканера для считывания этого кода и базы данных, объединяющей сведения о «чипированных» животных.

Что же представляет собой имплантируемый микрочип? Его размеры – чуть больше рисового зернышка. Микрочип состоит из катушки индуктивности, заключенной в капсулу из биосовместимого стекла. Катушка индуктивности содержит пятнадцатизначный цифровой код. Пятнадцать цифровых ячеек гарантируют отсутствие повтора номера в течение ближайших ста лет. Электромагнитная частота микрочипа соответствует международному стандарту, т. е. микрочип, представляемый компанией «Байер», универсален и совместим с другими электронными системами, используемыми в Европе и Америке.

Как проводится процедура «чипирования» животного? Каждый микрочип находится в индивидуальном стерильном инъекторе, с помощью которого он помещается под кожу животного в установленное место: в область холки – у собак и кошек – и в область выйной связки с левой стороны шеи – у лошадей, т. е. процедура введения микрочипа идентична обычной подкожной инъекции. Биосовместимое стекло обеспечивает отсутствие реакций отторжения и миграции микрочипа.

Попав под кожу, микрочип в течение 5–7 дней окружается соединительнотканной капсулой, исключающей его перемещение. Явлений отторжения или миграции микрочипа в практике «чипирования» не наблюдается, побочные эффекты после введения микрочипа отсутствуют. Потерять или повредить микрочип невозможно – он становится частью подкожного слоя. Безопасность введения микрочипа подтверждается практикой Московского зоопарка, в котором успешно чипируют мелких змей, ящериц, птиц и рыб.

Сам по себе микрочип пассивен, это означает, что он не излучает никаких волн без активизации его сканером.

Для определения номера микрочипа необходимо считывающее устройство – сканер. Сканеры бывают двух типов: карманный сканер Mini Max, считывающий только номера микрочипов своего образца (т. е. микрочипы фирмы-производителя сканера), и стационарный сканер ISO Max, воспринимающий не только «свои» микрочипы, но и чипы других фирм-производителей, соответствующие международному стандарту ISO. Кроме того, ISO Max обладает способностью сохранять в памяти считанные номера и передавать их в компьютер.

В 2001 г. правительство Москвы приняло закон об идентификации. По ряду причин закон не был принят к исполнению, и мы с вами лишились уникальной возможности облегчить поиск потерявшихся животных.

Однако, несмотря на отсутствие закона и городских баз данных, упрощающих поиск животного, интерес владельцев к электронной идентификации возрастает. Причины этого интереса вполне объяснимы. Во-первых, «чипирование» – это гуманная альтернатива процедуре клеймения.

Боль и страх животного при нанесении клейма, искажение строения кожных покровов и зачастую потускнение клейма (приводящее к жестокой необходимости повторения процедуры) – всего этого теперь можно избежать, заменив клеймение «чипированием».

Как уже говорилось, электронная система идентификации позволяет исключить возможность кражи животного. Появляется возможность доказать истинную принадлежность животного в случае попытки мошенничества. Таким образом, наличие микрочипа упрощает систему контроля животных на выставках, в клубах и питомниках.

К тому же с 3 июля 2004 г. были изменены правила ввоза животных в страны Евросоюза. При ввозе животных из стран, не входящих в ЕС, кошки, собаки и домашние хорьки должны быть идентифицированы отчетливым клеймом или имплантированным микрочипом.

С момента вступления в силу новых правил ввоза еще 8 лет будет продолжаться так называемый переходный период, в течение которого в качестве идентификационной отметки будет приниматься и клеймо. А с 2008 года единственным допускаемым таможенными службами способом идентификации ввозимых животных будет микрочип. Микрочип должен соответствовать стандарту ISO 11784 либо стандарту ISO 11785, в противном случае владелец животного будет обязан предоставить специальное устройство для чтения чипа. В Финляндии, например, принимаются только микрочипы Indexel и Datamars.

Однако рядовых владельцев, не собирающихся кататься со своими питомцами по странам ЕС, электронная идентификация привлекает в основном как средство, значительно увеличивающее шансы найти животное в случае, если оно по какой-либо причине разлучится с хозяином. Причины могут быть самые различные. Например, домашняя кошка может случайно выбежать через входную дверь, или выпасть в окно, или вырваться из рук при транспортировке и, впервые оказавшись вне дома, от страха впасть в панику и убежать от собственного хозяина. Часто «уходят в загул» «мартовские коты» и находящиеся в состоянии течки кошки. Собака может сорваться с поводка, испугавшись, к примеру, резкого гудка автомобиля, и потеряться. Причин множество, но последствия одинаковые: создается ситуация, опасная для животного и горестная для владельца, особенно если его любимец является настоящим членом семьи, к которому привязаны и взрослые, и дети, привязаны настолько, что просто жизни без него не представляют. И в этом случае наличие микрочипа у вашего заблудившегося любимца может сыграть решающую роль, существенно облегчив его поиск. Люди, нашедшие вашу собаку, кошку или другое животное, смогут привести его в ветеринарную клинику, где с микрочипа считают номер. После этого по базе данных будет найден владелец, и животное вернется домой.

До недавнего времени в России не было единой базы данных, которая, как вы уже поняли, просто необходима. Однако выход из ситуации уже найден.

Фирма «Байер» является единственным на сегодняшний день поставщиком микрочипов стандарта ISO 11784 в Россию. Верно следуя своему принципу «компетентность и ответственность», в условиях отсутствия закона об идентификации компания «Байер» при участии компании «Байвет» разработала базу данных «чипированных» животных. Это значит, что информация обо ВСЕХ «чипированных» животных и их владельцах будет сконцентрирована в Отделе Защиты здоровья животных фирмы «Байер» и на сайте www. animal-id.ru. В случае потери животного база данных позволит вернуть вашего любимца домой. В силу того, что часть животных все еще метят при помощи клеймения, а часть животных имеет и клеймо, и микрочип, была оставлена возможность занесения в базу данных и сведений о клейменых животных.

Итак, animal-id.ru – единая база данных, разработанная компанией «Байер» и компанией «Байвет». Она создана для систематизации учета домашних животных и хранения данных обо всех «чипированных» и клейменых животных.

Это единственная в России база, объединенная со всемирной Сетью поиска домашних животных. Она призвана содействовать владельцам в поиске потерявшихся собак, кошек и других домашних животных. Animal-id.ru поможет вернуть найденное на улице животное его хозяину. Даже в случае потери собаки или кошки за пределами нашей страны в любой поисковой системе цивилизованного государства по номеру микрочипа или клейма можно будет найти сведения о владельце и вернуть животное домой.

При введении номера животного на главной странице данного сайта вы сможете просмотреть карточку учета. Карточка содержит необходимые сведения о животном, а также ссылку на местонахождение сведений о его владельце. Для защиты от нецелевого использования подробные сведения о владельце не подлежат открытому доступу.

В карточке учета указан адрес и телефон организации, проводившей «чипирование» и владеющей информацией о хозяине животного. В случае необходимости (например, если кто-то нашел «чипированное» животное) владельца можно отыскать через пункт «чипирования».

Разделы «Пропавшие животные» и «Найденные животные» объединяют сведения о потерявшихся животных и помогают вернуть их домой.

На этом сайте вы сможете получить сведения о пунктах «чипирования» животных, найти правовую информацию, касающуюся взаимоотношений человека и животного, а также задать вопросы специалистам.

Данные заносятся на сайт с локальных программ учета животных, которыми владеют клиники, клубы и другие организации, осуществляющие «чипирование». Возможность регистрации данных о животном непосредственно на сайте отсутствует. Это сделано для защиты от недостоверной информации и сведения до минимума возможности ошибки.

Локальная программа учета животных очень удобна для пользователей (как для владельцев, так и для представителей ветеринарных служб). Она не только позволяет систематизировать сведения о животных, но и обладает рядом дополнительных возможностей. Например, ветеринарные врачи смогут заносить туда сведения о вакцинациях, дегельминтизациях животных, о применении антибиотиков, аллергических реакциях и особенностях животных, т. е. программа учета «чипированных» животных становится и виртуальной ветеринарной картой. Система напоминаний помогает врачу не забыть ни об одном пациенте, чтобы, к примеру, напомнить владельцу дату очередной вакцинации или контрольного осмотра.

Таким образом, проект Animal-id.ru – это новый шаг к цивилизованным отношениям с братьями нашими меньшими. Это повышение вашей уверенности в том, что любимое животное не потеряется, а потерянное будет обязательно найдено. Animal-id.ru – это новая степень свободы для вас и ваших питомцев.

Оглавление

Введение

Глава 1 . Word для врача-ветеринара

  Использование Word

  Подключение к Интернету и настройка подключения

Глава 2 . Диаграммы Excel

  Создание диаграмм Excel

  Построение диаграммы с помощью «Мастера диаграмм»

  Разновидности диаграмм Excel

  Структура диаграмм (элементы диаграмм)

  Настройка, модификация и редактирование диаграммы

Глава 3 . Использование MS Office Outlook 2003

  Интерфейс программы

  Работа с электронной почтой

Глава 4 . Основы работы в Интернете

  Работа в www

  Безопасность в Интернете

  Поиск информации в Интернете

Глава 5 . Андиаг® – программа для ветеринарных врачей

Глава 6 . Tracer – система электронной идентификации животных

Реклама на сайте