«Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя»

Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя (fb2) - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя 1315K скачать: (fb2) - (epub) - (mobi) - Станислав Петрович Абрамов

Станислав Абрамов ЗАНИМАТЕЛЬНЫЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ… ИЛИ УПРАВЛЯЕМСЯ ИГРАЯ

Предисловие

Хочу признаться честно, что предлагаемая в данной книге личная Система планирования и контроля (СПК) была разработана вынужденно. Кандидат технических наук (более 50 научных работ и изобретений), капитан 1-го ранга, автор трёх юмористических книг стихов, наконец, теннисист и шахматист должен был как-то сносно упаковать свои занятия в отведенном ему времени.

Многочисленные пособия по Организации времени (Тайм-Менеджменту) предлагают, главным образом, рекомендации по освоению: постановки жизненных целей; определения основных приоритетов деятельности; – инструментов планирования; способов мотивации к достижению успехов.

Книга отличается тем, что Организация Времени направляется в русло количественной оценки Эффективности личной деятельности. Зачем и кому нужна такая оценка? Это как деньги: не самое главное в жизни, но второе после главного. Если есть единый показатель, значит, есть база для сравнения, чего ты «стоил» в разные годы жизни.

Настоящая Система Планирования и Контроля опирается на такие основы как Системность, Операционный менеджмент, Теория Мотивации личности, а также Игровой подход, которые изложены здесь в простом и, надеюсь, удобопонятном виде. Автор относится к Тайм-менеджменту не слишком серьёзно, о чём говорят его юмористические стихотворные эпиграфы к некоторым разделам.

Итак, организуем наше личное время, Управляемся играя.

Книга будет полезна руководителям, творческим работникам, спортсменам, а также широкому кругу читателей.

Автор глубоко признателен своей жене Алле, без которой написание этой книги было бы невозможным.

Введение

На корабле, где я служил по счастью, Заведовал артиллерийской частью Пусть ростом мал, но бравый Поминчук. (И почему о нём я вспомнил вдруг?) Порою командир сойдёт гулять на берег И целиком корабль Поминчуку доверит: – Чтоб было всё тип-топ! – Есть! – отвечает тот. И через пять минут он сварщика зовёт. Подкову показав, командует ему: – Приваришь, Иванов, эмблему на корму! А в следующий раз объявит Иванову: – Приваришь, Иванов, на камбузе подкову! Затем – и на трубу, фок-мачту, на шкафут… Подковы, что грибы, на корабле растут. По пьяни Поминчук нам пояснил однажды: – В истории свой след оставить может каждый. Чтоб не пропасть навек затерянным в толпе… «Прозóрливый» – на «П», и Поминчук – на «П»! С.А., Остаться на века

Для кого предназначен тайм-менеджмент (ТМ)?

Проще сказать, – кто в нём не нуждается, например:

• Один из героев Маяковского, «нам, мол, с вами думать неча, если думают вожди»;

• Гоголевский Манилов, лелеющий бессрочную идею, а хорошо бы…;

• Просто счастливый человек, который «часов не наблюдает»;

• Озабоченный избытком времени, которое надо убить, настоящий злодей.

Нашедшим себя в данном списке предлагается закрыть эту книгу с легким сердцем, оставшимся сообщаем:

Тайм-менеджмент, или Управление временем, является системой управления собой, которая, по мнению специалистов, позволяет:

– успеть реализовать все свои планы – Кейт Кинан;

– более эффективно использовать свои силы и время – Маршалл Кук;

– увеличить эффективность и продуктивность, снизить уровень стресса – Брайан Трейси;

– продвигаться по направлению к значимым целям и достигать их – Джулия Моргенстерн;

– не только для достижения успеха, но и для сохранения вкуса к жизни – Г.А. Архангельский;

– ценить Время не как средство, а как возможность творения – Даниил Гранин о профессоре Любищеве.

Что можно добавить к приведенному перечню?

Автор этой книги со школьных лет был обречен взять под контроль своё время. Медлительней этого увальня была только китайская панда. Память имелась так себе, ни ловкостью, ни силой не отличался, – типичный «копуша», как говорила его мама, которая хваталась за сердце, если он приносил из школы любую оценку ниже пятерки.

Но в душе мальчишка был игроком с целым букетом разнообразных пристрастий, которые надо было как-то увязать в одной персоне. Его набор организационных приемов сложился как бы само собой: множество занятий требовало чередования учёбы и спорта, трудных и лёгких домашних заданий – и всё!

В старших классах он был включен в городскую легкоатлетическую сборную среди школьников, стал чемпионом области по боксу во втором полусреднем весе, с азартом играл в шахматы, сочинял юмористические стишки. Окончил школу с золотой медалью (как прокурор у Льва Толстого в «Воскресении», который от этой медали был глупым вдвойне).

– Как ты везде успеваешь? – спросила его девочка из соседней школы. Вопрос остался в памяти, что нельзя сказать об ответе.

С годами желание успевать (наука, литература, спорт) привело автора к необходимости разработки метода управления личным временем. Постепенно складывалась собственная Система планирования и контроля – СПК.

Скорее хорошо, чем плохо, но я в молодости не знал всемогущего Тайм-менеджмента, иначе мне не пришлось бы выдумывать свой ТМ-велосипед, на котором я удобно качусь по жизни третье десятилетие. Но поскольку такой велосипед существует, нормальным людям предлагается сразу садиться в седло, а не тащиться пешком по крутым ухабам Организации времени.

Когда я защитил кандидатскую диссертацию по электротехнике, продолжая заниматься спортом (теннисом) и литературой (юмористические стихи), возникла мысль, нельзя ли этот набор применить к организации времени?

На каких китах покоится СПК (подробно в Главе 2):

1. Системность: деятельность личности как единая система;

2. Операционный менеджмент: превращение запасов времени в результат деятельности;

3. Мотивация личности на достижения жизненных целей;

4. Игровой подход: Эффективный Месячный План.

И всё вместе – не принимать планирование жизни слишком серьёзно.

Что ещё новенького в тайм-менеджменте даёт СПК?

– Определено взаимодействие таких понятий как активность, результативность и эффективность личной деятельности;

– Показано, как выражаются числовыми значениями приоритет и активность (весомость) задач;

– Обоснована необходимость сближения весомости и приоритета задачи для обеспечения комфортной жизни (любимым делам – наибольшее время).

С помощью СПК возможно:

• получать хорошие результаты в различных сферах деятельности и сравнительно просто измерять эти результаты;

• иметь в любой момент времени отметку на пути продвижения к целям;

• превратить приятное занятие в нужное, а неприятное – в сносное;

Глава 1. Что такое время и как им управляют

Эту главу могут пропустить те, кто знаком с основами классического тайм-менеджмента (ТМ). Хотя прочесть в первой части афоризмы о времени будет, надеюсь, занимательно. Да и краткая история тайм-менеджмента в данной книге хороша тем, что она очень краткая. В третьей части главы буквально пунктиром отмечены вехи, поставленные отцами-основателями современного ТМ.

1.1.Что такое время

Философский взгляд

Если никто меня об этом не спрашивает, я знаю, что такое время; если бы я захотел объяснить … – нет, не знаю.

Августин Блаженный

Все дает и все уносит Время… Время нельзя обойти, через него перешагнуть невозможно.

Мокшадхарма

Подвижный образ вечности назвали мы временем.

Платон

Во времени ничего нельзя взять помимо «теперь».

Аристотель

Время уносит все.

Вергилий

Только время принадлежит нам.

Сенека

И неизбежно признать, что никем ощущаться не может Время само по себе, вне движения тел и покоя.

Тит Лукреций Кар

Что скрыто под землей, время покажет при свете дня!

Гораций

Власть времени – это закон, достойный уважения.

Публий Сир

Все движения могут ускоряться и замедляться, течение же абсолютного времени измениться не может.

Исаак Ньютон

Понятие времени присуще не самим предметам, а только субъекту, который их созерцает.

Иммануил Кант

В прошлом всегда есть что-то абсурдное.

Макс Бирбом

Потеря времени тяжелее для того, кто больше знает.

Гёте

Часы бьют. Всех.

Станислав Ежи Лец

Счастливые часов не наблюдают.

Александр Грибоедов

Мы не знаем, что будет завтра. Наше дело – быть счастливыми сегодня.

Сидней Смит

Время есть бесконечное движение без одного момента покоя, и оно не может быть мыслимо иначе.

Лев Толстой

Время – это мираж, оно сокращается в минуты счастья и растягивается в часы страданий.

Ричард Олдингтон

Время всегда будет уважать и поддерживать то, что крепко, но обратит в прах то, что окажется непрочным.

Анатоль Франс

Время идет медленно, когда за ним следишь… Оно чувствует слежку.

Альбер Камю Что войны, что чума? – конец им виден скорый, Им приговор почти произнесен. Но кто нас защитит от ужаса, который Был бегом времени когда-то наречен? Анна Ахматова Есть колеса дня, колеса ночи. Потому и годы так летят. Помни же, что путь у нас короче Тех путей, что намечает взгляд. Самуил Маршак Время – только отсрочка, Пространство – только порог. А цель Вселенной – точка. И эта точка – Бог. Давид Самойлов Невероятно до смешного: Был целый мир – и нет его. Вдруг – ни похода ледяного, Ни капитана Иванова, Ну, абсолютно ничего! Георгий Иванов За сегодняшним днем стоит неподвижно завтра, Как сказуемое за подлежащим… Жизнь, которой, как дареной вещи, не смотрят в пасть, обнажает зубы при каждой встрече. От всего человека вам остается часть речи. Часть речи вообще. Часть речи… Время выходит из волн, меняя стрелку на башне – ее одну… Время больше пространства. Пространство – вещь. Время же, в сущности, мысль о вещи… После нас – не потоп, где довольно весла, но наважденье толп, множественного числа… Человек есть конец самого себя и вдается во Время. Иосиф Бродский

В нынешней парадигме естествознания вопрос «Что есть время?» воспринимается как наивный или вненаучный; большая часть человечества считает … что ответ содержится в таком-то из учебников физики. Из ежегодника АН СССР «Системные исследования», 1988 г.

И как, по-вашему, философы уточнили определение времени после Августина Блаженного?

Практический взгляд

А зачем, собственно, нужно давать определение понятию времени? Например, даже женщины могут управлять автомобилем, игнорируя принцип работы двигателя внутреннего сгорания.

Время на все есть: свой час для беседы, свой час для покоя.

Гомер

Медлительный борется с бедами всю свою жизнь.

Гесиод

Утром спрашивай себя: что я должен сделать, вечером: что я сделал? Пифагор

Вот снова день исчез, как ветра легкий сон. Из нашей жизни, друг, навеки выпал он. Но я, покуда жив, тревожиться не стану О дне, что отошел, и дне, что не рожден. Омар Хайям

Когда у человека много свободного времени, он немногого достигнет.

Сюньцзы

Друзья – воры времени.

Что сделано несвоевременно, сделано понапрасну.

Фрэнсис Бэкон

Промедление смерти подобно.

Петр Первый

Время укрепляет дружбу, но ослабляет любовь.

Жан Лабрюйер

Терпение и время дают больше, чем сила или страсть.

Жан Лафонтен

Ничем мы не швыряем так охотно, как собственным временем.

Мишель Монтень

Нет ничего продолжительнее времени, так как оно мера вечности; нет ничего короче его, так как его недостает для всех наших начинаний.

Вольтер

Кто время выиграл – все выиграл в итоге.

Мольер

Два величайших тирана на земле: случай и время.

Иоганн Гердер

Хорошее употребление времени делает время еще более драгоценным.

Жан Руссо

Ничем не может человек распорядиться в большей степени, чем временем.

Людвиг Фейербах

Время – деньги… Растрата времени является самым большим мотовством.

Бенджамин Франклин

Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай.

Чехов

Праздный человек есть животное, поедающее время.

Адриан Декурсель

Всякая экономия в конечном счете сводится к экономии времени.

Карл Маркс

Держи время! Стереги его любой час, любую минуту. Без надзора оно ускользнет, словно ящерица.

Томас Манн

Жизнь коротка, но скука ее удлиняет.

Жюль Ренар

Средний человек озабочен тем, как бы ему убить время, человек же талантливый стремится его использовать.

Артур Шопенгауэр

Жизнь слишком коротка, чтобы восприниматься всерьёз.

Джордж Бернард Шоу

Самое распространенное преступление – это убийство времени.

Любовь к жизни сильно ее сокращает.

«Литературная газета»,1980 г.

Время приближается медленно, а уходит быстро.

Владислав Гжещик

Большинство людей работает большую часть времени, чтобы жить, и незначительное свободное время, остающееся у них, настолько тревожит их, что они … стараются избавиться от него.

Гёте

Не говори длинно, ибо жизнь коротка.

Марти Ларни

Я никогда не думаю о будущем. Оно само приходит достаточно скоро.

Альберт Эйнштейн

У нас было бы вдоволь времени, если бы его не существовало.

Станислав Ежи Лец

Когда обстановка не ясна, ложись спать.

Бравый солдат Швейк

1.2. Первая древнейшая профессия

Конечно, самая древняя профессия – Управление временем. Какие могут быть сомнения, ведь это организация любой деятельности в жизни человека.

Еще в Древнем Египте, 4000 лет до н. э., было известно, что для успеха таких сложных дел, как строительство пирамид или создание оросительной системы в прибрежной области Нила, необходимо сначала разработать план. Более того, в работе требуется отслеживать выполнение этого плана, подправляя его при необходимости. То есть «План – не догма, а руководство к действию».

В эпоху Старого царства (3000 лет до н. э.) начали использоваться принципы разделения труда и материальной заинтересованности: работники получали довольствие с огородов, пастбищ и рыбных угодий.

Не прошло и трех тысяч лет (500 до н. э.), как идея организации времени нашла своих приверженцев в Китае, где были созданы принципы специализации и первые стандарты измерения деятельности. Так и стал китаец неофициальным живым стандартом трудолюбия. Впрочем, японец тоже.

На Кипре (400 до н. э.) менеджмент выражался в изучении трудовых движений, вопросов транспортировки и планирования.

В XV веке в Италии уже были известны некоторые стороны современного управления производством: стандартизация, сборочные линии, организация запасов. Венецианский арсенал мог изготовить боевую галеру за одни сутки.[1]

XVIII век положил начало научному менеджменту. Адамом Смитом и Эли Уитни вслед за древними китайцами проработаны принципы специализации производства. Эти достижения, как свидетельствует Пушкин, докатились и до России: «Великий эконом» Евгений Онегин читал Адама Смита.

В XIX веке появились научные методы организации рабочего времени: изучение стандартных процедур, анализ человеческих движений при выполнении трудовых операций.

XX век отметился широким изучением элементов трудовых движений; исследованием операций и системным анализом. Были разработаны такие методы как управление тотальным качеством, параллельный инжиниринг. Главная цель этих исследований – найти структуру организации, которая бы отвечала потребностям рынка: Покупатель прав даже тогда, когда он явно не прав.

Персональная деятельность

Философ Кант выходит на балкон, Над скопом крыш и площадей старинных Усталым взглядом наблюдает он Родную кёнигсбергскую картину. Во-он острый шпиль пронзает высоту, Ключом вскрывая в поднебесье двери, На нем удобно зренья остроту С утра после вчерашнего проверить. И вдруг, как говорится, вот те на! — Он видит, неужели с перепоя? — Возводится какая-то стена, Что кирху – всю! – любимую закроет… С профессором был бургомистр учтив: «Брандмауэр спасёт нас от пожаров!» Но быстро согласился, получив За снос строенья 300 сотен марок. С.А., Мой категорический императив

Помимо управления временем в производстве издавна развивались и взгляды на персональную деятельность, направленную на достижение личных целей, повышение эффективности жизни и самосовершенствование.

Если перед молодым читателем встает Маяковский вопрос – делать бы жизнь с кого? – отвечаем наперекор поэту: с Эпикура.

Древнегреческий философ Эпикур (342–271 до н. э.) так выразил свое мнение о плодотворной жизни: Следует смеяться, философствовать, в то же время заниматься хозяйством и пользоваться всеми остальными способностями.

Но классики тайм-менеджмента (ТМ) предпочитают вести начало от другого философа – Сенеки (4-65 н. э.). Именно Сенека рекомендует вести письменный учет времени. Он разделяет время на хорошо, дурно потраченное и безделье. Сенека, однако, не строго держался за свои принципы:

– Если философы и не поступают всегда так, как говорят, то все-таки они приносят большую пользу тем, что они рассуждают… А если бы они и действовали согласно своим речам, то никто не был бы счастливее их.

Некоторые современные специалисты по управлению временем достигли почти таких же сенековских высот. Один из них честно признался, что неоднократно срывал сроки издания своей книги по этой проблеме.

В отличие от Сенеки, Иммануил Кант (1724–1804) соблюдал жесткий режим дня. Говорят, когда он выходил на прогулку в Кенигсберге, соседи проверяли часы. Без этой притчи не обходится почти ни одна книга по тайм-менеджменту, не будем и мы отступать от традиции. Добавим только, что Кант считал себя хозяином своего времени, которое «присуще не самим предметам, а только субъекту, который их созерцает».

Рене Декарт (1596–1650) в своих «Началах философии» дал, как высек на камне, четкие правила планирования и контроля личного времени:

«Первое – никогда не принимать за истинное ничего … что не дает мне никакого повода подвергать его сомнению.

Второе – делить каждое из исследуемых мною затруднений на столько частей … для лучшего их преодоления.

Третье – придерживаться определенного порядка мышления, начиная с предметов наиболее простых и восходя постепенно к познанию наиболее сложного, предполагая порядок даже и там, где объекты мышления вовсе не даны в их естественной связи.

И последнее – составлять всегда перечни столь полные … чтобы была уверенность в отсутствии упущений».

Бенджамин Франклин (1706–1790) определил 13 добродетелей человека, из них 4 прямо относятся к экономии времени:

• Молчаливость. – Избегай пустых разговоров.

• Соблюдение порядка. – Пусть каждая твоя вещь имеет свое место; каждое дело делай вовремя.

• Решимость – Твердо выполняй то, что ты должен сделать; непременно выполняй то, что решил сделать.

• Прилежание – Не теряй время попусту; будь всегда занятым чем-то полезным.

С последним пунктом поспорил бы один веселый китаец:

Все говорят о пользе полезного, но никто не говорит о пользе бесполезного.

Лао Цзы

1.3. Современные подходы к персональному управлению Временем

Дал приказ несокрушимый Сталин Одолеть пространство и простор. И одолевали, и вставляли Вместо сердца пламенный мотор. Годы шли, и планов было много, Самых сногсшибательных затей: В горизонты прорубить дорогу, Повернуть в пустыню Енисей, Империалистам выбить зубы В самом их оплоте – чем не план? — Сунув им ракетами из Кубы, И освободить Афганистан. Жизнь пришла и поломала планы Грубой неизбежностью своей, Не срослась любовь с Афганистаном И течёт на Север Енисей. С горизонтом тоже всё в ажуре, Зря пугали неизбежным злом, Пятилетних планов стихли бури, Доктора сказали, пронесло. Остаётся ВВП удвоить, Дать квартиры ветеранам всем, А уйдут последние герои — Вот вам и решение проблем. С. А., Планы и Жизнь

Ниже я привожу краткий обзор современных подходов по вопросам управления временем.

Основные процессы в тайм-менеджменте (ТМ)

• Постановка целей и определение приоритетов;

• Анализ затрат времени;

• Планирование;

• Исполнение и контроль.

Основные принципы управления временем

мы найдем в книге о профессоре Любищеве[2]. Кратко эти принципы заключаются в следующем:

• наличие главной цели жизни;

• совершенствование личности;

• учет всего времени;

• деление занятий на категории по степени их важности;

• выделение большего времени на более важные категории за счет менее важных;

• чередование утомительных и приятных занятий.

Дальнейшее развитие предлагает Г. Архангельский[3] Его комплексная система организации времени имеет следующие основные ступени:

1) Философия (зачем ехать?);

2) Стратегия (куда ехать?);

3) Технология (на чем ехать?);

4) Эффективность (как идти?).

Основательную систему организации своего времени человек может разработать только сам;

• анализ данных личной практики тайм-менеджмента, выявление резервов повышения эффективности;

• первостепенную роль в организации времени играет мышление, направленное на эффективность; технология (например, компьютерные программы) – вопрос уже второй.

Вот ключевые полезные советы Глеба Архангельского:

• Ритмичность отдыха в течение рабочего дня. Эффективный сон.

• Мотивация для решения сложных задач.

• Найти свои, а не идти к чужим целям.

• В классическом менеджменте рекомендуют ставить цели в технике SMART – от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound – конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени.

• План дня должен быть изложен в письменном виде.

• Список задач необходимо разметить по приоритетности.

• Умение говорить «нет» делам, не соответствующим вашим целям или принципам.

• Первый вопрос при получении любой задачи: нужна ли она вообще?

Постановка целей

Выбрать цель – значит определиться, что желательно достигнуть и в какое время.

• Стратегические цели – на срок 3-15 лет;

• Годовые цели;

• Месячные цели;

• Ежедневные задачи.

Долгосрочные стратегические цели иначе называются жизненными целями. В каждой области деятельности (Работа, Семья, Образование, Творчество) желательно иметь свою стратегическую цель.

При большом разнообразии интересов выбор целей представляется непростым делом. Поэтому, советует Джулия Моргенстерн, начинать надо с того, что приносит радость, здесь и сейчас[4].

Брайан Трейси, строгий список по вопросу выбора целей[5]:

1. Решить, чего желательно достичь в разные периоды жизни.

2. Записать свои решения.

3. Установить крайний срок. Для большой цели – промежуточные сроки.

4. Составить список дел для достижения, намеченного.

5. Превратите список в план, определив первоочередные дела и менее важные.

6. Каждый день делать что-нибудь приближающее главную цель.

Определение приоритетов

Приоритет – понятие, показывающее важность, первенство, он определяет:

• в науке – первенство изобретений, открытий, научных идей;

• в тайм-менеджменте – порядок выполнения действий во времени.

Для определения приоритетности задач используется часто матрица Эйзенхауэра.

A: Важные, Срочные B: Важные, Несрочные

C: Неважные, Срочные D: Неважные, Несрочные

• Задачи категории – A: Важные, Срочные (критические ситуации, проекты с горящим сроком) – необходимо выполнять без промедления.

• Задачи категории – B: Важные, Несрочные (стратегическое планирование) – устанавливаются временные рамки.

• Задачи категории – C: Неважные, срочные (мелкие поручения) – по возможности отказаться или перепоручить.

• Задачи категории – D: Неважные, Несрочные (перекуры, болтовня, телевизор) – желательно такие дела из жизни исключить.

Правило 80/20

Правило 80/20, или принцип Парето, предложил Вильфредо Парето: «20 % усилий дают 80 % результата, остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата».

Таким образом, если верить этому правилу, нужно уметь выявить 20 % главных задач и сосредоточиться на их решении, остальные дела могут подождать.

Хронометраж

Анализ затрат времени – это прежде всего – хронометраж.

1. Начинается с письменного учета своего времени[6]. Фиксировать каждые 30–40 минут расходы времени с точностью, например, до 6 минут (одной десятой часа).

2. Форма учета личного времени может быть, например, такой: Начало работы – Окончание – Что сделано.

3. По результатам хронометража, проведенного в течение месяца, делается собственный анализ потерь времени. Определяются участки в расписании, требующие повышения эффективности.

4. 4. Создается персональная экономная система управления временем.

План распределения времени (недельное расписание)

План распределения времени, как пишет Юлия Моргенстерн, – это структурированное расписание, где все виды деятельности размещены в порядке, как в вещевом шкафу. Это простая таблица, в которой по горизонтали проставлены дни недели, по вертикали – часы дня. В образовавшихся клетках отмечаем предстоящие дела. Примеры можно найти в различных компьютерных программах типа Календарь, Записная книжка. Подробнее о составлении недельного расписания с учетом бюджета активного и пассивного времени см. в Разделе 3.4 Недельное расписание.

Как составить распорядок дня по Маршаллу Куку.[7]

1. Не планируйте слишком много дел. Реально смотрите на свои возможности.

2. Оставляйте свободное время для непредвиденных дел.

3. Вписывайте не то, что можно сделать, а то, что нужно.

4. План должен быть гибким, дающим возможность что-то изменить.

5. Все самое важное делается в первую очередь.

6. Разбивайте крупные задания на этапы.

7. Короткие перерывы в работе для поддержания тонуса.

9. Не бойтесь отказываться от своих планов.

10. Не нравится составлять ежедневное расписание – не составляйте.

Решение проблемы нехватки времени

Необходимо бороться с «поглотителями времени – хронофагами», основными из которых по списку Лотара Зайверта («Ваше время в ваших руках») являются:

• нечеткая постановка цели;

• отсутствие приоритетов в делах;

• попытка слишком много сделать за один раз;

• личная неорганизованность;

• выполнение чужой работы;

• телефонные звонки, письма и разговоры;

• неполная или несвоевременная информация;

• неумение довести дело до конца;

• неподготовленные совещания;

• синдром откладывания;

• спешка, нетерпение;

• перенос дел, которые можно решить по телефону, на личную встречу.

Основным способом выявления хронофагов является Хронометраж (см. выше в этом разделе).

Искусство успевать

Приведем некоторые правила достижения своих целей и экономии времени из «искусства успевать»[8]. Я объединил эти правила в группы, что позволило изложить их более сжато.

1) Решения.

Принимайте решения быстрее, даже при неполной информации. это поможет вам и тем, кто имеет с вами дело.

В условиях кризиса ориентируйтесь не на проблему, а на имеющиеся возможности.

2) Борьба с расточительством времени

Стремление к совершенству, отделка второстепенных деталей может погубить все дело.

Концентрируйтесь на одной задаче, пока не решите ее до конца.

Старайтесь сделать все так, чтобы не потратить много времени на переделку.

Не подменяйте стремление к цели выполнением срочных, но мелких задач.

Руководствуйтесь принципом Парето (см. выше Правило 80/20).

Говорите «нет» тем, кто напрасно отнимает ваше время.

3) Делегирование (передача) обязанностей

Передавайте дела другим вместе с правом на ошибки, на которых учатся.

Обращайтесь за помощью к специалистам, если какая-то проблема им известна лучше.

4) Планирование и организация работы

Ставьте себе сроки выполнения работы, сообщайте друзьям об этих сроках.

Организуйте рабочее место, сделайте его удобным.

Система регистрации и хранения бумаг должна быть понятна, а папки доступны.

Будьте кратким в телефонных разговорах.

Интересные идеи заносите в дневник или карточки, которые должны быть всегда под рукой.

Ежедневно важные дела стремитесь сделать раньше, давая на них больше времени.

Легкую работу откладывайте на конец дня.

Поменьше плодите бумаг, каждую бумагу берите один раз.

Выделяйте три часа в месяц для разбора пустяковых дел.

Не зацикливайтесь на хронометраже, восстанавливайте по памяти, что не успели записать.

5) Режим

В будние дни рано ложитесь спать и рано вставайте.

Не ешьте много за обедом, чтобы не спать во второй половине дня.

Старайтесь ходить на работу пешком.

Не увлекайтесь телевизором.

Используйте время ожидания, для расслабления, планирования и тренировки памяти.

Для творческой работы отводите первую половину дня.

По выходным дням старайтесь не думать о работе.

Getting Things Done(GTD) Как привести дела в порядок

В книге Дэвида Аллена[9] развернута система технологических приемов приведения личных дел в порядок, организации продуктивной сбалансированной жизни. В США эта система пользуется большой популярностью. Её основные положения:

1. Организовать поступающую информацию, держать её в упорядоченных списках, а не в голове, чем значительно уменьшается стресс.

2. Группировка действий отличается от привычного деления по темам, а опирается на контекст, т. е. в широком смысле на среду, в которой существует объект, связанный с информацией: компьютер, телефон, по дороге в машине, поезде.

3. Критерии выбора действия:

3.1. Контекст (обстоятельства и возможности на текущий момент);

3.2. Самочувствие, готовность для данного действия;

3.3. Приоритеты (важность в настоящее время).

4. Определение следующего шага в проекте, состоящем из совокупности ряда задач.

5. Естественная модель планирования:

5.1. Определение сути и принципа работы над проектом;

5.2. Мысленное представление цели, конечного результата;

5.3. Генерация идей, в том числе «мозговой штурм»;

5.4. Организация выполнения;

5.5. Определение ближайших действий.

6. Еженедельный обзор для просмотра (многочисленных!) списков задач, идей, проектов, «большая чистка», отброс устаревшего и не актуального.

Вот в этом месте я говорю себе, хорошо, что ты познакомился с методом Дэвина Аллена сейчас, когда он не смог соблазнить тебя встать на путь составления и пересоставления многочисленных списков и превратиться в заорганизованного менеджера!

Глава 2. Базовые основы управления временем

В данной главе мы выходим за пределы собственно тайм-менеджмента (ТМ), т. е. технологии организации времени. Сделана попытка изложить популярно теоретические основы, на которых мы хотели бы построить свой ТМ, а именно Системность, Операционный менеджмент, Теорию мотивации личности, а также Игровой подход.

Читателям, которые интересуются только практической стороной создания собственной Системы Планирования и Контроля (СПК), эту главу можно пролистать по диагонали.

2.1. Начальные сведения о системном подходе

Что такое система

Всё – система.

Всё – часть еще большей системы.

Закон Мерфи

Развивая лаконичное определение капитана Мерфи, можно сказать, что Система – такая штука, которую мы:

1) выделили из её окружения;

2) разделили на части;

3) организовали связи в единую структуру;

4) вложили эту структуру как нечто целое в рамку ещё большего объекта.

Вдобавок, в случае искусственных систем, –

5) мы изготовили эту штуку для наших целей.

Возьмём хотя бы молоток, известный людям с каменного века как инструмент и как боевое оружие, – чем не система? Он выделен из своего окружения, инструментального ящика. Разделён на части, – головку молотка и рукоятку, – связанные между собой, вложен как нечто целое в нашу руку – часть вышестоящей, надеемся, разумной системы.

Но говоря о Системе, чаще всего подразумевают сложное устройство, организацию, совокупность взаимосвязанных элементов, действующих как единое целое для достижения поставленных целей. Автомобиль – это больше, чем сумма деталей, и согласно формуле Остапа Бендера, не роскошь, а средство передвижения.

В основу Системного подхода положено то соображение, что составная часть системы влияет на другие части и всю систему в целом. Поэтому при рассмотрении отдельной части необходимо учитывать ее взаимосвязи со всей системой, а также с окружающей средой, надсистемой.

Свойства систем

• Целостность – система выступает как единое целое в определенных границах пространства и времени.

• Обособленность – система обособлена, отделена своими границами (корпусом, стенами и пр.) от внешней среды.

• Синергичность – принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов (неаддитивность). Возможности системы превосходят сумму возможностей составляющих ее элементов.

• Иерархичность – деление на подсистемы и элементы, где каждый компонент системы Б может рассматриваться как система В; при этом сама система Б будет элементом некоторой надсистемы А (суперсистемы).

Структура системы

Внутренность иерархичной Системы обычно неоднородна, отдельные её составляющие части называются Подсистемами. Подсистема может также делиться на более мелкие части, или подсистемы уровней 1, 2, 3 и т. д. Самые мелкие, неделимые составляющие, принято называть элементами.

Для правильного функционирования системы недостаточно иметь полный набор ее подсистем и элементов – состав. В любом механизме мало наличия полного набора деталей, эти детали должны иметь между собой определенные связи, или отношения. Совокупность этих междуэлементных отношений, необходимых для функционирования, называется Структурой системы. Часто границы между подсистемами условны, относительны. Корабельный штурвал мы можем отнести к подсистеме движения корабля или к подсистеме его управления.

Структура отображает систему как фотография, она является статической, независимой от времени. В отличие от неё, динамическая модель служат для описания изменения процессов и моделей именно во времени. Различают два типа динамики системы: ее функционирование и развитие. Под функционированием подразумевают процессы, которые реализует заданную цель. Например, часы предназначены для показа времени, транспорт – для перевозки, школа – для обучения. Развитие характеризует систему при изменении ее целей.

Структура деятельности

Некоторые люди любят всё, что делают,

даже если делают то, что не любят.

Богуслав Войнар

Под деятельностью понимается целесообразная работа, занятия личности. Нашу собственную деятельность, если она, конечно, организована, можно представить, как систему, состоящую из взаимосвязанных элементов). В структуре деятельности можно выделить следующие уровни:

• В целом наша Деятельность представляется как некоторая Система высшего, нулевого уровня.

• Подсистемы – Направления деятельности, имеющие постоянные цели. Например, для меня, когда я перешёл на свободную занятость, этими направлениями стали 1)Работа, 2)Литература, 3)Дом, 4)Культура, 5)Спорт. В дальнейшем, для удобства планирования, я объединил направления 3) и 4).

• Второй уровень – Задачи, – дела, требующие выполнения в ближайшее время. Несколько взаимосвязанных одной целью задач могут объединяться в проект. Простую задачу будем считать элементом системы деятельности.

• В системе деятельности, как и в любой системе, деление на части весьма условно. Длительный проект может рассматриваться как постоянное направление деятельности. Даже несложную задачу можно разбить на еще более простые задания. И так вплоть до чистки зубов по утрам. Однако в разумных пределах структурирование помогает упорядочить деятельность, выявить

• Часто интуиция подсказывает нам выбор варианта решения, который противоречит ранее задуманному, ломает наше расписание. Кто-то предпочтёт не отступаться от плана, он сказал – как отрезал, кремень-человек. Другой, откладывая вечернюю работу по месячному отчету, идёт в театр. У него готово оправдание: старший субъект системы деятельности (он сам) отдыхает, чтобы завтра со свежими силами наработать такое!

Планирование – это когда есть время подумать, взвесить свои возможности на определенный период времени, а уж потом действовать, не боясь корректировать свои планы.

Зная устройство и взаимосвязи в своей системе деятельности, мы можем более свободно ею управлять.

Системный подход в управлении временем

Вернемся к началу этого раздела, уточнив его. Система Планирования и Контроля личной деятельности (СПК) – такая штука, которую мы:

1) выделили из её окружения, собственно деятельности, личной жизни, организации, семьи, друзей и пр.;

2) разделили на части: области, направления занятий, задачи;

3) связали части между собой в единую структуру посредством планирования всего личного времени, а не только того, которое мы отпускаем на решение основных задач;

4) приспособили для выполнения наших целей.

Как всякой приличной системе, СПК должны быть свойственны:

• Целостность – Система Планирования и Контроля представляет собой единое целое, представляющее собой совокупность как текущих, так и долгосрочных планов личности.

• Обособленность. СПК отделена от остальной деятельности, в том смысле, что это только наши планы на бумаге или в компьютере

• Синергичность – несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов. Возможности системы превосходят сумму возможностей составляющих ее элементов. Например, значение эффективности нашей деятельности грубо можно определить, как объем решенных задач за данное время. Это значение во многом зависит от правильных взаимосвязей в системе деятельности, рассмотренных в разделе 1.3, а именно: постановки целей, определения приоритетов, хронометража и пр.

• Иерархичность – деление на подсистемы и элементы, где каждый компонент системы может рассматриваться как система.

Поскольку СПК – искусственная система, эти замечательные свойства проявляются в ней не автоматически, а зависят от её хозяина, создателя.

Если наш план включает только перечень подлежащих решению задач, – это статическая модель – мечты, занесенные на бумагу. Когда перечень будет дополнен алгоритмом (последовательностью действий, их взаимной обусловленностью) – это уже некоторые динамические элементы. Наконец, настоящей динамической моделью план станет, когда в него будут вноситься необходимые отметки и корректировки в процессе выполнения. Т. е. мы перейдем к динамике системы – Операционному Менеджменту.

2.2. Операционный менеджмент

Хорошо гулять по свету, Игнорируя закон, Что зимою или летом, Но конец нам предрешён. Пусть на мрачном горизонте Туча черная видна, Не гружу подмышку зонтик, Несмотря прогнозы на. Хорошо, вильнув налево, В заповедные кусты Быть уверенным, что дева Ждёт того же, что и ты. А потом столкнуться с дамой Через дважды двадцать лет И сказать в глаза ей прямо, Что она, как маков цвет. С. А., Хорошо быть оптимистом

В самом общем смысле операция является процессом,

методом или рядом действий главным образом практического характера. С точки зрения операционного менеджмента мы не просто живём, а совершаем операции. Но если серьёзно, неотъемлемые черты операции – Организованность и Продуктивность.

По определению Леса Гэлловэя[10], операционный менеджмент представляет собой виды деятельности, связанные с преднамеренным преобразованием (трансформацией) материалов, информации или покупателей. Это преобразование, или операционная функция, является одной из важнейших функций бизнеса.

Например, производитель телевизоров превращает готовые комплектующие части в телеприемники;

В страховой компании покупатель пострадавший от потери превращается в покупателя, получившего компенсацию.

А теперь поближе к нашей теме. В компании концессионеров, где командовал парадом Остап Бендер, трансформация ещё не совершилась, но формула её уже имеется:

Время, которое у нас есть → это деньги, которых у нас нет

Идя по стопам великого комбинатора, мы преобразуем время, которое у нас есть, в результаты деятельности, которые будут!

Операционная стратегия

Эффективность и рациональность

Как говорил Сенека, когда не знаешь, в какую гавань держишь путь, ни один ветер не будет дуть в нужном направлении. Для организации операционная стратегия заключается в точном определении своей деятельности, т. е. что является центральной частью ее бизнеса (приоритетом, фокусом), а что она может перепоручить по договору. Обычно выделяют четыре вида деятельности, которые могут считаться операциями: производство, поставки, транспортировка и сервис.

Операционная функция должна обеспечивать баланс видов деятельности. Слишком малое внимание сервису приводит к неудовлетворению покупателей, а слишком большое – делает работу неэффективной.

Баланс при управлении личным временем также достигается во многом правильным выбором цели. Можно говорить о нескольких целях в каждой области деятельности. Как ставить цели, мы рассмотрели в разделе 1.3. Постановка целей.

Эффективность определяется как способность достижения поставленных целей. В бизнесе это может быть степень соответствия системы удовлетворению потребностей покупателей. Высокая эффективность означает наиболее полное достижение целей (подробнее об эффективности – в Главе 4).

Рациональность – способность достижения целей (удовлетворение потребностей) с использованием минимума ресурсов.

Несомненно, повышение рациональности сокращает затраты, но это не должно делаться в ущерб эффективности. Так, у Анатоля Франса одна хозяйка харчевни готовила в котле для своих посетителей единственное блюдо – жаркое, причем котел никогда не чистился. Вполне рационально с точки зрения поварихи, и некоторые гости утверждали, что на дне-то и был самый смак. Однако такая эффективность могла выйти боком для гостей с недостаточно крепкими желудками.

Ресурсы и Запасы времени

К ресурсам принято относить то, что можно использовать для получения некоторых ценностей путем преобразования ресурсов, например, полезных ископаемых. Добытые ресурсы превращаются в запасы – продукцию, ожидающую вступления в процесс личного или производственного потребления.

При управлении личным временем можно говорить о его следующих запасах:

• Общий запас времени – это время на всю оставшуюся жизнь. Но лучше взять конкретный срок, определяемый, например, месячным планированием. Значит, это 24 часа, умноженные на число суток в месяце, т. е. от 672 до 744 часов.

• Активное время – (составная часть Общего времени) работа, творчество, учеба, активный отдых. Для себя я установил постоянную норму активного времени в месяц – Т = 200 ч, а именно – 8 часов в день, в месяце активных – 25 дней, суббота и воскресенье – как один день, первые два-три дня месяца – работа в щадящем режиме, больше отдыха, подведение итогов за прошлый месяц. Подробности в 5-й главе на примере месячного плана. Активное время бывает структурированное (упорядоченное) и неструктурированное. Структуризация времени – это распределение его по различным сферам деятельности.

• Пассивное время – сон, ничегонеделание, пассивный отдых, включая перерывы во время активных занятий. 16 часов в сутки.

В производстве задача управления материальными запасами возникает тогда, когда требуется снизить издержки, зависящие от роста запасов. При увеличении запасов увеличиваются складские расходы, потери, связанные со старением и порчей, страховые расходы и пр. С другой стороны, увеличение запасов ведет к уменьшению вероятности запаздывания с поставками, снижению расходов на обработку заказов.

Никаких таких забот у запасов времени не существует, и это прекрасно. Другая хорошая новость: своеобразие времени как запаса заключается в том, что его потери на переключение занятий компенсируются увеличением такого ресурса как работоспособность.

Положим, мы определили ресурсное плановое время как время, потребное для выполнения задач. В конце месяца случается обычная ситуация: самая важная задача, например, задача А не выполнена. Ресурсное время задачи и запас исчерпаны. Что делать в этом случае?

Мы можем поступить самым естественным образом: отнимаем ресурс времени у задачи В и передаем его в задачу А. Очевидно, задача В подождёт следующего месяца.

Однако при этом остается ощущение человека, который не сдержал своего слова. Не важно, что слово было дано самому себе и без свидетелей.

Поэтому я прибегаю для завершения задач А к помощи «кредитора», создавая запас.

Запасное плановое время Тзп предназначено для пополнения ресурса в случае его нехватки, это время нужно не только для компенсации неточности планирования, но для различных пустяковых дел, повседневной, рутинной работы. Мы отвечаем на служебные письма, убираем квартиру, делаем утреннюю зарядку. Этот запас проявляется в направлении Текущая работа (ТКР).

Из ТКР мы можем пополнять ресурсы времени более важной задачи, когда они исчерпаны, а задача все еще не выполнена. На ТКР выделяется запасное плановое время Тзп.

Если эти работы не будут включены в ваш общий план, они незаметно для нас перейдут в разряд ненужных, второстепенных, отвлекающих вас от ваших высоких, благородных целей. Кто-то перестает бриться, кто-то – делать массаж, кто-то запускает дом и т. д. А тут еще попросили сделать работу за кого-либо другого. Когда обстоятельства вынуждают заниматься этими делами, мы чувствуем себя обманутыми, стараемся от них отделаться. Таким образом, часть нашей жизни протекает без радости, от чего надо уберечься.

С другой стороны, если кому-то кажется спокойней выполнять эту самую рутинную работу – она ведь самая безответственная! – у него не будет времени выполнять этапы продвижения к вашим основным целям.

Следовательно, ТКР – текущая работа включается в план, но занимает небольшую часть нашего времени.

Оба зайца убиты одним выстрелом: наши дела не различаются на важные и неважные, а только на большие и маленькие. Приоритеты дел расставлены: они определены временем, которое мы выделяем на них. Маленькие дела помогают отдыхать от больших, на которых мы реализуем себя в полной мере, с настоящим энтузиазмом.

Кстати о погоне за двумя зайцами. Те, кто начал управлять своим временем, очень скоро обнаруживают, что некоторые дела можно выполнять одновременно. Не обязательно быть Цезарем или Наполеоном, чтобы

• убирать квартиру и учить урок, записанный на магнитофонную кассету;

• проводить совещание и собирать информацию у специалистов для своего доклада;

• осваивать новую компьютерную программу, используя ее для украшения очередного отчета;

• брать в командировку рабочие бумаги, до которых раньше не доходили руки и пр.

Это знает каждый занятой человек, но не все награждают себя за потогонный труд. Между тем специалисты – организаторы советуют поощрять себя, например, после трудного дела переходить на более легкое, лечь на диван и расслабиться или съесть мороженое вопреки диете.

Выполняем два дела одновременно, – записываем в актив приращение эффективного времени Те по обоим сразу. Строгие организаторы могут на вторую задачу учитывать время с понижающим коэффициентом, например, 0,5, это их дело.

Поощрение временем – на дороге не валяется. Не зря один из героев турецкого писателя Мехмета Теврика говорил:

– Вино укорачивает жизнь: если бы ты не пил, тебе было бы уже 80 лет, а не 60.

Задачи распределения и упорядочения времени

Первые 90 % работы отнимают 10 % времени,

а последние 10 % работы – 90 % времени.

«Правило сроков выполнения проекта»

Задача распределения обычно характеризуется следующими условиями:

• Существует ряд операций (дел, занятий), которые должны быть выполнены.

• Предположительно, имеется недостаточное количество ресурсов (времени) для выполнения всех операций.

• Некоторые операции допускается выполнять различными способами, используя различные комбинации ресурса времени.

При распределении обычных ресурсов задача может сводиться к такому распределению, чтобы общая стоимость выполнения операций была бы минимальна или прибыль максимальна. При распределении личного времени мы стремимся, например, к быстрейшему достижению целей.

Задача распределения времени особенно интересна тогда, когда возможностей не хватает для выполнения задуманного, и мы стоим перед решением отказываться или не отказываться от любимых занятий, стоящих в стороне от главных целей.

Пример задачи упорядочения операций во времени показана в популярном американском сериале о военном госпитале Мэш. Героям, военным хирургам, потребовалось разрядить невзорвавшуюся бомбу. Они решали эту проблему таким образом: один читал инструкцию, а другой выполнял операции. Нажать на синюю кнопку – нажали, повернуть рукоятку – повернули, отпустить кнопку – о, ужас! – кнопка-то была отпущена перед поворотом рукоятки. «Специалисты» бросились врассыпную и тем спасли свою жизнь.

Будем считать, что последовательность решения наших задач не повлияет на нашу безопасность, как у хирургов в роли сапёров. Но эта последовательность может повлиять на время выполнения задачи. Теория исследования операций (и наш здравый смысл!) показывают, что время, затраченное на совокупность нескольких операций, зависит не только от продолжительности каждой операции, но и от последовательности их чередования.

Если нам удастся оптимально стыковать отрезки времени на различные занятия, мы будем успевать больше. В этом я неоднократно убеждался, когда бывал председателем Государственной комиссии по испытаниям электрооборудования. Только изменением графика проведения испытаний, оптимального их чередования удавалось сократить время испытаний на 20–30 %.

Гастрономический подход

Допустим, мы определили, что наша норма – это 8 часов чистого рабочего времени. Рано утром, когда впереди у нас 16 часов бодрствования, эта норма не кажется столь уж не выполнимой. Но вспомним вчерашний день: мы откладывали начало очень трудного дела вплоть до вечера, потом был телесериал. И, в конце концов, мы легли спать в легкой грусти оттого, что так мало сделано, но с намерением изменить свой распорядок завтра. Намерение твердое? В таком случае начнем с общеизвестных рекомендаций, изложенных в Главе 1, раздел Искусство успевать.

Значимость и сложность работы растут прямо пропорционально времени, затраченному на ее выполнение. Допустим, мы отвели на замену электрической лампочки два часа. А если предусмотреть падение со стремянки и связанное с ним лечение поломанной ноги, значимость замены может прилично возрасти!

Если наша предусмотрительность не заходит столь далеко, мы отводим время на работу, исходя из предыдущего опыта о конечном результате. Это время и наше умение во многом определяет качество работы. На замену лампочки нам потребуется 5 минут, но мы решили заодно за полчаса почистить всю люстру, чтобы в следующий раз было бы не стыдно перед гостями.

Качество работы – прежде всего, вопрос затраты времени.

Дела, которые мы выполняем, в зависимости от нашего к ним отношения мы привыкли делить на важные и не важные. В свое время, и я полагал такое деление само собой разумеющимся. Закончить сегодня работу к сроку важнее, чем поиграть с приятелем в шахматы или ввернуть ту же лампочку.

Но посмотрим на дела наши с другой стороны, например, с гастрономической. Что важнее, овощи, молоко, мясо, или пиво? Одни предпочитают то, другие это, третьи любят разнообразную еду, полагая, возможно ошибочно, что спорт отрегулирует все как надо.

Я – третий. Для меня важно считать, что, если уж я что-то делаю, это нужно прежде всего для меня. Подобный настрой не дает место досаде оттого, что жизнь проходит мимо, пока я пишу этот дурацкий отчет или мою посуду. Исчезают сами собой дела, которые не нравятся, но делать нужно. Для меня это было открытие:

1) Все выполняемые дела необходимо включать в план.

2) Все, включенное в план, становится необходимым.

3) И тогда все необходимое становится хотя бы сносным.

Мои дела делятся на те, которыми я занимаюсь и которыми не занимаюсь: так, я исключил парусный спорт не потому, что он мне не нравился, просто он не вписался в поворот при движении к моим целям. Оставшиеся дела разделяются на:

Когда мы включаем все наши занятия в ежедневные, еженедельные и ежемесячные планы, рано или поздно исчезнут те дела, которые, как мы раньше полагали, не нравятся, но делать нужно. Либо мы их перестанем делать, либо будем считать, что они разнообразят меню наших дел, и потому нужны.

2.3. Мотивация личности и Управление временем

Где работать мне тогда, чем заниматься?

Маяковский Если девочка в пять лет Вьётся вроде мотылёчка, Значит скоро наш балет Засверкает чьей-то дочкой. Если ваш сынишка смог Лихо выиграть в орлянку, Знает даже педагог, Он найдёт дорогу к банку. Если девочка цветёт, Вся в косичках-шпильках-лентах, До больших взлетит высот, Например, до референта. А не годен никуда, Ни в балеты, ни в солдаты, Это горе – не беда, Станет нашим депутатом. С.А., Кем быть?

Мотивация человека – это побуждения, вызывающие его активность определенной направленности. Термин «мотивация» используется в областях психологии, исследующих причины целенаправленного поведения человека. Считается, что инстинкты и потребности являются причиной и источником активности, мотивом деятельности.

Попросту схема мотивированного действия такова:

1) Потребность (мотив) → 2)Побуждение (мотивация)→ →3) Действие → 4) Удовлетворение потребности.

Скажем, мотивом к созданию системы управления временем явилась потребность распределения усилий для достижения основных целей автора, сбалансирования его занятий в науке, культуре и спорте. Этот мотив вызвал мотивацию – желание разумно распределить время между различными областями деятельности. А мотивация породила действия по разработке системы.

В широком смысле психологи употребляют понятие мотивации как внутреннее состояние и поведение, определяемое потребностью, т. е. все блоки вышеприведенной схемы. Однако оставим терминологические тонкости специалистам. Как было сказано в английском учебнике по электротехнике для морских инженеров: «Никто не знает точно, что такое электричество, но мы попробуем рассказать, как им пользоваться».

Наша задача состоит не в исследовании мотивации как психологического феномена, а в использовании ее при составлении и реализации жизненных планов.

Потребности человека и управление временем

Так стань же тем, кем можешь стать!

Ницше

Согласно одному из основоположников теории мотивации, американскому психологу и философу Абрахаму Маслоу[11], динамический подход к мотивации предполагает ее непрерывное изменение, при этом фундаментальные потребности, присущие всем индивидуумам, остаются неизменными.

Список человеческих потребностей весьма обширен. Перечни потребностей, составляемых различными психологами, зависит от их тенденциозности и скрупулезности. Но в любом случае они свидетельствуют о взаимной противоречивости, поскольку противоречива сама человеческая натура. Например, не найдено объяснение парадоксальному факту одновременной тенденции организма к инерции, лени, минимальной затрате усилий и потребности в активности, стимуляции, возбуждении.

Маслоу приводит следующий список видов потребностей в порядке возрастания уровней.

Физиологические потребности являются потребностями самого низшего уровня, но самыми насущными и сильными. Это такие разновидности позывов как голод, жажда, сексуальное влечение, материнские реакции, стремление ко сну и пр. При удовлетворении физиологических потребностей сознанием человека овладевают уже другие, более высокие желания. Как мы установили выше, на эти потребности мы положили 16 часов в сутки (пассивное время), и не дай Бог, вторгаться постоянно в этот огород активному времени, последствия будут печальными.

Потребность в безопасности (в стабильности, защите, свободе от страха, в порядке, и пр.). Эти желания на новом уровне могут доминировать в мотивационной жизни личности, подчинив ее достижению безопасности.

Конечно, управление временем не является средством достижения безопасности от внешних сил. Но оно позволяет чувствовать себя живущим в более стабильном режиме, когда мы знаем, что проходим именно тот путь, который намечен.

Потребность в принадлежности и любви – новый уровень мотивации, возникающий после удовлетворения потребностей физиологических и безопасности. Человек остро ощущает нехватку друзей, отсутствие любви. Ему необходимо чувствовать себя дома, на родине, сознавать, что он принадлежит к определенному, своему кругу.

«Друзья отнимают время», – сказал один из героев Михаила Булгакова. Но если мы не можем выделить время для родных и близких, много ли приобретём от такой экономии?

Потребность в признании – это стремление добиться успеха, репутации и престижа. Человеку необходимо ощущение собственной значимости, компетентности, уверенности и свободы.

Неудовлетворение этой потребности может вызвать чувство бессилия, привести к серьезным неврозам.

Потребность в самоактуализации. Допустим, у человека удовлетворены его физиологические потребности, а также потребности в безопасности в принадлежности, любви и в признании. Скорее всего, он почувствует неудовлетворенность оттого, что не может уделить достойное внимание любимому делу. Чтобы человек жил в мире с самим собой, он обязан быть тем, кем он может быть.

Потребность соответствия собственной природе американский психолог Курт Гольдштейн назвал потребностью к самоактуализации. Под этим понимается стремление человека к воплощению заложенных в нем талантов, способностей. Неудовлетворение высших потребностей может вызвать фрустрацию – состояние подавленности, тревоги, ощущение бессмысленности и бесцельности жизни.

Когнитивные потребности, или тяга к знанию, – особое свойство человеческой натуры, хотя феномен любопытства можно наблюдать и у животных. Но только человек способен платить высокой мерой за постижение и отстаивание истины. Достижение своих целей в жизни с помощью управления временем – не самая простая штука. Трудности не заставят себя ждать при решении все более и более сложных задач. При этом собственно планирование также усложняется, но именно поэтому оно интересно.

Эстетические потребности (потребность в порядке, симметрии, завершенности, законченности, структуре) обнаруживаются практически у каждого здорового ребенка. Некоторые взрослые люди, лишенные эстетических радостей, заболевают весьма специфично, и болезнь их может излечить только красота.

Планирование личного времени, разумеется, помимо движения к нашим основным целям, должно предполагать и наши эстетические потребности. Вначале нас будет удовлетворять простое управление запасами времени. В дальнейшем мы почувствуем потребность идти по более сложному пути – совмещению эстетического и рационального. То, что красиво, как правило, эффективно. Наши планы, изложенные на бумаге, тоже должны выглядеть красиво.

Иерархия потребностей, согласно Маслоу, не имеет для всех людей стабильную, жесткую структуру. В ряде случаев наблюдается инверсия: потребность высшего уровня преобладает над неудовлетворенной потребностью более низкого уровня. Люди, преданные высоким идеалам и ценностям, готовы ради них терпеть лишения и даже жертвовать жизнью.

2.4. Управление временем как Игра

Я знал одну даму, что проводила полжизни на пару с ракеткой, и в теннисе званье Великая Жила, она получила за это. Профессор известный. Теперь академик. Его не могли отучить себе присуждать, словно гранты и премии, на корте чужие мячи. Знал пару супругов, игравшую вместе в таком сокрушающем стрессе, как будто они выступают не в «миксте», а в бракоразводном процессе! И что говорить про того генерала, который орал, как динамик, себя укоряя: – Мазила! Марала! Сундук антикварный с клопами!? ……………………………………… Сколь часто блеснувшая было удача, померкнув, кончалась печально, и корт становился стеною плача, построенною горизонтально! С.А., Рабы азарта

Что такое игра?

Йохан Хейзинга в своей известной книге «Homo ludens» («Человек играющий»)[12] утверждал, что с давних пор вся человеческая культура развивается как игра. При этом игра старше культуры, ибо человек не учил животных играть, а они играют.

Игра лежит за рамками процесса непосредственного удовлетворения наших нужд и страстей. Она является свободным действием, которое протекает ради удовлетворения, приносимого самим совершением действия. Игра может быть отложена или отменена, и многие взрослые люди вполне обходятся без нее.

Следующим свойством игры является условность действия. Даже дети понимают, что играют «понарошку». Однако процесс игры может настолько увлекать, что несерьезность на время снимается.

Соперничество является душой игры. В эллинском обществе соперничество занимало такое полноценное место в жизни, что дух не сознавал его игрового характера.

Игра обособлена от обыденной жизни местом действия и продолжительностью, в определенный момент начинается и в определенный момент заканчивается: она сыграна.

Повторяемость – существенное свойство игры, ее внутренней структуры. Повтор, рефрен, чередование присутствуют во всех развитых игровых формах.

Напряжение, равновесие, балансирование, чередование, контраст, вариантность, завязка и развязка, – эти элементы игры во многом принадлежат эстетической сфере.

Правила игры безусловно обязательны. Как сказал Поль Валери, в отношении правил игры невозможен скептицизм. Строгость правил стимулируют изобретательность в игре.

Свойства игры в Управлении временем

Уметь с умом распорядиться досугом —

высшая степень цивилизованности.

Бертран Рассел

По словам Й. Хейзинга, игровые элементы присутствуют в настоящее время во многих видах человеческой деятельности – бизнесе, искусстве, суде и даже войне. Дополним этот список Управлением временем.

Во-первых, управление личным временем в большинстве случаев является свободным действием, подобным игре. Прежде всего, это относится к задачам, которые мы сами поставили себе.

Вторая особенность игры – условность – является неотъемлемой чертой планирования. Наши планы – только модель реальных действий, а в модели мы можем разыгрывать все, что угодно. Забавным был бы проект журнала «Планы и Жизнь».

Такой признак игры как обособленность в отношении планов не вызывает никаких сомнений. Пространственные рамки ограничены листом бумаги, на котором расписаны наши гениальные прожекты. Рамки времени тоже весьма ограничены и не всегда совпадают со временем реальных действий.

Свойственные игре напряжение и контраст создаются наглядной картиной выполненного и запланированного за определенные сроки. Не напряженный план становится неинтересным планом.

Напряжению должно сопутствовать равновесие, которое определяется чувством уверенности, что наши планы находятся в зоне отпущенного времени.

Балансирование мы применяем, когда появляется некоторое несоответствие из-за неточного определения планового времени на какую-либо задачу, чтобы не потерять равновесия для выполнения других задач. Это балансирование может сводиться к перераспределению времени между направлениями деятельности.

Чередование – тоже весьма распространенный элемент нашей практики: переход от одной задачи к другой для отдыха или по соображениям сроков их выполнения.

Вариантность проявляется в гибкости, не закостенелости планов, жизнь изменяется и наши планы изменятся вместе с нею, но основа системы сохраняется, и в этом «изюминка» вариантности, из-за которой игра не надоедает.

Завязка – составление месячного плана, развязка и разрешение – подведение итогов, определение количественного результата.

Удача приносит игроку удовлетворение, что верно и для игры в одиночку. Очень важно в игре похвалиться своей удачей перед другими, например, величиной пойманной рыбы или победой над известным в клубе игроком.

Эта слабость встречалась и у гениев. Пушкин любил хвастаться своей ленью, да и Лермонтов не выставлял себя перед друзьями тружеником. Однако биографы уличили наших поэтов в эффективной организации личного времени. Обыкновенно рабочий день Пушкина начинался в 6 утра, Лермонтова – даже в 5 (когда никто не видел, что он занимается стихотворчеством!), во время свежих мыслей и наибольшей продуктивности, после обеда – легкие прогулки (когда видели все), вечерами – чтение. Бывали и периоды «творческого запоя», как при создании «Медного всадника» и «Демона», когда поэты работали над рукописью, забывая даже пообедать.

Результативность – душа игры … и планирования. Мы действуем в надежде получить кое-какие результаты, предпочтительно хорошие. «Стоит заметить, что подход к тайм-менеджменту как к азартной и увлекательной игре, а не просто как к «организации времени», еще ждет своего разработчика».[13]

В настоящее время успешное обучение новым навыкам иногда применяется с использованием геймификации, или по-русски игрофикации рабочего процесса.

Этот метод основан на нематериальной мотивации сотрудников с увлечением отдаваться труду и жаждать новых достижений. Главная цель – это разжечь желание сотрудник выкладываться на работе так же, как любители компьютерных игр всецело отдаются разного рода стратегиям, гонкам и так далее. Непосредственное отношение к тайм-менеджменту эти игры не имеют.

Подобно настоящему спорту и бизнесу, наша Система Планирования и Контроля (СПК) имеет четкую шкалу достижений в виде значения показателя личной эффектиности, с точностью до 0,01 эффективности (О показателе эффективности см. Главы 4–5).

Глава 3. Создание простой СПК, начальные шаги

По большому счету, вы не можете себе позволить

не заниматься любимым делом.

Элейн Сент-Джеймс

Рассмотрим первые этапы планирования:

• определение приоритетов в направлениях деятельности;

• выявление бюджета активного и пассивного времени;

• выполнение хронометража, уточнение направлений;

• правила составления недельного расписания;

• простой месячный план.

• покажем, что основная цель управления временем состоит в максимальном сближении весомостей и приоритетов дел.

3.1. Предварительное планирование

Структура Системы планирования и контроля

Рассмотрим в общих чертах нашу СПК – систему планирования и контроля. Она состоит из двух взаимосвязанных подсистем 1-го уровня: Цели и Планы.

Подсистемам более низких уровней соответствуют:

стратегическим целям – долгосрочные планы, на 3–5 лет;

проектам – годовые планы,

задачам – месячные и недельные планы,

занятиям – недельные и ежедневные планы.

Итак, эскиз здания СПК готов, остаётся наполнить её этажи содержанием.

Постановка целей и Приоритеты

Классическую постановку целей мы рассмотрели в разделе 1.3. Постановка целей. Теперь нам предстоит операция сбалансирования наших целей в соответствии с запасами имеющегося активного времени.

Приступим к планированию, составив Первоначальный список направлений нашей деятельности или, как иногда их называют, областей жизни.

1) ЛИТ: Литература

2) ПЛР: Плановая работа по специальности

3) ДОМ: Домашняя работа, Семья

4) КЛТ: Культура: книги, театры, Иностранные языки

5) СПР: Парус, Теннис, Шахматы

Поставим на первый план такие направления, которые исходят из наших желаний и жизненных ценностей, и только на второй – внешнюю необходимость. Мы должны решить заниматься больше тем, что действительно имеет для нас значение. Пусть это защита диссертации, карьерный рост, бизнес, культурное развитие, финансовое и семейное благополучие, спортивные достижения, кому что.

Будем считать порядковый номер направления числовым выражением (показателем) ее приоритета. Слово «приоритет» обычно трактуется как первенство в каком-либо открытии, изобретении, либо преобладающее значение чего-то одного по сравнению с рядом других.

Как отмечено ранее (Раздел 1.3, Определение приоритетов, Правило 80/20), в тайм-менеджменте часто расстановка приоритетов – это определение очередности выполнения задач: приоритетные задачи выполнять в первую очередь, остальные – потом, или совсем не выполнять. На коротком промежутке, например, в течение одного дня краткосрочная не важная задача бывает приоритетнее, т. е. выполняется раньше, чем долгосрочная важная задача. Таким образом, в понятии Приоритет важность и срочность задачи взаимосвязаны. Вспомним матрицу Эйзенхауэра в разделе 1.3: А/Важные, Срочные…D/Неважные, Несрочные.

Если от задач перейти к направлениям деятельности, слово Приоритет обретает несколько иной смысл. Будем считать Задачей то, что необходимо выполнить для решения конкретной проблемы. Позвонить другу по телефону, написать третью главу этой книги. Направление деятельности личности – это специфическая область деятельности с её целями и задачами. Например, специальность, бизнес, наука, семья, спорт. Задачи могут меняться ежедневно, направления сохраняются иногда годами, а то и на всю жизнь. И мы можем определить приоритеты направлений в числовых показателях, а не просто в качественных определениях важности и срочности, как для кратковременных задач.

Так, в Списке направлений приоритет Работы по специальности Пплр = 2, а домашней работыПдом = 3.

Отсюда, если уж мы какой-то род занятий приняли для себя к планированию, он становится относительно приоритетным, то есть его приоритет определен местом среди других приоритетов.

Далее, мы можем на направления выделять определенное время на неделю, месяц, т. е. составлять бюджет времени, различая два вида Времени – активное и пассивное.

3.2. Бюджет активного и пассивного времени дня

Дилемма выбора однажды нависает. Быть лучше, чем не быть? И выбираешь власть. Иль выбрали тебя, у нас страна такая. Как страшно станет вдруг с вершины в пропасть пасть! С красавицей ли жить, а может, с домовитой? Выбрасывать ли хлам, а вдруг сгодится он? Пусть будет всё равно или сказать – иди ты…?! Дилеммы прут на нас с шестнадцати сторон. Чтоб ты ни отобрал, получишь вслед, в довесок Фатальный минус свой на ненадежный плюс. Порою увильнёшь, порою интересно, Стремиться или жить, совсем не дуя в ус? С.А., Дилемма выбора

Я устаю только тогда, когда делаю то,

что мне не нравится.

Джейн Остен

День – наш основной жизненный цикл. Чем бы он ни был наполнен, в нем постоянно присутствует пассивное время (ПВ), свободное от продвижения к нашим целям: сон, прием пищи, утренний и вечерний туалет, поездки на работу и обратно.

Представим это пассивное время в виде остановок на пути нашего поезда к конечной цели – завершению очередного дня. Расписание этих остановок показано в табл. 3.2.

Подведя впервые итог, я удивился с прискорбием, сколь много часов занимает это ужасное ПВ. Оно подобно вынужденным остановкам в пути, неприятно, но что поделаешь. А если это рассматривать как отдых? Остановки способствуют желанию в дальнейшем интенсивнее работать. Ведь осталось еще 9 часов для любимых занятий и работы. Энтузиасты легко найдут в расписании ПВ скрытые внутренние резервы. Например, когда-то я решил работать над своими рукописями в метро (живу недалеко от конечной станции) и так к этому привык, что замечаю порой за собой, пишу не за столом, а на коленях, сидя на диване.

Другие скажут, берем, кроме часа дороги туда и обратно, один час ото сна, полчаса за счет послеобеденной прогулки, не смотрим телевизор – еще час, в результате «наполнитель» сократился до 11,5 часов. Возможно, они правы, но как долго можно продержаться в режиме Наполеона? По сведениям, в перерывах между сражениями Наполеон-чиновник имел несколько рабочих столов и, когда уставал заниматься одним делом, переходил к новому – на другом столе. Интересно, какой у него был показатель ПВ?

Кто как работает, тот так и спит. (Ницше). Согласно табл. 3.1, на активное время остается около 9 часов, проверим реальность этого остатка с помощью хронометража.

3.3. Хронометраж

Беседа – «За искусство!» – протекала Среди полотен жуткого завала, Затмивших стены, стулья, стол, кровать. – Когда успел ты столько наваять Таких шедевров вот такую груду? – За год, – ответил мастер, – сукой буду. Не просыхая, время экономя, Не брился и не мылся моря кроме, Оно ведь тут за поворотом сразу, Бултых – и смыл всю темперу-заразу! И я поверил, ведь порою сам Себя равнял и строил по часам, И те часы, как это ни превратно, Что потерял, припоминать приятно. Картине упомянутой вослед Вручил мне Юрий свой автопортрет… Висит теперь он в спальне у меня И каждым утром, лень мою виня, Восточными глазищами сверлит: – Опять вчерашний день убил, бандит!? С.А., Автопортрет Юрия Бижганова

Посмотрим, как мы разместим наши занятия в отведенном им времени. Вначале общая прикидка. Многие специалисты тайм-менеджмента считают хронометраж основой основ личного управления времени. Учет всего времени был одним из главных принципов системы доктора Любищева.[14]

А теперь оставим в покое ПВ – пассивное время, это наши резервы отдыха. Возьмемся за АВ – активное время. Примем на веру рамочные условия: 8 часов активного времени в день, 50 – в неделю, 200 – в месяц, совсем немало. Эти данные удивительно схожи у тайм-менеджеров всех континентов и островов. Впрочем, можем проверить это опытным путем, ведя хронометраж ежедневно в течение недели.

Несколько дней подряд я записывал с точностью до 6-ти минут, т. е. 0,1 часа, сколько уходит времени и на что. Хронометраж выглядел примерно таким образом:

Хронометраж одного дня активных занятий

ПЛР: 09:20–12:30 = 3,1 час

НТР: 14:10–16: 12 = 2,2

ЛИТ: 21:05–22:50 = 0,7

ИТОГО: = 6,0 час

Хочу подчеркнуть, что записываем только активное время. Пассивное время в расчет не идет.

Результаты не внушали оптимизма. Оказалось, при очень напряженных занятиях получалось не более 10 часов в сутки, обычно же выходило 6–8 часов активного времени. При этом не обязательно придерживаться строгой системы «сделал – тут же – записал». Достаточно в конце дня, перед сном или на следующее утро вспомнить дела текущего дня и время, потраченное на них. Заодно тренируем память.

Например, сегодня я встал в 8 часов утра, сейчас 20:00, т. е. прошло 12 часов. По опыту знаю, что 8 часов активного времени я набираю обычно к 21–22 часам. Проверим:

Из активного времени вычитаем: завтрак, обед, кофе, ужин – 2,5 часа; Телевизор – 1 час; Дорога в ремонтную мастерскую туда и обратно, время в мастерской – 1,5 часа (точнее 2, но полчаса были активными, я работал с записной книжкой). Итого остается 7 часов активного времени, так и запишем. Советы по составлению плана на день приведены в разделе 1.3 Как составить распорядок дня.

Жизнь была бы прекрасна и удивительна, если бы мы могли всегда уделять наибольшее время наиболее приоритетным занятиям. Но – мы живём не в свободном пространстве под названием хочу, есть ещё много Надо. И чаще всего надо требует больше нашего времени, чем Хочу.

Пусть приблизительно, но с помощью хронометража мы узнали, на что у нас тратится больше времени, на что – меньше. Теперь попробуем составить компромиссный список наших дел, давая по-прежнему преимущество хочу, но уступая по справедливости Надо.

Расположим те же задачи в порядке убывания выделенного на них времени. Получаем вариант, учитывающий наше внутреннее соглашение. Место задачи в порядке убывания выделенного времени назовем Весомостью.

Хронометраж и таблица 3.2 позволяют сделать следующий шаг – составить недельный бюджет активного времени по направлениям деятельности. Как видим, поставленные рамки – 50 часов в неделю – несколько изменили начальные идеализированные представления об объёме занятий.

В столбце 3 таблицы 3.2 поставлены против каждого направления деятельности количество часов, которые мы на него предполагаем выделить в неделю. При этом ранг (место в ряду) весомости совпадает с рангом приоритета не по всем позициям, хотя мы на данном этапе Предварительного Планирования старались пропустить вперед наши приоритетные дела, дать им больше времени.

Если у Ваших дел ранги приоритетов и весомостей совпадают, значит Вы нашли философский камень, раскрыли формулу счастья.

Несовпадение приоритета и весомости наших дел – обычное дело. Наша задача – свести это несовпадение к минимуму. А это значит: любимым делам – больше времени!

3.4. Недельное расписание

Обычно наши дни недели не совсем похожи друг на друга, понедельник отличается от воскресенья не только по названию. Будние дни тоже имеют свое расписание: скажем, по понедельникам с утра планирование, в среду совещание с участием постоянных клиентов, по вечерам во вторник и четверг у нас спортивные тренировки и т. д.

Зачем нужно недельное планирование?

Ведь мы намечаем задачи почти на каждый день, кроме того, имеется раскладка времени по различным направлениям нашей деятельности на месяц (Глава 5). Но, как ни говори, мы живем еще и недельными повторяющимися циклами. Составив недельное расписание, мы хорошо упорядочим свою жизнь. Исчезнут сомнения, чем заниматься, когда в срочных делах наметилась передышка. Недельное расписание позволяет улучшить равномерность наших дел и уменьшить затраты времени на ежедневное планирование. Оно является связующим звеном между месячным и дневным планами.

Именно недельное расписание показывает нам наглядной схемой, имеем ли мы на самом деле столько времени на основные жизненные цели, прочие дела и отдых, сколько нам хочется. Поэтому Джулия Моргенстерн называет недельное расписание Планом распределения времени (ПРВ). Это расписание поможет прийти к разумному балансу между хочу и надо (Операционный менеджмент, Глава 2).

Как составить недельное расписание

Развернув таблицу 3.2 по дням недели, получим бюджет активного времени по всем направлениям деятельности.

Выполнить это совсем не трудно: общее активное время по направлениям и в целом определено, пассивное время – сон, приём пищи, ничегонеделание – не принимаем во внимание.

После этой прикидки в табл. 3.3 у нас практически всё готово для недельного расписания активного времени по дням и часам, табл. 3.4.

Неизбежен конфликт дневного и недельного плана, например, срочные дела «ломают» ровную стену недельного расписания или мы не успели вовремя уложиться с выполнением какого-либо дела, но не желаем прерывать его.

Конфликт месячного и недельного плана: появилась большая задача, и направление, под флагом которого она выступает, съедает время у других направлений.

В этих случаях преимущество отдается дневному и месячному планам по отношению к недельному. Дело в том, что дневные и месячные планы относятся к конкретным задачам, малым для одного дня и большим для месяца. Недельное расписание – просто регулярные ориентиры.

Другой случай похуже: мы увидим, что все дела, которыми хотели бы заниматься, не умещаются в рамках недельной стены. Можно, конечно, увеличить ее высоту за счет уменьшения сна и другого отдыха. Не будем делать этого! Мы не вечный двигатель, лучше доберемся до наших целей чуть позднее, чем упадем от усталости в нескольких шагах от нее. Подумаем, на какие занятия нужно сократить время.

Основной принцип строительства «стены» – недельного расписания – работа крупными блоками, а не мелкими кирпичиками. Экономия времени несомненная. Мы знаем по опыту, любое новое дело требует подготовительного периода для вхождения в него.

Недельный план (расписание, распорядок) даст ориентировочное представление, чем и сколько времени мы можем заниматься для достижения наших целей, – в этом его главное значение.

Чем стабильнее наша недельная «стена», тем уютнее мы чувствуем себя во времени. Недельные планы – статические планы, которые желательно изменять не слишком часто. Ведь именно в малой изменчивости их основное преимущество.

Конечно, мы не собираемся подобно хозяйке пансиона мисс Рони из книги Федина «Города и годы» устанавливать распорядок жизни раз и навсегда. Но все же их статичность – хорошая опора для динамического движения к нашим целям. Чтобы прыгнуть дальше, отталкиваются от прочной опоры. Пусть это будет летний недельный распорядок. И зимний распорядок.

3.5. Простой месячный план

Итак, поверив на слово или проверив хронометражем, будем считать, что затраты времени по всем направлениям деятельности (в сумме) около 50 час в неделю реальны.

Но затраты времени – далеко не все. Остается вопрос, действительно ли нам удастся хотя бы по нескольким основным направлениям выполнить то, что мы хотели, скажем, за месяц?

Естественно, наилучшая проверка достигается практикой. Попробуем составить для себя Простой месячный план, как это показано в табл. 3.5.

В первый столбец данного плана включим список основных Направлений Деятельности.

В столбце 2 записываем активное время, выделенное на каждое направление(Время по плану Тп).

Третий столбец (Дневник выполнения плана) разделен на более мелкие части соответственно числу дней в месяце, и число этих дней в каждом месяце равно 25. Это сделано для удобства подсчета: норма времени в день – 8 часов, в неделю – 50, в месяц – 200. Эти дни я называю Активными днями. Параллельно шкале активных дней можно разместить шкалуДней календарных, которая здесь не показана. Естественно, в ней тоже должно быть 25 ячеек: суббота и воскресенье – как один день. Аналогично первым двум-трём дням месяца – все они помещаются в один день, это маленькие каникулы, дни подведения итогов и расслабления. Естественно, правило 8 * 25 = 200 – вопрос не принципа, а индивидуальной нормы.

Каждому направлению в Дневнике соответствуют две строки. В верхней строке ставим наработку активного времени с точность до 0,1 часа (6-ти минут). Нижняя строка каждого направления предназначена для отметки о выполнении той или иной задачи. Содержание задачи дано в Примечаниях под таблицей 3.5.

Например, по направлению ПЛР в первый день затрачено 4 часа активного времени (верхняя ячейка). На этот день намечено завершение задачи з1, согласно примечанию з1 – Месячный план. Задача з1 выполнена, что отмечено как Jз1. Ана 23-й день намечена задача з3 – НИР, раздел4, которая не выполнена, почему и осталась с первоначальной отметкой з3.

В строке Итого записывается суммарная наработка нарастающим итогом, т. е. с начала месяца.

В центре таблицы (после 4-го дня) Дневник имеет разрыв для экономии места.

В четвертый столбец (Время Т) заносится итоговое за месяц активное время, затраченное по направлению и всему объему месячного плана.

Продвижение по плану затрат времени отмечается на любой день коэффициентом активности, или просто Активностью.

А=Т/Тп, (3.1)

где Т – суммарное время наработки с начала месяца на данный день;

Тп – плановое время, исходя из нормы 8 часов в день.

Например, на 2-й день А= 15,8/16 = 0,98, где 15,8 – наработка активного времени за 2 дня.

Месяц прошел, пора оценить его результаты. Как видно, сделать это очень просто, за что план и назван Простым. Каждый день мы видим, насколько выполняется план по активности, причем не только текущего дня, но и всего прошедшего периода данного месяца. Это можно сравнить с получением зарплаты не раз в месяц, а ежедневно.

Однако, простота, как известно, хуже воровства. Да, коэффициент активности в итоге равен 0,96, но сколько-то задач не выполнено. Итог вызывает сомнение. Хотелось бы иметь более однозначную оценку, как, например, прибыль в бизнесе или три очка за победу в футбольной встрече. Выход есть, придётся дочитать до 5-й главы.

Примечания:

ПЛР: з1 – Месячный план; з2 – Испытания двигателя; з3 – НИР, раздел4; з4 – Заявка на изобретение генератора

ЛИТ: з5 – Беловик «Киномарины»; з6 – Черновик «Крыма»

ДОМ: з7 – Ремонт пылесоса; з8 – в театр

СПР:

КЛТ: з9 – Рассказ Киплинга, анг; з10 – Французский, урок 6

Лучше всего отмечать движение по плану, конечно, на компьютере в таблицах Excel. Тогда подсчет в строках Итого, Коэффициент активности и столбце Затраты времени, Т, будет выполняться по формулам автоматически. В редакторе Word или в чисто бумажном варианте придется вычисления выполнять в уме или на калькуляторе. Надеюсь, мой читатель, освоив простой план, в своей жизни будет всё-таки пользоваться несколько более сложным Эффективным планом, изложенным в Главе 5. Хотя…

Глава 4. Показатели работы

Для того, чтобы оценить нашу деятельность количественно, должны быть применены показатели оценки работы. В бизнесе это прибыль в денежном выражении, в спорте – результаты в виде голов, очков, секунд, баллов. В данной главе рассмотрены такие числовые показатели деятельности как Активность, Результативность и Эффективность.

4.1. Оценка выполнения задачи

Сэр Уинстон Черчилль среди прочих целей имел и такую: выложить собственными руками в саду кирпичную стену. При его упорстве можно предположить, что эта задача была завершена.

Предположим, что вначале он решил уделять своей затее один час в день, ни больше, ни меньше, и чтобы никакие посторонние дела не отвлекали. Таким образом, он подрядился на повременную работу добровольного каменщика, 1 час в день, плата – личное удовлетворение. Естественно, этот час учитывался как час чистой работы, «не футбольное, а хоккейное время», уточняет автор Алексей Бабий. Мы назвали это время Активным временем Т.

Всё было бы хорошо, одно беспокоило, сумеет ли он завершить укладку стены до конца жизни, а лучше через пять лет. Зная длину и высоту стены, а также размеры одного кирпича, сэр определил, что он должен укладывать 20 кирпичей в день, т. е. в основу выполнения задачи была положена Результативность.

Далее сэр убедился, что его мастерство каменщика возрастает. Он стал выполнять, а потом и превзошёл заветный норматив 20 кирпичей/час! Появилась возможность достичь цели в намеченный срок. А ведь в расчет приходилось принимать различные отвлечения: то война, то заседания в парламенте, то опускание железного занавеса.

Таким образом, сэр Уинстон, сам не зная того, своей стеной положил начало современному тайм-менеджменту. Он сделал ставку на Эффективность работы, регулярно сравнивая намеченный план с достигнутыми результатами, отслеживая движение к своей цели!

4.2. Показатели деятельности

Активность

Активность – показатель применимый к такой деятельности, в которой трудно определить результаты труда. На предприятиях это работа с повременной оплатой труда, например, на конвейерных линиях; обслуживание оборудования; там, где более важно качество продукции, чем её количество.

В личной деятельности это регулярные или периодические занятия, которые нужны сами по себе и не связаны с жесткими сроками. Например, текущая работа по основным направлениям, а также наведение порядка в делах и домашнем хозяйстве, занятия спортом, детьми, изучение иностранного языка и пр. Как уже было сказано, будем отличать Активность от Повременной работы, Занятости тем, что Активность не учитывает простои и перерывы.

В Главе 3 для личной деятельности был приведен пример Простого месячного плана, основанного на принципе учета активного времени (Табл. 3.5).

Показатель использования личного времени за определённый период отмечается коэффициентом активности, или просто Активностью

А=Т/Тс, (4.1)

где Т – суммарное время наработки на рассматриваемый период, например, с начала месяца на данный день;

Тс  – использованный общий ресурс активного времени, исходя из того, что каждый день нам «выделяется» Тс = 8 часов времени для активных занятий. Если мы использовали, допустим, 6 активных часов, остальные 18 часов суток ушло на пассивное время, наша дневная активность составила А = 6/8 = 0,75.

С точки зрения простоты ежедневного учета итогов и «плавности» планирование по активности имеет приоритет. Однако оно не стимулирует ускорение продвижения к целям и повышение эффективности работы. Как будет показано в Главе 5, планирование по активности «работает» в те периоды выполнения продолжительных задач, где остальные показатели «отдыхают».

Классический пример планирования по норме времени (активности) – метод профессора Любищева из книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь»13. Другой пример – это План распределения времени по Джулии Моргенстерн4. Фактически – это упорядоченная жизнь, в основном, недельными и дневными циклами, где каждому делу отводится своё время и место в расписании.

Результативность

В стандартах ISO серии 9000 Результативность определяется как степень достижения запланированных результатов. Можно сказать, Результативность – отношение количества выпущенной продукции за определенный период времени Q к запланированной Qп

R=Q / Qп (4.2)

Так, если наш каменщик за три дня уложил 54 кирпича при нормативе qп = 20 к./день, его результативность за это время была

R=q/qп= 54к/(20к*3) = 0,9 (4.3)

Результативность в формулах (4.2–4.3) – величина относительная, безразмерная (54 кирпича делим на 60 кирпичей). Время присутствует за скобками формулы как ограничительный период, для которого определяется результативность.

Результативность выполняемой работы связана с понятиями Нормы и Норматива.

В научной экономической литературе нормами считаются те же абсолютные значения максимально допустимого расхода производственных ресурсов на изготовление единицы продукции, а нормативами – относительные показатели их использования.

В тайм-менеджменте, несмотря на разнородность задач, время выступает как единый, универсальный показатель их объема. Можно считать Нормой время Tn, запланированное для конкретной задачи. Например, на заключение договора поставки – положим норму 50 часов, написание одной главы этой книги – 30 часов и т. д. Фактически время, затраченное на задачу T, нередко отличается от запланированной Tn. Как писал Лев Толстой, гладко было на бумаге, да забыли про овраги.

В личном планировании Норматив определим, как время выполнения определенного, часто повторяемого задания, отрезка задачи: ответ на письмо заказчика, обслуживание одного клиента, написание одной страницы рукописи и т. д.

На норматив 20 кирпичей в час ориентировался вышеупомянутый г-н Черчилль в роли каменщика. Строгие нормативы побуждают нас к совершенствованию мастерства. А что же было у него нормой? Очень просто: годовая норма – одна пятая часть длины стены, «от начала и до того дуба», месячная – одна двенадцатая годовой…

В некоторых научных организациях использовалась, возможно, до сих пор применяется оценка выполнения сотрудниками совокупности задач по баллам – типичный пример оценки по результативности.

Показатели группы А:

1. Научный руководитель НИР – 100 баллов;

2. Ответственный исполнитель НИР – 50 баллов;

3. Выполнение оперативного задания – 30;

4. Участие в испытаниях – 30;

5. Участие в разработке инструкций – 20;

6. ………………………………………….

Показатели группы Б:

1. Защита докторской диссертации – 500 баллов;

2. Защита кандидатской диссертации – 300;

3. Патент на изобретение – 100;

4. Инициативное исследование – 30;

5. ……………………………………

Показатели группы А относились к вкладу сотрудника в общее дело организации, группы Б – к личному росту сотрудника как специалиста. Очевидно, выполнение работы показателей группы А зависело не только от возможностей того или иного сотрудника, но и занимаемой им должности. Работа показателей группы Б была факультативная, для утверждения престижа, и косвенно служила продвижению сотрудника вверх по служебной лестнице.

Естественно, сотрудник, прекрасно справлявшийся с руководством основной научной работы, которая поглощала почти все рабочее время, не мог набрать много баллов по группе Б и был как бы в «отстающих», но это ему прощалось, ибо руководство понимало, от кого зависит благополучие института.

Для личного планирования положительность системы баллов – в том, что разнородные работы оцениваются в одних относительных единицах. Минусы также очевидны. Баллы слабо привязаны к затратам сотрудника по времени (оценка производилась раз в полгода). Такая система ценилась хитрецами, набиравшими приличные суммы на мелких работах, вместо того, чтобы «тянуть лямку» на одной большой.

Возможно, подобная оценка подойдёт настоящему мужчине, который должен:

посадить дерево – 10 баллов,

вырастить сына – 20 баллов,

построить дом – 30 баллов и т. д.

Планирование по результативности – это, в наиболее отчетливой форме, семь пунктов Брайана Трейси, приведенные в первой главе нашей книги: список основных целей, крайние сроки, промежуточные сроки. Т. е. сроки завершения важнее затраченного активного времени. Успеть, как говорит шотландец из анекдота, покрасить крышу, пока не кончится краска.

Учет выполнения плана по результативности имеет несомненное преимущество перед учетом по активности в том, что сравниваются не значения наработанного времени, а реальные достижения, в данном случае уложенные кирпичи. Однако выполнение далеко не всякой задачи удается разложить так легко на ежедневные нормы, как стену на кирпичи. Возможно ли тогда отмечать ежедневно свои достижения? Отвечаем, да, возможно, переходим к следующему показателю.

Эффективность

Эффективность E, согласно ISO 9000, – это соотношение достигнутого эффекта (результата) Q и затраченных ресурсов C:

E = Q / C (4.4)

Эффективность во многом определяется Производительностью труда, котораяизмеряется количеством продукции, выпущенной за единицу времени:

P = Q / T (4.5)

где Q– результат, как правило, количество выпущенной продукции в принятых единицах измерения;

T – фактические затраты труда в единицах времени.

Эти фактические затраты будем измерять в затратах чистого, или активного времени – Т. Если мы занимались какой-то задачей 3 дня по часу в день, значит активность составила не 3 дня, а 3 часа.

Эффективность труда является более широким понятием по сравнению с Производительностью труда, так как учитывает не только количественные, но и качественные результаты труда, необходимость рационального использования трудовых ресурсов, достижение поставленной цели к определенному сроку.

Эффективность труда будет тем выше, чем выше производительность труда и чем меньше затраты труда при необходимом качестве работы. В персональной деятельности затратам и качеству тоже принадлежит не последнее место. Это прежде всего вопрос личной честности. Как мы сами оцениваем свою работу: сделана начерно, или доведена до высокого уровня?

Для измерения Результативности выполнения задачи, процесса требуется точка отсчета в виде определенной цели и плана. Для измерения эффективности нужно знать, кроме того, затраченные для достижения цели ресурсы.

Пример 4.1.

Поясним разницу между понятиями Эффективность и Результативность на простом примере. Стояла задача получить прибыль 200 рублей к концу недели, что и было выполнено, но при этом:

а) было затрачено 200 руб.;

б) было затрачено 500 руб.

Итого:

Результативность = Результат / План = 200/200 = 1,0,

Эффективность = Результат / Затраты= 200/500 = 0,4.

Что очевидно: при той же прибыли эффективность уменьшается с увеличением затрат.

4.3. Эффективное время, Эффективность

Не зря до сих пор специалисты в экономике, как только речь идет о точном расчете эффективности, не могут прийти к единому мнению, ибо в конкретном деле такие факторы, как социальные, личностные и другие не могут быть точно выражены в денежном эквиваленте. У них только нет сомнения, что эффективность Е=0,98 – хорошо, а Е=0,3 и ниже – плохо.

Перед нами стоит более простая задача. В нашей системе организации времени из различных ресурсов – деньги, материалы, время – нас интересует только время. Активное время – наши расходы, Эффективное время – результаты.

Вернемся к определению по формуле (4.4): эффективность – это соотношение достигнутого эффекта (результата) Q и использованных ресурсов C, то есть E = Q / C.

Выразим обе части дроби Q / C в общем эквиваленте – времени, подобно тому, как производство выражает свою работу в деньгах. Получим

E= Тe / Тс,  (4.6)

где Тe – эффективное время в часах, эквивалентное полученному эффекту за определенный период;

Тс  – затраченные ресурсы активного времени в часах, а не фактически затраченное время, как в формуле производительности труда (4.5).

В формуле (4.6) знаменатель Тс определяет общий ресурс активного времени, который выделяется на все направления нашей деятельности. Причем независимо от нашего желания. Это те 8 часов активного времени в сутки, которые мы можем потратить на дела, а можем просто растратить впустую.

Значение Тe не так однозначно. В нашей игре эффективное время – это понятие, имеющее двойственную природу:

• эффективное время измеряется в часах, как обычное время;

• эффективное время эквивалентно ожидаемому результату.

Кстати, как назвать человека, который организовывает своё личное время? В литературе по этой теме чаще всего – он просто Вы: решайте, не позволяйте, распоряжайтесь, считайте, составляйте и пр. Иногда это – работник, специалист, тайм-менеджер, само-менеджер, сотрудник. Я предлагаю – Организатор, ибо он организует не только рабочее, но и всё личное время, и сама эта организация – скорее не работа, а Игра.

Организатор личного времени выступает в двух лицах – Заказчика и Исполнителя собственных планов. Предположим, перед нами стоит задача, которую нужно выполнить за пять дней. Определяем для себя норму: стоимость задачи – 40 эффективных часов (эч), срок исполнения – 5 дней. Отсюда ежедневная норма – 8 эч. Итак, мы приступили к работе и выполнили её. Какие могут быть варианты:

1) Идеальный вариант: задача выполнена в лучшем виде за 40 часов, 5 дней, заработано 40 эфчасов, так и запишем наш заработок Тe= 40 эч;

2) Задача выполнена за пять дней на троечку, не хватило времени на отделку, но Исполнитель уговорил Заказчика и тот уплатил Тe= 40 эч;

3) То же, что и в варианте 2), но опытный Заказчик, знавший заранее, что так и будет, заплатил только Тe= 20 эч и дал ещё три дня на доработку, почему именно 20 эч станет ясно из рассмотрения 4-го варианта;

4) Заказчику известен фундаментальный закон капитана Мерфи: «Каждая задача требует вдвое больше времени, чем запланировано». Поэтому он стал отслеживать выполнение задачи и платить ежедневно

Те1 = Т · Кm,(4.7)

где Те1 – эффективное время как результат затраты активного времени на задачу;

Т – активное время, фактически потраченное на задачу, измеренное хронометражем;

Кm≤ 1= (0,5 …0,8) – коэффициент эффективности, названный мной коэффициентом Мерфи.

В чём смысл коэффициента Мерфи? Мы не можем заранее определить, сколько точно времени потребует у нас длительная задача. Но как-то нужно отмечать ежедневное продвижение к цели. Таким образом в течение первой стадии, т. е. до завершения задачи, мы имеем результат на каждый день, определяемый формулой (4.7).

Однако в конце нас ждёт премия, бонус Тf = (1 – Кm)*Тс время, эквивалентное эффекту – выполнению задачи, которое мы прибавляем после завершения задачи, в результате

Te = Te1 + Tf = T · Km + (1 – Km) Tc  (4.8)

Эта основная формула —, она показывает, что планирование по эффективности включает в себя планирование по активности и результативности, где

Km учитывает неточность при определении объёма активного времени, потребного для завершения задачи;

T – фактическое время, потраченное на задачу, при этом T ≤ Tc ;

Tf – размер бонуса, премии за окончательное решение задачи или её этапа;

Tc – затраченный ресурс (выделенный из общего ресурса на задачу, т. е. из 8-ми часов ежедневно на все направления деятельности).

В идеальном варианте 1), когда задача завершена за отведенное ей активное время и в заданный срок, т. е. T = Tc формула (4.8) имеет вид

Te = Te1 + Tf = Tc · Km + (1 – Km) Tc  (4.9)

В следующей главе этот принцип положим в основу оценки не только одной задачи, но всей личной деятельности на примере эффективного месячного плана. Подробнее о коэффициенте Мерфи см. в главе 6, Определение необходимого времени на задачу.

Глава 5. Продвижение к целям по плану

Программ отеческих де-юре Мы наваяли до тех пор, Куда не добирался Дюринг И Анти-Дюринг не допёр. Но что-то, видно, не догналось, Де-факто не потрясся свет, Мешала маленькая малость: Программы есть, методик нет. С.А., С программами у нас нормально

Только имея программу, можно рассчитывать на сверхпрограммные неожиданности

Кароль Ижиковский

Поставим перед нашим Месячным планом такие условия:

• охватывать всю нашу деятельность за месяц;

• распределять эту деятельность по направлениям и конкретным задачам;

• показывать: фактические затраты Активного времени, а также результат в единицах Эффективного времени по каждому направлению и по плану в целом;

• на любой день иметь данные об Эффективности деятельности;

• представлять картину деятельности в виде, удобном для сравнения показателей с аналогичными периодами прошлого.

5.1. Пример эффективного месячного плана

В табл. 5.1 показан пример Месячного Плана как основной модели нашей деятельности, основного игрового поля (итоги за первые четыре дня).

План состоит из двух частей: Часть планирования (Столбец А) и Дневник Столбцы (D… G)

Часть планирования (задания на месяц)

Направления деятельности

В левой части месячного плана (Столбец А) представлены Направления деятельности, обозначенные прописными буквами: РБТ(Работа), ЛИТ(Литература), ДОМ, СПР(Спорт).

Каждому Направлению соответствует две строки. Например, в первой отмечается название направления, проект на месяц, выделенное активное время:

РБТ: Кнг; Т = 40.

Т.е. РАБОТА: Книга, активное время = 40 часов.

Во второй строке – частные задачи на месяц и бонусы (премии) за их выполнение:

1) ПЛН = 2, 2) Гл.4 =2 … Тf = 10

Т.е. 1) Составление месячного Плана, Тf = 2 эч (эффективных часа); 2) Глава книги 4 = 2 эч … Итого Тf = 10 эч. Троеточие означает пропуск других задач, включенных в план за пределами 4-х дней табл. 5.1.

Количество направлений – вопрос персонального вкуса. Минимальное количество очевидно равно двум: РАБОТА и ЛИЧНАЯ ЖИЗНЬ. Меньше имеет только пчела. Или гений, которому не нужно изучать Управление временем, чтобы не отвлекаться от создания шедевров. При десяти и больше – логично задать себе вопрос: не слишком ли я разбрасываюсь? В любом случае, не теряем бдительность, ибо направления склонны размножаться как бы сами собой.

Обычно наши Направления остаются постоянными в течение нескольких лет, хотя внутреннее содержание каждого из них может претерпеть большие изменения. Так, у меня направление Работа имело раньше содержание – Судовое электрооборудование, затем – Наука, теперь это – Управление временем. Множество направлений усложняют учет эффективного времени и увеличивают время собственно планирования, это нам нужно?

Кроме того, слишком узкие направления могут исчезнуть в связи с изменением образа жизни и деятельности. Как следствие – затруднение ведения статистики наших достижений за разные годы.

Выделение занятия в отдельное направление по закону Мерфи увеличивает выделяемое на него время, делает его более самостоятельным. Слияние с основным направлением подчиняет занятие основной цели, но уменьшается контроль времени, выделяемого на это занятие

Плановое время

Итак, в столбце А области Планирование мы проставляем соответственно для каждого направления запланированное активное время в часах. Суммарная цифра составляет 200 часов в месяц. Кто может больше, пусть попытается. Хочу только напомнить, что это чисто активное или, как говорят, хоккейное, а не футбольное время.

В идеале, когда мы ещё не приступили к выполнению плана, можем считать, что число активных часов будет равно числу эффективных часов Т = Те = De · 8, где De – эффективный день, содержащий 8 эч.

По мере продвижения по плану это равенство не соблюдается, что объясняется разной природой активности и эффективности: активность – наши ресурсы, эффективность – полученный эффект.

Лично я после неоднократных примерок остановился на таких цифрах:

– ежедневная норма активного времени – 8 часов;

– число активных дней в месяце – 25, суббота и воскресенье – как один день, оставшиеся 2–3 дня отношу на начало нового месяца: планирование, приведение в порядок мелких дел и пр. Выбор этих «круглых» цифр, помимо всего прочего, объясняется простотой расчета эффективности в уме.

Бонус за выполнение задачи придаёт скачкообразный характер эффективности. Так и должно быть в приличной игре. Вот бедные футболисты мучаются, бегают туда-сюда, у одной команды даже преимущество (в активности!) и вдруг – бац, гол! Уже какой-то результат.

Результат спортивный по своей условности ближе к результату личного планирования, чем бизнес-результат. Потерянное время более условно, чем потерянные или приобретенные деньги. Выиграл ты со счетом 3:0 или 1:0, получай свои 3 очка плюс большее или меньшее удовлетворение от игры. А когда-то за победу давали 2 очка, но, как решили законодатели футбольных правил, изменение будет больше стимулировать игроков к победе. Но дальше не пошли, скажем, на то, чтобы прибавлять очки за большее количество голов.

Как я убедился – в планировании бонус – дело тонкое. Слишком маленький – стимулирует к большим затратам активного времени, слишком большой – приводит к неправдоподобному значению эффективности, т. е. более 1,0 по месячным итогам. Вообще для каждого направления деятельности оптимальное значение бонуса будет различным в соответствии со вкусами Организатора (Тайм-менеджера). Но для нашего примера в таблице 5.1 ради простоты установили одинаковый бонус – 20 % от планового времени, выделяемого на каждое направление.

На то или иное дело мы даём столько, сколько оно, по нашему мнению, заслуживает в ряду других. Таким образом, расставляем Приоритет задач ещё до начала их выполнения. Мы ещё не знаем, какие будут Весомости, т. е. потраченное активное время Т, месяц покажет.

После распределения запасов времени по направлениям, для каждой задачи осталось не так много времени. Значит, и ошибки планирования будут не значительными. В любом случае, на стадии начала месячного планирования неточное определение времени на задачу не имеет значения. Несколько месяцев планирования – и опыт поможет решить эту проблему.

Дневник

1. Наработка активного времени за день вносится в столбцы D … G… в чётных строках – 2,4,6,8. Суммарная наработка ΣТ подсчитывается в столбце B. Так, для направления РБТ на 4-й день

ΣТ = 3,5 + 2 + 4,2 + 2,6 = 12,3

Или по формуле таблицы Excel

ΣТ = СУММ (D2:G2)

Аналогично в строках 4 … 9 заполняем ячейки данными хронометража по наработке для других направлений. В компьютерном варианте обновление данных не создаёт проблем. А в программе Excel, кроме того, автоматически заполняются ячейки результатами вычислений по формулам. В бумажном варианте, очевидно, придётся дополнить таблицу 5.1 примечаниями с промежуточными данными.

2. 10-я строка – ежедневная суммарная наработка по всем направлениям; так, для 1-го дня

Т = СУММ(D2;D4;D6;D8) = 3,5 + 1,5 + 1,5 + 1,2 = 7,7

По всем направлениям – ячейка B10

ΣТ = 7,7 + 5,6 + 8,9 + 7,0 = 29,2

3. Маршрутное время дня вычисляется в 11-й строке как сумма активного времени с учетом коэффициента Мерфи Km = 0,8. Так для 1-го дня, ячейка D11

tm = Kmt = 0,8 · t = 7,7 · 0,8 = 6,1.

Общее маршрутное время Tm = 29,2 · 0,8 = 23,2 (ячейка B11). Коэффициент Km = 0,8 здесь принят одинаковым для всех направлений. Для более тонкой настройки его значение можно разнообразить, исходя из специфики направлений.

4. Бонусы Tf  вносятся в нечетных строках 3,5,7,9 по мере выполнения запланированного этапа задачи, завершенные этапы отмечаются заливкой ячейки бонуса, в данном случае серой краской. Для 1-го дня направления РБТ бонус Tf  = 2 (Ячейка D3, выполнение задачи 1)Плн). Для всех направлений 1-го дня

Tf = СУММ(D3;D5;D7;D9) = 2, ячейка D12

5. Эффективное время дня в 13-й строфе te= tm+ tf. Например, для второго дня te= 4,4 + 3 = 7,4 (ячейка E13), за 4 дня – ячейка C13

Te = Tm + Tf = СУММ(D13:G13) = 8,1 + 7,4 + 7,1 + 8,6 = 31,2

6. Дневная эффективность e = te/tc – в 14-й строке. Для второго дня e = E13/8 G14 = 7,4/8 = 0,92 (при дневной норме ресурса активного времени Тс = 8 ч)

7. Общая, или средняя, эффективность Е для n-го дня подсчитывается в 15-й строке как средняя эффективность, начиная с первого дня

E = (e1 + e2 +…+en)/n

Для 4-го дня E = (1,01 + 0,92 + 0,88 + 1,07)/4 = 0,97

Таким образом, значение Е на данный день дает нам общую оценку деятельности по всем направлениям.

8. Наконец, последняя характеристика – количество эффективных дней в 13-й строке, показывает наглядно серой заливкой, на каком отрезке пути к завершению плана мы находимся. После окончания четвертого дня мы «прошли» целых три дня

De = E · D = 0,97 · 4 ~ 3

5.3. Годовой план

Основное назначение годового плана – распорядиться в первом приближении годовыми запасами времени в соответствии с поставленными целями. Желательно в годовом плане сохранить структуру такую же, как и в месячных планах, особенно направления нашей деятельности. Только в годовом плане, будут не кратковременные задачи, а проекты с их этапами, не дни, а месяцы.

Сохранение структуры планов (главным образом, количества направлений деятельности) нужно для того, чтобы мы могли видеть перед собой картину своей работы в длительном временном разрезе, т. е. для нашей личной статистики, самооценки, стимулирования успешной работы в текущем году и поддержания постоянного интереса к жизни. Одно дело, когда «Алания» однажды стала чемпионом России по футболу, и совсем другое – многократные чемпионы «Спартак» и «Зенит». Сравнение годовых итогов покажет нам, когда мы были чемпионами, и есть ли надежды на будущее.

По большому счету, сохранение количества направлений – вопрос не принципиальный. Мне, например, приходилось менять структуру направлений неоднократно. Ну, потратим на изменение структуры и статистики исторических достижений часа три.

Имея данные о величине месячной эффективности по результатам месячных планов, посмотрим, каковы итоги прошлых «спортивных» сезонов (Диаграммы 5.1, 5.2).

Глава 6. Искусство Управления временем

Научиться управлять временем —

задача не для слабого человека.

Р. Алек Маккензи

Согласно Бодо Шефферу (Статья «Искусство управлять своим временем») в управлении временем нужно пользоваться двумя инструментами, это часы и компас. Часы помогают лучше наполнить день, выполнить больше дел, но это не компас, мы не думаем, куда мы идем и чего хотим в жизни достичь.

Часы отвечают за то, что скорее, больше, эффективнее, т. е. за организацию времени. Компас ответственен за нашу миссию, наше представление и планы, он отвечает за понятия «важно», за руководство нашей жизнью.

В этой связи Шеффер отдает предпочтение Искусству управления временем над Менеджментом. Менеджмент времени – это умение организовывать спешное. Управлять временем означает концентрироваться на важном, делать те вещи, которые близки к сердцу.

Менеджмент времени работает в системе, в то время как искусство управления временем систему создаёт и над системой работает. Менеджмент времени ориентирован на проблемы, искусство руководить временем – на шансы.

Альберт Эйнштейн сказал однажды – «Проблемы, которые перед нами встают, не могут быть разрешены на том же уровне, на котором они возникли».

В дополнение к «Искусству успевать», изложенному в разделе 1.3, приведем вкратце дополнения, вытекающие из вышеизложенного в этой книге.

Система персонального планирования и контроля (СПК)

Планировать не только время на достижение основных целей, но все активное время.

Приоритет задачи в ряду других задач определяется выделенным на нее временем (весомостью).

Управление временем направить на гармонизацию наших потребностей.

Превращать пассивное время в активное, но не во вред здоровью.

Эффективность решает проблемы, чрезмерная активность увеличивает их количество.

Искать новые идеи, в том числе за пределами основного дела.

Недельный распорядок уменьшает время на ежедневное планирование.

Лень изобретательна, порой найдёт кратчайшие пути к цели.

Выделять на трудные дела больше времени, чем кажется нужно.

Давать легким делам меньше времени, чем они заслуживают.

Суть игры в планировании – результат и сравнение результатов.

Правила игры более просты и более жестки, чем жизнь.

Планирование добавляет уверенности в нашем иногда чересчур свободном мире.

Определение необходимого времени на задачу

Определение необходимого времени на выполнение сложной задачи – задача не совсем простая. Ее смело можно отнести в разряд проблем, не поддающихся расчету. Это область скорее не науки, а опыта и искусства.

Как-то я переводил с английского курс лекций, по оценке недвижимости. На многих страницах приводилось описание разнообразных точных и глубоко научных методов. От формул несло самой высшей математикой. Но автор закончил примерно так: «Если Вы не знаете, как оценить стоимость большого здания, найдите опытного риелтора, который уже оценивал нечто подобное, и спросите у него».

При управлении собственным временем, спрашивать приходится самого себя. Набирайтесь опыта, и все дела. Рано или поздно, этот опыт придет. Главное, у вас есть определенные рамки – график движения, ваш месячный план. Разбрасывайте это время смело по направлениям и корректируйте в процессе движения.

Но если Вы сторонник почти научного подхода, руководствуйтесь положениями Закона Мерфи из книги Питера Лоуренса, например, следующими:

19. Закон Мескимена. Всегда не хватает времени, чтобы выполнить работу как надо.

20. Первый закон Паркинсона. Работа заполняет все отведенное на нее время.

23. Закон Хеопса. Ничто никогда не строится в срок.

127. Правило для лаборантов. Когда не знаешь, что именно ты делаешь, делай это тщательно.

(Следствие закона 20)

135. Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег.

177. Закон Хлейда. Ленивый в решении сложной задачи найдет более легкий путь.

252. Закон Муира. Когда мы пытаемся вытащить что-нибудь одно, оказывается, что оно связано со всем остальным.

257. Законы мира ЭВМ по Голубу. Неточно спланированная программа требует в три раза больше времени, чем предполагалось; тщательно спланированная – только в два раза.

Итак, приступая к работе, не забывайте про Закон капитана Мерфи, и разочарование от срыва сроков будет меньше.

«ЧАС»: человек асинхронный

К последнему финишу лучше прийти предпоследним.

ЧАС – известная всем единица времени. Но у нас, кроме того, ЧАС – сокращенно «Человек Асинхронный». Асинхронный, – значит, почти, не совсем синхронный. В этом-то почти и состоит один из секретов планирования жизни.

Возьмем для примера синхронный двигатель, ротор которого вращается синхронно, т. е. с одинаковой скоростью, которая задается вращением электромагнитного поля питающей сети. Что бы ни случилось, наш синхронный двигатель вращается с одной скоростью, определяемой частотой сети и числом магнитных полюсов на нем, такова его судьба. Полюса, сцепившись накрепко с вращающимся магнитным полем, не дают никакого послабления. Шаг влево, шаг вправо – это не для него. Но уж если навалили слишком много работы, перегрузили, наступает опрокидывание – мотор останавливается. Может и сгореть, если не сработает защита.

Иное дело – асинхронный двигатель, имеющий, в отличие от синхронного, замечательное свойство – скольжение. Нет нагрузки – он вращается на холостом ходу с почти синхронной скоростью чуть тепленький. Нагрузили его, – пожалуйста, мы выполним эту работу. но скорость вращения немного снизим, чтобы не перегреться.

Скольжение – вот чего нам иногда не хватает в жизни. Вращаемся с постоянной скоростью, что бы ни случилось. Иногда во имя результата мы выкладываемся на все сто пять процентов, словно желаем получить золотую олимпийскую медаль на марафонской дистанции. И вдруг – перегрузка, стоп машине, полная депрессия. Давайте выбросим на свалку нашу внутреннюю обмотку возбуждения: которая своими полюсами привязывает нас намертво к колесу внешней жизни.

Чем больше дел, тем полезнее режим скольжения.

Если постоянно двигаться по жизни в ритме, который диктуется внешними обстоятельствами, не заметишь, как проходит время, подобно тому, как нельзя чувствовать свежего дыхания ветра, двигаясь с ним в одном направлении и с одной скоростью.

Известный совет: не приступай ко второму делу, не закончив первого. Действительно, если выполнять дело № 1 до тех пор, пока оно будет не кончено, это увеличивает производительность труда по этому делу, сокращает время на подготовительные этапы, но:

– до дела № 2 можно и не добраться;

– втянувшись в дело № 1, не заметишь, как его сократить: все в нем кажется важным, так что даже в периоды стрессовых ситуаций можно включать свой асинхронный режим: подумать, оглядеться.

Позвольте, возразят нам люди, отравленные здравым смыслом, – если не побежать за уходящим трамваем, можно и опоздать. Но можно и угодить под колеса попутного транспорта. На одной чаше весов – опоздание на 10 минут, а на другой – вся оставшаяся жизнь.

Собственно, управление временем – это «тихая игра», сопоставимая с компьютерными играми, где вы набираете очки и подводите итоги, определяя свой рейтинг в конце каждого периода.

Ежедневное время игры составляет 10–20 минут (не обязательно каждый день, ведь мы в асинхронном режиме!), ежемесячное – 3–4 часа. Если же подведение итогов идет в полуавтоматическом режиме, например, в программе Excel, иногда не терпится ввести данные, не дожидаясь конца дня. Как там очередное приращение эффективности Е изменит мой график?

Наибольший результат зависит не только от количества затраченного времени, но и повышения навыков его рационального использования, вашего «спортивного» мастерства.

Однако имеется существенное отличие от таких игр, как карточные, компьютерные, шахматные и пр. Эти игры замкнуты сами в себе, хотя повышение результатов для игроков-профессионалов делает иногда игру солидным средством к существованию. СПК имеет двустороннюю связь с жизнью иного рода:

• прямая связь (деловая, утилитарная) – управление временем позволяет решать жизненные цели, а также совмещать приятное с полезным;

• обратная связь (игровая) – отражение жизни в системе управления временем делает ее Игрой.

Автор – не сторонник жесткого, «синхронного» режима, хронометража, длинных списков необходимых срочных дел, четких компьютерных программ планирования и контроля, короче того состояния, когда обстоятельства начинают управлять нами. Он – за то, чтобы мы сами управляли временем в свободном, «асинхронном» режиме.

Рассмотрим некоторые ситуации игры в СПК.

Ситуация 1. Конец января, январские итоги подведены. Составлен план на февраль, до начала которого имеется два-три «вольных дня».

Действия. Если нет срочной задачи, делаем все, что захотим, расслабление. Если при этом под руку попадают некоторые плановые задачи, выполняем их с удовольствием, ибо это задел на будущий месяц. Срочная задача также не вызывает планового напряжения, можно ею только и заниматься без досады, что ты упускаешь нечто важное.

Ситуация 2. Начало февраля: у нас достаточно запасов по всем направлениям.

Действия. Спокойная работа по всем направлениям. В первые дни особенно высокое значение эффективности за счет задела от прошлого месяца.

Ситуация 3.1. Середина февраля.

Подходят сроки выполнения некоторых задач, а выделенное плановое время Тпна них исчерпано.

Действия. Берем недостающее время от других задач своего или, в крайнем случае, «чужого» направления. Можно подумать о делегировании части вопросов, если это возможно.

3.2. Если эффективное время Те направления больше активного Т,рассмотрим возможность уделить время на повышение качества и уравняем их. Когда Те постоянно меньше Т подумаем об изменении нормативов со следующего месяца.

Ситуация 4. Конец февраля.

Напряжение увеличивается, основная задача месяца не решена, исчерпан весь резерв времени, за исключением незаменимых задач.

Действия. Увеличить усилия по решению основной задачи. Смириться с тем, что критерий эффективности E = Те/Тc по итогам месяца будет ниже единицы. Зато активность высока.

Нетерпение: в конце месяца желание скорее подвести итоги из-за медленного продвижения и составить новый план.

Излишняя мотивация загоняет в классический тупик: неужели я этого хотел?

Или снять напряжение: подвести итоги месяца раньше и начать работать в счет следующего месяца. Попробуйте войти внутрь Игры, гарантирую: это на всю жизнь. Хотя ваши правила (ограничения!) и комбинации в Игре могут быть совсем иными, но они должны быть.

Американский писатель Вашингтон Ирвинг сказал: «Великие люди ставят перед собой цели, остальные следуют своим желаниям». Добавлю: есть еще плодотворные, они совмещают то и другое.

СПК – темперирование жизни?

Мы рассмотрели СПК с четырех сторон, которые определяются ее базовыми основами.

Первая сторона – системный подход. Это управление единой системой – собственной неповторимой жизнью, в которой все взаимосвязано временем. Это не только научный, но и подход здравого смысла в противоположность узкоспециализированному.

Настоящая персональная система управления временем слагается из формирования личностью:

• ценностей жизни, того, что особенно дорого, но осмыслено, возможно, через годы;

• целевых установок, того, что мы добиваемся, преодолевая все новые и новые рубежи;

• сближения приоритетов деятельности с весомостями, т. е. затратами времени;

• эффективного взаимодействия между различными видами деятельности;

• структуры деятельности, определяющей ее иерархию – разделы, направления и пути;

Вторая сторона – организационная, операционный менеджмент, т. е. управление:

• самим собой;

• своим временем как некоторым запасом;

• операционным преобразованием запасов времени в определенные результаты;

• балансом видов деятельности, распределением, упорядочением работ;

• благоприятным сочетанием эффективности и рациональности, достижением цели и снижением затрат времени.

Третья сторона – психологическая, мотивация личности.

Это управление:

• все возрастающими потребностями личности, гармонизация интересов с помощью разумного распределения времени;

• по достижению стабильного режима жизни, когда мы знаем, что проходим именно тот путь, который намечен;

• по реализации стремления личности к самовоплощению заложенных в ней способностей;

• удовлетворения эстетические потребностей, в том числе и создания стройных жизненных планов на бумаге.

Четвертая сторона – игровая, а именно:

• личное планирование является свободным действием, по своим правилам;

• соль игры – состязание с самим собой, установление новых и новых достижений;

• повторяемость – возможность сравнения достижений в различные периоды жизни;

• напряженность планов, соответствующих уровню игрока;

• вариантность планирования, т. е. гибкость, не закоснелость при изменении жизни;

• условность цели, определяющей смысл игры (критерий эффективности);

• СПК является не только средством достижения целей, но и сама является целью, игрой, смысл которой заключен внутри себя.

Особенность управления собственным временем состоит в том, что в одной персоне, Организаторе действуют четыре героя, которые могут ладить между собой, а могут и нет. Назовём их условно Плановик, Исполнитель, Потребитель и, наконец, Игрок.

Плановик обычно выдает очень красивые планы. При подведении итогов предыдущего месяца он никогда не бывает доволен, потому что план выполнен не по всем направлениям. Его главные претензии – к исполнителю, который легкомысленно отдает потребителю несколько ценных часов на второстепенные дела за счет главных.

Исполнитель считает, что плановик всегда составляет такие неудобные планы, что их приходится ломать в первую же неделю.

Потребитель – добродушный парень, который старается выбирать дела полегче. Он, конечно, немного бездельник, но должен же кто-то поставлять в систему чувство глубокого удовлетворения!

Игрок просто стремится превратить систему планирования из серьезного дела в игру, поднять критерий эффективности выше, дальше, быстрее! Иногда он применяет для этого сомнительные приемы вопреки плановику. Например, перебрасывая часы из одного направления в другое или выполняя два дела одновременно.

Объединяющим названием для всех этих действий могло бы быть темперирование Организатором (Композитором, Дирижёром). В музыке это означает стремление к правильному соотношению, соразмерности – tеmрегеtio (лат.). Этот термин восходит к слову temрus – время, а мы только о нем и говорим. И если мы славно потрудились, то в конце месяца, можем получить подобно Баху «хорошо темперированный клавир» – выполненный план.

Однако не для столь высокого, а практического употребления я бы оставил термин планирование, хотя бы потому, что планирование является сквозным действием на всех этапах – составления плана, выполнения, корректировки и подведения итогов. Он не вполне отвечает сути, зато традиционен, рядом с ним даже управление временем кажется чрезмерно научным.

Улучшение составляющих СПК

Все можно наладить, если вертеть в руках достаточно долго.

«Второй закон Вышковского»

Содержание нашей системы – это человек, стремящийся к достижению определенных целей и его орудия труда. Повышение квалификации и совершенствование орудий труда – путь, не вызывающий никаких сомнений. Человек, освоивший компьютер, добровольно не вернется к пишущей машинке. Чем выше квалификация мастера, тем больше он ценит хорошие инструменты.

Но на пути улучшения имеются свои опасности: каждое новое средство требует времени для его освоения. Если мы действительно хотим быстрее достигать своих целей, а не просто получать удовольствие от работы на все более совершенных и более сложных инструментах, нужно уметь на какой-то стадии отказаться от подобного инструментального совершенствования. В свое время писательница Мариэтта Шагинян выбросила в окно подаренную ей авторучку «Паркер» и продолжала писать перьевой ручкой. Наверное, сейчас бы она не торопилась менять свой компьютер на новую модель.

Когда я захотел вместо проверенной старушки – операционной системы Windows-XP поставить Windows-7, мой компьютерный гуру отговорил меня от этого подвига, сказав: «И зачем тебе Кировский завод на дому?» Теперь, вспоминая добрым словом простоту старушки XP, я, однако. не жалею о замене, убедившись на практике в большей устойчивости к вирусам W-7, а теперь и W-10.

Улучшение структуры системы представляется иногда весьма трудным делом. Например, можно пытаться синтезировать оптимальный технологический комплекс путем объединения индивидуально сконструированных машин, каждая из которых считается наилучшей. Такой подбор машин в сложных комплексах не дает хороших результатов.

Отдельный агрегат может быть не самым лучшим для выполнения своей частной операции, но он должен в наиболее полной мере удовлетворять требованиям всей системы. Допустим, система имеет ограниченный объем, в этом случае нам придется выбирать некоторые узлы по данному условию, а не только по производительности.

Также в нашей системе деятельности мы не можем иногда тратить массу времени на отделку деталей при решении какой-либо задачи, чтобы не сорвать выполнение других дел.

Если для реализации проекта необходимо выполнение двух задач, незачем решать третью. Избыток проектов не должен отягощать направление. А множество направлений ведет к потере баранов, как говорил чрезвычайно древний китайский философ Лао-Цзы. Казалось бы, это тривиально, но сколько времени и сил уходит иногда на выполнение так называемых перспективных заделов!

В другом случае, если нам нужно только читать специальную литературу по электротехнике на английском языке, мы не будем тратить время на курсы с богатой устной практикой и тренировкой лондонского произношения.

Эти соображения о значении элемента в системе относятся и к структуре, т. е. связи между элементами, порядку их чередования. Например, вы заметили, что занятия теннисом не просто доставляют радость, но и улучшают производительность вашего творческого труда. Кроме того, если у вас есть возможность выбора выходить на площадку – утром или вечером, вы сможете убедиться, что результаты по улучшению вашей физической формы и затраты времени будут различными.

Системный подход предполагает следующие приемы при управлении собственным временем:

• наиболее возможное сближение разнородных задач, например, изучение иностранного языка по текстам основной специальности, ремонт собственных бытовых приборов как практическое изучение электротехники,

• активный отдых посредством чередования занятий, крупных и мелких блоков времени,

• извлечение новых идей, почерпнутых в смежных занятиях, что помогает продвижению к основным целям,

• взаимную увязку краткосрочных и долгосрочных планов.

Каждая сложная система индивидуальна, что хорошо для одной, не подходит другой.

Вам не подходит моя СПК? Это нормально, придумайте свою.

Цели и средства решения проблем

Человек использует способ или способ

использует человека?

Славомир Мрожек

При решении сложных проблем, стоящих перед человеком, всегда существовала опасность отождествления средств и целей. Только конечный результат деятельности позволяет судить, насколько правилен был выбранный метод. Несомненно, мы обязаны заботиться и о средствах, т. е. технической, методологической стороне поиска решения, но лишь постольку, поскольку средства быстрее приближают к поставленной цели.

Под словом «метод» обычно понимается научный способ и исследования, а к методологии, методике относится совокупность методов, более или менее известных, для целесообразного проведения работы.

Забывая о цели, исследователь становится на путь автолюбителя, который столь часто перебирает свою машину, что использовать ее как средство передвижения у него не остается ни времени, ни возможности.

Приоритет, отдаваемый средствам над целью, возводит непреодолимые барьеры между отдельными областями знаний. Проблемный подход, напротив, открывает возможности сотрудничества ученого и художника. Общеизвестны примеры, когда выдающиеся ученые объединяли в себе таланты художника и поэта и черпали свои догадки не из работ своих коллег, но из философии, повседневной жизни и искусства.

Проблема, стоявшая перед автором данной книги, состояла в создании системы управления его личным временем. В молодости он даже не подозревал, что будет создавать такую систему, и начинал с упорядочения своего времени с помощью общеизвестных средств: записной книжки, дневника, электронной книжки, наконец, компьютера. И только тогда, когда была сформулирована цель, определились и области исследования, и средства, а именно Система управления временем, или система планирования и контроля (СПК).

СПК может стать некоторым регулятором балансирования между нашими возможностями и желаниями. При этом возможности – не только имеющееся у нас время, но и совершенствование навыков по его эффективному использованию. СПК – это также способ извлечения новых идей из ваших «второстепенных» занятий, идей, помогающих достижению «основных» целей.

СПК – не просто средство оптимизации движения к частным целям, а средство достижения плодотворной жизни, направленной на удовлетворение все более и более высоких потребностей за счет оптимального использования личного времени.

Как мы уже говорили, средство может подменить цель: вместо поиска решения проблемы, применяют известный способ, проверенную методику, не всегда эффективную. Такую подмену мы не одобряем. Но предположим, что средство соответствует поставленной цели. Личность начинает ощущать комфорт от использования именно этого средства, которое может само по себе стать источником удовлетворения. Например, обучение как средство достижения цели играет важнейшую роль в мотивации человека. Поправляя Остапа Бендера, можно сказать, что для многих автомобиль – не только средство передвижения, но настоящая роскошь. Эта роскошь – получение удовольствия от самого движения, удара, что по-английски звучит как драйв(drive). На русском языке этому слову близко стремление, а еще лучше – тяга.

СПК также сама по себе является средством-целью; она служит источником мотивации и удовлетворения личности; наконец, СПК может выступать как Игра, тяга на всю жизнь, в которой конкретные цели меняются, но средство-цель остается.

Надо жить играючи, пел Андрей Миронов, и это если не совсем правильно, то, по крайней мере, хорошо. Поэтому к людям творческих профессий и спортсменам, я надеюсь, когда-нибудь присоединится армия организаторов своего времени.

Основные цели и цели Игры под названием СПК будут различаться всегда. Основные цели – добиваться успеха в своих начинаниях в разные периоды жизни. Цели СПК – добиваться высокой эффективности деятельности, точнее высокого значения критерия эффективности Ке  на всех плановых отрезках времени – день, месяц, год.

Разумеется, никакое средство не может гарантировать полной гармонизации наших потребностей и степени их удовлетворения. Возможно, такое согласие и не нужно человеку? Даже при идеальном управлении временем всегда остается не преодоленный промежуток между достигнутым и желаемым.

«Пусть будет всё! Но пусть чего-то не хватает!» – сказал Михаил Жванецкий.

Настоящая книга не дает полезных советов, как добиться успеха в жизни. Но она, как надеется автор, поможет читателю научиться управлению самим собой и своим главным запасом – временем.

Целью предлагаемой в книге системы СПК – системы планирования и контроля – является содействие успешному выполнению основных жизненных задач, поддержанию хорошей физической и моральной формы. Во многом, если не в главном, это достигается благодаря разумному распределению и чередованию активного и пассивного времени.

Нет в жизни цели выше, чем сама жизнь. Наверно разумное управление временем, которое отпущено на наш век, должно составить основу нашего бытия. Не конкретная цель на всю жизнь, а движение от одной цели к другой – вот что может дать ощущение большого счастья.

Прежде всего речь идет о желаниях, соизмеримых с нашими возможностями и в тот период времени, в котором мы живем сейчас. И тогда становится понятным, что как бы ни была желанна цель, мы должны знать, что она не конечна, радость от ее достижения не умаляет наших грядущих дел, не ведет к разочарованию и скуке.

И в заключение, для снижения пафоса, который не свойственен автору:

• Время, что дарено нам – лишний билетик Судьбы.

• Время – сплошной сериал, где хеппи-энд исключен.

• Нужно ли к целям идти, если приятен процесс?

• Опережая свой век, годы вдвойне сократишь.

• Время излечит недуг, цены в аптеках растут.

• Молодость можно вернуть, лично проверил во сне.

• Раньше не смог поумнеть, позже тем более глупо.

• Как обойтись без войны, в прошлом решения нет.

• Те времена, что убил, вспомнить приятно потом.

• Веру нельзя доказать, Время нельзя обмануть.

• С Будущим будь начеку, в самом начале дави.

• Как я попал в этот век? Мог бы и хуже писать.

• Власть создаёт Вертикаль, Время течёт поперёк.

• Если готов ко всему, значит, тебя уже нет.

Успешной вам игры!

Глоссарий

Время активное – та часть общего времени суток, которая используется на выполнение задач, занятий и активного отдыха;

Время пассивное – оставшееся за вычетом активного (сон, ничегонеделание);

Время эффективное – эквивалент полученного результата, подобно тому, как денежный доход является эквивалентом затраченного труда;

Время плановое – отпущенное на выполнение задач.

Весомость какой-либо деятельности – её реальная значимость, выраженная в единицах затраты времени, например, за месяц.

Задача – дело, требующее выполнения для достижения какой-либо цели. Задачи бывают маленькие, большие и невыполнимые.

Занятия – времяпрепровождение, иногда дела, не связанные прямо с основными целями. Понятие относительное: для нас шахматы – занятие, для профессионала – работа.

Личная деятельность – здесь считается целесообразная работа, занятия и проявление активности личности.

Мотив – субъективно предвидимый полезный результат, то, что толкает нас на какое-либо действие.

Область (сфера) деятельности – некоторая часть деятельности личности: работа по профессии, наука, искусство, спорт и пр.

Направление деятельности – некоторая постоянная часть области деятельности, например, в области «работа» можно выделить направления: выполнение основных должностных обязанностей, совершенствование по профессии, текущая работа.

Организатор (Тайм-менеджер) – человек, управляющий собственным временем.

Приоритет – степень важности задачи в ряду других задач.

Проект – совокупность задач, объединенных общими целями. Скажем, провести концерт для певца – это задача, гастроли – уже проект, в наши дни они только так и называются.

Результат деятельности – завершение намеченного этапа, задачи.

Рационализация – постепенное совершенствование деятельности.

Структура задач – список задач с выделенным на них временем.

СПК – система управления временем (система планирования и контроля деятельности).

Управление личным временем – это, по сути, управление деятельностью.

Цель – субъективно предвидимый конкретный результат работы, ценность деятельности, предмет стремления, достижения.

Примечания

1

Гэлловэй Л. Операционный менеджмент. СПб: Питер, 2001. –320с.

(обратно)

2

Даниил Гранин, Эта странная жизнь,Л., «Художественная литература»,1980.

(обратно)

3

Архангельский Г.А. 1)Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы. – СПб.: Питер, 2003. –415 с. 2) Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», Изд-во Манн, Иванов и Фербер, 2012 г.

(обратно)

4

Моргенстерн, Джулия. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. – М.: 000 «Добрая книга», 2001. – 264 стр.

(обратно)

5

Трейси, Брайан. Управляй своим временем и удвой результаты. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2006. – 64 с.

(обратно)

6

Архангельский Г.А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы. – СПб.: Питер, 2003.

(обратно)

7

Маршалл Кук. Эффективный тайм-менеджмент. – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2003–336с.

(обратно)

8

Лакейн А. Искусство успевать. Пер. с англ. – М.: ФАИР, 1996. – 240 с.

(обратно)

9

Дэвид Аллен. Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса. Манн, Иванов и Фарбер, М.-2010

(обратно)

10

Гэлловей Л. Операционный менеджмент. СПб: Питер, 2001. -320 с.

(обратно)

11

МаслоуА.Г. Мотивация и личность. Пер. с англ. – СПб.: Евразия,1999. – 478 с.

(обратно)

12

Хёйзинга Й. Homo ludens: Пер. с нидерл. – М.: Прогресс,1992. – 464 с.

(обратно)

13

Глеб Архангельский, Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – СПб, Питер, 2003 -415с.

(обратно)

14

Даниил Гранин. Эта странная жизнь, Л. «Художественная литература»,1980.

(обратно)

Оглавление

Предисловие

Введение

  Для кого предназначен тайм-менеджмент (ТМ)?

  Что можно добавить к приведенному перечню?

  На каких китах покоится СПК (подробно в Главе 2):

  Что ещё новенького в тайм-менеджменте даёт СПК?

Глава 1. Что такое время и как им управляют

  1.1.Что такое время

    Философский взгляд

    Практический взгляд

    1.2. Первая древнейшая профессия

      Персональная деятельность

    1.3. Современные подходы к персональному управлению Временем

      Основные процессы в тайм-менеджменте (ТМ)

      Основные принципы управления временем

      Постановка целей

      Определение приоритетов

      Правило 80/20

      Хронометраж

      План распределения времени (недельное расписание)

      Как составить распорядок дня по Маршаллу Куку.[7]

      Решение проблемы нехватки времени

      Искусство успевать

      Getting Things Done(GTD) Как привести дела в порядок

Глава 2. Базовые основы управления временем

  2.1. Начальные сведения о системном подходе

    Что такое система

    Свойства систем

    Структура системы

    Структура деятельности

    Системный подход в управлении временем

  2.2. Операционный менеджмент

    В самом общем смысле операция является процессом,

    Операционная стратегия

      Эффективность и рациональность

      Ресурсы и Запасы времени

      Задачи распределения и упорядочения времени

      Гастрономический подход

  2.3. Мотивация личности и Управление временем

    Потребности человека и управление временем

  2.4. Управление временем как Игра

    Что такое игра?

    Свойства игры в Управлении временем

Глава 3. Создание простой СПК, начальные шаги

  3.1. Предварительное планирование

    Структура Системы планирования и контроля

    Постановка целей и Приоритеты

  3.2. Бюджет активного и пассивного времени дня

  3.3. Хронометраж

  3.4. Недельное расписание

    Как составить недельное расписание

  3.5. Простой месячный план

Глава 4. Показатели работы

  4.1. Оценка выполнения задачи

  4.2. Показатели деятельности

    Активность

    Результативность

    Эффективность

  4.3. Эффективное время, Эффективность

Глава 5. Продвижение к целям по плану

  5.1. Пример эффективного месячного плана

    Часть планирования (задания на месяц)

    Плановое время

    Дневник

  5.3. Годовой план

Глава 6. Искусство Управления временем

  Система персонального планирования и контроля (СПК)

  Определение необходимого времени на задачу

  «ЧАС»: человек асинхронный

  СПК – темперирование жизни?

  Улучшение составляющих СПК

  Цели и средства решения проблем

  Глоссарий Fueled by Johannes Gensfleisch zur Laden zum Gutenberg