«Сокращение затрат»

Сокращение затрат (fb2) - Сокращение затрат (пер. Ирина Вадимовна Евстигнеева) 2554K скачать: (fb2) - (epub) - (mobi) - Эндрю Уайлман

Эндрю Уайлман Сокращение затрат

Переводчик И. Евстигнеева

Редактор В. Ионов

Руководитель проекта С. Турко

Технический редактор Н. Лисицына

Корректор О. Ильинская

Компьютерная верстка А. Абрамов

Дизайн обложки Ю. Буга

© Andrew Wileman, 2008

© Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2015

Все права защищены. Произведение предназначено исключительно для частного использования. Никакая часть электронного экземпляра данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для публичного или коллективного использования без письменного разрешения владельца авторских прав. За нарушение авторских прав законодательством предусмотрена выплата компенсации правообладателя в размере до 5 млн. рублей (ст. 49 ЗОАП), а также уголовная ответственность в виде лишения свободы на срок до 6 лет (ст. 146 УК РФ).

* * *

Посвящается моей семье, Джилл, Алекс, Чарли и Билли, которые привили мне любовь к искусству сокращения затрат

Предисловие

В этой книге представлен структурированный, практический подход к проблеме управления затратами. Вниманию читателя предлагаются:

• инструментарий для менеджера, содержащий ключевые концепции и стратегии управления затратами;

• принципы анализа затрат;

• практические рекомендации по реализации программ снижения затрат – как разовых, так и постоянных.

Уникальность книги заключается в комплексном, целостном взгляде на затраты предприятия и управление ими. Книга полезна и актуальна для любых частных компаний и государственных структур. Хотя следует отметить, что в представленном материале предоставлению услуг уделяется больше внимания, чем производству. Отчасти это объясняется тем, что тема снижения производственных издержек довольно широко освещена в литературе, тогда как о снижении затрат, связанных с услугами, можно сказать много нового.

Книга «Сокращение затрат» адресована руководителям организаций, однако она будет интересна и широкому кругу читателей. Дело в том, что в ней рассматриваются общие концепции управления затратами без углубления в детали. Например, если обсуждается тема закупок, то не настолько подробно, чтобы позволить вам стать профессиональным менеджером по закупкам. Если затрагивается вопрос управленческого учета, то не с той степенью детализации, которая нужна для дипломированного бухгалтера или финансового директора. Существует масса специализированной литературы по снабжению и управленческому учету, поэтому нет смысла углубляться здесь в эти вопросы.

Одной из причин, подтолкнувших меня написать эту книгу, стало, как ни странно, отсутствие литературы, предлагающей обобщенный подход к проблеме управления затратами. Поиски на сайте Amazon и в Google подтверждают это. С учетом того, сколько программ по снижению затрат осуществляется сегодня организациями и сколько времени и сил тратится руководством компаний на это, подобный пробел вызывает удивление. Вот почему, на мой взгляд, затронутая тема должна вызвать живой интерес у читателей.

На чем основана эта книга

В своих исследованиях и выводах, представленных в этой книге, я опирался на несколько источников. Прежде всего это мой собственный опыт консультанта и руководителя. Я начал карьеру бизнес-консультанта в середине 1970-х гг. в фирме Booz Allen Hamilton, имеющей офисы в Лондоне и Нью-Йорке, а затем работал в консалтинговой фирме Boston Consulting Group из Бостона и одновременно учился в Гарвардском университете, где получил степень магистра делового администрирования. В настоящее время я являюсь старшим партнером консалтинговой фирмы OC&C Strategy Consultants в Европе.

Под моим руководством осуществлено не меньше полусотни крупных проектов по сокращению затрат в Америке и Европе и несколько проектов в Азии. Моими клиентами всегда были генеральные директора, топ-менеджеры и руководители подразделений. В последнее время в числе моих клиентов появились фонды прямых инвестиций. Мне приходилось работать с представителями разных отраслей: производство потребительских товаров, розничная торговля, турбизнес и транспорт, финансовые услуги, программное обеспечение и информационные технологии, средства массовой информации, телекоммуникации и коммерческие услуги.

Как правило, главной задачей таких проектов является снижение затрат без ущерба потенциалу роста компании. Средняя продолжительность проектов составляет от трех до четырех месяцев. Мы создаем рабочие группы с командами руководителей, проводим анализ, определяем возможности сокращения затрат и разрабатываем план действий. Это интерактивный и дискуссионный процесс. Мне приходилось реализовывать такие проекты для крупнейших международных компаний с затратной базой в миллиарды долларов и тысячами сотрудников и для небольших подразделений со штатом менее 50 человек.

Кроме того, я работал финансовым директором в двух технологических компаниях – одна из них находится в Сиэтле и занимается разработкой программного обеспечения, а другая находится в Индии и специализируется на информационных технологиях. Я был директором по стратегиям и руководителем стратегических проектов в международной туристической фирме, в ведущей британской розничной компании, а также в известной сети универмагов и магазинов модной одежды. В мои обязанности входило управление затратами на долгосрочной основе с регулярными циклами планирования, бюджетирования и отчетности.

Часть материала была собрана специально для этой книги. Я анализировал подходы конкретных компаний и результаты проектов, обсуждал с руководителями организаций их взгляды на управление затратами. Свой вклад внесла и консалтинговая фирма OC&C Strategy Consultants, которая предложила ценную критику моих взглядов и методов.

Кому предназначена эта книга

Эта книга адресована руководителям всех уровней всех сфер деятельности.

Управление затратами – забота не только генерального директора и высшего руководства. Активно контролируя затраты, менеджеры среднего и низшего звена приобретают полезные навыки, которые пригодятся им в будущем и помогут продвижению по служебной лестнице.

Руководство предпочитает продвигать людей, которые умеют принимать непростые решения и берут на себя ответственность за них. Повышение получают те, кто приходят с решениями, а не с проблемами. К сожалению, не все менеджеры среднего и низшего звена понимают это. Они предпочитают после рабочего дня посидеть за кружкой пива со своими подчиненными, жалуясь на прижимистого босса, который опять отказал в дополнительном финансировании или приказал избавиться от неэффективных сотрудников. Сетовать можно десятилетиями, а чтобы когда-нибудь попасть в совет директоров, требуется целеустремленность и умение сокращать затраты.

Обязанность по управлению затратами лежит не только на финансовой службе, производственном отделе или колл-центре. Отделы по работе с персоналом, не так давно служившие пристанищем для тех, кому «просто нравится работать с людьми», сегодня все чаще состоят из специалистов нового поколения – практичных и жестких менеджеров, помогающих управлять самой сложной категорией затрат – затрат на рабочую силу. Отделы маркетинга больше не считают, что все проблемы можно решить путем удвоения рекламного бюджета; теперь им приходится думать о том, как повысить отдачу вложений в рекламу. Даже инвестиционные банки и торговые представители стали более внимательны к своим затратам… вычеркните это, я немного замечтался.

Большинство примеров в этой книге относится к довольно крупным компаниям, уровня Fortune 500 или FTSE 250. Но все предложенные идеи, методы и подходы одинаково хорошо работают и в меньших по размеру организациях. В действительности для небольших частных компаний и управляющих ими владельцев контроль затрат – абсолютный императив.

Хотя бо́льшая часть книги посвящена частному бизнесу, я завершаю ее главой о государственном секторе, где управление затратами может быть невероятно сложной задачей. Очень надеюсь, что эта книга заинтересует представителей государственного сектора и политиков.

Структура книги

• В главе 1 «Рациональное управление затратами» рассмотрена роль менеджера по управлению затратами и показано, как правильное управление затратами помогает не только удешевить производственный процесс, но и сделать его лучше.

• В главе 2 «Кто должен задавать тон» говорится о том, что команда топ-менеджеров – генеральный директор, операционный директор, главы подразделений, финансовый директор и директор по персоналу – должна показывать пример правильного отношения к затратам и задавать тон для всей организации.

• В главе 3 «Методы и тактика» излагаются идеи, подходы, советы и приемы, которые, на мой взгляд, повышают эффективность программ сокращения затрат и текущего управления затратами.

• В главе 4 «Персонал» затрагивается самая сложная и важная категория затрат: оплата труда штатного персонала. Из-за сложности этой темы ее обычно оставляют напоследок в любом разговоре о затратах. Я же обращаюсь к ней почти в самом начале.

• В главе 5 «Поставщики» рассматриваются все прочие категории затрат, от сырья до аутсорсинговых услуг.

• В главе 6 «Сокращение затрат на практике» дается подробный отчет о четырехмесячном проекте по сокращению затрат, который я проводил для одной европейской сервисной компании, приобретенной фондом прямых инвестиций.

• В главе 7 «Подключенный и глобальный» рассматриваются два актуальнейших сегодня аспекта, несущих огромный потенциал снижения затрат: Интернет и глобализация (китайская модель и индийская модель). Через одно-два десятилетия их потенциал может иссякнуть, но в настоящий момент это сильные козыри.

• В главе 8 «Творческий подход» некоторые традиционные представления о затратах переворачиваются с ног на голову. Раскрываются неочевидные причины появления затрат и способы от них избавиться вроде перекладывания работы на потребителей и превращения расходов в доходы.

• В главе 9 «Управление затратами как стратегия» вы узнаете, как правильное управление затратами может поддерживать стратегию бизнеса, помогая, в числе прочего, создавать стоимость посредством поглощений, использовать ценообразование как конкурентное оружие и выявлять новые возможности роста.

• В главе 10 «Затраты в государственном секторе» аналитическая основа предыдущих глав используется для изучения особенностей управления расходами и их сокращения в госсекторе.

• В заключении кратко и образно показано, как согласуются между собой различные элементы инструментария менеджера по управлению затратами.

Мода в деловой литературе

Управление затратами не всегда в моде.

Мне нравится журнал The Economist. Временами кажется, что у меня нет собственного мнения, – я говорю лишь то, что читаю на его страницах. Но даже непревзойденный The Economist подвержен влиянию деловой моды. В мае 2002 г., когда компании начали приходить в себя после краха Nasdaq и террористического акта 11 сентября, журнал опубликовал большую статью, в которой утверждалось, что «сокращение затрат – стратегия, актуальная не только для периодов спада, но и во все времена». Однако через три года мода на бережливость прошла. Передовица в апрельском номере за 2005 г. заявляла, что «компаниям необходимо переключить свое внимание с сокращения затрат на развитие бизнеса».

Значит ли это, что книга об управлении затратами не отвечает сегодняшним реалиям бизнеса? Может, мне нужно было писать (а вам покупать) книгу о росте, инновациях и работе в команде?

Нет. The Economist был прав в 2002 г.: управление затратами – стратегия, актуальная не только для периодов спада, но и во все времена. Стратегии управления затратами и стратегии роста тесно связаны между собой и не могут существовать друг без друга.

Когда я работал над окончательным вариантом этой книги в начале 2008 г., экономическая ситуация в США, Великобритания и других западных странах была нестабильной из-за кредитного кризиса. Вот почему рост интереса к сокращению затрат кажется мне неизбежным, а эта книга чрезвычайно актуальной.

Не сомневайтесь. Купите ее сейчас!

1. Рациональное управление затратами

Бережливость увеличивает, а расточительность и неблагоразумие уменьшают капитал обществ.

Адам Смит, «Исследование о природе и причинах богатства народов», 1776 г.

Управление затратами – это продуманный комплекс мер, а не бездумное и огульное урезание издержек. Например, сокращение затрат, повышающее риск для потребителей, персонала или общества в целом, аморально. Низкозатратные авиаперевозчики не могут экономить на техобслуживании своих самолетов. Производители химической продукции обязаны обеспечивать безопасность своих производств и утилизировать опасные отходы. Железнодорожные компании должны поддерживать железнодорожные пути в надлежащем состоянии. Неразумное снижение затрат в этих областях не только неэтично, но и лишено экономического смысла: потенциальный ущерб от катастрофы намного превысит любую краткосрочную экономию.

Недальновидно и глупо не придавать значения прочным отношениям и доверию между компанией и потребителями, между компанией и персоналом. Магазины готовой одежды могут снизить затраты, отказав потребителям в возврате товаров, но такая политика лишит их лояльности покупателей и возможностей развития. Компании могут обращаться со своим персоналом по принципу «нанял-уволил», но в этом случае им не стоит рассчитывать на высокое качество и производительность и хорошую репутацию в обществе. Такие расчеты верны как с моральной, так и с экономической точки зрения. Заботливое отношение к потребителям и собственному персоналу не идет вразрез с рациональным управлением затратами.

Гораздо сложнее отличить необходимые инвестиции, создающие плацдарм для будущего роста, от ненужных и необоснованных текущих трат. Умение безошибочно различать их является одним из ключевых навыков менеджера по управлению затратами. Не так уж сложно наскоком урезать вложения в маркетинг, развитие нового бизнеса, убыточные на ранних этапах проекты, программы модернизации магазинов, т. е. затраты, которые неизвестно когда окупятся. Но хотя экономность является неотъемлемым качеством любой великой компании, одной ее недостаточно. Великим компаниям нужна высокая прибыльность сегодня и плацдармы для роста завтра, а именно это дает им рациональное управление затратами.

Невоспетый герой

Рациональное управление затратами вызывает у меня глубочайшее уважение. Построение бережливого, крепкого бизнеса, избавление от излишеств… дело непростое, но благодарное. Мне нравится видеть, как персонал становится более продуктивным, как люди учатся эффективно использовать свое время и ресурсы. И мне нравится закручивать гайки в отношениях с поставщиками – жестко, но справедливо.

Что не нравится мне и что не нравится никому, так это избавляться от людей, проводить сокращения и т. п. К сожалению, эффективное управление затратами без этого невозможно. Я преклоняю колени перед менеджерами, умеющими это делать, потому что это трудно, потому что это вызывает массу эмоций, и большинство людей стараются этого избегать.

Хороший менеджер по управлению затратами – это невоспетый герой. Книги и журналы по менеджменту полны статей о стратегии, росте, культуре, организации, финансовому инжинирингу. Можно в течение года читать Fortune, Forbes или The Economist и ни разу не наткнуться на статью об управлении затратами. В списке бестселлеров деловой литературы компании Amazon есть книги о лидерстве, ключевых компетенциях, управлении, дилеммах инноваторов – и ни одной о снижении затрат.

Передо мной лежит книга «Лидерство: руководство для менеджеров» (A Manager’s Guide to Leadership), которая используется в качестве учебного пособия в программах подготовки руководителей в Эшриджском колледже менеджмента под Лондоном. В книге перечислены 14 «ключевых задач лидера». Тринадцать из них относятся к довольно приятным вещам, таким как инновации, обучающаяся организация, построение команд, социальная ответственность. Под номером 9 числится одна-единственная задача, связанная с управлением затратами, стыдливо спрятанная за словом «рационализация».

В реальной жизни большинство знакомых мне менеджеров половину своего рабочего времени занимаются затратами: как не дать им вырасти подобно бамбуковой роще, где и сколько сократить, как заставить команду руководителей сосредоточиться на снижении затрат, как определить, не является ли запланированное сокращение чересчур сильным. Другими словами, существует очевидное несоответствие между представлениями авторов книг о бизнесе о том, что занимает умы менеджеров, и тем, чем они заняты на самом деле.

Легендарный босс Дилберта с взлохмаченной шевелюрой впадает в другую крайность. В одном из комиксов он, глубоко задумавшись, говорит: «Гм… Если как следует урезать затраты, то можно зарабатывать деньги без всяких доходов».

Для делового успеха необходимо сочетание роста и управления затратами. Рост воодушевляет всех: руководителей, персонал, фондовых аналитиков, журналистов. Управление затратами навевает тоску и скуку. Но реальная жизнь похожа на гольф: драйв – чтобы впечатлить зрителей, патт – чтобы закатить мяч в лунку. Рост – это драйвер, Большая Берта, пошлите мяч мощным ударом вперед на 300 ярдов, и вы – Тайгер Вудз. Управление затратами – это паттер, для точных, выверенных ударов по мячу, остановившихся в шести футах от лунки, когда вы в пяти ударах от лидера и слишком поздно возвращаться назад[1].

Фонды прямых инвестиций – хороший пример. Прямые инвесторы выкупают малорентабельные подразделения публичных компаний или даже целые компании, переживающие не лучшие времена, и выжимают из них золото. Каким образом? Они проводят стратегическое репозиционирование, избавляются от неперспективных или непрофильных направлений деятельности, реинвестируют в меньшее число областей с высоким потенциалом. Они существенно увеличивают долговую нагрузку и вводят более сильные стимулы для горстки топ-менеджеров. Но главным инструментом в их алхимии является радикальное снижение затрат. Они массированно сокращают затраты; они упорно и беспощадно атакуют каждую статью затрат, особенно административные и накладные расходы (за исключением собственного вознаграждения, разумеется).

Если взять медленно растущий бизнес с операционной прибылью в 5 % и сократить 10 % затрат, размеры прибыли утроятся до 15 % (ну хорошо, до 14,5 %, пока не раздались возмущенные голоса профессиональных финансистов – стратегическим консультантам позволено немного округлять цифры). Если вам удастся это сделать, сохранив бо́льшую часть клиентской базы, распродав неосновные направления деятельности или активы и увеличив долговую нагрузку, вы сможете получить пятикратную отдачу от своего вложения всего за несколько лет.

Дешевле и лучше

В далекие 1970-е гг. было принято считать, что хорошая стратегия предполагает четкий выбор. Вы не могли быть сразу всем для всех, не могли гнаться сразу за всеми зайцами.

В частности, считалось, что нельзя быть одновременно дешевле и лучше. Согласно Майклу Портеру, нужно было выбирать между стратегией низких затрат и стратегией дифференциации. Под дифференциацией подразумевались более высокое качество (реальное или воспринимаемое) и более высокая стоимость. Предполагалось, что подобная поляризация отражает поведение потребителей и, следовательно, показывает, как нужно конкурировать. То же самое касалось и стран. Вы могли выбирать между высококачественными и очень дорогими станками из Германии и дешевыми, но не очень надежными станками (это были 1970-е гг.) из Японии.

Но потом японцы изменили правила игры. Войдя на рынки в сегментах низких цен, они стали эталоном качества, надежности, передовых технологий, брендинга – короче говоря, всего, что ассоциируется у нас с дифференциацией. Honda и Toyota установили новые стандарты качества в производстве автомобилей, оставив далеко позади GM и Ford. То же самое произошло в области теле– и аудиоаппаратуры, фотоаппаратов и велосипедов. Японцы показали, что можно быть одновременно и дешевле, и лучше.

В последнее время вина Нового Света вытеснили с пьедестала французские вина по качеству и цене. В 1990-е гг. лидерство Dell на рынке персональных компьютеров обеспечивалось высокой производительностью и низкой себестоимостью в сочетании с превосходным обслуживанием потребителей.

Разумеется, в каждом правиле есть свои исключения: существуют области, где потребители по-прежнему воспринимают высокие затраты как свидетельство высокого качества, такие как парфюмерия, косметика, высокая мода, инвестиционный банкинг, консалтинг и юридические услуги. Но большинство компаний сегодня стараются быть дешевле и лучше, а потребители жаждут более дешевых и качественных товаров и решений. Жесткое управление затратами больше не рассматривается как идущее вразрез с высоким качеством, но считается его неотъемлемой частью.

Такая же поляризация обычно навязывалась и культуре компании. Либо вы были заботливым, опекающим своих сотрудников работодателем, либо вы были бессердечным скрягой. Кто захочет работать на последнего? Ну разве может он привлекать и удерживать таланты?

Это тоже ошибочная дилемма. Оказывается, лучшие сотрудники предпочитают требовательных работодателей. Они хотят работать в хорошо управляемых, прибыльных компаниях. Они не хотят тащить на себе тех, кто не умеет и не хочет работать.

Управление затратами как императив

Вот почему рациональное управление затратами – жизненная необходимость. Наращивание объемов продаж и формирование лояльной клиентской базы требует массы времени и сил. Стабильный рост доходов из квартала в квартал требует невероятных усилий. В то же время не нужно обладать незаурядными умственными способностями, чтобы взять под контроль такую составляющую бизнеса, как затраты. Что больше всего беспокоит, так это склонность компаний к раздуванию расходов, как только доходы начинают расти. Этому нет оправданий.

В период бума доткомов с 1997 по 2000 г. создавалось впечатление, будто целое поколение менеджеров, инвесторов и аналитиков никогда не слышало об управлении затратами. Все были увлечены новой парадигмой, тогда как единственное, что требовалось, – это повторение базового курса управления затратами.

ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ

Выше я использовал пример из учебника Эшриджского колледжа управления, чтобы проиллюстрировать соотношение «приятных» и «неприятных» тем в программах подготовки руководителей. Из этого примера также хорошо видно, что некоторым терминам по управлению затратами принято приписывать положительный смысл, тогда как другим – отрицательный.

• Положительный смысл: борьба с расточительством, повышение производительности труда, «реформа» государственного сектора (любимый британский эвфемизм, означающий сокращение раздутых штатов госслужащих), рационализация.

• Отрицательный смысл: урезание затрат, сокращение штатов, распродажа активов, массовые увольнения.

Всем нравится идея роста производительности труда, возможность «получить столько же при меньших затратах», не говоря уже о возможности «получить больше при тех же затратах». И никто не одобряет расточительства, с его сильным экологическим и дарвиновским подтекстом.

Расточительство раздражает. Вспомните о руководителях, участвующих в программах обучения управлению изменениями стоимостью $10 000; правительствах, вбухивающих миллиарды долларов в непродуманные ИТ-проекты; рождественских подарках, которые выбрасываются в мусорную корзину.

Однако управление затратами имеет стратегическое значение. Перед вами не стоит дилемма: либо рост, либо снижение затрат. Рациональное управление затратами создает базу для стратегического мышления. Оно дает вам время, чтобы совершить и исправить ошибки и сформировать поток доходов, резервы для ценовой войны с конкурентами и средства для победы в инвестиционной гонке.

Бо́льшую часть своей жизни я проработал стратегическим консультантом. Как любому хорошему стратегическому консультанту, мне нравилось размышлять над «великими стратегическими вопросами». В рамках одного из исследований, которое я проводил для компании BCG в период ее интеллектуального расцвета, мы потратили несколько месяцев, пытаясь понять, в чем состоит суть упаковки – в том, что она содержит внутри, или же в том, что она не пропускает снаружи. Поэтому чуть позже, уже в OC&C Strategy Consultants, когда мой ориентированный на продажи партнер Крис загарпунил несколько отличных проектов по снижению офисных накладных расходов, я высокомерно фыркнул: «Это же не стратегия! Мы не можем заниматься подобной ерундой. Расходы на скрепки, в самом деле!»

Как же я заблуждался! Сокращение расходов на скрепки на 20 % может приносить необычайное удовлетворение. На самом деле это может приносить даже большее удовлетворение, чем изучение философской сущности упаковки Tetrapak. В этой книге я объясню вам, почему и как.

2. Кто должен задавать тон

Смелые слова для одноглазого толстяка, надо признать.

Роберт Дюваль Джону Уэйну в фильме «Настоящее мужество»

Сильное лидерство – необходимая предпосылка для эффективного управления затратами. Лидерство начинается с генерального директора или руководителя подразделения и спускается вниз, охватывая всю команду менеджеров. Руководители организации должны создать строгую культуру затрат и лично показывать пример правильного отношения к затратам. Они должны заручиться активной поддержкой со стороны двух ключевых служб – финансовой и по работе с персоналом.

Формирование определенного отношения к затратам по всей организации требует настоящего мужества. Для этого нужен генеральный директор с характером Рустера Коберна[2].

Требовательность

Успешность усилий по снижению затрат в значительной степени зависит от того, какую исходную установку – что вы ожидаете с точки зрения общей тенденции изменения затрат – вы дадите своим подчиненным.

Например, приступая к составлению годового бюджета, вы можете сказать главам подразделений, что это будет год бережливости и укрепления позиций, что они должны планировать не увеличение численности персонала, а 3–4 %-ное увеличение затрат на сотрудника и небольшое снижение затрат на закупки и на основе полученной затратной базы обеспечить скромный рост доходов.

Или же вы можете сказать, что, поскольку в следующем году рост доходов кажется труднодостижимым, вы хотите видеть 5 %-ный рост производительности труда, который должен быть обеспечен за счет сокращения численности персонала на 5 %, но без снижения запланированных доходов.

Эти две установки сильно отличаются друг от друга. В первом случае менеджеры получают послание, что они могут немного расслабиться, потолочь воду в ступе, отложить принятие неприятных решений, попрактиковаться в стратегическом мышлении. Во втором случае вы разводите у них под ногами огонь. Никакой передышки, никакого топтанья на месте. Если они не могут увеличить доходы, пусть сокращают расходы – в любом случае вы ожидаете от них 5 %-ного (или другого) роста производительности труда каждый год. Реальность такова, что без параноидального стремления к совершенствованию и движению вперед конкуренты быстро возьмут над вами верх.

Когда вы даете такую установку, менеджеры перестают говорить, что «все как обычно» или «дела идут своим чередом». Они знают, что с такими «результатами» им не сносить головы. Вы полностью меняете характер бизнеса.

Например, когда вы делаете дома ремонт, строители быстро понимают, насколько вы податливы. Через неделю после начала ремонта они попытаются добавить к смете $10 000 только из-за того, что вы решили поменять ручки на кухонных шкафах, а это полностью меняет весь проект. Если вы с ними согласитесь, к концу месяца перерасход вполне может достичь $50 000. Но если с самого начала твердо сказать «нет», строители включат все в первоначальный бюджет, и вы остановите эскалацию затрат.

Следовательно, вашим базовым требованием как менеджера по управлению затратами должен быть реальный рост производительности и другие способы снижения удельных затрат на ежегодной основе. Повторяйте свое требование снова и снова, пока ваша команда руководителей не начнет воспринимать его как данность и активно продвигать по всей организации.

Индивидуальная ответственность

Четкая ответственность и налаженная система отчетности – залог успешного снижения затрат. Когда команда руководителей сидит перед вами, вам нужно поставить конкретную цель по затратам перед каждым в соответствии с его реальными возможностями. И разумеется, контроль достигнутых результатов также должен осуществляться в индивидуальном порядке.

Индивидуальная ответственность – далеко не то же самое, что коллективная ответственность. Индивидуальная ответственность гораздо эффективнее.

Скажем, вы – генеральный директор телефонной компании с сокращающейся долей услуг фиксированной связи и растущей долей услуг мобильной связи. В целом доходы и прибыли компании идут вниз. Затраты необходимо сокращать, и у вас уже имеется хороший план действий.

Но ваша управленческая структура представляет собой матрицу из руководителей линейных подразделений (обслуживание клиентов, сетевые операции, маркетинг и др.) и руководителей отделов, отвечающих за работу с конкретными сегментами потребителей (домохозяйства, малый бизнес, крупные корпоративные клиенты). Организация на основе потребительских сегментов была в моде несколько лет назад. Она хорошо работала в условиях благоприятного, растущего рынка, когда сложности матричной структуры легко преодолевались благодаря сплоченности команды.

Но в более жестких условиях, требующих контроля затрат, матричный подход не работает. Принятие любой инициативы по снижению затрат заканчивается назначением трех-четырех «ответственных». Когда на следующем собрании вы пытаетесь узнать, что сделано, непонятно, кто должен отчитываться или на кого пенять за отсутствие прогресса. Мало того, не совсем понятно, на основе каких данных отслеживать прогресс. А когда нет успехов, все предпочитают кивать друг на друга. Ни один из менеджеров не чувствует себя по-настоящему ответственным.

Чтобы управление затратами было эффективным, необходима четкая индивидуальная ответственность. Перед человеком ставятся конкретные цели, и он отчитывается о результатах. Не забывайте, однако, что цели и результаты должны полностью попадать в сферу ответственности этого человека.

Если прежний формат управленческой отчетности препятствует внедрению такой системы, измените его. Например, в прошлом директор по техническому обеспечению отчитывался за все расходы инженерно-технической службы, включая производственные мощности. Но в режиме активного сокращения затрат принятие решений по производственным мощностям переходит к финансовой службе. Поэтому отныне за затраты, связанные с производственными мощностями, должен отчитываться финансовый директор, а директор по техническому обеспечению – только за численность персонала и затраты на персонал. Разговор получается четким, коротким и эффективным.

Когда нет индивидуальной ответственности, возникает масса проблем. Компаниям, ориентированным на рост и инновации, приходится более трезво относиться к управлению затратами. Коллегиальный подход, хорошо работавший в прошлом, становится серьезной помехой.

Сокращение затрат – занятие довольно неприятное и неблагодарное, и большинство людей стараются по возможности уклониться от принятия жестких решений. Коллективная ответственность лишь помогает им в этом.

Упорство

Это долгий путь, но я пройду его до конца.

Вещи собраны, и я вновь отправляюсь в дорогу.

Бесси Смит, королева блюза, 1894–1937 гг.

Когда генеральные директора и менеджеры задают вопрос: «Есть ли какой-нибудь секрет в борьбе с затратами?», они имеют в виду новомодные концепции, такие как учет затрат по видам деятельности, бюджетирование с нуля, реинжиниринг, учет затрат по жизненному циклу. Хотя эти концепции могут оказаться довольно полезными, они не являются ключом к успеху. Ключ к успеху досадно скучен и прост: упорство.

Вы снова и снова задаете один и тот же вопрос. Вы требуете результатов и повторяете свое требование из раза в раз. Это относится к любому менеджеру по управлению затратами, кем бы он ни был: генеральным директором, руководителем среднего звена, консультантом, реализующим проект по снижению затрат, или членом совета директоров.

У меня есть один знакомый, который является партнером в фонде прямых инвестиций в Лондоне. Сокращение затрат – главный способ, при помощи которого фонды прямых инвестиций повышают стоимость приобретаемых компаний. По словам моего знакомого, ключевым условием успешного сокращения затрат является упорство. Когда менеджеры понимают, что одни и те же вопросы будут задаваться снова и снова, что их не оставят в покое, пока не появятся серьезные результаты, они находят способы и возможности добиться искомого снижения затрат.

Некоторое время назад я работал с одной американской компанией из Майами над проектом по снижению затратной базы на 15 %. (В таких проектах мы почти всегда ставим перед собой цель в 15 % – это трудно, но достижимо.) Я провел первый раунд встреч с членами команды руководителей и, как обычно, наткнулся на каменную стену. В лучшем случае мне предлагали не требующее особых усилий сокращение в 2–3 % за счет таких мер, как полеты эконом-классом, а не бизнес-классом или отмена конференции потребителей в этом году – что также является вполне нормальной тактикой.

Первой, кто ответил на мои предложения, была руководительница службы по работе с потребителями. На нашей третьей встрече она вдруг сказала: «Знаете, я поразмыслила над этой проблемой, и если подойти к ней с умом, то, пожалуй, можно сократить затраты больше чем на 15 %. Возможно, мне удастся сократить их на 20 %, хотя это потребует усилий и определенного риска. Вот как это можно сделать…»

Я очень хорошо помню тот проект, поскольку все, что я фактически делал на встречах, так это улыбался и говорил: «Нам нужно найти способы сократить затраты на 15 %, нам нужно найти способы сократить затраты на 15 %». И она приняла вызов.

Другие менеджеры упирались дольше, а некоторые так и не сумели обеспечить требуемое сокращение. Пять лет спустя эта руководительница стала генеральным директором. Уже при первом знакомстве я увидел у нее задатки руководителя высшего звена – эффективность и упорство, с которым она добивалась выполнения поставленной задачи от своей команды.

Если в вашей организации знают, что вы будете задавать вопрос до тех пор, пока не получите хороший ответ, то вам дадут такой ответ. Но чтобы это произошло, вам нужно заработать репутацию настойчивого и требовательного руководителя.

Обратное тоже верно. Если люди знают, что вас легко переубедить или заставить изменить мнение, если они знают, что вы все равно забудете проконтролировать результаты или что каждый день у вас очередная новая идея, вы утонете в море управления затратами.

Следующие три темы фактически вытекают из главной темы упорства и требовательности – это культура непрерывного совершенствования, короткие временны́е рамки и обратная связь.

Культура непрерывного совершенствования

Подход к управлению, известный как концепция «непрерывного совершенствования», получил широкое распространение в 1980–1990-е гг. Считается, что к рождению этой концепции привели японские методы производства, делающие акцент на качестве и снижении себестоимости производства. Культура непрерывного совершенствования предполагает формирование соответствующего образа мышления по всей организации, сверху донизу, чтобы вахтер участвовал в процессе улучшения точно так же, как директор завода.

В организации, нацеленной на непрерывное совершенствование, никто никогда не считает: мы выполнили план по снижению затрат на этот год, поэтому хватит что-либо менять, пусть все какое-то время идет своим чередом. Культура непрерывного совершенствования подразумевает, что всегда можно сделать следующий шаг, каким бы малым он ни был. И еще она означает, что, если не идти вперед, появляется риск отката назад – если не в абсолютном измерении, то относительно конкурентов. Вам нужно как параноику бояться самоуспокоенности и самодовольства.

МАГИЯ МАЛЫХ ПРОЦЕНТОВ

В основе концепции непрерывного совершенствования лежит понимание силы кумулятивного эффекта незначительных улучшений, которые накапливаются из года в год.

Скажем, вы ставите перед собой задачу снижать удельные затраты на 1 % в год. Даже такое небольшое снижение стоит вам большого труда. Вам может казаться, что это недостаточно большая награда за все ваши усилия.

Но представьте, что ваш конкурент ограничивается тем, что удерживает удельные затраты на прежнем уровне. Через пять лет ваше преимущество в затратах перед конкурентом составит целых 5 %! Если вы передадите половину этой выгоды своим потребителям, то заберете долю рынка у конкурента, а относительное увеличение масштаба усилит импульс, полученный благодаря преимуществу в затратах. Спроецируйте эту тенденцию на десяток лет, и вы увидите, что ваш конкурент выйдет из игры.

Менеджеры по управлению затратами преклоняются перед магией малых процентов.

В такой организации никто никогда не считает: да, сделать предстоит очень много, но я подожду несколько месяцев, составлю длинный, содержательный список дел, а потом засучу рукава и примусь за работу. Культура непрерывного совершенствования говорит: делайте понемногу сегодня, завтра и каждый день, не ждите крупных событий или официальных общекорпоративных мероприятий, чтобы начать, – если долго ждать и откладывать, задача может стать слишком монументальной и трудновыполнимой. (Кстати, такой подход очень полезен и в личной жизни.)

В настоящее время я работаю с британской компанией-дистрибьютором, которой удалось создать сильную культуру непрерывного совершенствования. Команде менеджеров высшего звена гораздо спокойнее спится ночью, когда они знают, что каждый сотрудник на своем уровне считает непрерывное совершенствование личной задачей и каждый день делает что-либо в этом направлении.

Короткие временные рамки

Это часть культуры непрерывного совершенствования, однако достаточно важная, чтобы на ней сделать акцент. Эффективное снижение затрат никогда не достигается в рамках пятилетнего плана. Чтобы добиться реального снижения затрат, нужно требовать быстрых результатов.

За последние 30 лет одним из самых серьезных изменений в методах ведения бизнеса стало резкое сокращение сроков планирования. Это касается и таких экзотических видов деятельности, как стратегическое планирование. Когда я только начинал карьеру консультанта в конце 1970-х гг., одним из моих первых заданий был анализ реализации стратегического плана крупной британской корпорации, для которой мы разработали 10– и 20-летние финансовые сценарии! Сегодня в технологических компаниях, с которыми я работаю, мы сосредоточиваемся на финансовых целях следующего квартала, а горизонт стратегического планирования не превышает 12 месяцев.

Точно такое же сжатие временных рамок произошло в области управления затратами. Три десятка лет назад мне нередко попадались планы, где основные статьи затрат медленно дрейфовали вниз на протяжении трех-пяти лет или где ситуация с раздутыми штатами спокойно разрешалась в течение нескольких лет путем естественного выбытия. Сегодня перед нами стоит вопрос, какого сокращения затрат мы можем добиться через неделю, через месяц – чего вполне достаточно, если постараться.

Обратная связь

Менеджер по управлению затратами нуждается в хорошей обратной связи. Ему нужно знать, где он делает успехи, где недорабатывает, идет ли в правильном направлении и укладывается ли в сроки. Старая поговорка «Что можно измерить, тем можно управлять» верна и здесь. Добавлю только: «Что быстро измеряют и быстро проверяют, тем хорошо управляют».

Хорошая обратная связь требует надежных данных. Вам нужны реальные, неискаженные факты о наличии прогресса или его отсутствии по отношению к ключевым целям. Цифры должны быть надежными и легкими для понимания, чтобы менеджеры не тратили времени, пытаясь понять, что они значат, а фокусировались на том, что еще предстоит сделать.

Хорошая обратная связь должна быть своевременной. Информация должна доходить до менеджера по управлению затратами быстро и на регулярной основе.

Наконец, эффективная обратная связь предполагает открытость и прозрачность. Цифры, как хорошие, так и плохие, должны быть общеизвестными и общедоступными, чтобы все менеджеры знали их и могли открыто обсуждать.

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ: НЕ ПЕРЕСТАРАЙТЕСЬ

Иногда можно переусердствовать с обратной связью. Однажды я работал над программой по снижению затрат для европейского фонда прямых инвестиций. Главный партнер фонда обязал всех отчитываться раз в две недели. Это, по его мнению, должно было создать атмосферу срочности и нацеленности на результаты, когда цели оперативно согласуются со всеми местными менеджерами и выполняются в сжатые сроки. Единственной проблемой было то, что с таким коротким циклом отчетности практически не оставалось времени на само снижение затрат. Нам приходилось перед каждым совещанием согласовывать каждую цель и каждый отчет со всеми заинтересованными менеджерами и вдобавок приводить все цифры в соответствие со скользящим общеевропейским бюджетом, находящимся в ведении центральной финансовой команды.

Это был настоящий кошмар. В понедельник (неделя 1) мы проводили совещание. Затем два дня уходило на согласование того, о чем мы договорились. В четверг утром рассылались письменные отчеты. В следующий четверг (неделя 2) нам нужно было разослать полностью подготовленные бумаги для следующего двухнедельного обзора, запланированного на следующий понедельник (неделя 3). Поскольку бумаги подлежали согласованию с руководителями низших уровней, местные менеджеры должны были получать их не позднее чем во вторник недели 2. В результате нам оставалось примерно два дня (обычно выходные) на то, чтобы придумать, как добиться запланированного снижения затрат и как реализовать идеи на практике. Нереально.

Стратегический скептицизм

Есть слово, услышав которое менеджер по управлению затратами должен насторожиться, – это слово «стратегический».

Вы сидите на ежемесячном совещании руководства, и вот оно: директор по продажам заявляет, что клиент XYZ является для компании стратегическим.

По его словам, XYZ имеет огромный долгосрочный потенциал. Будущие продажи будут громадными и высокоприбыльными, потому что клиент не сможет обойтись без нашей продукции. Это откроет для нас новый рыночный сегмент. Поэтому нам ни в коем случае нельзя допустить, чтобы конкуренты закрепились в этом сегменте. «Разумеется, чтобы заключить первую крупную сделку, нам придется пойти на серьезные уступки в цене. Я считаю, что нужно предложить очень привлекательную цену и добавить бесплатный пакет поддержки сроком на три года».

Когда ваши коллеги из службы продаж начинают говорить о стратегических клиентах, вы вправе предположить следующее.

• Они обхаживали и водили по ресторанам этого клиента на протяжении нескольких месяцев, и теперь им нужно заработать свои комиссионные.

• Директору по продажам нужна эта продажа, чтобы выполнить квартальный план.

• Клиент не хочет покупать по той цене, которая позволит вам заработать хоть какую-то прибыль.

• Если вы начнете отношения с клиентом на этом ценовом уровне, в следующем году он захочет еще более низких цен.

• Об этом станет известно всем его конкурентам, поэтому, когда вы попытаетесь продать что-то им, они потребуют таких же сделок с нулевой (для вас) прибылью.

• Лучший выход в такой ситуации – позволить своим конкурентам увести у вас этого клиента.

Это справедливо в 90 % случаев. В остальных 10 % случаев, возможно, действительно имеет смысл потерять деньги на одной сделке, чтобы создать хороший задел на будущее. Такое случается, но исключения лишь подтверждают правило.

Не лучше стратегического клиента может быть и стратегическая инвестиция. Это еще один повод насторожиться. Как бы убедительно ни звучали слова директора по стратегиям, пытающегося продать очередную стратегическую инвестицию, не обращайте внимания на пустую болтовню о рыночном позиционировании и будущей стоимости опционов. Вот истинный подтекст:

• несмотря на все мои старания и сложные манипуляции с цифрами, мне так и не удалось подвести разумный экономический и финансовый фундамент под это инвестиционное предложение;

• это действительно крутая технология / отличная история для аналитиков / мы пару раз отлично поужинали с разработчиками / мне просто наскучил наш основной бизнес;

• я хочу сделать это в любом случае, поэтому вопрос в том, доверяете вы мне или нет.

Еще одно увлечение, особенно популярное в безумные дни бума доткомов и не забытое и сегодня, – это стратегические партнерства. Обычно подобные идеи продвигает директор по развитию бизнеса. Директора по развитию бизнеса обитают в абстрактных мирах где-то на пересечении продаж, маркетинга и стратегии. Люди на этой должности вроде бы занимаются коммерцией, но реально не отвечают ни за что. Поэтому они тратят массу времени на стратегические партнерства.

В мире высоких технологий стратегические партнерства относятся к вещам, о которых с помпой объявляется на веб-сайтах и которые на первый взгляд кажутся чем-то действительно стоящим, но по размышлении оказываются откровенно бессмысленными или непрактичными. Стратегические партнерства могут заключаться между крупными прямыми конкурентами – например, такими как Accenture и IBM или SAP и Oracle. Или между вами и вашим поставщиком канцелярских товаров. Или же с тем парнем, с которым вы познакомились в самолете, когда летели в Австралию, и который сказал, что мог бы стать вашим дистрибьютором.

У всех стратегических партнерств есть одна общая черта – они стоят уйму денег (обеды, путешествия, билеты на матчи Суперкубка) и не приносят конкретной отдачи.

Для полноты картины отмечу, что ваши стратегические клиенты тоже могут стать стратегическими партнерами и тем самым удвоить сумму, которую вы потратите на совместные деловые обеды.

Подобно тому как правильная исходная установка меняет поведение руководства и результаты, так и активный скептицизм, последовательно проявляемый на протяжении нескольких месяцев, прекращает поток «стратегических» предложений.

Есть и другие фразы, которые должны стать сигналом опасности для менеджера по управлению затратами, например «ключевые компетенции» (возможно, даже «стратегические ключевые компетенции»). Хорошо, когда вы знаете, какие ключевые компетенции приобрели в результате многих лет ведения основного бизнеса и как задействовать их максимально эффективным образом. Но если кто-то предлагает вам вложить средства (т. е. потратить кучу денег без конкретной отдачи) в развитие новой ключевой компетенции, просто скажите «нет» 10 раз и посмотрите, что случится.

Стратегический скептик должен с удивлением поднять брови при виде статьи затрат, которая в целом в пятилетней перспективе идет вниз, но в бюджете на следующий год возрастает (только один раз!). Чуть дальше мы подробнее остановимся на этой ситуации.

Команда руководителей: финансы

Финансовый директор и его команда должны стать правой рукой генерального директора в деле управления затратами.

Задача финансового директора – обеспечить компанию данными, инструментами и системами управления затратами, включая основу основ – управленческий учет. Нет хорошего управленческого учета – нет контроля затрат. Финансовый директор должен быть дисциплинирующим, скептическим разумом компании, решительно возражать против раздутых инвестиционных предложений и фантастических бизнес-планов, жестко возвращать менеджеров на правильный курс.

Многие финансовые директора исполняют эту роль и справляются с нею хорошо. Но есть и такие, пусть меньшинство, кто этого не делает. Причин здесь две.

Некоторые профессиональные финансисты имеют слабое представление о практической стороне бизнеса. Они поднялись по карьерной лестнице как бухгалтеры, налоговики или экономисты. Они знают, как провести поток прибыли через налоговую гавань, и отлично разбираются в последних изменениях GAAP в отношении фондовых опционов. Но они не понимают, что определяет доходы и расходы, почему потребители покупают, как развивается рынок, что движет ценами, где давят конкуренты.

Для таких финансовых директоров результаты деятельности компании могут быть полной неожиданностью. Все, что они умеют, – это надеть строгий деловой костюм и провести блестящую презентацию на годовом собрании акционеров, но они не помогут вам выстроить культуру управления затратами, потому что элементарно не понимают, как работает бизнес.

У меня был один европейский клиент, чей финансовый директор примерно соответствовал такому портрету. Он жил в башне из слоновой кости – в роскошном кабинете на последнем этаже, – окруженный консультантами по вопросам налогообложения и инвестиционными банкирами, с которыми разрабатывал сложнейшие финансовые схемы. Его не интересовали рутинные вопросы бизнеса, поэтому в скором времени его перестали приглашать на заседания по вопросам текущей деятельности. В конце концов он решил, что его умышленно отстраняют от дел, и уволился. Ему на смену пришел человек, несколько лет проработавший в сфере коммерческих финансов и поэтому умевший разговаривать с другими менеджерами как линейный руководитель-практик.

Убедитесь, что ваш финансовый директор хорошо понимает рынки, потребителей, ситуацию с конкурентами, механизмы ценообразования, структуру затрат. В случае необходимости всегда можно пригласить лучших консультантов по налогам, финансам, бухучету и аудиту.

Вторым источником серьезных проблем являются финансовые директора, которые умеют говорить только «нет». Нельзя говорить «нет» любому инвестиционному предложению или повышению затрат. Финансовый директор должен понимать, куда и когда необходимо инвестировать. Он должен не только жестко контролировать затраты, но и поощрять по-настоящему полезные инвестиции.

У меня был печальный опыт работы с таким финансовым директором в одной североамериканской технологической компании. Этот финансовый директор совершенно правильно настоял на введении серьезной программы сокращения затрат. Однако сокращение затрат было хотя и необходимым, но недостаточным условием для оздоровления бизнеса. Параллельно со снижением затрат требовались серьезные инвестиции, особенно в сферу продаж, такие как заключение контрактов с одним или двумя неприбыльными клиентами, чтобы завоевать доверие в целевом рыночном сегменте. Но финансовый директор в ответ на все говорил «нет», поэтому, хотя затраты компании быстро снижалась, продажи падали еще быстрее, в результате ситуация только ухудшилась. (У этого финансового директора имелся еще и первый недостаток: он не понимал экономики бизнеса.)

В идеале финансовый директор должен сочетать активное практическое участие в управлении операциями и формировании стратегии бизнеса, в том числе понимание того, куда и когда инвестировать и где потратить деньги, с ролью менеджера по управлению затратами, обеспечивающего общее руководство и внедрение систем управления затратами.

В свете сказанного можно назвать несколько центральных служб или отделов, которые играют ключевую роль в эффективном управлении затратами и могут быть переданы в ведение финансового директора. Мне нравится, когда команда финансового директора сочетает финансовую и операционную роли:

• финансы:

• корпоративная отчетность;

• аудит;

• казначейство;

• управление финансовыми ресурсами;

• операционные финансы:

• управленческий учет, контроль, планирование;

• инвестиции: капзатраты, слияния и поглощения;

• связанные с финансами операции:

• централизованные закупки (например, услуг бэк-офиса);

• возможно, ИТ.

По опыту могу сказать, что такая организации на порядок эффективнее стандартной схемы, когда армия директоров, таких как директор по закупкам или директор по информационным технологиям, отчитывается напрямую перед генеральным директором.

Команда руководителей: персонал

Служба по работе с персоналом похожа на хитрого, юркого зверя. В дни моей молодости ее называли отделом кадров. Сегодня начальник отдела кадров превратился в директора по талантам.

В свое время я ненавидел представителей службы по работе с персоналом, а они в свою очередь ненавидели меня. Директор по персоналу в европейском отделении консалтинговой фирмы Booz Allen питал ко мне искреннюю неприязнь. За свою короткую корпоративную жизнь я успел настроить против себя как минимум двух директоров по персоналу – они пытались заставить меня играть в те глупые командные игры, где вы исполняете роль растения.

Я ненавидел службу по работе с персоналом, потому что они вынуждали нас терять время и увеличивали затраты. Они рассказывали больше управленческих сказок, чем консультанты. И, что хуже всего, они были лицемерными моралистами. «Ну что, мы опять не выполним своих обязательств по обучению персонала?», «Последний опрос показал, что, по мнению наших сотрудников, мы совсем не общаемся с ними», «Положа руку на сердце разве можем мы назвать себя обучающейся организацией?», «Мы должны вкладывать в ценности деньги, а не только говорить о них». (Ответы: «Конечно! Что за кучка неудачников! Нет, и нас это не волнует. Сколько денег вам нужно для организации лыжного похода в выходные для сплочения команды?»)

И разумеется, они были ярыми врагами снижения затрат. Стоило вам лишь заикнуться о сокращении затрат на персонал – уволить несколько человек, притормозить увеличение зарплат и повышение по службе, – как они тут же принимались кричать, что это катастрофа для морального духа, производительности и будущего роста, что вам все равно не воплотить в жизнь своих замыслов из-за законодательства о защите рабочих мест и риска судебных разбирательств. Создавалось ощущение, будто вы разговариваете с адвокатами, а не с коллегами.

Так было в прежние времена. Сегодня появилось новое поколение менеджеров по персоналу, которое видит свою задачу в том, чтобы помогать руководству компании эффективно управлять затратами на персонал, снабжать его инструментами, позволяющими повысить гибкость в отношениях с персоналом, и обеспечивать средствами управления рисками, связанными с возможностью судебных исков.

Это настоящая революция. Вместо того чтобы быть обузой, служба по работе с персоналом становится главным помощником в деле управления затратами. Фактически она становится вашим стратегическим партнером – учитывая, что затраты на персонал обычно являются самой сложной и стратегически важной статьей. Теперь служба по работе с персоналом обеспечивает вас вариантами и решениями, а не причинами для головной боли.

Компания BBC, раньше славившаяся весьма лояльным отношением к персоналу, служит хорошим примером таких перемен. Новый директор по персоналу установил жесткую дисциплину, выступая против чрезмерного повышения зарплат и неоправданных продвижений по службе, требуя строгого подхода к оценке персонала, инициируя регулярные кампании по вырубке сухостоя. Никаких больше специалистов из разряда «Я всегда хотел работать с людьми». Впечатляюще для организации государственного сектора. (По крайней мере, было впечатляющим до недавнего времени, пока BBC не провела эту отвратительную реорганизацию, в результате которой избыточная рабочая сила была переведена на полностью оплачиваемые формальные должности без какого-либо сокращения в структуре затрат. Обратно к старым добрым методам работы госсектора? Верните мне мою лицензионную пошлину![3])

Если вы – генеральный директор, в деле управления затратами по правую руку от вас должен сидеть финансовый директор, а по левую руку – директор по персоналу. Вам нужно найти такого директора по персоналу, который сумеет достойно занять это место. Если вы – директор по персоналу, займите его.

Примеры для подражания

Очень важно, чтобы генеральный директор и команда топ-менеджеров показывали подчиненным личный пример правильного отношения к затратам.

Даже имея миллиарды долларов на банковском счете, Сэм Уолтон обычно делил гостиничный номер за $50 в сутки с региональными менеджерами Wal-Mart, когда совершал поездки по своим магазинам. Позиция не менее легендарного Джека Уэлча по этому вопросу было кардинально иной. В начале своей карьеры во время одной из командировок ему пришлось жить в одном гостиничном номере с коллегой (такова была политика GE). Однако на Уэлча снизошло совершенно иное озарение, нежели на Сэма Уолтона. Он поклялся, что когда станет генеральным директором GE, то сделает компанию настолько успешной, что ни одному менеджеру никогда больше не придется терпеть такое унижение. По мнению Уэлча, руководители GE заслуживали того, чтобы путешествовать по высшему разряду с соответствующими расходами.

Оба руководителя и обе компании в конечном итоге стали невероятно успешными. Так кто же из них прав? Существует ли единственно правильный подход к затратам?

В большинстве видов бизнеса есть лишь один правильный подход к затратам, и это бережливость. Существует масса очевидных причин, почему бережливость помогает создавать стоимость в бизнесе, и масса успешных примеров.

Хотя вполне можно быть экстравагантным, расточительным лидером и при этом построить очень успешный бизнес, но это скорее случайность – как обезьяна, написавшая сонет Шекспира, или взаимный фонд, показавший в этом году лучшие результаты. Всем нам известно немало печальных примеров, когда излишества в тратах со стороны высшего руководства становились первыми признаками корпоративного упадка.

В своей книге «От хорошего к великому» (Good to Great) Джим Коллинз наглядно иллюстрирует эту мысль. Он сравнивает две металлургические компании – Nucor и Bethlehem Steel. Офис Nucor, в котором работало 25 человек, занимал крошечное арендованное помещение с дешевой мебелью, без приемной. Посетителей приглашали на ланч в закусочную Phil’s Diner на другой стороне улицы. Штаб-квартира Bethlehem Steel, 21-этажное здание из стекла и бетона, была построена в форме креста, так что многие руководители имели кабинеты с окнами на две стороны, кроме того, в их распоряжении были корпоративные самолеты и загородный клуб с полем для гольфа на 18 лунок. Угадайте, какая из компаний быстрее росла и демонстрировала более высокую прибыльность на протяжении нескольких десятилетий?

Личные расходы

Как утверждает корпоративный фольклор BBC, культовый британский телеведущий Дэвид Аттенборо летел эконом-классом, когда возвращался со съемок новой программы про пингвинов в Антарктиде. Один из моих клиентов, генеральный директор крупной компании, при мне аккуратно вычел из отчета о командировочных расходах бутылку вина за $10, которую мы с ним выпили во время делового ужина в Мадриде.

Такое отношение к командировочным и представительским расходам со стороны высшего руководства задает тон всей организации. Сотрудникам неловко нарушать сложившуюся культуру затрат, или, по крайней мере, они чувствуют себя неловко при мысли о том, что их могут уличить. Как бы вы чувствовали себя, если бы сам Сэм Уолтон захотел проверить ваш отчет о командировочных расходах? Если кто-то из телеведущих BBC захочет лететь первым классом, ему могут поставить в пример самого Аттенборо, который летает эконом-классом.

Откровенно признаюсь, что бо́льшую часть своей трудовой жизни я находился в атмосфере расточительства и раздутых затрат. В нью-йоркском офисе Booz Allen в 1980-е гг. существовало правило, что, если вы задерживались на работе после 9 часов вечера, вам разрешалось включить стоимость ужина в счет клиента. Поскольку большинство из нас были трудоголиками и холостяками, в скором времени пицца один раз в неделю переросла в ежедневные ужины в одном из лучших ресторанов, входящих в список Zagat Top 10. Однажды вечером глава нью-йоркского отделения Booz Allen привел клиента в Lutece, в то время самый модный и дорогой ресторан на Манхэттене, и обнаружил там массу своих подчиненных, которые наслаждались ужином по $50 за блюдо. Огорошенный директор на следующий же день применил драконовские меры и положил конец нашей счастливой жизни – по крайней мере, на несколько месяцев.

Любой, кто не наслаждается сочным стейком-шатобрианом с превосходным Vega Sicilia 1991 г. за счет клиента в первой деловой поездке, – просто чудак. Но зрелому менеджеру, стремящемуся выстроить бережливую, низкозатратную организацию, я бы посоветовал обедать в закусочной Phil’s Diner за свой счет.

Штаб-квартира: внешний вид и восприятие

Штаб-квартира низкозатратной авиакомпании easyJet в аэропорту Лутон к северу от Лондона похожа на строительную бытовку с кабинками биотуалетов Portaloo на заднем плане. Штаб-квартира Wal-Mart в Бентонвилле знаменита своей спартанской обстановкой и негостеприимством: с посетителей берут плату за кофе. Офис одного из самых богатых в Шотландии предпринимателей расположен в старом промышленном здании в рабочем пригороде Глазго. Как сказал бы французский философ Жак Деррида: «О чем говорят нам эти сигналы?»

Если я – поставщик, они говорят мне о том, что не стоит договариваться о встрече, если я не сумею предложить лучших на планете цен.

Если я – сотрудник, который зарабатывает для компании деньги, например управляет магазином или работает в сталелитейном цехе, я буду уважать людей из штаб-квартиры за то, что у них слова не расходятся с делом. Они не требуют от меня потуже затянуть пояс, когда сами жируют. Видя такое отношение, я буду готов пройти лишнюю милю в снижении расходов, которые я контролирую. И это делает меня очень лояльным.

В среде биржевых аналитиков ходит старая, но верная шутка о том, что, когда генеральный директор строит новую роскошную штаб-квартиру и заполняет приемную мертвыми овцами современного супердорогого художника Дэмиена Херста, нужно сбрасывать акции. (В Великобритании еще одним сигналом к продаже акций можно считать присуждение награды Королевы Великобритании за успехи в области промышленности.)

Впечатление от штаб-квартиры – это не только здание и меблировка. Неразумно начинать программу преобразований под девизом «Станем бережливой организацией!» с выездного семинара для руководства в самом дорогом в Великобритании конференц-отеле в Нью-Форесте. Однажды мне довелось присутствовать на таком семинаре – генеральный директор так и не понял иронии ситуации, и у нас была масса проблем с этим проектом.

Бывают ли исключения

Конечно, эти аргументы могут назвать дешевыми и недальновидными. Существуют же, в конце концов, компании, опирающиеся на таланты. Разве не должны они баловать и ублажать своих уникумов, чтобы те чувствовали себя особыми и любимыми?

Фирмы, специализирующиеся на стратегическом консалтинге, и инвестиционные банки традиционно занимают верхние места в списке предпочитаемых мест работы среди обладателей диплома MBA ведущих школ бизнеса. Культура таких компаний противоположна культуре экономии на каждой копейке. Это пятизвездочные отели, трехзвездочные рестораны, постоянная спешка на самолеты, уик-энды для сплочения команды в Аспене или Церматте. Эта культура начинается со старших партнеров и распространяется на всю организацию. И внешний вид, и впечатление от офиса – высший класс, никакого срезания углов, Парк-авеню и Парк-Лейн.

Это плохая культура? Нет. Но как в таком случае она соотносится с приведенными выше аргументами?

Речь идет не об абсолютном уровне затрат как таковом, а скорее о справедливости и равноправии. Все специалисты в McKinsey или Goldman получают примерно равную долю роскошного образа жизни. Все, от младшего персонала до старших партнеров, останавливаются в одних и тех же отелях, летают одним и тем же классом. Здесь нет головного офиса, все офисы одинаково престижны. Поэтому затраты на антураж, по сути, являются всего лишь частью затрат на привлечение и удержание талантов.

Это правило действует на любом уровне притязаний, начиная с пиццы и массажа шеи для программистов из Кремниевой долины и заканчивая личным шеф-поваром и ваннами из минеральной воды Evian для голливудских кинозвезд.

Совсем другое дело, когда вы управляете компанией, где работают не выпускники Гарварда с дипломами MBA и не Джулии Робертс, а вполне обычные люди, например British Airways, Wal-Mart, SNCF или Coca-Cola.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ: КОМПАНИЯ TOYOTA

Компания Toyota – это величайшая история успеха в мировой индустрии автомобилестроения. В первом квартале 2007 г. она отобрала у GM звание крупнейшего в мире производителя автомобилей. За последнее десятилетие ее объемы продаж росли в среднем на 7 % в год по сравнению с 1,5 % у GM. За тот же период ее прибыли в два раза превысили прибыли GM и Ford, вместе взятых, – результаты, сделавшие компанию недосягаемой для конкурентов.

В основе впечатляющих успехов Toyota лежит превосходный брендинг, дизайн, инновации и качество. Ее бренд топ-класса Lexus построен на философии «почти совершенства» – зазор между капотом и решеткой радиатора на любой модели не может превышать толщину ресницы. Результат: на автомобильном рынке США класса люкс Lexus одержал полную и безоговорочную победу над Mercedes и BMW.

Но успех компании также проистекает из глубокой приверженности эффективному управлению затратами. В культуре Toyota это называется принципом устранения потерь – основной принцип бизнеса, составляющий сущность уникальной производственной системы Toyota.

По словам Фудзио Тё, президента компании с 1999 г., Toyota начинается с двух вопросов:

• где мы напрасно тратим ресурсы, такие как время, люди или материалы;

• как уменьшить эти потери?

В качестве примера он приводит транспортер: «Некоторые производители используют транспортер, чтобы перемещать изделие между рабочими на сборочной линии. Но на самом деле это приводит к потере времени, потому что рабочим приходится снимать изделие с ленты при каждой производственной операции. Гораздо быстрее, когда изделие стоит на месте, а рабочие сами подходят к нему по мере необходимости».

Сегодня культура производства, нацеленная на непрерывное устранение потерь, прочно укоренилась в компании, начиная с топ-менеджеров и заканчивая заводскими рабочими. Она создает надежный фундамент высочайшей производительности и экономической эффективности, на котором компания строит свои суперценности – инновации, вдохновение и совершенство.

Инструментарий менеджера по управлению затратами: кто должен задавать тон

ТРЕБОВАТЕЛЬНОСТЬ

• Какую установку вы даете команде руководителей в отношении годовых бюджетов и анализа затрат?

• Постоянно ли требуете от организации сокращения затрат – в этом году, а не в следующем?

• Научили ли вы своих подчиненных воспринимать высокий уровень требований как данность, чтобы они больше не пытались предлагать вам «проходные» идеи?

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

• Понятно ли, кто и за какие целевые показатели по затратам несет ответственность?

• Избавились ли вы от коллективной или неопределенной ответственности?

• Уверены ли ваши подчиненные в том, что вы всегда будете требовать сокращения затрат и никогда не ослабите давления?

• Уверены ли ваши подчиненные в том, что вы никогда не забудете проконтролировать результаты и не откажетесь от поставленных целей?

• Уверены ли ваши подчиненные в том, что вас не введешь в заблуждение приукрашенными фактами, полумерами или растягиванием сроков?

НЕПРЕРЫВНОЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ

• Создана ли в вашей организации культура непрерывного совершенствования?

КОРОТКИЕ ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ

• Ставите ли вы краткосрочные цели, требуя конкретных результатов каждую неделю, каждый месяц?

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ

• Есть ли у вас процедура, позволяющая быстро и четко контролировать прогресс относительно поставленных целей?

• Опирается ли эта процедура на достоверные, точные данные, которые быстро предоставляются и часто анализируются в условиях открытости и прозрачности?

СТРАТЕГИЧЕСКИЙ СКЕПТИЦИЗМ

• Часто ли ваши менеджеры предлагают вложения в «стратегические партнерства» или «ключевые компетенции»?

КОМАНДА РУКОВОДИТЕЛЕЙ

• Можно ли считать финансового директора и финансовую службу правой рукой генерального директора в деле управления затратами?

• Можно ли сказать, что директор по персоналу и его служба – это практичные реалисты, готовые взять на себя решение ключевых вопросов по управлению затратами на персонал и производительностью персонала?

ПРИМЕРЫ ДЛЯ ПОДРАЖАНИЯ

• Какой пример вы и ваши топ-менеджеры подаете своим подчиненным в отношении личных расходов?

• Существуют ли в вашей организации справедливость и равноправие в политике расходов?

• Можно ли сказать, что внешний вид и атмосфера вашей штаб-квартиры подают правильные сигналы поставщикам и сотрудникам?

3. Методы и тактика

Прежде чем перейти к вопросам реализации управления затратами в конкретных областях и подразделениях, я предлагаю вашему вниманию общие методы и тактические подходы, позволяющие существенно улучшить результаты. Я лично опробовал каждый из них за многие годы работы консультантом, руководителем проектов и финансовым директором.

Понимание динамики затрат

Я бы не сказал, что будущее обязательно менее предсказуемо, чем прошлое. Я думаю, что прошлое тоже было непредсказуемым, когда оно началось.

Дональд Рамсфелд, бывший министр обороны США

Прежде всего вам необходимо иметь четкое представление о том, какие затратные факторы и динамика затрат характерны для вашего бизнеса. С чем связаны затраты? Как изменяются затраты? В частности:

• какие затраты меняются с изменением дохода и как именно;

• какие затраты связаны с персоналом и как они меняются с изменением его численности;

• чем обусловлены остальные крупные статьи затрат;

• какие тенденции демонстрируют ключевые затраты, они растут или снижаются?

Например, возьмем решение о найме нового сотрудника. Предположим, что прямые затраты на заработную плату и премии составляют $50 000. Добавим налоги на зарплату и дополнительные/социальные выплаты, такие как медицинское страхование или автомобиль. Затем включим другие переменные затраты (которых бы не было, если бы человек не был зачислен в штат), такие как мобильный телефон, командировочные и представительские расходы, персональный компьютер. Итак, $50 000 превратились в $80 000. Теперь вы знаете, как реально меняются затраты вместе с изменением численности персонала.

Затраты на персонал являются одним из ключевых показателей, который необходимо отслеживать для каждого отдела и уровня.

Как видно из этого примера, общая сумма затрат на сотрудника увеличивается на 10 % в год, что довольно много. Если не изменить этой тенденции, со временем ваша команда будет обходиться очень дорого. Основной вклад в рост вносят налоги и льготы, поэтому именно на них следует сосредоточить внимание.

Вместе с тем приведенный расчет не учитывает всех затрат на персонал. Если вы нанимаете много новых сотрудников, вам могут понадобиться дополнительные офисные помещения, дополнительные менеджеры и работники бухгалтерии и службы по работе с персоналом. Это ступенчато изменяющиеся затраты, которые в рамках повседневного управления учитываются отдельно от переменных затрат. Вам нужно иметь представление об их размере, хотя они не меняются слишком сильно и часто и обычно требуют другого подхода.

Затраты на персонал являются одним из трех ключевых факторов, которые определяют динамику затрат:

• генерирование дохода – затраты, возникающие в процессе производства продукции или оказания услуг либо в связи с потребителем или сделкой;

• персонал – обсуждалось выше;

• прочие – затраты, возникающие в связи с наличием оборудования, зданий и помещений или в связи с ведением бизнеса.

Рассмотрим, например, структуру затрат авиакомпании. Главным продуктом, который производит авиакомпания, являются авиаперевозки. Большая часть затрат связана с перелетом самолета из пункта А в пункт В: топливо, пилоты и бортпроводники, амортизация и техобслуживание самолета, сборы за взлет и посадку, сборы за аэронавигационное обслуживание.

Часть затрат связана с наличием пассажиров: питание на борту, продажа билетов (бронирование, замена, возвраты), обслуживание в аэропорту (регистрация, багаж, сбор за обслуживание пассажиров в аэропорту).

Другие затраты зависят от выбора аэропорта базирования и узловых аэропортов. Так, полеты из Хитроу обходятся British Airways гораздо дороже, чем из Гатуика. Ее низкозатратные конкуренты используют более дешевые лондонские аэропорты Станстед и Лутон. На рейсах между Польшей и Великобританией авиакомпания может существенно снизить затраты на рабочую силу за счет использования польских пилотов и бортпроводников и оплаты их пребывания между рейсами на территории Великобритании.

Наконец, есть затраты, связанные с централизованными процессами предприятия, такими как создание бренда (реклама, программа Airmiles, связи с общественностью, программы повышения лояльности); соблюдение требований безопасности и требований регулирующих органов; управление запасами и доходностью; финансовый контроль и соблюдение требований.

После классификации затрат подобным образом, выделения основных затратных факторов и выявления динамики вы можете:

• сосредоточиться на снижении удельных затрат в каждой области;

• точно прогнозировать затраты и финансовые результаты и управлять ими, в том числе прогнозировать возможные последствия отклонения фактических объемов от заложенных в бюджете/плане;

• оптимизировать ценообразование, чтобы не терять деньги на продажах и стимулировать взаимовыгодное поведение потребителей.

Непонимание затратных факторов и динамики затрат может иметь пагубные последствия. Однажды я работал с начинающей ИТ-компанией из США. Ее основатель и генеральный директор пришел из Microsoft, поэтому его представления об экономике производства и распространения программных продуктов соответствовали модели Microsoft для Windows и Office: высокие первоначальные затраты на разработку и массовый маркетинг, затем очень низкие переменные затраты на производство, доставку и обслуживание в расчете на каждого нового клиента и продажу (когда прибыль от каждой дополнительной продажи достигала 90 %). Другими словами, ключевой составляющей себестоимости Windows и Office была разработка программного пакета; после этого затраты в расчете на клиента были очень низкими.

Вновь созданная компания специализировалась на продаже лицензионных систем по управлению взаимоотношениями с клиентами (CRM) фирмам среднего размера. Продажи успешно начались, однако, несмотря на рост их объема, компании никак не удавалось выйти на ожидаемый уровень прибыльности в 90 %, к которому генеральный директор привык в Microsoft.

Дело в том, что продажа программного обеспечения предприятиям среднего размера кардинальным образом отличалась от схемы работы Microsoft. Каждая новая продажа была сопряжена с высокими дополнительными затратами: дорогостоящие личные встречи, комиссионные с продаж, покупка программного обеспечения у OEM-разработчиков, настройка программ и подготовка демоверсий, профессиональные услуги по установке и обучению.

Оказалось, что ключевой статьей затрат в этом бизнесе были затраты на продажу и обслуживание клиентов, которые достигали 60 % от стоимости продаж. Следовательно, предельная прибыльность каждой дополнительной продажи составляла всего около 30 %, а не 90 %, как у Microsoft.

Нам нужно было перейти к более агрессивному ценообразованию и сосредоточиться на снижении себестоимости продаж и обслуживания в расчете на клиента, в частности начать взимать плату за профессиональные услуги, которые раньше мы оказывали бесплатно или по цене ниже себестоимости. Параллельно нам пришлось пересмотреть финансовые планы и определить, сколько средств потребуется вложить, прежде чем мы преодолеем точку безубыточности.

Или другой пример. Некоторое время назад я консультировал одно из ведущих турагентств, работающих только через Интернет. Компания создала хорошую базу продаж и уверенно двигалась в направлении порога прибыльности. Нужно было, чтобы каждая новая сделка приносила прибыль или, по крайней мере, покрывала переменные затраты.

Проблема заключалась в том, что по примеру традиционных турагентств онлайновое агентство относило к переменным затратам только «затраты на оформление заказа»: услуги колл-центра, билеты, сборы за оплату кредитными картами. Но для розничной торговли через Интернет это правило не действовало. Здесь важной статьей переменных затрат стал маркетинг. Затраты на дополнительные продажи включали плату за ключевые слова, рекламу в поисковиках, комиссионные шопботам и партнерским сайтам. Эти переменные затраты на онлайновый маркетинг в расчете на сделку были выше, чем затраты на оформление заказа. В результате низкодоходные продукты, такие как бронирование номеров в отелях и авиаперевозки на короткие расстояния, приносили убытки, т. е. чем больше была выручка, тем больше были убытки.

Когда компания это поняла, она стала тратить деньги на онлайновый маркетинг, только если он повышал прибыльность.

Управленческий учет и основные показатели

Блаженна страсть к порядку, о Рамон!

Уоллес Стивенс, американский поэт, 1879–1955 гг.

Хорошо организованный управленческий учет – самый важный инструмент управления затратами. Его данные должны читаться как роман Уолтера Мосли[4] и смотреться как картина Дэвида Хокни[5]. Они должны быть хорошо структурированы, предельно ясны и лаконичны. Расскажите содержательную и сложную историю в нескольких емких строках. С главными и второстепенными персонажами, увлекательную и побуждающую к размышлениям. Историю, в которой ярко проявляется весь талант ее автора, финансового директора.

Плохой управленческий учет – верный признак дурного управления компанией.

Вам нужен управленческий учет, который:

• показывает, что происходит с экономикой бизнеса, т. е. отражает прошлое, настоящее и будущее;

• дает возможность увидеть, что идет правильно, а что нет и где необходимо принять меры;

• позволяет спрогнозировать результаты при различных сценариях;

• помогает отслеживать прогресс относительно планов и целей, укрепляя ответственность ведущих менеджеров;

• позволяет делать все это точно, осознанно и оперативно.

Управленческую отчетность не следует путать с финансовой и налоговой отчетностью. Данные управленческого учета – это внутренние инструменты управления для генерального директора, финансового директора и линейных менеджеров компании.

Мне нравится формат представления данных объемом не более одной обычной страницы или электронной таблицы, где отчет о прибылях и убытках сводится к указанию операционной прибыли до уплаты процентов и налогов, отражается операционный денежный поток и внизу приводится набор ключевых статистических данных и операционных показателей. Мне также нравятся поквартальные сводки за период в два года, где фактические данные за прошлый год и бюджетные показатели сопоставляются с фактическими данными за текущий период.

Если вы хотите иметь не больше десятка показателей, нужно решить, какая информация для вас важнее всего. Я предлагаю такую последовательность действий.

1. Определите затраты, кроме затрат на персонал, которые связаны или должны быть связаны с получением дохода и изменяются вместе с ним, – себестоимость реализованной продукции или переменные затраты.

2. Определите затраты, связанные с персоналом (заработная плата, дополнительные и социальные выплаты, командировочные и представительские расходы).

3. Составьте перечень прочих затрат, которые не зависят напрямую от изменения дохода или численности персонала, – оборудование, услуги сторонних организаций, маркетинг, ИТ и связь, подряды и аутсорсинг.

4. Объедините статьи затрат в группы, которые соответствуют распределению сфер ответственности ведущих менеджеров.

Итак, вышеприведенная таблица может приобрести следующий вид.

Из этой таблицы хорошо видно, что:

• себестоимость реализованной продукции составляет 20 % дохода, т. е. каждый вырученный от продажи доллар приносит 80 центов валовой прибыли, из которой необходимо покрыть все постоянные и частично постоянные затраты;

• затраты на персонал составляют основную долю прочих затрат; затраты в расчете на сотрудника инженерно-технической службы растут очень быстро и отражены как ключевой показатель;

• все группы затрат четко соотносятся со сферами ответственности ведущих менеджеров.

Существует множество других способов группировки и представления данных по затратам в целях управленческого учета. Возможно, вам потребуется более глубокая детализация затрат для каждого отдела/службы, например выделение новых продаж, работы с клиентами, технической поддержки и маркетинга. Если в вашей компании несколько подразделений, данные управленческого учета должны отражать их вклад, а также затраты на общие централизованные функции. Можно снабдить отчетность примечанием со сводкой стандартных статей затрат: электроэнергия, телекоммуникации, налоги на фонд оплаты труда.

Цель – получить такую управленческую отчетность, которая позволяет увидеть и понять реальную экономику бизнеса и наладить эффективное управление им.

Максимум отдачи

Есть одно хорошее правило: сосредоточивать основное внимание и усилия там, где можно получить наибольшую и быструю отдачу.

Я называю это подходом АВС к снижению затрат. Если вы перечислите все возможные способы и варианты снижения затрат в порядке их потенциального влияния на конечные результаты, то обнаружите несколько А с максимальной отдачей, несколько В со средней отдачей и длинный список С, где каждая идея стоит немного. (Обратите внимание, АВС в данном случае не имеет отношения к понятию Activity-Based Costing, т. е. к учету затрат по видам деятельности.)

Этот подход хорошо соотносится с принципом 80/20 – 20 % лучших идей обеспечивают 80 % возможного снижения затрат. Это одна из тех прописных истин, которую люди знают, но игнорируют. Они упрямо тратят 80 % времени и сил на вещи, которыми не стоит заниматься. Они думают, что готовят почву для великих дел, но так никогда до них и не доходят.

Чтобы не отклоняться от подхода АВС или 80/20, я помещаю все возможные действия по снижению затрат в простую матрицу, показанную ниже. В ней по горизонтали оценивается потенциальное влияние затрат, ожидаемый размер будущей экономии за 5– или 10-летний период без учета практических аспектов реализации. По вертикали оценивается вопрос практичности. Насколько быстро и легко добиться такой экономии? Или же мне придется работать над этим много лет, преодолевая всевозможные препятствия: внутреннюю политику, трудовое законодательство, правительственные постановления, противодействие партнеров, долгосрочные контракты?

Из этой матрицы становится ясно, за какие идеи стоит взяться в первую очередь, а какие оставить на потом или же вовсе положить в дальний ящик:

• в левой верхней ячейке находятся стопроцентные выигрышные идеи: весомое снижение затрат, быстрое и простое осуществление. Это приоритеты № 1;

• теперь перемещаемся к верхней правой ячейке, где находятся наши приоритеты № 2: пусть не такие большие возможности, зато быстрые результаты;

• затем переходим к левой нижней ячейке: большие возможности, но из разряда тех, о которые можно зубы обломать, поэтому стратегия здесь – работать спокойно и упорно, постепенно преодолевая препятствия;

• идеи, попавшие в нижнюю правую ячейку, следует задвинуть в дальний угол: за них можно браться лишь в том случае, если ничего другого не остается.

В числе моих клиентов была компания из сферы информационных технологий, имевшая офисы в трех европейских странах. Один офис занимался обработкой данных и сетевыми операциями, другой – разработкой и поддержкой программного обеспечения (ПО), третий – всеми коммерческими операциями, такими как продажи и финансы. Мы разработали перечень мероприятий по снижению затрат на общую сумму в $250 млн за пять лет:

• объединить три офиса в один: $50 млн;

• передать на аутсорсинг сетевые операции и обработку данных: $60 млн;

• перевести часть операций по разработке и поддержке ПО за границу, предположительно в Индию: $50 млн;

• убрать несколько промежуточных звеньев в службе маркетинга и продаж: $10 млн;

• перевести закупку сетевых услуг на панъевропейский уровень: $20 млн;

• сократить командировочные расходы: $10 млн;

• изменить процессы разработки ПО, чтобы уменьшить затраты на его обслуживание (устранение ошибок, реинсталляция, техническая поддержка): $50 млн.

Просматривая список, мы выделили четыре идеи с высоким потенциалом ($50–60 млн) и три идеи с низким потенциалом ($10–20 млн).

Две из четырех наиболее весомых идей были достаточно простыми в осуществлении. Руководство компании одобрило идею с передачей на аутсорсинг сетевых операций и обработки данных, и три надежных поставщика уже предложили свои услуги. Вопрос с частичным переводом операций по разработке и поддержке ПО в Индию был довольно спорным, однако другие ИТ-компании уже делали это, и мы предлагали осторожный, пошаговый подход.

Гораздо сложнее было осуществить на практике две другие многообещающие идеи. Идея с изменением процесса разработки ПО выглядела красивой и элегантной на бумаге. Но изменение было сопряжено со значительными сложностями и не сулило отдачи в течение года или даже двух, и, кроме того, возникли серьезные внутренние разногласия по поводу того, как это сделать. Мы решили продолжать работать в данном направлении, но не включать его в план снижения затрат на этот год.

Объединение трех офисов в один было элементарной задачей в практическом отношении, но невероятно сложной в политическом. Каждый из трех основных акционеров представлял страну, где был расположен один из офисов. Компании пришлось бы улаживать вопросы с государственными субсидиями и клиентами из госсектора, которые были заинтересованы в сохранении местных подразделений. К тому же пришлось бы столкнуться с жесткими требованиями местных законодательств о защите рабочих мест. Руководители компании косо смотрели на перспективу закрытия офисов и увольнений. Мы могли прожужжать им все уши о выгодах, но вряд ли сдвинули бы дело с мертвой точки.

Из трех идей с небольшим потенциалом две можно было реализовать быстро и просто: перезаключить панъевропейский контракт на сетевое обслуживание на более выгодных условиях и сократить командировочные расходы. Третье предложение затрагивало сокращение промежуточных звеньев в цепочке между потребителями, дистрибьюторами, региональными командами продаж и маркетинга и центральной службой маркетинга. Хорошая идея, но нам не удалось достичь согласия по поводу того, что именно убирать, экономия была небольшой, и к тому же существовал определенный риск, связанный с продажами.

Окончательный вариант матрицы выглядел следующим образом (см. рис. ниже).

Таким образом, из потенциальных $250 млн довольно легко и быстро можно было получить $140 млн. Параллельно мы начали работать над двумя многообещающими, но трудными в осуществлении идеями, постепенно продвигаясь в направлении будущей экономии в $100 млн. А от идеи сокращения промежуточных звеньев в службах маркетинга и продаж просто отказались.

При проведении такого рода анализа очень важно правильно определить ключевые альтернативы. В вышеописанном случае у нас было множество более мелких идей по снижению операционных затрат, но если бы мы сосредоточились на них, то упустили бы возможность глобально сократить затраты, передав на аутсорсинг все направление.

Сегментирование

К наиболее сложным элементам затрат можно применить принцип сегментирования.

Допустим, ваша компания предоставляет финансовые консультации и услуги состоятельным лицам через различные каналы: сеть филиалов, личные визиты к клиентам, телефон и Интернет. Это прибыльный бизнес, но затраты на продажи и обслуживание очень высокие и все попытки повысить продуктивность ничего не дают. Ваша служба продаж настаивает на том, что состоятельные люди всегда требуют личного, индивидуального контакта, а вы не хотите рисковать потерей ни одного клиента.

Но ваша деятельность охватывает широкий спектр взаимодействий с клиентами. Для одних видов взаимодействий высококачественный, тесный контакт действительно важен; для других нет. В некоторых случаях он может быть даже нежелателен, поскольку отнимает слишком много времени. Клиентская база также неоднородна: у одних клиентов активы составляют $5 млн, у других всего $100 000.

Для решения проблемы можно сегментировать ее и попытаться отыскать пути снижения затрат, не рискуя потерей клиентов. Для высокодоходных взаимодействий с состоятельными клиентами (таких, как анализ портфеля или предложение новых продуктов) можно сохранить дорогостоящий индивидуальный подход. На другом конце спектра – рутинные взаимодействия (информирование о стоимости портфеля, годовые налоговые декларации и т. д.) с менее доходными клиентами можно удешевить, используя электронную почту или Интернет. Графически эту стратегию можно представить в виде матрицы.

Или возьмем пример из индустрии программного обеспечения. У вас есть команда разработчиков в районе залива Сан-Франциско или в долине Темзы в Великобритании. Общие затраты на разработчика составляют $150 000, что очень много. Чтобы уменьшить расходы, вы хотите перевести операции за границу, в Индию, где затраты на разработчика даже с учетом дополнительных накладных расходов и расходов на коммуникацию не превышают $50 000.

Но вашему директору по разработке не нравится эта идея. Хотя он знает, что другие компании, работающие в сфере информационных технологий и ПО, активно перемещаются за границу, он считает, что знания и опыт невозможно перевести за границу, а это приведет к снижению качества, нарушению сроков, росту количества ошибок, т. е. к ухудшению тех аспектов, за которые он отвечает.

Решение лежит в сегментировании проблемы. Чтобы уменьшить риски, связанные с переводом разработки ПО за границу, можно сначала опробовать этот подход на конкретных подзадачах, которые:

• удалены от конечного потребителя;

• не являются критическими для разработки продукта;

• требуют стандартных, широко распространенных технических навыков;

• не требуют тесного, интенсивного взаимодействия с командой разработчиков из головного офиса.

Ваш осторожный директор по разработке может согласиться на перевод за границу таких видов деятельности, как обновление и корректировка интернет-версий, тестирование, поддержание баз данных, техническая поддержка. Убедившись в возможности получения хорошего качества за меньшие деньги, вы можете распространить этот подход на более сложные и критические для бизнеса функции. (На самом деле крупнейшие американские и европейские ИТ-компании уже начали использовать Индию для разработки программных продуктов.)

Основные виды деятельности, такие как разработка и продажи, очень часто рассматривают как единое целое и исключают из программ сокращения затрат. Сегментирование позволит вам отказаться от этой практики шаг за шагом и с минимальным риском.

Понимание естественных тенденций изменения затрат

Будь как вода, текущая сквозь щели…

Если внутренне ты станешь податливым и гибким, внешний мир сам откроется перед тобой.

Брюс Ли

Без всяких усилий с вашей стороны одни статьи затрат естественным образом увеличиваются, а другие уменьшаются.

Вы можете думать, что хорошо управляете затратами, тогда как на самом деле просто плывете по течению в условиях нисходящей естественной тенденции. Вы платите премии менеджерам, которые, если бы постарались, могли сократить затраты куда больше. Между тем конкуренты не сидят сложа руки и сокращают затраты жестче и быстрее вас. Они играют на будущем снижении цен в своих конкурентных предложениях, и вы не можете понять, как можно продавать так дешево и при этом зарабатывать деньги.

Или вы можете полагать, что в будущем сумеете удержать затраты на низком уровне, тогда как в действительности это невозможно из-за восходящей естественной тенденции. Исходя из этого, вы предлагаете потребителям долгосрочные контракты с фиксированной ценой, обрекая себя на убытки. Можно впустую тратить время и нервы на анализ бюджета, пытаясь заставить менеджеров обратить вспять тенденцию роста затрат.

Рассмотрим некоторые статьи затрат, имеющих тенденцию к снижению. Возьмем расходы на связь. Предельные затраты на дополнительный телефонный звонок или передачу пакета данных сегодня близки к нулю. Стоимость технологий падает. Созданы гигантские глобальные избыточные мощности. Стираются границы между национальными рынками. Интернет стал практически бесплатным. Не удивительно, что расходы на связь резко идут вниз. Поэтому когда на совещании по подготовке бюджета на следующий год ваш директор по информационным технологиям с гордостью заявляет о планируемом 3 %-ном снижении затрат, единственное, что можно спросить, – почему не 30 %-ном? (И давайте не будем заключать ценовое соглашение со Sprint сроком на три года.)

Или возьмем промышленные товары. Китай ежегодно снижает стоимость всех производимых им промышленных товаров на 10 %. Доставка из Азии в Европу и Северную Америку тоже становится дешевле. Снижаются торговые барьеры. Ноутбуки начального уровня от Dell, пять лет назад стоившие $1500, сегодня стоят $600. DVD-проигрыватели Tesco сегодня предлагаются в Великобритании по цене $50 за штуку по сравнению с $500 пять лет назад. Поэтому не подписывайте трехлетних контрактов на лизинг персональных компьютеров – выигрыш в денежном потоке будет небольшим, зато за три года вы заплатите за них двойную цену.

Другие статьи затрат демонстрируют естественную тенденцию к росту. Но только одна из них имеет критическое значение и требует самого пристального внимания – это затраты на персонал. В целом затраты на персонал увеличиваются на 1–2 % быстрее инфляции. Вам необходимо обеспечить постоянный рост производительности – либо за счет увеличения объемов, либо за счет уменьшения численности персонала – в противном случае ваши удельные затраты будут неуклонно ползти вверх. В затратах на персонал вы должны бежать очень быстро только лишь для того, чтобы оставаться на месте.

В 2004 г. я работал с одной североамериканской технологической компанией. Компания переживала тяжелые времена после спада 2000 г. и трагедии 11 сентября. Мы сократили затратную базу (что означало главным образом сокращение персонала, на который приходилось 80 % всех затрат) и получили неплохую прибыль в 10 %. Воодушевленный успехами, генеральный директор заявил, что теперь ему нужна передышка, никаких больше сокращений и драконовских мер, компании требуется период стабильности. Проблема была в том, что мы не прогнозировали роста доходов, а генеральный директор запланировал повышение зарплаты существующего персонала на 4 % в год. За три года мы бы вновь опустились к порогу прибыльности. Поэтому у нас не было иного выхода, кроме как продолжить сокращение персонала как минимум на 4 % в год в обозримом будущем, чтобы сохранить прибыли хотя бы на прежнем уровне.

Иногда естественная тенденция роста затрат может быть еще хуже. Бангалор является крупнейшим в Индии местом сосредоточения зарубежных компаний, работающих в сфере информационных технологий и разработки ПО. Средние зарплаты ИТ-персонала в Бангалоре растут на 15–20 % в год, а для высококвалифицированных специалистов и опытных менеджеров темпы роста могут достигать 30 %. Разумеется, это не может продолжаться вечно: через пять-десять лет разработчик в Бангалоре будет стоить столько же, сколько в Сиэтле. Но в ближайшие годы эта тенденция будет источником серьезной головной боли при решении вопросов ценообразования, найма персонала и планирования затрат.

Внешние услуги также могут взлететь в цене. Например, совместите два фактора – рост цен на бытовые услуги с нехваткой рабочей силы, – и вы получите лондонский феномен, когда вызов водопроводчика на дом стоит £150 ($300) (что повлекло за собой массовую иммиграцию водопроводчиков из Польши).

В настоящее время на Западе наблюдается постоянный рост цен на услуги, требующие местной рабочей силы, и одновременное резкое снижение цен на товары массового производства из Китая. Тенденции изменения розничных цен в Великобритании за последние 10 лет отражают этот процесс:

• теле– и аудиоаппаратура (телевизоры, стереосистемы, DVD-проигрыватели и т. д.):

• стоимость товаров: –50 %;

• стоимость ремонта: +50 %;

• одежда:

• стоимость товаров: –60 %;

• чистка, ремонт, прокат: +34 %.

Вот почему мы больше не ремонтируем телевизоры и не чиним брюки, а просто покупаем новые.

Денежные и учетные затраты

Значение имеют денежные затраты, а не то, что вы можете показать как затраты в отчете о прибылях и убытках.

Для тех, кто далек от бухгалтерского учета, поясню, что есть разница между денежными затратами и затратами в отчете о прибылях и убытках. Это относится к активам (таким, как оборудование, транспортные средства, оснащение помещений, лицензии на объекты интеллектуальной собственности), которые берутся на учет и затем амортизируются за период более одного года. Если сегодня я покупаю компьютер за $3000 (т. е. несу реальные затраты в $3000), но считаю, что его срок службы составит три года, я учитываю его на балансе и затем ежегодно в течение трех лет списываю по $1000 на счет прибылей и убытков.

В некоторых видах деятельности такое различие не играет большой роли. В рекламном бизнесе или сфере бухгалтерских услуг очень мало активов учитывается на балансе. Но есть отрасли, где капитальные вложения могут составлять крупнейшие статьи затрат, например, когда вы строите сеть базовых станций мобильной связи или бурите нефтяные скважины в Казахстане.

Хороший менеджер по управлению затратами должен контролировать затраты, прежде чем те произошли. Что толку при виде суммы в $200 000, потраченной на офисные принадлежности, упрекать руководителя отдела, если эти деньги были потрачены еще два года назад, а теперь просто признаны на счете прибылей и убытков?

Вам нужно перехватывать и контролировать денежные затраты в момент принятия решения, в момент фактической траты. При реализации программы снижения затрат необходимо перевести управленческий учет на кассовый метод, а затем трансформировать его данные в привычное представление во избежание многочасовых дебатов о том, что значат эти цифры.

В этом примере тенденция изменения денежных затрат существенно отличается от тенденции изменения затрат в отчете о прибылях и убытках. В последнем случае мы видим снижение затрат со 100 до 94, что кажется хорошей новостью. Но этим снижением мы полностью обязаны уменьшению амортизационных отчислений: подошел к концу учетный срок использования приобретенных несколько лет назад активов. Если убрать амортизацию, то можно увидеть, что операционные затраты выросли с 70 до 76, т. е. пока что мы не сумели взять их под контроль. После добавления капзатрат ситуация становится еще хуже – наши капзатраты намного превышают амортизационные отчисления, а совокупные денежные затраты возрастают со 105 до 116. Решения о таких капиталовложениях были приняты опрометчиво, учитывая, что они будут списываться на счет прибылей и убытков в течение следующих нескольких лет, поэтому нам нужно уже сегодня пересмотреть их в сторону понижения.

На пике бума доткомов и телекоммуникационных компаний в 2000 г. инвестиционные банки искали способы обосновать нереальную оценку стоимости бизнеса. Как известно, одним из ключевых показателей стоимости компании является коэффициент «цена/прибыль»: если компания стоит $100 млн, а ее прибыль составляет $5 млн, ее коэффициент «цена/прибыль» равен 20. В 2000 г. эти коэффициенты, рассчитанные общепринятым методом, выглядели откровенно абсурдными, достигнув пиковых значений за всю историю фондового рынка.

Поэтому банки придумали новый метод исчисления прибыли, позволяющий сделать прибыли выше, а коэффициент «цена/прибыль» ниже. Новый метод получил название EBITDA: прибыль до вычета процентов, налогов и амортизационных отчислений. Возможно, и вправду имеет смысл не учитывать проценты, налоги и амортизацию нематериальных активов, но не учитывать амортизацию основных средств – это абсурд. Руководители телекоммуникационного сектора не могли поверить в свою удачу и принялись сорить капзатратами, создавая огромные избыточные мощности в глобальных телекоммуникационных сетях. Но потом пузырь лопнул, и все вдруг осознали, что затраты – это все-таки затраты, даже если они распределяются по бухгалтерским книгам на много поколений вперед.

Я попытался запатентовать собственную разновидность EBITDA, которую назвал EBAPTA (earnings before any payments to anybody): прибыль до вычета каких-либо платежей; и еще один, мой любимый показатель – простое R: доход (revenue). К сожалению, ни Merrill, ни Goldman почему-то не заинтересовались предложением купить у меня эту интеллектуальную собственность.

Обмен передовым опытом (и игра на равных условиях)

Если в вашей компании несколько подразделений, которые занимаются примерно одним и тем же, у вас есть отличная возможность повысить эффективность управления затратами через налаживание обмена передовым опытом.

Скажем, вы управляете сетью из 20 магазинов модной одежды. Вы задаете общие нормативы по численности персонала, мерчандайзингу, уровню удовлетворенности покупателей, эффективности продаж и т. д. и предлагаете директорам управлять магазинами в соответствии с ними. Но результативность остается разной. Одни менеджеры лучше других находят более эффективные методы работы. Другие более умело управляют делами. Если вы сумеете выявить эти магазины и определить, почему они работают лучше других, то сможете распространить их опыт по всей сети.

Такой подход гораздо лучше, чем придумывать что-либо и спускать сверху. Это рождается на местах. Это результат множества микрорешений и нововведений, множества проб и ошибок, а также непрерывной микроконкуренции.

Но чтобы выделить этот передовой опыт, вам необходимо провести предварительную работу. Прежде чем делать какие-либо выводы, вы должны поместить всех игроков в равные условия.

Скажем, вы хотите узнать, в каком магазине самая высокая эффективность персонала, исходя из такого показателя, как объем продаж на одного сотрудника в день. На первый взгляд магазин № 9 уверенно выходит победителем с дневной выручкой в расчете на сотрудника в размере $1000.

Но вы не уравняли шансы игроков. Чем крупнее магазин, тем легче составить оптимальный график работы персонала и тем меньше административно-управленческого персонала требуется в расчете на продавца. Поэтому у больших магазинов эффективность заведомо будет выше.

Копните глубже, и вы увидите, что магазин № 9 – один из самых крупных в вашей сети и на самом деле далеко не так эффективен, как можно ожидать, исходя из объемов продаж. Настоящим образцом эффективности является относительно небольшой магазин № 17, несмотря на то что там дневная выручка на сотрудника не превышает $800. Для своей весовой категории он показывает непревзойденные результаты. Но если не подойти взвешенно, то можно получить неверные выводы.

Теперь вам нужно узнать, как магазин № 17 добивается такой эффективности продаж. Побеседуйте с руководством и персоналом, понаблюдайте за работой магазина и проделайте то же самое с контрольной группой менее эффективных магазинов.

Такой подход можно применить к офисам продаж и командам торговых представителей, контактным центрам, заводам, специалистам по техобслуживанию и даже к накладным расходам в различных подразделениях компании.

Моя жена работает в отделе научно-популярных программ BBC, который занимается производством документальных фильмов. Прелесть работы в большой организации с большим ассортиментом продукции – в данном случае в крупнейшей в мире телекомпании – заключается в возможности видеть широкое разнообразие подходов к тому, что вы делаете. Какие программы не укладываются в бюджет, а какие экономят и по каким причинам? Какие телепрограммы приносят наибольшую отдачу на вложенные деньги с точки зрения зрительской аудитории и критиков? Какое сочетание затрат на подготовку, производство и постпроизводство телепрограмм позволяет получить максимальное качество и результаты при равных затратах?

Практика обмена передовым опытом лучше всего работает на основе внутренних данных. Если возникают сомнения, у вас имеется 100 %-ный доступ к реальным данным, чтобы подтвердить правильность того или иного подхода.

Наладить обмен опытом с коллегами извне – компаниями, работающими в той же отрасли, – более сложно. Консультанты продают исследования в этой области под маркой конкурентного бенчмаркинга или изучения лучшей практики. Я никогда не видел отличных результатов. Бо́льшая часть времени тратится на обсуждение того, почему та или цифра не может служить ориентиром для сравнения, и в конечном счете вы приходите к выводу, что конкуренты смотрят вещи иначе. Результат: никаких конкретных программ действий и пометка «интересно, вернуться к этой теме в следующем году».

Единственная ситуация, когда действительно можно перенять опыт конкурента, – это когда вы поглощаете конкурирующую компанию, работающую в том же бизнесе, или сливаетесь с ней. Тогда вы получаете свободный доступ к информации и можете убедиться, что сравниваете яблоки с яблоками. Это уникальный шанс: две компании практикуют различные подходы к одним и тем же видам деятельности, и теперь появляется возможность узнать, какой из подходов лучше. Быстро хватайтесь за эту возможность – очень скоро компании полностью сольются, и разница исчезнет.

Конкурентный анализ

Хотя конкурентный бенчмаркинг редко оказывается эффективным, некоторые формы конкурентного анализа могут быть полезными для управления затратами. Их главная ценность состоит в возможности сопоставления структуры затрат, а не детального сравнения организационных процессов и операций.

Некоторое время назад я работал с крупной европейской авиакомпанией, традиционным авиаперевозчиком с полным сервисом, которому нужно было убедить профсоюз в необходимости изменения численности персонала, трудовой практики и заработной платы. Мы сумели доказать, что большинство конкурентов стабильно снижали удельные операционные затраты на протяжении предыдущих 10 лет, тогда как моему клиенту удавалось только удерживать их на одном уровне. Мы также смогли продемонстрировать преимущество в структуре затрат (в производительности и зарплатах), которым располагали наши новые конкуренты: низкозатратные авиаперевозчики на ближние расстояния и азиатские авиаперевозчики на дальние расстояния. В обоих случаях цель заключалась не в достижении абсолютной точности анализа, которую можно оспорить, а в определении общего направления и получении выводов, которые помогали начать конструктивную дискуссию с профсоюзами об изменении условий коллективных договоров.

Конкурентный анализ также помогает отделить различия в структуре затрат, обусловленные операционной спецификой, и увидеть новые возможности. Например, один мой американский клиент очень гордился тем, что его соотношение затрат на обслуживание и объемов продаж было намного лучше, чем у конкурентов. Однако более глубокий анализ показал, что такой коэффициент был тесно связан с географической плотностью потребителей и средним размером потребителей. По обоим параметрам мой клиент имел существенное преимущество перед конкурентами. Это было хорошо с точки зрения прибыльности, но не с точки зрения эффективности по затратам – после введения поправки на структурные различия оказалось, что затраты на обслуживание у моего клиента в действительности были намного выше, чем у конкурентов, поэтому мы запустили программу снижения затрат. Если бы не грамотный конкурентный анализ, эта возможность так и осталась бы нереализованной.

Инструментарий менеджера по управлению затратами: методы и тактика

ДИНАМИКА ЗАТРАТ

• С чем связаны затраты в вашем бизнесе?

• Каковы ключевые тенденции изменения затрат?

• Как изменяются затраты в связи с конкретными решениями и видами деятельности, в частности с изменением дохода и численности персонала?

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ

• Разработайте такие формы управленческой отчетности, которые позволяют увидеть и понять реальную экономику бизнеса и наладить эффективное управление им.

• Можно ли утверждать, что представление данных управленческого учета настолько же ясно и лаконично, как диалоги Элмора Леонарда[6]?

МАКСИМУМ ОТДАЧИ

• Сосредоточьтесь на том, что может принести самые быстрые и весомые результаты.

СЕГМЕНТИРОВАНИЕ

• Примените принцип сегментирования к наиболее сложным элементам затрат.

• Разделите виды деятельности.

• Соотнесите их с различными потребительскими сегментами.

ЕСТЕСТВЕННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ ИЗМЕНЕНИЯ ЗАТРАТ

• Постарайтесь понять естественные тенденции изменения затрат в вашей сфере деятельности.

• Не обманывайте себя, плывя по течению.

• Не ждите, что вода сама потечет вверх.

СФОКУСИРУЙТЕСЬ НА ДЕНЕЖНЫХ, А НЕ НА УЧЕТНЫХ ЗАТРАТАХ

• Особенно при нехватке денежных средств.

ОБМЕН ПЕРЕДОВЫМ ОПЫТОМ

• Постоянно ищите примеры лучшей практики в своей организации.

• Используйте все возможности для сравнения.

КОНКУРЕНТНЫЙ АНАЛИЗ

• Исследуйте структуру и динамику затрат конкурентов. Можно ли утверждать, что они нашли более эффективные и экономичные методы работы?

• Выделяйте различия в структуре затрат, обусловленные операционной спецификой.

4. Персонал

Девушки, прислушайтесь к моему совету:

Выходите замуж за надежных работяг,

А не за сладкоголосых красавцев.

Бесси Смит

Оплата труда работников, штатного персонала – самая сложная в управлении статья затрат. Из-за сложности и эмоциональности этой темы ее обычно оставляют напоследок в любом разговоре о затратах и программах сокращения затрат. Я предлагаю отказаться от этого стереотипа и обратиться к теме персонала до того, как мы возьмемся за более простые задачи, например отношения с поставщиками.

Почему с затратами на персонал так трудно совладать

Во-первых, затраты на персонал очень вязкие. Когда люди числятся в штате, избавиться от них очень трудно, даже если они откровенно плохие сотрудники. Как ни парадоксально, но большинство организаций делает прямо противоположное: повышает им зарплату, продвигает по службе и передает в подчинение штат помощников.

Никому не хочется быть плохим парнем, который увольняет людей, отказывает в повышении и указывает подчиненным на нерадивость. Все стараются по возможности избегать таких разговоров и неприятных решений – давайте подождем еще годик и дадим ему возможность исправиться, а пока попросим кого-нибудь еще разобраться с этой проблемой.

В странах Запада закон строго охраняет интересы наемных работников. Сокращение персонала может быть очень медленным и дорогостоящим процессом, а в некоторых случаях и вовсе невозможным. Компания или отдельный менеджер легко могут стать объектами судебного преследования за дискриминацию или несправедливое увольнение. И даже если компания балансирует на грани банкротства, сотрудники редко соглашаются на уменьшение заработной платы.

Во-вторых, персонал – это главный источник затрат, которые постоянно растут в реальном исчислении. Зарплаты в Европе и Северной Америке в долгосрочной перспективе увеличиваются быстрее инфляции на 1–2 % в год. Конечно, это объясняется ростом производительности, что хорошо для экономики и благосостояния граждан. Однако для любого бизнеса их рост – постоянный источник головной боли.

В сфере услуг оплата труда персонала составляет львиную долю всех затрат. В Северной Америке и Европе на сферу услуг приходится более двух третей экономики, больше, чем на сельское хозяйство и промышленность, вместе взятые. Следовательно, важнейшей задачей управления затратами сегодня стало управление заработной платой.

В-третьих, реальные затраты на персонал гораздо больше, чем кажутся. Помимо заработной платы с персоналом связаны косвенные затраты на помещения, оборудование и командировки. Увеличение численности производственного или торгового персонала требует увеличения штата отдела по работе с персоналом и бухгалтерии.

Полные долгосрочные затраты на персонал могут не отражаться в сегодняшней отчетности. Фондовые опционы сотрудников приводят к разводнению акционерного капитала. Не обеспеченные фондами пенсионные обязательства у некоторых компаний из списка Global 500 составляют более половины их рыночной капитализации. По существующим правилам бухгалтерского учета в Великобритании госсектор вообще не отражает будущие гигантские пенсионные обязательства, в противном случае его фонд заработной платы увеличился бы на 15–20 %. Дефицит пенсионного фонда в Великобритании достигает по самым скромным подсчетам £700 млрд ($1,3 трлн), более половины годового ВНП, и этот показатель увеличивается всякий раз, когда кто-то пытается его пересчитать.

В-четвертых, численность персонала имеет свойство неконтролируемо разрастаться. Вы нанимаете одного человека, а три месяца спустя обнаруживаете, что тот уже нанял себе целый отдел помощников.

Возьмем, например, продажу программного обеспечения. Вы нанимаете старшего менеджера по продажам и ожидаете (вполне обоснованно), что тот обеспечит вам несколько хороших продаж. Не тут-то было. Первые три месяца в новой должности он проводит, сидя за столом и разрабатывая план найма команды торговых представителей (и систему их вознаграждения). По его словам, на данный момент для него это первоочередная задача – как он может что-то продать, когда у него нет команды? Вы соглашаетесь с его доводами и разрешаете нанять двух младших менеджеров по продажам. Их нанимают, и что они делают первые три месяца? Вы уже догадались. Так вы попадаете в экзистенциальный ад управления продажами, где не происходит никаких продаж, но число торговых представителей удваивается каждый квартал.

Исходя из вышеуказанных соображений, я бы порекомендовал организациям держать затраты на персонал в ежовых рукавицах.

Наем персонала

Почему вы нанимаете? Вам действительно нужен новый сотрудник? Если отказаться от ненужного решения о найме, можно избавить себя от множества проблем впоследствии.

Вы нанимаете еще одного сотрудника для выполнения существующей работы из-за увеличения ее объема? Найдите способы повысить производительность имеющегося персонала. Постарайтесь применять такой подход как можно дольше, пока не исчерпаете все ресурсы.

Или вы нанимаете нового человека для выполнения новой работы? Обоснуйте экономически, что введение этой новой должности или функции является целесообразной инвестицией.

Человеческий капитал… изация

Хороший способ взять под контроль рост численности персонала – относиться ко всем решениям о найме как к капитальным инвестициям. Суммируйте все предполагаемые будущие затраты и оцените решение о найме точно так же, как оценивается крупное вложение в производственную линию или ИТ-проект стоимостью несколько миллионов долларов.

Скажем, вы планируете нанять младшего менеджера по маркетингу. У вас есть кандидат, который работает с вами по договору уже несколько месяцев и хочет стать штатным сотрудником с полной занятостью.

На первый взгляд это решение не сопряжено с большими затратами. Как внештатный сотрудник он уже обходится вам в $1000 в неделю. После зачисления в штат он будет стоить вам на 20 % дешевле, хотя к этой сумме прибавятся пенсионные отчисления, социальные выплаты и налоги на зарплату. Допустим, совокупные годовые затраты все равно оказываются вполне соизмеримыми, где-то на уровне $50 000. Это вписывается в рамки вашего годового бюджета и не кажется серьезным решением.

Так оно и есть, пока вы не начнете считать.

Что, если этот человек не будет справляться с работой? По собственному опыту вы можете знать, что никого не увольняют раньше, чем через три года, да и то лишь в случае откровенно плохой работы или ненадлежащего поведения. Может потребоваться два-три года только для того, чтобы составить справедливое мнение о человеке, потом еще год на сомнения и колебания, потом еще год на предупреждения и установленную законом процедуру увольнения. Другими словами, для того чтобы отменить решение о найме, вам может понадобиться пять лет плюс еще шесть месяцев, в течение которых вы будете выплачивать обязательное выходное пособие в размере среднемесячного заработка.

Таким образом, простое решение о найме, даже откровенно неудачное, превращается в пяти-шестилетнее обязательство. А его реальная стоимость для компании составляет не $50 000, а в пять раз больше – $250 000. Теперь вы будете более осторожны. Решение такого уровня уже можно представлять на рассмотрение инвестиционного комитета.

В государственном секторе у руководителей еще меньше стимулов увольнять плохих сотрудников. Плохие сотрудники остаются в системе гораздо дольше, если не навсегда; их переводят с места на место и передают новому руководству как неприкосновенный балласт. Дело в том, что даже самые плохие сотрудники являются избирателями, поэтому политики одержимы идеей защиты занятости. Затраты на персонал в госсекторе еще более вязкие и трудноуправляемые, чем в частном.

В последние годы у среднего британца появилось намного больше шансов стать параноиком из-за размера будущих налогов после просмотра в газете Guardian вкладыша Society, самой большой доски объявлений о вакансиях в британском государственном секторе. Страницы этого издания начали множиться как кролики после выборов 2001 г., когда министр финансов Гордон Браун открыл шлюзы, сдерживающие государственные расходы. Вас может заинтересовать вакансия ответственного за стратегию сбора и переработки бытовых отходов в одном из районов Лондона с зарплатой £75 000 ($150 000) в год. Или вакансия менеджера по управлению изменениями и разнообразием местных сообществ в центральном Уэльсе с зарплатой £60 000 ($120 000) в год.

Для государственного сектора вновь настали счастливые времена, когда можно бездумно раздувать штаты, и эти штаты вряд ли исчезнут так же быстро, как появились. Само собой разумеется, все рабочие места предусматривают пенсионный пакет «по последней зарплате», т. е. уровень пенсионного обеспечения, который частному сектору больше не по карману.

В некоторых странах континентальной Европы трудовое законодательство делает увольнение людей крайне сложным и дорогостоящим. В Бельгии уволить человека почти невозможно. В Испании выходные пособия могут достигать таких размеров, что фактически исключают возможность увольнений. Если соединить эти два фактора – рабочие места в государственном секторе и высокую степень защиты занятости, то при учете затрат на сотрудника вполне можно брать коэффициент не 5, а 15–20. Как часто увольняют государственных служащих в Италии? Один госслужащий нижнего звена с зарплатой $30 000 в год в конечном итоге может стоить налогоплательщикам все $500 000.

В 1970-е гг. в рекламных агентствах ходила поговорка: «Это отличный бизнес, но все активы вечером расходятся по домам». Имелось в виду, что человеческие активы очень мобильны и их трудно удержать. К сожалению, верно и обратное – на следующее утро человеческие пассивы неизменно возвращаются обратно.

Научитесь сдерживать желание нанимать все новых работников. Считайте, считайте и еще раз считайте.

Минимум риска, максимум гибкости

При найме персонала постарайтесь более широко использовать краткосрочные контракты и режим неполной занятости.

Выгоды такого подхода для работодателей очевидны: меньше денежных обязательств, увеличение доли переменных затрат в структуре затрат, более низкие непрямые издержки.

Для работников в этом тоже есть свои плюсы. Рабочие места с неполной занятостью и гибким графиком позволяют работать женщинам с детьми и пенсионерам. Краткосрочные трудовые контракты подходят мобильным профессионалам, таким как программисты и дизайнеры. Благодаря Интернету и стремительно снижающейся стоимости телекоммуникаций многие виды работ сегодня можно выполнять дистанционно и даже из дома. Такие отношения являются взаимовыгодными как для работодателей, так и для работников.

Заработная плата

В провинции Нью-Йорк… корабельные плотники в день получают 10 шиллингов 6 пенсов и пинту рома стоимостью в 6 пенсов.

Адам Смит, «Исследование о природе и причинах богатства народов»

Как только человека зачисляют в штат, запускается естественный процесс повышения заработной платы и продвижения по служебной лестнице. Утомительная, но неизбежная часть работы любого руководителя – выслушивать бесконечные жалобы сотрудников на то, что их недостаточно ценят/вознаграждают/продвигают. (Впрочем, ваши собственные жалобы боссу, разумеется, абсолютно обоснованны.)

У этой проблемы нет универсального решения, смотрите на нее как на неизбежность. Чего ни в коем случае не стоит делать, так это сразу говорить «да» – весть о вашей слабохарактерности мигом разнесется по всей организации. Всегда берите на размышление не менее трех месяцев. И никогда не говорите «возможно» – это обычно воспринимается как «да».

Также исходите из того, что любое решение о повышении зарплаты или продвижении по службе неизбежно станет достоянием гласности. Возможно, вы предпочли бы по-тихому договориться с лучшим сотрудником, угрожающим уходом, но знайте: ваша договоренность недолго останется тайной. Вы только создаете серьезный прецедент. На следующей неделе у дверей вашего кабинета выстроится очередь подчиненных, желающих узнать, почему они не заслуживают того же самого.

Обзоры зарплат и верхний квартиль

Иногда руководители, пресытившись жалобами и требованиями о повышении заработной платы, заказывают обзор зарплат. Они хотят получить объективное представление о разумном уровне оплаты труда, скажем, в своей отрасли, чтобы раз и навсегда закрыть этот вопрос.

К сожалению, эта мера никогда не срабатывает. Консультационная фирма проводит исследование и выдает результат: существует такой-то диапазон зарплат, и в настоящий момент вы платите даже ниже среднего уровня. Ну вот, разве можно называть себя ведущей компанией отрасли, если по уровню зарплат вы не попадаете в верхний квартиль? Чтобы держать марку, вам нужно увеличить фонд заработной платы минимум на х%.

Так начинается гонка, в которой нет победителя. По результатам исследования вы повышаете зарплаты до уровня верхнего квартиля. Спустя какое-то время ваш конкурент проводит годовой обзор и обнаруживает, что теперь он опустился ниже среднего. Настала его очередь увеличивать фонд заработной платы на х%! И так далее, до бесконечности.

Вот почему зарплатные пакеты генеральных директоров и других топ-менеджеров за последнее десятилетие достигли фантастических размеров. Как комитет по оплате труда будет смотреть в глаза генеральному директору, если его зарплата не попадет в верхний квартиль или даже дециль? Да, кстати сказать, источником данных обычно выступают консультанты по вопросам вознаграждения, которые нанимаются теми, чьи зарплаты они оценивают.

Переменная составляющая

Увеличение доли переменного вознаграждения в заработной плате может быть хорошей идеей. Но не стоит этого делать в надежде снизить затраты. Переменная составляющая позволяет повысить мотивацию персонала, уменьшить деловые риски и волатильность доходов.

Британская торговая группа John Lewis управляет двумя крупными сетями – сетью универмагов John Lewis и сетью продовольственных супермаркетов Waitrose. Необычно в этой компании то, что она – крупнейшее в Великобритании предприятие, находящееся в совместной собственности, кооператив сотрудников. Все 60 000 сотрудников являются партнерами и участвуют в прибылях. Поэтому переменная составляющая, привязанная к результатам, здесь необычайно высока: в 2008 г. каждый сотрудник получил премию в размере 20 % своей основной зарплаты (что примерно равняется зарплате за 10 недель). Обслуживание покупателей и отношение персонала здесь просто превосходны. Обе сети уверенно увеличивают свою долю рынка, а по размеру прибыли стабильно лидируют в своих секторах.

На другом конце спектра находятся партнеры консалтинговых фирм и инвестиционных банков, которые имеют низкие базовые оклады и получают бо́льшую часть вознаграждения при распределении прибыли в конце года, выплаты при этом могут в 10–20 раз превышать сумму основной заработной платы.

В целом увеличение переменной составляющей не позволяет сократить долгосрочные затраты. Большинство людей не согласятся на уменьшение базовой зарплаты в обмен на возможность получать более высокую оплату за счет переменной части. Любое увеличение переменной части является дополнением к существующему базовому пакету. Даже если получатель согласен отказаться от увеличения базовой ставки в течение года или двух в пользу большей переменной части, общие затраты все равно идут вверх.

Кроме того, существует проблема с выбором работоспособной основы для определения размера переменных выплат – целевых показателей результативности.

Раньше я считал, что умелое использование целей и целевых показателей способно в корне изменить отношение персонала к работе и повысить его мотивацию. Команда по продаже корпоративного программного обеспечения одной американской компании, в которой я работал, помогла освободиться мне от этой иллюзии. Как финансовый директор, я должен был разработать и внедрить систему комиссионного вознаграждения за продажи. Каждый месяц мне казалось, что теперь-то все, это будет работать, и каждый месяц директор по продажам называл мне причины, по которым мою систему нужно было изменить. По странному совпадению каждое нововведение увеличивало размер комиссионных, которые мы должны были платить с продаж. Вопреки моему замыслу новая система вознаграждения не оказала заметного влияния на то, что делали торговые агенты в понедельник утром. Самым ужасным было то, что комиссионные выплаты абсолютно не зависели от того, насколько успешно сработала компания в этом месяце, и даже от того, были ли в этом месяце вообще какие-либо продажи. Как-то на протяжении месяца у нас вообще не было продаж, однако согласно расчетам директора по продажам были выполнены все целевые показатели, такие как мотивация персонала и обзвон клиентов, и поэтому ему причиталась премия в размере 40 %. Это было верхом абсурда: мы должны были заплатить комиссию с несуществующих продаж. (Директора по продажам, разумеется, совершенно не смущал такой парадокс.)

Лучше всего платить большие премии или комиссионные на основе общих результатов деятельности компании, а не индивидуальных микроцелей. Такая схема выгодна как для компании, так и для получателя премии, и при этом не возникает споров по поводу оценки результатов. Программы участия в прибылях, действующие в компании John Lewis и профессиональных фирмах, попадают в эту категорию.

К сожалению, такая форма оплаты непривлекательна для продавцов программного обеспечения, а значит, вам придется и дальше ломать голову над тем, считать ли продажу продажей в целях начисления комиссионных, если клиент не платит. Ответы, пожалуйста, направляйте в адрес съезда продавцов программного обеспечения в Лас-Вегасе.

Технологии и производительность

Новые технологии могут изменить затраты на персонал благодаря радикальному повышению производительности труда, полной автоматизации или устранению некоторых процессов, ранее требовавших применения человеческого труда.

Возьмем продовольственные магазины. Производительность кассиров-контролеров выросла в разы после введения штрихкодов, сканеров и кассовых терминалов – сегодня кассир-контролер способен обслуживать покупателей в пять-десять раз быстрее, чем его коллега в 1950-е гг. Производительность вспомогательного персонала изменилась благодаря новым технологиям в логистике и управлении цепочками поставок, таким как системы обмена данными о поставщиках, контейнеризация, портативные терминалы сбора данных, радиометки (встраиваемые в товары микрочипы стоимостью один-два цента, позволяющие определять местонахождение товара и отслеживать его состояние). Во многих случаях потребность в рабочей силе устраняется полностью или частично – например, потребность в кассирах благодаря кассам самообслуживания или потребность в многочисленном складском персонале благодаря средствам радиочастотной идентификации (радиометкам и терминалам сбора данных).

Сегодня технологии проникают в самые чувствительные и консервативные области бизнеса. Возьмите личные продажи в сфере «бизнес для бизнеса». Традиционно эта сфера деятельности была одной из самых малоавтоматизированных и низкотехнологичных. Индивидуальная результативность зависела только от характера продавца. Командная результативность зависела от неформальных и ненадежных личных взаимодействий. Но в последние годы даже эта низкотехнологичная цитадель подверглась вторжению высоких технологий. Новые программные продукты, предлагаемые такими компаниями, как Salesforce.com, дают надежные инструменты, позволяющие управлять рабочим временем торгового персонала и распределять его максимально эффективным образом, оптимизировать использование ресурсов в рамках торговой команды. Многоканальная система продаж позволяет сегментировать контакты с покупателями, а также торговые затраты по таким характеристикам, как личные встречи, телефон, электронная почта, обмен сообщениями и самопомощь.

Сейчас я работаю с одной B2B-компанией, которая до недавнего времени придерживалась традиционного подхода к управлению продажами на местах. Средние затраты на торгового агента превышали $100 000, однако компания практически не вкладывала средства в программное обеспечение, оборудование и коммуникации, чтобы повысить эффективность продаж и получить более высокую отдачу на эти $100 000. Сегодня компания интенсивно инвестирует в различные инструменты повышения производительности: размер дополнительных вложений в расчете на продавца составляет от $1500 до $2000 в год. Это 2 %-ное увеличение затрат предположительно должно принести по меньшей мере 10 %-ное увеличение объемов продаж.

СЕРФИНГ НА ВОЛНЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕРСОНАЛА: ПИКИ И СПАДЫ

Бóльшую часть времени люди должны работать, а не сидеть без дела. Этот принцип эффективно применяется при укомплектовании персоналом конвейеров и касс супермаркетов. Но есть и менее очевидные области, где его применение может оказаться полезным.

В одной швейцарской компании, с которой я работал, три различные функции – кредитный контроль, электронные продажи и обслуживание потребителей (по телефону и электронной почте) – выполнялись тремя независимыми командами. Анализ пиков и спадов загрузки в этих трех областях позволил выявить дополнительные закономерности изменения спроса: спрос на обслуживание потребителей был самым высоким утром; электронные продажи были наиболее эффективными в конце рабочего дня; а наиболее благоприятным временем для кредитного контроля (работы с просроченными платежами) оказались пред– и послеобеденные часы. Исследование навыков персонала показало, что, тогда как одни сотрудники были способны эффективно справляться только с одной ролью, другие могли легко освоить и выполнять две или даже три роли. Поэтому мы оставили 50 % рабочей нагрузки на долю специализированных одноролевых команд и параллельно создали универсальную команду, которая в течение рабочего дня должна была переключаться с обслуживания клиентов на кредитный контроль и электронные продажи. Благодаря такой реорганизации общий рост производительности составил примерно 10 % и существенно выросла эффективность универсальной команды.

Ключом к успеху была технология. Совмещение ролей стало возможным благодаря тому, что члены команды получили со своих настольных компьютеров доступ к комплексной базе данных по клиентам, где была вся информация по продажам, платежам и обслуживанию.

Кроме того, технология помогает изменить и выровнять рабочую нагрузку. Служба работы с потребителями на основе электронной почты и ответов на часто задаваемые вопросы позволяет выявить основные проблемы потребителей и решить их в спокойном режиме.

Вкладывать деньги в новые технологии нужно лишь после того, как исчерпаны все возможности повышения производительности на основе имеющихся технологий – через оптимизацию деятельности, потока задач и поведения рабочей силы. Это обязательная предпосылка для хорошего ИТ-проекта: не автоматизируйте плохие процессы.

Следует поощрять регулярное применение «анализа с чистого листа» линейными руководителями во вверенных им подразделениях: почему и как мы делаем то или иное? Нет ли других, более эффективных способов делать это? Директора по информационным технологиям и руководители ИТ-отделов должны инициировать поиск новых технологий, которые могут способствовать повышению производительности, и ежегодно представлять свои идеи на рассмотрение руководства компании и совета директоров.

Увольнение

Это главный камень преткновения в управлении затратами на персонал. Почему большинству руководителей так трудно принять решение об увольнении, даже когда человек очевидно не справляется с работой или не соответствует занимаемой должности? Не потому ли, что они очень чуткие и заботливые люди, не способные причинить зло ближнему?

Вполне вероятно, в некоторых случаях. Но я отношусь к этому довольно скептически. Чаще всего причина гораздо проще: руководители не хотят, чтобы их считали плохими парнями. Или не любят давать неприятные разъяснения относительно причин увольнения. Или верят коллегам и подчиненным, которые твердят о том, что любое увольнение плохо отражается на трудовой дисциплине, заставляет уходить хороших сотрудников и вообще ведет к развалу организации. Все это неправда.

Избавление от плохих сотрудников позволяет организации свободно вздохнуть, освобождает от груза напрасных затрат и потерь времени, повышает трудовую дисциплину. Через несколько недель те, кто пугал вас разрушением командного духа, будут спрашивать, почему это не было сделано раньше. Вы сэкономите гораздо больше, чем потеряете. Неэффективные сотрудники договариваются о встречах и продвигают проекты, которые впустую поглощают время высокопроизводительного персонала. Им требуется много контроля и постоянные напоминания.

Мне как-то пришлось столкнуться с директором по развитию бизнеса, который был ярким представителем такой категории сотрудников. После его увольнения оказалось, что именно он стоял за массой непонятных проектов и инициатив. Никто, кроме него, не видел в них ни малейшей практической ценности, однако менеджеры среднего звена были вынуждены тратить один день в неделю на проведение мозговых штурмов. С его уходом эти менеджеры внезапно обнаружили, что у них стало на 20 % больше времени для полезной работы.

Вырубка сухостоя поднимает боевой дух организации. Сотрудники видят, что хорошая работа признается и вознаграждается компанией, а плохая – ведет к увольнению. Они получают возможность работать в команде равных, тех, кого они уважают. Они чувствуют себя частью успешной, эффективной организации с высокими стандартами.

В преддверии любой программы увольнений лучшие сотрудники могут говорить вам прямо противоположное, потому что такова человеческая природа – сопереживать людям, которые теряют работу. Коридоры начинают гудеть тревожными слухами и догадками. Компании приходит конец. Руководители – недальновидные свиньи. Если он уйдет, мы тоже уйдем, и тогда они узнают.

Впервые я столкнулся с этим в BCG (Boston Consulting Group) в 1983 г. Я стажировался там во время летних каникул в период обучения в Гарвардском университете. В то время BCG была одним из самых модных и перспективных работодателей, пионером стратегического консультирования со своими матрицами «дойная корова/собака/звезда» и кривыми масштаба/обучения. На протяжении последнего десятилетия компания находится в фазе интенсивного роста.

Я как раз работал в компании, когда было принято решение провести первую за всю историю кадровую реорганизацию. По моим оценкам, реорганизация вылилась в увольнение примерно трети старших менеджеров и младших партнеров. Для растущей компании это было (и всегда является) болезненным опытом, ужасающим столкновением с неумолимой реальностью бизнеса. В коридорах и у кофейных аппаратов царила тягостная атмосфера, отовсюду пророчили скорый крах бизнеса, необратимое выхолащивание культуры BCG. Золотой век подошел к концу.

На самом же деле бизнес развивался и процветал, и молодые побеги принялись расти с новой силой и продолжали расти на протяжении следующих двух десятилетий с регулярными кампаниями по вырубке сухостоя.

Существует два принципиальных подхода к освобождению организации от сухостоя.

Первый подход – делать это по мере необходимости. Например, в один год вы можете сократить 15 % персонала, на следующий год вообще обойтись без увольнений. Процент сокращений может быть привязан к эффективности работников или результатам деятельности компании. Такой подход вполне разумен и приемлем, но не прививает должной дисциплины в управлении персоналом.

Альтернатива – это обязательная регулярная оценка и ранжирование персонала. Ежегодно каждый руководитель должен расставить своих подчиненных в порядке уменьшения их эффективности/полезности для организации, и худшие х% должны уйти. Процедуру можно структурировать по функциям, должностным уровням или подразделениям. Джек Уэлч использовал этот подход в GE.

Обязательное ранжирование – неоднозначная практика. Она широко используется в Америке и очень мало в Европе. Критики этого подхода указывают на его бессердечность, на то, что таким образом вы отказываетесь от любых долгосрочных обязательств перед людьми, выбрасываете их на улицу, как только они перестают быть полезными, и отрицаете возможность личного совершенствования. В европейских компаниях не принято относиться к своему персоналу по «закону джунглей». Зато в них не вознаграждают выдающихся сотрудников так же щедро, как это делают американские коллеги.

Один мой знакомый генеральный директор, испанец, утверждает, что во мне говорит англосаксонская страсть к бережливости. Во многих отношениях он прав, но по одному вопросу я на самом деле занимаю среднеатлантическую позицию. Мне нравится, когда обязательное ранжирование проводится раз в два года и сочетается со строгим контролем эффективности и разумными усилиями по освобождению компании от плохих сотрудников. Персонал оценивается и ранжируется ежегодно, и, если кто-то попадает в худшие 5 или 10 % в течение двух лет подряд, его увольняют. Это дает вам (и нерадивому сотруднику тоже) еще один год, чтобы попытаться исправить ситуацию под вашим непосредственным контролем.

При отсутствии такой дисциплины руководство становится сентиментальным и слабовольным. Я уважаю своего испанского друга, генерального директора, но должен заметить, что он чересчур мягок в обращении с плохими работниками. В руководимом им центре передовых технологий за последние пять лет не было ни одного принудительного увольнения (и это при 2000 работников!). Персонал дорожит своей работой и умеет трудиться, но все знают, если они что-то не сделают или сделают не в срок, никаких последствий не будет. Поэтому компания регулярно теряет ключевые проекты и упускает рыночные возможности.

Практиковать жесткий подход к управлению людьми можно, но при одном условии: вас должны считать справедливым и последовательным. Вот почему наличие хорошего процесса оценки персонала и строгое соблюдение этого процесса является насущной необходимостью.

Консалтинговые фирмы обычно хорошо справляются с этой задачей. Я работал в четырех крупнейших консалтинговых компаниях – Booz Allen, BCG, OC&C и PricewaterhouseCoopers (PwC), и везде к процессам оценки персонала и их результатам относились крайне серьезно. Специалисты проходили аттестацию каждые полгода. Проводящий оценку партнер или руководитель подразделения беседовал с вышестоящими начальниками, коллегами и подчиненными. Результаты оценки представлялись на рассмотрение комиссии партнеров, после чего передавались лично сотруднику. Все выводы и предлагаемые действия были четкими и обоснованными. Если человек действовал правильно, то ему говорили, в чем именно и когда, если нет – что нужно исправить и в какие сроки. Если кого-то и рекомендовали уволить, то причины этого были абсолютно прозрачными и основанными на фактах.

В то же время я могу привести длинный список организаций, которые делают это из рук вон плохо. Они гордо называют себя компаниями, опирающимися на людей и таланты, и на бумаге имеют детально регламентированный процесс оценки деятельности, за соблюдение которого отвечают большие отделы по работе с персоналом. Но на практике оценка и обратная связь осуществляются по принципу «о человеке либо хорошо, либо ничего». Действительно важные решения, такие как продвижение по службе, повышение зарплат или увольнение, никак не связаны с этим процессом. Все предпочитают закрывать глаза на то, что в организации есть плохие сотрудники, которые тянут ее назад.

Не дожидайтесь окончания рождественских каникул

На дворе начало декабря, вы только что проанализировали затратную базу и пришли к выводу, что вам нужно сократить 15 % персонала. Когда лучше уволить людей – сейчас или после Рождества? Ответ – увольняйте сейчас.

По вполне понятной причине людей лучше увольнять перед Рождеством. Если вы собираетесь сократить затраты, делайте это как можно быстрее. Какой смысл медлить? Каждый лишний месяц сомнений и промедлений – это выброшенные на ветер деньги. Есть и другая причина. На самом деле это более честно по отношению к людям и лучше для них самих. Руководители не делают этого вовсе не из-за чуткости. Просто они не хотят прослыть бездушными подонками и действуют, таким образом, в своих интересах, а не в интересах увольняемых людей.

Я работал с одной компанией с Западного побережья, где была именно такая ситуация. Все знали, что компания переживает серьезные трудности и планирует увольнения. Мы провели анализ и знали, кто должен уйти. Но генеральный директор не хотел представать в образе плохого парня накануне Рождества.

Весь персонал работал по 12 часов в день в течение праздничного периода. Никто не думал об экономии и не сокращал своих рождественских трат. Когда в январе начались увольнения, оказалось, что люди потратили слишком много и упустили возможность, по крайней мере, спокойно отдохнуть с семьей, прежде чем заняться поиском новой работы.

Увольняйте людей перед Рождеством. Стисните зубы, и пусть окружающие считают вас Скруджем[7].

Хитрецы и специальные рабочие группы

В любой организации всегда есть люди, которые, будь в этом мире справедливость, стали бы первыми кандидатами на увольнение. Все знают, о ком идет речь. Эти люди и сами понимают, кто они такие, но из года в год продолжают получать зарплату и успешно выживать, несмотря ни на какие программы снижения затрат, сокращения персонала и реструктуризации. Вы должны научиться распознавать таких хитрецов и их стратегии.

В мире консалтинговых услуг классическим представителем этой породы является партнер-администратор. Свою карьеру в компании он обычно начинает с должности администратора офиса, выполняя всю скучную работу по обеспечению нормального функционирования фирмы: персонал, бухучет, зарплаты, здания и т. д. Затем в какой-то момент партнеры фирмы, занятые крупными высокоприбыльными проектами и работающие с крупными клиентами, уступают предложениям повысить его до партнера с правом участия в прибылях. С этого момента партнер-администратор становится самой крупной и наименее оправданной статьей накладных расходов в консалтинговой фирме.

В период моей работы в Booz Allen в США я руководил внутренним проектом по сокращению административных накладных расходов. В качестве испытательной площадки был выбран чикагский офис. Мы тщательно проанализировали все статьи затрат: здания, командировочные, ИТ и т. д. Исследовали все расходы на персонал бэк-офиса: бухгалтеров, секретарей, специалистов по работе с персоналом и т. д. Одна из статей затрат резко бросалась в глаза: у нас был партнер-администратор, назовем его Билл, который контролировал все накладные расходы. Так вот, этот Билл обходился фирме примерно в $600 000 в год, включая его долю прибыли (это было много лет назад). Это был очень дорогой администратор офиса.

Нас попросили представить предварительные выводы и идеи на общем собрании сотрудников чикагского офиса. Чтобы не ходить вокруг да около, мы изобразили существующую организационную схему со всеми должностями и реальными именами. А потом представили новую схему, где отсутствовала половина прежних имен, в частности, там не было партнера-администратора. В комнате для заседаний поднялась буря негодования. Люди залезали на подоконники, угрожая выпрыгнуть из окна.

Один только Билл спокойно стоял у стены и молчал. Внезапно он поднял руку, требуя тишины: «То, что предлагает Эндрю, совершенно правильно и, более того, необходимо для компании, – сказал он. – Мы делаем это для наших клиентов. Теперь настало время взяться за себя. Я даю слово, что мы сумеем обеспечить требуемое снижение затрат. И я готов возглавить специальную рабочую группу, которая займется этим».

Все были потрясены самоотверженностью Билла. Разумеется, три года спустя Билл был единственным из той группы, кто по-прежнему работал в компании и получал свои $600 000 в год. Остерегайтесь людей, которые добровольно предлагают возглавить специальную рабочую группу по снижению затрат.

Уравняем шансы

Давайте попробуем на мгновение поменяться местами. Допустим, вы вовсе не решительный и самоуверенный генеральный директор с зарплатой в $20 млн и желанием обеспечить рост производительности и сократить затраты, а задерганный и заваленный работой руководитель среднего звена со скромной зарплатой и 2 %-ной премией, которому до пенсии осталось 10 лет и который желает лишь одного – жить спокойно.

Вот незадача! Этот сумасбродный босс только что объявил о запуске стратегической программы по снижению затрат. Опять появятся консультанты со своими топорами. Начнутся собрания и выездные семинары. Все будут кричать: «Нужно рубить сухостой! Избавляться от балласта!»

Просто для того, чтобы уравнять шансы, я хочу показать, как пережить подобные корпоративные чистки. Когда консультанты добираются до вас, ни в коем случае нельзя говорить им следующее:

«У меня не было на это времени. Все это мы уже делали в прошлом году. Мы больше не в состоянии сокращать расходы. Вы, консультанты, совершенно не разбираетесь в бизнесе. Люди деморализованы. Это глупо, мы начинаем сокращать мышцы, потому что жира уже не осталось. Нет, у меня нет никаких данных по затратам, спросите у финансистов. Мы делаем это только для того, чтобы наш самовлюбленный босс мог выглядеть настоящим мачо в глазах прессы. А как насчет его зарплаты, которая больше, чем стоимость моего отдела? Нет, я не смогу выкроить время на общение с вами в ближайшие два месяца. На самом деле я сегодня очень устал. Честно признаюсь, что никогда не любил консультантов».

Нет, нет и нет. Вы сами подписываете себе приговор. Лучше скажите следующее:

«Наконец-то мы этим займемся – разумеется, с вашей помощью. Я уже много месяцев твержу о том, что наша компания страдает избыточным весом. Какой продуманный список вопросов – я распоряжусь, чтобы вам предоставили все необходимые данные завтра же утром. Что мне нравится в нашем боссе – так это его решительность. Никакой пустой болтовни. Я бы очень хотел руководить следующим мозговым штурмом. Это, должно быть, увлекательно – быть консультантом, помогать компаниям, видеть плоды своего труда. Когда состоится наша следующая встреча? Давайте поскорее приступим к делу!»

Что делать с середняками

Между явными звездами и очевидными кандидатами на увольнение есть масса сотрудников, называемых середняками. Как правило, основные проблемы управления затратами на персонал связаны именно с этой прослойкой. В конце концов, даже самые мягкосердечные организации избавляются от откровенного балласта, чтобы звездам не приходилось тащить его на себе.

Средние исполнители вызывают чувство досады, потому что они не так хороши и не так эффективны, как вам хотелось бы. С другой стороны, они не так уж плохи и могут работать с достаточным усердием, поэтому им трудно дать однозначную оценку. Вы не знаете, как изменить не устраивающий вас порядок вещей, потому что они не дают повода для применения радикальных мер – их нельзя ни повысить, ни уволить. С этим можно смириться, если сотрудник недавно работает или организация очень молода. Но со временем воцаряется инерция, исчезает приверженность, начинает падать производительность. И работодатель, и сотрудник начинают испытывать чувство разочарования и неудовлетворенности. Есть ли решения этой проблемы?

Бо́льшую часть своей жизни я проработал в отрасли, где ключевой компетенцией является управление талантами – профессионалами высочайшего класса. Эта отрасль – стратегическое консультирование. Как и в случае обязательного ранжирования персонала, которое мы обсуждали выше, в моей отрасли очень жестко подходят к проблеме посредственных сотрудников: по принципу «вверх или вон». Вы знаете, что вам гарантировано быстрое продвижение по служебной лестнице, но на любой должности вы можете находиться не более двух-четырех лет. Например, вы недавно окончили университет и поступили на работу в Bain или OC&C консультантом. Ваша карьерная дорожка должна выглядеть примерно так: три года, чтобы стать менеджером, три года, чтобы стать руководителем подразделения, и еще три года, чтобы стать младшим партнером. Если вы оканчиваете школу бизнеса в 26 лет, то к 35 годам должны стать младшим партнером. На любом этапе карьеры можно задержаться на год или пройти его на год быстрее, но вы должны постоянно совершенствоваться в профессиональном плане и расти. Если вы сбиваетесь с этого курса, вас увольняют. Только по достижении статуса старшего партнера вы получаете иммунитет от закона «вверх или вон».

Центральной частью такого подхода являются регулярные официальные оценки сотрудников. Фирмы, работающие в области стратегического консультирования, тратят на них очень много времени. Причем это время партнеров, а не младшего персонала или специалистов отдела по работе с персоналом. Оценка проводится не реже раза в год, а во многих случаях раз в полгода и представляет собой всесторонний анализ, в котором учитываются мнения руководителей, коллег и подчиненных. Результаты анализа представляются на рассмотрение партнеров и подписываются ими, прежде чем попасть в руки сотрудника. Все выводы подтверждаются документально и обосновываются.

Разумеется, радикальная культура «вверх или вон» не подходит для многих крупных организаций с более широкой базой должностей и функций. Но большинство организаций могут и должны приблизить политику управления персоналом к модели консалтинговых фирм.

Во-первых, они должны официально внедрить жесткий процесс оценки персонала. Это sine qua non (обязательное условие) эффективного управления людьми. Такой процесс должен иметь те же характеристики, что и в консалтинговых фирмах: строгость, последовательность от начала до конца, участие старших линейных руководителей, всесторонний подход, полная документированность и обоснованность выводов.

Есть действенный способ добиться от проводящего оценку честного и строгого подхода. Он должен ответить на вопрос: если бы у него был выбор, хотел бы он использовать аттестуемого еще раз в другом проекте или на другом рабочем месте и, если да, в какой роли и на каком уровне – том же, что и раньше, более высоком или более низком? Аттестующий должен придерживаться этого суждения при принятии кадровых решений. Тот, кто сегодня поет кому-то дифирамбы, не может за шесть месяцев радикально поменять мнение и отказаться видеть этого человека в своей команде.

Во-вторых, даже если организация не может строго соблюдать принцип «вверх или вон» в управлении персоналом, она должна найти ему приемлемую замену. Например, в рамках обязательного процесса оценки эффективности делать вывод об общей тенденции (растет ли человек в профессиональном плане, стоит на месте или деградирует) и затем сообщать ему об этом. В дальнейшем это может вылиться в конкретные рекомендации и действия в отношении как отдельного работника, так и всей организации.

Минимизация штата

Учитывая все сложности управления затратами на персонал, ключевой стратегический принцип – удерживать размер основной организации, численность штатного персонала, на абсолютном минимуме.

Субподряд

Например, можно передать на субподряд изготовление большей части компонентов продукта или услуги и оставить внутри компании только те виды деятельности, которые приносят наибольший доход, такие как разработка, окончательная сборка, управление брендом.

Ведущие мировые автопроизводители идут этим путем уже много десятилетий, избавляя себя от львиной доли риска и головной боли, связанной с колебаниями спроса. Они заключают контракты либо со специализированными производителями автокомплектующих, которые сами являются крупными мировыми игроками, такими как Bosch или Valeo, либо с мелкими, но высокоэффективными местными компаниями, такими как сеть поставщиков пластмассового литья в Японии, себестоимость продукции у которых на 50 % ниже, чем у Toyota или Nissan.

Или возьмите медиакомпании. В далекие 1970-е гг. это были мощные вертикально интегрированные структуры с сильными профсоюзами. За последние 40 лет они подверглись радикальной дезинтеграции и упрощению. Производители телепрограмм, центры монтажа, операторы, агентства-распространители – все они были выделены из состава основной компании-заказчика и владельца бренда и преобразованы либо в небольшие внешние фирмы, либо в субподрядчиков. В результате в отрасли ослабли позиции профсоюзов. Ставки на большинство видов работ упали, когда рынки труда стали более открытыми и конкурентными.

Разделение и разукрупнение компаний осуществляется не только в целях снижения затрат на персонал. Специализация на небольшом числе ключевых направлений деятельности и компетенций во многих случаях повышает стоимость компании. Вертикальная интеграция и конгломераты – устаревшие стратегии времен расцвета US Steel и Ford Motor Co., не отвечающие сегодняшним реалиям высокоспециализированных и высокоэффективных рынков.

Аутсорсинг

Еще один способ минимизировать размер основной организации – передать на аутсорсинг целые административные функции, такие как ИТ, кадровый учет и делопроизводство, расчет зарплаты, финансовые процессы. Существуют компании со штатом в сотни тысяч человек, которые специализируются на обслуживании этих потребностей. Они работают в западных странах, в Индии и на Филиппинах. Среди наиболее известных можно назвать Accenture, IBM Global Services, EDS и PwC.

Как и в случае привлечения субподрядчиков, у аутсорсинга есть и другие плюсы, помимо сокращения затрат на персонал. В области ИТ, например, крупная специализированная фирма благодаря эффекту масштаба может иметь преимущество в затратах на центры обработки данных, сети и оборудование, поэтому ей намного проще идти в ногу с развитием новых технологий. Тем не менее главным мотивом для большинства шагов по аутсорсингу является стремление переложить часть бремени по управлению затратами на персонал на внешних исполнителей.

Поставщик услуг по обработке страховых требований не несет никаких существенных затрат, помимо затрат на персонал, поэтому он прилагает максимум усилий, чтобы сделать их низкими. Его клиент, страховая компания, стремится сфокусироваться на деятельности с высоким доходом, такой как разработка продуктов, актуарные расчеты, брендинг и дистрибуция. Если бы обработка страховых требований осталась в основной организации, это, скорее всего, закончилось бы низкой производительностью и неоправданно высокой стоимостью персонала. Кроме того, в случае спада деловой активности неприятная необходимость сокращать персонал ложится на внешнего поставщика.

В то же время передача процессов и операций на субподряд или аутсорсинг совсем не означает, что затратами больше не нужно управлять. Вместо затрат на штатный персонал появляются затраты на поставщиков, а отношения с поставщиками ставят перед компанией другой набор задач, который будет рассмотрен в следующей главе.

Инструментарий менеджера по управлению затратами: персонал

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ

• Признайте тот факт, что затраты на персонал очень вязкие, постоянно растут и всегда больше, чем хотелось бы.

• Убедитесь, что у вас есть сильная, реалистично настроенная служба по работе с персоналом, которая берет на себя инициативу в управлении затратами на людей.

НАЕМ ПЕРСОНАЛА

• Обосновывайте затраты, связанные с решениями о найме, и оценивайте их точно так же, как вы оцениваете капитальные инвестиции.

• Минимизируйте риск, максимизируйте гибкость.

ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА

• Будьте твердым и реалистичным.

• Не попадайтесь в ловушку обзоров зарплат.

• Не рассчитывайте, что программы переменного вознаграждения помогут снизить затраты.

ТЕХНОЛОГИИ И ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ

• Постоянно ищите пути повышения производительности труда:

• сначала на основе существующих технологий – не автоматизируйте плохие процессы;

• затем на основе новых технологий – вплоть до полной автоматизации или ликвидации некоторых процессов.

• Требуйте, чтобы линейные руководители регулярно практиковали «анализ с чистого листа» во вверенных им подразделениях.

• Пусть директор по информационным технологиям и руководитель ИТ-отдела постоянно ищут новые идеи.

УВОЛЬНЕНИЕ

• Вырубайте сухостой, организация отблагодарит вас за это.

• Делайте это активно и как можно раньше.

• Проводите обязательное ранжирование персонала раз в два года.

• Придерживайтесь строгого процесса оценки и анализа деятельности.

• Остерегайтесь добровольцев в специальных рабочих группах по сокращению затрат.

МИНИМИЗИРУЙТЕ ШТАТ ОСНОВНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

• Переведите поставку комплектующих и малоценные функции на субподряд или аутсорсинг.

• Откажитесь от строительства империи в пользу создания минимального, высокоэффективного ядра.

5. Поставщики

Дальние родственники, поставка ограниченна… Большеглазые бобы с Венеры! О боже, боже.

Песня Big Eyed Beans from Venus, исполнитель The Captain Beefheart

В предыдущей главе мы рассмотрели затраты на рабочую силу, на штатный персонал. Этими затратами трудно управлять из-за присущего им эмоционального аспекта, инертности и склонности людей избегать неприятных решений. Чтобы управлять затратами на персонал, требуется терпение и стойкость.

В этой главе я обращаюсь ко всем остальным видам затрат. Я объединяю их в одну группу и называю затратами на поставщиков. Людям нравится управлять этими затратами и жестко подходить к ним. Что может быть увлекательнее, чем стучать по столу кулаком на встрече с поставщиком, требуя снизить цены и улучшить обслуживание и угрожая перейти к его конкуренту? Это гораздо интереснее, чем увольнять плохих сотрудников?

Вместе с тем это вовсе не значит, что здесь все хорошо. Стучать по столу кулаком – не лучший способ выстраивать взаимовыгодные отношения с поставщиками. Чтобы эффективно управлять затратами на поставщиков, нужен грамотный, структурированный подход.

Кто управляет затратами на поставщиков

Существует три главных игрока в управлении затратами на внешних поставщиков. Первый – это закупщик в сфере оптовой и розничной торговли. Работа закупщика может быть очень приятной. Например, в обязанности закупщика модной одежды входит посещение показов мод, изучение глянцевых журналов, посещение производителей одежды в экзотических уголках мира, прогулки по Кингз-роуд, чтобы уловить тенденции нового сезона. В приемной закупщика фасованных товаров в Tesco или Wal-Mart толпятся ведущие торговые агенты и маркетологи из P&G, умоляя о лучших местах на полках и витринах в конце прохода.

Одна моя знакомая француженка работает закупщиком морепродуктов для Brake Brothers, ведущего европейского оптового поставщика продовольственных товаров для кейтеринговых компаний. Ее работа заключается в посещении рыбопромысловиков и заводов по переработке рыбы в Японии и Новой Шотландии, устричных и креветочных ферм в Аркашоне и Северной Испании, рыболовецких траулеров, занимающихся ловом трески в Исландии. Она – эксперт мирового класса в области экологии, биологии и экономики рыболовства.

Ведущие закупщики занимают очень высокое место в управленческой иерархии. Директор по закупкам (или по закупкам и реализации, или по коммерции), как правило, является вторым лицом после генерального директора и заседает в совете директоров. Большинство генеральных директоров оптовых и розничных компаний поднялись по карьерной лестнице как закупщики.

Второй важный игрок – это директор по работе с поставщиками в производственных компаниях. На этой должности нужно быть крепким. Вам приходится иметь дело с автокомплектующими, сталью, непереработанными продуктами питания, нефтью и пластмассами, заниматься армрестлингом с бывалыми торговыми представителями и трейдерами, управлять глобальными цепочками поставок, отслеживать цены спот. Ваша главная обязанность – обеспечивать непрерывное удовлетворение потребностей производства в сырье, материалах, комплектующих и т. д. в соответствии со сложными производственными графиками, чтобы не допустить остановки производственной линии, и при этом добиваться минимальных цен и поддерживать эффективное управление запасами. Директор по производству грозит снять с вас голову, если что-то пойдет не так. Чтобы преодолеть стресс, по вечерам вы работаете в спортзале с «железом», накачивая бицепсы и пресс.

Директора по работе с поставщиками тоже стоят довольно высоко в управленческой иерархии, хотя и чуть ниже, чем закупщики. Как правило, они подчиняются директору по производству, и именно директор по производству сидит во главе стола.

Наконец, третий игрок – это директор по материально-техническому обеспечению, который также может быть директором по работе с поставщиками в сервисных компаниях. Он контролирует «все прочие» затраты, которые остаются после вычета затрат на рабочую силу и товары в розничном секторе или на рабочую силу и производственные линии в производственном секторе. Прочие затраты на внешних поставщиков включают:

• непроизводственное оборудование, ИТ-оборудование и программное обеспечение;

• непроизводственную недвижимость, включая магазины и офисы;

• офисную технику и канцелярские принадлежности;

• связь;

• командировки;

• кейтеринг, уборку помещений, другие хозяйственные услуги;

• переданные на аутсорсинг функции бэк-офиса (бухучет, обработка данных, работа с персоналом);

• продажи и маркетинг (выставки, реклама в СМИ, связи с общественностью);

• финансовые услуги (страхование, банковские услуги, бухучет, зарплата);

• другие профессиональные услуги (консультационные, юридические).

Десять лет назад во многих компаниях не было директора по материально-техническому обеспечению. Этими статьями затрат управляли на более низком организационном уровне – на уровне офисных администраторов или вспомогательного персонала, а иногда ими вообще не управляли, как в случае командировочных расходов, расходов на связь и профессиональные услуги.

В конце 1980-х гг. я руководил проектом по исследованию систем продовольственного снабжения и организации питания в госучреждениях Великобритании. Крупнейшим в стране покупателем кейтеринговых услуг была Национальная служба здравоохранения, которая ежегодно тратила на них миллиарды долларов. Этот гигантский бюджет контролировался директором центральной закупочной службы министерства. Я договорился встретиться с ним в его офисе в Ганнибал-Хаус, уродливом административном здании, стоящем посреди уродливого розового торгового центра Elephant and Castle в Южном Лондоне. В лифте, в котором я поднимался, стоял отвратительный запах. Приемная была похожа на зал ожидания железнодорожного вокзала. Секретарь, которая вышла ко мне, была одета в мягкие тапочки и мешковатое платье в мелкий цветочек и держала во рту сигарету. Шаркая ногами, она провела меня по серому коридору к кабинету директора. Господин директор был одет в вельветовые брюки и пиджак с заплатками на протертых локтях. Я застал его в приподнятом настроении, потому что он только что открыл для себя совершенно новую концепцию кейтеринга под названием McDonald’s. Как я считаю, можно ли применить эту концепцию во всех лечебных учреждениях Национальной службы здравоохранения?

Ситуация меняется. Сегодня на смену снабженцу старого поколения приходит профессиональный менеджер, имеющий степень MBA и сертификат ISO 9000, готовый взять под контроль эти скользкие и непрестижные области затрат. Сегодня служба материально-технического обеспечения приобретает должный статус и влияние и находится в подчинении непосредственно у финансового или операционного директора.

Кроме того, существуют некоторые области деятельности, где затратами на внешних поставщиков управляют руководители центральных служб. Сюда относится главным образом управление цепочкой поставок (дистрибуция или логистика), маркетинг, недвижимость и ИТ. Даже если в организации есть директор по материально-техническому обеспечению, эти области затрат могут быть неподконтрольны ему и находиться в ведении функциональных руководителей.

Игра на балансе сил

Умение понять и использовать в своих интересах распределение сил между покупателем и поставщиком является ключом для управления затратами на поставщиков.

Вам нужно знать, насколько важен ваш бизнес для поставщика – какую долю дохода или прибылей он зарабатывает благодаря вам. А также насколько важен этот поставщик для вас – какую долю ваших затрат он представляет, насколько он значим для функционирования вашего бизнеса, насколько легко найти ему замену. В результате вы получаете матрицу баланса сил наподобие той, что представлена ниже.

Нижняя правая ячейка – беспроблемная ситуация. Ни поставщик, ни покупатель не имеют принципиального значения друг для друга. Такими поставщиками можно управлять тактически, добиваясь лучших цен и регулярно забрасывая сети в поисках новых поставщиков.

Нижняя левая ячейка – также беспроблемная ситуация. Последнее слово всегда за вами. Однако не стоит злоупотреблять своей властью, заставляя хороших поставщиков работать себе в убыток.

Верхняя правая ячейка – это проблема. У вас нет рычагов воздействия на поставщика. Вам нужно найти подходящие альтернативы и максимально снизить затраты на переключение, чтобы уменьшить зависимость от одного продавца.

Левая верхняя ячейка – это сложные, взаимозависимые отношения: сильный покупатель и сильный поставщик. Примером могут служить:

• отношения Wal-Mart или Tesco с P&G или Diageo либо Dell с Intel;

• отношения между британским правительством и EDS в рамках пятилетнего контракта по компьютеризации Национальной службы здравоохранения;

• ваши отношения с подрядчиком, когда строительство пристройки к вашему дому не завершено, сроки не выдерживаются, бюджет трещит по швам, у вас нет отопления и кухни, а зима катит в глаза (да, такое случается и в личной жизни).

В ситуациях, попадающих в левую верхнюю ячейку, ваша задача – найти взаимовыгодные стратегии. Каждая из сторон будет пытаться играть на балансе сил и использовать все рычаги в стремлении получить наибольший кусок пирога прибыли. Вы должны действовать твердо, но мудро, сосредоточившись на увеличении размера самого пирога. В следующей матрице кратко представлены ключевые характеристики и стратегии для каждого из четырех вышеописанных случаев.

Пусть поставщиков будет меньше, но они должны быть хорошими

Большинство компаний могут выиграть от консолидации своей базы поставщиков. Чем выше объем закупок в расчете на поставщика, тем привлекательнее цены. Это может быть связано с увеличением вашего влияния как покупателя или же с положительным эффектом масштаба для поставщика – более длинные производственные периоды, лучшее распределение постоянных затрат.

При небольшом числе поставщиков у вас остается гораздо больше времени на планирование отношений с каждым из них, на поиск лучших способов совместной работы для максимизации взаимной выгоды и оптимизации всей цепочки поставок.

В начале 1990-х гг. я работал над реструктуризацией сети розничных продовольственных магазинов, которая в то время называлась Gateway, а впоследствии была переименована в Somerfield. Мы провели конкурентный анализ, сосредоточившись на сравнении закупочных и продажных цен в Gateway и других британских сетях. При анализе результатов мы не могли понять, каким образом Kwiksave, намного меньшей по размеру сети, удается получать такие же, а то и более низкие цены у поставщиков, чем гиганту Gateway. Оказалось, все дело в концентрации. В отдельных категориях товаров (например, тушеная фасоль) показатели выглядели примерно так.

Хотя по общему объему продаж Gateway в два раза превосходила Kwiksave, ее обслуживало в 2,5 раза больше поставщиков, поэтому объем закупок в расчете на поставщика у Gateway был заметно меньше, чем у Kwiksave. Кроме того, Kwiksave имела менее широкий набор ассортиментных позиций, поэтому объем закупок на ассортиментную позицию у нее был в 2,5 раза больше, чем у Gateway. Результат: Kwiksave смогла получить 2 %-ное преимущество в покупных ценах по сравнению с Gateway, несмотря на меньший общий размер. Одной из наших первых задач в процессе реструктуризации стало сокращение числа поставщиков Gateway не менее чем на треть и уменьшение количества ассортиментных позиций по каждому поставщику.

Объем услуг в области разработки ПО и ИТ в США и за границей, используемых компанией Microsoft, огромен. На протяжении многих лет выбор поставщиков был децентрализованным и находился в ведении небольших подразделений и групп разработчиков. В результате компания имела сотни поставщиков, зачастую слишком мелких и неэффективных и очень неоднородных по качеству. Когда корпоративный центр взял управление поставками в свои руки, он сократил число рекомендованных поставщиков каждой категории услуг примерно до полдюжины. Результат: более стабильные поставки, более низкие цены и более эффективный обмен передовым опытом между подразделениями Microsoft и между Microsoft и рекомендованными поставщиками.

Вместе с тем процесс консолидации не должен приводить к созданию окончательного, замороженного раз и навсегда списка поставщиков. Этот список должен пересматриваться на ежегодной основе: худшие 5–10 % поставщиков должны исключаться из него, а на их место приглашаться новые, более перспективные партнеры.

Регулярный отбор и консолидация не имеют большого значения лишь для тех ситуаций, которые попадают в нижнюю правую ячейку матрицы, т. е. когда вы не важны для поставщиков и поставщики не важны для вас. Этот случай можно рассматривать как открытый рынок с большим числом потенциальных продавцов. (Хотя вы все равно можете требовать, чтобы перед включением в окончательный список поставщики проходили обязательную процедуру отбора и утверждения.)

Выстраивайте грамотные отношения

Оптимизация отношений с поставщиками – это вовсе не получение каких-то преимуществ и навязывание условий игры. Даже когда преимущество на вашей стороне, не жалейте времени и сил на выстраивание взаимовыгодных отношений с ключевыми поставщиками.

Поймите экономику ваших поставщиков и найдите взаимовыгодные решения

Не зацикливайтесь на цене, по которой вам продают, постарайтесь понять, как работает вся цепочка поставок. Посвятите этому определенное время на регулярных встречах с ключевыми поставщиками, не ограничивайтесь простыми переговорами о цене.

Например, возьмем взаимодействие между розничными продавцами и производителями потребительских товаров. В прошлом каждая из сторон имела свои собственные системы учета товарных запасов и заказа товаров, изолированные и непрозрачные для другой стороны. Это приводило к накоплению больших запасов, ошибкам в доставке, высоким затратам на проверку и транспортировку, большому проценту потерь и возвратов товара. За последнее десятилетие розничные продавцы, например Wal-Mart, начали работать с производителями, такими как P&G, над созданием общей системы обмена данными и координирования цепочки поставок. Результатом стало существенное снижение общих затрат, сокращение запасов, ошибок в доставке и случаев отсутствия товара на складе.

Не злоупотребляйте: дайте поставщикам возможность получить прибыль

Это может быть приятно и круто – один раз. Но не стоит злоупотреблять своими преимуществами и из раза в раз лишать поставщиков прибыли – в долгосрочном плане вы потеряете больше, чем выиграете. Понимание экономики поставщика позволит вам узнать, какова его реальная прибыль. И уже на основе этого занять довольно жесткую позицию: значимый клиент должен иметь возможность получить немного больше, чем предельные затраты.

Британская сеть универмагов Marks & Spencer на протяжении многих лет показывала пример успешного симбиоза очень сильного закупщика и нескольких привилегированных ключевых поставщиков. Одним из ее ведущих поставщиков одежды была американская компания Dewhirst. На протяжении десятилетнего цикла, закончившегося в середине 1990-х гг., рентабельность капитала у обеих компаний составляла 20–25 %. При этом прибыльность Dewhirst прыгала то вверх, то вниз, а прибыльность M&S была такой же стабильной, как у GE под руководством Джека Уэлча. M&S была счастлива позволить своим ключевым поставщикам зарабатывать деньги, потому что те брали на себя основные трудности и перепады экономического цикла.

(Не так давно M&S пережила серьезный кризис, который, впрочем, не был связан с ее давней стратегией тесного партнерства с ключевыми поставщиками, приносившей отличные плоды на протяжении нескольких десятилетий. И сегодня компания, судя по всему, уверенно идет по пути оздоровления.)

Консолидируйте свою покупательную способность – требуйте у поставщиков глобального подхода к управлению отношениями с ключевыми клиентами

В большинстве крупных транснациональных компаний действует децентрализованная система закупок, которые осуществляются на уровне отдельных подразделений, филиалов и региональных отделений. Местные менеджеры противятся централизации, считая, что это существенно замедлит процесс, вынудит их использовать поставщиков, которые им не нравятся, или заставит покупать по ценам гораздо выше тех, которые они могут получить на местном уровне. У местных менеджеров есть сильный аргумент – вы же не хотите еще больше бюрократии?

Однако можно воспользоваться основными выгодами централизации, не прибегая к централизации как таковой. Скажем, вы – директор по закупкам в международной сети отелей, такой как Accor или Marriott. Одной из крупнейших статей закупок в компании являются коммерческие услуги по уборке и санитарно-гигиенической обработке помещений. Решения о закупках принимаются на уровне отдельных стран и отелей. Некоторые отели работают с местными поставщиками, но большинство пользуются услугами крупных глобальных поставщиков, таких как Ecolab. Ваша цель – в полной мере задействовать преимущества своей общей покупательной способности в Ecolab, сохранив местную гибкость и подотчетность.

Для этого вам потребуется два вида данных: общая сумма затрат сети на услуги Ecolab и различия в ценах по странам (такие различия есть всегда). Вооруженные этими цифрами, вы можете пригрозить Ecolab отказом от ее услуг, если она не предоставит вам лучших цен по всему миру. Кроме того, можно потребовать, чтобы за ориентир были взяты страны с самым низким уровнем цен (разумеется, с учетом объективных местных различий в себестоимости обслуживания). Все это делается без изменения устоявшейся практики, когда все решения о закупках принимаются на местах, – это выгодно вам, потому что, если какому-то активному местному покупателю удастся сбить цены на местном уровне, вы получите еще более низкий ценовой ориентир для глобальных переговоров.

Требуйте от поставщиков назначения для работы с вами специального менеджера по ключевым клиентам, который будет вести дела с вашей штаб-квартирой и решать все вопросы с региональными отделениями и подразделениями. Когда такой менеджер существует, ваш бизнес становится для него смыслом жизни, и он пройдет огонь и воду, чтобы обеспечить вам самые выгодные условия – его годовая премия зависит от общего объема продаж вашей компании, и лишь небеса помогут ему, если он лишится ключевого клиента в вашем лице.

Найдите взаимовыгодные компромиссы между ценой и условиями оплаты

Не тесните поставщиков сразу по двум фронтам: по цене и условиям оплаты. Тот, кто имеет более низкую стоимость капитала, должен брать на себя большую часть нагрузки по денежному потоку в обмен на лучшие цены. Это, например, ситуация, когда крупные, высококапитализированные западные продавцы модной одежды делают закупки у мелких, недостаточно капитализированных китайских производителей. У розничных сетей более низкая стоимость капитала и более сильная денежная позиция. Поэтому они могут предложить более быструю оплату в обмен на более низкие цены и при этом остаться в выигрыше.

Рассмотрите стратегии разделения и объединения

Когда вы исследуете цепочку создания стоимости своего поставщика, подумайте, нельзя ли получить больше стоимости через объединение некоторых видов деятельности или через их разделение. Объединение может уменьшить издержки, связанные с взаимозависимостью, тогда как разделение, например, позволит использовать более квалифицированных специалистов.

Избегайте зависимости

Если вы не можете уйти от поставщика, рано или поздно вы начнете переплачивать. Чтобы избежать подобной зависимости:

• всегда имейте про запас как минимум еще одного надежного поставщика. Иногда лучше работать с двумя поставщиками, даже если это будет стоить немного дороже;

• работайте над снижением затрат на смену поставщика, включая время, деньги, риски, технические трудности;

• не заключайте долгосрочных контрактов, если только это не сулит вам существенных экономических выгод;

• поддерживайте активный рынок.

Наглядным примером зависимости клиента от поставщика могут служить системы GDS: глобальные дистрибьюторские системы, при помощи которых турагентства бронируют авиабилеты (за каждый заказ поставщик услуг GDS взимает с авиакомпании комиссионный сбор). На сегодняшний день два ведущих поставщика Sabre и Amadeus обслуживают по 30 % глобального рынка. GDS появились в 1970-е и 1980-е гг. До появления Интернета это был отличный «привязывающий» бизнес. Хотя получить контракт с турагентством было непросто, но тем, кто попал в сети провайдера, выйти было очень сложно и накладно. Каждый провайдер устанавливал в турагентстве собственные терминалы, подключенные к частной сети. Очень редко агентства устанавливали сразу по две системы. Сотрудников обучали работе с криптографическим форматом, а поскольку каждая система имела массу специфических особенностей, для обучения сотрудника работе с новой GDS требовались месяцы. Агентства подписывали четырех-пятилетние контракты, предусматривавшие финансовые санкции за досрочный разрыв.

Вплоть до 1997 г., когда я начал работать с американскими турфирмами, в год не более 2 % турагентств меняли поставщиков услуг GDS. Системы GDS вместе с приватизированными аэропортами были одними из немногих по-настоящему прибыльных элементов индустрии авиаперевозок, где можно было из года в год повышать цены быстрее инфляции.

Появление Интернета ослабило эту зависимость. Теперь турагентства могут переходить от одной GDS к другой при каждом бронировании с помощью обычного настольного компьютера при наличии широкополосного доступа. Трудночитаемые зеленые интерфейсы систем бронирования, на освоение которых требовалось время, были заменены на интуитивные графические интерфейсы, сводящие время обучения к минимуму. Сегодня турагентства подписывают контракты на услуги GDS, если вообще их подписывают, всего лишь на год. Они могут бронировать билеты прямо на сайтах авиакомпаний, а не через GDS и, более того, должны это делать, если хотят заказать билеты у низкозатратных авиаперевозчиков.

Таким образом, былая империя GDS рушится. Хотя системы GDS по-прежнему остаются прибыльными, цены находятся под сильным давлением и зарабатывать большие прибыли становится все труднее.

Другая разновидность зависимости возникает в сфере недвижимости. В период рыночного бума вы втягиваетесь в безумную гонку арендных ставок и пятилетних арендных договоров без права прекращения. Когда пузырь спроса лопается, вы страдаете дважды: во-первых, платите вдвое выше реальной рыночной цены и, во-вторых, в течение нескольких лет не можете избавиться от площадей, которые вам больше не нужны (теперь, когда вы сократили размеры). Когда на рынке царит ажиотаж, лучше заплатить дороже за краткосрочную аренду или постараться выжать как можно больше из имеющихся площадей в течение года или двух.

Государственный сектор, никогда не отличавшийся умением вести переговоры, часто попадает в ловушку неоправданно долгосрочных контрактов на аутсорсинг. Например, с середины 1990-х гг. в рамках программы Private Finance Initiative (частная финансовая инициатива) британское правительство привлекает частные компании к финансированию и управлению больницами, школами, тюрьмами, транспортными системами и т. п. Правительство получает двойную выгоду в виде весомой экономии на затратах благодаря аутсорсингу (разумный аргумент) и забалансового финансирования капитальных затрат госсектора (немного обмана, чтобы навести легкий глянец на государственные финансы в глазах избирателей).

Несколько лет назад известный телевизионный шеф-повар Джейми Оливер обнародовал информацию о скандально низком качестве пищи, которой кормят детей в британских школах. Средняя сумма, выделяемая на питание одного ребенка, равнялась примерно одному доллару. Блюда содержали большое количество пережаренного жира, сахара и соли и 10 % восстановленного сушеного мяса. Политики отталкивали друг друга локтями, стараясь первыми вскочить в омнибус реформы школьного питания, и правительство обещало немедленную революцию. Но потом оказалось, что сотни школ были завязаны на 25-летних PFI-контрактах с кейтеринговыми компаниями, предусматривавших суровые финансовые санкции за изменение условий. Частные подрядчики включили восстановленные мясные изделия в условия к своим контрактам, а также прибыль от тысяч торговых автоматов, продающих газированную, жирную, соленую гадость. Контракт на 25 лет может быть вполне оправдан, когда речь идет о строительстве и техническое обслуживание туннеля под Ла-Маншем, но это чистое безумие для простых, не требующих крупных капиталовложений кейтеринговых услуг.

Помимо контрактной или операционной зависимости существует зависимость, основанная на привычке или инерции.

Банки умело пользуются инертностью клиентов. Однажды открыв счет, большинство людей не меняют его и даже не проверяют, по-прежнему ли они получают хорошие ставки. Поэтому банки привлекают новых клиентов высокими, убыточными для себя ставками, а через шесть месяцев спокойно их снижают. Мало того, многие люди просто забывают про свои старые сберегательные и чековые счета. Однажды я работал с небольшим ссудо-сберегательным учреждением в Нью-Йорке, где 20 % счетов были «спящими» и зарабатывали нулевой процент.

ВСЕГДА ЛИ НУЖНО ИМЕТЬ НЕ МЕНЕЕ ДВУХ ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ ПОСТАВЩИКОВ

Да, в 95 % или даже 99 % случаев. Хотя иногда бывают нестандартные ситуации, когда лучше применить альтернативные стратегии.

Некоторое время назад я работал с компанией, которая была основным европейским покупателем малораспространенного капитального оборудования. Рынок у такого оборудования небольшой, на нем работали всего два конкурирующих производителя, и ни один из них не зарабатывал на своем бизнесе хоть сколь-нибудь существенных денег. В результате ни тот ни другой не инвестировали в разработку новых продуктов в течение многих лет, и оба балансировали на грани банкротства.

Мой клиент хотел уменьшить затраты на оборудование, но чтобы при этом поставщики вкладывали деньги в разработку оборудования нового поколения.

В данном случае правильной стратегией была консолидация всех заказов у одного поставщика, даже если это означало неизбежный крах его конкурента и, как следствие, исчезновение конкурентного рынка в будущем. Благодаря дополнительным объемам оставшийся поставщик мог снизить себестоимость и цену продукции и со временем выйти на такой уровень прибыли, который позволил бы ему вкладывать средства в новые разработки.

Мы понимали долгосрочный риск превращения в заложников единственного поставщика. Но в нашем распоряжении оставался один действенный рычаг: отказаться на год от покупки нового оборудования и продержаться какое-то время благодаря модернизации и восстановлению старого оборудования. Наше решение отложить покупку на один год лишало поставщика львиной доли прибыли за этот год – угроза не менее эффективная, чем наличие сильного конкурента.

Вот почему так важно поддерживать активный рынок поставщиков, избегать инерции и нарастания неэффективности.

• Обеспечьте регулярное проведение тендеров по крупным контрактам на поставку.

• Пересматривайте список выбранных поставщиков не реже раза в год.

• Подумайте над созданием электронной торговой площадки B2B (бизнес для бизнеса) для более мелких закупок у множества продавцов, для регулярной закупки товаров или для проведения распродаж.

Управляйте стоимостью владения

Концепция управления стоимостью владения – полезный инструмент для анализа решений о капзатратах. Стоимость владения позволяет фокусироваться не только на очевидных первоначальных затратах. Вы учитываете будущие затраты на эксплуатацию, такие как расходы на техобслуживание и ремонт. Плюс включаете неявные затраты, такие как время ваших сотрудников.

Рассмотрим такой скромный пример, как покупка домашнего принтера. Принтеры в наши дни продают почти задаром. Ключевыми компонентами стоимости владения являются затраты на новые картриджи, которые стоят довольно дорого, плюс затраты на ремонт в случае поломки. Поэтому мое уравнение стоимости владения выглядит следующим образом:

Стоимость владения = Цена принтера + Стоимость картриджей за весь срок службы + Риск поломки.

Стоимость картриджей – самая крупная статья затрат, которая зависит от наличия дешевых аналогов, которые могут иметься, например, для принтеров HP, но не для Dell.

Или возьмем более весомый и радикальный пример: программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами. CRM-системы позволяют автоматизировать и оптимизировать взаимодействие с клиентами в сферах продаж, маркетинга и обслуживания, в том числе ведение базы данных по профилям и историям клиентов.

Традиционно CRM-системы продавались по классической для корпоративного ПО схеме: они были очень дорогими, вы обрекали себя на многолетние высокие затраты на эксплуатацию, несли существенные непрямые затраты на внедрение и настройку и вообще шли на большой риск. Главным игроком в индустрии CRM в конце 1990-х гг. была компания Siebel, созданная Томом Сибелом, который ранее возглавлял продажи в Oracle и хорошо знал процесс продажи ПО предприятиям.

Стоимость стандартного программного пакета (стоимость лицензии) для крупных предприятий составляла $10 млн – это был главный показатель, который торговые агенты Siebel старались выдвинуть на передний план как размер капзатрат. Однако реальная стоимость владения была в три-четыре раза выше:

• плата за обслуживание и сопровождение 15 %, или довесок на $1,5 млн в год;

• затраты на внедрение (профессиональные услуги) $5–10 млн, которые поступали Siebel или кому-то вроде Accenture;

• время, потраченное на внедрение ПО собственным персоналом компании, реальная стоимость которого ничуть не меньше того, что вы платите за услуги Siebel, т. е. еще $5–10 млн.

И сюда еще не включена стоимость риска! Вы не имели возможности провести недорогое пробное тестирование за $100 000, нужно было сразу сделать крупную ставку и купить пакет. В результате вы оказывались пленником приобретенного ПО – последующие попытки отказаться от него или внести изменения обходились очень дорого.

Экономическая модель Siebel по продаже этого монстра была построена на очень высоких затратах: торговые агенты по продаже крупным предприятиям, получающие миллионы долларов комиссионных; большие команды личных продаж, выезжающие на каждую встречу с потенциальным клиентом; расточительные маркетинговые программы. На пике роста Siebel была одним из ведущих рекрутеров в Гарвардской школе бизнеса, опережавшим McKinsey и Goldman Sachs: компании требовалась целая армия магистров делового администрирования, чтобы штамповать блестящие презентации в PowerPoint.

Затем появилась Salesforce.com. Это одна из наиболее успешных, возможно, самая успешная молодая компания на рынке корпоративного ПО за последнее десятилетие. Она изменила всю экономику CRM.

У Salesforce.com вы можете купить лицензию на одного продавца. В 2008 г. базовая стоимость составляла примерно $65 на человека («на место») в месяц, а лицензия на небольшую команду до пяти человек стоила $1200 в год. Можно заказать пробную версию программы (бесплатно в течение 30 дней), посмотреть, как она работает, и постепенно перевести на нее всю организацию, без многомиллионных капиталовложений и авральных процессов. CRM-система Salesforce.com представляет собой веб-приложение, размещенное на сервере компании и предоставляемое по подписке, поэтому вам не нужно проходить масштабную процедуру внедрения и внутрикорпоративной интеграции новых информационных технологий. Она дает вам гибкость: можно беспрепятственно увеличивать или уменьшать количество «мест» по мере необходимости.

Salesforce.com знала, что большинство клиентов прежних CRM-систем ненавидят их, поэтому она постаралась устранить все элементы старого подхода под замечательным лозунгом: «Никакого программного обеспечения!» (Неправда, зато привлекает внимание.) Компания радикально снизила стоимость владения для этой категории ПО. Никакой гигантской лицензионной платы, никаких текущих затрат на сопровождение, никаких масштабных процессов внедрения, фактически нулевой риск благодаря пробным версиям и будущей гибкости.

В середине 2007 г. Salesforce.com создала глобальный альянс c интернет-гигантом Google. Разрушитель ИТ на персональном уровне объединился с разрушителем ИТ на корпоративном уровне.

Возьмите под контроль затраты на обслуживание

Яркий луч управленческого прожектора традиционно освещает купленные товары (у розничных продавцов) и производственные запасы (в производственных компаниях). Между тем одна область затрат обычно остается темной и скрытой от глаз руководства и при этом растет как грибы после дождя. Это так называемые затраты на обслуживание (или общехозяйственные и административные расходы): трудоемкие продажи, обслуживание и административные функции, профессиональные услуги, ИТ, аутсорсинг, недвижимость. Установление жесткого контроля над общехозяйственными и административными расходами может обеспечить организации весомую экономию.

Централизованное материально-техническое обеспечение

Основная задача службы централизованного материально-технического обеспечения – внедрение и применение хорошей практики закупок: понимание экономики поставщика, выбор лучших поставщиков, построение грамотных отношений, устранение зависимости.

Центральная служба не должна быть тяжеловесной: обычно бывает достаточно одного-двух человек. Конкретные решения о закупках по-прежнему должны приниматься на уровне линейных руководителей. Не нужно превращать эту службу в еще один бюрократический и бумажный уровень, не создающий реальной стоимости, сделайте его предельно сжатым.

Мне нравится, когда эта служба подчиняется финансовому директору. Это хорошее сочетание и ставит материально-техническое обеспечение под хороший контроль. Как второй вариант, можно объединить ее с закупкой товаров или снабжением. Подчинение генеральному директору – это, на мой взгляд, слишком высоко.

Давайте рассмотрим, какие основные задачи должны решаться в рамках управления общехозяйственными и административными расходами.

Профессиональные услуги

К профессиональным услугам относятся бухгалтерские, юридические, консультационные, рекламные и маркетинговые услуги, услуги фирм по связям с общественностью и инвестиционных банков, а также услуги, связанные с недвижимостью. В этой сфере покупательская инерция особенно высока: поставщики профессиональных услуг стремятся создавать тесные личные отношения с клиентами, и клиенты неохотно меняют поставщика после того, как нашли более-менее подходящий вариант. Кроме того, существует так называемый «синдром IBM» для услуг премиум-класса в проектах на уровне совета директоров – ни один генеральный или финансовый директор еще не был уволен за то, что нанял McKinsey или Goldman Sachs.

Нельзя отрицать ценность долгосрочных отношений между компанией и поставщиком профессиональных услуг. Например, первые два месяца первого проекта с новым клиентом у стратегических консультантов уходят на то, чтобы войти в курс дела. Только после этого они начинают давать отдачу, в идеале растущую с каждым последующим проектом. Вы же не хотите платить за эту кривую обучения много раз?

Все верно. Но даже только намерение отслеживать и контролировать затраты и готовность обсуждать их с поставщиками могут сократить их на 10–20 %. На самом деле поставщики профессиональных услуг не любят обсуждать свои расценки и другие денежные вопросы с клиентами. Они хотят, чтобы клиенты искренне их любили и считали, что они делают все возможное для того, чтобы им помочь. Просто положите бумаги с цифрами на стол и сядьте с удрученным видом – обычно этого бывает достаточно для того, чтобы получить хорошую скидку. (Хотя я не уверен, работает ли этот прием с инвестиционными банками. Лично мне никогда не удавалось выиграть в покер у инвестиционного банкира.) Убедитесь, что способ оплаты услуг сервисной фирмы стимулирует экономию средств. Не стоит платить рекламным агентствам процент от рекламного бюджета или архитекторам процент от проектной сметы – примерно оцените объем и сложность работы и договоритесь о фиксированном вознаграждении. Если вы проводите сделку по слиянию или поглощению, не нужно платить инвестиционному банку процент от стоимости сделки – предложите базовое вознаграждение плюс премию в зависимости от того, насколько дешево вам удастся ее осуществить.

Аутсорсинг

Многие компании снимают с себя бремя управления затратами на персонал в сферах ИТ, бухучета и кадрового учета, перекладывая его на плечи сервисных фирм, таких как Accenture, IBM, EDS и PwC.

Отношения при аутсорсинге похожи на отношения с поставщиками, однако имеют другую степень глубины и зависимости. Вы гораздо сильнее зависите от внешнего подрядчика – либо потому что завязаны на более долгосрочном контракте, либо потому что смена подрядчиков сопряжена с серьезными практическими трудностями, либо по обеим причинам сразу. Другими словами, вам приходится выстраивать отношения фактически с квазимонополистами.

Хорошая аналогия – отношения между регулирующим органом и жестко регулируемой отраслью частного сектора, такой как водоснабжение, аэропорты, железные дороги. Вам нужно мыслить и управлять точно так же, как это делает регулирующий орган.

Инструментарий регулирующего органа, представленный ниже в таблице, может служить отправной точкой для структуризации и управления контрактами на аутсорсинг.

Еще один важный момент аутсорсинга связан с тем, осуществляется ли оптимизация отношений в рамках одной или нескольких компаний. Теоретически отдельно взятый клиент способен оптимизировать свои отношения с внешним подрядчиком, если сумеет преодолеть инерцию и устоявшийся порядок вещей. Однако гораздо лучшие результаты приносит оптимизация отношений в рамках нескольких клиентов, поскольку это позволяет распределить постоянные затраты, получить положительный эффект масштаба и совмещения и общие кривые обучения.

Командировочные расходы

Не стоит считать командировочные расходы банальной мелочью. Для много разъезжающего торгового представителя, руководителя, консультанта или инженера они могут достигать 15–30 % от совокупных затрат на сотрудника. IBM, PwC и Accenture тратят на оплату командировок своих сотрудников более миллиарда долларов в год, которые распределяются примерно так: $500 млн – услуги авиаперевозчиков, $300 млн – отели, $100 млн – прокат автомобилей и еще $100 млн – прочие расходы.

В начале 1990-х гг. командировочными расходами практически никто не управлял. Местные офисы или отдельные менеджеры самостоятельно выбирали транспортные агентства, часто по принципу «знакомый моего знакомого». Агентам платили комиссионные в виде процента от стоимости сделки. Редко где существовала корпоративная политика в области командировок, и еще реже она применялась на практике.

Но в середине 1990-х гг. в сфере деловых поездок произошли серьезные изменения. Авиакомпании отказались платить комиссионные агентам, вместо этого разрешив им делать наценку. В результате затраты и доходы агентов стали гораздо более прозрачными для клиентов. Стимул продавать более дорогие билеты и получать более высокие комиссионные исчез.

В компаниях появилась новая должность – менеджер по организации командировок. Число поставщиков услуг сократилось с нескольких десятков до двух или трех; чаще всего это были такие агентства, как Amex/Rosenbluth, Carlson и WTP/BTI. Контракты с агентствами стали пересматриваться каждые три-пять лет. Более того, менеджеры по организации командировок получили возможность обходиться вообще без услуг агентств и обращаться напрямую к авиакомпаниям, гостиницам, системам GDS и организаторам конференций.

Вторая волна перемен связана с появлением Интернета. Теперь перевозчики поощряют заказ билетов непосредственно на своих веб-сайтах, часто предлагая скидки только при онлайновом бронировании. Некоторые низкозатратные авиакомпании, такие как Ryanair или easyJet в Европе, продают билеты только напрямую и главным образом через Интернет. Онлайновые агентства Expedia, Opodo и др. позволяют конечному покупателю самостоятельно делать большую часть работы, которую обычно делает агент, – поиск, бронирование, оплата – с большей гибкостью и гораздо дешевле.

Если первая волна изменений коснулась преимущественно крупных компаний, то вторая волна изменила ситуацию на рынке для малых и средних фирм. Небольшие компании ухватились за возможность сэкономить массу денег на самостоятельном бронировании онлайн.

Революция в области управления командировочными расходами отлично сочетается с ключевыми принципами управления поставщиками, предложенными в этой главе: меньше лучших поставщиков, выстраивание грамотных отношений, понимание экономики поставщиков, профессиональное управление закупками, переход на фиксированное вознаграждение. Кроме того, она позволяет задействовать Интернет как эффективное средство снижения затрат – тема, к которой мы вернемся в главе 7.

Эти непонятные затраты на маркетинг

Анализировать и оценивать затраты на маркетинг – настоящая головная боль. Вы тратите слишком много или слишком мало? Если сократить все затраты на 20 %, не пострадает ли бизнес? Или, наоборот, стоит ли вкладывать больше конкурентов, чтобы выйти на более высокий уровень?

Лично я склонен защищать затраты на маркетинг. Меня тревожит возможность повторения ошибок середины 1970-х гг., когда после резкого скачка цен на нефть многие компании существенно урезали рекламные бюджеты и уничтожили свои бренды.

Вы должны убедиться в том, что ваши затраты на маркетинг как процент от доходов примерно соответствуют уровню затрат у конкурентов. (Можно вкладывать больше, если вы состязаетесь с более крупным игроком или отстаиваете нишу премиум-класса.) Но главный акцент следует сделать на повышении эффективности. Действительно ли вы тратите деньги на правильные каналы и используете правильные средства массовой информации, чтобы охватить правильные сегменты потребителей? Насколько эффективно вы покупаете?

Сравним две компании – IBM Global Services и Accenture. Обе компании продают услуги по сопровождению бизнеса и консалтинговые услуги корпоративным покупателям. Обе обслуживают высокоуровневые ниши на рынке B2B. Рекламные плакаты Accenture, размещенные вдоль движущихся дорожек в крупных аэропортах, нацелены на часто летающих руководителей высшего звена. Телевизионные ролики IBM в прайм-тайм вряд ли так же эффективны – целевой сегмент потребителей, менеджеров высшего звена, в это время составляет лишь очень небольшую долю зрительской аудитории. Видя, как рекламные доллары бездумно выбрасываются на ветер, я начинаю думать о том, что IBM – это жирный кот, который может позволить себе тратить миллионы долларов на бесполезный маркетинг.

Другой пример: некоторое время назад я работал с технологической компанией из США. Как и все ее конкуренты, компания ежегодно тратила миллионы долларов на организацию выставочных стендов на различных технологических конференциях, но никогда не видела отдачи от этих затрат. В то же время компания никак не могла попасть в матрицы поставщиков, составляемые ведущими аналитическими агентствами, такими как Gartner и Forrester. А это имело критическое значение – если вас нет в матрице, крупные корпоративные покупатели ни за что не пригласят вас участвовать в конкурсах. Когда компания переместила свое внимание и деньги с конференций на работу с этими техническими аналитиками, она увидела результаты.

Производители потребительских товаров тоже стараются максимально увеличить отдачу от маркетинговых долларов. Они переносят свои рекламные вложения с основных телеканалов и массовых изданий на узконишевые каналы (специализированные телеканалы, радиостанции, журналы) и в сферу прямого маркетинга, позволяющего оценивать реакцию потребителей (Интернет, купоны, телемаркетинг).

Таким образом, я рекомендую вам не урезать затраты на маркетинг, а делать их более продуктивными.

Теперь об ИТ

В 2004 г. в своей статье в Harvard Business Review Ник Карр сделал смелое заявление, что «ИТ больше не имеет значения». Карр утверждал, что ИТ больше не является проприетарной технологией, которая может способствовать стратегической дифференциации компаний и повышать их стоимость. Теперь это лишь еще один элемент открытой инфраструктуры, такой как энергоснабжение или закупка канцелярских принадлежностей, которым необходимо управлять главным образом в целях минимизации затрат.

Эта статья вызвала бурю негодования в ИТ-кругах. Боссы технологических компаний ринулись защищать стратегическую природу ИТ, занудливо вспоминая о славных днях 2000 г. и буме доткомов, когда в течение нескольких лет ИТ составляли более 50 % всех капитальных затрат в Северной Америке.

Несколько лет назад я работал над оздоровлением одной крупной компании. Мы достигли согласия по всем аспектам снижения затрат, кроме ИТ. Даже в лучшие годы операционная прибыль компании не превышала $100 млн, а новый генеральный директор хотел потратить $400 млн на модернизацию ИТ в течение трех лет, главным образом на системы расчетных терминалов и бухучета. Существующие системы действительно были медленными и устаревшими, однако генеральный директор так и не сумел объяснить, каким образом инвестиции в ИТ будут способствовать росту объемов продаж или валовой прибыли или снижению операционных затрат. Это было проявлением слепой веры во всемогущество современных технологий – устаревший подход.

Интересным примером противоположного подхода может служить интернет-гигант Google. Поисковая система компании построена на уникальных передовых проприетарных технологиях. Однако в отношении вспомогательных систем, центров обработки данных и сетевых операций Google придерживается подхода «пока не изотрется до дыр» и «без излишеств». Наверное, Ник Карр хотел сказать, что даже для Google ИТ не имеет значения.

В новом, ориентированном на минимизацию затрат окружении действуют новые приоритеты: сокращение затрат на ИТ на фоне повышения производительности, минимальные дополнительные капзатраты, более дешевое стандартное оборудование и менее сложное и индивидуализированное программное обеспечение. Не нужно быть новатором, посмотрите, что делают другие компании, и переймите то, что кажется дешевым и эффективным. Ваш годовой бюджет на ИТ должен снижаться, а не расти.

Благодаря такому походу экономия может быть огромной. Как-то я консультировал торгово-маркетинговую фирму среднего размера из США, которая решила установить CRM-систему от Siebel (это требовало вложения $6 млн в покупку лицензии и почти такой же суммы во внедрение ПО). Нам удалось найти приемлемое CRM-решение, скомпоновав электронные таблицы Excel и онлайновый сервис Salesforce.com, стоимостью примерно $100 000 в год. И мы сумели внедрить, настроить и запустить систему в работу всего за шесть недель, а не за шесть месяцев. Вот это настоящая экономия затрат.

Другой эффективный подход к ИТ – разбить затраты на ИТ на значимые статьи и проанализировать их по отдельности. Такими статьями могут быть операции (хостинг, сети), обслуживание/сопровождение, архитектура и системы, мелкие запросы на изменение и конкретные проекты по разработке ПО, ориентированные на потребности рынка/клиентов. Для каждой статьи затрат характерна своя динамика и критерии принятия решений. Часто руководители считают, что они «инвестируют» $100 млн в год в ИТ, тогда как на деле 90 % этих денег идет на сопровождение, операции и обслуживание системной инфраструктуры, а не на создание функциональности следующего поколения и разработку клиентских приложений.

Снижение накладных расходов, не связанных с рабочей силой

Несколько лет назад я руководил проектом по снижению затрат для панъевропейской компании, предоставляющей коммерческие услуги авиакомпаниям и аэропортам. Компания имела обширную транспортно-складскую инфраструктуру в более чем 20 основных аэропортах Европы. Мы разработали замечательную простую матрицу для анализа накладных расходов, не связанных с рабочей силой.

Рассмотрим, как работает эта матрица, на примере затрат на техобслуживание недвижимости. Здесь мы могли применить практически все вышеперечисленные способы снижения затрат:

• цены поставщиков: контакты на техобслуживание не проходили надлежащую процедуру конкурсного отбора в течение нескольких лет, и мы могли получить более выгодные расценки благодаря консолидации закупок у одного поставщика, по крайней мере в рамках одной страны;

• количество: работы по техобслуживанию зданий проводились слишком часто и с соблюдением слишком высоких стандартов, снижение которых не повлекло бы за собой негативных последствий с точки зрения техники безопасности и охраны труда;

• инсорсинг/аутсорсинг: в некоторых филиалах техобслуживанием зданий по-прежнему занимался штатный персонал, с низким коэффициентом использования – эти работы следовало перевести на аутсорсинг;

• использование недвижимости: было неактуально;

• управление: это было очень актуально – ответственность за затраты на техобслуживание плавала где-то между начальниками складов, отделом закупок и отделом по управлению недвижимостью центрального офиса, а на практике никто по-настоящему не отвечал за эту область и не был заинтересован в ее оптимизации.

Мы прошлись по всем филиалам с нашим контрольным листом в руках, и за три месяца обеспечили запланированное 15 %-ное снижение затрат.

Что интересно, в нескольких случаях нам удалось полностью устранить затраты. Крупную статью затрат составляло обеспечение спецодеждой и чистка спецодежды для производственного и транспортного персонала (более 5000 человек по всей Европе). Швейцарское отделение педантично перевело весь комплекс операций на аутсорсинг, с детально проработанными соглашениями об уровне сервиса, компьютеризированными графиками стирки и повторных заказов и другими хорошими вещами в швейцарском стиле. Испанское отделение много лет тому назад договорилось со своими сотрудниками, что они будут стирать свою спецодежду дома в обмен на более качественный обед в столовой. Мы нашли еще более дешевое решение: вообще отказаться от спецодежды из ткани и перейти на одноразовую одежду из бумаги.

Страхование рабочих площадок было еще одной большой затратной статьей; всего одна или две страховые компании предлагали такой комплекс страхового покрытия, который нам требовался, поэтому страхование было очень дорогим и предполагало чрезвычайно высокую франшизу. После внимательного изучения истории страховых требований и реального уровня риска мы решили отказаться от услуг внешних поставщиков и перейти на самострахование.

Указанный подход можно назвать моделью «вход-производство-выход». На входе почти невозможно было использовать такую тактику, как сокращение операций или отказ от них. На производстве можно использовать другие бизнес-модели, более экономичные процессы и т. д. На выходе можно установить другие, более оптимальные стандарты, например время ответа 24, а не 4 часа.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ: RYANAIR

Штаб-квартира авиакомпании Ryanair расположена в Дублине, но ее крупнейшая операционная база находится в аэропорту Станстед под Лондоном. Ryanair – одна из двух ведущих низкозатратных авиакомпаний в Европе; другая – easyJet. Между компаниями идет острая конкурентная борьба: первое маркетинговое заявление Ryanair на ее веб-сайте гласит: «На 50 % дешевле, чем в easyJet».

Обе компании взяли за основу концепцию американской авиакомпании Southwest Airlines, которая была пионером в сфере низкозатратных авиаперевозок в 1970-е гг.:

• один тип самолетов, быстрый оборот, простые прямые маршруты;

• один класс, билеты без указания мест;

• отсутствие дополнительных услуг (например, бесплатного питания на борту);

• дешевое распространение (например, отказ от посредничества турагентов);

• более дешевая процедура продажи билетов и регистрации.

Однако Ryanair удалось достичь новых высот, вернее, глубин в деле снижения затрат. По сравнению с ней Southwest выглядит как Singapore Airlines.

Подход Ryanair к затратам таков: почему мы должны за это платить? Или еще лучше: почему мы не можем превратить эти расходы в доходы?

Возьмем аэропорты. Авиакомпании, использующие Хитроу, вынуждены платить очень высокие аэропортовые сборы (плата за посадку самолета, плата за обслуживание пассажиров и обеспечение безопасности и т. д.). То же самое верно для всех основных, расположенных близко к крупным городам аэропортов в Германии, Франции, Швеции и других странах. Из-за высокого спроса и ограниченного предложения цены держатся на очень высоком уровне.

В то же время десятки второстепенных аэропортов по всей Европе были едва загружены. Как выяснила Ryanair, в этих аэропортах не только не брали больших денег за посадку, но и во многих случаях местные власти были готовы субсидировать полеты с целью создания новых рабочих мест и развития туризма.

Исходя из этого, авиакомпания творчески подошла к выбору аэропортов. Аэропорт в г. Вастерас находится в 100 км от делового центра Стокгольма. Но пассажиры, судя по всему, не имеют ничего против полетов туда, учитывая, что обратный билет из Лондона стоит меньше £40. В настоящее время Ryanair занимает первое место по объему авиаперевозок между Великобританией и Швецией.

В некоторых второстепенных аэропортах, где компания нередко является первым авиаперевозчиком такого размера, Ryanair открыла новые маршруты в популярные места туризма и отдыха, например из Великобритании на юг и запад Италии или в Сарагосу и Сантьяго в Испании.

Или взять продажу билетов. В настоящее время 99 % всех билетов авиакомпании продается через ее сайт Ryanair.сom. За очень небольшие деньги Ryanair разработала собственную систему бронирования через Интернет, полностью отказавшись от продаж через турагентов. Если вы звоните в компанию по телефону по любому вопросу – бронирование, изменение, отмена – за телефонный звонок с вас берут по повышенному тарифу. Изменение рейса стоит £18,50 с человека в одном направлении плюс разница в стоимости билета. Изменение имени пассажира стоит £70 – невиданно высокая плата! Регистрация в аэропорту стоит £3; регистрация онлайн – бесплатно. Делайте все сами, пожалуйста!

Сборы за обработку платежей отражают и покрывают затраты Ryanair – оплата с помощью дебетовой карты обходится дешевле, чем с помощью кредитной. Привычных бумажных билетов нет, только распечатка с подтверждением бронирования через Интернет.

Таким образом, расходы на распространение билетов у Ryanair, вероятно, приближаются к нулю. (В конце 1990-х гг. ее конкурент British Airways провел широкомасштабную кампанию по снижению затрат на дистрибуцию, которые на тот момент превышали 20 % доходов и являлись самой большой статьей затрат.)

Или взять обслуживание пассажиров. Ryanair делает очевидные вещи, вернее, не делает их, например не предлагает бесплатную еду и напитки на борту самолета. Но, как и во всем остальном, в этом авиакомпания идет на шаг дальше. Недавно она попала в газеты в связи с тем, что взяла с пассажира деньги за пользование инвалидной коляской на своей лондонской базе в аэропорту Станстед. Генеральный директор без тени смущения публично отстаивал позицию компании. По его словам, большинство аэропортов предоставляют инвалидные коляски бесплатно, тогда как BAA, оператор аэропорта Станстед, берет с Ryanair £18 за прокат коляски, что почти в два раза больше суммы в £10, которую пассажир платит за перелет на юг Франции.

Ходят слухи, будто Ryanair собирается убрать подголовники и подлокотники с кресел в своих самолетах, потому что те слишком часто ломаются. С пассажиров уже берут плату за каждую единицу ручной клади, £6 за одно место и £12 за каждое дополнительное место (но не более двух) сдаваемого багажа, и, вполне вероятно, что в скором времени пассажиров будут поощрять путешествовать вообще без багажа, чтобы ускорить оборот самолетов.

Подход «дешевле дешевого» распространяется не только на пассажиров. Например, сотрудникам запрещено заряжать мобильные телефоны на рабочем месте, потому что каждая зарядка обходится компании в 1 пенс в счетах за электричество.

Истории о подобном крохоборстве и возмутительных поступках в стиле Скруджа дают пищу для прессы и служат источником бесплатного массового пиара и рекламы для Ryanair – еще один достойный восхищения аспект низкозатратной модели.

Согласно философии Ryanair, на настоящий момент доказавшей свою полную состоятельность, пассажиры с удовольствием платят минимальную цену за базовую услугу авиакомпании, т. е. за авиаперевозку. Единственное, что действительно волнует их, – это безопасность и пунктуальность. По безопасности полетов Ryanair имеет (постучите по дереву) такие же, если не лучшие показатели, чем любая другая авиакомпания в мире. И она возглавляет список самых пунктуальных авиакомпаний Европы: в 2007 г. 85 % полетов были выполнены точно по расписанию (по сравнению с 70 % у BA, согласно данным Ассоциации европейских авиаперевозчиков).

Наконец, давайте посмотрим на ситуацию с прибылью. За финансовый год, закончившийся в марте 2007 г., операционная прибыль Ryanair составила 21 % при среднем доходе на пассажира/рейс €44. Для сравнения: BA заработала всего 7 % в очень благоприятный год и для BA, и для сферы деловых поездок в целом, при среднем доходе на пассажира/рейс свыше €300 и общем объеме доходов в шесть раз выше, чем у Ryanair. Низкозатратная авиакомпания зарабатывает неслыханные для индустрии авиаперевозок прибыли, которым может позавидовать сама Southwest (обычно они составляют все 30 %).

Инструментарий менеджера по управлению затратами: поставщики

ИЗУЧИТЕ И ИСПОЛЬЗУЙТЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СИЛ В СВОИХ ИНТЕРЕСАХ, ОСОБЕННО ТАМ, ГДЕ ЕСТЬ:

• высокая взаимозависимость;

• высокая зависимость покупателя.

МЕНЬШЕ ПОСТАВЩИКОВ, НО ХОРОШИХ

• Убедитесь в том, что вы выбираете лучших.

ВЫСТРАИВАЙТЕ ГРАМОТНЫЕ ОТНОШЕНИЯ

• Поймите экономику поставщиков.

• Найдите взаимовыгодные решения.

• Оставляйте поставщику возможность получить прибыль.

• Консолидируйте свою покупательную способность.

• Найдите взаимовыгодные компромиссы между ценой и условиями оплаты.

ИЗБЕГАЙТЕ ЗАВИСИМОСТИ

• Всегда имейте в запасе еще одного надежного поставщика.

• Снизьте затраты на переключение.

• Избегайте долгосрочных контрактов.

• Поддерживайте активный рынок.

УПРАВЛЯЙТЕ СТОИМОСТЬЮ ВЛАДЕНИЯ

• Принимайте в расчет не только явные первоначальные затраты или капзатраты, но также будущие, в том числе скрытые издержки.

• Учитывайте преимущества пробного тестирования и будущей гибкости.

ВОЗЬМИТЕ ПОД КОНТРОЛЬ ЗАТРАТЫ НА ОБСЛУЖИВАНИЕ

• Централизованное материально-техническое обеспечение.

• Профессиональные услуги.

• Аутсорсинг.

• Командировочные расходы.

• Маркетинг.

• ИТ.

СОКРАТИТЕ НАКЛАДНЫЕ РАСХОДЫ, НЕ СВЯЗАННЫЕ С РАБОЧЕЙ СИЛОЙ

• Цены поставщиков.

• Количество и частота.

• Инсорсинг или аутсорсинг.

• Использование недвижимости.

• Управленческая подотчетность и отчетность.

6. Сокращение затрат на практике

В 2006 г. я участвовал в осуществлении классической программы сокращения затрат в европейском отделении американской компании, предоставляющей услуги по сопровождению бизнеса. Отделение имело филиалы в большинстве стран Европы, включая Турцию, мощные региональные и страновые структуры управления и европейский головной офис. Объем продаж европейского отделения составлял около $2 млрд (я привожу примерные цифры, чтобы дать общее представление о масштабе), численность персонала – 10 000 человек. Чтобы покрыть процентные платежи и начать погашать основной долг, требовалось увеличить операционную прибыль на 4–5 % от объема продаж. Достижение этой цели через рост доходов не представлялось возможным, а следовательно, нужно было сокращать затраты.

Руководство организовало специальную команду с участием внешних консультантов, и меня пригласили возглавить этот проект. Как уже было сказано, комплексная программа по снижению затрат была реализована классическим образом – не только с точки зрения абсолютных и конечных результатов, но и с точки зрения ее развертывания в пределах шести месяцев.

Первый месяц

В течение первого месяца мы работали главным образом в центральном европейском офисе над тремя ключевыми задачами.

Прежде всего нам нужно было оценить размер выигрыша. Перед нами была поставлена четкая финансовая цель в 4 % от объема продаж, однако эту цель следовало преобразовать в конкретные целевые показатели, в значимые статьи затрат, и провести предварительную проверку, чтобы убедиться, что эти показатели по меньшей мере достижимы.

Мы разбили все затраты на пять групп:

• прямые затраты на рабочую силу;

• прямые затраты на материалы;

• косвенные затраты на рабочую силу;

• косвенные затраты, не связанные с рабочей силой, – аренда недвижимости;

• косвенные затраты, не связанные с рабочей силой, – прочее.

Прямые затраты на рабочую силу и материалы непосредственно связаны с оказанием услуг. Иметь с ними дело труднее всего, поскольку они относятся к основной деятельности компании и находятся под повседневным пристальным контролем: линейные руководители всегда ищут возможности сэкономить доллар здесь, доллар там. Поэтому, хотя они и составляли самые крупные затратные статьи, нам пришлось отнестись к ним консервативно и не рассчитывать на весомую экономию в этих областях.

Косвенные затраты на рабочую силу складывались из расходов на вспомогательный и управленческий персонал (служба продаж, администрация), а также на такие виды деятельности, как обслуживание и эксплуатация недвижимости. Сюда же могли включаться некоторые уровни операционного руководства, контролирующего и вспомогательного линейного персонала. (Чуть дальше мы вернемся к вопросу определений.)

Последние две группы охватывали все остальные непрямые затраты, не связанные с рабочей силой, за исключением стоимости материалов. Среди наиболее значимых источников затрат была недвижимость (аренда и эксплуатация), оборудование, ИТ и коммуникации и профессиональные услуги. После некоторых размышлений мы решили выделить недвижимость в отдельную (четвертую) группу, учитывая ее размеры, а также то обстоятельство, что шансы добиться весомой экономии в короткие сроки здесь были невелики.

После того как была проведена классификация (для чего нам пришлось почти две недели корпеть над цифрами вместе с центральной финансовой командой), мы смогли получить более ясное представление о возможных путях и объемах снижения затрат и установить целевые показатели.

Самой крупной целью в процентном отношении были косвенные затраты на рабочую силу. Региональные и страновые филиалы имели очень разные структуры общехозяйственных и административных расходов, которые формировались на протяжении последних 20 лет в процессе многочисленных поглощений, никогда не анализировались консолидированно и оставались децентрализованными. Мы сомневались, что нам удастся в короткие сроки существенно снизить затраты на аренду недвижимости, поэтому нацелились всего на 5 % (и даже этот показатель оказался чересчур оптимистичным). В то же время мы рассчитывали, что концентрация усилий на остальных непрямых затратах, таких как техобслуживание, оборудование и профессиональные услуги, даст хорошие результаты, поскольку эти затраты зачастую ускользали из поля зрения руководства. Здесь мы поставили цель в 10 %. В категориях прямых затрат наши прогнозы были самыми скромными и не превышали 3 %.

Когда мы просуммировали свои прикидки, представив каждый целевой показатель как процент от объема продаж, общий размер предполагаемой экономии превысил 5 % от объема продаж. Поэтому даже с учетом 20 %-ного «проскальзывания» минимальная финансовая цель в 4 % от объема продаж была вполне достижимой.

Оценивая размер выигрыша, мы принимали в расчет только такие возможности снижения затрат, которые позволяли получить полный потенциальный объем экономии в течение следующих шести месяцев. («Потенциальный объем» в данном случае означает полное финансовое воздействие конкретной меры в годовом исчислении, когда все внедрено и работает. Например, за первый финансовый год объем экономии может составить всего $1 млн, поскольку изменения сопряжены с определенными затратами, и нарастание экономических выгод происходит постепенно, однако, исходя из набранных к концу года темпов, полный потенциальный объем экономии может составить $2 млн.) Например, если мы видели возможность избавиться от обременительного договора аренды через два года, это несомненно было интересно, и отдел недвижимости должен был заняться этим вопросом, но не в рамках данной программы снижения затрат. Мы не включали разовые вложения, которые позволяли нам избавиться от некоторых затрат, такие как выкупы арендованных помещений или затраты на сокращение персонала; они должны были быть охвачены отдельным инвестиционным бюджетом.

В этом же месяце мы приступили к созданию центральной базы данных. Мы знали, что хороший способ изыскать все возможности снижения затрат – это наладить обмен опытом между 50 местными филиалами и более чем 20 региональными и страновыми офисами по всей Европе. Но для эффективного бенчмаркинга требовалось создать надежную, «яблоки к яблокам», базу данных, которая позволила бы сравнивать различные подходы и их эффективность. Нам нужна была такая база данных, которой поверили бы местные руководители. Это особенно касалось косвенных затрат на рабочую силу, где польза от бенчмаркинга могла быть наибольшей – не с точки зрения размера денежных затрат, которые варьировали в зависимости от ставок заработной платы, а с точки зрения численности персонала.

За первый месяц, работая из головного офиса по телефону с местными филиалами, мы создали детальную базу данных по косвенным затратам на рабочую силу. К концу месяца мы были уверены на 99 %, что сравниваем одинаковые виды деятельности, несмотря на очень разные определения и условия. Благодаря этому процессу нам удалось развеять некоторые заблуждения руководства, вызванные неправильным толкованием прежних неочищенных показателей. Например, головной офис был уверен, что Турция и Испания имеют избыток персонала во вспомогательных службах. Однако база данных показала истинное положение дел: оказывается, в турецком и испанском филиалах все вспомогательные функции (уборка, техобслуживание, столовые) выполнялись штатным персоналом, тогда как большинство североевропейских филиалов передали эту деятельность на аутсорсинг, сократив фонд заработной платы (но не затраты в отчете о прибылях и убытках).

И наконец, последнее, что нам предстояло сделать в этом месяце, – это заручиться поддержкой высшего руководства в отношении процесса и целевых показателей. Поэтому в конце месяца мы организовали рабочую встречу, на которой присутствовало полдюжины руководителей из головного офиса и дюжина глав региональных и страновых филиалов. Мы изложили наши оценки и цели и сообщили о первых результатах, полученных благодаря сравнению производительности и затрат по подразделениям в нашей базе данных.

Нам было важно, чтобы линейные руководители ушли со встречи, считая процесс и целевые показатели своими персональными задачами, а не инициативой из разряда «опять взялись за старое», навязанной головным офисом или внешними консультантами. Мы также тщательно проработали процесс, который на протяжении следующих нескольких месяцев позволил бы достичь запланированного объема экономии.

Подведем итог.

ПЕРВЫЙ МЕСЯЦ: КЛЮЧЕВЫЕ ЗАДАЧИ

• Оценить размер выигрыша и провести проверку на выполнимость.

• Создать хорошую центральную базу данных.

• Заручиться поддержкой руководства в отношении процесса и целей.

Второй месяц

Во втором месяце мы переместили работу из центра непосредственно на места, в данном случае в региональные и страновые филиалы.

Теперь у каждого руководителя филиала имелся в распоряжении один месяц, чтобы разработать конкретный план мероприятий по снижению затрат. Если возникали трудности, центральная проектная команда была готова прийти на помощь. Параллельно мы занимались централизованными накладными расходами, такими как корпоративное страхование, ИТ-архитектура и центральные службы финансов и персонала.

Кроме того, мы разработали и внедрили систему мониторинга, чтобы в конце месяца перейти к практическим действиям. Хорошая система мониторинга является необходимым элементом любой программы сокращения затрат: без нее снижения затрат либо вообще не происходит, либо результаты оказываются гораздо хуже запланированных. Например, шесть месяцев спустя вы можете обнаружить, что ни одна из предложенных инициатив так и не реализована на практике. Или можете получить эффект водяного матраса, когда вы сжимаете его в одном месте, в другом вырастает холм затрат, потому что ваши менеджеры просто-напросто жонглируют затратами в своих бюджетах.

Система мониторинга фиксирует все предложенные меры и инициативы по снижению затрат и отслеживает их статус:

• предложено;

• согласовано с руководством;

• запущено в действие;

• выведено на полный объем.

Чтобы проиллюстрировать, как работает эта система, давайте рассмотрим идею объединения двух небольших дистрибьюторских филиалов в один.

• Указанная возможность снижения затрат была предложена на рабочих встречах с руководством в результате проведения операционного анализа. По предварительной оценке потенциальный объем экономии составляет $2,4 млн в год при разовых затратах (главным образом на прекращение одного договора аренды и на выходные пособия для сокращаемого персонала) в $1 млн. Местное руководство было привлечено к разработке этой идеи и провело предварительную проверку на выполнимость, так что первоначальная туманная возможность обрела очертания конкретного плана действий. На этом этапе она может быть включена в систему мониторинга со статусом «предложено».

• На следующем этапе нужно согласовать эту идею с линейным руководством и заручиться его поддержкой. В данном случае оба филиала находились в Германии, поэтому требовалась подпись генерального директора германского представительства под самой идеей и под конкретными цифрами снижения затрат. Кроме того, это должен был сделать и линейно-функциональный руководитель, такой как директор по логистике. После этого мы могли быть уверены, что непосредственное линейное руководство приложит все силы, чтобы реализовать идею на практике.

• Теперь нужно запустить в действие ключевые элементы реализации инициативы. В данном случае это означало отправку арендодателю уведомления о прекращении договора аренды, информирование персонала о планируемом сокращении, обсуждение условий увольнения и разработку графика объединения с конкретным планом перераспределения складских запасов и новым транспортным расписанием.

• Последний этап начинается с того момента, когда в ежемесячной управленческой отчетности появляются результаты, свидетельствующие о том, что вы вышли на полный потенциальный объем экономии. В данном случае это момент, когда затраты на дистрибуцию снижаются на $200 000 в месяц по сравнению с предыдущим годом (или бюджетом). До этого инициатива остается под пристальным контролем в системе мониторинга.

Между перечисленными этапами могут происходить так называемые проскальзывания: в размерах экономии, в сроках или в том и другом. Эффективная система мониторинга позволяет поддерживать высокую актуальность, давление и прозрачность.

В системе мониторинга должны отслеживаться фунты или доллары, а также, что очень важно, численность персонала. Персонал – та область, где могут происходить самые существенные проскальзывания и где риск эффекта водяного матраса бывает наибольшим. Кроме того, система мониторинга должна учитывать изменения объема бизнеса и доходов, влекущие за собой изменение переменных затрат. Например, если объем продаж увеличивается на 5 %, рост прямых затрат на материалы предположительно должен составить 5 %; поэтому когда прямые затраты на материалы увеличиваются всего на 2 %, мы получаем на самом деле не рост, а снижение затрат на 3 %.

Чаще всего споры возникают в связи с выбором ориентира для отсчета снижения затрат – бюджет или реальный стартовый уровень, если он, как это обычно бывает, ниже бюджета. Стороннему наблюдателю спор может показаться бессмысленным, но для менеджеров компании это не праздный вопрос. Со стороны реальный стартовый уровень кажется наиболее логичным ориентиром: его легче отслеживать и он отражает реальное состояние дел перед сокращением затрат. Однако линейные руководители вынуждены в суровой борьбе отстаивать и обосновывать свои доли в годовом бюджете. Поэтому они убеждены, что любая экономия относительно бюджета должна считаться реальной, поскольку она отражает реальный трудный выбор, который им уже пришлось сделать. Я думаю, в этом есть смысл, и соглашаюсь с бюджетом как с основой.

В конце второго месяца мы снова собрали группу руководителей высшего звена. Цель совещания – определить, где мы имеем дело с «легко доступными фруктами», а где – с высоко висящими «крепкими орешками».

Все линейные руководители пришли с предложениями по снижению затрат в своих подразделениях. Ситуация оказалась неоднозначной. В одних регионах целевые показатели были достигнуты или превзойдены, а в других результат был незначительным или вообще отсутствовал. Разбивка затрат по функциональным областям выглядела аналогично – если хорошие возможности существовали в прямых затратах, то в косвенных затратах они были не такими большими или не такими стабильными.

Там, где возможности снижения затрат были многообещающими и хорошо проработанными, на линейных руководителей возлагалась полная ответственность за их реализацию, с измерением и отслеживанием прогресса через центральную систему мониторинга.

«Крепкими орешками» – подразделениями, которые не сумели добиться результата, – должна была заняться наша центральная проектная команда. Представители команды приезжали на места и в течение одного-двух месяцев работали с местным руководством. Если преграды были реальными, они начинали искать другие пути достижения требуемой экономии. Если проблема была в руководстве, мы стремились узнать об этом как можно раньше, чтобы изменить его настрой или настоять на замене.

БЮДЖЕТ И СОКРАЩЕНИЕ ЗАТРАТ: ТРУДНАЯ ДИЛЕММА

Программы сокращения затрат открывают перед генеральным или финансовым директором-садистом массу приятных возможностей вонзить нож в линейных руководителей. Одна из самых увлекательных – выяснение, «почему это не было заложено в бюджете?».

Скажем, спустя всего несколько месяцев после утверждения годового бюджета корпорация MultiGlom Inc. запускает программу снижения затрат. Руководитель подразделения Билл приходит на первую обзорную встречу с генеральным директором с предложением сократить персонал на 5 % по сравнению с бюджетом.

– Билл, – мурлычет генеральный директор. – Я потрясен. Но почему это не заложено в бюджет? Вы что, намеренно его раздули?

– Намеренно раздул?.. Вовсе нет… – хрипит в ответ Билл.

Финансовый директор плотоядно облизывается.

– Я чувствую, что бюджет был раздут. Иначе сокращение точно было бы там.

Генеральный директор согласно кивает головой.

– Билл, я думаю, вам нужно включить это сокращение в свой бюджет и взять его за отправную точку. А теперь мы хотим увидеть еще 5 % сверх бюджета. И я пока что не вижу, как вы это сделаете. Есть какие-то мысли?

Бедный Билл чувствует, как нож медленно входит в его тело. (Кей следующая, и она решила твердо стоять на том, что не может урезать затраты ни на цент.)

Эта ситуация напоминает мне фильм «Уловка 22»: комиссовать сумасшедшего можно только по его личному заявлению, а заявление с целью избежать участия в боевых действиях есть бесспорный признак здравого ума… Или средневековое испытание для женщин, подозреваемых в колдовстве. Их привязывали к стулу и бросали в воду: те, которые тонули, ведьмами не считались.

Таким образом, к концу второго месяца мы запустили в действие систему мониторинга, которая на верхнем уровне выглядела примерно так, как показано ниже (цифры не реальные). Для иллюстрации различий я привожу данные всего по двум регионам, хотя в действительности их было намного больше.

Как видно из вышеприведенной сводки, регион 1 хорошо справляется с поставленной задачей. Региональный генеральный директор уже выделил и проработал пути снижения затрат, обеспечивающие получение более 70 % запланированной экономии. И он уже поддержал реализацию целей, так что это не просто предварительные прикидки, на согласование которых уйдет еще месяц. Очень вероятно, что при небольшом нажиме с нашей стороны он сумеет обеспечить все 80 %. Единственная область, где имеется серьезное проскальзывание, – это недвижимость, поэтому центральной команде придется прислать на помощь эксперта по недвижимости. В целом же необходимости во вмешательстве центральной команды нет, поскольку генеральный директор настроен решительно.

Регион 2 – совсем другая картина. Выявленные возможности снижения затрат не превышают 30 % от плана. И региональный директор пока что не подписался даже под этими скромными целями. Он практически не нашел возможностей сократить косвенные затраты. Поэтому его регион представляет реальную проблему. Центральной проектной команде придется вмешаться и в течение следующих двух месяцев интенсивно работать бок о бок с местным руководством над этой задачей.

ВНУТРЕННЯЯ ПРОТИВОРЕЧИВОСТЬ

Не исключено, что у вас возникли сомнения, могут ли стратегические консультанты, которые любят жить в пятизвездочных отелях, обедать в лучших ресторанах и летать бизнес-классом, вообще говорить об управлении затратами или руководить проектами по сокращению затрат. Сомнения, надо признать, вполне справедливые. В свое оправдание могу сказать, что я – настоящий скряга в отношении затрат своих клиентов, но, хотя это чистая правда, вы вряд мне поверите.

Мой издатель, разумеется, поднял эту тему и не без удовольствия продемонстрировал юмористический комикс из британской Daily Telegraph, где два высокопоставленных менеджера из лондонского GlobalMegaBank обмениваются мнениями.

Первый менеджер: Ну и как этот новый консультант по сокращению затрат… банк платит ему миллион долларов в год, чтобы сэкономить деньги?

Второй менеджер: Это может казаться странным, Клайв, но таков американский подход к бизнесу, и мы должны уважать его…

Первый: Так ты полагаешь, что этот парень – янки?

Второй: Думаю, да… знаешь, чтобы хорошо делать такого рода работу, необходимо обладать определенными качествами… а американцы, судя по всему, очень способны в этом отношении…

Первый: Отсутствие чувства юмора?

Второй: Совершенно верно. По крайней мере, этому парню не мешает осознание внутренней противоречивости его роли…

К концу второго месяца разумно ожидать выход на 15–20 % от запланированного объема экономии. Это результат сбора «легко доступных фруктов», таких как отказ от заполнения вакансий, предусмотренных в бюджете, и достижение более выгодных договоренностей с поставщиками.

ВТОРОЙ МЕСЯЦ: КЛЮЧЕВЫЕ ЗАДАЧИ

• Переместить работу из центра на места.

• Внедрить систему мониторинга.

• Определить, где мы имеем дело с «легко доступными фруктами», а где – с высоко висящими «крепкими орешками».

• Выйти на 15–20 % потенциального объема экономии к концу месяца.

Третий месяц

В этом месяце специальная проектная команда сосредоточилась на «крепких орешках», позволив регионам и филиалам, делавшим хорошие успехи, самостоятельно продолжать работу.

В нашем случае главным «крепким орешком» оказался филиал в Германии. Этот филиал должен был внести весомый вклад в общий объем экономии, но его руководитель на встрече в конце второго месяца (где он отчитывался перед генеральным директором европейского отделения и представителями фонда прямых инвестиций) заявил, что не видит путей снижения затрат. После нескольких безуспешных индивидуальных сессий он пригласил нашу команду к себе. Поэтому мы надели зимние пальто (стоял январь) и направились во Франкфурт.

В конечном итоге нам удалось получить в Германии примерно 60 % от изначально запланированного объема сокращения, что было очень неплохо. Нам пришлось буквально выцарапывать этот результат. По каждому вопросу мы натыкались на каменную стену непонимания со стороны местного руководства – и только после трех (в лучшем случае) попыток нам удавалось стронуть ситуацию с места. Начиналось все довольно приятно, с продолжительными дружескими ужинами, с беседами на отвлеченные темы за бокалом хорошего вина, но затем мы столкнулись с агрессивным противодействием, и нам пришлось проводить мозговые штурмы в комнате с распахнутыми настежь окнами, когда снаружи –5 °С и метет пурга, а руководители мрачно курят сигарету за сигаретой в удручающей тишине. Однажды мы прилетели на назначенную встречу только лишь для того, чтобы весь день просидеть в пустой комнате для переговоров, потому что им срочно нужно было справиться с «неожиданным кризисом».

Моя коллега Барбара проявляла чудеса стойкости и героизма. Несмотря на бойкоты, назойливую опеку, скандалы и упорное нежелание предоставлять информацию, она упрямо шла вперед и добивалась своего. По меньшей мере раз в неделю после ночи в окутанном туманом, обледенелом франкфуртском аэропорту она появлялась в офисе ровно в 7 утра, чтобы указать директору по обслуживанию потребителей на низкую производительность его службы в Германии и дать ему пять идей по устранению недостатка. В конце концов даже самые стойкие не выдержали ее напора и начали сотрудничать.

Третий месяц – это также время проверить, не идете ли вы ложными путями. Мы чуть было не совершили серьезную ошибку, согласившись с планом финансового директора европейского отделения объединить все финансовые отделы, разбросанные по разным регионам и странам, в единую центральную финансовую службу. Логика представлялась разумной и очевидной: положительный эффект масштаба по большинству видов деятельности, включая сокращение расходов на управленческий аппарат. Но такая реорганизация была сопряжена с крупными разовыми затратами, в том числе на перемещение людей и офисов, и особенно на объединение систем на единой платформе SAP.

Да, SAP, это подлинное проклятие для прижимистых менеджеров по управлению затратами! Иметь такую систему – сокровенная мечта любого финансового директора. Все данные о компании, которые только можно вообразить, представленные в едином формате, разбитые по подразделениям, регионам и функциональным областям, обновляемые на ежедневной или даже ежеминутной основе, со всеми ключевыми показателями, с возможностью детализации и консолидации, и отчетами, которые удовлетворили бы самого Роберта Макнамару. Подразделение компании SAP, занимающееся разработкой ERP-систем, которые установлены в 80 % компаний из списка Fortune 500, – это единственный неамериканский разработчик, признанный мировым лидером на рынке корпоративного ПО.

Системы SAP обладают необоримой притягательностью для руководства, поэтому в большинстве более-менее крупных компаний бессмысленно, а то и недостойно задавать вопрос: «Зачем нам это нужно?» К сожалению, на практике далеко не всегда понятно, с какой целью внедряется SAP, и еще менее понятно, будет ли от нее какая-то польза помимо того, что финансовый директор станет получать цифры на несколько дней раньше. В трех случаях крупномасштабного внедрения систем SAP, известных мне лично, я не заметил никаких весомых выгод в виде снижения затрат, улучшения контроля или принятия лучших решений. Затраты на SAP очень высоки, причем не только разовые, но и ежегодные, и не только в денежном выражении, но и с точки зрения управленческого времени. К тому же на полное внедрение и освоение системы SAP обычно уходят годы.

Перспектива установки SAP маячила и в нашем случае, поскольку ее хотела иметь американская штаб-квартира, и финансовый директор европейского отделения поддерживал идею. В самый разгар проекта по сокращению затрат мы оказались перед необходимостью потратить уйму денег. В довершение нам предложили привлечь к внедрению системы не кого-то, а Accenture, обычного союзника SAP в деле избавления компаний от лишних денег.

Инвестиция в систему SAP была оправданна с точки зрения создания основы для финансовой централизации. В Европе у нас было, скажем, 500 финансовых специалистов, разбросанных по десятку стран. Анализ показал, что благодаря консолидации на основе SAP их число можно было сократить до 400. Лотерея с 20 %-ной экономией, которую SAP обещает обеспечить в течение двух лет.

Однако после того, как мы изучили тактические данные, наладили обмен передовым опытом между филиалами и изменили некоторые вспомогательные бизнес-процессы, нам удалось сэкономить гораздо больше, примерно 25 %, без радикального изменения и консолидации ERP-систем. Дополнительный выигрыш от внедрения единой платформы SAP был бы в лучшем случае скромным – даже ее ярый сторонник, финансовый директор, оценивал его всего в 5–10 %, а этого было недостаточно для столь серьезной инвестиции. Помимо прочего, если бы мы начали внедрять SAP, нам пришлось бы отложить тактическое сокращение затрат примерно на два года из-за потребности в дополнительном персонале на протяжении фазы внедрения и перехода на новую платформу.

Хотя главное внимание в этом месяце было сосредоточено на «крепких орешках», нам также нужно было убедиться в том, что взявшие хороший старт руководители сохраняют импульс. Насколько решительно и оперативно они переходят от идей и анализа к реализации?

К концу третьего месяца мы ставили перед руководителями задачу проработать все возможности снижения затрат на поставщиков, приступить к их реализации и довести примерно половину до логического завершения. Ситуации, когда эти возможности по-прежнему находились на этапе идей, не допускались. Руководители должны были сесть лицом к лицу с поставщиками и договориться о более выгодных условиях или начать поиск альтернативных поставщиков. Как уже говорилось, реализация значительной доли, скажем 50 %, намеченных изменений в отношениях с поставщиками ожидалась к концу третьего месяца, и тогда же мы ждали появления первых положительных результатов в отчете о прибылях и убытках.

СОКРАЩЕНИЕ ЗАТРАТ ПО-НОВОЗЕЛАНДСКИ

Сам я довольно неплохо умею разговаривать на сленге управленцев высшего звена. Но двое моих основных клиентов в вышеописанном проекте, генеральный директор и операционный директор европейского отделения, говорили на своем жаргоне. (Оба они были родом из Новой Зеландии, а kiwi, как они себя называют, лучше понимают медленную и напевную речь.) Назовем их Билл и Тед.

Билл: Ну, Тед… ка-а-ак наши успехи с сокращением затрат?

Тед: Пока еще за-а-прягаем… но $20 млн уже в поле видимости… По недвижимости в Германии пока ни-и-чего… зато Эндрю собирается сделать глубокий ны-ы-рок.

Билл: О-о-отлично… Давайте-ка поднажмем… Глубокий нырок, запрягаем… о’кей… тогда давайте за-а-ряжать и стре-е-лять, и поскорее.

Тед: Две недели, дру-у-ужище, максимум.

Удивительно, как быстро человек перенимает чужие привычки. Уже через три-четыре недели я за-а-ряжал и стре-е-лял, как истинный новозеландец.

Между прочим, мой самый любимый профессиональный жаргонизм – тот, который биржевые трейдеры используют для обозначения резкого краткосрочного роста фондового рынка на фоне общей, неизменной тенденции его падения. Такой краткосрочный рост они называют «подпрыгиванием дохлой кошки».

Наиболее трудным моментом в отношениях с поставщиками является снижение затрат на аренду недвижимости: либо посредством снижения арендной платы, либо посредством избавления от избыточной недвижимости. У нас было примерно 20 % лишних площадей по всей Европе, главным образом в Германии, плюс очень крупный и дорогой объект в Швейцарии. Бо́льшая часть договоров аренды истекала через три-четыре года, хотя были и такие, которым оставалось больше 10 лет. Каждая ситуация требовала творческого и индивидуального подхода. Например, мы могли надавить на арендодателя, пригрозив отказом от аренды другой недвижимости, пойти в арбитражный суд или прекратить оплачивать услуги по содержанию общих площадей. В некоторых случаях можно было найти взаимовыгодные решения, такие как реконструкция недвижимости с целью повышения ее стоимости или поиск субарендаторов. Наконец, нам нужно было творчески подойти к вопросу финансирования и денежных потоков – у арендодателя могли быть иные требования к денежному потоку, чем у нас, и он мог предпочесть получить больше денег сейчас в обмен на освобождение нас от арендных обязательств в будущем или снизить арендную плату в обмен на продление срока аренды.

Теперь о персонале. Уменьшение его численности всегда требует более тщательной проработки и более длительных временны́х рамок, потому что эти меры довольно болезненны и сопряжены с соблюдением надлежащей процедуры увольнения. Тем не менее к концу третьего месяца руководители должны были проработать все возможности сокращения персонала и обсудить с людьми сроки и размеры компенсации.

В конце третьего месяца мы снова собрали руководителей высшего звена для анализа хода выполнения программы. В целом результаты значительно выросли – нам удалось более чем на 40 % реализовать потенциальную экономию, что вполне соответствовало нашим ожиданиям.

ТРЕТИЙ МЕСЯЦ: КЛЮЧЕВЫЕ ЗАДАЧИ

• Расколоть «крепкие орешки».

• Выявить и устранить ложные подходы.

• Перезаключить контракты / сменить поставщиков: все возможности проработаны, запущены в действие, примерно половина из них реализована.

• Сократить численность персонала: все возможности проработаны, люди поставлены в известность, процесс запущен, вакансии не заполняются, запланирован досрочный выход на пенсию.

• Реализовать на 40 % потенциальную экономию к концу месяца.

Четвертый месяц

Четвертый месяц предназначен для того, чтобы дробить и консолидировать. К этому моменту основная работа по сокращению затрат должна быть выполнена. Внимание сосредоточивается там, где произошло существенное проскальзывание и недовыполнение планов. Работа ведется на местах, в индивидуальном порядке.

Давайте сразу же перейдем к очередному собранию руководителей в конце месяца и обратимся к системе мониторинга, чтобы посмотреть, где мы находимся (см. далее). Как видите, ситуация довольно благоприятна.

ЕВРОПЕЙСКИЕ РЫНКИ ТРУДА

Вязкость затрат на рабочую силу и размер издержек в связи с ее сокращением в значительной степени зависят от того, в какой стране вы работаете, особенно в Европе.

Великобритания лишь немного уступает в гибкости Соединенным Штатам. В частном секторе, как правило, можно быстро и беспрепятственно решать проблемы со штатным персоналом под флагом повышения прибыльности бизнеса или избавления от плохих сотрудников. Уведомление за три-шесть месяцев и выходные пособия – вот все, что обычно требуется от работодателя в данной ситуации.

Но один рынок труда в Западной Европе превзошел по гибкости не только Великобританию, но и Соединенные Штаты, и это, как ни странно, Швейцария. Более короткая процедура увольнения, минимальные выходные пособия, никакой гарантии занятости, особенно для белых воротничков. В определенной мере такая свобода действий для работодателей объясняется тем, что уровень безработицы в Швейцарии не превышает 3–4 %, т. е. практически близок к нулю. Если вас увольняют, вы можете быть уверены в том, что быстро найдете другую работу. Почти такая же ситуация на рынке труда сложилась в США и Великобритании, по крайней мере в последнее десятилетие. Другими словами, существует прямая зависимость между низким уровнем безработицы и гибкостью рабочей силы.

К сожалению, этого нельзя сказать о большинстве рынков труда Западной Европы. На противоположном конце спектра находится Франция, где интересы наемных работников так жестко защищаются государством, что одна только мысль о найме нового сотрудника заставляет владельца компании просыпаться в холодном поту в 3 часа ночи. В тот момент, когда вы нанимаете человека во Франции, вы берете на себя долгосрочное обязательство. В любой панъевропейской программе сокращения затрат следует исходить из того, что вам не удастся уменьшить численность персонала во Франции менее чем за два года, если вообще удастся. Государство вмешивается даже в самые незначительные сокращения. Если вы попытаетесь действовать вопреки закону, потому что ваш французский филиал поглощает деньги как черная дыра, вас просто посадят в тюрьму, как только вы ступите на территорию Франции. И это неудивительно, учитывая, что уровень безработицы в стране приближается к 10 % даже в самые благоприятные для экономики годы – причем безработица среди молодежи достигает 20 % и больше, а в пригородах Парижа, где жгут машины, все 50 %.

Другие западноевропейские рынки труда находятся посередине между Великобританией и Францией. Вы можете проводить реструктуризацию и сокращать персонал, но это сопряжено с большими расходами и длительными процессами.

Затраты на сокращение персонала, как правило, резко увеличиваются с возрастом сотрудников, поэтому чем дольше вы откладываете решение проблемы, тем дороже оно становится. Как-то я работал над реструктуризацией крупного испанского дистрибьютора безалкогольных напитков. Самыми крупными статьями затрат были парк из нескольких тысяч машин и штат водителей, которые развозили напитки по десяткам тысяч семейных баров и продуктовых магазинчиков. (Говорят, что на Гран-Виа в Мадриде больше баров, чем во всей Норвегии.) Когда-то это был очень прибыльный бизнес, но за последние годы многочисленные супермаркеты вытеснили независимые продуктовые магазины, и число небольших баров постепенно уменьшилось. Сеть доставки, которая была главным активом, стала главным пассивом. Но водители фургонов проработали в компании по 10, 20 и 30 лет. Средний размер выходного пособия для увольняемого сотрудника равнялся его заработной плате за два года, поэтому руководство откладывало решение проблемы. К тому моменту, когда мы начали работать с компанией, средний размер выходного пособия увеличился до трехлетней зарплаты, что составляло ОЧЕНЬ КРУПНУЮ СУММУ. Но на этот раз компании пришлось стиснуть зубы и сделать болезненный шаг.

Восточноевропейские рынки труда, в частности в Польше и Венгрии, находятся на распутье. Своими корнями они уходят в недавнее коммунистическое прошлое с «полной» (пусть и мнимой) занятостью. С открытием рынков эти страны внезапно столкнулись с высоким уровнем безработицы и радикальными социальными сдвигами. Но англосаксонский капитализм и гибкость восхищают их куда больше, чем политика патернализма и защиты занятости Евросоюза. Поэтому сегодня их рынки труда представляют собой эксцентричную смесь гибкости и ригидности.

Регион 1, взявший хороший старт, продолжал делать успехи. Предложенные возможности снижения затрат составили 90 % от запланированного объема – отличный результат, поскольку изначально мы рассчитывали всего на 80 %. Все эти возможности были согласованы с руководством, большинство находились в процессе реализации, и по многим уже достигнута реальная экономия на уровне 80 % от потенциального объема. Единственной областью затрат, где имелось существенное отставание, была недвижимость: из намеченных $4 млн удалось найти возможности по сокращению всего $2,5 млн, из которых на данный момент реализовано не более $1 млн.

Регион 2 стартовал очень трудно, но при помощи и под нажимом центральной команды сумел преодолеть бо́льшую часть разрыва. Предложенные возможности снижения затрат составили 70 % от плана и были одобрены руководством – значительный шаг вперед, учитывая первоначальный неблагожелательный настрой регионального директора. Из-за того что во втором регионе работа началась чуть позже, он отставал с практической реализацией идей и выходом на полный объем экономии, достигнув уровня всего в 55 %. И снова недвижимость была источником существенного проскальзывания. Мы рассчитывали, что в следующем месяце реализуем 70 % потенциальной экономии. Но нужно было решить, стоит ли дальше биться над сокращением затрат на недвижимость или нет.

СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ ДОЛЖНА ЗАНИМАТЬ ПРОГРАММА СНИЖЕНИЯ ЗАТРАТ

В критической ситуации, когда компания терпит большие убытки или в еще более экстремальном случае банкротства по главе 11, сокращать затраты нужно очень быстро и очень агрессивно. В таких ситуациях можно гораздо решительнее поступать с наиболее тяжеловесными и вязкими статьями затрат, чем в условиях нормальной деятельности. Арендодатели начинают опасаться, что им не заплатят арендную плату. Сотрудники (и регулирующие органы, где они могут вмешиваться в трудовые споры) могут признать необходимость быстрого сокращения персонала и даже согласиться на уменьшение заработной платы и внесение изменений в трудовую практику. За несколько недель вы можете сделать столько, сколько за годы без кризиса. Например, традиционные американские авиаперевозчики регулярно регистрируют банкротство по главе 11, потому что это единственный способ начать конструктивный диалог со своей дорогостоящей, объединенной в профсоюзы рабочей силой.

В отсутствие кризиса действовать в таком темпе сложно. Вам нужно повести за собой организацию, заставить ее признать необходимость изменений и, более того, активно поддержать их. Вам нужно доказать свою правоту и пройти через процесс глубокого анализа, консультаций и командной работы. А это значит, что большинство программ сокращения затрат (представляющих собой специальное, целенаправленное усилие, а не регулярную текущую вырубку сухостоя) занимают от трех до шести месяцев с первого дня до выхода на полный потенциальный объем экономии. Если программа длится дольше шести месяцев, ищите причину в намеренном затягивании, саботаже и неэффективном руководстве.

Государственный сектор любит объявлять многолетние программы по снижению затрат, например: «В течение следующих пяти лет мы планируем сократить численность госслужащих на 15 %». Разумеется, никто не станет отслеживать эти цифры в течение пяти лет, обещание будет забыто, а ответственный министр три раза сменит место работы. Даже у самых лучших работодателей темпы естественного сокращения персонала составляют не менее 3 % в год, поэтому для достижения заявленной цели можно просто отказаться от найма новых работников – и вам даже не придется заниматься такими неприятными вещами, как увольнение плохих сотрудников и сокращение раздутых штатов.

В 2005 г. BBC поразила всех объявлением о необычной широкомасштабной программе сокращения затрат, которая, по ее словам, будет реализовываться в течение нескольких лет – один только начальный этап должен был занять не менее шести месяцев, в течение которых компания планировала пройти через грандиозный консультационный процесс. Объявление о запуске этой чрезвычайно амбициозной и долгосрочной программы сокращения затрат странным и счастливым образом совпало с началом регулярных переговоров между BBC и британским правительством о размере лицензионного сбора, идущего на финансирование телекомпании.

Большинство успешных фондов прямых инвестиций активно выступают за привлечение консультантов по сокращению затрат и сами широко пользуются их услугами. Десятка ведущих фондов прямых инвестиций в Европе регулярно прибегает к услугам Bain, OC&C, McKinsey и т. п. Они считают, что консультанты помогают ускорить процесс и обеспечивают руководство эффективным рычагом. К тому же сокращение затрат является одной из ключевых стратегий в их арсенале, позволяющей получать прибыль в сделках.

В то же время мне известно множество случаев, когда использование консультантов дало очень плохие результаты: плохой анализ, неверные выводы, медленные процессы, высокая стоимость консультационных услуг и нулевая отдача. Но только хорошие клиенты получают хороший консалтинг. В подавляющем большинстве случаев на клиентах лежит не меньшая доля вины, чем на консультантах. Они неправильно сформулировали проблему или задачу, не задали строгих временных рамок и не поставили четких целей. Эффективный консалтинг требует эффективных клиентов.

Большинство остальных регионов в целом не уступали региону 1, поэтому мы уверенно шли к достижению поставленной цели: к концу четвертого месяца мы вышли на уровень 70 %+ от запланированного объема экономии и сделали хороший задел для достижения 80 %+ в течение следующих двух месяцев. (Как видите, затраты – коварная штука: ваши изначальные грандиозные цели снижаются естественным и неуловимым образом.)

Итак, перечислим кратко ключевые задачи в рамках трех-шестимесячной программы сокращения затрат.

ПЕРВЫЙ МЕСЯЦ

• Оценить размер выигрыша и провести проверку на выполнимость.

• Создать хорошую центральную базу данных.

• Заручиться поддержкой руководства в отношении процесса и целей.

ВТОРОЙ МЕСЯЦ

• Переместить работу из центра на места.

• Внедрить систему мониторинга.

• Определить, где мы имеем дело с «легко доступными фруктами», а где – с высоко висящими «крепкими орешками».

• Выйти на 15–20 % потенциального объема экономии к концу месяца.

ТРЕТИЙ МЕСЯЦ

• Расколоть «крепкие орешки».

• Выявить и устранить ложные подходы.

• Перезаключить контракты / сменить поставщиков: все возможности проработаны, запущены в действие, примерно половина из них реализована.

• Сократить численность персонала: все возможности проработаны, люди поставлены в известность, процесс запущен, вакансии не заполняются, запланирован досрочный выход на пенсию.

• Реализовать на 40 % потенциальную экономию к концу месяца.

ЧЕТВЕРТЫЙ МЕСЯЦ

• Дробить и консолидировать.

• Сосредоточить внимание там, где наблюдается существенное проскальзывание и недовыполнение планов.

• Реализовать на 60–75 % потенциальную экономию к концу месяца.

• Сделать хороший задел для достижения 80 % в предельно короткие сроки.

7. Подключенный и глобальный

Две мощные силы – Интернет и глобализация – играют важнейшую роль в современном мире и являются ключевыми факторами в стратегическом управлении затратами.

Интернет

Это действительно факт или мне пригрезилось, что с приходом электричества материальный мир превратился в единый гигантский нерв, начинающий вибрировать на многие тысячи миль в мгновение ока?

Натаниэл Хоторн, 1851 г.

Сто лет назад появление конвейерного производства, одним из пионеров которого была легендарная компания Ford, вывело промышленность на новый, неслыханный ранее уровень производительности труда. Сегодня Интернет создает все условия для аналогичной революции в секторе услуг.

Возьмем, к примеру, операцию в розничном банковском секторе. Ее стоимость в традиционном банке составляет в среднем $15–20, включая затраты на персонал (кассиры, администраторы), здания, документацию, работу с наличностью и т. д. Благодаря использованию телефона и почты затраты можно снизить до $5–10, главным образом за счет отказа от дорогостоящей недвижимости в деловом центре. Благодаря Интернету затраты можно сократить до $1, даже если предоставлять круглосуточную поддержку клиентам через системы электронной почты или мгновенного обмена сообщениями. Другими словами, Интернет позволяет снизить транзакционные издержки более чем на 90 %!

Такое обслуживание имеет неоспоримые преимущества и для клиентов. Не нужно стоять в очереди к кассиру или ждать 15 минут у телефона. Это мгновенный доступ к информации, например, о состоянии счета или процентных ставках по конкретным продуктам. Это возможность осуществлять операции в любое время суток.

С появлением Интернета пять аспектов, которые раньше были очень дорогостоящими, времяемкими, а то и в принципе невозможными, превратились в простейшие операции с близкими к нулю предельными затратами и временем задержки.

• Интернет дает вам возможность распространять контент (текст, данные, изображение, аудио и видео) как поставщику и получать доступ к любому контенту как пользователю почти мгновенно и почти бесплатно. Вы можете размещать гигантские объемы информации на центральных серверах или на своем персональном компьютере. Осуществлять поиск по миллиардам байт данных, хранящимся в компьютерных системах по всему миру, в любое время суток. Редактировать и переформатировать что угодно и как вам угодно. Любой блогер, не выходя из собственной спальни, может быть глобальным поставщиком независимого контента.

• Электронная почта была первым революционным веб-приложением, и коммуникация по-прежнему остается главной ценностью Интернета. Вслед за электронной почтой появились системы мгновенного обмена сообщениями, интернет-телефония, виртуальные конференции WebEx. В результате коммуникация сегодня стала почти мгновенной и почти бесплатной.

• Как мы увидели на примере розничных банковских операций, Интернет способен радикально трансформировать структуру затрат и обслуживание клиента при любых торговых и сервисных транзакциях – в любом процессе, связанном с выбором, покупкой, оплатой, заменой и возвратом, консультациями, отчетами.

• Интернет позволяет компаниям в полной мере воспользоваться преимуществами персонализации, адаптировать продажи и услуги к потребностям индивидуального клиента – например, как это делает Amazon со своими персональными рекомендациями на основе предыдущих покупок или перекрестными продажами («Посетители, купившие х, приобрели также y»). Для маркетологов это настоящая чаша Грааля, которая дает им возможность нацелиться на «сегмент из одного потребителя». Затраты и время на классификацию и анализ клиентской базы, на формирование и предоставление индивидуального предложения сведены почти до нуля.

• Наконец, благодаря Интернету самые мелкие нишевые представители бизнеса в самых удаленных уголках мира смогли получить доступ к клиентам по всему земному шару. Сидя в своем кабинете в южном районе Лондона, я могу набрать в поисковой строке Google «гостиничная сеть B&B Улан-Батор Монголия», и через 10 секунд уже отправлять электронную почту в симпатичную небольшую гостиницу Idre Guesthouse, Сукбаатар, 5-я улица, $4 в сутки, связаться с Цецегдельгер Сумийя. Невероятно!

Интернет как стратегический инструмент снижения затрат

Интернет предлагает возможности снижения затрат во всех уголках и закоулках вашего бизнеса. Несмотря на общий весомый размер выигрыша, каждая отдельно взятая возможность может быть небольшой, и возможности могут быть распределены по многочисленным функциональным областям и потребительским сегментам. Поэтому, чтобы обеспечить фокус и охват, вам необходимо создать специальную рабочую команду, которая будет подчиняться непосредственно высшему руководству и работать на основе следующей матрицы.

В горизонтальной строке матрицы анализ структурируется по видам взаимодействия – область, где трансформационная ценность Интернета является наибольшей. По вертикали все выявленные возможности разносятся по функциональным областям – с указанием конкретных программ и имен руководителей, ответственных за их реализацию. Перечень функций зависит от типа бизнеса. В категорию «прочие» могут попадать акционеры и биржевые аналитики, регулирующие органы, отраслевая пресса и рыночные аналитики. В госсекторе «клиенты» могут быть заменены избирателями, пациентами, получателями пособий, заинтересованными сторонами, налогоплательщиками.

Например, в маркетинге в числе основных возможностей снижения затрат можно выделить следующие:

• перевод всех рекламных материалов в онлайн – отказ от почтовой рассылки буклетов, проспектов, каталогов;

• переключение рекламного бюджета на поисковые системы и тематически близкие веб-ресурсы;

• организация интернет-конференций для потребителей и интернет-опросов потребителей;

• объединение службы поддержки продаж со службой поддержки веб-сайта;

• перевод закупки средств рекламы на электронную торговую площадку (биржу B2B);

• создание службы рассылки новостей для агентств по связям с общественностью.

В обслуживании клиентов:

• создание раздела «Самопомощь» на сайте компании с инструкциями по эксплуатации продуктов и службой технической поддержки;

• организация непосредственной связи клиентов со специалистами по эксплуатации оборудования и службами доставки (такими, как FedEx), включая онлайновый контроль состояния заказа.

В службе финансов и персонала:

• переход на безбумажное делопроизводство – кадровый учет, аттестация, расчет зарплат, бухучет, выставление счетов;

• организация электронной биржи труда – внутренней и внешней;

• использование интранета для внутренних коммуникаций;

• перевод документации и взаимодействия с инвесторами в онлайн;

• осуществление мгновенных закупок с привлечением краткосрочного финансирования и денежных депозитов.

В результате мы получаем следующую заполненную матрицу.

Разве всеми этими замечательными возможностями мы обязаны исключительно Интернету? Не связаны ли они, если брать более широко, с ИТ и развитием технологий в целом? Разумеется да, но… компьютеры сами по себе являются необходимым, но недостаточным условием: посмотрите на ограниченный рост производительности труда в секторе услуг в 1970–1980-е гг., в компьютерную, но доинтернетовскую эпоху. Для взрывного роста производительности труда в сервисном секторе потребовались не только компьютеры, но и коммуникации и интерактивность.

Наряду с условиями для радикального снижения затрат Интернет создает интенсивное понижающее давление на цены: сегодня покупатели быстро и легко получают информацию о ценах широчайшего круга поставщиков, некоторые из которых готовы продавать по цене чуть выше себестоимости. Это приводит к тому, что львиная доля полученной благодаря Интернету экономии переходит к потребителям.

Вновь обратимся к авиакомпаниям. До появления Интернета билет на самолет стоил одинаково независимо от того, как вы его приобрели – через агентство или напрямую у перевозчика. Хотя из этой цены авиакомпаниям приходилось платить агентскую комиссию, они не возражали, потому что затраты на продажу через собственные кассы или телефонные центры продаж были ненамного ниже. С приходом Интернета авиакомпании получили возможность принимать заказы непосредственно от пассажиров за 5–10 % стоимости продажи через агентские сети. Тем не менее повышение прибыльности авиакомпаний было очень краткосрочным, поскольку за онлайновое бронирование пассажиры стали платить гораздо меньше.

Таким образом, главным следствием интернет-революции вряд ли является более высокая прибыльность. Скорее это вопрос конкурентного выживания. Если вы не сокращаете затраты и не снижаете цены, будьте готовы уступить место тем, кто это делает.

Государственный сектор, предоставляющий преимущественно трудоемкие услуги, благодаря использованию Интернета может существенно повысить производительность труда и уровень обслуживания потребителей в таких областях, как:

• налоговые органы и органы соцобеспечения – внутренние вспомогательные процессы, внешние взаимодействия с налогоплательщиками и получателями пособий;

• здравоохранение – коммуникация и обмен данными между учреждениями здравоохранения, карты пациентов, закупка, совместное использование ресурсов, документооборот, управление персоналом, самодиагностика пациентов и лечение;

• образование – прием заявлений, личные дела учащихся, маркетинговые программы и информация об учебных курсах, общее управление;

• местные органы власти – разрешения, штрафы, заявки на производство строительных работ, закупка.

Возможности огромны. Но реализовывать их придется шаг за шагом, с применением политической воли и упорства и при сильном операционном руководстве. В главе 10 мы еще вернемся к этой теме.

ИНТЕРНЕТ-РЕВОЛЮЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ

Интернет, разумеется, не только инструмент снижения затрат. Это активный создатель и трансформатор компаний и отраслей. Вот лишь немногие из последствий его появления.

В области взаимодействия на сцену вышли новые чрезвычайно успешные игроки: интернет-компании. eBay создала собственное гигантское направление бизнеса, Monster доминирует на электронном рынке труда, PartyGaming – крупнейшее в мире электронное казино и покер-клуб. Социальные сети Facebook и MySpace трансформировали общение молодежи. Skype снизила стоимость международных телефонных звонков почти до нуля.

В области контента мега-победителем является Google, притом в такой категории бизнеса, которая появилась только с приходом Интернета. Традиционные поставщики контента, такие как звукозаписывающие компании и др., оказались в рядах проигравших. Мало того, Google уверенно берет верх даже над предыдущим поколением победителей – AOL, Yahoo! и др.

В области розничной торговли есть несколько типов игроков: традиционные компании, которые используют Интернет в качестве дополнительного канала распределения (Wal-Mart, Tesco, Gap, Next и др.) или почти полностью перешли на распределение через Интернет (низкозатратные авиакомпании, поставщики онлайновых финансовых услуг, Dell со своей системой прямых продаж). И есть новые розничные продавцы, изначально работающие только на основе интернет-модели, такие как знаменитая Amazon.com или Expedia, в настоящее время доминирующая на рынке туристических услуг в Северной Америке.

Во всех вышеописанных случаях созданные Интернетом возможности радикального изменения структуры затрат и полного видоизменения обслуживания потребителей имели решающее значение для прорыва на рынок новых игроков и их успеха.

Хотя в таблице приведены названия только крупнейших представителей электронного бизнеса, интернет-революция затронула даже самых мелких нишевых игроков. Возьмем, например, аренду загородных домов. До появления Интернета индивидуальные владельцы недвижимости получали доступ к клиентам главным образом через посредничество маркетинговых фирм, таких как Spanish Luxury Villas или English Country Cottages. Маркетинговая фирма готовила материал о недвижимости (фотографии и текст), помещала его в глянцевые брошюры для почтовой рассылки, давала рекламу в СМИ, отслеживала состояние, отвечала на запросы, принимала заказы (по телефону или почте) и занималась обработкой платежей. Эти услуги были недешевы и обходились владельцам недвижимости примерно в 25–35 % их валового рентного дохода.

Под влиянием Интернета стоимость этих услуг упала ниже 5 % от валового дохода или превратилась в фиксированный сбор в размере нескольких сотен евро за сезон. По такой схеме работают новые онлайновые маркетинговые службы (такие, как villarenters.com или ownersabroad.com), которые предлагают владельцам недвижимости стандартную форму объявления и простую автоматизированную систему бронирования на своих сайтах и привлекают посетителей через рекламу в поисковиках и управление ключевыми словами. Владельцы вносят в шаблон собственный текст и фотографии и самостоятельно обновляют данные о доступности и ценах (по своему усмотрению). Все взаимодействия по оплате и обслуживанию осуществляются через веб-формы, электронную почту и кредитные карты. Больше никаких брошюр, колл-центров, печатной рекламы. Клиенты получают гораздо лучшее обслуживание: легкий поиск, широкий выбор, простое взаимодействие. Владельцы недвижимости получают более высокий чистый доход и возможность гибко менять цены в соответствии со спросом. Дни маркетинговых фирм с глянцевыми буклетами сочтены.

Глобализация

Вторым ключевым фактором в стратегическом управлении затратами является глобализация. Мир сегодня становится все меньше. Торговые барьеры, стоимость транспортировки, стоимость и скорость коммуникации, время, за которое можно доставить товар или связаться с любой точкой земного шара, – все это резко идет вниз. Теперь вы можете мыслить глобально при выборе места производства товаров, предоставления услуг или осуществления внутренних процессов с учетом эффективности по затратам.

Процесс глобализации, начавшись с товаров, распространился на производство, а потом на услуги. Со Средних веков торговцы приносили нам товары и культуру со всего мира, но последние волны глобализации вывели на сцену двух ключевых игроков: две страны сегодня стали восприниматься как синоним возможностей (или угрозы, в зависимости от точки зрения): Китай в сфере производства и Индия в сфере услуг.

Китай

В XIX в. звание «мастерской мира» принадлежало Великобритании. В XXI в. этот титул перешел к Китаю.

Статистические данные по объемам производства в стране поражают, хотя от частых повторений их эффект немного ослаб. Сегодня Китай производит:

• 75 % всех игрушек в мире;

• 60 % одежды;

• 50 % стереосистем, телевизоров, видеомагнитофонов и DVD-проигрывателей;

• 40 % мобильных телефонов;

• 75 % поставляемых в США БАДов.

Этот список можно продолжать и продолжать. Последние 15 лет, с тех пор как «архитектор реформ» Дэн Сяопин совершил поездку по фабрикам Шэньчжэня и объявил развитие «вопросом выживания», китайская экономика росла на 8–10 % в год. Производство и экспорт промышленных товаров росли на 15–20 %. В настоящее время Китай потребляет 30 % всей производимой в мире стали и 50 % цемента, находясь в процессе строительства мощной инфраструктуры для поддержания своего взрывного роста.

Население Китая превышает 1,3 млрд человек: это в 10 раз больше, чем в Японии, и в 12 раз больше, чем население пяти «азиатских тигров», вместе взятых: Сингапура, Гонконга, Малайзии, Тайваня и Южной Кореи. Кинг-Конг, громадой возвышающийся над большими кошками. Для любого производственного бизнеса Китай – животрепещущая тема и будет оставаться такой в течение десятилетий.

Производитель на Западе спрашивает себя: поставляю ли я из Китая столько, сколько могу? Использую ли я Китай максимально эффективным образом? Не следует ли мне построить там собственные заводы? Смогу ли я конкурировать с китайскими производителями, если они решат выйти на мой рынок конечных потребителей?

Производители в странах со средним уровнем доходов затаили дыхание от ужаса. Что сделает Китай с мексиканскими макиладора, занимающимися сборкой товаров для реэкспорта в США, или заводами в Польше, живущими за счет поставок в Германию, или малайзийским офшорным бизнесом, работающим на Японию? Средний уровень зарплат в производственном секторе в Китае не превышает 15 % от среднего уровня зарплат в Мексике и 5 % в США или Великобритании. Кроме того, Китай располагает огромным резервом рабочей силы, который в следующие 20 лет может переместиться из сельского хозяйства в промышленность – свыше 300 млн жителей Поднебесной по-прежнему работают на земле за $30 в месяц, а не за $30 в час.

Несмотря на значительные успехи во многих товарных категориях, в стране по-прежнему остаются области огромных неиспользованных возможностей. Взять хотя бы автокомплектующие. По оценке консалтинговой фирмы McKinsey, недавно опубликованной в ее бюллетене, если бы Ford и GM поставляли 50 % базовых деталей из Китая, они смогли бы сэкономить $10 млрд, или 25 % своего бюджета на закупку автокомплектующих.

Для отделов закупок западных розничных и оптовых компаний Китай – это возможность снизить потребительские цены и увеличить объемы. Например, Wal-Mart ежегодно закупает товары в Китае более чем на $10 млрд. Весь широчайший ассортимент товаров в IKEA, где, кажется, можно купить все, что необходимо для дома, производится в Китае. Тостер может стоить дешевле, чем ломтик хлеба.

На самом деле самый большой шок в наши дни вызывает цена товаров, произведенных не в Китае. Возьмите простейшие аксессуары для ванной, такие как краны и элементы душа. Многие из них по-прежнему производятся на Западе, в частности в Германии, небольшими объемами и с использованием крайне дорогой рабочей силы. В результате металлическая отливка с претензией на дизайн может стоить несколько сотен долларов. За эту сумму китайцы сделают вам суперкомпьютер. Не удивительно, что ключевой стратегией повышения прибыльности ведущего европейского бренда в области оборудования для ванных комнат Grohe после его выкупа двумя фондами прямых инвестиций стало перемещение производства в Китай.

Игнорировать Китай опасно. Известная сеть универмагов Marks & Spencer слишком долго продолжала закупать бо́льшую часть одежды у британских поставщиков. Такая стратегия хорошо работала в 1970-е и 1980-е гг., когда высокие объемы продаж и грамотное управление цепочками поставок позволяли удерживать затраты и цены на конкурентоспособном уровне. Но в 1990-е гг. эта стратегия обрекла компанию на поражение в ценовой войне с конкурентами, покупающими товары в Азии. В конце концов Marks & Spencer тоже переключилась на поставки из Китая, но после потери значительной доли рынка, которую она до сих пор пытается восстановить.

Как противопоставление можно представить историю успеха британского производителя пылесосов Dyson («без потери мощности всасывания»), который за три года увеличил свою долю на американском рынке с нуля до 20 %. На протяжении многих лет казалось, что компания относится к тому разряду уникальных успешных производителей, которые могут оставить производство в Великобритании: ее успех был основан на технических инновациях и дизайне, цены были заслуженно высокими, а производство располагалось в живописных Западных графствах с уходящими за горизонт полями и колоритными котсуолдскими деревушками. Затем, совершенно неожиданно, Dyson закрыла свой завод в Уилтшире и перевела все производство в Азию. За три года завод в Азии утроил объемы производства при себестоимости на 50 % ниже, чем в Великобритании, и гораздо лучшей местной сети поставщиков комплектующих. (Число сотрудников компании в Великобритании продолжало расти, но в таких областях, как исследования и разработка, дизайн и маркетинг.)

Индия

Производственная глобализация обошла Индию стороной. В то время как «азиатские тигры» и Китай активно удовлетворяли глобальный спрос на дешевые телевизоры, в Индии время будто застыло на месте. Отвратительные дороги, порты и аэропорты. Ненадежное электро– и водоснабжение. Неблагожелательный настрой по отношению к иностранным инвестициям. Защищенные местные производители-«чемпионы», которым запрещалось продавать за пределами Индии. Ужасающая бюрократия. Экономика, застрявшая на так называемом индийском темпе роста в 4 % в год (по сравнению с 8–10 % в Китае).

Но затем на спасение пришла технология. Западным компаниям вдруг понадобились тысячи программистов и ИТ-специалистов для работы над «проблемой 2000», для сопровождения корпоративных систем, таких как SAP или Oracle, для перемещения деловых операций в онлайн и удовлетворения растущего спроса на ИТ-аутсорсинг. Американские учебные заведения выпускают менее 50 000 ИТ-специалистов в год, индийские – более 300 000. Причем индийские специалисты и учебные заведения имеют мировое признание.

Далее последовала революция в области коммуникаций и удаленной работы. На сцену вышел Интернет. Стоимость телекоммуникационных услуг резко пошла вниз. Теперь у вас может быть две команды программистов, одна в Сиэтле, другая в Индии, которые параллельно работают над одним проектом и обмениваются информацией в режиме реального времени без дополнительных затрат на коммуникации – почти так же, как если бы вторая команда работала в Портленде, в паре сотен миль к югу от Сиэтла. Крупные компании создают в Индии «коконы» в западном стиле, изолированные от царящего снаружи хаоса – загородные технопарки со спутниковой связью, собственными электрогенераторами, безукоризненно чистыми рабочими местами и благоустроенной территорией.

Модель удаленной работы нашла применение не только в сфере ИТ. Существует много других видов деятельности, которые сегодня успешно перемещаются в Индию: контактные центры, бухучет, обработка страховых требований, делопроизводство, расшифровка аудиозаписей. В нынешней Индии зародилась новая гигантская отрасль – аутсорсинг бизнес-процессов, которая обеспечивает рабочими местами миллионы индийцев, на порядок больше, чем занято в секторе ИТ и разработки ПО.

У Индии есть еще одна козырная карта: английский язык. Это единственная в мире страна, располагающая огромным резервом дешевой квалифицированной рабочей силы, которая знает английский язык как свой родной. Из 1,2 млрд жителей страны 50 млн человек (представители образованного среднего класса) свободно владеют английским языком плюс еще 50–100 млн способны (или могут быстро научиться) работать с английским. Хотя в мире есть и другие страны с похожим предложением на рынке труда, например Филиппины и Южная Африка, их масштабы несоизмеримы с индийским. И где еще можно найти такое уникальное сочетание огромного резерва англоговорящей рабочей силы со значительными техническими навыками и низкой стоимостью?

Один источник проблем исчез или, по крайней мере, стал меньше. Индийское правительство открыло дорогу иностранным инвестициям, снизило налоги на импорт компьютеров, отпустило цены на телекоммуникационные услуги и начало принимать меры по превращению страны в привлекательное и безопасное для инвестиций место. (Как ни парадоксально, но вышесказанное меньше всего относится к месту сосредоточения ИТ, Бангалору, с его ужасающей коррупцией и инфраструктурой – индийский Гарден-Сити нынче напоминает транспортный ад.)

Если сегодня вы не думаете о том, как использовать Индию, то собственноручно отдаете преимущество конкурентам. Не думать сегодня об Индии – все равно что быть компанией Sony в середине 1980-х гг. и не думать о перемещении производства из Японии в Малайзию. В скором времени Индия будет играть для сектора услуг ту же роль, которую играют «азиатские тигры» и Китай в производственном секторе, вот почему так важно уже сейчас максимально задействовать те возможности, которые предлагает Индия для вашего бизнеса.

В наши дни появилось много надежных офшорных поставщиков услуг, которые могут предложить вполне конкурентоспособные условия, а также посредников и консультантов, если вы хотите создать в Индии собственные мощности. Помимо известных мест, таких как Бангалор, Дели и Мумбай, сегодня быстро развиваются новые центры с более низкими уровнями зарплат, такие как Ченнай, Хайдарабад и Пуна.

Основный выигрыш, предлагаемый Индией, связан с прямыми затратами на рабочую силу – зарплата плюс социальные льготы и налоги на зарплату. В одной индийской компании по разработке ПО, с которой я работаю, прямые затраты на программиста составляют $15 000 и $90 000, когда та же компания нанимает сотрудника для работы с клиентом в США. Сотрудник колл-центра или службы технической поддержки в Индии может стоить $4000 по сравнению с $20 000–30 000 в Великобритании.

В то же время косвенные затраты на рабочую силу в Индии ненамного ниже, чем на Западе. Компьютеры, программное обеспечение и средства телекоммуникации стоят одинаково во всем мире и в Индии могут обойтись даже дороже, чем в Сиэтле. Инфраструктура, соответствующая западным стандартам, стоит столько же, сколько на Западе, включая резервные генераторы, необходимые из-за частого отключения электричества. Соотношение числа инспекторов/инструкторов и рядового персонала может быть выше, и ставки зарплат для опытных менеджеров и высококвалифицированных специалистов быстрыми темпами приближаются к западным. Плюс ко всему необходимо учитывать дополнительные затраты на удаленную коммуникацию, удаленное руководство и командировки.

Сравнительный анализ затрат может показать, что разница в размерах затрат между Индией и США или Великобританией составляет 50–70 %. Это весомый показатель. Если ваша компания предлагает услуги колл-центра, вы не сможете конкурировать против такого преимущества в затратах.

Низкая затратная база позволяет вам предлагать дополнительные услуги, которые были бы невозможны, если бы вы работали в других местах. Например, многие ИТ-компании и разработчики ПО сегодня предлагают кнопку Live Chat в разделе продаж на своих веб-сайтах. Щелкните мышкой по кнопке, и вы получите возможность напрямую связаться через систему мгновенного обмена сообщениями с техническим специалистом в Индии в любое время дня и ночи. Когда у вас полночь, у них полдень, и наоборот; круглосуточные колл-центры превратили Бангалор в город с круглосуточным пассажиропотоком: в 3 часа ночи по улицам ездят переполненные микроавтобусы.

С такими уникальными трудовыми ресурсами страна может успешно выходить на новые офшорные рынки услуг. Возьмите сферу здравоохранения. Индия располагает огромной армией квалифицированных хирургов, терапевтов и медперсонала. Операция по коронарному шунтированию сердца здесь стоит £5000, включая стоимость авиаперелета и восстановительного лечения, по сравнению с £15 000 за аналогичную операцию в частной клинике в Великобритании или США.

Частные больницы в Индии имеют более низкий процент смертности и госпитальных инфекций, чем больницы в большинстве развитых стран. Здесь не нужно месяцами ждать очереди на операцию, как в клиниках Национальной службы здравоохранения в Великобритании. А трехнедельный восстановительный период после операции можно провести под пальмами на белом песчаном пляже на берегу Индийского океана.

Офшоринг выгоден для Запада и очень выгоден для Индии, которая до появления этой возможности, казалось, была приговорена к медленному росту, обрекавшему сотни миллионов жителей страны на нищенское существование. Благодаря офшорингу темпы роста индийской экономики сравнялись с китайскими, позволив сотням тысяч людей избежать нищеты.

Глобализация как стратегический инструмент снижения затрат

Как и Интернет, глобализация предлагает возможности снижения затрат в большинстве функциональных областей бизнеса. Как правило, чтобы гарантировать сфокусированность и результативность усилий, необходимо создать специальную рабочую команду, которая подчиняется непосредственно высшему руководству.

Вряд ли сегодня найдется производитель, который не осознает важности разыгрывания китайской карты, поэтому для производственных компаний это предложение может быть лишним. Но для сервисных компаний, сервисных операций и бэк-офисов Индия все еще остается экзотическим вариантом. Даже самые смелые делают лишь первые робкие шаги, однако систематическое, целенаправленное движение в этом направлении может принести щедрые дивиденды.

Чтобы оценить возможности, которые предлагает вам Индия, можно просто пройтись по строкам отчета о прибылях и убытках: закупка, продажи и маркетинг, исследования и разработки, обслуживание потребителей, функции бэк-офиса, финансы, персонал. Творчески проанализируйте виды деятельности и посмотрите, какие операции можно перевести за границу, а какие лучше оставить у себя.

Такой анализ может натолкнуть вас на неожиданные идеи. Например, одно американское агентство по временному трудоустройству обнаружило, что может собирать данные о кандидатах, проводить первоначальные собеседования по телефону и проверять рекомендации из Индии и таким образом снизить затраты и улучшить качество оценки и отбора кандидатов, прежде чем предлагать их клиентам. Поставщик программного обеспечения пришел к выводу, что может разрабатывать и производить бо́льшую часть рекламного и маркетингового материала в Индии и перенести туда поддержку своих интранет– и экстранет-систем. Компания, занимающаяся производством телепрограмм, обнаружила, что Индия может стать источником высококачественной компьютерной графики и анимации.

Приняв решение о перемещении в Индию, не стоит сразу же нырять с головой в воду. Действуйте вдумчиво и осторожно: запустите небольшие пилотные проекты, ведите параллельные операции в течение нескольких месяцев, отправьте в Индию своих ключевых сотрудников на один-два года, чтобы обеспечить беспроблемный переход.

Но этот шаг все равно сделать необходимо. Можете не сомневаться, ваши конкуренты его сделают.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ: INFOSYS

Infosys – индийское экономическое чудо, одна из трех ведущих ИТ-компаний в Индии и, вероятно, самый известный индийский ИТ-бренд. Доходы компании в 2007–2008 гг. составили почти $4 млрд при темпах роста 35–40 % в год. Ежемесячно число сотрудников компании увеличивалось более чем на 2000 человек. Infosys сегодня оценивается больше чем в $30 млрд, что почти в восемь раз превышает ее объемы продаж – удивительное соотношение для аутсорсингового бизнеса.

В финансовом отделе компании работает 40 сотрудников, разбросанных по всему миру, по одному специалисту на каждую тысячу человек. Несмотря на впечатляющие размеры чистой прибыли на уровне 25 % и уверенное удвоение доходов каждые два года, эта компания очень серьезно относится к управлению затратами.

Корпоративный фольклор возводит в легенду экономность и умеренность в затратах. Как-то в Бангалор с деловым визитом прибыли представители очень крупного американского клиента. Менеджер по корпоративным клиентам из Infosys пригласил американцев на ужин и взял с собой пару своих коллег, в том числе тогдашнего финансового директора. Ужин должен был состояться в Taj, хорошем, но непомерно дорогом ресторане при отеле для иностранных бизнесменов, разъезжающих по свету за счет представительских расходов. Двое американских гостей пришли в ресторан чуть раньше сотрудников Infosys, сели за столик и заказали бутылку приличного французского вина, которая в Индии стоит примерно столько же, сколько хороший дом. Когда прибыли представители Infosys, они слегка побледнели и со своей стороны заказали бутылку добротного местного красного вина Grover. Когда подали счет, менеджер по корпоративным клиентам и его коллега поспешно ретировались в туалет, оставив финансового директора оплачивать счет и пожимать руки американцам. На следующий день в компании было выпущено распоряжение с четким указанием не позволять клиентам первыми приходить в ресторан!

Даже в Индии строго контролируют затраты. Вам нужно изменить некоторые управленческие стереотипы Запада, где рабочая сила стоит дорого, а капитал дешево. В Индии справедливо обратное. А для некоторых категорий персонала, таких как высококвалифицированные разработчики и руководители, затраты на оплату труда растут стремительными темпами – вот почему уже сегодня нельзя бездумно пользоваться приливом дешевой рабочей силы, а необходимо взвешенно подходить к вопросу структуризации вознаграждения и удержания талантов.

Инструментарий менеджера по управлению затратами: подключенный и глобальный

ИНТЕРНЕТ

• Творчески и неустанно ищите способы использования предлагаемых Интернетом возможностей снижения затрат.

• Заставьте линейных руководителей думать над тем, как Интернет может помочь в сокращении затрат на взаимодействие:

• с поставщиками;

• с персоналом;

• с существующими клиентами;

• с потенциальными клиентами;

• с прочими (акционерами, аналитиками, избирателями).

ГЛОБАЛИЗАЦИЯ

В полной мере используйте возможности снижения затрат, предлагаемые:

• глобализацией в сфере производства – китайская карта;

• глобализацией в сфере ИТ и услуг – индийская карта:

• ИТ;

• функции бэк-офиса;

• обслуживание потребителей;

• продажи и маркетинг;

• исследования и разработки.

8. Творческий подход

И пусть мы солнце в небе не стреножим –

Зато пустить его галопом сможем!

Эндрю Марвелл, английский поэт (1621–1678)

До настоящего момента я рассматривал самые очевидные и доступные способы сокращения затрат: контроль над численностью персонала, оптимизация отношений с поставщиками, использование возможностей Интернета и глобализации. В этой главе я собираюсь перевернуть с ног на голову некоторые традиционные представления о затратах. Я буду говорить о скрытых путях возникновения затрат и нестандартных способах борьбы с ними. Затраты коварны, чтобы совладать с ними, нужен творческий подход.

Дополнительные затраты могут связаны с косвенными факторами, действующими подспудно и опосредованно. Взять такие затраты под контроль можно, лишь добравшись до источника проблемы. Существует три главных косвенных генератора затрат – время, сложность и низкое качество.

Кроме того, в этой главе рассмотрены нестандартные подходы, позволяющие полностью избавиться от некоторых статей затрат или превратить их в новые потоки прибыли. Не исключено, что в вашем бизнесе есть виды деятельности, которые поглощают уйму денег, но которые можно переложить на потребителей. Если это так, то некоторые статьи затрат в вашем отчете о прибылях и убытках могут превратиться в статьи доходов. Это идеальный вариант: расходы в доходы, воду в вино.

Косвенные генераторы затрат

Время – деньги

Скорость уменьшает затраты.

Например, в сфере розничной торговли модной одеждой серьезным источником издержек является уценка и списание непроданного товара. На эти издержки может приходиться более 30 % полной цены товаров в сезонном ассортименте. Время – деньги. Чем короче цикл «заказ-доставка-продажа», тем меньше риск застрять с неходовым товаром. Вот несколько полезных советов по укорачиванию этого цикла.

• Быстро определяйте, что в ваших магазинах продается хорошо, а что плохо.

• На основе этой информации размещайте повторные заказы у поставщиков – быстро, часто и небольшими партиями.

• Сведите к минимуму время доставки товаров от поставщиков до магазина (из Китая до павильонов в Mall of America или Meadowhall).

• Гибко корректируйте цены в местах продаж.

Укорачивание цикла «заказ-доставка-продажа» позволит вам сократить и другие затраты помимо тех, что связаны со списанием товаров, например затраты на складское хранение (хотя некоторые статьи затрат могут, наоборот, вырасти: доставка по воздуху, а не по морю; перемещение повторных заказов из Китая в Португалию или Мексику).

Другой пример – цикл разработки программных продуктов. Разработчики программного обеспечения всегда пытаются получить как можно больше времени на создание продукта. Увеличение сроков уменьшает стресс и позволяет им лучше проработать продукт. Но длительный цикл существенно увеличивает издержки – не только стоимость времени разработчика, но и риск снижения актуальности продукта на рынке к моменту его появления. Примерно 80 % стоимости конечного программного продукта создается за первые 20 % времени. Лучше как можно быстрее выпустить продукт на рынок, а затем в сжатые сроки исправить ошибки и устранить проблемы пользователей в версии V1.1. Сокращение продолжительности цикла разработки существенно снижает общие затраты.

Если на то пошло, укорачивание цикла – единственный действенный способ повысить эффективность по затратам в области разработки продуктов. И это критически важно не только и не столько по причине затрат. Если вы упускаете время и пропускаете вперед конкурентов, вы теряете рыночную возможность.

Жизненный цикл продуктов, таких как iPod или Wii, сократился с нескольких лет в 1970-х гг. до года или меньше сегодня – и это полный жизненный цикл, от разработки идеи и запуска в производство до бума и снижения продаж.

В 1980-е гг. стандартный цикл разработки нового автомобиля, от концепции до вывода на рынок, составлял четыре-пять лет. Когда Росс Перо пришел в совет директоров GM, он скептически заметил, что на создание нового автомобиля уходит больше времени, чем потребовалось Америке для победы во Второй мировой войне после атаки японцев на Перл-Харбор. Сегодня цикл разработки автомобиля составляет примерно один год.

Стратегию укорачивания цикла можно применить почти ко всему.

• Годовые бюджеты – обычно составляются очень долго и отнимают массу ценного управленческого времени. Начинайте процесс позже, завершайте быстрее, не предусматривайте слишком много этапов.

• Совещания – в большинстве своем плохо организованы, длятся слишком долго, проводятся слишком часто, отвлекают слишком много людей. Иногда совещания можно проводить по телефону. Некоторые компании (например, Asda/Wal-Mart в Великобритании) заставляют присутствующих стоять на протяжении всего совещания, что резко повышает его эффективность.

• Внедрение ИТ – не верьте поставщикам программного обеспечения, когда они говорят, что на внедрение систем SAP или Siebel требуется 18 месяцев. Это будет стоить вам уйму денег. Внедряйте за три месяца, затем отказывайтесь от внешней поддержки, и пусть пользователи справляются сами. Джон Рид перевел Citibank на безбумажный документооборот еще в 1970-е гг. Ему говорили, что на это уйдут годы. В один из выходных он пришел в головной офис вместе со своей командой и просто выбросил все папки с бумагами. Месяц хаоса, но потом все начало работать. А вот пример противоположного подхода: в 2000 г. британское правительство объявило о 15-летнем плане по выведению страны в лидеры в области использования Интернета и электронного рынка труда. Вам не режет слух – 15-летний план и Интернет в одном предложении?

• Консалтинговые проекты – стратегический анализ можно проводить раз в шесть месяцев или раз в шесть недель. Консультанты предпочитают проводить его раз в шесть месяцев по тем же причинам, по которым разработчики программного обеспечения хотят получить годы на создание программы. Шесть недель будет лучше для вас.

Конечно, бывают ситуации, когда не нужно и даже вредно торопиться, когда спешка только уменьшает скорость. Но такие ситуации редки. Как правило, сокращение длительности процессов и времени принятия решений уменьшает затраты и повышает конкурентоспособность вашей компании и ваших предложений на рынке.

Сложность стоит дорого

При прочих равных условиях способность делать простые вещи и делать их просто уменьшает затраты.

Возьмем, например, компанию Wanxiang. Это крупнейший поставщик автокомплектующих и третья по величине частная компания в Китае. Она была создана в 1969 г. со стартовым капиталом в $500 как мастерская по ремонту велосипедов и тракторов. Как и многие компании в странах Азии с развивающейся экономикой, она прошла через период бурного, но бессистемного роста, хватаясь за сотни новых продуктов и сфер бизнеса. Однако в начале 1980-х гг. руководство сделало резкий разворот: были распроданы или закрыты все направления деятельности, за исключением одного – производства карданных шарниров для автомобилей. Радикальный и неожиданный шаг для компании на начальной стадии развития. Что в результате? Сегодня Wanxiang уверенно доминирует на своем целевом рынке, обслуживая ведущих западных автопроизводителей, и получает 10 %-ную прибыль при выручке почти в $2 млрд.

Руководство Wanxiang вовремя осознало, что сложность и отсутствие фокуса – враг экономической эффективности. Слишком много линеек продуктов означает слишком мало внимания каждой из них, недостаточно большие объемы производства, медленное накопление знаний.

Сложные бизнес-структуры неизменно несут дополнительные затраты, единственная raison d’être (причина существования) которых – необходимость управлять этой сложностью. Эти затраты могут быть связаны с наличием высокооплачиваемой команды по стратегическому управлению портфелем продуктов, которая тратит свое время на изучение того, какие линейки продуктов следует включить в какие стратегические бизнес-единицы. Или с попытками высшего руководства в многопрофильных медиатехнологических группах, таких как AOL/Time Warner или Sony, добиться конвергенции и синергии в не связанных между собой сферах деятельности. Или бесконечный анализ ценообразования и прибыльности клиентов, проводимый командой магистров делового администрирования, без которого вы не можете обойтись, потому что попали в ловушку индивидуальных сделок с каждым крупным клиентом.

Во всех перечисленных случаях дополнительная сложность генерирует дополнительные затраты и ослабляет фокус, но при этом не создает стоимость ни для бизнеса, ни для клиентов.

Налоги – наглядный пример бесполезной и совершенно неэффективной сложности. Налоги, налоговые льготы и налоговые вычеты с течением времени нарастают как ракушки. В конечном итоге система администрирования налогов (расчет, сбор, предоставление льгот, возврат, штрафы) превращается в крупнейшую статью государственных расходов. В США на нее приходится почти 15 % налоговых поступлений. Переход на фиксированную ставку налога позволил бы устранить затраты на сложность.

Осуществляемые консультантами проекты по снижению затрат сами могут быть интересными примерами дорогостоящей сложности. Консультанты любят продавать кросс-функциональные проекты. В своей рекламной речи они указывают вам на то, что ваша компания организована по функциональному принципу: продажи, производство, обслуживание, распределение и т. д. Но что действительно имеет значение, говорят они, – это ключевые компоненты предпринимательской деятельности, пересекающие границы функциональных подразделений, такие как осуществление закупок, достижение высокой удовлетворенности потребителей или обеспечение качества в соответствии с концепцией «шести сигм». Именно они являются главными генераторами затрат. Сегодняшняя мода на кросс-функциональную синергию напоминает мне массовое увлечение реинжинирингом бизнес-процессов в начале 1990-х гг.

Если вы купитесь на это, то в скором времени окажетесь в аду кросс-функциональных мозговых штурмов. Ваш ключевой персонал будет, закрывшись в комнате для совещаний, увешанной блок-схемами процессов, заниматься изобретением велосипеда. В конце этого процесса вы получите интересные выводы вроде таких: «Знаете ли вы, что удовлетворенность клиента обходится вам в $900? А снижение качества будет стоить вам 20 % доходов?»

Консультанты любят такие проекты, потому что они длятся вечность. Выводы так или иначе опровергнуть трудно. А ответы на прямой вопрос «Так что же мы должны делать?» бывают настолько расплывчатыми, что для превращения их в конкретные меры требуется проделать еще больше работы.

Одна европейская технологическая компания попалась на эту удочку, согласившись структурировать программу снижения затрат на основе стоимости цикла разработки продуктов. Бесконечные совещания, на которых межфункциональная команда по кусочкам собирала стоимость цикла из отдельных операций и затрат в области маркетинга, разработки, производства, поддержки потребителей; коммерческих, общехозяйственных и административных расходов. В конечном итоге общая стоимость цикла разработки была оценена в €200 млн ($300 млн) и были найдены интересные схемы межфункционального сотрудничества, позволяющие снизить ее на €40 млн ($60 млн).

Но там были две серьезные проблемы. Во-первых, ответственность за реализацию каждой предложенной инициативы ложилась сразу на двух линейных руководителей. А во-вторых, оказалось невероятно сложно (по-настоящему сложно!) поставить конкретные цели по снижению затрат и отслеживать их выполнение по многочисленным функциональным подразделениям. Результат был вполне предсказуем: никаких конкретных программ действий и никакого реального сокращения затрат.

Кросс-функциональные подходы несомненно обладают концептуальной привлекательностью. Но они нарушают два основополагающих правила эффективного управления затратами: устанавливать четкую индивидуальную ответственность и избегать чрезмерной сложности.

Качество снижает затраты

Давным-давно, когда «я был мал и свободен под яблоневыми кронами»[8], считалось, что вы должны выбирать между затратами и качеством (или «дифференциацией», если пользоваться терминологией Майкла Портера). Как я уже говорил в главе 1, нельзя было иметь более высокое качество и одновременно более низкие затраты.

Японские производители в 1970–1980-е гг. опровергли эту точку зрения. Вдохновленные идеями Э. Деминга, американского консультанта, они сосредоточились на повышении качества, сокращении количества дефектов с одного на сотню до одного на миллион изделий. Благодаря этим усилиям их автомобили и телевизоры завоевали замечательную репутацию среди потребителей и были признаны более надежными, чем продукция GM или Philips.

При этом было очевидно – японцам не приходилось увеличивать затраты, чтобы получить более высокое качество. Как раз наоборот. Чем больше они фокусировались на качестве, тем более эффективными и экономичными становились. Этот неожиданный эффект получил известность как «парадокс Toyota». Он возникает по нескольким причинам.

Предотвращение дефектов, прежде чем они произошли, устраняет последующие затраты на их выявление и исправление в цепочке создания стоимости. Эти затраты могут возникать на заводе, когда товары проверяются перед отправкой. Или – что обходится на порядок дороже – после того, как товары достигли конечного потребителя: высокий процент рекламаций, отзывы продукции, судебные иски.

Высокое качество на входе устраняет потребность в больших отделах контроля качества на выходе, с их высокими накладными расходами и бюрократией.

Внедрение подхода «нулевых дефектов» создает необходимые условия для борьбы с неэффективностью системы. Возьмите метод управления запасами и производством «точно вовремя», пионером которого была все та же Toyota. До появления этого метода производители старались накапливать значительные буферные запасы на разных этапах производственного процесса, чтобы подстраховаться на случай сбоя поставок. Японцы обнаружили, что буферные запасы на практике лишь усугубляют проблемы, которые призваны решать: из-за наличия такой «подушки безопасности» менеджеры расслабляются, становятся более терпимыми к задержкам, невыполнению поставок, неоптимальным графикам. И разумеется, хранение буферных запасов само по себе – большая затратная статья.

Метод производства «точно вовремя» положил конец практике накопления буферных запасов. Когда исчез такой мощный очаг неэффективности, не только сократились затраты на поддержание запасов, но и повысилась экономическая эффективность производства в целом, поскольку иного выхода просто не оставалось. Повышение качества процесса снизило затраты на процесс.

Пусть потребители работают за вас

Я вырос в южном Лондоне по соседству с большим продовольственным магазином Sainsbury, тогда еще традиционного формата, с продавцами и прилавками. Чтобы купить мясо или рыбу, молочные продукты, джем или овощные консервы, вам приходилось стоять в очереди в разные отделы и платить в разные кассы. Это было чудесно с эстетической точки зрения – смотреть, как продавец отрезает кусок масла на мраморной доске и ловко заворачивает его в грубую оберточную бумагу, или ступать по опилкам на кафельном полу. Но господи, как же это было долго! А сколько персонала работало в этом замечательном, старомодном магазине!

Когда появились первые магазины самообслуживания, мои родители переключились на них без раздумий. Время на поход в магазин сократилось вдвое. Цены заметно снизились. По мере увеличения размеров магазинов расширялся и ассортимент товаров, и теперь можно было купить все необходимое за один поход. Это было выгодно как розничным продавцам, так и покупателям. Все сократили затраты, и все экономили время. В наши дни прогресс зашел еще дальше: мы можем самостоятельно сканировать цены в наших корзинах, а благодаря радиометкам в скором времени мы сможем заходить в магазин, совершать покупки и расплачиваться совершенно самостоятельно, без всякой посторонней помощи. (Хотя некоторые странные пережитки из 1950-х гг. все еще остаются, например упаковщики сумок в американских супермаркетах. Или это замаскированная федеральная программа создания рабочих мест?)

Вы можете предложить потребителям более доступные цены при условии, что они вложат немного собственного времени и труда, а то и просто сделают работу за вас. Например, IKEA может заставить меня несколько часов ползать по полу в безумном хаосе отверток и инструкций по сборке, только лишь для того, чтобы сэкономить $10 на сборке кухонного стола. Много лет назад, когда я сделал это в первый раз, я уже работал младшим консультантом и зарабатывал $100 в час, но тем не менее с радостью сэкономил свои $5 благодаря часовой схватке один на один с разобранным кухонным столом. И я вернулся на следующей неделе, чтобы купить к нему кухонный буфет. Эти хитрые шведы ловко сыграли на том, что люди очень низко оценивают свое время. Они переложили на мои плечи массу затрат, а я был счастлив покупать по такой низкой цене.

В Интернете я охотно делаю все то, что раньше для меня делало за плату турагентство или авиакомпания: поиск, бронирование, изменение, аннулирование. Я могу сделать это быстрее большинства агентов, подобрать для себя наиболее подходящие и выгодные условия и сделать все это посреди ночи, когда мое время почти бесплатно, – но, что самое главное, мне нравится это делать (печально, но факт).

Или я могу воспользоваться Интернетом как инструментом, чтобы самостоятельно исправить проблему в своем компьютере. Пятнадцать минут поиска по онлайновой базе данных – это гораздо приятнее и эффективнее, чем целый час дозваниваться в службу технической поддержки.

Если это возможно, пусть потребители выполняют работу за вас. Возможность сделать что-то быстрее и лучше вашего персонала доставит им удовольствие, а вы сможете убрать статью затрат из своего отчета о прибылях и убытках.

Превратите расходы в доходы

Лучшее, что можно сделать с расходами, – превратить их в доходы. Это можно сделать частично, найти источники какого-либо компенсирующего дохода, либо полностью превратить центр затрат в центр получения прибыли.

Раздельное ценообразование

Изменение схемы ценообразования иногда позволяет сократить затраты. Чтобы понять, каким образом, вам нужно представить спектр возможных стратегий ценообразования. На одном конце спектра находится пакетное ценообразование или «продажа решений», когда клиенту предлагается общая цена, включающая множество различных компонентов. На другом конце спектра находится раздельное ценообразование или ценообразование на основе меню, когда потребитель видит цену отдельных компонентов и выбирает те, которые ему необходимы.

Пакетные решения помогают потребителям в тех случаях, когда они покупают что-либо очень сложное и рискованное или же относящееся к разряду технических новинок, которые для них пока не очень понятны и привычны. Именно так Cisco продает свою коммуникационную инфраструктуру, а Siebel и Accenture – свои CRM-системы. Вот почему на заре Интернета AOL объединяла в один пакет доступ в Интернет, электронную почту и услуги своего портала для продажи далеким от ИТ покупателям. Пользователей гораздо больше волновала простота использования и надежность, чем цена.

Но по мере созревания рынка потребители начинают лучше понимать то, что они покупают, и готовы идти на больший риск. На этом этапе раздельное ценообразование может помочь и продавцам, и покупателям снизить затраты.

В качестве примера рассмотрим GDS, глобальные системы бронирования билетов, связывающие авиакомпании и агентства, которые я упоминал в главе 5. После появления стандартных персональных компьютеров, Интернета и электронных билетов технология GDS стала дешевле, надежнее и проще в использовании. Однако поскольку комплекс услуг GDS по-прежнему имел единую пакетную цену, у агентств не было стимула работать над снижением общей стоимости системы и затраты не снижались так быстро, как могли бы. Переход на раздельное ценообразование решил проблему. Плата за базовый доступ была существенно снижена. Параллельно агентствам было предложено меню дополнительных услуг за отдельную плату. Например, они могли по-прежнему покупать услуги по техобслуживанию компьютеров и сопровождению программ у своего поставщика GDS или же делать это сами. Или они могли пользоваться его службой технической поддержки, но теперь с них брали плату за минуту или за ответ, поэтому частота звонков резко сократилась. Изменение подхода к ценообразованию стимулировало взаимовыгодное поведение с обеих сторон.

Сегодня вся индустрия авиаперевозок перешла на раздельное ценообразование – со всеми его плюсами и минусами.

В плюсах то, что авиакомпании разделили затраты, связанные с каналами продаж, обслуживанием, способом оплаты и выбором аэропорта. Возьмем, например, мой недавний перелет из Лондона в Тулузу. Разброс цен на авиабилеты, предлагаемые одной и той же авиакомпанией, выглядел примерно так, как показано в нижеприведенной таблице. Выбор более дорогих «опций меню» мог удвоить стоимость моего путешествия. Но и я, и авиакомпания были настроены на поиск взаимовыгодных решений. Если я избавляю компанию от затрат на комиссионные агентству, комиссию банку за операции с кредитной картой, бумажные билеты и колл-центры, она тоже избавляет меня от части затрат. Я могу выбрать аэропорт, из которого лететь, и заплатить другой аэропортовый сбор, а также решить, сколько взять с собой багажа и как зарегистрироваться – за отдельную плату в аэропорту или бесплатно через Интернет.

В минусах то, что разделение может быть доведено до крайностей, с дополнительными сборами за безопасность полетов, топливными сборами, налогами аэропорта и налогами на воздушные перевозки. В результате «бесплатный» полет по программе воздушных миль может стоить дороже, чем перелет с полным сервисом у низкозатратного авиаперевозчика.

Фирмы по прокату автомобилей тоже могут использовать раздельное ценообразование. Однажды я заказал машину в мадридском аэропорту по отличному тарифу: $35 в день по предоплате. На всякий случай я удостоверился, что в эту цену включены все стандартные доплаты: пробег, страховка, местные налоги и т. д. И тем не менее мой окончательный счет составил $70 в день. Эта творческая фирма по прокату автомобилей добавила аэропортовые сборы, франчайзинговые отчисления, комиссию за обмен валюты, страхование от дополнительных сборов по стандартной страховке и т. д.

Моим любимым примером надувательства с раздельным ценообразованием было изменение схемы выставления счетов одной британской компанией кабельного телевидения, славящейся самым отвратительным обслуживанием клиентов на всей планете. Ежемесячно я получал счет на £24,99. Но затем вдруг он повысился до £25,99. Новый счет выглядел следующим образом:

Превратите центры затрат в центры прибыли

Иногда можно превратить центры затрат в полноценные центры прибыли.

Именно так поступила Carnival Cruise Lines, крупнейшая в мире морская круизная компания. Ее гигантские лайнеры, рассчитанные на 3000 пассажиров, белоснежными громадами возвышаются над доками Майами, когда вы едете в машине с откинутым верхом по дамбе из центра города в Саут-Бич. Традиционно одной из самых больших затратных статей компании была уборка и обслуживание кают. Отныне это не так. Теперь индивидуальные предприниматели, обычно команда из мужа и жены, участвуют в конкурсе на право получить «франшизу» на уборку и обслуживание пакета из 20–30 кают. Поскольку пассажиры дают щедрые чаевые (что очень поощряется), этот малый бизнес оказывается весьма прибыльным. У обслуживающих команд имеется хороший стимул обеспечивать высокое качество услуг. А Carnival превратила источник серьезных затрат в источник хорошей прибыли.

По этому же пути пошли специализированные периодические издания, в частности научные журналы и журналы, посвященные вопросам управления. Много лет назад издательства платили ученым за подготовку статей. Но в 1950-е гг. Роберт Максвелл, владелец издательства Pergamon, которое сделало его миллиардером, понял, что ученые готовы предоставлять контент бесплатно. Им требовались публикации для поддержания репутации в академических кругах и сохранения своих рабочих мест в высших учебных заведениях.

Аналогичным образом консультанты по вопросам управления продвигают себя и свои идеи в управленческих и отраслевых изданиях, распространяемых среди потенциальных клиентов – руководителей высшего звена. Они тоже готовы бесплатно снабжать издательства высококачественным контентом и даже проводить специальные исследования по запросу журналов, если это может принести им признание. Хотя менее этичные могут тайно скупать тысячи экземпляров собственных книг, чтобы создать им репутацию бестселлеров. (Я сам разместил небольшой предварительный заказ на 10 000 экземпляров этой книги.)

Таким образом, профессиональные периодические издания сумели очень близко подойти к модели идеального бизнеса: читатели платят им, чтобы прочитать материал, а писатели платят им, чтобы получить возможность его опубликовать.

Эту стратегию можно с успехом применить в любой ситуации, где существует высокий потребительский спрос на услугу при недостаточных ресурсах. Например, один производитель корпоративного программного обеспечения был завален запросами от своих клиентов на обновление и индивидуализацию ПО. Компания постоянно расширяла дорогостоящий штат программистов, чье время не оплачивалось клиентами напрямую, но все равно не справлялась с растущим спросом. Затраты увеличивались. Клиенты были недовольны. Решение, кого обслуживать в первую очередь, а кого в последнюю, принималось наугад.

Проблема была решена после того, как компания начала брать плату за профессиональные услуги и продавать время своих программистов на аукционе тем, кто предложит наивысшую цену. Поначалу компания беспокоилась, что таким образом настроит клиентов против себя. Но все оказалось иначе. Клиенты почувствовали себя хозяевами своей судьбы. Если их проблема была по-настоящему важной и срочной, они не возражали против платы за оперативную помощь. Внедрение рыночного механизма превратило расходы в доходы и повысило удовлетворенность клиентов.

Инструментарий менеджера по управлению затратами: творческий подход

ВРЕМЯ – ДЕНЬГИ

• Все ли ваши бизнес-процессы настолько быстры, насколько это возможно?

• Где можно сократить продолжительность цикла и снизить затраты?

СЛОЖНОСТЬ СТОИТ ДОРОГО

• Можно ли сократить затраты, упростив то, что вы делаете и как вы это делаете?

• Если усложнение производится осознанно, уверены ли вы, что создаваемая стоимость превышает затраты?

• Нельзя ли получить бóльшую часть стоимости при меньших затратах?

КАЧЕСТВО СНИЖАЕТ ЗАТРАТЫ

• Подумайте, может ли увеличение инвестиций в качество на входе обеспечить общее сокращение затрат.

• Подумайте, может ли увеличение инвестиций в качество на входе обеспечить сокращение затрат на выходе, таких как контроль качества, устранение дефектов, компенсация за плохое обслуживание, отзыв продукции.

ПУСТЬ ПОТРЕБИТЕЛИ РАБОТАЮТ ЗА ВАС

• Существуют ли в вашем бизнесе такие виды деятельности или операции, которые вы выполняете за свой счет, но могли бы переложить на потребителей?

• Не предпочтут ли ваши потребители делать некоторые вещи сами?

ПРЕВРАТИТЕ РАСХОДЫ В ДОХОДЫ

• Есть ли такие статьи расходов, которые вы можете превратить в доходы?

• Не может ли раздельное ценообразование снизить затраты для вас и ваших потребителей?

• Нельзя ли получить бесплатно то, за что сейчас вы платите, или сделать так, чтобы люди платили за это?

• Не могут ли какие-либо ваши центры затрат стать прибыльным бизнесом для третьих сторон?

9. Управление затратами как стратегия

Эффективное управление затратами, основанное на глубоком понимании динамики затрат, – не только тактический операционный актив. Оно может стать основой стратегического конкурентного преимущества, позволяя:

• создавать стоимость посредством поглощений;

• стратегически подходить к ценообразованию;

• реализовывать больше новых возможностей для роста;

• поддерживать создание стоимости в крупных корпорациях с многочисленными подразделениями.

Создание стоимости при поглощениях

Большинство поглощений не создают стоимости для акционеров поглощающей компании. Несмотря на этот хорошо известный и неоднократно подтвержденный факт, компании продолжают увлекаться поглощениями, а инвестиционные банки продолжают зарабатывать миллионы на их энтузиазме. Почему так происходит? Одной из главных причин низкой эффективности подобных сделок является то, что окончательная цена поглощаемой компании обычно на 30–50 % превышает ее реальную рыночную стоимость. Эта разница называется премией поглощения. Грамотная стратегия поглощения должна учитывать необходимость отработать эту премию и четко определять, какие возможности для синергии будут созданы в новом, более крупном бизнесе.

Существует два основных вида синергии: синергия объединения и синергия масштаба. Синергия объединения предполагает главным образом генерирование более высокого дохода, тогда как синергия масштаба – снижение удельных затрат.

Наглядным примером достижения синергии объединения или роста доходов было слияние Time Warner и AOL. Это была классическая комбинация медиакомпаний старого и нового формата. Идея заключалась в том, чтобы использовать традиционные медиабренды и контент Time Warner для развития интернет-бренда и интернет-каналов AOL, а технические возможности AOL – для создания новых медиаканалов и в обоих случаях генерировать более высокие доходы с той и другой стороны.

Или возьмем сектор мобильной связи. Французский мобильный оператор покупает оператора в Германии, рассчитывая на увеличение общего дохода от клиента (особенно в секторе корпоративных клиентов) в обеих странах в результате предоставления клиентам возможности звонить из Франции в Германию в пределах одной сети. Французский оператор может также приобрести оператора в Индии, но на этот раз в расчете не на повышение дохода от клиента, а на то, что его богатый опыт работы в других странах поможет быстро повысить объемы индийского бизнеса.

Существуют бесчисленные вариации синергии объединения, которые ложатся в основу стратегий поглощения. Розничные банки покупают страховые бренды, чтобы продавать их продукты через свои филиалы, оптовые банки пускаются в плавание по опасным водам инвестиционного банкинга. Туристические конгломераты, такие как Cendant, пытаются объединить отели, прокат автомобилей, таймшеры, турагентства, системы бронирования и пакетные туры. И хотя некоторые добиваются успеха на этом пути, вероятность неудач здесь гораздо выше, чем при применении стратегий, ориентированных на сокращение затрат (или стратегий, ориентированных на сокращение затрат и рост доходов).

Я привел довольно характерные примеры. Объединение Time Warner и AOL стало катастрофой для акционеров Time Warner, а обещанная синергия в сфере доходов, контента и технологии едва материализовалась. Cendant стала очередной финансовой катастрофой (кстати сказать, история туриндустрии изобилует примерами неудачных конгломератов) и в настоящее время распадается на части.

По оценке инвестиционных аналитиков мобильные операторы растранжирили сотни миллиардов долларов акционерной стоимости в погоне за глобальным присутствием – у одной только Vodafone предполагаемые потери оцениваются в $100 млрд. В сфере финансовых услуг инвесторы в целом получали более высокую доходность в консервативных фирмах, которые сохраняли узкий фокус и проводили поглощения главным образом ради достижения синергии масштаба (синергии сокращения затрат).

Доля неудач при стратегиях объединения выше, потому что искомые выгоды могут быть достигнуты иными способами помимо поглощения – менее рискованными и более простыми в осуществлении. Розничному банку не нужно приобретать страховой бизнес: можно распространять страховые продукты за комиссионное вознаграждение. Французский и немецкий мобильные операторы могут договориться о сотрудничестве, чтобы обеспечить клиентам беспрепятственный роуминг, и просто делиться дополнительными доходами (именно так сегодня и поступает большинство операторов). Time Warner могла заключить с AOL рыночную сделку на поставку контента и приобрести необходимые возможности в Интернете, наняв команду высококлассных ИТ-талантов и сэкономив на этом примерно $50 млрд даже с учетом их мегапремий.

Поглощения, основанные на синергии масштаба или сокращения затрат, имеют больше шансов на успех. Их легче понять и смоделировать, они проще в осуществлении и имеют более предсказуемые результаты.

Возьмем сектор торговли строительными материалами. На протяжении последних 20 лет этот сектор, в прошлом сильно фрагментированный, переживал интенсивный процесс консолидации, в результате которого сегодня три ведущие компании – Wolseley, St Gobain (точнее, его торговое подразделение Jewsons) и Travis Perkins – обслуживают более 50 % британского рынка. Консолидация осуществлялась преимущественно путем приобретения крупными игроками местных и региональных конкурентов. При этом создание стоимости происходило в основном за счет снижения издержек.

В приведенной ниже таблице я представил упрощенную модель того, как это работает (реальные цифры изменены). Допустим, на рынке стройматериалов работает небольшая фирма, объект поглощения, по размеру в десять раз меньше компании-покупателя из большой тройки. Чтобы оставаться конкурентоспособной, ей необходимо поддерживать цены на одном уровне с более крупным конкурентом. Однако из-за небольших объемов ей приходится закупать продукцию на менее выгодных условиях, проигрывая примерно 4 % от объема продаж (6–7 % цены покупки). Другие коэффициенты затрат такие же, как у игрока из большой тройки. Поскольку фирма частная, ее владелец-управляющий успешно выживает и с вдвое меньшей операционной прибылью, чем требуется трем большим компаниям из-за их публичного статуса.

После поглощения компания из большой тройки переводит весь объем закупок на более выгодные условия, экономя 4 % от объема продаж приобретенной фирмы. Она устраняет по меньшей мере половину ее централизованных общехозяйственных и административных расходов (бухучет, кредитный контроль, ИТ, служба закупок), легко включая эти процессы в существующую инфраструктуру своего центрального офиса и экономя дополнительные 3 % на продажах. В затратах на филиалы вряд ли удастся получить весомую экономию: в основном это переменные затраты, без существенных эффектов масштаба, а мелкие торговцы обычно ведут дела очень бережливо.

Таким образом, после поглощения игрок из большой тройки повышает рентабельность продаж приобретенной фирмы с 4 до 10 %: выше, чем в среднем по его собственному бизнесу. Благодаря этому он может разделить выигрыш с владельцем малой фирмы, предложив ему более щедрую цену выкупа (возможно, исходя из размера прибыли в 6–7 %), а сам получает достаточно высокую дополнительную прибыль, чтобы окупить премию приобретения.

Способность эффективно управлять затратами дает стратегическое преимущество в сделках по поглощению, основанных на синергии затрат. Если вы уверены, что сумеете создать синергию и максимально снизить затраты, у вас будет более широкий выбор возможностей, вы сможете предлагать более высокую цену (и окупать ее) и выходить победителем в большинстве сделок. Если в вашей отрасли происходит интенсивный процесс консолидации, у вас больше шансов оказаться победителем. А лидерство в гонке укрепляет ваши позиции – чем больше масштаб, тем более значительную синергию можно получить при каждом последующем поглощении.

Кроме того, в результате проведения множества аналогичных сделок вы накапливаете чрезвычайно ценный опыт, на практике узнаете, что работает, а что нет, и становитесь более эффективным в интеграции и управлении приобретенными фирмами.

Лучшая ситуация для поглощения – та, где можно получить надежную, весомую синергию затрат и одновременно хорошую синергию доходов: масштаб и совмещение. Производитель безалкогольных напитков, упомянутый в следующем разделе, успешно создал такую ситуацию. Компания Cisco в дни своего расцвета, примерно в 2000 г., имела отличную модель интеграции мелких фирм – производителей телекоммуникационного оборудования на основе единой платформы продаж и распределения, с радикальным устранением накладных расходов и не менее радикальным повышением доходов.

КРАЙНОСТИ В СИНЕРГИИ СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ

Однажды я работал с крупной международной компанией, ведущим мировым производителем безалкогольных напитков. Компания приобретала небольшие европейские фирмы и бренды безалкогольных напитков и встраивала их в свою мощную систему распределения. В процессе этого она старалась по возможности максимально консолидировать административные функции приобретаемых фирм в едином головном офисе. Моя консультационная команда занималась тем, что составляла прогнозы по финансовым показателям после сделки и определяла приемлемую премию приобретения.

Ключевым предположением в этой модели была величина экономии, которой компания-покупатель могла добиться в накладных расходах приобретаемой фирмы. Моим непосредственным клиентом был специальный представитель генерального директора Берт, который работал в новой компании первые шесть месяцев после сделки, чтобы на месте контролировать внедрение новых структур. Я хорошо запомнил одну рабочую встречу с Бертом, на которой мы должны были решить, сколько накладных расходов (финансы, персонал, маркетинг – обычные области сокращения) останется в приобретенной фирме. Я полагал, что это может быть примерно 70 %, т. е. 30 %-ное сокращение, что было довольно смелым предположением в большинстве масштабных поглощений.

– Ноль, сказал Берт.

– Берт, они не могут быть нулевыми. Они никогда не бывают нулевыми. Нельзя добавить полдюжины новых брендов, сотни тысяч потребителей, три завода, и не увеличить центральных затрат. Это абсурд.

– Ноль, упрямо повторил Берт.

Его миссией была ликвидация. Накладным расходам пришел конец.

В итоге мы сошлись на 50 %, и Берт это сделал.

Наконец, я хочу обратить ваше внимание на поглощения, приносящие отрицательную синергию затрат. Ордена Почетного легиона здесь заслуживают французы – мастера в этом деле. Air France – лучший пример в этой области. До того как Европа ослабила государственное регулирование индустрии авиаперевозок, Air France приобретала все без исключения местные авиакомпании, которые имели больше пары турбовинтовых самолетов на том основании, что рынку нужен «порядок» и стабильные (т. е. высокие) цены. Одной из приобретенных авиакомпаний была Air Inter. Первым шагом после поглощения стало повышение зарплат персонала Air Inter до уровня Air France, т. е. примерно на 25 %. La synergie de coûts negatifs à la française – отрицательная синергия затрат по-французски.

Поддержка стратегий ценообразования

Грамотное управление затратами помогает компании превратить ценообразование в эффективное оружие конкурентной борьбы.

Ценовые войны: лидеры и нападающие

Исследования, проведенные в 1960-х и 1970-х гг. в General Electric и затем в Гарвардском университете, выявили тесную взаимосвязь между лидерством на рынке и долгосрочной прибыльностью. (Это был проект PIMS, который в настоящее время осуществляется Институтом стратегического планирования. Первоначально аббревиатура PIMS расшифровывалась как Profit Impact of Market Share – влияние рыночной доли на прибыль, но впоследствии она была преобразована в Profit Impact of Market Strategy – влияние рыночной стратегии на прибыль.) Например, вы можете видеть рынок со следующим распределением рентабельности продаж: игрок номер один – 10 %, номер два – 6 %, номер три – 2 %, а более мелкие игроки терпят убытки. Эта ситуация настолько типична, что одно из основных правил Джека Уэлча в GE гласило: компания должна быть номером один или два в своем рыночном сегменте либо стать ими в кратчайшие сроки, в противном случае ее необходимо продать.

Лидеры рынка имеют более высокую доходность благодаря более высоким ценам и более низким удельным затратам. Остальным игрокам приходится прилагать все силы и смекалку, чтобы выстоять в отсутствие явных структурных преимуществ.

Но лидерам рынка тоже приходится непросто: на их позицию постоянно покушаются меньшие по размеру конкуренты и новые игроки, которые хотели бы получить больший кусок лакомого пирога. Излюбленная тактика борьбы – ценовая война. Избежать ее невозможно. Но если атакующие видят, что лидер имеет структурное преимущество в затратах (благодаря масштабу) и эффективную систему управления операционными затратами, что он не расточителен и не самодоволен, они быстрее отступят и прибылям будет нанесен гораздо меньший урон. Грамотный, жесткий подход к управлению затратами защищает позицию и прибыльность компании на рынке – через уменьшение вероятности ценовой атаки, сокращение ее продолжительности и смягчение последствий.

Разумеется, если вы атакующий, все вышесказанное в равной мере относится и к вам. Если у вас очень низкие затраты, а путь к лидерству преграждает раздобревший, самодовольный толстяк, его будет несложно вытеснить с насиженного места, прибегнув к агрессивному ценообразованию.

Выведение новых продуктов: ценообразование с опережением кривой опыта

Если вы уверены в своей способности снизить затраты, то можете стартовать с более низкими ценами, чтобы завоевать лидерство в новых категориях продуктов.

Возьмем такой продукт, как широкоэкранные телевизоры. Первое время они чрезвычайно дороги в производстве: неотработанная технология, пока еще не списанные затраты на исследования и разработки, низкие объемы производства, незначительные совокупные объемы. Но если вы уверены, что в течение следующих двух-трех лет сумеете существенно снизить затраты, можно установить более низкую цену на основе ожидаемой будущей кривой опыта и будущего создания стоимости. Это даст вам исходное преимущество перед конкурентами, которое можно будет превратить в лидерство на рынке и получить шанс зарабатывать сверхприбыли, когда рынок созреет.

Такова основная динамика ценообразования на рынках МР3-плееров, мобильных телефонов, персональных компьютеров, телевизоров и т. д. Укорачивание жизненного цикла продуктов придает динамике еще бо́льшую жесткость и увеличивает преимущество, которое создается способностью эффективно управлять затратами.

Долгосрочные контракты с клиентами: прибыльные обязательства

Сегодня потребители все чаще стремятся заключать долгосрочные контракты с поставщиками в рамках стратегического перехода на аутсорсинг или концентрации на меньшем количестве лучших поставщиков. Заключение таких долгосрочных – и прибыльных – контрактов помогает компании эффективно прогнозировать и контролировать будущие затраты.

Например, возьмем ИТ-аутсорсинг в индустрии авиаперевозок. Для традиционных авиакомпаний с полным сервисом затраты на ИТ достигают 3 % от их доходов и больше. ИТ играют критическую роль в сфере авиаперевозок. На ИТ держится ценообразование, бронирование, регистрация, передвижение самолетов. Сбои в ИТ-процессах приводят к операционному хаосу и раздражают пассажиров – вспомните постоянные сбои в системе регистрации и обработки багажа на печально известном терминале 5 в аэропорту Хитроу. Поэтому исторически крупные авиакомпании выполняли бо́льшую часть ИТ-функций сами.

Однако потребности авиаперевозчиков в сфере ИТ довольно схожи. Следовательно, присоединение к некой системе совместного пользования – передача ИТ-функций на аутсорсинг независимому внешнему поставщику, обслуживающему сразу множество авиакомпаний, – сулит весомые выгоды.

В этой ситуации риски одинаково высоки как для поставщика, так и для авиакомпании. Разработка общей платформы стоит дорого. Чтобы убедить первую пару авиакомпаний перейти на эту систему, придется пойти на убытки. Но, что самое главное, авиакомпании решатся на этот шаг лишь в том случае, если в контракте будет абсолютно четко прописано, как будут изменяться их затраты на ИТ в течение следующих 10 лет. В отсутствие такого контрактного обязательства ни один авиаперевозчик не рискнет попасть в зависимость от внешнего поставщика в столь критической области.

Если вы умеете управлять затратами, у вас больше шансов получить этот бизнес. И у вас больше шансов получить его по правильной цене – той, что обеспечит авиакомпаниям необходимое сокращение затрат, а вам даст возможность зарабатывать хорошие прибыли, а не балансировать на грани банкротства.

Больше возможностей для роста

До весны 2000 г., пока не лопнул пузырь доткомов, можно было получить $5 млн венчурного капитала только лишь за одну идею, беседу в кафе, набросанную на салфетке концепцию, пятиминутную презентацию, доказывающую, что всего 1 % глобального рынка объемом в триллионы долларов позволит вам заработать кучу денег. На следующем этапе, имея в своей команде пару технарей, бета-версию программы и пару клиентов-тестировщиков, можно было получить еще $50 млн и нанять торговую команду национального масштаба. Сотни начинающих компаний получали такие деньги. И почти все тратили их с размахом. Самым экстравагантным и помпезным выбрасыванием денег на ветер, по моему мнению, была Boo.com, интернет-магазин модной одежды, который за 100 дней сумел спустить больше $100 млн, главным образом на ужины с шампанским для сплочения команды и полеты на «Конкорде».

В наши дни, в эпоху Web 2.0, венчурные капиталисты говорят: «$500 000 – это новые $5 млн». Ни один венчурный капиталист не вложит $5 млн в идею, высказанную за стойкой бара, если только вы не Стив Джобс. Они могут выложить $500 000 – да и то лишь в том случае, если увидят хоть какое-то функционирующее программное обеспечение и одного-двух пробных клиентов.

Подобную перемену можно истолковать как признак потери венчурными капиталистами склонности к риску – многие так сильно обожглись на Web 1.0, что теперь дуют на холодную воду.

В этом есть доля правды, но это только половина истории. Венчурные капиталисты осознали, что неправильно подходили к инвестициям в фирмы на раннем этапе развития. Разумеется, такие инвестиции – это всегда сопряженная с риском ставка на команду или идею. Но это также плата за эксперимент, плата за возможность узнать нечто новое. И как таковая, в эпоху Web 1.0 она была необоснованно высокой. Сегодня венчурные капиталисты отказываются платить такие же деньги за то, чтобы узнать, есть ли у новой бизнес-идеи будущее или нет. Они говорят предпринимателям: «Ищите более дешевые способы доказать жизнеспособность вашей идеи и заставить ее работать».

Вот почему наряду с горячим энтузиазмом предпринимателю требуется строгая дисциплина в затратах на этапах внедрения и испытания бизнес-идеи. Вы можете возразить, что это хорошо только для венчурного капиталиста, поскольку уменьшает его риски, но плохо для предпринимателя, поскольку требует от него гораздо больших усилий, чтобы поставить бизнес на ноги. Вы ошибаетесь: это хорошо и для предпринимателя.

Это заставляет предпринимателя с первого дня искать новые, более дешевые способы разработки продуктов, поиска клиентов, оказания услуг. Это может навести его на совершенно новые способы ведения бизнеса, которые впоследствии станут ключевыми и обеспечат его компании преимущество перед конкурентами. Например, Google изначально ориентировалась на самое низкозатратное серверное хозяйство на планете, применяя – что на тот момент было очень непривычным – подход «делай все сам», который сослужил ей хорошую службу, когда бизнес вырос до гигантских размеров.

Если с самого начала вы получаете (и тратите) слишком много денег, то не приобретаете полезных привычек и глубокого понимания собственной бизнес-модели. Вы привыкаете думать: я буду вкладывать в бизнес деньги, пока не достигну масштаба, а потом все образуется. Иными словами, просто привыкаете к мотовству.

Есть еще более весомая причина для вас как предпринимателя быть строгим до скупости с затратами на ранних этапах. Чем меньше денег вам нужно, тем бо́льшую долю в собственном бизнесе вы сохраните. На ранних этапах акции стоят дешево. Поэтому не продавайте их, если в этом нет жизненной необходимости, продавайте только необходимый минимум и урезайте затраты, как только возможно.

Недавно у меня состоялся классический разговор на эту тему с одним увлеченным предпринимателем из Индии, который хотел создать офшорный центр дистанционного образования для американских студентов. Неплохая идея, и я думаю, в каком-то из вариантов имеющая шансы на успех. Но он хотел слишком много денег, скажем $1 млн, в качестве начальной инвестиции. Он хотел нанять 20 преподавателей, разработать программное обеспечение, организовать службу маркетинга и продаж в США, платить себе зарплату и работать в убыток в течение первого года. Однако при этом он не сделал никаких подготовительных шагов, не таких масштабных и дорогих, которые помогли бы понять, будет ли работать его идея и как она будет работать. Можно было поработать с фокус-группами из студентов в США, изучить организацию индивидуального обучения с преподавателями в аналогичных центрах, опробовать свою модель в течение трех месяцев с одним или двумя преподавателями и горсткой студентов. Такая подготовительная работа обошлась бы в $10 000–$20 000.

Я высказался отрицательно, и предприниматель был раздосадован. Он не понял причину моего отказа: он решил, что я не верю в саму возможность. Однако, как я уже говорил, я считал идею вполне здравой, только не знал наверняка, насколько она работоспособна или является ли он тем человеком, который заставит ее работать. Поэтому вопрос для меня заключался в следующем: сколько нужно заплатить, чтобы это узнать? Предлагаемая цена была чересчур высока и необоснованна, что не повышало моей уверенности в нем как предпринимателе. Но даже если бы в момент помутнения рассудка я согласился вложить в его идею $1 млн, то запросил бы довольно большую долю в бизнесе, возможно 70 %, поскольку вложения со стороны предпринимателя пока что были малы. Если бы он потратил три-шесть месяцев и $20 000 на предварительные исследования и подготовку, у него было бы гораздо больше шансов получить тот $1 млн, причем намного дешевле, возможно, всего за 30 %-ную долю в бизнесе. (Вы можете видеть, как эта драма регулярно разыгрывается в шоу Dragons’ Den[9].)

Снижение затрат на исследование и, следовательно, на обнаружение новых возможностей роста актуально не только для начинающих фирм, но и для крупных компаний. Недавно я проводил стратегический семинар у крупного корпоративного клиента, который располагал средствами для дискреционных инвестиций и хотел, чтобы они были максимально эффективными. Под дискреционными инвестициями подразумевались капитальные вложения сверх того, что было необходимо для поддержания существующей деятельности и мощностей, а также для покрытия операционных убытков от новых направлений бизнеса. Среди рассматриваемых нами вариантов было ускоренное расширение присутствия существующих брендов на внутренних рынках, вхождение в новые товарные категории, новые каналы или форматы, выход на международные рынки и строительство коммерческой недвижимости.

Теоретически можно выбрать сколько угодно путей роста. Если они обещают весомую отдачу, существенно превышающую стоимость капитала, то нужно привлечь дополнительный долевой или долговой капитал и профинансировать их все. Но на практике рынок терпит лишь определенный уровень инвестиционных потерь относительно операционного денежного потока, особенно когда речь идет об органическом росте, а не о поглощениях. Поэтому количество потенциальных возможностей роста, которые мы могли попытаться реализовать, в определенной мере зависело от нашей способности снизить затраты на исследования, чтобы рисковать меньшими суммами в расчете на эксперимент. Чем больше мы перенимали подход предпринимателя, ревностно охраняющего денежные потоки и собственный капитал, тем большим количеством фишек могли играть.

Один из результатов этого семинара был особенно обнадеживающим. Мы рассматривали возможность интенсивного продвижения существующих брендов через канал электронной коммерции, однако нас беспокоила величина постоянных затрат на создание необходимой для этого инфраструктуры. Но наш директор по электронной коммерции совместно со ИТ-службой нашел фантастически дешевое решение. Капзатраты и операционные убытки были настолько незначительными, что исчезали все препятствия. Это был существенный прогресс: несколько лет назад мы уже обсуждали тему инвестиций в электронную коммерцию, но тогда нас остановила необходимость (как в случае вышеупомянутого индийского предпринимателя) гигантских предварительных вложений, которые надо было осуществить задолго до получения потенциальных доходов.

Формирование эффективного центра в крупной компании

Почти все крупные компании уровня Fortune 500 или FTSE 100 представляют собой структуры, состоящие из множества бизнес-единиц. Одной из главных проблем и источников напряженности в них является роль и стоимость, создаваемая (или не создаваемая) центром – центральной командой руководителей и общими вспомогательными службами.

Давайте на мгновение поставим себя на место совета директоров такой крупной компании. С одной стороны, мы хотим, чтобы каждая бизнес-единица имела полную финансовую самостоятельность и каждый руководитель полностью контролировал ее деятельность. С другой стороны, мы хотим максимально использовать эффект нашего общего корпоративного масштаба в тех сферах, где он позволяет снизить операционные затраты, получить более выгодные условия закупок или где кросс-функциональные выгоды могут оправдать вложения в более квалифицированный персонал. Наша задача – добиться правильного баланса. Кроме того, нам необходимо устранить естественное свойство хорошо финансируемых централизованных бюрократических структур разрушать стоимость: склонность раздувать штаты, любовь к имперским зданиям, щедрость в зарплатах и затратах, паралич в принятии решений, интриги, избыточные внутренние процессы, отрыв от рыночной реальности.

Неправильный баланс – распространенная проблема в крупных компаниях. Это один из главных признаков слабости для потенциальных хищников, таких как фонды прямых инвестиций или рейдеры. Хорошо известные шутки по поводу центральных офисов («мы из центра, мы вам поможем», «когда компания строит новую штаб-квартиру, продавай акции!») отражают горькую реальность.

Культура управления затратами, основанная на строгой дисциплине, является ключом к созданию эффективного центра и, таким образом, успешной многопрофильной компании. Вот несколько полезных советов и методов создания такого корпоративного центра, который вам нужен.

Сделайте децентрализацию политикой по умолчанию

Линейная подотчетность должна быть главной организационной ценностью. Политикой по умолчанию должна стать максимальная децентрализация процессов, которые должны передаваться в центр лишь в исключительных случаях, когда имеются веские обоснования (затраты и качество) для централизации функции. Несущественные преимущества в затратах, более элегантные и упорядоченные функциональные подходы, более легкий операционный контроль – недостаточно весомые причины для централизации.

Этот принцип применим даже к «интеллектуальным» функциям, таким как стратегическое планирование. В некоторых крупных компаниях ошибочно полагают, будто творческое стратегическое мышление – это исключительно удел центра, и ограничивают функции руководства бизнес-единиц управлением текущей деятельностью. Все должно быть наоборот. (Я пишу это после совещания руководства, на котором нам удалось спустить полномочия по стратегическому планированию на уровень руководителей бизнес-единиц, игравших пассивную роль на этой сфере в течение нескольких лет. Им требовался небольшой внешний толчок, чтобы принять этот вызов.)

Установите четкие отношения поставщик-клиент между центром и бизнес-единицами

Когда это возможно, центральные службы должны обходиться с бизнес-единицами как с внешними клиентами. Они должны быть такими же отзывчивыми и эффективными, как с клиентами, которых боятся потерять, а не как с подчиненными, которых задвигают в конец очереди.

Для этого не нужно никаких бюрократических процедур, например введения соглашений об уровне обслуживания: как правило, такие внутренние соглашения не стоят потраченных на них времени и сил. Речь идет о принципе, отношении и повседневном поведении. В определенной мере внедрению такой культуры могут способствовать ежегодные опросы об уровне удовлетворенности клиентов, проводимые третьей стороной, с обратной связью и реальными последствиями.

Идея проведения анализа удовлетворенности клиентов как лакмусовая бумажка позволяет определить истинное отношение центра. Недавно я предложил эту идею одному руководителю центральной службы, и тот ответил: «Хорошо, пусть оценивают, но я тоже хочу оценивать наши бизнес-единицы с точки зрения эффективности использования ими моих замечательных услуг, поскольку некоторые руководители ни на что не годятся». Наверное, в этих словах есть доля правды, но меня бы не обрадовало, если бы мой оператор мобильной связи вдруг решил ежегодно оценивать, насколько он доволен мной как клиентом!

Жестко ограничивайте рост затрат на центр

Затраты на центр склонны расти медленно и неизбежно, и вы должны бороться с этой тенденцией с маниакальной одержимостью. Косвенным образом такая тенденция негативно сказывается на производительности и мотивации бизнес-единиц. И посылает очень плохие сигналы всей компании – существуют статьи затрат, которые представляются незначительными с финансовой точки зрения, но имеют важный символический смысл, например технический персонал или командировочные и представительские расходы.

Введите и отслеживайте показатели эффективности центра

Это необходимо, чтобы установить единые условия игры с точки зрения эффективности и ее оценки. Эффективность бизнес-единиц обычно оценивается по результатам деятельности в отчете о прибылях и убытках, относительно бюджета и по сравнению с предыдущим годом. Получит ли руководитель бизнес-единицы премию или нет, зависит от объективных целевых показателей и данных. В отличие от этого эффективность центральных служб очень редко оценивается объективно, из-за чего бизнес-единицы часто считают центр скопищем лентяев и бездельников, которые работают спустя рукава и тем не менее получают щедрые премии.

Вы должны найти и внедрить такие показатели, которые позволят ставить четкие цели и объективно оценивать эффективность центра: удельные затраты, производительность, качество предоставления услуг, уровень удовлетворенности клиентов, бенчмаркинг. Вам нужно сделать этот процесс справедливым и прозрачным, эквивалентным процессу разработки бюджета и отчетности бизнес-единиц, с регулярным ежемесячным и ежеквартальным анализом.

Проводите ежегодный анализ в духе фондов прямых инвестиций

Хороший способ привить строгую дисциплину в процессе годового планирования – заставить одного из старших руководителей играть роль критика (или прямого инвестора, если хотите), который ставит под сомнение всю существующую центральную структуру и затратную базу и настаивает на радикальной чистке и сокращении накладных расходов штаб-квартиры. И пусть руководители центральных служб отстаивают свои позиции и бюджеты.

СЕКРЕТЫ ПРЯМЫХ ИНВЕСТОРОВ

Джон Ловринг – один из самых успешных в Великобритании менеджеров фондов прямых инвестиций. За последние 10 лет он был председателем совета директоров в девяти профинансированных компаниях, среди которых Odeon, Homebase, Fitness First, Debenhams и Somerfield.

Его три секрета успешного инвестирования таковы: «Покупать дешево, продавать дорого, а между этим не напортачить!»

Если нет различий между хорошим руководством в частных и публичных компаниях, то что здесь могут сделать прямые инвесторы? «Ликвидируйте избыток инициатив, – предостерегает Ловринг. – Публичными компаниями управляют умные, талантливые люди, у которых новые идеи рождаются каждый понедельник». Не поддавайтесь на предложения “хорошо бы…”. «Сокращайте центральные отделы – находите героев среди рядового персонала. Если ваша должность называется “советник-консультант по стратегии интегративного управления”, вы уволены».

«Повышайте планку. Перемены с приходом прямых инвестиций могут быть очень жесткими, в духе легендарного Мао. Но это единственная возможность установить более высокие ожидания». Хотя, как признает Ловринг, «маоистской» политики долго придерживаться невозможно: «Поэтому мы не позволяем себе скучать, мы ставим четкие цели и сжатые сроки, не более трех-пяти лет».

По словам Ловринга, в режиме прямого инвестирования цели руководства и акционеров совпадают: «Директор по информационным технологиям больше не стремится внедрить самую дорогую и продвинутую систему SAP, чтобы потом включить это в свое резюме, если только эта система действительно не обещает весомых и реальных выгод».

Инструментарий менеджера по управлению затратами: управление затратами как стратегия

СОЗДАНИЕ СТОИМОСТИ ПРИ ПОГЛОЩЕНИЯХ

• Большинство поглощений не создают стоимости, однако грамотное управление затратами увеличивает шансы.

• Делайте ставку на синергию сокращения затрат, а не на синергию роста доходов.

ПОДДЕРЖКА СТРАТЕГИЙ ЦЕНООБРАЗОВАНИЯ

• В ценовых войнах – создание преимущества для лидеров рынка и активных нападающих.

• При выведении на рынок новых продуктов – ценообразование с опережением кривой опыта.

• В долгосрочных контрактах с клиентами – берите прибыльные обязательства.

БОЛЬШЕ НОВЫХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ДЛЯ РОСТА

• Снижайте затраты на исследования.

• Сохраняйте большую долю собственного капитала.

ФОРМИРОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНОГО ЦЕНТРА В КРУПНОЙ КОМПАНИИ

• Сделайте децентрализацию политикой по умолчанию.

• Установите четкие отношения «поставщик-клиент» между центром и бизнес-единицами.

• Жестко ограничивайте рост затрат на центр.

• Введите и отслеживайте показатели эффективности центра.

• Проводите ежегодный анализ в духе фондов прямых инвестиций.

10. Затраты в государственном секторе

Великие нации никогда не беднеют из-за расточительности и неблагоразумия частных лиц, но они нередко беднеют в результате расточительности и неблагоразумия государственной власти. Весь или почти весь государственный доход в большинстве стран расходуется на содержание непроизводительных элементов. К последним следует отнести всех тех, кто составляет многочисленный и блестящий двор…

Адам Смит, «Исследование о природе и причинах богатства народов»

Управление затратами в государственном секторе – сложнейшая проблема. Правильное управление государственными расходами повышает уровень жизни населения и расширяет возможности развития сегодня. Неправильное управление ведет к появлению огромного бремени завтра. Мы должны бросить вызов политикам, госслужащим, руководителям государственного сектора и избирателям и потребовать от них уже сегодня встать на путь повышения эффективности и создания стоимости.

Несмотря на то что представленные в этой книге идеи и принципы выкристаллизовались из опыта работы в частном секторе, они в равной мере применимы к управлению затратами в государственном секторе. Чтобы быть до конца честным, признаюсь, что сам я мало работал в госсекторе. Поэтому в данной главе я буду говорить скорее с позиции логики, статистики и предположений, чем исходя из обширного личного опыта, как в остальных частях книги.

Масштаб проблемы

Государство тратит огромные деньги. В Западной Европе государственные расходы в среднем составляют 40–50 % ВВП. Французы и шведы тратят 50–60 %, ирландцы и швейцарцы – 35 %. В конце 1990-х гг. Великобритания хорошо выглядела на общем фоне с ее 35 %, но недавние щедрые жесты лейбористского правительства привели к тому, что этот показатель перевалил за 40 %. Такая политика идет вразрез с тенденцией, наблюдаемой в последние годы в большинстве стран ОЭСР – тема, к которой я вернусь чуть позже.

За пределами Европы цифры ниже. США и Австралия тратят примерно по 35 %; Канада, Япония и Новая Зеландия – около 40 %.

Расходы на уровне 35–60 % ВВП – это ОЧЕНЬ БОЛЬШИЕ деньги.

Из чего они складываются? Для примера: в 2005 г. расходы государственного сектора Великобритании без учета процентных платежей составили примерно £500 млрд, или $1 трлн. Вот основные статьи затрат:

• социальная защита (пособия, поддержка детей и пенсионеров) – 30 %;

• здравоохранение («бесплатное» общедоступное медицинское обслуживание) – 18 %;

• образование (средние и высшие учебные заведения) – 14 %;

• общественный порядок и безопасность (полиция, суды, пожарная служба) плюс национальная оборона – 12 %;

• социальные услуги, транспорт, промышленность / сельское хозяйство / занятость / обучение, жилье и окружающая среда – по 4 %.

£500 млрд на 60 миллионов британцев – это больше £8000 ($16 000) на человека в год!

Почему я считаю это проблемой

В настоящее время сокращение государственных расходов можно рассматривать скорее как положительный момент для благополучных западных экономик.

До Первой мировой войны американское и британское государства были карликами по сравнению с тем, что мы имеем сегодня. Налоги и государственные расходы тогда едва достигали 10 % ВВП.

В 1917 г. произошла революция в России. Вскоре после этого Россия стала символом другого конца спектра, где государство контролировало 90 % ВВП. Только представьте себе разрыв в масштабах госрасходов, существовавший в первые годы XX в.: капитализм – 10 % ВВП, коммунизм – 90 %.

На протяжении XX в. противостояние между двумя системами то обострялось, то ослабевало, начавшись с Великой депрессии 1920-х гг. и закончившись с распадом Советского Союза. И вот к чему мы в итоге пришли сегодня: госрасходы в 35–60 % ВВП по обе стороны бывшего железного занавеса. Ни один американский капиталист с «обагренными кровью зубами и когтями» из эпохи Рокфеллера не поверил бы, что спустя всего несколько десятилетий американское государство будет поглощать 35 % национального продукта. Игра закончена, коммунисты победили!

Государственные расходы до 35 % ВВП в целом можно считать нормой, поскольку это обеспечивает перераспределение доходов и финансирование систем социального обеспечения, образования и медицинского обслуживания, поддержание законности и порядка. Но когда госрасходы превышают 35 %, люди начинают нервничать и очень сильно нервничают, если они переваливают за 40 %.

В 1980-е и 1990-е гг. многие развитые страны пытались отыскать «оптимальную долю ВВП, которую следует тратить государству». Последние одно-два десятилетия большинство из них старались отойти от слишком высоких уровней расходов. Однако у меня как налогоплательщика и гражданина наряду с желанием увидеть снижение абсолютного уровня расходов есть еще одно, не менее важное желание: получать нечто полезное за те деньги, которые государство тратит от моего лица. Я хочу, чтобы государство было расчетливым и бережливым менеджером по управлению затратами. Возможно ли это?

Почему так сложно управлять затратами в государственном секторе

Управлять затратами в государственном секторе очень и очень сложно. Почему, как и насколько сложно, зависит от того, о какой конкретно статье расходов идет речь.

Трансферты и субсидии

На их долю в Великобритании приходится 30 % всех госрасходов: системы социальной защиты, пособия по безработице и нетрудоспособности, поддержка детей и престарелых и т. д. Как гражданин я могу иметь собственное мнение по поводу того, кто и сколько должен получать, в течение какого времени, на каких условиях, с какими проверками и процессами. Я могу иметь свою точку зрения на то, что должно делать справедливое общество. У других людей могут быть другие мнения, и все мы выражаем свою позицию, когда опускаем бюллетени в урну для голосования.

Но после того, как демократическая дискуссия и голосование привели к некому результату, каким бы несовершенным он ни был, я снова могу надеть свою шляпу менеджера по управлению затратами. Я хочу, чтобы государство эффективно направляло денежные потоки на цели, о которых мы договорились, и не желаю, чтобы деньги шли на цели, о которых мы не договаривались, и еще я хочу, чтобы на всю эту деятельность тратилось как можно меньше денег.

Например, в Великобритании вы можете получать обычное пособие по безработице или пособие по нетрудоспособности (в случае болезни, травмы или инвалидности). Начиная с 1980-х гг. числиться в категории нетрудоспособных было гораздо выгоднее: размер пособия больше, его проще получить и дольше выплачивают. Поэтому неудивительно, что рынок получателей социальных пособий отреагировал массовой миграцией из «безработных» в «нетрудоспособные».

• В середине 1980-х гг. число безработных в Великобритании составляло 3 млн человек и еще 1,1 млн получали пособие по нетрудоспособности – всего 4,1 млн человек.

• В 2005 г. число безработных сократилось до 0,9 млн, а число постоянно или временно нетрудоспособных выросло до 2,7 млн – всего 3,6 млн человек.

В некоторых экономически депрессивных городах Уэльса и на севере страны доля нетрудоспособного местного населения достигла такого уровня, что ООН забила тревогу и направила туда медицинскую помощь. Недавно британское правительство запоздало призналось в обмане и ужесточило контроль за соблюдением правил в рамках реформы системы соцобеспечения, проводимой под лозунгом «право войти в мир работающих людей».

Реальность в сфере социального обеспечения такова, что только четкая прагматичная политика и жесткий контроль могут дать результаты. В последние годы правительства многих стран мира активно движутся в этом направлении.

В США система социального обеспечения за последние 15 лет подверглась радикальной перестройке, которая началась с приходом к власти Билла Клинтона. Процесс реформирования разворачивался на уровне штатов и опирался на опыт реформ в таких штатах-первопроходцах, как Висконсин. Поначалу высказывались опасения, что ревизия может привести к разрушению отлаженной системы соцобеспечения, больно ударив по малоимущим и безработным, и особенно по матерям-одиночкам. Но на деле введение новых стимулов к поиску работы дало успешные результаты: многие люди вернулись к работе, открыв перед собой новые перспективы, а государство смогло сократить расходы на соцобеспечение.

Таким образом, несмотря на сложность и высокую степень политической чувствительности, этой областью государственных расходов управлять можно и нужно.

Госслужащие

В главе 4 я назвал четыре основные причины, по которым управление затратами на персонал вызывает столько проблем:

• вязкость – когда люди числятся в штате, избавиться от них очень трудно, даже если они откровенно плохие работники. Никто не хочет быть плохим парнем, который увольняет людей;

• постоянный рост затрат – в большинстве стран зарплаты растут быстрее инфляции на 1–2 % в год, в сфере услуг оплата труда персонала составляют львиную долю всех затрат;

• размер – реальные затраты на персонал всегда больше, чем кажется, особенно если включить все прочие связанные с персоналом затраты, в том числе долгосрочные, такие как пенсионные обязательства;

• увеличение численности персонала – вы нанимаете одного человека, а три месяца спустя обнаруживаете, что тот нанял себе целый отдел помощников.

Эти проблемы еще серьезнее в государственном секторе. Отсутствие императива получения прибыли приводит к тому, что трудные решения, связанные с персоналом, игнорируются и откладываются в долгий ящик. Людей тасуют, перемещают на формальные должности, но не увольняют.

В отсутствие критерия прибыли статус руководителя, как в стародавние времена, часто определяется количеством подчиненных, и увеличение численности персонала рассматривается как признак успеха. Требования к эффективности и производительности в государственном секторе на порядок слабее, чем в частном.

Гораздо хуже обстоит ситуация со скрытыми затратами на персонал. Долгосрочные обязательства по пенсионному обеспечению и медицинскому обслуживанию после выхода на пенсию никогда не отражаются должным образом в отчетности госорганов. Если бы они учитывались, общая сумма затрат на госслужащего в год выросла бы на 20 %, а размеры государственного долга увеличились на баснословную сумму. Например, в Великобритании такие неучтенные и необеспеченные пенсионные обязательства перед госслужащими достигают по разным оценкам от 50 до 100 % ВВП. Если бы частная компания попробовала прибегнуть к подобному бухгалтерскому трюку, это привело бы к грандиозному скандалу.

Наконец, львиная доля государственной деятельности может быть квалифицирована как услуги, а в сфере услуг добиться роста производительности на порядок сложнее, чем в производстве.

Наряду со стандартными проблемами в управлении затратами на персонал госсектор сталкивается со своими специфическими трудностями.

В большинстве видов услуг государство является монополистом. В отсутствие акционеров дополнительные монополистические прибыли распределяются только среди рабочей силы в виде зарплат выше среднерыночного уровня и лучшей защиты занятости. Как менеджер, управляющий средствами налогоплательщиков, государство вынуждено постоянно бороться с такой тенденцией, однако по своей эффективности его усилия никогда не сравнятся с настоящей конкуренцией.

Отношение государства к контролю роста зарплат в госсекторе осложняется дилеммой «клиент-избиратель». Учитывая, что 20–30 % трудоспособных британцев работают на государство, весомая доля голосующей публики кровно заинтересована в защите своего настоящего и будущего материального благосостояния. Выгоды для остальных 70–80 % налогоплательщиков более абстрактны и отдаленны, поэтому не являются сильным мотивирующим фактором при голосовании.

Иногда смешивают цели оказания услуг и цели государственной политики. Например, целью политики министерства труда является снижение уровня безработицы, поэтому министерство может отказаться от сокращения собственного персонала ради более эффективного оказания услуг.

Учитывая вышесказанное, рабочие места в госсекторе сегодня стали куда более доходными и теплыми, чем в частном, и изменить сложившееся положение дел очень сложно. Вот немного показательной статистики от Мэтью Эллиотта и Ли Ротерема из их замечательной, наполненной язвительным сарказмом «Большой книги о правительственных расходах» (The Bumper Book of Government Waste).

• В 2005 г. средняя зарплата, которая предлагалась в объявлениях о вакансиях в госсекторе Великобритании, составляла £35 500 ($71 000), что на £10 000 ($20 000) выше среднего уровня зарплат в частном секторе.

• Сравнительные данные по государственному и частному сектору: количество прогулов в год – 11 и 8 дней соответственно; количество рабочих часов в неделю – 37,6 и 40,5 часа; возраст выхода на пенсию – 60 и 65 лет; доля пенсионных планов «по последней зарплате» – 88 и 16 % соответственно.

• Было бы смешно, если бы не было так грустно: один из самых высоких показателей «невыхода на работу по болезни» демонстрирует Министерство труда и пенсионного обеспечения – почти 13 дней в году.

• Один член Европарламента обходится британским налогоплательщикам в £2,4 млн ($4,8 млн) в год! (Да-да, это не опечатка.)

По мнению авторов, «подлинная причина, по которой сегодня государство тратит так много, кроется в формальных рабочих местах, прогулах и щедрых пенсиях – короче говоря, в неправильной политике госсектора в отношении своей рабочей силы». Я бы добавил сюда также производительность труда, нарастание затрат, монополию и проблему «клиент-избиратель». Однако основная мысль абсолютно верна: ключевой задачей в управлении государственными расходами является управление расходами на рабочую силу.

Закупка товаров и услуг

Государство является крупнейшим покупателем товаров и услуг: продовольственное снабжение больниц, уборка и вывоз мусора, лекарства рецептурного отпуска, военная техника, ИТ-контракты и гигантские инфраструктурные проекты, такие как дороги и аэропорты.

КАК НЕ УПРАВЛЯТЬ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ РАСХОДАМИ

Лейбористское правительство, возглавляемое Тони Блэром, во второй срок пребывания у власти продемонстрировало один из наиболее наглядных примеров того, как привести в беспорядок управление государственными расходами.

Лейбористы пришли к власти в 1997 г. после 18 лет пребывания в оппозиции с решимостью доказать свою компетентность в управлении экономикой, которая традиционно была их ахиллесовой пятой. Поэтому в первые годы государственные расходы находились под еще более жестким контролем, чем при тори: близкий к нулю реальный рост госрасходов привел к небольшому, но стабильному сокращению их доли в ВВП. Тогдашний канцлер казначейства (министр финансов) Гордон Браун заработал себе репутацию «мистер Рассудительность».

Но после переизбрания на второй срок произошла резкая смена курса. Лейбористы объявили о четырехлетней волне «инвестиций» (т. е. широкомасштабном увеличении расходов) в госсекторе, с крупными вливаниями в Национальную службу здравоохранения и чуть более скромными в большинство остальных департаментов. С 2001 по 2005 г. государственные расходы росли на 6 % в год, с соответствующим увеличением их доли в ВВП на 5 % или на 1 % в год. Еще хуже с точки зрения последствий для будущих поколений налогоплательщиков было изменение тенденции в области занятости в госсекторе. Число госслужащих достигло пика в 1979 г., на момент прихода к власти Маргарет Тэтчер, составив 7,4 млн человек, и постепенно сократилось до 5 млн к 1998 г. Но в 2007 г. вновь выросло до 6 млн.

После четырех лет курса «Вновь настали счастливые дни» последовал еще один разворот. В 2008 г. страна вступила в новый период замораживания государственных расходов, когда новый премьер-министр Гордон Браун объявил о сокращении их роста до 2 % в год, т. е. практически до нуля в реальном исчислении, в том числе о снижении темпов роста зарплат до уровня ниже инфляции. Профсоюзы кричат о шоке и предательстве и собирают забастовочные комитеты. После стольких лет щедрой раздачи денег лейбористам будет трудно вернуть страну на путь экономии и бережливости.

В этой истории есть два момента. Во-первых, вышеописанный подход к госрасходам идет вразрез со здравым смыслом – непонятно, как государство планирует впоследствии выходить из столь масштабных инвестиций, – а также с общим курсом на экономию, объявленным самим Гордоном Брауном. Даже если вам действительно нужно увеличить госрасходы, то быстрый переход «бум-спад», пожалуй, наихудший способ это сделать. На фазе бума крайне трудно эффективно управлять ростом и расходованием средств. Бóльшая часть денег просто разбазаривается. Немалая часть, определенно больше половины, уходит на повышение зарплат существующего персонала. Все знают, что в следующем бюджете правительство может перекрыть кран инвестиций, поэтому каждый стремится уже сегодня урвать свой кусок пирога, даже если не в состоянии эффективно распорядиться им. На фазе спада все разочарованы и демотивированы, поскольку планка ожиданий поднята высоко. Поэтому небольшое, но стабильное пошаговое увеличение расходов – более простой и надежный способ получить желаемые результаты.

Во-вторых, сегодня почти все развитые страны, особенно в континентальной Европе, стремятся сократить долю расходов государства в ВВП после болезненных уроков прошлых десятилетий – и такое изменение курса пользуется широкой поддержкой общественности. Если сравнить ситуации в двух странах – Великобритании и Германии, складывается поразительная картина. Примерно в 2000 г. Германия столкнулась с низкими темпами роста, высокой безработицей и снижением конкурентоспособности, а уровень госрасходов приблизился к 50 % ВВП. Великобритания была гораздо успешнее по всем перечисленным показателям, а доля госрасходов в ВВП не превышала 40 %. Шесть лет спустя обе страны начали движение в противоположных направлениях (с точки зрения государственных расходов). По последним данным ОЭСР в Германии доля госрасходов сократилась до 45 %, а в Великобритании выросла до 46 %. Сегодня мы видим, как Германия делает первые шаги к восстановлению экономической активности – пока не оздоровление, но отход от нескольких лет рецессии. Великобритания пока не стоит на пороге стагнации, но путь, который она избрала, довольно сомнителен.

Государство может и должно быть эффективным покупателем. Во-первых, при его масштабах закупок оно может добиваться максимально выгодных условий. Во-вторых, для поставщиков государство представляет нулевой кредитный риск. В-третьих, для финансирования закупок оно может привлекать средства дешевле, чем организации частного сектора. Поэтому та ужасающая несостоятельность в закупках, которую мы наблюдаем сегодня в государственном секторе, – это вопрос исполнения, а не фундаментальных противоречий и трудностей (как в случае управления занятостью).

Печально, но несостоятельность в закупках мы видим везде и повсюду. Раз за разом оказывается, что есть масса потенциальных возможностей для улучшения этого аспекта экономической деятельности госсектора.

• Военные заказы являются излюбленной темой шуток и анекдотов со времен Наполеона. Рассказы о болтах по $1000 за штуку не редкость, а обман Пентагона всегда был популярной игрой. Недавно производитель мелких комплектующих C&D Distributors поставил в Ирак три крепежных винта стоимостью $1,31 каждый, предъявил военному ведомству счет на $455 000 за доставку – и ему заплатили!

• Местным властям рекомендуется более широко использовать аутсорсинг, например, в сфере кейтеринга. Однако их персоналу зачастую не хватает навыков проведения закупок, в том числе обычной коммерческой сноровки, чтобы извлекать максимум пользы из конкуренции. Вспомните о 25-летних контрактах на поставку школьных обедов, о которых я говорил в главе 5.

• Крупные инвестиционные проекты в сфере строительства и инфраструктуры – о господи! Одно только объявление о запуске очередного такого проекта способно вызвать массовую депрессию. Строительство нового здания Шотландского парламента в Эдинбурге обошлось государству в £400 млн ($800 млн), что было в 10 раз выше запланированных £40 млн ($80 млн). Затраты на строительство автострады Big Dig в Бостоне превысили первоначальную смету на $11 млрд. Строительство Олимпийского стадиона в Монреале и Олимпийского парка в Сиднее также закончилось значительным перерасходом бюджета, и сегодня лондонцы имеют возможность наблюдать за эскалацией расходов на Олимпийские игры 2012 г.

• Консалтинговые проекты и ИТ-проекты в госсекторе – почти всегда непродуманны, неудачны и стоят кучу денег.

Структурные проблемы: здравоохранение и пенсионное обеспечение

Этими двумя крупными статьями государственных расходов управлять очень сложно, все равно что пытаться обратить реки вспять.

Государственные пенсии получили широкое распространение после Второй мировой войны, когда среднестатистический работающий мужчина уходил на пенсию в 65 лет и умирал два года спустя. Женщины жили дольше, но они составляли лишь небольшую долю имеющей право на пенсию рабочей силы.

В прошедшие с тех пор десятилетия продолжительность жизни постоянно увеличивалась, примерно на два года каждые 10 лет (и эта тенденция сохраняется). Поэтому прежние два года счастливой пенсии после 65 сегодня превратились в 10, 15, 20 и даже больше лет. Даже при неизменном годовом размере пенсии общие расходы государства на пенсионера выросли во много раз и будут еще расти, пока государство не «реформирует» пенсионную систему такими непопулярными мерами, как повышение пенсионного возраста, уменьшение пенсионных выплат или увеличение размеров пенсионных взносов в течение трудовой жизни.

Вот почему большинство государств прибегают к своего рода мошенничеству с отчетностью или сознательно занижают цифры, но суммы таковы, что следующее поколение молодых налогоплательщиков может взбунтоваться против растущего бремени налогов и отчислений. (Хорошо, если они подождут с бунтом, пока я не получу всего, что мне причитается.)

Здравоохранение – еще один ненасытный монстр. Доля расходов на здравоохранение в ВВП движется по бесконечной восходящей спирали, и даже в США (где расходы на медицинское обслуживание оплачиваются не из государственного кармана) выросла с 7 % в 1970 г. до более чем 16 % сегодня, а к 2020 г. должна достичь 20 % и больше. Расходы на уровне 20 % ВВП – это один из каждых пяти заработанных долларов! В других странах уровень ниже, но тенденция аналогична.

Это результат постоянно растущего спроса на инновационные и очень дорогие методы лечения – лекарства, хирургические вмешательства, генетическую диагностику, долгосрочную медицинскую помощь. Увеличение продолжительности жизни, хотя и оказало определенное влияние на здравоохранение, не было главной причиной роста расходов: в среднем бо́льшая часть расходов на медицинское обслуживание приходится на последний год жизни человека – неважно, в каком возрасте он наступает, в 65 или 85 лет.

Когда государство берет на себя роль основного поставщика медицинских услуг с намерением обеспечить всеобщий доступ к качественному базовому медицинскому обслуживанию независимо от материального положения – как в большинстве стран Западной Европы и Канаде, – оно неизбежно сталкивается с бесконечной и неразрешимой проблемой роста затрат.

Другие внутренние проблемы управления затратами в госсекторе

Госсектору не хватает тех механизмов, которые стимулируют эффективность и инновации в частном секторе: императива получения прибыли и конкуренции. Предлагает ли компания конкурентоспособные продукты или услуги по конкурентоспособным ценам, с конкурентоспособными затратами? Если нет, это быстро отражается на ее финансовых результатах, а клиенты уходят к более эффективным и экономным конкурентам. В госсекторе нет такого простого индикатора успеха, как прибыль, а его клиентам, как правило, некуда больше идти. Поэтому госсектор должен целенаправленно стимулировать рост производительности и эффективности косвенными методами, например через постановку целей по объемам и качеству или создание внутренней конкуренции, такой как лиги больниц или школ. Такие псевдорынки лучше, чем ничего, однако из-за проблем, связанных с их философией и функционированием, они далеко не так эффективны, как настоящие.

Или взять механизмы обратной связи. Клиенты частного сектора могут «голосовать ногами», быстро меняя не удовлетворяющих их поставщиков. Компании непрерывно следят за своей прибыльностью и отчитываются перед акционерами каждый квартал. Ухудшение результатов деятельности обычно влечет за собой мгновенную серьезную реакцию. Организационные барьеры, скажем между генеральным директором крупной розничной сети и директором магазина, невысоки. Обратная связь действует быстро и прямо, основана на фактах и очень наглядна.

МЕСЬЕ ТЭТЧЕР?

Станет ли Николя Саркози, новый президент Франции с 2007 г., французским аналогом Маргарет Тэтчер? Половина населения Франции надеется, что да, другая половина бросает дротики в его фото и готовится к манифестациям и забастовкам. Уже через пару дней после спокойного старта в сентябре 2007 г. Саркози начал атаку на раздутый французский госсектор: реформы «трудового социального обеспечения» в американском стиле, отмена пенсионных льгот, сокращение численности госслужащих, внедрение системы оплаты по результатам. Профсоюзы назвали программу Саркози «объявлением войны».

В зависимости от ваших взглядов реформирование французского госсектора может быть самой увлекательной или самой отвратительной работой на свете. Как сказал президент банка BNP-Paribas, «на протяжении последних 25 лет всякий раз, когда возникала какая-либо проблема, наша страна отвечала на нее увеличением государственных расходов». Один лишь пример: за последние 20 лет число занятых в сельском хозяйстве во Франции сократилось наполовину, а число служащих в Министерстве сельского хозяйства Франции выросло!

В госсекторе требуется гораздо больше времени, чтобы узнать, что происходит, и внести или потребовать внести изменения. Клиенты могут голосовать лишь раз в четыре года, причем проголосовать за какую-то отдельно взятую область, например за качество управления системой образования, нельзя – вы должны сразу выразить свою точку зрения и на войну в Ираке, и на глобальное изменение климата, и на аборты, и на многое другое. Отчетности о результатах деятельности либо вообще не существует, либо она сильно запаздывает, противоречива, политически ангажирована. Политики предпочитают работать с очень длительными временны́ми горизонтами – пяти– и даже десятилетними программами, реализацию и результат которых очень сложно отследить сквозь туман времени. Решение фундаментальных проблем эффективности откладывается в долгий ящик – как правило, до наступления настоящего кризиса. И наконец, существуют ужасающие барьеры между уровнями, где принимаются решения и выделяется финансирование, и уровнями, где эти решения воплощаются в жизнь, между политиками и их советниками и главами местных органов власти.

Тони Блэр, много говоривший о реформе за десятилетие пребывания на посту премьер-министра, но добившийся (по собственной оценке) очень немногого, в интервью журналу The Economist сформулировал на основе своего опыта четыре ключевых аспекта повышения эффективности госсектора.

• Чтобы низы постоянно подталкивали верхи к улучшению, необходимо дать потребителям услуг либо выбор, либо (если речь идет о политике) «голос».

• Обязательно наличие стимула в виде конкуренции: потребители услуг должны иметь возможность выбирать между конкурирующими поставщиками.

• Госсектор должен постоянно искать новые возможности и формы работы вроде института семейных врачей, осуществляющих диагностику и небольшие хирургические операции, которые раньше проводились в больницах.

• Опасно навязывать слишком много целей сверху, но некоторые элементы централизованного управления результативностью необходимы, в том числе введение минимальных стандартов и внедрение системы оценки эффективности. Прямые вмешательства необходимы в крайних случаях, например для решения проблемы несостоятельных школ.

Применение инструментария менеджера по управлению затратами в государственном секторе

Большинство принципов и правил из инструментария менеджера по управлению затратами могут с успехом применяться в госсекторе.

КТО ДОЛЖЕН ЗАДАВАТЬ ТОН

• Требовательность.

• Индивидуальная ответственность.

• Упорство.

• Культура непрерывного совершенствования.

• Короткие временные рамки.

• Обратная связь.

• Стратегический скептицизм.

• Команда руководителей – финансы, персонал.

• Примеры для подражания.

Это полезный контрольный лист для нацеленного на реформы менеджера по управлению затратами. В наши дни госсектор демонстрирует прямо противоположные качества. Вот что мы видим сегодня:

• отсутствие требовательности – текущая ситуация и изменение затрат с течением времени воспринимается как данность, существующие принципы и методы работы никогда не ставятся под вопрос;

• отсутствие четкой индивидуальной ответственности – руководство госсектором представляет собой конгломерат избранных министров, руководителей аппарата и линейных менеджеров с частыми перетасовками, реорганизациями и множеством подчиненных;

• отсутствие упорства и культуры непрерывного совершенствования – это действительно основная проблема. Как правило, затратами начинают управлять только при наступлении чрезвычайных ситуаций (вспомните Нью-Йорк в 1970-е гг. или Великобританию в начале 1980-х). Но при первых же улучшениях все очень быстро возвращается на круги своя;

• отсутствие коротких временны́х рамок – почти все программы снижения затрат обещают «10 %-ное сокращение за пять лет» в надежде, что обещания осуществятся сами собой за счет естественных тенденций к сокращению или просто забудутся;

• отсутствие эффективной обратной связи – особенно такой, которая позволила бы широкой общественности видеть, что реально делается для достижения поставленных целей;

• любовь к масштабным стратегическим проектам – эпохальные решения, которые объявляются с помпой и затем сходят на нет из-за плохого исполнения;

• плохие примеры для подражания – члены британского парламента всячески противятся раскрытию личных расходов, в то время как в США политики обязаны предоставлять такие сведения в течение многих лет согласно закону о свободе информации.

МЕТОДЫ И ТАКТИКА

• Понимание динамики затрат.

• Управленческий учет.

• Максимум отдачи.

• Сегментирование.

• Понимание естественных тенденций изменения затрат.

• Концентрация на денежных, а не на учетных затратах.

• Обмен передовым опытом.

• Конкурентный анализ.

Как налогоплательщикам-акционерам нам нужна гораздо лучшая система отчетности о деятельности поставщиков услуг в государственном секторе. Пытаться понять те цифры, что дают нам сегодня, – все равно что пробираться сквозь джунгли. Это совершенно не похоже на доступные и относительно ясные учет и отчетность частного сектора (ладно-ладно, Enron не в счет). Бо́льшая часть цифр выходит из недр самих департаментов, чья деятельность оценивается. Методы определения «инфляции», «безработицы», «экономического цикла» постоянно пересматриваются. Нам нужны более осмысленные и точные показатели эффективности, которые должны подготавливаться и публиковаться независимым органом статистики и аудита.

Государству следовало бы перенять у частного сектора и принципы бухучета. Общественность негодует по поводу трюков с забалансовым финансированием и пенсионного дефицита в публичных компаниях. В не меньшей мере она должна негодовать и по поводу забалансовых операций и непризнания в учете гигантских обязательств по пенсионному обеспечению и пенсионному медицинскому страхованию со стороны государства – ни одной частной компании не сошло бы с рук подобное искажение реальности.

Более широкое применение конкурентного анализа может дать хорошие результаты. Поскольку государственные органы являются местными монополистами, «конкуренты» в данном случае – это другие страны. Например, разброс в количестве служащих центробанка на тысячу жителей в разных странах поражает: 4 – в Великобритании, 8 – в США, 18 в Еврозоне и 57 – в России. Исходя из этого, можно сократить численность персонала центробанка в России на 90 % и в Еврозоне на 75 %. В еврозоне некоторые страны перещеголяли даже эти показатели: в Банке Франции работает 14 000 человек, в Банке Англии всего 2000, хотя последний определяет денежную политику для всего Европейского центрального банка!

ПЕРСОНАЛ

• Наем.

• Заработная плата.

• Технологии и производительность.

• Увольнение.

• Минимизация штата.

Это самая сложная область в управлении затратами госсектора, в два раза сложнее, чем в частном, а назвать ее простой нельзя и там.

Критическим пунктом, обещающим максимум практической отдачи, является последний: минимизация штата. Государство никогда не будет очень эффективным менеджером по управлению затратами на людей. Поэтому лучшее решение – перевести как можно больше штатного персонала в частный сектор. Многочисленные поставщики услуг будут конкурировать за государственные контракты, привнося все преимущества конкуренции и императива прибыли и устраняя моральную проблему «клиент-работник-избиратель». Доля расходов госсектора в ВВП при этом вряд ли изменится, но его доля в общей занятости существенно сократится, что обещает весомые выгоды.

В период широкомасштабной приватизации, предпринятой правительством Тэтчер в 1980-е гг., я был молодым специалистом и не понимал ее логики. Поэтому я соглашался с приватизацией компаний в конкурентных секторах, таких как British Airways или British Telecom, но не мог понять, зачем приватизировать монополии, такие как системы водоснабжения или British Rail. Теперь мне понятна эта логика: даже естественная монополия работает лучше в частном секторе, со штатным персоналом в частном секторе. Чтобы компании не злоупотребляли своим монопольным положением, существует государственное регулирование. (Тот финансовый и операционный хаос, в котором British Rail пребывает сегодня, скорее свидетельствует о некомпетентности регулирующих органов, чем говорит против приватизации.) Гораздо хуже, когда на правах монополистов рабочая сила госсектора извлекает сверхприбыли за счет своих клиентов и налогоплательщиков. Недаром здешние профсоюзы с неприкрытой враждебностью встречают даже самые скромные шаги в направлении аутсорсинга.

ПОСТАВЩИКИ

• Использование распределения сил в своих интересах.

• Меньше поставщиков, но хороших.

• Выстраивайте грамотные отношения.

• Избегайте зависимости.

• Управляйте стоимостью владения.

• Контролируйте затраты на обслуживание.

• Сократите накладные расходы, не связанные с рабочей силой.

Госсектор должен научиться управлять закупками и проектами на порядок лучше, чем делает это сейчас. Это не бог весть какая наука, не затрагивает политически чувствительных мест, не предполагает конфронтации с профсоюзами. Все, что для этого нужно, – обеспечить на местах наличие хороших коммерческих навыков, внедрить правильные, четкие принципы и установить эффективный контроль.

Как дополнение к требованию минимизации штата это имеет критическое значение. Что толку сокращать затраты на персонал, если все потенциальные выгоды съедаются плохими контрактами на аутсорсинг? И это особенно важно, если правительства хотят и дальше экспериментировать со сложными государственно-частными структурами, такими как партнерства по программе Private Finance Initiatives. (В рамках программы PFI британское правительство привлекает компании частного сектора к строительству государственных объектов, таких как школы, больницы или дороги, с дальнейшей эксплуатацией и организацией деятельности этих объектов в течение десятилетий. Официальный аргумент – более высокая эффективность частного сектора. Скрытая причина – возможность не отражать значительные расходы на инфраструктуру в балансе госсектора.) Плохо составленные контракты PFI тяжелым бременем ложатся на плечи государства: долгосрочная зависимость, высокие цены, низкое качество.

В этой области есть очень хорошие примеры для подражания, которые показывают нам, чего можно добиться при эффективном управлении закупками и проектами, даже самыми сложными и значимыми с политической точки зрения. Пожалуй, наиболее впечатляющая история связана с метрополитеном в Дели. Перечень прошлых «достижений» Индии в области строительства объектов общественной инфраструктуры повергает в ужас. За 22 года с начала строительства метрополитена в Калькутте было проложено всего 17 км линий, бюджет 14 раз пересматривался в сторону повышения, затраты росли почти бесконтрольно, а деньги исчезали в кроличьих норах. Все ожидали худшего и в Дели, однако этот проект стал ярким маяком надежды: 65 км линий метрополитена менее чем за 10 лет, на три года раньше срока, полностью в рамках бюджета, четко и грамотно, без всяких скандалов. Директор проекта Элаттувалапил Сридаран получил в Индии почти божественный статус и был назван «человеком года» в 2007 г. Будь это возможно, индийцы, наверное, клонировали бы господина Сридарана и отдали бы под его начало все проекты по строительству автострад, аэропортов и всего остального в их стране – да что там, всю страну!

ПОДКЛЮЧЕННЫЙ И ГЛОБАЛЬНЫЙ

• Интернет – затраты на взаимодействие.

• Глобализация – китайская карта.

• Глобализация – индийская карта.

Центральные и местные власти с энтузиазмом восприняли появление Интернета. Была разработана и реализована на практике концепция электронного правительства: информационное обеспечение, самопомощь, опросы, базы данных, подача заявлений и регистрация, онлайновые услуги. В этой области уже достигнуты значительные успехи, радикально изменившие качество обслуживания потребителей государственных услуг.

Возьмем, например, Вашингтон, округ Колумбия. Традиционно место нахождения Белого дома и Мемориала Линкольна было синонимом коррупционного и неэффективного правительства (и нюхающих кокаин мэров). Но в последнее время его портал dc.gov превратился в образец электронного правительства, позволяющего гражданам осуществлять в онлайновом режиме фактически все виды взаимодействий: получать информацию, заполнять формы, получать разрешения, записываться на прием, видеть реализацию планов.

E-правительство (или i-правительство, или m-правительство, как в Индии, где большинство граждан предпочитают взаимодействия по мобильному телефону) уже внесло существенный вклад в повышение качества обслуживания. Но пока госсектор идет по самому простому пути. Государство улучшило сервис, но добавило (хотя и небольшую) статью затрат на e-правительство к существующей затратной базе и пока не продвинулось ни на йоту в использовании возможностей радикального сокращения затрат, предлагаемых Интернетом.

Как и в случае онлайнового банковского обслуживания и розничной торговли, Интернет может снизить затраты на взаимодействие практически до нуля. Совет округа Теймсайд в Великобритании подсчитал, что стоимость взаимодействия с клиентом/налогоплательщиком составляет £15 при личном контакте, £1,40 через колл-центр и £0,25 через Интернет. Такого рода анализ поставщики финансовых услуг проводили еще десятилетие назад. Что дальше – очевидно: в скором времени правительство сможет избавиться от миллионов служащих, занимающихся приемом посетителей и плодящих горы бумажных документов. Но этот болезненный шаг еще предстоит сделать.

Самые многообещающие возможности кроются в объединении e-правительства с бэк-офисом. Это станет одной из главных платформ для революционного роста производительности в секторе государственных услуг, что, впрочем, вряд ли придется по вкусу здешним профсоюзам.

Разыграть карту глобализации в госсекторе также очень непросто. Типичная реакция – почему «наше» правительство должно переводить за границу «наши» рабочие места? Некоторые штаты США поэкспериментировали с офшорингом и быстро отказались от него. Трудно представить себе перевод налоговых служб в Ченнай, Индия, хотя многие банки, такие как HSBC и Citi, именно так поступили со своими бэк-офисами.

Но есть одна индийская карта, которая, как ни удивительно, может быть разыграна гораздо раньше остальных: офшоринг медицинских услуг. В настоящее время наблюдается резкий рост популярности медицинского туризма, в частности, связанного с дорогостоящими операциями, в Индию и другие страны. В спектр услуг могут быть включены долгосрочная медицинская помощь, восстановительное лечение, лечение хронических заболеваний и, возможно, уход за престарелыми. Когда я стану старым и немощным, то предпочту нежиться под теплым солнцем на белоснежных пляжах Керала, а не доживать последние дни в промозглом, оштукатуренном доме престарелых в Истборне. А со своими детьми и внуками я буду общаться каждый день при помощи веб-камеры и Интернета – почти бесплатно.

ТВОРЧЕСКИЙ ПОДХОД

• Время – деньги.

• Сложность стоит дорого.

• Качество снижает затраты.

• Пусть потребители работают за вас.

• Превратите расходы в доходы.

Гм-м-м… «Превратить расходы в доходы»? Платные парковки, камеры слежения за дорожным движением, $500 за идентификационную карточку…

«Пусть потребители работают за вас»? Стоять шесть часов в очереди под проливным дождем у здания индийского посольства, чтобы получить бизнес-визу…

Пожалуй, мы бы предпочли, чтобы госсектор был менее творческим в таких вопросах.

Возможности госсектора

Практическое правило частного сектора, согласно которому почти всегда есть возможность сократить затраты на 15 %, действует и в госсекторе. В Великобритании 15 % – это £75 млрд ($150 млрд), или 6 % ВВП. Если бы госсектор был приобретен каким-нибудь фондом прямых инвестиций, он нашел бы эти 15 %. Как налогоплательщики-акционеры мы должны требовать того же.

Несмотря на все сложности, описанные в этой главе, многие развитые страны успешно сокращают государственные расходы. Германия запустила программу постоянного реформирования и заметно снижает долю госрасходов в ВВП. Возможно, Франция встанет на тот же путь под руководством Николя Саркози.

Европейский центральный банк провел экономическое исследование, чтобы оценить воздействие реформ в области государственных расходов на общий экономический рост и благосостояние общества. Вот его выводы.

• Реформирование системы госрасходов в большинстве случаев сопровождалось ускорением экономического роста и ростом занятости, особенно в странах, предпринявших наиболее амбициозные программы… вызвало улучшение показателей качества институциональной среды… и не оказывало негативного эффекта на индикаторы развития человеческого потенциала (включая неравенство доходов).

• Наиболее ранние и настойчивые реформаторы добились лучших результатов.

• Опасения относительно того, что сокращение госрасходов окажет серьезное негативное влияние на систему государственного образования или государственные инвестиции, не подтверждаются.

• Имеющиеся данные указывают на то, что страны с более низкой долей госрасходов в ВВП гораздо лучше справляются с перераспределением доходов, оказывая государственную поддержку тем, кто стоит на нижних ступенях лестницы доходов.

• Правительства могут быть гораздо более экономными, но не менее эффективными в выполнении своих базовых функций, если фокусируются на создании администрации, обеспечивающей защиту права собственности и верховенства закона, и на предоставлении ключевых общественных благ (в том числе инфраструктуры и базового школьного образования), а также базовых элементов социальной защиты.

Особенно впечатляющих успехов на пути оздоровления экономики добились англосаксонские реформаторы. Новая Зеландия сумела выйти из состояния экономического спада, в котором находилась несколько десятилетий, сократив государственные расходы примерно на 15 % по отношению к ВВП за 20 лет. Ирландия, снизившая госрасходы на столько же, превратилась из беднейшей европейской страны в страну с одним из самых высоких уровней доходов на душу населения. Канада после сокращения госрасходов с 53 до 42 % ВВП недавно обогнала своего энергичного южного соседа.

Сокращение государственных расходов на фоне повышения их эффективности дает толчок долгосрочному росту всей экономики. Если это делается правильно, не возникает необходимости в болезненных компромиссах между социальной поддержкой и институциональными инвестициями – все происходит с точностью до наоборот: ресурсов становится больше, а социальная сфера лучше.

Заключение

Менеджер по управлению затратами как герой

В этой книге представлен структурированный, практический подход к проблеме управления затратами. Это насущная и животрепещущая тема для большинства компаний, но, к сожалению, обделенная вниманием в современной литературе по менеджменту.

Я постарался сделать книгу полезной и актуальной для руководителей всех уровней и всех функциональных областей. Как говорилось вначале, управление затратами – задача не только для генерального директора или высшего руководства. Приучая себя к строгой дисциплине в затратах, менеджеры среднего и низшего звена приобретают полезные навыки на будущее, которые принесут им признание и помогут продвижению по служебной лестнице. Руководство предпочитает людей, которые не боятся самостоятельно принимать трудные решения и брать ответственность за них. Наконец, обязанность по управлению затратами лежит не только на финансовой службе и производственном отделе. Сегодня службы по работе с персоналом должны активно участвовать в управлении самой сложной статьей затрат – затрат на персонал.

Управление затратами имеет стратегическое значение. Речь идет не о дилемме: либо рост, либо сокращение затрат. Грамотное управление затратами обеспечивает надежный плацдарм для стратегического мышления. Оно дает вам время, чтобы совершить и исправить ошибки и сформировать поток доходов, резервы для ценовой войны с конкурентами и средства для победы в инвестиционной войне. Это стратегия не только на периоды спадов, а навсегда. Стратегии управления затратами и стратегии роста тесно связаны между собой и не могут существовать друг без друга.

Я хочу еще раз подчеркнуть, что управление затратами может быть хорошим и плохим. Например, аморально сокращать затраты, если это приводит к увеличению риска для потребителей, персонала или общества в целом. Неразумное снижение затрат не только неэтично, но и лишено экономического смысла: потенциальный ущерб от катастрофы намного превысит любую краткосрочную экономию. Недальновидно и глупо не придавать значения прочным отношениям и доверию – заботливое отношение к потребителям и собственному персоналу не идет вразрез с эффективным управлением затратами.

Наконец, грамотное управление затратами требует умения отличать действительно важные инвестиции, создающие плацдарм для будущего роста, от ненужных и необоснованных трат. Почти в любом бизнесе не так уж сложно наскоком урезать расходы на маркетинг, развитие новых направлений, убыточные на ранних этапах инвестиционные проекты. Но великим компаниям нужна высокая прибыльность сегодня и плацдармы для роста завтра.

Вот краткий перечень тем, рассмотренных в этой книге.

• Кто должен задавать тон: мы говорили о том, что команда топ-менеджеров – генеральный директор, операционный директор, главы подразделений, финансовый директор и директор по персоналу – должна показывать пример правильного отношения к затратам и задавать тон для всей организации.

• Методы и тактика: я представил идеи, подходы, советы и приемы, которые, на мой взгляд, повышают эффективность программ сокращения затрат и текущего управления затратами.

• Персонал: мы исследовали самую сложную и важную категорию затрат – оплату труда штатного персонала.

• Поставщики: здесь мы рассмотрели все прочие категории затрат, от закупки сырья до аутсорсинговых услуг.

• Сокращение затрат на практике: я представил подробный отчет о четырехмесячном проекте по сокращению затрат, который я проводил для одной европейской сервисной компании, приобретенной фондом прямых инвестиций.

• Подключенный и глобальный: нами были рассмотрены два актуальнейших сегодня аспекта, несущие огромный потенциал снижения затрат: Интернет и глобализация.

• Творческий подход: здесь я перевернул с ног на голову некоторые традиционные представления о затратах, раскрыл неочевидные причины появления затрат и способы от них избавиться.

• Управление затратами как стратегия: вы узнали, как правильное управление затратами может поддерживать стратегию бизнеса, в том числе стратегии поглощения, ценообразования и роста.

• Затраты в государственном секторе: опираясь на аналитическую основу предыдущих глав, я рассмотрел особенности управления расходами и их сокращения в госсекторе.

Не стоит считать управление затратами скучной, темной стороной бизнеса. Менеджер по управлению затратами может быть героем, несущим свет.

Недавно мне на глаза попался один американский комикс про птичье издательство. Босс-филин созывает сотрудников, чтобы объявить им о своем решении привлечь консультанта по сокращению затрат. «Вы можете войти, Конан», – приглашает он, и на последней картинке появляется Конан-варвар с топором на плече.

Карикатуристы представляют Конана как плохого парня, разрушителя. Но на самом деле Конан – герой. В комиксах Марвела, созданных в 1960-е гг., он ведрами пьет вино, лапает девиц, ломает кости направо и налево, но в глубине души он хороший парень, противостоящий силам зла, черной магии, каннибализму и культу рептилий.

Особенно силен был Конан в некоторых ключевых аспектах управления затратами, а именно:

• упорство – он продолжал рубить и продираться вперед, несмотря на все трудности;

• минимизация штата – Конан путешествовал в одиночку, даже Рыжая Соня не смогла получить у него работу на полный день;

• в континууме борьба-управление он был бы более эффективен в краткосрочных программах сокращения затрат, чем в рациональном долгосрочном управлении ими;

• ну а разбивать проблемы на части было его профессией!

Он хорошо понимал, как важно быть дешевле и лучше. В своем рыночном сегменте наемников-варваров он выделялся так же, как сегодня выделяется на своем рынке Dell. Его затраты были минимальными – костер, бутыль медовухи и служанка. Но никто не мог сравниться с ним в способности прорубать себе путь сквозь вражеские орды и скопища гигантских змей. Можно ли желать лучшего кандидата на роль менеджера по управлению затратами?

Благодарности

Я хочу поблагодарить:

Ника, Салли и Викторию из издательства Nicolas Brealey Publishing, оказавших мне фантастическую помощь и поддержку;

Ричарда Коха, за его энтузиазм и рекомендации;

Криса Аутрэма и Марка Дженневэя из OC&C Strategy Consultants, за идеи и споры, особенно на тему управления поставщиками;

моих многочисленных клиентов, сотрудничество с которыми дало мне богатый опыт, а также фактический материал для этой книги, и особенно моих последних клиентов (без какой-либо связи с идеями и ошибками, которые могут встретиться в этой книге и ответственность за которые всецело лежит на мне) Дэвида Джоунза из Amadeus, Джеффа Купера из Travis Perkins и Прадипа Сингха из Aditi Technologies.

Сноски

1

Драйв – сильный удар на большую дистанцию; патт – легкий удар; драйвер (Большая Берта) – большая клюшка для дальних ударов; паттер – короткая клюшка. – Прим. пер.

(обратно)

2

Рустер Коберн (Джон Уэйн) – одноглазый шериф из фильма «Настоящее мужество», нанятый для охоты за скрывающимися в прериях бандитами. – Прим. пер.

(обратно)

3

Каждый британец должен ежегодно платить коммерческий сбор – лицензионную пошлину – за пользование телевизионным сигналом. Поступления направляются в фонд BBC, за счет которого компания живет с момента основания. – Прим. пер.

(обратно)

4

Уолтер Мосли (род. в 1952 г.) – звезда американской литературы 1990-х гг. – Прим. пер.

(обратно)

5

Дэвид Хокни (род. в 1937 г.) – английский художник и график, считается одним из самых влиятельных художников XX в. – Прим. пер.

(обратно)

6

Элмор Леонард (род. в 1925 г.) – популярный американский писатель и сценарист, прославившийся неприукрашенным реализмом и сильными диалогами. – Прим. пер.

(обратно)

7

Герой рассказа Ч. Диккенса «Рождественская песнь в прозе», скупой и бездушный делец. – Прим. пер.

(обратно)

8

Из стихотворения Д. Томаса «Папоротниковый холм». – Прим. пер.

(обратно)

9

В шоу Dragons’ Den («Логово дракона») известные бизнесмены оценивают идеи, предложенные участниками, и решают, стоит ли вкладывают в них деньги. – Прим. пер.

(обратно)

Оглавление

Предисловие

  На чем основана эта книга

  Кому предназначена эта книга

  Структура книги

  Мода в деловой литературе

1. Рациональное управление затратами

  Невоспетый герой

  Дешевле и лучше

  Управление затратами как императив

2. Кто должен задавать тон

  Требовательность

  Индивидуальная ответственность

  Упорство

  Культура непрерывного совершенствования

  Короткие временные рамки

  Обратная связь

  Стратегический скептицизм

  Команда руководителей: финансы

  Команда руководителей: персонал

  Примеры для подражания

  Личные расходы

  Штаб-квартира: внешний вид и восприятие

  Бывают ли исключения

  Инструментарий менеджера по управлению затратами: кто должен задавать тон

3. Методы и тактика

  Понимание динамики затрат

  Управленческий учет и основные показатели

  Максимум отдачи

  Сегментирование

  Понимание естественных тенденций изменения затрат

  Денежные и учетные затраты

  Обмен передовым опытом (и игра на равных условиях)

  Конкурентный анализ

  Инструментарий менеджера по управлению затратами: методы и тактика

4. Персонал

  Почему с затратами на персонал так трудно совладать

  Наем персонала

    Человеческий капитал… изация

    Минимум риска, максимум гибкости

  Заработная плата

    Обзоры зарплат и верхний квартиль

    Переменная составляющая

  Технологии и производительность

  Увольнение

    Не дожидайтесь окончания рождественских каникул

    Хитрецы и специальные рабочие группы

    Уравняем шансы

  Что делать с середняками

  Минимизация штата

    Субподряд

    Аутсорсинг

  Инструментарий менеджера по управлению затратами: персонал

5. Поставщики

  Кто управляет затратами на поставщиков

  Игра на балансе сил

  Пусть поставщиков будет меньше, но они должны быть хорошими

  Выстраивайте грамотные отношения

    Поймите экономику ваших поставщиков и найдите взаимовыгодные решения

    Не злоупотребляйте: дайте поставщикам возможность получить прибыль

    Консолидируйте свою покупательную способность – требуйте у поставщиков глобального подхода к управлению отношениями с ключевыми клиентами

    Найдите взаимовыгодные компромиссы между ценой и условиями оплаты

    Рассмотрите стратегии разделения и объединения

  Избегайте зависимости

  Управляйте стоимостью владения

  Возьмите под контроль затраты на обслуживание

    Централизованное материально-техническое обеспечение

    Профессиональные услуги

    Аутсорсинг

    Командировочные расходы

    Эти непонятные затраты на маркетинг

    Теперь об ИТ

    Снижение накладных расходов, не связанных с рабочей силой

  Инструментарий менеджера по управлению затратами: поставщики

6. Сокращение затрат на практике

  Первый месяц

  Второй месяц

  Третий месяц

  Четвертый месяц

7. Подключенный и глобальный

  Интернет

    Интернет как стратегический инструмент снижения затрат

  Глобализация

    Китай

    Индия

    Глобализация как стратегический инструмент снижения затрат

  Инструментарий менеджера по управлению затратами: подключенный и глобальный

8. Творческий подход

  Косвенные генераторы затрат

    Время – деньги

    Сложность стоит дорого

    Качество снижает затраты

  Пусть потребители работают за вас

  Превратите расходы в доходы

    Раздельное ценообразование

    Превратите центры затрат в центры прибыли

  Инструментарий менеджера по управлению затратами: творческий подход

9. Управление затратами как стратегия

  Создание стоимости при поглощениях

  Поддержка стратегий ценообразования

    Ценовые войны: лидеры и нападающие

    Выведение новых продуктов: ценообразование с опережением кривой опыта

    Долгосрочные контракты с клиентами: прибыльные обязательства

  Больше возможностей для роста

  Формирование эффективного центра в крупной компании

    Сделайте децентрализацию политикой по умолчанию

    Установите четкие отношения поставщик-клиент между центром и бизнес-единицами

    Жестко ограничивайте рост затрат на центр

    Введите и отслеживайте показатели эффективности центра

    Проводите ежегодный анализ в духе фондов прямых инвестиций

  Инструментарий менеджера по управлению затратами: управление затратами как стратегия

10. Затраты в государственном секторе

  Масштаб проблемы

    Почему я считаю это проблемой

  Почему так сложно управлять затратами в государственном секторе

    Трансферты и субсидии

    Госслужащие

    Закупка товаров и услуг

    Структурные проблемы: здравоохранение и пенсионное обеспечение

    Другие внутренние проблемы управления затратами в госсекторе

  Применение инструментария менеджера по управлению затратами в государственном секторе

  Возможности госсектора

Заключение

  Менеджер по управлению затратами как герой

Благодарности Fueled by Johannes Gensfleisch zur Laden zum Gutenberg