«Тайм-менеджмент в два счета»

Тайм-менеджмент в два счета (fb2) - Тайм-менеджмент в два счета 2954K скачать: (fb2) - (epub) - (mobi) - Александр Геннадьевич Горбачев

Александр Горбачев Тайм-менеджмент в два счета

Предисловие

Как многие современные руководители, я постоянно живу в состоянии цейтнота, так как работы всегда вдвое больше, чем возможно сделать, даже работая по 12–14 часов в сутки. За последние 10 лет я уже смирилась с тем, что этот «снежный ком» ежедневно растет и надо просто научиться не получать стресс от этого факта.

Естественно, я старалась и стараюсь решить эту проблему. Я изучила много литературы по управлению временем, но следуя некоторым советам, начала успевать значительно больше, чем ранее. Но большинство советов, приведенных в прочитанных книгах, казались мне нереализуемыми – ЧТО делать понятно, а вот КАК это делать?

Книга Александра Горбачева – одна из немногих, которые дают ответ на этот вопрос. Все рекомендации доведены до алгоритмов, причем реально применимых в повседневной офисной жизни. Я читала книгу долго – недели две, потому что выделяла на это не более 40 минут ежедневно. Но эта книга хороша тем, что совершенно необязательно изучить ее всю, чтобы потом начать работать и жить по-новому. Ведь все мы знаем, что «лучше день потерять, потом за час долететь», но где же нам взять этот день, который не жалко потерять? Как часто мы откладываем применение новых технологий, потому что нет времени их хорошо освоить. Рекомендации, приведенные в этой книге, можно применять немедленно, каждую в отдельности, не нужно выделять время на длительную подготовку. И даже бессистемное их применение даст положительный результат.

Несмотря на то что я и до того, как эта книга попала мне в руки, довольно много знала о тайм-менеджменте, благодаря многочисленным книгам, статьям и тренингам, в книге Александра Горбачева я нашла много новых для меня идей, решений и техник. Особенно интересными стали следующие разделы.

Рекомендации по постановке целей и разрешению конфликтов целей: Александр предлагает очень интересный алгоритм формулирования целей, основанный на общеизвестном принципе SMART, но более простой и наглядный, а также весьма полезный инструмент «Матрица сравнений», применимый не только для целей тайм-менеджмента, но и для решения самых разных задач.

Способы развития «чувства времени»: простые приемы, позволяющие сделать процедуру хронометража (довольно нудную и отбивающую у многих желание работать над собой далее) легкой и экономичной по времени.

Рычаги эффективности рабочего дня: настоящая энциклопедия конкретных приемов, позволяющих сэкономить от одной до 30 минут. Четыре приема в день – и набралось полтора-два часа времени. Рабочий день уже не 12, а всего 10 часов!

Эффективный сон: книга Горбачева, единственная из прочитанных мной, содержит рекомендации по оптимизации сна. Учитывая, что этому приятному занятию человек посвящает треть жизни, это чрезвычайно полезные советы.

Работа с MS Outlook: так как времени на изучение раздела «Помощь» и толстых справочников по программному обеспечению у офисного работника нет, этот раздел таит в себе много открытий даже для опытных пользователей.

Являясь руководителем крупного учебного центра, я хорошо знаю мотивы, которые обычно побуждают людей посещать наши семинары и тренинги. Один из самых распространенных – возможность познакомиться с опытом многочисленных коллег-участников. Уникальность книги Александра Горбачева состоит в том, что удовлетворить эту потребность можно, даже не посещая его тренинг. Автор приводит такое огромное количество случаев и ситуаций из своей тренерской практики, что у читателя создается ощущение, что он, прочтя книгу, пообщался с десятками других менеджеров, узнал об их находках и «фирменных рецептах».

Я уверена, что книга «Тайм-менеджмент в два счета» принесет большую пользу не только тем читателям, которые впервые познакомились с понятием «управление временем», но и многоопытным менеджерам, не один год применяющим его принципы на практике. Ведь у всех нас есть возможность еще чуть-чуть поднять свою эффективность – хотя бы на 5 %. Но, может быть, именно эти 5 % увеличат прибыль вашей компании на 100 %, а вашу удовлетворенность жизнью на 200 %?

Ирина Ткачева, управляющий партнер Учебного центра SRC

Введение

Зачем 163-я книга?

О сколько книг я видел разных,

Багровых, синих, золотых,

Простых и сложных, тонких, толстых,

Вот только знаний мало в них…

Сегодня мою книжную полку украшают 162 книги по тайм-менеджменту. И это только книги, изданные на русском языке. Есть еще десяток зарубежных изданий, большей частью на английском. Что нового можно написать? Прочтя 80 % литературы по управлению временем, могу сказать, что писать есть о чем. Большинство книг – перепев одного и того же. При этом возникает такое чувство, что сами авторы никогда лично не вели хронометраж, и если их попросить показать свой органайзер, то они скажут «забыл дома!» – такой замечательный ответ я услышал на одной из презентаций от тренера по тайм-менеджменту. Ай, люблю я конкурентов! Пока они есть – есть куда стремиться. И самое главное, понимаешь: то, что ты делаешь, – на порядок выше качеством.

Вот мы и подошли к цели данной книги. Во-первых, данная книга – исключительно живой опыт. Мой личный плюс клиентов нашей компании, руководителей, прошедших мои тренинговые программы. Во-вторых, стиль моих книг – разговорный. Простой, «ежу» понятный даже – так шутят участники тренингов. Моя позиция на 100 % резонирует с позицией Джина Желязны, который пишет в книге «Говори на языке диаграмм»: «чтобы человек быстро понимал суть, схватывал смысл, упрощайте сложные конструкции, гистограммы, таблицы и т. д. Простота – ключ к пониманию». Трудно не согласится с давно известной истиной, все гениальное – просто!

Да, книги в моем изложении просты, понятны, ярки, эмоционально насыщенны. При этом каждая страница потребует от вас многократной практики, для того чтобы отработать навыки работы с собой. Усваивайте сразу первое правило успешных людей – ВСЕ ПОЛУЧАЕМ САМИ. Взрослого человека нельзя научить – он может только научиться. А это значит – самостоятельно желать и прилагать усилия к получению знаний, отработке умений и навыков. Если вы собрались прочесть эту книгу – вы уже чего-то хотите, меня как автора это радует. Поэтому двигаемся дальше.

Книга, которую вы держите в руках, состоит из двух разделов. Первый — «Персональная эффективность: методы успевать все» – посвящен раскрытию области «как успевать все?». Раздел состоит из нескольких глав. Первая глава «Территория тайм-менеджмента» раскрывает тайм-менеджмент во всех его красках. В главе «От мечтаний к достижению целей» излагается, как ставить цели, чтобы их хотелось добиваться. В главе «Устройство человеческого сознания» анализируются сильные и слабые стороны человека в отношении времени. Как нужно структурировать потоки информации, чтобы в «голове все помещалось». Следующая глава – «Принятие управленческих решений», здесь автор раскрывает методы, позволяющие выделить ключевые события в жизни, на которые нужно обязательно успеть, а также инструменты, позволяющие сконцентрироваться и выполнить требуемую задачу. Глава «Планирование деятельности» показывает, как скомпоновать рабочий день, чтобы не «сгореть» на работе и при этом все успеть. Акцент в данной главе делается на составление реалистичных планов, поскольку планируют все, но не все подходят к этому процессу реально. И завершает первый раздел глава «Отдых и восстановление». В ней описаны четыре ключевые области жизни, которым следует периодически уделять внимание, чтобы поддерживать баланс жизненных сил. Также есть очень практическая информация об эффективном сне, как меньше спать и больше высыпаться.

Второй раздел книги «Реализация тайм-менеджмента на Outlook 2007». В этом разделе шесть глав. Каждая глава посвящена одной из частей программы Outlook 2007. Ключевыми главами этого раздела являются «Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы» и «Организация поиска информации». Эти две главы обеспечивают резкий скачок в скорости и удобстве работы с электронным органайзером. Остальные главы рассказывают, как планировать дела, работать с почтой и управлять контактами в вашем компьютерном помощнике. Книга насыщена цитатами участников моих тренингов. Они приводятся в виде кратких откровений по ходу изложения материала. Все имена реальные.

Итак, чтобы управлять собой во времени, вам следует сделать всего два шага: прочесть первый раздел книги – как выстроить персональную эффективность. Освоить второй раздел книги – применить полученные знания на Outlook 2007 – самой популярной и широко распространенной системе электронного планирования.

Могу ли я быть успешным без тайм-менеджмента?

Да, такой вопрос – не редкость в моей практике. «А что, только через ваши тренинги можно научиться больше успевать?», «А если у меня все хорошо и меня это устраивает?» – чего только не придумают неудачники, чтобы сидеть в своем болоте. К примеру, я только-только выздоравливаю после простуды и пишу эти строки. Сколько есть средств лечения? Много. Каждый из нас назовет несколько, не задумываясь. Можно ли вылечить простуду без антибиотиков? Да, к примеру, ваш покорный слуга уже третий день ограничивал свое питание до нуля, и без таблеток температура спала на второй день. Сегодня прошел кашель и насморк. Вот вам и ответ, может ли человек обойтись без тайм-менеджмента (ТМ)? Конечно, может, если под ТМ мы подразумеваем конкретную систему планирования. Дам свое определение ТМ.

Тайм-менеджмент – система инструментов, методов и методик, позволяющих увеличивать скорость выполнения любых операций (как рабочих, так и личных) для высвобождения временного ресурса.

ТМ – набор хитростей и приемов, позволяющих эффективно работать, при этом успевать больше, а уставать меньше.

Так вот, если рассуждать в контексте данного определения – то обнаруживается следующий факт: каждый успешный человек использует тайм-менеджмент. Некоторые сознательно, некоторые интуитивно выработали свою систему, помогающую им больше успевать. Это как дышать и ходить. Каждый этим пользуется. Но тот, кто овладел йоговским дыханием, – понимает его преимущества перед «интуитивным» вдох-выдох. Суть проста – зачем изобретать велосипед?

Есть еще интересное отношение к ТМ. «Мне это не надо. Дешевле без него». Вы правы, я так вам скажу. Пешком ходить – дешевле общественного транспорта. Практически даром. Тем более дешевле такси. Однако те, кому есть, зачем жить, у кого есть цели в жизни, не только ходят пешком. Они пользуются метро, машинами, поездами, самолетами. Зачем они используют дорогие средства передвижения?

Потому что успешные люди фокусируются не на затратах, а на прибыли. Между этими мировоззрениями – большая разница. Кто нацелен на прибыль, считает, не сколько он потратит (к примеру, на проезд, самолет – это ж бешеные деньги!), а сколько он выиграет в итоге! Я уже давно согласен с людьми из регионов, которые «не рвутся» в Москву, как это модно последние десять лет. Математика их проста. Я тут в Урюпинске получаю 15 тысяч, квартира есть, до работы 15 минут пешком. Все знакомо, все свои. В Москве я буду получать 50 тысяч. Из них 30 придется отдать за съем квартиры аналогичного уровня, до работы 2 часа в толчее «позитивно» настроенных москвичей и гастарбайтеров. Питание и дорога съедят добрую десятку. Плюс столичные соблазны быстро опустошат карманы. В итоге у меня останется – те же 10 тысяч рублей.

Деньги на руки те же – вложения усилий и стресса в десять раз больше. Я что, враг себе, зачем в столицу? Нас и тут неплохо кормят!

Мое мнение – это правильные люди. Правильные, с точки зрения успеха. Успех – это не то, сколько вы зарабатываете. Успех – сколько у вас остается на руках после всех ваших выплат и какого цвета ваше лицо.

ПОДВОДИМ ЧЕРТУ

Успешным без ТМ быть невозможно, если под ТМ понимать наше соглашение, принятое выше.

Успех меряется количеством сил и денег, которые у вас остались на руках после всех выплат, плюс цвет вашего лица. Или широта улыбки.

Самый оптимальный на сегодня электронный планировщик – Outlook 2007.

Раздел I Персональная эффективность: методы успевать все

Глава 1 Территория тайм-менеджмента

У современного человека, загруженного делами, вечно спешащего то на работу, то с работы, часто возникают проблемы со временем. «Цейтнот, дел полно, сделать не успеваю», «Постоянно на работе, на семью и на себя времени нет совсем», «Что-то вроде делал целый день, а куда время ушло – непонятно».

Для решения этой проблемы был придуман тайм-менеджмент – искусство эффективной организации времени. Задачи тайм-менеджмента – помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей. Успевать больше, уставая меньше. Выбраться из рутины мелких и неважных дел и высвободить время для самого главного и важного в жизни.

Сейчас тайм-менеджмент – понятие весьма распространенное. Кто-то о нем знает по собственному опыту, кто-то слышал краем уха. Больше становится и первых, и вторых. А так как разговоров о тайм-менеджменте тоже становится все больше и больше, начинается детская игра в «испорченный телефон» – помните такую, да?

Эта глава поможет вам разобраться, чем тайм-менеджмент является и чем не является, и подскажет, с чего начать ваш собственный путь в организации своего времени. Тема обширная, заблудиться есть где – так что пусть эта глава будет своеобразным гидом, который поможет вам сориентироваться на местности.

Время в жизни человека

Вы говорите, время проходит?

Это ошибка. Время стоит. Проходите вы.

Люди часто жалуются на свои отношения со временем. «Постоянно очень много дел, аврал, не получается все успеть». «День прошел, чего делал – непонятно». «Постоянно куда-то спешу, в итоге самое главное в жизни проходит мимо меня». «Работу-то делаю, куда от нее денешься, а вот на семью и на себя времени не хватает».

Время – основной ресурс нашей жизни. Ресурс этот можно «конвертировать» – тратить, расходовать, вкладывать, превращая его в другие ценности. Потратил время на работу – получил деньги. Потратил на общение с друзьями – получил радость, поддержку и хорошие отношения. Потратил на пробежку и контрастный душ – получил бодрость и здоровье.

Время – это ресурс, данный каждому из нас с рождения. Времени у всех одинаково – 24 часа в сутки, 8760 часов в год. Даже если вычесть сон, это около 5800 часов активной деятельности! Запас времени у каждого человека огромен. И если кто-то скажет вам: «У меня нет времени» – теперь вы знаете, этот человек заблуждается.

Время есть у всех, просто расходуем мы его по-разному. И от того, как мы это делаем, зависит наша жизнь.

И тогда самым важным вопросом становится то, как именно мы используем свое время. Хотите достигать в жизни многого? Делать больше и уставать меньше? Заниматься тем, что вам действительно нравится? У вас есть для этого главный ресурс. Причем в изобилии. Все, что нужно – лишь правильно им распорядиться. Организуйте свое время!

Неправда про тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это жесткая дисциплина. Я не люблю дисциплину. Дисциплина приводит к успеху. Успех требует ответственности. Ответственность – это забота об окружающих…

Поток мыслей обывателя

Часто в разговоре об управлении временем приходится слышать «О, четко все планировать – это не для меня…», «Я пробовал, но это оказалось очень сложно…», «Я и так занят, некогда еще и тайм-менеджментом заниматься».

Чтобы научиться эффективно организовывать свое время, давайте сначала разберемся, какие заблуждения о тайм-менеджменте часто встречаются у людей при поверхностном знакомстве с темой.

Миф первый: Тайм-менеджмент – это жесткое планирование дня

Часто люди думают, что стоит им заняться управлением временем – значит, придется четко расписывать по часам, что они будут делать в течение дня, а потом загонять себя в рамки установленного плана.

На самом же деле большинству людей нет никакой необходимости в таком жестком планировании своего дня. Планирование времени – очень важная составляющая тайм-менеджмента, но заранее жестко расписывать весь свой день вовсе не обязательно.

Сейчас существуют эффективные методы гибкого планирования: есть список того, что нужно сделать в течение дня, а вот когда именно это делать и в какой последовательности – нужно решать по ситуации.

Миф второй: Тайм-менеджмент – только для логиков и упорядоченных людей, не подходит для спонтанных и творческих личностей

Порой люди, занимающиеся творческой работой или просто имеющие спонтанный, эмоциональный характер, говорят, что управление временем для них не подходит. Мол, для этого нужен особый тип личности.

«Придумать дизайн открытки», «изобрести новую конструкцию эргономичного стола», «написать главу для новой книги»… Попробуй тут скажи, сколько на это понадобится времени. А еще ведь нужно определенное состояние, вдохновение, идеи.

Однако творческая работа – не повод пускать дела на самотек. Управление временем все равно нужно: дела абстрактные, а надо как-то с заказчиками общаться, сроки устанавливать, стоимость работы определять.

Решение в том, что не нужно пытаться затолкать творческих людей в классический тайм-менеджмент с жестким планированием. Нужно всего лишь использовать правильные методы, учитывать специфику их работы. Не «С 14:00 до 16:00 – придумать концепт фирменного стиля», а «Задачи на день: 1) сделать наброски возможных стилей; 2) выбрать наиболее перспективные; 3) нарисовать два лучших стиля на компьютере». И дизайнер сам разберется, когда ему что делать, ориентируясь на свое состояние и внешнюю обстановку.

Миф третий: «Мне некогда заниматься тайм-менеджментом»

Бывает, человек настолько загружен работой, что кажется, нельзя найти и пяти минут на что-то еще. «Итак времени нет, а тут еще вы со своим тайм-менеджментом!»

На деле же такая ситуация – сигнал к тому, что как раз пора заняться организацией времени. Это все равно, что в тонущей лодке вычерпывать руками воду и говорить: «Я делом занят, а вы тут лезете, говорите дырку заткнуть!»

Тайм-менеджмент при минимальных затратах времени высвобождает резервы намного большие, чем затраты.

15 минут вечером проанализировать прошедший день и составить примерный план на завтрашний, 15 минут утром уточнить план на день – и полтора-два часа дополнительного времени благодаря планированию у нас в кармане.

Безусловно, тайм-менеджментом можно заниматься «криво». Так, что вы на него много потратите и мало получите. Попробуйте одновременно использовать напоминалки в телефоне, органайзер в КПК, список дел в ноутбуке, бумажный планировщик, блокнот для записи дел и еще Outlook на домашнем компьютере – такой кавардак получится, что пара часов потерянного времени в день вам обеспечена.

Правильная организация времени гибко подстраивается под ваши нужды и задачи, занимает времени мало, а дает много. Плохая организация времени заставляет подстраиваться вас, занимает времени много, а дает мало. Занимайтесь тайм-менеджментом правильно – и он не отнимет много времени и будет удобен в использовании.

Миф четвертый: Тайм-менеджмент – это сложно

Прочитал человек заметку о тайм-менеджменте. И понеслось. С понедельника – круглосуточный хронометраж, планирование дня с утра до вечера, и выбрасываем все бесполезные развлечения. Со вторника еще бегать, ходить на фитнес и вставать в четыре утра. Два-три дня – и тайм-менеджмент на этом заканчивается.

Тайм-менеджмент сложен тогда, когда им занимаются неправильно. Правильная организация времени должна быть простой. Сложно становится, если взвалить на себя много и сразу. Легко – если использовать только то, что нужно.

Предположим, вам хочется кушать, есть пачка макарон, но вы не умеете их варить. Простой вариант – прочитать указания на упаковке, и через пятнадцать минут обед готов. Сложный вариант – поехать в магазин за кулинарной книгой и потом всю ее прочитать от корки до корки, прежде чем приступать к собственно макаронам. Абсурд? Да. Не повторяйте этой ошибки в тайм-менеджменте.

Миф пятый: Тайм-менеджмент убивает спонтанность и естественность жизни

«Все заранее спланировано, никаких неожиданностей – это не жизнь!», «Жизнь должна быть естественной, а не механической!» – довольно стандартные возражения против организации времени.

Знаете, в нашей жизни очень многое спланировано, и часто нам это очень нравится. Если у вас деловая встреча в 20:00, скорее всего вы будете рады приехать вовремя, и ваш партнер наверняка тоже.

Тайм-менеджмент гибок, и только вы сами определяете баланс между спланированностью и спонтанностью в вашей жизни. Когда надо – спланировали и организовали, когда надо – отпустили поводья и дали простор спонтанности.

Правда про тайм-менеджмент

Итак, тайм-менеджмент – это умение организовывать свое время. Умение успевать делать больше, уставая меньше. Умение делать все вовремя, жить в режиме «несрочности». Умение делать главное и достигать своих целей.

Дальше разговор пойдет о том, какие конкретно навыки входят в это широкое понятие – умение организовывать свое время.

Целеполагание

Когда я не знаю, на какую гавань мне держать курс, ни один ветер не будет для меня попутным.

Луций Анней Сенека

Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего именно. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. Человек без цели, старательно что-то делающий, как корабль в открытом море, идущий на полном ходу, не зная курса.

У всех людей, добившихся значительного успеха в жизни, цель была. Более того, была мечта. Яркая, большая и невыполнимая.

Молодой Билл Гейтс на заре развития компании Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире». Чье программное обеспечение установлено сейчас на вашем компьютере?

Не спешите сразу браться за глобальное – начните с того, что определите четыре главные ваши цели на этот год. Держите их на виду, помните о них – и старайтесь каждый день делать что-то для их достижения.

Ставьте цели! Это верный путь к успеху.

Расстановка приоритетов

Можно всю жизнь делать вещи правильно. Но лучше – делать правильные вещи.

Скорее всего, вам много чего хочется в жизни, причем желательно получить все и сразу. Однако очень сложно пытаться сделать одновременно много дел (да и для здоровья вредно). К тому же, попытка достичь сразу многих целей может привести к тому, что не будет достигнута ни одна.

Потому необходимо выбирать главное. Отделять главное от второстепенного, причем делать это быстро и правильно – очень ценное для организации времени умение.

Заметьте: только небольшая часть всех ваших дел дает наибольший результат. Вложившись именно в эти дела, вы сэкономите массу времени. Окажется, что, во-первых, часть дел можно вообще не делать (хорошая новость, правда?), во-вторых, значительную часть можно не делать так тщательно и долго и, в третьих, есть небольшое количество действительно важных дел – и вот на них и нужно направить все свои силы.

Выделяйте наиболее важные дела из общей массы. Вы сэкономите огромный объем времени, не тратя его на второстепенное и необязательное.

Чувство времени

Для эффективного тайм-менеджмента необходимо чувство времени. Чувство времени – это некий внутренний голос, который подсказывает, сколько времени уйдет на то или иное дело. Доехать до работы – 40 минут, попить чаю – 10 минут, ответить на письма – полчаса. Это чувство подсказывает, как спланировать день, сколько взять на себя работы. Заметьте, это не сознательный расчет, а именно чувство. Не нужно умом гадать: «Хватит на это полчаса или нет?», нужно именно почувствовать: «Вот на это уйдет полчаса».

Это чувство нам и нужно развить.

Чувство времени есть абсолютно у всех людей, просто развито оно в разной степени. Притом не стоит думать, что это нечто данное от природы и неизменное. Это навык, который можно и нужно развивать.

Самый простой для этого способ – упражнение «калибровка». Суть в следующем. Перед тем как что-то сделать, задайте себе вопрос: «Сколько времени это займет?» И, запомнив ответ, приступайте к делу. Когда закончили – сверьте по часам, насколько правильным было предположение. В этом упражнении не нужно ничего писать, выполнять его можно в любое время и в любом месте – оно очень простое и удобное. Выполняя калибровку, вы будете все лучше и лучше «предсказывать» затраты времени.

Развитие этого чувства очень быстро даст отдачу в виде лучшей организованности вашего времени. Пробуйте – это работает!

Планирование

…с 11:00 до 12:00 – совершить подвиг.

Из списка дел на день барона Мюнхгаузена

Если вы наметили цель и убедились, что она действительно важна – надо начинать действовать. Но не вслепую – а проработав эффективный план, чтобы тратить ресурсы (время, силы, деньги) именно на то, на что нужно, и в правильный момент.

Это как строительство дома. Если плана нет, сначала привезут черепицу, потом начнут делать фундамент. Когда сделают фундамент, окажется, что еще нет материала для стен – работа стопорится. Пока сделают стены – сгниет черепица. Потом выяснится, что к фундаменту забыли подвести канализацию.

Планирование личного времени может быть жестким и гибким. Жесткое – наметить четкий план, где каждое дело привязано к определенному времени, и этому плану следовать. Гибкое – наметить список дел, а делать их в той очередности и тогда, когда это актуально (подходят внешние условия, подходит ваше состояние).

Как планировать свое время, как сочетать жесткое и гибкое планирование – решать вам. В целом можно сказать, что жесткое планирование удобно в масштабах года. В мае пойти на курсы английского, в июне – командировка, в августе – двухнедельный отпуск, за сентябрь создать интернет-магазин. Гибкое планирование удобно для плана дня. Скажем, за день нужно сделать некоторые дела – пишем список и в течение дня дела из списка выполняем. В какой последовательности и когда именно – решаем по ситуации.

Главное – план должен быть. Второе – план должен быть гибким, чтобы его можно было при необходимости подогнать к обстоятельствам. Начните планировать свои дела – этим вы освободите себе огромное количество времени и обеспечите выполнение самого главного, важного.

Сколько тайм-менеджмента мне нужно?

В каком объеме самоорганизация нужна лично вам? Простор широкий, от небольшого планера для записи основных событий недели (вторник вечер – встреча с друзьями, среда – позвонить заказчику проекта в 15:00.) до прописывания системы жизненных целей.

Давайте условно поделим организацию времени на простую и системную.

Простой тайм-менеджмент – это планы на день, неделю, максимум месяц. Записали мероприятия в ежедневник, выделили час для телефонных звонков, наметили встречи и т. д. Ближайшее время у вас в общих чертах спланировано.

Системный тайм-менеджмент – это система долгосрочных целей. Есть главные цели вашей жизни, есть долгосрочные цели на ближайшие пять-десять лет, есть цели на год. И то, что вы делаете в течение дня, недели, месяца, – приближает вас к этим крупным и далеким целям.

Представьте, что вы идете ночью по лесу и хотите выйти из него в город. Простой тайм-мендежмент – это фонарик. В яму не свалитесь, тропинку метров на двадцать видно, идете уверенно. Но плутать так с фонариком по лесу можно очень долго. Системный тайм-менеджмент – это огни города, которые видно из леса. И, видя эти огни, вы к ним пойдете даже без фонарика и из леса выберетесь.

Это не два противоположных варианта организации времени. Системный тайм-менеджмент включает в себя и простой, но он больше, шире. Даже если город из леса видно, с фонариком идти все равно удобнее.

Наверное, оптимальный вариант – начать с простого тайм-менеджмента. Это даст вам большую эффективность, меньшую усталость, привычку к самоорганизации. И при этом можно постепенно вводить тайм-менеджмент системный. И он уже приведет вас к большим достижениям, осмысленности и цельности жизни и балансу между здоровьем, богатством, счастьем.

Когда человек хочет чего-то достичь и тренирует это желание целенаправленно, он способен сотворить почти что чудо. (Альберт Эйнштейн)

Глава 2 От мечтаний к достижению целей

ХОЧЕШЬ, НЕ ХОЧЕШЬ, А ХОТЕТЬ НАДО!

Залог достижения цели – желание. Главное здесь – слово ХОЧУ! Сила желания определяет высоту цели и скорость движения к ней. Это главное. Все остальное дело – техники!

Цели возникают в двух случаях: либо человек хочет этого всей душой, либо так сложилась жизнь, что деваться некуда.

Сила желания – это атомная энергия, дающая толчок в нужном направлении к достижению цели. Чему учит нас жизнь? 2000миллионеров, которые дали интервью журналу «Форбс», назвали свои секреты успеха. У всех было одно общее качество – они ставили цели и, главное, учились и шлифовали свое мастерство в постановке целей всю жизнь.

Вспомните вашу самую заветную мечту. Она сбылась? Сбудется? А знаете ли вы, что лучший способ легко и просто воплотить свою мечту в жизнь – это превратить ее в цель. Чтобы она стала конкретной и реальной. Именно тогда у вас появляется желание достигать цели, а не просто мечтать, лежа на диванчике. Зачем нам цель? Цель влечет к конкретным действиям! Когда сформулирована цель, понятно, что и как делать для ее достижения.

Цель – как листочки на дереве. Их миллионы, но нет двух совершенно одинаковых. При этом каждый листок имеет четко заданную повторяемую структуру. Так и цели каждого человека уникальны. Однако все цели имеют общую структуру – те критерии, которые должны в них наличествовать, чтобы гарантировать достижение успеха.

Вы – архитекторы своей судьбы.

От качества постановки ваших целей будет зависеть качество вашей жизни.

Мозг так устроен, что действия во внешнем плане могут быть сделаны, только если в голове «есть картинка»: что надо делать? Любое физическое действие начинается с мысленной команды мышцам. В начале любого дела лежит основа – идея, которая рождается в голове человека. Однако одной идеи мало. Как только она родилась, нужно принять роды и зафиксировать ее на бумаге (любом внешнем носителе). Когда идея покидает голову – она должна трансформироваться в цель. Чтобы идея хорошо вызрела, выросла и смогла принести пользу, следует фиксировать ее в виде цели. И сейчас мы будем говорить о постановке целей.

Хороший пример того, как надо ставить цель, – сказка «Три поросенка». Какой должен быть дом? Вот вам хорошая аналогия по постановке целей. Кто-то быстро рисует ее в уме и общо (Ниф-Ниф строит шалашик). Другой – основательно по всем критериям формирует хорошую позитивную цель, добиваясь в итоге устойчивого фундамента своей жизни и великолепных результатов (Наф-Наф построил капитальный каменный дом, который спас всех трех поросят).

Написанная на бумаге цель – четкое понимание единого образа несколькими людьми. (Ольга Паратнова, г. Москва)

Чтобы действительно «опредметить» вашу мечту, следует сделать несколько набросков. Цель должна быть сформулирована на бумаге: вы не можете управлять тем, что существует только у вас в голове. Как только вы нарисовали, написали – у вас появляется возможность работать с написанным и улучшать его. Да и вообще, возьмите за правило: если написано на бумаге – можно с этим работать, что-то изменять. А пока ваши планы в голове – это лишь идеи.

Чтобы цель стала целью, нужны определенные условия. О них мы и поговорим.

ПРИМЕРЫ ИЗ ЖИЗНИ РОССИЙСКИХ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

Игорь С., владелец инвестиционной компании по недвижимости, г. Барнаул:

С тренинга по личному тайм-менеджменту я вынес только одно: цели – это все! Остальной материал отложился в подсознании, и я не акцентировал на нем внимание. В течение недели после пройденного обучения я расписал все, чего хочу достичь за 2007 год. В конце года, 31 декабря, в свой день рождения подвел итоги года. К моему глубочайшему восторгу, я добился всего что запланировал, а по некоторым направлениям даже больше задуманного! Да! – думал я в тот день, цели – это все! От качества целей зависит качество нашего успеха. 2007 год был показательным в плане важности постановки жизненных и бизнес-целей. Первый урок усвоен полностью…

Условия целеполагания

– Я заблудился!

– Иди ко мне.

– Куда?

– А где ты сейчас?

Разговор по мобильному

Да, да мы будем говорить о целях. А для этого нужно понимать две вещи. Первое – КУДА ВЫ ХОТИТЕ ПОПАСТЬ? Второе – ГДЕ ВЫ СЕЙЧАС? Если не получить ответы на эти два вопроса, то что бы вы ни делали в своей жизни, все бессмысленно. Все будет пустой тратой времени, да и прочих ресурсов. Когда человек не знает, чего хочет – он как таксист без пассажира. Накручивает километры, а куда двигаться? Потому что куда бы ни поехал без пассажира – только жечь попусту бензин. А вот когда ему скажут: «Едем на Нижнюю Сыромятническую 5/7.» – путь наполнится смыслом. Поставлена цель – куда ехать.

Постановка цели не должна ограничиваться наличествующими ресурсами. (Сергей Максимов, г. Волгоград)

Постановка цели начинается с ответа на вопрос «чего я хочу?». Именно с него, а не с вопроса «что я сейчас имею?». Вы, читатель, пока поверьте, а когда я изложу свою идею, будете спорить. А то я чувствую, у некоторых при чтении этих строк внутри уже буря. Скажу сразу, буря в стакане. «Как так – не учитывать, где я сейчас? Именно с этого и надо начинать». Нет. Не с этого. Если хотите загубить дело на корню – то с этого. А если хотите добиться успеха – то совершенно с другого. Первое, что следует сделать, – определиться, чего вы хотите. В личной жизни, работе, духовной сфере и т. д.

Для того чтобы вам было легче сформулировать свои цели, приведу два столбика, что пишут люди на тренингах. Первый столбик – личные цели, второй – рабочие.

Как мы рассмотрим ниже – все, что написано в данной таблице, это не цели. Скорее желания, мечты, рабочие заготовки. А вот чтобы они стали целями, нужно приложить усилия еще на этапе самого процесса написания цели.

Каждый год с моим профессиональным ростом меняется и мое отношение к постановке целей. Если раньше я относился к этому спустя рукава, то сегодня трепетно довожу каждую цель до совершенства. Когда мы говорим о цели – в первую очередь, обратите внимание на то, как она звучит. И здесь важно каждое слово. То, как цель будет сформулирована – повлияет и на ее достижение. Перейдем к самой сути целеполагания.

Что такое качественные цели?

Качественные критерии целей позволяют уменьшить срок их достижения.

Петр Семенов, г. Калуга

Поговорим с вами о целеполагании. Да, о тех ругательный словах типа SMART, или, как сказала Юлия на одной из конференций, «смартовых целях». Мое мнение про «смарты»? Тот, кто о них говорит, сам ими не владеет. Парадокс, но сколько ни было участников моих проектов, которые гордились тем, что учились у разных западных светил и получили степени МБА и т. д., выполняя тренинговое задание – справиться с ним не могут. Потому что «смартовые цели» – это хорошая идея, которая извращена, как часто бывает в России.

Так что же делать? Есть более удобная интерпретация, так сказать, наша, отечественная. За 7 лет своей практики я упростил формулировки целеполагания и свел все к двум глобальным параметрам. И как только в таком виде я стал обучать людей – они начали ставить цели и их достигать. А лучший критерий практичности знаний – это количество людей, пользующихся ими каждодневно. Итак, настало время раскрыть вам секреты целеполагания.

Согласитесь, что легко попасть в мусорную корзину смятым листом бумаги с расстояния 1 метр. Да? Тогда мне нужен доброволец. Вот вы, идите сюда. Скомкайте листок, теперь у вас есть мячик, который вы будете кидать в корзину. Станьте на расстоянии метра от нее. Вот так. Но! Теперь повернитесь к корзине спиной и, глядя вперед, не оборачиваясь и не прицеливаясь, – попробуйте попасть в корзину.

Делаем ставки. Какова вероятность, что вы попадете с первого раза? Думаю, очень близка к нулю. Вам еще нужно доказывать, зачем нужно видеть цель перед глазами? Почему она должна быть измерима? Это иллюстрация измеримости.

Разворачиваемся к корзине лицом – измеримость в порядке. Делаем десять шагов назад. И вы понимаете, что с каждым шагом попасть в корзину с первого раза менее реально. А если отойти на сто шагов, то бумажный комок не долетит, однозначно. И это второй важный параметр цели – реальность.

Цель должна глобально отвечать на два вопроса. Вопрос измеримости и реальности. И все. Этого достаточно, чтобы она была достигнута. Это два обязательных слагаемых. Третьего, как говорится, не дано. И это здорово! Потому что простота правит миром! Изучим, что и как нужно выполнять.

ИЗМЕРИМОСТЬ

1. Идея: в голове.

2. Прообраз: написан на бумаге.

3. Цель: единица измерения (что?), количество (сколько?), дата достижения (к какому сроку?).

РЕАЛЬНОСТЬ – дает мотивацию для достижения.

Баланс ресурсов (могу) и амбиций (хочу).

Измеримость формируется в три шага.

Шаг 1. Рождается идея. Вы о ней думаете. И пока она в голове – будем называть ее идеей. Вы можете о ней рассказывать, хвалиться, обсуждать. Мол, я вот то-то и то-то буду делать. Это все – идеи. Целью еще и не пахнет.

Шаг 2. Вы записываете свою идею на бумагу. Материализуете ее. Вот это состояние вашей идеи назовем «прообраз будущей цели». По крайней мере, она уже зафиксирована, и ее формулировку можно обдумать, корректировать, улучшать.

Шаг 3. Конкретизируете записанное на бумаге, указывая три важных элемента. Единицу измерения будущего результата, количество этих единиц, дату достижения цели. А вот теперь подробнее разработаем этот шаг, с примером из практики.

Если вы будет следовать трем шагам в постановке целей, то у вас все будет происходить легко. И если не удается прийти к идеальной цели, вы четко знаете, на каком шаге застряли и что следует выполнить. По опыту советую, если не получается самостоятельно, попросите стороннего человека вам помочь. Так уж повелось у человечества, что чужие проблемы решать легче, чем свои. Как помочь другу, мы всегда знаем, а вот себе помочь – руки не доходят.

При описании измеримости цели возрастает вероятность достижения цели. (Елена Викторова, г. Тольятти)

Приведу пример из своей практики. Начальник транспортного цеха одной из крупных компаний г. Нижнего Новгорода пишет себе цель: «Качественно управлять персоналом». Сидит довольный, сделал задание быстрее всех. Прошла всего минута, все еще работают, а он – впереди планеты всей! После получения обратной связи он улучшил свою запись. Вся история его пути представлена в таблице.

Обратите внимание на разницу между ними. Первый вариант – это, скорее, мечта. Второй как минимум обладает единицей измерения. Третий – количеством. Четверный содержит важнейший фактор успеха – дату достижения цели. К какому сроку мы хотим добиться результата? Такова зарисовка обязательного критерия постановки цели ИЗМЕРИМОСТЬ.

Критерий «Единица измерения»

В нашем примере у начальника транспортного цеха единицей измерения результата выступают следующие фразы:

«боеспособные машины»;

«трезвые водители».

Именно эти слова описывают, в чем будет измеряться цель. Машинами и водителями. И это первая из трех необходимых нам галочек измеримости цели: «единица измерения».

Критерий «Количество»

– Штурман, приборы!

– 15!

– Что 15?

– А что приборы?

Вторая важная характеристика – «количество» – обозначается любой цифрой или числом. Опять же в нашем примере это «40» – именно такое количество машин требуется, чтобы обеспечить ежедневную доставку товара со склада клиентам. Числовое выражение цели крайне важно указывать в целях. Если мы просто укажем «нужны водители и машины» – этого будет недостаточно. Потому что когда речь пойдет о реальности цели – как мы поймем, насколько реально ее достичь, если мы не знаем, какое количество требуется?

Конкретизация целей – мотивация сотрудников. (Вера Сидоренко, г. Москва)

Сложность в реальном бизнесе возникает тогда, когда надо померить (чем именно?) качество работы человека, работающего с человеком. Где измеримость в проведении переговоров?

Ответ – экспертная оценка! В науке уже много лет этот метод используется в социологических исследованиях, при работе с «человеческим фактором». Кратко раскроем суть метода.

Чтобы измерить «неизмеримое», собираем группу людей. Собранная группа должна состоять из людей с богатым опытом работы с «неизмеримым», в этом случае она называется экспертным советом. Проводим опрос каждого эксперта, суммируем оценки, получаем среднее – и вот готовое решение. Если объяснять в двух словах, то вышесказанное – правда. Я опускаю технологические тонкости экспертных оценок, их рассмотрение не является целью нашей книги.

Например, требуется оценить качество обслуживания в торговом зале. Используем метод экспертных оценок следующим образом. На выходе из магазина нужно задать каждому клиенту вопрос: «Как вы оцениваете качество работы продавца? Если можете, поставьте оценку от 1 до 5. 5 баллов – отлично, 1 балл – отвратительно». В течение пары часов набираем 10–20 отметок. Средний балл по ним – в цифрах дает ответ на вопрос «Каково качество обслуживания?». Метод экспертных оценок очень интересен. И на взгляд автора, каждый руководитель обязан понимать его суть и уметь применять при необходимости. Продолжаем рассмотрение критерия измеримости.

Формулируя критерий измеримости в бизнесе, требуется учитывать долю погрешности на поставленные цифры. К примеру, цель звучит: «Поднять на 20 % объем продаж». Более верно сформулировать ее «Поднять объем продаж минимум на 15 %, максимум на 23 %. Плановый показатель – 20 %». Человеческому мозгу нужна подобная растяжка показателей результата.

В диапазоне мин-план-макс происходит образование зоны комфортной мотивации, когда человек прилагает усилия к достижению цели. Представьте, что менеджеру поставили план «на 20 % поднять продажи». В результате, пока менеджер не поднимет план на 20 %, он будет испытывать страх потерпеть неудачу. Даже если план выполнить на 19 % – это все равно не 20! У человека остается чувство неудовлетворенности собой. Этот механизм подсознательный, поэтому фразы «да, почти что 20 %» не спасают нашу самооценку. Внутри себя не обманешь.

Иначе происходит, когда мы задаем три опорные точки. Вот как следует их определять.

Минимум – то, чего человек может достичь относительно легко. Так сказать, с вероятностью 100 %. В примере с нашим менеджером 15 % он может сделать без особых усилий, просто работая каждый день.

План – цифры, которые человек хоть раз в жизни показывал. Несколько месяцев назад менеджер достигал роста объема продаж на 20 %. Поэтому это может быть плановой цифрой.

Максимум – то, что для исполнителя воспринимается реально, но он этого еще не достигал либо достигал редко. Динамики роста продаж в 23 % менеджеру никогда не удавалось, его рекорд на сегодня это – 22 %. Однако при постановке цели 23 % может претендовать на роль максимальной планки в измеримости цели.

Правильная цель побуждает думать и действовать в направлении цели и успеха! (Александра Воздвижкова, г. Тюмень)

При подобной формулировке цели, с заданием трех границ, мы создаем поле мотивации. При выполнении работы, как только человек достигает минимального значения, он испытывает первое удовольствие: «Да! Я это сделал! Получилось!» В этот момент с арены уходит страх потерпеть неудачу и выходит желание добиваться успеха. У человека появляется стремление достичь следующей отметки – «План». Достиг ее – снова победа: «Класс! План я выполнил!». Подобное достижение добавляет жару «в котел мотивации». Человек начинает с яростным желанием вкладывать усилия, стремится достичь планки максимума.

Вот таким образом, разбив одну цифру (измеримость цели) на три, мы заранее, на этапе формулировки цели, создаем условия для мотивации в процессе достижения цели. Это один из способов усилить мотивацию достижения. Мы рассмотрим несколько из них.

И финальная аналогия. Конкретность и измеримость сродни координатам в географии: широте и долготе. Чтобы понять, достигли мы или нет цели нашего путешествия, сверяем с картой показания GPS, который выдает координаты нашего местоположения. Чтобы понять, достигли ли мы желаемой цели в бизнесе, мы сверяем полученные результаты (GPS) с описанием цели: что конкретно и сколько, к какому сроку достигли (пункт назначения на карте).

Когда есть критерии целей, с подчиненными разговариваешь на реальном языке. (Виктор Петров, г. Москва)

Критерий «Дата достижения цели»

Обсуждать важность фиксации даты цели, надеюсь, не стоит. Поэтому направлю свои усилия на раскрытие того, какой должна быть дата. А то, что она должна быть, это закон!

Вот четыре варианта фиксации даты.

1. Подкачать пресс за/через месяц.

2. Подкачать пресс в течение месяца.

3. До 31 мая 2008 года подкачать пресс.

4. К 31 мая 2008 года подкачать пресс.

Наилучший из них – последний. В первом случае вы ставите перед собой временную рамку «30 дней» и двигаетесь с ней в будущее. Перед глазами – именно эти 30 дней, которые и через 5 дней воспринимаются мозгом как месяц! Это как у Фоменко на «Русском радио»: «Я же говорил вам, приходите завтра! А вы все сегодня да сегодня».

В последних двух случаях по мере приближения к дате цели – времени все меньше. И вы реально чувствуете приближение финального срока. Как бегун видит на финишной прямой приближение заветной линии. С каждым шагом – все ближе к цели.

Еще один момент. При постановке относительной даты «через сколько» – мозг вынужден помнить две цифры: дату, когда вы цель поставили (1 апреля), и срок (30 дней). В случае же «31 мая» нужно помнить только одну дату. Наша человеческая природа такова, что если мы что-то можем забыть – забудем. Поэтому природа старается кодировать все минимальным количеством информации. Примером этого наглядно служит ДНК, где записано не «5 пальцев», а «4 промежутка между пальцами»! И этой информации достаточно, чтобы у человека вырастало пять здоровых пальцев.

И еще одна лингвистическая особенность. При фиксации даты цели фраза «К 31 мая…» лучше фразы «До 31 мая…» Не буду нагружать ваше сознание деталями, читатель, просто попробуйте и убедитесь сами. Да и на тренингах некоторые участники подчеркивают, что сами для себя открыли эту закономерность. Одним словом – это работает!

Работа – средство для других целей. (Александр Успехов, г. Иркутск)

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ЦЕЛЕЙ НЕТ?

Чтобы сохранить смысл жизни, не потерять ориентиры, вы обязаны быть в одном из двух состояний души: достижение цели либо поиск цели. Все остальные случаи не дают спокойствия и приводят к неврозу.

Человек может либо двигаться по пути достижения цели либо искать себе цель. И то и другое – нормально. Поэтому, если у вас нет цели, которую вы хотите достичь, ищите ее. И вы имеете законное право на ее поиски. Не говорите, что живете бесцельно! Это губительно для нашей психики. Поиск цели может занять несколько дней, недель, а то и лет. Но если вы ищете – то находите.

Плохому охотнику лес всегда пустой. Мастерство рыбака определяется количеством неудачных мест для ловли. У профессионала рыба клюет всегда и везде, потому что он ловит там, где есть рыба. Нет целей – приступайте к поиску. Желаю вам удачи на этом пути.

Критерий цели «Реальность»

Реальность цели – залог ее выполнения.

Степан Николаев, г. Рязань

Чтобы человек стремился к достижению цели, она должна им восприниматься как реальная. Здесь важно, чтобы измеримость, которую мы рассмотрели выше, была реальна именно для исполнителя данной цели. К примеру, для профессионального спортсмена совершенно реально выполнить 120 отжиманий за 1 минуту. И эту цель он воспринимает как реальную. Для новичка даже 30–40 отжиманий могут восприниматься нереальными. Диапазон реальности хорошо иллюстрирует атмосфера Земли. Находясь там, где вы читаете этот текст, вы легко и непроизвольно дышите. Если вас поднять на высоту 5000–7000 метров, то ваше дыхание резко изменится. Вы начнете дышать часто и глубоко, поскольку на такой высоте воздух разряжен, и организму, чтобы получить достаточно кислорода, требуется прокачивать через легкие на порядок больший объем воздуха. Если же прожить на такой высоте месяц-два, ваше дыхание станет таким же незаметным, как и сейчас. Организм адаптируется.

То же происходит и с реальностью. Поднять объем продаж на 1 % совершенно реально, это как незаметное дыхание. Поднять на 1000 % – воспринимается нереально. А вот на 50 % – реально, но «вроде как тяжело». Чем выше человек ставит планку реальности – тем выше у него амбиции и он ближе приближается к границе реальности. Если при постановке цели эту границу перейти, мозг реагирует: «это нереально» – и в результате блокирует мотивацию к достижению этой цели.

Именно поэтому опасно ставить чрезмерно высокую планку людям с низкой самооценкой. В чем логика? В том, что самооценка коррелирует с высотой атмосферы реальности. Высокая самооценка расширяет границы реальности, человек много считает достижимым и стремится это достигать. Низкая самооценка – человек воспринимает себя как неудачника, поскольку граница реальности давит как низкий потолок в подвальном помещении, и ему в буквальном смысле «нечем дышать». Все, что он перед собой видит, любая серьезная цель кажется ему недостижимой.

Реальность целей

Сила прецедента дает заоблачные цели! (Александр Кукин, г. Ярославль)

Исходя из этого нетрудно догадаться: поднимая самооценку себе и своим сотрудникам, вы можете управлять границей реальности. Подняли самооценку, описание цели находится в диапазоне реальности – у мозга возникает мотивация достигать, и вы смело приступаете к выполнению первых задач. Хороший способ приблизить звезды.

Границы реальности можно и нужно менять. (Александр Хлопенков, г. Рязань)

Бывает, что человеку «лень делать» – ситуация означает отсутствие мотивации. В природе понятие лень, как таковое, отсутствует. Есть либо наличие мотивации, либо ее отсутствие. Как машина без бензина никуда не поедет, так и человек без желания ничего не хочет делать. Смышленые жизненные манипуляторы обозвали это ЛЕНЬЮ. Чтобы оправдать себя, «мол, они не причем, вот это вы ей скажите, Лени-матушке, которая сидит у меня на шее». Где та заправка, на которой можно залить топлива? Для человека источником мотивации является четко сформулированная цель. Если же она отсутствует, то все, конечно, кажется бессмысленным. Вот и тянет залезть в Интернет, посмотреть телевизор, то есть просто тупо, как амеба, реагировать на внешние раздражители. Бьют – беги, дают – бери. Таково кредо «безцельщиков».

Поднимать самооценку – это сложно, разбивать цель – это долго! (Павел Глянцев, г. Барнаул)

Совершенно прав Пауло Коэльо, повествуя нам в своем «Алхимике»: «Если человек действительно чего-то хочет – вся вселенная будет стремиться ему помочь». Если вы не получили то, что хотели, значит не сильно хотели, не ставили цели, реальной цели.

Сила желания – это дело сложное, врожденное, как его усилить и развить – советов дать не могу. Сам ищу. Когда найду, возможно, напишу об этом книги. А вот постановка целей – это дело наживное. Как говорил Карлсон, который живет на крыше, «дело житейское, поправимое». Я бы сказал, что постановка целей – это навык, которому можно и, более того, нужно научиться. Тогда вы получаете куда больше ресурсов в свои руки.

Вера и самооценка мотивируют на достижение пользы на работе. (Богдан Ничков, г. Нижний Новгород)

Дополнительные критерии цели

1. Амбициозная.

Мы уже говорили о реальности целей. Зачастую на тренингах люди задают вопрос: «Насколько нереальные цели надо ставить?» Ответ приходит в голову не сразу. Действительно, насколько высокие цели можно поставить? Мой ответ таков. Цель должна быть максимально высокой, но обязательно реальной для исполнителя. Чем выше цель – тем сильнее желание ее достичь, но есть точка, в которой мотивация рвется как натянутая нить – как только вы перестаете верить, что ее достижение реально. У вас опускаются руки, пропадает всякое желание ее добиваться.

2. Экологичная (проверить цель/цели).

Если вы достигните своей цели, что в вашей жизни может пострадать? Важно проверять будущие цели на экологичность, то есть взаимосвязанность с другими целями, отношениями, людьми. Основное правило – не навреди. Точнее, вы должны понимать, что за достижение цели придется расплачиваться. И главный вопрос, готовы ли вы заплатить ту цену, которую потребует от вас цель? Если вас цена устраивает, значит, все в порядке, можно приниматься за реализацию этой цели.

3. Социально положительная.

По определению, если мы хотим улучшать мир вокруг нас, цель должна быть изначально положительной. То есть направленной на улучшение ситуации, а не ухудшение. При этом следует стремиться, чтобы польза была не только для конкретного индивида, а общества в целом. Вначале хотя бы для ближайшего окружения, друзей, коллег, родственников.

4. Максимум – 24 слова!

Цель написана вами на бумаге. Вы убедились, что измеримость и реальность положительны. Посчитайте, сколько слов, включая предлоги междометия и т. д., вам потребовалось, чтобы изложить суть. Вы должны уложиться в 24 слова. Оптимально 10–15 слов. Цель должна быть проста для понимания, поэтому перегружать ее не стоит. Обратите внимание, если у вас больше 20 слов, наверняка там не одна цель, а скорее, это набор нескольких целей, каждую из которых вы хотите достичь. Используйте принцип «разделяй и властвуй». Если у вас три желания – пишите три цели. Не нужно комкать все в одно.

5. Понятная 10-летнему ребенку.

Дети – это сокровище. Сокровище секретов успеха. И один из них – это простота. Если ребенок не понимает – он это не делает, ему становится неинтересно. Если ребенок понимает вашу цель – она простая, а значит качественная. Ибо все гениальное просто. Поэтому один их хороших тестов готовности вашей цели – дать прочесть ее ребенку. Важно следующее – не надо пересказывать цель, объяснять, что вы хотели тут написать. Просто зачитайте ее. Дословно. Или же дайте ему прочесть лично. Ребенок понял цель – проверку на простоту вы прошли. Можно смело двигаться дальше. Ребенок не понял сути – меняйте слова, чтобы добиться нужного результата.

Конфликты целей

Конфликты целей – симптом неорганизованности…

Николай Павленко, г. Красноярск

В работе руководителя нередко бывает столкновение желаний и интересов не только за столом переговоров, но и внутри себя. Когда «и то, и другое надо сразу» возникает конфликт целей. Вот несколько примеров конфликтов, разбиравшихся на тренингах.

Цель 1: Уехать в Лондон через 9 месяцев – нужно выучить английский.

Цель 2: Быть красивым – заниматься спортом.

Цель 1: Два года дочке – требует внимания.

Цель 2: Уделять внимание здоровью.

Цель 1: Уходить вовремя с работы.

Цель 2: Выполнять все.

Цель 1: Досрочная сдача объекта.

Цель 2: Сохранить качество объекта.

Цель 1: Есть месяц. Нужно взять нового сотрудника.

Цель 2: При этом делать новые сложные сделки, не провалить объем продаж и т. д.

Цель 1: Карьерный рост как руководителя.

Цель 2: Написание и защита диссертации.

Любой конфликт – это потеря внутренней энергии на «метания души». До тех пор пока не будет решен внутренний конфликт целей, вы постоянно теряете часть энергии. Конфликт целей сопровождается повышением стресса. В итоге это потеря времени. А именно его сбережением мы с вами и занимаемся. Поэтому нам необходимо быстро и четко разрешать возникающие конфликты. Ниже представлен список из пяти методов выхода из конфликтов целей.

1. Отказаться от одной из целей.

2. Приоритет по принципу – вначале это, потом все остальное.

3. Приоритет по принципу 1, 2, 3.

4. Планирование.

5. Делегирование.

Конфликты целей – вампиры энергии. (Екатерина Струкова, г. Самара)

Рассмотрим подробнее каждый из пунктов:

1. Отказаться от одной из целей.

Самый быстрый способ решить конфликт. Если вы думаете, что выбрать из двух и более вариантов, то сам процесс выбора – затраты энергии. Это внутреннее напряжение «не оплошать, что выбрать, дабы не прогадать?». Чем быстрее человек принимает решение, тем спокойнее будет внутреннее состояние.

Потерю энергии в конфликте можно сравнить с пробитым баком автомашины. Вы спите, питаетесь, отдыхаете (заправили полный бак своего авто), а устаете уже к обеду и не можете выполнить задуманного на день (проехали на «полном» баке 50 километров вместо 500 возможных). Вывод: чем быстрее вы решите конфликт целей, тем быстрее залатаете пробоину и тем больше энергии у вас останется на задуманную работу. Лишая себя одной из целей, мы сохраняем энергетический баланс, и можем уверенно двигаться дальше!

Нерешенный конфликт – это отток энергии. Решу конфликт – буду чувствовать себя бодро. (Андрей Миронов, г. Смоленск)

2. Приоритет по принципу – вначале это, потом все остальное.

В данном случае из нескольких целей мы выделяем первостепенную и, пока ее не достигнем, забываем обо всех остальных. Это позволяет сфокусировать усилия на достижении выбранного, не отвлекаясь и не разбрасываясь на переживания «а что дальше?». Что дальше? – об этом будем думать, когда выбранная цель будет достигнута.

3. Приоритет по принципу 1, 2, 3…

Практически второй вариант. Только к нему добавляется последовательность достижения каждой из целей. Приоритеты – это последовательность действий, иерархия. В приоритетах каждому пункту выделено свое место. Этот метод решения конфликта требует больше внутренних ресурсов для определения «что за чем», но в итоге позволяет быстрее двигаться к цели в связи с отсутствием промежуточных простоев. После достижения каждой цели не нужно думать «что делать дальше?». Вы переходите к следующему пункту списка.

4. Планирование.

Если к приоритетам добавить сроки реализации, мы получаем ПЛАН. Планирование – еще более затратная деятельность, чем определение приоритетов. Но в данном случае вы получаете выигрыш в виде контроля сроков. А значит, деятельность становится более точной, предсказуемой. Стоит отметить, что чем более высокого порядка вы используете способ решения конфликта, тем больший выигрыш получаете в итоге. Поэтому планирование дает больший выигрыш по сравнению с приоритетами при решении конфликтов целей.

5. Делегирование.

Делегируя, я зарабатываю! (Леонид Иванов, г. Москва) В данном случае делегирование следует понимать в широком смысле, то есть когда по вашему поручению работу выполняют другие люди, машины и т. д. Делегировать можно и нужно не только на работе, но и дома, в быту. Важно понять, что если ваше время стоит в несколько раз больше, чем стоимость исполнения другими людьми, – используйте эту возможность. Примером может быть использование услуг горничных при проживании в гостиницах. Наем домработниц. При этом некоторые участники делятся своим опытом в отношении делегирования: оформляем бабушек-дедушек как нянек и домработниц. Платим им деньги. При этом они не только пенсию получают, но и зарплату, да еще занимаются любимым делом – нянчат внуков! Согласитесь, что домработница обходится не дешевле родственников, а вот вопрос доверия – очень актуален.

Одним словом – если это может сделать кто-либо другой кроме вас и это будет стоить дешевле – отдайте им эту работу! Делегируйте достижение целей своим близким, коллегам-подчиненным и наемным работникам.

Несколько комментариев к вышенаписанному материалу. Список представлен в следующем порядке. На первом месте стоит самый быстрый и самый жесткий вариант решения (отказаться). Отказавшись от одной из целей, вы быстро решите конфликт. Однако не каждый готов наступить на горло собственной песне только потому, что это поможет сэкономить время. Факт лишь в том, что это самый быстрый способ выхода из конфликта целей.

Далее, следуя по списку, каждый из пунктов требует больше вашего времени и усилий для разрешения конфликта целей. А некоторые – и денег (делегирование). Но заметим, что они позволяют достигать сразу нескольких целей, а не отказываться от них.

Конфликт целей есть всегда – и выход есть всегда. (Максим Белоусов, г. Москва)

Любой конфликт целей можно решить одним из пяти способов. А некоторые конфликты и не одним способом. Понимая, что есть только эти пять базовых вариантов, любой человек может быстрее выходить из конфликта целей, сохраняя жизненно важную энергию для своей работы.

Рассмотрим конкретный пример, как можно решить конфликты целей.

Цель 1: Забирать сына из школы (пошел в первый класс). Каждый день в разное время. С 11:00 до 13:00.

Цель 2: Важные рабочие задачи, которые встают именно в это время, когда ребенок звонит «всех уже забрали, когда ты приедешь!»

1. Заказать такси – чтобы регулярно забирали.

2. Нанять няню.

3. Нанять водителя, как помощника руководителя с широким спектром обязанностей.

4. Нанять бабушку и/или дедушку – и платить им зарплату за домашнее хозяйство.

Глава 3 Устройство человеческого сознания

В этой главе три маленьких блока. Три важных фактора, которые следует учитывать в управлении временем. Если мы хотим все успеть, без этой главы не обойтись. Если вы уже все успеваете, то читая этот материал, найдете ответы, как вы это делаете. Что лежит в основе вашей способности успевать все. Первое – это правило семи, основа нашего сознания. Второе – это степень автоматизации действий или выработки привычек, автоматизмов, облегчающие нашу жизнь. Третий фактор – наведение порядка в голове и делах, формализация действий. Когда есть четкая структура: цель, задача, действия – работа управляема, проста и делегируема.

Магическое число 7

Правило семи позволяет структурировать хаос.

Все в этой жизни сводится к правилу семи.

Филипп Ярославцев, г. Москва

Человеческий два полушария. Левое и правое. Это известно нам со школы. А как из этого знания извлекать пользу? Это то, чему нас в школе явно не учили. Нарисуем схематично мозг.

В левом полушарии действует правило семи: сознание может оперировать 7±2 объектами. И неважен размер каждого из объектов. Будь то семь слов, букв или семь страниц. Здесь важно именно количество элементов. 7±2 объекта – объем оперативной памяти человека. Одновременно держать в голове более 5–9 дел человек не в состоянии.

Правило семи: Разгрузи мозг – загрузи компьютер! (Маргарита Киселева, г. Москва)

Наверняка каждый из нас попадал в ситуации, когда утром в голове сформировывал план на день.

Рисунок полушарий

1. Найти в Интернете телефон курьерской службы.

2. Решить вопрос с Камилем Григорьевичем.

3. Прочитать 50 страниц книги М. Портера.

4. Написать претензию авиакомпании и т. д.

И пока вы идете на работу, все хорошо, в голове все помещается. Но вот, переступив порог офиса, у вас разрывается сотовый телефон, и там на вас вываливается поток информации и срочных дел. Коллеги спрашивают о важных проблемах, которые им нужно срочно разрешить. начался обычный рабочий день. Вы, как белка в колесе, «в мыле» до вечера. Наконец, пора домой, и когда двери офиса уже далеко позади, хлопаете себя по лбу: забыл! Это, это и это не сделал! Как я мог забыть? Ведь это так важно! Легко, наша память так устроена, что удержать более 5–9 вещей нереально. Поэтому умудренные опытом управленцы завели органайзеры, чтобы записывать все необходимое на день.

АВС – уникальная возможность принимать решения за долю секунды: выполнить, запланировать, отказаться! (Татьяна Кожух, Нижний Новгород)

Потому условимся, что возможности нашего сознания – 5–9 параметров единовременно. Если хотите через сознание провести массу дел, то нужно выстраивать их в коридор не более 7. Тогда вы можете легко справиться с несколькими десятками дел в течение рабочего дня. Только они обязательно должны быть записаны, чтобы не забылись. Получается, 7±2 объекта – объем разового восприятия сознания, ширина информационного коридора.

Не укладываешься в правило семи – наводи порядок. Группируй, распределяй, конкретизируй и, если мир не стал проще, начни сначала. (Диана Турчина, г. Москва)

В лингвистике это называется числом Ингве-Миллера. Максимальное количество слов в устном предложении, чтобы речь была понятна. Ведь когда мы воспринимаем на слух, нам приходится выкладывать в голове все слова в единое целое – чтобы получился смысл. Поле этой выкладки ограничено по площади: только 5–9 элементов. И только потом мозг переходит к пониманию следующего предложения.

Чтобы управляться с массой дел, следует их логически группировать, используя правило семи. Для быстрого доступа к любой информации она также должна быть упакована согласно этому правилу. Если вы обратите внимание, в программных продуктах каждый пункт меню содержит не более 9 элементов. Если же их количество больше – используются разделительные полоски – чтобы графически делить на группы. Это правило хорошего тона. Такая структура меню позволяет глазу быстро выбирать нужный пункт и отдавать команду руке «кликать мышку».

Переходим к рассмотрению правого полушария. Здесь у нас расположено подсознание. Следует отметить, что производительность его на порядок больше. Если скорость сознания – 5–7 операций в секунду, то возможности подсознания на порядки больше. Можно обозначить это значком бесконечность. Здесь расположены навыки и привычки, интуиция, эмоции и энергетика. Тот самый котел, о котором писал Зигмунд Фрейд. При принятии управленческих решений руководитель оценивает более 300 параметров! Сознанию это не под силу. А вот подсознание с таким объемом работ справляется легко, за несколько секунд. Логично предположить, что необходимо как можно больше операций автоматизировать – передать подсознанию. В этом случае ваша голова будет светлой, и ее можно нагрузить задачами другого порядка.

Структурировать гардероб по правилу семи – женщины, это сила! (Алевтина Калюжная, г. Самара)

Следующая глава расскажет нам, как происходит упаковка информации в нашей голове, как следует добиваться автоматизации рутинных операций, чтобы освободить голову для серьезных задач.

Пирамида «степени автоматизации действий»

Привычка – помощник. Привычки освобождают время на творчество.

Александр Гомонов, г. Коломна

При обучении чему-либо человек проходит следующие уровни. Вначале есть некие знания (З), которые мы усваиваем. После отработки в практикумах эти знания переходят на уровень умений (У). То есть когда я не только могу рассказать и ответить на вопросы, а умею применять полученные знания при решении практических задач. Когда мы несколько раз решили практические задачи, то умения могут перейти в навыки. Навыки (Н) – более высокий уровень автоматизации, и они находятся уже в подсознании. Что такое навык? Когда вы можете выполнить задание «не задумываясь», то есть быстро и легко.

Хорошая привычка – двигатель к успеху и деньгам. (Елена Березовская, г. Москва)

Критерий, разделяющий умения и навыки, – скорость выполнения и легкость выполнения. Если, решая задачу, вы делаете ее качественно и быстро и при этом не испытываете «головной боли», то у вас однозначно выполнение этой задачи происходит на уровне навыков.

Вершина пирамиды – привычки (П). Наш максимум. Привычка – когда вы уже не осознаете, почему это делаете и как делаете. Вы просто ТАК ДЕЛАЕТЕ.

Хорошую метафору привел один из участников тренинга. Если навык – это «могу копать, могу не копать», то привычка – «не могу не копать».

Что такое обучение? Это повышение степени автоматизации действий. Правило семи применительно к обучению гласит следующее: максимум нужно 5–9 раз повторить, чтобы с одного уровня перейти на следующий. То есть 5–9 раз ответили на один и тот же вопрос – есть гарантия, что появились в голове знания. 5–9 раз применили полученные знания на практике – выработались умения. 5–9 раз выполнили задачу быстро – переходим на уровень НАВЫКОВ.

Чем больше привычек, тем больше мозг отдыхает. (Сергей Аскеров, г. Москва)

Степень автоматизации действий

Только здесь есть одно «но». Чтобы выработались навыки, следует минимум одну календарную неделю хотя бы один раз в день успешно применять умения на практике. Навыки вырабатываются минимум за календарную неделю. Как фасоль, завернутая в мокрую марлю, спустя несколько дней пускает росток, так и умения переходят на уровень навыков. Теперь их нужно высадить в плодородную почву – тогда есть вероятность получить хороший урожай. Получив навыки, применяйте их – и будет результат. А ведь многие просто кидают семена на асфальт в надежде, что они дадут ростки. У многих, посетивших семинар или тренинг, до практики руки не доходят. Все, что освоили, так и остается в «непророщенном» виде на уровне знаний-умений.

За три месяца можно сформировать привычку, которая будет кормить всю оставшуюся жизнь. (Александр Щиголь, г. Тюмень)

Иногда у «особо одаренных» людей на выработку навыков уходит 2–4 недели. Это нормально, скорость развития индивидуальна. А вот если речь заходит о привычках, то здесь требуется уже 3 календарных месяца. Приведенные данные следует учитывать при нововведениях в своей жизни и жизни компании. Решили что-то поменять – в течение 3-х месяцев держите заданный курс, несмотря ни на какие сопротивления. С каждым днем они будут ослабевать и к концу срока исчезнут вовсе – знак того, что действия достигли максимума, уровня привычек.

Профессионал – тот, у кого много привычек. Качественных, полезных привычек. Работа профессионала со стороны выглядит как игра. Мастер делает работу легко, играючи и быстро. Профессионал не устает, потому что использует привычки. Тяжело работать тем, у кого умения. Не могут быстро работать те, у кого есть только знания. Поэтому, чтобы называться Мастером, следует отрабатывать привычки, профессиональные привычки.

Понимая процесс автоматизации действий, мы можем им управлять. Первое правило: упражняйтесь и многократно повторяйте простые движения. Отрабатывайте то, что узнали, пробуйте на практике. Ценными знаниями являются только те, которые полезны в практическом применении. Практика позволит быстрее выработать навыки – а только они действительно экономят наше время.

Привычки работают на уровне подсознания, экономят ресурсы. (Анастасия Зуева, г. Магнитогорск)

ЗУН[1]-привычки – работа на автопилоте. Цель – как можно больше знаний перекачать в привычки. (Игорь Синепальников, г. Москва) Два принципа – правило семи и степень автоматизации действий – проходят красной нитью на протяжении всей нашей жизни. Это вещи, на которых базируются все описанные ниже правила и рекомендации. Следует хорошо понять и максимально использовать их. Неслучайно эта глава называется «Устройство человеческого сознания» – мы воспринимаем мир через мозг. А эти два правила просто и наглядно демонстрируют, как устроен наш мозг. С пониманием отнеситесь к тому, что это упрощенная модель. Главное в ней – наглядное описание протекающих процессов внутри нашего черного ящика. Практическая модель. Применяя ее, человек быстро осваивает управление своими делами и самим собой. Остается изучить третий важный пункт нашего сознания. Это принцип пирамиды ЦЗД (цель, задача, действия).

Правильная оценка своих привычек может конструктивно влиять на стратегии поведения людей. (Дмитрий Грязных, г. Можайск)

Степень формализации действий

Разбивка цели на задачи и действия – простой и понятный план, который легко контролировать.

Валерий Гут, г. Тюмень

Любую деятельность можно поделить на три крупных пласта. Уровень целей, задач и действий. Рассмотрим степень формализации на примере работы с документами.

Цель: подготовить пакет документов. Задачи: оформить счет, подготовить договор, сделать акт. Действия: открываем файл с шаблоном счета, вносим название компании, изменяем сумму и т. д.

Достижение любой цели можно разложить на несколько задач. Цель подразделяется на 3–9 задач. Чтобы реализовать задачу, следует выполнить определенные действия. Каждая задача раскладывается на 3–9 действий. Почему минимум 3? Три штучки – одна кучка. Если вы разбили цель на две задачи – это мало. Скорее всего, у вас просто две цели. В данном случае часть/целое соотносятся как 1/3. Ну а почему максимум 9 понятно – ограничивает правило семи.

Поиск скрытых действий, задач и целей открывает новые резервы времени. (Алексей Филатовский, г. Альметьевск)

Правило первое: при выполнении всех действий, которые входят в задачу, она автоматически решается. Если вы сделали все действия, а задача не решена – ищите скрытые действия. То, что реально надо сделать, но вы либо не знаете что именно, либо забыли это выполнить. Решив все задачи, автоматом получаем реализованную цель. И опять же, вроде все задачи выполнены, а цель не достигнута – сразу на поиски скрытой задачи.

АНЕКДОТ 90-Х ПРО СКРЫТЫЕ ДЕЙСТВИЯ:

– Братан, у меня тачка не едет.

– Колеса пинал?

– Ага!

– Стекло протирал?

– Да!

– Ну, тогда не знаю.

Цель, разбитая на действия, – 80 % успеха. (Татьяна Прозорова, г. Углич)

Важный методический момент. Когда вы поставите цель и начнете ее разбивать на задачи, а потом на действия, то 90 % людей совершают типичную ошибку. Они погружаются в шахту. Это означает, что написав первую задачу – сразу пишут действия, которые нужно выполнить, чтобы ее достичь. Потом вторую задачу – и сразу действия для ее решения и т. д. Получается, что от одной цели вы роете несколько шахт «Задача/Действия».

Как правильно? После постановки цели следует написать все задачи, выполнив которые, вы достигните этой цели. После фиксации задаете вопрос, чтобы проверить, нет ли скрытых задач: «Если эти задачи будут выполнены, цель достигается?» Ответ «да», тогда переходим на следующий уровень и вот только теперь расписываем первую задачу. Когда прописаны действия по задаче, ищем скрытые действия постановкой аналогичного вопроса.

Таким образом, проходим пять шагов.

1. Первоначально определяем цель.

2. Фиксируем задачи.

3. Производим поиск скрытых задач.

4. Фиксируем пласт действий.

5. Производим поиск скрытых действий.

Опираясь на пирамиду цель – задачи – действия, выделим три масштаба времени, для каждого из которых применимы свои инструменты достижения планов. Список выглядит так.

Уровень целей – план на месяц.

Уровень задач – план на неделю.

Уровень действий – план на день.

Так как цели мы рассмотрели, то план на месяц будет состоять из списка того, что вы хотите и к какому сроку. Планы на неделю – список задач, решив которые, можно достичь цели. А вот самое интересное: план на день – описание конкретных действий. Именно им и займемся, переходя к следующей главе нашей книги.

Важным нюансом является то, что порядок и масштаб задач и действий у каждого человека может быть различным. Как я люблю повторять на тренингах: «В жизни много правильных ответов». Как пример рассмотрим работу менеджера по продажам. Если он занимается телефонными продажами, то его работа в трех масштабах может выглядеть так.

План на день (уровень действий): выполнить 50 телефонных контактов с потенциальными клиентами.

План на неделю (уровень задач): выставить 3 счета клиентам.

План на месяц (уровень целей): получить 6 оплат от клиентов.

Обратите внимание, что на каждом из уровней (ЦЗД) действуют свои качественные критерии успеха. Они разные. Тут наглядно демонстрируется переход количества в качество. Если менеджер правильно ведет переговоры, то за пять дней его 250 контактов выльются в 3 счета. Если каждую неделю он выставляет 3 счета, то за месяц его 12 счетов превратятся в 6 оплат. Тот, кто знаком с воронкой продаж, легко понимает данный пример. Размерность цифр на каждом уровне будет зависеть от специфики вашего рынка. Но в любом случае, если сделано 250 телефонных переговоров, а ни одного счета не выставлено, насторожитесь! Ищите скрытые действия: что менеджер делает не так? Чего он не делает из необходимого для продаж? Или, наоборот, делает ли он что-то лишнее, что и мешает успеху? Проводя такой анализ скрытых действий, вы находите ответы на трудные вопросы и можете оперативно влиять на развитие ситуации, приводя ее к положительному финалу. Не нужно есть яблоко целиком, чтобы понять, что оно гнилое!

На основе вышеприведенного делаем следующие выводы.

1. Наше сознание может работать одновременно не более чем с 5–9 объектами.

2. Быстрый доступ к информации возможен, когда она упакована согласно правилу семи.

3. Чтобы быстро управляться с массой дел, следует логически группировать их на блоки. В каждом блоке не более 9 пунктов.

4. Чем больше вы выполняете одни и те же действия, тем быстрее вырабатываются привычки. Привычки – великие автоматизмы, разгружающие от рутины и обыденности наше сознание. Привычки – слуги подсознания, всегда готовые прийти на помощь. Ваша задача – их выработать.

5. Разбивая цель на задачи, задачи на действия, вы добиваетесь прозрачности рабочего процесса. Это позволяет вам выделить контрольные точки и управлять процессом.

Необходимо ловить слабые моменты, которые не формализованы, и формализовать процесс. Формализация задачи ведет к ее выполнению целиком. (Екатерина Скрипник, г. Москва)

Глава 4 Принятие управленческих решений

В жизни много соблазнов. Что именно выбрать?

Как не ошибиться? Знал бы прикуп, жил бы в Сочи!

Одной из самых сложных управленческих задач является выделение приоритетов. Сложность заключается в том, что ситуация быстро меняется и верно принятое вчера решение сегодня уже ставится под сомнение, а завтра оказывается ошибочным. Поэтому от руководителя требуется не просто продумывать решения до мелочей, учитывая все детали, а принимать их очень и очень оперативно.

Принятие управленческих решений – психологически тяжелый для нас груз ответственности. Повезло тем, кто умеет это делать быстро и качественно. При такой работе достичь высоких результатов можно за несколько лет. Рассмотрим, каким образом освоить качественный выбор из альтернатив.

Принятие решений состоит из двух компонентов.

Инструменты помогают просчитать каждую из альтернатив и подготовить информационную базу для принятия решения. Они просты, и за считанные недели их можно превратить в навыки.

Смелость помогает быстро принимать решения, что особенно ценно в случае, когда информации не хватает, а это часто бывает в ситуации конкурентного рынка.

Приоритеты – инструмент, помогающий избежать потерь времени.

Следует определить правила игры, и будет экономия времени всего подразделения. (Алексей Невьянцев, г. Екатеринбург)

«К черту торпеды – пойдем напролом», – таков девиз людей с высокой смелостью, но не слишком отягощенных инструментальным запасом при принятии решений. Вторая крайность – постоянное оценивание, взвешивание до бесконечности. Эти люди, как правило, редко принимают решения. Их удел – смотреть со стороны за развитием ситуации и «логичное объяснение причин успеха других». Им сложно принять решение. Они всегда думают, что чего-то не учли, и пробуют до последнего ждать и собирать информацию. А тем временем, пока будет получена последняя цифра, первые уже потеряют актуальность. Порочный круг, пока ждем прогноза погоды – погода уже меняется, и опять нет возможности принять «правильное решение».

Без чего бизнес умрет раньше – то и надо делать! Вот как надо ставить приоритеты! (Сергей Н., г. Якутск)

Помощь рядом. Даешь инструмент!

Проверкой подлинного разума является способность удерживать в сознании две противоположные идеи и при этом сохранять способность действовать.

Ф. Скотт Фицджеральд

С опытом у руководителей развивается интуиция. Она позволяет быстро принимать качественные решения. Как описано в «Кодексе самураев»: правильное решение принимается в течение 7 секунд. Такое возможно, если вы «варитесь» в своей специальности 5–7 лет. Примерно за этот срок формируется профессиональная интуиция. Чтобы ее выработать, следует заложить хорошие основы. Основой профессиональной интуиции являются качественные инструменты расстановки приоритетов. Выделим основные инструменты расстановки приоритетов в делах:

принцип Парето;

матрица сравнений;

матрица Эйзенхауэра.

Принцип Парето

Для того чтобы отсеять большую часть наших дел, требуется некий критерий. Мерилом выступает соотношение 80: 20, или принцип Парето. Применительно к тайм-менеджменту он гласит следующее: 20 % всех дел, которые мы делаем, приносят нам 80 % результата. То есть в любой области однородных объектов есть неравномерность распределения. Польза принципа Парето – это четкое соотношение 20: 80. Ключевая часть всегда составляет примерно одну пятую часть всего целого. Зная это заранее, вы можете избавиться от 80 % малоэффективной работы. Поэтому если удастся разглядеть эти зерна и отделить их от плевел, мы получаем сильный рычаг роста КПД нашей работы.

Главный вывод из принципа Парето: всегда из массы дел, задач, проектов, целей и т. д. можно выделить ключевую часть. И размерность этой части составляет одну пятую от общего объема, то есть 20 %.

Важно верно подобрать критерий, который будет разделять дела на 20 и 80. Здесь могут быть различные варианты: «цена вопроса» – и тогда 20 дел из ста дают 80 % денег, а 80 дел дают 20 % денег. Будущие перспективы, отношения с окружающими и т. д. – все это может выступать как шкала оценки в принципе Парето. Рекомендую использовать вопрос, помогающий качественно зачистить рабочий день: «Каковы отдаленные результаты решения данной задачи?»

Задайте ряд вопросов перед выполнением дела. Если я выполню эту задачу, что произойдет через день? Неделю? Месяц? Год? Решив эту задачу, какие выгоды получу через день? Неделю? Месяц? Год? Если откажусь ее выполнить, что потеряю через день? Неделю? Месяц? Год?

К примеру, вы выбираете между двумя контрактами. Один – на $1000, второй – на $5000. Ваш выбор? Наверное, $5000. Добавим дополнительную информацию относительно контрактов. Первый – это ежемесячно $1000, а второй – разово. Еще усложним выбор. В первом случае вам требуется выполнить работ на 10 часов, чтобы отработать условия контракта. Во втором – 100 часов. Каково теперь ваше решение? Наверняка изменилось. Вы отдаете предпочтение первому. При таком многофакторном выборе принцип Парето уже не спасает. Здесь самое время рассмотреть матрицу сравнений.

Матрица сравнений

Проиллюстрируем механизм матрицы сравнений на примере выбора между открытием ресторана и фастфуда. Данная матрица была написана на тренинге участницей из г. Брянска.

Цель: Открытие точки общественного питания рядом с бизнес-центром

В данной таблице представлено 6 характеристик, по которым идет сравнение: время работы, количество посадочных мест, оборачиваемость места, средний чек, сумма ремонта, зарплата персонала. В графы внесены реальные цифры и суммы, необходимые для открытия как ресторана, так и точки быстрого питания. Если сравнивать каждый параметр по вертикали, то выигрышный номер проставлен под каждой колонкой (1 или 2). «1» – означает, что предпочтение отдается ресторану. «2» – фастфуду. Однако если мы уточним поставленную цель, то возможны два варианта.

1. Максимальная прибыль.

2. Имиджевый проект.

Цель диктует приоритеты… (Сергей Сторонкин, г. Кемерово)

В случае если наша цель «максимальная прибыль» – то матрица сравнений однозначно рекомендует открывать фастфуд. Потому что ключевыми характеристиками будут оборачиваемость места, сумма ремонта, ЗП персонала, количество посадочных мест – и по всем этим критериям фастфуд одерживает победу. А вот если мы хотим создать «имиджевый проект» – то само слово «ресторан» говорит само за себя.

Подведем итоги в виде краткого алгоритма составления матрицы сравнений.

1. Определяем цель сравнения.

2. Выбираем два и более объекта сравнения.

3. Набрасываем качественные критерии, 5–7 шт.

4. Вносим исходные данные (заполняем таблицу количественными значениями).

5. Проводим сравнения по каждому из критериев, определяем, кто выиграл.

6. Исходя из цели выделяем ключевые критерии.

7. На основе ключевых критериев принимаем решение.

Матрица сравнений – незаменимый инструмент в подготовке управленческой информации. Информации, на основе которой можно легко принять правильное, выгодное решение. Именно стройная таблица с верными цифрами облегчает восприятие ситуации. Если вы руководитель, то для повторяющихся процессов будет полезным создать в Excel подобные матрицы. Вы определяете набор целей, характеристики, ключевые характеристики и делегируете заполнение данной таблицы подчиненным. Всю рутину по сбору информации выполняют они, а вы за 15 секунд легко понимаете систему отношений и можете быстро принять верное решение. Во многих компаниях такую матрицу стали величать «ресурсная матрица» и «тендерная матрица». А ведь верно, по вертикали – критерии тендера, по горизонтали – участники тендера. Легко понять, у кого какие преимущества, все наглядно, объективно.

Ниже представлены две матрицы сравнения участников тренинга «Время руководителя: 24 + 2». Обратите внимание, что принять подобные решения мысленно просто невозможно. Лучшее средство – занести цифры в таблицу, чтобы определить, кому отдать предпочтение.

Автор: Сергей К., г. Якутск

Цель: Выбрать помещение для торговли аудиотехникой для автомобилей

Автор: Матвей С., г. Москва

Цель: Обучение сотрудников с целью уменьшить количество вопросов в два раза к 31.12.07

Алексей Дворцов, компания «Эксклюзив Консалтинг», г. Новосибирск:

В нашей компании в принятии решений уже много лет используется следующий алгоритм. Мы последовательно оцениваем рабочее решение и пропускаем его через ряд сит. Каждое сито имеет своей целью проверить «выгодно/убыточно» ли принятое решение. И, как правило, если решение проходит все круги ада – мы запускаем его в производство. Если нет – ищем новые, альтернативные решения. Данная схема неоднократно помогала нам реализовывать только те проекты, которые приводили к хорошей коммерческой выгоде.

Вот эти пять вопросов, на которые мы отвечаем.

1. Сколько требуется денег?

Чем меньше финансовых вливаний требуется на реализацию идеи – тем она качественнее.

2. Сколько потребуется времени на реализацию?

Преимущества отдаются тем вариантам, на которые потратится меньше времени.

3. От кого зависит выполнение решения?

Порою реализация идеи зависит от десятка людей. Это могут быть сотрудники компании, контрагенты, администрация, политические деятели и т. д. Нужно стремиться искать такие варианты, в которых влияние человеческого фактора минимально. Чем меньше людей участвуют, тем выше вероятность реализации.

4. Насколько сложное по компонентам решение?

Еще до тренинга Александра Горбачева мы опытным путем установили, что идеальное решение содержит 5–7 компонент. Если их количество переваливало за десяток, мы сразу отказывались от таких вариантов.

5. «Тяжело выполнять в принципе».

Это оценка скорее интуитивная. Поэтому мы задаем этот вопрос в последнюю очередь. Просчитать можно многое, но есть часть факторов за гранью математики и сознания. Именно поэтому мы создали это пятое сито. В отношении этого критерия мы просто голосуем на совещании, так сказать, собираем экспертные мнения.

Матрица Эйзенхауэра

Когда умеешь определять приоритеты – легко можно выбросить часть дел в корзину.

Николай Петров, г. Москва

Название матрицы идет от фамилии генерала американской армии Дуайта Эйзенхауэра. Во время Второй мировой войны он разработал свой метод принятия решений. В делах он добился великих успехов, и вот уже почти сто лет в менеджменте сохраняется его имя. Однажды со мной произошел забавный случай. Одна из журналисток задала вопрос: «Скажите, а вот матрица Эйзенхауэра, этот бородатый инструмент, разве сегодня он актуален? Мне кажется, что он уже устарел и есть много новых…» Тот, кто понимает данную матрицу, уже улыбнулся. И я абсолютно уверен, что после ее рассмотрения все, кто раньше не был знаком с «форточками Эйзенхауэра», оценят наивность вопроса журналистки. Поэтому переходим к сути.

Срочное – это отнюдь не важное. Важное следует воспринимать «СРОЧНО!» и выполнять немедленно! (Герасим Авдотьев, г. Саранск)

Два параметра, которые описывает любую задачу.

«ВАЖНОСТЬ» – такой же критерий, как и в принципе Парето. У нас будет два полюса: правый – «много денег», левый – «нуль денег». Дело в том, что в бизнес-задачах важность легко можно перевести в плоскость финансовых показателей. Важное дело означает, что его выполнение принесет много денег. И чем больше заработаем, тем важнее задача. А вот неважная – делай не делай – на результат не влияет.

«СРОЧНОСТЬ» – насколько задача близка к крайнему сроку своего выполнения. При этом вводим наши отечественные метрики. Вверху – «вчера», поскольку срочное для России «надо было сделать вчера». Внизу – «Никогда», то есть настолько несрочное, что можно об этом даже не думать.

Рисунок матрицы Эйзенхауэра

Деление задач по категориям предотвратит аврал. (Антонина Бахранова, г. Казань)

Если все дела поделить по двум критериям, то получатся четыре квадрата. Условно обозначим квадрат «вчера/много денег» как «А». Дела, не терпящие отлагательств. Их нужно делать немедленно. Этот квадрат – как пожар, требующий вашего сиюминутного вмешательства. Если задачу нужно сделать сегодня и она, по Парето, попадает в 20 % ключевых дел, то это и есть задача категории «А». Представьте, что завтра у вас будет 2, 5, 10 дел, которые нужно сделать именно завтра и которые достаточно важные. Как назвать такой день? Цейтнот? Аврал? Правда в том, что 80 % авралов человек планирует себе самостоятельно. Сознательно или бессознательно, мы не учитываем факторы и переменные, которые и приводят к тому, что мы работаем ежедневно в ситуациях аврала. Логичный вопрос: как этого избежать? Откуда берутся эти «А»-вралы?

Ориентация на задачи «В» принесет успех в работе. (Алексей Хивинцев, г. Челябинск)

80 % горящих дел приходят потому, что мы не уделяем внимания квадрату «В» – важным, но не срочным делам. Именно отсюда растут корни кочевников. Как только вы обошли своим вниманием этот квадрат, он тут же о себе напоминает, совершая кочевнические набеги в квадрат «А» – и вот вам форс-мажоры. Работайте с ними. Тушите пожары.

В квадрате «В» три важнейшие группы дел:

здоровье;

обучение;

регулярные задачи.

Подробнее о каждом из них поговорим ниже.

Здоровье. Сегодня или завтра съесть витаминку – не срочно. Сегодня или завтра сделать пробежку, зарядку – не срочно. Профилактика никуда не убежит. Можно отложить и на завтра. Но если так поступать ежедневно, то в итоге мы получаем болезнь, знак того, что пора уделить организму внимание. Один мой знакомый, руководитель крупной московской компании, потерял контракт на 450 тысяч долларов из-за того, что в день сделки у него разболелся зуб. Челюсть просто раскалывалась, и ему пришлось полдня пролежать в кресле стоматолога. Кто знает, что такое зубная боль, его поймет. Однако самое интересное он рассказал спустя несколько недель.

– У меня за неделю до даты контракта начал побаливать нижний зуб. Да все времени не было. То одно, то другое. Постоянно в делах. Боялся упустить важное. Как оказалось, упустил куда большее – потерял 450 тысяч долларов. Теперь действительно понимаю, что здоровье не может быть на втором месте. Здоровье – это важный приоритет успешного руководителя.

Некоторым нужно на личном опыте понять цену здоровья. Как говорится, пока не заболеешь – не сможешь оценить состояние стопроцентного здоровья. Чтобы научиться ценить что-то, нужно попробовать обойтись некоторое время без этого.

Разбивка задач на «АВС» дает просто понять, что планировать можно только задачи «В». (Андрей Безденежных, г. Санкт-Петербург)

Обучение. Как и в случае со здоровьем, обучение – важное, но не срочное дело. С возрастом понимаешь, что в детстве не дали тех навыков, которые сейчас, ох, как нужны. В университете получали тонны знаний, из которых, дай Бог, только 5-10 % реально пригодились к 30 годам жизни. Вот снова аврал – срочно осваиваем новый программный продукт, чтобы восполнить пробелы в полученном в студенческие годы образовании в плане общих практик, и т. д. Задача успешного управленца – поставить на регулярную основу получение новых знаний и навыков. Следует взять за ориентир такие цифры: минимум раз в полгода проходить курсы повышения квалификации. И суть здесь не в дипломах. Важно, чтобы это были реальные, практические знания, применить которые можно уже на следующий день после пройденного обучения. И самое главное, как уже было сказано выше, – пользу в работе приносят только те знания, которые доведены до уровня Навыка и Привычки. Поэтому как только вы получили новую порцию знаний – практикуйте их, чтобы быстрее «перекачать» на верхние этажи подсознания.

Решая ежедневные задачи – мы лишаем себя авралов. (Марина Журавлева, г. Курск)

Регулярные задачи. Резервное копирование данных, наведение порядка на рабочем столе и т. д. Все, что требуется делать ежедневно, еженедельно, ежемесячно. В каждый период времени определенные дела требуют вашего внимания. Если вы своевременно их выполняете, то вы на 80 % снижаете авральность своей работы. Как вам такой масштаб? Вы бы хотели на 80 % сократить свои рабочие пожары? Тогда приступайте к зачистке квадрата «В». Эти дела ждут вашего внимания. Ждут молча. Они не кричат, как «А». Но если вы про них забыли, они придут как авралы. И тогда будет поздно бить себя по лбу и кусать локти, говоря «кто ж знал». Теперь вы знаете. Поэтому если ваша работа по-прежнему продолжает быть авральной, вы делаете это уже осознанно. Вопрос один: зачем вам это?

Умение сказать нет всем тем, кто вторгается в рабочий график – это правильно! (Елена Королева, г. Архангельск)

Компания Zander. Участники тренинга получают задание написать список авралов, произошедших за последний месяц. После этого идет рассмотрение каждого случая и оценка: это «А» или «В». Менеджер проекта зачитывает список. Все идет хорошо, все согласны, но вот один пункт вызывает бурное обсуждение:

– На прошлой неделе у клиента замерз кондиционер. Мы потратили два дня на его «отогрев», работая в авральном режиме. Это однозначно внешний форс-мажор, «А».

– Как это? Это не форс-мажор, а твоя непредусмотрительность, – включается в разговор Алексей, непосредственный руководитель подразделения.

– Откуда я мог знать, что завтра он замерзнет? – защищается менеджер.

– Сколько надо времени, чтобы принять меры «антизамерзания»?

– 2–3 часа.

– Коль, в Интернете каждый день бываешь. Погоду смотрел? Что там, минус 32 по Цельсию! А значит, пулей надо лететь к клиенту, выделить три часа на подготовку кондиционера к таким условиям. Это задача «В». И если бы ты это сделал, не пришлось бы потом два дня жить в аврале. Все участники однозначно согласились с тем, что это «В» – задача, которую можно было сделать заранее, а не ждать, пока она дозреет до «А»-врала.

Третий квадрат обозначим как «С» – это задачи срочные, но не важные. Пустышки. Вы отдали им свое время, а взамен ничего не получили. Как лотерейный билет без выигрыша. В чем опасность таких дел? Жизнь, к несчастью, конечна, а «С» делают ее пустой. Нам следует заранее определиться, кто такие эти «воры времени», как они к нам подходят. На что они нас ловят, ведь мы каждый день отдаем частичку своей жизни таким паразитам, как ожидания, очереди, пробки, пустые звонки, бесплодный поиск в Интернете, «мертвые» клиенты.

Важно понять, что от таких самозванцев следует ставить сильный щит.

Про оставшийся квадрат просто забудьте. Для вас, как управленца, этих дел не существует. А если таковые есть – вы не управленец!

Кстати, если вы поставили себе четкие цели, то оборона от «C» выстраивается автоматически. Мозг изначально блокирует «воров» времени при наличии четкой, амбициозной цели. Соответственно постановка цели работает и на приоритеты, оборону вашего рабочего графика и личной жизни.

Да, про четвертый квадрат мы даже говорить не будем. Таких дел, согласно здравому смыслу, у вас просто нет. Поэтому не стоит даже думать, как его назвать, и т. д.

Таким образом, если вы прочли данную главу, то еще один человек стал частью большой когорты руководителей, знающих «тайный трехбуквенный код» приоритетов:

А – авралы;

В – плановые задачи;

С – воры времени.

Все 100 % дел, которые на вас сваливаются, могут быть только А, В или С.

Запомните: никаких других дел в вашей жизни нет! Если вы это принимаете, то схема работы выглядит так.

А – следует выполнять немедленно!

В – следует планировать и своевременно выполнять. Этим вы снижаете количество своих авралов.

С – блокировать их на подступах к своему рабочему графику. Никогда не делать, учитесь говорить им жестко «НЕТ».

Данные знания, переведенные в умения и навыки, помогут вам в ежедневной работе с плановыми и входящими задачами. Приоритеты не позволят вам потонуть в бездне постоянно растущей информации бизнес-среды.

В целом общие выводы по матрице Эйзенхауэра.

1. Дела «А» можно сократить на 80 % за счет ежедневного внимания квадрату «В».

2. «С» – воры времени, следует выстраивать линии обороны своего времени от таких дел.

3. Постановка целей помогает нам выстроить работу по приоритетам.

4. Планировать можно только задачи «В». «А» – приходят сами, вы не знаете, сколько завтра будет форс-мажоров. «С», если есть защита, вам не помешают.

5. Если из 20 рабочих дней 4 дня вы задерживаетесь на работе на час-два, это нормально. 20 % авралов – это здоровый пульс бизнеса. А вот если вы 16 рабочих дней допоздна только и работаете – это показатель того, что пора взяться за квадрат «В».

Антиавральные решения

Быстрая сортировка неважного – первичный отсев.

Не перегружай себя – успеешь сделать все дела!

Аня Никольская, г. Пенза

Для быстрого принятия мер в случае возникших форс-мажорных ситуаций хорошо бы иметь «накатанные рельсы» – типовые решения. Как известно, лучший способ избежать опасностей – это подготовиться к ним. Ниже собран опыт российских руководителей и консультантов, которые испытывали те или иные трудности с «ворами времени» – ситуации, которые поедают наше время, не принося никакой пользы. Данный раздел можно использовать как стимульный материал для выработки своих рецептов «антиавральных решений».

Ниже собраны наиболее частые «воры времени», неожиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями. Условно обозначим эти решения как «линии обороны от С», что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела.

Рекомендации к работе с данным разделом.

1. Возьмите лист бумаги.

2. При чтении материала делайте пометки, что применимо, на ваш взгляд, в вашей жизни уже в ближайшую неделю.

3. Когда сформируете несколько пунктов, начните внедрять их в свою ежедневную практику.

4. Если вы руководитель, то проведите данную работу на ближайшем совещании. И совместно с коллегами сформируйте корпоративный список «линий обороны от С».

Аврал должен быть тщательно отрепетирован заранее. (Константин Бордунас, г. Москва)

Телефонные звонки

Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему». Далее предлагается ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.

1. Личные звонки.

Попросить говорить кратко.

Попросить перезвонить в другое время.

Выделить время для личных звонков и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна.

Установить автоответчик.

«Послать на три буквы»: SMS. «А если есть что по делу – пришли SMS!»

2. Профессиональные звонки.

Звонки от руководства.

Воспользоваться фразой: «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом» или «Я по межгороду говорю».

Самому позвонить руководителю перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнить: «Что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине?»

Воспользоваться автоответчиком. Идея: автоответчик берет из графика периоды вашей занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, Е-mail, ICQ)! Технически реализуемо. Правда, реальных примеров использования в России под рукой нет. Вполне возможно, что воплощение этой идеи принесет миллионы создателю такой программной оболочки.

В ответ на звонок отправить SMS, когда вы сможете перезвонить. Чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов. Последние модели Nokia имеют этот сервис как штатную функцию. Вы сбрасываете звонок – и автоматически SMS направляется звонившему.

Звонки от коллег.

Отложить.

Взять трубку, поняв, что это задача «С», переключить на автоответчик.

Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время.

Выделить зоны для общения (когда лучше вам звонить). Предлагаемые варианты – два окна: утром и вечером.

Потребовать структурированно изложить суть.

Звонки от клиентов.

Высказать просьбу перезвонить: «Вызывают к начальству на ковер…»

Структурированно выслушать, быстро ответить.

Ответить: «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время.»

Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу.

Избавившись от «С», вы будете получиать меньше суеты в «А» и больше продуктивности в «В».

Чем изобретательнее барьеры в «С», тем больше пользы в «В» и меньше «А». (Маргарита Семенова, г. Альметьевск)

Внезапно приходит человек

Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей. Также снижают эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно-негаданно.

К данным «похитителям времени» можно применить следующие ветви решений.

1. Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение.

2. Использовать сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т. д. К примеру, в г. Ульяновске в компании «Дворцовый ряд» сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал «отвлекать нельзя!» После завершения работы флажок убирается с «сигнального места» – значит, можно подходить, задавать вопросы и т. д.

3. Плотно подходить к гостю, чтобы вызывать дискомфорт, уменьшать психологическую дистанцию.

4. Издавать неприятные звуки, к примеру, пенопласт по стеклу.

5. Использовать специальную красную кнопку: при нажатии на нее через минуту звонит телефон и вам срочно нужно выйти!

6. Пользоваться гостевой комнатой, где расположены мини-библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой для себя.

7. Давать посетителю на входе вопросный лист. Некая анкета клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в Макдоналдс – список заказа). Формализация вопросов ускоряет общение.

8. Стараться переориентировать его активность в ваше русло, на ваши цели.

9. Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству».

10. На визитке указывать время работы офиса: «с… по.» Тем самым ограничить появление посетителей в неудобное вам время.

11. Создать график приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться).

12. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед».

13. Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные).

Внутрифирменные «тормозные колодки»

Качественная подготовка управленческой информации повышает скорость принятия управленческих решений.

Мефодий Забродский, г. Нижнекамск

В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть речь пойдет о начальниках, подчиненных и коллегах. Особенно в крупных компаниях по традиции сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном «рваном» графике продуктивность вашей работы снижается, и выполнить запланированное практически нереально. Как быть в таких случаях? Идеально совещания предупреждать, но если «летучка» уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.

1. Вам назначили «Внезапное совещание».

Участвовать в совещании по телефону.

Проводить совещание стоя. К примеру, в компании «ВымпелКом» имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти в более комфортные условия.

Разработать список вопросов, которые «летучками» не решаются. В итоге получится реестр совещаний, напротив каждого из которых – список решаемых вопросов.

Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени в виде таймера на 10–15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели.

Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «PPE Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирует качественное и быстрое решение вопросов.

В корпоративном руководстве прописать, что приглашение на совещание высылается не позднее, чем за 24 часа до его начала. По определению «внезапные совещания» исчезают, и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним.

Ввести правило защиты от совещаний. Описать, когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание».

Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий, который следит за регламентом поднимаемых вопросов.

Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить конструктивно, поскольку задержка оборачивается для него сокращением обеденного перерыва.

2. Внеплановое распоряжение начальства («начальственная дурь», помехи со стороны руководства).

Нанять референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна.

Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, тем самым показав, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала.

Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач.

Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: какие цели и задачи он ставил. Указать, какая часть из них «В», а какая – «А».

Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи и проверяем их выполнение в пятницу, то интервал ответственности – неделя.

Сбои техники

Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей описаны в этой части.

1. Сбои техники.

Составить график контроля техники (регулярный техосмотр). Таким образом вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем».

Разработать инструкции по исправлению проблем.

Договориться с копи-центром на предмет аренды или приоритетной печати.

Всегда в офисе должен быть запасной картридж к принтеру.

Продумывать дублирующие функции (сканер, копир, цифровой фотоаппарат). Если сломался копир, то можно снять копию через факс, сканер и принтер.

Сфотографировать и выслать печатные материалы.

Провести учебные тревоги, отработку экстренных ситуаций.

Создавать когнитивные карты. Описание инфраструктуры в радиусе офиса. Где что можно купить, напечатать и т. д.

Наладить позитивную коммуникацию с соседями, помощью которых можно воспользоваться в случае аврала.

2. Не доходит почта.

Иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомендуется mail.ru, yandex.ru.

Уметь быстро найти и переслать требуемое письмо.

Настроить почтового клиента на быстрый доступ к недавно отправленным e-mail.

Всегда есть резерв, который можно найти! (Артем Подгузников, г. Сочи)

Личные и мировые проблемы

В этом разделе собраны персональные причины «неожиданных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие родственников и природные катаклизмы. На сегодня это самый слаборазработанный сегмент предотвращения потерь времени. Поэтому мы готовы принять и рассмотреть каждое из ваших новых, не описанных ниже решений. Находки можно присылать по адресу info@time-m.com с пометкой в теме письма: «Воры времени».

1. Пробки.

Хорошее решение – параллельная деятельность:

сделать серию коротких звонков;

используя хендс-фри, провести ряд длинных звонков;

прослушать аудиокурсы: бизнес, иностранных языков и т. д.;

прослушать аудиокниги.

Вам требуется знать транспортный трафик. В какое время бывают пробки, варианты объезда. Планировать поездки в «беспробочное время».

Встречи назначайте близко к метро, чтобы не было потерь времени на дорогу.

Научитесь использовать web-камеры. Проводить виртуальные встречи вместо поездок на порядок дешевле.

Попробуйте устраивать совещание в машине: «Я вас подвезу».

Чтобы не попасть в пробку утром (до работы), можно вставать пораньше до начала пробок и по пустой ночной Москве мчаться за считанные минуты до рабочего места (так делают многие знакомые консультанта Ирины К.).

Чтобы избежать пробки вечером (после работы) – завести абонемент в спортивном клубе рядом с работой и после работы идти заниматься спортом, а после занятий спортом уже пройдет час пик, вот тогда – домой!

Если живешь рядом с коллегой по работе, то можно договориться ездить по очереди то на его, то на своей машине, тогда «свободный» водитель сможет разобрать по пути, например, рабочие бумаги.

Использовать «смешанный» способ передвижения по городу. Например, на машине доезжаешь до определенной станции метро (до которой можно добраться без пробок), затем пересаживаешься на метро и едешь до пункта назначения (особенно удобно, если он находится рядом с метро).

Если нужно что-то привезти/отвезти и не обязательно личное присутствие, то можно воспользоваться курьерской службой (за 135 рублей они приедут к вам за пакетом и отвезут его в нужную точку. Не верите ценам? Обратитесь по адресу info@time-m.com, чтобы получить контакты курьерской компании, мы раньше тоже не верили, а сейчас регулярно пользуемся данным видом услуг).

2. «Мысли не по делу».

Аутотренинг.

Концентрация на задачи.

Убрать все лишнее с рабочего стола.

Уделить внимание здоровью и т. д., чтобы не отвлекало от дела. Когда вы поели – вы о еде не думаете. Когда вы выспались – вы не зеваете.

3. Играет громко музыка.

Вежливо посмотреть.

Громко разговаривать, мешать.

Сказать «я не слышу сотовый телефон».

4. Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, недомогание).

Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель).

Предусмотреть возможность «виртуальной работы, домашний офис».

Заключить «договор с организмом».

Воспользоваться тонизаторами (чай из целебных трав).

Регулярно принимать витамины, полноценно высыпаться, поддерживать хорошую физическую форму.

Максимально эффективно использовать то время, когда ты чувствуешь прилив энергии и сил, а также особое вдохновение при работе (чтобы на время недомогания оставалось поменьше несделанных дел).

5. Нашествие родственников и/или друзей.

Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит звонить, а когда лучше подождать.

Обозначить явным образом, что срочно, что важно.

Иметь договоренность с гостиницей: куда их переселить.

В ответ на «Мы приедем», сказать: «Меня нет в городе!».

Частично участвовать в общении с ними, а решение проблем переложить на плечи других. Участие иными ресурсами, а не временем.

Загрузить приехавших родственников сразу, чтобы реже приезжали. К примеру, дать им уборку дома, закупку на рынке и т. д.

6. Животные.

История одной из участниц: «Утром убежала собака, не могу закрыть ворота: она не зайдет, и поехать не могу. Пришлось 30 минут ее искать, в итоге график дня сбит с самого утра…»

Привязать поводок с блокиратором к руке или поясу.

Прорезать дырочку в двери, чтобы могла самостоятельно возвращаться.

7. Природные катастрофы (свет отключили и т. д.).

Разработать алгоритм работы в случае, если нет:

света;

связи;

иные катаклизмы.

Иметь в офисе запас бумажных материалов на случай отказа света либо компьютерной техники.

Продумать энергонезависимые аппараты. К примеру, принтер на батареях.

Воспользоваться методикой «договориться с техникой». Подобная ситуация наглядно демонстрируется в последних 15 минутах фильма «Миссия Серенити».

ПРАКТИКУМ

1. Выберите и выпишите 1–2 приемлемых для вас пункта по каждому из «воров времени».

2. В ближайший месяц практикуйте их и оцените полученные результаты.

Глава 5 Планирование деятельности

Планировать ни много ни мало.

Беру ни больше ни меньше – тогда все успеваю и работаю без стресса.

Ирина Колесникова, г. Барнаул

Планирование – это процесс создания карты будущих действий. Хороший план, как хорошая карта – максимально близка к территории. То есть если ваш план на день на 100 % совпадает с его реализацией, то вы хорошо постарались и учли все случайности и форс-мажоры. Процесс планирования – это определение последовательности ваших будущих действий. Что вы будете делать, когда, как вы будете это делать. И если ответ на вопросы, что и как, у вас есть, то можно сказать, что половина успеха планирования в кармане.

А вторая половина – это ответ на вопрос «сколько времени потребуется на каждый пункт моего плана?». Именно эту информацию предоставляет нам чувство времени. Без чувства времени планирование бессмысленно, потому как мы не можем предсказать, сколько реально дел за день успеем выполнить. Получается, что чувство времени – фундамент планирования. Это базовая информация, как «первичка» в бухгалтерии. Когда все формулы и формы уже настроены, а исходные данные еще не пришли. Именно поэтому начинать осваивать планирование следует с развития наших внутренних часов. Эта глава посвящена развитию важнейшего навыка – определению временных затрат для будущего планирования.

Чувство времени – базис планирования

Планируя, мы живем более естественно.

Татьяна Иванина, г. Тула

На днях договорились встретиться с приятелем в полдень на «Пушке». Я подошел туда в 11:55, осмотрелся по сторонам в поисках Игоря и, не найдя его глазами, достал журнал и увлекся чтением. Прошло уже 20 минут после назначенного срока, когда меня дернули за рукав. Игорь с виноватой миной развел руками:

– Прости, опять опоздал. Вроде и спланировал, и пробок не было, но. сам видишь! Как будто время со мной играет в прятки. Вечно опаздываю, куда бы ни отправлялся. Особенно обидно, когда важная встреча, а ты приходишь на 10–15 минут позже, чем договорились.

– Ладно, не отчаивайся. Наверно, у тебя слабо развито чувство времени, потому и не можешь вовремя появляться там, где спланировал. Отсюда и складывается впечатление, что «время играет с тобой в прятки».

– А что такое чувство времени?

В самом деле, что такое чувство времени? Это внутренний голос, способный дать ответы на вопросы следующего плана: «Сколько времени займет подготовка отчета о выполненном проекте?», «Сколько ехать от дома до офиса?», «Который сейчас час?». Собственно, для многих этот голос известен как «внутренние часы». Вот как иллюстрирует эту способность человеческого организма известный изобретатель Г. С. Альтшуллер: «.Я просто чувствую движение времени, выработалось такое качество. Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала – это воспринимается как состояние физического дискомфорта.» Чувство времени – физическое ощущение его движения. Восприятие телом, а не умом. И это очень важно. Потому что телесное восприятие – функция, не требующая вмешательства сознания. Следовательно, оно дает нам возможность разгрузить мозг для любой другой деятельности. Важное уточнение – чувствовать время, а не считать (прикидывать) в голове, сколько займет та или иная работа.

Многие заменяют чувство времени сознательным расчетом. Раскладывают цепь событий на звенья и фиксируют длительность каждого звена. Далее суммируют и получают продолжительность события. Этот подход умозрителен, а чувствовать время можно только телом, практически на рефлекторном уровне. Центр чувства времени располагается чаще всего в области грудной клетки. У некоторых – в окрестностях сердца, у других – ближе к животу. Задайте себе вопрос: «Сколько по времени я буду выполнять это упражнение?» И постарайтесь определить, откуда вы получаете ответ. Прикидываете в голове, который час? Вспоминаете, когда последний раз смотрели на часы? Определяете время по внешним факторам (звон часов, приход коллеги.)? Или перемещаете свое внимание в область груди? Сосредоточиваетесь на своих ощущениях? Фактически вы задаете ряд вопросов: «Это займет 10 минут? 5 минут? 20 минут?» Получаете ответ «да» или «нет» и через ряд таких вопросов вы приближаетесь к правильному ответу, когда почувствуете комфортное состояние – «именно столько, 20 минут!» Обычно это приятная тяжесть, некая неторопливая пульсация в груди.

Чувство времени позволяет четко планировать время, избавляет от авралов. (Людмила Колонова, г. Тюмень)

Чувство времени есть у любого нормального человека. Отличия – лишь в точности определения времени. Свои внутренние часы мы вырабатывали с детства. Именно тогда, в детстве, день казался длинным и время тянулось. Именно тогда наше чувство времени было латентным и давало большие погрешности. Взрослея, мы уже четко знали, что урок длится 45 минут, перемена – 10 минут, дорога от школы домой – 15 минут. И сейчас каждый из нас может сказать, сколько времени займет то или иное событие, особенно если мы делали его многократно. Будь то домашние дела, различного рода рабочая рутина, время на дорогу от дома до работы и прочее. Чувство времени есть у каждого из нас. Только у одних оно работает с точностью до минуты, а у других разлаженно, плюс-минус полчаса – это норма жизни. К чему приводит такая разлаженность внутренних часов – мы рассмотрим чуть позже.

Зачем нужно чувство времени?

Чувство времени имеет огромное значение для успешной работы и вообще жизни человека. Посмотрим, где конкретно применимо оно, какое положение занимает по отношению к другим компонентам управления временем.

Чувство времени имеет большое значение в планировании деятельности. Многие из нас составляют план на день, но только единицам удается сделать все так, как задумано. И дело не в том, что мы не умеем планировать. Планировать умеем: расписываем задачи на день, отмечаем длительность каждой задачи, ставим приоритеты. И, несмотря на это, выполнение планов срывается. Почему? Что вы говорите себе, когда, запланировав на поиск в Интернете 60 минут, реально потратили 180? «Слабый канал.», «Ну, Интернет – такое дело, затягивает.», «Меня отвлекали.» – вы можете привести массу причин. И только одно следствие – ВАШ ПЛАН НЕ ВЫПОЛНЕН. А значит, он не был реален еще на стадии составления. Вы успешно строите иллюзорные планы, которые на практике терпят фиаско.

Планирование дает возможность управлять своей эффективностью. (Сергей Левушкин, г. Москва)

Реальный план – только тот, который воплощается! Все остальное можно смело оставить романтикам. Нам же с вами нужен инструмент для успешного планирования, а не повод поболтать с коллегами о том, что «планируй не планируй – все равно будет, как будет». И основная причина иллюзий – слабое чувство времени. Если у вас хорошо развито чувство времени, то вы имеете гораздо больше шансов точно спланировать свой день, потому что погрешность ваших внутренних часов мала. Но даже малые погрешности, как известно, складываются. И чем больше у вас дел, чем больше этапов вы неверно оценили с точки зрения их продолжительности, тем дальше ваш общий план от реальности и ближе к невыполнимости. Во время реализации все пойдет не так, как хотелось. «Хотели как лучше, а получилось как всегда!» И как ни огорчительно это констатировать, но никто, кроме вас, в невыполнении нереального плана не виноват. На работе засиделись, опоздали домой к ужину, пропустили общение с детьми. Желаем ли мы, чтобы наши планы и дальше не имели ничего общего с реальностью? Если ответ отрицательный – продолжим.

Показательным является следующий пример с Виталием. Данный диалог произошел после недельного тренинга на развитие чувства времени.

«Вчера своей девушке рассказывал:

– Ну вот, столько-то времени нужно проехать, потом по своим делам – столько и столько. В итоге вернусь во столько-то.

Она делает круглые глаза:

– Еще неделю назад ты бы сказал все то же самое, только время назвал в два раза меньше – в итоге бы опоздал.

И с удивлением на меня смотрит».

Виталий – человек, хорошо знакомый с навыками планирования, так как по роду деятельности является руководителем подразделения. Единственное, что мешало ему раньше строить реальные планы, – слабое чувство времени. Как только он его наработал, ситуация в корне изменилась, что видно из примера.

Правильное планирование позволяет избежать авралов. (Ирина Грибанова, г. Краснодар)

Следующая область использования чувства времени – это управление собой во время работы. К примеру, вы запланировали подготовиться к переговорам за 60 минут. Спустя 30 минут подготовки вы понимаете, что проделано только 10 % работы.

И тут внутренние часики забьют тревогу: «С такой скоростью нам работать никак не меньше 270 минут!», а у вас переговоры начнутся через 30. Многих наверняка подобная ситуация будет нервировать. «Сам знаю, что не успеваю, а еще ты тут бубнишь!..» Зачем вы нервничаете? Чтобы сорвать подготовку? Или нервозность подстегивает работоспособность? Весьма и весьма сомнительно. Некоторые говорят, что чувство времени им мешает. И это действительно верно. Как может не мешать звенящий рано утром будильник? Мешает, еще как. И что вы делаете? Нервничаете по этому поводу, ворочаетесь с боку на бок, выключаете его или даже швыряете в него подушкой? Или просыпаетесь, встаете и идете по делам? Так же нужно поступать и с чувством времени. В данной ситуации оно – звенящий будильник.

Достаточно лишь принять решение о том, как поступить в данной ситуации, и вы выключите свой «будильник». Можете дать себе дополнительное время на подготовку к переговорам, скорректировав планы на день, либо перенести переговоры, если это возможно (перевести будильник на другое время и поспать еще). А можно выбрать наиболее важное и успеть уложиться в оставшиеся 30 минут (выключить и встать).

Таким образом, чувство времени помогает вам выработать реалистичный взгляд на свою деятельность и на требуемое для нее время. И как следствие этой реалистичности – помогает сделать вовремя большинство задуманных дел. Именно помогает, а не решает за вас. Оно лишь дает информацию для принятия решения. Решение нужно принять лично вам.

Хорошее планирование – ликвидация суеты и стресса. (Максим Прийменко, г. Екатеринбург)

Третья область применения чувства времени – контроль стресса. Что такое стресс? Это нагрузка на психику, которую человек испытывает в результате неблагоприятных внешних воздействий либо под влиянием собственных комплексов. Какая связь с чувством времени? Предположим, вы берете на себя ряд задач на ближайший месяц. Если объем работ посильный, вы работаете и радуетесь жизни. Если нет – вы в цейтноте! Работы невпроворот, вы не справляетесь. В результате опасений, что работа не будет выполнена в срок, возникает стресс. Так зачем мы берем на себя непосильную ношу? Причин множество. Исключим те ситуации, когда начальство поручает массу дел и вы выполняете их ради своей карьеры. Когда вы хотите быть постоянно занятым, чтобы ни о чем не думать. Или любите показать всем окружающим, какой вы занятой человек. В итоге останутся люди, которые хотели бы справляться с работой вовремя, готовые сказать «нет» чрезмерной нагрузке, но все же работающие сверх нормы. Их проблема – в неточном определении критического объема работы, сверх которого наступает стресс.

Как определить, справятся они с таким объемом работ или нет? «В прошлый месяц взял 3 проекта – все успел, даже время осталось. В этом взял 4 – работаю без выходных, весь на нервах». Как говорил Жванецкий: «Как объяснить иностранцу, что русской душе одна бутылка водки – мало, две – нормально, три – много, а четыре снова мало?» Ответ кроется в точности настройки чувства времени. Развито оно, настроено точно – при определении объема работы вы можете точно знать, где начинается та черта, за которой работа превращается в самоистязание. Имея такую информацию, можно уже вполне реально планировать. «Возьму четыре проекта – буду неделю в стрессе, возьму три – будет пара дней незагруженных». Вам принимать решение, и для этого есть главное – точная информация, где именно лично для вас расположена критическая точка начала стресса. Вторая составляющая в принятии решения – ваша смелость. Но это отдельный разговор, выходящий за рамки данной книги.

Роль чувства времени в контроле стресса в этом и заключается: вы всегда можете следить за уровнем рабочей нагрузки и принимать решения, как изменить ситуацию, если вышли за свой дедлайн (финальную черту). Главное – не наблюдать за собой со стороны, а управлять делами таким образом, чтобы ватерлиния вашего спокойствия была видна над кипучей водой деловой активности.

Итак, чувство времени есть у каждого из нас. Степень его развития различна и зависит большей частью от рода деятельности. Как можно использовать: планировать дела, управлять собой, контролировать стресс. Методы развития просты и доступны любому. Перейдем к их рассмотрению.

Методы развития чувства времени

Теперь мы убедились, что чувство времени – важная составляющая повседневности. Но вот вопрос: важная-то она важная, а как эту составляющую заставить работать на меня? Есть ли упражнения, методики, позволяющие повысить точность моих внутренних часов? Упражнения не только есть – они просты в исполнении и довольно быстро приносят плоды.

Рассмотрим имеющиеся в нашем арсенале и доступные каждому упражнения для развития чувства времени.

Самое простое упражнение – калибровка. Выполняется следующим образом. Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что закладывать час на десятиминутное дело – заведомо обманывать самого себя. Все-таки мы же для себя стараемся, верно? Назначайте реальные сроки для выполнения!

Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем запланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее минуты – у вас хорошее чувство времени, развивать особо нечего, но не забывайте, что навыки без тренинга притупляются. Если ошибка составила ±5 и более минут – то степень развития чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы – 12 % вашего временного капитала. Более 1000 часов в год!!! Позволительна ли такая роскошь? Решать вам, но 1000 часов – это все-таки многовато. Соответственно, чем дальше вы вылезли за 5 минут – тем ниже точность ваших внутренних часов. Как упражнение калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3-4-й день. Самое большое достоинство упражнения – свободная форма выполнения: не нужно ничего писать, и главное, что нужно запомнить, это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее ваша задача – отслеживать изменения этого показателя: растет он, понижается или стоит на месте. А может, скачет – то маленький, то большой? Все это дает вам понимание того, где именно кроются ресурсы вашего управления временем.

Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности, – хронометраж. Что это такое? Вы берете бланк, на котором разлинована таблица из нескольких полей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите туда все, что делаете. Фиксируете время начала-окончания и кратко – название дела.

К примеру:

Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и в голове запоминать. Однако согласитесь, что вряд ли вы вспомните с точностью до минуты, что делали на протяжении позавчерашнего дня. А неделю назад? Кроме того, занося данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Ей совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим займется бумага. Наша цель – выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное – что сам процесс записи переводит фокус нашего внимания на время, а именно это нам и нужно. Обратить на него внимание. Чем чаще мы это будем делать, тем быстрее наработаем отличное чувство времени. Итак, суть хронометража для выработки чувства времени – это момент фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи в бланк позволяет держать наше внимание в нужном русле. Именно поэтому важно делать это письменно, включая идеомоторную реакцию организма.

Я не вела хронометраж, потому что было долго!

Значки это супер! Сразу стало легко! (Юлия Невская, г. Санкт-Петербург)

В двух словах, как это выполнять проще. Фиксировать виды деятельности символами-сокращениями. Обычно на второй-третий день уже есть пять-семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи позволяет сократить затраты на хронометраж до 5–7 минут в день!

Основное правило применения хронометража впервые: не переборщить. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и здесь следует знать меру. Начать нужно с двух-трех дней хронометража в неделю. Сделать недельный перерыв. Провести хронометраж пяти рабочих дней. Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому времени многие уже наверняка получат ожидаемый результат. И на первое время этого может быть достаточно.

Отметим, что хронометраж дает большой качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода времени, начинает чувствовать его движение. Вспомним пример с Виталием.

Результаты хронометража следующие. За 2–4 недели человек нарабатывает 80 % точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего 1–2 недели. А людям творческим, кто на часы никогда не обращал внимания, и 8 недель окажется недостаточно.

Однако для успешного управления собой во время работы следует уделить еще 2–4 недели хронометражу и довести точность до 90–95 %. Вот этого будет более чем достаточно. Напоминаем, что чувство времени, как и мышцы, нужно держать в тонусе. Для этого минимум две недели в году следует вести хронометраж. Ведь любые часы разлаживаются в процессе работы и требуют «сверки с курантами». Двухнедельный хронометраж – вполне достаточная профилактика, дабы «смазать механизм» ваших внутренних часов на год вперед, да подвести стрелки.

Девять ошибок «ручного хронометража»

Смогу доказать исполнителям, что хронометраж прост и выгоден до бесконечности. (Стас Янулявичус, г. Рига)

Следует отметить, что любая деятельность, предусматривающая жесткий регламент (космические технологии, ракетные войска, спорт), хорошо тренирует чувство времени. Неудивительно, что среди успешных менеджеров немало людей, вышедших из армии. Регулярная дисциплина развивает массу навыков, и среди них – чувство времени. Что для вас значит минута? Это много? Что вы успеете за 1 минуту? Для спринтера, бегущего стометровку, каждая сотая доля секунды важна! Потому что от этого зависит победа. Поэтому в процессе тренировок он учится чувствовать каждую секунду. Хороший бегун может в 9 случаях из 10 точно сказать, за сколько пробежал ту или иную дистанцию. Он ее чувствует.

Как видим, спортивные достижения – также отличная школа успешного менеджера. Почему? Потому что чувство времени – неотъемлемая часть успеха в работе управленца. Это основной элемент системы, без которого невозможно продвижение к успеху. Например, автомобиль может ехать без фар, без сидений, без спидометра и т. д. Без покрышек тоже может (ну, не так быстро, конечно!). А вот без двигателя – нет. Без колес и ряда других деталей – тоже. Чувство времени – именно такая деталь, без которой регулярный успех невозможен. Случайно можно добиться успеха без многого. А регулярно показывать хорошие результаты, особенно результаты финансовые, можно только с развитым чувством времени.

Искажение восприятия времени

Бывают дни длинные, бывают короткие; минуты иногда тянутся часами, а часы мелькают, как минуты…

Гарри Олдер

И в завершение разговора о чувстве времени затронем искажение его восприятия.

Что это такое? Когда одно и то же событие воспринимается нами как длящееся во времени с разной скоростью. К примеру, два события длительностью 30 минут могут восприниматься совершенно по-разному. Интересная лекция пролетает незаметно, а скучное совещание воспринимается как бесконечная зубная боль. Хотя на самом деле оба мероприятия длились одинаковое время, наши внутренние часы отсчитывали их по-разному. Почему так происходит?

Наше сознание может находиться в разных состояниях. В каждом состоянии время воспринимается особо. И самое главное – есть контраст между восприятием времени, когда мы эмоционально возбуждены (положительно либо отрицательно), сосредоточенно работаем, спим или погружены в размышления (пребываем в раздумье).

Хорошо известен следующий феномен. Если человек находился в трансе около часа и после выхода его спросить, сколько прошло времени, то ответ расположен в интервале 5-10 минут. Разница в десятки раз – цифра серьезная. Теперь представьте, что при планировании вы не учли состояния сознания, в котором будете находиться. Вполне реальна следующая ситуация. Собираетесь на вечеринку, ориентируетесь пробыть там три часа. У вас отличное чувство времени, и вы решаете, что без проблем почувствуете, когда пора уходить. Появляетесь на вечеринке. Она идет на редкость весело, интересно – время летит незаметно. И ваши внутренние часы подают первые признаки тревоги не то что через три, а через все шесть часов. Хорошо, если после таких провалов не запланировано никаких мероприятий, а следующий день – выходной. А если иначе? Знай вы, как искажается чувство времени, – могли выделить на вечеринку больше времени изначально либо найти способ напомнить себе и покинуть ее вовремя. К примеру, поставить таймер.

Ситуация с переговорами. Если они идут интересно и интенсивно, времени никто не замечает. В результате рушатся ранее составленные планы либо, что еще хуже, вы не успеваете решить за время переговоров важные пункты и прийти к согласию. В итоге требуется назначить дополнительную встречу, а это расход времени, изменение планов. Одним словом, потери.

То же происходит со временем в дороге. Монотонный гул мотора, мелькание машин и светофоров, вы погружены в пространство движения, и восприятие времени меняется. Час может стать пятнадцатью минутами либо пятнадцать минут – часом. Ведь бывает такое? Здесь очень важно прикидывать дорогу не на глазок, а замерять ее (используйте калибровку). Тогда и расход времени на дорогу будет точный, и опозданий меньше. Что не может не радовать, особенно ваших коллег и близких.

КРАТКИЕ ИТОГИ

Чувство времени есть у каждого из нас. Любой человек может легко и просто повысить точность своих внутренних часов. Требуется чуть-чуть усилий и некоторое время, как, впрочем, и в тренировке любого иного навыка.

Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий – и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе, – это положительные результаты наших усилий.

Три кита дневного планирования

Находиться в гармонии с собой и миром – цель планирования.

Анатолий Трошин, г. Москва

В этом разделе мы рассмотрим, сколько времени стоит инвестировать в составление своих планов. Какие три правила обеспечат успех дневного плана. Как лучше планировать свой рабочий день, какие есть для этого инструменты. Выбор органайзера – друга и помощника. Почему важно составлять недельный план для своей жизни и работы. Вам будут даны сравнительные таблицы плюсов и минусов всех инструментов. И самое «вкусное» – рычаги, позволяющие на порядок поднять эффективность составляемых планов.

Сколько времени уделять на составление плана?

Начиная планировать, важно понимать, когда следует остановиться. Если уделить этому процессу избыточное количество времени, тогда когда же выполнять планы? А если уделили недостаточно времени – то качество плана резко падает, что заметно чувствуется в процессе его выполнения.

Эмпирическим путем выведено оптимальное время для составления планов. Цифра эта – 1 % времени от планового периода. То есть если я собираюсь написать план на день, мне достаточно 1 % от 24 часов, что составляет примерно 15 минут.

Нормативы времени на составление планов

На день – 15 минут.

На неделю – 90 минут.

Что означают эти цифры? Если я умею планировать, то за 15 минут составлю качественный план на день. Качество плана понятно в конце дня, когда подводим итоги, что сделано, а что нет. Выполнены все пункты – план отличный. Есть пробелы – планировали слабо, чего-то не учли, где-то просчитались.

Если я выполняю план, но мне требуется на его составление более 15 минут, то процесс моего планирования не оптимален. Возможно, у меня нет навыка планирования, поэтому и скорость невелика, или алгоритм планирования следует заменить.

С одной стороны, 1 % – это ориентир, сколько времени уделять составлению планов, с другой – критерий, «есть или нет» навык планирования.

Планирование следует производить порциями, или тактами. К примеру, план на день лучше разбить на три такта. Первый – вечером предыдущего дня. Набрасываете штрихи завтрашнего дня, крупно, без точных деталей. Утром, придя на работу, получив вводные, изучив обстановку, уточните свой план. Уже более детально прорисуйте свой день. После обеда, когда часть дел решена, часть потеряла актуальность, пришли новые вводные, снова уточняйте свой план. Поступайте как художник. Вначале делаем первые наброски карандашом, слегка помечаем контуры. После уже более четко рисуем границы и фигуры. И наконец, наносим краски, завершая картину. Основная идея разбиения плана на такты – плох тот план, который нельзя изменить. План должен стать вашим союзником. А поэтому его основная задача – помогать вам. Следовательно, подчиняться, учитывая изменения окружающей среды.

Аналогично поступаем с планированием недели. В пятницу следует наметить основные события будущей недели. Никогда не уходите с работы, пока не выполните отчет за неделю и план следующей недели. Только в этом случае, если вам интересны результаты вашей деятельности, вы сможете реально ими управлять и при этом спокойно отдыхать в выходные. А начиная с понедельника ежедневно можно вносить коррективы в недельный план, исходя из скорости изменения рабочей ситуации.

Три первых шага планирования

100 % выполненный план приближает меня к цели.

Сергей Углиев, г. Норильск

Что такое хороший план? Каждый раз задаю этот вопрос участникам тренингов. Получаю совершенно разные ответы: «Когда все учтено, когда начальник доволен, когда достигаем целей, когда все идет по плану.» Лучшая формулировка: план должен доставлять удовольствие. Удовольствие от плана получаешь только тогда, когда он на 100 % выполнен. То есть он реален, учитывает все возможные и непредвиденные факторы.

Типичная картина руководителя. Каждое утро планирует будущий день, стараясь поместить в свой график все, что можно и нельзя. Ведь половину задач нужно было выполнить еще вчера! «Надо было вчера!» – самый очаровательный ответ от участников! Самый русский ответ. Правда в том, что треть предприятий России живут в таком графике. Сверху приходит нагоняй к задачам с грифом «надо было сделать вчера». Естественно, в таких условиях тайм-менеджмент воспринимается как насмешка. «Какое тут планирование, если задач реально больше наших физических сил», – и подобное я регулярно слышу от участников тренинга.

Стоп! Нажмите на паузу. Осознайте: если ничего не менять, то дальнейшие годы пройдут в такой же суете и спешке. Решите для себя, чего хотите? Если решите изменить ситуацию, то дальнейшие рекомендации вам помогут. Если читаете, чтобы убедить себя: «Планирование бесполезно!» – то закройте эту книгу, она вам не поможет. Лучше идите и быстро выполняйте «надо было вчера!».

Итак, первый признак: хороший план – это тот, который ежедневно на 100 % выполнен. Качество вашего плана становится понятно в конце дня, когда вы оцениваете, сколько из задуманного воплощено в жизнь.

Правильно записать задачу – это 50 % успеха! (Светлана Шабанова, г. Москва)

Признак второй: план должен доставлять удовольствие. Ваша картина, скорее, выглядит так. Утром написали список «что надо». К вечеру выполнили часть. Запланировал 10 дел – сделал 5, запланировал 6 – сделал 4, запланировал 4 – сделал 6. Каждый раз неудовлетворенность от результата. Хотели одно – получили другое. И так каждый день. Аналогия с сексом. Вы начинаете прелюдию, занимаетесь сексом, и в самый важный момент вас отрывают и не дают «дойти до финала». Удовольствие? Ха! Кайф обломали. То же с планами. Ежедневное чувство неудовлетворения в конце рабочего дня: «Все так и не успел!» Каждое утро – преодоление страха «знаю, планировать надо, чувствую, что опять не успею все сделать».

План, доставляющий удовольствие, базируется на трех китах:

фиксация результатов;

норматив;

60: 40.

Фиксация результатов

Фиксация результатов – возможность покончить с неопределенностью.

Борис Кизин, г. Самара

Рассмотрите две записи в органайзере.

1. Позвонить Иннокентию Павловичу.

2. Решить с Иннокентием Павловичем вопрос бюджета.

В первом случае вы набираете его номер, там занято. Кладете трубку и вычеркиваете из органайзера этот пункт. Ведь дело сделано – «вы уже позвонили». Спрашиваю сотрудника:

– Клиенту звонил?

– Да!

– Ну как, он согласен на наши условия?

– Не знаю, было занято!

Мозг так устроен, что вы получаете от него то, что требуете. Требуете процесса – получаете его. Требуете результата – получаете результат. И в данном примере вторая формулировка той же задачи — результативная. Вы набираете номер Иннокентия Павловича, там занято. Вы пишите ему письмо, просите, чтобы коллега передал ему, лично заходите к нему в кабинет, берете за грудки: «Иннокентий, когда будет закрыт бюджет?» То есть всё вышеперечисленное – всего лишь средства достижения результата «согласовать дату презентации». И наша натура не останавливается, пока не будет выполнено то, что записано.

Фиксировать результаты более эффективно, чем прописывать действия. (Виктор Соловьев, г. Москва)

Настоятельно рекомендую формулировать пункты плана, ориентируясь на результат. Признаки такой фиксации. Во-первых, это 2–5 слов. Одним словом передать результат невозможно. Во-вторых, в написанном должен присутствовать глагол в прошедшем времени. К примеру: сделал, завершил, отдал, проверил, согласовал, выполнил, сдал, купил, пригласил и т. д. Все эти глаголы совершенного действия, то есть они указывают на завершенное дело, на результат. Теперь более подробно, на примерах из практики.

Фиксация результата позволяет донести до сотрудника задачи без искажений. (Елена Чекасина, г. Пермь)

История, произошедшая со мной осенью 2005 года.

В течение дня заглянул в список дел секретаря. Обнаружил строчку «ДИКТОФОН». Мне она не была понятна, задал вопрос.

– Оль, что означает этот пункт плана?

– Диктофон! – торжественно отвечает она.

– Слово мне понятно. Расскажи, что тебе нужно выполнить, чтобы закрыть этот пункт.

Уже нет быстрого и гордого ответа. Ольга задумывается, видно, что она тужится, пытаясь вспомнить.

– Может, купить диктофон? Хотя они у нас есть. Зарядить? – и устремляет на меня глубокие голубые глаза.

Я понимаю, она взглядом просит у меня подсказки. Ольга в тупике. Утром, получив от меня распоряжение «вечером переписать все записи с диктофонов на сервер.», она для быстроты записала как ключевое слово «ДИКТОФОН». В течение дня работа настолько поглощает, что вспомнить в подробностях, что было утром, по одному слову порою невозможно. И вот мы наблюдаем именно такой случай. Поручение, отданное руководителем, записано так, что выполнено быть не может.

Следующий пример рассказал участник Вадим во время тренинга в Иркутске: «Совершенно верно! Одним словом передать суть невозможно. Порой напишешь "Деньги". И потом утром вспоминаешь: ты должен? Или тебе должны?» – группа взрывается хохотом и аплодисментами.

Это всего два наброска. Уверен, вы можете вспомнить подобные ситуации, произошедшие в вашей жизни. Теперь, зная, к чему могут привести подобные действия, «чтобы быстрее записать», мы должны работать на опережение. Задачи в органайзере фиксируем «на результат».

Норматив

Планирование дает удовлетворение от работы, так как мы добиваемся результатов.

Владимир Держаев, г. Самара

Правило гласит: каждая задача должна получать четко выделенный, ограниченный бюджет времени на выполнение. Иначе, если вы не ограничите время выполнения, вступает в силу закон Мерфи: «работа отнимает все отведенное на нее время».

Вы пишете 5 задач на день. Каждая из них должна получить четкие рамки, сколько времени требуется на ее выполнение. Время должно быть реальным. Поможет в определении норматива чувство времени, о котором мы уже говорили ранее. Норматив задает темп работе. Мы, как существа биологические, живем ритмами. Рамка времени на каждую задачу помогает держать хороший темп. Это как нога на педали газа. Есть рамка – нога жмет педаль, и машина держит нужный темп. Убрали рамку – убрали ногу с педали газа. Машина снижает скорость и едет некоторое время по инерции. Потом останавливается. Это красиво изображено в фильме «Формула любви». Когда карета графа Калиостро сломана и барин общается с крестьянином Семеном.

– Что с каретой, Семен?

– Ось полетела, барин. За день сделаю.

– А за два?

– Сделаем за два.

– А за пять дней?

– Ну, если постараться, можно и за пять.

– А за десять дней справишься?

– Ну ты, барин, задачу ставишь. За десять чтоб успеть, помощник нужен.

– Бери кого хочешь, но чтоб карета была готова не ранее, чем через десять дней!

В нашей родной стране таких умельцев достаточно. Растягивать выполнение работы – это глубокое культурное наследие социалистических планов.

Вывод: после формулировки задачи на результат задать ей временную рамку. Сколько будет весить задача в часах, минутах. Это позволяет держать темп в процессе выполнения работы.

60: 40

Золотое правило 60 на 40 – наиболее полезно, чтобы все успевать!

Алесей Сачук, г. Москва

40 % надо держать в резерве – это система моей жизни.

Ольга Кий, г. Екатеринбург

Когда вы составили список задач на день, сформулировали каждую на результат, оценили и задали норматив, следует прибавить к сумме всех нормативом 40 % времени. Так вы узнаете длительность своего рабочего дня.

К примеру, у вас задач на 5 часов согласно второму правилу планирования. Это 60 %. Добавив еще 40 % (3 часа), получаем 8 часов. Такова будет настоящая длительность вашей работы.

Планировать по нормативу следует только часть рабочего времени. Это 60 %. Получается, что при 8-часовом рабочем графике 5 часов – задач по нормативам, 3 часа – буфер. Запас времени – на форс-мажоры, входящие звонки и задачи. На погрешность в определении времени на выполнение дел. При этом, если при планировании у вас задачи укладываются только в 6 часов и никак иначе, это нормально. Просто отдавайте себе отчет в том, что длительность графика работы будет 10 часов. В итоге вы знаете, когда реально освободитесь, и можете предупредить близких, чтобы скорректировать планы на вечер.

Правило 60: 40 позволяет вам реально оценить, когда завершится рабочий день. Если я планирую задачи с учетом буфера, то имею возможность регулярно выполнять свой план. В течение месяца максимум один-два дня выпадут из этой пропорции. В остальные вы на 100 % выполните задуманное. А это, как мы уже решили, удовольствие. Каждый день. Удовольствие дает дополнительную мотивацию. Этим вы замыкаете «классный» порочный круг: планирую – 100 % выполняю – получаю удовлетворение – снова планирую. Оцените свой порочный круг. Не пора ли сменить его?

Трехэтапное планирование создает гибкий и живой план. (Роман Кукушкин, г. Новосибирск)

На этом основные правила завершены. Акцентирую ваше внимание, читатель: соблюдая эти три правила, мы получаем хороший план. План, который на 100 % выполним, а значит, приносит удовольствие.

Перейдем к дополнительным правилам планирования.

ПРАКТИКУМ

1. Откройте свой план на сегодня. Проверьте каждый пункт плана, на что он ориентирован – на результат или процесс?

2. Пункты «не на результат» перепишите, учитывая рассмотренные выше критерии: 2–5 слов и совершенный глагол.

3. Оцените каждый пункт плана по времени. Сколько часов или минут понадобится вам в действительности, чтобы выполнить этот пункт.

4. Просуммируйте норматив всех пунктов плана за день.

5. Заложите резерв времени 40 %, чтобы план стал на 100 % выполнимым.

Нужно так научиться планировать, чтобы это приносило удовольствие. (Ольга Акулина, г. Санкт-Петербург)

АЛГОРИТМ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ – 7 ШАГОВ:

1. Вечером пишем список дел на завтра.

2. Проверяем каждый пункт «на результат». Изменяем, если требуется.

3. Утром следующего дня оцениваем имеющиеся ресурсы. Все ли пришли на работу, выполняем контрольные звонки, получаем почту. Если требуется, вносим в список свежие задачи «А».

4. Фиксируем норматив напротив каждого пункта дневного плана.

5. Добавляем 40 % резервного времени.

6. Распределяем дела, привязанные ко времени, по рамке дня: что когда выполнять.

7. Приступаем к выполнению.

Приучите себя следовать этому алгоритму. В течение недели-двух вы заметите, как увеличилась ваша продуктивность. Меньше станет авралов и форс-мажоров. Снизится стресс, поскольку будете все успевать. Ваши коллеги начнут завидовать и спрашивать вас: «В чем секрет таких положительных изменений?». Одним словом – наслаждайтесь успехом дневного плана.

Методики планирования рабочего дня

Эффективность каждого момента времени растет при планировании.

Вероника Горбунова, г. Киев

Уровень дневного масштаба, или ОПЕРАТИВНЫЙ, планирование на день грядущий. Рекомендуемые методики планирования:

«держать в голове»;

e-mail;

список дел;

секретарь;

метод «швабры»;

В-АВВ;

карта мыслей;

4 по 25;

принцип очереди.

«Держать в голове»

Записать задачу, для того чтобы освободить оперативную память.

Вера Левкина, г. Курск

Когда применим данный метод планирования на день? Когда несколько дел? Вы уже знаете правило семи, и, наверное, первая мысль – «5–9 дел можно удержать в голове». Совершенно верно, удержать. То есть помнить такое количество дел возможно. Однако где место для того, чтобы думать? Если ваше сознание будет занято только тем, чтобы помнить, какие задачи следует выполнить, то ресурсы для «думания» исчерпаны. Поэтому рекомендуем отказаться от затеи использовать сознание как записную книжку. Пользоваться таким методом следует, только когда на день – одна задача. Или на выходных, в отпуске. Когда вам не столь важны результаты и плотность дел низка.

Умение планировать день – залог уверенной работы. (Валерий Вольман, г. Тольятти)

Как только в голове оказываются даже две задачи, в случае дефицита времени, они вступают в конфликт, и одна из них будет вытеснена, забыта. Только одна задача может полноценно храниться в сознании даже в состоянии стресса, позволяя вам свободно думать над ее решением и выполнять действия, ведущие к достижению поставленной задачи. Поэтому для руководителя этот инструмент неприемлем. Разве что вам безразличны результаты вашей работы – тогда можете «держать планы в голове».

САМЫЙ ЛУЧШИЙ ИНСТРУМЕНТ – НАШ МОЗГ!

Многие думают, что с покупкой ноутбука, смартфона или коммуникатора они станут больше успевать. Такое же мнение распространяется и на программное обеспечение. Практически на каждом тренинге участники спрашивают: «Александр, какой самый лучший софт для тайм-менеджмента? Действительно ли Outlook помогает организовать себя и добиться большего в делах?» В таких случаях на вопрос отвечаю вопросом: что лучше – пила или рубанок? Какой столовый прибор важнее – вилка, ложка или нож? Как вы догадались, идеального инструмента нет. Суп – ложкой, стейк – вилкой. Вывод: задача диктует, какой инструмент использовать для ее решения.

Классический пример конфликта мастерства и инструментария, близкий к реалиям нашего бизнеса, есть в сюжете известного польского фильма «Знахарь». Девушка попадает в аварию, у нее травма шейного отдела позвоночника. Приходит местный «цирюльник», проводит осмотр и выносит вердикт: «Она не выживет, травма смертельна». Собирает чемоданчик с инструментами и выходит. Знахарь, который ее также осмотрел, заявляет иное: «Ямогу ей помочь, травма не смертельна. Но у меня нет инструментов для проведения столь тонкой операции». Он ворует чемоданчик из повозки «цирюльника», проводит операцию и спасает жизнь героине.

Суть аналогии в следующем: как чемодан врача со скальпелем может спасти жизнь только в умелых руках, так и новомодные мобильные штучки и современное программное обеспечение могут продвинуть вашу карьеру при условии, что вы знаете, как правильно их применять. Поэтому на первое место я бы поставил личное мастерство, навыки самоорганизации, а не технические средства. В подтверждение тому – многие весьма успешные топ-менеджеры в наш информационный век пользуются бумажным органайзером и при этом ничуть не страдают. Они успевают и руководить, и уделять время семье. Получается, что лучший инструмент, на который нужно тратить деньги, – это наш мозг. Точнее сказать, мышление. Следует развивать дисциплину и качество нашего мышления. Кто ясно мыслит – тот ясно излагает. Качество мышления видно по презентации человека. Не даром Цицерон, принимая своего ученика, просил его: «Скажи что-нибудь, чтобы я мог тебя увидеть!»

Е-mail

Почтовый клиент зачастую используется как органайзер. Самые распространенные – The Bat, Outlook, Outlook Express. Приходит письмо, в нем описание задачи. Читаем, выполняем, удаляем, переходим к следующему письму. Достаточно удобно. Осталось только исправить ошибки работы с почтой – и можно считать, что подходящий органайзер у вас под рукой.

Первая базовая ошибка: УДАЛЯТЬ ПИСЬМА. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка.

Предлагаю рассмотреть один из оптимальных алгоритмов работы с почтой.

1. Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак в начале позволяет этой папке всегда быть в самом верху, что облегчает визуальный поиск и ориентировку.

2. В ней создаем структуру папок под проекты, в которых вы участвуете. Названия категоризируем по проектам либо людям. То есть у вас появляется ряд папок, помеченный именами людей, либо названиями проектов. Например, вот так.

3. Когда подготовлена структура папок, следует освоить последовательность сортировки.

4. Нажимаем отправить/получить. Допустим, получаем 19 писем, они в папке «Входящие».

5. Бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем. То есть зачищаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10.

6. Оставшиеся письма читаем и определяем, какой они категории – <А» или «В». Если письмо «В» – перемещайте его в папку «!_Work». Переместили 7 писем, осталось 3.

7. Теперь следует оценить оставшиеся 3 письма категории «А» по критерию «время, необходимое для написания ответа». Если это займет несколько минут, сразу напишите ответы и положите в проектную папку архива. Ответили на 2 письма, осталось 1.

8. Теперь приступайте к работе с письмом категории «А».

9. Выделите в течение дня 1–3 окна для ответов на письма из папки «!_Work». Рекомендую оставлять такие окна утром, перед обедом и вечером. Их длительность и количество – по вашей потребности.

Представленный выше алгоритм прост, удобен и очень функционален. Такая схема позволяет держать в регулярном порядке вашу переписку. В любой момент времени можно получить доступ к нужному письму. Позволяет по завершении проекта легко создать архив и облегчить объем почтовой программы.

Когда завершена работа с проектом, просто откройте почтовую папку, выделите все письма в ней. Захватите мышью и перенесите их в папку на диске. Каждое письмо будет представлено как отдельный файл. Далее заархивируйте файлы, и получится один архивный файл со всей вашей перепиской по данному проекту.

Многие используют почтовый клиент как органайзер. Написали себе письмо – вот и задача, которую нужно сделать. Выполнили ее – переместили в папку «Сделано». Руководитель Дмитрий К. использует этот способ так. Если он на работе и вспоминает, что ему необходимо сделать дома, он пишет себе письмо на домашний адрес. А когда он находится дома и приходят мысли по работе, чтобы не забыть сделать их, фиксирует в письме и направляет на рабочий адрес.

Список дел и карта мыслей

Это два структурно разных способа выкладки, представления формации на бумаге. В таблице приведены сравнительные данные по каждому инструменту.

Карта мысли – это ненавязчивый план. (Ольга Кравцова, г. Пермь)

Список дел известен нам со школы. Для составления всех наших планов и заметок мы используем именно его. Поэтому этот инструмент уже хорошо отработан, как привычка. Другое дело – карта мыслей. Для многих людей этот загадочный инструмент встречается впервые. В двух словах суть его такова. В центре листа рисуем кружок. В круг ставим дату. Отводим черту от поверхности центрального кружка в любую сторону и фиксируем название задачи или действия, которое мы планируем выполнить. Обводим его в круг или овал. И таким образом набрасываем следующие задачи. Как спутники, запускаем на орбиту вокруг нашей даты задачи, требующие нашего участия. Важно при зарисовке не придерживаться последовательности заполнения орбиты, типа слева направо или наоборот. Этот метод требует произвольности, а не последовательности.

Карта мысли – полезный и гибкий инструмент: все на плоскости одновременно. (Алексей Зубрилин, г. Тольятти)

Подводя итоги, следует понять границы применимости каждого из методов. Если у нас задачи привязаны к точному времени: 12:00, 15:05 – то их фиксируем списком дел. Напротив каждого прописываем время начала выполнения. А вот задачи типа «если Петрович подготовит отчет, то внести его в реестр отчетной документации» очень удобно фиксировать картой мыслей. Чтобы организовать на основе списка дел и карты мыслей удобный планировщик на день, следует лист разделить на две половины. На одной – создать шкалу времени с утра до вечера. На второй – свободной – рисуйте карту мыслей задач, не имеющих четких временных точек старта.

При этом в течение дня по мере появления новых задач вы быстро определяете, куда их записать. Задайте вопрос: когда ее нужно сделать? Если время не задано – «в течение дня, главное – сегодня», насаживайте «новый Чупа-Чупс» на ядро карты мыслей и обводите овалом. Если же «в 13:15 начать отзвон по клиентам», то напротив шкалы времени фиксируете, что делать.

Руководителю рекомендуется овладеть обоими методами, так как в его работе регулярно присутствуют задачи, требующие то «аналитики», то «творчества». Практикуя рисование карт мыслей в течение двух-трех недель, вы сможете перевести это на уровень Навыков.

Секретарь

Девиз успеть за день – девиз на твоем щите!

Сергей Кирницкий, г. Великий Новгород

Отличный инструмент. Один только минус – удовольствие дорогое. Хороший секретарь, или, точнее, помощник руководителя, требует высокой оплаты труда. Рекомендуется для высшего управленческого звена: председателей правления, директоров. Секретарь хорош, если он обладает слепым методом набора, навыками быстрого чтения, отлично разбирается в офисных приложениях и Интернете. Умеет сортировать и приводить в порядок информацию как в электронном, так и в бумажном виде. Кроме того, должен буквально с полуслова понимать руководителя, чтобы экономить время на коммуникацию. Умело отсеивать «входящий мусор», точно фиксируя, кто, когда и с какой целью звонил. Он также должен уметь планировать график руководителя, то есть обладать навыками тайм-менеджмента, хорошо общаться и сглаживать острые углы, легко работать в стрессе и конфликтных ситуациях.

Метод «швабры»

Лучше сделать два крупных дела, чем пять мелких.

Валентина Тумаева, г. Самара

Реальная история. Англия, 50-й год прошлого века. Вице-президент Бетл-Хим Шваб вызывает консультанта Ли и просит дать совет по лучшему управлению делами. Недолго думая, Ли предлагает следующее:

– Напишите список дел, которые собираетесь делать завтра. Теперь выберите из них самое важное, самое ценное. Завтра утром приступите к нему. Ни на что не отвлекайтесь, пока его не завершите. После выполнения снова пересмотрите список. Возможно, появились новые задачи, которые требуют решения. Выберите на этот раз самую важную задачу и незамедлительно приступайте к ее выполнению. И в такой последовательности работать до конца дня. Даже если вы не дойдете до конца списка, вы выполните самые важные задачи. Работайте так каждый день, и результаты не заставят себя ждать. Насколько сочтете этот совет ценным, столько мне и заплатите, – с этими словами Ли удалился.

Через две недели Ли получает чек на сумму 25 000 долларов. На чеке внизу мелкой строчкой было приписано: «Это был самый лучший совет по менеджменту, который я услышал за последние 20 лет!»

Метод «швабры» – круто! Чистить, убирать – не загонять себя в угол. (Сергей Большаков, г. Уфа)

Это хорошая и поучительная история. Одно но: Англия, прошлый век. Россия, XXI век: насколько может позволить себе управленец весь день работать, не отрываясь ни на какие задачи, пока не завершит выполняемую? Практически нереально, находясь в офисе, пользоваться этим советом. Данный метод хорошо подходит только для закрытых часов, или day off, о которых речь пойдет дальше. Именно в такой день метод «швабры» позволяет полноценно и качественно «зачистить» рабочие задачи, сконцентрировавшись на крупных, «дорогостоящих задачах».

Почему метод «швабры»? Производная от имен героев этой истории Шваб и Ли. Только имена чужие, нерусские. А вот слово «швабра» всем знакомо со школы, когда драили полы, будучи дежурными по классу. Используя такую швабру, можно быстро зачистить рабочий график. Графически обозначается так: стержень швабры – список дел, а поперечная палка – приоритеты. Ведь суть метода – составить список и периодически менять тряпку (определять приоритеты), выполняя только важные задачи.

Рисунок «швабры»

В-АВВ

Мы с вами недалеко ушли от животных. По-прежнему являемся частью природы. Нашей активностью управляют биоритмы.

Рисунок суточного биоритма

На данном рисунке представлен суточный биоритм. То есть так изменяется степень нашей активности, энергетики в течение 24 часов.

На данной схеме есть два холма. Первый примерно вдвое выше второго. С восходом солнца активность организма начинает возрастать и достигает своего максимума в полдень. После обеда – небольшой спад, после которого – очередной подъем. В 4 часа утра физиологическая активность организма вдвое меньше, чем в полдень. То есть в 12 часов дня на 100 % выше степень внимания, сила и скорость реакции, чем в 4 утра. Попробуем расположить выполнение задач согласно этим волнам.

Нельзя решать задачи «А» с 14 до 16 часов. (Наталья Доморацкая, г. Москва)

Рабочий день будем начинать с задач категории «В». Важных, но не срочных. Важно, чтобы эти задачи были по продолжительности не более 1,5–2 часов. То есть вы должны быть полностью уверены, что успеете завершить за час-два начатую работу. По их завершении вы получаете две волны энергии. Первая – вдоль растущего графика биоритма, вторая – мозг впрыскивает в кровь эндорфины, гормоны счастья. Мы так устроены, что после завершения полезного дела мозг реагирует секрецией гормонов счастья. Получается одна поддержка – снаружи, вторая – изнутри. Можно ли желать лучшего?

Узнав биоритмы – буду делать дела «А» до обеда. А рутину с 14 до 16. (Олег Полянский, г. Москва)

На этом приливе энергии вы готовы свернуть горы. Именно этим и нужно заняться. То есть решить одну или несколько задач «А». Больших, важных, крупных. Ведь когда есть силы, справиться с тяжелым заданием – не проблема. После завершения задач «А», в районе 14 часов, рекомендуется устроить обеденный перерыв, в идеале поспать. Однако российский офисный график не дает такой возможности. Поэтому, если вздремнуть возможности нет, займитесь задачами «В». Однако послеобеденные «важные» задачи отличаются от утренних. Эти задачи должны быть рутинными, не требующими серьезного умственного или физического напряжения. Сортировка почты, просмотреть новости в Интернете, разобраться с бумагами на столе, пройтись по кабинетам, решить ряд мелких вопросов. Работая в таком ритме, в 17 часов вы почувствуете очередной прилив сил. Тут уж беритесь решать задачи «В» произвольного характера.

Ежедневно живя и работая согласно такому графику, вы получаете поддержку со стороны природы. Бороться с нею – дело неблагодарное. Сколько вам лет? Десятки? Природе – миллионы. Неравная битва. Оставьте даже мысли перехитрить мать-природу, лучше сделайте ее своим союзником. Воспользуйтесь ежедневной силой биоритмической активности.

Представьте, что вы серфингист. Ваша задача – развить высокую скорость и преодолеть определенное расстояние. Когда биоритм на подъеме – это как волна, которую нужно просто поймать и оседлать, дальше используя ее силу, маневрируя доской, преодолеть маршрут. А когда волны нет – то приходится ее ждать либо грести руками. Вопрос: насколько далеко уплывем, гребя ладошками? А сколько сил затратим? Идея проста: работать – когда есть силы, отдыхать – когда сил нет.

Иркутская компания «ВостСибСтрой». При строительстве объектов используют профессиональные бригады китайских рабочих. Представьте себе строящееся здание, на котором работает сотня-другая китайцев. Как рассказал один из участников корпоративного тренинга Вадим, «работники они отличные. Им не надо объяснять, как делать и что делать. Поставил задачу – и работают. Только вот каждый день ровно в первом часу работа останавливается, и все идут обедать. После обеда вся сотня работяг ложится спать на часок. Не по-нашему как-то, понять не могу, зачем они теряют время впустую?»

Что интересно, скорость работы и результаты этих китайских бригад выше, чем у российских аналогичной квалификации. Для обычного глаза работают вроде неправильно. Ежедневно теряют час на сон. Однако, понимая биоритмы, мы с вами можем предположить, что именно за счет ритмизации ежедневной нагрузки китайские строители добиваются столь высокой производительности труда. Ежедневный дневной часовой тихий час позволяет восстановить силы и избежать перегрузок, а значит, качественно и оперативно выполнять поставленные задачи. Ну что, будем работать, как китайцы?

4 ПО 25

Нарисуйте квадрат. Поделите его на 4 равные части. Шаблон готов. Подпишите последовательно в квадратах «сегодня», «завтра», «буфер», «обучение». Ваш рабочий день поделен на 4 части по 25 %. Каждому из квадратов достается по 2 часа времени. Это означает, что каждый день необходимо уделять 2 часа задачам важным и срочным, которые следует решить сегодня. Это задачи «А». 2 часа посвятить задачам, которые потребуются завтра, то есть группа «В». Буфер, или запас времени на непредвиденные расходы, 2 часа, – использовать, если «А» или «В» выходят за пределы своих установленных границ.

И каждый день 2 часа необходимо посвятить обучению, развитию себя.

Метод позволяет держать ежедневно в балансе оперативный, тактический и стратегический разделы ваших планов. Один только минус: не каждый день удается работать в таком режиме.

Рычаги эффективности рабочего дня

Порционность задач

В данном разделе мы рассмотрим, как можно сортировать выполнение задач исходя из одного критерия: время выполнения дела. То есть сколько требуется времени, для того чтобы выполнить его. Условно разделим все задачи на категории 3, 15, 30, 90 минут. Для каждой из этих категорий будут работать свои правила. Для большей наглядности начните с практикума, предлагаемого ниже.

ПРАКТИКУМ

В течение 2 минут напишите список дел, которые вы успеете сделать, если дать вам 3 минуты свободного времени. Учтите, каждое из них укладывается в 3 минуты, а не 3 минуты – на весь список. Далее напишите 3–5 пунктов дел, которые потребуют от вас больше 3, но менее 15 минут. Потом список дел, укладывающихся в 30минут. И, наконец, представьте, что у вас выдалось 90 свободных минут. Что вы можете успеть выполнить за это время? Просмотрите полученный список и оцените, насколько для вас применимы нижеописанные правила порционности задач.

Правила порционности задач

Планируй большое, разделяя на мелкое.

Виктория Платонова, г. Кострома

3 минуты. Для задач, длительность которых занимает менее 3 минут, используем правило «упал, отжался!». Или принцип «здесь и сейчас». Если задача требует менее 3 минут для своего выполнения, нет смысла записывать ее в органайзер и думать, когда удобнее ее выполнить. Прямо сейчас возьмите и сделайте ее. Время, которое потребуется, чтобы сформулировать ее на результат, оценить ее приоритет, решить, в какое время лучше всего выполнять ее… Бред! Вы потратите больше времени на все эти процедуры, чем на то, чтобы встать, решить это дело и вернуться на место. Ни на секунду не задумывайтесь, «когда ее лучше сделать?» Если задача короткая, быстро выполнили и забыли про нее.

Единственное, когда 3-минутке позволительно уделить внимание, чтобы занести ее в органайзер – если выполнить ее сиюминутно невозможно. К примеру, дело на 3 минуты нужно выполнить на объекте, на котором вы будете вечером.

Примеры 3-минуток участников тренингов.

Сделать звонок по формальному поводу.

Проверить состав сотрудников, пришедших на работу.

Выяснить, чем занимается персонал отдела.

Подписать важные документы.

Почитать анекдоты.

Одеться летом.

Покормить рыбок.

Короткий ответ на четкий вопрос.

Связать отгрузку и приход.

Переодеться.

Подписать сверку.

Откорректировать заказ.

Распечатать объявление.

Подписать протокол.

15 минут. Для дел этой категории используем «В-ассорти». Выделите в рабочем графике одно-два окна в течение дня продолжительностью 60 минут. К примеру, утром и после обеда. В эти окна направляйте все задачи категории «В», которые занимают 3-15 минут. У вас получится нарезка из нескольких коротких задач. Как только подошло время окна выполнения, принимайтесь за их выполнение. Подобная компоновка позволит не терять концентрацию в течение дня, а если утро начать с такой нарезки, то вы получите львиную долю гормонов счастья уже в начале рабочего дня. При выполнении дел следует руководствоваться принципом очереди. Этот принцип описывает последовательность выполнения дел, когда они равного приоритета.

Примеры 15-минуток участников тренингов.

С утра обойти два цеха.

Проверить табель сотрудников.

Продумать план встречи.

Решить проблему разногласий.

Разобрать ошибку.

Выслушать жалобу.

Посетить складской комплекс.

Устранить замечания в регламенте.

Заказать пропуск.

Аргументированно ответить на письмо.

Рассмотреть документ, находящийся на согласовании.

Написать пару запросов.

Оценить трудоемкость задачи типа «В».

ПРИНЦИП ОЧЕРЕДИ

Краткая зарисовка. В супермаркете есть несколько касс. К каждой из них подходят покупатели. Каждый покупатель – это дело, которое вам нужно выполнить. Короткое дело – пробить только жвачку. Длинное дело – покупатель с тележкой, полной товаров. На работу с ним потребуется куда больше времени, чем на клиента с одним товаром. Цель – чтобы в очереди стояло как можно меньше покупателей. Чтобы в нашем списке дел их было минимум.

Принцип гласит следующее. Вначале выполнять дела наивысшего приоритета. По-нашему, «А». Далее выполнять короткие задачи, начиная с самой короткой и по возрастанию. После их решения снова приниматься за задачи с наивысшим приоритетом.

30 минут. Если задача требует 20–30 минут для своего решения, то это обычная плановая задача. Именно такие «30-минутные кусочки» следует формулировать на результат. Проставлять для них приоритет и определять оптимальное время выполнения. Это задачи, которые мы согласовываем с другими людьми, если они принимают в них участие, и т. д. Еще раз подчеркиваю, это плановые задачи, к которым применимы основные правила планирования.

Примеры 30-минуток участников тренингов.

Свести отчетность по подразделению.

Разобрать отложенную почту.

Согласовать комплект технической документации по продукту.

Сделать правку замечания на бумажном носителе.

Продумать штатное расписание.

Обсудить документ из красной папки.

Просмотреть аналитику по кредитному портфелю.

Изучить акт от лицензирующего органа.

«Избить» транспортный цех.

Разноска текущих документов в 1С.

Составить табель выхода сотрудников.

Выборочная инвентаризация товара.

Составить отчет по НДС.

90 минут. Если задача требует для своего решения более часа, то следует применять правило «закрытого часа». Закрытый час – это когда вы отключаете всю коммуникацию с внешним миром и погружаетесь в решение данной проблемы. Соответственно при «зак-рытом часе» вас уже не потревожат 3-минутки и прочие задачи. «Закрытый час» позволяет сконцентрироваться на решении проблем.

Примеры 90-минуток участников тренингов.

Составить отчет по динамике персонала.

Разработать новое блюдо.

Разобраться с мыслями.

Составить маркетинговые таблицы по всем подразделениям.

Найти ошибку в отчете.

Переконфигурировать систему.

Найти информацию по новым объектам.

Проанализировать товарный запас подразделения.

Провести собеседование с претендентом.

Написать регламент.

Создать сетевой график.

Обсудить перспективы лизингового направления.

Выйти в офис с проверкой.

Провести аудит договоров, принятых ранее в банк.

Порционность так проста в применении – хоть завтра можно внедрить в свою работу! (Оксана Кленова, г. Уфа)

КАК ВЫБИРАТЬ ОРГАНАЙЗЕР?

Несколько рекомендаций по выбору органайзера (системы планирования и управления задачами). Органайзер обязан обладать следующими характеристиками:

1. Он должен быть единственным. (Когдау вас три записные книжки и еще на компьютере часть дел фиксируется – это неверно. Все должно быть в одном месте).

2. Вы должны его понимать и любить, учитывая его недостатки. А они есть у любого органайзера.

3. Следует довести работу с планировщиком до уровня как минимум навыков, а в идеале – привычек.

4. Спектр решаемых вами задач диктует выбор органайзера: бумажный или электронный. Формат: настольный или карманный и т. д.

Обязательно учитывайте вышеописанные рекомендации при выборе и в начале работы с личным помощником в управлении временем. Органайзер должен стать вашим другом. Друг – тот, кому вы доверяете. Если он постоянно «глючит» и зависает, можете ли вы назвать такого помощника другом? Я – нет. Друг – тот, кто помогает, кто оказывает поддержку в делах.

Правильное планирование придает ритмичность работы, а значит, экономию энергии. (Елена Сергета, г. Брянск)

Формула успеха за день

Настроиться на нужную «волну». Поднять на максимум эквалайзеры.

Сергей Моргунов, г. Челябинск

Нам хотелось бы успеть многое сделать за день. Каждый из нас ищет, как это сделать. Мы ищем волшебную формулу «максимум успеть за день». В ходе консультационной деятельности я вывел следующее правило успеха рабочего дня.

Представьте себе четыре эквалайзера, каждый из которых мы условно обозначим как:

формализованность задачи;

эффективность алгоритма или технологии;

навык;

входящие.

Каждый из ползунков может варьироваться от нижнего до верхнего положения. Все, кроме второго, имеют плавный ход ползунка. И только второй, «алгоритмы», изменяется скачкообразно. Ниже подробно раскрыты возможности, которые открывает нам каждый из ползунков.

Формализованность задачи

Формализация задачи отметает до 70 % ненужных задач!

Геннадий Шевелев, г. Волгоград

Насколько детально известно, что и как следует сделать? Если вы беретесь за задачу, которую никогда не делали, не имея инструкции по ее выполнению, то для вас формализованность задачи равна нулю. Если же у вас есть подробная схема описания того, что и как делать, то формализацию можно считать близкой к 100 %. В идеале описанные бизнес-процессы и есть стопроцентная формализация задачи.

В нашей схеме, чем выше вы поднимаете ползунки и чем большее количество ползунков находится вверху, тем больше вы можете успеть выполнить дел за день. Чем ниже расположены ползунки и чем большее их количество занимает нижнее положение, тем меньше шансов хоть что-то полезное выполнить за целый день. Получается, что от формализации задачи зависит многое, но не все.

Формализация процессов защищает от потерь времени. (Светлана Новикова, г. Брянск)

Эффективность алгоритмов

Если использовать нужный инструмент – работа будет выполнена качественно.

Юлия Гейдербехт, г. Екатеринбург

Второй ползунок – эффективность алгоритмов, отвечает на вопрос «КАК выполняю задачу?». Сюда относится как последовательность, пространственное расположение компонентов (если задача материальная), так и вспомогательный инструментарий для решения задачи. К примеру, стоит задача переименовать 100 фотографий. Указать в названии «банк федеральный» и в конце каждого файла – растущую нумерацию «001», «002» и так далее до 100.

Каждый файл переименовывать вручную

1. Выбираете мышкой файл.

2. Правой кнопкой меню – пункт Rename.

3. Набираете название файла на клавиатуре «банк федеральный 001».

4. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла.

5. Ставите мышь на следующий файл.

6. Повторяете 99 раз 1–5 пункты.

Каждый файл переименовывать вручную с использованием Shortcut буфера обмена

1. Выбираете мышкой файл.

2. Правой кнопкой меню – пункт Rename.

3. Набираете название файла на клавиатуре.

4. Выделяете набранные символы, мышкой не включая последние 3 цифры.

5. На клавиатуре Ctrl+C.

6. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла.

7. Ставите мышь на следующий файл.

8. Правой кнопкой меню – пункт Rename.

9. На клавиатуре Ctrl+V.

10. Нажимаете курсор «вправо».

11. Вбиваете нумерацию «001».

12. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла.

13. Повторяете 99 раз пункты 7-12.

Пакетное переименование файлов с использованием специального Soft

1. Запускаем программу ACDSee.

2. Выделяем мышью 100 файлов.

3. На клавиатуре нажимаем F2.

4. Набираем название файла на клавиатуре «федеральный банк».

5. На клавиатуре набираем «###».

6. Жмем Enter.

Все 100 файлов переименованы. Всего за 6 действий!

При различной комбинации действий количество алгоритмов достигает полусотни!

Понятное дело, что только последний алгоритм из приведенных выше действительно эффективен. Он позволяет за полминуты переименовать 100 файлов. Заметим, что при решении аналогичной задачи последним алгоритмом 1000 файлов переименовываются за те же полминуты. А при использовании предыдущих время на выполнение задачи линейно количеству фотографий для обработки.

Важный фактор в работе – гибкость исполнителя при выборе алгоритма действий. Если нужно решить данную задачу на своем компьютере, где установлены все необходимые программы, то выбор очевиден. Если задача решается на компьютере, где нет ACDSee, то инсталлировать ее имеет смысл при большом количестве фотографий, а если их 10–50, то мы используем «ручной алгоритм All Shortcut».

Следующий пример эффективности технологий. Если рассмотреть в ретроспективе развитие письма, то раньше были глиняные дощечки, потом перья с папирусами, далее первые печатные станки. Позже появляется печатная машинка. Со временем она становится электрической. Наконец, появляются компьютер и первые текстовые редакторы. В России в начале 90-х это были: Лексикон, МультиЕдит и матричный принтер. Сегодня стандарт работы с текстами – MS Word и лазерный принтер. Вплоть до того, что уже созданы программы распознавания голоса (к примеру, Dragon). Вы произносите слова, а в документе Word появляется текст. Это и есть эффективность технологий. Они постоянно развиваются, и следует быть в курсе, какие возможности они раскрывают, чтобы своевременно ими воспользоваться.

Навык – привычка

Рутина – путь к скорости.

Ирина Габидулина, г. Казань

Третий параметр – навык. Точнее, степень наработки навыка. Параметр линейно растет вверх. Начинается с навыка – внизу эквалайзера. Далее, с каждым успешным повторением, скорость работы будет все выше и выше. Верхнее положение эквалайзера – привычка – максимальная степень автоматизации действий. Получается, при прочих равных условиях, если вы 100 раз выполняли одну операцию, а другой человек – только 10, то в 101-й раз вы сделаете работу быстрее, чем другой в 11-й раз. Общая логика: чем большее количество раз я выполняю определенные действия, тем быстрее я могу выполнить их в следующий раз. Получается, мы можем упражняться, чтобы добиваться все большей скорости выполнения дел. И, наконец, четвертый ползунок, «входящие».

Входящие

Используя алгоритм планирования дня – можно учесть незапланированное.

Вадим Бочкарев, г. Екатеринбург

Сколько времени вас отвлекали от выполнения запланированных дел? На схеме вверху 0 % – внизу 100 %. Получается, если половину рабочего дня вас отвлекали, то ползунок располагается на середине отрезка. Чем больше вас отвлекают, тем меньше времени остается на выполнение запланированной работы. В идеале нужно, чтобы этот показатель был равен нулю. Тогда действительно можно полноценно сконцентрироваться на работе и успеть по максимуму выжать из рабочего дня.

Обратим внимание на взаимодействие всех четырех эквалайзеров. Если формализация 100 %, максимально эффективный алгоритм на сегодня, высокая степень автоматизации навыка и никто не отвлекает (входящие = 0), вы успеете очень многое сделать за день.

Если формализация на 0 %, технологии каменного века, навыков нет и постоянно входящие звонки и отвлечения, то успеть что-либо практически нереально. Исходя из этого выводим формулу успеха за день, четыре направления совершенствования.

1. Формализуйте свою работу.

2. Ищите и осваивайте новые технологии.

3. Отрабатывайте навыки, переводите их в привычки.

4. Защищайте свой день от «воров времени».

Это четыре направления, которые следует развивать. Четыре русла будущих рек, которые следует наполнить водой. Вашей энергией. Разрабатывая их и направляя усилия на совершенствование каждого из них, вы сможете успевать каждый день выполнять все больше и больше дел. Как сказала одна из участниц тренинга: «В рамках компании я вижу это так: отдел регламентации формализует бизнес-процессы; отдел IT занимается поиском и развитием технологий; отдел HR заботится о навыках персонала; секретари защищают сотрудников от входящих звонков. Каждый из ползунков выделенно обслуживается определенным отделом компании, позволяя расти всему персоналу одновременно». На мой взгляд, замечательное открытие руководителя компании «ВостСибСтрой». Именно так следует масштабировать инструменты персонального тайм-менеджмента на уровень компании.

Изумрудная россыпь – дополнительные хитрости в планировании дня

Умение управлять дневными задачами – это достижение великих целей с кайфом!

Евгений Поздин, г. Москва

1. Восполнение потерь времени.

2. Перенос несделанного.

3. «Закрытые часы».

4. Альтернативы: постоянно искать пути улучшения.

5. Согласование временных планов с планами других.

6. «Три тележки».

В отличие от основных правил планирования дня, без которых нельзя получить качественный план, дополнительные правила – всего лишь рекомендация. Если основные сравнить с двигателем, колесами и бензином, то дополнительные – это уже тюнинг нашего рабочего графика. Тонировка, магнитола, кожаный салон, кондиционер. Дополнительные правила создают комфорт и позволяют вам достигать еще большего результата. Рассмотрим каждый из пунктов более подробно.

Восполнение потерь времени

Планы нужно составлять в последний час дня – чтобы домой не нести свою работу.

Александр Малюгин, г. Москва

Руководитель зачастую, если не каждый день, остается после работы, чтобы завершить дела. Похищая личное время работой, мы пытаемся хоть как-то угнаться за растущей скоростью жизни. Хорошее ли это решение? Судить вам. Но опыт показывает позитивность следующего ответа: если вам требуется 30–40 минут, чтобы завершить задачу, оставайтесь и завершайте. Если в конце дня уже все выполнено, осталось время – идите домой. То есть вечером мы лишь завершаем задачи, ограничиваясь критерием 30–40 минут, а не начинаем новые крупные дела.

А если за 5 минут до завершения рабочего дня вы начинаете новую задачу, требующую часа и более времени для ее выполнения, то уйдя, не завершив ее, вы будете испытывать чувство неудовлетворения. А если останетесь ее завершать – то уйдете с работы часа через два.

Перенос несделанного

Все, что не выполнено сегодня, должно быть перенесено на следующий плановый период. На завтра либо в недельный план, о котором речь пойдет дальше. Как только нерешенную задачу мы прячем под ковер – она приходит к нам неожиданно, уже в наряде аврала. Только если задача потеряла актуальность, ее можно удалить из рабочего графика. Поэтому все фиксируйте, дабы иметь полный обзор дел. Видение цельной картины позволит верно выбирать приоритеты в делах и избегать авралов. Как сказал один из участников тренинга, «умелое планирование позволяет лишить руководителя авралов». Хорошая идея – лишите себя авралов!

«Закрытые часы»

«Закрытые часы» – золотое время для инноваций.

Юрий Давыдько, г. Киев

Представьте себе Красное море. Полдень. Вы с партнером в лодке, ловите жемчуг. Берете камень на шею и «бульк». Ныряете. Погружаетесь на глубину, уже заметно дно, просматриваются ракушки. В этот момент дергается веревка. Ваш партнер тянет ее, подавая вам сигнал к подъему. Наверняка что-то важное. Я всплываю, поскольку доверяю своему партнеру (коллеге, начальнику, подчиненному). Выныриваю. Перевожу дыхание.

– Что у тебя?

– Саш, пиво вечером будешь пить?

– Да, буду. Это все?

– Ага.

Отвлекли по мелочи. Снова камень в руки и гребем ко дну. Доплыли. Отыскиваем ракушку, открываем ее. Протягиваем руку, чтобы взять. Снова рывки веревки. Зовут наверх. Забываю про жемчуг, бросаю камень, несусь наверх. Всплыл, перевел дыхание.

– Саш, хотел спросить. Какое пиво заказать – темное или светлое????

Снова входящий. Снова мелочь. Отвлекли на 15 секунд, но вам потребовалось немало усилий и времени, чтобы погрузиться и всплыть. А жемчуга нет. Чтобы вашу ловлю не прерывали подобные мелочи, следует устраивать «закрытые часы». Период времени, когда вас никто физически не может отвлечь. Вам требуется определенное время, чтобы сконцентрироваться, войти в курс дела, понять проблему и на выходе дать короткое по времени решение: казнить или помиловать. Жемчужина маленькая, весит всего несколько граммов, но очень ценная. Как ваше решение. Чтобы его принять и чтобы оно было на вес жемчужины, вам необходимы «закрытые часы». Иначе как в лодке на Красном море.

Можно больше успеть, если устраивать «закрытые часы» до работы и перед обедом. (Валерий Яненко, г. Иркутск)

Для того чтобы создать закрытый час, найдите помещение, желательно не в офисе. Отключите телефон и прочие средства коммуникации. Создайте условия, чтобы никто не мог вас отвлечь. Как правило, практикуются 2-4-часовые «закрытые часы». Если вы руководитель, то у вас должно быть закрытых 4 часа в неделю минимум. Задача руководителя – думать. Чтобы думать, нужно иметь возможность это делать. «Закрытые часы» – единственная возможность сконцентрироваться над проблемой любого рода. Такие возможности устраивайте себе два раза по 2 часа либо один на 4 каждую рабочую неделю.

Итак, для чего нам «закрытые часы»? Во-первых, для совещаний и любых коллективных взаимодействий, требующих быстрого и важного решения. Когда вас прерывают, ничего дельного ваш мозг выдать не может. Мы уже знаем, что любое отвлечение – это потеря двух минут времени. Время торможения и разгона. Это светофоры, которыми полны городские улицы. А разогнаться можно только на трассе, где количество прерывателей сведено к минимуму, в идеале к нулю.

Во-вторых, у руководителя есть задачи, требующие самостоятельной работы. Для решения таких дел требуется уединение. При работе с цифрами, в случае многофакторности проблемы, любые стратегические вопросы. Приведем ряд примеров, как используют это дополнительное правило управленцы.

Головной офис компании «РОСНО». Алексей – руководитель направления автоосаго. «Каждую среду я работаю дома с ноутбуком. Отключаю все телефоны, электронную почту. Такой день я называю day off, когда меня нет на работе и меня не отвлекает ни одна входящая задача, позволяет мне успеть сделать столько, сколько я успеваю за понедельник, вторник, четверг и пятницу, работая в офисе. Все коллеги знают, что в среду меня бесполезно искать, поэтому они строят свою работу так, чтобы среда не вызывала авралов».

Именно в такой день метод «швабры» позволяет полноценно и качественно зачистить рабочие проблемы, сконцентрировавшись на крупных, «дорогостоящих».

Сергей, генеральный директор компании «Аркада», г. Смоленск:

Год назад мы приняли решение отключать все телефоны на время совещания. Сотовые ставить на вибросигнал. После завершения совещания участники отвечают на пропущенные звонки. За год работы ничего не потребовало незамедлительного снятия телефонной трубки и тут же, не отходя от кассы, решения проблемы. А у нас строительный бизнес. Многие, у кого подобная сфера деятельности, являются рабами входящих звонков. Мы также не один год находились в этом рабстве. В результате ни одно совещание не могло завершиться вовремя. То у одного, то у другого «важный звонок». Собирались минут на двадцать и засиживались на часы. Как в фильме «Джек Восьмеркин – американец». Глубокая ночь, идет совещание в колхозе. Входит Джек и спрашивает:

– Что тут?

– Экстренная пятиминутка.

– Давно началась?

– Еще светло было.

Альтернативы: постоянно искать пути улучшения

Нужно доверять себе и иметь смелость бросать бесперспективные дела.

Татьяна Попова, г. Екатеринбург

Пожалуй, есть только одно убеждение, которое открывает безграничные возможности роста эффективности. Звучит оно так: все, что я сейчас делаю, можно делать быстрее и лучше. Когда вы заняты делом, единственное, что должно быть у вас в голове, – это «как можно выполнить эту работу быстрее и лучше?». Пусть эта фраза красной нитью пройдет сквозь ваши мысли. Постоянно находясь в состоянии открытости и восприятия новой информации, вы позволяете себе увидеть то, что может улучшить ваши результаты. Вы потенциально готовы к переменам. Если выполняя одну и ту же работу, вы довольствуетесь получаемыми результатами, то ваше вымирание – лишь вопрос времени. Это стратегии динозавров. Сегодня, в информационном веке, выживают и развиваются те люди и компании, которые постоянно совершенствуют свои процессы. Постоянно ищите пути совершенствования того, что вы делаете.

Согласование временных планов

Как только ваши планы определились и оказалось, что в них участвуют другие люди, обязательно поставьте их об этом в известность. Предположим, вы босс. В среду, составляя график работ, вы запланировали провести совещание в пятницу с 15 до 17 часов. В нем должны принять участие ваши подчиненные: Петр, Николай и Елена. Но так как вы босс, вы ставите их в известность за 10 минут до начала совещания, то есть в пятницу в 14:50. Какова будет их реакция? Петр уже на переговорах с заказчиком, поэтому он не сможет принять в нем участия. Николай только погрузился в проблему, и тут его приглашают «на ковер». Елена еще вчера отпросилась, взяв отгул на этот день. Ваше совещание провалилось. Вы злитесь на подчиненных, хотя они стараются и исправно работают. В чем причина? Вы заранее не известили их о совещании, а еще лучше было бы совместно согласовать с ними дату и время его проведения.

Бытует мнение: если хотите рассмешить Бога, расскажите ему о своих планах. Абсолютная истина. При составлении планов у вас единственная возможность «согласовать планы с Богом». В Библии сказано: Бог в каждом человеке. Поэтому при составлении графика согласовывайте планы с самим собой. При таком подходе люди будут помогать вам, а не «строить козни», как, возможно, сейчас происходит в вашей жизни.

«Три тележки»

Как истинный холерик полюбила «три тележки».

Ольга Калмаконова, г. Москва

Как долго вы можете работать в полной тишине? Можете ли вы, придя на работу, не поздоровавшись с коллегами, сесть за компьютер и работать весь день молча? Вечером выключить его и, не попрощавшись, уйти домой. Если да, то, скорее, по темпераменту вы флегматик. А вот если вы холерик или сангвиник, то для вас невыносимая мука – час молчать, работая в одной комнате с людьми. Если вы непоседа, которому регулярно требуется смена картинки за окном, общение и т. д., то «три тележки» вам помогут. Павлов писал: лучший отдых – смена вида деятельности. Он оказался прав. Попробуем этим воспользоваться. Представьте дорогу, на которой стоят три повозки. Ваша цель – перетащить их на другой конец. Вы впрягаетесь в одну и тащите ее, как рикша, несколько сот метров. После чего впрягаетесь во вторую повозку. Тащите ее сто метров. Повторяете процедуру с третьей. И так, чередуя тележки, к вечеру перегоняете их с места на место.

Утром вы начитаете одно дело. Проработав над ним час-полтора, переключаетесь на следующее. Потом на третье. В течение дня по очереди работаете с каждым из дел, добиваясь к вечеру завершения каждого. Таким образом, мы достигаем разнообразия в деятельности, скуки нет, и к вечеру все запланированные дела выполнены. Приведем список чередуемых диад:

работа в офисе / работа вне офиса;

работа с бумагами / работа с людьми;

работа самостоятельная / работа в коммуникации;

аналитическая работа / творческая работа;

работа на усвоение информации: чтение, слушание / работа на излагание информации: беседа, написание текстов;

работа рутинного характера / работа творческой направленности.

Для разбивания однотонности работы мозгу достаточно на день 2–3 разнообразных вида деятельности. Меньше двух – нет разнообразия. Больше трех – начинается расфокусировка внимания, и вы начинаете терять время на переходах от одного дела к другому.

Чтобы длительное время работать без усталости, следует периодически переключать внимание между выбранными делами. Это и есть самое ценное в данном правиле. Единственное, что следует учитывать, – так это к вечеру завершить все эти задачи до конца. Как говорил нам физик в десятом классе: два полуумных – это не один умный. Применительно к тайм-менеджменту две задачи, не доведенные до конца, и одна завершенная – это большая разница. Ваша задача, чтобы к вечеру у вас было «три умные», завершенные до конца задачи.

Максим Горький писал: «День – это маленькая жизнь. Кто не умеет управляться со своим днем, никогда не станет хозяином своей жизни». Мы подробно рассмотрели, как справляться в течение дня со своими делами. Используя описанные рекомендации, вы создаете твердый фундамент вашего дальнейшего успеха. Фундамент очень важен. Когда вы научились владеть своим днем, можно оторвать глаза от земли и посмотреть вперед, на ближайшие перспективы. И первое, что вы увидите, – это недельный масштаб: нужно выстраивать недельные планы.

Недельное планирование

Более длительный горизонт планирования позволяет создавать баланс в работе. Планируя – я получаю кайф от жизни!

Ольга Власова, г. Астрахань

Следующий уровень планирования – недельный. Как мы уже знаем из предыдущего раздела, на неделю мы должны ставить перед собой ЗАДАЧИ – более крупные блоки, по сравнению с уровнем ДЕЙСТВИЙ. Главная цель недели – добиться качественно новых результатов от работы. Результаты недели – не просто сумма пяти дней. К концу недели количество должно перейти в качество. Если менеджер в день выполняет 40–50 контактов, то к пятнице с него нужно требовать не 200–250 контактов, а выставленные счета или полученные заявки. Для каждой должности, области работы вам следует продумать лестницу перехода количественных показателей в качественные. Иначе вы не сможете эффективно планировать и управлять своей деятельностью.

На этом уровне для планирования можно воспользоваться хорошо зарекомендовавшими себя инструментами:

«неделька»;

карта мыслей.

Карта мыслей

Схема рисования такая же, как и в планировании дня. В центр ставим название недели, с какого по какое число. Только вот на орбиту запускаем уже ЗАДАЧИ. То есть пункты, в которых зафиксировано, что хотим достичь к концу этой недели. Удобно разместить такую карту на стене, над рабочим столом. По мере выполнения планов помечать выполненные. Ежедневно у вас есть карта фокуса над недельными задачами.

«Неделька»

Планировать следует понедельно, а не по дню – сверху виднее.

Александра Сердюк, г. Москва

На одной плоскости представлена сетка всех 7 дней недели. Важно именно 7 календарных дней, а не 5 рабочих. По горизонтали расположены дни недели, по вертикали – время работы, с утра до вечера. На рисунке представлен один из вариантов «недельки». «Неделька» – когда все дни календарной недели расположены на одной плоскости. Схема работы с «неделькой» такова. Изначально проставьте месяц и числа около пометок пн, вт и т. д. Далее нанесите на сетку еженедельные дела. То есть что у вас происходит каждую неделю в один и тот же день и время. К примеру, каждую неделю в понедельник с 10 до 11 вы проводите совещание. Получается, это время у вас занято. Укажите это на бланке. И так пройдитесь по каждому из дней, чтобы вынести на бумагу все еженедельные дела, в которых вы принимаете участие. В итоге вы графически увидите, сколько времени вы заняты, а сколько остается свободного времени для выполнения проектной работы. В некоторых крупных компаниях, когда руководители обрисовали свои регулярные задачи, то в сумме за неделю они заняли 40 % рабочего времени! Через минуту им стало понятно, почему не хватает времени на работу. Большую часть графика занимали совещания, планерки, селекторы. Так вот, время, которое не занято регулярными задачами, – это ваше свободное рабочее время для достижения задуманных результатов. Исходя из полученной картины, определите, чего хотите достичь к концу недели, и занесите результаты внизу таблицы.

Планирование дает возможность видеть дальше, чем идешь.

(Светлана Ефремова, г. Екатеринбург)

Теперь «неделька» готова к употреблению. Всегда держите ее рядом, чтобы можно было вносить изменения. Каждый вечер переносите из «недельки» в план дня нужные задачи. Когда появляются входящие задачи не на сегодня, открывайте «недельку» и фиксируйте их. Имея такой мониторинг задач на бумаге, вы можете оперативно реагировать на изменения ситуации, принимая качественные решения по распределению времени выполнения.

Во втором разделе данной книги есть глава, посвященная недельному планированию в Outlook 2007. Могу вам сказать, что если на уровне дневных планов бумажные органайзеры имеют преимущества, то в масштабе недельных планов электронные средства на порядок эффективнее. Поэтому рано или поздно практически все перейдут на планирование в электронной среде. Однако бумага никуда не денется.

КОГДА БУМАГА СТАНЕТ ЛИШНЕЙ?

Принятие решений и планирование – два совершенно разных шага одного процесса – управления временем. Планировать, как правило, удобно в электронном органайзере, особенно когда речь касается недельных и более масштабов. А вот принятие решений лучше дается на бумаге, ручкой или карандашом. Когда можно покусать колпачок, помять и выкинуть «неудачный рисунок» и, наконец, определиться в выборе альтернатив. Занести принятое решение в планировщик. Бумага никогда не уйдет из жизни человека. По крайнем мере – успешного, творческого человека. Поэтому в идеале требуется: электронное средство планирования, удобная, приятная вам бумага, блокнотик – что угодно для принятия решений. На своем примере могу показать следующее. Когда я работаю над текстами, будь то статья в СМИ или очередная книга, я работаю за компьютером, набирая текст. Когда создано несколько страниц, мне обязательно нужно их распечатать, чтобы потрогать руками, прочитать, пройтись ручкой, сделать правку. После этого я вношу изменения в электронный документ. За все время моей писательской деятельности есть только несколько статей, которые ушли в производство, минуя бумажную стадию.

Анализ «недельки» позволит мне больше времени уделять здоровью и личной жизни. (Александр Гавриченко, г. Подольск)

Подведем итоги, стыкуя дневной и недельный масштаб. Вечером вы составляете план на следующий день. В течение дня при появлении новых задач вы ставите себе один вопрос: задачу следует выполнить сегодня? Ответ «да» – тогда фиксируете в план дня. Ответ «нет» – записываете в «недельку». У вас под рукой всегда должны быть как минимум два бланка. План на день и «неделька». Это позволит вам быстро фиксировать новые задачи и вносить оперативные изменения в свой график. С момента начала пользования планом дня и «неделькой» на второй-третий месяц у вас выработается привычка. С этого момента планирование будет для вас незаметным и приятным. А результаты работы вырастут на порядок.

Рисунок «недельки»

Глава 6 Отдых и восстановление

Самое важное – баланс сил. Он позволит мне задать новые приоритеты жизни.

Константин Игорев, г. Новокузнецк

В этой главе я расскажу о ключевых сферах успешного человека. Тех областях, в которых ему следует развиваться и расти, чтобы постоянно добиваться жизненного успеха. И так как одной из этих областей является здоровье – поговорим о полноценном сне. Самом главном и обязательном источнике жизненных сил. Главное в отдыхе – это хороший сон. Я покажу, как можно организовать его эффективно.

Баланс жизненных сил

В жизни человека самым ценным является баланс. Баланс областей жизни. Что сюда входит? Профессиональная сфера, близкие люди, здоровье, самообучение. Основное правило работы со сферами жизни – каждой уделять периодическое внимание. Ежедневно – лучше всего. Раз в неделю – терпимо. Раз в месяц – уже плохо. Если раз в год – считайте, что вы совсем не уделяли ей внимание. Раскроем каждую из сфер более подробно.

Профессиональная сфера. Иногда еще говорят – работа. Это место, где мы зарабатываем деньги. Получаем опыт и проводим минимум треть жизни. Это наш фронт, где мы себя реализуем. Так как мы треть жизни отдаем работе, важно продумать, как наладить качественные отношения в этой сфере.

Близкие люди. Семья, друзья, родственники и т. д. Суть этой области жизни для человека – пополнение запасов энергии. Восстановление сил. Я называю его в противоположность работе – тыл. Это место, где вас любят и ждут в любом состоянии. Поэтому жизненно важно, чтобы в данной сфере был порядок. А порядок может быть только в том случае, если ему уделять внимание. Если в вашей жизни нет близких людей, считайте, что у вас нет надежного тыла, некуда вернуться зализать раны.

Здоровье. Моя любимая область. Здоровье – физиологический фундамент успеха. Представим здоровье в виде градусника со шкалой от 0 % до 100 %. 0 % – труп. 100 % – выспались, отдохнули, поели. Чувствуете себя полными сил. Если вы больны гриппом, с температурой под 39–40 градусов, плюс полный набор всех остальных признаков, то согласитесь, что это можно оценить примерно на 80 % по нашему термометру.

Здоровье – расходный материал успеха. Здоровье – это монета, которой мы расплачиваемся за успех. Поэтому, чем больше у нас данных монет, тем выше ваши возможности в бизнесе. У кого больше здоровья, тот имеет преимущества. Хотите легче расплачиваться за достигнутые результаты – наращивайте базовый капитал здоровья. Здоровье должно стать средством, а не целью! Цель – это ваши мечты, желания, надежды, которые вы оформляете на бумаге. Приятная новость – здоровье в ваших руках. Примеров тому – сотни только в нашей стране. Не будем далеко ходить, замечательный пример – Валентин Дикуль. Человек, потерявший здоровье, снова его обрел, благодаря своему желанию, самодисциплине. Как только мы понимаем, что здоровье есть средство для наших целей, нам куда больше хочется о нем заботиться, чем раньше.

Самообучение. Зачем обучение, полагаю, понятно. Однако хочу сделать акцент именно на части «само». Дело в том, что обучение, то что нам давали в школе, университете, МБА и т. д. – имеет мало пользы. Практической пользы. Все, что вы используете в своей работе, – это то, что вы сами решили освоить. Заплатили свои деньги. Потратили свое время. Часть «само» означает активность изнутри человека. Его сильное желание, стремление. И это залог успеха. Автономность в плане самостоятельности работы особенно важна для руководителя. И здесь нужно самому принимать решения, когда и чему учиться.

Эффективный сон

Про сон – не надо спорить с природой. Можно распланировать задачи так, что организм будет помогать в работе, а не наоборот.

Николай Козлов, г. Кострома

Странно, почему на улице так светло? Не помню, чтобы звенел будильник. Или звенел. а, вот он. Девять тридцать?! Я же должен был встать в семь, неужели я выключил будильник и не заметил?! «Ну конечно, надо было вообще не ложиться – тогда бы точно на работу успел» – иронизирую сам над собой. Лег в три, уснул в четыре, как тут встать в семь утра?

И ведь не первый раз уже так. Теперь весь день с ног на голову: на работу звонить, объяснять, потом еще работать в спешке, потому что времени уже меньше осталось, а дел столько же, да еще и не выспался, голова раскалывается. А после работы снова сидеть до поздней ночи, наверстывать то, что не успел за день.

Вам такая ситуация знакома? Когда не получается вовремя лечь спать, или не получается вовремя встать, или не получается нормально выспаться за это время, или все это вместе?

А ведь мы треть жизни проводим во сне! Это очень большой объем времени. Наверное, каждый хоть раз задумывался: как можно этот объем уменьшить? Как высвободить время сна для дел, на которые днем времени не хватает?

Некоторые люди спят по 5–6 часов в сутки. Правда, чаще всего это происходит не от умения высыпаться за такое короткое время, а от огромного количества работы и неумения сделать ее вовремя. И сопровождается не бодростью и хорошим расположением духа, а нездоровым цветом лица, впавшими глазами и повышенной раздражительностью.

А ведь сокращение времени на сон позволило бы каждому из нас получить огромный дополнительный запас времени! Это возможность заняться собой, своим развитием, прочитать книги, которые давно хотелось прочитать, провести время с близкими людьми, встретиться с друзьями.

Давайте посчитаем. Если сократить сон на два часа (это, кстати, далеко не предел), получится 14 часов в неделю, 60 часов в месяц, и более 700 часов в год. Причем это чистое рабочее время, которое вы можете потратить на что угодно! Примерно столько времени у вас есть на работе в течение четырех месяцев. Вы себе представляете, сколько можно сделать за четыре месяца работы? И эти «бонусные» четыре месяца в год вы получаете, всего лишь научившись спать в сутки на два часа меньше!

Так можно ли спать меньше восьми часов в сутки и при этом быть здоровым и бодрым?

Плохая новость в том, что никого из нас в детстве не учили, как правильно спать. Как спать, затрачивая на сон мало времени, и при этом отлично высыпаться.

Хорошая новость в том, что мы уже выросли. Спать меньше восьми часов и прекрасно при этом высыпаться – можно. И теперь мы способны научиться этому сами.

Общие вопросы

Многие люди слышали о том, что существуют какие-то фазы сна, что некоторые часы в сутках более эффективны для восстановления, что есть два основных типа биоритмов. Однако эти разрозненные «слухи» не помогают им высыпаться за короткое время и больше успевать. Чтобы разобраться, как же спать правильно, эффективно и с пользой для здоровья, давайте сразу разберемся, что же такое сон, как он устроен и зачем нужен.

Зачем нужен сон

Вам случалось не поспать ночью? Сутки подряд? Два дня подряд? У меня личный рекорд – 42 часа без сна. Я не знаю, какой рекорд у вас, но вы наверняка помните, как себя после этого чувствовали, да? Тело вялое, мысли путаются, то и дело хочется закрыть глаза.

Кстати, зафиксированный мировой рекорд бодрствования – 18 дней. Как такое возможно, я себе представляю с трудом. У испытуемого уже через несколько дней начались тяжелые формы галлюцинаций, и после этих 18 дней ему потребовалась серьезная помощь врачей.

А все потому, что сон обеспечивает отдых, восстановление нашего организма. В течение дня мы активно расходуем ресурсы нашего тела и психики, ночью – восстанавливаем их.

Во время сна обрабатывается и упорядочивается в памяти вся новая информация: отфильтровывается ненужная и запоминается полезная.

Сон имеет большое значение для метаболизма, так как именно во время сна высвобождается гормон роста, происходит восстановление тканей. Во сне человек восстанавливает свой иммунитет.

Если не сильно вдаваться в вопросы выработки гормонов и восстановления иммунитета, для любого из нас очевидный критерий качества сна – восстановление ресурсов нашего тела и психики. И именно по тому, насколько хорошо они восстановлены, мы судим «выспался я или нет».

Тело еле ноги передвигает, и мысли путаются – не выспался. Легко поднялся, голова свежая – выспался. Апатия, делать ничего не хочется, скучно – не выспался. Бодрость, интерес, хочется многое успеть сделать за день – выспался. И самый точный критерий: если в зеркале какой-то зомби с зеленоватой кожей и мешками под глазами – значит, точно не выспался. Там должно быть здоровое человеческое лицо, довольная улыбка и ясный взгляд. Вот тогда – выспался!

И потому мы, говоря об эффективном сне, имеем в виду именно такой вот прикладной, простой, житейский смысл: бодрость в теле, легкость в голове, интерес к жизни, а также хороший внешний вид – за минимальное время.

Как устроен сон

Я понял, почему не высыпаюсь: жена купила собачку – она будит каждый час ночью – я не высыпаюсь!

Михаил Болгудин, г. Москва

Сон на протяжении ночи неоднороден и состоит из различных фаз. Каждой фазе соответствуют разные состояния нашего организма: пульс, ритм дыхания, ритм мозговой деятельности.

В рамках этой статьи достаточно выделить две основные фазы: фаза медленного сна и фаза быстрого сна.

Фаза медленного сна – основное время восстановления, регенерации, роста организма. Этой фазе соответствует очень глубокий сон, редкий пульс, медленное и глубокое дыхание.

Быстрая фаза очень похожа на бодрствование с закрытыми глазами. Мозг очень активен, глаза закрыты, но быстро двигаются (поэтому фазу быстрого сна называют еще фазой быстрых движений глаз, или БДГ). Именно во время этой фазы человек видит яркие и эмоциональные сновидения.

В течение всей ночи медленная и быстрая фазы сменяют друг друга. При этом их длительность может меняться. Обычно медленная фаза длится от 60 до 90 минут, а быстрая – около 10 минут. В начале ночи быстрая фаза особенно короткая, к утру она удлиняется. Медленная фаза, наоборот, максимальна в начале ночи и становится короче к утру. Если продолжать спать и поздним утром, быстрая фаза становится очень длинной, и человек видит большое количество эмоциональных снов.

Для нас важно знать следующее. Если разбудить человека во время фазы быстрого сна – он легко проснется и легко сможет встать. Если же пробуждение произойдет во время медленной фазы – человек будет долго приходить в себя.

Вы, наверное, слышали такое выражение, как «погрузился в сон». Представьте, что сон – это океан, и когда мы спим, мы в него «погружаемся». На 90 минут ныряем глубоко, неспешно плаваем по дну. Потом на 10 минут поднимаемся к поверхности, почти выныриваем. Потом снова на 90 минут уходим на глубину.

И так человек «погружается» всю ночь, то уходя на 90 минут в «глубокий» сон, то на 10 минут поднимаясь в «поверхностный». И если вы человека вытащите из «поверхностного» сна, он вынырнет легко, а если потащите из «глубокого», выныривать он будет долго и вынырнет не очень свежим.

Потому для нас выгодно – просыпаться во время быстрой фазы, «выныривать с поверхности». О том, как сделать, чтобы пробуждение приходилось именно на эту фазу, будет сказано далее.

Индивидуальные предрасположенности

Большинство людей с точки зрения биологических ритмов организма относит себя к одному из двух типов – к «совам» или к «жаворонкам». Жаворонки просыпаются рано утром и легко встают, их пик активности – первая половина дня. Вечером их работоспособность снижается. Совы, напротив, просыпаются (если дать им такую возможность) довольно поздно, лучше работают вечером и любят засиживаться далеко за полночь.

При этом сов значительно больше: большинство людей относят себя к этому типу, отмечая большую нелюбовь к утренним подъемам и склонность засиживаться вечером. Почему такая несправедливость, спросите вы? Ведь в современном мире как раз удобнее жаворонкам.

На самом деле некоторая предрасположенность организма действительно существует, но в большей степени склонность вставать раньше или позже – скорее глубокая привычка.

Причин, по которым большинство людей считают себя совами, можно выделить несколько.

Одна из распространенных – график жизни близких. Если люди, с которыми вы живете, регулярно засиживаются за полночь, быть жаворонком довольно сложно. Они только ужин готовить собираются, а вы – уже в кровать. И попробуйте еще отказаться вместе посмотреть кино, поговорить, чая попить…

Другая возможная причина – нестандартный график работы. Да, большинство людей трудятся с 9 до 18, но есть виды работ, где требуется занятость до 23–24 часов, а иногда и дольше. Кафе, рестораны, кинотеатры – примеров масса.

И есть еще одна причина, возможно, наиболее важная и наиболее глубокая. Очень многие люди не удовлетворены своей жизнью, своей работой. Либо не любят дело, которым занимаются ежедневно, либо не любят условия, в которых это происходит (место работы, начальник, размер заработка.). И потому утренний подъем – это возвращение к неприятному занятию на ближайшие 8–9 часов. А вечером, естественно, человеку хочется позаниматься своими делами, отдохнуть – отсюда и желание посидеть подольше. Это всего лишь нежелание «отпускать» сегодняшний день, нежелание переходить к дню следующему.

Современная статистика распределения типов биоритмов среди людей утверждает следующее (для сравнения приведены цифры 100-летней давности):

Интересно, правда? Совы вроде бы и существуют, но настоящих довольно мало, ибо человек генетически создан природой как жаворонок.

При этом заметьте: половина людей за последние сто лет «мутировала» в аритмиков – людей без четко выраженного внутреннего ритма сна. Это происходит от требований современного мира: быстрая смена ритмов, работа в проектном графике, смена часовых поясов, широт и прочего.

Напрашивается простой вывод: шанс того, что вы действительно сова, очень мал. И тогда, если вы все же не любите вставать по утрам, вы – аритмик, и легко можете перестроить свой график сна и бодрствования. Для большинства людей образ жизни «жаворонок» или «сова» – всего лишь привычка, и нужную вам привычку можно наработать.

Александр Горбачев, генеральный директор CG Time-M:

«Мой рабочий график требует от меня работы в 35 городах России, по 2–5 командировок в месяц. Это постоянная смена часовых поясов, ночные перелеты и переезды. Кто я? Сова или жаворонок? Мне повезло, поскольку я попадаю в большую категорию – аритмик. Я могу жить как в режиме совы, так и в режиме жаворонка. И за несколько дней приспосабливаюсь к новому ритму, которого требует от меня бизнес. Я научился спать в дороге и короткими урывками в аэропортах, в ожидании рейса. Однако, несмотря на это, любимый график, когда я в Москве – подъем в 5:30, отбой в диапазоне с 21 до 23 – как получится завершить своей день».

Люди, занимающиеся тем, что им действительно интересно, необычайно легко встают с утра и не испытывают проблем с тем, чтобы лечь спать вечером. Просто потому, что они знают, что завтра их ожидает такой же хороший, а может, еще и лучший день, чем тот, который только что закончился.

Потому хватит оправдывать свое нежелание вставать с утра и мешки под глазами биоритмами. Практически любой человек может превратиться из совы в жаворонка. Режим дня – лишь вопрос привычки. Так что лучше просто поскорее найдите дело, которое вас по-настоящему захватывает, и оно будет будить вас утром лучше любого будильника!

Что нужно, чтобы спать эффективно

Итак, мы разобрались, что сон нужен нам для восстановления ресурсов тела и психики: «бодрое тело + свежая голова». Узнали, что существуют быстрая и медленная фазы сна и что просыпаться нужно во время быстрой. И поняли, что «совы» и «жаворонки» – это всего лишь привычки, которые можно поменять.

Так как же нам теперь с этим эффективно спать? Как затрачивать на сон меньше времени и при этом замечательно высыпаться?

Давайте задумаемся, на что вообще мы можем влиять в отношении нашего сна.

Сам сон происходит без нашего контроля: мы как бы отключаемся на это время. Область нашего влияния – это процесс нашего отхода ко сну и процесс нашего подъема с утра.

И в первом, и во втором случае мы можем менять время: во сколько лечь спать и на какое время поставить будильник. А еще мы можем менять действия: что мы делаем перед сном и после пробуждения.

Получаются два основных направления в нашей системе эффективного сна:

1. Время. Правильно выбрать интервал сна – во сколько нужно лечь и во сколько нужно встать.

2. Действия. Правильно организовать подготовку ко сну и подъем с утра.

Вот с помощью этих двух направлений мы и будем повышать эффективность нашего сна.

Мотивация к подъему

Есть кое-что очень важное в нашем умении спать эффективно. Это вряд ли можно отнести к системе эффективного сна, скорее, это необходимое условие ее работы. Вы можете выбрать правильное время для сна, овладеть техниками глубокой релаксации, купить себе хоть три «волшебных матраса» и пять «подушек для идеального сна» – но без одного очень важного элемента все это будет напрасной тратой времени, сил и денег.

В вашей жизни должно быть то, ради чего вы встанете с утра.

Если вы встаете, только чтобы пойти на нелюбимую работу и трудиться до вечера, а потом вернуться и трудиться по дому еще до ночи – вставать будет тяжело. С любой кровати. При любом методе эффективного сна.

А если у вас есть цель, есть дело, которое вам нравится, или есть люди, которые наполняют ваш день радостью, – вы встанете с утра легко, сколько бы часов ни спали.

Вот представьте: вам без объяснений анонимно дарят личный самолет, команду опытных летчиков и техников и пять миллионов долларов на «мелкие расходы» по дороге. Завтра летим в путешествие! Ура, собираем вещи!

Взлетели. По пути выясняется, что везут вас с таким комфортом в Сибирь, где вам предстоит увлекательный каторжный труд на ближайшие десять лет. Минимум. Еще хотите лететь?

Отлично. Новая вводная. Вас ждет после приземления вилла на берегу моря, принцесса/принц (по желанию) и полная свобода действий. Можете жить так, как хотите! Вот теперь, наверное, снова полетите, да?

Давайте задумаемся. Система эффективного сна, то есть ваше умение быстро и качественно высыпаться – это как комфортный личный самолет. Приятно, удобно. Но если в предстоящем дне вас ожидает только нелюбимая и неинтересная работа – вы будете наворачивать дополнительные круги на своем комфортном самолете столько, сколько возможно. То есть будете спать до последнего, потому что зачем просыпаться, если впереди – что-то неприятное?

А вот если в вашем дне – любимое дело, интерес и радость, то вы возьмете курс прямиком к этой радости, да поскорее, и еще будете пилотов торопить, чтобы быстрее летели. И встанете с утра – легко и с восторгом от нового замечательного дня.

Помните, как вы в детстве просыпались в День рождения? Вам хотелось поваляться еще? Поспать еще полчасика? Нет! Вы вскакивали, потому что впереди был праздник!

Так вот, нужно сделать так, чтобы в каждом дне было то, ради чего стоит вставать с утра.

Это – как топливо. Если этого нет, то какие бы вы ни придумывали способы мало спать и хорошо высыпаться, они будут работать вполсилы. Потому что лететь в Сибирь на каторгу – не хочется даже в личном самолете.

Светлана Чикина, генеральный директор ООО АК «УиН»: Раньше, когда я работала по найму, проблема подъема стояла для меня остро. Так как я сова, то каждое утро это был подвиг встать с первого звонка будильника. Однако все переменилось в лучшую сторону, как только я стала руководителем своей компании. Теперь мой график – подъем в 5 утра легко и в 6 старт в офис. Зачем так рано? Чтобы успеть проехать до начала московских пробок, ибо в 6:30 уже можно серьезно застрять – и провести больше часа, преодолев при этом всего десяток километров пути. Отбой у меня в районе 23 часов вечера. Каждое утро – легко встаю, каждый вечер быстро засыпаю. Я совершенно согласна с тем, что когда есть, зачем вставать с кровати, тратить время на раскачку человек не будет.

Если вы хотите спать эффективно, в первую очередь найдите себе, создайте, сделайте мотивацию к подъему. Чтобы вставать было интересно! Чтобы вставать было радостно!

Система эффективного сна

Надо планировать сон…

Александр Шварценберг, г. Тюмень

Итак, если радость и интерес вы себе нашли, то ответить нам теперь нужно на следующие вопросы: во сколько ложиться и во сколько вставать, а также как организовать отход ко сну и подъем с утра. Разобравшись с ними с точки зрения эффективности сна, мы узнаем, как спать меньше и высыпаться лучше.

Во сколько ложиться и во сколько вставать

Так как мы уже знаем о том, что личные предрасположенности в отношении сна (совы и жаворонки) – это всего лишь привычки, встает вопрос стратегического выбора: если я могу жить в любом режиме, какой режим будет оптимальным?

Можно выделить два противоположных подхода к определению режима сна. Первый – ложиться и вставать в строго определенное время каждый день. Второй – слушать свое тело, ложиться и вставать тогда, когда хочется.

Первый вариант – со строгим режимом – кажется неизбежным для людей, которые с утра идут на работу. Его плюс в том, что организм привыкает и подстраивается засыпать и подниматься в одно и то же время. Недостатки такого режима: отсутствие гибкости (сегодня надо бы на часок засидеться, а уже спать пора); иногда приходится ложиться спать, хотя еще не хочется; иногда наоборот, спать уже хочется, а ложиться еще не пора. Кроме того, такой режим очень легко сбить: задержались вечером, появились непредвиденные дела, – и плакал ваш эффективный сон.

Второй вариант дает большую гибкость: ложишься именно тогда, когда хочется спать. Но есть и недостатки. Во-первых, с утра бывает сложно понять, что уже хватит спать, то есть есть вероятность проспать больше, чем необходимо. Во-вторых, очень тяжело вставать, если подъем все-таки запланирован на какое-то конкретное время.

Наиболее гармоничным является смешанный подход. Подъем происходит каждый день в одно и то же время, а вот момент отправления ко сну варьируется. Ложиться спать при таком подходе нужно именно тогда, когда вы чувствуете сонливость и усталость.

Даже если вы немного засиделись вечером – вы встанете в свое обычное время. Если при этом вы не выспитесь – то просто вечером раньше захотите спать и раньше ляжете. Или можно еще «добрать» сна днем с помощью короткого дневного отдыха. Все колебания режима уравновешиваются благодаря фиксированному времени подъема.

После того как новый режим станет для вас привычным, организм адаптируется к подъему в определенное время. Это означает, что мозг будет работать таким образом, чтобы время вашего подъема пришлось именно на фазу быстрого сна. В этом случае вы начнете просыпаться в нужное время сами, без будильника!

Как выбрать время подъема

Естественно, основной вопрос при таком подходе – в какое время вставать, чтобы спать меньше, а высыпаться лучше?

Мы изначально предполагаем, что вы хотите многое успевать и многого достигать. Если вам достаточно просто валяться каждый день в кровати до полудня – эффективный сон вам бы не понадобился, правда?

И, если вы хотите успевать многое, удобнее всего назначить раннее время подъема. Как правило, подъем в 6–7 часов утра позволит вам успеть куда угодно, и при этом у вас будут в распоряжении утренние часы.

Человек, вставший рано утром, в среднем успевает сделать намного больше, чем тот, кто встает поздно. Даже если их время сна одинаково, утренние и дневные часы более продуктивны, потому что ритмы нашего тела синхронизируются по смене дня и ночи.

По мере того как ваш сон будет становиться все более эффективным, вы сможете легко вставать и в 5 утра. При этом в вашем распоряжении оказывается время, недоступное большинству людей! Пока все спят, вы можете заниматься собой, своим развитием, своими проектами.

Кроме того, время до 6 часов утра особенно эффективно для подъема. Восточная медицина выделяет в сутках три периода, каждый из которых дважды повторяется. Время с 2 до 6 утра соотносится с периодом «легкости и свежести», а следующие четыре часа, с 6 до 10 утра – с периодом «тяжести и покоя». Пробуждение в тот или иной период сказывается на самочувствии в течение всего дня. Мы «прихватываем» с собой на весь день легкость и свежесть, просыпаясь до 6 часов утра.

Вечерний будильник

Несмотря на то что время отхода ко сну варьируется, лучше все-таки назначить для себя некое «крайнее» время отбоя. Иначе бывает легко засидеться за интересной книгой или еще чем-нибудь. Чтобы не пропустить за интересным занятием время отбоя, ставим вечерний будильник на 20 минут раньше крайнего срока отхода ко сну.

И по его звонку – заканчиваем все дела и ложимся спать.

Александр Ткачев, руководитель IT-службы компании «Старт»:

Пару лет назад на тренинге Александра Горбачева узнал про «вечерний будильник». В тот же день поставил на своем коммуникаторе время отхода ко сну. Вечером, когда он прозвонил, начал завершать свой день. Удивительно, но когда я лег в постель – то практически сразу «отрубился». Утром я осознал, что впервые за последние несколько лет я так быстро заснул. С тех пор я использую этот механизм для отхода ко сну. Мне это помогло избавиться от сильнейшего вора времени «ворочаться в ожидании Морфея». И, несмотря на шутки близких, которые порою бывают, использую и по сей день. Поразительно, но порою самые простые советы – самые действенные. Именно так я могу сказать о пользе вечернего будильника.

Подготовка ко сну

Для эффективного восстановления очень важно, что вы делаете перед сном, как организовано это время. Ваши действия и мысли перед сном в значительной степени определяют качество сна и восстановления.

Вечерняя прогулка

Очень полезно сделать перед сном короткую прогулку. 20–30 минут будет вполне достаточно.

Такая прогулка даст мышцам долгожданную разрядку после дня (все-таки, большую часть дня мы обычно сидим), свежий воздух очистит голову и облегчит мысли. Да и засыпать после такой прогулки очень легко.

Во время прогулки переключите мысли с дел и работы на что-то другое. Помечтайте, подумайте, что хорошего было в прошедшем дне или что хорошего будет в дне завтрашнем. Это подходящее время для творческих размышлений – очень часто во время таких прогулок приходят замечательные идеи.

Не жалейте времени на прогулку. Намного эффективней потратить 1 час на прогулку и 6 часов поспать, чем поспать 7 часов. Прогулка перед сном сделает сон намного более эффективным, и вы проснетесь отдохнувшим и полным сил.

Время перед сном – отдых

Обеспечьте себе хотя бы 15 минут спокойствия перед тем, как лечь спать. Никаких дел, никаких сложных размышлений. Вы можете почитать что-нибудь легкое, подумать о предстоящем хорошем дне – да хоть в окно посмотреть; но это должен быть отдых.

Часто рекомендуют воздержаться от фильмов перед сном. С учетом того, что днем люди обычно работают, потом приходят домой, ужинают и освобождаются часам к 9-10 (в лучшем случае) – получается, фильмы смотреть вообще нельзя.

Взглянем на вещи реалистично: фильмы чаще всего только вечером посмотреть и можно. Так что смотрите, просто знайте меру. Уж точно не больше одного подряд, и лучше не каждый день. Три фильма в неделю это и достаточно интересно, и не слишком помешает вашему сну. При этом помните про 15 минут отдыха – это явно не последние 15 минут фильма. Выключив телевизор, внутренне тоже переключитесь, отвлекитесь от фильма, перед тем как лечь спать.

Правильная спальня

Заведите себе привычку проветривать помещение перед сном. Наше тело приспособлено спать при температуре более низкой, чем днем. Оптимальная температура для сна – 18 °C. Отчасти поэтому мы более беспокойно спим летом.

Сделайте так, чтобы ночью вам не мешала никакая бытовая техника и электроника. Едва заметные днем шумы и свечения индикаторных панелей могут ночью плохо повлиять на ваш сон, даже если покажется, что вам ничего не мешает.

И, естественно, для эффективного сна нужно выключить все источники света. Чем темнее будет в комнате, тем лучше отдохнут ваши глаза и весь зрительный тракт.

Расслабление

И, наконец, самая важная часть правильного сна. Чтобы наше тело и психика эффективно восстанавливались во сне, они должны быть расслаблены.

Как чаще всего люди ложатся спать? Голова забита мыслями о том, что случилось в течение дня, тело устало и держит в себе все напряжение, которое скопилось за день. И в таком «скрюченном» состоянии мы сворачиваемся и накрываемся одеялом.

В результате ближайшие пару часов наше тело тратит на то, чтобы хоть как-то расслабить мышцы и сбросить накопленное напряжение. Полностью мышцы при этом не расслабляются и за всю ночь. Мозг тоже не может сразу начать отдыхать из-за избытка мыслей в конце дня.

Если помочь своему организму расслабиться, тело и психика намного быстрей перейдут к процессу восстановления, и времени на сон потребуется намного меньше. Именно поэтому так важен с точки зрения эффективности сна процесс расслабления, или релаксации. Далее – о том, как это делать правильно.

Начнем с того, что при расслаблении мышц происходит расширение кровеносных сосудов и приток крови к мышечным тканям. В связи с этим мышечное расслабление сопровождается ощущениями тепла и тяжести.

В 1930-е годы немецкий невропатолог И. Г. Шульц создал систему упражнений, названную им «аутогенной тренировкой». В основе этой системы находится как раз идея о соответствии расслаблению ощущений тепла и тяжести. При этом суть метода Шульца заключается в том, что не только расслабление приводит к ощущению тепла и тяжести, но и наоборот: намеренное представление тепла и тяжести в мышцах приводит к расслаблению мышц.

Таким образом, чтобы хорошо расслабить мышцы, это нужно делать не только волевым усилием, что не очень эффективно, но и представляя в них ощущения тяжести и тепла.

Техника расслабления, которую мы будем использовать для эффективного сна, выполняется лежа. Уделяйте расслаблению 1015 минут, когда вы уже лежите в кровати.

Ваша задача – последовательно расслабить все тело, все группы мышц: правая рука, левая рука, правая нога, левая нога, таз, живот, грудь, спина, плечи, шея, лицо. Переведите внимание в ту часть тела, которую расслабляете. Мысленно сбросьте напряжение с мышц, ощутите тепло в этой части тела, почувствуйте тяжесть. Расслабляя группу мышц, вы можете мысленно проговаривать то, что делаете, например: «Я ощущаю тепло в правой руке. Я чувствую, как правая рука становится тяжелой.» И так нужно пройтись по всем частям тела.

Такому расслаблению довольно легко научиться, и довольно скоро вы сможете расслабляться быстро и глубоко. Правильное выполнение техники расслабления приводит к тому, что вы будто бы не чувствуете конечностей. Это означает, что мышцы настолько расслаблены, что контролирующий их нервный центр отключен. И это очень хорошо для восстановления сил как тела, так и психики.

Можно также выполнять технику расслабления днем, чтобы восстановить силы и освежить голову.

Ольга Лебедева, руководитель кадрового отдела ООО «НК-Аудит»:

Я освоила техники расслабления около года назад, и с тех пор уделять 15 минут расслаблению перед сном стало для меня естественным и привычным делом. Когда я только начала этим заниматься, меня просто потрясло то, что я стала просыпаться утром сама! До этого всегда вставала по будильнику (и каждое утро начиналось одинаково неприятно), причем с большим трудом. Теперь я высыпаюсь примерно за шесть часов, легко встаю в 5 утра и чувствую себя при этом намного лучше, чем раньше при «здоровом» восьмичасовом сне. Сейчас вопрос «Расслабляться или нет?» просто не возникает: это дополнительные два часа времени в день и отличный сон!

Расслабление поможет вам намного лучше высыпаться и существенно сократить время, необходимое вам для сна. 15 минут глубокого расслабления всего тела по восстанавливающему эффекту заменяют 3 часа полноценного сна!

Подъем

После того как вы выбрали время подъема и обустроили процесс отхода ко сну, самое время поговорить о том, как правильно вставать, чтобы провести день в бодром расположении духа и успеть многое.

Будильник

Скорее всего, вставать вам (по крайней мере, ближайшее время) предстоит по звонку будильника, так что начнем с него.

Будильник в первую очередь должен быть расположен так, чтобы вы не могли достать до него с того места, где вы спите. Впрочем, это еще не гарантирует, что вы не уснете все равно, не заметив, как встали и выключили его. Потому место, где будильник находится, должно периодически меняться. На шкафу, на подоконнике, на полу под тумбочкой – что угодно, что заставит вас хоть немного подвигаться и, по возможности, включить голову.

Когда будильник звенит – не нужно залеживаться в постели ни секунды. Каждая лишняя секунда, проведенная в кровати, будет после выключения будильника тянуть вас назад под одеяло, так что не рискуйте. Нужно просто немедленно встать и пойти выключить будильник.

Со временем, когда вы привыкните к нужному вам режиму дня с фиксированным подъемом, тело будет просыпаться уже само, и будильник вам уже не понадобится.

Стакан воды

Рядом с будильником – заготовленный с вечера большой стакан чистой питьевой воды. Выключили будильник – и сразу отметили это дело, выпили залпом весь стакан.

Это становится для организма шоком: как будто обливание, только изнутри. А ведь это просто один стакан воды! Очень легкий и очень действенный способ помочь себе проснуться.

Есть еще один метод утреннего включения организма с использованием стакана воды. Только вода на этот раз должна быть горячей. Это способ, которым пользуются индийские йоги для запуска системы пищеварения, аппетита, а через это – и всего остального организма.

Так или иначе, вода нашему телу очень нужна, а с утра особенно. Каким именно способом воспользоваться – выбирайте сами.

Умывание

Добравшись до ванной, необходимо, как это ни банально, умыться. Совершенно необязательно окатывать себя сразу ледяной водой, достаточно просто умыться теплой. Очень полезно также намочить и помассировать уши и область за ними.

Если не вытирать воду полотенцем, то, когда вы выйдите из ванной, она охладится и принесет вам прекрасное ощущение бодрости и свежести.

Зарядка

Как ни крути, но если вы хотите за день многое сделать и многое успеть, зарядку в свой утренний распорядок включить придется, если до сих пор этого не сделали.

Без зарядки ваше тело еще полдня будет приходить в нормальное состояние, расправляя себя после ночного сна. С помощью же зарядки вы сразу включаетесь в активную деятельность. Кроме того, движения тела запускают и движения в мозгу: после зарядки проще станет не только двигаться, но еще и думать.

Зарядка должна стать вашей привычкой, нормальной и неотъемлемой частью утра, как чистка зубов. Никаких тяжелых нагрузок не нужно: сердечно-сосудистая система к ним с утра не готова. А вот покрутить руками, головой, туловищем, размять суставы и разогнать кровь по телу – самое то. Потребуется вам на это около десяти минут. Два покачивания из стороны в сторону и три оборота головой – еще не зарядка.

Зарядку надо просто начать делать. Много сил и времени на это не нужно – не бегать же по утрам вам предлагают, в конце концов. А вот результат зарядка даст потрясающий. И как только первый раз его почувствуете, упрашивать себя больше не придется!

Утренний душ

После зарядки хорошо принять бодрящий утренний душ. Бодрящий душ не означает ледяной душ, или обливание, или контрастный душ из ледяной воды и кипятка.

Для бодрости душ действительно стоит сделать контрастным, просто не нужно выкручивать кран влево и вправо до упора – сделайте лишь небольшую разницу температур, в пределах комфортной зоны. Постояли под более горячей водой, сделали холоднее. Потом снова горячее, потом снова холоднее. Постепенно выведите температуру немного за комфортные границы. В результате – тело получает тот самый «контраст», который нам и нужен в бодрящем душе (ведь за комфортные рамки мы пусть немного, но вышли), и при этом не нужно прыгать под ледяную струю или кипяток.

Такой душ придаст вам бодрости на весь день, и, в отличие от обливаний, его очень просто начать делать. Пробуйте!

Дневной сон

Используя метод фиксированного времени подъема, вы, возможно, будете иногда спать меньше, чем вам нужно для нормального восстановления (задержались вечером, легли поздно, а встали по расписанию). Это легко исправляется коротким дневным сном.

Просто выберите в течение дня время, когда вас никто не будет беспокоить, и вздремните 15 минут. Этого, казалось бы, небольшого времени будет достаточно! Более того, дневной сон более эффективен именно в таком, очень коротком варианте. 10–15 минут сна замечательно восстановят ваши силы, сохранив ясность мышления. А вот полчаса уже дадут мозгу выключиться из рабочего состояния, и после пробуждения придется еще полчаса включаться обратно.

Дневной сон также замечательно подходит для освежения в течение дня, даже если вам было достаточно сна ночью.

Виктор Чиненов, генеральный директор ООО «Бриг»: Когда мне впервые посоветовали спать днем, я только улыбнулся, вспомнив, как в детском саду всех независимо от желания укладывали спать после обеда. Однако в один из дней, накануне которого я работал дома почти до утра, я решил попробовать вздремнуть после обеда на полчасика. Наличие дивана в кабинете это позволяло, и я попросил подчиненных мне не мешать и принимать входящие звонки. Осознание того, насколько правильное решение я принял, пришло только, когда я проснулся через полчаса. Несмотря на почти бессонную ночь, я легко проработал до вечера. И с тех пор получасовой дневной сон – часть каждого моего дня. Я всегда встаю после него со свежей головой и новыми силами.

КРАТКИЕ ИТОГИ

Планировать нужно не только рабочее время.

Константин Фушков, г. Москва Давайте подведем итоги: как же все-таки эффективно спать, что нужно делать, чтобы спать меньше и высыпаться лучше? Вот краткое резюме того, о чем говорилось в главе.

Цель сна. Сон нужен нам для восстановления сил тела и психики. Эффективный сон – это качественное восстановление за малое время.

Фазы сна. Сон состоит из медленной и быстрой фаз. Пробуждение в быструю фазу позволяет вставать легко.

Как мы можем влиять на сон. Мы можем изменять время нашего отхода ко сну и пробуждения, а также действия, которые мы делаем перед тем, как лечь спать, и сразу после того, как проснулись.

Мотивация к подъему. Первым делом разберитесь, ради чего вы встаете с утра. Найдите в своей жизни то, ради чего вам захочется вставать.

Время сна. Ложиться спать нужно тогда, когда захочется. Вставать – каждый день в одно время, желательно рано утром, до 6 часов.

Подготовка ко сну. Перед сном желательно прогуляться или отдохнуть как минимум 15 минут. Спальню следует проветривать перед сном; ночью в ней не должно быть источников шума и света. Уже лежа в кровати необходимо сделать упражнения на расслабление: последовательно расслабить все части тела, представляя в них ощущения тепла и тяжести.

Подъем. Вставать необходимо сразу по звонку будильника, не позволяя себе лежать в кровати. Будильник нужно периодически класть в разные места. После выключения будильника выпить залпом стакан воды. Потом – умывание, зарядка и бодрящий душ.

Дневной сон. Если днем вы чувствуете усталость и сонливость, можно восполнить недостаток сил коротким дневным сном. Оптимальным является сон в течение 10–15 минут.

Самое главное – помнить, ради чего вы все это делаете. Ради чего вы встаете по утрам, ради чего поднимаетесь с кровати. Если жить – интересно, если делать дела – хочется, то и вставать будете легко, и высыпаться великолепно!

Раздел II Реализация тайм-менеджмента в Outlook 2007

Кому адресован этот раздел?

Данный раздел – введение в специальность. Он предназначен для деловых людей, никогда ранее не пользовавшихся программой MS Outlook. Их цель – начать использовать MS Outlook в качестве персонального органайзера: планировать будущие события и встречи; получать и отправлять почту; хранить свои контакты. При этом доскональное изучение программы им сейчас ни к чему. Они хотят уже завтра начать работать с почтой, создавать контакты, планировать встречи. Если вы такой нетерпеливый – материал, изложенный в этом разделе, для вас.

Ваше время, читатель, – это великая ценность, автор позаботился о его сохранении и собрал в этой книге только проверенные, стабильные и хорошо зарекомендовавшие себя советы в ежедневной работе с MS Outlook. Это практическая квинтэссенция первых шагов – систематизация своих контактов, почты, встреч и дел в «одном флаконе» – MS Outlook.

Спустя полгода-год работы вам может потребоваться куда больше функций, чем описано в этой книге. И тогда я рекомендую вам обратиться к следующим книгам. Надеюсь, что данный текст заложит хороший фундамент вашей профессиональной компетентности по использованию MS Outlook.

Ключевые отличия: изюминка, суть раздела

Казалось бы, что нового можно сказать об MS Outlook? Уже издано несколько десятков книг – как для «чайников», так и для профессионалов. И если честно, то большая часть возможностей описана в стандартном help-файле, прилагаемом к программному обеспечению. Но если все содержится в нем, то почему процветает многообразие книг по MS Outlook? Ответ кроется в следующем.

Во-первых, в языке изложения. Он может быть сухим, академическим или сугубо терминологическим, понятным только специалистам служб поддержки. Либо простым, доступным обычному человеку, «пользователю с маленькой буквы». Замечу, не «чайнику» и не профи, а обычному рядовому пользователю, у которого голова есть, а вот времени для понимания и исследования работы программы, к сожалению или к счастью, нет. Это и есть большинство пользователей компьютеров – толковые люди из совершенно разных сфер деятельности (юристы, бухгалтеры, начальники отделов и т. д.), только не из компьютерных (поскольку они-то уже знают содержание такой книги).

Во-вторых, тому же простому пользователю не нужны все 100 % возможностей программы – ему требуется только та часть, которая необходима именно ему. И, как правило, это 5-10 % всех опций программы. Удивительно то, что эта часть нужна каждому из пользователей, вне зависимости от сферы деятельности и опыта работы. Получается, если изложить в книге именно эту «ценную часть» информации, да еще понятным с первого прочтения языком, мы достигаем цели – создания новой полезной информации для российских читателей.

Вводные условия

Книга написана для MS Outlook 2007 в русскоязычном исполнении, поэтому все меню и рисунки представлены на русском языке.

В случае если у вас установлена другая версия операционной системы или версия MS Outlook, рисунки диалоговых окон и меню, приведенные в этой книге, могут не совпадать с тем, что вы видите на экране.

Календарный план обучения MS Outlook 2007

Практика обучения взрослых людей показывает, что материал данного раздела быстрее всего усваивается, когда работа идет не на абстрактных примерах, а на конкретном материале обучающегося. Я рекомендую построить работу с этой частью книги следующим образом.

Разбейте свой процесс обучения на 4 недели

1-я неделя. Первый день

Настройка программы MS Outlook 2007. Ее следует выполнить один раз, следуя инструкциям главы «Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы». Эта глава вам потребуется только один раз – после установки у вас программы MS Outlook 2007. Поэтому советуем просто выполнить рекомендации, приведенные в этом разделе, и переходить к освоению следующих глав. Если вам потребуется что-либо впоследствии изменить, вы сможете вернуться к этой главе и еще раз ознакомиться с материалом.

1-я неделя. Второй-пятый дни

Освойте на практике главу «Почтовый клиент». Закон: начиная с этого дня вся ваша почта приходит и уходит только через программу MS Outlook 2007. Поэтому ваша задача – начать привыкать к внешнему виду программы, к тому, как расположены меню, и т. д. Человеку свойственно опасаться всего неопределенного и нового. Поэтому вам отводится неделя на то, чтобы привыкнуть к «фейсу» MS Outlook 2007, перестать его бояться.

2-я неделя

Начните планировать свои ближайшие встречи в календаре MS Outlook 2007. Постепенно переходите к тому, чтобы все ваши планы были отражены в календаре – важные встречи, даты, занятия спортом, хобби и т. д. Материал главы небольшой, поэтому освоить его вы сможете за один день, уделив этому часик своего внимания. Остальные дни – наработка навыка работы.

3-я неделя

Эта неделя должна быть посвящена переносу ваших контактов из бумажных органайзеров, стикеров, листочков и других источников в программу. Следует взять за правило – вносить информацию из каждой ценной визитки в контакты MS Outlook 2007. Делать это следует в тот же день, когда вы ее получили на руки. Время, отведенное на заполнение одной формы контакта, 1–2 минуты. Выделить 10–15 минут ежедневно для переноса контактов из бумажных носителей в MS Outlook 2007 может каждый. При таком подходе, сколько бы ни было у вас контактов, не пройдет и месяца, как все будет собрано в одном месте.

4-я неделя

Она должна быть посвящена освоению мастерства поиска информации, которая у вас содержится в личных папках MS Outlook 2007. Так как за три предыдущие недели у вас накопилось достаточно информации, то в ней нужно уметь быстро ориентироваться. Чем больше у вас будет контактов, почтовых сообщений, календарных планов – тем острее встает вопрос быстрого извлечения нужной информации из MS Outlook 2007. Вот почему очень ценно уделить достаточно внимания этой финальной главе.

Приложение в данном разделе – это справочный материал, к которому вы можете обращаться по мере необходимости. Я специально не даю привязки, когда лучше читать и осваивать этот раздел. Читатель самостоятельно определяет свою потребность в информации, напечатанной в приложении.

Глава 1 Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы

Цель настроек MS Outlook 2007: увеличить скорость работы за счет корректировки опций «по умолчанию», позволяющих уменьшить количество действий и увеличить скорость работы с получением почты.

Настройка параметров MS Outlook 2007

Чтобы начать работу с MS Outlook 2007, рекомендую провести сразу ряд настроек, которые положительно повлияют на эффективность вашей дальнейшей работы с программой.

Установка полноценного поиска контактов

После установки MS Outlook 2007 первый делом заходим в раздел Контакты.

Нажимаем правую кнопку мыши – выбираем пункт Свойства.

Переходим на закладку Адресная книга Outlook и ставим галочку напротив пункта Показывать эту папку как адресную книгу.

Выполнив эти действия, вы получите возможность осуществлять поиск нужного контакта, вводя имя полностью или только его часть в окне поиска на панели MS Outlook 2007. Как этим пользоваться, будет описано далее.

Настройка параметров контактов

Чтобы определить, как лучше сортировать контакты, выставьте порядок в меню Параметры контактов:

Зайдите в меню Сервис ► Параметры.

Выберите закладку Настройка, по умолчанию она сразу открыта.

Найдите кнопку Параметры контактов…, нажмите ее. Откроется диалоговое окно Параметры контактов.

Задайте порядок ввода новых имен. Этот пункт определяет, какое из трех введенных слов в поле По полному имени: раздела Ввод новых контактов будет именем, фамилией или отчеством. Вот пример рисунка с предлагаемыми вариантами:

Рекомендуемый порядок: Имя (Отчество) Фамилия.

Далее выберите способ группировки, то есть как MS Outlook 2007 будет отображать ваши контакты, когда вы откроете папку с контактами. Рекомендуемый вариант: Фамилия Имя (Организация). И, наконец, поставьте галочку напротив пункта Проверять наличие повторяющихся контактов. В этом случае MS Outlook 2007 будет предупреждать, если вы вводите аналогичный контакт, запросом – заменить, обновить или дублировать. Установка данной галочки поможет поддерживать ваши контакты «в чистоте».

Настройка отображений «Сб» и «Вс» в Календаре

В предыдущей версии MS Outlook 2003 требовалось делать массу телодвижений, чтобы вся неделя отображалась в виде вертикальных полосок. В современной версии эта задача упрощена. Теперь есть замечательная галочка Показывать рабочую неделю или Показывать полную неделю. Выберите представление календаря Неделя. Установите ее в нужном поле.

Приведем два рисунка, чтобы наглядно продемонстрировать разницу в них:

Выбор панели просмотра, отображаемой при запуске MS Outlook 2007

По умолчанию при запуске MS Outlook 2007 на экране отображается панель просмотра Входящие. Однако вы можете выбрать любую другую панель просмотра.

Запустите MS Outlook 2007, выберите команду Сервис ► Параметры.

Зайдите на вкладку Дополнительно и нажмите кнопку Дополнительно….

Нажмите кнопку Обзор…, чтобы выбрать из раскрывающегося списка Открыть папку: тот элемент, который вы хотели бы видеть при запуске MS Outlook 2007.

Дважды щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговые окна.

После того как вы это сделаете, при запуске MS Outlook 2007 всегда будет отображаться выбранная вами панель просмотра.

Настройки почтового клиента

Создание структуры папок

Предлагаем рассмотреть один из оптимальных алгоритмов работы с почтой.

Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак в начале названия позволяет этой папке всегда быть в самом верху, что облегчает визуальный поиск и ориентировку.

В ней создаем структуру папок под проекты, в которых вы участвуете. Названия категоризируем по проектам либо именам людей. То есть у вас появляется ряд папок, названных либо по именам людей, либо по названиям проектов, например, вот так:

Когда подготовлена структура папок, следует освоить последовательность сортировки.

Нажимаем Отправить/Получить. Допустим, получаем 19 писем, они находятся в папке «Входящие».

Бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем, то есть зачищаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10.

Оставшиеся письма читаем и определяем, какой они категории – «А» или «В». Если письмо категории «В» – перемещаем его в папку «!_Work». Переместили 7 писем, осталось 3.

Теперь следует оценить оставшиеся 3 письма категории «А» по критерию «время, необходимое для написания ответа». Если ответ займет несколько минут, сразу напишите его и положите в проектную папку архива. Ответили на 2 письма – осталось 1.

Теперь приступайте к работе с письмом категории «А».

Представленный выше алгоритм прост, удобен и очень функционален. Такая схема позволяет держать в регулярном порядке вашу переписку. В любой момент времени получить доступ к нужному письму. Позволяет по завершении проекта легко создать архив и облегчить объем почтовой программы.

Когда завершена работа с проектом, просто откройте почтовую папку, выделите все письма в ней. Захватите мышью и перенесите их в папку на диске. Каждое письмо будет представлено как отдельный файл. Далее заархивируйте файлы, в результате получится один архивный файл со всей вашей перепиской по данному проекту.

Многие используют почтовый клиент как органайзер. Написали себе письмо – вот и задача, которую нужно сделать. Выполнили ее – переместили в папку «Сделано». Руководитель компании Дмитрий К. использует этот способ так. Если он на работе и вспоминает, что ему необходимо сделать дома, он пишет себе письмо на домашний адрес. А когда он находится дома и к нему приходят идеи, связанные с работой, то, чтобы не забыть осуществить их, – фиксирует в письме и направляет на рабочий адрес.

ПРИМЕЧАНИЕ

«А» – письма важные, срочные, требующие незамедлительного ответа сегодня.

«В» – письма важные, но ответ на которые можно отложить на несколько дней.

«С» – пустые письма, не несущие смысловой полезной нагрузки, но требующие вашего внимания на их сортировку: своим дизайном, дерзким текстом, неожиданностью прибытия.

Создание учетной записи почты

Чтобы настроить получение почты с вашего адреса, выполните следующие шаги:

Выберите пункты меню Сервис ► Настройка учетных записей.

Выберите и нажмите кнопку Создать….

В появившемся окне выберите Просмотреть или Изменить имеющиеся учетные записи и нажмите кнопку Далее.

Здесь заполните необходимые поля.

Поставьте галочку Настроить вручную параметры сервера.

Нажмите Далее.

Нажмите Далее. Информацию по РОР3 и SMTP нужно получить у того, кто предоставил вам почтовый ящик. Остальные поля вы наверняка сможете заполнить самостоятельно.

В большинстве почтовых ящиков требуется поставить волшебную галочку, чтобы все заработало. Она находится во вкладке Другие настройки. На рисунке ниже показано меню, которое предлагает нам MS Outlook 2007. На закладке Сервер исходящей почты поставьте галочку, как указано на скриншоте.

Нажмите OK, после чего Далее. Последний экран – работа сделана!

Настройка редактора почты

Редактор почты – инструмент, который вы используете при создании сообщений. Можно использовать собственный редактор или программу Word. Преимущество Word состоит в том, что вы можете использовать все средства этой программы для редактирования своих сообщений, к примеру, такие как создание рамок, размера шрифта и таблиц.

Недостаток использования Word состоит в том, что на загрузку этой программы требуется некоторое время, поэтому вы не можете немедленно приступить к созданию сообщения. Другой недостаток – получатели, не использующие Word, вместо вложений увидят файл Winmail.dat.

Настройка подписи по умолчанию

Чтобы настроить текст подписи для своих сообщений, выполните следующие действия:

Выберите в главном меню MS Outlook 2007 Сервис ► Параметры.

Перейдите на закладку Сообщение. Рисунок диалогового окна приведен ниже. Нажмите кнопку Подписи….

Должна появиться такая вот картинка:

В открывшемся меню выберите Создать… и введите имя подписи.

Нажмите кнопку OK, чтобы написать текст вашей будущей подписи. Пример возможной подписи представлен ниже.

Также важно указать в уже созданном ящике, присваивать ли подпись к новым сообщениям и как поступать при ответе на сообщения. В нашем примере мы установим в обоих случаях вставлять подпись Гендиректор.

Сохраните сделанные настройки, нажав кнопку OK.

Теперь у вас есть подпись, которая будет автоматически добавляться ко всем новых сообщениям.

ПРИМЕЧАНИЕ

Что следует указать в подписи.

Завершение обращения. В русской речи это, как правило, до свидания, с уважением и т. д.

Имя, фамилию – уже стало внегласным правило такого обращения не только в электронном письме, но в разговорной деловой речи. Очень редко встретишь полностью ФИО. Это, как правило, некий архаизм, или означает, что его отправитель разменял уже четвертый десяток лет своей жизни.

Должность и компанию, представителем которой является отправитель.

Телефон, e-mail, сайт указываются в самом конце, эта информация для того, чтобы связаться с отправителем в случае необходимости. Не стоит указывать все двенадцать телефонов вашей компании. Конечно, вы хотите показать, что работаете в крупной организации, но человеку, получившему от вас письмо, нужен только один номер – тот, по которому находитесь вы, и желательно, чтобы он не был занят, когда вам звонят. Поэтому указывайте один, максимум три телефонных номера.

Цель подписи – проявить уважение к читателю вашего сообщения, дать необходимую информацию для обратной связи. Ничего лишнего! Для выражения всего остального вам предоставлено пространство самого сообщения.

Установка отправки/получения почты

Выполните следующие шаги:

Выберите в главном меню MS Outlook 2007 Сервис ► Параметры.

Перейдите на закладку Параметры почты. Обратите внимание на блок Отправка и получение.

Снимите галочку напротив пункта Немедленная отправка при наличии подключения.

Это позволит вам, написав сообщение, прочитать его и проверить, иначе MS Outlook 2007 моментально отправит его получателю при наличии доступа к Интернету. Алгоритм качественной работы с почтой приводится в соответствующем разделе книги.

Следующий алгоритм обеспечит получение только заголовков почтовых сообщений, что позволит вам на порядок ускорить работу с почтой и удалять сообщения с вирусами еще до того, как они скачаются на ваш компьютер.

Нажмите «горячие» клавиши Ctrl+Alt+S, чтобы запустить меню Группы отправки и получения.

Нажмите кнопку Изменить, чтобы открыть следующее меню Настройки отправки и получения. Если у вас одна учетная запись, то меню будет выглядеть так, как это изображено на рисунке. Если несколько, то в колонке Учетные записи будут отображены все ваши почтовые ящики.

В данном меню поставьте галочку напротив пункта Загружать только заголовки.

Нажмите кнопку OK для сохранения созданных настроек.

Выполнив эту настройку, вы сможете при нажатии кнопки Отправить/Получить загружать не сообщения целиком, а только заголовки – поле Тема. Прочтя это поле, вы оцениваете, нужно ли загружать это сообщение целиком либо это нежелательное сообщение, которое следует сразу удалить. Вы также можете оценить размер этого сообщения и от кого оно. В целом за счет такой «удаленной» сортировки можно на порядок сократить время работы с почтой.

При работе с заголовками вы выполняете следующие шаги:

удаляете сообщение;

загружаете сообщение к себе в папку «Входящие».

При двойном щелчке левой кнопкой мыши по заголовку сообщения появляется диалоговое окно Заголовок удаленного сообщения, предлагающее следующее:

Из приведенных на рисунке четырех пунктов нам с вами интересны только 2 и 4:

пометить сообщение для загрузки – и тогда по нажатию клавиши F9 вы получите письмо целиком;

пометить сообщение для удаления с сервера – и тогда по нажатию клавиши F9 письмо будет удалено с сервера.

Выбор других вариантов загрузки MS Outlook 2007

При создании ярлыка на рабочем столе можно настроить запуск программы особым образом. В MS Outlook 2007 есть возможность открывать программу с вариациями. Ниже описаны наиболее полезные текстовые ключи.

Как ими пользоваться.

Создайте ярлык на рабочем столе, запускающий MS Outlook 2007.

Нажмите правую кнопку мыши, выберите пункты Свойства ярлыка.

На закладке Ярлык в поле Объект указан путь к файлу запуска MS Outlook 2007.

«C: \Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\OUTLOOK.EXE».

Следует ввести указанный ключ через пробел в конце этой строки. Например, чтобы по нажатию на ярлык запускалась форма создания новой задачи, это выглядит так:

«C: \Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\OUTLOOK.EXE» /с ipm.note.

Теперь, чтобы ускорить работу с программой, укажем клавиатурное сокращение для быстрого запуска. В поле Быстрый вызов поставьте курсор. Нажмите Ctrl + Alt +E.

После чего нажмите OK, чтобы сохранить сделанные настройки.

Теперь при запуске этого ярлыка у вас на экране появится вот это меню:

Более того, если вы нажмете на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+Alt+E, то произойдет то же самое – появится форма для создания нового сообщения. Это крайне удобно и просто в обращении. К примеру, вы заняты работой или поиском в Интернете и вспоминаете, что нужно написать письмо. Все, что нужно, чтобы его создать, – нажать аккорд на клавиатуре, ввести в появившейся форме все необходимые параметры сообщения и отправить его (Ctrl+Enter). E-mail сохранится в MS Outlook 2007, меню исчезает с экрана, вы продолжаете спокойно заниматься текущим делом.

Каждый из ключей можно настроить на отдельный ярлык и, таким образом, иметь требуемый набор элементов запуска MS Outlook 2007.

ПРИМЕЧАНИЕ

MS Outlook 2007 имеет в своем распоряжении еще десяток ключей, здесь не представленных. Однако опыт показывает, что в повседневном использовании они малоэффективны. Если вам все же интересно узнать, что еще может MS Outlook 2007, обратитесь на сайт Майкрософт за более подробной информацией.

Глава 2 Почтовый клиент

Начнем изучение MS Outlook 2007 с почтового клиента. Первое, что следует сделать, – это перевести работу с почтой в данную программу. Для этого мы научимся настраивать почтовый аккаунт (адрес вашей почты для получения на данный компьютер), после чего рассмотрим рядовые функции при получении, формировании и отправке почты. И в завершение – несколько полезных мелочей, которые упростят и ускорят вашу работу с E-mail.

Первая базовая ошибка: удалять письма. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка. Удалять следует только письма с вирусами и бесполезным спамом.

Пример таковых приводится ниже:

бесполезный спам – к нему относятся все сообщения, не несущие смысловой нагрузки для получателя;

вирусы – как правило, в таких письмах текст изложен на английском языке и есть пометка, что письмо «Проверено – вирусов нет! Важно! Срочно! Также имеются вложения!» Такие письма мы удаляем с помощью кнопки йе^е. Не задумываясь! Вложения не открывать!!! Подобные ваши действия могут запустить вирус!

Создание и редактирование сообщений

Создание сообщений

Создать новое письмо можно, либо нажав кнопку Создать на панели инструментов, либо выбрав в меню Файл ► Создать ► Сообщение, либо применив третий вариант – нажать «горячие» клавиши Shift+Ctrl+М или открыть папку «Почта» и нажать клавиши Ctrl+N.

Появляется классическое меню создания нового сообщения. Нам необходимо знать несколько обязательных возможностей при создании и отправке сообщений:

изменение формата передачи сообщения;

ввод адресов вручную;

использование уже созданных контактов для отправки;

создание и использование подписей;

ввод темы сообщения;

формирование вложения в письмо;

вставка элементов MS Outlook 2007;

вставка гиперссылки;

сохранение черновика;

отправка сообщения;

отправка копий сообщений;

повторная отправка сообщения.

Рассмотрим подробнее каждый из перечисленных пунктов в порядке последовательности их освоения.

Сравнение возможностей различных форматов отправки сообщений

Для отправки сообщений вы можете выбрать один из следующих форматов: HTML, Outlook Rich Text (Формат RTF) или Plain Text (Обычный текст). Они подробно представлены в таблице.

Если вы хотите обеспечить наибольшую надежность, используйте при отправке сообщений по электронной почте простой текст, если вам не нужны возможности HTML. Если вы используете HTML, будьте готовы к тому, что ряд получателей не смогут увидеть отправленные вами сообщения в том виде, в котором вы планировали их представить. Еще одним из преимуществ простого текста является наименьший размер самого письма по сравнению с двумя другими форматами.

Ввод адресов вручную

Если вам известны адреса электронной почты получателей, вы можете вводить их в поле Кому…, отделяя точками с запятой. На рисунке видно, как выделены два E-mail. Формат ввода электронного адреса таков: wescall@com.ru.

Если вы отправляете сообщение двум адресатам, то поле Кому… выглядит так: wescall@com.ru; info@robinzon.ru.

Вы также можете выбрать получателя из адресной книги MS Outlook 2007. Для этого нажмите на кнопку Кому. и в раскрывшемся меню выберите из списка нужного получателя. Если надо направить сообщение нескольким адресатам, то двойное нажатие мыши на строке с адресом копирует адрес в поле Кому…, тем самым вы видите, куда направляется ваше сообщение.

Ввод темы сообщения

Для ввода темы сообщения подведите указатель ввода к полю Тема:… Укажите тему сообщения и нажмите клавишу Tab для перехода к основному текстовому сообщению. Теперь вы можете набирать текст своего письма.

ПРИМЕЧАНИЕ

Некоторые люди опрометчиво не указывают темы сообщения, будучи, возможно, слишком ленивыми, а возможно, слишком уверенными в том, что отправленные ими сообщения обязательно будут прочитаны. Вам стоит избегать подобных ошибок, если вы хотите, чтобы ваши сообщения изучались получателями. Более того, предлагаем алгоритм формирования темы сообщения, который уже во многих компаниях стал признаком культурной работы с электронной почтой.

ПРИМЕЧАНИЕ

Правила «культурной» темы:

– Тема должна быть краткой, содержать максимально 4–6 слов;

– Тема должна раскрывать суть письма, чтобы прочитав ее, получатель уже догадывался, о чем пойдет речь в полученном им сообщении;

– Обязательно следует указывать, кому адресовано это письмо, если вы направляете его на общественные ящики типа info@….

Вы можете вставить в сообщение любой файл, доступ к которому вам предоставлен.

Вставка в сообщение файла

Выберите пункты меню Вставка ► Файл.

В открывшемся проводнике откройте нужный диск и папку, где лежит требуемый файл.

Выберите его, и новый файл у вас появится как вложение, в котором отображается имя файла.

Также можно вставить файл, если открыть в одном окне проводника Windows папку, где он расположен, и перетащить его на окно сообщения.

Еще один способ – поместить файл вложения через буфер обмена, вначале скопировав файл, а потом вставив его в тело письма.

Каждый из указанных способов имеет свои преимущества, поэтому, владея всеми возможностями вставки файла, вы становитесь свободным пользователем, который может быстро и просто создавать сообщения с вложениями.

Если требуется удалить вложение, просто выделите нужное вложение и нажмите на клавиатуре кнопку Delete.

Вставка элемента MS Outlook 2007

Вы можете вставить любой элемент MS Outlook 2007 в новое сообщение. Для этого можно просто скопировать требуемый элемент (Заметка, Задача, Контакт, Встреча) в буфер обмена и потом поместить его в текст письма.

Либо воспользуйтесь следующими действиями:

Выберите пункты меню Вставка ► Элемент…

Установите, что именно вы хотите вставить: письмо, встречу, задачу, контакт.

Нажмите кнопку OK.

В итоге в меню сообщения появится выбранный вами элемент MS Outlook 2007.

Вставка гиперссылки

Один из способов ввести гиперссылку – это набрать ее руками. MS Outlook 2007 автоматически распознает правильно указанный формат. К примеру, если вы введете -m.com или -m.com, MS Outlook 2007 покажет, что правильно распознала ссылку, изменив ее цвет на голубой и подчеркнув ее. Это работает в каждом из трех форматов отправки сообщения и не зависит от того, какой редактор почты используется.

Если вы используете формат RTF или HTML, то можно просто скопировать ссылку из браузера Интернета или любого другого документа.

Иногда нужно, чтобы получатель ответил не на тот адрес, с которого получил сообщение. Для этого в конце письма укажите строку «Пожалуйста, отправляйте ответ на следующий адрес» и после напишите E-mail в следующем формате:

mailto: info@time-m.com.

Получатель нажмет на ссылку, и у него откроется новое сообщение с уже указанным вами адресом электронной почты.

Отправка и сохранение сообщений

Сохранение черновика сообщения

После того как вы создали сообщение, совсем не обязательно его сразу отправлять. Вы можете его сохранить как черновик, чтобы позже просмотреть, дополнить. На самом деле, когда вы создаете сообщение, MS Outlook 2007 самостоятельно сохраняет его в папку Черновики. Когда потребуется, войдите в папку Черновики и откройте сохраненное ранее сообщение.

Чтобы сохранить черновик, нажмите клавиши Ctrl+S или выберите пункты меню Файл ► Сохранить.

Отправка сообщений

MS Outlook 2007 изначально направляет сообщение в папку Исходящие и только потом при нажатии кнопки Отправить/Получить отправляет их на сервер. Рекомендуем сразу убрать автоматическую отправку почты при наличии соединения с Интернетом.

Для этого выполните следующие действия:

Запустите MS Outlook 2007.

Нажмите клавиатурное сочетание Ctrl+Alt+S. Появится меню Группы отправки и получения. Если меню открылось, можно воспользоваться длинным путем: Меню ► Сервис ► Отправить/Получить ► Параметры отправки и получения ► Определить группы отправки получения.

Снимите галочки напротив пунктов Автоматически доставлять каждые… минут и Автоматическая отправка и получение при выходе.

Нажмите кнопку Закрыть.

Дело в том, что при написании письма и незамедлительной отправке зачастую в него закрадываются ошибки. Чтобы еще раз проверить текст подготовленного сообщения, войдите через некоторое время (чтобы прочитать письмо новым взглядом) и после этого, окончательно убедившись в правильности своего письма, отправляйте сообщение.

Отправка копий сообщений

Традиционно сообщения направляются людям, от которых ожидаются определенные действия в ответ на сообщения, а их копии – тем, кто должен знать о сообщении, но не предпринимать никаких действий. При использовании MS Outlook 2007 адресаты, имена которых указаны в полях Кому. и Копия., видят имена всех остальных получателей сообщения. Иногда вам требуется отправить копию сообщения таким образом, чтобы об этом не узнали другие получатели. В этом случае вам следует направить скрытую копию сообщения.

Чтобы вызвать меню для ввода адресов скрытой копии, выполните следующие шаги:

Создайте новое сообщение.

Выберите пункты меню Вид ► СК. Появится поле СК…, куда следует ввести нужные адреса электронной почты.

Повторная отправка сообщения

В случае если ваш респондент не получил отправленного вами сообщения, или при необходимости повторной отправки выполните следующие шаги:

Выделите необходимое письмо в папку Отправленные.

Дважды щелкните по заголовку письма.

Воспользуйтесь командой меню Действия ► Отправить заново.

Появится сообщение, готовое к отправке тому же адресату, в которое можно внести исправления, если требуется. Нажмите клавиши Ctrl+Enter, чтобы поместить письмо в Исходящие, откуда оно будет отправлено при нажатии Отправить/Получить или функциональной клавиши F9.

Устранение неполадок с отправкой электронной почты

Вы можете быть уверены, что отправленные вами письма будут доставлены. Однако иногда письма приходят назад.

Это может быть вызвано несколькими причинами: вы неправильно ввели адрес отправителя;

ваш сервер, промежуточный или сервер респондента не работал должным образом;

неверные настройки протокола.

В этом случае вы получаете сообщение от системного администратора. Если такое произошло, отправьте письмо заново через некоторое время, проверив адрес отправителя и настройки протокола (см. раздел «Настройка почтового эккаунта»).

Очень часто, когда письмо не доходит, вы получаете сообщение, в теме которого следующий текст:

Mail delivery failed: returning message to sender.

Иногда за этим скрываются вирусы, поэтому будьте осторожны с открыванием подобных сообщений.

Обозначение сообщений как прочитанных

Каждое полученное вами сообщение первоначально обозначается символом в виде закрытого конверта, содержащимся во втором столбце информационной панели Входящие. После того как вы открыли сообщение в форме Сообщение, а затем закрыли его, сообщение обозначается символом в виде открытого конверта, содержащимся во втором столбце информационной панели Входящие.

Чтобы изменить статус сообщения, выберите сообщение и правой кнопкой вызовите меню Свойства, где нажмите пункт Пометить как непрочтенные.

Отображение цепочки сообщений

Возможность MS Outlook 2007 отображать несколько связанных сообщений в одном списке – действительно очень мощный инструмент, особенно в том случае, если вы отправляете и получаете много сообщений электронной почты.

Цепочка сообщений, иногда называемая разговором, – это последовательность сообщений на определенную тему. Отправляя сообщение, MS Outlook 2007 помечает его как разговор. И если

ваши адресаты пользуются для работы им же – то вы можете воспользоваться функцией быстрого поиска таких связей.

Установите курсор на заголовок письма, выберите правой кнопкой меню Свойства ► Найти все ► Связанные сообщения. В появившемся меню производится поиск и отображение найденных сообщений.

Также вы можете быстро найти все сообщения от заданного отправителя. Для этого выберите пункты меню Свойства ► Найти все ► Найти все сообщения от..

Обработка сообщений

С сообщением можно проделывать различные действия:

ответ на сообщение;

пересылка сообщения;

открытие и сохранение вложений;

удаление сообщения или вложений.

Ответ на сообщение

Чтобы написать ответ на пришедшее письмо, выделите его щелчком мыши. Нажмите клавиши Ctrl+R, чтобы создать новое сообщение, в поле Кому будет указан адрес отправителя, а в теле письма будет исходное сообщение. Остается только набрать текст сообщения и отправить его нажатием клавиш Ctrl+Enter.

Пересылка сообщения

Вы можете пересылать сообщение другим людям. Пересылка сообщения очень напоминает отправку ответа на сообщение. Для того чтобы переслать сообщение, выделите его в информационной панели Входящие, после чего щелкните на кнопке Переслать («горячие» клавиши Ctrl+F) стандартной панели инструментов. Либо откройте сообщение в форме Сообщение и щелкните по кнопке Переслать.

Введите комментарии к сообщению, после чего отправьте его. В отличие от ответов на сообщение, при пересылке сообщения MS Outlook 2007 отправит и все вложения. Вы можете легко изменить параметры пересылки сообщения программой MS Outlook 2007.

Ответ на запрос о прочтении

Некоторые люди, прознав, что можно настроить свою почту на получение подтверждения о доставке всех своих писем, устанавливают ее по умолчанию и тем самым удваивают и утраивают поток обрабатываемых писем. На самом деле мы не рекомендуем устанавливать эту галочку. Причины этого таковы.

Во-первых, полученное вами подтверждение вовсе не означает, что получатель его прочел. К примеру, вы получили письмо, у вас выскакивает это меню – вы нажимаете, не глядя, Да, после чего, не читая письмо, переносите его в другую папку или удаляете. Второй вариант – вы получили письмо с запросом об уведомлении – и нажимаете Нет, после чего внимательно читаете сообщение. В этом случае получатель ничего не получит и будет считать, что письмо не прочитано.

Во-вторых, если получатель, просматривая пришедшие сообщения, на каждое второе должен отправлять Да/Нет – он просто отключит этот режим, и вы, надеясь на компьютер, ничего не будете получать.

В-третьих, как мы уже писали выше, вы в несколько раз увеличиваете поток своих писем. Помимо самих сообщений, будете получать уведомления: о прочтении, о получении. Это будет отнимать ваше время, хотя, на первый взгляд, может показаться – незначительное. Согласен с тем, что если ваш поток 2–5 писем в день, то приятно получить еще пару писем, подтверждающих ваши действия. Однако если ваш объем составляет десятки и сотни в день (к примеру, в сфере банковских услуг), то уведомления – расточительство.

Но если требуется узнать, дошло ли сообщение? Ознакомимся с рядом хорошо зарекомендовавших себя способов.

Следует сразу взять на вооружение этикет электронного письма: порядочный получатель в течение трех дней просигнализирует о получении вашего сообщения (если почта доступна для него и он не в отпуске). Исходя из этого правила, мы можем через три дня послать повторный запрос либо позвонить получателю.

Второе правило: если направленное письмо требует срочного рассмотрения, сопроводите его телефонным сообщением (но не SMS!), чтобы получатель был заинтересован прочесть его в ближайшее время.

Следующая рекомендация: используйте в конце письма «PS:», где опишите ценность для вас подтверждения о получении сообщения или скорейшего ответа на него.

Вот и все, что касается культуры работы с уведомлениями и этикетом ответа на пришедшее письмо.

Работа с сообщениями как элементами MS Outlook 2007

Открытие и сохранение вложений

Чтобы сохранить вложение из сообщения, дважды щелкните по теме сообщения, чтобы открыть форму Сообщение. Выделите вложение и скопируйте его в буфер (Ctrl+С). Затем откройте в проводнике Windows папку, в которой вы хотите сохранить вложение, и вставьте из буфера обмена (Ctrl+V).

Удаление сообщений

После того как сообщение потеряло актуальность, либо если это нежелательное сообщение, содержащее вирусы, его следует удалить.

Выполнить это просто.

1. Выделите требуемое сообщение.

2. Нажмите на клавиатуре клавишу Delete. Сообщение будет помещено в папку «Удаленные». Если требуется удалить его без возможности восстановления – выделите сообщение и нажмите клавиши Shift+Delete. Появится сообщение:

3. Нажмите кнопку Да, и сообщение будет стерто окончательно, минуя корзину. Будьте внимательны, используя эти «горячие» клавиши!

Удаление вложения

Иногда требуется удалить вложение из сообщения, и на то есть ряд причин.

Если вы сохранили вложение в виде файла, можете удалить вложения для того, чтобы не занимать лишнее пространство на диске – ведь для хранения вложения в двух различных местах нет никакой причины.

У вас может возникнуть необходимость переслать сообщение, не включая в него вложение.

Вы можете подозревать, что вложение содержит вирус. Для удаления вложения выполните ряд действий.

Откройте требуемое сообщение.

Выделите мышью вложение, которое собираетесь удалить.

Правой кнопкой мыши вызовите меню и выберите пункт Удалить. Если вложений несколько – можно выделить все и удалить их таким же образом.

ПРИМЕЧАНИЕ

После удаления вложения из сообщения и закрытия формы Сообщение вы увидите, что имя вложения все еще присутствует в заголовке панели Просмотр информационной панели Входящие. Однако если вы выберете другое сообщение, а затем вернетесь к этому, то имя удаленного вложения из заголовка панели Просмотр исчезнет.

Печать сообщений

Для того чтобы вывести на печать полученное сообщение, выделите его в информационной панели Входящие, после чего выберите команду Печать, нажав клавиши Ctrl+Р. Откроется диалоговое окно Печать. В разделе Стиль печати выберите выгодный вам формат печати – Таблица или Заметка.

По умолчанию в разделе Параметры печати перед пунктом каждое сообщение с новой страницы стоит галочка – снимите ее, если не хотите тратить много бумаги на печать нескольких писем.

Чтобы сразу получить полное представление, что прислал респондент, установите галочку перед пунктом печатать вложения.

Рекомендуем «поиграть» галочками и напечатать одно и то же сообщение с вложением несколько раз – в режиме Таблица и Заметка. Оцените разницу в распечатках, определите для себя, какой формат вам удобнее в повседневной работе, и используйте его регулярно.

Глава 3 Управление контактами

Создание контактов

Первый путь: зайти в папку «Контакты» и нажать «горячие» клавиши Ctrl+N, после чего ввести все известные поля и сохранить контакт.

Вторым путем, когда вам пришло сообщение от адресата, которого вы хотите сохранить в контактах, проще всего это сделать так.

Выделите нужное письмо.

Нажав левую кнопку мыши, перетащите письмо в папку «Контакты».

Появится форма создания нового контакта, в котором поля имя, E-mail будут уже заполнены данными, взятыми из сообщения.

Заполните требуемые поля и сохраните контакт.

Третий путь пополнить контактами MS Outlook 2007 – произвести импорт уже ранее созданных контактов. Рассмотрим импорт на примере контакта, присланного вам в формате vCard (мы уже встречали его в возможных форматах сохранения контактов).

Откройте в одном окне проводник с файлами vCard.

В другом окне откройте папку MS Outlook 2007 «Контакты».

Просто захватите мышью нужный файл в проводнике и перетащите в папку «Контакты». Вся информация из файлов vCard будет сохранена в виде новых контактов. Если возникнут дубликаты – MS Outlook 2007 сообщит об этом.

Есть еще один путь импорта.

Выберите в меню Файл ► Импорт и экспорт… Укажите в диалоговом окне Импорт файла vCARD (vcf).

Далее следуйте указаниям мастера импорта и экспорта и получите пополнение своих контактов!

ПРИМЕЧАНИЕ

При использовании любого из приведенных вариантов можно случайно создать контакт или копию уже существующего контакта. MS Outlook 2007 отобразит на экране диалоговое окно Обнаружен дубликат контакта. Это окно можно использовать для создания копии уже существующего контакта или для изменения информации в уже существующем элементе.

Создание контактных элементов для членов организации

Для того чтобы создать контактный элемент для членов организации, выполните следующие действия:

Создайте контактный элемент для одного члена организации.

Выберите созданный контакт на панели Контакты.

Выберите пункты меню Действие ► Создать контакт в той же организации.

Заполните все необходимые поля для нового члена организации. Второй способ, использующий шаблон контактов, описанный ранее:

Создайте контактный элемент для организации. Укажите только те поля, которые будут едиными для всех сотрудников. Сохраните данный контактный элемент.

Сохраните его на диске как Шаблон Outlook.

Откройте шаблон с диска и заполняйте недостающие поля.

Сохраните заполненный контактный элемент.

Третий способ:

Создайте контактный элемент для организации. Укажите только те поля, которые будут едиными для всех сотрудников. Сохраните данный контактный элемент.

Выберите созданный контакт в панели Контакты.

Нажав клавишу Ctrl, щелчком мыши скопируйте контакт.

Откройте его и заполните до конца нужные поля.

Сохранение элемента Контакт

После того как вы закончите ввод информации об элементе Контакт, его можно сохранить в стандартной папке «Контакты». Для этого выберите команду Сохранить и Закрыть на стандартной панели инструментов. Можно сохранить контакт и другим способом.

Для этого раскройте Меню ► Файл. и выберите соответствующую команду.

Сохранить – сохраняет элемент в стандартной папке «Контакты». При этом элемент остается открытым. Информация о текущем элементе отображается в форме.

Сохранить и создать – сохраняет элемент, при этом открывает форму для ввода нового контакта.

Сохранить как – создает элемент в специальном формате.

Сохранить вложения – сохраняет вложение, как было описано ранее.

Когда вы выберете команду Сохранить как, MS Outlook 2007 откроет диалоговое окно, в котором можно выбрать место сохранения элемента и формат, в котором необходимо его сохранить.

В окне найдите папку, в которой вы хотите сохранить элемент. Затем раскройте выпадающий список Тип файла, чтобы отобразить на экране список форматов. Доступны описанные ниже форматы.

Только текст – применяется в случае, когда контактная информация будет использоваться в приложениях, которые умеют работать с текстовыми файлами.

Формат RTF – этот формат понимает Word, поэтому в таком виде можно направить контакт любому респонденту.

Шаблон Outlook – применяется в случае, когда вы хотите сохранить элемент как шаблон MS Outlook 2007, чтобы впоследствии более оперативно заполнять форму контактов. (К примеру, когда ряд контактов имеют один и тот же город, рабочий телефон или иное общее для всех поле контакта.)

Формат сообщения Outlook – данный тип сохраняет контакт в виде отдельного файла, имеющего все возможности полноценного контакта MS Outlook 2007. Таким образом можно сохранять и передавать контакты между людьми, пользующимися одинаковой версией MS Outlook 2007.

Файлы vCard – это довольно распространенный формат, так сказать, визитная карточка. Данный формат проще полноценного контакта, поэтому имеет преимущества при импорте в другие программы. Используйте его для передачи контактов тем, у кого установлен иной почтовый клиент, не MS Outlook 2007.

Печать элементов Контакт

MS Outlook 2007 предлагает несколько способов печати элементов Контакт. Вот список возможных вариантов:

карточка;

маленькая брошюра;

небольшая брошюра;

заметки;

телефонная книжка.

При выборе варианта печати проведите предварительный просмотр – как это будет смотреться на листе бумаги.

Вот описание шагов для выбора стиля печати.

Выберите текущее представление Адресные карточки в папке «Контакты».

Выделите один или несколько контактов, которые собираетесь напечатать.

Нажмите «горячие» клавиши Ctrl+P.

В меню печати выберите один из стилей печати (список приведен выше).

Используя предварительный просмотр, оцените полученный результат. Экспериментируйте, подбирая нужный формат стиля печати.

Нажмите кнопку OK для печати выбранного формата стиля.

Глава 4 Планировщик MS Outlook 2007

Календарь MS Outlook 2007

Календарь используется для планирования различных событий.

Встречи. Данное мероприятие происходит в определенное время определенного дня.

Собрания. На собрании вы обычно встречаетесь с группой людей. Как и встреча, собрание происходит в определенное время определенного дня.

Событие. Важное событие, например день рождения или праздник, которое происходит в определенный день, но не в определенное время.

Любое из этих мероприятий может быть единовременным или периодически повторяющимся. В последнем случае мероприятие может происходить ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно.

Эти мероприятия создаются как элементы календаря, сохраняются в папке «Календарь» и отображаются на одноименной информационной панели.

Для того чтобы создать встречу, выполните ряд действий.

Отройте папку MS Outlook 2007 «Календарь».

Нажмите кнопку на панели задач Месяц – получите календарную сетку на текущий месяц.

Выберите мышью дату, когда у вас намечена встреча. Правой кнопкой вызовите меню – нажмите пункт Новая встреча.

Откроется форма встречи. Укажите все необходимые поля: начало, окончание, день и время, заметки, информацию в виде текста или вложенного файла. Укажите, к какой категории относится данная встреча, контактных лиц. Если нужно – поставьте галочку в поле Оповещение и укажите время до начала встречи, за которое MS Outlook 2007 следует вам о ней напомнить.

После ввода необходимой информации сохраните данные о встрече, нажав «горячие» клавиши Alt+S, либо щелкните на панели Сохранить и закрыть. Сведения о встрече подготовлены.

Другой способ создать встречу:

отройте папку MS Outlook 2007 «Календарь»;

нажмите комбинацию Ctrl+N – запустится форма создания встречи;

далее, как в предыдущем алгоритме, выполните пункты 4–5. Встреча подготовлена.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если у вас не отрыта папка «Календарь», то вы не сможете воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+N, поскольку оно создает новую форму в зависимости от открытой папки: если это почта – то новое сообщение, если задачи – новую задачу и т. д.

Однако есть «горячие» клавиши Ctrl+Shift+А, позволяющие запускать форму новой встречи вне зависимости от того, какая папка MS Outlook 2007 открыта в данный момент.

ПРИМЕЧАНИЕ

MS Outlook 2007 любезно сообщит вам, когда возникнут проблемы с созданными вами встречами либо любыми другими мероприятиями. Кроме того, программа предупредит вас, если вы попытаетесь создать встречу, которая должна была состояться в прошлом. Вас всегда поставят в известность, если вы попытаетесь назначить встречу на время, которое уже отведено для другого мероприятия.

Заполнение формы Встреча

После того как откроется форма Встреча, курсор будет находиться в поле Тема. Введите несколько слов для описания встречи. Постарайтесь в начале фразы, описывающей встречу, разместить ключевое слово. Благодаря ему вы легко сможете найти необходимую встречу.

ПРИМЕЧАНИЕ

При просмотре уже назначенных встреч в календарной сетке MS Outlook 2007 показывает только часть поля Тема. Чтобы получить полный текст, подведите курсор к вкладке Встреча и задержите его на секунду. Сразу отобразится полный текст.

Когда вы введете тему встречи, нажмите клавишу Tab, чтобы переместить курсор в поле Место.

MS Outlook 2007 запоминает все введенные вами места расположения встреч. Если созданная вами встреча должна произойти в месте, в котором уже происходили встречи (офис, дома, автосервис), щелкните на кнопке, расположенной в правой части поля Место для того, чтобы раскрыть выпадающий список с существующими местами встреч и выбрать одно из них. Также можно ввести короткое описание места.

После того как вы выберете или введете место проведения встречи, можно задать время ее начала и окончания.

Ввод даты

Для того чтобы определить время начала и окончания встречи, необходимо указать дату и время. Несмотря на то что большинство встреч происходит в определенное время, можно назначить встречу, которая будет начинаться в один день, а заканчиваться в другой.

Флажок Целый день устанавливать не надо. Если вы его установите, встреча превратится в событие.

Когда вы задаете дату начала встречи, MS Outlook 2007 автоматически использует ее в качестве даты окончания встречи. Вы можете руководствоваться информацией данного раздела для указания другой даты окончания встречи.

Вы можете изменить дату на любую другую. При этом вы должны использовать тот формат даты, который соответствует региональным установкам вашего компьютера. Например, для настроек Россия это выглядит так: 07.11.2006.

Однако удобнее вводить дату, выбирая ее визуально из календаря. Для этого щелкните по кнопке, расположенной в правой части поля Начало, чтобы отобразить на экране календарь, в котором показан текущий месяц.

Если хотите создать встречу, которая должна произойти в текущем месяце, щелкните по нужному дню. Для того чтобы создать встречу, которая должна произойти в следующем месяце, щелкните по следующему месяцу. После этого щелкните по дню предполагаемой встречи. На экране появится форма Встреча; в поле Начало будет содержаться выбранная вами дата.

Настройка оповещений

По умолчанию MS Outlook 2007 не напоминает о встречах. Если вы хотите, чтобы программа делала это, установите флажок Оповещение в форме Встреча. После того как вы это сделаете, MS Outlook 2007 напомнит вам о встрече за 15 минут до ее начала. Это время можно изменить. Для этого воспользуйтесь диалоговым окном Параметры (пункты меню Сервис ► Параметры, закладка Настройка, галочка перед пунктом Напоминание). Здесь можно указать, за какое время напоминать о встречах, и по умолчанию задать опцию Напоминать или нет.

Для того чтобы на экране появилось напоминание о встрече, MS Outlook 2007 необходимо запустить. Если MS Outlook 2007 не будет запущена в тот момент, когда необходимо напомнить о встрече, сообщение вы не увидите. Оно появится при следующем запуске программы. Но может быть уже слишком поздно.

Создание повторяющихся встреч

Повторяющиеся встречи и события происходят регулярно. Пример повторяющейся встречи – еженедельная планерка с сотрудниками. Пример повторяющегося события – день рождения.

Самым простым способом создания в MS Outlook 2007 повторяющихся встреч или событий является создание разового события и последующего превращения его в повторяющиеся. Ниже рассмотрен вариант превращения разовой встречи в повторяющуюся.

Создайте разовую встречу одним из способов, описанных в предыдущих пунктах.

В форме Встреча нажмите кнопку на панели инструментов Параметры ► Повторение.

Появится форма Повторение встречи. Первое – введите диапазон регулярной встречи: начало, конец, длительность. После этого выберите частоту повторения: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно. Для этого поставьте мышь на любом их этих слов в форме и нажмите левую кнопку.

При выборе различной частоты повторений будут меняться условия встречи. К примеру, на рисунке выше представлено меню – как оно будет выглядеть, если выбрать пункт еженедельно. А ниже – ежемесячно.

Манипулируйте предлагаемыми условиями, чтобы получить желаемый вами результат.

ПРИМЕЧАНИЕ

При определении условий ежемесячно, если вы введете число 29, 30 или 31, MS Outlook 2007 создаст встречу, назначив ее на последний день месяца для тех месяцев, в которых нет соответствующей даты.

Печать встреч и событий

Для того чтобы напечатать календарь в календарном формате, выполните следующие шаги.

Запустите календарь в представление Месяц.

Нажмите сочетание клавиш Ctrl+P, чтобы вызвать меню печати. В блоке Стиль печати уже будет выделен стиль ежемесячно. Выберите нужный вам масштаб из предлагаемых: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, три колонки, подробный календарь. Опять же, чтобы получить наилучший результат, не экономьте и распечатайте свой календарь во всех предлагаемых вариантах. После чего уже на бумаге оцените, какой для вас наиболее подходящий.

Нажмите кнопку OK, чтобы вывести оформленный материал на принтер.

Просмотр оповещений

Каждый из элементов в списке оповещений представляет собой отдельную строку, разделенную на три столбца:

первый столбец содержит символ, описывающий тип напоминания, которое может быть элементом календаря или задачи;

второй столбец содержит тему элемента;

третий столбец указывает, когда элемент должен появиться.

Можно выбрать любое оповещение в списке и просмотреть информацию о нем. Также можно выделить одно из оповещений и щелкнуть по кнопке Открыть, чтобы увидеть данный элемент в форме. Кроме того, можно щелкнуть по кнопке Прекратить, для того чтобы полностью удалить элемент из списка оповещений.

Если вы хотите временно отложить напоминание, то выберите диапазон времени и щелкните по кнопке Отложить.

Глава 5 Организация поиска информации

Найти контакт

Чаще всего пользователь MS Outlook 2007 ищет контакты – телефон или адрес нужного человека. Поэтому был создан инструмент Найти контакт («горячая» клавиша F11), доступ к которому вы можете получить, щелкнув по соответствующей кнопке стандартной панели инструментов.

При вводе имени выпадает список ранее искомых контактов. После этого вы нажимаете клавишу Enter, чтобы MS Outlook 2007 предложил вам все возможные варианты совпадений. Часто бывает, что достаточно ввести несколько первых букв имени, чтобы найти нужное. Поэтому нет необходимости вписывать имя или фамилию целиком.

ПРИМЕЧАНИЕ

MS Outlook 2007 в этом инструменте ищет только по полю ФИО: фамилия, имя, отчество. Если ваше ключевое слово не встречается в этих полях – ничего найдено не будет. То есть когда вы ввели имя человека в другое поле – MS Outlook 2007 его не найдет, хотя оно там есть. Это, безусловно, затрудняет поиск, однако компания Microsoft решила это за нас.

Инструмент Расширенный поиск

Инструмент Расширенный поиск выполняет поиск элементов, удовлетворяющих критериям, указанным во всех четырех вкладках окна Расширенный поиск. Прежде чем вы приступите к указанию новых параметров поиска, щелкните на кнопке Сброс, чтобы удалить все указанные до этого критерии поиска.

Для настройки параметров поиска выполните следующие шаги.

Запустите меню расширенного поиска, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+Shift+F.

Введите слово или фразу, поиск которой вы хотите провести, в текстовом поле Искать текст.

Следующим пунктом укажите, в каких папках следует провести поиск, нажмите кнопку Обзор..

Для ускорения поиска можно задать параметр Просмотреть, где выбрать из списка то, что именно вы хотите найти.

Нажмите на клавишу Enter и спустя некоторое время получите список Найденный результат.

Как правило, MS Outlook 2007 может искать не только слово или фразу целиком, но и ее часть. Поэтому экспериментируйте с вариациями условий поиска, чтобы добиваться наиболее точных и быстрых результатов.

Сохранение и повторное использование условий поиска

Сконструировав набор критериев (и убедившись в том, что они вам подходят), вы можете сохранить их для дальнейшего использования.

Для сохранения условия поиска выполните ряд действий.

Выберите команду Файл ► Сохранить набор диалогового окна Расширенный поиск, чтобы отобразить диалоговое окно Сохранение условия поиска.

Изучите структуру папок и определите, куда хотите сохранить созданные условия поиска.

Укажите имя файла, MS Outlook 2007 предлагает по умолчанию свое название.

Щелкните по кнопке OK для сохранения настроек в файл.

Для повторного использования настроек поиска выполните следующие шаги.

Откройте диалоговое окно Расширенный поиск (сочетание клавиш Ctrl+Shift+F).

Выберите команду Файл ► Открыть условия поиска. Если вы уже настроили другие условия поиска, MS Outlook 2007 сообщит о том, что они будут потеряны, если вы продолжите. Щелкните по кнопке OK.

Изучите структуру папок и найдите сохраненный вами ранее файл.

Щелкните по кнопке OK.

Для изменения уже сохраненных условий поиска вначале откройте файл с ними, после чего измените настройки и сохраните под тем же именем.

Поиск сообщений по контакту

Для того чтобы осуществить этот способ поиска сообщений, выполните ряд действий.

Откройте карточку выбранного вами контакта.

В панели инструментов в блоке Показать нажмите пункт Действия.

Выберите из списка в поле Показать пункт Электронная почта.

MS Outlook 2007 сразу начнет поиск всех сообщений, полученных или отправленных данному получателю. Индикатором поиска является динамическая картинка: страница и движущееся по часовой стрелке увеличительное стекло.

Фактически этот способ поиска позволяет отслеживать переписку с каждым отдельно взятым адресатом. Вы можете сортировать найденные сообщения по любому полю таблицы – как по возрастанию, так и по убыванию. Для этого нажмите мышью на заголовок таблицы. Чтобы изменить порядок сортировки, щелкните по тому же заголовку еще раз.

Глава 6 Приложение

Резервное копирование (BackUp) данных MS Outlook 2007

Для того чтобы не потерять данные во время сбоев системы Windows, при проникновении вирусов или из-за физической потери данных («полетел» жесткий диск), рекомендуется проводить еженедельное резервное копирование. Чтобы отладить этот процесс, выполните ряд действий.

Создайте на рабочем столе ярлык на папку, где MS Outlook 2007 хранит файл личных папок. pst, для этого:

выберите пункты меню Файл ► Управление файлами данных…;

в появившемся меню нажмите кнопку Открыть папку…;

скопируйте файлы outlook.pst и архив. pst на CD-RW или DVD-RW или другой носитель;

выполняйте описанные выше действия еженедельно. Таким образом, у вас будет копия всех ваших данных, защищенная от возможных потерь информации.

Чтобы восстановить утраченные данные, выполните следующие шаги.

Установите программу MS Outlook 2007.

Выберите пункты меню Файл ► Управление файлами данных…

В появившемся меню нажмите кнопку Открыть папку…

Закройте программу MS Outlook 2007 (иначе она не позволит вам заменить файлы. pst).

Скопируйте ваши резервные файлы в открытую папку, заменив имеющиеся там файлы.

Запустите MS Outlook 2007 – и все ваши данные восстановлены!

Сохранение элементов MS Outlook 2007 в виде файлов

Вы можете сохранить любые элементы MS Outlook 2007 как файлы, чтобы работать с ними и в других приложениях. MS Outlook 2007 сохраняет элементы в нескольких форматах. Приведенный ниже пример касается сообщений, но вы можете применять те же приемы и к элементам других типов.

Для сохранения сообщения как файла выполните следующие действия.

Откройте папку с письмами и выделите сообщение, которое собираетесь сохранить как файл.

Воспользуйтесь командой Файл ► Сохранить как, чтобы отобразить диалоговое окно Сохранение элемента, показанное на рисунке.

Если хотите сохранить файл в папке, отличной от предлагаемой MS Outlook 2007, предварительно выберите ее.

Определите, в каком формате из трех предлагаемых хотите сохранить сообщение. После этого нажмите кнопку Сохранить.

ПРИМЕЧАНИЕ

Альтернативный способ сохранить элемент MS Outlook 2007 в качестве файла – перетащить его значок в папку в окне программы Проводник. Созданные файлы получают расширение. msg.

Что такое сжатие и архивация

Необходимость применения сжатия и архивации данных MS Outlook 2007 обусловлена двумя причинами:

во избежание появления слишком больших файлов на жестком диске компьютера. Именно для этого предназначено сжатие;

для восстановления данных в случае неожиданного сбоя в работе дисковой системы или же для перемещения этих данных на другой диск. Именно для этого предназначена архивация.

Вы можете использовать любой из приведенных приемов для уменьшения дискового пространства, занимаемого элементами MS Outlook 2007:

удаление ненужных элементов MS Outlook 2007;

сжатие папок для уменьшения занимаемого места;

архивация элементов путем их перемещения с жесткого диска на другие носители.

Архивация подразумевает копирование всех необходимых элементов MS Outlook 2007 на другой носитель.

Удаление элементов MS Outlook 2007

Вы можете удалить элемент MS Outlook 2007 следующими способами:

щелчком по кнопке Удалить стандартной панели инструментов;

с помощью команды Правка ► Удалить;

нажатием комбинации клавиш Ctrl+D;

нажатием клавиши Delete;

перетаскиванием на значок Удаленные панели MS Outlook 2007;

перетаскиванием в папку «Удаленные» в списке папок MS Outlook 2007;

щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить контекстного меню.

Вы также можете использовать эти методы для удаления папок MS Outlook 2007, кроме стандартных папок этой программы «Входящие», «Исходящие» и т. д. При удалении папки MS Outlook 2007 перемещает ее (а также ее содержимое, включая файлы и вложенные файлы) в папку «Удаленные», что приводит к появлению в последней новой вложенной папки.

Удаление элементов из папки «Удаленные»

Для полного удаления элементов с жесткого диска вы должны удалить их из папки «Удаленные». Вы можете удалить как все элементы сразу, так и только некоторые из них. Можете удалять вручную или настроить автоматическое удаление подобных элементов, указав время, спустя которое они будут стираться.

Для удаления всех элементов папки «Удаленные» выполните следующее.

В папке «Удаленные» щелкните правой кнопкой мыши по значку Удаленные панели MS Outlook 2007, чтобы отобразить контекстное меню.

Выберите из него команду Очистить папку «Удаленные». MS Outlook 2007 отобразит предупреждение о том, что восстановлению удаленные сообщения не подлежат.

Щелкните по кнопке Да для подтверждения. Поздравляем вас, папка «Удаленные» стала занимать меньше места. Теперь нужно выполнить алгоритм сжатия, приводимый в следующей главе, чтобы вы наглядно увидели уменьшение занимаемого дискового пространства.

Сжатие файла личных папок (.pst)

После того как вы удалили элементы из папки «Удаленные», MS Outlook 2007 не высвобождает пространство на диске, которое они занимали. Для этого вам придется сжать файл личных папок.

Для того чтобы увидеть, сколько пространства освободилось после сжатия файла личных папок, определите размер этого файла до и после сжатия.

Для определения размера файла личных папок выполните ряд действий.

Установите курсор на корневой папке и правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню.

Выберите команду Свойства для личной папки. Вместо названия «личная папка» может быть любое иное, какое вы задали ранее. В нашем примере имя личной корневой папки «Time-M». Появится вот такое меню:

Щелкните по кнопке Размер папки…, чтобы получить информацию, сколько места занимает файл. pst.

Закройте окно Размер папки и нажмите кнопку Дополнительно… Откроется окно Личные папки, которое позволит вам сжать ваш файл личных папок.

Нажмите кнопку Сжать, и через некоторое время (зависит от размера вашего файла) сжатие будет произведено.

Вернитесь в меню определения размера папок и обратите внимание, насколько меньше стал ее размер.

Однократное сжатие не всегда приводит к максимальному. Для лучшего результата выполните сжатие 2–3 раза, если это не займет много времени.

Устранение неполадок

Несмотря на то что MS Outlook 2007 хорошо справляется с такой задачей, как поддержание файла личных папок в хорошей форме, возникновение проблем возможно. Из практики автора: иногда требовалась проверка файла специальной программой. Если вы столкнулись с проблемой доступа к личным данным, хранимым в MS Outlook 2007, воспользуйтесь инструментом Восстановление папки «Входящие».

Файл данной программы называется SCANPST.exe и автоматически устанавливается на компьютер при установке Windows. Мы рекомендуем при первой установке MS Outlook 2007 найти этот файл и скопировать его в папку хранения ваших личных данных, рядом с файлом. pst.

Чтобы воспользоваться инструментом Восстановление папки «Входящие», выполните ряд действий.

Закройте программу MS Outlook 2007.

Выполните команду Найти файл: выберите в Windows Пуск ► Найти ► Файлы и Папку.

В соответствующем текстовом поле введите SCANPST.exe, после чего щелкните по кнопке Найти. Windows произведет поиск файла на жестком диске и отобразит путь к нему.

Создайте на найденный файл ярлык в папку хранения файла. pst. В следующий раз вы сможете сразу запускать его из папки, не проводя дополнительный поиск.

Дважды щелкните по значку файла SCANPST.exe, чтобы запустить программу.

Нажмите на кнопку Обзор…, укажите файл. pst, требующий проверки. Воспользуйтесь командой Начать, чтобы проверить файл и при необходимости исправить обнаруженные в нем ошибки.

После того как программа завершит проверку файла, она отобразит окно с результатами проверки и проведенных действий. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть это окно.

Выбрав вариант создания журнала, вы сможете найти его по имени outlook.log. Для отображения содержимого этого файла можно использовать программу Блокнот, другой текстовый редактор. Файл журнала создается только при обнаружении ошибок в проверяемом файле личных папок.

Копирование и перемещение элементов MS Outlook 2007

Элементы MS Outlook 2007 могут быть скопированы или перемещены из одной папки в другую. Однако каждая из папок может содержать объекты лишь одного типа, при копировании из одной папки в другую такого же типа объект не претерпевает изменений, в то время как при копировании или перемещении в папку другого типа MS Outlook 2007 преобразует тип объекта в соответствии с содержимым новой папки. Например, если скопировать или переместить элемент из папки «Календарь» в папку «Задачи», он станет элементом Задача.

При копировании элемента MS Outlook 2007 создает новый элемент в другой папке, оставляя исходный на прежнем месте. При перемещении элемента MS Outlook 2007 перемещает его в другую папку, удаляя с прежнего места расположения.

Методы копирования и перемещения, описываемые в данном разделе, используются главным образом при работе с отдельными объектами. Для одновременного перемещения нескольких объектов удобнее пользоваться средством MS Outlook 2007 Организовать.

Как правило, чаще всего перемещения требуют полученные сообщения электронной почты (см. начало раздела, пункт «Создание структуры папок»). Кроме того, если перетащить письмо в папку «Контакты», вы получите создание нового контакта с уже заполненными полями имя и e-mail. Аналогично происходит взаимодействие между элементами: Контакты, E-mail, Календарь.

Меню и панели инструментов

ПРИМЕЧАНИЕ

С помощью клавиатуры можно выбрать команду из любого меню, находящегося в строке меню. Для этого выберите строку меню, нажав клавишу Alt.

Затем нажмите клавишу, соответствующую букве, подчеркнутой в названии меню с нужным разделом команд.

После отображения меню нажмите клавишу с буквой, подчеркнутой в названии команды, которую требуется выполнить.

Работа с полями ввода в диалоговых окнах

Сводная таблица «горячих» клавиш для MS Outlook 2007

Поле ввода – это свободное место, куда можно ввести (с клавиатуры или с помощью вставки) какую-либо запись, например имя пользователя или путь, к примеру C: \Документы\Мой документ. doc.

Основные переходы

Для всех элементов

Отправка и получение

Представления: Календарик

Представления: При выбранной группе

Примечания

1

ЗУН – знания, умения, навыки.

(обратно)

Оглавление

Предисловие

Введение

Раздел I Персональная эффективность: методы успевать все

  Глава 1 Территория тайм-менеджмента

  Глава 2 От мечтаний к достижению целей

  Глава 3 Устройство человеческого сознания

  Глава 4 Принятие управленческих решений

  Глава 5 Планирование деятельности

  Глава 6 Отдых и восстановление

Раздел II Реализация тайм-менеджмента в Outlook 2007

  Кому адресован этот раздел?

  Глава 1 Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы

  Глава 2 Почтовый клиент

  Глава 3 Управление контактами

  Глава 4 Планировщик MS Outlook 2007

  Глава 5 Организация поиска информации Глава 6 Приложение Fueled by Johannes Gensfleisch zur Laden zum Gutenberg