«Компьютер для бухгалтера»

Компьютер для бухгалтера (fb2) - Компьютер для бухгалтера 12995K скачать: (fb2) - (epub) - (mobi) - Алексей Анатольевич Гладкий

Алексей Гладкий Компьютер для бухгалтера

© Гладкий А. А., 2015

© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2015

* * *

Введение

Бухгалтерия немыслима без компьютера. Ручной учет сложен, громоздок, трудоемок, неинформативен, изобилует ошибками, а потому нигде не используется – его время безвозвратно ушло.

Современные технические и программные средства позволяют автоматизировать все бухгалтерские операции: ввод и обработка документации, формирование проводок, получение аналитических, сводных, регламентированных и иных отчетов, проведение электронных платежей, импорт и расшифровка банковской выписки, учет заработной платы, материалов, основных средств и НМА, предоставление отчетности в соответствующие органы и др.

Поэтому одним из основных требований, предъявляемых сегодня к сотрудникам бухгалтерских и финансовых служб предприятий и организаций, является умение работать на компьютере и способность полноценно вести учет с применением специализированных программных продуктов.

Предлагаемая книга рассчитана на обучение широкого круга специалистов ведению бухгалтерского учета на компьютере. С помощью данного руководства вы освоите необходимые навыки работы, научитесь самостоятельно создавать бухгалтерские документы, формировать проводки, вести аналитику, печатать отчеты, используя бухгалтерские программы, каждой из которых посвящена отдельная глава. Также рассматриваются приложения пакета Microsoft Office, функциональные возможности которых позволяют решать целый ряд учетнобухгалтерских задач.

Все приведенные в книге данные являются условными, совпадения случайны, а примеры настройки и практического применения описываемых программных средств носят обобщенный характер.

Глава 1 Общие сведения о работе на компьютере

Содержимое данной главы адресовано тем, кто слабо знаком с компьютером, поэтому опытные пользователи могут пропустить ее и сразу переходить к главе 2. Здесь мы расскажем об основных приемах работы с операционной системой Windows, а также дадим ряд рекомендаций по обеспечению сохранности данных и работоспособности компьютера.

Основные правила работы с Windows

Самой популярной операционной системой является Windows – продукт компании Microsoft. В ней реализован набор полезных функций, значительно облегчающих работу пользователей и отвечающих самым строгим и актуальным требованиям сегодняшнего дня.

Для успешной работы системы Windows (в частности, популярной 7й версии) компьютер должен удовлетворять следующим минимальным требованиям.

• 32-разрядный (x86) или 64-разрядный (x64) процессор с тактовой частотой не менее 1 ГГц.

• Не менее 1 Гб (для 32-разрядной системы) или 2 Гб (для 64 разрядной системы) оперативной памяти.

• Не менее 16 Гб (для 32-разрядной системы) или 20 Гб (для 64 разрядной системы) свободного пространства на жестком диске.

• Графическое устройство DirectX 9 с драйвером WDDM версии 1.0 или выше.

Это необходимый минимум. Но для использования некоторых функций системы этот перечень может быть значительно расширен. Например, в зависимости от разрешения экрана для воспроизведения видео может потребоваться дополнительная память и более совершенное графическое оборудование. Чтобы с помощью Windows Media Center смотреть телепередачи, вам потребуется ТВтюнер (правда, на интернет телевидение это требование не распространяется). Для работы с компактдисками необходимо наличие оптического привода, для прослушивания звуковых файлов нужны колонки или иное аналогичное устройство (к ноутбукам это не относится – у них есть встроенные колонки) и т. д.

Большинство современных компьютеров, продаваемых сегодня на российском рынке, вполне удовлетворяют условиям, необходимым для эксплуатации системы Windows.

Описание пользовательского интерфейса

После загрузки операционной системы Windows 7 на экране отображается ее пользовательский интерфейс (рис. 1.1), который включает в себя три основных элемента: Рабочий стол, панель задач и меню Пуск.

Рис. 1.1. Интерфейс операционной системы Windows 7

Наибольшую часть пользовательского интерфейса занимает Рабочий стол – это вся область экрана, кроме кнопки Пуск и панели задач.

Рабочий стол оформляется фоновым рисунком, поверх которого отображаются ярлыки вызова приложений и значки папок. В качестве фонового рисунка используются изображения, фотографии, скриншоты и т. п. В комплект поставки Windows входит большой набор фоновых рисунков, но можно использовать для оформления Рабочего стола и прочие графические объекты (например, скачанные из Интернета, созданные в графическом редакторе или с помощью цифрового фотоаппарата).

Основной функциональный элемент рабочего стола Windows – это расположенные на нем значки и ярлыки, предназначенные для оперативного доступа к программам, файлам, документам и папкам. Вы можете сами установить на рабочий стол необходимые значки и ярлыки.

Примечание

Как правило, на рабочий стол выводятся ярлыки и значки для наиболее часто используемых приложений, файлов и папок. В остальных случаях лучше использовать Проводник, чтобы не загромождать рабочий стол редко используемыми элементами.

После установки операционной системы на рабочий стол по умолчанию выводится значок Корзина. С его помощью открывается доступ к корзине с удаленными файлами, папками и иными объектами. Периодически следует удалять из корзины все содержимое, чтобы не хранить на жестком диске то, что уже не понадобится.

Что касается остальных системных папок, то на рабочий стол могут быть автоматически выведены следующие значки и ярлыки:

• Мой компьютер – для доступа к файлам, папкам и документам, хранящимся на компьютере.

• Мои документы – в данной папке хранятся различные текущие документы пользователя (письма, отчеты и т. д.).

• Моя музыка – папка предназначена для хранения музыкальных и звуковых файлов.

• Мои рисунки – в данной папке целесообразно хранить цифровые фотографии, рисунки, графические объекты и т. п.

• Мои видеозаписи – папка предназначена для хранения видеозаписей.

Чтобы самостоятельно вывести на рабочий стол ярлык, откройте в Проводнике Windows папку с соответствующим файлом (этот может быть как файл документа, так и исполняемый файл приложения). Щелкните на этом файле правой кнопкоймыши, и в открывшемся контекстном меню выберите команду Отправить → Рабочий стол (создать ярлык).

Нажатием на Рабочем столе правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, включающее в себя команды для выполнения ряда операций (сортировка объектов рабочего стола, управление их отображением, создание ярлыков и папок и др.).

Основные элементы и инструменты Windows

Панель задач представляет собой полосу, располагающуюся вдоль всей нижней границы интерфейса, и включает в себя ярлыки быстрого запуска, кнопки открытых приложений, системные часы и др. Она включает в себя следующие компоненты: область быстрого запуска, область открытых приложений, область уведомлений, адресная панель, панель ссылок, языковая панель и панель рабочего стола. Управление отображением данных элементов (за исключением области быстрого запуска, области открытых приложений и области уведомлений) происходит с помощью команд подменю Панели, которое находится в контекстном меню панели задач.

Меню Пуск (рис. 1.2) открывается нажатием круглой кнопки, которая расположена в левом нижнем углу интерфейса (название этой кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

Рис. 1.2. Меню Пуск

Данное меню позволяет получить доступ к приложениям, папкам и файлам, хранящимся на компьютере, перейти в режим настройки и администрирования системы, вызвать справочную информацию, открыть режим поиска, выключения и перезагрузки компьютера и др.

Панель управления представляет собой совокупность элементов, предназначенных для настройки основных компонентов операционной системы, а также перехода в режим выполнения ряда важных операций (например, подключение устройств, удаление программ и др.). Запуск панели управления происходит с помощью команды Пуск → Панель управления – при ее активизации на экран выводится окно, которое показано на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Панель управления

Содержимое панели управления в зависимости от функционального назначения сгруппировано по категориям, для открытия которых предназначены соответствующие ссылки (см. рис. 1.3). С их помощью вы можете не только открыть категорию, но и перейти непосредственно к одному из ее элементов. Кратко рассмотрим основные из них.

Элементы категории Система и безопасность предназначены для просмотра и редактирования параметров безопасности системы, просмотра сведений о системе и характеристиках компьютера, архивирования данных, перехода в режим работы с встроенным брандмауэром Windows, настройки параметров электропитания, выполнения действий по администрированию, обслуживанию и обновлению системы.

В категории Сеть и Интернет производится настройка подключения к Интернету, настройка общего доступа к файлам и папкам, проверка состояния и настройка локальной сети, переход в режим настройки интернетобозревателя Internet Explorer (отметим, что в данный режим можно войти и непосредственно из окна Internet Explorer), добавление в сеть беспроводных устройств и др.

Элементы категории Оборудование и звук предназначены для подключения к компьютеру принтеров и другого оборудования, настройки звукового сопровождения системных событий, настройки автоматического воспроизведения компактдисков и параметров энергосбережения, обновления драйверов, настройки параметров экрана и иных действий, связанных с работой оборудования и звуковым оформлением.

В категории Программы ведется работа с программами и приложениями – как от компании Microsoft, так и от сторонних разработчиков. В частности, здесь вы можете удалить программы, не имеющие штатного деинсталлятора, выбрать приложения, которые будут использоваться по умолчанию, включать и отключать компоненты Windows, работать с гаджетами Рабочего стола, назначать программы для открытия файлов конкретных типов (например, файл с расширением avi будет по умолчанию открываться программой Media Player Classic и т. п.) и др.

Примечание

Расширение файла представляет собой набор символов, характеризующих его тип, следующих сразу за его именем и отделяющихся от имени файла точкой. Чтобы было понятнее, поясним на конкретных примерах: в файле Список. doc расширение – doc (оно указывает на то, что этот документ создан в программе Word), в файле Отчет. rtf расширение – rtf (поддерживается программами WordPad и Word), Рисунок. bmp расширение – bmp (это одно из графических расширений) и т. д.

В категории Учетные записи пользователей и семейная безопасность ведется работа по формированию и редактированию пользовательских учетных записей, настройке функции родительского контроля (эта функция позволяет предотвратить просмотр детьми нежелательных материалов), изменению пароля доступа к системе и др. Здесь же производится управление информационными картами для подключения к интерактивным службам.

Элементы категории Оформление и персонализация предназначены для оформления интерфейсов системы, настройки панели задач и меню Пуск, управления шрифтами, настройки параметров папок и др.

В категории Часы, язык и регион можно изменить системное время и дату, выбрать часовой пояс, выбрать режим переключения раскладки клавиатуры и др.

С помощью элементов, входящих в состав категории Специальные возможности, можно перейти в режим настройки специальных возможностей системы для людей с нарушениями зрения, слуха, опорнодвигательного аппарата, а также настройки системы распознавания речи и микрофона. В Корзину, которая также создается автоматически при установке Windows, помещаются объекты (файлы, папки, документы), удаленные с помощью клавиши Delete либо команды контекстного меню Удалить. Если же нужно выполнить окончательное удаление объекта с жесткого диска (минуя корзину), то для этого используйте комбинацию клавиш Shift+Delete.

Однако не стоит злоупотреблять последним способом: ведь после этого восстановление удаленного объекта становится невозможным, а вот из корзины его можно восстановить. Для этого следует установить на него курсор, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Восстановить. После этого вы сможете найти восстановленный объект в том месте, где он находился до удаления.

Совет

С целью высвобождения места на жестком диске периодически удаляйте из корзины все ее содержимое. Это производится с помощью команды Файл → Очистить корзину, либо аналогичной команды контекстного меню (в данном случае оно должно вызываться на пустом месте в окне корзины).

Папка Мои документы создается автоматически при установке операционной системы и предназначена для хранения файлов, папок и иных объектов. Она содержит несколько подчиненных папок аналогичного назначения, в частности Мои рисунки, Моя музыка, Мои видеозаписи. Они предназначены для хранения файлов соответствующих форматов. Для начинающих пользователей, еще толком не освоивших навигацию по компьютеру, это очень удобно: по крайней мере, изображения и фотографии будут храниться в одной папке, музыка – в другой, электронные книги – в третьей, а прочие объекты – непосредственно в папке Мои документы. Эти автоматически созданные папки предлагаются по умолчанию при сохранении файлов соответствующих форматов. Для удобства можно вывести ярлыки этих папок на Рабочий стол.

Проводник Windows

Операционная система, по сути, является посредником между пользователем и компьютером. Подобный посредник есть также между пользователем и операционной системой. Он называется Проводник и представляет собой программу, с помощью которой пользователь видит расположение папок и файлов в компьютере (на любых носителях информации – локальных, сетевых, сменных и др.). Именно с помощью Проводника осуществляется открытие папок, запуск файлов, а также выполнение ряда иных действий (переименование объектов и др.).

Чтобы открыть проводник Windows (рис. 1.4), нужно выполнить команду Пуск → Компьютер. Если по какимто причинам данная команда отсутствует в меню Пуск, то можно воспользоваться командой Пуск → Все программы → Стандартные → Проводник. Для удобства работы рекомендуется вывести ярлык Проводника на Рабочий стол.

Рис. 1.4. Проводник Windows

Структура окна Проводника такова: вверху находится адресная строка, под ней – главное меню, еще ниже – инструментальная панель. Слева отображается перечень папок, автоматически созданных в процессе установки системы, список всех дисков компьютера (локальных, сетевых, виртуальных и др.), а также список компьютеров, входящих в локальную сеть (при наличии таковых). Правую (основную) часть интерфейса занимает содержимое диска или папки, на которой слева установлен курсор, либо содержимое открытой в данный момент папки. Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, команды которого дублируют соответствующие команды главного меню или кнопки инструментальной панели.

Чтобы просмотреть содержимое папки в окне Проводника, необходимо дважды щелкнуть на ней левой кнопкой мыши. Подчиненные папки раскрываются аналогичным образом, и так же производится запуск файлов на исполнение. Отметим, что просматривать содержимое дисков и папок можно и в левой части окна – для этого нужно раскрыть соответствующий диск (папку), щелкнув мышью на стрелочке слева от его названия.

В адресной строке Проводника отображается адрес (местонахождение) содержимого, представленного в его правой (основной) части. На рис. 1.4 это содержимое находится по адресу Компьютер → Локальный диск (Е), то есть оно располагается на локальном диске Е.

Как защитить бухгалтерские данные от утраты, порчи, хищения

О компьютерных вирусах слышали все. Эти вредоносные программы в огромном количестве «представлены» в Интернете, и их число растет с каждым днем. Самое неприятное, что многие распространители вирусов успешно применяют в своей практике передовые достижения IT-индустрии – в результате то, что должно служить во благо пользователям, в конечном счете может обернуться для них большими проблемами.

Современный компьютерный вирус – это вредоносная программа, проникающая на компьютер без ведома пользователя (хотя, возможно, при невольном его участии) и выполняющая определенные разрушительные действия, нередко умеющая размножаться и самораспространяться.

В настоящее время в мире развелось великое множество «вирусописателей». Одни из них занимаются созданием и распространением вирусов в качестве хобби, другие просто желают сделать «всем плохо», третьи хотят отомстить, четвертые имеют вполне конкретные коммерческие цели – хищение информации либо денежных средств, вывод из строя сетей, вебресурсов и т. п. за солидное вознаграждение (в частности, это одно из проявлений современной конкурентной борьбы) и др.

Примечание

Наиболее опасными видами вирусов в настоящее время считаются сетевые черви и «трояны». Первые способны за короткое время распространиться по локальной сети, а вторые внедряются в компьютер и могут делать, в принципе, что угодно – в зависимости от того, с какой целью они созданы (хищение информации, вывод из строя аппаратной или программной части и т. д.).

Для защиты от компьютерных вирусов на компьютере обязательно должна быть установлена хорошая антивирусная программа. Таких программ существует немало, среди наиболее известных можно отметить Антивирус Касперского (), Avast (), Dr. Web (), NOD 32 (), Norton Antivirus () и др. Однако недостаточно просто установить такую программу на компьютер – нужно еще и следить за актуальностью антивирусных баз и своевременно обновлять их. Отметим, что в большинстве современных антивирусных программ реализована возможность автоматического обновления антивирусных баз. Это наиболее удобный вариант, поскольку процесс обновления протекает без участия пользователя и запускается автоматически по мере необходимости. Не забывайте, что для автоматического обновления антивирусных баз необходимо наличие действующего подключения к Интернету.

Даже если человек полагает, что на его компьютере нет ничего интересного для посторонних, вредоносное ПО способно сделать компьютер полностью неработоспособным. Кроме этого, удаленный злоумышленник может воспользоваться чужим компьютером для несанкционированной рассылки спама, вредоносных программ и т. п. Причем ответственность за подобные действия в данном случае будет нести ничего не подозревающий владелец компьютера.

Однако существует достаточно надежное средство, позволяющее защитить свой компьютер от несанкционированного доступа извне. Это средство называется брандмауэр.

Брандмауэр (он может называться также сетевой экран, файрвол, шлюз безопасности и др.) – это своеобразный буфер, находящийся между локальным компьютером и Интернетом. Его смысл заключается в том, чтобы блокировать всяческие попытки проникновения как из Интернета в компьютер, так и из компьютера в Интернет различных программ, команд, заданий и т. д.

Может возникнуть вопрос: понятно, когда брандмауэр блокирует несанкционированный доступ из Интернета в компьютер, но зачем же блокировать выход из компьютера в Интернет? А затем, чтобы, например, троян либо иной шпион, проникший в компьютер до установки либо включения брандмауэра, не имел возможности выполнять полученное задание (рассылать спам с зараженного компьютера, отсылать информацию о компьютере и пользователе и т. п.). При этом разрешается выход в Интернет только тем приложениям, которые укажет пользователь (Internet Explorer, Outlook Express и т. п.). Следует, однако, отметить, что не все брандмауэры могут контролировать исходящий трафик.

Операционная система Windows имеет встроенное средство защиты от внешних угроз, которое входит в комплект поставки, – брандмауэр Windows. По умолчанию он включен, и без серьезных на то оснований менять его настройки не рекомендуется. Если все же необходимо настроить параметры брандмауэра, то откройте Панель управления, и в категории Система и безопасность выберите раздел Брандмауэр Windows, после чего в левой части открывшегося окна щелкните на ссылке Включение и отключение брандмауэра Windows. В результате выполненных действий на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.5.

В данном окне с помощью соответствующих переключателей включается и выключается брандмауэр Windows в домашней и общественной сети. Если брандмауэр включен, то с помощью соответствующих флажков можно установить режим блокировки всех входящих подключений, а также режим уведомления пользователя о блокировке новых программ.

Кроме штатного брандмауэра Windows, в настоящее время на рынке имеется достаточное количество сетевых экранов от сторонних разработчиков. Среди них можно порекомендовать защитный файрвол Zone Alarm, являющийся сегодня одним из наиболее популярных.

Рис. 1.5. Брандмауэр Windows

К несомненным достоинствам программы можно отнести то, что она имеет как платную, так и бесплатную версии, причем возможностей бесплатной версии вполне достаточно для защиты домашнего компьютера. Недостаток – программа не поддерживает русский язык (по крайней мере, на момент написания данной книги). В программе предусмотрена возможность тонкой настройки параметров защиты. В частности, пользователь самостоятельно указывает приложения, которым разрешен выход в Интернет (чаще всего это интернетобозреватель, почтовая программа, ICQ и т. п.), определяет параметры доступа в компьютер извне (иначе говоря, полностью контролируется входящий и исходящий трафик). Кроме этого, можно поместить программу в автозагрузку, включить режим скрытия своего IP-адреса и др.

Восстановление работоспособности компьютера при вирусных атаках и прочих программных сбоях

Компьютерные вирусы или неквалифицированные действия пользователей могут вызвать внезапный программный сбой, чреватый утерей несохраненных бухгалтерских данных. Поэтому важно знать, как самостоятельно восстановить работоспособность компьютера, хотя бы для того, чтобы корректно завершить работу либо экспортировать данные на внешний носитель.

Внимание

Если выяснилось, что компьютер поражен вирусом, самое главное – не паниковать и не предпринимать никаких необдуманных действий и «резких движений» (удалять файлы, перезагружать компьютер и т. п.). Помните, что в большинстве случаев удается выйти из подобных ситуаций без особых потерь – но только при условии, что все действия были четко продуманы. В любом случае, заражение вирусом – это не самое страшное, что может случиться с компьютером.

Одна из самых неприятных ситуаций – когда отказывается загружаться компьютер либо операционная система. Причиной того, что компьютер не загружается вообще, может быть повреждение вирусом BIOS. В данном случае новичкам рекомендуется самостоятельно не экспериментировать, а обратиться за помощью к профессионалам. В подобных случаях зачастую приходится выполнять перезапись микросхемы BIOS, а эта операция требует немалого опыта и умения.

Если же вирус не вывел из строя BIOS, а лишь несколько подкорректировал параметры его настройки, что стало причиной появления проблем с загрузкой компьютера, то лучше всего в данном случае восстановить настройки BIOS, используемые по умолчанию. Для этого нужно войти в BIOS (для этого в большинстве случаев нужно сразу после включения компьютера нажать и удерживать клавишу Delete, но на ноутбуках могут использоваться другие клавиши – например, F2), и выполнить соответствующую команду. Название этой команды зависит от версии BIOS, но в любом случае ее найти несложно (она может называться, например, FailSafe Defaults или Load BIOS Defaults).

Но чаще бывает так, что компьютер загружается нормально, а вот Windows – нет. Первое, что нужно попробовать в такой ситуации, – это загрузить систему в одном из дополнительных режимов (для выбора режима загрузки нужно, находясь в интерфейсе загрузочного меню, нажать клавишу F8). В результате на экране откроется меню выбора режима загрузки.

Первый режим, который рекомендуется выбрать, – это режим загрузки последней удачной конфигурации. Сущность его состоит в том, что при загрузке Windows будут задействованы те ее параметры и настройки, которые применялись при последнем удачном запуске.

Если эта попытка оказалась безуспешной, выберите для загрузки режим отладки либо безопасный режим. Эти режимы позволяют загрузить Windows с определенными ограничениями ее функциональности.

Примечание

Если все попытки запустить Windows оказались неудачными – ищите неисправность в аппаратной части компьютера либо переустанавливайте Windows. И в первом, и во втором случае новичкам рекомендуется не действовать самостоятельно, а обратиться за помощью к специалистам.

Если же Windows все же удалось запустить в одном из нестандартных режимов, попробуйте выполнить перечисленные ниже действия.

• Просканируйте компьютер хорошей антивирусной программой с актуальными сигнатурными базами.

• Выполните восстановление Windows (Пуск → Все программы → Стандартные → Служебные → Восстановление системы). Эта функциональность предназначена для возврата Windows к одному из предыдущих состояний. Иногда это устраняет последствия деятельности вирусов и прочего вредоносного программного обеспечения.

• Выполните резервное копирование хранящейся в компьютере информации на внешний носитель или на сетевой диск (особенно если сканирование антивирусом не принесло результатов) – ведь неизвестно, как поведет себя Windows при следующей загрузке.

Обычно при заражении вирусами проблема устраняется после проверки компьютера хорошей антивирусной программой. Отметим, что некоторые антивирусы умеют «откатывать» Windows к «довирусному» состоянию.

Если Windows категорически не желает загружаться ни в одном из режимов и очевидно, что без ее переустановки (а возможно – и без форматирования жесткого диска) не обойтись, то нужно постараться сохранить имеющиеся в компьютере данные. Попробуйте загрузиться в режиме MSDOS с загрузочного диска и перенести данные на внешние носители (флешнакопитель, компактдиск, сетевой диск и др.).

Глава 2 Word для бухгалтера

В данной главе мы подробно рассмотрим, каким образом может использоваться текстовый редактор MS Word в профессиональной деятельности бухгалтера. Отметим, что формирование документов с помощью MS Word возможно только путем их прямого ввода с клавиатуры (либо с использованием буфера обмена); выполнение каких-либо расчетных действий возможности текстового редактора не предусматривают.

Возможности и основные функции программы применительно к бухгалтерии

Широкие функциональные возможности Word позволяют выполнять самые разнообразные операции по формированию и редактированию текстовых бухгалтерских документов. Основные задачи, решаемые с помощью данного редактора, можно сформулировать следующим образом.

• Ввод и редактирование текстовых документов с использованием большого выбора шрифтов и стилей текста.

• Оформление текстовых документов: создание заголовков, оглавления, колонтитулов, формирование предметного указателя, расстановка переносов, расположение текста на странице; настройка шрифтов и параметров абзаца, а также создание текстовых документов с использованием различных шаблонов (как системных, так и пользовательских), предназначенных специально для соответствующего оформления документа.

• Вставка в текст требуемых элементов: специальных символов, рисунков, примечаний, гиперссылок, сносок и т. п.

• Работа с блоками текста (копирование, вставка, перемещение фрагментов текста с использованием возможностей буфера обмена).

• Представление данных в табличной форме с помощью специальной функциональности, позволяющей рисовать таблицы в соответствии с заданными параметрами.

• Настройка параметров представления текстового документа на экране.

• Просмотр статистики документа (количество страниц текстового документа, количество символов в документе, количество абзацев и др.).

• Автоматическая проверка формируемого документа на наличие в нем грамматических, стилистических и т. п. ошибок с возможностью оперативно их устранить.

• Создание рисунков с использованием специально предназначенной функциональности.

• Сохранение сформированного документа в разных форматах.

• Вывод на печать готового текстового документа; при необходимости – предварительный просмотр документа перед его распечаткой.

Помимо перечисленных, с помощью текстового редактора Word можно решать и целый ряд иных задач, в зависимости от потребностей конкретного пользователя.

Структура интерфейса и основные инструменты Word

Пользовательский интерфейс текстового редактора Word (с фрагментом набранного текста) изображен на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Интерфейс текстового редактора Word

Основными элементами пользовательского интерфейса являются:

• меню Файл – находится слева от вкладки Главная;

• панель быстрого доступа – расположена над меню Файл и вкладкой Главная;

• лента Word – находится между рабочей областью и панелью быстрого доступа;

• контекстное меню – вызывается нажатием правой кнопки мыши в любом месте рабочей области;

• рабочая область – центральная часть интерфейса, в которой ведется работа с содержимым документа (набирается и редактируется текст, вставляются объекты в документ, создаются таблицы и т. д.);

• строка состояния – информационнофункциональный элемент, расположенный вдоль нижнего края окна программы.

Пользователь может самостоятельно выполнять настройку некоторых элементов интерфейса – это делается либо в режиме настройки программы, либо с помощью соответствующих элементов управления ленты Word.

Настройка и адаптация Word с учетом особенностей конкретного предприятия

Перед тем как приступить к эксплуатации текстового редактора Word, рекомендуется просмотреть и при необходимости отредактировать параметры его настройки. Несмотря на то что предложенные по умолчанию настройки вполне пригодны для работы большинства пользователей, не исключено, что в процессе работы придется внести в них некоторые изменения. О том, как выполняется настройка Word, будет рассказано в данной главе.

Поскольку режим настройки Word включает в себя большое количество параметров, мы не будем подробно останавливаться на каждом, а рассмотрим только те из них, которые являются наиболее значимыми для бухгалтерской работы.

Для перехода в режим настройки программы нужно открыть меню Файл и выбрать в нем команду Параметры. В результате откроется окно настройки (рис. 2.2), в левой части которого приведен перечень разделов настройки, а в правой части – параметры текущего раздела. Для перехода в любой раздел достаточно щелкнуть на его названии мышью.

Рис. 2.2. Общие параметры настройки

Все выполненные изменения параметров настройки вступают в силу только после нажатия в окне настройки кнопки ОК. При нажатии кнопки Отмена данное окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.

Общие настройки Word

Начинать настройку программы следует с параметров, которые расположены в разделе Общие (рис. 2.2).

В Word предусмотрена возможность автоматического отображения панели инструментов, включающей в себя некоторые основные команды форматирования, после выделения любого текстового фрагмента. Это существенно повышает удобство работы с выделенным фрагментом, поскольку многие важные инструменты оказываются под рукой. Для включения данного режима нужно в разделе Общие установить флажок Показывать минипанель инструментов при выделении. По умолчанию данный флажок установлен.

Если установить флажок Включить динамический просмотр, то пользователь сможет перед выполнением того или иного действия предварительно просмотреть его будущий результат и определить, подходит ему такой вариант или нет. Эту возможность удобно использовать, например, при рисовании таблиц, форматировании текста, а также в иных случаях.

Если флажок Открывать вложения электронной почты в полноэкранном режиме чтения установлен, то вложения электронной почты при открытии будут представлены в режиме чтения.

В поле Цветовая схема из раскрывающегося списка можно выбрать цветовую схему, используемую для оформления интерфейса Word. Возможен выбор одного из трех вариантов: Синяя, Серебристая и Черная. По умолчанию в данном поле установлено значение Серебристая.

В поле Стиль всплывающих подсказок пользователь может самостоятельно определить режим отображения всплывающих подсказок, которые появляются при подведении указателя мыши к тем или иным элементам интерфейса. Начинающим и малоопытным пользователям рекомендуется в данном поле установить значение Показывать улучшенные всплывающие подсказки (это значение используется в программе по умолчанию). Более опытные пользователи могут включить отображение обычных всплывающих подсказок – для этого нужно выбрать значение Не показывать улучшенные всплывающие подсказки. Если же пользователь настолько опытен, что может обходиться вообще без подсказок, то можно отключить их появление, выбрав в данном поле значение Не показывать всплывающие подсказки.

В полях Имя пользователя и Инициалы можно указать личные данные бухгалтера, работающего с программой.

Настройка отображения и печати бухгалтерских документов

Параметры отображения данных на экране и печати документов находятся в разделе Экран, содержимое которого показано на рис. 2.3.

Если в данном разделе установлен флажок Показывать поля между страницами в режиме разметки, то в режиме разметки документа (данный режим включается на вкладке Вид с помощью кнопки Разметка страницы) между страницами будут показаны разделительные поля. При снятом данном флажке страницы следуют одна за другой без полей, и разделяются только горизонтальной полосой. По умолчанию данный флажок установлен.

Рис. 2.3. Параметры отображения и печати данных

В области настроек Всегда показывать эти знаки форматирования на экране с помощью соответствующих флажков можно включить отображение тех знаков, которые обычно не отображаются в тексте документа. Такими знаками являются: знаки табуляции, пробелы, знаки абзацев, скрытый текст, знаки мягких переносов и знаки привязки объектов. Чтобы быстро включить отображение всех перечисленных знаков форматирования, нужно установить флажок Показывать все знаки форматирования.

В области настроек Параметры печати производится настройка параметров печати бухгалтерских, финансовых и прочих документов компании. При установленном флажке Печать рисунков, созданных в Word, на печать вместе с текстом документа будут выведены и входящие в его состав рисунки, созданные средствами Word. При снятом данном флажке рисунки выводиться на печать не будут, что позволяет экономить расходные материалы принтера.

Чтобы вывести на печать фоновые цвета и рисунки, следует установить флажок Печать фоновых цветов и рисунков. В противном случае при печати они будут проигнорированы.

При необходимости можно наряду с содержимым документа вывести на печать и его основные свойства, которые отображаются в отдельном окне, выводящемся на экран с помощью соответствующей команды меню Файл. Для этого нужно установить флажок Печать свойств документа.

По умолчанию Word не выводит на печать скрытый текст, что вполне объяснимо – на то он и скрытый, чтобы его не мог увидеть любой посторонний, или – чтобы не мешать работе с обычным текстом. Однако при необходимости можно распечатать документ вместе со скрытым текстом – для этого нужно установить флажок Печать скрытого текста.

Если в процессе работы с документом пользователь не только набирает и редактирует текст, но и выполняет другие действия – например, вставляет объекты в документ, формирует оглавление и предметный указатель, рисует таблицы, делает гиперссылки и т. п., то периодически нужно выполнять обновление полей документа. Это необходимо для того, чтобы все изменения документа нашли свое отражение там, где требуется. Изменения названий глав и разделов должны отразиться в оглавлении, изменение нумерации страниц, переносы текстовых фрагментов – в предметном указателе и оглавлении, изменение количества объектов, имеющих подписи, – в нумерации этих подписей (то есть они должны быть перенумерованы) и т. д.

Обычно обновление всех полей выполняется следующим образом: нужно выделить весь текст документа (для этого удобно воспользоваться комбинацией Ctrl+A) и нажать клавишу F9, после чего в открывшемся окне выбрать режим обновления (обновить только номера страниц или обновить целиком). Однако можно сделать так, что обновление полей документа будет выполняться автоматически перед каждой отправкой его на печать, что очень удобно. Для этого достаточно в разделе Экран установить флажок Обновлять поля перед печатью.

Аналогичным образом можно включить автоматическое обновление связанных данных перед выводом документа на печать – для этого нужно установить флажок Обновлять связанные данные перед печатью.

Настройка параметров правописания

Бухгалтерские документы должны быть безупречны с точки зрения грамотности – в противном случае их могут признать юридически несостоятельными. Это, в свою очередь, чревато применением к компании серьезных санкций со стороны контролирующих органов, расторжением сделок с партнерами, прочими неприятностями.

В программе Word реализованы широкие функциональные возможности для тонкой настройки параметров правописания. Для перехода в данный режим нужно в настройках программы открыть раздел Правописание, содержимое которого показано на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Настройка параметров правописания

В первую очередь мы рассмотрим механизм, использование которого позволяет избежать случайных ошибок, возникающих при вводе тех либо иных данных. Этот механизм называется автозамена; его смысл заключается в том, что ошибочно введенные данные будут автоматически исправлены сразу после нажатия клавиш «пробел» или Enter.

Для перехода в режим настройки автозамены следует в разделе Правописание нажать кнопку Параметры автозамены. В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.5.

В данном окне на вкладке Автозамена осуществляется настройка основных параметров автозамены.

В верхней части вкладки расположен флажок Показать кнопки возможностей автозамены. Если он установлен, то возле введенных данных, которые подверглись автозамене, при подведении указателя мыши будет отображаться маленький прямоугольник, а при наведении на него указателя мыши он примет вид кнопки. При нажатии на данную кнопку открывается меню, с помощью команд которого можно либо отменить последнюю автозамену, либо вообще отключить ее применение в подобных случаях.

Рис. 2.5. Параметры автоматической замены

Если установлен флажок Исправлять две прописные буквы в начале слова, то при вводе слов с двумя прописными буквами вторая буква слова автоматически будет преобразована в строчную.

Если установлен флажок Делать первые буквы предложений прописными, то после каждой точки следующее слово будет начинаться с прописной буквы. Флажок Делать первые буквы ячеек прописными используется при работе с таблицами – если он установлен, то первые буквы в ячейках таблиц будут автоматически преобразовываться в прописные.

Внимание

Последняя возможность актуальна при работе с табличными бухгалтерскими документами – ведомостями, реестрами и т. п.

При установленном флажке Писать названия дней с прописной буквы первая буква в названии дней недели будет автоматически преобразовываться в прописную.

Устранять последствия случайного нажатия Caps Lock – установка данного флажка используется для автоматического изменения ошибок, связанных со случайным включением режима CAPS LOCK. Например, если введено слово РОССИЯ, то оно автоматически будет преобразовано в слово Россия.

Возможности программы предусматривают формирование пользовательского списка возможных ошибок и варианта устранения каждой ошибки. Например, если в процессе работы пользователь часто набирает слово аккумулятор и часто ошибается, вводя его как акумулятор, то можно в список автозамены включить ошибочное написание этого слова и вариант его исправления. Подобные настройки выполняются в нижней части вкладки, и в первую очередь для этого нужно установить флажок Заменять при вводе (при снятом данном флажке механизм автоматической замены в соответствии с пользовательским списком будет отключен).

Примечание

По умолчанию пользовательский список уже включает в себя немалое количество возможных ошибок и вариантов их исправления, но при необходимости в этот список можно добавлять новые данные и удалять из него введенные ранее.

Чтобы добавить в список новую позицию, нужно в поле заменить с клавиатуры ввести слово либо иное значение (число, дату и др.) в том виде, который является ошибочным и который должен быть автоматически исправлен после ввода, а в поле на – вариант исправления этого значения. Например, в поле заменять можно ввести слово акумулятор, а в поле на – правильное написание этого слова: аккумулятор. Для добавления в список введенной позиции нужно нажать кнопку Добавить, которая расположена справа под списком.

Для удаления из списка ненужной позиции следует выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить. При этом необходимо соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Однако, как известно, все предусмотреть невозможно. В процессе работы могут возникать ситуации, когда, например, не нужно исправлять две прописные буквы в слове либо после точки писать слово с большой буквы. Для таких случаев механизм автозамены предусматривает ведение списка исключений. Для перехода в режим работы с этим списком следует на вкладке Автозамена нажать кнопку Исключения – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Исключения при автоматической замене

Как видно на рисунке, данное окно состоит из трех вкладок: Первая буква, две прописные и Прочие.

На вкладке Первая буква формируется список исключений при исправлении первой буквы слова на прописную в начале предложения (то есть после точки). Чтобы добавить в список новую позицию, нужно в поле Не заменять прописной буквой после ввести с клавиатуры слово либо его фрагмент (обязательно после слова или фрагмента нужно поставить точку) и нажать кнопку Добавить. Наиболее известные исключения подобного рода – т. д., водит., доп., повыш., нач., обл. и др. Для удаления позиции из списка нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить, которая расположена сразу под кнопкой Добавить.

На вкладке две прописные аналогичным образом осуществляется ведение списка исключений при исправлении двух прописных букв в начале слова. В поле Не заменять с клавиатуры вводится текст исключения, после чего для его добавления в список нужно нажать кнопку Добавить. Удаление ненужных позиций из списка производится нажатием кнопки Удалить (предварительно ненужная позиция должна быть выделена в списке курсором).

На вкладке Прочие аналогичным образом ведется список прочих исключений, которые должны игнорироваться механизмом автозамены.

В окне Автозамена: русский (см. рис. 2.5) на вкладках Автоформат при вводе и Автоформат с помощью установки соответствующих флажков можно определить еще ряд параметров автозамены. В частности, здесь можно включить режим автозамены адресов Интернета и электронных адресов гиперссылками, замены кавычек, дробей, тире и т. п., автоматического применения маркированных списков и границ документа и др.

Выполненные настройки автозамены вступают в силу только после нажатия в окне Автозамена: русский (см. рис. 2.5) кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена производится выход из данного режима без сохранения изменений.

Далее вновь вернемся в раздел Правописание (см. рис. 2.4) и рассмотрим остальные параметры настройки.

Как известно, Word автоматически исправляет ошибки в словах, которые допускает пользователь, чем существенно облегчает его работу. Если же программа встречает незнакомое слово, то она подчеркивает его красной волнистой линией. Это делается для того, чтобы пользователь обратил внимание на это слово – вдруг оно написано с ошибкой? Если же это просто новое слово, то пользователь может добавить его в словарь либо просто проигнорировать замечание программы (для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на данном слове и в открывшемся контекстном меню выбрать соответствующий пункт).

Однако есть целый ряд слов, которые не должны распознаваться как ошибка. В предыдущем разделе уже рассказывалось о том, что такие слова целесообразно включить в список исключений. Что же касается аббревиатур и иных слов из прописных букв, слов с цифрами, вебадресов и имен файлов и папок, то их вносить в список исключений не обязательно – чтобы Word не распознавал их как ошибку, в разделе Правописание предназначены соответствующие флажки.

Чтобы аббревиатуры и иные слова, набранные прописными буквами (например, НДС, ФНС, ОКПО, ОКОНХ, ФСБ и т. п.), не распознавались как ошибка, нужно установить флажок Пропускать слова из прописных букв. Если установлен флажок Пропускать слова с цифрами, то при проверке орфографии будут игнорироваться слова с цифрами. При установленном флажке Пропускать адреса Интернета и имена файлов во время проверки не будут приниматься во внимание вебадреса (например, , ivan@mail.ru) и имена файлов (например, C: \Program Files\File.bmp). По умолчанию все перечисленные флажки установлены.

В процессе набора текста пользователь может случайно дважды набрать одно и то же слово. Если установить флажок Помечать повторяющиеся слова, то Word будет подчеркивать набранное повторно слово красной волнистой линией (так же, как и слово с ошибкой). Если на данном слове щелкнуть правой кнопкой мыши, то откроется контекстное меню, в котором для удаления повтора следует выбрать команду Удалить повторяющееся слово. При снятом флажке такая проверка не выполняется.

С помощью установки флажка Автоматически проверять орфографию включается режим автоматической проверки орфографии. По умолчанию данный флажок установлен. Аналогичным образом с помощью флажка Автоматически проверять грамматику включается режим автоматической проверки грамматики (этот флажок также установлен по умолчанию).

В поле Набор правил из раскрывающегося списка можно выбрать набор правил, согласно которому будет автоматически проводиться проверка грамматики документа. Например, построение фраз, выражения и т. п., которые можно использовать в процессе ведения личной переписки, совершенно недопустимы в деловой переписке. По умолчанию в поле Набор правил установлено значение Для деловой переписки. С помощью кнопки Настройка можно перейти в режим настройки грамматической проверки.

При необходимости пользователь может сделать исключения для какого-либо файла при проведении орфографической и грамматической проверки. Имя этого файла указывается в поле Исключения для файла, а соответствующий режим исключений включается с помощью флажков Скрыть орфографические ошибки только в этом документе и Скрыть грамматические ошибки только в этом документе. Следует учитывать, что флажок Скрыть орфографические ошибки только в этом документе доступен только при установленном флажке Автоматически проверять орфографию, а флажок Скрыть грамматические ошибки только в этом документе – при установленном флажке Автоматически проверять грамматику.

Настройка параметров печати

Выше, в разделе Настройка отображения и печати бухгалтерских документов, мы уже рассмотрели ряд параметров, предназначенных для настройки печати документов. Однако в разделе Дополнительно, а именно в области настроек Печать (рис. 2.7), содержится еще несколько таких параметров, с которыми мы познакомимся в данном разделе.

С помощью установки флажка Использовать черновое качество включается режим черновой печати документа. По умолчанию данный флажок снят.

Рис. 2.7. Параметры печати в разделе Дополнительно

Флажок Фоновая печать предназначен для включения режима фоновой печати документа. В данном режиме пользователь может продолжать работу в программе во время печати документа. Следует учитывать, что при печати в фоновом режиме возможно замедление скорости печати. По умолчанию данный флажок установлен.

Иногда бывает необходимо распечатать многостраничный документ начиная не с первой, а с последней страницы. В программе Word предусмотрена такая возможность – для этого нужно в разделе Дополнительно в области настроек Печать установить флажок Печать в обратном порядке.

Если установлен флажок Печать XML-тегов, то документ будет распечатан вместе с XML-тегами, используемыми в синтаксисе языка XML. Отметим, что эта возможность используется довольно редко, поэтому по умолчанию данный флажок снят.

При необходимости можно сделать так, что в печатной форме документа вместо значений полей будут распечатаны их коды; это означает, что вместо, например, рисунка будет распечатано его кодовое обозначение. Чтобы вывести на печать документ в таком виде, нужно установить флажок Печать кодов полей вместо их значений. Поскольку такой способ печати также используется не очень часто, по умолчанию данный флажок снят.

С помощью флажков Печатать на лицевой стороне листа при двусторонней печати и Печатать на задней стороне листа при двусторонней печати выбирается требуемый способ печати документа при включенном режиме двусторонней печати. По умолчанию оба флажка сняты.

Совет

Данную возможность удобно использовать, например, когда нужно распечатать только текст документа, а рисунки и прочие объекты, присутствующие в документе, можно пропустить.

Если установлен флажок Масштабировать содержимое по размеру бумаги А4 или Letter, то программа будет по умолчанию исходить из того, что для печати используется бумага формата А4 или Letter. Поскольку большинство пользователей для печати документов пользуются именно такими форматами бумаги, по умолчанию данный флажок установлен.

В поле Подача бумаги из раскрывающегося списка выбирается способ подачи бумаги в принтер, который будет использоваться при печати документов. Возможен выбор одного из следующих значений: Использовать настройки принтера (в данном случае подача бумаги будет осуществляться в соответствии с выполненной настройкой принтера), Автоматический выбор и Ручная подача. По умолчанию в данном поле установлено значение Использовать настройки принтера.

Описание режимов и функций, актуальных для работы бухгалтера

Создание и редактирование бухгалтерских документов подразумевает соблюдение целого ряда норм и правил современного делопроизводства. Это касается форматирования текстов, вставки в них прочих элементов (графические объекты, таблицы, гиперссылки, оглавления и др.), особенности оформления и пр.

Форматирование текста

В данном разделе мы на конкретном примере рассмотрим, как в программе Word выполняются наиболее распространенные приемы по форматированию текста документа.

Предположим, что нам нужно отформатировать текст, который представлен на рис. 2.8.

Отформатируем данный текст таким образом, чтобы в нем четко были выделены следующие элементы: заголовок, обычный текст, маркированный список, нумерованный список и заключение.

Рис. 2.8. Текст для форматирования

Заголовком у нас будет являться словосочетание Форматирование текста, которое следует в самом начале текста. Его необходимо выделить, а затем на вкладке Главная в панели Стили нажать кнопку со стрелочкой, расположенную справа от названия панели, либо комбинацию клавиш Alt+Ctrl+Shift+S. В результате в правой части интерфейса откроется окно со списком имеющихся в программе стилей (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Перечень стилей

В данном окне нужно щелкнуть мышью на названии требуемого стиля. В данном примере мы применим к заголовку стиль Заголовок 1 – результат представлен на рис. 2.10.

Далее отформатируем основной текст документа. Основным текстом в нашем примере будем считать весь текст, который следует от заголовка и до слов Вот маркированный список.

Рис. 2.10. Оформление заголовка документа

Выполним выравнивание основного текста по ширине (на рис. 2.8 и 2.10 он выровнен по левому краю).

Для этого нужно выделить основной текст, после чего на вкладке Главная в панели Абзац нажать кнопку По ширине либо комбинацию клавиш Ctrl+J. Результат выполненных действий показан на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Выравнивание основного текста

Полученный результат позволяет сделать вывод, что основной текст документа стал выглядеть значительно эргономичнее.

Далее оформим маркированный список нашего документа. Вначале оформим текстовый фрагмент Вот маркированный список, чтобы эти слова выделялись в тексте документа, для чего применим к нему полужирное начертание шрифта.

Для этого нужно выделить этот фрагмент и на вкладке Главная в панели Шрифт нажмем кнопку Ж или комбинацию клавиш Ctrl+Shift+B.

Затем выделим позиции маркированного списка и на вкладке Главная в панели Абзац нажмем кнопку Маркеры.

Теперь аналогичным образом отформатируем нумерованный список: оформим текст Вот нумерованный список полужирным шрифтом, а для форматирования самого списка нажмем в панели Абзац кнопку Нумерация. Результат выполненных действий показан на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Оформление списков

Теперь нам осталось лишь выполнить форматирование заключительной части документа. Для этого выделим ее, выровняем по ширине (с помощью комбинации клавиш Ctrl+J) и применим к ней начертание курсивом, нажав на вкладке Главная в панели Абзац кнопку К или комбинацию клавиш Ctrl+I. Отформатированный в соответствии с условиями примера документ показан на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Отформатированный текст

Сравнив полученный результат с исходным текстом (см. рис. 2.8), можно убедиться, что после форматирования документ стал намного нагляднее и удобнее для восприятия.

Вставка объектов в текстовый документ

Как уже отмечалось выше, в любой документ Word можно вставлять разные объекты: рисунки, гиперссылки, сноски, таблицы и др. Далее мы на конкретных примерах рассмотрим, каким образом осуществляется вставка объектов в документ.

Вставка графического объекта

Предположим, что нам нужно вставить в документ Word рисунок, который изображен на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Графический объект для вставки в текстовый документ

Отметим, что возможности Word предусматривают вставку в документ рисунков, которые сохранены в файлах разных форматов: *.bmp, *.tiff, *.jpg, *.gif и др. В рассматриваемом примере в документ будет вставлен рисунок формата *.tiff (на технологию вставки рисунка его формат не влияет).

Вставим рисунок в документ, текст которого мы отформатировали в предыдущем разделе (см. рис. 2.13). После первого предложения данного документа нажмем два раза Enter: первый раз – чтобы следующее предложение было начато с нового абзаца, второй раз – чтобы подготовить место (пустой абзац) для вставки рисунка, и установим курсор в это пустое место.

После этого нужно открыть на ленте Word вкладку Вставка и нажать на ней кнопку Рисунок. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.15.

В данном окне следует указать путь к файлу рисунка, который необходимо вставить в документ. Если в требуемом каталоге находится много файлов с рисунками разных форматов, то для облегчения поиска требуемого файла можно включить фильтр по формату файла. Для этого нужно выбрать требуемый формат из раскрывающегося списка в поле Все рисунки, которое находится в нижней части окна – в результате отобразится список файлов только нужного формата.

Рис. 2.15. Выбор файла рисунка

После выбора файла щелчком мыши нужно нажать кнопку Вставить – результат выполненных действий представлен на рис. 2.16.

Рис. 2.16. Вставка графического объекта в текстовый документ

При необходимости к вставленному рисунку можно применить некоторые инструменты форматирования – например, поместить его не у левого края документа, как на рис. 2.16, а по центру или возле правого края. Для этого следует щелчком мыши выделить рисунок и воспользоваться соответствующими кнопками, расположенными на вкладке Главная в панели Абзац.

Теперь создадим подрисуночную подпись. Отметим, что если документ включает в себя немного рисунков (в пределах 3–5), то подрисуночные подписи не всегда обязательны, но при большом количестве рисунков обычно без них не обойтись, иначе возможно возникновение путаницы.

Выделим рисунок (для этого достаточно щелкнуть на нем мышью), откроем на ленте Word вкладку Ссылки и нажмем кнопку Вставить название – в результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 2.17.

Рис. 2.17. Вставка подрисуночной подписи

В данном окне в поле подпись из раскрывающегося списка нужно выбрать значение рисунок, а в поле положение – значение под выделенным объектом (в этом случае подпись будет размещена под рисунком). После этого нажимаем кнопку ОК – результат представлен на рис. 2.18.

Рис. 2.18. Подрисуночная подпись

В нашем документе это первый рисунок, что и нашло свое отражение в подрисуночной подписи. При создании подписи под следующим рисунком ему будет присвоен номер 2 и т. д. При необходимости можно изменить текст подрисуночной подписи – это делается либо в поле Название (см. рис. 2.17), либо непосредственно под рисунком, после ее вставки.

Формирование и вставка оглавления документа

Сформируем оглавление документа, с которым мы работали в предыдущих разделах (см. рис. 2.18). Вначале подготовим место для оглавления: для этого нужно установить курсор перед заголовком и нажать клавишу Enter, после чего к появившемуся пустому абзацу применить стиль Обычный (стиль выбирается в окне выбора стилей, см. рис. 2.9). Набираем слово Оглавление и опять нажимаем Enter; в результате выполненных действий документ должен принять вид, как на рис. 2.19.

Рис. 2.19. Подготовка места для оглавления

Теперь нужно открыть на ленте Word вкладку Ссылки, нажать на ней кнопку Оглавление и в открывшемся меню выбрать команду Оглавление. В результате на экране откроется окно формирования оглавления. Не меняя предложенных по умолчанию настроек, нажимаем в данном окне кнопку Параметры – на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.20.

В данном окне нам нужно выбрать стили, которые будут распознаваться Word как элементы оглавления, при его автоматическом формировании. Поскольку наш документ небольшой и лишь два его фрагмента оформлены стилями, которые могут являться элементами оглавления (это заголовок документа и подпись под рисунком), то в данном окне в полях Заголовок 1 и Название объекта с клавиатуры введем значение 1.

Рис. 2.20. Параметры оглавления

После этого последовательно нажмем кнопки ОК в данном окне и в окне формирования оглавления – результат выполненных действий представлен на рис. 2.21.

Рис. 2.21. Документ с автоматически сформированным оглавлением

Как видно на рисунке, оглавление нашего документа сформировано в верхней части окна, там, где до этого был установлен курсор (см. рис. 2.19). Оглавление включает в себя два элемента: заголовок документа и подпись под его рисунком, каждый из которых находится на первой странице.

Если бы в нашем документе использовались заголовки разных уровней (не только первого, но и второго, третьего и т. д.), то в оглавлении была бы соблюдена вложенность разделов, то есть внешне оно напоминало бы иерархический список.

Вставка гиперссылок

В электронных бухгалтерских документах часто бывает необходимо наличие гиперссылок. Вопервых, с их помощью производиться быстрый переход к нормативнозаконодательным актам (они могут находиться как в Интернете, так и на локальных либо сетевых дисках), подтверждающим те либо иные положения документа. Вовторых, некоторые бухгалтерские документы являются взаимосвязанными и рассматриваются комплексно: это касается, например, форм регламентированной бухгалтерской отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и др.). С помощью гиперссылок можно быстро переходить между этими документами, а также между отдельными позициями в документах. Возможны и другие ситуации, когда наличие в бухгалтерском документе гиперссылки на другие регистры, источники и т. п. является обязательным.

В этом разделе мы на конкретном примере продемонстрируем, как вставляются гиперссылки в редакторе Word. При этом будем использовать документ, с которым мы работали в предыдущих разделах (см. рис. 2.13 и 2.21).

Предположим, что нам необходимо вставить ссылку, с помощью которой из данного документа осуществлялся бы быстрый переход к текстовому файлу Primer.txt, который находится на локальном компьютере в папке D: \Пример. Ссылкой у нас станет первый пункт маркированного списка – Позиция 1.

Итак, выделим текст Позиция 1, откроем на ленте Word вкладку Вставка, нажмем на ней кнопку Ссылки и в открывшемся меню выберем пункт Гиперссылка. В результате выполненных действий на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.22.

Рис. 2.22. Вставка гиперссылки на файл

В данном окне в поле Текст по умолчанию отобразится текст нашей гиперссылки – Позиция 1. При необходимости его можно отредактировать с клавиатуры, но в нашем примере мы оставим его без изменения.

В поле Папка из раскрывающегося списка выберем диск D, а затем (в расположенном ниже поле) откроем папку Пример и выделим курсором требуемый файл (см. рис. 2.22). При этом автоматически будет заполнено поле Адрес, расположенное в нижней части окна.

После выполнения указанных действий нажимаем кнопку ОК – результат представлен на рис. 2.23.

Рис. 2.23. Гиперссылка в тексте документа

Как видно на рисунке, первый пункт маркированного списка превратился в гиперссылку. Напомним, что по умолчанию в Word гиперссылки работают следующим образом: нужно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью на гиперссылке. После выполнения этих действий применительно к нашей гиперссылке на экране откроется окно текстового редактора, в котором будет представлен текст файла Primer.txt.

Вставка текстов из другого документа

Обычно в бухгалтерской практике и вообще в делопроизводстве для вставки в электронный документ готового текста используется буфер обмена: в него копируется предварительно выделенный текстовый фрагмент, который затем вставляется в требуемое место документа.

Данный метод прост и удобен, когда речь идет о том, чтобы копирование и последующая вставка текста осуществлялись в пределах одного документа. Это также удобно в случаях, когда нужно скопировать текст из одного документа (это может быть не обязательно документ Word, но и, например, документ формата *.txt, *.html и др.) в другой. Но если необходимо скопировать тексты нескольких документов в какойто один документ, то использование буфера обмена не всегда удобно: ведь нужно открыть документ, скопировать из него текст, вставить в текущий документ, затем открыть другой документ, скопировать из него текст и вставить его в текущий документ, после этого нужно открывать третий документ и т. д.

В таких случаях намного удобнее скопировать текст из документов, не открывая их, и Word предоставляет пользователям такую возможность. Для этого нужно установить курсор в то место документа, куда должен быть вставлен текст из другого документа, затем на вкладке Вставка в панели Текст нажать маленький треугольник, расположенный справа от кнопки Вставить объект (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) и в открывшемся меню выбрать пункт Текст из файла. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.24.

Рис. 2.24. Вставка текста из внешнего файла

В данном окне по обычным правилам Windows следует указать путь к файлу, текст которого нужно вставить в текущий документ, и нажать кнопку Вставить. Если вставляется текст из документа Word, то после нажатия данной кнопки этот текст будет вставлен в то место текущего документа, где находится курсор. Если же текст вставляется из другого документа, то дальнейшие действия могут зависеть от формата конкретного файлаисточника.

Например, при вставке текста из *.htm документа на экране отобразится предложение использовать Word по умолчанию для открытия вебстраниц. После ответа на этот запрос в текст текущего документа будет вставлен текст *.htm документа.

Если текст вставляется из документа формата *.txt, то при нажатии в окне Вставка файла (см. рис. 2.24) кнопки Вставить на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.25.

Рис. 2.25. Выбор кодировки текста

В данном окне пользователю предлагается выбрать кодировку, применение которой позволит прочитать вставляемый текст. Дело в том, что для прочтения одного и того же текста в файлах разных форматов может потребоваться разная кодировка. Если в данном окне в поле Образец текст нормально читается (как на рис. 2.25) – значит, используемая в данный момент кодировка подходит. Если, например, для текста, который показан на рис. 2.25, выбрать кодировку MSDOS (для этого достаточно установить переключатель Кодировка текста в соответствующее положение), то он станет совершенно нечитаемым – вместо букв будут отображаться непонятные символы.

Чтобы применить к тексту кодировку, отличную от кодировки Windows или кодировки MSDOS, нужно установить переключатель Кодировка текста в положение Другая – в результате станет доступным расположенное справа поле с перечнем доступных кодировок. В данном поле нужно последовательно выбирать курсором кодировку, пока текст документа, содержащийся в поле Образец, не станет читаемым.

После нажатия в окне выбора кодировки кнопки ОК текст будет вставлен в текущий документ Word.

Вставка даты и времени

Бухгалтерская документация актуальна на определенную дату. Поэтому в ряде случаев целесообразно указывать в документе точную дату и время его формирования (вступления в силу, отправки получателю, валютного курса и т. д.).

Часто бухгалтеры решают эту задачу наиболее простым, на их взгляд, способом – вводят требуемую дату вручную, не подозревая о том, что для этого в Word специально предусмотрена функциональность. В данном разделе мы вставим дату в документ, с которым работали в предыдущих подразделах.

Вначале нужно установить курсор на требуемую позицию, затем открыть на ленте Word вкладку Вставка и в панели Текст нажать кнопку Дата и время (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.26.

Рис. 2.26. Выбор формата представления даты

В левой части данного окна в поле Форматы содержится список форматов представления даты и времени. Щелчком мыши следует выбрать подходящий формат. В поле Язык из раскрывающегося списка выбирается язык, на котором в дате будут написаны текстовые фрагменты (название месяца и дня недели).

Совет

Если установить флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в документ, будут обновляться автоматически, вместе с системной датой компьютера.

С помощью кнопки По умолчанию можно восстановить в документе формат даты и времени, который предлагаются программой по умолчанию (первая позиция в поле Форматы).

После нажатия кнопки ОК дата и время будут вставлены в документ (рис. 2.27).

Рис. 2.27. Вставка в документ текущей даты

В данном примере мы вставили в документ только дату, без указания времени. Как видно на рис. 2.26, Word предлагает много разных форматов даты и времени, среди которых присутствуют форматы с точным временем.

Оформление титульных страниц для бухгалтерских документов

Многие бухгалтерские документы начинаются с титульной страницы. Это может касаться как текущих ведомостей, журналовордеров, кассовых книг и т. д., так и регламентированных отчетных форм (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и др.).

Возможности Word предусматривают автоматическое создание и вставку в документ титульной страницы, что избавляет пользователя от необходимости создавать ее вручную и заниматься ее форматированием. В данном разделе мы вставим титульную страницу в документ, с которым работали в предыдущих разделах.

Чтобы вставить в документ титульную страницу, нужно установить курсор в самое начало документа (перед оглавлением), затем на вкладке Вставка выбрать пункт Страницы → Титульная страница. В результате откроется меню, в котором можно выбрать подходящий вариант титульной страницы (рис. 2.28).

Вставим в документ титульную страницу Полоски, для чего щелкнем на соответствующем пункте меню мышью. Результат выполненных действий показан на рис. 4.29.

Как видно на рисунке, в начале документа отобразился шаблон титульной страницы, в который следует внести изменения в зависимости от вида документа. Предположим, что наш документ называется Отчет бухгалтерии, а его подзаголовок – Для начальников отделов. Эти значения и нужно ввести вместо текста соответственно Введите название документа и Введите подзаголовок документа.

Рис. 2.28. Выбор варианта титульной страницы

После этого следует указать дату документа. При щелчке мышью на тексте Выберите дату появится раскрывающийся список с календарем, в котором нужно выбрать требуемую дату.

Рис. 2.29. Шаблон титульной страницы

Под датой отображаются наименование организации и имя пользователя по умолчанию; при необходимости эти значения можно отредактировать с клавиатуры. Предположим, что наша организация называется ООО «Фирма», а документ составил бухгалтер Иван Петров, и введем эти данные на титульной странице.

В результате выполненных действий наша титульная страница примет вид, как показано на рис. 2.30.

Рис. 2.30. Титульная страница бухгалтерского документа

Подобным образом можно вставлять в документ и другие титульные страницы, находящиеся в меню выбора (см. рис. 2.28).

Создание экспресстаблиц

В программе Word есть удобный механизм вставки таблиц, с которым мы познакомимся позже, при рассмотрении практического примера по созданию бухгалтерского документа. Однако бывают ситуации, когда желательно создать таблицу максимально быстро, чтобы в ней уже были заполнены некоторые ячейки (заголовки строк, столбцов и др.), да и чтобы саму таблицу не пришлось потом форматировать (выделять те либо иные ячейки, строки, столбцы, менять шрифт и т. п.).

Для реализации такой возможности в программе Word предусмотрен механизм создания экспресстаблиц. Смысл его заключается в том, что пользователь очень быстро, выполнив буквально пару действий, получает заполненную таблицу.

Чтобы создать экспресстаблицу, нужно установить курсор в то место документа, где она должна находиться, и на вкладке Вставка выбрать пункт Таблица → Экспресстаблицы. В результате откроется меню выбора экспресстаблицы, изображенное на рис. 2.31.

Рис. 2.31. Меню выбора экспресстаблиц

В данном меню содержится перечень имеющихся в программе видов экспресстаблиц. Чтобы увидеть все варианты, следует воспользоваться полосой прокрутки, которая находится вдоль правого края меню.

Предположим, что нам нужно быстро сформировать список сотрудников предприятия. Для этого выберем в меню экспресстаблицу, которая называется С подзаголовками 1 (в ней для примера по умолчанию представлен список студентов, рис. 2.32).

Рис. 2.32. Вставка экспресстаблицы

Как видно на рисунке, мы получили готовую отформатированную таблицу со списком, в которой нам осталось лишь с клавиатуры ввести требуемые корректировки. Составим список работников предприятия, указав стаж каждого из них, отдельно по сдельщикам и повременщикам (рис. 2.33).

Рис. 2.33. Список работников предприятия в табличном представлении

Подобным образом можно использовать и другие экспресстаблицы, имеющиеся в меню выбора. Например, экспресстаблицу Двойная таблица (по умолчанию для примера в ней содержится греческий алфавит) удобно использовать для сравнения данных (например, выработка по цехам по плану и фактически), разумеется, внеся в нее соответствующие изменения. Экспресстаблицу Табличный список можно применять для создания спецификаций и т. д.

Подложка бухгалтерского документа

В процессе работы с бухгалтерским документом иногда возникает необходимость придать ему такой вид, чтобы те, кто будет впоследствии его читать, быстро и правильно поняли предназначение и особенности данного документа. Например, документ может быть секретным, либо не предназначенным для копирования и размножения, либо ознакомиться с ним нужно срочно и т. д. В программе Word для решения данной задачи реализована возможность вставки подложки документа.

Подложка документа – это скрытый текст или изображение, которое расположено позади текста документа (то есть как бы за этим текстом). На рис. 2.34 показан уже знакомый нам документ, в который вставлена подложка с текстом Срочно.

Рис. 2.34. Документ с подложкой СРОЧНО

Пользователь может вставлять в документ как стандартные подложки, изначально заложенные в Word, так и создавать подложку самостоятельно. В первом случае нужно на вкладке Разметка страницы в панели Фон страницы нажать кнопку Подложка и в открывшемся меню (рис. 2.35) выбрать подходящий вариант.

Рис. 2.35. Список вариантов подложки

Чтобы просмотреть все имеющиеся варианты, нужно использовать полосу прокрутки, которая расположена по правому краю меню.

Если же ни один из имеющихся в программе стандартных вариантов подложки не устраивает пользователя, то можно создать ее своими силами. Для этого в меню, открываемом нажатием кнопки Подложка (см. рис. 2.35), нужно выбрать команду Настраиваемая подложка (она расположена внизу меню, под списком стандартных вариантов). При активизации данной команды на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.36.

Рис. 2.36. Настройка подложки

В первую очередь в данном окне с помощью соответствующего переключателя следует определить, какой вид будет иметь подложка: Рисунок или Текст. Положение переключателя Без подложки предназначено для удаления из документа подложки, если она там уже имеется.

Если данный переключатель установлен в положение Рисунок, то становится доступной кнопка Выбрать, поле масштаб и флажок обесцветить.

Кнопка Выбрать предназначена для выбора рисунка, который будет использован для подложки. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, в котором по обычным правилам Windows указывается путь к файлу рисунка.

В поле масштаб из раскрывающегося списка выбирается требуемый масштаб отображения рисунка подложки. По умолчанию в данном поле установлено значение Авто; это означает, что программа автоматически подберет оптимальный масштаб исходя из особенностей рисунка и документа.

Если установить флажок обесцветить, то подложка будет как бы «приглушенной», не бросающейся в глаза. При снятом данном флажке рисунок подложки будет отображаться в полноцветном режиме, «как есть».

На рис. 2.37 для подложки использован рисунок, изображенный на рис. 2.14.

Рис. 2.37. Подложка в виде рисунка

При настройке данной подложки был выбран масштаб Авто, флажок обесцветить был снят.

Если же в окне настройки подложки (см. рис. 2.36) переключатель установлен в положение Текст, то становятся доступными поля язык, текст, шрифт, размер, цвет, а также переключатель расположение и флажок полупрозрачный. Рассмотрим назначение каждого из этих параметров.

В поле язык из раскрывающегося списка выбирается язык, на котором будет отображаться текст подложки. В режиме настройки подложки поддерживается большое количество языков (русский, английский, арабский, испанский и др.), и в зависимости от выбранного языка будет сформирован перечень стандартных текстов подложки, содержащихся в раскрывающемся списке поля текст (варианты стандартного текста будут отображаться на соответствующем языке).

В поле текст следует указать текст подложки. Требуемое значение можно выбрать как из раскрывающегося списка, так и ввести с клавиатуры. Отметим, что введенное с клавиатуры значение не сохраняется в программе для последующего применения – в случае необходимости (например, для подложки другого документа) его нужно будет ввести заново.

Шрифт, которым будет отображаться текст подложки, выбирается из раскрывающегося списка в поле шрифт. Возможен выбор любого вида шрифта, который поддерживается Word (например, Arial, Times New Roman и др.). По умолчанию в качестве шрифта текста подложки программа предлагает шрифт Calibri.

В поле размер с клавиатуры либо из раскрывающегося списка выбирается размер шрифта. По умолчанию в данном поле установлено значение Авто: это означает, что программа автоматически определит оптимальный размер шрифта для подложки данного документа.

При необходимости можно выбрать и цвет текста подложки; выбор делается из палитры цветов в поле цвет.

С помощью переключателя расположение указывается способ расположения текста подложки в документе. Возможен выбор одного из двух вариантов – по диагонали или горизонтально. По умолчанию переключатель установлен в положение горизонтально.

Чтобы придать тексту подложки эффект полупрозрачности, следует установить флажок полупрозрачный.

Завершается процесс создания пользовательской подложки нажатием кнопки Применить (в данном случае подложка будет вставлена без закрытия окна настройки) либо ОК (окно настройки будет закрыто). С помощью кнопки Отмена производится выход из данного режима без сохранения выполненных изменений и без вставки в документ подложки.

Создание границы абзаца и страницы

В некоторых случаях бывает необходимо сделать такое оформление документа, чтобы он не просто отображался на странице, а был обрамлен какой-либо границей (например, в виде простой рамки, в виде рисунка и др.). Иногда возникает необходимость создать границу не всего документа, а лишь какогото абзаца или выделенного фрагмента – например, чтобы привлечь к нему особое внимание.

Возможности программы Word предусматривают создание и вставку в документ самых разных границ, в зависимости от потребностей пользователя. Чтобы войти в режим формирования границы, нужно на вкладке Разметка страницы в панели Фон страницы нажать кнопку Границы страниц. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.38.

Рис. 2.38. Настройка границы

В данном окне на вкладке Граница выполняется настройка границы текущего абзаца или предварительно выделенного фрагмента, а на вкладке Страница – настройка параметров страницы. Поскольку порядок работы на данных вкладках во многом аналогичен, мы рассмотрим вкладку Граница, а для вкладки Страница укажем некоторые характерные особенности.

В левой части вкладки отображается перечень имеющихся в программе типов границы. Для выбора подходящего типа достаточно щелкнуть мышью на соответствующей позиции. Тип Нет используется для удаления созданной ранее границы абзаца.

Аналогичным образом в поле Тип, расположенном правее, выбирается тип линии границы. В программе реализована возможность применения самых разных типов: сплошная, пунктирная, полужирная, жирная, двойная и др. Чтобы просмотреть все имеющиеся типы, следует пользоваться полосой прокрутки, расположенной вдоль правой кромки поля.

В поле Цвет из цветовой палитры, которая находится в раскрывающемся списке, можно выбрать цвет линий границы. По умолчанию предлагается использовать черный цвет.

При необходимости пользователь может самостоятельно настроить ширину линий границы. Для этого вначале нужно определиться с типом рамки и типом линий границы (напомним, что их выбирают в полях Тип), после чего в поле Ширина из раскрывающегося списка выбрать ширину линий границы. Эта настройка будет применена к той линии, на которой установлен курсор выше, в поле Тип.

В правой части вкладки в поле Образец демонстрируется образец того, как будет выглядеть граница абзаца при установленных в данный момент настройках. Слева от образца и под ним находятся по две кнопки. С помощью этих кнопок включаются и выключаются отображения линии с каждой из сторон границы.

В поле Применить к следует указать, какая часть документа должна быть заключена в границы. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – тексту или абзацу. В первом случае граница будет применена к предварительно выделенному текстовому фрагменту, во втором случае – к абзацу, где находится курсор. Отметим, что значение тексту присутствует в раскрывающемся списке только в том случае, если в документе предварительно был выделен какой-нибудь текстовый фрагмент.

С помощью кнопки Параметры производится переход в режим настройки дополнительных параметров границы абзаца (выделенного фрагмента). При нажатии данной кнопки открывается окно, изображенное на рис. 2.39.

Рис. 2.39. Настройка дополнительных параметров

В данном окне в соответствующих полях можно указать требуемые размеры полей: верхнего, нижнего, левого и правого. Требуемые значения вводятся либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика. В поле Образец демонстрируется образец полей при установленных в данный момент настройках.

После нажатия в окне настройки границы (см. рис. 2.38) кнопки ОК граница будет вставлена в документ. На рис. 2.40 показан пример границы абзаца, для которой используется двойная линия.

На вкладке Страница настраиваются параметры границы применительно ко всему документу или целой странице. Как уже отмечалось выше, содержимое данной вкладки во многом совпадает с содержимым вкладки Граница. Некоторые отличия мы рассмотрим здесь.

Рис. 2.40. Границы абзаца, оформленные двойной линией

На данной вкладке под полем Ширина находится поле Рисунок. В этом поле из раскрывающегося списка можно выбрать рисунок, который будет использован в качестве линий границы. Например, можно сделать границу в виде узора, орнамента, набора символов и т. д.

В поле Применить к из раскрывающегося списка выбирается одно из перечисленных ниже значений:

• всему документу – при установленном данном значении граница будет применена ко всему текущему документу;

• этому разделу – в данном случае граница будет применена не ко всему документу, а только к текущему разделу;

• этому разделу (только 1-й странице) – в данном случае граница будет применена только к первой странице текущего документа;

• этому разделу (кроме 1-й страницы) – при установленном данном значении граница будет применена ко всем страницам текущего раздела, за исключением его первой страницы.

При нажатии на вкладке Страницы кнопки Параметры на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.41.

В данном окне в полях верхнее, нижнее, левое и правое указываются размеры соответствующих полей. В поле Относительно указывается, относительно чего определены размеры полей: края страницы либо текста.

Если в поле Относительно выбрано значение края страницы, то в области настроек Параметры становится доступным флажок всегда впереди. Если он установлен, то поля границы будут всегда находиться перед краями страницы. По умолчанию данный флажок установлен.

Рис. 2.41. Настройка полей границы

Если же в поле Относительно установлено значение текста, то, помимо флажка всегда впереди, становятся доступными флажки выровнять границы абзацев и таблиц по границам страницы, вокруг верхнего колонтитула и вокруг нижнего колонтитула. Если установлен флажок выровнять границы абзацев и таблиц по границам страницы, то границы абзацев и таблиц документа будут выровнены строго по границе. При установке флажков вокруг верхнего колонтитула и вокруг нижнего колонтитула граница будет располагаться соответственно вокруг верхнего и нижнего колонтитулов. В поле Образец демонстрируется образец того, как будет выглядеть граница при установленных в данный момент настройках.

После нажатия в окне настройки границы (см. рис. 2.38) кнопки ОК граница будет вставлена в документ. Чтобы отказаться от вставки границы, нажмите кнопку Отмена. Чтобы убрать из документа созданную ранее границу, нужно в левой части вкладки Граница или Страница выбрать тип границы Нет и нажать кнопку ОК.

Создание бухгалтерского документа на примере ведомости движения ТМЦ

В данном разделе мы средствами Word сформируем ведомость движения товарноматериальных ценностей (ТМЦ):

• с указанием остатков на начало отчетного периода;

• с оборотами за отчетный период;

• с остатками на конец отчетного периода.

Все данные будут представлены в количественном и суммовом выражении и в разрезе номенклатуры. Для примера возьмем следующие ценности: Канистра, Бензин, Глушитель, Фара.

В окне Вставка таблицы, открываемом на вкладке Вставка с помощью команды Таблица → Вставить таблицу, настроим параметры таким образом, как это показано на рис. 2.42.

Рис. 2.42. Настройка параметров таблицы

Обратите внимание, что в данном случае переключатель Автоподбор ширины столбцов установлен в положение по содержимому.

Следует отметить, что сетка таблицы, которая отобразится на экране после нажатия в окне Вставка таблицы кнопки ОК, будет иметь несколько необычный вид – в частности, она отличается весьма небольшими размерами (рис. 2.43); однако по мере заполнения ячеек таблица будет увеличиваться в размерах в зависимости от количества вводимой в нее информации.

Теперь последовательно введем названия столбцов таблицы: Наименование, Ед. изм., Остаток на начало периода, Приход, Расход, Остаток на конец периода; затем в столбец Наименование введем перечень товарноматериальных ценностей, движение которых будет отражено в нашем документе, – результат выполненных действий приведен на рис. 2.44.

Поскольку данные в складской ведомости должны быть представлены в количественном и суммовом выражении, нам необходимо соответствующим образом разбить столбцы Остаток на начало периода, Приход, Расход и Остаток на конец периода. Порядок действий рассмотрим на примере одного из них.

Рис. 2.44. Заголовки строк и столбцов таблицы

Установим курсор в ячейку Остаток на начало периода, нажмем правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выберем команду Разделить ячейки, после чего в открывшемся окне Разбиение ячеек укажем Число столбцов – 1, а Число строк – 2; в результате ячейка будет разбита на две части – верхнюю и нижнюю. Теперь установим курсор в нижнюю часть разбитой ячейки и снова выполним команду контекстного меню Разбить ячейки; в окне Разбиение ячеек укажем Число столбцов – 2, а Число строк – 1. В левую из образовавшихся ячеек с клавиатуры введем наименование Колво, а в правую – Сумма.

После этого каждую ячейку столбца Остаток на начало периода разобьем на две части.

Все перечисленные действия необходимо повторить для столбцов таблицы Приход, Расход и Остаток на конец периода – в результате таблица примет вид, изображенный на рис. 2.45.

Рис. 2.45. Разбиение ячеек таблицы

Теперь можно приступать к заполнению ячеек таблицы. После ввода всех необходимых данных добавим с помощью команды контекстного меню Вставить → Вставить строки сверху строку вверху таблицы, объединим ее ячейки и введем название документа: «Ведомость движения ТМЦ». Затем выделим таблицу и с помощью кнопки Выровнять по центру, находящейся в контекстном меню в подменю Выравнивание ячеек, выровняем текст ячеек по центру. Сформированный и готовый к выводу на печать документ изображен на рис. 2.46.

Рис. 2.46. Ведомость движения товарноматериальных ценностей

Готовый документ можно выводить на печать, воспользовавшись командой Файл → Печать (предварительно можно просмотреть, как он будет выглядеть на печатной странице).

Глава 3 Excel для бухгалтера

В данной главе мы научимся использовать табличный редактор MS Excel для профессиональной деятельности бухгалтера. В отличие от текстового редактора Word, средствами Excel можно выполнять массу вычислений, разной специфики и уровня сложности. Это позволяет формировать бухгалтерские документы, в которых пересчет итогов будет производиться автоматически при каждом изменении исходных данных (они могут находиться как в текущем документе, так и во внешних Excel-файлах). При этом возможно построение диаграмм, графиков, выполнение прочих расчетных операций.

Возможности и основные функции Excel применительно к бухгалтерии

Использование табличного редактора Excel позволяет формировать и выводить на печать документы, имеющие табличное представление, выполнять расчетные действия на основании исходных данных и др. Основные задачи, решаемые с помощью программы, можно сформулировать следующим образом.

• Ввод, редактирование и оформление разнообразных табличных документов.

• Выполнение расчетных действий с исходными данными с применением специально предназначенного инструментария.

• Сохранение созданного документа в различных форматах (Excel, вебстраница, шаблон, текстовый документ и др.).

• Ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и др.

• Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц и отчетов и др.).

• Вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание, объект и др.).

• Выполнение операций по ручному и автоматическому форматированию документа и его составных элементов; автоматическая проверка орфографии документа, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены.

• Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и последующая их обработка. Поддержка XML-формата.

• Настройка параметров представления табличного документа, а также настройка пользовательского интерфейса.

• Доступ к данным совместно с другими программами (например, Word, Power Point, Access и др.).

• Формирование самых разнообразных отчетов – аналитических, сводных, графических, в виде диаграмм и др.

• Выполнение стандартных функций Microsoft Office – печать документа, поиск данных и их замена, проверка наличия ошибок и др.

• Создание приложений с применением языка программирования VBA.

• Защита табличного документа от неквалифицированного и несанкционированного доступа.

Специфика использования табличного редактора Excel для целей бухгалтерии может зависеть от особенностей постановки учетных и управленческих процессов на конкретном предприятии.

Термины и определения

Пользователь Excel должен знать и понимать перечисленные ниже основные термины и определения.

• Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур.

• Диаграмма – визуальный способ представления числовых значений. Программа Excel поддерживает работу с различными видами диаграмм: гистограммы, круговые, пузырьковые, графики и др.

• Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).

• Константа – постоянное (невычисляемое) значение. Константой может быть, например, фиксированное число либо какой либо текст.

• Контекстное меню – меню, содержащее список команд, которые предназначены для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню нужно щелкнуть на объекте правой кнопкой мыши либо нажать комбинацию клавиш Shift+F10.

• Массив – коллекция ячеек либо значений, которую используют как единое целое. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя.

• Настройка – изменение ныне действующих параметров работы Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего интерфейса MS Excel. Параметры работы программы можно разделить на два основных вида:

– общие параметры – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых;

– локальные параметры – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге.

• Операнд – элемент вычисления (константа, функция либо ссылка).

• Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: математические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

• Печать – вывод содержимого рабочей книги (полностью либо частично) на бумажный носитель с помощью принтера. На печать можно выводить следующие объекты: рабочая книга, несколько рабочих книг, рабочий лист, несколько рабочих листов, диапазон ячеек в рабочем листе, диапазон ячеек в нескольких рабочих листах, графические объекты, диаграммы. При этом существует возможность вывода на печать нескольких копий объекта за один сеанс.

• Пользовательский интерфейс – средство взаимодействия пользователя с программой. В состав пользовательского интерфейса входят меню, инструментальные панели, диалоговые окна, комбинации клавиш и др. В Excel применяется стандартный пользовательский интерфейс Windows.

• Примечание – вспомогательная информация произвольного характера, относящаяся к определенной ячейке и хранящаяся независимо от содержимого этой ячейки. Чтобы добавить примечание к какой-либо ячейке, нужно выделить ее курсором и выполнить команду контекстного меню Добавить примечание, после чего с клавиатуры ввести требуемый текст.

• Рабочая книга – файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист (см. ниже).

• Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка (см. ниже).

• Ссылка – адрес ячейки либо диапазона ячеек, в которых содержатся те либо иные значения.

• Форматирование – изменение отображения ячейки (ее «внешнего вида») либо изменение представления данных, содержащихся в ячейке. Параметры форматирования ячейки независимы от ее содержимого, и наоборот. Не стоит забывать, что после применения форматирования отображенное значение в ячейке может не совпадать с ее фактическим значением (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,24, но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться значение 0,2).

• Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и функцию. Операторы бывают трех видов:

– арифметический оператор – оператор, предназначенный для выполнения арифметических действий и выдающий в качестве результата числовое значение;

– оператор сравнения – данный оператор используется для сравнения данных и выдает в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ;

– текстовый оператор – оператор, используемый для объединения данных.

• Функция – готовая формула Excel для расчетов, вычислений и анализа данных. Каждая функция может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и формулу (см. выше). Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.

• Электронная таблица – интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, которые выводятся на экран в отдельном окне.

• Ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу (см. выше). Кроме этого, при работе с ячейками используются следующие элементы:

– адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;

– ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (то есть не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными. Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге.

После знакомства с терминологией Excel рассмотрим основные элементы и инструменты программы.

Введение в Excel: основные элементы и инструменты

Содержимое данного раздела адресовано пользователям, которые слабо знакомы с табличным редактором Excel. Здесь мы рассмотрим базовые понятия, необходимые для работы с программой. Поэтому если вы владеете навыками практической работы с Excel, можете сразу переходить к изучению раздела, в котором рассматривается практический пример создания бухгалтерского документа.

Пользовательский интерфейс редактора Excel показан на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Табличный редактор Excel

Основными элементами пользовательского интерфейса являются:

• меню Файл – находится слева от вкладки Главная (в целом работа с ним ведется по тем же правилам, что и в текстовом редакторе Word);

• панель быстрого доступа – расположена над меню Файл и вкладкой Главная;

• лента Excel – находится между строкой формул и панелью быстрого доступа;

• рабочая книга, рабочий лист, строка, столбец, ячейка, строка формул – основные элементы Excel (их более подробное описание приводится ниже);

• контекстное меню – вызывается нажатием правой кнопки мыши в любом месте рабочей области (в целом работа с ним ведется по тем же правилам, что и в текстовом редакторе Word);

• рабочая область – центральная часть интерфейса, в которой ведется работа с табличными документами;

• строка состояния – информационнофункциональный элемент, расположенный вдоль нижнего края окна программы.

Пользователь может самостоятельно выполнять настройку некоторых элементов интерфейса – это делается либо в режиме настройки программы (Файл → Параметры), либо с помощью соответствующих элементов управления ленты Excel.

Рабочая область Excel: описание, приемы и методы работы

Рабочая область Excel – элемент пользовательского интерфейса, включающий в себя ячейки, строки, столбцы и листы текущей книги, а также строку формул. Все основные действия по созданию и редактированию бухгалтерских и отчетных документов выполняются именно в рабочей области Excel.

Одним из главных структурных элементов рабочей области является ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца. Совокупность нескольких ячеек образует диапазон.

Любая ячейка имеет уникальные координаты (их еще называют адресом ячейки). Адрес ячейки определяется с помощью строк с буквами и цифрами, которые расположены соответственно вверху и слева рабочей области. Например, на рис. 3.2 курсор установлен в ячейку с адресом С4.

Рис. 3.2. Ячейка с координатами С4

Ввод данных в ячейку производится поразному: с клавиатуры, расчетным путем (когда значение ячейки вычисляется расчетными формулами на основании данных других ячеек), путем импорта из внешних файлов, с помощью макросов, из буфера обмена и др.

Информацию в ячейках можно представлять в разных форматах – числовом, текстовом и т. д. Формат выбирается в окне Формат ячеек, которое вызывается с помощью одноименной команды контекстного меню. Также данное окно можно вызвать следующим образом: на вкладке Главная ленты Excel в панели Ячейки нужно нажать кнопку Формат, и в открывшемся меню выбрать команду Формат ячеек.

Примечание

Следует учитывать, что при работе с числовыми данными в качестве разделителя целой и дробной частей чисел по умолчанию используется запятая, а при работе с датами – точка. При вводе числовых данных и дат они по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а введенный текст – по левому краю.

Вы можете мышью перетаскивать любую ячейку в другое место вместе с ее содержимым. Для этого подведите указатель мыши к любому углу ячейки, кроме правого нижнего – при этом появится крестик со стрелками. Теперь после нажатия левой кнопки мыши можно перетащить ячейку со всем содержимым в требуемое место. Кстати, подобным образом вы можете переносить с одного места на другое предварительно выделенные диапазоны ячеек.

Внимание

Режим перетаскивания ячеек и диапазонов действует лишь тогда, когда в настройках программы (Файл → Параметры) в разделе Дополнительно (подраздел Параметры правки) установлен флажок Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек. Если здесь же установлен флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек, то перед заменой имеющихся данных новыми программа будет выдавать дополнительный запрос на подтверждение данной операции. Данный флажок доступен только при установленном флажке Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек. Оба флажка по умолчанию установлены.

Ячейки взаимосвязаны между собой через участие в тех либо иных расчетах и вычислениях – вычитание, сложение и т. д., а также с помощью функций. Нередко одна и та же ячейка задействуется сразу в нескольких формулах либо функциях.

Для выделения ячейки установите на нее курсор щелчком кнопкой мыши либо клавишами со стрелками. Диапазон выделяется следующим образом: нажмите левую кнопку мыши и перетащите указатель в любое место, в зависимости от требуемого размера диапазона.

При этом первая ячейка диапазона (то есть ячейка, с которой началось перетаскивание указателя мыши) визуально останется невыделенной (но все равно она входит в состав диапазона).

Возможности программы предусматривают выделение нескольких разных ячеек, не входящих в один диапазон, то есть не являющихся смежными, а расположенных по отдельности. Для этого щелкайте мышью на требуемых ячейках, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl. По такому же принципу можно выполнить выделение нескольких расположенных по отдельности диапазонов.

Совет

При работе с большими объемами данных активная ячейка (то есть ячейка, на которой установлен курсор) может «потеряться», исчезнув из поля видимости, например после использования полосы прокрутки. Чтобы быстро найти ее, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+BackSpace.

Вы можете добавить ячейку в любое место рабочей области. Для этого на вкладке Главная, которая расположена на ленте Excel, в панели Ячейки нажмите кнопку Вставить и в открывшемся меню выберите пункт Вставить ячейки; также можно воспользоваться командой контекстного меню Вставить. Затем в открывшемся окне укажите направление смещения имеющихся ячеек вместе с их содержимым для освобождения места для новой ячейки и нажмите ОК.

Для удаления из ячейки всего содержимого выделите ее и нажмите клавишу Delete (так же очищается и предварительно выделенный диапазон). Если же требуется не просто очистить содержимое ячейки, а удалить и ее саму, то выделите ее и выполните команду контекстного меню Удалить – в результате откроется окно, изображенное на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Удаление ячейки

Выберите направление сдвига – влево либо вверх; в соответствии с выбранным направлением после нажатия ОК будут перемещены данные на место удаляемой ячейки.

Вы можете превратить несколько расположенных рядом ячеек в одну, равную по размеру выделенному диапазону (при условии, что этот диапазон является прямоугольным). Для этого воспользуйтесь командой контекстного меню Формат ячеек (ее можно вызвать также с помощью комбинации клавиш Ctrl+1). При активизации данной команды отображается окно, в котором на вкладке Выравнивание нужно установить флажок объединение ячеек и нажать ОК. Разъединение объединенных ранее ячеек осуществляется путем снятия данного флажка и нажатия ОК (не забывайте, что предварительно следует выделить разъединяемую ячейку или обрабатываемый диапазон).

Не все знают, каким образом следует вводить данные в выделенный диапазон ячеек, хотя на самом деле этот процесс достаточно прост. После выделения диапазона вводятся данные в первую его ячейку (которая не является затемненной), после чего для перехода к следующей ячейке нужно нажать клавишу Tab или Enter. Аналогично осуществляется переход ко всем остальным ячейкам диапазона и их заполнение. По окончании ввода данных для снятия выделения с диапазона нажмите любую клавишу со стрелкой.

В случае надобности вы можете весь выделенный диапазон быстро заполнить одним и тем же значением. Для этого введите это значение в первую ячейку выделенного диапазона и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

Ввод в ячейку отрицательных данных можно проделать одним из двух способов: поставить перед вводимым числом знак «минус» либо заключить его в скобки (после нажатия клавиши Enter скобки будут преобразованы в знак «минус»). При необходимости можно выполнить настройку, в результате применения которой отрицательные значения будут выделяться красным цветом. Для этого нужно выделить ячейки, в которых находятся либо могут находиться отрицательные значения, затем выполнить команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне на вкладке Число в поле Числовые форматы выделить курсором значение Числовой. Затем в правой части вкладки в поле Отрицательные числа курсором выбрать требуемый формат представления отрицательных чисел и нажать кнопку ОК.

Не все пользователи умеют правильно вводить в ячейки дробные значения. Дело в том, что при вводе дробного значения с использованием наклонной черты / (эта черта называется «слеш») Excel автоматически преобразует его в дату. Например, при вводе значения 1/5 после нажатия клавиши Enter оно автоматически будет преобразовано в 01.май, а в строке формул при позиционировании курсора на данной ячейке отобразится значение 01.05.2015 (указывается текущий год). Чтобы программа не преобразовывала дробные значения в дату, нужно вначале ввести 0, затем пробел и лишь после этого – дробное значение.

Текст в ячейку обычно вводится с клавиатуры. Учтите, что при вводе текста большого объема может создаваться видимость того, что он перекрывает содержимое соседних ячеек. В реальности это только иллюзия, и введенный текст всегда остается в своей ячейке. Чтобы убедиться в этом, установите курсор в ячейку с введенным текстом и посмотрите в строку формул – в ней отобразится весь введенный в ячейку текст. Если после этого переместить курсор в соседнюю ячейку, которая якобы перекрыта, то в строке формул отобразится ее прежнее значение, что свидетельствует о том, что введенная ранее информация не пострадала.

Процесс редактирования введенного ранее текста требует некоторой осторожности. Дело в том, что если попытаться сразу внести исправления, то можно потерять всю ранее введенную в данную ячейку информацию. Для перехода в режим редактирования содержимого ячейки нужно установить на нее курсор и дважды щелкнуть мышью либо просто нажать клавишу F2. В результате в ячейке появится курсор ввода текста, который следует переместить в требуемое место с помощью клавиш со стрелками, после чего внести необходимые исправления. Следует отметить, что редактирование в ячейке возможно только в том случае, когда в настройках программы (Файл → Параметры) в разделе Дополнительно (подраздел Параметры правки) установлен флажок Разрешить редактирование в ячейках.

Кстати, вы можете редактировать содержимое ячейки в строке формул – иногда это удобнее. Выделите эту ячейку, щелкните мышью в строке формул и с клавиатуры введите нужный текст.

Иногда в процессе работы возникает необходимость ввести в ячейку текст не в одну строку, а в несколько. При этом многие пользователи испытывают затруднения: ведь после нажатия Enter ввод данных в ячейку заканчивается. Для перехода на другую строку в пределах одной ячейки используйте комбинацию клавиш Alt+Enter.

В программе реализована возможность быстрого ввода данных в ячейки с помощью механизма автозаполнения. Наиболее простой способ выглядит так: после ввода значения в ячейку нужно подвести указатель мыши к правому нижнему углу ячейки (этот угол помечен жирной точной), чтобы указатель превратился в небольшой крестик. Теперь нужно нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить курсор в том направлении, в котором необходимо заполнить ячейки. После этого нужно отпустить кнопку мыши – в результате все ячейки выделенного диапазона будут заполнены (в них будет скопировано значение, введенное в первую ячейку). Кроме этого, возле последней ячейки выделенного диапазона отобразится кнопка, при нажатии на которую открывается меню, изображенное на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Выбор варианта автозаполнения ячеек

В данном меню укажите подходящий вариант автозаполнения ячеек. При выборе варианта Копировать ячейки содержимое первой ячейки выделенного диапазона будет скопировано во все остальные ячейки. Если вы укажете вариант Заполнить (кстати, данное значение заблокировано тогда, когда первая ячейка диапазона содержит текстовое значение), то все ячейки будут заполнены числовой последовательностью в порядке возрастания. Например, если в первой ячейке диапазона введено значение 1, то при выборе варианта Заполнить значения следующих ячеек сформируются так: 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 и т. д. При установленном значении Заполнить только форматы во все ячейки диапазона будет скопирован только формат первой ячейки, а при выборе варианта Заполнить только значения – только значение первой ячейки (форматы останутся прежними).

Рабочая книга и рабочий лист

Рабочая книга Excel – это файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. По умолчанию рабочая книга Excel имеет расширение XLSX (этот формат поддерживается версиями Excel, начиная с 2007). Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист.

Рабочий лист предназначен для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

По умолчанию в состав каждой книги Excel включается три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены имена Лист1, Лист2 и Лист3. Однако при необходимости вы можете изменить число листов новой книги. Для этого войдите в режим настройки программы (Файл → Параметры) и в разделе Общие (подраздел При создании новых книг) в поле Число листов введите подходящее значение. Отметим, что максимально допустимое количество листов в одной книге – 255 (при попытке ввести большее значение программа выдаст соответствующее предупреждение).

Перечень ярлыков всех имеющихся в книге листов отображается слева внизу окна, между строкой состояния и рабочей областью. Ярлык активного в данный момент листа отображается тем же цветом, что и сам лист, ярлыки остальных листов затемнены. Для перехода к требуемому листу достаточно щелкнуть мышью на соответствующем ярлыке. Порядок следования листов в книге можно изменять по своему усмотрению – для этого нужно просто перетащить мышью ярлык любого листа в требуемое место.

Чтобы добавить в книгу Excel новый рабочий лист, нужно на ярлыке любого листа щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Вставить. При активизации данной команды откроется окно, в котором нужно курсором выделить ярлычок Лист и нажать кнопку ОК. В результате в текущей книге появится новый лист, которому по умолчанию будет присвоено имя ЛистN, где N – следующий порядковый номер листа.

Присвоенные по умолчанию названия рабочих листов можно изменять. Для переименования листа нужно щелкнуть на его ярлычке правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выбрать команду Переименовать и с клавиатуры ввести требуемое название.

Для удаления листа из книги нужно щелкнуть на его ярлыке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить. Если лист не содержит никаких данных, то он будет удален сразу после активизации данной команды. Если же на листе имеются данные, то при активизации команды Удалить программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Учтите, что программа не разрешит удалить все листы рабочей книги – хотя бы один должен обязательно остаться.

Совет

Чтобы удалить все имеющиеся листы, либо удаляйте всю рабочую книгу Excel, либо добавьте в нее новый пустой лист, а затем удалите все те, что были ранее.

Вы всегда можете скрыть от посторонних глаз любой лист рабочей книги. Для этого нужно щелкнуть на ярлыке этого листа правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Скрыть. Учтите, что сразу после этого лист будет скрыт без предупреждения.

Чтобы впоследствии включить отображение скрытого листа, выберите в этом же контекстном меню команду Показать. При активизации данной команды открывается окно, которое показано на рис. 3.5.

Рис. 3.5. Выбор листа для отображения

В данном окне содержится список ранее скрытых листов. Чтобы отобразить любой из них, нужно выделить его в списке курсором и нажать кнопку ОК.

Внимание

Помните, что скрытие всех имеющихся в книге рабочих листов невозможно – в ней постоянно должен отображаться хотя бы один лист.

При необходимости вы можете переместить или скопировать данные с одного листа книги на другой или вообще в другую книгу. Для этого правой кнопкой мыши щелкните на ярлыке листа, содержимое которого нужно переместить либо скопировать, и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Переместить или скопировать – в результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.6.

В данном окне в поле в книгу укажите рабочую книгу Excel, куда необходимо скопировать информацию (по умолчанию здесь выбрано имя текущей книги). Учтите, что книгу можно выбирать только из числа открытых в данный момент книг Excel.

Рис. 3.6. Перемещение или копирование листа

В поле перед листом содержится список рабочих листов книги, которая была указана в поле в книгу. Отметьте курсором название рабочего листа, перед которым должен появиться новый лист со скопированной (перемещенной) информацией.

Если установить флажок Создавать копию, то листисточник по окончании операции останется на своем месте. Если же данный флажок снят, то он исчезнет (будет перемещен в место, указанное в окне Переместить или скопировать, см. рис. 3.6).

Строки и столбцы рабочего листа

Наряду с ячейками, строки и столбцы относятся к главным элементам рабочего листа Excel. Названия столбцов по умолчанию обозначаются буквами английского алфавита; что касается строк, то каждая из них имеет уникальный номер. Любую строку или столбец вы можете по своему усмотрению добавлять, удалять либо перемещать в любое место, причем одновременно со всей содержащейся информацией. Что касается размеров (высоты строки и ширины столбца), то вы их также можете произвольно менять.

Примечание

Заголовки строк и столбцов отображаются только тогда, когда в настройках Excel (Файл → Параметры) в разделе Дополнительно установлен флажок Показывать заголовки строк и столбцов.

Вы можете выполнить такую настройку, при которой имена столбцов будут назначаться по аналогии со строками, то есть не буквами, а цифрами. Для этого в настройках программы в разделе Формулы нужно установить флажок Стиль ссылок R1C1, который по умолчанию снят.

Для быстрого выделения строки или столбца щелкните мышью соответственно на номере или имени. Для выделения нескольких строк (столбцов) нужно навести указатель мыши на номер строки (заголовок столбца), с которой начинается выделение, и, нажав левую кнопку мыши, перетащить ее указатель на столько строк (столбцов), сколько нужно выделить. Если необходимо выделить несколько строк, которые расположены не подряд, а на расстоянии одна от другой, то нужно щелкать мышью на тех из них, которые должны быть выделены, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl (аналогично делается выделение столбцов).

Чтобы быстро очистить все ячейки строки либо столбца от всего содержимого, нужно выделить строку (столбец) и нажать клавишу Delete. Если же необходимо не просто очистить ячейки строки (столбца) от всего содержимого, но и полностью удалить саму строку (столбец), то нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на номере строки (названии столбца) и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить. При выполнении операции удаления на место удаленной строки переместится информация, расположенная ниже, а на место удаленного столбца – информация, расположенная правее.

Вы можете не только удалять, но и добавлять строки и столбцы. Для вставки строки нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на номере строки, над которой нужно добавить новую строку, и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Вставить. Аналогичным образом добавляются столбцы; при этом новый столбец будет добавлен левее выделенного столбца.

Любую строку либо столбец при необходимости можно скрыть – для этого нужно выделить данный элемент и воспользоваться командой контекстного меню Скрыть. Для последующего восстановления скрытых строк и столбцов используйте команду контекстного меню Отобразить.

Высоту строки и ширину столбца можно регулировать по своему усмотрению. Для перехода в режим редактирования высоты строки используйте команду контекстного меню Высота, а для редактирования ширины столбца – команду Ширина. При активизации любой из этих команд открывается окно, в котором с клавиатуры нужно указать требуемое значение и нажать кнопку ОК.

Строка формул

Строкой формул называется специальная строка, расположенная над заголовками столбцов и предназначенная для ввода и редактирования формул и иной информации. Фрагмент строки формул представлен на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Строка формул

При необходимости строку формул можно убрать из интерфейса. Управление отображением строки формул осуществляется на вкладке Вид (лента Excel) в панели Показать или скрыть с помощью флажка Строка формул: если флажок установлен (положение по умолчанию) – строка формул отображается, если снят – нет.

Примечание

Даже если в какойто ячейке содержащаяся в ней информация видна не полностью, то в строке формул она всегда показывается целиком.

Строка формул состоит из двух основных частей: адресной строки, которая расположена слева, и строки ввода и отображения информации. На рис. 3.7 в адресной строке отображается значение В5, а в строке ввода и отображения информации – формула =(А4+Е7).

Адресная строка предназначена для отображения адреса выделенной ячейки либо диапазона ячеек, а также для ввода с клавиатуры требуемых адресов.

Однако при выделении группы ячеек в адресной строке будет показан только адрес первой ячейки диапазона, расположенной в его левом верхнем углу.

Если в адресной строке ввести значение В7 и нажать клавишу Enter, то курсор автоматически будет установлен в ячейку, расположенную по адресу В7. Если необходимо ввести адрес диапазона ячеек, расположенных в столбце В в строках с 5 по 15, то следует в адресной строке ввести значение В5:В15. Если же необходимо ввести, например, адрес диапазона ячеек, расположенных в столбцах от С до Е и строках с 5 по 15, то в адресной строке следует ввести значение С5:Е15, то есть указывается верхняя левая и нижняя правая ячейки диапазона.

Чтобы ввести в ячейку информацию с помощью строки формул, нужно установить курсор в эту ячейку, затем щелкнуть мышью в строке ввода информации и с клавиатуры ввести требуемое значение. Если в строку формул вводится формула, созданная по правилам Excel, то в соответствующей ячейке будет отображаться не формула, а готовый результат ее вычисления.

После того как вся необходимая информация введена в строке ввода информации, нужно нажать клавишу Enter. Также для этого можно воспользоваться экранной кнопкой ввода, которая расположена слева от строки ввода (на ней изображена «галочка»). Эта кнопка отображается только в режиме ввода информации, поэтому на рис. 3.7 ее не видно. При подведении указателя мыши к данной кнопке отобразится всплывающая подсказка Ввод.

При использовании этой кнопки курсор после ввода информации останется на ячейке, в которую производился ввод.

Режимы и возможности Excel, наиболее востребованные в бухгалтерии

Табличный редактор Excel – мощный многофункциональный продукт, позволяющий решать широкий спектр учетнофинансовых, вычислительных, информационноаналитических и прочих задач. Далее мы рассмотрим те из них, которые являются наиболее востребованными у работников бухгалтерских и финансовых служб предприятий и организаций.

Использование формул в бухгалтерских расчетах

В редакторе Excel вы можете полностью автоматизировать выполнение расчетов, используя для этого формулы. Формула – это специальный инструмент и фактически «визитная карточка» Excel, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных.

Формула начинается со знака «=», после чего следуют операнды и операторы.

Примечание

Операнд – это элемент вычисления (константа, функция либо ссылка), а оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: математические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Наиболее простой пример создания формулы можно представить следующим образом: вначале нужно в ячейку ввести знак =, затем – некоторое число, после этого – арифметический знак (плюс, минус, умножить либо разделить) и т. д., по мере необходимости. Завершается процесс ввода формулы нажатием клавиши Enter – в результате в ячейке отобразится результат ее вычисления. Если установить курсор на эту ячейку, то в строке формул отобразится введенная формула. Например, если в ячейку А1 ввести формулу: =25+15–10, то после нажатия клавиши Enter в данной ячейке отобразится значение 30, а если установить на нее курсор, то в строке формул отобразится =25+15–10.

Однако подобный способ создания формул не всегда приемлем. Это обусловлено тем, что нередко для расчетов необходимо использовать не просто конкретные числовые значения, а значения, находящиеся в тех либо иных ячейках. В этом случае в формуле указываются адреса соответствующих ячеек. Например, если в ячейке А1 содержится значение 25, в ячейке В2 – значение 15, а в ячейке С5 – значение 10, то формулу расчета можно представить следующим образом: =А1+В2-С5. Результат вычисления данной формулы будет таким же, как и в предыдущем абзаце, и отобразится в той ячейке, в которую вводилась формула. Как и в предыдущем примере, в строке формул при позиционировании на данной ячейке будет отображаться формула, а не результат ее вычисления.

При необходимости любую созданную ранее формулу можно отредактировать. Для этого нужно выделить соответствующую ячейку и в строке формул внести требуемые изменения, после чего нажать клавишу Enter. Редактировать формулу можно также и в самой ячейке; для перехода в режим редактирования нужно установить на нее курсор и нажать клавишу F2.

Возможности программы предусматривают ввод формулы одновременно в несколько ячеек. Для этого нужно выделить требуемый диапазон ячеек (либо несколько ячеек, расположенных на расстоянии друг от друга), затем в первую ячейку диапазона ввести требуемую формулу и нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

Любую формулу можно скопировать в буфер обмена и вставить в любое место рабочего листа. При этом все используемые ссылки (адреса ячеек) в формулеисточнике будут автоматически заменены в формулеприемнике на аналогичные ссылки, соответствующие новому размещению формулы. Например, если в ячейку А1 ввести формулу =В1+С1, затем скопировать ее в буфер обмена и вставить в ячейку А2, то формула будет выглядеть следующим образом: =В2+С2.

Если возникает необходимость не скопировать, а переместить формулу из одной ячейки в другую, то следует установить курсор на ячейку с формулой, подвести указатель мыши к любой границе курсора так, чтобы он превратился в крестик, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащить формулу в требуемое место.

Если необходимо скопировать в буфер и затем вставить в требуемое место не формулу ячейки, а только ее значение, полученное в результате вычисления формулы, то следует выделить ячейку, затем скопировать ее содержимое в буфер обмена, переместить курсор в то место, куда нужно вставить значение, и выполнить команду контекстного меню Специальная вставка. В результате откроется окно Специальная вставка (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Настройка специальной вставки

В данном окне нужно установить переключатель Вставить в положение значения и нажать кнопку ОК. Как видно на рис. 3.8, в данном окне можно выбрать и другие режимы вставки содержимого буфера обмена.

Использование функций в бухгалтерских расчетах

Кроме формул, бухгалтерские расчеты можно осуществлять с помощью специальных встроенных в Excel функций.

Функция – это изначально созданная и заложенная в программе формула, которая выполняет вычисления по заданным величинам и в определенном порядке.

В состав каждой функции в обязательном порядке входят следующие элементы: знак равенства «=», имя или название (примеры имен – СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКС и т. д.), а также аргумент (либо несколько аргументов). Аргументы у разных функций могут отличаться; ими могут являться числа, ссылки, формулы, текст, логические величины и др.

Внимание

Используя для расчетов функции, помните, что каждая из них имеет строго определенный синтаксис, которого непременно следует придерживаться. Даже несущественное, на первый взгляд, отклонение от синтаксиса повлечет ошибки в расчетах либо вообще сделает их невозможными.

Вы можете вводить функции как в ручном, так и в автоматическом режиме. В последнем случае используется мастер функций (рис. 3.9), открываемый с помощью кнопки Вставить функцию, которая расположена на ленте Excel на вкладке Формулы.

Рис. 3.9. Мастер функций

Все имеющиеся в программе функции для удобства работы сгруппированы по категориям. Категория выбирается из раскрывающегося списка в поле Категория; при этом в нижней части окна отображается перечень функций, входящих в эту категорию.

Выделите требуемую функцию и нажмите кнопку ОК для перехода к следующему этапу настройки функции, на котором нужно будет указать ее аргументы. При этом откроется окно, содержимое которого зависит от конкретной функции.

Ввод функции в ручном режиме производится в строке формул следующим образом: вначале указывается знак равенства, затем – название функции, а затем – перечень аргументов функции, которые заключаются в круглые скобки и разделяются точкой с запятой. Предположим, вы хотите рассчитать сумму чисел, которые расположены в ячейках В7, Е5 и С2. В этом случае в строку формул необходимо ввести следующее значение: =СУММ(В7;Е5;С2). Обратите внимание, что имя функции введено русскими буквами, а аргументы, которыми в данном случае являются координаты ячеек – английскими. После нажатия клавиши Enter результат вычисления отобразится в активной ячейке.

Знайте, что любая функция может выступать аргументом для какой-либо другой функции. Этот прием получил название вложение функции.

Примечания к ячейкам

Для дополнительного пояснения представленных в документе данных можно к любым ячейкам добавлять примечания. Они могут отображаться как постоянно, так и в виде всплывающей подсказки при подведении к ячейке указателя мыши.

Отображением примечаний управляют в настройках программы (Файл → Параметры) в разделе Дополнительно (подраздел Экран) с помощью переключателя Для ячеек с примечаниями показывать, который может принимать три положения:

• ни примечания, ни индикаторы – в данном случае примечания не будут отображаться ни в каком виде, то есть ячейки с примечанием визуально ничем не будут отличаться от других ячеек;

• только индикаторы (и всплывающие примечания) – в данном случае будет отображаться только индикатор примечания в виде маленького красного треугольника в правом верхнем углу ячейки, а текст примечания показывается только при подведении в данной ячейке указателя мыши;

• примечания и индикаторы – при выборе данного положения в ячейках с примечаниями будут постоянно отображаться и примечания, и индикаторы.

Пример ячейки с примечанием изображен на рис. 3.10.

Рис. 3.10. Ячейка с примечанием

Для создания примечания щелкните на соответствующей ячейке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Вставить примечание. После этого появится окно примечания, в котором по умолчанию будет отображаться имя пользователя (на рис. 3.10 имя пользователя – Alex). В данном окне с клавиатуры вводится текст примечания, который может быть абсолютно произвольным. Завершается создание примечания щелчком кнопкой мыши в любом месте рабочей области.

Введенное ранее примечание вы всегда можете изменить. Для этого щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Изменить примечание (она присутствует только для ячеек с примечаниями). В результате отобразится окно примечания (см. рис. 3.10), в котором следует ввести требуемые корректировки. Завершается редактирование примечания щелчком кнопкой мыши в любом месте рабочей области.

Чтобы удалить примечание, используйте команду контекстного меню Удалить примечание (она отображается при щелчке правой кнопкой мыши только на ячейках с примечаниями). При этом будьте осторожны, так как подтверждение операции удаления не требуется.

Вы можете создать в любом документе любое количество примечаний произвольного содержания и объема.

При необходимости можно быстро выделить все ячейки текущего рабочего листа, у которых имеются примечания, – для этого нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+O. Чтобы удалить примечания из всех ячеек рабочего листа, нужно выделить их нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+O, затем щелкнуть правой кнопкой мыши на любой из этих ячеек и выполнить команду контекстного меню Удалить примечание.

Форматирование активной ячейки или диапазона

Мы можете по своему усмотрению настраивать представление данных в любой ячейке либо диапазоне, иначе говоря – выполнять форматирование активной ячейки либо выделенного диапазона. Это позволяет выделить разные виды и категории данных с помощью индивидуальных стилей и прочих оформительских приемов, что намного улучшает визуализацию документа и обеспечивает его читабельность, а также наглядность представления бухгалтерской информации.

Для перехода в соответствующий режим предназначена команда контекстного меню Формат ячеек, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+1. При выполнении данной команды отображается окно, которое показано на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Режим форматирования диапазонов и ячеек

Как видно на рисунке, данное окно состоит из нескольких вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка и Защита. Кратко остановимся на каждой из них.

На вкладке Число производится выбор подходящего числового формата ячейки (диапазона), а выполняется настройка параметров выбранного формата. Вы можете в поле Образец наглядно увидеть пример того, что будет представлять собой содержимое ячейки (диапазона) при текущих настройках.

Вкладка Выравнивание используется для того, чтобы настроить отображение содержащихся в ячейке данных. В области настроек Выравнивание осуществляется горизонтальное и вертикальное выравнивание содержимого ячейки; подходящие варианты выбираются из раскрывающихся списков в полях по горизонтали и по вертикали. Если в поле по горизонтали выбрано значение по левому краю (отступ), то становится доступным для редактирования расположенное правее поле отступ, в котором указывается необходимая величина отступа.

В области настроек Ориентация устанавливается требуемый вариант ориентации текста ячейки (например, можно расположить текст в ячейке вертикально либо под произвольным углом). Флажки переносить по словам, автоподбор ширины и объединение ячеек объединены в область настроек Отображение. При установленном флажке переносить по словам вводимый в ячейку текст будет автоматически переноситься на следующую строку при достижении правого края ячейки. Установка флажка автоподбор ширины позволяет уменьшить размер символов шрифта таким образом, чтобы содержимое ячейки помещалось в столбце. Для объединения двух или более ячеек в одну предназначен флажок объединение ячеек (предварительно следует выделить объединяемые ячейки).

Настройка шрифта ячейки или диапазона выполняется на вкладке Шрифт. Здесь указывается подходящий стиль шрифта, выбирается его начертание и размер. В поле Образец вы всегда можете увидеть, как будет представлено содержимое ячейки при текущих настройках.

На вкладке Граница настраивается отображение границы ячейки (диапазона). В области настроек Линия, которая находится в левой части вкладки, щелчком кнопкой мыши указывается подходящий тип линии границы и из раскрывающегося списка выбирается ее цвет. В правой части вкладки указывается область применения границы.

На вкладке Заливка вы можете указать цвет фона ячейки (диапазона), а также выбрать узор, которым будет оформлена ячейка (диапазон). В поле Образец постоянно демонстрируется образец того, как будет выглядеть ячейка (диапазон) при текущих настройках.

На вкладке Защита с помощью флажков Защищаемая ячейка и Скрыть формулы производится защита ячейки от несанкционированного доступа (редактирования, удаления и т. д.). Следует отметить, что использование данной функциональности имеет смысл только в том случае, когда действует защита листа (для защиты листа предназначена команда Защитить лист, которая находится в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши на ярлыке листа).

Защита рабочего листа с бухгалтерскими данными от несанкционированного доступа

В Excel реализована возможность защиты находящихся на рабочем листе бухгалтерских, финансовых и прочих сведений от несанкционированного просмотра, копирования и редактирования. Эту функциональность удобно применять, например, когда один компьютер доступен для нескольких пользователей, а также в иных случаях.

Чтобы открыть режим настройки защиты рабочего листа, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлыке и в открывшемся контекстном меню выберите команду Защитить лист; также для этого можно воспользоваться кнопкой Защитить лист, которая находится на вкладке Рецензирование ленты Excel. При выполнении любого из этих действий отображается окно, которое показано на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Настройка защиты рабочего листа

В данном окне необходимо установить флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек (он установлен по умолчанию). Если он снят, то вы не сможете включить защиту, поскольку будет заблокирована кнопка ОК.

В поле Пароль для отключения защиты листа вы можете ввести произвольный пароль на снятие устанавливаемой защиты. Для исключения ошибки его придется ввести два раза: первый раз – в поле Пароль для отключения защиты, а второй раз – в диалоговом окне Подтверждение пароля, которое выводится на экран после нажатия кнопки ОК.

Внимание

Учтите, что восстановление утерянного пароля невозможно. Поэтому обязательно сохраните его в надежном месте, иначе вы можете безвозвратно потерять доступ к защищенным данным.

В поле Разрешить всем пользователям этого листа путем установки соответствующих флажков определяется перечень действий, которые разрешено выполнять на защищенном рабочем листе. Например, можно запретить выполнение любых действий, кроме вставки столбцов и строк, их удаления, вставки гиперссылок, использования автофильтра и т. д. По умолчанию в данном поле установлены флажки выделение заблокированных ячеек и выделение незаблокированных ячеек – это означает, что выполнение любых других действий на защищенном рабочем листе будет невозможно.

Режим защиты рабочего листа включается нажатием кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для закрытия данного окна без включения защиты и сохранения выполненных в нем изменений.

Чтобы снять защиту с рабочего листа, выберите в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши на ярлыке листа, команду Снять защиту с листа (она отображается только для защищенных листов вместо команды Защитить лист). При активизации данной команды открывается окно, в котором следует с клавиатуры ввести пароль, установленный при включении защиты рабочего листа, и нажать кнопку ОК. При вводе пароля не стоит забывать, что программа различает регистр символов (прописные либо строчные). Если введен неправильный пароль, то программа выдает соответствующее информационное сообщение.

Если при включении защиты пароль не вводился, то для снятия защиты с рабочего листа просто выполните команду Снять защиту с листа.

Выполнение вычислений с ячейками только определенных цветов

Ранее уже шла речь о том, что ячейки можно форматировать по своему усмотрению, в том числе использовать для них разные цвета (см. выше раздел «Форматирование активной ячейки или диапазона»). Помимо улучшения наглядности представления информации, это можно использовать при проведении специфических бухгалтерских расчетов, в частности – когда они должны производиться на основании данных, содержащихся только в определенных ячейках, предварительно выделенных определенными цветами.

Необходимость подобных операций в бухгалтерской практике возникает часто, вот лишь несколько примеров:

• отдельное сложение сумм доходов и сумм расходов;

• раздельный учет выручки от реализации разных видов продукции;

• начисление комиссионного вознаграждения только от сумм, превышающих определенный порог;

• и т. д.

В данном разделе мы узнаем, каким образом можно решать подобные задачи, используя механизм условного форматирования.

Примечание

Это можно делать с помощью специально созданной пользовательской функции, но такой прием имеет один существенный недостаток: функция не понимает форматирования, которое было применено через механизм условного форматирования. Поэтому мы предложим более универсальный и при этом несложный способ.

Предположим, мы имеем длинный список какихто чисел, находящихся в диапазоне А2:А100. С помощью условного форматирования (напомним, что переход к данному механизму делается на вкладке Главная, где в разделе Стили следует нажать кнопку Условное форматирование и выбрать подходящий режим работы) были выборочно помечены только те ячейки диапазона, в которых содержатся значения от 10 до 20. Сейчас перед нами стоит задача: необходимо сложить значения во всех ячейках, которые удовлетворяют данному условию, после чего выделить полученный результат с помощью условного форматирования. В данном случае не имеет значения, какое именно форматирование применено в ячейках – нужно лишь знать точный критерий, в соответствии с которым они будут отформатированы. В рассматриваемом примере таким критерием является значение, находящееся в диапазоне от 10 до 20.

Для суммирования значений ячеек, удовлетворяющих установленному критерию, удобно использовать функцию СУММЕСЛИ, однако в данном случае возможно указание лишь одного критерия. При наличии нескольких факторов проверки целесообразнее воспользоваться формулой массива.

Ее можно записать следующим образом:

=СУММ(ЕСЛИ($A$2:$A$100>10, ЕСЛИ($A$2:$A$100<20,$A$2:$A$100)))

Учтите, что при вводе формул массива нужно нажимать не клавишу Enter, а комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter. Это необходимо для того, чтобы программа автоматически заключила формулу в фигурные скобки.

В итоге формула должна принять следующий вид:

{=СУММ(ЕСЛИ($A$2:$A$100>10, ЕСЛИ($A$2:$A$100<20,$A$2:$A$100)))}

Внимание

Если вы попытаетесь обхитрить Excel и поставите фигурные скобки самостоятельно, то формула функционировать не будет – расстановку скобок программа должна выполнить автоматически. Это одна из распространенных ошибок, часто допускаемых не только начинающими, но и опытными пользователями. Также не стоит забывать, что применение формул массива может привести к замедлению пересчета в Excel. Особенно если эти формулы включают в себя значительное количество ссылок на большие диапазоны.

Существует еще один способ решения поставленной задачи. Сущность его заключается в использовании дополнительного столбца (для примера возьмем столбец В) для ссылки на ячейки, находящиеся в столбце А. Смысл применения этих ссылок состоит в том, что они отобразят результат в столбце В только в том случае, если значение будет соответствовать заранее определенному условию (в нашем примере – находиться в диапазоне от 10 до 20).

Установите курсор в ячейку В1 и введите в нее формулу следующего вида:

=ЕСЛИ(И(А2>10,A2<20), A2, ” ”)

Затем введите данную формулу в каждую ячейку столбца В до ячейки В100 включительно.

Совет

Быстро скопировать формулу в расположенные ниже ячейки можно следующим образом. Введите формулу в первую ячейку диапазона, выделите весь диапазон (включая эту ячейку), затем на вкладке Главная в разделе Редактирование нажмите кнопку Заполнить (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) и в открывшемся меню выберите команду Вниз.

Если столбец А у вас уже заполнен, то в столбце В вы увидите только значения, удовлетворяющие заданному условию (то есть находящиеся в диапазоне от 10 до 20).

После этого установите курсор в любую ячейку, в которой появится сумма, и примените штатную функцию Excel, предназначенную для сложения, – СУММ. При необходимости вы можете вообще скрыть столбец В, если вы не желаете иметь перед глазами возвращенные формулой результаты.

Оба рассмотренных выше способа довольно эффективно решают задачу, однако в Excel включена функция, возможности которой предусматривают применение одновременно нескольких условий (именно в этом часто нуждаются бухгалтеры, которые часто и помногу вынуждены работать с большими объемами данных).

Эта функция (она называется БДСУММ) является одной из функций баз данных. Чтобы на конкретном примере увидеть, каким образом она работает, используем тот же самый набор чисел, расположенных в диапазоне А2:А100, с которым мы уже работали ранее.

Выделите диапазон ячеек C1:D2 и присвойте ему имя SumCriteria (напомним, что имя диапазона вводится в специально предназначенном поле, которое находится слева от строки формул, см. выше раздел «Строка формул»). После этого установите курсор в ячейку С1 и введите в нее значение =$A$1 (иначе говоря, мы ввели в ячейку С1 ссылку на ячейку А1, которая является первой ячейкой рабочего листа). Теперь скопируйте данную ссылку в ячейку D1, которая находится в этом же диапазоне – в результате вы получите две копии заголовка столбца А. В дальнейшем эти созданные копии нам понадобятся в качестве заголовков условий функции БДСУММ (C1:D2) для диапазона, который мы назвали SumCriteria.

На следующем этапе в ячейку С2 следует ввести значение >10, а в ячейку D2 – значение <20. Как нетрудно догадаться, это условие, в соответствии с которым значения должны находиться в диапазоне от 10 до 20. Теперь установите курсор в ячейку, предназначенную для отображения результата, и введите в нее формулу следующего вида:

=БДСУММ($A$1:$A$100, $A$1, SumCriteria)

Функция БДСУММ является одним из самых эффективных приемов работы с ячейками, которые отвечают заранее установленному условию. Характерным отличием встроенных функций баз данных от массивов является то, что они были придуманы и разработаны специально для решения подобных задач и как никакой другой инструмент лучше всего для этого приспособлены. Поэтому даже тогда, когда вы работаете с внушительными объемами данных (в частности, когда этим функциям приходится ссылаться на большие диапазоны, причем одновременно используется немалое количество этих функций), это практически никак не сказывается на быстроте пересчета и на эффективности работы, чего никак нельзя сказать о формулах массива.

Быстрое преобразование чисел из текстового формата в числовой

Содержимое ячейки может внешне быть представлено в виде чисел, но на самом деле иметь текстовый формат. Наиболее характерный пример – когда данные импортируются из внешних источников (файл Word, отчет из бухгалтерской программы и т. д.). Возникающее несоответствие неудобно в первую очередь тем, что подобные числа трудно или вообще невозможно использовать в вычислениях. В данном разделе мы расскажем о том, как с помощью несложного приема можно быстро преобразовать формат чисел из текстового в «родной», числовой.

Напомним, что во всех версиях Excel значения с числовым форматом по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а значения с текстовым форматом – по левому краю. Если у вас есть определенный диапазон с числовыми данными, которые представлены и в текстовом, и в числовом формате – в первую очередь необходимо определить, где какой формат. Для этого выделите этот диапазон, затем на вкладке Главная в правом нижнем углу раздела Выравнивание нажмите кнопку открытия окна форматирования ячеек и диапазонов (на этой кнопке изображена маленькая стрелка; при подведении указателя мыши отображается всплывающая подсказка Формат ячеек: выравнивание). В открывшемся окне на вкладке Выравнивание в поле по горизонтали из раскрывающегося списка выберите значение по значению (рис. 3.13), и нажмите кнопку ОК.

Рис. 3.13. Настройка выравнивания

В результате все значения выделенного диапазона, которые являются текстовыми, будут выровнены по левому краю ячеек, а значения числового формата – по правому краю. Отметим, что все даты также будут выровнены по правому краю, поскольку любая дата основана на значении числового формата.

Определив все числа диапазона, отображающиеся в текстовом формате, преобразуем их в числовой формат с помощью штатного механизма специальной вставки – это позволит в дальнейшем использовать эти значения в любых вычислениях. Для этого выполните следующий порядок действий.

• Скопируйте любую пустую ячейку в буфер обмена с помощью команды контекстного меню Копировать либо нажатием комбинации клавиш Ctrl+C.

• Выделите диапазон с данными, содержащий числа в текстовом формате.

• Нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Специальная вставка.

• В открывшемся окне установите переключатель Вставить в положение значения, а переключатель Операция – в положение Сложить.

• Нажмите кнопку ОК.

В результате выполненных действий все числовые значения, представленные в текстовом формате, будут автоматически преобразованы в числовой формат – что нам и требовалось сделать.

Примечание

Эффективность приема обусловлена тем, что любой пустой ячейке (а в буфер мы копировали именно пустую ячейку) по умолчанию присвоено значение 0, а при добавлении любого числа (в т. ч. и 0) к числу, которое отображается в текстовом формате, Excel автоматически преобразовывает этот текстовый формат в числовой.

Решить задачу преобразования формата можно также с использованием штатной функции ТЕКСТ. Как известно, при использовании текстовой функции Excel результатом является число, но оно представлено не в числовом, а в текстовом формате.

Допустим, у нас имеется какойто выделенный диапазон, первой ячейкой которого является D4, причем каждая ячейка включает в себя символ $ и некоторое число, после которого через пробел имеется имя человека. В частности, в подобном виде может быть представлена информация о заработной плате работников (например, $180.20 Иван). С помощью формулы, включающей в себя текстовые функции ЛЕВСИМВ и НАЙТИ, вы можете легко получить это число.

=ЛЕВСИМВ(D4; НАЙТИ(««;D4)-1)

Результатом вычисления данной формулы будет значение $180.20. Но учтите, что это значение будет представлено в текстовом формате, следовательно, в ячейке оно будет выровнено по левому краю.

Однако путем несложной модификации данной формулы вы можете добиться того, чтобы результат выводился именно в числовом формате. Для этого достаточно добавить к формуле 0 так, как показано ниже.

=ЛЕВСИМВ(D4; НАЙТИ(««;D4)-1)+0

В результате значение будет представлено в числовом формате. После этого вам останется лишь отформатировать ячейку.

Применение имен для создания пользовательских функций

Механизм имен удобно использовать не только для того, чтобы ссылаться на данные по имени. Его также можно задействовать для постоянных значений либо формул; это особенно актуально при создании пользовательских функций средствами Visual Basic for Application.

Допустим, в текущей книге Excel вы используете для расчета налоговых отчислений ставку 10 %. Следовательно, во всех формулах, где используется данная ставка, необходимо будет вводить значение 10 % или 0,1. Однако вместо этого удобнее использовать слово TaxRate – и программа сама подставит значение 0,1, которое будет соответствовать данному имени. Для этого:

• откройте вкладку Формулы, в разделе Определенные имена нажмите кнопку Присвоить имя;

• в открывшемся окне в поле Имя введите значение TaxRate, а в поле Диапазон – значение =0,1;

• нажмите кнопку ОК.

В результате при создании формул вы можете вместо значения 0,1 или 10 % использовать слово TaxRate.

Внимание

Главным достоинством данного метода является то, что при изменении ставки налога вам достаточно будет не менять все формулы, а просто на вкладке Формулы в разделе Определенные имена нажать кнопку Присвоить имя и в открывшемся окне создания и редактирования имен для имени TaxRate изменить его значение так, как требуется.

Рассмотренный прием можно преобразовать, расширив его функциональность. Для этого в окне создания и редактирования имен в поле Диапазон можно вводить не адреса ячеек либо постоянные значения, а формулу. Например, вам необходимо создать имя, которое при вводе в ячейку будет автоматически возвращать сумму значений диапазона из десяти ячеек, которые находятся непосредственно над данной ячейкой. Для решения данной задачи последовательно выполните перечисленные ниже действия.

• На текущем рабочем листе установите курсор в ячейку А11, затем вызовите контекстное меню и выполните команду Имя диапазона.

• В открывшемся окне в поле Имя введите значение Total, а в поле Диапазон – формулу =СУММ(А1:А10), после чего нажмите кнопку ОК.

• В любом столбце начиная с первой строки введите 10 произвольных чисел.

• В этом же столбце установите курсор в строку 11 и введите в нее формулу =Total.

В результате выполненных действий вы получите сумму только что введенных значений.

Вот усовершенствованный вариант данного способа. Сущность его заключается в том, что вы создадите именованную формулу, которая будет использовать все ячейки, расположенные непосредственно над той строкой, в которой введено значение =Total. Для этого выполните перечисленные ниже действия.

• Установите курсор в ячейку В11, откройте вкладку Формулы и выберите пункт Определенные имена → Присвоить имя.

• Нажмите на имени Total.

• Посмотрите значение поля Диапазон: в нем должна отобразиться формула =СУММ(В1:В10). Таким образом создаются именованные формулы. Иначе говоря, так как абсолютные ссылки на столбцы для исходного имени Total не указаны, то формула всегда будет ссылаться именно на тот столбец, в котором она находится.

• В поле Диапазон измените формулу так, чтобы она приняла вид =СУММ(В$1:В10).

Теперь в любой строке (за исключением первой) произвольного столбца введите значение =Total – вы получите автоматически рассчитанную сумму значений всех ячеек, которые находятся выше текущей ячейки независимо от количества строк.

Данный эффект достигается за счет того, что вы сделали ссылку на строку 1 абсолютной, а на ячейку В10 оставили относительную ссылку, а такая ссылка все время будет указывать на ячейку, находящуюся непосредственно над строкой, содержащей именованную формулу =Total.

Расчет промежуточных итогов

При работе с таблицами нередко возникает необходимость подведения промежуточных итогов (например, в таблице с данными за год целесообразно рассчитать поквартальные промежуточные итоги). Это можно сделать, например, используя штатный механизм формул. Однако такой вариант может оказаться достаточно громоздким и не совсем удобным, ведь потребуется выполнить целый ряд действий: вставить в таблицу новые строки (столбцы), создать необходимые формулы и т. д. Поэтому для расчета промежуточных итогов целесообразно воспользоваться специально предназначенным механизмом, который реализован в Excel.

Внимание

Чтобы расчет промежуточных итогов с помощью данного механизма был корректен, необходимо соблюдение следующих условий: первая строка таблицы должна содержать названия столбцов, а остальные строки – однотипные данные. Кроме этого, в таблице не должно быть пустых строк либо столбцов.

В первую очередь нужно выделить таблицу, в которой должны быть рассчитаны промежуточные итоги. После этого следует перейти в режим настройки расчета промежуточных итогов – для этого на вкладке Данные предназначена кнопка Промежуточные итоги. При нажатии на нее открывается окно Промежуточные итоги, изображенное на рис. 3.14.

Рис. 3.14. Настройка расчета промежуточных итогов

В данном окне определяются значения перечисленных ниже параметров.

• При каждом изменении в – в данном поле из раскрывающегося списка (в список включены названия всех столбцов таблицы) нужно выбрать название столбца таблицы, на основании данных которого будет делаться вывод о необходимости добавления строки промежуточных итогов. Чтобы было понятно, каким образом обрабатывается значение данного поля, приведем конкретный пример. Допустим, что нужный столбец называется Наименование товара; первые три позиции в нем занимает товар Брюки, следующие четыре позиции – Туфли, следующие две позиции – Майки (все однотипные позиции различаются только по цене). Если в окне настройки расчета (см. рис. 3.14) в поле При каждом изменении в выбрать значение Наименование, то в таблицу будут добавлены строки с итоговыми данными отдельно по всем брюкам, всем туфлям и всем майкам.

• Операция – здесь из раскрывающегося списка выбирается тип операции, которая должна быть применена для расчета промежуточных итогов. Например, можно рассчитать сумму, произведение, вывести среднее значение, найти минимальное либо максимальное значение и др.

• Добавить итоги по – в данном поле путем установки соответствующих флажков следует определить столбцы таблицы, по которым должны быть рассчитаны промежуточные итоги. Например, если в нашем примере в состав таблицы помимо столбца Наименование товара входят еще столбцы Количество и Цена, то целесообразно установить только флажок Количество (названия флажков аналогичны названиям столбцов таблицы), поскольку расчет промежуточных (да и общих) итогов по столбцам Цена и Наименование товара не имеет смысла.

• Заменить текущие итоги – данный флажок следует установить в случае необходимости замены имеющихся промежуточных итогов новыми. По умолчанию данный флажок установлен.

• Конец страницы между группами – при установленном данном флажке после каждой строки промежуточных итогов будет автоматически вставляться разрыв страницы. По умолчанию данный флажок снят.

• Итоги под данными – если установлен этот флажок, то итоговые строки будут располагаться под соответствующими группами позиций, а если снят, то над ними. По умолчанию данный флажок установлен.

• Убрать все – при нажатии на данную кнопку из таблицы будут удалены все имеющиеся строки с промежуточными итогами, с одновременным закрытием окна настройки параметров расчета.

Нажатием кнопки ОК завершается процесс настройки расчета промежуточных итогов. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без выполнения расчета.

Настройка доступа пользователей к рабочей книге

В программе реализована возможность разграничения прав пользователей на доступ к рабочим книгам Excel. Сущность ее заключается в том, что для каждой рабочей книги можно отдельно настроить параметры доступа, что позволяет решить следующие задачи:

• обеспечение неприкосновенности конфиденциальной информации;

• защита данных от несанкционированного и неквалифицированного доступа и как следствие – сохранение ее целостности;

• предотвращение возможных потерь важной информации (возникающих, как правило, в результате ошибочно выполненных операций удаления и корректировки данных);

• упрощение контроля над деятельностью сотрудников (например, в случае обнаружения ошибок легче будет определить виновного, что позволит избежать спорных ситуаций).

Для перехода в режим настройки прав доступа пользователей к рабочей книге нужно открыть на ленте Excel вкладку Рецензирование, и нажать кнопку Доступ к книге. В результате откроется окно настройки параметров доступа, изображенное на рис. 3.15.

Рис. 3.15. Настройка параметров доступа

На вкладке Правка в поле Файл открыт следующими пользователями отображается список пользователей, работающих в данный момент с книгой. Для каждого пользователя отображается его имя, а также дата и время открытия рабочей книги данным пользователем. В верхней части вкладки расположен флажок Разрешить совместный доступ. Если он установлен, то текущая рабочая книга становится как бы общей, то есть в нее могут вносить изменения одновременно несколько пользователей (участников локальной сети), с последующим объединением всех выполненных изменений. Только при установленном данном флажке становятся доступными параметры, расположенные на вкладке Подробнее (см. рис. 3.15).

В программе реализована возможность автоматического ведения журнала изменений рабочей книги. Для этого нужно установить переключатель Регистрация изменений в положение хранить журнал изменений в течение и в расположенном правее поле с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика указать число дней, в течение которых будет храниться журнал. Если же переключатель Регистрация изменений установлен в положение не хранить журнал изменений, то журнал изменений вестись не будет.

Внимание

Ведение данного журнала позволяет через определенные промежутки времени выделить и просматривать все изменения текущей рабочей книги (то есть изучать историю изменений). Кроме этого, с его помощью можно объединять в одной рабочей книге все изменения из ее разных копий.

При необходимости можно сделать такую настройку, при которой периодически будут отображаться изменения, выполненные и сохраненные другими пользователями (использование данной возможности имеет смысл только при одновременной работе с книгой нескольких пользователей). Для этого нужно переключатель Обновлять изменения установить в положение каждые и в расположенном правее поле с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести интервал времени (в минутах), через который должно выполняться автоматическое обновление изменений. Если переключатель установлен в положение каждые, то становятся доступными еще два значения: сохранить мои изменения и просмотреть чужие и только просмотреть чужие изменения. В первом случае через указанный выше интервал времени в рабочей книге будут отражены изменения, сделанные другими пользователями, с одновременным сохранением изменений, выполненных данным пользователем. Во втором случае будет возможен только просмотр изменений, сделанных другими пользователями, без сохранения изменений, выполненных данным пользователем.

Если же переключатель Обновлять изменения установлен в положение при сохранении файла, то все изменения, сделанные другими пользователями, будут отражены в рабочей книге только после ее сохранения.

В процессе работы в многопользовательском режиме могут возникать ситуации, когда изменения, сделанные данным пользователям, противоречат изменениям, которые были сделаны другими пользователями. Для настройки разрешения подобных конфликтных ситуаций предназначен переключатель Для противоречивых изменений. Если он установлен в положение запрашивать, чьи изменения имеют преимущество, то при возникновении конфликтной ситуации на экране отобразится запрос на предмет того, чьи изменения имеют преимущество. Если же этот переключатель установлен в положение ранее сохраненные имеют преимущество, то при возникновении конфликтной ситуации запрос на экран не выводится, а преимущество отдается изменениям, которые были сохранены ранее текущим пользователем.

Если установлен флажок параметры печати, то настройки параметров печати будут автоматически сохранены вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем.

Если установлен флажок фильтры, то вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем, будут автоматически сохранены настройки фильтрации, для перехода к которым предназначена кнопка Фильтр, находящаяся на вкладке Данные.

После того как всем параметрам в окне Управление доступом к файлу (см. рис. 3.15) присвоены необходимые значения, нужно для их сохранения нажать кнопку ОК. Кнопка Отмена предназначена для закрытия данного окна без сохранения выполненных изменений.

Практический пример создания бухгалтерского документа

Далее мы рассмотрим конкретный пример использования программы Excel для создания бухгалтерских документов и проведения расчетных операций.

Постановка задачи

Предположим, что нам нужно сформировать ведомость, в которой будет отражена выручка от реализации продукции в разрезе видов продукции за первый квартал года. При этом:

• по строкам таблицы будет показана информация о видах продукции, по столбцам – о периодах времени;

• по каждой товарной позиции нужно указать сумму налога, которая составляет 5 % от выручки;

• однотипные товарные позиции должны быть объединены в группы;

• по каждой группе товаров необходимо вывести промежуточные итоги;

• итоговые данные о выручке и о налоге, исчисленном от выручки, необходимо вывести в конце таблицы.

Для примера рассмотрим три группы товаров: Соки, Шоколад и Игрушки.

В группу Соки включим следующие товарные позиции: Яблочный, Сливовый и Томатный, в группу Шоколад – позиции Марс, Сникерс и Твикс, а в группу Игрушки – позиции Конструктор, Кубики и Мяч. Эти позиции и будут расположены по строкам таблицы. По столбцам будет показана выручка и налог за Январь, Февраль и Март по отдельности.

Создание таблицы

В первую очередь нам нужно нарисовать таблицу, состоящую из 9 строк и 8 столбцов. Выделите соответствующий диапазон, затем на вкладке Главная в разделе Шрифт откройте меню Все границы (его название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши) и выберите в нем пункт Все границы. В результате должна получиться таблица, изображенная на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Первый этап создания таблицы

Внимание

При изучении данного примера обращайте внимание на расположение таблицы в рабочей области интерфейса; рис. 4.1 специально приведен с линейками (слева и вверху), при помощи которых определяется точное месторасположение каждой ячейки – приводимое в дальнейшем описание примера и формулы будут основаны именно на таком позиционировании документа.

Теперь отформатируем ячейки шапки таблицы и введем названия ее столбцов.

Выделим ячейки В5 и В6, затем выполним команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне (см. рис. 3.13) перейдем на вкладку Выравнивание.

На этой вкладке в поле по горизонтали из раскрывающегося списка выберем значение по центру, в поле по вертикали – значение по высоте, установим флажок объединение ячеек и нажмем кнопку ОК. После этого в объединенную ячейку введем с клавиатуры название столбца – Группа товаров. Результат выполненных действий показан на рис. 3.17.

Рис. 3.17. Создание заголовка столбца

Теперь аналогичным образом объединим и отформатируем ячейки С5 и С6 и введем в объединенную ячейку заголовок столбца Наименование товара. При необходимости можно расширить границы столбца, чтобы его заголовок отображался полностью.

После этого выделим ячейки: D6, E6, F6, G6, H6 и I6, выполним команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне на вкладке Выравнивание в поле по горизонтали установим значение по центру, после чего нажмем кнопку ОК. Затем в ячейках D6, F6 и H6 введем заголовок столбца Выручка, а в ячейках Е6, G6 и I6 – заголовок столбца Налог. В настоящий момент шапка таблицы будет выглядеть так, как показано на рис. 3.18.

Рис. 3.18. Заполнение шапки таблицы

Теперь выделим ячейки D5 и Е5, выполним команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне на вкладке Выравнивание в поле по горизонтали из раскрывающегося списка выберем значение по центру, установим флажок объединение ячеек и нажмем кнопку ОК. Затем в объединенной ячейке с клавиатуры введем значение Январь. Аналогичную операцию выполним с ячейками F6 и G6, а затем – с ячейками H6 и I6; в первом случае в объединенную ячейку введем значение Февраль, во втором случае – Март. На этом создание шапки таблицы можно считать завершенным; результат выполненных действий показан на рис. 3.19.

Рис. 3.19. Шапка таблицы

Продолжим создание таблицы, продлив ее на девять строк вниз. Затем с клавиатуры в соответствующих ячейках введем названия групп товаров, наименования товаров и величину выручки от реализации по каждой товарной позиции в каждом месяце. Для удобства восприятия информации можно шапку таблицы оформить жирной границей: выделите ее и в окне Формат ячеек на вкладке Граница выберите соответствующий тип линии. После выполнения всех перечисленных действий таблица примет вид, как показано на рис. 3.20.

Рис. 3.20. Таблица с исходными данными

Теперь можно приступать к настройке формул и расчету промежуточных итогов. Об этом рассказывается далее.

Настройка формул и расчет итогов

В соответствии с условием задачи от выручки исчисляется налог в размере 5 %. Для автоматического расчета налога введем в ячейку Е7 формулу =D7/100*5. После нажатия клавиши Enter в ячейке Е7 отобразится рассчитанная сумма налога. Затем установим курсор в ячейку Е7, скопируем ее содержимое (формулу) в буфер обмена, выделим диапазон Е8:Е15 и нажмем клавишу Enter – в результате будет рассчитана сумма налога во всех выделенных ячейках. При этом формула будет скопирована корректно, с учетом координат ячеек – например, в ячейке Е8 она будет выглядеть так: =D8/100*5. Затем аналогичным образом вставим формулы в диапазоны G7:G15 и I7:I15 – результат выполненных действий показан на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Расчет суммы налога по всем товарным позициям

Таким образом, мы автоматически рассчитали сумму налога от выручки по каждой товарной позиции в отдельности. Теперь при каждом изменении выручки от реализации соответствующим образом автоматически изменится сумма исчисленного по ней налога.

Приступим к расчету промежуточных и общих итогов – это позволит нам увидеть объем выручки и исчисленного налога по каждой группе товаров, а также общий объем выручки и налога в каждом месяце.

Выделяем всю таблицу, на вкладке Данные в разделе Структура нажимаем кнопку Промежуточный итог – в результате на экране откроется окно настройки расчета промежуточных итогов, изображенное на рис. 3.14. В данном окне выполняем настройку параметров так, как указано ниже.

• В поле При каждом изменении в из раскрывающегося списка выбираем значение Группа товаров.

• В поле Операция из раскрывающегося списка выбираем значение Сумма.

• В поле Добавить итоги по устанавливаем следующие флажки: Январь, Столбец Е, Февраль, Столбец G, Март, Столбец I.

• В нижней части окна устанавливаем флажок Итоги под данными.

После выполнения указанных действий и нажатия в данном окне кнопки ОК таблица примет вид, как показано на рис. 3.22.

Рис. 3.22. Расчет промежуточных и общих итогов

Как видно на рисунке, в таблице автоматически добавлены строки промежуточных и общих итогов. При этом некоторые введенные ранее формулы корректно изменены (ввиду того что в таблицу добавлены новые строки). Нам осталось лишь дорисовать сетку таблицы для двух последних ее строк.

Расшифровка бухгалтерских данных с помощью примечаний

Предположим, что некоторые табличные данные требуют отдельного комментария – например, для дополнительного пояснения тех либо иных цифр. Для решения этой задачи воспользуемся механизмом примечаний и добавим примечания в ячейки D7 и F14.

Установим курсор в ячейку D7, активизируем команду контекстного меню Вставить примечание и в открывшемся небольшом окне под именем текущего пользователя с клавиатуры введем текст примечания: С учетом старых запасов (напомним, что для завершения ввода примечания достаточно щелкнуть мышью в любом месте рабочей области). Аналогичным образом в ячейку F14 добавим примечание Выручка рассчитана по отгрузке.

По умолчанию в каждой из ячеек с примечаниями в правом верхнем углу появится маленький красный треугольник, а текст примечания можно будет увидеть только при наведении на ячейку указателя мыши. Однако в процессе работы могут возникать ситуации, когда необходимо увидеть все созданные ранее примечания ко всем ячейкам. Для этого нужно в настройках программы (Файл → Параметры) в разделе Дополнительно (подраздел Экран) установить переключатель Для ячеек с примечаниями показывать в положение примечания и индикаторы, после чего нажать кнопку ОК. В результате выполненных действий отобразятся все созданные нами примечания (см. рис. 3.23).

Рис. 3.23. Пояснение бухгалтерских данных с помощью примечаний

Чтобы убрать постоянное отображение примечания и оставить только индикатор в правом верхнем углу ячеек, нужно в настройках программы (Файл → Параметры) в разделе Дополнительно (подраздел Экран) установить переключатель Для ячеек с примечаниями показывать в положение только индикаторы (и всплывающие примечания), после чего нажать кнопку ОК.

Глава 4 Автоматизация бухгалтерского документооборота в программе «Бухгалтерские документы»

В процессе ведения своей деятельности каждому субъекту хозяйствования, будь то владелец крупного холдинга или скромный предприниматель с одним коммерческим ларьком, приходится иметь дело с самыми разными документами: платежными, товарносопроводительными, отчетными и т. д. Например, отпуск товара со склада в торговую точку должен оформляться накладной (не только с точки зрения соблюдения действующего законодательства, но и для обеспечения учета товаров), для оплаты товара безналичными деньгами необходимо сформировать платежное поручение, на реализованный в розницу товар выдается товарный чек и т. д.

В данной главе мы познакомимся с удобной программой, предназначенной для работы с основными бухгалтерскими документами. Она создана отечественными разработчиками и называется «Бухгалтерские документы» (сайт программы, где ее можно скачать, – ). Среди основных достоинств программы можно отметить то, что она обладает эргономичным и интуитивно понятным русскоязычным интерфейсом, распространяется на безвозмездной основе и проста в использовании, что позволяет работать с ней даже малоопытным пользователям.

Чтобы установить программу, запустите инсталляционный файл и далее следуйте указаниям Мастера установки.

Назначение и функциональные возможности

Функциональные возможности, реализованные в программе «Бухгалтерские документы», позволяют решать перечисленные ниже задачи.

• Формирование самых разных бухгалтерских и иных документов: товарносопроводительные документы, кассовые ордера, счета фактуры, платежные поручения, договоры и др.

• Заполнение и ведение разнообразных справочников: номенклатуры, контрагентов, складов и др.

• Гибкая настройка программы применительно к потребностям конкретного пользователя.

• Ведение журналов всех формируемых в программе документов, а также общего журнала документов.

• Формирование разнообразных отчетов на основании введенной в программу информации.

• Вывод на печать созданных в программе документов и отчетных форм.

• Создание пользовательских отчетных форм с помощью встроенного дизайнера отчетов.

С помощью программы «Бухгалтерские документы» можно решать и другие финансовоучетные задачи, в зависимости от специфики конкретного предприятия.

Предварительная настройка программы

Перед тем как приступить к эксплуатации программы «Бухгалтерские документы», рекомендуется просмотреть и, при необходимости, отредактировать параметры ее настройки. Для перехода в режим настройки параметров программы следует выполнить команду главного меню Сервис → Настройки программы. При активизации данной команды на экране открывается окно, состоящее из четырех вкладок: Сведения о фирме, Журналы документов, Внешний вид и Дополнительно. На этих вкладках сгруппированы однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры настройки.

Внимание

При работе в окне настройки программы не стоит забывать, что все выполненные в данном окне изменения вступают в силу только после нажатия кнопки ОК. Это относится ко всем вкладкам данного окна. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима настройки программы без сохранения выполненных изменений. Кнопки ОК и Закрыть доступны на всех вкладках окна.

Далее мы рассмотрим порядок работы на каждой из перечисленных вкладок.

Сведения об организации (предпринимателе)

В первую очередь в настройках программы следует ввести сведения об организации (предпринимателе) – пользователе программы. Эти сведения будут автоматически подставляться в печатные формы документов, а также в создаваемые пользователем отчеты.

Ввод сведений об организации (предпринимателе) осуществляется в окне настройки программы на вкладке Сведения о фирме, содержимое которой представлено на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Сведения об организации (предпринимателе)

На данной вкладке в полях Краткое наименование и Полное наименование следует с клавиатуры ввести соответственно краткое и полное название организации.

При вводе сведений о предпринимателе в поле Краткое наименование можно ввести, например, только фамилию и инициалы, а в поле Полное наименование – полностью фамилию, имя и отчество.

В полях ИНН, КПП и ОКПО указывается соответственно индивидуальный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет и код ОКПО.

Адрес организации вводится с клавиатуры в поле Адрес; здесь можно указать как юридический адрес в соответствии с регистрационными данными, так и фактический адрес местонахождения.

В поле Телефоны указывается один или несколько телефонных номеров. Например, можно указать номер обычного телефона и номер факса или номер обычного и номер мобильного телефона. Если в данное поле вводится более одного номера телефона, то в качестве разделителя следует использовать какой-нибудь подходящий символ (например, запятую или точку с запятой).

Если у организации имеется электронный адрес, то его можно ввести в поле EMail. Здесь же при необходимости можно указать и адрес вебсайта.

В соответствующих полях с клавиатуры вводится информация о руководителе и главном бухгалтере предприятия (индивидуальный предприниматель, не имеющий бухгалтера, может заполнить только поле Руководитель фирмы).

Внизу вкладки находится табличная часть документа, в которой формируется список расчетных счетов предприятия. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается наименование и номер расчетного (или иного) счета. Для добавления в список новой позиции следует нажать кнопку Добавить, которая расположена справа от списка – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.2.

Рис. 4.2. Сведения о расчетном счете организации

В данное окно вводится информация о расчетном счете. Кстати, можно вводить в программу информацию не только о расчетных, но и о других счетах предприятия (валютных, спецссудных и т. п.).

Все параметры данного окна заполняются с клавиатуры. В соответствующих полях указывается название счета (например, Основной расчетный счет, Спецссудный счет, Валютный счет Евро и т. п.), его номер, название банка, номер корреспондирующего счета и БИК банка.

Завершается ввод нового счета нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть производится выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Иногда может потребоваться изменение параметров введенного ранее банковского счета (например, при смене обслуживающего банка). Для этого нужно выделить данный счет в списке курсором и нажать кнопку Изменить. В результате на экране откроется окно, как на рис. 4.2, в котором выполняются необходимые действия.

Для удаления банковского счета из списка следует выделить его курсором и нажать кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Параметры формирования журналов документов

Как уже отмечалось выше, возможности программы предусматривают формирование журналов всех создаваемых в программе документов, а также общего журнала документов. Эти журналы включают в себя документы, созданные в определенном периоде времени, который указывается в настройках программы на вкладке Журналы документов (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Настройка журнала документов

На данной вкладке в области настроек Начало периода указывается начальная дата интервала времени, документы которого должны включаться в журнал, а в области настроек Конец периода – конечная дата этого интервала. Для выбора подходящего варианта нужно установить переключатель в соответствующее положение из числа перечисленных ниже.

• Для начала периода.

– Начало месяца – в данном случае датой начала периода будет считаться первое число текущего месяца.

– Начало квартала – при выборе данного положения датой начала периода будет считаться первое число текущего квартала.

– Начало года – в данном случае датой начала периода будет считаться первое число текущего года.

– Произвольная дата – если переключатель установлен в данное положение, то в расположенном справа поле с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указывается произвольная дата начала периода.

• Для конца периода.

– Конец месяца – в данном случае датой конца периода будет считаться последнее число текущего месяца.

– Конец квартала – при выборе данного положения датой конца периода будет считаться последнее число текущего квартала.

– Конец года – в данном случае датой конца периода будет считаться последнее число текущего года.

– Произвольная дата – если переключатель установлен в данное положение, то в расположенном справа поле с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указывается произвольная дата окончания периода.

Можно установить, например, такой интервал дат, при котором начальная его дата будет указана произвольно, а конечная дата будет совпадать с концом месяца, квартала или года, и наоборот. Такая возможность позволяет выполнять тонкую настройку интервала времени.

Настройка пользовательского интерфейса

Программа «Бухгалтерские документы» обладает эргономичным и удобным для восприятия пользовательским интерфейсом. Наряду с этим пользователь может самостоятельно изменить некоторые его настройки. Необходимые для этого действия выполняются в окне настройки программы на вкладке Внешний вид, содержимое которой показано на рис. 4.4.

Если на данной вкладке установить флажок Сохранять положение окон программы, то программа будет автоматически запоминать последнее положение на экране каждого ее окна, и при последующем его открытии оно будет расположено в том же месте, где и в прошлый раз. По умолчанию данный флажок установлен. При необходимости можно в любой момент удалить информацию о расположении окон – для этого нужно нажать кнопку Удалить информацию о положении окон.

Рис. 4.4. Настройка пользовательского интерфейса

Если установить флажок Скрывать неиспользуемые элементы меню, то при открытии каждого меню программы в нем будут скрыты элементы, которые давно не использовались. Для открытия этих элементов нужно будет подвести указатель мыши к стрелочке, расположенной внизу меню. При снятом данном флажке меню всегда раскрывается полностью. По умолчанию данный флажок установлен.

В поле Стиль меню и панели инструментов из раскрывающегося списка выбирается стиль оформления меню и инструментальных панелей программы «Бухгалтерские документы». Под раскрывающимся списком демонстрируется образец того, как будут выглядеть элементы интерфейса при установленных в данный момент настройках.

Настройка формата представления НДС

В платежных документах обязательно должна выделяться сумма налога на добавленную стоимость, входящая в состав платежа. В программе «Бухгалтерские документы» пользователь может самостоятельно определить формат представления ставки и суммы НДС в платежных документах. Это делается в настройках программы на вкладке Дополнительно (рис. 4.5).

На данной вкладке в поле Формат НДС в платежках следует из раскрывающегося списка выбрать подходящий формат представления НДС.

Рис. 4.5. Настройка формата представления НДС

Замена ставки НДС

В процессе работы может возникать необходимость замены ставки налога на добавленную стоимость товаров, которые были внесены в справочник номенклатуры (описание данного справочника приводится ниже).

Если необходимо заменить ставку НДС в одномдвух товарах, то это можно сделать и вручную. Но для большого количества позиций (например, было введено 200 товаров, в которых вместо ставки НДС 18 % была указана ставка НДС 10 %, или наоборот) внесение необходимых корректировок займет слишком много времени. Поэтому разработчиками программы реализована возможность автоматической замены ставки НДС в уже внесенных в справочник товарах.

Для замены ставки НДС следует выполнить команду главного меню Сервис → Дополнительно → Смена ставки НДС. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.6.

Рис. 4.6. Замена ставки НДС

В данном окне в поле Предыдущая ставка НДС следует ввести ставку, которая должна быть заменена другой ставкой; другая (правильная) ставка указывается в поле Новая ставка НДС. Каждое из этих полей можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора. Выполненные изменения вступят в силу после нажатия в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена можно выйти из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Заполнение справочников и каталогов

После того как выполнена настройка программы, можно приступать к вводу исходных данных. Далее мы рассмотрим наиболее востребованные каталоги и справочники программы.

Справочник номенклатуры

Справочник номенклатуры предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о товарноматериальных ценностях, с которыми работает данное предприятие (предприниматель). Информация, хранящаяся в справочнике номенклатуры, используется, в частности, при формировании приходных и расходных товарносопроводительных документов, товарных чеков и др.

Для перехода в режим работы со справочником номенклатуры следует выполнить команду главного меню Справочники → Номенклатура. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, которое представлено на рис. 4.7.

Рис. 4.7. Справочник номенклатуры

В верхней части окна содержится инструментальная панель, кнопки которой предназначены для работы со справочником. Некоторые из этих кнопок продублированы также в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши в правой части окна.

Внимание

Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Это относится также и к другим окнам и режимам работы программы.

На рисунке 4.7 видно, что окно справочника разделено на две части: левую и правую. В программе «Бухгалтерские документы» реализована возможность объединения однотипных товаров в группы (например, группа Соки, группа Сигареты и т. п.). В левой части окна отображается перечень групп, в правой – список товарноматериальных ценностей той группы, которая в левой части выделена курсором. Таким образом, последовательно щелкая курсором на названиях групп в левой части окна, можно быстро просмотреть содержимое каждой группы и всего справочника.

Для каждой номенклатурной позиции в соответствующих колонках отображается ее код, полное наименование и артикул.

Чтобы добавить в справочник новую товарную группу, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в левой части окна и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить группу, после чего с клавиатуры ввести название товарной группы и нажать клавишу Enter.

Для добавления в справочник новой номенклатурной позиции нужно выделить курсором товарную группу, в которую ее необходимо поместить, и нажать в инструментальной панели кнопку Добавить описание товара. Также можно воспользоваться командой контекстного меню Добавить. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.8.

Рис. 4.8. Регистрация товарной позиции в справочнике номенклатуры

В данное окно вводится информация о добавляемом товаре. Отметим, что все поля данного окна являются необязательными для заполнения, то есть в справочник номенклатуры можно добавлять даже пустые позиции (только код этих позиций будет присвоен автоматически).

В поле Наименование с клавиатуры вводится полное наименование добавляемой номенклатурной позиции. При необходимости в поле Артикул можно ввести артикул товара. Единица измерения товара указывается в поле Ед. измерения; по умолчанию данному полю присвоено значение шт., которое можно отредактировать с клавиатуры.

В поле Ставка НДС указывается ставка налога на добавленную стоимость, по которой облагается данный товар. Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора. Аналогичным образом вводятся значения в поля Цена с НДС и Цена без НДС, причем достаточно заполнить какое-нибудь одно из этих полей: значение второго поля будет рассчитано автоматически на основании указанной ставки НДС и цены. Любое изменение значения поля Цена с НДС влечет автоматический перерасчет значения поля Цена без НДС, и наоборот. При изменении ставки НДС неизменной останется цена, которая была введена вручную, а значение другой цены соответствующим образом автоматически пересчитывается.

В поле Страна происхождения можно указать страну происхождения товара. Это может быть как странапроизводитель товара, так и страна, откуда он был импортирован. Чтобы заполнить данное поле, нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника стран (описание данного справочника будет приведено ниже) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью. Значение данного поля может использоваться при оформлении некоторых документов.

В поле Номер таможенной декларации при необходимости можно ввести номер таможенной декларации на данный товар. Заполнение данного поля в большинстве случаев имеет смысл лишь для товаров, завезенных из-за рубежа.

Как известно, на многие реализуемые на территории Российской Федерации товары устанавливается гарантийный срок эксплуатации, или гарантийный срок хранения. Чтобы указать этот срок, нужно установить флажок Гарантия и в расположенном справа поле ввести требуемое значение (например, Срок хранения 1 год). При снятом флажке Гарантия данное поле становится недоступным для редактирования.

Завершается процесс добавления в справочник новой номенклатурной позиции нажатием в окне ввода кнопки ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Возможности программы предусматривают ввод в справочник номенклатуры любого неограниченного количества товарных групп и номенклатурных позиций, в зависимости от потребностей пользователя.

В процессе работы может возникать необходимость внесения изменений в ту или иную номенклатурную позицию (иначе говоря, бывает необходимо отредактировать данные по тому или иному товару). Для этого нужно выделить требуемый товар в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить, либо выполнить аналогичную команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши. В результате на экране откроется окно редактирования товара, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления товара (см. рис. 4.8).

Чтобы удалить товар из справочника номенклатуры, нужно выделить его в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить либо выполнить аналогичную команду контекстного меню. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно свойств товара, см. рис. 4.8, в котором вместо кнопки ОК будет кнопка Удалить).

При необходимости можно вывести список товаров, внесенных в справочник номенклатуры, на печать. Для этого нужно в контекстном меню выполнить команду Печать списка. Пример печатной формы списка товаров представлен на рис. 4.9.

Рис. 4.9. Печатная форма списка товаров

Как видно на рисунке, печатная форма документа включает в себя те же параметры, что и в окне справочника номенклатуры: код (порядковый номер) товара, полное наименование товара и его артикул. Чтобы распечатать отчет, нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Печать (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), а в открывшемся окне настройки параметров печати – кнопку ОК.

В программе реализована возможность экспорта списка товаров, находящихся в справочнике номенклатуры, в файлы следующих форматов: *.xls, *.rtf, *.txt и *.html.

Для этого нужно в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню окна справочника (см. рис. 4.7), выбрать команду, соответствующую требуемому формату. При активизации любой из находящихся в данном подменю команд на экране открывается окно, в котором по обычным правилам Windows нужно указать путь для сохранения и имя файла.

Справочник контрагентов

Справочник контрагентов предназначен для ввода, редактирования и хранения информации обо всех контрагентах, с которыми сотрудничает данное предприятие (предприниматель). К контрагентам относятся поставщики товаров и услуг, покупатели, заказчики и подрядчики, обслуживающий банк и др.

Для перехода в режим работы со справочником контрагентов следует выполнить команду главного меню Справочники → Контрагенты. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 4.10.

Рис. 4.10. Справочник контрагентов

В данном окне отображается список введенных ранее контрагентов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается краткое и полное наименование контрагента, контактный телефон (или несколько телефонов) и электронный адрес.

Для работы со справочником следует пользоваться кнопками инструментальной панели (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок) или командами контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши.

Чтобы добавить в справочник нового контрагента, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить контрагента либо в контекстном меню выполнить команду Добавить; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Insert. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.11.

Рис. 4.11. Ввод и редактирование данных о контрагенте

В данном окне осуществляется ввод всех основных реквизитов контрагента. На вкладке Общее в полях Краткое название и Наименование вводится соответственно краткое и полное наименование контрагента. В полях ИНН, КПП и ОКПО указывается соответственно индивидуальный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет и код ОКПО.

Контактный телефон контрагента вводится в поле Телефоны. При необходимости в данном поле можно указать несколько телефонных номеров, разделив их каким-нибудь подходящим символом – например, точкой с запятой или запятой.

На вкладке Адреса указывается адрес контрагента. Здесь можно указать как юридический адрес согласно регистрационным данным, так и фактический адрес местонахождения контрагента. Иногда имеет смысл указывать адрес какого-нибудь структурного подразделения контрагента – например, склада или розничной торговой точки.

Банковские реквизиты контрагента (при наличии таковых) указываются на вкладке Расчетный счет.

Возможности программы предусматривают ввод в справочник контрагентов любого неограниченного количества позиций, в зависимости от потребностей пользователя.

Иногда бывает необходимо отредактировать те либо иные реквизиты введенного ранее контрагента. Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить описание контрагента, либо выполнить в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши, команду Изменить.

В результате на экране откроется окно редактирования контрагента, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления контрагента (см. рис. 4.11).

Чтобы удалить позицию из справочника, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить контрагента либо выполнить в контекстном меню команду Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно свойств контрагента, см. рис. 4.11, в котором вместо кнопки ОК будет кнопка Удалить).

При необходимости можно вывести список контрагентов, внесенных в справочник, на печать. Для этого нужно в контекстном меню выполнить команду Печать списка. Пример печатной формы списка контрагентов представлен на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Печатная форма списка контрагентов

Как видно на рисунке, печатная форма документа включает в себя те же параметры, что и в окне справочника контрагентов: наименование контрагента и номер контактного телефона. Чтобы распечатать отчет, нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Печать (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), а в открывшемся окне настройки параметров печати – кнопку ОК.

При необходимости можно экспортировать список контрагентов, внесенных в справочник, в файлы следующих форматов: *.xls, *.rtf, *.txt и *.html. Для этого нужно в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню, выбрать команду, которая соответствует требуемому формату. При активизации любой из находящихся в данном подменю команд на экране открывается окно, в котором по обычным правилам нужно указать путь для сохранения и имя файла.

Справочник складов

Даже если предприятие является совсем небольшим (например, индивидуальный предприниматель имеет коммерческий киоск или торговый лоток), ему необходим как минимум один склад. Для ввода, редактирования и хранения информации о складах в программе «Бухгалтерские документы» предусмотрено ведение справочника складов. Для перехода в режим работы с данным справочником следует выполнить команду главного меню Справочники → Склады – в результате на экране откроется окно справочника, изображенное на рис. 4.13.

Рис. 4.13. Справочник складов

В данном окне представлен список введенных ранее складов с указанием названия каждого склада. При первом открытии справочника в нем не будет ни одной позиции.

Для работы со справочником следует пользоваться кнопками инструментальной панели (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок) или командами контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши.

Чтобы добавить в справочник новый склад, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить описание склада либо в контекстном меню выполнить команду Добавить; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Insert. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.14.

Рис. 4.14. Регистрация склада в справочнике

В данном окне нужно с клавиатуры ввести произвольное название склада и нажать кнопку ОК.

Возможности программы предусматривают ввод в справочник складов любого неограниченного количества позиций, в зависимости от потребностей пользователя.

Чтобы изменить название введенного ранее склада, нужно выделить его в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить описание склада, либо выполнить в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши, команду Изменить. В результате на экране откроется окно редактирования склада, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления склада (см. рис. 4.14).

Чтобы удалить позицию из справочника, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить описание склада либо выполнить в контекстном меню команду Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

При необходимости можно вывести список складов, внесенных в справочник, на печать. Для этого нужно в контекстном меню выполнить команду Печать списка. Печатная форма документа содержит ту же информацию, которая представлена в окне справочника складов (см. рис. 4.13).

Справочник стран

Справочник стран предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о странах мира, которые являются, например, производителями либо импортерами товаров либо в которые поставляются товары. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню Справочники → Страны.

Порядок работы со справочником стран точно такой же, как и со справочником складов, описание которого приведено в предыдущем разделе.

Справочник сотрудников

Для ввода, редактирования и хранения информации о наемных работниках в программе «Бухгалтерские документы» предусмотрено ведение справочника сотрудников.

Переход в режим работы с данным справочником производится с помощью команды главного меню Справочники → Сотрудники – при активизации этой команды на экране открывается окно, которое представлено на рис. 4.15.

Рис. 4.15. Справочник сотрудников

В данном окне представлен список введенных ранее сотрудников (физических лиц) с указанием фамилии, имени и отчества каждого сотрудника. При первом открытии справочника в нем не будет ни одной позиции.

Для работы со справочником следует пользоваться кнопками инструментальной панели (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок) или командами контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши.

Чтобы ввести в справочник информацию о новом сотруднике, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить либо в контекстном меню выполнить команду Добавить; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Insert. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.16.

Рис. 4.16. Ввод и редактирование сведений о сотруднике

В данном окне в полях Фамилия, Имя и Отчество с клавиатуры следует ввести соответствующие данные сотрудника. В области настроек Паспорт вводится информация о документе, удостоверяющем личность: это может быть не только общегражданский паспорт, но и какой-нибудь заменяющий его документ (удостоверение беженца, свидетельство о регистрации, загранпаспорт и т. п.). Все поля области настроек Паспорт заполняются с клавиатуры, а поле Дата выдачи можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

Завершается ввод данных о сотруднике нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть возможен выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Возможности программы предусматривают ввод в справочник сотрудников любого неограниченного количества позиций, в зависимости от потребностей пользователя.

Если возникает необходимость отредактировать те либо иные реквизиты введенного ранее сотрудника (например, продавщица вышла замуж и сменила фамилию), нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить, либо выполнить в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши, команду Изменить. В результате на экране откроется окно редактирования данных сотрудника, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления сотрудника (см. рис. 4.16).

Чтобы удалить позицию из справочника, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить либо выполнить в контекстном меню команду Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно свойств сотрудника, см. рис. 4.16, в котором вместо кнопки ОК будет кнопка Удалить).

При необходимости можно вывести список сотрудников, внесенных в справочник, на печать. Для этого нужно в контекстном меню выполнить команду Печать списка.

Для экспорта списка сотрудников во внешний файл нужно в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню, выбрать команду, соответствующую требуемому формату файла. В окне Сохранить как, которое открывается на экране при активизации любой команды данного подменю, нужно по обычным правилам Windows указать путь для сохранения и имя файла отчета.

Описание режимов работы

После настройки программы и ввода исходных данных в справочники и каталоги можно приступать к ее эксплуатации. Далее мы на конкретных примерах рассмотрим основные приемы и методы работы в программе «Бухгалтерские документы».

Формирование накладной на приход товара

Поступление товаров на склад предприятия должно оформляться соответствующим товарносопроводительным документом. На большинстве российских предприятий таким документом является накладная на приход товара (или приходная накладная).

Для перехода в режим формирования приходной накладной следует выполнить команду главного меню Документы → Приходная накладная. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.17.

В данном окне производится ввод накладной на приход товаров.

В первую очередь в полях № и От следует ввести соответственно номер документа и дату его формирования. Значения этих полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер документа, а в поле От по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле От требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

Рис. 4.17. Формирование приходной накладной

В поле Контрагент указывается наименование организации поставщика товаров по данному документу. Для заполнения данного поля нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

В поле Склад следует указать номер или название склада, на который будут оприходованы поступившие по данному документу ценности. Требуемое значение выбирается в окне справочника складов, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора.

В поле Основание при необходимости можно указать, на каком основании сформирован данный документ. Это может быть, например, заключенный ранее договор или контракт, произведенная предоплата и т. п. В качестве значения данного поля обычно вводится номер и дата соответствующего документа (контракта, платежного поручения и т. д.).

В нижней части окна, в области настроек Спецификация, формируется перечень поступивших по данному документу товарноматериальных ценностей. Для работы со спецификацией документа предназначены кнопки инструментальной панели, расположенные над таблицей. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Чтобы добавить в спецификацию документа новый товар, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спецификацию. При этом на экране откроется окно Добавление товара в спецификацию, изображенное на рис. 4.18.

Рис. 4.18. Окно добавления и редактирования товара в спецификации

В данном окне в поле Товар следует указать название товара. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника номенклатуры товаров (см. рис. 4.7) в левой части выбрать курсором товарную группу, а в правой части дважды щелкнуть мышью на требуемой товарной позиции (можно также выделить товар курсором и нажать клавишу Enter).

В поле Ед. изм. указывается единица измерения данного товара. Данное поле заполняется автоматически одновременно с заполнением поля Товар: в нем отображается единица измерения, установленная данному товару при его добавлении в справочник номенклатуры (см. рис. 4.8, значение поля Ед. измерения).

Примечание

Бывают ситуации, когда нужно указать не ту единицу измерения, которая была определена товару при его добавлении в справочник номенклатуры, а какую-нибудь другую. Характерный пример – сигареты: они могут приходоваться в коробках, блоках или пачках. В подобных случаях значение поля Ед. изм. можно отредактировать с клавиатуры.

В поле Цена следует ввести цену товара за единицу измерения, указанную в поле Ед. изм. Иначе говоря, если сигареты приходуются в блоках, то и цену нужно указывать не за пачку, а за блок.

В поле Количество указывается количество товара – опять же, в той единице измерения, которая была указана в поле Ед. изм. Иначе говоря, если сигареты приходуются в блоках, то в данном поле нужно указывать количество блоков, а не пачек.

Значения полей Цена и Количество можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

Завершается процесс добавления товара в спецификацию нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Количество позиций, добавляемых в спецификацию, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.

Иногда бывает необходимо отредактировать ту или иную позицию спецификации (например, изменить цену или количество). Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть на ней мышью. В результате на экране откроется окно Изменение товара в спецификации, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления товара в спецификацию (см. рис. 4.18).

Чтобы удалить позицию из спецификации, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить позицию спецификации. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно Удаление товара из спецификации, вид и состав которого соответствует окну добавления товара в спецификацию, см. рис. 4.18; для удаления нужно нажать кнопку ОК).

Чтобы вывести приходную накладную на печать, нужно нажать кнопку Печать, расположенную слева внизу окна. Пример печатной формы документа представлен на рис. 4.19.

В верхней части данного окна находится инструментальная панель, кнопки которой предназначены для выполнения тех либо иных действий с документом. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Чтобы отправить документ на принтер, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Печать отчета – в результате на экране откроется окно настройки параметров отчета, в котором нужно будет нажать кнопку ОК.

Рис. 4.19. Печатная форма документа

При необходимости можно сохранить печатную форму документа в отдельном файле. Для этого в инструментальной панели следует нажать кнопку Сохранить отчет в файле – при этом откроется окно Сохранить как. В данном окне по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения, имя файла и тип файла отчета.

Формирование накладной на отпуск товара

При отпуске товарноматериальных ценностей со склада выписывается товарносопроводительный документ – расходная накладная. Это необходимо делать и при отпуске товаров на сторону, и при отпуске внутри предприятия – например, со склада – в киоск или торговую палатку. Помимо того, что таково требование российского законодательства, документальное оформление перемещения товарноматериальных ценностей необходимо для ведения достоверного и полноценного учета.

Кроме этого, при отпуске товара, например, в торговой точке продавец или товаровед расписывается в получении этого товара на втором экземпляре накладной, принимая тем самым на себя всю ответственность за данный товар. А при отпуске товаров на сторону в накладной расписывается представитель получателя, юридически подтверждая факт получения товарноматериальных ценностей и отсутствия претензий по поставке.

В программе «Бухгалтерские документы» реализована возможность формирования и вывода на печать расходных накладных, оформляемых при отпуске товаров со склада. Чтобы сформировать новую расходную накладную, нужно выполнить команду главного меню Документы → Расходная накладная. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.20.

Рис. 4.20. Оформление расходной накладной

Как и при формировании приходной накладной, в первую очередь в полях № и От следует ввести соответственно номер документа и дату его формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер документа, а в поле От по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле От требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

Если на данную поставку товара предварительно был выписан счет, то реквизиты этого счета указываются в поле К счету.

В поле Контрагент указывается наименование получателя товаров по данному документу. Для заполнения данного поля нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

В поле Склад следует указать номер или название склада, с которого по данному документу будут отпущены товары. Требуемое значение выбирается в окне справочника складов, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора.

В поле Основание при необходимости можно указать, на каком основании сформирован данный документ. Это может быть, например, заключенный ранее договор или контракт или произведенная предоплата. В качестве значения данного поля можно также ввести произвольный текст: Получена предоплата, Согласно договоренности, Отпуск товара в киоск и т. п.

В области Сумма показывается итоговая сумма по документу, сумма поступившей оплаты по данному документу и сумма задолженности по документу. Вся эта информация рассчитывается автоматически, показывается справочно и вручную не редактируется.

В нижней части окна, в области настроек Спецификация, формируется перечень отпущенных по данному документу товарноматериальных ценностей. Порядок формирования спецификации точно такой же, как и при вводе приходной накладной (подробнее см. предыдущий раздел).

Однако инструментальная панель, которая находится над спецификацией документа, существенно отличается от панели, находящейся в окне ввода приходной накладной. Помимо рассмотренных в предыдущем разделе, она включает в себя еще несколько кнопок (напомним, что названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши): Создать счетфактуру на основании накладной, Список счетовфактур с этой расходной накладной, Создать товарный чек и Платежи по расходной накладной. Рассмотрим назначение каждой из них.

С помощью кнопки Создать счетфактуру на основании накладной можно быстро сформировать счетфактуру на основании текущего документа. При нажатии данной кнопки программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции. После утвердительного ответа на этот запрос на экране откроется окно ввода счетфактуры (более подробно порядок формирования счетфактур будет рассмотрен ниже, в соответствующем разделе), в котором основные реквизиты и спецификация будут соответствовать данной расходной накладной. Чтобы сохранить счетфактуру, нужно в окне ввода счетфактуры нажать кнопку Записать.

Кнопка Список счетовфактур с этой расходной накладной предназначена для перехода в режим просмотра списка счетовфактур, созданных по данной накладной. При нажатии данной кнопки открывается окно журнала счетовфактур, в котором для каждого счетафактуры в соответствующих колонках отображается номер, дата, наименование контрагента по документу и итоговая сумма. Порядок работы с журналом документов рассматривается ниже, в соответствующем разделе.

С помощью кнопки Создать товарный чек можно быстро создать товарный чек на основании данной накладной. При нажатии данной кнопки программа последовательно выдает два запроса. Первый запрос – на подтверждение создания товарного чека. После утвердительного ответа на первый запрос выдается второй запрос – на предмет добавления оплаты расходной накладной на основании создаваемого чека. При утвердительном ответе на данный запрос на сумму товарного чека будет сформирована оплата накладной. В результате соответствующим образом изменится (автоматически пересчитается) информация, представленная в окне расходной накладной в области Сумма (поля Нужно доплатить и Оплачено). При отрицательном ответе на второй запрос товарный чек будет сформирован, но информация об оплате соответствующей ему расходной накладной не изменится.

Примечание

В автоматически сформированном товарном чеке все основные реквизиты, а также спецификация будут соответствовать расходной накладной. Соответственно, сумма товарного чека будет по умолчанию совпадать с суммой расходной накладной. Однако путем внесения соответствующих изменений в спецификацию чека можно изменить и его итоговую сумму.

Просмотреть созданные товарные чеки можно в соответствующем журнале, для открытия которого следует выполнить команду главного меню Журналы документов → Журнал товарных чеков.

Любые товарноматериальные ценности, отпущенные со склада, должны быть какимто образом оплачены либо возвращены на склад. В программе «Бухгалтерские документы» реализована возможность учета оплат, поступивших по каждой расходной накладной.

Вопервых, это можно делать путем автоматического формирования товарных чеков (этот вариант мы рассмотрели чуть выше).

Вовторых, ввод информации об оплате можно проделать вручную. Для этого нужно в инструментальной панели, находящейся над спецификацией расходной накладной, нажать кнопку Платежи по расходной накладной. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.21.

Рис. 4.21. Платежи по расходной накладной

В данном окне отображается список произведенных ранее оплат по данной расходной накладной. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается дата совершения оплаты, сумма оплаты и примечание (например, информация о товарном чеке, способе осуществления оплаты и т. п.).

Работа в данном окне производится с помощью кнопок инструментальной панели, которая расположена вверху окна (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши), а также команд контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

При автоматическом создании товарных чеков по документу и утвердительном ответе на запрос о формировании оплаты на основании созданного чека (этот процесс рассмотрен чуть выше) информация об оплате добавляется в данное окно автоматически. Но при необходимости можно ввести информацию об оплате и вручную. Для этого нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить либо клавишу Insert – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.22.

Рис. 4.22. Регистрация платежа по накладной

В данном окне в поле Дата платежа следует указать дату поступления денег за отпущенный по данной накладной товар (или дату возврата этого товара). Значение данного поля формируется программой автоматически в момент открытия окна – по умолчанию в нем отображается текущая дата. Это значение при необходимости можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

В поле Сумма платежа указывается сумма платежа в валюте накладной. Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

В поле Примечание с клавиатуры вводится произвольное примечание к данной оплате. Вот несколько примеров значений, которые обычно вводятся в данном поле: Кассовый ордер № 5, Товарный чек № 2, Возврат товара по накладной № 10 от 5.05.2015, Оплата наличными и т. п.

Завершается ввод информации об оплате нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

При необходимости можно изменить информацию о любой введенной ранее оплате. Это бывает полезно, например, когда товарный чек был автоматически сформирован на полную сумму, а реально поступила лишь часть этой суммы, а также в иных случаях. Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить, либо выполнить в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши, команду Изменить. В результате на экране откроется окно редактирования оплаты, вид и состав которого полностью аналогичны окну ввода (см. рис. 4.22).

Чтобы удалить оплату из списка, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить либо выполнить в контекстном меню команду Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно ввода/редактирования оплаты, см. рис. 4.22, в котором для удаления нужно будет нажать кнопку ОК).

При необходимости можно вывести список оплат по данному документу на печать. Для этого нужно в контекстном меню списка оплат выполнить команду Печать списка. Пример печатной формы списка оплат представлен на рис. 4.23.

Рис. 4.23. Список оплат по накладной

Как видно на рисунке, печатная форма списка оплат включает в себя ту же информацию, что и в окне списка оплат (см. рис. 4.21). Для распечатки списка оплат нужно в окне печатной формы в инструментальной панели нажать кнопку Печать (название кнопки появляется в виде всплывающей подсказки), а затем в открывшемся окне настройки параметров печати – кнопку ОК.

Совет

Рекомендуется периодически распечатывать списки оплат по каждой накладной и хранить их вместе с накладными, чтобы своевременно и оперативно отслеживать поступление оплат по каждому расходному документу.

Возможности программы предусматривают экспорт списка оплат во внешний файл. Для этого нужно в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню, выбрать команду, соответствующую требуемому формату файла. В окне Сохранить как, которое открывается на экране при активизации любой команды данного подменю, нужно по обычным правилам Windows указать путь для сохранения и имя файла отчета.

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер – это первичный учетный документ, предназначенный для отражения поступления в кассу предприятия (индивидуального предпринимателя) наличных денежных средств. В соответствии с действующим законодательством каждое поступление наличных денег должно оформляться соответствующим образом – с помощью приходного ордера или чека: в противном случае на предприятие (предпринимателя) могут быть наложены суровые санкции.

Для перехода в режим формирования приходного кассового ордера нужно выполнить команду главного меню Документы → Приходный кассовый ордер. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.24.

Рис. 4.24. Формирование приходного кассового ордера

В данном окне производится ввод всех реквизитов создаваемого документа.

В первую очередь в полях № и От следует ввести соответственно номер документа и дату его формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер документа, а в поле От по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле От требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Принято от указывается наименование организации, предпринимателя или физического лица, от которого поступили наличные деньги. Для заполнения данного поля нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

В полях Счет дебета и Счет кредита указываются коды счетов бухгалтерского учета, на которых отражается данная операция. Напомним, что в Плане счетов для учета наличных денежных средств предусмотрен счет 50 «Касса», для расчетов с контрагентами – счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Поскольку поступление наличных денег отражается по дебету счета 50 «Касса», то в окне ввода приходного кассового ордера в поле Дебет счета вводится значение 50, а в поле Кредит счета можно ввести значение, например, 60, или 76, или 62.

Поля Код подразделения, Код аналит. учета и Код целевого назначения представители мелкого бизнеса могут не заполнять.

В поле Без налогов с клавиатуры либо с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора, указывается сумма поступивших по данному документу наличных денежных средств без учета налогов (налога на добавленную стоимость, налога с продаж и др.).

Затем в области настроек НДС нужно ввести сумму налога на добавленную стоимость. Вернее, сумма налога будет рассчитана автоматически, нужно указать только его ставку и способ расчета.

Способ расчета определяется с помощью расположенного слева переключателя. Возможен выбор одного из трех способов:

• в сумме – если переключатель установлен в это положение, то считается, что НДС входит в состав суммы, указанной выше в поле Без налогов;

• сверху – при установленном данном положении считается, что НДС не входит в сумму, указанную в поле Без налогов;

• нет – при выборе данного положения переключателя НДС по данному документу вообще не рассчитывается.

Если переключатель установлен в положение нет, то поля, в которых отображается ставка НДС и сумма налога, становятся недоступными для редактирования.

В поле, которое расположено справа от положения переключателя в сумме, следует с клавиатуры либо с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора, указать ставку налога на добавленную стоимость (в процентах). Сразу после этого в расположенном ниже поле автоматически рассчитается сумма НДС; этот расчет будет выполнен на основании суммы, указанной в поле Без налогов, ставки НДС и выбранного способа расчета суммы налога (то есть положения переключателя). Также на основании этих же показателей автоматически рассчитается итоговая сумма по документу с учетом налогов, которая отобразится в поле С налогами (итоговая).

При любом изменении значения поля Без налогов, ставки НДС или способа расчета налога автоматически пересчитывается сумма налога и итоговая сумма по документу. При любом изменении (ручной корректировке) значения поля С налогами (итоговая) автоматически соответствующим образом пересчитаются значения поля Без налогов и полей, в которых отображаются суммы НДС и налога с продаж (при условии, что соответствующие переключатели не установлены в положение нет).

В поле Основание с клавиатуры вводится основание для приема наличных денег. Это может быть, например, дата и номер товарносопроводительного документа (накладной), дата и номер договора и др.

Сформированный приходный кассовый ордер будет сохранен и автоматически помещен в журнал приходных кассовых ордеров только после нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения данного документа.

Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать. Печатная форма документа показана на рис. 4.25.

Рис. 4.25. Печатная форма приходного кассового ордера

Впоследствии просмотреть и, при необходимости, отредактировать созданный ранее документ можно в журнале документов, который вызывается с помощью команды главного меню Журналы документов → Журнал приходных кассовых ордеров.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия (предпринимателя).

Чтобы создать расходный кассовый ордер, нужно выполнить команду главного меню Документы → Расходный кассовый ордер. При активизации данной команды на экране открывается окно формирования документа, которое представлено на рис. 4.26.

Рис. 4.26. Формирование расходного кассового ордера

В данном окне осуществляется ввод всех реквизитов создаваемого документа.

В первую очередь в полях № и Дата создания следует ввести соответственно номер документа и дату его формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер документа, а в поле Дата создания по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле Дата создания требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Выдано указывается наименование сотрудника (продавца, менеджера и т. п.), которому выданы наличные деньги из кассы (это может быть, кстати, и сам хозяин бизнеса). Для заполнения данного поля нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника сотрудников (описание данного справочника приведено выше, в соответствующем разделе) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

Одновременно с заполнением поля Выдано будет автоматически заполнено поле По документу в том случае, если при добавлении данного сотрудника в справочник сотрудников (см. рис. 4.16) для него были указаны данные документа, удостоверяющего личность.

В поле Сумма указывается сумма выданных наличных денег. Значение данного поля можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

В поле Основание вводится основание для выдачи денег из кассы. Примеры значений данного поля: На закупку товара, На оплату налогов, На покупку бензина и т. п.

Сформированный расходный кассовый ордер будет сохранен и автоматически помещен в журнал расходных кассовых ордеров только после нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется закрытие окна без сохранения внесенных данных.

Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать. Печатная форма документа показана на рис. 4.27.

Рис. 4.27. Печатная форма документа

Впоследствии просмотреть и, при необходимости, отредактировать созданный ранее документ можно в журнале документов, который вызывается с помощью команды главного меню Журналы документов → Журнал расходных кассовых ордеров.

Формирование и регистрация счетовфактур

В программе «Бухгалтерские документы» реализована удобная функциональность, позволяющая автоматизировать процесс формирования счетовфактур.

Для перехода в режим создания нового счетафактуры предназначена команда главного меню Документы → Счетфактура. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 4.28.

Рис. 4.28. Оформление счетафактуры

Все действия по формированию нового документа производятся в данном окне.

Как и при формировании многих других документов (накладных, кассовых ордеров и др.), в первую очередь в полях № и от следует ввести соответственно номер счетафактуры и дату ее формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер документа, а в поле от по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле от требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Контрагент указывается наименование контрагента по данному документу. Для заполнения данного поля нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью. Аналогичным образом заполняются поля Грузоотправитель и Грузополучатель: в поле Грузоотправитель указывается наименование организации – отправителя товаров (то есть со склада которой отпускается товар), а в поле Грузополучатель – либо наименование организациигрузоперевозчика (если для перевозки груза привлекалась сторонняя организация), либо название организации (предпринимателя), которая является получателем товара.

В правой части окна в полях К расчетному документу № От можно указать соответственно номер и дату расчетного документа, к которому прилагается данный счетфактура. Заполнение этих полей необязательно.

В нижней части окна, в области настроек Спецификация документа, формируется перечень товарноматериальных ценностей по данному документу (то есть его спецификация). Для работы со спецификацией документа предназначены кнопки инструментальной панели, расположенные над таблицей. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Чтобы добавить в спецификацию документа новый товар, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спецификацию. При этом на экране откроется окно Добавление товара в спецификацию, изображенное на рис. 4.29.

Рис. 4.29. Добавление товара в спецификацию счетафактуры

В данном окне в поле Товар следует указать название товара. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем левой части в открывшегося окна справочника номенклатуры товаров (см. рис. 4.7) выбрать курсором товарную группу, а в правой части – дважды щелкнуть мышью на требуемой товарной позиции (можно также выделить товар курсором и нажать клавишу Enter).

В поле Ед. изм. указывается единица измерения данного товара. Данное поле заполняется автоматически одновременно с заполнением поля Товар: в нем отображается единица измерения, установленная данному товару при его добавлении в справочник номенклатуры (см. рис. 4.8, значение поля Ед. измерения). При необходимости значение поля Ед. изм. можно отредактировать с клавиатуры.

В поле Цена следует ввести цену товара за единицу измерения, указанную в поле Ед. изм. Данное поле также заполняется автоматически одновременно с полем Товар, но его значение можно отредактировать по своему усмотрению.

В поле Количество указывается количество товара в установленных для него единицах измерения.

Значения полей Цена и Количество можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

В поле ГТД указывается номер грузовой таможенной декларации, а в поле Страна – название страны, где был произведен или откуда был импортирован данный товар. Данные поля заполняются автоматически одновременно с полем Товар в том случае, если при добавлении данного товара в справочник номенклатуры (см. рис. 4.8) для него были заполнены поля Страна происхождения и Номер таможенной декларации. При необходимости значения полей ГТД и Страна можно отредактировать.

Завершается процесс добавления товара в спецификацию нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть выходят из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Количество позиций, добавляемых в спецификацию, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.

В нижней части спецификации в информационной строке показывается итоговая сумма по данному документу.

Иногда бывает необходимо отредактировать ту или иную позицию спецификации (например, изменить цену или количество). Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть на ней мышью. В результате на экране откроется окно Изменение товара в спецификации, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления товара в спецификацию (см. рис. 4.29).

Чтобы удалить позицию из спецификации, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить позицию спецификации.

При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно Удаление товара из спецификации, вид и состав которого соответствует окну добавления товара в спецификацию, см. рис. 4.29; для удаления нужно нажать кнопку ОК).

Сформированный документ будет сохранен после нажатия кнопки Записать, которая расположена справа внизу окна.

Чтобы вывести документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, расположенную слева внизу окна. В данном случае будет сформирована печатная форма счетафактуры. Однако в данном режиме можно вывести на печать также товарную накладную по форме ТОРГ12 и товарнотранспортную накладную по форме 1Т. Для этого нужно нажать не на саму кнопку Печать, а на расположенную здесь же кнопку с изображением маленького черного треугольника. В этом случае откроется меню, в котором можно будет выбрать требуемый вид документа для вывода его на печать.

Оформление доверенностей

В данном разделе мы познакомимся с документом, который не оказывает непосредственного влияния на ведение учета, тем не менее постоянно используемым всеми субъектами хозяйствования.

Этот документ называется доверенностью на получение товарноматериальных ценностей. Доверенность не является первичным документом, но часто бывают ситуации, когда без доверенности первичный документ (например, товарнотранспортная или товарная накладная) является недействительным.

Наиболее характерный пример такой ситуации – это когда представитель грузополучателя (водитель или экспедитор) приехал на склад поставщика, чтобы получить по накладной причитающиеся товарно материальные ценности. В накладной должны стоять печати и подписи уполномоченных лиц как поставщика, так и получателя. Далеко не всегда водитель или экспедитор имеют право подписи документов, да и печати у них с собой не будет. В таких случаях и выручает доверенность: в ней указано лицо, уполномоченное получать ценности, она заверена печатью организации и подписями должностных лиц. Эта доверенность остается на складе поставщика вместе с копией накладной, которая причитается грузоотправителю, и является подтверждением того, что ценности по накладной были приняты представителем грузополучателя.

Доверенность заполняется на стандартном бланке, который не является бланком строгой отчетности. Тем не менее на предприятии необходимо вести регистрацию всех выдаваемых доверенностей (в журнале регистрации доверенностей) с присвоением отдельного номера каждому документу. Сотрудник, которому выдана доверенность, расписывается в ее получении в журнале регистрации доверенностей и по истечении срока действия доверенности должен отчитаться за нее. Если доверенность не использована, то ее необходимо сдать. Подтверждением использования доверенности по назначению является приходный товарносопроводительный документ на полученные по данной доверенности ценности.

В настоящее время в Российской Федерации используется два вида доверенностей: с отрывным корешком (форма № М2, утвержденная постановлением Госкомстата Российской Федерации № 71а от 30.10.1997) и без отрывного корешка (форма М2А, утверждена тем же постановлением). Доверенность с отрывным корешком используется следующим образом (на примере получения товаров по доверенности): представитель грузополучателя оставляет на складе поставщика доверенность, но при этом работник склада расписывается на отрывном корешке, отрывает его и отдает представителю грузополучателя в подтверждение того, что доверенность оставлена на складе. Оба эти вида доверенности можно сформировать и распечатать средствами программы «Бухгалтерский учет».

Для перехода в режим формирования доверенности следует выполнить команду главного меню Документы → Доверенность. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.30.

Рис. 4.30. Оформление доверенности

В первую очередь в полях № и от следует ввести соответственно номер документа и дату его формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер доверенности, а в поле от по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле от требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Действительна до указывается последняя дата срока действия доверенности. По умолчанию данное поле заполняется таким образом, что доверенность будет действительна в течение 10 дней. При необходимости можно изменить срок действия доверенности, введя в данное поле требуемое значение с клавиатуры либо с помощью открываемого по кнопке выбора календаря.

Лицо, которому выдается доверенность, указывается в поле Сотрудник. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника сотрудников выделить курсором требуемого сотрудника и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью. Одновременно с данным полем будет автоматически заполнено поле Выдана.

Аналогичным образом в поле Контрагент указывается наименование организации (ФИО предпринимателя) – поставщика товарноматериальных ценностей, которые необходимо получить. Разница заключается лишь в том, что значение данного поля выбирается в справочнике контрагентов (описание данного справочника приведено выше, в соответствующем разделе). Одновременно с данным полем будет автоматически заполнено поле На получение от.

Внимание

В программе «Бухгалтерский учет» все доверенности формируются от имени собственной организации, которая была указана в настройках программы на вкладке Сведения о фирме (см. рис. 4.1).

В полях По документу № от указываются реквизиты документа (название, номер и дата), по которому будут получены товарноматериальные ценности.

В нижней части окна формируется спецификация доверенности (то есть список товарноматериальных ценностей, которые должны быть по ней получены). Для работы со спецификацией документа предназначены кнопки инструментальной панели, расположенные над таблицей. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Чтобы добавить в спецификацию доверенности новый товар, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спецификацию. При этом на экране откроется окно Добавление товара в спецификацию, изображенное на рис. 4.31.

Рис. 4.31. Добавление товара в спецификацию

В данном окне в поле Товар следует ввести название получаемого товара, а в поле Ед. изм. – его единицу измерения. Количество товара, которое необходимо получить, вводится в поле Количество с клавиатуры либо с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора. После заполнения перечисленных полей следует нажать кнопку ОК – в результате в спецификации доверенности появится новая позиция.

Чтобы изменить введенную ранее позицию спецификации, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации. При этом на экране откроется окно редактирования, которое полностью аналогично окну ввода (см. рис. 4.31).

Для удаления позиции из спецификации нужно установить на нее курсор и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить позицию спецификации, после чего утвердительно ответить на дополнительный запрос программы.

Чтобы вывести документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, расположенную слева внизу окна. В данном случае будет сформирована печатная форма документа, используемая по умолчанию. Однако при необходимости можно выбрать форму документа: М2 либо М2А. Для этого нужно нажать не на саму кнопку Печать, а на расположенную здесь же кнопку с изображением маленького черного треугольника. В этом случае откроется меню, в котором можно будет выбрать требуемый вид документа для вывода его на печать.

Формирование платежного поручения

Платежное поручение – первичный платежный документ, который является основанием для перевода суммы безналичных денежных средств с одного счета в банке на другой счет (в любом банке). Перечислением безналичных денежных средств можно рассчитываться за полученные товары, платить налоги, госпошлины, штрафы и др.

Чтобы в программе «Бухгалтерские документы» создать платежное поручение, нужно выполнить команду главного меню Документы → Платежное поручение – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.32.

Рис. 4.32. Формирование платежного поручения

В данном окне производится ввод всех реквизитов создаваемого документа.

Внимание

В программе «Бухгалтерский учет» все платежные поручения формируются от имени собственной организации, которая была указана в настройках программы на вкладке Сведения о фирме (см. рис. 4.1).

В верхней части окна следует указать два обязательных реквизита – номер документа и дату его формирования. Для этого предназначены поля соответственно № и от. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер доверенности, а в поле от по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле от требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Сумма указывается сумма платежа. После заполнения данного поля автоматически рассчитывается сумма налога на добавленную стоимость в соответствии с указанной ставкой налога. Ставка НДС и его сумма отображаются в нижней части окна. При любом изменении суммы платежа или ставки НДС автоматически соответствующим образом изменяется сумма НДС.

В поле Вид платежа из раскрывающегося списка следует выбрать вид проводимого платежа. Возможен выбор одного из следующих значений: Электронно, Почтой, Телеграфом или пустое поле.

Статус налогоплательщика указывается в поле Статус н/п. По умолчанию данному полю присвоено значение 01, которое при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.

Совет

Если при создании платежного поручения у вас возникли какие-либо затруднения (например, вы не знаете, что нужно указать в том или ином поле), то всегда можно проконсультироваться в обслуживающем банке.

В поле Расч. счет следует указать расчетный или иной банковский счет, с которого должны быть перечислены денежные средства. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в настройках программы на вкладке Сведения о фирме в области Расчетные счета (см. рис. 4.1). Если предприятие имеет один счет, то в списке будет возможен выбор только этого счета.

В поле Получатель указывается наименование контрагента по данному документу (то есть организацияполучатель денежных средств). Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

Код вида оплаты по данному документу указывается в поле Вид оплаты. В большинстве случаев в данном поле следует ввести значение 01 (это значение предлагается по умолчанию). Тем не менее при формировании платежного поручения рекомендуется уточнить в обслуживающем банке, какой код необходимо присвоить данному платежу, поскольку при неправильном заполнении данного поля банк может не принять платежный документ к исполнению.

В поле Срок платежа указывается срок проведения данного платежа (дата в формате ДД.ММ.ГГГГ). Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. По умолчанию в данном поле предлагается дата, которая следует за текущей датой (например, если сегодня 24 мая 2015 года, то в данном поле по умолчанию отобразится значение 25.05.2015).

В поле Очередность платежа указывается очередность проведения данного платежа (например, у налоговых платежей очередность проведения 1 и т. д.). Если вы сомневаетесь, какое значение следует ввести в данном поле, можно проконсультироваться по этому поводу в обслуживающем банке.

Далее следует ряд полей, которые следует заполнять при формировании платежа на уплату налогов, государственных пошлин, сборов и иных неналоговых платежей, штрафов, пеней и т. п. К этим полям относятся: КБК, ОКАТО, Осн., Нал. период, Номер док., Дата док. и Тип пл. Все эти поля можно заполнить с клавиатуры, но удобнее это делать в специально предназначенном диалоговом окне; чтобы вызвать это окно, нужно нажать кнопку, расположенную справа от поля Тип пл. Данное окно представлено на рис. 4.33.

В данном окне в соответствующем поле следует указать код бюджетной классификации. Требуемое значение выбирается в окне классификатора кодов бюджетных классификаций, открываемом при нажатии кнопки выбора. Отметим, что этот классификатор изначально интегрирован в программу; чтобы его просмотреть или отредактировать, следует выполнить команду главного меню Справочники → Классификаторы → Коды бюджетной классификации.

Рис. 4.33. Заполнение параметров для налогового платежного поручения

Аналогичным образом в соответствующем поле указывается Код ОКАТО с той разницей, что значение данного поля выбирается в классификаторе кодов ОКАТО. Чтобы просмотреть или отредактировать этот классификатор, следует выполнить команду главного меню Справочники → Классификаторы → Коды ОКАТО.

В поле Основание платежа из раскрывающегося списка выбирается основание для осуществления данного платежа. Перечень оснований изначально интегрирован в программу, и пользователь не может его отредактировать. Это обусловлено тем, что формулировки оснований платежа утверждены законодательно и в таком виде включены в раскрывающийся список. Вот несколько возможных значений данного поля: ТП – платежи текущего года, РС – погашение рассроченной задолженности, ОТ – погашение отсроченной задолженности, РТ – погашение реструктурированной задолженности и др.

В группе полей Налоговый период указывается название, номер и год налогового периода, за который производится платеж. Название периода выбирается из раскрывающегося списка (например, Д1 – платеж за первую декаду месяца, МС – месячные платежи, КВ – квартальные платежи и др.), его номер – также из раскрывающегося списка (например, если для платежа за первый квартал следует выбрать номер 01), а год можно ввести как с клавиатуры, так и указать с помощью кнопок счетчика.

В полях Номер документа и Дата документа указываются соответствующие реквизиты документа. Номер вводится с клавиатуры, а дата – либо с клавиатуры, либо с помощью открываемого по кнопке выбора календаря.

Тип производимого платежа выбирается из раскрывающегося списка в поле Тип платежа. Именно здесь определяется, какой, собственно, платеж необходимо провести: налог, штраф, проценты и т. п. Вот несколько примеров значений данного поля: НС – уплата налога или сбора, ПЕ – уплата пени, ПЦ – уплата процентов и др.

После заполнения всех перечисленных полей нужно нажать в данном окне кнопку Закрыть – в результате в окне формирования платежного поручения будут автоматически заполнены все соответствующие реквизиты. Отметим, что при необходимости любой из них можно отредактировать с клавиатуры.

Продолжим рассмотрение параметров окна формирования платежного поручения (см. рис. 4.32).

Чтобы быстро очистить значения всех полей, касающихся проведения налоговых платежей (то есть которые были заполнены в отдельном диалоговом окне), нужно нажать кнопку, которая расположена правее поля Тип пл., справа от кнопки вызова диалогового окна.

В поле Назначение платежа с клавиатуры вводится назначение данного платежа. Например, если оплачивается полученный ранее по накладной товар, то назначение платежа можно сформулировать следующим образом: За полученные товары по накладной № 7 от 25.07.2015. При осуществлении предоплаты за товар назначение платежа будет выглядеть несколько иначе: Предоплата за товары по счетфактуре № 10 от 30.05.2015.

Если установлен флажок Указать НДС, то в печатной форме документа отдельной строкой будет показана информация о налоге на добавленную стоимость (ставка налога и его сумма в составе данного платежа). При снятом данном флажке эта информация не показывается.

Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, расположенную слева внизу окна.

Работа с журналами документов

Любой документ, который был создан в программе «Бухгалтерские документы», в любое время можно просмотреть и, при необходимости, отредактировать, вывести на печать либо удалить из программы.

Каждый документ сразу после его создания помещается в журнал документов. Например, все приходные накладные хранятся в журнале приходных накладных, все расходные накладные – в журнале расходных накладных, счет-фактуры – в журнале счетовфактур и т. д. Для перехода в режим работы с требуемым журналом нужно выполнить соответствующую команду меню Журналы документов.

Помимо отдельных журналов документов, предназначенных для хранения документов определенного вида, в программе ведется также общий журнал документов, в котором содержатся все без исключения документы, созданные в программе. Таким образом, каждый документ сразу после создания автоматически заносится в два журнала: журнал документов данного вида и общий журнал документов.

Поскольку порядок работы со всеми журналами документов идентичен, мы не будем рассматривать их все по отдельности, а ограничимся знакомством только с общим журналом документов.

Для перехода в режим работы с общим журналом документов следует выполнить команду главного меню Журналы документов → Общий журнал документов. При активизации данной команды на экране отображается окно журнала, которое представлено на рис. 4.34.

Рис. 4.34. Общий журнал документов

В данном окне содержится список всех имеющихся в программе документов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата формирования документа, а также его название и номер.

Для работы с журналом документов следует использовать кнопки инструментальной панели, расположенной над списком документов (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши), а также команды контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

В журнале документов реализована возможность добавления новых документов. Для этого в инструментальной панели нужно нажать кнопку Добавить документ либо выполнить команду контекстного меню Добавить (также можно воспользоваться клавишей Insert). В результате откроется меню, в котором следует выбрать требуемый тип документа (рис. 4.35).

Рис. 4.35. Выбор типа документа

После выбора типа документа на экране откроется окно ввода, соответствующее данному типу документа, в котором выполняются необходимые действия по его добавлению.

Чтобы отредактировать какой-либо документ, нужно выделить его в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Изменить документ либо выполнить команду Изменить в контекстном меню. В результате на экране откроется окно редактирования документа.

Для удаления документа из списка нужно установить на него курсор и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить либо выполнить аналогичную команду контекстного меню. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

При необходимости можно вывести документы на печать. Для этого нужно в контекстном меню выполнить команду Печать списка. Пример печатной формы списка документов представлен на рис. 4.36.

Как видно на рисунке, печатная форма документа включает в себя те же параметры, что и в окне журнала документов: дата формирования документа, а также его название и номер. Чтобы распечатать отчет, нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Печать (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), а в открывшемся окне настройки параметров печати – кнопку ОК.

При необходимости можно экспортировать список документов, находящихся в журнале документов, в файлы следующих форматов: *.xls, *.rtf, *.txt и *.html. Для этого нужно в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню, выбрать команду, которая соответствует требуемому формату. При активизации любой из находящихся в данном подменю команд на экране открывается окно, в котором по обычным правилам нужно указать путь для сохранения и имя файла.

Рис. 4.36. Общий список документов

В окне журнала документов реализована возможность применения фильтра на отображаемые в списке документы. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими объемами информации. Можно применять фильтры двух видов: по дате формирования документа или по его названию.

Чтобы применить фильтр по дате, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Задать период либо в контекстном меню выбрать команду Период (также можно воспользоваться клавишей F6). При выполнении любого из перечисленных действий на экране открывается окно настройки параметров фильтра, изображенное на рис. 4.37.

Рис. 4.37. Настройка фильтра по дате

В данном окне в полях с и по нужно указать соответственно начальную и конечную даты интервала времени, документы которого должны отображаться в журнале. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

Можно указать только начальную или только конечную дату. Если указана только начальная дата, то в журнале документов будут скрыты все документы, дата формирования которых предшествует указанной дате. Если же указана только конечная дата, то будут скрыты все документы, дата формирования которых позже указанной даты.

Выполненные настройки вступят в силу после нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена данное окно закрывается без применения фильтра.

При применении фильтра документы, не удовлетворяющие его условиям, не удаляются из программы, а просто убираются из списка. Чтобы снять примененный ранее фильтр по дате и увидеть полный список документов, достаточно в окне настройки параметров фильтра очистить поля с и по и нажать кнопку ОК.

Чтобы применить фильтр по названию документа, нужно ввести это название (или его фрагмент) в поле Фильтр (см. рис. 4.34) и нажать клавишу Enter. Например, чтобы оставить в списке только товарные чеки, достаточно ввести в поле Фильтр слово Товар и нажать Enter. Чтобы снять примененный ранее фильтр по названию, достаточно очистить поле Фильтр и нажать клавишу Enter.

При необходимости можно применить сразу два фильтра: вначале можно отфильтровать все документы по дате, а к оставшимся документам применить фильтр по названию. Таким образом, оставить в списке для просмотра только, например, товарные чеки, выписанные в период с 15 по 31 мая 2015 года.

Формирование отчета по накладным

В программе реализована возможность настройки, формирования и вывода на печать следующих отчетов: «Реестр приходных накладных», «Реестр расходных накладных» и «Обороты по товарным документам».

Поскольку порядок формирования отчетности во многом идентичен, мы рассмотрим его на примере реестра расходных накладных.

Для перехода в режим формирования реестра по расходным накладным следует выполнить команду главного меню Отчеты → Реестр расходных накладных. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.38.

Рис. 4.38. Настройка реестра расходных накладных

В данном окне производится настройка параметров отчета. В полях Период с по следует указать начальную и конечную даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет, а в поле Контрагент – название организации (то есть получатель ценностей по расходным накладным), по которой формируется отчет. Контрагент выбирается в окне справочника контрагентов, которое выводится на экране нажатием кнопки выбора.

Формирование отчета инициируется нажатием кнопки Печать. На рис. 4.39 показан пример сформированного отчета.

Рис. 4.39. Реестр расходных накладных

В отчете представлен список расходных накладных, удовлетворяющих заданным в настройках условиям.

Как видно на рисунке, для каждой накладной отображаются реквизиты, по которым можно ее идентифицировать: номер и дата формирования документа, наименование получателя товарно материальных ценностей по данному документу и сумма документа. Справа внизу отчета показана итоговая сумма по всем включенным в отчет документам.

Чтобы распечатать отчет, нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Печать отчета (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), а в открывшемся окне настройки параметров печати – кнопку ОК.

При необходимости можно сохранить отчет в отдельном файле. Для этого нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Сохранить отчет в файле. В результате на экране откроется окно, в котором по обычным правилам Windows нужно указать путь для сохранения и имя файла отчета. Возможности программы предусматривают сохранение файла отчета в одном из следующих форматов: *.frp, *.xls, *. jpg, *.html, *.rtf или *.txt (выбор формата делается в поле Тип файла из раскрывающегося списка).

Глава 5 Программа «1С: Бухгалтерия 8.3»

Фирма «1С» давно и прочно занимает лидирующие позиции на рынке программного обеспечения экономикофинансового и бухгалтерского назначения. В этой главе мы будем рассматривать программу «1С: Бухгалтерия» (редакция 3.0), реализованную на платформе 1С версии 8.3. Этот релиз является самым актуальным на момент написания данной книги.

Назначение и функциональные возможности «1С: Бухгалтерии 8.3»

Одним из ключевых достоинств рассматриваемой конфигурации является гибкость платформы, что позволяет широко применять программу в самых различных областях. Реализованные механизмы учета движения денежных потоков, основных средств и нематериальных активов, производственных, коммерческих и иных видов затрат, прочих активов и пассивов предприятия открывают широкие возможности для ведения управленческого учета и выходят далеко за рамки традиционных бухгалтерских стандартов.

Версия программы «1С: Бухгалтерия 8.3» (редакция 3.0), описание которой мы предлагаем читателю, является одной из последних разработок фирмы «1С». Несмотря на сохранение концептуальной преемственности с предыдущими версиями, она является качественно новым продуктом, позволяющим решать самые разные задачи: ведение управленческого и бухгалтерского учета, построение аналитической отчетности, решение задач планирования и финансового анализа, ведение многовалютного учета. В программе реализован и целый ряд новых функций, значительно облегчающих труд финансовых работников и отвечающих самым строгим и актуальным требованиям сегодняшнего дня.

Задачи, решаемые с помощью данной программы, можно сформулировать следующим образом:

• комплексная автоматизация хозяйственной, организационной и финансовой деятельности предприятия;

• параллельное ведение бухгалтерского и налогового учета;

• использование механизма типовых операций;

• учет денежных средств предприятия;

• учет банковских и кассовых операций;

• учет движения товарноматериальных ценностей;

• учет расчетов с контрагентами;

• учет складских операций;

• производственный учет;

• учет основных средств и нематериальных активов;

• учет заработной платы и расчетов с персоналом;

• ведение кадрового учета;

• настройка, формирование и вывод на печать бухгалтерской отчетности по формам, утвержденным нормативными актами РФ;

• ведение многовалютного учета;

• построение разнообразной аналитической отчетности.

Помимо перечисленных, с помощью «1С: Бухгалтерии 8.3» можно решать и целый ряд иных задач, наличие которых может быть обусловлено спецификой конкретного предприятия.

Начало работы

Рассмотрим, как производится запуск программы, познакомимся с ее пользовательским интерфейсом, общим алгоритмом работы, а также узнаем, как выполнять предварительную настройку.

Запуск программы

После того как программа установлена, в меню Пуск будет создана ее программная группа. Для запуска программы предназначена команда 1С: Предприятие. Рекомендуется для удобства работы вывести ярлык запуска на Рабочий стол, используя для этого штатные средства операционной системы.

При запуске программы на экране отображается окно, изображенное на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Запуск программы

В данном окне осуществляется выбор требуемого режима работы, а также информационной базы. Программа 1С может функционировать в двух режимах – «1С: Предприятие» (основной режим работы) и «Конфигуратор» (конфигурирование и обслуживание программы). Выбор требуемого режима производится нажатием в данном окне соответствующей кнопки.

В центральной части окна запуска программы представлен список информационных баз. В нем может присутствовать информационная база с демонстрационной конфигурацией, входящая в комплект поставки и предназначенная для предварительного знакомства с системой. Информационная база выбирается щелчком мыши на соответствующей позиции списка. Вы можете добавлять в список новые либо редактировать и удалять имеющиеся информационные базы – для этого предназначены соответствующе кнопки в правой части окна.

Примечание

Информационная база – это данные, с которыми вы планируете работать в предстоящем сеансе работы.

В нижней части окна отображается путь к каталогу информационной базы, на которой установлен курсор.

Порядок действий при запуске программы выглядит следующим образом: вначале нужно в окне запуска выбрать щелчком мыши информационную базу, а затем нажать кнопку 1С: Предприятие или Конфигуратор – в зависимости от того, в каком режиме требуется запустить программу.

Подключение и описание интерфейса «Такси»

В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» реализовано новое представление пользовательского интерфейса. Оно получило название «Такси» и оптимизировано для использования на мобильных устройствах. При этом можно пользоваться и прежним вариантом интерфейса, с которым работают пользователи версии 1С 8.2. Выбор варианта интерфейса производится в режиме Конфигуратор. В окне конфигурации установите курсор на верхнюю позицию, щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Свойства (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Переход в режим свойств конфигурации

В результате откроется окно свойств конфигурации, в котором в поле Режим совместимости интерфейса указывается требуемый вариант. Для включения интерфейса «Такси» выберите соответствующее значение в раскрывающемся списке (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Выбор интерфейса «Такси»

Далее закройте данное окно и выполните команду главного меню Конфигурация → Обновить конфигурацию базы данных, чтобы зафиксировать выполненные изменения.

Аналогичным образом выбирается вариант интерфейса, использовавшийся в версии 8.2. Но в этой главе мы будем работать с интерфейсом «Такси» (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Программа «1С: Бухгалтерия 8.3», интерфейс «Такси»

На данном рисунке окно программы показано в режиме работы с платежными поручениями (раздел Банк и касса).

Чтобы лучше понять структуру интерфейса «1С: Бухгалтерия 8.3», перейдем в режим настройки его панелей. Выполните команду главного меню Вид → Настройка панелей (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Переход в режим настройки панелей

В результате откроется окно, изображенное на рис. 5.6.

Рис. 5.6. Редактор панелей

В верхней части интерфейса находится панель разделов – на рис. 5.4 она включает в себя разделы Главное, Банк и касса, Покупки и продажи, Номенклатура и склад и др.

Каждый раздел представляет собой своеобразный тематический блок, предназначенный для решения определенных задач. Например, в разделе Производство проводится производственный учет, в разделе Банк и касса ведется учет денежных средств предприятия и т. д.

В каждом разделе имеется своя панель навигации (она называется также панелью команд текущего раздела, см. рис. 5.6), с помощью которой выбираются требуемые режимы работы и активируются соответствующие функции программы.

В нижней части интерфейса могут располагаться панель избранного, панель истории и панель открытых документов (на рис. 5.4 данные элементы отсутствуют).

Слева находится панель инструментов (см. рис. 5.4 и 5.6), которая по умолчанию включает в себя четыре кнопки (их названия отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении указателя мыши):

• Меню функций – вызов панели со ссылками, обеспечивающими быстрый доступ ко всем режимам, функциям, документам, отчетам текущего раздела;

• Избранное – вызов панели, содержимое которой пользователь формирует самостоятельно для быстрого перехода к наиболее востребованным документам, режимам, функциям;

• История – с помощью панели, вызываемой нажатием данной кнопки, можно быстро просмотреть историю работы в программе и быстро вернуться в тот или иной режим;

• Поиск – с помощью данной кнопки осуществляется переход в режим быстрого поиска интересующих данных.

Расположение панелей на экране вы можете изменять самостоятельно, перетаскивая их в окне настройки (см. рис. 5.6) с помощью мыши.

В центральной части интерфейса (см. рис. 5.4 и 5.6) отображается содержимое текущего режима работы. На рис. 1.4 это список платежных поручений, который вызывается в разделе Банк и касса с помощью ссылки Платежные поручения.

Для работы в выбранном режиме предназначены дополнительные инструменты, в частности кнопки, параметры фильтрации, меню Еще, а также команды контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

На рис. 5.4 с помощью кнопки Создать производится переход в режим формирования нового документа, другие кнопки предназначены для перехода в режимы уплаты налогов и взносов, поиска и др., а параметры Организация, Банковский счет, Дата, Получатель и Назначение платежа позволяют отфильтровать список по соответствующим реквизитам документов, что особенно актуально при работе с большими объемами данных.

Меню Еще находится в правой части интерфейса и представляет собой аналог меню Действия, хорошо знакомого пользователям предыдущих версий программы. Его команды предназначены для перехода в режим создания и редактирования документа, его проведения, пометки на удаления и прочих действий.

Что касается контекстного меню, то некоторые его команды дублируют соответствующие команды меню Еще. Отметим, что содержимое контекстного меню может зависеть от текущего режима работы (например, при работе со списком документов и в режиме редактирования документа контекстное меню будет включать в себя разные команды).

В общем случае работа с программой ведется по следующему алгоритму: вначале выбирается требуемый раздел, а затем в панели навигации щелчком мыши указывается режим работы, в котором и выполняются все дальнейшие действия.

Общий алгоритм работы в «1С: Бухгалтерии 8.3»

Правильная эксплуатация программы подразумевает поэтапный порядок работы. Чтобы не путаться и сразу понять, в каком порядке следует организовать свою работу, внимательно ознакомьтесь с данным разделом.

Первое, что нужно сделать перед эксплуатацией программы – это просмотреть и, при необходимости, отредактировать параметры ее настройки. По умолчанию предлагаются настройки, которые являются оптимальными для большинства пользователей, но иногда их приходится подкорректировать, чтобы максимально адаптировать программу к потребностям конкретного предприятия.

В режиме «1С: Предприятие» имеется несколько команд, предназначенных для перехода к соответствующим настройкам программы. Эти команды (с указанием раздела, из которого к ним производится доступ) перечислены ниже.

• Справочники и настройки учета → Настройка параметров учета. С помощью данной команды осуществляется переход в режим просмотра и редактирования основных параметров учета, которые будут являться общими для всех организаций, от имени которых предполагается эксплуатировать программу (то есть для всех организаций, внесенных в справочник организаций).

• Справочники и настройки учета → Учетная политика. С помощью команд данного подменю производится переход к настройкам учетной политики предприятия.

• Администрирование → Настройки → Настройки программы. Данная команда предназначена для перехода в режим настройки обмена данными, прав доступа к информации, запрета изменения данных, и некоторых других режимов работы.

• Администрирование → Сервис → Настройки пользователей. Эта команда позволяет войти в режим настроек программы применительно к конкретному пользователю. Например, здесь можно настроить вид интерфейсов, режим печати табличных документов и др. Предлагается целый ряд параметров, настраиваемых отдельно для каждого пользователя.

• Главное меню, подменю Вид (см. рис. 5.5). С помощью команд данного подменю производится переход в режим настройки соответствующих элементов пользовательского интерфейса.

Следующий этап подготовки к работе – это формирование учетной политики, а также ввод исходных данных в справочники, каталоги и классификаторы. В них хранится вся информация, необходимая для дальнейшей работы. В частности, сведения о контрагентах, с которыми сотрудничает предприятие, хранятся в справочнике контрагентов, ассортимент продукции и перечень прочих товарноматериальных ценностей (сырья, материалов, полуфабрикатов и т. п.) формируется в справочнике номенклатуры, данные о складах хранятся в справочнике складов и т. д. Например, при формировании документа на отпуск товарноматериальных ценностей вам понадобятся сведения как минимум из четырех справочников: номенклатуры, организаций, складов и контрагентов. Вводить и редактировать данные в справочниках можно и в процессе работы (например, из режима редактирования документа вы всегда можете перейти в режим редактирования справочника и добавить в него необходимые данные), но намного удобнее ввести в справочники необходимый минимум сведений заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться и не тратить на это дополнительное время.

Совет

Перед тем как начать работу, заполните хотя бы следующие справочники: организаций, контрагентов, валют, номенклатуры, складов (мест хранения), физических лиц, банков и подразделений организаций. Именно эти справочники являются наиболее востребованными в большинстве случаев. Что касается остальных справочников, их можно будет заполнять по мере необходимости.

Следующий этап – это ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета. Этого не нужно делать только в том случае, если учет ведется с нуля (начало эксплуатации программы совпадает с началом деятельности предприятия). Для перехода в режим ввода начальных остатков в панели навигации раздела Справочники и настройки учета щелкните на ссылке Помощник ввода начальных остатков.

После того как выполнена настройка программы, заполнены ее справочники и классификаторы, а также введены начальные остатки по счетам бухгалтерского учета, можно приступать к ее полноценной эксплуатации. Поскольку все бухгалтерские записи должны создаваться исключительно на основании соответствующих первичных документов, то следующим этапом работы будет ввод документации.

Примечание

Первичный учетный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения этой операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. Исходя из этой формулировки, можно сделать вывод, что, например, товарнотранспортная накладная, проведенное банком платежное поручение, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными учетными документами, а договор или доверенность – нет. Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.

Чтобы ввести документ, войдите в соответствующий режим и нажмите кнопку Создать или клавишу Insert. Например, факт поступления наличных денежных средств в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером, и чтобы ввести в программу этот документ, щелкните на панели навигации раздела Банк и касса на ссылке Приходные кассовые ордера и в открывшемся интерфейсе нажмите Создать.

Более подробно порядок ведения документации в программе «1С: Бухгалтерия 8.3» будет рассмотрен ниже.

Следующий этап работы – это формирование бухгалтерских проводок: ведь любой документ считается проведенным по учету только после того, как по нему сформирована соответствующая проводка (или несколько проводок). В большинстве случаев параметры формирования проводки определяются в самом документе, где в соответствующих полях указывается требуемая корреспонденция счетов.

Кроме этого, существуют бухгалтерские проводки, формирование которых предусмотрено самой технологией бухгалтерского учета (то есть, они не требуют непосредственного подтверждения первичными документами). К ним относятся проводки, формируемые при закрытии месяца (списание затрат, начисление амортизации, расчет финансового результата и т. д.). Переход в режим настройки и формирования таких проводок производится из раздела Учет, налоги, отчетность (команды Закрытие месяца, Регламентные операции и др.).

Следующий этап работы – это формирование и вывод на печать отчетности, полученной на основании введенных ранее данных. В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» реализованы широкие функциональные возможности по настройке и формированию самой разной отчетности – бухгалтерской, налоговой, регламентированной, а также произвольных форм и видов. Для работы с отчетами предназначены команды и функции раздела Учет, налоги, отчетность, а также меню Стандартные отчеты, которое имеется во всех остальных разделах. Для формирования специализированных отчетов в некоторых разделах имеется также меню Отчеты.

Таковы основные этапы работы с программой «1С: Бухгалтерия 8.3». Однако стоит вкратце упомянуть и о сервисных функциях системы, которые предназначены для обслуживания информационной базы, экспорта и импорта данных, удаления помеченных объектов, группового проведения документов, а также для выполнения целого ряда иных операций. Доступ к ним осуществляется с помощью соответствующих команд раздела Администрирование.

Настройка параметров учета

Как отмечалось в предыдущем разделе, одним из этапов подготовки программы к работе является настройка параметров учета. Суть данной настройки заключается в том, чтобы определить концептуальную направленность учета, автоматизируемого с помощью «1С: Бухгалтерия 8.3».

В панели навигации раздела Справочники и настройки учета щелкните на ссылке Настройка параметров учета – в результате отобразится окно, как на рис. 5.7.

В верхней части окна путем установки соответствующих флажков указываются используемые системы налогообложения. Ниже в левой части представлен список разделов настройки (Налог на прибыль, НДС, Банк и касса и др.), а в левой отображается содержимое текущего раздела.

В зависимости от выбранной учетной политики, а также особенностей организации учета на конкретном предприятии нужно поочередно в каждом разделе выставить соответствующие настройки.

Рис. 5.7. Настройка параметров учета

Данный процесс несложен – все параметры соответствуют тем или иным правилам учета, хорошо знакомым каждому бухгалтеру.

Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть (в последнем случае одновременно с сохранением информации интерфейс будет закрыт).

Учетная политика предприятия

Предприятие определяет учетную политику на каждый предстоящий отчетный период (год). Она регистрируется в информационной базе «1С: Бухгалтерии 8.3», и программа проводит данные по бухгалтерскому учету в соответствии с ее положениями.

Чтобы ввести сведения об учетной политике, нужно в панели навигации раздела Справочники и настройки учета щелкнуть на ссылке Учетная политика.

В результате откроется список сформированных ранее записей (рис. 5.8).

Рис. 5.8. Окно списка учетных политик предприятия

В данном окне каждая запись соответствует одной учетной политике, принятой на определенный период времени. Чтобы просмотреть используемые ранее параметры учетной политики, дважды щелкните на соответствующей позиции мышью.

Чтобы ввести данные об учетной политике на предстоящий период, нажмите кнопку Создать – откроется окно, изображенное на рис. 5.9.

Рис. 5.9. Формирование учетной политики

В верхней части окна в полях Применяется с по нужно ввести начальную и конечную даты отчетного периода, на который формируется учетная политика. Затем следует указать организацию, а также с помощью соответствующего переключателя указать систему налогообложения – общую (с уплатой налога на прибыль) или упрощенную (с уплатой единого налога).

В нижней части окна представлен перечень разделов учета (он меняется в зависимости от выбранной системы налогообложения) для указания по каждому из них соответствующих параметров учетной политики. Это несложно, поскольку они хорошо известны каждому бухгалтеру, к тому же многие из них сопровождаются соответствующими подсказками.

Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть (в последнем случае одновременно с сохранением информации интерфейс будет закрыт).

Ввод начальных остатков

Если эксплуатация программы начинается с нуля, то есть одновременно с началом деятельности предприятия, – содержимое данного раздела можно пропустить. Но если предприятие уже какоето время осуществляло финансовохозяйственную деятельность и на момент начала использования программы в бухгалтерском учете имеются сальдо и остатки по счетам – их необходимо ввести в программу, поскольку при дальнейшем ведении учета в программе «1С: Бухгалтерия 8.3» они будут являться своего рода отправной точкой. Другими словами, перед началом эксплуатации программы необходимо выполнить ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета.

Совет

Лучше всего вводить начальные остатки по состоянию на начало года. Если это по какимто причинам невозможно – вводите начальные сальдо на начало какого-либо квартала. Если и это не получается – то на начало месяца. Нельзя вводить начальные остатки по состоянию на какую-то промежуточную дату (например, на 19 июня или на 7 сентября), поскольку это приведет к полнейшей путанице в учете.

Для перехода в режим ввода начальных остатков нужно в панели навигации раздела Справочники и настройки учета щелкнуть на ссылке Помощник ввода начальных остатков. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Помощник ввода начальных остатков

В верхней части данного окна в поле Организация нужно из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбрать название организации, по бухгалтерскому учету которой нужно ввести начальные остатки.

Примечание

Если программа эксплуатируется от имени одной организации, то данное поле будет заполнено автоматически. Если же в информационной базе ведется учет по нескольким организациям, то в данном поле по умолчанию отобразится наименование организации, которая в справочнике организаций выбрана в качестве основной.

На рис. 5.10 видно, что в данном окне имеется три вкладки, которые расположены под полем Организация: это Основные счета плана счетов, Забалансовые счета плана счетов и НДС по реализации.

На вкладке Основные счета плана счетов (она открыта на рис. 5.10) представлен список всех счетов используемого Плана счетов. Если по какимто из них уже был введен начальный остаток, то сумма этого сальдо отображается в колонке Сальдо Дт (нач.) или Сальдо Кт (нач.).

На вкладке Забалансовые счета плана счетов содержится список забалансовых счетов, а на вкладке НДС по реализации вводятся начальные остатки по налогу на добавленную стоимость по реализации.

С помощью кнопки Ввести остатки по счету производится переход в режим ввода остатков по счету (также для этого можно воспользоваться клавишей Insert). О том, как осуществляется ввод начальных остатков, будет рассказано чуть ниже.

Команда Еще → Открыть список документов предназначена для открытия списка документов на ввод начальных остатков по тому разделу учета, который соответствует выбранному счету. При нажатии данной кнопки на экране отобразится окно с перечнем этих документов. Пример такого окна показан на рис. 5.11.

Рис. 5.11. Документы на ввод начальных остатков

В данном окне представлен список документов на ввод начальных остатков по разделу учета Денежные средства, объединяющему счета с 50 «Касса» по 58 «Финансовые вложения» включительно. Иначе говоря, если вы вызовете данное окно для любого счета в диапазоне от 50 до 58, его содержимое будет одинаковым: в нем будет представлен перечень документов на ввод начальных остатков по всем этим счетам.

Раздел учета выбирается из раскрывающегося списка в поле Раздел учета (см. рис. 5.11). Таким образом, вызвав данное окно один раз, вы можете просмотреть перечень документов на ввод начальных остатков по всем интересующим вас разделам учета.

Как отмечалось ранее, чтобы ввести начальные остатки по счету, нужно нажать кнопку Ввести остатки по счету (см. рис. 5.10). Также перейти в данный режим можно и из окна списка документов (см. рис. 5.11) – для этого нужно в инструментальной панели данного окна нажать кнопку Создать или выполнить команду Еще → Создать (можно воспользоваться клавишей Insert). В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 5.12.

Рис. 5.12. Ввод начальных остатков

В данном окне в поле Организация нужно из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, указать название организации, по учету которой вводятся начальные остатки. Значение поля Номер будет сгенерировано программой автоматически в момент сохранения документа, а в поле от нужно указать дату, по состоянию на которую вводится начальный остаток.

В поле Раздел учета отображается название раздела учета, соответствующего тому счету бухгалтерского учета, по которому вводятся начальные остатки. Например, при вводе начального сальдо по кассе или расчетному счету в банке здесь отображается значение Денежные средства (счета 50–58), см. рис. 5.12. Для тех счетов, которые не включены ни в один тематический раздел, в раскрывающемся списке имеется раздел Прочие счета бухгалтерского учета.

Дальнейший порядок действий напрямую зависит от выбранного раздела. Но в любом случае для ввода начальных остатков нужно перейти в табличную часть окна. Для добавления позиции нужно нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Если вы вводите данные по основным средствам – отобразится окно, на вкладках которого вводятся все необходимые сведения. При вводе начальных остатков по материалам или денежным средствам нужно указать номер счета бухгалтерского учета (при этом выбор возможен только из списка счетов, соответствующих указанному разделу учета), затем ввести субконто и прочие сведения. Подобным образом вводятся начальные остатки по расчетам с контрагентами, отгруженным товарам и товарам на складе, незавершенному производству, расчетам с подотчетными лицами и т. д.

В нижней части окна в поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за составление данного документа. Для этого нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите щелчком мыши нужную позицию и нажмите кнопку Выбрать.

В поле Комментарий можно при необходимости с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Чтобы сохранить введенные данные, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S или кнопку Записать, расположенную справа внизу окна. Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку Провести.

Заполнение справочников на примере справочника контрагентов

Для хранения исходных данных предназначены специальные хранилища – справочники и классификаторы. Например, при формировании документа на отпуск товарноматериальных ценностей из них нужно будет взять как минимум следующие сведения:

• название организации, от имени которой оформляется документ (как правило, это название собственной организации);

• наименование контрагента по документу (которым является получатель ценностей);

• название склада, с которого отпускаются ценности;

• перечень отпускаемых ценностей.

Кроме этого, иногда требуется указать также договор с контрагентом, банковский счет организации и иные сведения, а для проведения документа по учету – счета бухгалтерского учета по дебету и кредиту. Все перечисленные параметры вводятся не с клавиатуры или еще какимто способом, а выбираются из соответствующих справочников (название контрагента – из справочника контрагентов, перечень отпускаемых ценностей – из справочника номенклатуры и т. д.).

Заполнять и редактировать справочники можно как перед началом работы с программой (сразу после установки и настройки), так и в процессе ее эксплуатации. Рекомендуется перед началом работы внести в справочники необходимый минимум сведений, а в процессе работы лишь дополнять и редактировать их по мере необходимости.

В общем случае порядок работы со справочником строится по следующему алгоритму:

• открытие окна справочника;

• переход в режим ввода новой или редактирования имеющейся позиции;

• ввод или редактирование необходимых данных;

• сохранение введенных данных.

Далее мы рассмотрим порядок работы со справочниками «1С: Бухгалтерия 8.3» на примере справочника контрагентов. В нем хранятся сведения обо всех субъектах хозяйствования, с которыми собственная организация имеет деловые контакты.

Для перехода в режим работы со справочником контрагентов нужно в разделе Покупки и продажи выполнить команду Еще → Контрагенты. Окно справочника, которое отобразится на экране, представлено на рис. 5.13.

Рис. 5.13. Справочник контрагентов

Справочник имеет иерархическую структуру – отдельных контрагентов можно объединять в группы, которые, в свою очередь, могут являться элементами вышестоящих уровней иерархии – причем количество уровней вложенности не ограничено.

Возможность группировки контрагентов – довольно удобный механизм, поскольку позволяет разделить их по категориям (Поставщики, Покупатели, Заказчики, Подрядчики, Прочие и т. д.).

При заполнении справочника рекомендуется вначале сформировать список групп, а затем заполнять группы позициями (контрагентами).

Чтобы добавить в справочник группу контрагентов, нажмите кнопку Создать группу либо комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования группы контрагентов, изображенное на рис. 5.14.

Рис. 5.14. Ввод группы контрагентов

В поле Группа можно выбрать родительскую группу из числа созданных ранее групп. Для этого в данном поле нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к создаваемой группе.

Завершается процесс добавления новой группы нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть либо Записать. В первом случае окно будет закрыто с одновременным сохранением введенных сведений, во втором – данные будут сохранены, но окно закрыто не будет.

При необходимости впоследствии можно отредактировать параметры любой введенной ранее группы – для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши, выполнить команду Еще → Изменить либо нажать клавишу F2, после чего в открывшемся окне (см. рис. 5.14) внести требуемые изменения.

Чтобы внести в справочник нового контрагента, нужно выделить щелчком мыши группу, в которую его необходимо поместить, и нажать кнопку Создать либо клавишу Insert. На экране откроется окно ввода и редактирования контрагента, изображенное на рис. 5.15.

Рис. 5.15. Режим добавления контрагента и корректировки данных о нем

В данном окне производится не только ввод новых, но и редактирование введенных ранее контрагентов. Для перехода в режим редактирования нужно в окне списка выделить контрагента щелчком мыши и выполнить команду Еще → Изменить либо нажать клавишу F2.

В поле Наименование нужно с клавиатуры ввести краткое наименование контрагента. Значение поля Код формируется программой автоматически в момент сохранения введенных данных, поэтому его можно не заполнять.

В поле Группа контрагентов можно изменить группу, к которой относится данный контрагент. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне списка групп контрагентов выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (она расположена в инструментальной панели данного окна) либо клавишу Enter.

В поле Вид из раскрывающегося списка нужно выбрать значение: для юридических лиц и организаций – Юридическое лицо, для физических лиц и предпринимателей без образования юридического лица – Физическое лицо, для структурных подразделений, филиалов и т. п. – Обособленное подразделение.

Остальные параметры данного окна сгруппированы на вкладках: Общие, Адреса и телефоны и Дополнительная информация. Кроме этого, переход в режим ввода некоторых данных осуществляется с помощью ссылок, расположенных в верхней части окна – на рис. 5.15 это Лицензии поставщиков алкогольной продукции, Номенклатура поставщика и Счета расчетов с контрагентами (здесь можно перечислить счета бухгалтерского учета, на которых будут отражаться операции с данным контрагентом).

На вкладке Общие (она открыта на рис. 5.15) вводятся основные сведения о контрагенте.

В поле Полное наименование указывается полное наименование контрагента. Введенное здесь значение будет впоследствии использоваться при формировании официальных отчетов и документов.

В полях ИНН и КПП с клавиатуры вводится соответственно индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет.

В полях Банковский счет и Договор указывается данные, которые будут подставляться в соответствующие поля по умолчанию при выборе данного контрагента во время формирования документов. Требуемые значения выбираются по кнопке выбора из справочников соответственно банковских счетов и договоров с контрагентами.

На вкладке Адреса и телефоны (рис. 5.16) вводятся соответствующие контактные данные контрагента.

Рис. 5.16. Ввод сведений об адресах и телефонах контрагента

Поля Почтовый адрес, Фактический адрес и Юридический адрес заполняются по одним и тем же правилам. Это можно делать как с клавиатуры, так и в отдельном диалоговом окне, которое вызывается щелчком на ссылке Заполнить. Если фактический и почтовый адреса совпадают с юридическим, то нужно установить соответствующие флажки – это избавит от необходимости повторного ввода одних и тех же сведений.

Телефонный номер (городской и факс) контрагента, его электронный адрес и прочие контакты вводятся в соответствующих полях с клавиатуры.

На вкладке Дополнительная информация находится текстовое поле, в котором можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера.

При необходимости сформируйте список номенклатурных позиций, по которым ведется сотрудничество с данным контрагентом, и перечень счетов бухгалтерского учета для отражения в учете совершенным с ним хозяйственных операций (это может быть счет авансов, счета учета расчетов за товар, по таре, по претензиям и др.). Переход в данные режимы производится с помощью соответствующих ссылок, расположенных в верхней части окна (см. рис. 5.15).

Для сохранения введенных данных о контрагенте нажмите в верхней части окна кнопку Записать и закрыть либо комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

Работа с Планом счетов

Основой бухгалтерского учета и его ключевым элементом является План счетов. Он позволяет группировать и сортировать все сведения о финансовохозяйственной деятельности предприятия. Иначе говоря, только с помощью Плана счетов бухгалтер может получить подробную и документально подтвержденную информацию об активах и пассивах предприятия в денежном выражении.

Типовой План счетов, действующий на территории Российской Федерации, законодательно утверждается соответствующими государственными органами и обязателен к применению. Но любое предприятие на его основе может разработать внутренний План счетов, наиболее полно соответствующий виду деятельности предприятия, специфике учетной политики, особенностям производственного процесса и прочим факторам.

Изначально счета учета создаются в режиме Конфигуратор (иначе говоря, программа поставляется с уже готовым планом счетов), но пользователь может самостоятельно вносить в них изменения в режиме работы 1С: Предприятие: добавлять новые счета, редактировать имеющиеся и т. д. Правда, на внесение изменений в план счетов наложены определенные ограничения (в частности, не все счета можно удалить и т. д.).

Просмотр, добавление, редактирование счетов

Чтобы перейти к работе с Планом счетов бухгалтерского учета, щелкните в панели навигации раздела Справочники и настройки учета на ссылке План счетов бухгалтерского учета. В результате откроется окно, изображенное на рис. 5.17.

Рис. 5.17. План счетов бухгалтерского учета

В данном окне содержится перечень счетов бухгалтерского учета. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показывается следующая информация:

• код счета (субсчета);

• код для быстрого выбора (при его вводе можно быстро выбрать счет в списке);

• наименование счета;

• признак забалансового счета. Сальдо и обороты по забалансовым счетам не учитываются при расчете баланса и других отчетных форм;

• активность счета: А – счет активный, П – пассивный, АП – активнопассивный. Активный счет может иметь только дебетовое сальдо, пассивный – только кредитовое (в обоих случаях сальдо может быть со знаком минус), активнопассивный – как дебетовое, так и кредитовое;

• признак ведения валютного учета. Этот признак обычно устанавливается, например, для валютного счета в банке, для валютной кассы, для некоторых счетов по расчетам с контрагентами и др.;

• признак ведения учета по подразделениям;

• признак ведения налогового учета;

• признак ведения количественного учета. Обычно этот признак устанавливается счетам, по которым ведется учет в натуральных показателях (например, счета по учету товарноматериальных ценностей);

• название субконто. По каждому счету возможно ведение аналитического учета в разрезе трех уровней субконто.

Символ, расположенный в крайней левой колонке, указывает, где был создан данный счет – в режиме «Конфигуратор» (такие счета называются предопределенными) или в режиме «1С: Предприятие». Среди счетов, которые видны на рис. 5.17, в режиме «1С: Предприятие» создан только счет 41.05 «Прочие товары».

Кроме этого, некоторые счета в списке подсвечиваются светложелтым цветом. Такие счета запрещено использовать в проводках (этот признак устанавливается в режиме редактирования счета). По умолчанию таковыми являются все родительские счета, поэтому в проводках можно использовать только их субсчета. Иначе говоря, если счет 41 «Товары» имеет субсчета, то в проводках вы сможете использовать только его субсчета (41.01 «Товары на складах», 41.02 «Товары в розничной торговле (по покупной стоимости)» и т. д.), если не отключите соответствующую опцию в настройках счета 41 «Товары».

Вверху окна находится ряд кнопок, предназначенных для быстрого перехода в другие режимы работы, так или иначе связанные с тем счетом (субсчетом), на котором в списке установлен курсор. Кратко рассмотрим некоторые из них.

С помощью кнопки Журнал проводок можно быстро вывести на экран журнал бухгалтерских проводок по выбранному счету.

Если вы затрудняетесь определить назначение и порядок применения того или иного счета, – можете просмотреть его подробное описание. Для этого выделите его в списке щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Описание счета.

План счетов бухгалтерского учета вы можете вывести на печать. Причем в программе реализована возможность печати как краткого (с простым перечислением счетов и субсчетов, как в окне списка на рис. 5.17), так и подробного списка (с описанием каждого счета). Для этого нажмите кнопку Печать и в открывшемся меню выберите требуемый вариант.

Программа поставляется с уже готовым Планом счетов. Он сформирован в Конфигураторе, следовательно – все счета и субсчета по умолчанию являются предопределенными. Но вы можете самостоятельно добавлять новые или редактировать имеющиеся счета.

Чтобы просмотреть или отредактировать счет (субсчет), выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Еще → Изменить или нажмите клавишу F2. Чтобы ввести в План счетов новый счет, нажмите кнопку Создать или клавишу Insert. В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования счета, изображенное на рис. 5.18.

Рис. 5.18. Режим просмотра, ввода, редактирования счетов бухгалтерского учета

В верхней части данного окна в поле Код счета нужно с клавиатуры ввести код счета. Для большинства счетов этот код состоит из двух разрядов, а для субсчетов вводится еще два разряда после точки. Например, если счет 41 имеет субсчета 01, 02 и 03, то для каждого из них код будет выглядеть следующим образом: 41.01, 41.02 и 41.03.

Что касается забалансовых счетов, то их код, как правило, состоит из трех разрядов, причем все они вводятся до точки (например, 001, 002, 003 и т. д.), а после точки можно ввести два разряда субсчета забалансового счета.

В поле Вид счета из раскрывающегося списка выбирается признак активности счета. Возможен выбор одного из трех вариантов – Активный, Пассивный или Активный/Пассивный. Ранее мы уже отмечали особенности каждого из этих видов счетов, связанные с формированием итогового сальдо. Здесь же добавим, что увеличение сальдо у активных счетов происходит по дебету, а у пассивных – по кредиту.

В поле Код быстрого выбора указывается код, с помощью которого можно будет быстро найти данный счет в интерфейсах списка и выбора (для этого нужно будет просто набрать этот код с клавиатуры). Значение данного поля формируется программой автоматически сразу после заполнения поля Код счета, но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры.

Для субсчетов в поле Подчинен счету нужно указать счет, к которому относится данный субсчет. Например, если вы хотите ввести субсчет 05 к счету 41, то в поле Код счета нужно вывести значение 41.05, а в поле Подчинен счету – значение 41. Чтобы заполнить данное поле, нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне списка счетов укажите требуемый счет.

В поле Наименование с клавиатуры вводится название счета бухгалтерского учета. Рекомендуется присваивать счетам такие названия, чтобы они кратко характеризовали суть и назначение счета – это позволит впоследствии безошибочно вспомнить или определить, для чего данный счет предназначен.

Забалансовый, Валютный, Количественный – с помощью данных флажков устанавливаются признаки соответственно забалансового счета, валютного счета и количественного учета по счету. Данные параметры недоступны для предопределенных счетов.

Чтобы вести учет в разрезе подразделений, установите флажок Учет по подразделениям. Для счетов налогового учета устанавливается флажок Налоговый (по налогу на прибыль).

Счет является группой и не выбирается в проводках – при установленном данном флажке счет нельзя будет использовать в бухгалтерских проводках. Как мы уже отмечали ранее, по умолчанию данное ограничение применяется ко всем родительским счетам, имеющим субсчета.

В нижней части окна формируется список субконто, в разрезе которых будет вестись аналитический учет по данному счету.

Примечание

В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» субконто – это аналитический разрез, позволяющий детализировать учет по счету. Например, по счету 41 «Товары» можно вести аналитический учет первого уровня – в разрезе номенклатуры, второго уровня – в разрезе складов или поставщиков, а третьего уровня – в разрезе партий. По счетам 60, 62 и 76 можно вести аналитический учет первого уровня – в разрезе контрагентов, а второго уровня – в разрезе договоров и т. д.

По каждому счету возможно применение до трех уровней субконто. Справа над списком субконто (на рис. 5.18 этот список содержит одну позицию – Статьи затрат) имеется меню Еще, команды которого предназначены для добавления субконто в список (также для этого можно использовать кнопку Добавить), изменения текущего субконто, удаления текущего субконто, а также для изменения порядка следования субконто.

Каждому субконто с помощью соответствующих флажков можно назначить перечисленные ниже атрибуты учета.

• Только обороты – данный параметр нужно включить, если вы намерены по данному субконто вести учет только оборотов.

• Суммовой – этот атрибут присваивается, если по данному субконто обороты и остатки необходимо выводить в национальной денежной единице.

• Количественный – этот параметр присутствует лишь тогда, когда для редактируемого счета установлен признак количественного учета (флажок Количественный, который на рис. 5.18 снят, поэтому и параметр Количественный в табличной части окна отсутствует). Этот параметр устанавливается для тех субконто, по которым остатки и обороты должны рассчитываться в натуральных показателях (например, для ведения учета товарноматериальных ценностей).

• Валютный – этот параметр присутствует лишь тогда, когда для редактируемого счета установлен признак валютного учета (флажок Валютный, он также на рис. 5.18 снят, поэтому в табличной части окна соответствующий параметр отсутствует). Этот параметр устанавливается для тех субконто, по которым остатки и обороты должны рассчитываться в валюте.

При добавлении субконто в списке сформируется новая позиция. При нажатии на кнопку выбора в колонке Наименование на экране отображается окно с перечнем видов субконто, в котором необходимо выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать.

Завершается процесс формирования нового либо редактирования текущего счета нажатием кнопки Записать либо Записать и закрыть. В первом случае окно редактирования будет закрыто с сохранением выполненных изменений, во втором – изменения будут сохранены, но окно при этом не закроется.

Формирование бухгалтерских проводок

Формировать хозяйственные операции и бухгалтерские проводки в программе «1С: Бухгалтерия 8.3» можно следующими способами.

• Автоматически одновременно с проведением документа. Для этого необходимо в соответствующих полях окна редактирования документа указать счета бухгалтерской проводки. Отметим, что по некоторым документам возможно формирование одновременно нескольких проводок. Например, при проведении документа Поступление товаров и услуг формируются проводки отдельно на сумму поступивших товарноматериальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) и на сумму НДС по поступившим ценностям (выполненным работам, оказанным услугам).

Примечание

Если в окне редактирования документа имеются поля для ввода счетов бухгалтерского учета, то провести документ по бухгалтерскому учету можно только при условии заполнения всех этих полей.

• Вручную с помощью документа Операция (БУ и НУ). Для перехода в режим работы с этим документом нужно в панели навигации раздела Учет, налоги, отчетность щелкнуть на ссылке Операции (БУ и НУ). Также доступ к этому документу возможен из журнала операций – для этого нужно нажать кнопку Создать и в открывшемся окне выбрать пункт Операция (БУ и НУ). С помощью вручную сформированных бухгалтерских проводок обычно проводятся по учету бухгалтерские справки. Распечатать документ можно с помощью кнопки, которая так и называется: Бухгалтерская справка – и находится как в окне редактирования, так и в окне списка.

• В автоматическом режиме с помощью документа «Закрытие месяца» (Учет, налоги, отчетность → Еще → Закрытие месяца). При формировании этого документа вы сами указываете, какие проводки программа должна создать после его проведения. Это может быть, например, переоценка валютных средств, начисление амортизации, закрытие счетов учета затрат, расчет финансового результата и т. д.

Отметим, что чаще всего пользователи формируют операции и проводки первым из перечисленных способов – одновременно с проведением соответствующего документа. Ручное формирование проводок практикуется реже и в основном – для отражения в бухгалтерском учете какихто нестандартных ситуаций, оформляемых бухгалтерскими справками или иными документами. Автоматическое формирование проводок на основании документа «Закрытие месяца» осуществляется ежемесячно.

Просмотреть все сформированные в конфигурации проводки можно в журнале проводок. Доступ к нему производится из справочника счетов – для этого в панели навигации раздела Справочники и настройки учета щелкните на ссылке План счетов бухгалтерского учета и в открывшемся окне нажмите кнопку Журнал проводок.

Ведение бухгалтерской документации

В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» реализован гибкий механизм для ведения бухгалтерской документации и отражения соответствующих операций в учете. Далее мы рассмотрим основные приемы и методы работы на примере нескольких наиболее востребованных документов.

Формирование и печать платежных поручений

В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» проведение исходящих платежей может осуществляться в два этапа. Вначале создается печатная форма документа, которая подается в банк, а после проведения платежа формируется документ на списание безналичных денежных средств со счета предприятия.

Если вы пользуетесь системой электронных платежей типа «Банк – клиент», то первый этап можно пропустить, потому что формирование бухгалтерских проводок, пересчет сальдо и прочие изменения в информационной базе происходят только после проведения документа Списание с расчетного счета.

Примечание

В рассматриваемой конфигурации реализована возможность обмена данными с программами типа «Банк – клиент»: вы можете как экспортировать туда созданные в программе «1С: Бухгалтерия 8.3» документы, так и импортировать в информационную базу документы, сформированные в программе «Банк – клиент».

Чтобы перейти в режим работы с платежными поручениями, откройте раздел Банк и касса и в панели навигации щелкните на ссылке Платежные поручения. Отобразится окно, изображенное на рис. 5.19.

Рис. 5.19. Перечень платежных поручений

Если до настоящего момента вы не сформировали ни одного платежного поручения, то данное окно будет пустым. Но как только вы введете документ, он сразу будет добавлен в данный список. Поэтому все сформированные платежные поручения вы в любой момент можете найти в данном окне. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображаются перечисленные ниже сведения.

• Дата формирования документа.

• Порядковый номер документа в конфигурации.

• Сумма документа.

• Назначение платежа по документу.

• Наименование контрагента, являющегося получателем денежных средств по данному документу.

В верхней части окна находится несколько параметров, позволяющих применить фильтр на отображаемые в списке документы. Эта возможность особенно актуальна и полезна при работе с большим количеством документов в списке (многие предприятия проводят каждый день по несколько платежей). Например, вы можете оставить в списке только документы, оформленные от имени одной организации, или созданные только в определенный день, или отобрать только документы по конкретному контрагенту (получателю платежа) и др., при этом можно применять одновременно несколько условий отбора.

Если вы хотите работать только с документами конкретной организации, выберите ее из раскрывающегося списка в поле Организация. Отметим, что по умолчанию в данном поле отображается название организации, которая в справочнике организаций была выбрана в качестве основной. Если вас интересуют только документы, по которым деньги перечислялись с конкретного банковского счета, нажмите в поле Банковский счет кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши интересующий вас банковский счет и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.

В поле Дата можно установить фильтр по дате формирования документа (то есть по значению колонки Дата). Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и выбрать в календаре, открываемом по кнопке выбора. Чтобы отобрать документы по контрагенту, нажмите в поле Получатель клавишу F4 или кнопку выбора и в открывшемся окне выберите контрагента, документы которого вас интересуют.

Что касается отбора документов по назначению платежа, то условие отбора нужно ввести с клавиатуры в поле Назначение платежа и нажать клавишу Enter.

Чтобы снять примененный ранее фильтр и вернуться к работе с полным списком документов, щелкните мышью в поле, где выбрано условие фильтра, и нажмите комбинацию клавиш Shift+F4.

Чтобы сформировать платежное поручение, нажмите кнопку Создать или выполните команду контекстного меню Создать, которая вызывается также нажатием клавиши Insert.

Чтобы просмотреть и, при необходимости, отредактировать параметры сформированного ранее документа, установите в списке на него курсор и нажмите клавишу F2 или выполните команду контекстного меню Изменить.

В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 5.20.

Рис. 5.20. Ввод и редактирование платежного поручения

Все сведения, необходимые для создания документа и вывода его на печать, вводятся в данном окне. Порядковый номер платежного поручения в конфигурации, а также дата его формирования заполняются программой автоматически. По умолчанию в качестве даты документа предлагается использовать текущую дату, но это значение вы можете изменить по своему усмотрению.

Примечание

В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» платежное поручение формируется лишь для того, чтобы вывести его на печать. Иначе говоря, после сохранения и проведения документа никаких изменений в информационной базе не происходит: проводки не формируются, сальдо взаиморасчетов не меняется, остаток на банковском счете также остается неизменным. Чтобы платеж соответствующим образом отразился в учете, нужно сформировать и провести документ Списание с расчетного счета.

Если вы формируете платежное поручение для совершения налогового, таможенного либо иного платежа в бюджет, установите флажок Перечисление в бюджет – в этом случае окно примет соответствующий вид. Чтобы автоматически заполнить реквизиты документа для бюджетного платежа, нажмите кнопку Заполнить по шаблону.

Название собственной организации, от имени которой оформляется платежное поручение (иначе говоря, которая является плательщиком денежных средств по данному документу), выбирается из раскрывающегося списка в поле Организация.

Справа от параметра Организация находится поле Банковский счет. В данном поле нужно указать банковский счет организации, с которого будут перечислены денежные средства. Для этого нажмите кнопку выбора или клавишу F4 – в результате на экране откроется окно, в котором будет представлен список банковских счетов организации, указанной в поле Организация. В этом списке нужно щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. По умолчанию в поле Банковский счет предлагается счет, который в справочнике банковских счетов для данной организации выбран в качестве основного.

Далее в полях Получатель и Счет получателя аналогичным образом нужно выбрать соответственно контрагента по документу, который является получателем денежных средств, а также счет этого контрагента, на который перечисляются денежные средства.

Сумма перечисляемых денежных средств в валюте документа вводится с клавиатуры в поле Сумма платежа. В расположенных ниже полях указывается ставка налога на добавленную стоимость и сумма этого налога, которая рассчитывается автоматически на основании суммы документа и ставки налога.

В поле Очередность указывается очередность проведения платежа, а в поле Вид платежа из раскрывающегося списка выбирается его вид (Почтой, Электронно, Телеграфом, Срочно или Не указывать). Обычно банки требуют заполнения данных параметров.

Назначение платежа вводится в соответствующем поле с клавиатуры. К назначению платежа автоматически добавляется информация о ставке и сумме налога на добавленную стоимость на основании указанных данных.

После того как документ оплачен, нужно войти в режим его редактирования и установить флажок Оплачено. С помощью расположенной справа от него ссылки можно сразу ввести на основании платежного поручения документ Списание с расчетного счета.

В поле Ответственный можно указать ФИО сотрудника, ответственного за оформление данного документа. По умолчанию в данном поле предлагается имя текущего пользователя, но при необходимости это значение можно изменить: для этого нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей программы выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.

В поле Комментарий при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. Эта информация будет являться лишь справочной и не включается в печатную форму платежного документа, а также не отражается в регистрах конфигурации.

Чтобы сформировать печатную форму документа, нажмите кнопку Платежное поручение или выполните команду Еще → Платежное поручение.

Документы на приход и расход безналичных денег

Как уже отмечалось выше, документы Платежное поручение и Платежное требование в программе «1С: Бухгалтерия 8.3» используются лишь для печати. Чтобы зарегистрировать в информационной базе факт поступления или списания безналичных денежных средств и сформировать соответствующие бухгалтерские проводки, необходимо сформировать и провести документ соответственно Поступление на расчетный счет и Списание с расчетного счета.

Переход в режим работы с этими документами производится из раздела Банк и касса по ссылке Банковские выписки, которая находится в панели навигации. При щелчке на ней открывается окно списка документов, изображенное на рис. 5.21.

Рис. 5.21. Приходные и расходные банковские документы

Характерной особенностью данного журнала является то, что в нем хранятся одновременно и приходные, и расходные банковские документы. Для каждого из них в соответствующих колонках отображаются перечисленные ниже сведения.

• Признак проведения документа (находится слева от даты). Если документ не проведен, а только сохранен (записан), то никаких изменений в информационной базе он за собой не повлечет (попросту говоря, это будет то же самое, что сформировать платежное поручение или платежное требование). На рис. 5.7 все документы проведены.

• Дата совершения хозяйственной операции по документу (перечисление или списание денежных средств). Именно на эту дату будут сформированы бухгалтерские проводки после проведения документа.

• Сумма поступивших (для приходных документов) или списанных (для расходных документов) безналичных денежных средств.

• Назначение платежа по документу.

• Наименование контрагента (получателя или плательщика денежных средств) по документу.

• Вид операции по документу.

• Входящий номер документа.

• Входящая дата документа. Это дата формирования документа, которая может отличаться от даты проведения документа, отображаемой в колонке Дата. Иначе говоря, вы можете сформировать документ 5 марта, а в банк он попадет (и, соответственно, платеж будет произведен) только 7 марта. В этом случае в колонке Вх. дата отобразится значение 5 марта, а в колонке Дата – значение 7 марта.

• ФИО пользователя, ответственного за оформление и проведение данного документа.

• Произвольный комментарий.

В верхней части окна находится несколько параметров, предназначенных для применения фильтра на отображаемые в списке документы. Данный механизм особенно удобен при работе с большим количеством документов в списке. Например, вы можете оставить в списке только документы, оформленные от имени одной организации, или созданные только в определенный день, или отобрать только документы по конкретному контрагенту (получателю платежа) и др., при этом можно применять одновременно несколько условий отбора.

Если вы хотите работать только с документами конкретной организации, выберите ее из раскрывающегося списка в поле Организация. По умолчанию в данном поле отображается название организации, которая в справочнике организаций была выбрана в качестве основной. Если вас интересуют только документы, по которым деньги перечислялись с конкретного банковского счета, нажмите в поле Банковский счет кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши интересующий вас банковский счет и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.

В поле Дата можно установить фильтр по дате проведения документа (то есть по значению колонки Дата). Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и выбрать в календаре, открываемом по кнопке выбора. Чтобы отобрать документы по контрагенту, нажмите в поле Контрагент клавишу F4 или кнопку выбора и в открывшемся окне выберите контрагента, документы которого вас интересуют.

Что касается отбора документов по назначению платежа, то условие отбора нужно ввести с клавиатуры в поле Назначение платежа и нажать клавишу Enter.

Чтобы снять примененный ранее фильтр и вернуться к работе с полным списком документов, щелкните мышью в поле, где выбрано условие фильтра, и нажмите комбинацию клавиш Shift+F4.

В нижней части окна списка отображаются сведения об оборотах на банковском счете за ту дату, которая соответствует текущему документу (то есть документу, на котором установлен курсор). Показывается название счета, сальдо на начало дня, сумма поступивших за день денежных средств, сумма списанных за день денежных средств, а также исходящий остаток на конец дня. В оборотах отражаются только проведенные документы.

С помощью кнопки Загрузить, которая находится в инструментальной панели окна списка, можно перейти в режим обмена данными с программой «Банк – клиент».

Чтобы ввести новый документ и, соответственно, отразить поступление или списание безналичных денежных средств, используйте кнопки Поступление и Списание. Можно воспользоваться командой контекстного меню Создать, которая вызывается также нажатием клавиши Insert. При ее активизации откроется окно, изображенное на рис. 5.22.

Рис. 5.22. Выбор типа документа

В данном окне нужно указать, какой документ вы хотите сформировать – приходный (Поступление на расчетный счет) или расходный (Списание с расчетного счета), и нажать кнопку ОК.

Внимание

Поскольку порядок работы с приходными и расходными документами по учету движения безналичных денежных средств во многом аналогичен, мы рассмотрим приемы и методы работы на примере приходного документа.

Окно ввода и редактирования документа, подтверждающего факт поступления денег на счет, показано на рис. 5.23.

Рис. 5.23. Оформление документа на поступление безналичных денег

Содержимое данного окна может зависеть от вида операции, выбираемого из раскрывающегося списка в поле Вид операции. На рис. 5.23 оно показано для вида операции Оплата от покупателя.

Поля Номер, от и Вх. дата заполняются программой автоматически. В поля от и Вх. дата подставляется текущая дата, которую вы можете изменить по своему усмотрению (обычно в поле Вх. дата указывается дата, которую указал в документе плательщик, а значение поля от является датой фактического зачисления денег на счет организации и, соответственно, проведения документа).

В поле Счет учета из раскрывающегося списка нужно выбрать счет, на котором ведется учет безналичных денежных средств на данном банковском счете предприятия (этот банковский счет указывается в поле Банковский счет). В большинстве случаев это счет 51 «Расчетные счета».

Параметр Вх. номер предназначен для ввода входящего номера платежного поручения, который был присвоен ему организациейплательщиком.

В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается наименование организации, которая является получателем денежных средств по данному документу. По умолчанию здесь предлагается название организации, которая в справочнике организаций была указана как основная.

В поле Плательщик указывается наименование контрагента, от которого по данному документу поступили денежные средства (иначе говоря, здесь указывается плательщик по документу). Чтобы заполнить данное поле, нужно нажать кнопку выбора – в результате на экране отобразится окно справочника контрагентов. В данном окне следует выделить щелчком мыши нужного контрагента и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.

В полях Банковский счет и Счет плательщика указывается соответственно название банковского счета получателя и плательщика денежных средств по документу. Требуемое значение выбирается в окне справочника банковских счетов, открываемом с помощью кнопки выбора. Учтите, что в окне справочника для выбора будут доступны только те счета, которые ранее были введены в справочник банковских счетов именно для этой организации. Иначе говоря, в поле Банковский счет выбор производится из счетов, введенных ранее для организации, указанной в поле Организация, а в поле Счет плательщика – из счетов, введенных ранее для контрагента, указанного в поле Плательщик.

В поле Сумма с клавиатуры или с помощью калькулятора, открываемого нажатием кнопки выбора, следует ввести сумму по данному документу.

В поле Договор нужно указать договор, в рамках которого выполнен данный платеж. Выбор договора осуществляется из соответствующего справочника, вызываемого нажатием кнопки выбора. В этом справочнике отобразится перечень договоров только для плательщика по данному документу (который указан в поле Плательщик).

Если расчеты по выбранному договору ведутся не по договору в целом, а по расчетным документам (для этого в поле Погашение задолженности должно быть выбрано значение По документу), то становится доступным для редактирования поле Документ расчетов. В этом поле нужно указать документ расчетов по данному договору. При нажатии кнопки выбора отобразится окно с перечнем расчетных документов, в котором нужно выделить щелчком мыши требуемый документ и нажать кнопку Выбрать. Если к данному договору еще нет расчетных документов, вы можете ввести новый документ, нажав кнопку Новый документ расчетов (ручной учет).

Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС. После выбора ставки программа автоматически рассчитает сумму налога, которая появится в поле НДС.

В поле Погашение задолженности, кроме упомянутого варианта По документу, можно выбрать также значение Автоматически и Не погашать.

В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать).

В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части: оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.

В поле Статья движения ден. средств указывается название статьи движения денежных средств. Перечень этих статей формируется в соответствующем справочнике, данный механизм используется для автоматического заполнения формы отчетности № 4 «Отчет о движении денежных средств».

Внимание

Учет в разрезе статей движения денежных средств доступен только в том случае, если в настройках параметров учета (см. рис. 5.7) в разделе Банк и касса установлен флажок По статьям движения денежных средств.

В поле Назначение платежа с клавиатуры вводится назначение платежа по данному документу (например, За товар по ТТН № 25 от 10.01.2015 г.).

В нижней части окна в поле Ответственный указывается пользователь программы, ответственный за оформление и проведение данного документа. По умолчанию здесь отображается имя пользователя, создавшего документ, однако при необходимости это значение можно изменить. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши пользователя, который назначается ответственным за данный документ, и нажать кнопку Выбрать.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. Это могут быть пояснения по платежу, дополнительные сведения об оплаченных товарах (услугах) и т. п.

Нередко бывают ситуации, когда одним платежным документом перечисляются деньги не по одному, а сразу по нескольким договорам. В подобных ситуациях нужно сформировать список договоров, по которым осуществляется платеж.

Для этого используйте кнопку Добавить – при этом в списке появится новая позиция. Для каждой позиции списка указываются те же параметры, которые мы уже рассмотрели ранее.

В зависимости от выбранного вида операции содержимое окна ввода и редактирования документа изменяется, в частности – вместо одних параметров появляются другие. Но в целом принцип работы остается неизменным, и в любом случае порядок действий интуитивно понятен.

Завершается процесс ввода документа нажатием кнопки Провести и закрыть или Записать. В первом случае документ будет проведен по учету с формированием проводок, во втором – просто сохранен без проведения.

Выписка и печать накладных

Приходные операции по поступлению товарноматериальных ценностей (ТМЦ), работ или услуг оформляются с помощью документа Поступление товаров и услуг.

Реализация на сторону товарноматериальных ценностей или работ (услуг) оформляется документом Реализация товаров и услуг. Порядок работы с этими документами во многом аналогичен, поэтому мы рассмотрим его на примере документа Поступление товаров и услуг.

В разделе Покупки и продажи выполните команду Еще → Поступление товаров и услуг. На экране откроется окно списка, изображенное на рис. 5.24.

Рис. 5.24. Документы на поступление ТМЦ и получение работ (услуг)

Список формируется автоматически по мере ввода и сохранения документов. Для каждого документа в соответствующих колонках показывается следующая информация: признак проведенного/непроведенного документа (слева от даты), дата и номер документа, вид операции по документу, сумма и валюта документа, название организации и контрагента по документу и иные сведения.

С помощью команды Еще → Провести осуществляется проведение текущего документа (это можно делать как в окне списка, так и в окне редактирования). Команда Еще → Отмена проведения предназначена для быстрой отмены проведения текущего документа.

После выполнения каждой из этих команд соответствующим образом изменяется признак проведенного/непроведенного документа, содержащийся в крайней левой колонке списка.

Для формирования нового документа нужно выполнить команду Еще → Создать либо нажать кнопку Создать, для редактирования текущего – выполнить команду Еще → Изменить либо нажать клавишу F2.

При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.25.

Рис. 5.25. Оформление приходной накладной

В первую очередь нужно заполнить поле Вид операции. Для оформления обычной приходной операции следует выбрать значение Покупка, комиссия. Поступление объектов основных средств отражается видом операции Оборудование. Также возможен выбор значений В переработку (при поступлении ценностей в переработку) и Объекты строительства (для оприходования объектов строительства).

В зависимости от выбранного вида операции изменяется набор параметров в окне ввода документа. На рис. 5.25 показан вариант для вида операции Покупка, комиссия.

Значения полей Номер и от, в которых указывается порядковый номер документа в конфигурации и дата его формирования, заполняются программой автоматически – так же, как это происходит в окнах редактирования других документов.

Получатель товарноматериальных ценностей по данному документу указывается в поле Организация, значение которого выбирается из раскрывающегося списка. Как правило, здесь вводится название собственной организации. Что касается поставщика ценностей, то он указывается в поле Контрагент. В поле Договор нужно ввести название договора, в рамках которого осуществляется поставка по текущему документу (значение выбирается в окне справочника договоров, который вызывается нажатием клавиши F4).

Если документом оформляется поступление товарноматериальных ценностей (а не товаров, работ или услуг), то они должны быть кудато оприходованы, и название этого склада (места хранения) выбирается из соответствующего справочника в поле Склад.

В табличной части окна на вкладке Товары формируется перечень поступаемых на предприятие товарноматериальных ценностей, а на вкладке Услуги – список выполненных работ (оказанных услуг). Кроме этого, в окне имеются также вкладки Счета расчетов, Дополнительно и Счетфактура. Если в настройках программы включен режим учета возвратной тары, то в данном окне будет присутствовать также вкладка Возвратная тара.

Итак, вначале рассмотрим, как заполняется спецификация документа на вкладке Товары (см. рис. 5.25), которая открывается в окне по умолчанию.

После добавления позиции в список нужно в поле Номенклатура нажать кнопку выбора, в результате чего на экране появится окно справочника номенклатуры. Здесь и выбрать позицию для включения в спецификацию. Выбрать позицию можно будет лишь после того, как она внесена в справочник, причем это сделать можно как предварительно, так и вызвав справочник в поле Номенклатура (порядок добавления позиций в справочник от этого не меняется).

Количество проступившей позиции в установленных для нее единицах измерения, а также ее цена указываются в полях соответственно Количество и Цена. Сразу после заполнения этих параметров программа автоматически рассчитает сумму по позиции.

В поле Ставка НДС отображается ставка НДС, по которой облагается налогом данная позиция. Этот параметр указывается для каждой номенклатурной позиции при ее добавлении в справочник номенклатуры. Но если нужно, вы можете перевыбрать ставку налога из раскрывающегося списка. Что касается суммы налога, то она рассчитывается программой автоматически на основании значений полей Сумма с НДС и Ставка НДС и отображается в поле Сумма НДС.

В поле Счет учета нужно указать счет для учета поступивших ценностей (например, для товаров это счет 41.01).

В зависимости от настроек программы могут предлагаться и другие параметры (например, сведения о комитенте). Порядок работы с ними прост и интуитивно понятен.

Для удаления товара из спецификации документа установите на него курсор и нажмите клавишу Delete. Но учтите, что программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции, а сразу удаляет позицию из списка.

По мере добавления, редактирования и удаления номенклатурных позиций итоговая сумма по документу будет автоматически пересчитываться.

Что касается вкладки Услуги, то в целом порядок действий здесь будет таким же, как и на вкладке Товары. Здесь в спецификацию документа включаются услуги, которые не оказывают влияния на себестоимость поступивших товарноматериальных ценностей, но влияют на общую сумму по документу. Если же требуется отразить только получение работ или услуг, то спецификация документа формируется исключительно на вкладке Услуги. Что касается услуг, которые оказывают влияние на себестоимость поступивших товарноматериальных ценностей, то их получение отражается документом Поступление доп. расходов. Для перехода к работе с этими документами в разделе Покупки и продажи предназначена команда Еще → Поступление доп. расходов.

Вкладка Счета расчетов включает в себя два параметра: Счет учета расчетов с контрагентами и Счет учета расчетов по авансам. Первый из них является обязательным для заполнения, в этом поле нужно указать счет, на котором в конфигурации ведутся расчеты с данным поставщиком (по умолчанию это счет 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»). Что касается параметра Счет учета расчетов по авансам, то он используется только в случае применения в расчетах авансов (по умолчанию предлагается счет 60.02 «Расчеты по авансам выданным»).

Параметры, расположенные на вкладке Дополнительно (рис. 5.26), не являются обязательными для редактирования.

Рис. 5.26. Вкладка Дополнительно

Поля Вх. номер и Вх. дата предназначены для ввода входящего номера и даты документа. Это реквизиты, которые были присвоены документу в процессе его выписки поставщиком (ведь нумерация документов у разных предприятий различается, а дата выписки документа может отличаться от даты поступления товарноматериальных ценностей получателю). В полях Грузоотправитель и Грузополучатель можно ввести соответственно грузоотправителя и грузополучателя по данному документу (грузоотправитель и грузополучатель – это далеко не всегда поставщик и получатель ценностей по документу).

На вкладке Счетфактура содержится флажок Предъявлен счетфактура поставщика, который устанавливается в случае предъявления счетафактуры. При установленном данном флажке открываются поля Номер входящего счетафактуры и Дата входящего счетафактуры, в которых указываются соответствующие реквизиты документа, а также флажок Отразить вычет НДС в книге покупок.

Что касается параметра Счетфактура, который находится под всеми вкладками внизу окна, то здесь содержится либо ссылка Ввести счетфактуру, либо ссылка с основными реквизитами уже зарегистрированного счетафактуры. Чтобы зарегистрировать счетфактуру по документу, предварительно необходимо сохранить документ с помощью кнопки Записать, после чего щелкнуть на ссылке Ввести счетфактуру. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 5.27.

Рис. 5.27. Формирование счетафактуры

В этом окне основная часть реквизитов будет автоматически заполнена на основании соответствующих параметров приходного документа – он указан в поле Документоснование для выписки счетафактуры, см. рис. 5.27. Вы можете ввести один счетфактуру сразу по двум или более приходным документам – для этого с помощью кнопки Добавить сформируйте список.

Возможности программы предусматривают вывод приходного документа на печать в разных формах. Выбор формы делается в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать (рис. 5.28).

Рис. 5.28. Список печатных форм документа

На рис. 5.29 показан фрагмент документа по форме Товарная накладная (ТОРГ12) за поставщика.

Рис. 5.29. Товарная накладная по форме ТОРГ12

Чтобы отправить документ на принтер, нажмите кнопку Печать или комбинацию клавиш Ctrl+P. Предварительно в поле Копий можно указать количество экземпляров.

Инвентаризация товарноматериальных ценностей

Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия ТМЦ и прочего имущества субъекта хозяйствования в натуральном выражении (литры, штуки, комплекты, граммы и т. д.) данным бухгалтерского учета. Инвентаризация проводится с целью обеспечения достоверности учетных данных, а также сохранности товарноматериальных ценностей и иного имущества предприятия. Инвентаризации проводятся в случаях, установленных действующим законодательством, а также по мере необходимости, в обязательном присутствии материальноответственных лиц.

В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» оформление результатов инвентаризации осуществляется с помощью документа Инвентаризация товаров на складе. Для перехода в режим работы с данными документами откройте раздел Номенклатура и склад, и в панели навигации щелкните на ссылке Инвентаризация товаров на складе. В результате отобразится интерфейс списка документов, который показан на рис. 5.30.

Рис. 5.30. Список документов инвентаризации

Здесь содержится перечень сохраненных ранее документов о проведении инвентаризации. Для каждого из них представлены следующие сведения: дата формирования, порядковый номер в конфигурации, название проверяемого склада, наименование организации, имя ответственного пользователя и произвольный комментарий (две последние колонки могут быть пустыми).

Примечание

Характерной особенностью документа Инвентаризация товаров на складе является то, что он по учету не проводится, следовательно, он не влечет за собой никаких изменений в бухгалтерском учете. Чтобы отразить результаты инвентаризации в учете, нужно на основании документа Инвентаризация товаров на складе сформировать документы Оприходование товаров и Списание товаров. Для решения этой задачи используйте соответствующие команды подменю Создать на основании (также переход в режим работы с этими документами производится с помощью соответствующих команд раздела Номенклатура и склад). Отметим, что в документ Оприходование товаров попадут лишь те ценности, по которым в документе Инвентаризация товаров на складе был выявлен излишек. Аналогично в документ Списание товаров попадают лишь те позиции, по которым была выявлена недостача. И уже после проведения документов Оприходование товаров и Списание товаров результаты инвентаризации будут отражены в бухгалтерском учете.

Чтобы оформить результаты инвентаризации, нажмите кнопку Создать или клавишу Insert. Чтобы изменить сохраненный ранее документ, дважды щелкните на нем мышью. Окно ввода и редактирования документа Инвентаризация товаров на складе показано на рис. 5.31.

Рис. 5.31. Оформление результатов инвентаризации

Кроме стандартных параметров Номер, от и Организация, которые заполняются так же, как и в других документах конфигурации, нужно ввести название склада, где осуществлялась инвентаризация ценностей. Для этого предназначено поле Склад: значение поля выбирается в окне справочника складов, которое вызывается с помощью клавиши F4 или кнопки выбора. В поле Ответственное лицо аналогичным образом выбирается материальноответственное лицо, которое отвечает за сохранность ценностей и правильность их хранения на данном складе.

В нижней части окна находятся параметры Ответственный и Комментарий, которые в данном случае не являются обязательными для заполнения.

Центральная часть окна состоит из двух вкладок – Товары и Дополнительно. Рассмотрим порядок действий на каждой из них.

На вкладке Товары формируется список товарноматериальных ценностей, наличие которых проверялось в ходе проведения инвентаризации. Вы можете составить этот список как вручную, так и автоматически.

В первом случае для добавления позиции в список нажмите клавишу Insert либо кнопку Добавить. Ее порядковый номер будет сформирован автоматически, а выбор ценности производится в столбце Номенклатура из соответствующего справочника, который вызывается с помощью кнопки выбора.

После этого в соответствующих колонках с клавиатуры введите счет бухгалтерского учета выбранной позиции, фактическое и учетное ее количество, а также цену (отметим, что цена может быть проставлена и автоматически). После ввода фактического и учетного количества ценности программа рассчитает излишек или недостачу и покажет ее в колонке Отклонение (недостача будет показана со знаком «минус»). В столбцах Сумма и Учет. сумма отобразится фактическая сумма по текущей позиции и ее сумма по данным бухгалтерского учета.

Для автоматического заполнения табличной части документа следует выполнить команду Заполнить по остаткам на складе, которая открывается при нажатии на кнопку Заполнить. В результате выполнения данной команды табличная часть будет заполнена номенклатурными позициями, которые числятся на выбранном в поле Склад складе, с указанием их количества (по умолчанию учетное и фактическое количество будут одинаковы), цены и суммы (учетной и фактической). После этого следует лишь откорректировать фактическое наличие товарноматериальных ценностей (колонка Количество) – в результате будет автоматически рассчитан излишек либо недостача (колонка Отклонение), а также изменится фактическая стоимость номенклатурной позиции (колонка Сумма).

Для удаления позиций из спецификации документа используйте команду контекстного меню Удалить. При этом будьте внимательны, так как программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу убирает позицию из списка.

На вкладке Дополнительно вводится ряд дополнительных сведений, касающихся проведения инвентаризации. Содержимое данной вкладки показано на рис. 5.32.

Рис. 5.32. Вкладка Дополнительно

На данной вкладке вводятся сведения, которые известны еще до начала проведения инвентаризации. В поле Документ из раскрывающегося списка выбирается тип распорядительного документа, в соответствии с которым проводится инвентаризация. Возможные варианты – Приказ, Постановление или Распоряжение. В расположенных ниже полях Номер и от указывается номер этого документа и дата его вступления в силу. Сроки проведения инвентаризации вводятся в расположенных справа полях Дата начала и Дата окончания.

В поле Причина с клавиатуры вводится причина проведения инвентаризации. Примеры значений данного поля – Плановая в соответствии с действующим законодательством, Обнаружение недостачи, Смена материальноответственных лиц и др.

В таблице Инвентаризационная комиссия формируется список членов инвентаризационной комиссии. Для добавления в список новой позиции нажмите Добавить или Insert. Затем в поле Члены комиссии нажмите кнопку выбора – в результате откроется список физических лиц, в котором нужно выбрать члена комиссии. Один из членов комиссии должен являться ее председателем – этого сотрудника нужно отметить соответствующим флажком в колонке Председатель.

С помощью команд, открываемых при нажатии на кнопку Печать, можно получить следующие формы документов:

• приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ22);

• инвентаризация товаров на складе;

• инвентаризационная опись (форма ИНВ3);

• сличительная ведомость (форма ИНВ19).

На рис. 5.33 показана инвентаризационная опись по форме ИНВ3.

Рис. 5.33. Инвентаризационная опись по форме ИНВ3

Чтобы отправить документ на принтер, нажмите кнопку Печать, расположенную в левом верхнем углу данного окна. Чтобы распечатать документ в нескольких экземплярах, укажите их количество в поле Копий, расположенном справа от кнопки Печать.

Ведение книги покупок

В соответствии с действующим законодательством, на каждом предприятии должна вестись книга покупок. В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» это можно делать как в ручном, так и в автоматическом режимах. В любом случае, перед тем как приступить непосредственно к формированию книги покупок, нужно сформировать несколько документов, записи из которых будут в нее включены: Начисление НДС по СМР (хозспособ), Распределение НДС косвенных расходов, Восстановление НДС, Отражение НДС к вычету, Формирование записей книги покупок и др.

Например, документ Восстановление НДС предназначен для автоматизированного определения ситуаций, когда суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщикам по приобретенным ценностям, уже приняты к вычету в обычном порядке, но сами ценности при этом были использованы для осуществления операций, по которым предполагается применение ставки НДС 0 % или не облагаемых НДС. В таких ситуациях в соответствии с действующим налоговым законодательством вычет не применяется. Также подлежат восстановлению суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям, переданным на строительство. В соответствии с действующим налоговым законодательством вычет может применяться с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект строительства был введен в эксплуатацию. Другими словами, ранее принятые к вычету суммы налога по таким ценностям должны быть восстановлены. После того как документ проведен, в книге покупок будут созданы сторнирующие записи, а в бухгалтерском учете сформируются проводки на сумму восстановленного к уплате в бюджет НДС по дебету счета 19.03 «НДС по приобретенным ценностям» и кредиту счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость».

Примечание

Конкретный перечень видов документов, которые нужно подготовить перед формированием книги покупок, зависит от вида деятельности предприятия, специфики учета НДС и прочих факторов.

А документ Отражение НДС к вычету используется для уточнения и корректировки данных учета НДС, полученных в результате проведения первичных документов, для отражения вычетов при использовании упрощенного метода учета НДС, а также в ситуациях, когда учет поступлений ведется вручную. Кстати, чтобы после проведения документа сформировались соответствующие записи в книге покупок, необходимо в окне его ввода/редактирования установить флажок Использовать как запись книги покупок.

Очевидно, что необходимость создания этих документов имеется не всегда. А вот документ Формирование записей книги покупок необходим в любом случае.

Автоматический режим подразумевает использование встроенного Помощника по учету НДС, который вызывается в разделе Учет, налоги, отчетность с помощью команды главного меню Еще → Помощник по учету НДС.

Его можно использовать как при формировании книги покупок, так и при формировании книги продаж. Порядок работы в данном режиме прост и понятен – все выполняется поэтапно. Если какойто шаг не нужен (или его целесообразнее сформировать вручную), то при щелчке на нем мышью программа выдаст соответствующее сообщение.

Текущий шаг обозначен стрелкой, и каждая операция может принимать одно из перечисленных ниже состояний.

• Операция, ожидающая выполнения – в текущем периоде не создан соответствующий документ, требуемый для закрытия периода по НДС.

• Операция выполнена, актуальна – требуемый документ создан и корректно заполнен.

• Операция выполнена, но не актуальна – требуемый документ создан, но, возможно, требуется его перезаполнение и проведение.

Примечание

При использовании Помощника необходимо строго соблюдать очередность, поскольку результаты проведения одного документа влияют на заполнение других документов. При проведении, отмене проведения или редактировании документов проверяется факт выполнения соответствующих подчиненных операций. Если за соответствующий период обнаружены подчиненные операции, для них снимается признак актуальности. Это будет отражено соответствующим цветовым оформлением в окне Помощника. Для актуализации операций необходимо перезаполнить и провести соответствующие документы.

Но использование Помощника не всегда возможно или целесообразно, и в этом случае все необходимые для формирования книги покупок документы необходимо создать вручную. Поскольку порядок работы с документами, используемыми при формировании книги покупок, во многом аналогичен, мы не будем приводить описание каждого из них, а рассмотрим его на примере документа Формирование записей книги покупок.

Документ Формирование записей книги покупок используется для регистрации причитающихся к вычету сумм налога на добавленную стоимость. С помощью данного документа регистрируются такие события, как предъявление суммы НДС поставщиком, наличие счетафактуры от поставщика, факт оплаты, отсутствие факта принятия суммы НДС к вычету ранее и отсутствие включения НДС в стоимость. Также при формировании документа учитывается, не применяется ли нулевая ставка НДС.

Для перехода в режим работы с данным документом в разделе Учет, налоги, отчетность предназначена команда Еще → Формирование записей книги покупок. При ее выполнении открывается окно, изображенное на рис. 5.34.

Рис. 5.34. Перечень документов

В этом списке содержатся введенные и сохраненные ранее документы. По каждому из них отображается признак проведения документа, его дата и порядковый номер в конфигурации, название организации, признак вычета по ставке 0 % (если такой вычет имеется, то отобразится флажок), имя ответственного за составление документа пользователя, а также произвольный комментарий.

Чтобы ввести документ, нажмите кнопку Создать. Чтобы просмотреть или отредактировать сохраненный ранее документ, выделите его курсором и выполните команду Еще → Изменить. Ввод и редактирование документов производится в окне, которое показано на рис. 5.35.

Рис. 5.35. Формирование записей книги покупок

В верхней части окна расположены поля Номер, от и Организация. Значения формируются программой автоматически, но при необходимости вы можете их отредактировать.

Если по данному документу к вычету предъявляется НДС по ставке 0 %, то нужно установить флажок Предъявлен к вычету НДС 0 %.

В середине интерфейса содержатся вкладки Вычет НДС по приобретенным ценностям, Вычет НДС с полученных авансов, Вычет НДС по уменьшению стоимости реализации и Вычет НДС по налоговому агенту.

Табличную часть документа можно заполнять как в автоматическом, так и в ручном режиме (это касается всех вкладок). Для ручного заполнения следует в панели инструментов соответствующей вкладки нажать кнопку Добавить, после чего заполнить реквизиты для появившейся в списке позиции.

Чтобы сформировать список позиций автоматически, нажмите кнопку Заполнить и в появившемся меню выполните команду Заполнить (для всех вкладок, кроме Вычет НДС с полученных авансов) или Заполнить по авансам полученным (для вкладки Вычет НДС с полученных авансов). В результате список позиций будет сформирован на основании имеющихся в программе данных (первичные документы, сформированные счетафактуры и др.).

После проведения документа в книгу покупок автоматически добавятся соответствующие записи. Помимо этого, в конфигурации будут созданы соответствующие бухгалтерские проводки, а также записи в регистрах учета НДС.

Для формирования книги покупок выполните в разделе Учет, налоги, отчетность команду Отчеты по НДС → Книга покупок или Отчеты по НДС → Книга покупок по Постановлению № 1137. Для формирования книги покупок за периоды до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137 используйте команду Книга покупок, а после вступления в силу данного Постановления – команду Книга покупок по Постановлению № 1137.

В открывшемся окне (рис. 5.36) укажите параметры формирования отчета (период, организацию, при необходимости – дополнительные настройки).

Рис. 5.36. Настройка книги покупок

В программе реализована возможность формирования, наряду с основным разделом, и дополнительных листов книги покупок. Дополнительные листы формируются в виде отдельных бланков по каждому налоговому периоду, и распечатываться они также должны отдельно. Чтобы включить режим формирования дополнительных листов, нужно в расположенном справа блоке настроек (см. рис. 8.30) установить флажок Формировать дополнительные листы. При установленном данном флажке становится доступным для редактирования расположенное ниже поле, в котором из раскрывающегося списка нужно выбрать период (возможные варианты – за корректирующий период или за текущий период).

Для формирования отчета нажмите кнопку Сформировать. Пример готового отчета показан на рис. 5.37.

Рис. 5.37. Книга покупок

Для отправки книги покупок на принтер нажмите кнопку Печать или комбинацию клавиш Ctrl+P.

Ведение книги продаж

Как и в случае с книгой покупок, предварительно необходимо выполнить несколько операций и создать ряд документов, на основании которых будут формироваться записи в книге продаж (без этого формирование книги продаж невозможно).

Необходимо зарегистрировать счетафактуры (на аванс, налогового агента и на суммовые разницы), а также сформировать документы Подтверждение нулевой ставки НДС, Восстановление НДС по объектам недвижимости, Формирование записей книги продаж и Отражение начисления НДС. Однако не всегда нужно формировать все из них – это зависит от вида деятельности предприятия, специфики учета НДС и прочих факторов.

Например, документ Отражение начисления НДС используется для уточнения и корректировки данных учета НДС, полученных в результате проведения первичных документов, для отражения начисления при использовании упрощенного метода учета НДС, а также в ситуациях, когда учет реализации ведется вручную. Окно ввода и редактирования этого документа является стандартным, и если вы внимательно изучили предыдущие разделы этой главы, работа в нем у вас не вызовет затруднений. Поэтому здесь на нем мы останавливаться не будем, а лишь отметим: для того, чтобы после проведения документа сформировались соответствующие записи в книге продаж, необходимо в окне его ввода/редактирования установить флажок Использовать как запись книги продаж. Кроме этого, в данном окне на вкладке Документы оплаты можно ввести информацию по оплате счетафактуры.

Что касается документа Формирование записей книги продаж, то он предназначен для регистрации сумм НДС, причитающихся к начислению. Этот документ фиксирует такие события, как начисление суммы НДС при реализации ценностей, начисление сумм НДС по авансам, начисление сумм НДС по договорам налогового агента и др. Кроме этого, при формировании документа учитывается, не используется ли ставка НДС 0 %. Этот документ необходим в любом случае.

Формировать книгу продаж можно как в ручном, так и в автоматическом режиме. Автоматический режим подразумевает использование встроенного Помощника по учету НДС, который вызывается в разделе Учет, налоги, отчетность с помощью команды главного меню Еще → Помощник по учету НДС. Порядок работы в данном режиме несложен, каждый этап сопровождается подсказками.

Если же использование Помощника невозможно или нецелесообразно, то все необходимые для формирования книги покупок документы необходимо создать вручную. Поскольку порядок работы с документами, используемыми при формировании книги продаж, во многом аналогичен, мы не будем приводить описание каждого из них, а рассмотрим его на примере документа Формирование записей книги продаж.

Для перехода в режим работы с данным документом нужно в разделе Учет, налоги, отчетность выполнить команду Еще → Формирование записей книги продаж. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 5.38.

Рис. 5.38. Перечень документов

В данном окне отображается перечень сформированных ранее документов. Для каждой позиции списка показывается признак проведения, дата и номер, признак НДС по реализации по ставке 0 % (если в документе используется данная ставка, то в колонке По реализации 0 % для него отобразится соответствующий флажок), наименование организации, имя ответственного за составление документа пользователя, а также произвольный комментарий.

Чтобы сформировать новый документ, нажмите кнопку Создать. Для перехода в режим редактирования созданного ранее документа дважды щелкните на нем мышью или используйте команду Еще → Изменить. Окно работы с документом является стандартным и содержит вкладки:

• По реализации – на основании содержащейся здесь информации в книге продаж регистрируются суммы НДС по реализации ценностей;

• С авансов – вкладка предназначена для регистрации в книге продаж сумм НДС по полученным от покупателей авансам;

• Начислен к уплате – данная вкладка предназначена для регистрации в книге продаж сумм налога, причитающихся к уплате в бюджет по договорам налогового агента и по строительномонтажным работам, выполненным хозяйственным способом;

• Восстановление по авансам – здесь заполняются данные по НДС, ранее принятому к вычету при передаче аванса поставщику. При этом проверяется, что сумма НДС с аванса зачтена при поступлении ценностей. При проведении документа отражается восстановление НДС в бухгалтерском учете.

• Восстановление по другим операциям – здесь заполняются данные по НДС, подлежащему восстановлению по реализации ценностей по деятельности, не облагаемой НДС. Сумма НДС подлежит восстановлению в случае, если до использования в деятельности, не облагаемой НДС, сумма НДС была принята к вычету.

• Не отражается в книге – здесь фиксируются операции, которые не требуют регистрации в книге продаж.

Заполнять документ можно как вручную, так и автоматически (это относится ко всем вкладкам). В первом случае нужно нажать кнопку Добавить, после чего заполнить соответствующие реквизиты для появившейся в списке позиции.

Для автоматического заполнения табличной части документа нажмите кнопку Заполнить и в открывшемся меню выполните команду Заполнить. В результате табличная часть будет заполнена на основании имеющихся в программе данных (первичные документы, сформированные счетафактуры и др.).

После проведения документа соответствующие записи будут внесены в книгу продаж. Кроме этого, на основании содержимого всех вкладок будут сформированы соответствующие записи в регистрах учета НДС.

Чтобы сформировать книгу продаж, нужно в разделе Учет, налоги, отчетность выполнить команду Отчеты по НДС → Книга продаж или Отчеты по НДС → Книга продаж по Постановлению № 1137. Для формирования книги продаж за периоды до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137 используйте команду Книга продаж, а после вступления в силу данного Постановления – команду Книга продаж по Постановлению № 1137.

В открывшемся окне (рис. 5.39) укажите параметры формирования отчета (период, организацию, при необходимости – дополнительные настройки).

Рис. 5.39. Формирование книги продаж

В программе реализована возможность формирования, наряду с основным разделом, и дополнительных листов книги продаж. Дополнительные листы формируются в виде отдельных бланков по каждому налоговому периоду, и распечатываться они также должны отдельно. Чтобы включить режим формирования дополнительных листов, нужно в расположенном справа блоке настроек (см. рис. 5.39) установить флажок Формировать дополнительные листы. При установленном данном флажке становится доступным для редактирования расположенное ниже поле, в котором из раскрывающегося списка нужно выбрать период (возможные варианты – за корректирующий период или за текущий период).

Для формирования отчета нажмите кнопку Сформировать. Пример готового отчета показан на рис. 5.40.

Рис. 5.40. Книга продаж

Для отправки книги продаж на принтер нажмите кнопку Печать или комбинацию клавиш Ctrl+P.

Регламентированные и прочие отчеты

В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» процесс настройки и формирования многих отчетов строится по одним и тем же правилам. Поэтому мы не будем детально рассматривать каждый имеющийся в конфигурации отчет, а продемонстрируем основные приемы и методы работы на примере наиболее востребованных пользователями отчетных форм.

Главная книга предприятия

Отчет «Главная книга» доступен из любого раздела (за исключением Администрирование) с помощью команды Стандартные отчеты → Главная книга. При ее активизации на экране откроется окно, в котором нужно будет указать отчетный период и название организации. После нажатия кнопки Сформировать отчет на экране отобразится сформированный документ (рис. 5.41).

С помощью кнопки Показать настройки можно перейти в режим тонкой настройки отчета. Например, вы можете настроить отображение развернутого сальдо по выбранным счетам, разбить Главную книгу на листы и др.

По каждому счету Главной книги можно посмотреть расшифровку – для этого нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей строке Итого.

Рис. 5.41. Главная книга

Бухгалтерский баланс и прочие регламентированные отчеты

В программе предусмотрены механизмы для настройки, формирования и печати всех форм регламентированной отчетности в соответствии с действующим законодательством (Бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах, Отчет о движении денежных средств и др.).

Порядок настройки и формирования всех форм регламентированной отчетности выглядит примерно одинаково. Поэтому мы не будем подробно рассматривать каждый отчет, а продемонстрируем приемы и методы работы на примере бухгалтерского баланса.

Для перехода в режим работы с регламентированными отчетами нужно в разделе Учет, налоги, отчетность выполнить команду Еще → Регламентированные отчеты. В любом случае на экране откроется окно, которое показано на рис. 5.42.

В левой части данного окна представлен перечень всех типов отчетов, которые можно сформировать в конфигурации. При этом отчетные формы разделены по соответствующим группам: Бухгалтерская отчетность, Налоговая отчетность, Статистика, Отчетность в фонды, Справки и т. д.

Рис. 5.42. Режим работы с регламентированной отчетностью

В правой части окна показан список сформированных ранее отчетов. Если вы только начинаете работать с программой и до настоящего момента еще не получали отчеты, то данный список будет пустым. Вы можете оставить в этом списке только отчеты определенного типа – для этого нужно выбрать эти формы в левой части окна с помощью соответствующих флажков.

Например, если вы хотите оставить в списке только бухгалтерские отчеты – снимите в левой части окна все флажки, кроме Бухгалтерская отчетность.

В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, с отчетностью которой вы намерены работать. С помощью расположенных здесь же параметров можно установить фильтр по периоду времени на отображаемые в списке отчеты (например, выбрать только отчетность первого квартала прошлого года и т. п.).

В списке отчетов для каждой позиции отображаются перечисленные ниже сведения.

• Наименование отчета (Бухгалтерская отчетность с 2011 года, Расчет чистых активов и т. д.).

• Отчетный период, за который сформирован отчет.

• Название организации, от имени которой сформирован отчет.

• Код налоговой инспекции, в которую представляется отчет.

• Вид отчета (П – первичный, К – корректирующий, причем для корректирующих отчетов указывается номер корректировки, например – К1).

• Комментарий к отчету.

Чтобы сформировать баланс предприятия, нужно щелчком мыши выделить в левой части окна позицию Бухгалтерская отчетность (с 2011 года) и нажать кнопку Создать отчет или выполнить аналогичную команду контекстного меню. В результате откроется окно, изображенное на рис. 5.43.

Рис. 5.43. Предварительная настройка баланса

В данном окне нужно указать название организации, по которой формируется баланс, а также указать период его формирования. Для изменения периода используйте кнопки со стрелками, расположенные в области Период составления отчета. После нажатия кнопки Открыть на экране отобразится окно с бухгалтерским балансом и другими формами бухгалтерской отчетности (рис. 5.44).

В левой части окна отображается список бухгалтерских отчетов, в правой – выбранный в данный момент отчет. Для выбора отчета щелкните на нем мышью.

Если в данном окне открылась пустая форма баланса, нажмите кнопку Заполнить. Для быстрого удаления всех данных из баланса (например, чтобы сохранить и распечатать пустой бланк, в котором будут только реквизиты предприятия), используйте кнопку Очистить. При ее нажатии откроется меню, с помощью команд которого можно очистить весь отчет либо только текущую страницу. Вы можете уточнить некоторые параметры формирования баланса. Например, можно указать единицу измерения данных и их точность (то есть количество знаков после запятой) – для перехода в данный режим нажмите кнопку Настройка.

Рис. 5.44. Бухгалтерская отчетность

Из раскрывающегося списка в поле Вид документа можно выбрать вид отчета – Первичный или Корректирующий. Для корректирующих отчетов справа указывается номер корректировки.

После нажатия кнопки Сохранить отчетность будет сохранена и появится в списке документов (см. рис. 5.42).

Чтобы распечатать документ, нажмите кнопку Печать и в открывшемся меню выберите требуемый вариант – немедленная печать или с предварительным просмотром.

Оборотносальдовая ведомость

В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» можно настраивать и формировать два вида оборотносальдовой ведомости (далее – ОСВ): сводная ОСВ (по всем счетам) и ОСВ по конкретному счету. Формируются они по одинаковым правилам с той разницей, что в последнем случае требуется указать счет бухгалтерского учета. Рассмотрим порядок работы на примере сводной ОСВ.

Этот отчет содержит входящее и исходящее сальдо по счетам, а также обороты по каждому из них. Столбцы с входящим и исходящим сальдо, по сути, представляют собой бухгалтерский баланс предприятия (с некоторыми оговорками) соответственно на начало и конец отчетного периода.

Чтобы получить сводную ОСВ, нужно выполнить команду Стандартные отчеты → Оборотносальдовая ведомость. Пример готового отчета показан на рис. 5.45.

Рис. 5.45. Оборотносальдовая ведомость

В полях Период указывается интервал времени, данные которого должны попасть в отчет. В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, по которой формируется ведомость. Учтите, что после каждого изменения параметров настройки отчета для его переформирования нужно нажать кнопку Сформировать отчет, которая находится в инструментальной панели данного окна.

При необходимости можно выполнить более тонкую настройку параметров отчета. Для этого нужно нажать кнопку Показать настройки и в открывшемся окне указать требуемые параметры формирования отчета.

Получив сводную ОСВ, можно быстро сформировать по любому счету один из следующих отчетов: ОСВ по счету, Карточка счета, Анализ счета, Обороты счета по месяцам и Обороты счета по дням. Для этого дважды щелкните мышью на соответствующем счете, после чего в открывшемся меню укажите требуемый вид отчета.

Глава 6 Программа «Парус»

Одним из самых мощных, многофункциональных продуктов, предназначенных для автоматизации учетноуправленческих процессов на современном предприятии, является программа «Парус».

В настоящее время данная система представлена в трех версиях: «Парус – Предприятие 7», «Парус – Предприятие 8» и «Парус – Предприятие 10», каждая из которых ориентирована на свой круг пользователей.

Назначение и функциональные возможности

Система «Парус – Предприятие 8» предназначена в первую очередь для автоматизации учета и управления на крупных промышленных предприятиях, холдингах, финансовопромышленных группах и т. п. Это масштабный, разветвленный продукт, имеющий модульную структуру, причем все подсистемы взаимосвязаны с единой базой данных.

Система «Парус – Предприятие 10» реализована на трехуровневой архитектуре (Сервер приложений + Клиентское приложение + СУБД), что позволяет значительно расширить ее масштабируемость и производительность, а также повысить функциональную надежность и удобство в эксплуатации. Данный продукт адресован прежде всего крупным субъектам хозяйствования и способен работать с информационными базами очень больших объемов.

Программа «Парус – Предприятие 7», описание которой приводится в данной книге, ориентирована на малые и средние предприятия различной отраслевой принадлежности (торговля, услуги, элементарное производство, общепит, туризм, реклама, СМИ и др.). С ее помощью можно полностью автоматизировать бухгалтерский учет, основные торговые процессы, складские операции, а также работы по управлению персоналом, включая расчет и выплату заработной платы и иных причитающихся работникам сумм. Возможности системы предусматривают ее использование как на одном компьютере, так и на нескольких компьютерах, объединенных в локальную сеть.

Программа «Парус – Предприятие 7» реализована в архитектуре «файлсервер». Данная архитектура подразумевает хранение информации на сервере, а ее обработку – на рабочей станции; использование этой архитектуры позволяет снизить требования к аппаратным ресурсам и затраты на программное окружение по сравнению с архитектурой «клиентсервер», значительно упростить администрирование системы, производить интеграцию с иными программными продуктами.

В части автоматизации торговой деятельности предприятий и организаций возможности программы «Парус – Предприятие 7» предусматривают ведение многовалютного учета, оперативный учет наличия и движения товарноматериальных ценностей и финансов, ведение первичной документации, использование тарифов, ценообразование, работу с лицевыми счетами контрагентов, формирование журнала платежей, применение налоговых ставок.

Возможности системы по автоматизации складской деятельности позволяют обеспечивать учет товарноматериальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении, ведение журнала товарных запасов, настройку и ведение партионного учета, использование механизма резервирования товаров, формирование отчетности по складу, учет нормативных затрат и др.

Основные возможности программы «Парус – Предприятие 7» по автоматизации бухгалтерского учета можно сформулировать следующим образом:

• учет в НДЕ и валюте денежных средств, основных средств и нематериальных активов, товарноматериальных ценностей, а также расчетов с контрагентами, подотчетными лицами, бюджетом, разными дебиторами и кредиторами;

• ведение аналитического учета по счетам с использованием пяти уровней аналитики, а также вспомогательных признаков;

• обработка налоговых ставок и их значений;

• автоматический расчет амортизации, переоценка, списание и иные операции с основными средствами и нематериальными активами;

• учет счетовфактур;

• ведение книг покупок и продаж;

• ввод и редактирование первичных учетных документов;

• использование режима пакетной обработки первичной документации;

• настройка и формирование аналитических, регламентированных и иных отчетов в соответствии с действующим законодательством;

• настройка и формирование произвольных отчетных форм в зависимости от потребностей пользователя.

В состав системы «Парус – Предприятие 7» входят следующие модули: «Бухгалтерия», «Реализация и склад», «Комплекс», «Учет договоров», «Комплектование», «Заработная плата» и «Кадры». Каждый из них способен функционировать в качестве отдельного программного решения, но наиболее полный и всеобъемлющий учет достигается при эксплуатации «Парус Предприятие 7» в виде единого комплекса, работающего с общей информационной базой. Этот вариант «Парус Предприятие 7 Комплекс» и будет рассматриваться далее.

Первое знакомство: интерфейс и основные инструменты программы

Пользовательский интерфейс программы «Парус Предприятие 7» изображен на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Программа «Парус Предприятие 7»

На рисунке видно, что программа обладает стандартным интерфейсом Windows-приложения. В верхней его части находится главное меню, команды которого предназначены для выбора режимов работы и активизации соответствующих функций. Оно включает в себя пункты Файл, Правка, Документы, Учет, Отчеты, Функция, Словари, Окно и меню справочной информации.

Под главным меню расположена инструментальная панель, кнопки которой предназначены для быстрого доступа к наиболее востребованным режимам работы (создание, редактирование и печать документов, вызов калькулятора и др.). Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Центральную часть интерфейса занимает рабочая область, в которой отображается перечень выбранных для работы документов, хозяйственных операций, содержимое справочников, книг покупок и продаж и т. д.

Вдоль нижней границы окна находится строка состояния – информационный элемент, в котором отображаются сведения о текущем режиме работы (на рис. 6.1 в ней содержится запись Кассовые документы), а также прочая дополнительная информация.

Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню с перечнем команд, предназначенных для упрощенного доступа к актуальным в данный момент функциям и механизмам программы. Содержимое контекстного меню зависит от текущего режима работы.

Перед тем как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости, отредактировать параметры ее настройки, чтобы максимально адаптировать систему к специфике конкретного предприятия. О том, как это делать, будет рассказано в следующем разделе.

Настройка программы и подготовка ее к работе

Для перехода в режим настройки «Парус Предприятие 7» предназначены команды подменю Файл → Настройки.

С помощью команды Установка даты можно установить произвольную дату, которая будет по умолчанию подставляться в соответствующие поля при формировании документов и отчетов в текущем сеансе работы.

Внимание

Учтите, что после каждого запуска программы данная настройка обнуляется, и по умолчанию предлагается использовать текущую системную дату компьютера.

Вы можете сами выбрать пункты главного меню, которые будут отображаться в составе главного интерфейса программы. Для перехода в соответствующий режим выполните команду Файл → Настройки → Настройка меню – в результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 6.2.

Рис. 6.2. Настройка отображения пунктов главного меню

В данном окне путем установки соответствующих флажков нужно отметить пункты, которые планируется использовать в процессе эксплуатации программы, и нажать кнопку ОК. По умолчанию включено отображение всех пунктов главного меню.

К основным настройкам программы переходят с помощью команды Файл → Настройки → Настройка системы – при ее активизации открывается окно, которое представлено на рис. 6.3.

В левой части данного окна представлен перечень разделов настройки, а в правой отображается содержимое раздела, на котором установлен курсор. Последовательно проходя по всем разделам, следует просмотреть содержимое каждого из них и в случае надобности внести требуемые корректировки. Предложенные по умолчанию настройки являются оптимальными для большинства субъектов хозяйствования, но для максимальной адаптации программы к конкретным условиям эксплуатации их, возможно, придется подредактировать.

Рис. 6.3. Настройки программы

Для сохранения выполненных настроек нажмите в данном окне кнопку ОК. С помощью кнопки Отмена производится выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Ввод исходных данных

После того как выполнена настройка программы, можно приступать к вводу исходных данных. Они хранятся в специальных каталогах и справочниках, доступ к которым производится с помощью соответствующих команд меню Словари.

Программа поставляется с большим количеством разнообразных справочников, предназначенных для работы с конкретными типами данных. Поскольку работа с ними ведется по схожим алгоритмам, мы не будем рассматривать каждый из них, а изучим приемы и методы работы на примере нескольких наиболее характерных справочников.

Ввод сведений о собственной организации, контрагентах, банках и сотрудниках

Для хранения и редактирования информации о юридических и физических лицах (в том числе собственных сотрудниках) предназначен один общий справочник, доступ к которому осуществляется с помощью команды главного меню Словари → Контрагенты. В этом же справочнике содержатся сведения и о собственной организации (наименование, банковские счета и др.).

Окно справочника показано на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Справочник контрагентов

В левой части окна содержится перечень групп контрагентов, в правой – содержимое выбранной в данный момент группы (на рис. 6.4 это Поставщики). При заполнении справочника рекомендуется вначале сформировать структуру групп, после чего приступать к заполнению их соответствующими позициями.

Для добавления группы щелкните в левой части окна правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выполните команду Добавить. Появится новая позиция, название которой вводится с клавиатуры. Если вы хотите включить группу в состав другой группы, то перед созданием выберите в списке родительскую группу. Впоследствии вы можете менять иерархию и расположение групп по своему усмотрению – для этого используйте команду контекстного меню Переместить.

Группы удаляются с помощью команды контекстного меню Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Правая часть окна состоит из двух элементов – верхнего и нижнего. Вверху содержится перечень контрагентов выбранной группы, внизу – дополнительная информация о контрагенте, на котором установлен курсор.

Чтобы зарегистрировать нового контрагента, перейдите в правую часть окна и нажмите в инструментальной панели главного интерфейса (см. рис. 6.1) кнопку Добавить (она является первой слева, ее название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши) или выполните команду контекстного меню Добавить. В любом случае на экране откроется диалог для выбора типа контрагента (рис. 6.5).

Рис. 6.5. Тип контрагента

Для ввода сведений об организации установите переключатель в положение Юридическое лицо и нажмите кнопку ОК. В результате откроется окно, изображенное на рис. 6.6.

Рис. 6.6. Окно ввода и редактирования данных о контрагенте

В этом же окне производится и редактирование сведений о контрагенте. Для перехода в режим редактирования щелкните правой кнопкой мыши в списке контрагентов на требуемой позиции и выполните команду контекстного меню Исправить.

Как видно на рисунке 6.6, окно состоит из двух вкладок. На вкладке Реквизиты в поле Национальное наименование следует с клавиатуры ввести полное официальное название юридического лица в соответствии с его учредительными документами. В поле Наименование вводится краткое наименование компании, по которому ее можно будет идентифицировать в интерфейсах списка и выбора.

Поле Мнемокод является обязательным для заполнения. Его значением является краткое уникальное наименование контрагента, указываемое в списках и полях окон других разделов программы при ссылках на данную позицию справочника.

Внимание

Мнемокод может содержать не более 15 символов, причем среди них не должны присутствовать пробелы, одинарные и двойные кавычки, запятые, точки с запятой, квадратные и круглые скобки.

Все остальные параметры вкладки Реквизиты также заполняются путем ввода соответствующих значений с клавиатуры. Дополнительных пояснений это не требует, поскольку по названию полей понятно, какие сведения в них нужно вводить. Отметим лишь, что ввод БИК банка возможен только при установленном флажке Банк, а предприятиярезиденты следует отмечать с помощью флажка Резидент, который установлен по умолчанию.

Содержимое вкладки Дополнительно показано на рис. 6.7.

Рис. 6.7. Ввод и редактирование сведений о контрагенте, вкладка Дополнительно

Сразу отметим, что ни один из параметров данной вкладки не является обязательным для заполнения. Однако для удобства работы рекомендуется ввести максимально возможное количество данных о контрагенте.

В соответствующих полях вводятся данные об ответственных лицах компании – руководителе, главном бухгалтере и кассире. В нижней части окна можно указать коды ОКАТО (ОКТМО), ОГРН, а также статус налогоплательщика.

Завершается ввод и редактирование данных о контрагенте нажатием кнопки ОК, которая доступна независимо от открытой в данный момент вкладки. С помощью кнопки Отмена производится выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Напомним, что в нижней части окна справочника (см. рис. 6.4) на соответствующих вкладках представлены расширенные сведения о контрагенте (банковские реквизиты, адреса и список контактов). Чтобы ввести или отредактировать эти сведения, нужно в верхней части окна выделить щелчком мыши нужного контрагента, затем перейти в нижнюю часть окна, открыть требуемую вкладку и выполнить команду контекстного меню Добавить. На рис. 6.8 показано окно, которое предназначено для ввода банковских реквизитов.

Рис. 6.8. Ввод и редактирование банковских реквизитов

В данном окне в поле Описание с клавиатуры вводится произвольное наименование позиции. Рекомендуется вводить такое значение, чтобы впоследствии по нему легко было идентифицировать данную позицию в интерфейсах списка и выбора – например, Счет в долларах США (см. рис. 6.8).

В поле Валюта из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике валют (с этим справочником мы познакомимся позже), выбирается название валюты для банковского счета. После этого в соответствующих полях указываются расчетный и корреспондентский счета, а также сведения о банке. Если банк предварительно зарегистрирован в справочнике контрагентов, он будет доступен для выбора в поле Банк.

Завершается ввод и редактирование банковских реквизитов нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена производится выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы ввести сведения о физическом лице (это может быть как контрагент, так и собственный сотрудник), нужно в окне, изображенном на рис. 6.5, установить переключатель в положение Физическое лицо и нажать кнопку ОК. Чтобы просмотреть и, при необходимости, отредактировать параметры зарегистрированного ранее физического лица, дважды щелкните на нем мышью или используйте команду контекстного меню Исправить. В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.9.

Рис. 6.9. Ввод и редактирование информации о физическом лице

Как видно на рисунке, окно состоит из вкладок Реквизиты, Документ и Дополнительно. Кратко рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке Реквизиты в соответствующих полях с клавиатуры вводятся фамилия, имя и отчество. Поле Мнемокод является обязательным для заполнения (его описание приводилось выше). В поле Пол из раскрывающегося списка нужно выбрать пол физического лица, а если он является сотрудником собственного предприятия – установите флажок Сотрудник. Для материальноответственных лиц следует установить признак МОЛ, а для резидентов – флажок Резидент (данный параметр включен по умолчанию). Также в соответствующих полях указываются дата рождения физического лица, его идентификационный номер налогоплательщика и дата постановки на учет в налоговом органе.

На вкладке Документ, содержимое которой представлено на рис. 6.10, вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность.

Рис. 6.10. Сведения о документе, удостоверяющем личность

Тип документа (паспорт гражданина РФ, удостоверение беженца, военный билет и др.) выбирается в поле Тип из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике (Словари → Документы → Типы персональных документов). Все остальные параметры (серия и номер, дата выдачи, название выдавшего органа, страховой номер) заполняются путем ввода значений с клавиатуры.

На вкладке Дополнительно при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, а также указать статус налогоплательщика и сделать особые отметки.

Справочник валют

В программе реализована возможность ведения многовалютного учета, при этом во внимание принимается динамика курсов валют. Чтобы задействовать эту возможность, необходимо валюты, с которыми вы намерены работать, зарегистрировать в соответствующем справочнике, и ввести информацию о курсах валют.

Доступ к справочнику валют осуществляется с помощью команды Словари → Наименования и курсы валют. В этом справочнике должна быть зарегистрирована как минимум одна позиция – национальная денежная единица. В остальном никаких ограничений нет – вы можете вводить в него столько валют и валютных курсов, сколько потребуется.

Окно справочника показано на рис. 6.11.

Рис. 6.11. Справочник валют

Все регистрируемые в справочнике валюты автоматически попадают в этот список. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показываются следующие сведения:

• числовой код валюты;

• буквенный код валюты;

• название валюты.

Кроме этого, соответствующая отметка имеется у базовой валюты, которой по умолчанию является российский рубль (см. рис. 6.11).

В нижней части окна показан список введенных ранее валютных курсов для той валюты, на которой установлен курсор в верхней части окна.

Для добавления в справочник новой валюты нужно нажать в инструментальной панели главного интерфейса кнопку Добавить или клавишу Insert. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры введенной ранее валюты, выделите ее в верхней части окна щелчком мыши и нажмите клавишу F2 или выполните команду контекстного меню Исправить. Ввод и редактирование валюты осуществляется в окне, которое показано на рис. 6.12.

В данном окне вводятся уникальные идентификаторы (числовой и буквенный коды) валюты, ее наименование, а также порядок отображения прописью целой и дробной частей валюты.

Также указывается род (Мужской, Женский либо Средний) и варианты написания при разных числовых величинах. Для сохранения введенных данных нажмите кнопку ОК.

Рис. 6.12. Ввод и редактирование сведений о валюте

Чтобы ввести сведения о валютном курсе на определенную дату, перейдите в нижнюю часть окна справочника (см. рис. 6.11) и выполните команду контекстного меню Добавить или нажмите клавишу Insert. Для просмотра и редактирования данных о валютном курсе дважды щелкните мышью на соответствующей позиции списка. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 6.13.

Рис. 6.13. Сведения о валютном курсе на конкретную дату

В данном окне в поле Дата указывается дата валютного курса, в поле Сумма валюты – одна единица валюты, а в поле Сумма эквивалента – ее эквивалент в национальной денежной единице, который и является валютным курсом на данную дату.

План счетов

План счетов является ведущей составляющей бухгалтерского учета, его базой и основным структурным элементом. С помощью плана счетов производится группировка и сортировка информации о финансовохозяйственной деятельности субъекта хозяйствования, что позволяет получать полную, достоверную и наглядную картину состояния активов и пассивов предприятия в денежном выражении.

Типовой план счетов, действующий в России, законодательно утверждается на федеральном уровне и обязателен к применению. Однако каждое предприятие на основе Типового плана счетов вправе разработать свой внутренний план счетов, с учетом вида деятельности предприятия, особенностей постановки бухгалтерских и управленческих процессов, специфики производственного процесса, формы собственности и иных факторов.

Чтобы перейти к работе с Планом счетов бухгалтерского учета в программе «Парус – Предприятие 7», нужно выполнить команду главного меню Словари → План счетов → План счетов. В результате откроется окно, которое показано на рис. 6.14.

Рис. 6.14. План счетов в программе «Парус – Предприятие 7»

В верхней части данного окна представлен список счетов бухгалтерского учета. Для каждого из них в соответствующих колонках отображаются данные, достаточные для идентификации (уникальный числовой идентификатор, наименование, типовая форма аналитики и др.). В нижней части окна показан перечень аналитических разрезов для того счета, на котором в верхнем списке установлен курсор (на рис. 6.14 это счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»).

Программа поставляется со стандартным Планом счетов, но вы можете его корректировать по своему усмотрению путем добавления новых и редактирования имеющихся счетов. Чтобы ввести новый счет, перейдите в верхнюю часть окна и нажмите клавишу Insert либо воспользуйтесь командой Добавить, которая находится в контекстном меню. Для перехода в режим просмотра и редактирования сведений о счете дважды щелкните на нем мышью. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое изображено на рис. 6.15.

Рис. 6.15. Окно ввода и редактирования данных о счете

В данном окне в поле Номер следует ввести уникальный числовой идентификатор (код) счета, а в поле Наименование – его полное наименование, под которым он будет впоследствии отображаться в интерфейсах списка и выбора.

В области Тип счета определяются основные характеристики данного счета. С помощью переключателя нужно указать, является он балансовым или предназначен для ведения забалансового учета. Для счетов, по которым предполагается ведение валютного учета, следует установить признак Валютный. Если установить флажок Недоступен в учете, то данный счет будет невозможно использовать для формирования бухгалтерских проводок.

Если по счету предполагается ведение учета в разрезе аналитики, то в соответствующем поле нужно из раскрывающегося списка выбрать типовую форму аналитического учета. Например, для счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в данном поле логично выбрать значение Поставщики (см. рис. 6.15). Для счетов по учету товарноматериальных ценностей, у которых в поле Типовая форма аналитического учета выбрано соответствующее значение, становится доступным флажок Расширенная аналитика ТМЦ. При его установке включается механизм ведения расширенной аналитики по данному счету, а также появляется возможность расчета цен в разрезе аналитики.

Завершается ввод и редактирование счета нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена производится выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Справочник номенклатуры

Сведения о товарноматериальных ценностях, с которыми работает предприятие, хранятся в справочнике номенклатуры, доступ к которому осуществляется с помощью команды главного меню Словари → Номенклатура → Товары и модификации. Окно справочника показано на рис. 6.16.

Рис. 6.16. Справочник номенклатуры

В левой части данного окна содержится иерархический перечень групп номенклатуры, в правой части – список номенклатуры, которая входит в текущую группу (для удобства работы рекомендуется однотипные номенклатурные позиции объединять в группы – например, Бытовая техника, Одежда, Обувь и т. д.). Для каждой позиции списка номенклатуры в соответствующих колонках показывается основная информация – мнемокод, наименование, единица измерения, артикул и др. В нижней части окна содержится список модификаций той позиции, на которой установлен курсор. Например, товар Зонт женский может иметь модификации Зонт женский желтый, Зонт женский красный, Зонт женский розовый и Зонт женский синий (такой пример показан на рис. 6.16).

Совет

Для удобства работы рекомендуется вначале сформировать список групп, после чего приступать к заполнению их номенклатурными позициями.

Для добавления группы щелкните в левой части окна правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выполните команду Добавить. Появится новая позиция, название которой вводится с клавиатуры. Если вы хотите включить группу в состав другой группы, то перед созданием выберите в списке родительскую группу. Впоследствии вы можете менять иерархию и расположение групп по своему усмотрению – для этого используйте команду контекстного меню Переместить.

Группы удаляют с помощью команды контекстного меню Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы зарегистрировать в справочнике новую номенклатурную позицию, перейдите в правую часть окна и нажмите в инструментальной панели главного интерфейса (см. рис. 6.1) кнопку Добавить (она является первой слева, ее название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши) или выполните команду контекстного меню Добавить.

Для перехода в режим просмотра и редактирования параметров созданной ранее позиции дважды щелкните на ней мышью. В любом случае на экране откроется окно, которое представлено на рис. 6.17.

Рис. 6.17. Ввод и редактирование номенклатурной позиции

В данном окне на вкладке Товар/услуга вводятся основные параметры номенклатурной позиции. В соответствующих полях указываются мнемокод и наименование, в области Свойства задаются ключевые параметры:

• Тип – здесь из раскрывающегося списка выбирается тип номенклатурной позиции. Это может быть, например, товар, услуга, тара, комплект, набор и т. п.;

• Единица измерения – в данном поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике единиц измерения (Словари → Номенклатура → Единицы измерения), выбирается единица измерения данной позиции;

• Номенклатурная группа – здесь можно указать вариант номенклатурной группы, к которой будет отнесена данная позиция. Значение этого параметра актуально, если предполагается вести учет в разрезе номенклатурных групп.

Для ценностей, являющихся товарами, предназначенными для продажи, в соответствующем поле следует указать процент торговой наценки.

В нижней части вкладки формируется перечень модификаций товара (при наличии таковых). О том, что это такое, говорилось чуть выше. Для добавления новой модификации нажмите клавишу Insert или выполните команду контекстного меню Добавить – в результате отобразится окно, которое вы видите на рис. 6.18.

Рис. 6.18. Ввод данных о модификации номенклатурной позиции

Все основные сведения вводятся на вкладке Описание. В соответствующих полях указываются наименование, мнемокод, штрихкод, из раскрывающегося списка можно выбрать поставщика (предварительно он должен быть зарегистрирован в справочнике контрагентов, см. выше раздел «Ввод сведений о собственной организации, контрагентах, банках и сотрудниках»). Если в окне редактирования номенклатурной позиции на вкладке Товар/услуга (см. рис. 6.17) переключатель Назначение цены установлен в положение Модификация, то в окне редактирования модификации станет доступным параметр Процент торговой наценки. Данный механизм позволяет для каждой модификации установить свой процент наценки.

Артикул, налоговая группа, страна происхождения номенклатурной позиции и прочие расширенные сведения о номенклатурной позиции указываются на вкладке Сведения, содержимое которой представлено на рис. 6.19.

Рис. 6.19. Редактирование номенклатурной позиции, вкладка Сведения

Все параметры данной вкладки заполняются из раскрывающихся списков, содержимое которых формируется в соответствующих справочниках. Исключением является поле Артикул, значение которого вводится с клавиатуры.

Завершается ввод и редактирование данных о номенклатурной позиции нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена производится выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Работа с документами

В программе «Парус – Предприятие 7» реализована возможность работы со всеми видами бухгалтерской и первичной учетной документации и отражением соответствующих операций в учете. Далее мы рассмотрим основные приемы и методы работы на примере нескольких наиболее востребованных документов.

Документы по движению денежных средств

Работа с кассовыми и банковскими документами ведется по аналогичным правилам, поэтому рассмотрим ее на примере кассовых документов.

Для оформления кассовых операций используются следующие документы:

• приходный кассовый ордер – для отражения факта поступления наличных денежных средств в кассу предприятия;

• расходный кассовый ордер – для отражения факта расхода (выдачи) наличных денежных средств из кассы предприятия;

• авансовый отчет – для списания выданных ранее из кассы наличных денежных средств (к авансовому отчету должны прилагаться документы, подтверждающие целевое использование выданных денежных средств).

Кроме этого, в соответствии с действующим законодательством в бухгалтерии предприятия должна вестись кассовая книга, в которой отражаются все движения наличных денежных средств.

Рассмотрим порядок работы с кассовыми документами на примере кассового ордера. Оформление приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется аналогичным образом, режим работы с авансовыми отчетами (Документы → Авансовые отчеты) интуитивно понятен, а кассовая книга формируется по правилам работы с отчетами (об этом будет рассказано позже, в соответствующем разделе).

Для перехода в режим работы с кассовыми ордерами нужно выполнить команду главного меню Документы → Кассовые документы. При ее активизации на экране отобразится окно, которое показано на рис. 6.20.

Рис. 6.20. Список кассовых ордеров

Все кассовые ордера, сформированные в программе, автоматически включаются в данный перечень. Для каждого из них в соответствующих колонках отображается информация, достаточная для безошибочной идентификации документа: дата формирования, плательщик и получатель, тип документа (ПКО – приходный кассовый ордер или РКО – расходный кассовый ордер), порядковый номер документа в информационной базе, сумма и прочие сведения.

Чтобы сформировать новый кассовый ордер, перейдите в правую часть окна и нажмите в инструментальной панели главного интерфейса (см. рис. 6.1) кнопку Добавить (она является первой слева, ее название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши) или выполните команду контекстного меню Добавить.

Для перехода в режим просмотра и редактирования параметров созданного ранее документа дважды щелкните на нем мышью.

В любом случае на экране откроется окно, которое представлено на рис. 6.21.

Рис. 6.21. Ввод и редактирование кассового ордера

Как видно на рисунке, данное окно состоит из нескольких вкладок. На каждой из них собраны однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры документа. Начинать оформление кассового ордера следует на вкладке Документы, которая открыта на рис. 6.21.

Прежде всего, в поле Тип нужно из раскрывающегося списка выбрать тип документа: приходный (ПКО) или расходный (РКО) кассовый ордер. В соответствии с выбранным значением указывается вид операции (Приход или Расход), который выбирается из раскрывающегося списка в соответствующем поле.

В поле № указывается порядковый номер кассового ордера в информационной базе, а в поле Дата – точная дата его формирования. Данные параметры заполняются автоматически сразу после создания нового документа, но при необходимости их значения можно отредактировать. Отметим, что менять автоматически сформированный номер документа без особой надобности не рекомендуется, поскольку это впоследствии может привести к путанице в учете.

Значения полей Плательщик и Получатель выбираются из соответствующих раскрывающихся списков, содержимое которых формируется в справочнике контрагентов.

Информация о суммах налогов, акцизов, а также общей сумме по документу указывается в соответствующих полях области Суммы. При этом итоговая сумма платежа рассчитывается программой автоматически на основании введенных данных о причитающихся налогах, а также суммы без налогов.

Содержимое вкладки Сведения показано на рис. 6.22.

Рис. 6.22. Оформление кассового ордера, вкладка Сведения

Здесь вводятся данные, которые будут использованы для создания печатной формы документа. В поле Назначение с клавиатуры вводится назначение платежа (например, здесь можно указать реквизиты товарносопроводительного документа, которым оформляется поступление оплачиваемых по данному ордеру ценностей). С помощью параметров, находящихся в области Основание платежа, можно указать тип платежа по документу, а также номер и дату подтверждающих документов. Тип выбирается из раскрывающегося списка (на рис. 6.22 выбрано значение КР, что означает «командировочные расходы»). При необходимости аналогичным образом вводится дополнительное основание.

Далее можно переходить на вкладку Хозяйственная операция, содержимое которой изображено на рис. 6.23.

Рис. 6.23. Выбор хозяйственной операции

Хозяйственная операция – это типовой шаблон, с помощью которого можно быстро определить порядок проведения документа по учету. В ней заранее определена бухгалтерская проводка, а также аналитика по счетам. Программа поставляется с уже сформированным набором хозяйственных операций, просмотреть список которых можно с помощью команды главного меню Словари → Образцы → Хозяйственные операции. При необходимости вы можете самостоятельно создавать новые хозяйственные операции, а также редактировать имеющиеся.

Выбор хозяйственной операции делается из раскрывающегося списка в поле Образец хозяйственной операции. Сразу после заполнения данного поля будут автоматически подставлены счета по дебету и кредиту (с учетом аналитики) в соответствии с настройками выбранной операции.

Также сформировать проводки по кассовому ордеру можно и вручную – для этого нужно перейти на вкладку Проводки (рис. 6.24).

Чтобы ввести проводку (по одному документу можно сформировать несколько проводок – например, отдельно на суммы оплачиваемых ценностей и налога на добавленную стоимость), выполните команду контекстного меню Добавить или нажмите клавишу Insert – в результате откроется окно, изображенное на рис. 6.25.

Рис. 6.24. Оформление кассового ордера, вкладка Проводки

Рис. 6.25. Формирование проводки по документу

В соответствующих полях данного окна нужно выбрать счета по дебету и кредиту, указать аналитику по ним (при наличии таковой), ввести сумму проводки и нажать кнопку ОК.

Внимание

Чтобы документ был проведен по учету, нужно сохранить его с помощью кнопки ОК, после чего в окне списка (см. рис. 6.20) щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Отработать в хозяйственном учете. После этого кассовый ордер будет доступен только для просмотра.

Готовый кассовый ордер можно вывести на печать – для этого нажмите кнопку Печать, которая доступна независимо от открытой в данный момент вкладки (см. рис. 6.21–6.24). Печатная форма документа по умолчанию выгружается в Excel (рис. 6.26).

Рис. 6.26. Печатная форма кассового ордера

Здесь вы можете отредактировать готовый документ, а также отправить его на принтер, используя штатные средства Excel.

Документы по движению товарноматериальных ценностей

Порядок работы с товарносопроводительными документами мы рассмотрим на примере документа на поступление товарно материальных ценностей.

Для перехода в режим работы с этими документами выполните команду главного меню Документы → Приходные документы – в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 6.27.

Все сформированные в программе приходные документы автоматически включаются в данный перечень.

При первом открытии окна оно будет пустым, поскольку оно заполняется по мере формирования и сохранения документов.

В верхней части окна представлены приходные документы (на рис. 6.27 показан пример с одним документом), а в нижней части отображается спецификация документа, на котором установлен курсор.

Рис. 6.27. Окно списка приходных документов

Чтобы оформить приходный документ, выполните команду контекстного меню Добавить или нажмите клавишу Insert. Окно ввода и редактирования, которое после этого отобразится на экране, представлено на рис. 6.28.

Рис. 6.28. Формирование приходного документа

Спецификация документа формируется в нижней части окна. Для добавления позиций используйте Insert или команду контекстного меню Добавить, после чего в открывшемся окне справочника номенклатуры (его описание приведено выше, в разделе «Справочник номенклатуры») выберите поступивший товар и укажите его параметры (количество, цена и др.).

Верхняя часть окна состоит из нескольких вкладок. На вкладке Документ (см. рис. 6.28) вводятся основные сведения о документе – тип, дата, номер и др.

На вкладке Контрагенты (рис. 6.29) из соответствующего справочника выбираются отправитель и получатель поступивших по документу ценностей.

Рис. 6.29. Оформление приходного документа, вкладка Контрагенты

Здесь же указывается склад, на который будут оприходованы ценности. С помощью соответствующего флажка можно отметить, что цены поставщика включают в себя причитающиеся налоги.

На вкладке Суммы вводятся сведения о валюте документа, а также суммах в валюте и национальной денежной единице. Дополнительную информацию произвольного характера можно указать на вкладке Отметки. Порядок работы на данных вкладках интуитивно понятен и дополнительных пояснений не требует.

Чтобы получить печатную форму документа, нажмите кнопку Печать. Для проведения документа по учету установите переключатель Состояние (он находится под кнопками в правой части окна, см. рис. 6.29) в положение Отработан и нажмите кнопку ОК. Чтобы просто сохранить документ без проведения по учету (например, для дополнения или редактирования его в дальнейшем), установите переключатель Состояние в положение Бланк и нажмите кнопку ОК.

Провести документ, а также отменить его проведение можно в окне списка (см. рис. 6.27) – для этого используйте команды контекстного меню соответственно Отработать в хозяйственном учете и Снять отработку в хозяйственном учете.

Формирование отчетности

В программе «Парус – Предприятие 7» реализованы удобные механизмы по настройке, формированию и печати разнообразных отчетных форм. Далее мы рассмотрим порядок работы с некоторыми из них (создание остальных отчетов ведется по аналогичным правилам).

Главная книга

Чтобы сформировать Главную книгу предприятия за определенный период времени, выполните команду главного меню Отчеты → Главная книга. При активизации данной команды на экране отобразится окно настройки параметров отчета, изображенное на рис. 6.30.

Рис. 6.30. Настройка Главной книги

Вначале нужно указать начальный и конечный месяцы интервала времени, данные за который должны быть отражены в отчете. С помощью соответствующего флажка можно установить режим консолидации субсчетов, а вариант формирования отчета (полный или итоговый) выбирается из раскрывающегося списка в поле Вид отчета.

Чтобы сформировать Главную книгу в соответствии с заданными параметрами, нажмите кнопку ОК. Пример отчета показан на рис. 6.31.

Отчет выгружается в Excel, поэтому для отправки его на принтер используйте штатные средства данного редактора.

Рис. 6.31. Главная книга

Кассовая книга

Информация в кассовую книгу вносится автоматически на основании проведенных документов по учету наличных денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты).

Чтобы сформировать кассовую книгу, нужно выполнить команду главного меню Отчеты → Кассовая книга – в результате откроется окно настройки параметров отчета, которое показано на рис. 6.32.

Рис. 6.32. Настройка кассовой книги

В данном окне в полях Документы с по нужно указать начальную и конечную даты интервала времени, документы которого должны быть включены в отчет. Поле Счет заполнится автоматически – в него будет подставлено значение 50, поскольку именно этот счет предназначен для учета наличных денежных средств.

Поле Валюта также заполняется автоматически – в него подставляется буквенный код валюты, в которой ведется учет по выбранному счету. В полях Аналитика можно задать требуемый аналитический разрез для соответствующего представления данных в кассовой книге.

Примечание

Вы можете изменить значение поля Счет – для этого используйте раскрывающийся список или кнопку выбора. Это бывает актуально, например, если учет по счету 50 «Касса» ведется в разрезе субсчетов и требуется сформировать кассовую книгу по конкретному субсчету.

Вы можете формировать отчет с сортировкой данных по типу документов, с печатанием общего количества листов, а также в режиме свернутой аналитики – требуемый вариант выбирается путем установки соответствующих флажков.

Для формирования кассовой книги в соответствии с установленными параметрами нажмите кнопку ОК. Пример готовой кассовой книги показан на рис. 6.33.

Рис. 6.33. Кассовая книга

Данный отчет также выгружается в Excel, причем обратите внимание – титульный лист и собственно кассовая книга сформированы на разных листах Excel, имеющих соответствующие названия.

Товарный отчет по форме ТОРГ29

Одним из самых популярных у торговых предприятий отчетов является товарный отчет по утвержденной форме ТОРГ29. Чтобы сформировать его, выполните команду главного меню Отчеты → Отчеты по товародвижению → Товарный отчет – откроется окно, которое показано на рис. 6.34.

Рис. 6.34. Настройка отчета по форме ТОРГ29

Рис. 6.35. Товарный отчет по форме ТОРГ29

В данном окне в полях Документы с по нужно указать начальную и конечную даты интервала времени, данные за который должны быть включены в отчет. В поле Склад из раскрывающегося списка выбирается склад, по которому нужно сформировать отчет. В поле Валюта из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике валют (см. выше раздел «Справочник валют»), выбирается валюта формирования отчета. Вы можете указать подходящий способ сортировки данных в отчете – по номеру или по наименованию: выбор делается из раскрывающегося списка в поле Сортировать по.

Чтобы сформировать отчет в соответствии с заданными параметрами, нажмите кнопку Просмотр. Пример готового отчета по форме ТОРГ29 показан на рис. 6.35.

Данный отчет также выгружается в Excel, причем обратите внимание – лицевая и оборотная стороны сформированы на разных листах Excel, имеющих соответствующие названия.

Ведомость аналитического учета

В программе «Парус – Предприятие 7» реализована возможность формирования разнообразных ведомостей аналитического учета, в разных представлениях и разрезах. Для перехода в соответствующий режим выполните команду главного меню Отчеты → Ведомости аналитического учета – в результате откроется окно, изображенное на рис. 6.36.

Рис. 6.36. Настройка ведомости аналитического учета

В данном окне в поле Счет из раскрывающегося списка или из Плана счетов, открываемого по кнопке выбора, нужно выбрать счет, по которому будет сформирована аналитическая ведомость.

Примечание

Формирование отчета имеет смысл только по тем счетам, в настройках которых задана возможность ведения аналитического учета.

После заполнения поля Счет автоматически будут заполнены параметры Наименование и Типовая форма аналитического учета, а также Валюта. Эти данные задаются в настройках счета (подробнее см. выше раздел «План счетов»).

В полях Отчет с по нужно указать начальную и конечную даты интервала времени, данные за который должны быть включены в отчет.

В поле Тип отчета из раскрывающегося списка выбирается вариант его формирования – детальный, сокращенный или сводный.

Запуск процесса формирования отчета в соответствии с заданными настройками производится с помощью кнопки ОК. Пример готовой аналитической ведомости показан на рис. 6.37 (параметры ее настройки показаны на рис. 6.36).

Рис. 6.37. Аналитическая ведомость по счету 41 «Товары»

Аналитическая ведомость также выгружается в Excel, причем обратите внимание – ее титульный лист, сама ведомость, итоговые и сводные данные сформированы на разных листах Excel, имеющих соответствующие названия. Для отправки документа на принтер используйте штатные средства Excel.

Заключение

В результате прочтения этой книги вы научились вести бухгалтерский учет с применением современных программных средств. Среди них – популярные офисные приложения Word и Excel, а также специализированные продукты, разработанные для автоматизации учетных и управленческих процессов, а также ведения бухгалтерского документооборота на современном предприятии.

Теперь вы можете не только выполнять на компьютере стандартные бухгалтерские операции (ввод и редактирование документов, формирование проводок, получение отчетности и др.), но и самостоятельно вводить исходные данные, а также настраивать используемые программы и максимально адаптировать их к специфике конкретного предприятия.

Автор выражает надежду, что предложенный материал был полезен и интересен читателям. Предложения и пожелания направляйте по адресу: arsen211@yandex.ru.

Гладкий Алексей Анатольевич

Оглавление

Введение

Глава 1 Общие сведения о работе на компьютере

  Основные правила работы с Windows

    Описание пользовательского интерфейса

    Основные элементы и инструменты Windows

    Проводник Windows

  Как защитить бухгалтерские данные от утраты, порчи, хищения

  Восстановление работоспособности компьютера при вирусных атаках и прочих программных сбоях

Глава 2 Word для бухгалтера

  Возможности и основные функции программы применительно к бухгалтерии

  Структура интерфейса и основные инструменты Word

  Настройка и адаптация Word с учетом особенностей конкретного предприятия

    Общие настройки Word

    Настройка отображения и печати бухгалтерских документов

    Настройка параметров правописания

    Настройка параметров печати

  Описание режимов и функций, актуальных для работы бухгалтера

    Форматирование текста

    Вставка объектов в текстовый документ

    Оформление титульных страниц для бухгалтерских документов

    Создание экспресстаблиц

    Подложка бухгалтерского документа

    Создание границы абзаца и страницы

  Создание бухгалтерского документа на примере ведомости движения ТМЦ

Глава 3 Excel для бухгалтера

  Возможности и основные функции Excel применительно к бухгалтерии

  Термины и определения

  Введение в Excel: основные элементы и инструменты

    Рабочая область Excel: описание, приемы и методы работы

    Рабочая книга и рабочий лист

    Строки и столбцы рабочего листа

    Строка формул

  Режимы и возможности Excel, наиболее востребованные в бухгалтерии

    Использование формул в бухгалтерских расчетах

    Использование функций в бухгалтерских расчетах

    Примечания к ячейкам

    Форматирование активной ячейки или диапазона

    Защита рабочего листа с бухгалтерскими данными от несанкционированного доступа

    Выполнение вычислений с ячейками только определенных цветов

    Быстрое преобразование чисел из текстового формата в числовой

    Применение имен для создания пользовательских функций

    Расчет промежуточных итогов

    Настройка доступа пользователей к рабочей книге

  Практический пример создания бухгалтерского документа

    Постановка задачи

    Создание таблицы

    Настройка формул и расчет итогов

    Расшифровка бухгалтерских данных с помощью примечаний

Глава 4 Автоматизация бухгалтерского документооборота в программе «Бухгалтерские документы»

  Назначение и функциональные возможности

  Предварительная настройка программы

    Сведения об организации (предпринимателе)

    Параметры формирования журналов документов

    Настройка пользовательского интерфейса

    Настройка формата представления НДС

    Замена ставки НДС

  Заполнение справочников и каталогов

    Справочник номенклатуры

    Справочник контрагентов

    Справочник складов

    Справочник стран

    Справочник сотрудников

  Описание режимов работы

    Формирование накладной на приход товара

    Формирование накладной на отпуск товара

    Приходный кассовый ордер

    Расходный кассовый ордер

    Формирование и регистрация счетовфактур

    Оформление доверенностей

    Формирование платежного поручения

    Работа с журналами документов

    Формирование отчета по накладным

Глава 5 Программа «1С: Бухгалтерия 8.3»

  Назначение и функциональные возможности «1С: Бухгалтерии 8.3»

  Начало работы

    Запуск программы

    Подключение и описание интерфейса «Такси»

    Общий алгоритм работы в «1С: Бухгалтерии 8.3»

    Настройка параметров учета

    Учетная политика предприятия

    Ввод начальных остатков

    Заполнение справочников на примере справочника контрагентов

  Работа с Планом счетов

    Просмотр, добавление, редактирование счетов

    Формирование бухгалтерских проводок

  Ведение бухгалтерской документации

    Формирование и печать платежных поручений

    Документы на приход и расход безналичных денег

    Выписка и печать накладных

    Инвентаризация товарноматериальных ценностей

  Ведение книги покупок

  Ведение книги продаж

  Регламентированные и прочие отчеты

    Главная книга предприятия

    Бухгалтерский баланс и прочие регламентированные отчеты

    Оборотносальдовая ведомость

Глава 6 Программа «Парус»

  Назначение и функциональные возможности

  Первое знакомство: интерфейс и основные инструменты программы

  Настройка программы и подготовка ее к работе

  Ввод исходных данных

    Ввод сведений о собственной организации, контрагентах, банках и сотрудниках

    Справочник валют

    План счетов

    Справочник номенклатуры

  Работа с документами

    Документы по движению денежных средств

    Документы по движению товарноматериальных ценностей

  Формирование отчетности

    Главная книга

    Кассовая книга

    Товарный отчет по форме ТОРГ29

    Ведомость аналитического учета

Заключение Fueled by Johannes Gensfleisch zur Laden zum Gutenberg