«Как внедрить CRM-систему за 50 дней»

Как внедрить CRM-систему за 50 дней (fb2) - Как внедрить CRM-систему за 50 дней 2880K скачать: (fb2) - (epub) - (mobi) - Алексей Владимирович Рязанцев

Алексей Рязанцев Как внедрить CRM-систему за 50 дней. Пошаговый план + бесплатная консультация по внедрению от эксперта

Введение О CRM-системах за 5 минут

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM, CRM-система, сокращение от англ. Customer Relationship Management) – прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путем сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов.

CRM – модель взаимодействия, основанная на постулате, что центром всей философии бизнеса является клиент, а главными направлениями деятельности компании являются меры по обеспечению эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнерах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей.

Основной целью внедрения, как правило, является увеличение степени удовлетворенности клиентов за счет анализа накопленной информации о клиентском поведении, регулирования тарифной политики, настройки инструментов маркетинга. Благодаря применению автоматизированной централизованной обработки данных появляется возможность эффективно и с минимальным участием сотрудников учитывать индивидуальные потребности заказчиков, а за счет оперативности обработки – осуществлять раннее выявление рисков и потенциальных возможностей.

В торговой сфере за счет CRM обеспечивается более эффективное применение метода перекрестных продаж (англ. cross-selling) и техники Up-sale.

По материалам Wikipedia.org

Аннотация Зачем вам CRM, или «у нас и так все хорошо»

Клиент и клиентская база – это главный актив любой компании. Привлечение, удержание и развитие отношений с клиентом – главная цель отдела продаж. В работе с клиентом важен сервис: чем качественнее вы обслуживаете клиентов, тем более они к вам лояльны. Будем откровенны: в России есть над чем работать в сфере продаж и обслуживания, ведь в большинстве своем встречается низкокачественный сервис. Те компании, которые понимают это, объявили своей миссией качественное обслуживание клиентов. Высокое качество обслуживания, от того, что его так редко встретишь, становится их конкурентным преимуществом.

Качество обслуживания клиента тем выше, чем больше информации об истории взаимоотношений с ним вы знаете. Поэтому так важно эту информации накапливать, хранить и грамотно использовать. Кроме того, качество работы с клиентом не должно зависеть от менеджера. В своей консультационной практике я часто сталкиваюсь с ситуацией, когда клиент «привязан» к менеджеру. Он работает много лет с конкретным менеджером, который узнает его по голосу, предоставляет более выгодные условия и т. д. Это значит, что клиент знает менеджера, а не компанию. И если сотрудник уволится и уйдет к конкурентам, то велика вероятность, что вы потеряете и клиентов. Это грубая ошибка организации процесса продаж. Эффективный бизнес не имеет незаменимых элементов.

Вести историю отношений с каждым клиентом, а также автоматизировать ваш бизнес и делать его независимым от сотрудников, их профессионального опыта и длительности работы с конкретным клиентом способна CRM-система. Внедрение этой платформы позволит персонифицировать работу с клиентом, развивать свою клиентскую базу, повысить вашу конкурентоспособность, а значит, и маржу.

1.1. Предпосылки распространения CRM-системы

Почему индивидуальный подход к обслуживанию клиента так важен и имеет решающее значение при его завоевании? Дело в том, что на конкурентном массовом рынке это единственное преимущество. Вы не раз слышали метафору, что наше общество является обществом потребления. Это вызвано бурным экономическим ростом, техническим прогрессом, изменением общественной структуры, возможностью покупки в кредит, темпом жизни и т. д. Спрос, как известно, рождает предложение: увеличиваются площади торговых точек, увеличивается их количество, производство становится массовым, продукт, соответственно, – стандартным. Рынок оценивается количественно, а не качественно. В прошлые века имело место кустарное производство и семейное дело, производители были одновременно и продавцами, знали большинство покупателей по имени и автобиографическим фактам, поэтому заботились о качестве продукта и обслуживания, чтобы не потерять репутацию. Клиенты были постоянными, потому что продукт был уникальным. Сейчас, если вы предпочитаете продукт конкретного производителя, его можно приобрести в большинстве торговых точек. Продукт стал массовым. Его качество одинаково, цена колеблется от магазина к магазину незначительно. Но клиента надо чем-то удивлять. Поэтому в последнее время популярны уникальные товары, произведенные в единственном числе или по специальному заказу, учитывающему вкусы и желания клиента. Например, многие производители кухонной мебели предлагают интерьер на заказ. Вы совместно с дизайнером можете составить 3D макет вашей кухни в нужной цветовой гамме, с подходящими для вашего помещения параметрами, из материала, попадающего в ваш ценовой коридор и т. д. Клиент стремится к неповторимости. CRM-система смещает фокус с продукта на клиента. Вспомните ваш сайт. Уверен, он пестрит местоимениями «мы, у нас, наш» и другими, рассказывающими о вас, но не о клиенте. Тем не менее персонализация отношений с клиентом на рынке массового производства – это верный путь к завоеванию клиента и финансовому успеху компании.

Помимо этого, распространение транспортной инфраструктуры и сети Интернет стерло границы между покупателем и продавцом. В настоящее время покупки можно совершать одним кликом в другом городе и даже стране. Информация о рынке открыта. У клиента большие возможности по выбору продавца по тем критериям, которые для него важны. Если раньше больше шла речь об улучшении качества продукта, то теперь на первое место выходит задача улучшения качества обслуживания клиента.

1.2. Клиенты недовольны качеством обслуживания

Типичный клиент всегда хочет лучшего качества, но за те же деньги.

Кьелл Нордстрем и Йонас Риддерстрале

Используя CRM-систему, вы улучшите качество работы и показатели эффективности не только в отделе продаж, но и других процессах, предполагающих прямой или косвенный контакт с клиентом. Например, в маркетинге и сервисе. Как такое возможно, расскажет эта книга.

Согласно проведенным Агентством Datamonitor исследованиям, 57 % россиян прекращают сотрудничать с компанией именно из-за низкого качества сервиса. В то время как самое распространенное мнение – высокие цены – оказывает критическое влияние лишь в 15 % случаев. Не следует опираться на свою интуицию в вопросах бизнеса. Влияние того или иного фактора на прибыль нужно оценивать объективно. Чаще всего, среднестатистические компании окупают затраты на работу с клиентом через год после начала сотрудничества с ним. Это значит, что если клиент уйдет раньше, то, по сути, вы понесли с ним больше убытков, чем доходов. Если он уйдет недовольным, то расскажет о вас еще 7 людям. В то время как удовлетворенный клиент поделится хорошим отзывом о вас только с одним человеком. То есть, упустив одного клиента, вместе с ним вы теряете 7 потенциальных. По оценкам аналитиков, российский бизнес теряет около 25 млрд долл. в год в результате негативного опыта общения клиента с компанией. Согласитесь, ваш сервис вам дорого обходится. Особенно если прибавить к упущенным выгодам затраты на маркетинг.

Если вы знаете средний чек своего клиента и количество ушедших за год клиентов, перемножьте эти показатели и получите не средние, а конкретно ваши потери из-за низкого качества сервиса. И это только за одно обращение клиента в год. А сколько раз в год обращается к вам средний клиент?

По своей сути, CRM-система – это внутрикорпоративная среда компании. Это база данных, которая интегрирует, автоматизирует и стандартизирует в себе различные бизнес-процессы продаж, маркетинга, сервиса, обслуживания и т. д. Это значительно налаживает работу отделов, а также взаимодействие между ними.

Еще одно значение CRM, которое трудно переоценить, это увеличение скорости работы с клиентами, а значит, сокращение периода оборота средств и ускорение получения доходов.

Кроме того, широкий функционал CRM-системы позволяет более точно и дальновидно планировать работу отделов и бизнеса в частности, что значительно влияет на его стабильность.

1.3. Клиентская база – актив № 1 бизнеса

Клиентская база – это самый важный актив любой компании, который требует грамотного управления не меньше, чем финансы. Ведь от качества и количества клиентов зависит ваша прибыльность.

Наверное, самая большая ошибка, которую можно совершить в бизнесе, это не вести клиентскую базу. Тем не менее моя практика показывает, что и такое бывает, особенно в малом бизнесе. Одни компании предпочитают базу покупать, другие долго и по крупинкам собирают ее честным трудом. Клиентская база должна быть, развиваться и непрерывно пополняться – это аксиома.

Почему же это так важно?

✓ Доказано, что склонить клиента на первую покупку в 7 раз сложнее, чем на последующие. То есть работать с теми, кто уже когда-то у вас покупал, в разы проще, чем с новыми клиентами. Соответственно, продажи существующим клиентам имеют большую вероятность закончиться успешно, чем потенциальным.

✓ Необходимо вести с клиентом непрерывную работу. Клиентам надо системно напоминать о себе: рассылкой или звонками. Если кто-то не обращался к вам дольше среднего периода покупки, вносить его в список по реактивации. С теми клиентами, которые уже купили, можно использовать техники увеличения среднего чека: перекрестные продажи(cross-sell) и допродажи (up-sell). Эти инструменты способны увеличить продажи в среднем на 27 %. Все, что требуется от вас, – предложить и, в случае с up-sell, обосновать более высокую цену. Компания теряет до 20 % объема продаж, если не ведет с базой системной коммуникации.

✓ Клиентскую базу нужно информировать об акциях, выгодных предложениях, скидках, распродажах и иных маркетинговых мероприятиях. Правильно организованная распродажа способна принести месячный доход за пять-десять дней.

✓ Работая с клиентской базой, вы будете держать клиентов «теплыми», а также более точно попадать в их потребности и, как следствие, больше касаний завершать продажей.

✓ Если вы решите продать свой бизнес, опытный предприниматель проявит интерес к вашей клиентской базе в первую очередь. Продающийся бизнес вызывает подозрения, так как зачастую его продают «мертвым», т. е. неинтересным клиентам. Поэтому наличие активной клиентской базы – это один из ключевых факторов, определяющий стоимость бизнеса при его продаже.

Независимо от того, на какой стадии воронки продаж находится клиент, с ним надо правильно выстраивать работу и коммуникацию. Если вы полагаете, что завоевать и удержать клиента можно только выгодной ценой, то вы не совсем правы. Цена – это лишь один из факторов. Если ваша целевая аудитория принадлежит к населению с доходами ниже среднего уровня, то цена становится решающим фактором. Для среднего класса важно соотношение цены и качества. А для людей с высокими доходами в приоритете качество и сервис.

Если поинтересоваться различными исследованиями по выявлению факторов, оказывающих влияние на лояльность клиента, то обнаружится, что в редких случаях цена бывает на первых позициях. Чаще всего она не входит даже в ТОП-5 позиций. Есть множество направлений бизнеса, где роковым фактором оказывается не цена, а, например, доставка в срок или доставка в географическую точку с неразвитой инфраструктурой. На лояльность розничных покупателей влияют ассортимент/размер товара, доступность торговой точки, скорость обслуживания, легкость заказа, возможность заказа онлайн, наличие курьерской доставки, способ оплаты и т. д. На конкурентном рынке цена снижена до возможного предела. Снизить ее еще больше значит работать себе в убыток. Поэтому завоевывать клиента нужно не количеством, а качеством, в том числе в работе с клиентом.

То есть получить лояльность клиента можно не только с помощью понижения цен. Как раз наоборот, лояльный клиент менее чувствителен к цене, так как понимает, что платит за сервис.

Времена, когда потребители боролись за товар, прошли. Их сменила война продавцов за покупателя. Так как товар идентичен и повсеместно доступен, даже крупные вложения в маркетинг могут не окупиться. Успех продажи зависит от того, насколько хорошо вы знаете своего клиента, и абсолютно любой бизнес должен иметь прописанный и достоверный портрет клиента.

Вести клиентскую базу можно в таблице Excel или даже вручную. Я всегда говорю клиентам, что клиентская база на полях блокнота – это лучше, чем вообще ничего. Однако, повторюсь, клиентская база – это ваш главный актив. Поэтому требует защиты. Если информация о клиенте вносится в Excel, то смышленый менеджер может ее увести и построить на ваших клиентах свой бизнес. Это весьма распространенная практика среди стартапов. Поэтому, на мой взгляд, CRM-система – самая оптимальная платформа для формирования клиентской базы и работы с ней.

Она способна:

✓ хранить историю взаимоотношений с тысячами клиентов. Если ваш менеджер уволился или заболел, его отсутствие не повлияет на качество работы с клиентом;

✓ защищать клиентскую базу от увода. Для удаления и выгрузки базы из CRM-системы необходимо иметь специальные права, недоступные обычным пользователям;

✓ настроить системные события по коммуникации с клиентом: реактивацию, реанимацию, пост продажную работу и т. д.;

✓ повысить качество работы с клиентом и сервис. Это сделает клиентов более лояльными, повлияет на вашу репутацию и рентабельность;

✓ собирать контакты во всех точках взаимодействия с клиентом. Клиентская база должна регулярно пополняться. Необходимо вести работу со старыми клиентами и регулярно привлекать новых. Даже у тех, кто позвонил вам в офис и поинтересовался стоимостью продукта, нужно брать контакты и вносить их в CRM. Это ваши потенциальные клиенты, которые сами заявили о себе;

✓ сделать ваш бизнес автоматизированным, независимым от людей и максимально прибыльным.

1.4. Чем поможет эта книга, или почему базы данных в Excel недостаточно?

Начнем с того, что во многих компаниях до сих пор не ведется клиентская база. По опросу участников моих тренингов – около 40 % не имеют системы сбора и хранения контактов клиентов. Почти в 2 раза больше участников не ведут список клиентов, с которыми был контакт, но дело не дошло до продажи (например, позвонили уточнить цену и пропали). По этим клиентам можно работать и «дожимать» их до покупки.

Excel не замерит вам воронку продаж – статистику по количеству звонков, встреч, заинтересованных клиентов, выставленных КП или счетов, подписанных договоров, оплат, нужно вести для того, чтобы вы знали свои сильные и слабые этапы работы с клиентом и могли работать над ними. Такую воронку нужно иметь по каждому сотруднику отдела продаж и другим каналам привлечения клиентов.

Также CRM поможет настроить системные события, не зависящие от людей: реактивация спящих клиентов, автоматический дожим до оплаты, постпродажная работа и другие.

И еще многие другие задачи и функции, о которых вы прочитаете во 2 и 3 главах книги.

1.5. Что в этой книге

В этой книге вы узнаете о задачах и точках роста продаж и качестве обслуживания за счет внедрения CRM-систем. Узнаете основные этапы внедрения CRM, что позволит вам не пропустить важные этапы. Поймете, как выбрать CRM, чтобы она максимально подходила под вашу компанию по выполняемым задачам и соотношению цена-качество. Так же на страницах книги описан пошаговый план внедрения CRM, чтобы вы могли сделать это самостоятельно. Описаны основные дорогостоящие ошибки при внедрении CRM из нашего опыта.

ГЛАВНОЕ!

поймите из этой книги, зачем вам CRM-система. Ведь это всего лишь инструмент. Какие задачи он должен решать? Большинство компаний, которые хотят внедрить себе CRM-систему, внедряют ее потому, что это модное слово и должно принести рост продаж и качества обслуживания. Но более 36 % компаний так и не заканчивают внедрение или отказываются от CRM и не доводят проекты до реализации.

Если вы до сих пор сомневаетесь, внедрять ли CRM-систему, обучать и приучать сотрудников с ней работать и не уверены, что она окупить, понесенные временные и денежные расходы, так как компания и без нее хорошо функционирует, приведу следующие факты.

1. Уверен, у вас есть клиенты, с которыми вы раньше работали, но по каким-то причинам они «отвалились». Или так называемые «разовые» клиенты, которые покупали однажды. А если грамотно организована работа отдела продаж, то даже тех, кто интересовался, но не покупал. Вы помните этих клиентов? У вас сохранились их контакты? Если вы думаете, что такие клиенты потеряны, то глубоко ошибаетесь. Их можно вернуть, если знать как. Продать клиенту, который уже у вас покупал, в 7 раз проще, чем новому, который вас еще не знает.

2. Один из способов повышения сервиса – это сбор отзывов клиентов. Крайне важно собирать негативные отзывы и работать с ними. Вы должны понимать, почему клиент ушел. Чтобы это выяснить, вы должны знать, что он ушел, так как не совершал покупку в течении некоторого времени. Чтобы это знать, следует отслеживать активность каждого клиента и его место в воронке продаж. Экспериментально проверено, что довольный клиент расскажет о вас только одному человеку, в то время как недовольный – пяти.

3. Клиентов можно (и нужно!) делить на сегменты. Существует несколько классификаций в зависимости от критерия, который положен в основу. Разные сегменты требуют разного подхода в работе с точки зрения частоты и формата коммуникации, рассылки коммерческих предложений и т. д. По проводимым в проектах замерам, могу сказать, что 50–70 % клиентов компании неприбыльны или немаксимально прибыльны лишь потому, что с ними неэффективно работают менеджеры.

4. Если вы не замеряете процесс, значит, вы его не контролируете. Замерять нужно все: воронку продаж, активность менеджеров, объем продаж, эффективность скриптов, количество новых клиентов, период средней покупки и многое-многое другое. Зная эти цифры, вы создадите прочный, прогнозируемый бизнес. Только замеряя процесс, вы сможете им управлять в нужном вам направлении.

5. Эффективный бизнес не имеет незаменимых элементов. Очень важно максимально автоматизировать бизнес-процессы, чтобы они не зависели от конкретного человека, его опыта работы и профессионализма. Благодаря CRM вы сделаете огромный шаг к такой независимости. Все процессы будут описаны и стандартизированы. Настройка системных событий не позволит менеджерам забыть про клиента или вспомнить о нем слишком поздно.

Решить все вышеуказанные проблемы, а также множество других способна CRM-система. В наш век практически все компьютеризировано. Чтобы быть конкурентоспособным, нужно менять и использовать предлагаемые НТП возможности. Моя практика ведения консалтинговых проектов показывает, что с внедрением CRM-системы рентабельность компании повышается на 40 %.

Таким образом, CRM-система:

✓ это система управления отношениями с клиентом;

✓ направлена на построение долгосрочных отношений с клиентом;

✓ аккумулирует информацию о прошлых взаимодействиях

✓ формирует лояльность клиента путем персонализации работы;

✓ тем самым повышает прибыльность компании.

Глава 1 Цели внедрения crm: 27 ключевых точек роста

Итак, мы говорили о том, что CRM-система повышает качество работы с клиентами и решает ряд важных задач бизнеса. Рассмотрим, какие именно процессы она может наладить.

Вы можете внедрить CRM-систему у себя в следующих целях.

1.1. Построение эффективного отдела продаж

Это главная функция CRM-системы, на реализацию которой направлен ее функционал. С ее помощью можно настроить замер десятка показателей, которые дадут вам объективное представление о том, в какой точке развития находится ваш отдел продаж и насколько эффективно работает. Вы можете выгрузить данные как отдельно по менеджеру, так и по отделу в целом. Сравнивая их за несколько периодов, вы получите возможность оценивать результаты работы сотрудников, а также управлять бизнесом. Вы получаете данные об объемах продаж за текущий период и можете оперативно реагировать в случае их снижения.

CRM фиксирует всю информацию о сделке, благодаря чему вы точнее определите вектор развития бизнеса. Планы, построенные с учетом замеров, более точны и реалистичны.

1.2. Создание единой корпоративной среды постановки задач

Помимо системы управления взаимоотношениями с клиентами, существуют системы постановки задач. Например, Мегаплан, Битрикс24, АМОCRM и др. Настоятельно рекомендуем пользоваться ими.

Широкий функционал подобных систем упрощает работу с сотрудниками и согласовывает действия между отделами. Система постановки задач, как говорит ее название, предназначена для постановки задачи, назначения ее исполнителей, определения ответственных лиц, ограничения ее выполнения по времени, разделения на вехи и т. д.

Эта среда устраняет множество проблем из серии: «я забыл про эту задачу», «эту задачу ставили не мне», «мне ее по-другому объясняли» и т. д. Система все фиксирует и просит принять задачу. Вы легко отследите, выполнено ли указание, в установленные ли сроки, и будете знать, с кого спрашивать результат, если что-то пойдет не так.

Кроме того, эта виртуальная среда согласует работу между отделами. Вы легко распределите роли в выполнении задачи, даже если сотрудники работают в разных кабинетах.

Система будет следить за поставленными и просроченными задачами. Есть возможность установить контролера по задаче, крайний срок выполнения – deadline, прикрепить файлы, написать чек-лист выполнения задачи. В случае просрочки задачи система отправляет уведомление постановщику, контролеру и исполнителю по задаче. Возможно использование на смартфонах.

Большинство систем постановки задач интегрируются с CRM-системой, тем самым стандартизируют работу с клиентом и повышают ее качество.

1.3. Повышение продуктивности работы сотрудников

Внедрение CRM-системы повлияет на качество работы сотрудников, так как автоматизирует многие процессы. Она фиксирует историю взаимоотношений с любым клиентом за все время сотрудничества с момента заведения карточки клиента.

В компаниях часто распространена практика привязки клиента к менеджеру. Менеджер, который работает с клиентом, владеет его контактами, знает его потребности, помнит прошлые договоренности и т. д. Если в вашем отделе продаж работа организована именно таким образом, то вы рискуете потерять клиентов с уходом менеджеров.

CRM-система мгновенно выдает полную информацию по любому клиенту, что позволяет вести с ним качественную и результативную работу даже при смене менеджера.

CRM позволяет менеджерам планировать свою работу. Все достигнутые с клиентом договоренности фиксируются в его карточке и по ним ставятся напоминания. То есть, если менеджер внес в CRM-систему запись, что 7 февраля необходимо позвонить клиенту А, чтобы узнать принятое решение по выставленному коммерческому предложению, в этот день он получит напоминание об этом событии.

Если менеджер заболеет или уволится, эту задачу выполнит другой сотрудник, быстро войдя в курс дела, просмотрев карточку клиента.

Также CRM автоматизирует многие типовые процессы, например подготовку коммерческих предложений, выставление счетов и их отправка прямо из карточки клиента и т. д. Это весьма удобно, просто и экономит время менеджеров на занятие рутинной работой.

1.4. Работа с «горячими» клиентами

Процесс продажи включает в себя несколько этапов: холодный звонок, встреча, отправка коммерческого предложения, выставление счета и т. д. CRM-система позволяет вести замеры по каждому этапу: как долго клиент шел к покупке, какова сумма контракта и т. д. Это позволяет контролировать работу менеджеров через призму объективных показателей.

В моей практике повсеместно встречается потеря около 20 % клиентов, уже готовых купить. Это вызвано тем, что менеджеры забывают об еще одном этапе продаж – оплате. Один из главных процессов продажи – это закрытие на продажу или дожим до оплаты. Выставление счета – это еще не продажа. Но большинство менеджеров расслабляются на этом этапе, полагая, что достигли цели, и теряют клиентов. Очень важно держать в поле зрения таких «горячих» клиентов. Они прошли все этапы воронки продаж и терять их уже «горячими» весьма глупо. Поэтому надо дожимать до оплаты. Для этого достаточно позвонить через два-три дня после выставления счета и напомнить об этом. Это все фиксирует CRM-система.

1.5. Оперативная работа с клиентом. снижение издержек

CRM-система позволяет не забывать о клиентах и истории отношений с ними. Менеджеры не забудут, кому необходимо позвонить, по какому номеру, когда и с каким вопросом. CRM-система все «помнит».

В карточке клиента заполняется вся нужная для работы информация: контакты, ФИО, название компании, продажи и т. д., что позволяет его быстро идентифицировать среди сотни остальных. Тем самым система сокращает время на поиск нужного клиента и способов связи с ним.

Кроме того, например, у системы постановки задач Битрикс24 предусмотрено облачное хранилище данных. Это очень удобно, так как позволяет передавать в общий доступ шаблонные документы: коммерческие предложения, маркетинговые материалы, прайс-листы и т. д. Такая организация процесса сократит лишний документооборот, затраты на бумажную работу, а сотрудникам позволит быстро ориентироваться в документах и отправлять их клиенту.

Также одна из возможностей CRM – это предоставление различных отчетов. Система автоматически замеряет ряд показателей, выдавая вам итоговый результат. Таким образом, с помощью CRM-системы вы:

✓ увеличите скорость реакции менеджера на пожелания клиента;

✓ сократите лишний документооборот и время на поиск нужного документа;

✓ сократите время на замеры и составление отчетов.

1.6. Оценка маркетинговых мероприятий

Эффективный бизнес – это измеримый бизнес. Если вы не ведете замеры, значит, не контролируете процесс. Компании часто обращаются в маркетинговые агентства, которые обещают за значительную сумму привести поток клиентов. Не следует верить таким обещаниям. Никто не знает, даже вы сами, какой маркетинговый канал выстрелит именно у вас.

Эффективность маркетинговых мероприятий и каналов следует замерять. Например, вы приняли участие в тематической выставке. Используйте на выставке материалы (визитки, стенды, брошюры) с определенным номером телефона, отличным от вашего основного. Если интегрировать CRM-систему с виртуальной АТС или IP-телефонией, то получите десятки уникальных номеров, все звонки с которых направляются на ваш основной номер. По истечении определенного периода посмотрите отчет, сколько звонков вам поступило по итогам работы на выставке. Количество звонков по определенному номеру фиксирует АТС. Важно знать, сколько было потенциальных клиентов, сколько из них продуктом заинтересовалось, сколько купило, каков их средний чек и т. д. Все эти показатели отслеживает CRM-система. Проведя такой анализ, вы расчетным путем определите эффективность работы на выставке в объеме продаж. Сравните этот показатель с затратами на маркетинговое мероприятие и определите, насколько оно эффективно.

Не вливайте крупные суммы в один маркетинговый канал, тем более, если вы только интуитивно считаете его самым эффективным. Надо пробовать максимальное количество каналов рекламы на минимальных бюджетах и замерять их отдачу (стоимость и количество лидов, стоимость клиента, средний чек). Это позволит масштабировать наиболее эффективные каналы и сокращать убыточные, рациональнее распределять маркетинговый бюджет и возмещать затраты, повысить результативность маркетинговых мероприятий и скорректировать их направление.

1.7. Формирование отчетов

Если вы только начинаете работать с CRM-системой, то я не рекомендую заполнять десятки отчетов. Многие из них можно просто выгружать из CRM. Можно посмотреть отчет отдельно по сотруднику или в целом по отделу.

CRM-система формирует отчеты в режиме реального времени и различных вариантах: сводный или детализированный, а также за различный временной интервал. Результаты представляются в табличном варианте или графическом, а также их можно экспортировать в программы MS Office для дальнейшей работы с ними.

Например, CRM стандартно составляет следующие отчеты: воронка продаж, объем продаж, количество входящих и исходящих звонков, средние чеки и количество продаж.

1.8. Защита клиентской базы

Я уже говорил о том, что клиентская база – это ваш актив № 1. Лучше вести ее в таблицах Excel, чем не вести совсем. Но этот вариант весьма опасен, так как таблицу можно скопировать на съемный носитель, распечатать, переслать другому лицу по электронной почте. Это делает ваш бизнес незащищенным, а базу доступной для конкурентов и корыстных менеджеров. Увод чужой базы – это весьма популярный способ начала бизнеса у стартапов.

CRM-система, конечно, не защищает ваш клиентский актив на 100 %. Всегда можно переписать контакты вручную. Но, согласитесь, это весьма долго и хлопотно.

Администратор сервера, например, вы, как руководитель, может контролировать права пользователей CRM-системы и варьировать их доступ к базе. У каждого менеджера может быть доступ только к своим клиентам, а не к клиентам всей компании. Для выгрузки базы из системы, ее экспорта или удаления необходимо обладать специальными правами, что значительно повышает бизнес-защиту.

Таким образом, ваши сотрудники не уйдут вместе с вашей клиентской базой.

Я рекомендую регулярно делать резервные копии базы, даже если она хранится в CRM-системе. В бизнесе говорят, что есть компании, которые УЖЕ делают резервные копии, и те, кто ЕЩЕ не делает. То есть вопрос не в том, настигнет ли это вас, а в том, когда настигнет. Обновлять резервную копию достаточно раз в неделю, но системно. Этот процесс автоматизируется функционалом CRM. Лучше предупредите события, а не устраняйте их последствия. Даже программные обеспечения дают сбой в работе.

1.9. Все клиенты попадают в базу

Одна из распространенных классических ошибок отдела продаж заключается в том, что менеджеры заносят в базу только тех клиентов, которые купили, но НЕ заносят тех, которые интересовались товаром, но не купили, которые звонили, но в текущий момент времени вы не смогли предложить им продажу, закрывающую потребность, и т. д. Контакты этих клиентов обязательно нужно собирать. Ведь с ними можно начать работать через некоторое время. Вы будете иметь повод и возможность позвонить им и предложить выгодные всем точки взаимодействия. Преимущество в том, что это будет теплый звонок, так как о вас уже слышали.

Рис. 1. Точки взаимодействия с клиентом для сбора контактов

Если менеджеру позвонили, чтобы узнать о цене, можно в процессе беседы выяснить, когда потенциальный клиент планирует совершить покупку. Предположим, он скажет, что через два месяца. Если внести эту информацию в CRM-систему, то в нужный день она напомнит про необходимость сделать звонок, кому именно и по какому вопросу.

Собирать контакты необходимо во всех точках взаимодействия с клиентом. Еще один популярный канал – это ваш интернет-сайт.

Часто сайты разрабатываются так, что клиент может оставить заявку онлайн. Оставленная заявка попадает на чью-то почту и, вполне вероятно, может там затеряться.

Если интегрировать сайт с CRM-системой, то все запросы будут попадать в нее автоматически. Либо можно назначить ответственного менеджера, отвечающего за обработку полученных с сайта заявок.

1.10. Системная коммуникация с новыми клиентами

Если вы применяете CRM-систему, то можете настроить процесс системной коммуникации с клиентом, т. е. определить, как вы ведете нового клиента к покупке.

Например, цепочка может быть следующей: звонок, выявление потребности, выставление коммерческого предложения, назначение встречи, доработка коммерческого предложения под клиента, дожим до продажи.

Эти этапы необходимо прописать, а также определить длительность каждого этапа и временные интервалы между ними.

Таким образом, все менеджеры будут одинаково работать с клиентами и результат работы будет в меньшей степени зависеть от профессионализма сотрудника.

Рис. 2. Этапы работы с новым клиентом

Если строить по этим этапам воронку, то вы легко определите, на каком этапе клиенты «отваливаются». Так вы выявите свои слабые стороны, над которыми нужно работать.

1.11. Система коммуникации с постоянными клиентами

Этот процесс даже более важен, чем коммуникация с новыми клиентами. Очень редко встречаются компании, в которых он настроен и отлажен. Чаще всего менеджеры ждут, когда клиент позвонит сам, работая по принципу «когда позвонит – тогда и выставим счет». Это неверный подход, в результате которого вы теряете до 30 % продаж. Продать постоянным клиентам проще. Как правило, постоянные клиенты не знают весь ваш ассортимент и проблемы, которые вы можете решить, так как обращаются за одним и тем же. Постоянным клиентам легче допродавать по технологиям cross-sell и up-sell. Должна быть технология роста «внутри» клиента. Поэтому необходимо прописать периодичность касания среднего клиента. После покупки обязательно уточняйте дату следующей ожидаемой закупки. Вносите себе об этом напоминание в CRM-систему. Это позволит заранее подготавливать коммерческое предложение под потребность клиента и, соответственно, опережать конкурентов.

1.12. Нет забытых клиентов

Менеджеры часто забывают перезвонить клиентам, которым обежали это сделать. В оперативном процессе работы и огромном потоке информации удержать все в памяти невозможно. Например, менеджер отправил коммерческое предложение, обежал позвонить через два дня, чтобы узнать результаты его рассмотрения, но не перезвонил. Или перезвонил через неделю. При таком подходе, вы потеряете клиента. Он не будет ждать вашего звонка и купит у конкурентов. CRM-система автоматизирует все процессы. Достаточно внести нужную информацию и система сама напомнит о событии. Менеджер не упустит из виду ни одного клиента, вспомнит, на каком этапе сделки он находится, по какому вопросу вы общались и какое обещание ему было дано. Это значительно увеличивает вероятность покупки.

В девяти из десяти случаев клиентов, которые сами не звонят, забывают. Менеджеры работают с теми, кто к ним обращается, или ищут новых клиентов. А те, кто по каким-то причинам перестал к вам обращаться, уходят в тень. Если вы привлекаете новых клиентов, но одновременно теряете старых, то база не растет. Она всего лишь обновляется. Поэтому важно проводить реактивацию клиентов.

Реактивация – это процесс возврата клиента, который работал с вами, но не покупал у вас дольше среднего периода покупки (периода транзакции) среднего клиента. Период транзакции есть в любом бизнесе, и везде он свой. Например, на авторынке – это около 7 лет. Продовольственные товары покупают в среднем раз в 3–4 дня. И т. д. Отслеживать клиентов, требующих реактивации, можно по последней дате отгрузки. Если у вас десятки клиентов, то отследить таковых можно вручную. Но если тысячи, то долго и сложно. Процесс реактивации должен быть системным событием, а не проводится время от времени.

Хорошая CRM-система, лучше всего специально подстроенная под ваш бизнес, должна позволять настраивать системные события. Настройте процесс так, чтобы клиенты, которые не покупали в течение определенного периода, автоматически попадали в отдельную базу по реактивации. Это автоматизирует процесс и исключит человеческий фактор. Менеджер не забудет позвонить, не пропустит ускользающего клиента и не будет выбирать, хочет он возвращать какого-то клиента или нет, потому что он «сложный». Если клиент в базе по реактивации, ему следует позвонить. На этот процесс необходимо назначить ответственного менеджера. Проводить реактивацию достаточно раз в неделю. Звонить таким клиентам нужно обязательно. Можно это делать по скрипту, который выяснит причину отсутствия покупок и позволит выявить актуальные потребности, чтобы продолжить сотрудничество. Задача руководителя отдела продаж – следить за своевременностью выполнения поставленных менеджерам задач. Вы будете расширять базу, привлекая новых клиентов и удерживая старых.

Проводить реактивацию необходимо еще и затем, чтобы понимать, почему клиенты от вас уходят. Это важно для вашего роста, получения конкурентных преимуществ, повышения качества обслуживания, поддержания хорошей репутации.

Еще один классический этап потери клиента – это момент, когда менеджер выставил счет и забыл про клиента, полагая, что сделка завершена. На этом этапе компания теряет в среднем до 30 % продаж. Выставление счета – это еще не продажа. Важно позвонить клиенту через два-три дня и напомнить про счет и необходимость его оплаты. Это называется дожим до оплаты. Менеджеры не должны расслабляться, если довели продажу до выставления счета. Конечная цель – это получить оплату.

1.13. Нет пропущенных вызовов. клиент всегда дозвонится!

В крупной компании или компании, переживающей стремительный рост, бывают моменты, когда все менеджеры заняты. Они не могут принять входящий звонок, так как не завершили предыдущую беседу. Если телефон многоканальный, то в такой ситуации может помочь руководитель отдела, принять звонок и общаться с клиентом или уточнить контактные данные, которые затем передаст менеджеру и он сам перезвонит, когда освободится. Однако руководителя может не быть на месте или он может быть занят. CRM-система удобна тем, что входящий звонок может отражаться на экране компьютера всех менеджеров. И тот, кто понимает, что может завершить разговор прямо сейчас без ущерба для результата беседы, или тот менеджер, который быстрее остальных освободится, перехватит этот звонок. Таким образом, нет пропущенных входящих вызовов и ваши клиенты не «висят» на линии, слушая гудки.

А как же быть со звонками в нерабочее время? Особенно это актуально для интернет-магазинов. У одного из наших клиентов уже на 3-й неделе внедрения CRM-системы продажи выросли на 20 % лишь за счет того, что они начали прозванивать утром все пропущенные вызовы, которые случились в нерабочее время после 19.00 и до 9.00. А в вашей компании фиксируются пропущенные звонки и заявки в нерабочее время?

Еще одна распространенная причина недовольств клиентов качеством обслуживания – это трудность дозвона. Многопрофильные компании, особенно банки, курьерские службы, операторы сотовой связи и др., создают сложное меню переходов. Порой, чтобы выйти на оператора, необходимо сделать до пяти переходов по меню. Это отнимает много времени. Если клиент 10 мин преодолевал голосовое меню, затем висел на линии, так как все операторы заняты, а в итоге положил трубку раньше, чем его звонок был принят, то желания звонить вам повторно у него не возникнет.

Процесс перехвата звонка важно настроить и для ситуаций, если менеджера нет на рабочем месте. Например, можно установить следующий режим: если менеджер не отвечает на звонок в течение трех гудков, то на 4-м гудке звонок перенаправляется другому менеджеру. Если второй менеджер не отвечает через два гудка, то на мобильный телефон руководителю.

1.14. Учет информации по общению с клиентом

Данный пункт касается заполнения и ведения карточки клиента, в которую вносится вся информация о взаимоотношениях с ним. После отгрузок продаж в карточке сохраняется информация об объемах продаж, периодах покупок, стоимости сделки и т. д. Имея такие зафиксированные и систематизированные данные, можно без ущерба для компании и ухудшения качества обслуживания передать клиента другому менеджеру, если он не может по каким-то причинам работать. Кроме того, на основании этой информации можно предугадывать поведение клиента и его потребности. Совокупные данные по всем клиентам отражают активность отдела продаж и позволяют составлять более точные прогнозы и планы.

Рис. 3. Пример карточки клиента в CRM-системе

Я всегда пользуюсь услугами одного и того же такси. В этой компании отлично отлажены бизнес-процессы, в том числе, уверен, благодаря CRM-системе. Оператор, отвечая на ваш звонок, называет вас по имени. Они хранят все маршруты, по которым вы ездили. Вы сами можете просмотреть их в личном кабинете, а также создать любимые маршруты. Такой объем информации возможно хранить только в карточки клиента CRM.

Также в карточку можно вносить дни рождения и другие значимые для клиента даты. Это помогает увеличивать объемы продаж и формирует лояльность клиента. Предположим, руководитель отдела закупок компании А сломал руку. Вы знаете, что гипс снимут через четыре недели. Если вы позвоните, чтобы поздравить его с выздоровлением, то он будет приятно удивлен и проявит к вам расположение.

1.15. Замеры активности сотрудников

Преимущество CRM-системы, которое трудно переоценить, заключается в том, что она автоматизирует процессы и ведет замер показателей. По отчетам системы можно, в том числе, оценивать активность сотрудников.

План активности – это набор минимальных действий сотрудника.

Например, 30 холодных звонков в день, 10 теплых звонков, рассылка 20 коммерческих предложений и т. д. Я рекомендую привязывать к плану активности оклад менеджера. Если план активности выполнен, то сотрудник получает оклад в полном размере.

Если не выполнен, то размер оклада снижается. Объем продаж может быть достигнут или не достигнут. Но выполнить или нет план активности – выбор сотрудника. Только от него зависит, сделает он 30 звонков в течение дня или нет. Имея прописанный план активности, вы будете уверены, что ваши сотрудники отрабатывают свои деньги, а не просиживают рабочие часы за кофе, или разговорами в социальных сетях.

Поэтому план активности обязательно должен быть в отделе продаж. Он проверяется лишь в том случае, если не реализован план продаж. Если план продаж выполнен, то не имеет значение, сколько действий привело к этому результату.

В конце дня менеджеры должны заполнять отчет по выполнению плана активности. Если мотивация менеджеров зависит от выполнения плана активности, то они могут приукрашивать отчеты, если минимальный набор действий за день не выполнен. Поэтому важно контролировать правдивость отчетов. В этом поможет CRM-система. В план активности включаются только измеримые показатели, значит, и CRM-система может их замерить.

Рис. 4. Пример замера активности менеджеров

Кроме того, с внедрением CRM-системы количество невыполненных задач сократится в два раза. Во-первых, в связи с тем, что менеджеры знают, что их слова и отчеты можно проверить, они будут стараться выполнять план. Во-вторых, мы уже говорили, что система напоминает о событиях, информация о которых внесена в нее. Таким образом, менеджеры не забудут ни об одном клиенте.

1.16. Учет воронки продаж

Воронка продаж – это распределение клиентов по стадиям процесса продаж. Например, менеджер позвонил 10 клиентам, из них 8 выставил коммерческое предложение, с 5 провел встречу, 4 выставил счет, 2 счет оплатили. Это ступени воронки продаж. Например, ступени воронки продаж могут быть следующими:

✓ Количество контактов (звонков, заявок с сайта).

✓ Количество назначенных встреч.

✓ Количество проведенных встреч.

✓ Количество эффективных контактов (есть резюме, в том числе отказы).

✓ Количество высланных документов КП.

✓ Количество и сумма счетов, выставленных в данном периоде.

✓ Количество и сумма оплаченных счетов, выставленных в данном периоде.

Рис. 5. Воронка продаж

Если вы ведете воронку продаж, то понимаете, сколько клиентов в месяц вы привлекаете, сколько холодных звонков необходимо сделать, чтобы было заключено 10 сделок и т. д. Например, если оценивать приведенный выше пример, то для осуществления 2 продаж, необходимо сделать 10 звонков. Основываясь на замерах, вы сможете составлять более точные прогнозы и планы, а также управлять продажами через количество действий.

Рис. 6. Анализ эффективности маркетингового канала

Важно грамотно настроить воронку продаж, знать и выделить все ее этапы. С воронкой продаж надо работать. Например, выявлять сильные и слабые стороны в работе менеджеров. Анализируя воронку, вы будете видеть, на каком ее этапе отваливается больше всего клиентов. Значит, менеджеры плохо справляются с данной ситуацией. Возможно, следует проработать скрипт, провести какое-то обучение и т. д. Нужно использовать замеры воронки продаж для усиления сильных и слабых сторон.

Вести такие замеры воронки следует системно. Это можно делать отдельно по каждому менеджеру или в целом по отделу, по географическому критерию или иным параметрам. В сборе данных также колоссальную пользу окажет CRM-система, фиксирующая показатели.

Также воронка продаж используется для анализа эффективности маркетинговых каналов.

1.17. АВС-, XYZ-сегментация клиентской базы

Мы уже говорили о роли и важности клиентской базы. Ее важно вести хотя бы как-то. Но эффективнее вести ее по некоторым правилам. Одно из них – это сегментация базы.

Сегментация клиентской базы – это ее деление на группы, в основе которой положен определенный критерий. Наиболее распространенные сегментации – это АВС– и XYZ-сегментация, а также их синтез.

АВС-сегментация делит клиентов по объему закупок. Так, А – это самые крупные клиенты, В – средние и С – мелкие. XYZ-сегментация берет за основу частоту покупок. Х – это постоянные клиенты, Y – это нерегулярные клиенты и Z – разовые клиенты. Правило Парето «20/80» работает и в бизнесе. Соответственно, А и Х клиенты – это 20 % базы, которая дает 80 % объема продаж. Сочетание АХ – это так называемые «дойные коровы», т. е. постоянные клиенты с высокой долей покупок. Чем больше таких в базе, тем выше и выгоднее ваши продажи. СZ – это «собаки», т. е. клиенты, которые покупают мало и редко. Скорее всего, они приносят вам больше хлопот, чем прибыли, так как малые объемы не покрывают издержки на работу с ними. АZ – это клиенты-«звезды». Они купили много, но однажды. Остальные сочетания составляют группу «дикие кошки». Этих клиентов можно перевести в категорию «дойные коровы», организуя с ними правильную работу.

Рис. 7. АВС-, XYZ-сегментация клиентской базы

Сегментация базы важна для организации правильной работы с клиентом и более точного понимания его потребностей. Очевидно, что работа с крупными клиентами А должна быть более высокого уровня, чем с С клиентами. Соответственно менеджеру стоит тратить меньше времени и усилий на работу с одними и больше работать с другими клиентами. В зависимости от класса сегментации определяется регулярность проведения встреч, частота звонков и т. д.

Таблица 1

Частота коммуникации с сегментами клиентской базой

Сегментацию базы лучше вести в CRM-системе. Она позволит настроить системные события на каждого клиента. Например, раз в две недели напоминать про звонок клиенту ООО «Типография», который является крупным. И раз в месяц информировать на электронный адрес о новинках клиента ОАО «Колорит», который по сегментации принадлежит к группе Z. Таким образом, вы подберете правильные программы лояльности и точнее попадете в «боль» клиента, увеличив шансы на продажу. Сегментация использует время менеджеров с максимальной эффективностью, одновременно выстраивая стратегию отношений с клиентом должным образом.

Важно сегментировать даже холодную базу на первом касании, т. е. клиентов, которым вы только собираетесь позвонить. Такая база должна формироваться по критериям. Например, вам выгодно делать поставки только от 50 т. Вы понимаете, что для вашей ниши такие объемы актуальны только для крупного бизнеса с ежемесячным оборотом от 3 млн руб. Соответственно, исключив из базы клиентов, для которых ваше предложение будет финансово неподъемным (например, малый бизнес), вы сэкономите время менеджеров на пустые, заранее нерезультативные звонки.

1.18. Запись телефонных звонков

Важно, чтобы разговоры менеджеров записывались. Функционал CRM-системы и мини-АТС позволяет это делать. Записи разговоров необходимы для выборочного контроля качества работы менеджеров. Прослушивать разговоры должен руководитель отдела продаж, коммерческий директор или собственник. Этот процесс должен быть системным. Чтобы оценить все разговоры, уйдет много времени. Достаточно 40–50 разговоров в неделю.

По итогам прослушивания вы сможете оценить работу менеджеров: правильно ли они разговаривают, не грубят ли, ведут ли беседу по скрипту или схеме продажи, используют ли кросс-продажи и т. д. Нужно проинформировать персонал, что разговоры записываются и периодически слушаются. Важно, предпринимать после такого выборочного контроля соответствующие действия: поощрять менеджеров, выстраивающих разговор правильно, и штрафовать тех, кто нарушает какие-то нормы. Когда у менеджеров есть понимание, что разговоры записываются и прослушиваются, они качественнее общаются с клиентами, потому что знают, что есть выборочный контроль.

Кроме того, самые удачные звонки можно использовать для обучения менеджеров. Особенно новичков. Давайте им прослушивать разговоры профессионалов. Удачные и неудачные разговоры также нужно разбирать на ежедневных летучках. Так вы предостережете менеджеров от повторяющихся ошибок. Достаточно разобрать ошибку одного, чтобы другие научились на его опыте.

Мы долго искали компанию-партнера, которая могли бы качественно настраивать АТС, интегрировать цифровые АСТ, внедрять запись разговоров, настраивать многофункциональные телефоны и учитывать статистику. Сейчас мы работаем с надежной компанией и спокойны за своих клиентов. Вам же я порекомендую проанализировать минимум 10 компаний и сравнить их опыт и цены.

1.19. Описание бизнес-процессов в продажах

В некоторых CRM можно связать бизнес-процессы компании с автоматическими действиями, которые запрограммированы в системе.

Например, Битрикс24 позволяет настроить процесс таким образом: если клиент переведен в статус «Назначена встреча», то клиенту автоматически высылается смс с уведомлением, в котором указана вся контрактная информация о времени и месте ее проведения. Если клиенту присвоен статус «Подготовка специального предложения», то ему автоматом уходит письмо с данным предложением.

Это значительно упрощает процессы, а также автоматизирует их, делая тем самым независимыми от людей.

Например, работа с клиентом ведется по определенным этапам, которые должны быть у вас подробно описаны. Менеджеры должны знать эти этапы, их последовательность, максимальную длительность каждого этапа и т. д.

Настройка бизнес-процессов в CRM-системах особенно важна для системных, повторяющихся процессов, которые всегда проходят по одной схеме.

Например, отдел продаж тесно связан с отделом закупок и логистики.

Если один сотрудник что-то забудет/пропустит/нарушит сроки, то ущерб будет нанесен и клиенту, и ряду структурных единиц компании.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет избегать таких ситуаций.

Если процесс типичен, то должен быть алгоритмизирован и автоматизирован.

Современные техники и технологии легко решат эту задачу. В итоге работа будет вестись слаженно и своевременно.

Рис. 8. Пример бизнес-процесса в Битрикс24

Не все версии CRM-систем позволяют описывать бизнес-процессы. Поэтому я рекомендую шлифовать систему именно под свою компанию и свои бизнес-процессы в том алгоритме, по которому они протекают именно у вас.

1.20. Мотивация и KPI

В большинстве компаний, с которыми я работал, система мотивации сотрудников, ориентированная на результат, была не настроена. Чаще всего используются две крайности: зарплата, полностью состоящая из оклада, или зарплата, полностью состоящая из процента от продаж. В первом случае сотрудник не мотивирован действовать на результат. Он работает на процесс, то есть коротает рабочее время. Он знает, что получит одну и ту же сумму, независимо от того, сколько звонков за день или месяц совершит. Второй пример плох тем, что не защищает сотрудника. Он не знает, сколько получит в конце месяца и хватит ли ему этих средств на покрытие потребностей и содержание семьи. Поэтому в компаниях, использующих исключительно процентную оплату труда, высокая текучка кадров. Люди эмоционально выгорают.

Я выработал авторскую универсальную систему мотивацию, состоящую из трех ступеней: оклад, процент и бонус.

Оклад должен быть. Но минимальным. Кроме того, он привязывается к плану активности. План активности – это набор минимального количества действий, которые должен совершить сотрудник за ограниченное время.

Например, за день. По степени выполнения активности ведется градация оклада. Если план выполнен, то оклад выплачивается полностью. Если не выполнен, размер оклада снижается.

Формирование плана продаж также обязательно. План продаж – это объем продаж в денежных единицах. Такой план нужно устанавливать как на отдел, так и отдельно на менеджера. К плану продаж вы можете привязать размер процентов. Например, с 200 руб. к зарплате менеджера прибавляется 5 % от этой суммы. С 400 тыс. руб. – 7 % и т. д. Процент мотивирует сотрудника продавать, т. е. работать на результат. Если план продаж выполняется, то проверять план активности необязательно.

Бонус выплачивается за выполнение KPI.

KPI – это ключевые показатели эффективности сотрудника. Это стимулирует активность менеджеров.

Проще всего привязать бонусы к ним, так как KPI количественно измеримы. Я называю бонус платой «за зеленые шнурки».

Если менеджер месяц приходил на работу с зелеными шнурками, то ему можно выплатить бонус. Мне нравятся бонусы тем, что с их помощью можно вытягивать любые показатели.

Например, вы хотите продать определенное количество конкретного товара. Дайте за его продажу бонус! Кроме того, вы сами решаете по истечении какого периода его заплатить.

Это может быть месяц или квартал. Главное, чтобы все моменты были прописаны, а менеджеры с ними ознакомлены.

CRM-система поможет в мотивации тем, что учитывает показатели эффективности менеджеров по многим критериям: количеству действий, объему продаж, количеству проведенных встреч и т. д. Это нужно связывать с мотивацией, т. е. привязывать к оплате труда. Таким образом, работа каждого менеджера будет оценена по заслугам.

1.21. Есть лиды или контакты без задач, Карл! Как держать клиентов в тонусе?

Одна из классических ошибок в работе отдела продаж заключается в том, что есть лиды, по которым нет задач. Это неверная организация работы. По всем лидам и клиентам задачи должны быть поставлены. Это может быть звонок после встречи, постпродажная работа, получение отзыва о качестве обслуживания и т. д. Но после сделки обязательно должен быть какой-то следующий шаг.

Так клиенты будут о вас помнить, ведь вы держите их в тонусе. Если им потребуется помощь из вашей по вопросу, касающейся вашей сферы деятельности, то они обратятся к вам.

Информацию о следующем шаге необходимо вносить в CRM-систему.

Она по каждому клиенту напомнит, что нужно сделать и когда, даже если менеджер, который проводил встречу, уже не будет у вас работать или заболеет.

1.22. Рост производительности труда на 30%

CRM-система позволяет увеличить производительность труда менеджеров на 30 % за счет трех факторов: экономии времени менеджеров, постановки задач и блочной работы.

Если вы внедрили CRM, то обязательно используйте ее не только для ведения клиентской базы, но и автоматизации процессов.

Так, система экономит время менеджеров на набор телефонного номера и поиск информации о предыдущих сделках и договоренностях с клиентом.

Кроме того, сократится временной расход на бумажную работу, если вы будете хранить в системе шаблонные документы.

Можно автоматизировать ряд процессов. Например, отправку коммерческих предложений, выставление счета и т. д. Такие задачи менеджер сможет закрывать одним кликом.

На производительность менеджеров также влияет форма организация их работы. Вы уверены, что ваши сотрудники делают то, что должны делать согласно должностной инструкции, а не выполняют только те задачи, которые им нравятся? Я рекомендую использовать блочную работу.

Это значит, что рабочий день менеджера разбивается на временные интервалы. В течение одного интервала он занимается одной задачей.

Например, с 9.30 до 12.00 он ведет обзвон холодной базы; с 12.00 до 13.00 совершает теплые звонки по выставленным ранее коммерческим предложениям и т. д.

Таблица 2

Пример блочной работы

Когда в единицу времени менеджер концентрируется на одной задаче, то эффективность повышается. Это связано с особенностями работы мозга. Мозг человека разгоняется до максимальной эффективности за 30 мин занятия одной деятельностью. Те, кто звонил сам, знают, что первые 10 звонков делать очень сложно. Но последующие 30–50 проходят легко. Это связано с тем, что мозг находится на максимальном пределе. Правда, есть одна особенность. Если вы отвлечетесь на звонок, кофе, электронную почту или любой другой фактор, то эффективность падает до первоначальной. Для нового разгона мозгу вновь требуется 30 мин. Именно поэтому результат менеджера в разы меньше, если он хаотично берется за разные задачи. Кроме того, никто из менеджеров не любит звонить в холодную. Если человек знает, что на эту задачу ему отведено два часа, работать ему будет легче. Блочная работа – это как расписание в школе. Менеджер обязан соблюдать время и содержание каждого временного отрезка, даже если не хочет что-то делать.

Еще один секрет повышения продуктивности менеджеров – это постановка целей и задач. Я рекомендую проводить ежедневные 15-минутные летучки, на которых менеджеры получают максимум по 3 цели на день. Так сотрудники понимают, какой результат должны достичь. Цели достигаются через поставленные задачи. Задачи удобно ставить внутри системы. Так проще отследить ее выполнение. Если работа организована в системе постановки задач, то менеджер осознает: выполнение задачи нельзя отложить, т. к. есть ограничение по времени ее выполнения, т. е. дедлайн. Если он нарушит срок, то наблюдатель потребует объяснений и, если это предусмотрено корпоративной культурой, применит депремирование. Это дисциплинирует менеджеров, учит ставить цели и достигать их.

1.23. Анализ недовольств клиентов. повышение лояльности

У каждой компании есть клиенты, которых можно назвать ушедшими. Они когда-то у вас покупали, но по каким-то причинам перестали это делать. Невозможно постоянно работать без ошибок и со 100 %-м качеством. Возможно, кому-то нагрубил менеджер, вы нарушили сроки поставки или была продана некачественная партия товара. Недовольные клиенты все равно будут. С ними можно и нужно работать.

Процесс работы с недовольными клиентами должен быть системным. Важно, чтобы каждый месяц прорабатывалось определенное количество клиентов на предмет их удовлетворенности качеством обслуживания. Вы можете просто позвонить и получить отзыв о работе менеджеров. Можно проводить акцию «Тайный клиент». Так вы сможете выявлять недовольных клиентов. Важно отслеживать недовольных клиентов и работать с ними по разработанному алгоритму. В первую очередь не для того, чтобы сохранить клиента и сделать с него объем продаж, а чтобы знать свои минусы и исправлять их. Это поможет не потерять десятки других клиентов. Эта работа способствует улучшению качества сервиса, что сделает вас лучшими на рынке.

1.24. Работа по возврату ушедших клиентов

После того, как недовольные клиенты и причины их недовольства выявлены, необходимо вести работу по их возврату. Надо проработать базу, выбрать тех, кто ушел, и обзванивать их раз в полгода. Не предлагайте им вернуться к вам полностью. Пытайтесь стать дополнительным поставщиком с более выгодными условиями, так как вы ранее уже работали.

В работе по возврату клиента есть важное правило: возвращать должен не тот менеджер, который потерял клиента. У клиента есть обида на этого менеджера и он ее не забудет, какие бы выгодные условия работы менеджер ни предлагал. Вести работу по возврату должен другой менеджер, знающий предысторию отношений с этим клиентом.

Воздействуйте на потерянного клиента тем, что у вас все поменялось. Важно признать перед клиентом свою ошибку, объяснить, что вы выявили ее причину и сейчас все проблемы устранены. Скажите обиженному клиенту, что у вас действует программа по возврату ушедших клиентов, в рамках которой вы предлагаете выгодные условия. Это могут быть скидки, подарки, специальные, ограниченные во времени, предложения и т. д.

Заключите с клиентом договор, по которому вы будете второстепенным или даже запасным поставщиком. Если основной поставщик подведет, то клиент обратится к вам и увидит, как вы работаете сейчас. Обратите внимание, в такой ситуации сделка должна быть отработана превосходно. Иначе, клиент будет потерян безвозвратно. Если же вам удастся его вернуть, то он останется с вами на всю жизнь.

1.25. Постпродажная работа

Я уже акцентировал внимание на том, что на рынке, где товар унифицирован, на лояльность клиента можно влиять качеством сервиса. В России не хватает качественного сервиса. Далее я расскажу, как вы можете его улучшить.

В первую очередь, с клиентом нужно общаться. Если общение проводится через системы связи, то менеджер обязан применять тренинг «Улыбка», т. е. всегда улыбаться при общении с клиентом, это чувствуется даже по телефону. Есть один секрет: если человек находится в благоприятном расположении духа, то вероятность, что он примет положительное решение по вашему предложению, значительно выше, чем в случае, если он будет пребывать в отрицательных эмоциях. Если менеджер при разговоре улыбается, это чувствуется. У клиента складывается хорошее настроение, и отказать менеджеру становится сложнее. Если менеджер проводит встречу с клиентом, то важно обращать внимание на опрятный внешний вид.

Чтобы понимать клиента и правильно выявлять его «боль», менеджеру нужно знать портрет вашего потребителя, хорошо разбираться в продукте и соблюдать этапы продаж.

Еще одна важная составляющая общения менеджера с клиентом – это получение отзывов. Важно звонить клиентам после того, как они совершили покупку. Так вы уточните информацию о качестве обслуживания и товара, а также получите возможность провести пост-продажную работу. Это весьма хитрый инструмент увеличения продаж. Клиент полагает, что вы проявили заботу о нем и звоните узнать, всем ли он доволен. Это повышает его лояльность к вашей компании. В то время как основная цель звонка с вашей стороны – выявить дополнительную потребность и сделать допродажу. Такая техника называется звонок под видом сервиса. Как правило, если вы продаете товар, то в качестве допродажи (cross-sell) выступает услуга (монтаж, настройка интерфейса, утилизация, доставка и т. д.). И наоборот, если вы продаете услуги, то cross-sell выступает товар (обучающие видео, средства по уходу и т. д.).

Через какой временной промежуток после осуществления продажи позвонить – зависит от специфики вашего бизнеса. В среднем, это не более трех дней. Этого периода достаточно, чтобы ознакомиться с продуктом. Однако если вы продаете сложный продукт, то этот период может увеличиться до нескольких месяцев. Предположим, вы продали кондиционер.

Позвоните через полгода и поинтересуйтесь, надо ли клиенту техническое обслуживание, чтобы избежать его поломки накануне летнего сезона.

Если клиент соглашается, к нему за дополнительную плату выезжает специалист, цель которого продать еще что-нибудь. Например, кондиционер на кухню или новую модель устройства.

Такие действия клиент принимает за сервис, в то время как это технология дополнительных продаж.

Менеджер сам не запомнит, какой клиент, что и когда покупал. Тем более сотрудники могут увольняться. Для автоматизации процесса и его независимости от человеческого фактора нужна CRM-система.

1.26. Пользование скриптами продаж/схемами продаж

Во многие CRM-системы можно встроить элементы скриптов продаж или их полностью. Что такое скрипты продаж и зачем они нужны?

Скрипты

1. Что такое скрипт

Скрипт – это прописанный сценарий разговора продавца и клиента. Пишут скрипты по следующим причинам.

1. Формализация процесса телефонного разговора. Как правило, берется самая эффективная модель. В скрипте прописываются все возможные вопросы клиентов и как на них отвечать.

2. Продажи всегда растут. Вы можете отбирать самые мощные техники, которые используют в продажах лучшие менеджеры, и внедрять их в скрипт.

3. Ваши продажи всегда измеримы, так как у каждого скрипта можно замерить конверсию (процент клиентов, которые покупают после разговора).

4. Простое клонирование процесса продаж. Вы можете открыть несколько офисов, представительств и отделений; благодаря скриптам проблем с продажами не будет.

5. Низкие требования к квалификации персонала. По прописанному сценарию разговора может общаться даже студент-практикант. Требования к знанию техники продаж и опыту продаж у рядового менеджера снижаются. Вы можете нанимать менее квалифицированный персонал. Первичные звонки по просеву базы клиентов могут совершать сотрудники, которые даже не очень разбираются в продукте.

6. Нестрашна текучка кадров. На рынке труда всегда много людей, которые справятся с задачей читать с листа.

2. Проблемы, которые возникают, если скриптов нет

✓ Сложное и долгое обучение новых менеджеров.

✓ Не все менеджеры грамотно выявляют потребности клиентов. Они продают то, что хотят, а не то, что нужно клиентам.

✓ Менеджеры не обрабатывают некоторые возражения клиентов, например «у вас дорого» или «мы хотим ХХХ производителя», и заканчивают продавать на этих словах. А если у вас прописан грамотный скрипт, клиентам можно будет продать и в таких условиях.

✓ Технология успешных продаж находится у лучших менеджеров, а не у вас. И если они уйдут, продаж станет значительно меньше.

✓ Нет замеров по конверсии в продажи и возможности их развивать. Все на свой страх и риск. Непонятно, сработало ли нововведение в технику продаж.

3. Виды скриптов

Телефонные разговоры. На входящие пишется один скрипт, на исходящие – другой, потому что когда клиент звонит нам с определенной целью, используется немного другой формат закрытия на продажу, встречу, выезд специалиста и т. д.

Различают исходящие холодный и теплый телефонный звонок. Холодный – это звонок по холодной базе, участники которой понятия не имеют о существовании вашей компании. Но они относятся к вашей целевой аудитории и им потенциально интересен ваш продукт.

Теплый исходящий звонок может быть по базе партнеров или клиентов, которые с вами уже работали; клиентов, оставивших вам свои контакты, но ничего не купивших; клиентов, которые купили всего один раз.

Входящий звонок – звонок по вашей рекламе, с сайта, от партнеров, по рекомендации и т. д.

Скрипт ответа секретаря. Как правило, это один абзац, небольшой блок, чтобы секретарь всем отвечал стандартно: «Здравствуйте! Это компания «АВС», меня зовут Елена Романенко. Чем я могу быть вам полезна?» Должен быть стандартный ответ.

Скрипт по реактивации клиентов. Реактивация клиентов – работа с базой контактов, которые ничего у вас не покупали дольше определенного периода средней транзакции в вашем бизнесе. Например, Дед Мороз на Новый год – это период средней транзакции раз в год. В среднем клиенты будут заказывать его услуги ежегодно. Для риэлторских услуг период транзакции – один раз в 7-10 лет.

Если клиент не покупал больше среднего периода транзакции, он должен сразу попасть в базу по реактивации, которую прорабатывают менеджеры по определенному скрипту.

Пример: «Здравствуйте! Это компания «АВС». Мы с вами сотрудничаем по юридическим услугам, конкретно – по представлению ваших интересов в суде. В последний раз мы работали с вами 3,5 месяца назад. Вы уже несколько раз пользовались нашими услугами. Мы считаем вас постоянным клиентом, но, к сожалению, последние 3,5 месяца вы к нам не обращались. С чем это может быть связано? Вероятно, мы можем сделать что-то лучше, расширить линейку услуг под ваши потребности».

Вы получите:

✓ вам ответят на вопросы бесплатно, дав ценную информацию;

✓ около 10–15 % тех, кому вы звоните, купят у вас по телефону или в ближайшее время (как правило, проблема в том, что вы давно не звонили). Вы подталкиваете клиентов к решению проблем.

Скрипт по работе с рекламациями. В нем прописывается, как общаться с недовольными клиентами и какие условия предлагать, чтобы вернуть их лояльность компании.

4. Из чего состоит скрипт

Скрипт состоит из девяти блоков.

Легенда. В легенде прописывается:

✓ цель скрипта (на что закрывать клиента: встреча, замер, коммерческое предложение, продажа);

✓ правила работы со скриптом;

✓ описание продукта и уникального торгового предложения;

✓ какие проблемы клиента решает ваш продукт.

Важно описать правила работы. Например, в них может входить:

✓ на исходящий холодный звонок – пять гудков; если трубку не подняли, переходим к следующему номеру;

✓ количество исходящих холодных звонков: 30 звонков продолжительностью более 30 секунд;

✓ блок звонков делается с 10.00 до 12.00.

Звонить можно до шести часов вечера – в зависимости от цели. Если вы возьмете менеджера, которого посадите звонить по восемь часов в день, он очень быстро сбежит. Я рекомендую отводить на холодные звонки два-четыре часа, не больше. Психологически это легче выдержать. У меня есть опыт холодных звонков, и я этому учу; сам могу звонить шесть часов с перерывами на чай. Но делать так в стандартном рабочем режиме не рекомендую.

1.27. Удобство работы менеджера

При внедрении CRM-системы продуктивность работы менеджеров растет за счет автоматизации или упрощении ряда процессов. Работать с системой удобнее, чем в ручную или с бумажными носителями. Например, CRM позволяет выставлять и отправлять счета нажатием одной кнопки. Во-первых, это быстро и просто. Во-вторых, работа всех сотрудников стандартизирована.

При работе с CRM-системой менеджерам не надо заполнять ряд ежедневных отчетов. Отчетность формируется автоматически и уходит в статистику.

Менеджеру не нужно помнить о том, кому позвонить и когда. Система поможет не потерять клиента и его контакты. Если задача поставлена, то система напомнит, какие действия и по какому клиенту необходимо предпринять. CRM можно настроить так, что она будет напоминать не только в своем интерфейсе, но и высылать письмо на почту. Функционал некоторых версий позволяет отправлять SMS-сообщения на телефон менеджера.

К CRM-системе можно привязать электронную почту. Письма, приходящие на нее, автоматически будут попадать в CRM. Так менеджер получит возможность вести переписку непосредственно через систему. Таким образом, не надо дополнительных сервисов, требующих ввода логинов и паролей, и дополнительных окон на рабочем столе. Все объединено в одной программе.

Работать менеджерам становится проще, но при этом с использованием CRM-системы их зарплата растет за счет роста объема продаж. Удобство также достигается тем, что работа всех сотрудников стандартизирована.

Глава 2 Какие Задачи решает CRM? Возможности и функционал

2.1. Управление базой клиентов

Анализ клиентской базы необходимо проводить как ежемесячно, так и еженедельно. Вам важно знать приток и отток количества клиентов. На основе анализа клиентской базы выстраивается работа по реанимации, составляются прогнозы развития, выявляются пробелы в работе и т. д.

Следует анализировать ежемесячно, сколько новых клиентов вы привлекли и сколько постоянных клиентов потеряли, а также объем продаж по новым и постоянным клиентам. В моей статистике был случай, когда объем продаж рос и ничего не предвещало беды. Когда проанализировали клиентскую базу, выяснилось, что менеджеры делают продажи на новых клиентах, в то время как по постоянным он упал на 20–30 %. Имел место отток постоянных клиентов к конкурентам.

Так как мы своевременно обнаружили эту тенденцию, удалось оперативно выявить причины ухода клиентов и предотвратить критическую ситуацию. Большинство клиентов удалось вернуть.

Таким образом, анализ клиентской базы дает много полезной информации. Статистика важна, чтобы знать, за счет чего живет компания.

В любом бизнесе 80 % продаж дают 20 % клиентов. Это правило Парето, которое работает в том числе и бизнесе. Чтобы знать этих 20 %, клиентскую базу нужно сегментировать. АВС-сегментация одна из самых распространенных и достаточных для организации грамотной работы с базой, которая делит клиентов по объему закупок.

Клиенты, входящую в группу А – это клиенты с наиболее крупными объемами продаж. Это те самые 20 % базы, дающие 80 % продаж. Клиенты, входящие в группу В – это средние клиенты. Эта группа самая многочисленная (от 70 % и более состава клиентской базы). Клиенты группы С – это клиенты с небольшими объемами продаж.

Классификация в первую очередь важна для выбора правильного вектора организации коммуникации с клиентом. Больше внимания следует уделять клиентам группы А, меньше – клиентам группы С. Так менеджер будет грамотно распределять свои усилия и не тратить зря время на неинтересных вам клиентов. С учетом принадлежности клиента к определенной группе и его потребностей проводятся маркетинговые мероприятия. Персонифицировать коммерческое предложение каждому клиенту достаточно сложно. Для этого необходим большой штат отдела маркетинга. Но если вы составляете хотя бы несколько различных предложений (для группы А, В и С), то их эффективность возрастает в разы. На основе классификации также можно определять размер скидок и других бонусов.

Ведя замеры по каждой группе, вы сможете контролировать ее численность. Очевидно, что ваша цель заключается в том, чтобы как можно больше клиентов перевести в группу А. Выстраивая грамотную работу с клиентами, у которых есть нужный финансовый потенциал, вы сможете этого добиться.

Помимо классификации, CRM-система с точки зрения управления клиентской базой удобна тем, что делает процесс работы с клиентом независимым от менеджера. Вся история отношений с клиентом хранится в его карточке. Если менеджер, который работал с этой компанией, уволится или заболеет, его сможет заменить другой и качество работы от этого не пострадает.

Рис. 9. Пример карточки клиента и комментариев менеджера

2.2. Управление контактами и ЛПР

В CRM-системе можно формировать несколько различных справочников: отдельно по компаниям и отдельно с контактами. К одной компании может быть привязано несколько лиц, принимающих решение и сотрудников, влияющих на процесс. Система постановки задач Битрикс24 позволяет привязывать к компании несколько контактов. Это весьма удобно. Предположим, что сотрудник, с которым вы взаимодействовали в компании А, ушел в компанию Б. Поскольку у вас есть его контакты, вы можете использовать их, чтобы предложить свои услуги в компании Б, в которую устроился этот сотрудник. Если вы располагаете только телефоном компании, то это невозможно. Поэтому важно знать всех лиц, принимающих решение. Это также полезно тем, что один сотрудник может заболеть или уйти в отпуск. Имея контакты нескольких сотрудников, вы будете знать, кто еще сможет вам помочь, так как понимаете структуру компании клиента.

При внедрении CRM следует разработать карточку клиента. На каждого клиента заводится своя карточка. В ней можно создать любые поля: ФИО, телефон, электронный адрес, имя скайпа, время работы клиента и т. д. Также можно вносить комментарии по любым моментам, чтобы иметь и использовать максимальное количество информации о клиенте. Популярная ошибка тех, кто только внедряет CRM-систему, кроется в том, что они делают карточки клиента слишком длинными. В результате, менеджер тратит много времени на ее заполнение. Я рекомендую рассмотреть каждый пункт критически. Подумайте, как именно будет использоваться та или иная информация и какой результат в продажах или в качестве обслуживания она даст. Например, если вы не общаетесь с клиентом по скайпу, то данная графа для вас не имеет информационного значения. Карточка клиента должна содержать только основные, информативные и используемые в продажах пункты.

Рис. 10. Пример заполнения карточки клиента

2.3. Эффективность маркетинговой деятельности

CRM-система позволяет вести замеры, по которым оценивается эффективность маркетинговых мероприятий. В первую очередь через различные телефонные номера. Уже говорилось о том, что функционал АТС и IP-телефонии предусматривает возможность создания десятка виртуальных номеров, поступающих на вашу основную линию. Также существует функция Яндекс-телефон. В зависимости от того, откуда пришел клиент, показываются разные номера телефонов. Один номер, если, например, клиент перешел на сайт с контекстной рекламы. Второй, если напрямую с браузера. И т. д. Таким образом, вы получаете возможность отслеживать количество звонков с разных каналов. Это информация нужна вам для анализа их эффективности. Вы знаете, сколько продаж было с этих звонков, и можете выстроить по каждому направлению линию эффективности. Предположим, вы тратите на контекстную рекламу 90 тыс. руб. в месяц. С нее поступает 54 звонка в месяц. Из этих позвонивших покупают 12 человек. Средняя стоимость одного клиента – 9 тыс. руб. Так как за месяц благодаря контекстной рекламе вы сделали объем продаж в 108 тыс. руб. Ваша прибыль, за вычетом расхода на данный рекламный канал, составляет 18 тыс. руб. Таким образом, вы понимаете, что контекстная реклама является для вас эффективным каналом. Замеряя такие показатели по всем каналам, вы сможете масштабировать наиболее эффективные и срезать убыточные.

Большинство компаний не замеряет эффективность маркетинговых каналов, т. е. не знает и не понимает эффективность по каждому каналу привлечения клиентов. Чтобы проверить себя, ответьте на вопрос, знаете ли вы сколько стоит в рублях ваш потенциальный клиент (Lead) и сколько стоит реальный клиент по каждому маркетинговому каналу за определенный период времени (неделя, месяц).

2.4. Система постановки задач и управление проектами

Важное звено современных CRM – это встроенная система постановки задач. Она представляет собой систему, в которой в электронном формате фиксируются все поставленные руководителям или сотрудникам задачи. Постановка задачи представляет собой стандартную форму, учитывающую все важные моменты. Система позволяет назначать ответственных лиц, наблюдателей за выполнением задачи, срок ее сдачи, вехи (важные точки), прописывать план ее выполнения, прилагать документы, указывать приоритет.

Системы постановки задач особенно удобны, если у вас системные задачи. В таком случае, на задачу можно создать шаблон и система сама будет возобновлять ее в запрограммированное время. Из нескольких задач можно создавать проекты. Вам будет удобно отслеживать ход реализации проекта, так как все задачи и их сроки аккумулированы в одном сервисе.

Чаще всего в компаниях поручения даются устно. В лучшем случае – по электронной почте. Это провоцирует множество проблем. Например, сотрудник забывает про задачу, настаивает, что ему ничего не говорили, или уверяет, что ему говорили совсем другое. Перевод всех задач в электронный вид увеличивает эффективность сотрудников на 20–40 %, а исполнительную дисциплину в разы. Это возможно за счет следующих факторов.

1. Система ведет учет всех поставленных задач. Нет задач, про которые забыли или не вспомнили вовремя. Когда приближается срок сдачи задачи, система отправляет на электронную почту сообщения-напоминания, а также информирует об этом в интерфейсе CRM-системы. Когда исполнителем будет нажата кнопка «Сдать задачу», уведомление о ее завершении придет постановщику задачи и наблюдателю за ее исполнением.

Рис. 11. Список клиентов в CRM

2. Сбор статистики по выполнению задач. По системе постановки задач вы не только сможете подсчитать количество задач за определенное время, но и отследить качество их реализации. Система отмечает, какие задачи сданы вовремя, а какие с нарушением дедлайна. Когда я веду консалтинговые проекты, мы устанавливаем денежные штрафы за просроченные задачи. Это мотивирует не нарушать их сроки. И наоборот, вы можете поощрять тех сотрудников, которые выполнили больше всего задач, не просрочили ни одной задачи или завершили ее намного раньше крайнего срока.

Помимо всего сказанного, например, в Битрикс24 предусмотрена система внутренней коммуникации сотрудников. Она представляет собой чат, аналог ранее популярной ICQ или современных скайп-переписок. В чате можно делать группы и совместно обсуждать рабочие вопросы. Это очень удобно и упрощает процесс коммуникации между сотрудниками и отделами. Работа ведется более слаженно, так как все посвящены в суть задачи или проблемы.

Рис. 12. Чат в Битрикс24

2.5. Управление продажами

CRM-система в идеале должна разрабатываться индивидуально под вашу компанию. Я предъявляю к системе два главных требования: ведение замеров и возможность настройки системных событий.

Еще одна важная функция программы – это управление продажами. Чтобы настроить этот процесс в CRM, вы должны понимать, как продажа проходит в принципе: от первого этапа до получения оплаты. Важно знать эти этапы, иметь их прописанными и вести по каждому из них воронку.

Если вы только планируете внедрить CRM-систему, то у менеджеров возникнет множество вопросов, касающихся работы с ней.

Например, на каких клиентов заводить карточку: на всех или только на тех, кто купил? Какую именно информацию спрашивать у клиента, чтобы полностью заполнить карточку? Что делать, если клиент не захочет отвечать на вопросы? Какие отчеты менеджеру нужно заполнять? Как часто? В каком формате? По каким критериям оценивается качество работы менеджера? И т. д.

Все правила и алгоритмы лучше объединить в один документ, например, инструкцию.

Это внутренний документ компании, с которым должен быть ознакомлен коллектив, работающий с CRM-системой.

Он стандартизирует работу менеджеров, а также упростит процесс обучения новичков.

Инструкция по пользованию CRM-системы должна содержать ответы на все возможные вопросы, касающиеся работы с ней.

В ней должно быть прописано, каких клиентов и на каком этапе вносить в систему, как настраивать системные события, как редактировать карточку клиента и многое другое. Также можно включить в инструкцию скрипты, регламент скидочной политики и другие моменты, касающиеся взаимодействия менеджера и клиента.

Когда вы опишите все процессы как есть, а также определите, какие задачи вы хотите решить с помощью CRM-системы, поручите программистам работу по разработке системы под вашу компанию.

2.6. IP-телефония

Отличная функция CRM-системы – это возможность подключения к виртуальной АТС, которая автоматически ведет запись всех телефонных разговоров. Эти записи нужно периодически прослушивать. Процесс должен быть системным. У этого процесса должен быть ответственный. Как правило, им назначается руководитель отдела продаж. Ему необходимо прослушивать определенное количество телефонных разговоров и делать по ним какие-то выводы. Полезно разбирать самые удачные и неудачные записи на планерках. Так вы сможете докручивать результаты менеджеров до желаемых результатов.

Анализ звонков важен для оценки качества обслуживания клиента. Слушая разговор, опытный руководитель поймет слабые стороны менеджеров. Например, кто-то плохо отрабатывает возражения, кто-то пропускает этап допродаж и т. д.

Важно разбирать эти ситуации и работать над ошибками менеджеров, одновременно приводя пример правильной работы их коллег.

Прослушивать звонки также важно с целью контроля соблюдения скриптов, если в вашей компании они есть. Часто скрипты есть, менеджеры их прочитали, но продолжают разговаривать, как хотят. Внедрение и соблюдение скриптов нужно контролировать. Если скрипт составлен в соответствии со всеми правилами и индивидуально под ваш бизнес, то он повышает эффективность продаж в разы.

Кроме возможности контроля, запись телефонных звонков позволяет вести статистику по входящим звонкам. Как отдельно по менеджеру, так и по отделу в целом. Так как вся информация об отношениях с клиентом вносится в его карточку, вы сможете отследить процент конверсии. Например, конверсию из звонков во встречу.

2.7. Работа с рекламациями и контроль качества обслуживания

Один из важных пунктов в работе отдела продаж – это работа с рекламациями и контроль качества обслуживания. Важно знать, почему клиенты недовольны, какие у них есть вопросы и пожелания. Во всех консалтинговых проектах мы берем часть базы и прозваниваем ее на предмет удовлетворенности качеством обслуживания. Мы интересуемся, что в работе компании можно улучшить и что клиентам в работе с компанией нравится. Такая обратная связь от клиентов на вес золота. Как правило, благодаря обратной связи мы всегда находим 3–5 точек, которые кардинально влияют на эффективность продаж. Клиентский сервис в Росси и только начинает развиваться и, я уверен, 99 % ваших конкурентов не звонили клиентам и не спрашивали, что им нравится или не нравится в работе с компанией, что они хотели бы улучшить.

Спросите своих клиентов, как вы можете улучшить работу с ними. Занесите эту информацию в базу и работайте с ней. Как правило, по работе с рекламациями ставится циклическая задача, например, раз в месяц выборочно обзванивается 20 % базы. Таким образом, вы регулярно получаете обратную связь и системно ведете работу по улучшению качества обслуживания клиентов.

Благодаря CRM-системе и построению воронки продаж вы можете отслеживать, на каком этапе продажи находится каждый клиент. Система хранит всю информацию о совершенных или планируемых мероприятиях. Проводя анализ открытых сделок, вы можете ими управлять. А кроме того, оценивать результат работы каждого менеджера и эффективность его сделок. На основании предстоящих сделок удобно планировать объем продаж и бюджетирование, оценивать ваши финансовые возможности для реализации того или иного мероприятия и т. д.

CRM-система отражает эффективность сделки: была ли она заключена или клиент от нее отказался. Вы можете отслеживать результат сделок по каждому менеджеру. Если у кого-то большинство сделок заканчиваются провалом, значит, он что-то делает неверно. Важно выявлять причины отказа клиента от сделки и работать с ними.

Например, если клиент говорит, что у вас дорого, менеджер должен правильно отработать это возражение: обосновать более высокую цену, чем у конкурентов; показать уникальность товара; предложить аналог, который дешевле, и т. д. Зная причины отказа, вы сможете выявить пробелы в работе не только отдела продаж, но и других структурных единиц. Например, клиенту не нравится, что регулярно нарушаются сроки поставок. Значит, некачественно работает отдел логистики.

2.8. Управление сервисом

CRM-система помогает в управлении сервисом. В ней можно прописать подробные бизнес-процессы по работе с постоянными клиентами, по работе с новым клиентом и т. д. Это стандартизирует работу менеджеров. Это важно, чтобы менеджеры не пропускали этапы грамотного обслуживания клиента. Необходимо разработать эти этапы, прописать их и внедрить. Например, с постоянными может быть этап звонка после отгрузки и уточнение каких-то нюансов. Возможно, ваш продукт допускает выезд к заказчику с аудитом. Сотрудник, который проводил аудит, по итогам работы должен заполнить отчет по разработанной форме. В процессе аудита он может найти дополнительные моменты для развития продаж с клиентом.

Все процессы по управлению клиентским сервисом должны быть прописаны. Только так он будет на высоком уровне. Если все менеджеры по-разному обслуживают клиентов, то всегда будут менеджеры, которые хорошо работают с клиентом, и те, кто работает некачественно.

Задача руководства – прописать стандарты и связать их бизнес-процессами в CRM.

2.9. Контроль персонала

В большинстве компаний, с которыми я сотрудничал в рамках консалтинговых проектов, сотрудники работали на процесс, а не на результат. Это связано с неграмотной системой мотивации. Если сотрудники не мотивированы на действия, компания не достигнет максимальных финансовых результатов.

Чтобы сотрудники работали на результат, их финансовый результат должен зависеть от финансового результата компании. Для этого я разработал универсальную систему мотивации (УСМ), которая включает в себя минимальный оклад, градирующийся в зависимости от объема продаж, процент и бонус за достигнутые KPI.

Я рекомендую привязывать оклад к плану активности. Так вы будете уверены, что сотрудники отрабатывают свою зарплату.

Элементы плана активности (например, количество звонков, встреч, допродаж и т. д.) – это и есть KPI, т. е. ключевые показатели эффективности. KPI – это количественно измеримые показатели. Если менеджер не выполнил план активности, то система мотивации может предусматривать снижение размера оклада. То есть оклад можно сделать прогрессивным: если план активности выполнен, то выплачивается 100 % оклада, если не выполнен, то меньше. Чтобы вы могли отслеживать выполнение плана, менеджеры должны заполнять ежедневную отчетность. Или же вы можете посмотреть статистику нужных показателей в CRM-системе.

Таблица 3

Пример ранжирования оклада по степени выполнения плана активности

Проценты – это второе звено системы мотивации. Я советую их размер ставить в зависимость от объема продаж.

В отделе продаж обязательно должен быть план продаж. Его устанавливают как в целом на отдел, так и персонально по каждому сотруднику. Индивидуальные планы продаж особенно актуальны в случае, если профессиональные способности ваших менеджеров слишком разнятся.

Я не раз встречал «звездных» менеджеров, которые в одиночку делали столько продаж за месяц, сколько весь отдел в целом. Если установить план продаж на отдел исходя из средних возможностей сотрудников, то потеряют мотивацию те, кто может делать намного больше. Если установить планку на уровне «звезд», то это демотивирует всех остальных.

В таком случае просто необходимы индивидуальные планы.

С одной стороны, мотивация должна быть у каждого сотрудника. С другой, важное требование к плану

продаж – это его реалистичность. Если план продаж заведомо недостижим, то сотрудники будут демотивированы.

Таблица 4

Пример выплаты процентов

Если план продаж не выполняется в течение трех месяцев подряд более 70 % сотрудников, значит, он недостижимый. Исключение может быть для сезонного бизнеса. В такой сфере ситуацию нужно анализировать глубже.

Если план не достигается единицами менеджеров, то это говорит об их недостаточном профессионализме. Необходимо выявлять причины и устранять их. Например, организовать обучение по слабым моментам в продажах или провести кадровые перестановки. CRM– система ведет учет многих показателей, важных для оценки эффективности работы менеджеров и контроля их действий.

CRM замеряет воронку продаж, т. е. сколько было входящих звонков, сколько исходящих, сколько проведено встреч, отправлено коммерческих предложений и т. д.

Рис. 13. Статистика по отделу продаж в Битрикс24

Такая статистика ведется как по отделу в целом, так и по каждому менеджеру отдельно. Все это необходимо для контроля работы сотрудников. Объективно оценивая заслуги каждого сотрудника, вы сможете выстроить для каждого эффективную систему мотивации. Вы будете уверены, что платите каждому за результат, а не за время, проведенное в социальных сетях или за разговорами.

2.10. Совместная работа с документами

У большинства CRM-систем есть шаблоны ряда стандартных документов.

Например, шаблоны счетов, коммерческих предложений и других. Доступ к этим документам открыт всем участникам CRM. Это позволяет отправлять документы нажатием одной кнопки. Такая организация работы с документами экономит время на поиск, загрузку и отправку материалов.

В разных системах по-разному устроено хранение документов, например в Битрикс24 можно подключить к системе Google-диск и выкладывать в хранилище общие регламенты, инструкции, скрипты, маркетинговые материалы и т. д.

2.11. Мобильный клиент

Некоторые версии CRM-систем оснащены приложением «Мобильный клиент», скачиваемым на телефон. Через мобильное приложение можно просматривать статистику, ставить задачи, закрывать их, с некоторых можно звонить. При этом будет вестись запись разговора, а все телефонные номера, даже если клиент звонит менеджеру на мобильный телефон, автоматически сохраняются в CRM. Это очень удобно, если менеджер находится на встрече, то звонок может быть переадресован ему на софтфон или перехвачен другим менеджером на телефонии.

Рис. 14. Карточка клиента в мобильной версии Битрикс24

2.12. Бизнес-процессы

Не во всех CRM-системах возможно описать бизнес-процессы. Функционал Битрикс24 позволяет отдельно описывать бизнес-процессы и связывать их с системными событиями непосредственно в CRM. Например, после выставления счета менеджеру автоматически ставится задача позвонить этому клиенту через 2 дня и уточнить про оплату. Таким образом, менеджер не забудет про клиента, так как событие создастся автоматически и CRM о нем напомнит. Это делается через бизнес-процессы. Через них описывается работа с постоянными клиентами, с новыми клиентами, обработка рекламаций, постпродажная работа и многое другое. Это нужно не только для того, чтобы регламентировать бизнес-процессы, но и чтобы связать их функционалом системы, тем самым автоматизировав процесс и исключив человеческий фактор.

Например, процесс «Обслуживание клиента» может проходить по следующему алгоритму.

1. Ответить на телефонный звонок не позже третьего гудка. В ином случае звонок переадресовывает следующему менеджеру.

2. Представьтесь сами и назовите компанию.

Компания N. Менеджер Дмитрий. Здравствуйте.

3. Если клиент звонит впервые, узнайте у него контактную информацию, необходимую для заполнения карточки клиента.

4. Проконсультируйте клиента по товару и стоимости, согласно скрипту.

5. Внесите в карточку клиента достигнутые в процессе разговора договоренности. Например, отправить или разработать коммерческое предложение, отправить прайс-лист, назначена встреча и т. д.

Процесс «Обслуживание клиента» включает следующие шаги:

1. Поднять до третьего гудка трубку (пригласите присесть вошедшего в офис клиента). Если вы заняты, попросите клиента подождать.

2. Представьтесь и вручите свою визитку. Узнайте, позвонил (пришел) ли клиент в первый раз.

3. Если это новый клиент, проведите первичную консультацию и внесите его в CRM

4. Если клиент в результате консультации согласился на проведение замеров, оформите сделку – создайте новую карточку «Работы» и назначьте в ней новый этап «Замеры», его исполнителя и плановую дату замеров.

5. После получения вами результатов замеров:

✓ внесите в программу дату получения; примите замеры, отметив «выполнено»; либо отклоните их, отметив «отклонено»; укажите причину в примечании и назначьте новые замеры; поставьте задачу по клиенту;

✓ в течение рабочего дня назначьте в программе этап «Разработка дизайна» и подготовьте коммерческое предложение.

6. Пригласите клиента в офис для обсуждения коммерческого предложения и передайте ему комплект материалов по заказу. Сохраните в программе коммерческое предложение.

7. Если в течение недели ответа от клиента не последовало, вы обязаны связаться с ним и узнать о его решении. Если клиенту необходимо еще время для принятия решения, запланируйте в программе новый срок.

8. При отказе клиента выясните причины и отметьте их в комментариях к карточке клиента, установив ее в режим «отказ», и выберете причину отказа.

9. При согласии клиента оплатить заказ проводите его в бухгалтерию либо передайте в бухгалтерию реквизиты и номер заказа для выставления счета. Отправьте счет клиенту.

10. Проконтролируйте факт оплаты.

11. При выполнении клиентом условий оплаты назначьте в программе этап «Производство» – работы будут автоматически переданы в производство.

12. При поступлении негативного отзыва от клиента немедленно указывайте его в карточке клиента.

13. Спустя 15 дней после сдачи работ свяжитесь с клиентом и возьмите отзыв о работе и использовании продукта. Добавьте отзыв в базу отзывов.

2.13. Интеграция с другими системами

Важна возможность интеграции CRM-системы с такими сервисами, как сайт компании, IP-телефония и системы учета формата 1С.

Интеграция CRM с вашим сайтом необходима, чтобы оставленные онлайн-заявки автоматически заносились в CRМ.

Клиент, оставивший заявку на сайте, заполняет определенную форму с контактной информацией и попадает в CRМ в раздел «Лиды». Определенному менеджеру автоматически ставится задача по обработке поступившего запроса.

Таким образом, заявка не потеряется и будет обработана в разы быстрее, чем в случае поступления на электронную почту менеджера.

Согласно статистики, 90 % заявок, оставленных онлайн, не обрабатываются.

Интеграция CRM с IP-телефонией нужна для подключения различных телефонных номеров, благодаря которым удобно отслеживать эффективность маркетинговых мероприятий.

Также с IP-телефонией вы можете не открывать представительства в других регионах, так как все звонки будут поступать на ваш основной телефонный канал.

Часто требуется интеграция CRM-системы с системами учета, например с 1С. Так менеджерам и бухгалтерии будет проще работать согласовано.

Однако такие интеграции есть не во всех версиях CRM.

Поэтому при внедрении системы, вы должны понимать, какие задачи планируете решать с ее помощью и какие бизнес-процессы автоматизировать, а затем искать версии, удовлетворяющие ваши интересы.

2.14. Отчетность для высшего руководства

Мы постоянно говорим о том, что CRM-система ведет множество замеров, накапливает статистику и автоматически формирует ряд отчетов.

Но для чего это нужно?

Дело в том, что если вы не замеряете процесс, то не контролируете его, соответственно, не можете им управлять.

В большинстве компаний система отчетности отсутствует.

Если она и существует, то неотлаженная. Например, статистические данные собираются вручную, что весьма нерационально в век технологий, а также велика вероятность большой погрешности из-за человеческого фактора.

Или отчеты составляются и хранятся на бумажных носителях, что усложняет документооборот, занимает место в шкафах, может затеряться среди других бумаг, требует много времени на обработку и не очень удобно в использовании.

CRM-система хранит колоссальные объемы информации.

При этом данные систематизированы, их легко найти в системе, ими удобно пользоваться, отчеты формируются за несколько секунд и при необходимости их можно экспортировать в другие офисные программы или распечатать.

Отчеты можно представлять в количественной форме или графической, а также формировать их отдельно по каждому сотруднику или в целом по отделу. Вы сами выбираете, какой критерий ляжет в основу отчета (регион, период, менеджер, товар и т. д.). Таким образом, вы можете измерить свой бизнес всесторонне. Кроме того, вся информация достоверная и объективная, так как система не соврет.

Рис. 15. Статистика CRM-системы

Это очень важная информация, с которой нужно работать. Так, по количеству звонков вы можете отслеживать выполнение плана активности. По воронке – развитие продаж или эффективность маркетингового мероприятия. По структуре клиентской базы – предотвратить отток клиентов. И т. д. Отчеты и статистика не должны просто копиться. Все данные должны анализироваться. Так вы будете получать актуальную информацию, то что называется в режиме реального времени, и оперативно реагировать на отрицательные тенденции, предотвращая их превращение в критические ситуации.

Рис. 16. Статистика CRM-системы

Руководитель отдела продаж должен проводить дополнительный контроль сотрудников и по его итогам также формировать отчеты. Например, системно прослушивать телефонные разговоры, выступать тайным покупателем, звонить клиентам на предмет их удовлетворенности качеством работы менеджера и т. д. Можно поставить самому себе циклическую задачу по проведению той или иной формы контроля.

Отчеты в CRM-системе удобны тем, что их можно просматривать из любой точки мира. Даже если вы в отпуске, в командировке, заграницей, то по отчетам можете контролировать качество работы сотрудников.

2.15. Синхронизация данных

Мы уже упоминали, что клиентскую базу необходимо защищать.

CRM-система не предостерегает ее потерю на 100 %, но, тем не менее, применяя CRM, можно говорить о бизнес-безопасности.

Базе может быть нанесен ущерб не только человеческим фактором, но и техническим.

Поэтому не ленитесь делать ее резервную копию. Как правило, в CRM-системах предусмотрен инструмент по резервному копированию базы данных. Если ваши серверы сгорят, вся информация будет доступна в Интернете.

Процесс настраивается автоматически. CRM-система сама будет обновлять резервную копию по истечении заданного временного интервала.

Для облачных решений это очень актуально, так как вся информация изначально на стороннем сервере. Если информация хранится онлайн, вы можете работать с ней с другого компьютера или вне офиса.

2.16. Настройте грамотно процесс продаж

Основная функция руководителя – это грамотная организация бизнес-процессов, чтобы они максимизировали прибыль, и управление, чтобы сотрудники были мотивированы и соблюдали установленные нормы. То есть на руководителя возложены функции управления и контроля работы отдела продаж.

Резюмируем, что значит управлять продажами:

1. Проводить ежемесячный аудит клиентской базы, чтобы знать общее количество клиентов, какова его динамика за прошедший период, сколько новых клиентов было привлечено.

2. Сегментировать клиентскую базу хотя бы по одному критерию, чтобы грамотно выстраивать систему коммуникации с каждой группой клиентов.

3. Разрабатывать маркетинговые мероприятия с учетом потребностей и подхода к работе с каждой группой сегментации базы.

4. Иметь прописанные и соблюдаемые этапы продаж. Определить, сколько времени отведено на каждый этап и каков временной интервал между ними.

5. Знать воронку продаж и анализировать ее. Оценивать, на каких этапах вы теряете больше всего клиентов, и работать над их улучшением.

6. Менеджерам грамотно ставятся задачи с пошаговым алгоритмом и крайним сроком ее выполнения. Ведется учет всех задач. Предусмотрено депремирование за нарушение срока сдачи задачи.

7. Составлены и протестированы скрипты продаж. Ведется контроль за их использованием и соблюдением.

8. Регулярно устанавливается план продаж и объем продаж в целом на отдел и индивидуально для каждого сотрудника. Отслеживается их выполнение, анализируются причины невыполнения.

9. Системно проводится работа с рекламациями. Отлажены постпродажная работа и допродажи.

10. Ведутся замеры маркетинговых мероприятий. Оценивается эффективность каждого маркетингового канала. Наиболее результативные каналы масштабируются, убыточные – срезаются.

11. Клиентская база защищена от увода.

12. Разработана система мотивации, стимулирующая работать на процесс, а не на результат.

13. Ведется сбор контактов клиентов во всех точках взаимодействия с ними.

Что значить контролировать процесс?

1. Определить и описать все бизнес-процессы так, как они должны быть.

2. Иметь инструкции на каждый процесс.

3. Внедрить систему контроля и отчетности.

4. Автоматизировать процессы. Сделать их максимально независимыми от человеческого фактора.

Все перечисленные выше параметры можно внедрить с помощью CRM-системы. Она позволяет всегда помнить клиента, экономить время на отчеты и усилия на систематизацию статистики и ведение замеров, повышает качество сервиса за счет хранения истории предыдущих взаимоотношений с клиентом, улучшает коммуникацию между отделами, позволяет грамотно распределять время и силы менеджеров по группам клиентов, ведет запись телефонных разговоров, защищает базу от увода, ваш клиент всегда до вас дозвонится, улучшает трудовую дисциплину и повышает продуктивность сотрудников, делает уровень обслуживания клиентов независимым от конкретного менеджера и его профессионализма. И многое другое.

Рис. 17. Функционал CRM-системы

Глава 3 Каких результатов ожидать от внедрения CRM (Кейсы)

3.1. CRM в отраслях

Организация бизнес-процессов и подход к работе в каждой компании свои. У кого-то работают одни техники продаж и маркетинговые каналы, у кого-то – другие. Нельзя распечатать из Интернета или попросить у партнера скрипты.

Это индивидуальный стандарт, который должен разрабатываться именно под вас, тестироваться и оттачиваться.

Я очень рекомендую вести Книгу продаж. Подобно о том, что это, зачем она нужна, какие разделы включает и т. д., вы можете прочесть в моей книге-бестселлере «Повышение эффективности отдела продаж за 50 дней». Если кратко, то это документ, которые хранит материалы (техники, скрипты, регламенты, фишки), доказавшие свою эффективность в вашей компании.

Аналогично с CRM-системой. Идеальная CRM разрабатывается программистами специально для вас и зашивается под задачи, которые вы хотите решать с ее помощью.

Однако клиентская база есть в любом бизнесе. И подходы к работе с ней стандартны.

Рис. 18. Функционал CRM-системы для решения бизнес-задач

Можно найти CRM, разработанную под конкретную сферу бизнеса (недвижимость, фармацевтику, автосервис и т. д). Она учитывает ее особенности, а также описывает стандартную организацию бизнес-процессов. Есть много качественных CRM. Классическая ошибка в том, что их с энтузиазмом внедряют, но в дальнейшем не используют. Конечно, скорее всего, вы встретите сопротивление сотрудников. Они отторгают любые изменения. Но вам нужно думать о своем бизнесе и о том, как сделать его максимально эффективным. Достаточно месяца жесткого контроля и персонал привыкнет к новой организации работы.

Я расскажу, чем может быть полезна CRM-система конкретно в вашей нише. Охватим лишь несколько направлений. Если в этом списке вы не найдете свою сферу деятельности, это не признак того, что вам CRM-система не нужна. Приведем несколько фактов о ее роли в компании.

По данным Европейского института торговли, в результате внедрения CRM-систем:

✓ увеличивается количество повторных покупок до 66 %;

✓ снижаются потери клиентов в среднем на 77 %;

✓ повышается эффективность привлечения новых клиентов на 51 %;

✓ уменьшается риск потери клиентов, связанного с уходом менеджеров по работе с клиентами, до 76 %;

✓ увеличивается рентабельность продаж в различных отраслях от 28 до 64 %.

CRM-технологии оказывают качественное влияние на отдел продаж, маркетинга и службу клиентской поддержки.

После внедрения CRM-системы в отделе продаж:

✓ рост прибыли компании;

✓ точность составления прогнозов;

✓ управление бизнесом с помощью воронки продаж;

✓ увеличение продуктивности работы сотрудников;

✓ планирование рабочего времени менеджеров;

✓ сокращение времени на поиск и обработку информации;

✓ возможность контроля работы менеджеров;

✓ объективная система мотивации менеджеров;

✓ независимость бизнеса от конкретного менеджера;

✓ автоматизация бизнес-процессов, в том числе этапов продаж;

✓ снижение издержек на связь.

CRM-система в маркетинге обеспечивает:

✓ оценку маркетинговых каналов;

✓ повышение эффективности маркетинговых мероприятий;

✓ систему планирования маркетинговых мероприятий;

✓ персонифицированность коммерческих предложений.

CRM-технологии для службы поддержки клиента:

✓ снижение издержек на организацию работы службы поддержки;

✓ улучшение качества обслуживания;

✓ оперативная обработка обращений клиента;

✓ завоевание лояльности клиента;

✓ индивидуальная работа с клиентом;

✓ автоматизация бизнес-процессов.

CRM ДЛЯ БАНКОВ

Банковская сфера живет за счет клиентов. Конкуренция в данной отрасли также велика, поэтому не стоит списывать влияние качества обслуживания на популярность банка. Например, многие не пользуются услугами наиболее распространенного банка, зная, какие очереди там имеют место. С другой стороны, с клиентом постоянно работают разные сотрудники. И качество банковского сервиса напрямую зависит от клиентского менеджмента. Важно максимально регламентировать работу сотрудников, чтобы достигнуть единых стандартов обслуживания клиента. CRM-система позволит установить регламенты и автоматизировать процессы за счет напоминаний о дальнейшем шаге в адрес клиента.

С одной стороны, в банк обращаются десятки тысяч клиентов. Кто-то постоянно, кто-то единоразово, кто-то периодически. С другой стороны, в клиентском зале банков наблюдается достаточно высокая текучка кадров. Среди банков не распространена практика закрепления клиента за менеджером. Это достаточно сложно. Поэтому просто необходима карточка клиента, сохраняющая информацию о предыдущих взаимоотношениях. Это сделает обслуживание независимым от длительности работы сотрудника и его профессионализма. Кроме того, так вы сможете отслеживать добросовестность клиента, вовремя ли он гасит задолженности, какова его кредитная история, за какими услугами он обращается чаще всего и т. д.

Аналогично, как во всех сферах бизнеса, вы сможете грамотно распределять усилия сотрудников и расставлять приоритеты в обслуживании клиентов, если сегментируете базу. Сегментация позволит разрабатывать более эффективные программы лояльности клиентов и даже предлагать индивидуальные программы. Например, для особо статусных клиентов.

Итак, CRM-система в банковской сфере поможет в решении следующих задач:

✓ создание и регламентация единых стандартов работы;

✓ независимость качества обслуживания от человеческого фактора;

✓ хранение информации обо всех операциях клиента и банка;

✓ сегментация клиентской базы;

✓ повышение эффективности программ лояльности.

CRM ДЛЯ ТОРГОВЫХ КОМПАНИЙ

Безусловно, для торговых компаний важна CRM-система. Она повлияет на лояльность клиента благодаря более точным маркетинговым мероприятиям. Это особенно важно для компаний с широким товарным ассортиментом. CRM-система отследит, каким товаром какой клиент интересуется, и сгруппирует это в отчет.

CRM-система позволит регламентировать процесс продаж. Это актуально для всех направлений. Моя практика показывает, что классическая ошибка менеджеров – это забывать про дожим до оплаты. Только на этом этапе вы теряете от 17 до 30 % продаж. Часто пропускается этап обработки возражений и проводятся допродажи по технологиям cross-sell и up-sell. Если вы специализируетесь на дорогостоящих товарах, то потеря клиента обернется значительными убытками. В таких направлениях менеджерам особенно важно работать по отработанным инструкциям. CRM многие процессы автоматизирует. Менеджер не сможет что-то забыть, отложить на потом или упустить нужный момент. Система все напомнит. Здесь задача руководителя отдела продаж – контролировать выполнение менеджером своих обязанностей.

Внедрив CRM, вы сможете более точно планировать объем продаж, бюджетирование, оценивать риски проекта. Это делается по показателям воронки продаж, о важности которой уже много говорилось.

Наконец, организовать грамотное управление клиентской базой, а также упростить этот процесс и по большей части автоматизировать вы не сможете без внедрения CRM. Система отследит, какие клиенты требуют реанимации, от каких можно получить рекламации, для кого актуальны допродажи и какого именно товара и т. д. Вам останется только работать с клиентом по соответствующему бизнес-процессу. Анализируя отчеты CRM, вы оцените вклад каждого менеджера в достигнутый результат.

Итак, CRM-система в торговых компаниях необходима в следующих целях:

✓ анализ воронки продаж;

✓ регламентация этапов продаж;

✓ повышение эффективности маркетинговых мероприятий;

✓ рост продуктивности работы менеджеров;

✓ грамотное управление клиентской базой;

✓ анализ эффективности работы каждого менеджера отдельно и отдела в целом.

CRM В ТУРИСТИЧЕСКОЙ СФЕРЕ

Туристический бизнес относится к сфере обслуживания, в которой особенно важен сервис. Поэтому качество обслуживания должно быть безупречным. Клиентов нужно удивлять, чтобы удерживать.

Особенность работы туроператоров заключается в том, что им необходимо налаживать взаимоотношения не только с клиентами, но с и партнерами. То есть на репутацию турфирмы влияет не только качество обслуживания внутри компании, но и сервис партнеров (гостиницы, экскурсовода, транспортной компании и т. д.). Важно быть осведомленными об организационной структуре партнеров и изменениях в ней, иметь актуальную информацию о транспортных маршрутах и ценах на билеты, следить за нормативно-правовыми актами, устанавливающими правила оформления документов и т. д. Колоссальные объемы информации нужно не только хранить и регулярно обновлять, чтобы сохранять ее актуальность.

Таким образом, туристическим фирмам удобнее вести две различных базы: базу клиентов и базу партнеров. Первая хранит информацию о прошлых взаимоотношениях с клиентом, его финансовых возможностях, предпочитаемых им направлениях и т. д. Вторая позволяет подобрать варианты, учитывающие предпочтения клиента и его ценовой коридор, т. е. находить наиболее оптимальные решения. Сегментируя клиентов по какому-то критерию, например географическому, вы сможете проводить более успешные маркетинговые мероприятия. Например, если гостиницы или авиалинии Мадрида предлагают выгодные акции, большие скидки, интересные мероприятия и т. д., вы можете организовать тематическую продающую рассылку тем клиентам, которые проявили интерес к Испании. О том, как правильно составить продающее письмо, а также о множестве других секретов копирайтинга, вы можете прочесть в моей книге «Копирайтинг. Как превратить буквы в деньги». Также вы можете подстраивать маркетинговые мероприятия под крупные, знаменитые события стран.

Возможности сегментирования клиентской базы в сфере туризма обширны.

Клиентов можно делить по используемым турам, частоте обращения к вам, предпочитаемому уровню качества и т. д. Кроме того, к клиентам, которые пользуются вашими услугами в деловых целях, нужен иной подход, чем к тем, кто едет на отдых. Можно предлагать клиентам целые, разноценовые пакеты услуг.

Если вы разработаете CRM-систему под себя, то автоматизируете значительное количество бизнес-процессов (регистрацию, заключение договоров и др.), а также сократите документооборот.

Итак, CRM-система в туристической сфере направлена на:

✓ создание единой базы клиентов и партнеров;

✓ регулярную актуализацию информации;

✓ проведение персонифицированных маркетинговых акций;

✓ удобство поиска оптимальных по цене и качеству пакетов услуг для клиента;

✓ автоматизацию бизнес-процессов.

CRM ДЛЯ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОВАЙДЕРОВ

В настоящее время конкуренция на рынке телекоммуникационных услуг велика, поэтому на выбор клиента влияет, в том числе, качество обслуживания. Для провайдеров связи важна дистанционная поддержка клиента, т. е. работа Call-центров и горячих линий.

CRM-система позволяет сократить время ожидания клиента на линии за счет того, что звонок отражается на экранах всех менеджеров. Если один из них не отвечает в течение определенного времени, звонок адресуется другому менеджеру. Мы обсуждали в главе 2 преимущества интеграции CRM с сайтом компании и электронной почтой, на которую поступают оставленные онлайн-заявки, запросы и т. д. Если онлайн-обращения клиента будут поступать сразу в интерфейс CRM-системы, то скорость их обработки увеличится в разы. Менеджеры быстро отреагируют на запрос клиента и предоставят ему актуальную информация, а также не пропустят вопрос или заявку, не отложат на потом и не забудут про нее.

Провайдерам важно вести карточку клиента, хранящую максимум информации. Например, если для оказания помощи клиенту необходимо знать номер договора, а клиент его потерял или не имеет при себе, то CRM идентифицирует клиента по другим параметрам (серии паспорта, номеру телефона и т. д.). Важно знать, какими услугами пользуется клиент, какова абонентская плата за них, какие возможности предоставляет данный пакет и т. д.

Все это оказывает влияние на качество обслуживания и конечную цель внедрения CRM-системы: лояльность клиента.

По карточке вы сможете отслеживать, на каком этапе продаж находится клиент и какие выгодные точки взаимодействия вы можете ему предложить, организовывать допродажи, сбор рекламаций и т. д.

Благодаря CRM-системе телекоммуникационные компании смогут стандартизировать процесс обслуживания.

Зашив в CRM бизнес-процессы, вы сделаете бизнес независимым от профессионализма людей. Все операторы будут работать с клиентом одинаково и качественно за счет наличия скриптов, прописанных этапов продаж, внедренных инструкций и т. д.

С помощью широкого функционала CRM вы отследите качество и эффективность работы каждого обслуживания.

Мы уже не раз говорили, что система ведет запись телефонных разговоров, собирает статистику по количеству звонков, формирует воронку продаж и т. д. Это все способы контроля менеджеров, повышения их продуктивности и отслеживание вектора развития вашего бизнеса. Вы всегда будете знать, в какой точке поля возможностей находилась ваша компания вчера и каких результатов она достигла сегодня.

Итак, CRM-система совершенствует процесс коммуникации с клиентом за счет:

✓ хранения истории взаимоотношений с клиентом;

✓ стандартизации обслуживания клиента;

✓ невозможности пропустить входящий вызовов, сокращение времени ожидания клиента на линии;

✓ оперативной обработки онлайн-обращений;

✓ построения воронки продаж;

✓ контроля работы менеджеров.

CRM ДЛЯ B2B УСЛУГ

Для сферы В2В важно настраивать качественную работу с клиентом по многим параметрам: индивидуальный подход, соблюдение сроков работы, профессионализм специалистов и т. д. Для консультантов, аудиторов, юристов и т. д. каждый проект уникален. Если, например, продажа товара, в целом, типична: звонок, выявление потребности, заключение договора, выставление счета, отгрузка, то в сфере услуг все зависит от конкретной ситуации, имеющей место. С помощью CRM-системы можно организовать индивидуальную работу с каждым клиентом. Вы сможете объединить все услуги и проекты по каждому клиенту, сохранить всю переписку и историю. При этом, если интегрировать CRM с системой постановки задач, то вам будет удобно распределять роли каждого сотрудника в проекте, а также определять вехи и отслеживать выполнение сроков. Фиксация времени, затраченного на выполнение работы, особенно важна, если используется повременная система оплаты труда.

Также с CRM-системой вы значительно сократите документооборот, приведя его в электронную форму.

CRM-система для B2B услуг полезна следующим:

✓ индивидуальная работа с клиентом;

✓ удобство коллективной работы;

✓ фиксация потраченного времени.

CRM ДЛЯ ПЕРЕВОЗЧИКОВ

Для логистических компаний первостепенный критерий качества – это своевременность доставки груза. CRM-система позволит автоматизировать и улучшить работу с клиентами и партнерами. Как и в туристической сфере, перевозчикам нужно вести две базы: клиентов и партнеров.

Это позволит подобрать наиболее оптимальное для клиента решение, в зависимости от дальности маршрута, объема груза, срочности заказа и т. д. CRM упрощает работу менеджеру, позволяя легко взаимодействовать с десятками контактов.

Руководитель отдела или компании благодаря CRM-системе сможет отслеживать степень выполнения плана, проводить аудит клиентской и партнерской баз, оценивать активность менеджеров и т. д.

CRM способствует управлению транспортными ресурсами компании. Вы всегда будете знать месторасположение автомобиля. Также в CRM можно определять маршруты транспорта. Система повышает дисциплинированность водителей. Они не смогут потратить рабочее время в личных целях или нарушить маршрут, так как все задержи и отклонения отразятся в системе.

CRM упростит работу сотрудников за счет быстрого и автоматического формирования стандартных документов.

Таким образом, для логистических компаний CRM нужна для следующих целей:

✓ ведение базы клиентов и базы партнеров;

✓ автоматизация бизнес-процессов;

✓ формирование отчетов;

✓ контроль работы сотрудников;

✓ постановка задач для логистов и водителей;

✓ коммуникация в режиме реального времени.

CRM ДЛЯ СТРАХОВЫХ КОМПАНИЙ

Страхование – это многогранная, комплексная услуга, требующая персональной работы с каждым клиентом. У страховых компаний тысячи клиентов, которые находятся на разных стадиях отношений с компанией. Поэтому на уровень обслуживания влияет знание клиента и его истории взаимодействия с компанией. CRM-система поможет улучшить качество сервиса, не закрепляя за каждым клиентом персонального менеджера.

Благодаря карточки клиента менеджер моментально увидит на экране всю информацию о клиенте и его предыдущих обращениях и будет достаточно осведомлен для поддержания беседы и доведения клиента до покупки. Это поможет составить верную стратегию поведения с каждым клиентом и максимально увеличить реализацию услуг. Если зашить в CRM ряд бизнес-процессов, то это стандартизирует работу менеджеров и сделает сервис независимым от человеческого фактора.

Так как спектр услуг рынка страхования широк, важно сегментировать клиентскую базу. В основе сегментации может быть не только объем продаж, но и география, направление страхования и т. д. Таким образом, вы сможете разрабатывать комплексные пакеты услуг, организовывать допродажи и т. д., более точно попадая в потребности клиента.

Важно, чтобы клиенты обслуживались оперативно, так как в страховании сроки, порой, могут иметь роковое влияние. Поэтому необходимо интегрировать CRM-систему с сайтом, АТС и электронной почтой, чтобы обращение клиента не пропустили и не отложили на потом. Кроме того, с клиентом должна быть системная коммуникация. Например, высылать клиенту напоминание про истечение сроков действия полиса, необходимости своевременной оплаты услуг, ограниченных во времени акциях и т. д.

CRM-система сформирует вам десятки разных отчетов, по которым вы оцените бизнес всесторонне. Например, сможете отследить, за счет каких услуг живет компания, как развивается клиентская база, какие маркетинговые каналы наиболее эффективны и т. д.

Итак, CRM-система в страховых компаниях способствует:

✓ хранению истории взаимоотношений;

✓ сегментации клиентской базы;

✓ эффективности маркетинговых мероприятий;

✓ оперативной и систематической работе с клиентом;

✓ единым стандартам работы с клиентом.

CRM ДЛЯ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ КОМПАНИЙ

Особенность работы фармацевтических компаний заключается в том, что большая часть сотрудников работает с клиентами вне офиса, так как проводит встречи с медицинскими специалистами на их территории. За всеми представителями и их действиями сложно уследить, особенно если компания переживает период стремительного роста. CRM позволит наладить рабочие процессы, облегчит управление менеджерами и увеличит объем продаж.

С CRM можно организовать бизнес-процессы так, как хотите вы, а не как считают верным менеджеры. Вы введете единые стандарты работы, при этом автоматизируя десятки рутинных, шаблонных действий. Независимо от представителя, обслуживание клиента будет проходить одинаково. Вы будете уверены, что ваша репутация не пострадает от действий нерадивого сотрудника. Также можно зашить в процесс важные этапы работы. Например, допродажи.

CRM-система состоит из карточек клиента, которые сохранят и систематизируют всю информацию о проведенных встречах, их результатах, дальнейших действиях и т. д. С помощью CRM вы сможете внедрить систему контроля работы сотрудника вне офиса. Например, я рекомендую руководителю любого отдела продаж ввести стандарты проведения встречи. Во-первых, важен этап подготовки к встречи. В рамках него необходимо наметить цели встречи, условные этапы ее проведения, проверить контактную информацию и т. д. Во-вторых, менеджеры должны заполнять шаблонный отчет по ее итогам.

Таблица 5

Ежедневный отчет торгового представителя

Это защитит вас от безделья сотрудников. Вы будете знать, что они работали, а не виделись с друзьями.

Кроме того, для мотивации удаленных представителей работать на процесс, т. е. продавать, вы можете установить бонусы или проценты за активность.

Вклад каждого сотрудника можно отследить по отчетам CRM.

Если менеджеры работают вне офиса, полезно настроить приложение «Мобильный клиент».

Вы должны защищать свою клиентскую базу, поэтому лучше оснастить им удаленных сотрудников.

Благодаря приложению в CRM-системе зафиксируются все телефонные номера, в том числе поступающие на мобильный телефон, а также проведется запись разговора.

CRM удобна с точки зрения формирования отчетности. Система сама составляет достоверные отчеты, которые не могут быть приукрашены менеджерами. А также сокращает время на те отчеты, которые менеджеры заполняют самостоятельно.

Учитывая широкий ассортимент фармацевтической продукции, с помощью CRM-системы можно увеличить эффективность маркетинговых мероприятий.

Итак, CRM-система в фармацевтическом бизнесе направлена на:

✓ стандартизацию работы;

✓ контроль работы представителей;

✓ оценку эффективности маркетинговых мероприятий.

CRM ДЛЯ АГЕНТСТВ НЕДВИЖИМОСТИ

Сфера недвижимости выступает посредником между двумя сторонами: клиентом и собственником имущества. Такая специфика требует ведения двух баз таким образом, чтобы ими было удобно управлять, а также находить наиболее выгодные решения. CRM призвана объединить и упорядочить базы, обеспечить полноту информации по ним, сократить время на поиск оптимального решения, улучшив тем самым качество обслуживания клиента.

Работать агентам станет в разы проще. Во-первых, за счет автоматизации ряда процессов.

Например, в CRM можно ставить напоминания, с какого числа можно сдавать жилую площадь, вносить важную информацию (например, арендодатель согласен только на некурящего съемщика) и т. д. Во-вторых, благодаря настройке бизнес-процессов.

Если агенты специализируются на районах города или типе услуги (съем/продажа), то будет удобно распределять между ними клиентов. Можно сегментировать базу собственников по станциям метро. И многое другое.

Можно интегрировать CRM-систему с сайтом.

Например, чтобы автоматически размещать объявления об имуществе на рекламных площадках или, наоборот, получать информацию о новых объявлениях собственников с других сайтов.

Так вы сможете получать ежедневный отчет просмотра ваших объявлений.

Это не только автоматизирует процесс вашего продвижения на рынке, но и поможет понять, где компания находит больше всего клиентов.

Интеграция с сайтом, а также подключение телефонии необходимы, чтобы не потерять обращение клиента.

В сфере недвижимости высокая степень опасности в части увода базы.

Агент работает с клиентом напрямую. Важно, чтобы все контакты фиксировались в CRM. Иначе есть риск, что при увольнении сотрудник унесет эти контакты с собой. CRM-система сделает взаимоотношения между клиентом и агентом прозрачными.

Программа также позволит отследить, на каком этапе сделки находится клиент и кто из агентов достиг наиболее успешных результатов.

Итак, CRM в сфере недвижимости нужна для:

✓ хранения базы арендаторов и арендодателей;

✓ автоматизации бизнес-процессов;

✓ сегментации базы арендаторов и арендодателей;

✓ защиты клиентской базы.

CRM ДЛЯ АВТОДИЛЕРОВ

Учитывая типичность продукта, качество обслуживания в автоцентре становится определяющим фактором при формировании лояльности клиента. Использование CRM-системы играет в этом немаловажную роль.

Автодилерам важно сегментировать клиентскую базу. Особенно если вы продаете автомобили разного класса.

С клиентами, интересующимися автомобилями эконом-класса, работа организуется иначе, чем с владельцами автомобилей бизнес-класса. Можно сегментировать базу по иным критериям. Например, по марке автомобиля, страховке, кредитованию и т. д. Исходя из признака, положенного в основу сегментации, продумываются маркетинговые акции. Например, можно создавать тематические рассылки с новостями от различных автоконцернов.

Наличие CRM важно для организации кросс-продаж и сервисных звонков.

Например, опираясь на марку автомобиля, вы можете предложить комплекс технического обслуживания или автозапчасти, напомнить об истечении срока страховки или приближении срока сервисного обслуживания.

CRM поможет внедрить единые стандарты обслуживания и работы с клиентом, а также упростит и сократит документооборот.

Итак, внедрение CRM-системы поможет автодилерам:

✓ сегментировать клиентскую базу;

✓ увеличить эффективность маркетинговых мероприятий;

✓ упростить и стандартизировать работу персонала;

✓ допродать кросс-продукты.

CRM ДЛЯ СМИ

Внедрение CRM-системы актуально и для средств массовой коммуникации. Она предлагает решения для автоматизации процессов и достижения стратегических задач в медиакомпаниях.

У СМИ специфические клиенты, лояльность которых надо завоевывать. Во-первых, это рекламодатели. Чем шире рекламное пространство медиакомпании, тем больше людей про нее знают. Во-вторых, это эксперты. Они привлекаются СМИ для получения экспертного мнения по той или иной ситуации, ведения авторской колонки, написания статей. В-третьих, есть клиенты, для которых сама медиакомпания является рекламодателем. Порой один субъект выступает и в роли рекламодателя, и в роли эксперта. Поэтому наличие CRM-системы необходимо, чтобы систематизировать информацию о клиентах и их ролях в компании.

У СМИ, например, у электронных журналов, может быть четвертая база – это подписчики. С ними нужно вести работу, отслеживать период подписки, продавать дополнительные продукты и т. д. CRM поможет сегментировать базу и упростит процесс коммуникации с ней.

CRM наладит коммуникацию между отделами, сделав их работу согласованной. Для многих СМИ важны дедлайны: нельзя задерживать выход номера. В то же время процесс создания информационного продукта сложен: нужно обсудить макет, тему, дату выхода, распределить роли между сотрудниками, организовать тираж/ запись/интервью и многое другое. При этом действия одной структурной единицы напрямую зависят от выполнения своих функций другими. CRM сделает работу подразделений согласованной и прозрачной, облегчит процесс постановки задач и контроля сроков ее выполнения.

Можно использовать CRM-систему для упрощения документооборота. Если загрузить в систему стандартные коммерческие предложения, договора, счета и т. д., то это сократит время на их подготовку и отправку. Таким образом, у сотрудников появится время на работу с большим количеством клиентов.

Любая CRM оснащена функцией аналитики, благодаря которой вы сможете получать множество отчетов, в том числе по маркетинговой деятельности, в разных разрезах и за разные периоды времени, отслеживать рейтинги и т. д.

Итак, CRM-система в СМИ способствует:

✓ систематизации клиентской базы;

✓ отлаженной коммуникации между отделами;

✓ автоматизации документооборота;

✓ оперативному принятию решений;

✓ сбору статистики и ведению аналитики.

CRM ДЛЯ IT-КОМПАНИЙ

CRM-система в IT-компаниях необходима для организации процесса учета клиентов и обеспечения текущей работы с каждым из них. Система сохранит всю нужную информацию о клиенте и историю отношений с ним. Это позволит строить индивидуальную работу с клиентом, что в свою очередь определяет успех проекта и репутацию компании. Если оплата услуг зависит от количества потраченных на работу часов, то CRM-система зафиксирует его. По карточке клиента вы отследите, на каком этапе сделки находится каждый клиент.

Внедрение CRM необходимо, если вы работаете на аутсорсинге. С ее помощью удобно контролировать работу удаленных сотрудников и фиксировать все поступающие им звонки.

Это важно, чтобы клиенты, с которыми общаются сотрудники, были клиентами компании, а не клиентами отдельного программиста.

Также вы сможете отслеживать эффективность работы аутсорсеров, ставить им удаленно задачи, привлекать онлайн к сложным проектам, если потребуется их помощь.

CRM-система нужна для качественной и оперативной обработки обращений клиентов. С этой целью она интегрируется с сайтом и электронной почтой.

Также система сэкономит время на единицу операции. В первую очередь, на формирование и отправку шаблонных документов.

Итак, CRM-система в IT-компаниях может быть внедрена для:

✓ хранения истории взаимоотношений с клиентом;

✓ контроля работы сотрудников;

✓ оперативной работа с клиентом;

✓ защиты клиентской базы.

3.2. Кейс 1. Теряли 12 % звонков от клиентов

Компания ООО «ТелеМакс»

«До внедрения CRМ были случаи, когда все менеджеры общаются по телефону и порой некому ответить на входящий звонок. Конечно, потом менеджер перезванивал, но качество обслуживания уже было снижено, некоторые клиенты находили решение своих задач у наших конкурентов.

Что ж, сейчас на рынке «быстрые съедают медленных, а не крупные мелких, как раньше». В то же время отчеты по нашей внутренней АТС показывали, что есть пропущенные вызовы по которым вообще забывают перезванивать.

Всего мы теряли 12 % звонков. После внедрения CRM-системы и реорганизации процессов продаж все входящие звонки переходят по кругу, если менеджер занят, а если заняты все, идет на мобильный телефон руководителю отдела продаж. Рост объема продаж также составил от 10 до 12 %»

3.3. Кейс 2. Эффективность менеджеров возросла на 20%

Компания ООО «Реал Эстэйт»

«Внедрили CRM-решение и обнаружили, что одним из результатов стало увеличение количества действий, которые делают менеджеры, на 20 % (звонков и проведенных встреч).

Мы считаем, что на это повлияла система замеров статистики коммерческой работы сотрудников. Мы сразу всех оповестили о том, что теперь будем замерять в автоматическом режиме количество задач, которые они выполняют.

Одни замеры повлекли за собой увеличение эффективности на 20 %. Ждем дальнейших, но уже более сильных результатов».

3.4. Кейс 3. Хорошие менеджеры перестают продавать

Компания ООО «Ларив»

«Столкнулись с классической, как оказалось, проблемой в продажах. Наши лучшие менеджеры перестали стараться продавать новым клиентам, только если клиент не начинал разговор с фразы «Куда деньги платить – нам нужно срочно!». Все хорошие продажники подсели на проценты с постоянных клиентов, их заработная плата вполне устраивала и стараться «лезть из кожи вон» за 15–25 %-ю прибавку им не хотелось. После проекта по внедрению CRM у нас появились планы активности менеджеров, вся статистика замерялась, вся информация о клиентах перенеслась в CRM-систему. Менеджеры начали больше привлекать и продавать новым клиентам, хоть и через силу, но за 2–3 недели все вернулось на свои места, как раньше. Сотрудники начали понимать, что если они будут неэффективными, то информация о клиентах в CRM-базе и на их место легко можно нанять нового сотрудника, без потери в качестве общения с клиентами».

3.5. Кейс 4. Сэкономленное время

После внедрения CRM-системы бизнес-процессы в компании преобразились. Первое, на что мы обратили внимание после начала использования системы, – это экономия времени на процессы. Это оценили и наши клиенты. Чем оперативнее менеджеры реагируют на входящие звонки или запросы, тем лояльнее клиент. Ведь время – самый дорогой и невосполнимый ресурс в бизнесе. Порой несколько минут и даже секунд играют роковую роль.

Клиент не любит ждать, поэтому просто уходит к конкуренту, который быстрее всех удовлетворит его потребность.

Благодаря CRM-системе мы работаем так, как будто расширили штат сотрудников. При этом клиенты очень довольны качеством обслуживания и рекомендуют нас партнерам.

Финансовые затраты и трудности по внедрению CRM окупились с лихвой. Доходы компании растут с каждым месяцем.

3.6. Кейс 5. Скорость передачи информации в 3 раза больше

Наши менеджеры удивляются, как им раньше удавалось работать без CRM-системы. После ее внедрения эффективность сотрудников возросла в разы. Им стало намного проще работать, когда вся необходимая информация была собрана в единую систему.

Мы уже не помним про разбросанные по разным экселевским таблицам базы данных и невыполненные обещания, которые дали клиентам и благополучно забыли.

Скорость получения важной информации и ее обработки увеличилась в 3 раза. Это только по нашим приблизительным оценкам.

Теперь продажи и маркетинг работают сообща. Мы уволили ряд сотрудников, увидев их неэффективность. Наша клиентская база расширяется, а объемы продаж растут. Мы не верили, что CRM-система сможет оказать такое влияние на бизнес. Теперь, когда попробовали, рекомендуем ее нашим партнерам.

3.7. Кейс 6. Годовая выручка выросла на 38%

Внедрение CRM-системы улучшило бизнес-процессы в компании. Во-первых, они стали прозрачнее. Мы регулярно проверяем, что сделал менеджер в адрес клиента и насколько качественно. Для этого специально разработали критерии качества работы. Во-вторых, около 80 % бизнес-процессов стали автоматизированными. Например, заполнение отчетности, контроль за работой торговых представителей, мониторинг выполнения планов и т. д. В-третьих, наш бизнес больше не зависит от сотрудников. Если менеджер заболеет или уволится, компания не ощутит потери, так как клиенты этого менеджера со всей нужной информацией распределятся по другим.

С CRM-системой мы улучшили продуктивность менеджеров. Отследив по системе эффективность каждого действия, мы исключили из функционала продажников те, которые не приводят к результату. Нагрузка на менеджеров стала более равномерная, что повлияло на качество обслуживания. Мы встроили в CRM расписание, поэтому менеджеры понимают, что им надо сделать и какой результат мы хотим увидеть в конце дня.

В результате менеджеры стали лучше работать с клиентами, объемы продаж выросли, сумма среднего чека увеличилась. Годовая выручка возросла на 38 %.

А я избавился от необходимости дублировать данные из 1С в Еxcel.

3.8. кейс 7. Оптимизация работы

CRM-система кардинально изменила наш подход к продажам. Раньше мы старались через холодные звонки, рассылку коммерческих предложений, рекламные каналы рассказать как можно большему количеству людей о себе. Наша ошибка заключалась в том, что мы действовали нецеленаправленно. Мы не искали своего потенциального клиента, а предлагали товар даже тем, кому он заведомо не нужен. Попытка набрать клиентскую базу количеством, а не качеством не принесла успеха.

С CRM мы стали тщательнее прорабатывать базу. И сразу исключаем не своих клиентов. Да, количество холодных контактов уменьшилось в разы, но увеличилось количество успешных сделок.

Глава 4 Как выбрать CRM-систему под вашу компанию? 6 критериев выбора

4.1. Какие виды CRM-систем бывают?

Существует три формата CRM-системы: облачное решение, коробочное решение и индивидуальное программное решение. О них мы и поговорим далее.

Коробочное решение

Готовые CRM-системы, или так называемые «коробочные», – это отдельное программное обеспечение, устанавливаемое на рабочее место.

Программа изначально продается как готовый продукт, т. е. со стандартным интерфейсом и набором стандартных настраиваемых функций. Но функционал ограничен, а возможности модификации минимальны. Интеграция в компанию возможна без привлечения внешних специалистов.

Процесс установки аналогичен установке любой другой дополнительной программы на компьютер. Во-первых, вам не надо оплачивать услуги IT-специалистов и программистов. Во-вторых, с точки зрения временных затрат на установку, готовая CRM самая экономичная. Вам не надо заполнять заявки, искать индивидуальные решения и т. д. Однако вы должны понимать, что и обслуживать систему вы будете самостоятельно. К коробке прилагается, как правило, инструкция, в интерфейсе есть окна-справки, но все возникающие проблемы, разногласия с вашим программным обеспечением вы будете решать самостоятельно.

Если вы решили использовать «коробку», то следует уточнить, покупается ли она на все компьютеры или на каждое рабочее место нужно приобретать отдельное программное обеспечение. Как правило, в рамках действия лицензии на несколько рабочих мест она не распространяется. Невысокая стоимость делает готовую CRM доступной даже малым предприятиям и индивидуальным предпринимателям. Ее бюджетность оценивается также с той позиции, что за коробку вы платите один раз за период действия лицензии. Соответственно, нет ежемесячных выплат.

К важному недостатку коробочной CRM относят то, что ее сложно интегрировать с корпоративным пространством. Поэтому данные нужно вносить в ручную, их не выгрузить из других программ. Для крупных компаний, в которых огромные информационные потоки, это непрактично. Поэтому их чаще использует малый бизнес, где клиентская база небольшая, менеджеров немного, нет складского учета и т. д. Коробка используется как стартовый интерфейс, чтобы понять принципы ее использования и ее влияние на бизнес. Например, Marketing Analytic обладает основными функциями CRM-системы и обменивается данными с 1С.

В то же время, коробочная CRM принадлежит только вам. Это надежно с точки зрения защиты клиентской базы и персональных данных. Нет третьей стороны, как в облачном варианте (создатель, поставщик, пользователь). Также вы не зависите от наличия и качества интернет-соединения. На высококонкурентном рынке проблема скорости Интернета решается сменой провайдера или тарифа. Однако для регионов это может быть по-прежнему актуально.

Однако если у вас есть сотрудники на аутсорсинге, торговые представители или вы сами хотите пользоваться возможностями технологии удаленно, то с коробочной CRM это невозможно. Система локальна и работает только с того компьютера, на который она установлена.

Тем не менее, вполне вероятно, что для кого-то коробочная CRM станет оптимальным вариантом. В первую очередь это малый бизнес, которому может быть достаточно следующих ее преимуществ:

✓ ценовая доступность;

✓ простота установки;

✓ независимость от провайдеров;

✓ защита данных.

Есть некоторые минусы:

✓ сложность создания единой информационной среды;

✓ стандартный и ограниченный функционал;

✓ сложность или невозможность модификации;

✓ риск конфликтов с операционной системой;

✓ ограниченный период действия лицензии;

✓ локальность использования.

Индивидуальное решение (написать под себя)

Бесспорно, CRM, написанная по индивидуальному заказу, самая эффективная. Если с облачной и коробочной CRM вы подстраиваете свои процессы под продукт, то при выборе индивидуального решения продукт подстраивается под ваши процессы. Вы определяете, какие задачи хотите с ее помощью решать, описываете соответствующие процессы и зашиваете их руками программистов в вашу CRM. Результаты от внедрения такой CRM самые высокие.

Позволить себе такое решение могут далеко не все компании. Стоимость услуги варьируется от 500 000 руб. до 10 миллионов руб. Однако это инвестиции, которые себя окупят. Кроме того, если у вас очень специфичный бизнес, то формы CRM, представленные на рынке, не принесут успеха. Коробка и облако изначально имеют ограниченный функционал, что в большей степени подходит малому и среднему бизнесу. Если компания достигла такого развития, что обладает уникальной организацией бизнес-процессов, то вам необходимо персональное решение.

Как правило, индивидуальная CRM не имеет ограничений по числу пользователей. Поэтому с ростом компании не будет трудностей с добавлением в систему новых сотрудников. Доплачивать ни за что не нужно.

Создание CRM под себя – это длительный и дорогостоящий процесс. Уже обсуждалось, что поработать надо и вам. Вы должны четко понимать, зачем вам CRM, какие отделы будут с ней работать, какие процессы в нее надо зашить и автоматизировать и т. д. Только потом вы передаете свои конкретные и четкие пожелания программистам. Процесс разработки и внедрения CRM под себя занимает от 6 месяцев до 5 лет.

Рис. 19. Этапы разработки индивидуальной CRM

Наверно, единственный минус индивидуального решения – это значительные временные и финансовые затраты.

Тем не менее CRM-система, разработанная под вас, будет учитывать все потребности вашей компании и предоставит возможности для развития.

Плюсы индивидуального решения:

✓ неограниченное количество рабочих мест;

✓ учитывает специфичность вашего бизнеса.

Облачные решения

Облачная CRM-система – это симбиоз готовой и индивидуальной платформы. Такое возможно в связи с тем, что облачная система включает в себя базовое приложение, а также архитектуру с отраслевыми признаками, которые программисты могут доработать специально под вас.

В настоящее время облачные CRM очень популярны. Это удобно тем, что вам не надо покупать и устанавливать программное обеспечение. Вы просто оформляете подписку и вам за ежемесячную плату предоставляют продукт. Вам остается только им пользоваться в браузере. Облачные CRM созданы для использования через Интернет, что в век гаджетов делает их мобильными, имеют обширный функционал и просты в работе.

Облачные CRM-технологии особенно популярны у среднего и малого бизнеса. По сравнению с крупными компаниями, у них меньше возможностей для одержания победы в конкурентной борьбе. Им невыгодно играть на ценах, поэтому малые и средние компании завоевывают клиента качеством обслуживания.

Облачная CRM по сравнению с остальными проста во внедрении.

Как правило, основные сложности возникают при необходимости ее интеграции с другими корпоративными порталами. Таким образом, облачная CRM – это бюджетный вариант, который точно работает не хуже готового решения, а в ряде случаев даже лучше.

Облако удобно своей гибкой частью, т. е. архитектурой настраиваемых решений. Вы можете настроить CRM под себя и зашить в нее бизнес-процессы так, как они протекают у вас.

Я часто сталкиваюсь с беспокойством руководителей по поводу безопасности облачной CRM. Надежность CRM важна для вашего бизнеса, так как бизнес без активной клиентской базы – это мертвый бизнес. А также с точки зрения защиты персональных данных. На самом деле, такую защиту должен обеспечивать провайдер. Его задача – создать безопасный код и мониторить риски. Поэтому выбирайте надежного поставщика и, приобретая облачную CRM-систему, поинтересуйтесь у провайдера, какие меры по защите персональных данных он предпринимает. Все важные для вас вопросы вы можете обсудить с поставщиком системы и отразить их в пользовательском соглашении.

Еще одна сложность, которая может возникнуть, – это отключение соединения с Интернетом или его низкая скорость. Очень удобно, если параллельно с онлайн-CRM провайдер предоставит офлайн-приложение, которое регулярно обновляется. В таком случае, работа не будет парализована, если возникнут проблемы с интернет-соединением. Другой выход – пользоваться услугами двух разных интернет-провайдеров одновременно. Один канал будет основным, другой – резервным.

Тем не менее на скорость распространения облачных CRM-систем больше влияют не технические сложности, а консерватизм руководителей. Бизнес слишком осторожно относится к любым изменением. CRM – это не та инновация, которой стоит бояться. Ее функционал нужно использовать максимально, чтобы занять лидирующие позиции на рынке.

Можно выделить следующие положительные стороны облачной CRM:

✓ персонифицированность системы;

✓ бюджетность;

✓ мобильность;

✓ легкость обучения использования.

Через облако удобно работать с удаленными сотрудниками. Вы сможете ставить им задачи, просматривать совершенные за день действия, сохранять контакты, поступающие им на мобильный телефон и т. д.

Несмотря на то, что облако имеет свои недостатки, в настоящее время это достойный конкурент альтернативным решениям. С каждом годом они дорабатываются и расширяют функционал. Среди минусов облачной CRM-системы можно выделить:

✓ трудности интеграции с другими корпоративными системами, так как облако расположено вне локальной сети

✓ риск при передаче данных провайдеру;

✓ требование обязательного доступа в Интернет;

✓ зависимость от провайдера. Например, провайдер может повышать абонентскую плату, менять интерфейс системы и т. д.

При выборе облачной системы спросите поставщика, обладает ли облако необходимым вам функционалом. Функционал определяется тем, какие задачи вы планируете решать с помощью CRM.

4.2. Критерий 1. Определить список целей внедрения

По итогам общения с руководителями компании, могу сказать, что основная проблема при внедрении CRM в том, что сейчас ее воспринимают как модное слово, а не инструмент для решения задач. Я всегда задаю вопрос: «Назовите мне цели внедрения CRM. Какие задачи она будет решать именно у вас?» Ответ знают лишь 3 из 10 руководителей.

Большинство задач, которые выполняет CRM, можно реализовывать без системы. Но это ресурсозатратно. Поэтому важно определить задачи, которые вы хотите с ее помощью улучшить или автоматизировать. CRM – это только инструмент. Необходимо сделать список из 5-15 процессов и передать его разработчикам. Не надо переплачивать за накрутки, которые вам предложат программисты. Платите за то, что нужно вам.

Я советую вам не усложнять систему без надобности. Мы протестировали и поработали с десятком CRM-решений и остановились на Битрикс24 и AMOCRM. Мы общаемся с компаниями разного уровня. Есть отделы продаж, состоящие из 1–3 менеджеров, есть такие, в которых количество сотрудников достигает 70 человек. Требования к CRM-системе у них разные. Но если можно найти более простое решение, отвечающее вашим требованиям, то все выбирают именно его. Для малых компаний, где нет сложных процессов, я рекомендую AMOCRM. У нее простой интерфейс, ее легко внедрять, легко использовать. Можно сразу начать работать и получать результат уже завтра.

4.3. Критерий 2. Возможность интеграции CRM и учетной системы

Определите для себя, нужно ли вам интегрировать CRM с 1С по каким-то параметрам. И какие возможности по данному вопросу предлагают те решения, которые вы выбрали. Как правило, это необходимо, чтобы не дублировать ввод данных, отслеживать оплату, формировать счета сразу в двух системах и т. д.

Такая интеграция улучшит работу менеджеров. Им будет не нужно проводить бухгалтерские операции в 1С.

Достаточно заполнить все в CRM-системе и обмен данными пройдет автоматически.

4.4. Критерий 3. Возможна ли разработка дополнительных модулей и виджетов

С ростом и развитием компании изменяются требования к CRM-системе. Через некоторое время нам может стать недостаточно стандартных возможностей инструмента. Понадобятся дополнительные функции, интеграция с какими-то другими платформами, расширение функционала CRM. Поэтому уточните, возможно ли написать дополнительный модуль к CRM усилиями программистов или виджет (модуль для интеграции) под ваши новые цели.

Изготовление модуля под конкретный заказ называется кастомизацией. Она предполагает дополнительную комплектацию для основной системы. Ее главная задача – удовлетворить личные потребности клиента. На данном этапе развития компании вы можете не понимать, какой дополнительный функционал от CRM-системы вам потребуется в будущем. Сейчас важно знать, что ваш используемый вами продукт поддерживает кастомизацию.

4.5. Критерий 4. Доступность услуг по внедрению и сопровождению в вашем регионе

При выборе CRM-системы я рекомендую проанализировать, есть ли официальные представители этой компании в вашем регионе. Это важно для оказания поддержки. Живая помощь специалиста на реальных примерах намного эффективнее, чем объяснение по телефону или через скайп.

Если представителей нет, то разбираться с возникающими сложностями вам придется самостоятельно. Это отнимает время на поиск решений вашей проблемы. Профессиональных навыков IT-специалистов может оказаться недостаточно.

Сами разработчики CRM-системы, как правило, прямую поддержку не оказывают. Они могут прилагать минимальную инструкцию, записывать видеоуроки или проводить общие вебинары.

Москва и Санкт-Петербург не испытывают дефицит на представителей технологий.

Представители самых популярных CRM точно есть. Поэтому ориентируйтесь на то, насколько вас устраивает стоимость их услуг.

4.6. Критерий 5. Стоимость внедрения ROI

Перед внедрением CRM-системы важно оценить свои затраты как финансовые, так и временные. Также вы должны понимать, насколько увеличится объем продаж от ее использования и через какое время вложенные инвестиции окупятся.

Объем финансовых и временных затрат определяется видом вашего решения. Если вы остановились на индивидуальной CRM, то эти показателя вам скажут разработчики. Если вы приобретаете коробку, то цена фиксирована, а установка длится от одного до нескольких месяцев.

Например, вы посчитали, что стоимость проекта составляет 300 тыс. руб. Внедрение CRM растянется на 2 месяца. По итогам использования системы вы ожидаете рост объема продаж на 10 % в месяц. Возврат инвестиций возможен в течение двух месяцев. Таким образом, на пятый месяц работы с CRM-системой вы вернете инвестированные средства и начнете получать дополнительную прибыль.

У каждой компании будут свои показатели. Их необходимо определять расчетным путем. Во-первых, чтобы планировать свои расходы. Возможно, в следующем месяце вы хотите вложиться в другой проект и на внедрение CRM финансовых сил не останется. Во-вторых, чтобы понимать, выгодно ли вам внедрять CRM-технологии и когда ждать от них выгоды.

4.7. Критерий 6. Интеграция с IP-телефонией и вашим сайтом

Рассмотрите интеграцию CRM-системы с системой управления сайтом. Можете ли вы оперативно получать заявки? Вносятся ли контактные данные из формы обратной связи в CRM?

Если вы интернет-магазин, это весьма важная функция CRM-технологий.

Необходима ли вам интеграция CRM-системы с IP-телефонией?

Это полезно, если у вас есть представительства в других регионах или если вы продаете по всей стране. IP– телефония удешевит связь без потери качества. По записи телефонных разговоров вы сможете контролировать работу менеджеров.

4.8. Подводим итоги

Скорее всего, рано или поздно вы столкнетесь с необходимостью упорядочить и систематизировать всю информацию, которая приносит вам прибыль. Вы устанете от «сломанного телефона», т. е. ситуации, когда информация из одного отдела поздно или искаженно передается в другой.

Вы ощутите потребность стандартизировать работу, замерять действия сотрудников и платить за результат. Тогда вы займетесь поиском новых решений, современных технологий и эффективных инструментов. Хорошим помощников в решении многих задач может стать CRM-система.

Повторюсь, перед тем как предпринять какие-то действия по ее внедрению CRM, четко определите, зачем она вам нужна.

Это очень полезный инструмент, способный оптимизировать и наладить десятки процессов. Но каких именно, а главное – каким образом, зависит от вас, от вашего решения, от вашего бизнеса, от вашей корпоративной организации деятельности. Поэтому нужно знать цели внедрения CRM и завершить этот процесс. Не надо внедрять CRM, потому что все так делают или потому что она есть у хорошего партнера/главного конкурента. CRM должна работать на вас.

Определив цели, рассчитайте свой бюджет и сроки ее полного внедрения.

Критически рассмотрите вопрос о виде CRM: нужно ли вам индивидуальное решение или ваши потребности удовлетворит коробка или облако.

Объективно оцените возможности вашего бюджета для внедрения CRM-системы в текущем или следующем периоде.

Также рассчитайте, как CRM изменит ваш объем продаж и как быстро окупятся вложенные в нее инвестиции. Более 60 % проектов по внедрению CRM-систем не оправдывают вложенных в них инвестиций из-за того, что внедрение останавливается после года разработки или CRM-система настраивается, но сотрудники компании не пользуются ей постоянно и со временем совсем перестают.

Помните!

УСПЕХ ПРОЕКТА =

ОКУПАЕМОСТЬ ИНВЕСТИЦИЙ В ЕГО РЕАЛИЗАЦИЮ

4.9. Что предлагает рынок

Ниже представлена сравнительная характеристика наиболее популярных CRM-систем, которые были нами попробованы по наиболее важным параметрам.

Нет плохой или идеальной CRM. Она может подходить под ваши потребности либо нет.

Некоторые из рассмотренных в таблице софтов вошли в ТОП-10 рейтинга наиболее популярных CRM-систем в России в 2015 году.

Данное исследование проведено аналитической компанией TAbviser.

Согласно ее данным, места распределились следующим образом.

Однако исследование информирует о количестве реализованных проектов, но не их успешности. Поэтому в большей степени показывает популярность разработчика, чем качество продукта.

4.10. Мы рекомендуем

Мы являемся сертифицированными партнерами Битрикс24 и АМО CRM. Протестировав более 10 различных CRM, мы и наши клиенты остановились на этих продуктах. Рекомендуемые CRM-системы быстро внедряются, весьма гибко подстраиваются под конкретный бизнес, характеризуются низкими ресурсозатратами и дают рост продаж уже на 2-3-й месяц.

Если вы хотите получить бонусы от представителей Битрикс24 и АМО CRM, напишите нам письмо на AR@ consult2b.ru на тему «Бонусы от представителей». В теле письма напишите ваши контактные данные: компанию, должность, ФИО, телефон. Мы сразу вышлем их для вас.

Глава 5 Как самостоятельно внедрить CRM-систему за 50 дней (7 этапов)

5.1. Подготовительный этап

Независимо от того, что вы хотите внедрить, изменения проходят в несколько этапов. Например, можно выделить следующие: возникновение идеи, составление плана, поиск ресурсов, внедрение, закрепление результата.

Аналогично с внедрением CRM-системы. Мало определить, какие задачи она должна решать, и описать под эти задачи бизнес-процессы. Важно понимать, кто будет разрабатывать и внедрять систему, сколько это будет стоить, как долго длиться, кто будет оценивать качество внедрения, по каким критериям и т. д. Поэтому, решив использовать CRM-систему в своей компании, рассмотрите следующие факторы, чтобы ваши инвестиции не пропали зря.

1. План внедрения

Как правило, никто планы не составляет. Я чаще всего сталкиваюсь с тем, что CRM-систему именно устанавливают на рабочие места, но не внедряют. Внедрить – это в моем понимании как минимум установить технологию, обучить работе с ней, контролировать процесс ее использования, замерять результаты от ее эксплуатации. Кроме того, если вы хотите просто установить CRM-систему, то купите коробку. CRM-система должна работать и решать те задачи, решение которых вы от нее ждете. Поэтому нужно не только видеть саму цель, но и планировать путь к ней.

Учитывайте, что внедрение CRM-технологий происходит постепенно, т. е. на это нужно время. Не пытайтесь зашить в нее сразу все процессы. Начните с наиболее простых и шаблонных. Лучше предусмотрите возможность разработки дополнительных модулей и расширяйте функционал системы постепенно, наращивая обороты автоматизации. Если вы разработаете многотомное техническое задание, потом несколько лет CRM будет под него разрабатываться, затем столько же внедряться, то, скорее всего, вы войдете в те 60 % компаний, которые не доводят процесс внедрения технологии до конца.

Главное! Поймите, зачем вам CRM-продукт. Какие задачи вы с его помощью хотите решать? Как он повлияет на процессы? Как изменится с его появлением объем продаж? Выгодно ли для вас его внедрение?

Я рекомендую работать над техническим заданием вместе с разработчиками. Они проконсультируют о возможностях CRM, о реалистичности вашей задумки, возможно, расскажут об удачном опыте предыдущих заказчиков или предложат более практичные решения, чем вы.

Также, не избежать рутинных моментов проекта, а именно:

✓ прописать цели и задачи проекта;

✓ определить вехи;

✓ назначить ответственных и исполнителей;

✓ оценить ресурсные возможности для реализации проекта;

✓ определить показатели достижения цели; рассчитать сроки реализации плана.

Я рекомендую работать над планом в формате ментальной карты. Я предпочитаю работать с ментальными картами по множеству причин.

Подробнее о том, что такое ментальная карта, как она работает и как ее использовать для решения бизнес-задач, можно ознакомиться в моей книге.

В первую очередь, это удобный инструмент для систематизации и визуализации больших объемов информации.

Проект – это растянутая во времени последовательность определенных действий. С ментальной картой вам будет удобно его описывать, корректировать и контролировать.

Для создания ментальный карты разработана программа Mind Manager, но рисовать их можно и от руки.

Упрощенно, план в ментальной карте может выглядеть следующим образом.

Рис. 20. План по внедрению CRM-системы в формате ментальной карты

2. Команда

В любом случае, реализовывать план будут люди. Во-первых, соберите команду из 3–7 человек своих «живых» сотрудников и обсудите с ними, какие процессы хотели бы зашить в CRM-систему они. В команде должны быть представители тех отделов, которые напрямую будут работать с новой технологией.

Персонал, выполняя свои функциональные обязанности, лучше понимает, как работают процессы поможет вам их описать, чтобы затем передать разработчикам. Кроме того, если вы изначально привлечете к работе над CRM-системой сотрудников, то столкнетесь с меньшим сопротивлением с их стороны во время ее внедрения.

Также важно определить, кто будет координировать процесс коммуникации между вашей стороной и разработчиками и контролировать процесс выполнения плана. С кем должны связываться последние, если у них возникают вопросы, что-то идет не так или нужны дополнительные распоряжения?

Кто будет отслеживать соблюдение сроков реализации проекта? Кто будет контролировать процесс внедрения CRM-системы в компании? Кто и как будет оценивать соответствие действительного результата плановому? Эту роль можете выполнять вы как руководитель, руководитель отдела продаж, IT-специалист или иной компетентный человек.

Тестируя разные CRM-системы, я без радости осознаю, что их создают IT-специалисты, которые не понимают сути процесса. Согласитесь, если вы, не умея играть, возьмете в руки гитару, то получатся весьма непривлекательные звуки.

Аналогично, программисты – это люди, которые сами ничего не продавали. Они не могут сами правильно и эффективно описать процесс продаж. Но они способны его закодировать нужным вам образом. Поэтому так важно предоставить им полное и максимально конкретизированное техническое задание. Составить его помогут ваши сотрудники. Они понимают специфику своей профессиональной области и особенности организации процессов в вашей компании.

Если вы хотите индивидуальное решение, то для разработки CRM-системы вам необходимо найти надежных специалистов, а затем контролировать, чтобы они не нарушали оговоренные временные рамки плана. С исполнителями заключается договор с указанием, по возможности, измеримых результатов работы, временные сроки, размер и условия оплаты и иные вопросы, по которым могут возникнуть разногласия.

Когда CRM-система внедрена, необходимо провести обучение по работе с ней. Возможно, у вас есть свой специалист, который с CRM «на ты». Может, вы решите нанять на сдельной основе внешнего временного специалиста для обучения. Возможно, организуете тренинг для персонала. Какое бы решение вы ни приняли, обучать необходимо. Также сотрудникам нужно понимать, к кому обращаться при возникновении технических неполадок или непонятных моментов по работе с интерфейсом.

Руководителю компании нежелательно отстраняться от процесса внедрения CRM-системы. Вы можете не являться руководителем проекта, но должны интересоваться его развитием. Это сформирует лояльность коллектива.

Как правило, любые изменения в компании проходят тяжело. Сотрудники не хотят менять сложившийся режим трудовой деятельности, боятся дополнительных обязанностей или не вписаться в новый уклад. Поэтому вы должны, во-первых, подавать пример и решать конфликтные ситуации. Во-вторых, при необходимости прибегать к директивным методам управления.

Кроме того, в проект по внедрению CRM-технологий вложены ваши инвестиции. Никто не заинтересован в его успешности так, как заинтересованы вы. CRM-продукт кардинально меняет многие процессы. Вопросы такого уровня может решать лишь собственник. Поэтому нужно запрашивать отчеты у руководителя проекта, а также согласовывать важные изменения плана, если таковые потребуются.

Рис. 21. Участники процесса внедрения CRM-продукта

3. Готовность к преобразованиям

Важно оценить, насколько трудовой уклад компании и сотрудники готовы к ожидающим их изменениям.

Предусмотрительно получить оценку специалистов о вашей технической готовности к внедрению CRM-системы. Достаточно ли технических мощностей рабочих мест для бесперебойной и быстрой работы с системой? Особое внимание уделите программам, с которыми хотите интегрировать CRM. Как правило, интеграция – это сложный процесс. Она не должна нанести урон смежным системам, повредить их данные, ухудшить скорость их работы и т. д. Будьте уверены, что интеграция с той или иной системой действительно обоснована, т. е. качественно меняет процесс.

Полезно заручиться гарантией специалиста, что между компонентами рабочего места и их версиями не возникнет технических конфликтов.

Проанализируйте свой инвестиционный и временной потенциал. У вас достаточно средств, чтобы довести процесс внедрения до конца? Эти расходы обоснованы? CRM-система – это первостепенный проект или на данный момент есть иные, более важные направления? Не нанесет ли сам факт внедрения CRM-системы или длительность этого процесса ущерб другим проектам, крупным сделкам и т. д.?

Нужно оценить готовность сотрудников к работе с новой технологией. Не путайте их желание и их потенциал. Как я уже говорил, желания у большинства не будет. Потенциал принятия нововведений определяется такими факторами, как профессиональная квалификация, личные качества, степень трудовой дисциплины, авторитет руководителя, наличие системы контроля процесса и контроля результата и т. д. Достаточно ли навыков сотрудников, чтобы освоить систему в максимально короткие сроки? Имеется ли с вашей стороны возможность провести обучение?

Важно дать для себя объективное заключение, готова ли компания к перестройке бизнес-процессов и внедрению CRM-системы. Готовы ли к этому ваши бизнес-процессы? Они стабильны и формализованы? Есть ли у вас опыт внедрения других изменений и насколько он успешен? Если CRM-технологии внедрить в рыхлый бизнес, то качественного эффекта от их использования не будет.

Возможно, для вас оптимальнее заняться формализацией процессов, их настройкой и трудовой дисциплиной. Если вы не знаете, что будете делать с CRM, не начинайте ее внедрять.

4. Оценка рисков

Оценка рисков необходима, чтобы минимизировать опасность незавершения проекта в связи с возникновением форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, в своих консалтинговых проектах я часто слышу от разводящих в стороны руки руководителей оправдания наподобие «мы же не думали, что так получится», «мы не учли это обстоятельство» и т. д.

Нужно составить список потенциальных рисков и посчитать вероятность возникновения каждого из них. Так вы будете готовы к их возникновению и заранее продумаете план устранения препятствующих цели обстоятельств.

Понятно, что может быть десяток различных рисков. Устранить их все у вас не получится.

Нужно расставлять приоритеты. Я рекомендую следующий авторский способ.

Составьте таблицу, в которой в вертикальную колонку выпишите все возможные риски. По горизонтали впишите критерии их оценки.

Я рекомендую два: вероятность возникновения и степень влияния на проект.

Последняя колонка – это итог, т. е. важность риска для проекта.

Теперь оцените по трехбалльной шкале каждый из критериев, где 1 балл – эти минимальная возможность возникновения риска или его низкая степень влияния на проект, 3 – соответственно, наоборот.

Таблица 6

Оценка рисков проекта

Так, в приведенном примере я оценил вероятность недостатка инвестиций для проекта в 1 балл.

То есть бюджетирования достаточно для его полноценной реализации.

В то же время, если трудности с финансированием все-таки возникнут, то это окажет колоссальное влияние на продвижение проекта.

Поэтому в колонке «Влияние на проект» напротив данного риска я поставил 3 балла. Таким образом, важность риска составила 3 единицы.

Чем ниже значение итогового столбца, тем наименьшее влияние потенциальный риск оказывает на проект.

Сконцентрируйтесь на наиболее важных рисках и исключите их преждевременно или проработайте план для их устранения в случае возникновения.

Например, обучение и адаптацию сотрудников можно организовать до внедрения полноценной CRM на демо-версиях.

Так вы увеличите вероятность успешного завершения проекта.

5. Обучение персонала

Если вы установите CRM-систему на рабочих местах и пустите все на самотек, то внедрения не получится.

Если сотрудники не умеют пользоваться технологией, самостоятельно ее осваивают, применяют, как могут и когда хотят, то:

✓ некоторые сотрудники предпочтут уволиться;

✓ могут возникнуть сбои в эксплуатации системы, произойти некорректный ввод данных;

✓ внедрение CRM-системы не окупится или окупится намного позже, чем это могло бы быть.

Сейчас сложно найти человека, не способного освоить компьютерную программу.

Суть обучения работе с CRM в том, чтобы дать сотрудникам понимание, каковы возможности технологии и как их использовать для увеличения личной производительности, эффективности бизнес-процессов и объема продаж.

Процесс работы с CRM должен быть регламентирован. Должны быть прописаны все нюансы использования системы: когда создается карточка клиента, напоминания о каких событиях устанавливаются, какие контакты (компании или конкретного сотрудника) фиксировать, какие документы в ней хранить и т. д.

Те сотрудники, которых вы обучите изначально, могут уйти. Придут новые без необходимых для работы навыков.

Поэтому важно иметь систему прописанную и отработанную для обучения по использованию CRM-продукта, чтобы новички быстро адаптировались и качество обслуживания клиентов не страдало от смены персонала. Проработав и документировав учебные программы однажды, вы сэкономите силы и время в будущем.

Если в вашем городе есть представители выбранного вами продукта, то некоторые компании предлагают выезд специалиста на место для проведения первичного обучения и демонстрации основных возможностей CRM-системы. Затем они могут поддерживать вас по телефону, электронной почте и другим каналам связи.

Можно воспользоваться этой услугой, но вам важно сохранить эту информацию для сотрудников, которых вы будете нанимать позже.

Если вы приглашаете внешнего специалиста, сделайте запись тренинга.

Записывайте уроки обучения самостоятельно. В данном вопросе качество аппаратуры и навыки видеооператора не имеют значения.

Можно сделать запись даже на камеру мобильного телефона. Главное, чтобы эта информация способствовала обучению.

Помимо видеозаписи, делайте инструкции с пошаговыми объяснениями выполнения шаблонных операций.

Пример. Создание карточки клиента

1. Открыть раздел «Клиенты».

2. Выбрать функцию «Добавить клиента».

3. Заполнить поля карточки:

* При необходимости заполнить поле «Комментарии»

4. Нажать кнопку «Сохранить».

Рис. 22. Пример инструкции в формате скрин-каста(видео)

Чем больше ваша компания и чем большему числу сотрудников предстоит пользоваться CRM, тем больше внимания следует уделить этому вопросу.

Курс обучения лучше делать максимально практическим и интерактивным. Теории должно быть минимум. Она может объяснять, что такое CRM-система и какие задачи она может решать. Но учить работать с CRM на словах – это тупиковый подход. Лучший способ – это совместное выполнение действий.

Можно организовать отдельное обучение вашего IT-специалиста для решения технических проблем работы с системой.

5.2. Этап 1. Предпроектная диагностика системы продаж (1-7-й день)

Мы уже говорили, что CRM-система направлена на построение долгосрочных и персонифицированных отношений с клиентом. Поэтому, в первую очередь, с ней будет работать отдел продаж.

Конечная цель внедрения CRM – это оптимизация его работы. Однако CRM-продукт не увеличит эффективность отдела продаж, если не налажены процессы. С этой целью проводится предпроектная диагностика отдела продаж.

С помощью диагностики определяется, какие процессы являются типовыми, то есть могут быть описаны и автоматизированы. Соответственно, на основании полученной информации под нужные процессы разрабатывается функционал CRM-системы. Процессы должны быть описаны «крупными мазками» так, как вы их хотите видеть. Скорее всего, на данный момент они выполняются не так, как должны.

В отделе продаж можно выделить десятки различных процессов.

Я уже говорил о том, что не нужно изначально нагружать CRM множеством функций. Выделите самые важные действия, т. е. те, которые радикально влияют на объем продаж.

В первую очередь CRM-система должна помочь в привлечении новых клиентов, в удержании существующих, в увеличении объема продаж постоянным клиентам, в увеличении суммы среднего чека, в повышении лояльности клиентов и возврате потерянных клиентов.

Определите, какие процессы в вашей компании реализуют перечисленные выше цели. Проанализируйте их эффективность. Например, вы не ведете статистику по ушедшим клиентам. Тем не менее очень важно это делать. Если вы привлекаете новых клиентов, но одновременно теряете активных, то не сможете нарастить клиентскую базу. Подготовка к внедрению CRM-системы отличное время, что исправить ситуацию и пересмотреть подход к работе с клиентской базой.

Далее нужно выделить этапы продаж и максимально их регламентировать с помощью скриптов, инструкций, чтобы любой менеджер вступал в контакт с клиентом одинаково.

Определите, сколько времени отводится на каждый этап и каков временной интервал между ними. Спроси у своих клиентом, что им нравится в работе с вами, а что они хотят улучшить.

Это поможет улучшить работу с клиентами и зашить в CRM-систему идеальный алгоритм.

Полезно организовать акцию «Тайный покупатель», чтобы выявить, соблюдают ли менеджеры этапы продаж и инструкции. Можно выступить в качестве покупателя в компании конкурентов, чтобы определить их сильные стороны и фишки, а затем адаптировать их под себя.

Вся эта работа необходима, чтобы сформулировать цели и задачи проекта. Это первый шаг, определяющий успех внедрения CRM-системы. Скорее всего, вы поставите целью увеличение объема продаж. Но! Задайте себе вопросы:

✓ Что нам мешает увеличить объем продаж сейчас, без CRM-системы?

✓ Что в нынешней организации работы отдела продаж вас не устраивает?

✓ Как CRM-система сможет устранить проблему?

Если вы хотите увеличить объем продаж, но не знаете как, что с установкой CRM-продукта цель достигнута не будет.

Вам нужно понимать, для чего вы внедряете CRM, какие процессы и как она улучшит. Только так продукт окупит свои временные и финансовые затраты. Диагностика должна выявить слабые звенья и предложить способы их устранения.

На данном этапе также важно понять, какие отчеты вы хотите получать из CRM-системы, а затем, какая информация нужна для их формирования. От этого зависит, какие процессы нужно зашивать в продукт и какие данные вносить. Это позволит избавить менеджеров от ввода информации, которая нигде не используется, а также не перегружать CRM-систему лишними процессами.

Провести диагностику вы можете самостоятельно. Однако я рекомендую привлечь внешнего специалиста. Он даст независимую оценку со стороны и внесет в проект новые идеи.

Итак, цель предпроектного аудита отдела продаж – выявить проблемы в его работе, оценить, какие решения по их устранению может предложить CRM-система и насколько они вам подходят.

Задачи первого этапа:

1. Сформулировать цели и задачи проекта.

2. Составить отчет о проведенном предпроектном аудите.

3. Проанализировать решения, которые предлагает CRM-система.

4. Составить план проекта, оценить трудозатраты.

5.3. Этап 2. Проектирование (7-10-й день)

Подходя ко второму этапу внедрения CRM-системы, вы уже проделали огромною работу. Это важная часть внедрения, которая необходима для того, чтобы в итоге вы получили то решение, которое вам нужно и которое отвечает вашим потребностям в полном объеме.

Проектирование – это создание эскиза проекта, проработка его интерфейса, программных инструментов, алгоритма зашитых в нее процессов и т. д. на бумаге. На данном этапе исследуется структура системы и взаимосвязь ее элементов. Данный проект затем дополняется. Цель этапа проектирования – это создание модели, полностью отвечающей заданной цели. Именно эта модель будет передана программистам для дальнейшего кодирования. Поэтому так важно, чтобы она была полной, точной и однозначной.

По результатам отчета предпроектного аудита, который определяет цели и задачи проекта, анализируются способы реализации требований к продукту.

Итогом проектирования должно стать техническое задание, содержащее описание бизнес-процессов.

Внедренная CRM-система может увеличить эффективность бизнеса, но может и, наоборот, добавить проблем. Все зависит от вас и качества технического задания. Серьезно подойдите к этому этапу и продумайте все мелочи. Проведите анализ бизнес-процессов, определите поля карточки клиента, систематизируйте и объедините вею необходимую информацию, обновите справочники и т. д. Я также рекомендую поговорить с клиентами. Они расскажут, что для них неудобно и какой они хотели бы видеть работу с вами. Ведь CRM направлена именно на работу с ними и на удовлетворение их потребностей выгодным для вас способом.

Техническое задание

Техническое задание – это документ, являющейся основой для проектирования CRM-системы. Оно должно объяснять цель CRM-системы и ее назначение, требования к ее работе и функционалу, элементы, права доступа, измерители эффективности и т. д.

Важная часть технического задания – это требования к функционалу. Именно они определяют возможности продукта. Поэтому требования должны быть конкретными и понятными. Как вам, т. е. руководителю, так и разработчикам.

Конечно, каждое техническое задание по внедрению CRM-технологии уникально. Возможно, вы выработаете свои требования к техническому заданию или определенный шаблон всегда есть у разработчиков.

Структура технического задания:

1. Общие сведения.

Включает: наименование проекта, компании, системы, плановые сроки и т. д.

2. Назначение и цели проекта.

3. Характеристика объектов автоматизации.

4. Требования к системе.

5. Состав и содержание работ по разработке системы. Включает: этапы работы и их сроки, ответственных лиц и исполнителей и т. д.

6. Порядок контроля и оценки системы.

7. Требования к вводу системы в эксплуатацию.

8. Требования к документации.

Вы можете использовать часть разделов или не использовать никакие. Техническое задание – это внутренний документ. Главное, чтобы он отражал требования к системе, пути их реализации и был понятен всем сторонам однозначно. Рекомендую прописать термины и определения, чтобы избежать каждой стороной своей трактовки.

Я привожу лишь краткий список вопросов, которые помогут определить требования к вашей CRM-системе всесторонне. Это все, а также множество других нюансов, должно быть отражено в техническом задании.

1. Какие системные события вы хотите зашить в продукт?

2. Какие бизнес-процессы вы хотите оптимизировать с помощью CRM?

3. Какие отчеты и статистику вы хотите получать от продукта? Как они должны формироваться? В каком формате (табличный, графический…)?

4. С какими учетными системами CRM будет интегрирована?

5. Сколько пользователей будет работать с технологией?

6. Из каких полей состоит карточка клиента?

7. Нужно ли оставлять возможность разработки дополнительных модулей и дополнительных виджетов?

8. Как будет формироваться резервная копия клиентской базы и где она будет храниться?

9. На какие группы вы сегментируете клиентскую базу?

10. Какие справочники/справочные системы/системы навигации и т. д. нужно интегрировать с системой? Как они будут обновляться?

11. Как будет защищена клиентская база? Кто из пользователей и какими пользовательскими правами наделен?

12. Какие действия сотрудников вы хотите замерять?

13. Какие отчеты будут заполнять сотрудники в интерфейсе продукта?

14. Будут ли храниться внутри системы документы? Кто имеет к ним доступ? Кто может их редактировать/добавлять/удалять?

15. Нужна ли интеграция CRM-системы с системой постановки задач?

16. Необходимо ли вам мобильное приложение продукта?

17. Хотите ли вы интегрировать CRM с IP-телефонией/ сайтом/электронной почтой?

Рис. 23. Фрагмент технического задания на разработку CRM-системы

Рис. 24. Фрагмент технического задания на разработку CRM-системы

Описание бизнес-процессов

Самый важный раздел – это требования к системе. Он определит успех проекта по внедрению CRM-системы. Для его составления должна быть собрана вся необходимая документация, а также описаны бизнес-процессы.

В любой компании ежедневно протекает множество бизнес-процессов. Как их выявить и систематизировать?

Я предлагаю вам выписать все процессы и классифицировать на три группы:

1. Основные процессы. Это действия, влияющие на финансовые показатели компании. На них строится весь бизнес. Это продажи, производство, логистика, маркетинг и т. д.

2. Вспомогательные процессы. Они необходимы для поддержания бесперебойной работы основных процессов. Это юридический отдел, курьерская служба, IT-специалисты, бухгалтерия и т. д.

3. Управляющие бизнес-процессы. С их помощью ведется административно-управленческая деятельность. Это система контроля и отчетности, совещания, прослушивание записей телефонных разговоров и т. д.

С целью внедрения CRM-системы нас интересуют, в первую очередь, основные процессы. Хотя внедренная система оказывает влияние на деятельность компании в целом.

Из выписанных и классифицированных процессов сделайте выборку по тем, которые решают поставленные перед CRM задачи. Их необходимо описать.

Чтобы описать бизнес-процессы, их нужно изучить. Понаблюдайте, как протекают определенные процессы на практике в вашей компании. Попросите сотрудников написать алгоритм, по которому он выполняет задачу. Эта информация поможет выявить слабые места в работе. Для изучения ситуации должен быть назначен ответственный, который выявит и устранит недостатки в организации бизнес-процессов.

Описать бизнес-процесс – это значит:

✓ дать название процессу. Например, поиск потенциальных клиентов;

✓ определить цели процесса. Например, увеличение объема продаж;

✓ определить этапы процесса;

✓ назначить ответственного за описание бизнес-процесса. Он должен быть один;

✓ прописать отделы и должности, которые участвуют в этом бизнес-процессе;

✓ обозначить точки входа и выхода бизнес-процесса.

Точка входа – это действие, инициирующее процесс. Например, звонок клиента. Это действие совершает внешняя сторона или событие.

Точка выхода – это действие, завершающее процесс. Например, продажа. Это действие совершает ваша сторона.

✓ определить и прописать этапы процесса. Этапы процесса – это шаги, приводящие к желаемому результату.

Рис. 25. Пример описания этапов бизнес-процесса «Поиск потенциальных клиентов»

Необходимо замерить описываемый бизнес-процесс. Соответствуют ли действительные замеры желательным? Какие решения есть для доведения фактических показателей до желаемых? Какие решения предлагает CRM-технология?

Определите, по каким показателям вы будете оценивать эффективность влияния CRM-системы на процесс. Например, вы ставите целью увеличение объема продаж на 20 %. Для этого необходимо увеличить число клиентов на 17 %. Для этого базу по лидогенерации следует расширить на 60 %. После внедрения CRM необходимо оценить ее эффективность. Это делается по измеримым показателям. Именно по тем, которыми вы измеряете бизнес-процесс.

Также важная часть описания бизнес-процесса – это составление функциональных обязанностей. Прописанные функции сотрудников должны быть в каждой успешной компании. Если у вас их нет, составьте. Если есть, то функции и инструкции на процессы подвергнутся обновлению в связи с внедрением CRM.

Рис. 26. Пример автоматизации бизнес-процесса «сделка» в битрикс24

Рис. 27. Пример автоматизации бизнес-процесса по обработке Лида

Рабочая группа

Для работы над техническим заданием нужно сформировать рабочую группу. Она должна состоять из представителей всех заинтересованных сторон, т. е. руководства компании, сотрудников, разработчиков.

CRM-система – это масштабный проект, затрагивающий интересы компании в целом и перестраивающий многие бизнес-процессы. Поэтому вам как руководителю необходимо принимать в нем участие, оценивать полезность изменений и задавать вектор преобразований. Для вас важно, чтобы вложенные инвестиции окупились. Поэтому вы определяете, насколько интересны компании результаты от внедрения продукта. Вы конкретизируете цели проекта. За вами остается последнее слово об утверждении/непринятии технического задания и реализации/отказа от проекта. Чаще всего руководителю приносят на подпись многотомное техническое задание, переполненное профессиональными терминами, в которых трудно разобраться. Руководитель, полагаясь на профессионализм рабочей группы, подписывает его. В итоге, результат на 80 % и более не соответствует ожидаемому. Поэтому вам нужно быть активным участником проектной группы и оставаться осведомленным о ходе реализации проекта.

В то же время, работать с CRM-системой будете не вы. Также руководитель компании, как правило, не взаимодействует с клиентами, а CRM, в первую очередь, направлена на улучшение отношений с ними за счет различных инструментов. Вам могут быть интересны составляемые CRM отчеты. Но большинство функций продукта будут использовать сотрудники и большую часть рабочего времени контактировать с ним будут они.

Поэтому CRM нужно делать удобной для них. Кроме того, именно они находятся в центре бизнес-процессов, являясь их исполнителями. Они могут оценить, какие функции будут полезны, поэтому спрашивайте их мнение. Я рекомендую привлекать к проекту наиболее активных, способных менеджеров. Очень удачно, если они будут лидерами своего отдела, к мнению которых прислушиваются. Это поможет снизить сопротивление при внедрении продукта. Они могут обсудить предлагаемые решения с коллегами, составить список проблем и пожеланий, а затем передать его вам. Таким образом, CRM-технология сможет учесть интересы всех сторон. Я предлагаю включить в рабочую группу руководителя компании, руководителя отдела продаж, ведущего менеджера по продажам, IT-специалиста. Можно привлечь бухгалтера, делопроизводителя или HR-специалиста в зависимости от того, какие задачи вы ставите перед CRM-системой.

Еще одна сторона в рабочей группе – это представители разработчика. Техническое задание должны понимать не только вы, но и разработчики, чтобы максимально точно его реализовать. Я уже говорил, что интеграторы и разработчики CRM-системы сами ничего не продавали. Участие стороны исполнителя в рабочей группе позволит ему прояснить непонятные вопросы или алгоритмы процессов и даст вам гарантии, что задание будет реализовано грамотно.

Важно! У рабочей группы должен быть руководитель проекта. Между участниками нужно распределить роли, а также определить границы ответственности. То есть какие вопросы, изменения может принять руководитель проекта, а какие решаются исключительно через руководителя компании. Кроме того, важно предусмотреть для рабочей группы систему отчетности. Она предполагает постановку задач и отчет по их выполнению.

Итоги второго этапа

Итак, итог второго этапа внедрения CRM-продукта – это формирование полного и понятного технического задания. Программисты должны обязательно работать по техническому заданию. Если его нет, то они не смогут учесть все ваши пожелания.

Не ждите, что разработчики, не будучи продажни-ками, угадают ваши потребности и сами найдут для них эффективные решения. Не думайте, что они специалисты, которые разработали десяток систем, поэтому лучше знают, какой должна быть CRM. В таком случае, CRM-систему придется несколько раз дорабатывать. Соответственно, увеличатся сроки ее внедрения, что повлияет на сроки окупаемости.

Некоторые компании отдают разработку технического задания в руки разработчиков системы. Я против такого подхода. Скорее всего, техническое задание будет унифицированным. Максимум – рассчитанное на вашу отрасль, но не конкретно на вашу компанию. Исполнитель знает возможности продукта, но не понимает специфики вашего бизнеса. Работая над техническим заданием, вы сможете выявить слабые места в процессах и не допустить их в CRM. Таким образом, лучше формировать команду из разных специалистов, где каждый отвечает за ту часть внедрения CRM-системы, в которой разбирается.

Шаги этапа проектирования:

1) Сформировать рабочую группу.

2) Описать бизнес-процессы.

3) Составить техническое задание.

4) Согласовать и утвердить техническое задание. Передать его разработчикам.

5.4. Этап 3. Создание продукта (10-28-й день)

Данный этап выполняется группой разработчиков. Разработка решения – это перевод технического задания на язык программирования.

В результате вы получите готовый продукт, т. е. CRM-систему с желаемым функционалом и адаптированную под вашу компанию.

Как правило, программа разрабатывается частями или модулем.

Исполнители представляют каждый модуль заказчику и дорабатывают его при необходимости.

Помимо самого продукта, профессиональные разработчики должны подготовить инструкцию по ее использованию с базовыми положениями.

Итогами третьего этапа внедрения CRM должны стать:

✓ программирование и настройка элементов CRM-системы и их характеристик согласно техническому заданию;

✓ интеграция продукта с другими учетными системами (при необходимости);

✓ составление инструкции по эксплуатации;

✓ тестирование продукта.

5.5. Этап 4. Внедрение (28-45-й день)

Если первые четыре этапа в большей степени актуальны для индивидуального решения, то проводить внедрение вам придется независимо от того, какую форму продукта вы выбрали.

Если создание продукта полностью ведется на рабочем месте разработчика, то этап внедрения полностью осуществляется на территории заказчика.

В данном случае внедрение предполагает следующие этапы:

1. Установка CRM-системы на рабочие места заказчика.

2. Тестирование правильности функционирования CRM-системы.

3. Наполнение CRM-системы необходимыми данными.

4. Формирование лояльности персонала к CRM.

5. Тренинг для персонала по работе с продуктом.

6. Успешная эксплуатация технологии.

Итогом данного этапа должно стать полноценное, бесперебойное функционирование системы в соответствии с требованиями технического задания. Сотрудники должны уметь работать с технологией и выполнять с ее помощью повседневные должностные обязанности.

Установка CRM-системы на рабочие места заказчика

Если говорить про облачную CRM-систему, то ее установка предполагает скачивание на компьютер приложения. Программа установки сама подскажет шаги и действия для успешного запуска программы. На рабочем столе появится ярлычок клиентского приложения, через который вы будете заходить в приложение. Вам потребуется авторизация через логин и пароль для пользования продуктом.

Что касается коробочного решения, то с его установкой также не возникает сложностей. Так как коробка – это программное обеспечение, вам достаточно его купить и установить с диска на свой компьютер, но конфигурация под вашу компанию стоит времени и сил.

Установку индивидуального решения осуществляют разработчики. Инсталляция проводится на сервер компании и ПК. Они распределяют пользовательские права, проверяют систему защиты данных и обеспечивают доступ к системе всем пользователям, которые будут с ней работать.

Тестирование правильности функционирования CRM-системы

Тестирование предполагает проверку успешности установки программы. Так как инсталляция облака автоматизирована, то, скорее всего, приложение будет работать правильно. В ином случае, программа установки предупредит вас о возможных неполадках и сбоях еще на этапе внедрения.

В случае установки коробочной CRM, может возникнуть техническая несовместимость характеристик вашей операционной системы и программного обеспечения продукта. Мастер установки самостоятельно проводит тест совместимости и при невозможности установки уведомит вас об этом. Если установка проведена успешно, то компьютер разместит дополнительные файлы, драйвера и ярлыки для запуска программы.

За успех установки индивидуального решения также несут ответственность разработчики. Они сами проверят конфигурацию всех компонентов программы и совместимость технических характеристик и интегрированных систем.

Наполнение CRM-системы необходимыми данными

При использовании облака вам необходимо добавить пользователей. Вы вводите нужные электронные адреса, на которые приходят данные для авторизации. Таким образом, работать в CRM-системе смогут те, кого вы «пригласили». Вы также определяете их пользовательские права и должности, настраиваете интеграцию с виртуальной телефонией и т. д.

Основа CRM-системы – это карточка клиента. Соответственно, их необходимо заполнить по всем существующим клиентам, а затем создавать на новых. Если ваше решение это позволяет, следует создать системные события по касанию клиента, настроить воронку продаж и воронку по каждому клиенту, формирование отчетности, запись телефонных звонков, переадресацию звонков и т. д. Наполнение CRM также предполагает обеспечение доступа к продукту всех пользователей, его интегрирование с сайтом, электронной почтой, телефонией, иными учетными системами, а также загрузку необходимых справочников, документов и т. д. в зависимости от ваших потребностей.

Формирование лояльности сотрудников

Как правило, персонал компании сложно принимает любые качественные изменения в организации их работы. В своих консалтинговых проектах я регулярно убеждаюсь в этом. Какой бы замечательной технологией ни являлась CRM, скорее всего, вы столкнетесь с непониманием со стороны сотрудников. Поэтому важно:

✓ объяснить ценность CRM-продукта;

✓ разработать систему обучения;

✓ внедрить систему контроля.

Выделяют два противоположных метода управления, а значит, и внедрения нововведений: мягкий и жесткий.

Жесткий подход к внедрению CRM-системы предполагает директивные методы воздействия.

Сотрудников обязывают использовать продукт, прописывая эту необходимость в регламентах, инструкциях и должностных обязанностях. Организация процесса базируется на утверждении, что вся власть сосредоточена в руках руководителя и он вправе требовать от сотрудников беспрекословного подчинения. Если кто-то не принимает правило, то его депремируют. Жесткий подход популярен тем, что позволяет провести процесс внедрения достаточно быстро.

Мягкий способ решения проблемы предусматривает открытый диалог с сотрудниками и, по возможности, индивидуальных подход к формированию их лояльности.

В рамках данного подхода вы рассказываете о возможностях и преимуществах CRM, объясняете положительные изменения в работе персонала.

Ваша цель – заинтересовать пользователей в технологии, т. е., по сути, «продать» ее им. Я рекомендую именно такой подход. Попробуйте «продать» использование CRM-системы в рабочем процессе.

Для этого акцентируйте внимание на полезности продукта именно для пользователей. Например, что он упростит заполнение отчетов, избавит от рутинной работы, увеличит продуктивность и, соответственно, размер премии/бонусов и т. д. Начинать формировать лояльность к внедрению CRM таким способом необходимо с руководящего звена, а затем с их помощью распространять ее на рядовых сотрудников.

Минус мягкого подхода в том, что не все могут поддаться убеждению.

В таком случае, необходимо провести индивидуальную работу и выяснить причину непринятия системы. Судя по моему опыту, чаще всего люди протестуют из-за непонимания чего-то и страха.

Возможно, менеджеры боятся не разобраться в принципах функционирования CRM и потерять работу.

Поэтому особое внимание необходимо уделить системе обучения персонала работе с CRM-технологией.

Обучение персонала работе с продуктом

Важно не оставлять сотрудников один на один с новой технологией, вынуждая их разбираться в ней самостоятельно. Вы как руководитель компании, заинтересованы в этом в первую очередь.

Во-первых, если каждый будет работать с системой так, как разобрался, то велика вероятность появления сбоев в функционировании CRM, что приводит к нарушению или приостановлению процесса работы и, возможно, временным и финансовым затратам на техническое обслуживание. Особенно опасны сбои в программе, если они затрагивают работу других интегрированных с ней систем учета.

Во-вторых, важно, чтобы функционал CRM-системы использовался полностью. Менеджеры не должны решать сами, какие задачи они будут выполнять с помощью CRM, а какие – нет.

Это уже определили вы, заложив требования в техническое задание. Если нужно заполнять отчеты в CRM, значит, это должны делать все, а не только желающие. Поэтому после настройки продукта, вам нужно обновить инструкции на процессы, а в случае отсутствия таковых, составить их.

Это позволит стандартизировать работу менеджеров и определит, как и когда пользоваться продуктом. Если в CRM-системе есть модули, которые не используются, значит, вы оплатили их разработку зря.

В-третьих, распространение CRM среди персонала и качество работы с системой определяют успех всего проекта. CRM не должна быть, она должна работать. Только в таком случае вы сможете оценить ее влияние на бизнес. Если CRM установили, но не используют, очевидно, что качественных изменений в компании не произойдет.

Разработчики должны предоставить вместе с продуктом инструкцию по его эксплуатации. Но ее недостаточно, так как она включает только базовые положения.

Обучение должно проводиться по всем процессам, которые вы намерены решать с помощью CRM: от заполнения карточки клиента до совершения отгрузки.

Я рекомендую делать видеоуроки в формате скрин-каст, т. е. когда пишется видео с экрана компьютера, а так же звук, виден курсор мыши, голос из-за кадра комментирует действия. Визуальное обучение более эффективно. Его запись позволит вам разработать систему обучения однажды, а затем адаптировать с ее помощью новичков.

5.6. Этап 5. Аудит проекта и итоговое совещание (46-48-й день)

Внедрить CRM-систему недостаточно. Вы должны отслеживать, выполняет ли она поставленные перед ней цели. В процессе эксплуатации могут возникнуть сбои в работе, что повлечет за собой корректирующие действия.

Важная задача аудита проекта – это контроль работы сотрудников с продуктом. У вас должна быть разработана система контроля, которая позволяет отслеживать, насколько соблюдаются регламенты работы с CRM. Обязанность использования технологии должна быть отражена в должностных инструкциях.

На итоговое совещание выносятся результаты внед– рения технологии. Если уже есть количественные показатели (рост объема продаж, количества клиентов и т. д.), то они также предоставляются. Ответственный за процесс внедрения составляет отчет, который отражает, что сделано по проекту и с каким качеством. Результаты сопоставляются с плановыми. Анализируется, какие задачи проекта не реализованы или реализованы не до конца. При необходимости составляется список задач на доработку.

5.7. Этап 6. Замер показателей эффективности (49-50-й день)

Перед внедрением CRM-системы вы ставили перед проектом цели, а также определяли показатели эффективности, по которым будете оценивать результаты успешности проекта. Данный этап предполагает сравнение и оценку ключевых показателей до и после внедрения CRM-технологии. Очевидно, что для выполнения данного этапа вы должны были вести статистику по сравниваемым показателям до использования продукта.

С целью оценки эффективности можно составить ряд таблиц, пример которых приведен ниже.

Таблица 7

Оценка эффективности проекта по внедрению CRM

Таблица 8

Оценка эффективности проекта по внедрению CRM

Важно отслеживать окупаемость проекта, которую вы также оценивали перед началом проекта.

5.8. этап 7. Экспертное сопровождение (50-й день)

Как правило, после внедрения CRM-системы консультанты компании, к который вы обращались за проектированием продукта, поддерживают вас на протяжении одного-двух месяцев. Они отвечают на возникающие в ходе работы с системой вопросы, консультируют IT-специалиста по вопросам технического обслуживания, самостоятельно устраняют неполадки и сбои. Их можно привлекать для проведения обучающих семинаров сотрудников.

Я рекомендую заранее узнать, предоставляется ли такое сопровождение той компанией-разработчиком, которую вы выбрали для проектирования CRM, или предусмотреть это в рамках договора с ней. Если ваши IT-специалисты и сотрудники ранее не были знакомы с продуктом, то в процессе эксплуатации на первом этапе будет возникать много сложностей и вопросов. Живая поддержка решит проблемы намного быстрее и эффективнее, чем горячая линия, скайп-консультация или самостоятельный поиск решений. Кроме того, никто лучше создателей не разбирается в продукте, его технических характеристиках и правилах эксплуатации.

Экспертное сопровождение способствует максимально эффективному внедрению CRM-технологии, скорейшему получению от нее результатов и более быстрой адаптации сотрудников в работе с ней. Таким образом, CRM-продукт станет частью корпоративной культуры.

Глава 6 7 смертельных ошибок при внедрении CRM-систем, или Почему 34 % отказываются от внедрения?

Мы уже обсуждали, что внедрение CRM-системы – это масштабный и долгосрочный проект, который имеет определенные риски. Среди главных из них: саботаж сотрудников, недостаток финансирования, некачественное техническое задание. Руководитель проекта по внедрению системы должен обнаружить потенциальные риски на начальном этапе и продумать план устранения самых вероятных и критических из них. Так, бюджетирование можно спрогнозировать заранее и адекватно оценить свои финансовые возможности. Лучше отложить проект на какое-то время, чем начать, но не завершить. В таком случае, инвестиции окажутся нерациональными расходами. Формировать лояльность сотрудников надо заранее и системно. Особое внимание следует обратить на систему контроля по использованию CRM.

Но, даже преодолев эти риски и внедрив CRM-продукт, вы можете разочароваться в его эффективности. Дело в том, что есть ряд скрытых угроз. За время своей практики я выделил семь классических ошибок при внедрении CRM, которые могут оказать критическое влияние на результаты проекта. Они рассмотрены в этой главе, чтобы вы научились на чужих ошибках и внедрение технологии в вашей компании завершилось успешно.

6.1. Внедряют CRM программисты, а не продажники

Основная ошибка заказчиков, решивших внедрить CRM-систему, в том, что они поручают этот процесс полностью IT-компаниям. В таких организациях работают программисты, которые владеют навыками программирования, разработки web-сайта, технического обслуживания компьютерных продуктов и т. д. Понимая перспективность CRM-ниши, они освоили ее внедрение и предлагают такие услуги наряду с основной профессиональной специализацией. В итоге, не вы решаете, какой будет ваша CRM, а разработчики предлагают вам определенные модели. Они навязывают вам решения, в которых вы, возможно, не нуждаетесь. Соответственно, вы платите за то, что вам не нужно, не получая то, чего хотите. Программисты сами ничего не продавали, поэтому не разбираются в процессе продаж и не учитывают, что:

✓ выделяют различные модели продаж;

✓ существуют разные конструкции отделов продаж (двух-, трех-, пятиступенчатый), что влияет на организацию процесса продаж;

✓ у CRM есть ключевые ценности, благодаря которым достигается рост объема продаж.

IT-компании не понимают, какие важные задачи может решать CRM. Они не разбираются в проблемах менеджеров по продажам, поэтому разговаривают с ними на разных языках. Они не знают, какие ключевые процессы протекают в отделе продаж и этапы продаж. И т. д. Поэтому, даже если вам предлагают индивидуальное решение, то, скорее всего, оно весьма условно будет подстроено под ваши потребности. В каждой компании свои нюансы в организации процесса продаж. Кроме того, все показатели (средний чек, период транзакции и т. д.), которые могут быть нужны для разработки CRM, полностью уникальны.

Я рекомендую обращаться к компаниям, которые помимо программирования занимаются продажами или вышли из продажников. Нельзя внедрять CRM-систему, не понимая процессов отдела продаж и различных моделей продаж продукта.

Таким образом, нельзя перекладывать процесс внедрения CRM исключительно на разработчиков. Вы должны принимать в нем активное участие, особенно в разработке технического задания. С другой стороны, вы не разбираетесь в основах программирования. Может возникнуть ситуация, что вы захотите от CRM такой функционал, который реализовать на практике невозможно. Лучшее решение посередине: рабочая группа из представителей двух сторон. Вы определяетесь с набором задач, которые хотите решать с помощью CRM, а исполнитель находит для них технические решения. Поэтому так важно иметь максимально детализированное и документально оформленное техническое задание, понятное всем заинтересованным участникам.

6.2. Не заносится информация о клиенте и продажах

Беседуя с руководителями о CRM-системе, я часто слышу от них утверждение, что она скорее снизит продуктивность менеджеров, чем увеличит. В первую очередь потому, что нужно заполнять каточку клиента и вносить в нее информацию обо всех сделках по каждому клиенту. Соответственно, на это нужно уделять рабочее время. Поэтому процесс внесения информации о клиенте и продажах – это ужасный таймкиллер, пожирающий массу рабочего времени менеджеров, которое можно было посвятить процессу продаж.

В таком утверждении есть доля правды. Я работал с компанией, где процесс заполнения CRM-системы занимал у каждого менеджера около 2,5 ч. ежедневно. Само собой, при такой организации работы это таймкиллер. Учитывая, что данная информация даже не анализировалась, менеджерам, действительно, лучше было тратить эти часы на продажи. Компания платила почти 30 % фонда оплаты труда на бессмысленные и нерезультативные действия, и приблизительно столько же теряла в объеме продаж.

Тем не менее заносить информацию о клиенте и каждой сделке с ним весьма важно. Основная задача CRM – это слышать клиента и предлагать грамотные и максимально закрывающие его потребности решения. Это возможно лишь при наличии информации о предыдущих взаимоотношениях.

Информация о клиенте, его потребностях, договоренностях должна быть краткой, тогда при занесении в карточку клиента это не отнимет много времени.

6.3. Долгая разработка от 10 месяцев

На семинарах и тренингах для руководителей я интересуюсь, у кого из них есть CRM-система. Затем, у кого CRM разработана по индивидуальному заказу и сколько потрачено времени на интеграцию. Как правило, их ответы приводят в ужас:

✓ нам пишут уже 1,5 года и до сих пор не могут завершить;

✓ мы инвестировали в разработку CRM 1–1,5 млн руб., но не видим результата;

✓ и т. д.

В среднем, создание и внедрение индивидуального решения занимает от 10 месяцев.

Не акцентируйте внимание на дорогих решениях. Попробуйте бюджетные или бесплатные варианты. Например, облачные CRM предлагают бесплатные версии, правда, ограниченные по функционалу. Изначально убедитесь на минимальном бюджете, что вы получаете результат от технологии. А затем на дополнительно вырученные деньги создавайте CRM под свою компанию.

6.4. Нет системы обучения (сотрудники приходят, учить некому и нет материалов)

Преобладающее большинство компаний, принявших решение о внедрении CRM-системы, не уделяют должного внимания системе обучения и адаптации сотрудников. Они не создают регламенты по работе с ней: когда пользоваться, какие события устанавливать, какие отчеты заполнять и т. д. В итоге, сотрудники, которые работают у вас на этапе внедрения, более-менее технологию осваивают. Затем приходят новые и встает вопрос, как обучать их. Они сами месяц учатся работать с CRM, отвлекая на объяснения других менеджеров или руководителя отдела. Время руководителя отдела продаж слишком дорого стоит, чтобы тратить его на обучение. Менеджеры также должны заниматься своими должностными обязанностями, т. е. продавать. Они должны приносить компании деньги, а не адаптировать новичков.

Отличным решением проблемы становится записанная система обучения. Я уже говорил, что очень удобно сделать серию видеоуроков с детальным и визуальным объяснением каждого процесса: как заполнять карточку клиента, как вести клиента до продажи, как дожимать до оплаты и т. д. Процесс обучения упростится в разы и будет занимать всего несколько часов. Новый менеджер в течение недели будет возвращаться к записям и со временем отточит навыки. Поручите процесс обучения автоматизированной системе. Это сэкономит ваши ресурсы. Поэтому обязательно записывайте любой обучающий материал, формируя корпоративную базу знаний.

6.5. Не определены инструменты увеличения продаж (используется как Excel для ведения базы клиентов)

Я нередко сталкиваюсь с тем, что CRM-систему внедряют ради внедрения CRM-системы, т. е. без цели. Возможно, потому, что много слышали про эффективность этого инструмента, потому что она есть у конкурентов или партнеров. Распространенный ответ: для ведения клиентской базы. Когда я уточняю, зачем для ведения клиентской базы CRM, если это можно делать в привычной таблице Excel, руководители теряются с ответом. Это все говорит о том, что вы не понимаете цели внедрения продукта и какие задачи он может решать.

Не ставьте телегу впереди лошади!

Если вы не понимаете, зачем вам CRM, то ваши инвестиции не окупятся. Вы не получите от ее использования результат. Еще раз повторюсь. CRM – это только инструмент. И как вы будете им пользоваться, решать вам.

6.6. Не совместима с программой учета

Я обращал ваше внимание, что при установке CRM-системы могут возникнуть технические разногласия между ее программным обеспечением и вашей операционной системой. Подобная несовместимость может возникнуть при интеграции с иными системами учета.

На этот момент следует обратить внимание заранее. Особенно, если интеграция ведется с 1С.

1С – это бухгалтерская программа, и важно, чтобы не произошло сбоев в порядке ведения бухгалтерского учета и потери информации.

Если вы решите, что CRM-технология и иные системы учета будут функционировать параллельно, то это может вызвать сопротивление сотрудников. Такая организация процессов невыгодна и вам, так как менеджеры будут дублировать одну и ту же информацию в различные учетные системы, что будет отнимать время на безрезультативные действия.

6.7. Нет системы контроля

Система контроля – это важный инструмент в организации работы отдела продаж. Контроль должен вестись систематично, с определенной регулярностью и через конкретные показатели. Система контроля должна быть усилена первые три-четыре недели после внедрения CRM-системы.

В этот период персонал осваивает технологию и привыкает к ней. Поэтому важно, чтобы сотрудники ею пользовались по тем правилам и в части тех процессов, которые вы определили.

Первое звено системы контроля – это прописанные регламенты. Сотрудники не смогут соблюдать правила, если вы их не создадите. Поэтому должны быть инструкции, с которыми менеджеры ознакомлены. Например, установите, что все задачи ставятся внутри CRM-системы или что не должно быть лидов и сделок без задач. Это все должно быть документально оформлено, чтобы каждый знал принятые нормы. За несоблюдение регламентов устанавливается штраф.

Второй момент: система контроля должна быть двухвекторной. Необходимо вести контроль процесса и контроль результата. Первое предполагает мероприятия по соблюдению принятых в компании стандартов, т. е. инструкций, регламентов, скриптов, правил использования CRM-системы и т. д. Вы можете выборочно прослушивать записи телефонных разговор отслеживать время прихода сотрудников на работу, проверять соблюдение этапов продаж и т. д. Второе направление – это контроль результата, т. е. количественно измеримых показателей. Например, выполнение плана активности. Очевидно, что для данной части контроля у вас должны быть прописанные планы по количеству действий сотрудников.

Нужно прописать, что и с какой периодичностью вы будете проверять, а также назначить на процесс ответственно. Как правило, это руководитель отдела продаж.

Таблица 9

Периодичность проведения выборочного контроля

Я рекомендую вам внедрить у себя в компании как минимум два следующих элемента контроля: план активности и ежедневные летучки. За более чем шестилетний опыт моей консалтинговой практики они доказали свою результативность.

План активности

План активности – это набор минимальных действий, которые должен выполнить менеджер за день. В среднем, сотрудники тратят на эффективный рабочий процесс лишь 60 % рабочего времени. В остальное время они занимаются личными делами: сидят в социальных сетях, пьют кофе, проверяют электронную почту и т. д. Таким образом, вы выплачиваете почти половину фонда оплаты труда ни за что. Для уверенности, что менеджеры выполняют свои функциональные обязанности формируется план активности.

Таблица 10

Ежедневный план активности менеджера по продажам

В план активности вносятся количественно измеримые действия сотрудников, т. е. KPI (ключевые показатели эффективности). Вы можете устанавливать план как на отдел, так и индивидуально.

Я рекомендую привязывать к плану активности систему мотивации. Например, за выполнение плана активности выплачивать оклад в полном объеме. В случае невыполнения плана – ранжировать оклад. Подробнее о разработке универсальной системы мотивации вы можете прочесть в моей книге «Повышение эффективности отдела продаж за 50 дней». Установив план активности, вы будете знать, что менеджеры отрабатывают те деньги, которые вы им платите.

Для отслеживания выполнения плана менеджеры заполняют форму отчетности. При наличии CRM-системы вы получите инструмент для проверки их действий. Система ежедневно выдает статистику по количеству звонков, выставленных счетов и т. д.

Совещания и летучки

Совещания и летучки большинство компаний проводят по необходимости. Я рекомендую делать это системно: летучки – ежедневно, совещания – еженедельно. Это способствует развитию отдела продаж. Как это возможно? Секрет в том, что совещания и летучки необходимы для постановки целей менеджерам. Имея цель, сотрудники работают в разы эффективнее.

Утренние летучки проводятся ежедневно. С них должен начинаться рабочий день менеджера. Летучка длится 15–20 мин. За это время должны быть проанализированы результаты вчерашних достижений, разбираются при необходимости возникшие вопросы, а также ставятся новые цели на день. Я рекомендую давать каждому менеджеру ежедневно по три задачи.

Польза летучек определяется следующим образом:

✓ Постановка целей. Необходимо приучать сотрудников к самодисциплине и постановке целей. Зная, что нужно делать, менеджеры работают продуктивнее.

✓ Повышение дисциплины. Менеджеры знают, что завтра проверят результаты их работы. Если они не достигнут целей, нужно будет объяснять причины. Это стимулирует действовать. Люди работают лучше, если знают, что их проверят.

✓ Менеджеры вливаются в рабочий ритм с самого начала дня. Обычное утро в средней компании начинается с кофе, проверки личной электронной почты, обсуждения погоды и новостей. На это может уходить целый час. Утро, начатое с летучки, не оставит времени на раскачку, так как цели поставлены и их нужно реализовывать.

Совещания проводятся еженедельно. Они необходимы, чтобы подвести итоги за неделю и поставить цели на следующие. На совещаниях отслеживается, как приближается компания к плановым показателям, а также решаются текущие стратегические вопросы.

Совещания и летучки – это инструмент для непрерывного, стабильного роста и улучшения ключевых показателей эффективности. Они должны стать системой. Для этого необходимо составить регламент их проведения. В регламенте указывается график их проведения, длительность и время проведения, участники, документы, которые должны представить менеджеры, подлежащие обсуждению вопросы и т. д. Ознакомьте с этим регламентом сотрудников, чтобы ни у кого не было вопросов: надо ли мне приходить, я не знал, что надо принести отчет, во сколько собираемся и другие. Как правило, проводит планерки руководитель отдела продаж. К их участию может присоединиться руководитель компании.

Заключение

Через всю книгу красной нитью проходит идея, что CRM-система – это инструмент для улучшения качества сервиса и обслуживания клиента, предоставляющий десяток точек роста. Обратите внимание: именно ИНСТРУМЕНТ. Это технология для реализации ваших целей. Это значит, что сам по себе продукт не решит ваших проблем. Насколько он будет вам полезен, в какой степени сможет удовлетворить ваши потребности, какое качественное влияние окажет на ваши бизнес-процессы, зависит только от вас. Успех внедрения CRM-технологии напрямую зависит от человеческого фактора. Поэтому реализацию этого проекта должны поддерживать все заинтересованные лица. Ведь именно им предстоит использовать CRM-инструмент для выведения бизнеса на новый уровень развития.

«Почему при столько весомых аргументах в пользу CRM она не пользуется спросом?» На мой взгляд, на это есть несколько причин.

Во-первых, про CRM знают единицы руководителей. О CRM-продукте много говорят, но ее реальные возможности мало кто понимает. На сегодняшний день это в большей степени модное слово, чем инструмент для развития бизнеса. Уверен, что все про CRM «слышали», но не проявили инициативу изучить что это за инструмент, нужен ли он компании, как поможет увеличить продажи и т. д. Особенно редко встречается внедренная и функционирующая CRM-технология в государственном секторе.

Во-вторых, небольшой опыт использования CRM-системы в России. Особенно мало опыта успешного. Дойдя до данной части книги, вы понимаете, что внедрение CRM – это масштабный проект, который может растянуться на несколько месяцев. Это инвестиция в долгосрочные отношения с клиентом, что затягивает его окупаемость. Над планом по внедрению CRM-продукта надо работать не меньше, чем над каким-либо другим важным проектом. И работа ведется комплексная: с целями, с бизнес-процессами, с разработчиками, с персоналом и т. д. Как правило, большинство компаний организуют экспресс-внедрение CRM, т. е. установку дополнительной программы на компьютер менеджера, и не понимают, почему новый инструмент не оказывает качественного влияния на бизнес. В итоге распространяется мнение, что этот инструмент неэффективен. Я часто слышу такие возражения против CRM: «У нас особенный бизнес и CRM вам не подходит». Тем не менее CRM-система будет работать и показывать высокие результаты во всех бизнес-нишах, если грамотно ее внедрить.

В-третьих, в России просто не уделяют должного внимания сервису и качеству обслуживания, полагая, что это далеко не первостепенные факторы, оказывающие влияние на лояльность клиента. Поэтому руководители не видят всю ценность CRM-системы.

Надеюсь, вы теперь не принадлежите к таковым руководителям.

Широкий функционал CRM-технологии делает ее наличие выгодным для всех участников процесса продажи.

Руководитель компании получает инструмент для контроля и управления бизнесом из любой точки мира. CRM предоставляет множество отчетов в удобных форматах, что позволяет оценивать бизнес всесторонне, своевременно находить слабые звенья, принимать верные стратегические решения и проводить более точное планирование. Большинство ваших конкурентов даже не задумываются о внедрении CRM-продукта, что дает вам лидирующие преимущества. Кроме того, автоматизируя бизнес-процессы, вы делаете их независимыми от человеческого фактора. Рост объема продаж будет стабилен, а финансовое благополучие компании предоставит новые возможности для развития. Очень важно, что теперь с уходом менеджеров вы не потеряете клиентов, так как вся история отношений с ними хранится на сервере компании.

Руководитель отдела продаж также получает множество точек контроля работы сотрудников, а также возможностей для увеличения объема продаж. Он может оценивать вклад каждого сотрудника в общий результат, что позволяет разработать индивидуальную и объективную систему мотивации. Запись телефонных разговоров и заполнение отчета формируют трудовую дисциплину, что не может не сказаться на результатах менеджеров. С CRM просто ставить задачи и отслеживать их выполнение. Управление клиентской базой, системные касания клиентов, оперативность обработки заявок и т. д. увеличат объемы продаж.

Руководитель отдела маркетинга имеет возможность оценивать результаты маркетинговых мероприятий и составлять планы по ним на будущие периоды, рационально распределяя бюджет.

Сотрудникам-пользователям CRM станет проще работать. CRM автоматизирует многие рутинные процессы, упростит документооборот, позволит более продуктивно использовать рабочее время. Это повлияет на производительность персонала и, соответственно, его доходы.

Клиентам понравится ваш сервис и качество обслуживания. Они оценят персонифицированный подход в работе с ними и индивидуальные коммерческие предложения.

В этой книге я постарался дать вам пошаговую инструкцию и максимальное практическое видение о CRM – все для того, чтобы вы могли внедрить систему самостоятельно. Но всегда есть 3 варианта: 1 – не внедрять вообще и оставить все как есть; 2 – внедрить самостоятельно; 3 – внедрять с помощью компании-интегратора или консультантов.

Независимо от планируемого проекта, руководители тяжело принимают решение о привлечении к работе внешнего специалиста. Ведь это дополнительная статья расходов, не гарантирующая результат. Поэтому часто приходят к мнению, что справимся своими силами. Однако консультанты, как правило, нишуются под конкретное направление, что делает их специалистами в этой сфере и накапливает бесценный опыт. Они могут предложить вам более выгодные стратегии, предостеречь от классических ошибок, упростить процесс внедрения CRM-системы, провести работу с персоналом и посоветовать зарекомендовавших себя исполнителей.

Преимущества от обращения к профессиональному консультанту можно сформулировать следующим образом:

1. Грамотная постановка целей и составление плана внедрения. Консультант поможет вам определиться с целями проекта. Он сформирует понимание, какие задачи может решать CRM-система, и примет участие в составлении плана внедрения с учетом всех важных моментов. Он на основе опыта поможет определить реальные сроки внедрения технологии и сроки ее окупаемости, стоимость проекта и т. д.

2. Консультант организует диагностику текущего состояния вашего бизнеса. CRM-система окажет качественное влияние на многие процессы и ряд отделов. Ваш бизнес должен быть к этому готов. Консультант сможет оценить эту готовность, провести при необходимости преобразования и устранить слабые звенья внутри компании, чтобы проект по внедрению CRM не оказался провальным по причине внутрикорпоративного хаоса.

3. У консультанта есть опыт ведения подобных проектов. Значит, есть опыт решения стандартных проблем. Например, он поможет избежать саботажа со стороны персонала, подскажет, как конструктивно решить вопрос и заинтересовать менеджеров в продукте.

4. Как правило, бизнес-консультант протестировал несколько CRM-систем. Он поможет вам сделать выбор заказчика, исходя из ваших потребностей и бюджета. Кроме того, техническое задание проработанное совместно со специалистом будет более полным и детализированным.

И все же, как внедрять CRM-систему и внедрять ли ее вообще, решаете только вы. Если вы решите делать это самостоятельно, то данная книга послужит вам хорошим методическим пособием.

Подарок для читателей в конце книги

Для тех читателей, кто дочитал эту книгу до конца, мы дарим бесплатную консультацию по внедрению или увеличению эффективности CRM-cистемы – записаться вы можете по телефону (812) 9858352 или почте: ar@consult2b.ru

Будем рады помочь вам добиться больших результатов в обслуживании клиентов и заработать десятки процентов дополнительной прибыли

Так же, как читатель этой книги, вы можете отправить нам техническое задание на разработку CRM, мы проверим его и вышлем свои рекомендации.

Приложение 1: Аудит использования вашей CRM на полную мощность

Наш Минимальный проект в Битрикс24

Инструменты профессиональной CRM-системы

0-15 баллов: Низкая эффективность CRM-системы. Грамотной настройкой бизнес-процессов в продажах и развитие вашей CRM-системы может увеличить ваш объем продаж в 2–3 раза. Составьте список задач на внедрение и начните уже сегодня! Сейчас вы теряете огромный процент продаж.

15-28 баллов: Средняя эффективность CRM-системы. Многие процессы разработаны и внедрены, но есть около 20 точек роста, которые приведут минимум к 15–25 % росту объема продаж. Пропишите себе план на внедрение этих технологий.

28-41 балл: Высокая эффективность. Вы стараетесь выжимать максимум пользы и выгод в продажах, пользуясь CRM-системой.

0-15 баллов: Низкая эффективность CRM-системы. Грамотной настройкой бизнес-процессов в продажах и развитие вашей CRM-системы может увеличить ваш объем продаж в 2–3 раза. Составьте список задач на внедрение и начните уже сегодня! Сейчас вы теряете огромный процент продаж.

15-28 баллов: Средняя эффективность CRM-системы. Многие процессы разработаны и внедрены, но есть около 20 точек роста, которые приведут минимум к 15–25 % росту объема продаж. Пропишите себе план на внедрение этих технологий.

28-41 балл: Высокая эффективность. Вы стараетесь выжимать максимум пользы и выгод в продажах, пользуясь CRM-системой.

Построение отдела продаж с нуля

Рис. 28. Ментальная карта «Построение отдела продаж с нуля»

Оглавление

Введение О CRM-системах за 5 минут

Аннотация Зачем вам CRM, или «у нас и так все хорошо»

  1.1. Предпосылки распространения CRM-системы

  1.2. Клиенты недовольны качеством обслуживания

  1.3. Клиентская база – актив № 1 бизнеса

  1.4. Чем поможет эта книга, или почему базы данных в Excel недостаточно?

  1.5. Что в этой книге

Глава 1 Цели внедрения crm: 27 ключевых точек роста

  1.1. Построение эффективного отдела продаж

  1.2. Создание единой корпоративной среды постановки задач

  1.3. Повышение продуктивности работы сотрудников

  1.4. Работа с «горячими» клиентами

  1.5. Оперативная работа с клиентом. снижение издержек

  1.6. Оценка маркетинговых мероприятий

  1.7. Формирование отчетов

  1.8. Защита клиентской базы

  1.9. Все клиенты попадают в базу

  1.10. Системная коммуникация с новыми клиентами

  1.11. Система коммуникации с постоянными клиентами

  1.12. Нет забытых клиентов

  1.13. Нет пропущенных вызовов. клиент всегда дозвонится!

  1.14. Учет информации по общению с клиентом

  1.15. Замеры активности сотрудников

  1.16. Учет воронки продаж

  1.17. АВС-, XYZ-сегментация клиентской базы

  1.18. Запись телефонных звонков

  1.19. Описание бизнес-процессов в продажах

  1.20. Мотивация и KPI

  1.21. Есть лиды или контакты без задач, Карл! Как держать клиентов в тонусе?

  1.22. Рост производительности труда на 30%

  1.23. Анализ недовольств клиентов. повышение лояльности

  1.24. Работа по возврату ушедших клиентов

  1.25. Постпродажная работа

  1.26. Пользование скриптами продаж/схемами продаж

  1.27. Удобство работы менеджера

Глава 2 Какие Задачи решает CRM? Возможности и функционал

  2.1. Управление базой клиентов

  2.2. Управление контактами и ЛПР

  2.3. Эффективность маркетинговой деятельности

  2.4. Система постановки задач и управление проектами

  2.5. Управление продажами

  2.6. IP-телефония

  2.7. Работа с рекламациями и контроль качества обслуживания

  2.8. Управление сервисом

  2.9. Контроль персонала

  2.10. Совместная работа с документами

  2.11. Мобильный клиент

  2.12. Бизнес-процессы

  2.13. Интеграция с другими системами

  2.14. Отчетность для высшего руководства

  2.15. Синхронизация данных

  2.16. Настройте грамотно процесс продаж

Глава 3 Каких результатов ожидать от внедрения CRM (Кейсы)

  3.1. CRM в отраслях

  3.2. Кейс 1. Теряли 12 % звонков от клиентов

  3.3. Кейс 2. Эффективность менеджеров возросла на 20%

  3.4. Кейс 3. Хорошие менеджеры перестают продавать

  3.5. Кейс 4. Сэкономленное время

  3.6. Кейс 5. Скорость передачи информации в 3 раза больше

  3.7. Кейс 6. Годовая выручка выросла на 38%

  3.8. кейс 7. Оптимизация работы

Глава 4 Как выбрать CRM-систему под вашу компанию? 6 критериев выбора

  4.1. Какие виды CRM-систем бывают?

  4.2. Критерий 1. Определить список целей внедрения

  4.3. Критерий 2. Возможность интеграции CRM и учетной системы

  4.4. Критерий 3. Возможна ли разработка дополнительных модулей и виджетов

  4.5. Критерий 4. Доступность услуг по внедрению и сопровождению в вашем регионе

  4.6. Критерий 5. Стоимость внедрения ROI

  4.7. Критерий 6. Интеграция с IP-телефонией и вашим сайтом

  4.8. Подводим итоги

  4.9. Что предлагает рынок

  4.10. Мы рекомендуем

Глава 5 Как самостоятельно внедрить CRM-систему за 50 дней (7 этапов)

  5.1. Подготовительный этап

  5.2. Этап 1. Предпроектная диагностика системы продаж (1-7-й день)

  5.3. Этап 2. Проектирование (7-10-й день)

  5.4. Этап 3. Создание продукта (10-28-й день)

  5.5. Этап 4. Внедрение (28-45-й день)

  5.6. Этап 5. Аудит проекта и итоговое совещание (46-48-й день)

  5.7. Этап 6. Замер показателей эффективности (49-50-й день)

  5.8. этап 7. Экспертное сопровождение (50-й день)

Глава 6 7 смертельных ошибок при внедрении CRM-систем, или Почему 34 % отказываются от внедрения?

  6.1. Внедряют CRM программисты, а не продажники

  6.2. Не заносится информация о клиенте и продажах

  6.3. Долгая разработка от 10 месяцев

  6.4. Нет системы обучения (сотрудники приходят, учить некому и нет материалов)

  6.5. Не определены инструменты увеличения продаж (используется как Excel для ведения базы клиентов)

  6.6. Не совместима с программой учета

  6.7. Нет системы контроля

Заключение

Подарок для читателей в конце книги Fueled by Johannes Gensfleisch zur Laden zum Gutenberg