«Практика управления инновационными проектами»

Практика управления инновационными проектами (fb2) - Практика управления инновационными проектами 2205K скачать: (fb2) - (epub) - (mobi) - Владимир Анатольевич Первушин

Владимир Первушин Практика управления инновационными проектами. Учебное пособие

© ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации», 2010, 2012, 2013, 2014

Введение

Материал учебного пособия основан на значительном опыте практического управления различными по характеру проектами, применения методов управления при реализации в первую очередь инновационных проектов по заказу как российских, так и иностранных компаний, являющихся мировыми технологическими лидерами.

Цель пособия – не только познакомить с основами методологии управления инновационными проектами в различных аспектах, но и пробудить интерес к практическому использованию приемов управления проектами, научить применять их на практике. Квалифицированное применение знаний для достижения целей проекта или для обеспечения высокой эффективности деятельности инновационного предприятия возможно лишь на основе глубокого изучения приемов и методов проектного управления.

Книга ориентирована прежде всего на начинающих менеджеров, управляющих инновационными проектами. Как правило, это молодые ученые, впервые столкнувшиеся с необходимостью управлять инновационным проектом, или предприниматели, инвестирующие средства в проект, в основе которого лежит инновация, и слабо себе представляющие особенности управления такими проектами. Предполагается дать по возможности достаточно целостное представление о методах, позволяющих менеджеру эффективно управлять проектами, в первую очередь инновационными.

Акцент делается на технологии управления небольшими проектами. Как правило, проблема управления такими проектами связана с отсутствием управленческого опыта у команды и плохим пониманием того, как должен строиться инновационный проект. Даже стандарт управления проектами американской ассоциации Project Management Institute (PMI) до последнего времени был ориентирован на крупные проекты. Его избыточность, излишняя детализация и в то же время слишком большая универсальность являются серьезным препятствием на пути использования проектного управления в относительно небольших проектах, включая инновационные.

Материал пособия лишь частично опирается на материалы PMI, поскольку стандарт в силу его предназначения не способен конкретизировать действия по проекту, он определяет только самые общие подходы к управлению проектами.

Важной особенностью содержания является его интеграционность, нацеленность на комплексное использование знаний и методов. Все материалы ориентированы в первую очередь на практическую полезность для менеджера, поэтому предлагаемое учебное пособие не является академическим, а сознательно ограничено описанием наиболее важных приемов управления.

Глава 1 Основные понятия и особенности управления проектами в инновационных компаниях

1.1 Краткий обзор истории проектного управления

Управление проектами как самостоятельная дисциплина и особый вид профессиональной деятельности сформировалось в течение последних 50 лет. К настоящему времени управление проектами стало признанной во всем мире методологией проектной и предпринимательской деятельности.

Проекты существуют с той поры, как человечество занялось деятельностью по преобразованию окружающего мира. Долгое время приемы, опыт управления проектами накапливались в рамках других дисциплин, но только с 1930-х гг. в США появилась необходимость разработки специальных методов координации инжиниринга крупных проектов. Например, программа разработки ракетной системы «Поларис» включала около 250 фирм – основных подрядчиков и более 9000 фирм – субподрядчиков. Очевидно, что при таком большом количестве участников проекта необходим единый подход к организации работ, отслеживанию состояния проекта и сделанных изменений.

Использование методов проектного управления позволило руководству программы точно знать, что требуется делать в каждый момент времени и кто именно должен осуществлять поэтапные шаги, прогнозировать время завершения отдельных операций. В результате проект был успешно завершен значительно раньше запланированного срока. Таким образом, методика отлично себя зарекомендовала при координации работ, выполняемых различными подрядчиками в рамках крупных проектов по разработке новых видов вооружения.

Вплоть до 1980-х гг. показатели реализации проектов были очень низкими. Все крупные проекты: полеты в космос, разработка систем вооружения, атомная энергетика, большая часть нефтяного и газового сектора, инфраструктура, строительство – выполнялись со значительным превышением затрат, нарушением сроков завершения проектов. Однако постепенно ситуация стала улучшаться.

Практически одновременно с военными крупные промышленные корпорации начали применять методы проектного управления для разработки новых видов продукции и модернизации производства. Методика планирования работ на основе проекта получила широкое распространение в строительстве, поскольку позволяла добиться существенного выигрыша во времени, а также произвести точную оценку затрат по проекту. Высокая эффективность проектов обеспечивалась за счет применения математических методов в управлении сложными комплексами работ, когда недостаточно было опыта и интуиции менеджера проекта и требовались точные расчеты. Ситуация напоминает ту, что сложилась в инженерном деле, например при проектировании ракеты (достаточно вспомнить, что крупному ученому придавали в помощь расчетные бюро, в которых работали десятки сотрудников, занимавшихся вычислениями, т. е. рутинной работой, которую впоследствии взяли на себя компьютеры). Появление мощных для своего времени ЭВМ позволило перейти от долгих ручных расчетов к тем же расчетам, по тем же формулам, но выполняемым в миллионы раз быстрее. Это обеспечило качественный скачок в разработке сложных систем и позволило моделировать поведение технической системы (ракеты) в будущем и оптимизировать ее параметры.

Аналогично этому развитие компьютеров и появление на их основе методов управления проектами привело к тому, что стало возможным к интуиции менеджера подключить расчетные инструменты, с помощью которых можно видеть проект в целом, анализировать его «узкие места» и своевременно вырабатывать защитные меры. Это существенно повысило качество управления и дало возможность проще и эффективнее использовать методы и средства управления проектами для таких целей, как планирование, составление графиков работ, контроль и анализ времени, стоимости, ресурсов и др. Постепенно эти методы начинают широко использоваться различными фирмами в самых разнообразных сферах.

В 1960-е гг. с развитием компьютеров совершенствуются методы, основанные на расчетах, в первую очередь методы сетевого планирования. Расширяется сфера их применения, разрабатываются методы и средства оптимизации стоимости, распределения и планирования ресурсов.

Также появляется осознание роли и других элементов проектного управления – управления качеством, командной работой, изменениями. Выделяется в самостоятельную дисциплину управление рисками проекта.

С расширением круга пользователей управленческих систем и появлением персональных компьютеров возникла потребность в создании систем для управления проектами нового типа. Одним из важнейших показателей таких систем являлась простота использования. Компьютер и программное обеспечение для управления появились на рабочем столе руководителя, став рабочими инструментами менеджера. Эти управленческие системы нового поколения разрабатывались как средство управления проектом, не требующее специальной подготовки и обеспечивающее легкое и быстрое включение в работу менеджера проекта.

В 1987 г. американским институтом Project Management Institute (PMI) был опубликован Project Management Body of Knowledge (PM BOK) – Свод знаний по управлению проектами, в котором сделана попытка объединить разрозненные инструменты управления проектами в виде единого документа.[1] С выходом в свет этого документа управление проектами (УП) окончательно сформировалось как междисциплинарная сфера профессиональной деятельности. В дальнейшем при изложении материала мы будем ориентироваться на изложенные в PM BOK положения проектного управления, но не полностью придерживаться их.

В настоящее время в США системы управления проектами используются во многих областях жизнедеятельности, причем основную долю составляют небольшие по размерам проекты. Исследования показали, что для 50 % пользователей в США требуются системы, позволяющие поддерживать планы, состоящие из 500–1000 работ, и только для 28 % пользователей необходимо разрабатывать расписания, содержащие более 1000 работ. В табл. 1.1 приведены средние размеры расписаний проектов – количество работ и видов ресурсов в зависимости от размера проекта.

Таблица 1.1

Зависимость количества работ от размера проекта

Эти цифры могут служить ориентиром для менеджера при принятии решения об использовании проектного управления.

Помимо ассоциации PMI примерно в это же время появились и другие объединения профессиональных управляющих проектами. Например, в Европе – Международная Ассоциация управления проектами (INTERNET) (c 1995 г. – IPMA); в Австралии – Австралийский институт управления проектами (AIPM); в Азии – Японская ассоциация развития инжиниринга (ENAA) и др. Эти организации сыграли существенную роль в развитии УП.

К началу 1970-х гг. широкое распространение получили сетевые методы, которые преподавались во многих вузах, в первую очередь в строительных. В настоящее время, благодаря использованию персональных компьютеров, эти методы применяются на качественно новом уровне, что позволяет формировать модели проектов различного типа и существенно освобождать менеджеров от рутинной работы.

В России основы управления проектами были заложены в 1930-х гг., в период индустриализации и бурного развития промышленности и строительства. В эти годы были разработаны методы планирования и контроля выполнения проектов, основанные на детерминированных линейных моделях Гантта и циклограммах с использованием графоаналитических методов их расчета и оптимизации.

Однако применение передовых для того времени методов управления не давало должного эффекта, поскольку показатели выполнения плана организации имели значительный приоритет перед показателями отдельного проекта. Вследствие этого в середине 1970-х гг. от управления единичными проектами перешли к управлению деятельностью целой организации, выполняющей много проектов одновременно.

В настоящее время в России постоянно растет интерес к использованию методов управления проектами. Это связано с тем, что все больше компаний начинают развивать производство, реализуют инвестиционные проекты различной сложности, ставят задачи дальнейшего роста. Все больше менеджеров, не имеющих достаточного опыта управления проектами, вынуждены использовать технологии проектного управления.

Как отмечалось выше, материал, излагаемый в данной главе, лишь частично опирается на стандарт управления проектами американской ассоциации PMI, поскольку стандарт в силу его предназначения не способен конкретизировать действия по проекту, он определяет только самые общие подходы. Для иллюстрации роли стандарта PMI можно привести следующую аналогию: стандарт PMI играет роль конституции в государстве. Если в таком государстве кроме конституции нет других законов – жить в нем невозможно, поскольку отсутствуют правила (законы), регулирующие поведение: правила дорожного движения, уголовное законодательство и т. п.

В последние годы в связи с провозглашенным курсом руководства страны на инновационный путь развития экономики возросла роль проектов, в основе которых лежит инновация (нововведение) – новый продукт, технология, способ. Инновации становятся главным фактором экономического роста государства, все большее число компаний инициируют инвестиционные проекты инновационного характера, что требует понимания особенностей управления инновационными проектами и инновационной деятельностью в целом.

1.2 Особенности управления инновационной деятельностью

Под инновацией будем понимать использование результатов научных исследований и разработок, направленных на совершенствование процесса деятельности производства, экономических, правовых и социальных отношений в области науки, культуры и других сферах.[2] В Концепции инновационной политики Российской Федерации на период до 2010 г.[3] дается следующее определение: инновация (нововведение) – конечный результат инновационной деятельности, получивший реализацию в виде нового или усовершенствованного продукта, реализуемого на рынке, нового или усовершенствованного технологического процесса, используемого в практической деятельности. В свою очередь, инновационная деятельность – это выполнение работ и (или) оказание услуг, направленных:

• на создание и организацию производства принципиально новой или с новыми потребительскими свойствами продукции (товаров, работ, услуг);

• создание и применение новых или модернизацию существующих способов (технологий) ее производства, распространения и использования;

• применение структурных, финансово-экономических, кадровых, информационных и иных инноваций (нововведений) при выпуске и сбыте продукции (товаров, работ, услуг), обеспечивающих экономию затрат или создающих условия для такой экономии.

Таким образом, инновационная деятельность – вид деятельности, связанный с трансформацией идей (обычно результатов научных исследований и разработок либо иных научно-технических достижений) в новый или усовершенствованный продукт, внедренный на рынке, в новый или усовершенствованный технологический процесс, использованный в практической деятельности, либо в новый подход к социальным услугам. Инновационная деятельность, как правило, осуществляется в научных и инновационных предприятиях. Однако в последнее время инновационной деятельности все больше внимания стали уделять компании и предприятия, не относящиеся к категории инновационных, но применяющие инновации для достижения стратегических и оперативных целей.

Термин «инновация» может иметь различное значение в различных контекстах, и его толкование зависит от конкретных целей. Например, в отечественной практике инновацию рассматривают как конечный результат инновационной деятельности, а в зарубежной – как деятельность, процесс изменений.

К инновационной деятельности относятся:

• выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских или технологических работ по созданию инновационного продукта;

• комплексное научно-технологическое, индикативное планирование и целевое программирование, организация и нормативно-правовое обеспечение работ по созданию инновационного продукта;

• технологическое переоснащение и подготовка производства для выпуска инновационного продукта (услуги), технологии;

• проведение испытаний и освоение потребителем инновационного продукта;

• управление процессами коммерциализации технологий;

• деятельность по продвижению инновационного продукта на внутренний и мировой рынки, включая правовую защиту результатов интеллектуальной деятельности, использованных в продукте;

• создание и развитие инновационной инфраструктуры;

• передача либо приобретение прав Российской Федерацией или другими правообладателями на объекты интеллектуальной собственности, включая их вовлечение в гражданско-правовой оборот;

• экспертиза, консультационные, информационные, юридические и иные услуги (включая организацию финансирования инновационной деятельности) по созданию и реализации нового и усовершенствованного инновационного продукта.

Цели инновационной деятельности компаний могут достаточно сильно различаться. В одном случае компания за счет инноваций пытается уменьшить материальные затраты на производство (например, использование новых технологий порошковой металлургии позволяет уменьшить количество металла, уходящего при обработке в стружку). В другом случае ставится задача создания нового продукта, который обеспечит лидирующее положение компании в своей отрасли. В третьем – может ставиться задача обеспечить технологический прорыв для уменьшения отставания и т. д. Во всех этих случаях неизбежно формулируются цели инновационной деятельности и инициируются инновационные проекты. Для того чтобы эффективно использовать инновации в деятельности компании, ими надо управлять.

Управление инновациями (менеджмент инноваций) пока еще не имеет однозначного толкования. В рамках пособия под управлением инновациями будем понимать управление процессами создания, распространения и использования нововведений в различных сферах целенаправленной деятельности человека.

Под инновационным менеджментом будем понимать область экономической науки и практической деятельности, которая изучает системы управления процессами создания и распространения нововведений во всех сферах целенаправленной деятельности человека. Инновационный менеджмент представляет собой совокупность процедур, составляющих общую технологическую схему управления инновациями. Конечная цель инновационного менеджмента заключается в обеспечении долговременного функционирования инновационного предприятия на основе эффективной организации инновационных процессов и инновационной конкурентоспособности инновационной продукции.[4]

Управление инновациями как сфера деятельности является наиболее сложным видом человеческой деятельности и требует не только знаний в самых разных областях, но и наличия навыков общего менеджмента, к которым относятся лидерство, взаимодействие, умение вести переговоры, умение настоять на своем, навыки разрешения конфликтов внутри предприятия, умение вести команду за собой. Эту часть деятельности в рамках данной темы мы рассматривать не будем.

Управление инновациями используется:

• для управления инвестиционным инновационным проектом, т. е. проектом, связанным с вложением средств, в котором ключевую роль играет инновация;

• управления инновационным предприятием, т. е. предприятием, ориентированным на разработку и вывод на рынок инновационной продукции;

• продвижения на рынки инновационной технологии;

• изучения рынка инновационной продукции;

• организации проведения научно-исследовательской и/или опытно-конструкторской работы (НИР/НИОКР);

• технического или технологического перевооружения предприятия;

• внедрения новых управленческих технологий в компании.

Все перечисленные задачи могут быть представлены в проектной форме. Инновационный проект – это система взаимоувязанных целей и средств их достижения. Он представляет собой комплекс научно-исследовательских, опытно-конструкторских, производственных, организационных, финансовых, коммерческих и других мероприятий, соответствующим образом организованных (увязанных по ресурсам, срокам и исполнителям), оформленных комплектом проектной документации. Он должен обеспечить эффективное решение конкретной научно-технической задачи (проблемы), выраженной в количественных показателях и приводящей к инновации. В зависимости от вида проекта в его организации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда сотен) организаций. Эти организации принято объединять в конкретные группы участников проекта.

Обычно в рамках инновационного предприятия реализуются проекты различного типа. Если в основе рассматриваемого проекта лежит инновация, то такой проект называется инновационным. Необходимо создание внутрифирменной системы управления инновациями, нацеленной на решение следующих задач:

• выработка стратегически инновационной концепции;

• определение тематических направлений деятельности;

• формирование инновационных проектов и программ;

• построение организационной структуры и структуры управления инновациями;

• планирование производственных процессов и реализация инновационной продукции;

• подбор и расстановка кадров;

• эффективное использование потенциала инновационного предприятия;

• календарное распределение работ и контроль их исполнения;

• создание творческой атмосферы и высокой мотивации интеллектуального труда.

Несмотря на то что все новые технологии призваны повысить эффективность работы организации и на первый взгляд кажется, что с ходом времени проекты развития должны проходить все быстрее, в реальности процесс развития подчиняется известному парадоксу: чем ближе объект улучшения к возможному идеалу, тем больше усилий и ресурсов требуется для следующего шага на пути приближения к этому идеалу. В связи с этим масштаб осуществляемых проектов развития имеет выраженную тенденцию к росту. По причине увеличения ресурсоемкости проектов по внедрению изменений увеличивается объем капиталовложений в сходные проекты. В условиях увеличения потребности в финансировании сроки исполнения проектов становятся более жесткими. В инновационных, наукоемких и высокотехнологических проектах растет потребность в участии профессионалов узкой специализации, что приводит к усложнению структуры организации. Инновационная деятельность современного предприятия, независимо от ее внутренней или внешней направленности, проходит в условиях ужесточения конкуренции на рынке, что требует обеспечения мер защиты информации, правовой охраны разработок и т. д. Все перечисленные особенности реализации инновационных проектов обусловливают необходимость формализации планирования и управления проектами.

Опыт показывает, что при отсутствии формализованной системы управления инновационным проектом руководитель и участники проекта неизбежно сталкиваются с проблемами, связанными с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений ресурсов и отчетности. Успешная реализация проектов в таких условиях, как правило, достигается за счет героических усилий отдельных менеджеров, а не за счет системы управления, причем управленческий опыт реализованных проектов редко удается использовать на новых проектах и руководству компании вновь приходится рассчитывать лишь на способности и энергию конкретных специалистов.

Управление проектами требует от менеджера особых знаний и навыков: умения анализировать события в их взаимосвязи, за отдельными разрозненными фактами видеть глубокие последствия для проекта и принимать решение на основе выбора из нескольких альтернатив. Квалификации менеджера, назначенного руководить проектом, часто становится недостаточно для грамотного управления проектом.

Методология управления проектами формирует новый тип менеджера – системного организатора, способного качественно спланировать проект и организовать его выполнение. Системная организация заключается в структуризации, разбиении проекта на более простые элементы, т. е. в упрощении исходной задачи. В определенном смысле это напоминает подход инженера, создающего новое изделие: он выделяет составные элементы системы, разрабатывает, проектирует эти элементы, а затем объединяет, интегрирует их в целостную систему. При этом учитываются все взаимосвязи и взаимовлияние компонентов системы. Системная организация позволяет снизить требования к квалификации участников проекта и тем самым снизить риски недостаточно профессионального управления.

Инновационные компании во многих случаях не могут нанять менеджера высокой квалификации. Руководителем часто становится ученый – автор разработки. По этой причине более привлекательным кажется использование элементов процессного и проектного подходов, обеспечивающих четкую структуризацию управления инновационной компанией путем выделения отдельных подзадач и описания конкретных действий (процессов). Такой подход позволяет снизить требования к квалификации управленческого персонала. Образно говоря, управленческая деятельность в значительной части начинает напоминать работу сборщиков на конвейере: работники невысокой квалификации могут собирать высококачественную продукцию. Естественно, как и при создании конвейера, эту деятельность необходимо сначала организовать и эта работа требует высокой квалификации.

До недавнего времени в российской практике для повышения эффективности инновационной компании крайне редко использовались инструменты проектного подхода. Связано это было с несколькими причинами. Во-первых, стоимость внедрения проектного управления в компании достаточно высока и этим могли воспользоваться только крупные компании, например из нефтегазового сектора, которые были в состоянии нанять высококвалифицированных, а значит, и высокооплачиваемых специалистов. Во-вторых, к управлению инновационными компаниями сначала пришли ученые, т. е. непрофессиональные управленцы, которые не были в достаточной мере знакомы с современными управленческими инструментами. В-третьих, размер инновационного бизнеса был достаточно мал и не было необходимости строить специальную систему управления.

В итоге оказалось, что в многочисленных организациях инновационного профиля (инновационные компании, центры трансфера технологий, инкубаторы технологий, технопарки и т. п.) управление осуществлялось неэффективно, намеченные цели не достигались, велики были издержки на осуществление инновационной деятельности.

Инновационная сфера деятельности долгое время оставалась вне зоны внимания как со стороны государства, так и со стороны инвесторов. Сейчас ситуация начинает меняться. Инновационный путь развития России становится приоритетным. Крупные финансовые структуры проявляют интерес к инновационной деятельности: начинается финансирование проектов, реализуются программы инновационного развития национального уровня, формируются структуры, которые намерены заняться венчурным финансированием. В инновационный бизнес вливается все большее количество людей. Среди них немало профессиональных управленцев. Однако в этом случае появляется еще одна проблема – непонимание особенностей управления инновациями и инновационными проектами.

Специфика инновации как товара заключается в следующем:

• высокая степень неопределенности при получении научно-технического результата;

• особый характер финансирования;

• большой временной разрыв между затратами и результатами;

• неопределенность спроса на инновационную продукцию;

• главная цель инновационного проекта бывает достаточно четко определена, но отдельные цели должны уточняться по мере достижения частных результатов;

• срок завершения и продолжительность проекта корректируются в зависимости от полученных промежуточных результатов;

• планирование расходов на инновационный проект в большей степени зависит от выделенных ассигнований и в меньшей – от прогресса проекта;

• основные ограничения связаны с возможностью использования мощностей.

В процессе управления инновациями менеджер сталкивается со следующими проблемами:

• недостаток информации о современных управленческих инструментах и методах их использования. Очень часто система управления инновационным предприятием является слепком с НИИ, в котором до этого работал менеджер;

• недостаточная управленческая квалификация менеджера инновационного проекта. Менеджером инновационного проекта в большинстве случаев становится ученый, который незнаком с управленческими технологиями. В тех же случаях, когда к управлению приходит опытный менеджер, ему часто не хватает знания особенностей управления инновационным проектом;

• несоответствие ожиданий по успешности проекта реалиям жизни. Часто автор разработки преувеличивает будущий успех от коммерциализации технологии, не умея оценить все проблемы, которые могут встретиться на пути продукта к рынку;

• отсутствие практического опыта маркетинга, прогнозирования и аналитической обработки информации. Изучать рынок технологии, инноваций крайне сложно. Для этого не всегда применимы обычные методы, используемые профессиональными маркетологами: они либо не работают, либо слишком дороги для начинающей инновационной компании;

• слабое представление о методах работы на рынках инноваций, о структуре этих рынков, об их особенностях и тенденциях. Эти рынки в России пока мало изучены. Выход на зарубежные рынки осложнен тем, что там существуют свои особенности, которые часто неизвестны менеджеру инновационного проекта;

• неудовлетворительное обоснование эффективности продвигаемых инновационных проектов. При подготовке обоснования инновационного проекта, в отличие, например, от проекта строительства торгового центра, необходимо учитывать значительное количество трудно формализуемых факторов, таких как психологические особенности восприятия нового товара, консерватизм пользователей продукции, привыкших к конкретному товару, и т. п. То, что кажется замечательным автору разработки, совершенно не обязательно вызовет восторг у покупателя или инвестора;

• недостаточная ориентация разработки на рынок. Многие российские разработчики привыкли к тому, что предложения по улучшению продукции в рамках заказанного изделия (например, новой системы оборонного назначения) едва ли не автоматически в нем реализуются. То, что было хорошо в одних условиях, может оказаться совершенно бесполезным в рыночных;

• несоответствие структуры управления предприятий современным экономическим условиям. Ситуация медленно, но начинает меняться. Нарастающие проблемы управления, значительные потери из-за ошибок менеджеров заставляют руководителей компаний задумываться об изменении системы управления;

• низкая эффективность использования денежных средств, выделенных на проведение НИОКР. Имеется значительное несоответствие между суммой вложенных средств и той отдачей, которая получается в результате выполнения НИОКР;

• низкая коммерческая эффективность выполняемых научных разработок. Очень часто результат НИОКР заключается в подготовке толстого отчета. Какова дальнейшая судьба разработки и имеет ли она рыночную перспективу в рамках НИОКР, часто не определяется;

• плохая координация выполнения инновационных проектов. Эта проблема связана с недостаточным управленческим опытом руководителей инновационной компании, не владеющих инструментами, обеспечивающими согласованное управление портфелями и программами проектов;

• слабая привязка реализуемых инновационных проектов к стратегическим и тактическим задачам развития предприятия. Инновационные проекты часто инициируются сами по себе, вне понимания того, на какие цели компании они ориентированы. Нередко инициация проекта происходит вследствие близости инициатора к руководству компании или его влияния на совет директоров компании;

• сложность отбора перспективных проектов и технологий. Западная статистика свидетельствует, что лишь одна-две из сотни технологий доходят до рынка. Это говорит о том, что на пути коммерциализации технологий находится огромное количество проблем, которые хорошо бы (хотя и невозможно в полной мере) учесть заранее;

• непрофессиональное управление процессом коммерциализации. Процесса коммерциализации в том смысле, как описано в данном пособии, очень часто не наблюдается. В лучшем случае имеется достаточно хаотический и неформализованный набор действий, среди которых очень трудно ориентироваться. Для организации продвижения технологии часто привлекают ученого, у которого преобладает интерес к содержательной части технологии;

• непрозрачность компании и недостоверность информации. Довольно часто невозможно понять, как идут дела с продвижением технологии, поскольку хаотичное, неупорядоченное управление не способно дать четкую картину состояния проекта;

• недостаточно хорошая защита прав автора разработки и инвестора. Автор разработки опасается, что у него «уведут» разработку, поскольку надежная охрана интеллектуальной собственности в России еще не создана, хотя и есть серьезные подвижки. (По некоторым данным, например, в Германии, к области охраны интеллектуальной собственности в той или иной мере относится более 1500 законодательных документов!) По этой причине автор начинает выдвигать немыслимые, а потому и неприемлемые условия вроде контрольного пакета акций в создаваемом предприятии. Инвестор в свою очередь опасается, что вложенные деньги могут оказаться «выброшенными на ветер», если автор вдруг потеряет интерес к проекту;

• проблема выхода инвестора из венчурного бизнеса. Это одна из важнейших проблем венчурного бизнеса. При отсутствии развитого рынка, позволяющего оценивать стоимость компании, проблема выхода будет еще долго существовать. Данная проблема относится к внешней (институциональной) сфере и предполагает ряд решений, в том числе законодательного характера;

• плохое планирование и недостаточная содержательность или отсутствие документации по процессам проекта. Это приводит к тому, что разные участники понимают проект по-разному и соответственно по-разному его исполняют, что снижает возможность прогнозирования развития проекта;

• плохая координация действий сотрудников во время исполнения проекта, как следствие – дублирование действий сотрудников, ведущее к увеличению сроков исполнения, снижению морального духа сотрудников и дискредитации проектной команды в глазах руководства или заказчиков;

• чрезмерная активность руководства, вмешивающегося в деятельность экспертов, ошибочные решения руководства во время исполнения проекта. В результате излишнего вмешательства, оправдываемого заботой об эффективности проекта, у руководителя проекта снижается мотивация к самостоятельному принятию решения;

• работа на предельной мощности или в условиях недостатка ресурсов, связанная с одновременной реализацией слишком большого количества проектов и одновременным исполнением нескольких проектов развития с противоречащими целями;

• отсутствие формально назначенного ответственного лица или размытая ответственность руководителя проекта;

• серьезные разногласия между руководителем проекта и компетентными специалистами-исполнителями (по мере увеличения масштаба проектов и привлечения большего числа узкоспециализированных профессионалов исчезает возможность назначения такого руководителя, который бы разбирался во всех аспектах проекта);

• заниженность установленных в процессе предварительной оценки и планирования проекта сроков и объема финансирования;

• частые изменения и противоречивость приоритетов проекта, изменения средств и методов работы вследствие отсутствия формализованных правил;

• работа команды проекта в плохих организационных условиях, необеспеченность необходимой оргтехникой и т. д.

Таким образом, системный подход к инновационному менеджменту предполагает рассмотрение инновационного проекта как сложной организационной системы, состоящей из совокупности взаимосвязанных элементов, ориентированных на достижение целей проекта при наличии ограничений на сроки и ресурсы.

Разбиение процесса управления проектом на элементы позволяет упростить исходную задачу за счет образования более простых и более управляемых компонентов проекта. Это в свою очередь дает возможность выстроить систему, в которой возможно снижение требований к управленческому персоналу, а значит, и уменьшить ошибки управления.

1.3 Общие понятия управления инновационными проектами

В данном разделе мы будем использовать понятие проекта, данное ассоциацией Project Management Institute (PMI): проект – это некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта. Если исходить из этого определения, то под понятие «проект» подпадает множество мероприятий: строительство дома, создание нового самолета, разработка нового способа получения материала, создание нового бизнеса, строительство завода, организация похода или экспедиции, реформирование предприятия, формирование службы маркетинга компании, проведение международной конференции, приватизация предприятия, введение новой системы налогов, разработка новой технологии и многое другое.

В общем понимании проект есть целенаправленное изменение некоей материальной системы, а управление проектом есть управление такими изменениями, причем успешное.

Если исходить из приведенного определения, то к проектам можно отнести большинство действий, встречающихся в человеческой деятельности. Это весьма важный вывод, поскольку дает возможность применить специфические методы управления проектами к множеству мероприятий, требующих координации действий людей и использования финансовых, материальных ресурсов (типичный пример – организация похода, конференции и т. п.). Представление задачи в проектной форме позволяет упростить ее, разложить на более простые и управляемые компоненты, спланировать работы, распределить ответственность, сформировать систему мониторинга, оценить итоги проекта.

Итак, будем понимать под проектом, в том числе инновационным, комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение поставленных задач с четко определенными целями в течение заданного периода времени и при установленном бюджете (ресурсах). Эти признаки проекта (цели, ресурсы, время) мы будем в дальнейшем постоянно использовать. В литературе можно встретить набор признаков проекта, включающий, например, признак разграничения от других намерений, уникальность и пр. Некоторые из них, в частности уникальность, здесь не будут рассматриваться в качестве признака проекта. Как будет показано ниже, специфические приемы управления проектами вместе с элементами процессного подхода будут применяться и для неуникальных, повторяющихся проектов.

Например, некоторые из периодически повторяющихся проектов несут в себе признаки процессов и, следовательно, для их описания допустимо использовать оба подхода. Так, продвижение на рынки инновационной технологии может не ограничиваться рамками одной технологии. В этом случае от проектного подхода используются типовой график проекта, система контроля и мониторинга, система завершения проекта, возможность контроля трудозатрат и финансовых затрат, система мотивации, а от процессного подхода – стандартизация действий по преобразованию входа процесса в выход, показатели качества процессов, методы оптимизации процессов.

Инструменты управления проектами являются основой эффективного использования инноваций. В самом деле, практически в любом инновационном проекте можно найти причины, вынуждающие нас строить управление в проектном виде: большой объем задач, значительные риски, меняющееся окружение, неопределенность будущего результата и т. п. В то же время в инновационной деятельности имеются повторяющиеся наборы действий, что вынуждает нас использовать элементы процессного подхода.

Управление проектом представляет собой целенаправленный процесс достижения целей проекта при ограничениях на финансовые, материальные, человеческие, временные и прочие ресурсы. Ассоциация PMI дает следующее определение: управление проектом – это методология достижения успеха, искусство руководства и координации усилий людей и использования ресурсов с применением достижений современной науки и информационных технологий для успешного осуществления целей проекта по результатам, стоимости, времени, качеству и удовлетворению заинтересованных участников проекта. Управление проектами имеет надпредметный характер, поэтому грамотный менеджер способен руководить самыми разными по характеру и предметной области проектами.

Любой проект, как бы хорошо он ни был спланирован, подвергается воздействию самых разных факторов, в результате чего необходима его постоянная корректировка. Корректировка проекта происходит за счет изменений ресурсов (финансовых, людских, материальных), целей и иных параметров проекта. Поскольку различные параметры проекта обычно тесно связаны между собой, изменение одного из них влечет за собой изменение другого, т. е. имеет комплексный характер. Результат воздействия зависит от опыта и квалификации менеджера. В этих условиях принять правильное решение становится весьма непросто, и от менеджера требуется владение всем арсеналом управления.

В настоящее время широкое практическое применение технологии управления проектами только начинается. Связано это с рядом причин:

• недостатком информации о современных управленческих инструментах и методах их использования, что не дает возможности по-настоящему эффективно реализовывать проекты;

• недостаточной управленческой квалификацией менеджера проекта;

• отсутствием практического опыта применения методов проектного управления, прогнозирования и аналитической обработки информации;

• несоответствием структуры управления предприятий современным экономическим условиям;

• механическим переносом методов анализа рисков, применяемых на этапе подготовки бизнес-плана проекта, на этап реализации проекта.

Существует два подхода к управлению проектами. Первый рассчитан на привлечение максимально квалифицированного персонала, в том числе управленческого, способного обеспечить достижение поставленной цели. Второй подход основан на структуризации проекта, выделении отдельных подзадач, которые в свою очередь разбиваются на относительно простые действия (операции), не требующие высокой квалификации персонала. Поскольку у значительной части российских компаний (особенно небольших и средних) имеются проблемы с привлечением высококвалифицированных специалистов по управлению проектами, будем рассматривать второй подход, направленный на упрощение исходной задачи проекта.

На успех проекта влияют две группы факторов: внешние и внутренние. Внешние факторы (плохо управляемые) – налоги, законодательство, объем рынка. Внутренние (хорошо управляемые) – способ формализации (структуризации) проекта, организация работ, использование ресурсов. Реализация проекта характеризуется тем, что возникающие отклонения и изменения рассматриваются как ожидаемое явление, с которым можно и нужно справиться. В процессе управления менеджеру проекта необходимо объединять и координировать усилия специалистов разных профессий, реагировать на отклонения в реализации проекта и на изменения внешней обстановки.

Естественно, невозможно спланировать все события проекта, тем не менее большая часть действий по реализации проекта должна быть спланирована и систематически организована. При практическом использовании методов управления проектами менеджеры часто впадают в две крайности. В одном случае рассматривают методы управления проектами как некую «волшебную палочку», с помощью которой можно легко решать все проблемы проекта. В другом случае менеджеры существенно обедняют арсенал управления, придавая исключительное значение формальным инструментам (сетевая диаграмма и т. п.) в ущерб интеграционности или системности.

ПРИМЕР. Молодой специалист, выпускник бизнес-школы (профессиональное образование по управлению), готовится к первому в жизни отпуску. Наш менеджер решил пойти с друзьями в многодневный, но не слишком сложный поход в горы. Кому поручили организовать этот поход? Вполне возможно, молодому специалисту – профессиональному менеджеру. Посмотрим, как же была организована эта работа.

Для того чтобы поход был успешным, на деле должны быть реализованы ожидания участников, заключенные в строчке песни «Да обойдут тебя лавины…». Этот пример хорош тем, что задача управления свободна от влияния конкретной предметной области: от менеджера в чистом виде требуется умение «организовать». В 99 случаях из 100 наш менеджер с задачей не справится или справится плохо. В лучшем случае он сможет более или менее удачно спланировать поход. Правда, потом окажется, что план далек от реальности: оказывается, разрушен мост, рейсовый автобус давно отменен, кто-то опоздал на поезд и группа осталась без части снаряжения или продуктов, кто-то повредил руку (ногу) и сошел с маршрута, кто-то простудился, кто-то не хочет быть в одной палатке с конкретным человеком – список можно продолжать до бесконечности. Самое удивительное, что многие участники похода, в зависимости от сбывшихся или несбывшихся ожиданий, будут считать, что им просто повезло (не повезло), т. е. успех или неуспех похода якобы мало зависит от целенаправленной деятельности руководителя. Широко распространено мнение, что он всего лишь «организует» поход, т. е. берет на себя хлопоты по закупке продуктов, билетов, снаряжения, и все. В этой ситуации руководитель предстает перед нами «хозяйственником», «завхозом» (не правда ли, нам хорошо знакомо это выражение – «крепкий хозяйственник»), т. е. опять игнорируется возможность (и обязанность!) руководителя свести к минимуму всяческие риски, а уж если что-то случилось, найти единственно верное решение и добиваться его выполнения, тем самым способствуя успеху путешествия.

Совершенно очевидно, что успех похода зависит от двух групп факторов. К первой группе отнесем факторы, в принципе позволяющие ликвидировать большинство рисков. Это, как правило, информация о ситуации (исходные данные), достоверность которой в значительной степени зависит от усилий, затраченных менеджером (расписание движения транспорта, состояние дорог, мостов и пр.). Ко второй группе отнесем факторы, вроде бы не зависящие от целенаправленной деятельности менеджера: в самом деле, кто мог предусмотреть, что погода внезапно испортится, дороги будут непроходимы и подъезд к начальной точке маршрута невозможен?

Но ведь в этом и состоит задача настоящего руководителя проекта – предусмотреть все возможное и выбрать наилучший вариант, подготовиться к изменениям и возможным проблемам. Роль такого руководителя не сводится к «управлению хозяйством». Его задача – сформировать команду в соответствии со стратегией похода, его целями. На этом этапе отсеиваются те, чьи ожидания могли не совпасть с целями похода, – значит, недовольных или не готовых к данному походу будет уже существенно меньше. Далее, в зависимости от характера маршрута (и возможных вариантов) планируется снаряжение, распределяются роли, обеспечивается подстраховка на случай неожиданностей – например, схода с маршрута участников. Учитываются психологические особенности, характер, возраст отдельных участников, их ожидания. Проверяются уровень подготовки участников и соответствие его уровню сложности похода. Груз распределяется таким образом, чтобы потеря единицы (например, в результате аварии) не привела бы к существенным осложнениям. Анализируются возможные проблемы (риски) и меры защиты. Прорабатываются запасные (аварийные варианты), причем подготовка к ним обеспечивается на том же уровне, что и для основного маршрута. Такая подготовка отнимает, естественно, больше времени, но это только первый раз. Для последующих проектов (походов) используются готовая наработанная технология, шаблоны, планы, подходы. Как результат – цели похода достигаются с высокой вероятностью, непогода является учтенным в плане фактором, безопасность оказывается на высоком уровне, а ожидания участников соответствуют полученному результату.

Все сказанное можно перенести на проект из любой другой сферы деятельности, что свидетельствует о высокой общности и универсальности применяемых инструментов управления.

Именно этот пробел – нечеткая организация процесса достижения целей проекта – и ликвидирует управление проектами – приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Привлечение методологии управления проектами в качестве инструмента планирования, контроля и координации осуществления проектов позволяет экономить значительные средства, реализовывать цели проекта в меньшие сроки и, самое главное, во многих случаях снизить ущерб от нежелательных воздействий или предотвратить их наступление.

Традиционный подход к управлению проектами, основанный на привлечении к управлению проектом менеджеров высокой квалификации, не всегда приводит к успеху. Можно выделить две основные причины такого положения. Во-первых, сложность проекта может быть достаточно высокой и даже для опытного менеджера становится затруднительным охватить сразу все аспекты проекта, учесть все возможные проблемы. Особенно это касается инновационных проектов. Во-вторых, рост количества квалифицированных менеджеров существенно отстает от темпов роста количества проектов. Попросту говоря, на все проекты квалифицированных управленцев не хватает. Даже в условиях кризиса, когда, казалось бы, высвободилось большое количество управленцев, ситуация по большому счету не изменилась.

В этом и состоит одно из предназначений методологии управления проектами: понизить требования к квалификации менеджера, превратить процесс управления из искусства в рутину, в ремесло в хорошем смысле слова и тем самым вовлечь в эффективное управление широкий круг специалистов, не всегда имеющих соответствующую подготовку.

Можно выделить два типа руководителя – импровизатор и системный организатор. Подход опытного менеджера-импровизатора характеризуется следующим лозунгом: «Я уверен, что большинство проблем смогу разрешить по мере их появления». В этом случае руководитель целиком рассчитывает на свое мастерство, которое поможет ему справиться с большинством проблем.

В отличие от импровизатора лозунг системного организатора звучит так: «Я постараюсь не допустить возникновения большинства проблем». Этот лозунг полностью относится не только к проекту в целом, но и к грамотно построенной системе управления рисками проекта.

1.4 Рычаги управления проектами

Для успеха проекта у менеджера должна быть возможность существенного воздействия на проект. Посмотрим, какими рычагами располагает руководитель проекта. В его распоряжении находятся следующие основные рычаги: способ реализации проекта (т. е. технология работы) и ресурсы, в первую очередь финансовые (рис. 1.1).

Способ реализации – это своеобразные заранее проложенные «рельсы»: правила, по которым будет реализовываться проект. Отступление от этих правил недопустимо.

Ресурсы (финансовые, материальные) дают возможность руководителю воздействовать на те или иные стороны проекта. Финансы – это «горючее», необходимое для продвижения проекта. Наличие финансов позволяет проекту продвигаться по проложенной трассе («рельсам»).

Кроме того, имеются вспомогательные рычаги, дополняющие возможности руководителя проекта: организация, взаимодействие, контракты с подрядчиками, персонал. Персонал в данном случае, как и подрядчики, тоже является ресурсом, однако при наличии финансового ресурса можно нанять любой доступный персонал и тем самым воздействовать на результат проекта.

Рис. 1.1. Основные и вспомогательные рычаги управления проектами

Правильно сформированная организационная структура проекта обеспечивает успешную реализацию проекта, особенно в сложных проектах. Навыки взаимодействия являются важным рычагом, позволяющим в ряде случаев добиваться результата даже при отсутствии иных рычагов. Надо, однако, заметить, что навыками взаимодействия в некоторых случаях пытаются заменить все остальные рычаги, что неизбежно приводит к резкому снижению вероятности успеха проекта, особенно в тех случаях, когда во главе стоит управленец не очень высокой квалификации.

Наличие большинства рычагов – это основа успеха проекта. Если в распоряжение менеджеров не выделяются необходимые рычаги управления – финансы, люди, право нанимать подрядчиков и исполнителей, проекты, как правило, «топчутся» на месте.

ПРИМЕР. Крупная иностранная компания решила разработать новый чип, используя технологии российских специалистов. Компания нашла пятерых разработчиков, работавших на одном из предприятий Зеленограда, провела с ними переговоры и убедилась, что в принципе эти специалисты способны выполнить поставленную задачу. Однако необходимо было обеспечить управление процессом разработки чипа. Управление проектом было предложено компании М-С.

Со стороны заказчика были определены следующие ограничения: специалистов в процессе работы заменять нельзя, сумма вознаграждения фиксированна и выплачивается в течение всего срока разработки, компания М-С (исполнитель) отвечает за успешную разработку чипа.

Прежде чем взяться за реализацию проекта, менеджеры компании М-С изучили рычаги воздействия на проект. Выяснилась интересная особенность проекта: у исполняющей организации полностью отсутствовала возможность какого-либо воздействия на проект. В самом деле, ресурсы проекта (в первую очередь финансовые) фиксированны и не меняются, что не дает возможности в случае необходимости (наступления рискового события) изменить их в ту или иную сторону. Способ достижения цели (технология) был выбран заранее. Дополнительные рычаги также отсутствовали: контракты подписывались с конкретными исполнителями – физическими лицами (они же и необходимый персонал) и даже в случае неудовлетворительной работы замене не подлежали.

Что касается организации работы и взаимодействия в команде, то они уже сложились за годы совместной работы и вряд ли поддавались корректировке. Таким образом, в распоряжении исполнителя не оказалось ни одного рычага воздействия на проект. В этой ситуации, несмотря на достаточно привлекательный уровень финансирования, компания М-С была вынуждена отказаться от управления этим проектом.

Рассмотрим содержание несложного теста на звание менеджера. Если при реализации проекта вы ответите положительно хотя бы на один из приведенных вопросов, то вы не менеджер:

• вам легче сделать что-либо самому, чем объяснить своим сотрудникам, как это делается;

• вы испытываете патологическую ненависть к написанию четких инструкций, правил и процедур;

• вы не умеете проводить совещания и плодотворно участвовать в них.

Если вы на эти утверждения ответили «да», то вас нельзя подпускать к управлению. Вы не умеете организовать процесс. Вы вносите в него хаос, делая все сами!

Первый пункт теста говорит о том, что хороший менеджер умеет распределить работу между участниками. Осуществить это не всегда просто, особенно в тех случаях, когда роли в проекте определены недостаточно четко. Оказывается, не все хотят (могут) ставить сотрудникам задачи, добиваться понимания, распределять роли, осуществлять контроль, требовать выполнения, оценивать результат, разрешать конфликты, вести команду за собой и т. п. Такой специалист не может считаться хорошим менеджером, он способен реализовывать только небольшие простейшие проекты, в которых преимущественно участвует он сам.

Второй пункт теста требует от менеджера навыков разумной бюрократии – умения писать четкие, работающие инструкции и правила. Этот пункт можно проиллюстрировать следующим несложным примером. Допустим, перед нами поставлена задача приготовить борщ. Как мы увидим далее, эта задача имеет все признаки проекта: цель, которую необходимо достичь, интервал времени, за который необходимо реализовать проект, и ресурсы, выделенные на его реализацию. Будем считать, что борщ мы никогда не готовили и не умеем это делать. Специалист, которому поручили обучить нас, находится далеко от нас. Каковы будут действия обучающего? Очевидно, специалист должен написать инструкцию, по которой мы будем готовить борщ. При этом в инструкции должна быть детально описана последовательность действий, которой мы обязаны придерживаться. Если, допустим, написано «варить 20 минут», то надо варить именно столько – не больше и не меньше, мы ведь делаем эту работу в первый раз.

Другое дело – мастер: он может менять состав борща, варить дольше или меньше, поскольку хорошо понимает пределы своих возможностей и сознает, к чему приведет то или иное отклонение от инструкции.

Если мы в точности выполним все требования инструкции, то наш борщ будет характеризоваться двумя параметрами. Во-первых, он будет съедобным: готовили ведь по инструкции! Во-вторых, он будет не таким вкусным, как приготовленный мастером. Но в итоге цель оказывается достигнутой: неспециалист готовит продукт приемлемого качества.

Именно эта роль возлагается на инструкции по реализации проекта: они должны быть такими, чтобы проект («борщ») имел заданный уровень качества, т. е. не был бы испорченным. Таким образом, формируя порядок реализации проекта, мы обеспечиваем решение двух важных задач – достижения заданного уровня качества проекта и снижения требований к квалификации менеджера. Однако появляется новая проблема – контроль выполнения менеджером последовательности действий и оценка его работы не только по результатам проекта, но и по тому, насколько точно он следовал заданным правилам. Иными словами, появляется необходимость в процессной оценке действий менеджера, о чем пойдет речь в главах, посвященных мотивации в проекте и завершению проекта.

Третий пункт теста означает, что у вас не формализован порядок проведения совещания, оно, возможно, перегружено мелкими или второстепенными вопросами, часть из которых большинству неинтересна.

Посмотрим, как связана методология управления проектами с другими управленческими дисциплинами. На рис. 1.2 показаны три составляющие: управление предметной областью, общие знания и навыки управления и системная организация проекта. По поводу управления предметной областью возникает естественный вопрос: а должен ли руководитель проекта разбираться в ней, быть специалистом данного профиля? Ответ дает сама технология управления проектами: совершенно не обязательно, для этого есть специалисты. Более того, крупный проект требует знаний в самых различных областях. Естественно, в одном человеке сосредоточить такие знания невозможно. А вот уметь поставить задачу, потребовать исполнения, обеспечить контроль, добиваться результатов, принимать решения, формировать команду проекта, разрешать конфликты – все это и многое другое являются необходимыми качествами руководителя проекта и относятся к области общего менеджмента (знания и навыки). Системная организация проекта объединяет эти компоненты в рамках единого процесса управления проектом.

Рис. 1.2. Связь методологии управления проектами с другими управленческими дисциплинами

Конечно, хороший менеджер со временем вникает в проблему, начинает в достаточной степени понимать язык специалистов, поскольку в противном случае он слишком будет зависеть от субъективных мнений.

1.5 Мифы в управлении проектами

За последние годы отношение к управлению проектами значительно изменилось. Все большее число руководителей компаний начинает понимать, что управление проектами позволяет экономить значительные средства, уменьшать сроки реализации проекта, лучше контролировать ход проекта, прогнозировать проблемы и своевременно реагировать на них. Тем не менее до сих пор существует несколько заблуждений («мифов»), связанных с управлением проектами и препятствующих эффективному использованию инструментов управления проектами. Прокомментируем эти заблуждения.

Миф 1. Научиться управлять можно, прослушав достаточно большой курс лекций

Управление проектами – весьма сложная прикладная дисциплина, поэтому без практического навыка, без постоянного тренинга научиться управлять невозможно. Типичная ситуация: на лекции или семинаре слушателям рассказывается о применении какого-либо инструмента управления, приводятся примеры. Сразу после этого им предлагается практическая управленческая задача – и абсолютное большинство начинает решать ее по-старому, в рамках своего прежнего опыта. Требуются значительные усилия для того, чтобы слушатель осознанно перешел к решению задачи с применением технологии управления проектами. Именно по этой причине крайне важно иметь в компании набор правил (действий), представленных в виде бизнес-процессов, задающих последовательность действий менеджера при формировании системы управления проектом. Применению таких правил и надо обучать менеджера проекта. При этом важная роль придается системе, оценивающей действия менеджера с позиций проектного управления и заставляющей его работать по правилам. В дальнейшем мы будем понятия «менеджер» и «руководитель проекта» считать синонимами.

Миф 2. Любой специалист может научиться хорошо управлять проектом

Это заблуждение весьма распространено. Связано это, видимо, с тем, что большинство людей понимает управление проектами как умение построить сетевую диаграмму, диаграмму Гантта и т. п. Но это – простейшие навыки («ремесло»), которые, действительно, может освоить практически любой человек.

В управлении проектами значительную роль играет умение связать между собой в единое целое различные элементы проекта, найти верное (как правило, компромиссное) решение в условиях множества альтернатив и ограничений. А это уже требует особых способностей и навыков, которые имеются отнюдь не у всех. Таким образом, далеко не каждый способен хорошо освоить технологию управления проектами.

Причина заключается, во-первых, в высокой сложности современных технологий управления, а во-вторых, в том, что для восприятия и практического использования этих технологий необходимо наличие (как, скажем, в математике) природных способностей, называемых организаторскими (технологии управления позволяют лишь упорядочить применение этих способностей), и опыта практического руководства. Очевидно, что сочетание в одном человеке столь редких качеств (знания, способности, опыт) встречается крайне редко. Именно поэтому хороший менеджер во всем мире ценится на вес золота.

В связи с этим возникают следующие вопросы:

• Какими качествами должен обладать хороший менеджер проекта?

• Как же быть тому, кто не обладает такими качествами? Будет ли ему доступна технология управления проектами и если да, то в какой мере?

Попробуем ответить на эти вопросы. Итак, какими качествами должен обладать хороший менеджер проекта?

Например, известный специалист по управлению И. Адизес выделяет четыре функции процесса управления, характеризующие менеджера, обозначая их буквами Р, А, П, И соответственно:

Р – умение удовлетворять потребности клиента – краткосрочная функция;

А – административная функция, ежедневное соблюдение установленных процедур – краткосрочная функция;

П – умение предугадывать ситуацию на рынке и предлагать новые идеи, т. е. быть предпринимателем, – долгосрочная функция;

И – интеграция, воспроизведение в компании атмосферы сотрудничества, увязывание цели каждого в цели группы и превращение индивидуальных рисков в групповые – долгосрочная функция.[5]

Если четыре функции менеджера обозначить сочетанием этих букв (код РАПИ, по Адизесу), то уровень развития соответствующей функции можно условно обозначить строчной (слабое развитие) или прописной (признак высокого уровня развития соответствующей функции менеджера) буквой. По Адизесу, менеджер высокого уровня (лидер) – тот, у кого из четырех букв по крайней мере две большие, причем одна из них – обязательно буква И, т. е. у лидера хорошо развиты по крайней мере две функции управления и одна из них – обязательно интеграционная функция (табл. 1.2).

Таблица 1.2

Признаки уровня менеджера по коду РАПИ

Управление проектами является интегрированным процессом. Действия (бездействие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта: часто улучшение в одной области может быть достигнуто за счет ухудшения в другой. Это требует от менеджера видения проекта во всей взаимосвязи факторов, т. е. интеграции, умения учитывать самые разнородные факторы, их влияние на проект, умения предугадывать возможные проблемы. Интеграционный аспект процесса управления проектом можно условно обозначить как искусство. Интеграция означает умение принимать решения в условиях неопределенности, при наличии альтернатив; создание внутри организации временной социальной среды, объединяющей способности разных профессионалов, работающих над выполнением проекта. Этой части обучить чрезвычайно сложно из-за трудностей или невозможности формализации. Данный навык в значительной степени зависит от интуиции менеджера и приходит с опытом.

В инновационных проектах весьма значительна роль именно интеграционной составляющей, поэтому в дальнейшем будем уделять ей большее внимание, поскольку и в литературе, и в стандарте PMI эта компонента описана слабо.

Второй аспект процесса управления проектом – это техническая сторона управления, или «наука». Это формальные, упорядоченные, чисто логические части процесса: планирование, расписание работ, контроль, мониторинг. Данный аспект хорошо и подробно описан в литературе, поэтому в дальнейшем будем уделять ему меньше внимания. Например, сетевое планирование, являющееся одним из инструментов управления проектами, рассматривается во многих источниках и читается в различных курсах.

Наличие второго аспекта позволяет широкому кругу начинающих менеджеров осваивать нелегкую науку управления и приобретать опыт системного управления.

Миф 3. Обучение управлению надо начинать со своей предметной области

Поскольку управление проектами имеет надпредметный характер, сначала необходимо изучить общие подходы, правила, «теоремы управления». Управление проектами в первую очередь ориентировано на формирование общих, единых для всех типов проектов правил. Естественно, менеджер будет управлять каким-то конкретным проектом из своей области, который имеет свои особенности. Но без знания общих подходов к управлению проектами затруднительно обеспечить эффективную реализацию проекта.

Если же речь идет о применении управления проектами сразу в какой-либо предметной области, то в этом случае начинать надо с разработки правил – регламентов и процедур, которые будут утверждены в компании как обязательные к исполнению документы. В этом случае специалисты обучаются только правилам следования бизнес-процесса в ходе реализации проекта или его части, при условии что бизнес-процессы управления уже заранее разработаны.

Миф 4. В управлении проектами значительную роль играет программное обеспечение

В управлении проектом, вопреки распространенному мнению о ключевой роли компьютеров (сетевые графики и пр.), решающее значение уделяется: поиску компромиссов, умению четко спланировать проект и организовать выполнение, грамотному использованию человеческого фактора, умению добиться лидерства в проекте, умению организовать работу, подбору, мотивации и стимулированию команды и других участников проекта, координации их деятельности, предупреждению и разрешению конфликтов. Особенно это касается инновационных проектов, имеющих, как сказано выше, значительную неопределенность. Именно личность менеджера позволяет добиваться успеха в, казалось бы, безнадежной ситуации. Следует отметить, что методология управления проектом опытному менеджеру помогает организовать эффективное управление, а начинающему – избежать грубых ошибок управления. Программное обеспечение здесь играет подчиненную роль: ни один «софт» не способен заменить опыт и интуицию управленца, не может обеспечить структуризацию проекта в соответствии с конкретной ситуацией. В то же время программное обеспечение облегчает построение различных диаграмм, графиков, расписаний там, где требуется рутинная переработка больших массивов информации.

1.6 Когда необходимо применять профессиональное управление проектами

Когда же необходимо использовать методологию управления проектами? Ответ на этот вопрос следует из рис. 1.3: во всех сложных проектах при ограничениях сроков и ресурсов не обойтись без специальных навыков управления.

Если хотя бы на один из предложенных пунктов получен положительный ответ, нам не обойтись без профессионального управления проектами. В самом деле, наличие конкуренции все чаще вынуждает руководителей искать пути повышения эффективности проекта. Риски проекта создают реальную угрозу, уменьшить которую может эффективно построенная система управления рисками. Наличие в проекте большого объема работ вынуждает руководителей упорядочить возможные риски в соответствии с правилами управления: ведь и сама технология управления проектами, как отмечалось выше, сформировалась для обеспечения реализации больших проектов.

Высокая стоимость работ заставляет более внимательно подходить к формированию бюджета и управлению финансами проекта. Высокая цена ошибки может оказаться слишком большой платой за хаотичную реализацию проекта или за не вовремя обнаруженные ошибки.

В проекте, осуществляемом в крупной организации, может оказаться много неразберихи, дублирования работ или, наоборот, нечеткое распределение ответственности по работам. Большое количество взаимосвязей требует четкого их описания в соответствии с планом управления взаимодействиями. Значительные изменения в проекте или в его окружении чреваты потерей управления, из-за того что руководитель проекта не успевает следить за его развитием. Для исключения такой ситуации потребуется формирование системы, обеспечивающей быструю корректировку проекта.

Рис. 1.3. Когда необходимо применять профессиональное управление проектами

Заданные жесткие сроки и ограниченные ресурсы, в том числе напряженный бюджет, приводят к тому, что менеджер должен действовать безошибочно, поскольку на исправление неверного решения может не хватить времени или ресурсов. Высокие требования к качеству результата сильно ограничивают свободу менеджера при реализации проекта. Все это может привести к повышению стоимости проекта или же к отказу от ряда работ или использования ресурсов.

Начинающий менеджер часто ошибочно полагает, что управление проектами возможно только в крупном проекте, когда имеются ресурсы для разработки документов проекта. Однако все чаще инструменты управления проектами применяются даже в небольших проектах. Естественно, объем планирования в таких проектах должен соответствовать сложности проекта: в каждом проекте определяется свой набор методов управления, соответствующий целям проекта, ожидаемым результатам, наличию ресурсов проекта и т. п.

ПРИМЕР. Инвестиционный проект «Строительство деревообрабатывающего завода»

Инвестор купил деревообрабатывающий завод в г. Таежном на Урале. Предполагается расширить производство фанеры и плит. На заводе идет реконструкция, строится новый цех, в котором будет размещено оборудование, поставляемое различными поставщиками. Хранить оборудование в неприспособленном помещении нельзя, а такое помещение на заводе отсутствует. Поскольку оборудование должно монтироваться по мере готовности помещений, необходимо организовать поставку «точно в срок», а для этого сформировать систему прогноза готовности помещений к монтажу. На проект воздействовало множество факторов, возникало большое количество проблем, которые разрешались медленно и неэффективно. Сотрудники компании вели проект хаотично, со сбоями, которые они оправдывали тем, что всегда имеются непредвиденные обстоятельства, форс-мажор. Все это приводило к затягиванию сроков завершения проекта, финансовым потерям.

В какой-то момент инвестор решил пригласить грамотного руководителя проекта, рассчитывая на то, что он сможет обеспечить эффективную реализацию проекта. Руководитель, понимая всю важность порученного проекта, разработал систему управления сроками проекта, обеспечив мониторинг хода работ и четкое взаимодействие с поставщиками оборудования. В итоге оказалось, что четкая структуризация проекта позволяет предвидеть большинство проблем, распределить ответственность между участниками проекта, добиться работы каждого участника на общий результат. Это позволило существенно улучшить процесс реализации проекта.

Проектное управление во многих случаях позволяет упорядочить управление проектом. Это касается не только крупных и сложных проектов, но и относительно небольших. В рамках книги мы будем основное внимание уделять именно таким инновационным проектам, поскольку они составляют значительную часть проектов инновационной компании, включая проекты развития.

Контрольные вопросы

1. Что такое инновация? Как данный термин определяется в научной литературе?

2. Каковы особенности управления инновационной деятельностью?

3. Что собой представляет управление проектом?

4. Какова роль управления проектами среди других управленческих дисциплин?

5. Какие рычаги управления имеются в распоряжении менеджера?

Глава 2 Структуризация проекта

2.1 Структуризация инновационного проекта

Будем понимать под структурой проекта совокупность взаимосвязанных элементов и процессов проекта, представленных с различной степенью детализации.

Структура проекта представляет собой стройную иерархическую декомпозицию проекта на составные части (элементы, модули), необходимые и достаточные для планирования и контроля осуществления проекта для различных участников проекта. В соответствии с определением PMI, декомпозиция – это метод планирования, предполагающий разбиение содержания проекта и результатов поставки проекта на более мелкие и легко определяемые элементы до тех пор, пока работы по проекту, связанные с выполнением содержания проекта и обеспечением результатов поставки, не определены достаточно подробно для исполнения, отслеживания и мониторинга этих работ.

Понимание проекта как структурированного (информационного) объекта, подчиняющегося логическим суждениям и формальным правилам, является основой профессиональных методов реализации и управления проектом.

Умение построить структуру проекта означает умение выделить и сформулировать отдельные подзадачи, а значит, поставить четкую задачу перед исполнителем и добиться ее выполнения. Задача должна быть четко сформулированной и посильной для исполнителя. Необходимость добиваться исполнения требует наличия навыков общего менеджмента.

Одним из признаков проекта является его разграничение, т. е. обособление, от других задач, осуществляемых в организации. Обособление проекта является важным фактором уменьшения рисков недостаточно профессионального управления, поскольку дает возможность лучше спланировать работы проекта, четко назначить ресурсы на работы проекта, распределить ответственность. Для этого необходимо использовать специальные подходы, направленные на выявление процессов, структур, работ проекта, которые позволяют этот проект структурировать, а в конце проекта взвесить и оценить его результат.

Цель управления проектами как методологии – путем структуризации упростить проект и тем самым снизить требования к квалификации менеджеров, участвующих в проекте. Для инновационных проектов это тем более важно, что в них сильна неопределенность, связанная зачастую с нечеткостью конечной цели, изначальной неопределенностью используемых методов и ресурсов.

Как же добиться того, чтобы менеджер совершал меньше ошибок или по крайней мере чтобы они не были катастрофическими для проекта? Важно построить такую систему управления проектом, которая помогала бы менеджеру предвидеть проблемы проекта (риски). Технология управления проектами в силу четкой структуризации и систематизации действий сама по себе обеспечивает существенное снижение рисков проекта.

В самом деле, структуризация проекта, упрощение его за счет разбиения на составные элементы (этапы, работы, процессы) позволяет организовать управление проектом по единым правилам. В этом случае менеджер, руководитель проекта, руководствуясь правилами структуризации проекта, избежит ошибок, вызванных неумением спланировать проект, нечеткостью действий, неспособностью справиться с большим количеством информации. Выделение отдельных этапов, а в рамках этапов – работ дает возможность существенно упростить исходную задачу, поручить более простую задачу менеджеру не такой высокой квалификации. С помощью грамотно построенного плана проекта можно контролировать развитие проекта по времени. Система контроля и мониторинга обеспечивает руководителя проекта и куратора (вышестоящего менеджера) актуальной информацией. То есть само построение проекта в соответствии с некими правилами ведет к существенному снижению рисков проекта.

Формируемая в рамках системы управления проектами подсистема управления рисками существенно зависит от характера проекта: для каждого проекта конкретный набор рисков и реагирования на них может быть свой, отличающийся от других. Стандарт PMI выделяет девять областей знаний, в рамках которых происходит формирование систем управления проектом: интеграционная система, управление содержанием проекта, сроками, стоимостью, качеством, человеческими ресурсами, коммуникациями, рисками, поставками проекта. Более подробно эти подсистемы описаны ниже. Подсистема управления рисками является лишь одной из них, однако важность ее, особенно для инновационных проектов, весьма велика.

В методологию управления проектами заложена четкая логика, связывающая между собой различные области знаний и процессы управления проектами. Любой проект ориентирован на успех, значит, должны быть сформулированы четкие критерии успеха. Как правило, критерии успеха относятся к четырем основным группам. Прежде всего это касается предметной области – достижения главной цели проекта. Проект должен быть реализован с заданным качеством, в требуемые сроки и без превышения установленной сметы. Кроме того, заданные цель проекта, сроки, качество, стоимость являются факторами, ограничивающими возможности руководителя проекта.

В процессе реализации проекта его менеджер применяет тот способ структуризации проекта, который позволяет наилучшим образом организовать управление проектом для обеспечения успеха проекта (рис. 2.1).

Проводя структуризацию проекта, менеджер имеет возможность выделить этапы (фазы) проекта, в рамках каждого этапа осуществить декомпозицию результата этапа на более мелкие задачи (работы), выделить функции проекта и возложить их реализацию на подсистемы управления проектом, описать эти подсистемы через процессы управления. В этом случае, например, план проекта разрабатывается для каждого этапа, а функция разработки плана проекта (этапа) реализуется через группу процессов планирования, что позволяет распределить реализацию процессов между членами команды проекта.

Рис. 2.1. Структуризация проекта

Разбиение на временные этапы дает возможность выделить относительно независимые блоки работ (например, этап разработки технического предложения, эскизного проектирования и т. п.). Разбиение по работам и задачам в рамках конкретного этапа помогает детализировать и взаимоувязывать выполняемые работы.

Разбиение (декомпозиция) главной цели проекта на более простые частные подзадачи и представление работ по реализации проекта в виде процессов является основой методологии PMI. За счет этого удается снизить последствия таких общих рисков, как недостаточная квалификация управленческого персонала, отсутствие опыта реализации проектов данного типа, высокая сложность проекта. Надо помнить о том, что каждый этап проекта структурируется как отдельный проект, поэтому декомпозиция целей проводится для каждого этапа.

Выделение процессов позволяет выстроить прогнозируемую последовательность действий. Многообразие реализуемых в рамках проекта функций заставляет разграничить их между собой с целью детального описания и распределения ответственности между участниками.

Наконец, введение понятия «подсистема управления» обеспечивает необходимую интеграцию, комплексность управленческих воздействий, объединение различных по характеру факторов для концентрации на достижении целей проекта. Это позволяет, как и в технических системах, строить подсистему управления, которая должна быть замкнутой через систему получения информации (т. е. иметь обратную связь) и воздействовать на объект управления, уменьшая соответствующее рассогласование.

Поскольку объект (или объекты) и регулируемые параметры известны (необходимо придерживаться графика, не допускать отклонения по срокам, финансам, ресурсам, поддерживать эффективное функционирование команды проекта), то задача подсистемы управления заключается в измерении отклонений параметров, минимизации отклонений от заданных значений. Эти параметры в каждом проекте могут отличаться, иногда значительно, поэтому на этапе планирования следует четко формулировать и фиксировать те из них, которые должны регулироваться.

Далее, в процессе управления проектом эти параметры измеряются и в случае отклонения или появления негативного воздействия (риска) включается компенсирующее воздействие. Вот эта последовательность действий и составляет суть второго аспекта управления рисками проекта.

Приступая к изучению структуризации проекта, введем некие постулаты проектного управления.

1. Каждый этап проекта является самостоятельным проектом. Выделяя этапы, мы обязаны к каждому этапу применить весь арсенал проектного управления как к отдельному проекту.

2. За каждым нашим действием или бездействием необходимо видеть последствия. Все действия менеджера вызывают последствия. Эти последствия надо видеть и предугадывать, для того чтобы вовремя среагировать в случае нежелательных последствий.

3. Чем больше этапов проекта – тем больше объем планирования. Выделяя большое количество этапов с целью упрощения проекта, мы должны быть готовы к большему объему планирования, что заставляет менеджера искать разумный компромисс между сложностью проекта и объемом работы по организации управления проектом.

4. Недостаточно выявить проблемы (риски) проекта, необходимо разработать реагирование. Менеджеру проекта недостаточно фиксировать проблему, необходимо разработать меры по ее устранению или по крайней мере по существенному снижению потерь вследствие ее наступления.

5. В проекте не должно быть элементов, которые в дальнейшем не используются («висящее ружье должно выстрелить»). Все действия должны иметь продолжение. Единственный случай, когда сделанная работа может оказаться выполненной впустую, – меры по защите от рисковых событий. Если событие не состоялось, то и защитные меры не понадобятся, однако эти затраты оправдываются тем, что в противном случае потери были бы недопустимо велики.

2.2 Этапы инновационного проекта

Одним из методов структуризации инновационного проекта является выделение фаз (этапов) проекта. Под фазой понимается ряд логически связанных операций проекта, обычно завершающихся достижением одного из основных результатов поставки. Этап – это промежуток времени, отмеченный каким-либо событием, или отдельная стадия какой-либо проделанной работы. В дальнейшем эти два понятия будем рассматривать как синонимы. Этап проекта необходим для фиксации промежуточных результатов, выделения группы работ, относящихся к одному типу. Обычно этап проекта выделяется в том случае, когда проект в своем развитии проходит ряд временных интервалов, которые имеют свои качественные особенности. Этапы проекта связаны между собой результатами.[6]

В случае выделения этапов проекта каждый из них должен рассматриваться в качестве отдельного проекта. Каждый этап работы, как и план проекта в целом, планируется, согласовывается и утверждается одним из руководителей организации, курирующим данное направление работ. На каждом этапе работы может назначаться отдельный ответственный исполнитель (руководитель).

Следует, однако, помнить, что при слишком мелком дроблении проекта на этапы может значительно увеличиться общий объем работ по планированию, поскольку к каждому этапу необходимо подходить как к самостоятельному проекту.

Некоторые этапы проекта существуют в большинстве проектов и имеют особое значение. Так, работы, связанные с подготовкой обоснования проекта, обычно выделяют в самостоятельный этап. После принятия решения по результатам, достигнутым в ходе этапа подготовки обоснования, начинается следующий этап проекта – разработка плана проекта, после которого следует исполнительный этап. Его работы позволяют создать продукт проекта и передать его заказчику. Исполнительный этап в свою очередь может разбиваться на подэтапы в зависимости от величины, сложности, продолжительности проекта.

После достижения целей проекта начинается этап (подэтап) завершения проекта, в ходе которого подводятся итоги, уточняются результаты проекта, происходит разбор работы, обеспечивается сохранение полученного опыта реализации проекта, оценивается вклад участников, производится выплата вознаграждения и осуществляется его документальное оформление. Иногда работы такого рода в отдельный этап не выделяют, а выполняют их в рамках исполнительного этапа.

Однако могут быть и другие способы разбиения проекта на этапы. Так, при разработке нового изделия, прибора или установки в состав этапа подготовки обоснования могут быть включены этапы предпроектных исследований, подготовки технического задания и технического предложения. В проектах реструктуризации предприятий выделяют следующие большие этапы: анализ ситуации, выработка предложений, реализация предложений. В любом случае у руководителя проекта имеется свобода действий, позволяющая – с учетом типа проекта и конкретной ситуации – наилучшим для целей управления образом провести разбиение на этапы исходного проекта.

Довольно часто с началом реализации проекта возникает ряд проблем. Вдруг оказывается, что заказчик имел в виду совсем не тот результат, который получается. Команда проекта не очень четко поняла цели проекта и начала двигаться не в том направлении. Руководитель проекта не понимает видение процесса реализации проекта, имеющееся у вышестоящего руководства, и в итоге делает не так, как это предполагалось руководством.

Когда проект начинает выполняться, оказывается, что множество факторов не учтено. Обычное объяснение этому: а разве можно все учесть при планировании? Все эти неприятности чрезвычайно отравляют жизнь руководителя проекта, приводят к большому перерасходу средств и времени, компания теряет репутацию перед клиентом, а сам проект зачастую оказывается на грани провала. Именно поэтому в рамках подготовки обоснования проекта и разработки плана проекта необходимо выполнить ряд обязательных действий (процессов), которые обеспечивают повышение качества обоснования и плана проекта. Эти действия рассматриваются в следующих главах. План проекта и его исполнение у разных менеджеров могут значительно различаться. Как уже отмечалось, это связано с многообразием инструментов управления, различием опыта и квалификации менеджеров, умением учесть множество факторов, воздействующих на проект.

При создании новой техники и технологий обязательно реализуются следующие фазы:

• фундаментальные исследования. Направлены на получение новых научных знаний и выявление наиболее существенных закономерностей. Результат фундаментальных исследований – научные открытия, обоснование новых понятий, создание новых теорий, открытие новых принципов создания изделий и технологий, новых свойств материалов и способов их получения;

• прикладные исследования. Направлены на исследование путей практического применения открытых ранее явлений и процессов. Целью научно-исследовательских работ (НИР) прикладного характера является решение технической проблемы, получение конкретных научных результатов, которые будут использованы в опытно-конструкторских работах;

• опытно-конструкторские работы (ОКР). Применяются для создания, модернизации, усовершенствования образцов новой техники, материала, технологии. ОКР является завершающей стадией научных исследований;

• освоение промышленного производства новых изделий. На этой стадии выполняются опытные, экспериментальные работы для изготовления и отработки опытных образцов;

• промышленное производство.

Для каждой конкретной работы по созданию нового изделия можно использовать понятие жизненного цикла, которое определяет последовательность прохождения инновационного проекта по отдельным стадиям и этапам, т. е. инновационный процесс.

Любой проект проходит фазы развития (жизненный цикл). Обычно выделяются четыре фазы: начальная фаза, фаза разработки, реализации и фаза завершения (рис. 2.2). Если любую из этих фаз представить в качестве самостоятельного проекта, то каждый такой проект в свою очередь будет иметь те же четыре фазы. Такое разбиение позволяет выделить самостоятельные задачи, имеющие временные рамки, ограниченные финансовыми и материальными ресурсами. Руководитель проекта должен хорошо понимать цели, достигаемые на каждой из этих фаз.

Так, в начальной фазе разрабатывается концепция проекта, осуществляется сбор исходных данных, уточняются цели работы, ограничения, определяются необходимые ресурсы, проводится сравнение альтернатив.

Рис. 2.2. Фазы жизненного цикла проекта

В фазе разработки проект готовится к реализации: назначается руководитель проекта, формируется команда проекта, разрабатывается структура проекта, планируются основные работы, определяются требуемые ресурсы, готовятся календарные планы, смета и бюджет проекта, организуется выполнение базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.

В фазе реализации, как следует из названия, выполняются основные работы проекта.

В завершающей фазе обеспечивается закрытие проекта.

Содержание фаз жизненного цикла приведено ниже.

Начальная фаза

Разработка концепции проекта:

• сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);

• выявление потребности в изменениях (проекте);

• формирование целей, задач, результатов проекта;

• определение основных требований, ограничительных условий, критериев оценки проекта;

• оценка уровня риска;

• описание окружения проекта, потенциальных участников;

• оценка требуемых времени и ресурсов на реализацию проекта;

• определение и сравнительная оценка альтернатив;

• экспертиза предложенных вариантов;

• утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

Фаза разработки

Разработка основных компонент проекта и подготовка к его реализации:

• назначение руководителя проекта и формирование команды проекта;

• установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, других ключевых участников;

• развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

– конечные результаты и продукты,

– стандарты качества,

– структура проекта,

– основные работы,

– требуемые ресурсы;

• структурное планирование:

– декомпозиция проекта,

– календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,

– смета и бюджет проекта,

– потребность в ресурсах,

– процедуры управления проектами и система контроля и мониторинга,

– идентификация рисков и разработка мер противодействия;

• организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями;

• организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту;

• получение одобрения на продолжение работ.

Фаза реализации проекта

Выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения целей проекта:

• организация и проведение торгов, заключение контрактов;

• полный ввод в действие разработанной системы управления проектами;

• организация выполнения работ;

• ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;

• ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды проекта;

• детальное проектирование и технические спецификации;

• оперативное планирование работ;

• установление системы информационного контроля за ходом работ;

• организация материально-технического обеспечения работ и управление им;

• выполнение работ, предусмотренных проектом;

• руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

– хода работ, прогноза развития проекта,

– качества работ и проекта,

– продолжительности и сроков,

– стоимости и других показателей;

• решение возникающих проблем и задач.

Завершающая фаза

Осуществляются подведение итогов, разрешение конфликтов и закрытие проекта:

• планирование процесса завершения проекта;

• эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта;

• подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;

• подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию;

• оценка результатов проекта и подведение итогов;

• подготовка итоговых документов.

Следует отметить, что представление проекта в виде фаз жизненного цикла на практике используется редко. Чаще применяют разбиение проекта на этапы, определяемые спецификой предметной области проекта. Мы будем употреблять эти термины как синонимы.

Выделение этапов проекта позволяет упростить исходную задачу, зафиксировать промежуточные результаты работы, обеспечить поступательное движение от одной задачи к другой. Для того чтобы разбиение на этапы было полезным, необходимо описать следующие параметры этапа:

• результат этапа;

• руководитель этапа (ответственный за результат этапа);

• содержание этапа (выполняемая работа);

• имеющиеся подэтапы;

• перечень работ (операций) этапа (иерархическая структура работ);

• ключевые события (вехи) этапа;

• участники этапа (команда);

• ресурсы этапа;

• контрольные точки этапа;

• календари этапа (интервалы времени, когда работы этапа не могут выполняться, например из-за праздников);

• ограничения этапа;

• необходимая информация для выполнения работ этапа.

В ряде случаев перечень и содержание этапов проекта могут задаваться нормативными документами. Например, при разработке технического изделия можно выделить следующие этапы:

• предпроектные исследования. Проводится изучение ситуации;

• техническое задание. Осуществляются разработка, согласование и утверждение. Выполняется совместно исполнителем и заказчиком;

• техническое предложение. Осуществляются выбор и обоснование оптимального варианта, происходят согласование и утверждение технического предложения;

• эскизный проект. Разрабатываются принципиальные решения по созданию системы, происходят согласование и утверждение эскизного проекта;

• технический проект. Разрабатываются окончательные решения по созданию системы, проводятся согласование и утверждение технического проекта;

• рабочий проект. Разрабатывается рабочая документация;

• изготовление, отладка, испытания. Изготавливаются и отлаживаются компоненты системы, осуществляется подготовка к вводу в действие;

• ввод в действие. Производятся опытное функционирование и приемочные испытания системы.

Содержание этапов и требования к документам проекта создания технической системы приведены ниже.

Предпроектные исследования

На данном этапе проводятся:

• обследование предприятия;

• оценка возможности создания системы;

• сбор данных;

• описание существующих систем и их анализ;

• сбор предложений по созданию системы, составу подсистем, разработке компонентов системы;

• формирование технических требований к функциям и структуре системы;

• изучение видов обеспечения.

Результатом этапа является отчет.

Техническое задание

Осуществляются разработка, согласование и утверждение технического задания (ТЗ). ТЗ является исходным и обязательным элементом для создания, приемки и сдачи системы и должно содержать все исходные данные и требования, необходимые для создания системы. ТЗ разрабатывает исполнитель с учетом результатов предпроектных исследований.

Техническое задание содержит разделы:

• наименование и область применения системы;

• основание для создания;

• характеристика объектов проектирования – сведения о назначении, составе, об условиях применения разрабатываемого объекта;

• цель и назначение – цель создания системы, назначение и критерий эффективности функционирования;

• характеристика процесса проектирования (разработки, создания) – приводятся общее описание процесса разработки, требования к входным и выходным данным;

• требования к системе в целом, к составу подсистем, к включению в состав ранее созданных подсистем и компонентов;

• требования к взаимосвязи с другими системами, видам обеспечения;

• требования к возможности развития;

• технико-экономические показатели – оценка затрат на создание системы, источники экономии, ожидаемая эффективность от применения системы, требования к технико-экономическим показателям объекта, которые будут достигнуты в результате функционирования системы;

• стадии и этапы – стадии создания, очередность ввода в действие, этапы по стадиям, сроки выполнения работ и исполнители;

• перечень документации, предъявляемой по окончании стадии;

• объемы работ в соответствии с действующими нормативно-техническими и методическими документами;

• порядок испытаний и ввода в действие;

• источники разработки – перечень научно-исследовательских, опытно-конструкторских и экспериментальных работ, нормативных документов, методических материалов, используемых при создании системы;

• приложения – таблицы, схемы, расчеты, библиография, обоснования, доказательства.

Техническое предложение

Осуществляются выбор и обоснование оптимального варианта, происходят согласование и утверждение технического предложения.

Целью технического предложения (ТП) является выбор оптимальных вариантов системы, учитывающих требования ТЗ. При разработке ТП выполняются следующие работы: анализ производственных процессов, выявление возможных вариантов структуры, выбор рационального варианта структуры, технико-экономическое обоснование варианта, составление дополнительных по сравнению с ТЗ требований, уточнение требований к содержанию работ на последующих стадиях.

ТП содержит разделы:

• общие положения (цель разработки ТП, наименование и дата утверждения ТЗ, назначение и область применения системы, описание объекта проектирования: основные составные элементы проектирования, их взаимосвязь, схема деления, результаты анализа объекта, характеристика и анализ вариантов структуры системы с выделением подсистем и компонентов и связей между ними, предложения по использованию существующих подсистем, компонентов и устройств);

• обоснование и описание выбранного варианта с указанием взаимодействия подсистем и компонентов и выполняемых ими функций;

• технико-экономическое обоснование (основные технико-экономические показатели создаваемой системы);

• предложения по содержанию и организации работ на последующих стадиях (уточненные по сравнению с ТЗ данные по очередности и содержанию работ).

Эскизный проект

На этом этапе разрабатываются принципиальные решения по созданию системы и документации, согласовывается и утверждается эскизный проект.

Эскизный проект содержит:

• основные решения по взаимодействию создаваемой системы с другими системами;

• основные технические решения по структуре подсистем, разработку вопросов функционирования подсистем на уровне компонентов;

• описание исходных данных на разработку компонентов подсистем.

Технический проект

Разрабатываются окончательные решения по созданию системы, происходят согласование и утверждение технического проекта.

На стадии технического проекта выполняются работы:

• принятие решений по процессу проектирования с обеспечением взаимодействия и совместимости процедур;

• получение окончательной схемы функционирования системы;

• разработка структуры и состава подсистем;

• получение окончательной структуры всех видов обеспечений;

• выбор математических моделей объекта проектирования и его элементов;

• разработка алгоритмов проектных операций;

• формирование общесистемного программного обеспечения;

• расчет производительности и выбор режимов работы средств технического обеспечения;

• определение требований к представлению исходных данных, результатов проектирования и проектных документов;

• оформление и утверждение совокупности документов, составляющих технический проект.

Технический проект включает следующие документы:

• ведомость;

• пояснительную записку;

• схемы процессов проектирования;

• схемы подсистем и средств обеспечения;

• спецификацию компонентов всех видов обеспечения;

• смету затрат на создание системы;

• ТЗ на разработку соисполнителями отдельных компонентов;

• расчет ожидаемых технико-экономических показателей.

Рабочий проект

Разрабатывается рабочая документация.

На данной стадии проводятся:

• разработка детальной структуры системы, ее подсистем, взаимосвязи с другими системами и ее уточнение;

• разработка структурных схем процессов;

• разработка документации для монтажа, настройки и эксплуатации системы;

• создание проектов программ и методик испытаний и опытной эксплуатации;

• оформление и утверждение.

В рабочем проекте содержатся:

• ведомость;

• пояснительная записка;

• спецификация – перечень подсистем, спецификации видов обеспечений;

• документация технического обеспечения – спецификация, комплект конструкторских документов;

• документация информационного обеспечения – спецификация, описание базы данных, инструкция по ее заполнению, инструкция по введению массива данных;

• документация программного обеспечения – спецификация, тексты программ, порядок и методика испытаний;

• программа и методика опытного функционирования системы и подсистем, данные, обеспечивающие получение и проверку проектных решений, выявление причин сбоев, показателей качества функционирования системы и подсистем;

• комплект эксплуатационных документов.

Изготовление, отладка, испытания

Изготавливаются и отлаживаются компоненты системы, осуществляется подготовка к вводу в действие.

Выполняются работы:

• подготовка организации к вводу в действие системы, включая обучение персонала;

• изготовление и отладка компонентов системы на машинных носителях;

• монтаж, отладка и испытание системы и подсистем;

• организация работ по оформлению и утверждению актов сдачи компонентов системы;

• проведение опытного функционирования системы (проверка работоспособности и взаимодействия подразделений организации с подсистемами системы, выявление неисправностей и отказов, определение фактических технико-экономических показателей системы и корректировка документации, устранение дефектов, оформление протокола);

• приемочные испытания (оценка качества разработки системы, проверка готовности организации к промышленному функционированию системы, оценка качества опытного функционирования, проверка документации на систему);

• ввод в действие системы (оформление и утверждение протокола опытного функционирования и акта приемки системы в промышленное функционирование);

• корректировка, доработка и выпуск эксплуатационных документов;

• промышленная эксплуатация и развитие системы.

Как мы видим, от этапа к этапу уменьшается исходная неопределенность в понимании того, что нужно сделать, как это сделать, каким будет итоговый результат. Такое разбиение позволяет существенно снизить риски: для заказчика не платить сразу значительную сумму за неопределенный результат, а исполнителю, изучив ситуацию, формировать структуру и наполнение будущего изделия, поэтапно согласуя с заказчиком результат каждого этапа.

Аналогичная ситуация характерна для прединвестиционной фазы проекта.

Цели прединвестиционной фазы проекта:

• определение участников инвестиционного проекта;

• разработка бизнес-плана проекта;

• выбор финансовой схемы осуществления проекта;

• представление лицу, принимающему решение, всей необходимой информации для заключения о целесообразности осуществления инвестиционного проекта (о начале реализации, об отказе от проекта или о корректировке предполагаемого плана осуществления проекта инвестиций).

Имеет смысл выделить три подэтапа. На первом подэтапе исследуются преимущественно вопросы, лежащие на поверхности, не требующие значительных усилий и финансовых затрат. На этом подэтапе проводится сбор исходных данных для выполнения следующего подэтапа, на котором изучаются технические и технологические стороны проекта. На третьем подэтапе проводится изучение рынка, оценивается экономическая эффективность проекта и готовится бизнес-план проекта.

Примерное содержание подэтапов прединвестиционной фазы проекта может быть следующим.

Подэтап 1: исследование возможностей осуществления проекта. Результатом первого подэтапа является экспертная оценка возможности осуществления проекта: проблемы, преимущества, сильные и слабые стороны проекта, рекомендации по формам дальнейшей работы.

Подэтап 2: подготовительные исследования. Результатом второго подэтапа является подготовленное технико-экономическое обоснование проекта.

Подэтап 3: оценка осуществимости проекта. Результатом третьего подэтапа является бизнес-план проекта.

2.3 Функции и подсистемы управления проектом

В рамках каждого проекта реализуются следующие функции:

• планирование;

• контроль;

• анализ;

• принятие решений;

• составление и сопровождение бюджета проекта;

• организация осуществления;

• мониторинг;

• оценка;

• отчетность;

• экспертиза;

• проверка и приемка;

• бухгалтерский учет;

• администрирование.

Эти функции могут реализовываться различным образом, в зависимости от опыта и квалификации менеджера. Выполняя структуризацию, т. е. разбиение проекта на более простые элементы, необходимо по возможности выделить компоненты, отвечающие за осуществление тех или иных функций. Как и в технических системах, функции проекта реализуются через подсистемы управления.

Как уже говорилось, в стандарте PMI введено понятие «области знаний». Представляется более удобным использовать термин «подсистемы проекта», хотя и это понятие не всегда полностью соответствует содержанию.

Рассмотрим более детально некоторые из показанных на рис. 2.3 подсистем управления проектом. Все подсистемы управления реализуются через процессы управления. Каждая подсистема управления включает в себя ряд процессов, через которые и реализуются функции управления проектами.

Управление интеграционными процессами

Управление проектами является интегрированным процессом: действия или невозможность совершить действие в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Это влияние может быть непосредственным и хорошо понятным или неуловимым и неясным. Например, изменение целей почти всегда затрагивает стоимость проекта, но может не повлиять на качество. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта: часто улучшение в одной области может быть достигнуто за счет ухудшения в другой. Успешное управление проектом требует активного управления этими взаимодействиями.

Интеграция – это принятие решений о том, где концентрировать ресурсы на каждую конкретную дату, предугадывание потенциальных проблем и их решение до того, как эти проблемы станут критическими, и хорошая координация проблем проекта в целом. Интеграция подразумевает нахождение компромиссов между пересекающимися целями и альтернативами. По определению, интеграция заключается в координации работы с различными подрядчиками, системами, компонентами и другими элементами проекта. Таким образом, она затрагивает все области управления проектами. Как отмечалось выше, развитая интеграционная функция управления является непременным условием менеджмента высокого уровня.

Рис. 2.3. Подсистемы управления проектами

Известно, что невозможно управлять проектом каким-либо одним-единственным способом. Каждый менеджер применяет свои знания и опыт, управленческие воздействия в различной последовательности и с различной степенью жесткости. Здесь ключевую роль начинают играть навыки общего менеджмента, такие как лидерство, взаимодействие, умение настоять на своем, навыки разрешения конфликтов и т. п.

Разработка паспорта (устава проекта в рамках терминологии PMI) проекта позволяет обеспечить формальную авторизацию проекта. Паспорт проекта наделяет менеджера полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. Если правила выделения ресурсов, в том числе людских, хорошо прописаны, то подписание паспорта проекта наделяет руководителя проекта полномочиями «работодателя». Менеджер получает право нанимать сотрудников в проект и расходовать финансовые и материальные ресурсы в соответствии с определенным ему бюджетом.

Разработка плана управления проектом – интеграционный процесс, заключающийся в документировании операций, необходимых для исполнения проекта. План управления проектом является основным документом, необходимым для исполнения проекта. Он может корректироваться в зависимости от прогресса проекта или отклонений проекта от плана в случае появления рисковых событий.

Руководство и управление исполнением проекта – интеграционный процесс, в рамках которого выполняются работы, определенные в плане управления проектом. Руководство и управление исполнением проекта требует от менеджера владения всеми приемами управления.

Мониторинг проекта – интеграционный процесс, обеспечивающий отслеживание хода работ и отклонений от плана проекта. Мониторинг и управление работами проекта организуются для наблюдения за процессами проекта.

Общее управление изменениями – интеграционный процесс, содержанием которого являются обработка всех запросов на изменение и управление этими изменениями для оптимизации результата. Общее управление изменениями включает в себя следующие операции, различающиеся уровнем детализации:

• идентификацию необходимости появления изменения;

• рассмотрение и одобрение запрошенных изменений;

• поддержание целостности базовых планов путем внесения в них только одобренных изменений и корректировку документации;

• контроль и обновление содержания, стоимости, бюджета, расписания проекта, требований к качеству на основе одобренных изменений путем координации изменений по всему проекту;

• документирование в полном объеме корректировок, вызванных запрошенными изменениями;

• контроль качества проекта по стандартам на основе отчетов о качестве.

Глубина управления изменениями зависит в первую очередь от сложности проекта.

Закрытие проекта – интеграционный процесс, обеспечивающий завершение всех операций проекта.

Следует отметить, что успешная реализация интеграционных процессов в значительной степени обусловлена опытом, квалификацией, интуицией менеджера и чрезвычайно трудно поддается формализации. Тем не менее в ряде случаев это оказывается возможным и позволяет вовлечь в управление проектами широкие слои управленцев, не обладающих достаточным опытом.

Управление содержанием

Управление содержанием, или предметной областью, проекта включает в себя процессы, обеспечивающие внесение в проект только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта. Оно непосредственно связано с определением того, что включено или не включено в проект. Термин «содержание проекта» относится к работам, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с заданными характеристиками.

В некоторых проектах результат бывает плохо определен, поэтому организация управления содержанием становится первостепенной задачей менеджера. Особенно это важно для инновационных проектов, поскольку именно в них зачастую высока начальная неопределенность как в содержании проекта, так и в его результатах.

В процессе реализации проекта должно обеспечиваться детальное планирование работ, которые необходимо выполнить в текущей фазе для успешного завершения проекта. При высокой начальной неопределенности приходится обеспечивать постепенную детализацию плана проекта. Такой режим работы называется rolling wave planning, т. е. планирование методом бегущей волны. Таким образом, работы планируются на каждом этапе последовательно, по мере развертывания работ по проекту и уменьшения начальной неопределенности.

В рамках данной подсистемы управления необходимо документировать процесс формулирования содержания и процесс создания иерархической структуры работ (ИСР).

Управление сроками

В рамках этой подсистемы описываются процессы, обеспечивающие своевременное завершение проекта.

Управление сроками включает в себя:

• определение продолжительности работ – сроков начала и завершения проекта, его частей, важнейших (контрольных) событий и каждой из выполняемых операций;

• минимизацию (оптимизацию) временных характеристик;

• разработку расписания;

• разумное использование резервов времени;

• контроль развития проекта по временным характеристикам;

• прогнозирование сроков завершения работ, этапов и проекта в целом;

• принятие решений по ликвидации нежелательных временных отклонений;

• оценку продолжительностей;

• календарное планирование.

Необходимость использования системы управления сроками (временем) хорошо видна из следующего реального примера.

ПРИМЕР. Иностранная компания S нуждалась в переводе на английский язык 85 патентов (примерно 1000 страниц текста с формулами). Если бы этот объем работы был запланирован на год, вряд ли возникла необходимость использования каких-либо специфических методов управления проектами при выполнении этой работы: можно выдавать одному-двум переводчикам по 5–10 страниц в день и вести учет. При этом какие-либо риски отсутствуют. В данном случае сроки были жестче: перевод патентов необходимо было выполнить за полтора месяца. Компания S обратилась в консалтинговую компанию М-С с просьбой помочь ей решить эту проблему. Важным требованием являлось выполнение работы точно в срок. Материалы необходимо было отправить самолетом не позднее заранее известной даты: если опоздал, то работа теряла смысл, а значит, исполнитель не получил бы оплату за выполненную работу. Сотрудники М-С проанализировали свои возможности и согласились выполнить работу. Были определены: стоимость работы, количество необходимых переводчиков, срок работы. Однако заказчику показалась завышенной названная стоимость работы, и было решено поручить ее специализированному переводческому бюро. Сотрудники инофирмы начали переговоры с несколькими переводческими бюро по условиям выполнения работы. Однако переводческие бюро одно за другим отказывались от этой работы: в самом деле, сложный технический текст, отсутствие переводчиков, понимающих терминологию данной предметной области, а полтора месяца – очень жесткий срок. Шло время. Когда до требуемого срока оставалось семь дней (!), иностранная компания снова обратилась в М-С с просьбой организовать перевод патентов. Совершенно ясно, что риски проекта возросли многократно, как и сложность работы. Если при отсутствии ограничений по времени проблем с выполнением работ не возникало, как и с организацией работы, то при таком жесточайшем сроке завершения проекта было не обойтись без специфических методов управления.

Для того чтобы успеть в срок, была проведена структуризация проекта и разработана система управления временем проекта, в первую очередь система прогноза развития проекта.

При анализе возможности выполнения работы в крайне сжатые сроки учитывалось следующее. Известно, что технический текст переводчики в среднем переводят со скоростью около семи страниц в день. Учитывался также тот факт, что многие переводчики, желая заработать, возьмутся за нее, а посмотрев дома текст, поймут, что текст технически сложный, требует знания специфической терминологии, поэтому перевести его не смогут. При этом большинство из них «забудет» предупредить заказчика (М-С) о том, что работа не будет сделана. Процент таких отказов определялся в 30 %, т. е. был весьма высоким.

Была разработана система прогноза времени завершения проекта с использованием Exel. Ежедневно руководитель проекта определял ожидаемую дату завершения проекта в зависимости от того, сколько переводчиков пришло в этот день и какой объем работ выполнен. Пример такого ежедневного прогноза приведен на рисунке. В результате работа была выполнена в срок и с требуемым качеством.

Рисунок. Подсистема управления временем проекта (прогноз времени завершения)

Какое значение имеет этот пример для практического применения? Ясно ведь, что проект достаточно уникальный, вряд ли возможно его повторение. На самом деле результат этого проекта может быть использован в значительном количестве проектов из самых разных сфер деятельности.

Рассмотрим похожую задачу. Необходимо выкопать траншею длиной 1000 м. Производительность рабочего – 7 м в день. Рабочий может не выйти на работу, его могут перебросить на другой объект, т. е. можно, как и выше, задать процент «отказов». Задача оказывается совершенно такой же. Для того чтобы успеть завершить работу в срок, менеджер должен постоянно оценивать время завершения проекта и назначать в зависимости от этого соответствующее количество рабочих. Решение принимается на основе четкого расчета, и назначается то количество рабочих, которое необходимо для того, чтобы уложиться в срок.

Еще один пример, в котором использовалась та же самая система прогноза времени завершения работы. Строительная компания «АВС-строй» осуществляла строительство важного объекта. Большой объем работ составляли работы по фигурной укладке кирпича, примерно 1000 кв. м (цифры условные). Эта работа должна выполняться каменщиками высокой квалификации, обученными вести фигурную кладку. Если бы сроки, как это часто бывает, были заданы не очень жестко, никаких проблем с выполнением этого объема работы не возникло бы. Вряд ли появилась бы и необходимость каких-либо специфических методов выполнения этой работы: можно ежедневно выдавать задания имеющемуся составу рабочих и вести учет. В этом случае какие-либо риски отсутствуют. В описываемом примере сроки были заданы гораздо жестче: кладку необходимо было завершить в течение месяца – к началу октября. Руководитель проекта (прораб) считал, что он успевает закончить работы в срок. Однако руководители компании опасались, что проект может быть выполнен с опозданием, поскольку приходилось перебрасывать рабочих на другие объекты и было трудно оценить дату завершения.

Для того чтобы успеть в срок, была проведена структуризация проекта и разработана система управления временем проекта, в первую очередь система прогноза развития проекта.

При анализе возможности выполнения работы к заданному сроку учитывалось следующее. Известно, что средняя производительность каменщика, осуществляющего фигурную кладку, составляет P кв. м в день. Принимался во внимание также тот факт, что рабочие регулярно перебрасываются на другие объекты или по разным причинам не выходят на работу, – в среднем до 40 % рабочих могло отсутствовать на объекте. Руководитель проекта ежедневно сообщал в офис информацию об оставшемся объеме работ и о количестве имеющихся рабочих.

Используя эту информацию, специалисты ежедневно рассчитывали предполагаемую дату завершения проекта, допуская, что с текущей даты количество рабочих не будет меняться. Для прогноза времени завершения Тпрi на i-й день использовалась формула Тпрi = 1000 – Vi/Ккi × P, где Ккi – количество каменщиков, вышедших на работу в i-й день.

Оказалось, что при имеющемся ежедневно количестве работников проект будет завершен с опозданием на месяц, что было недопустимо. На основе прогноза по аналогичной формуле ежедневно исходя из объема оставшейся работы определялось требуемое количество работников. Были приняты меры по поиску дополнительных рабочих-каменщиков, в результате проект был завершен в срок, хотя и с превышением первоначального бюджета.

Интересно, что используемые в управлении проектами программные продукты типа MS Project позволяют рассчитать время завершения операции именно по такой формуле. Однако соответствующий программный продукт не всегда имеется под рукой и поэтому необходимо уметь рассчитывать прогнозные сроки завершения работ «вручную». Кроме того, важно понимать смысл «зашитых» в программном продукте формул, для того чтобы использовать их осмысленно.

Управление стоимостью

Подсистема управления стоимостью объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и контроля затрат и обеспечивающие завершение проекта в рамках утвержденного бюджета. Управление стоимостью касается прежде всего стоимости ресурсов, необходимых для выполнения плановых операций.

Эта подсистема включает в себя:

• предварительную оценку расходов, связанных с проектом;

• определение сметы расходов, источников финансирования и бюджета проекта;

• планирование денежных потоков;

• прогнозирование доходов и прибылей;

• контроль за расходованием и поступлением денежных средств и принятие решений в случаях превышения расходов и других отклонений от финансовых планов.

Главная задача полсистемы управления стоимостью – соблюдение бюджетных рамок проекта и получение предусмотренной прибыли от его осуществления.

Управление качеством проекта

Процессы управления качеством объединяют все осуществляемые в исполняющей организации операции, определяющие политику, цели и распределение ответственности в области качества.

Управление качеством содержит:

• технические аспекты (контроль качества);

• управленческие аспекты (обеспечение качества);

Технические аспекты связаны с обеспечением действенной системы контроля качества. Управленческие аспекты направлены на создание таких условий, при которых участникам проекта было бы затруднительно совершать отклонения от заданных требований по качеству. Строго говоря, вся система управления проектами и является такой обеспечивающей системой.

Управление качеством распространяется на весь жизненный цикл, все стороны и элементы проекта:

• проектные, организационные и управленческие решения;

• используемые материалы, оборудование, сырье;

• качество выполняемых работ при реализации проекта;

• качество полученных результатов проекта (продукции, оказываемых услуг).

Управление качеством реализуется через установление стандартов и требований к качеству результатов проекта, обеспечение выполнения этих требований в процессе реализации проекта посредством системы контроля и поддержки.

Наиболее сложная задача для менеджера проекта – обеспечить эффективный баланс сроков, целей и стоимостей при соблюдении надлежащего качества работ. Но это является задачей подсистемы управления интеграционными процессами. Из сказанного видно, как тесно переплетены между собой компоненты управления проектами. Любое разбиение сложной системы на элементы подсистемы есть «резание по живому» и допустимо в ситуации, когда требуется упростить систему управления, сформировать ее компоненты. Но после того, как элементы системы управления сформированы, необходимо провести синтез, интеграцию разрозненных решений в единое, целостное, комплексное решение. Подсистемы управления могут хорошо решать частную задачу, но не справляться с решением общих для проекта проблем. Задача менеджера заключается в постоянном отслеживании изменений, интеграции частных решений и принятии системных, интеграционных решений, обеспечивающих достижение целей проекта.

Управление персоналом (человеческими ресурсами)

Важной проблемой является отбор и назначение персонала на операции проекта. Управление человеческими ресурсами проекта охватывает процессы организации команды проекта и управления ею. Эта подсистема включает в себя:

• определение потребности в численном и квалификационном составе на все периоды времени осуществления проекта;

• поиск и отбор кандидатур;

• оформление приема на работу и увольнения;

• планирование и распределение работников по рабочим местам;

• организацию обучения и повышения квалификации;

• определение ответственности;

• создание условий и рабочей атмосферы для коллективной работы;

• предупреждение и разрешение возникающих конфликтов;

• оплату труда.

Заметим, что в литературе встречаются утверждения, согласно которым в рамках проекта большое значение необходимо придавать командообразованию. Рекомендуют использовать для этого различные подходы, в частности назначение персонала на основе классической матрицы распределения ролей, по Беллбину. На практике использование этого подхода встречается достаточно редко, только в специфических проектах, успех реализации которых почти полностью зависит от возможности формирования эффективно работающей команды.

Персонал проекта назначается на операции (работы) проекта, а также на подсистемы проекта. В этом случае ключевое значение имеет информация о том, может ли данный сотрудник выполнить поручаемую работу и будет ли он свободен в нужный отрезок времени.

В большинстве проектов менеджер не имеет возможности заниматься вопросами повышения квалификации персонала, психологической совместимости и т. п., поскольку проект – это временное мероприятие и, в отличие от функционального подразделения, после завершения проекта команда будет расформирована. Существует достаточно ограниченный круг проектов, в которых могут применяться принципы командообразования, в частности в проектах, требующих значительных творческих усилий. (Пример такого проекта будет приведен в гл. 9, п. 9.4.)

При назначении персонала необходимо иметь ввиду следующее, и об этом нам напоминает стандарт PMI:

1) не допускать неопределенности по поводу дальнейшего использования сотрудника после завершения им работы проекта. С этим трудно не согласиться: сотрудник должен знать свое будущее и планировать свои действия;

2) не пытаться загрузить сотрудника какой-либо работой, чтобы удержать работника в целях его дальнейшего использования. С этим требованием можно согласиться далеко не всегда. Хороших специалистов не так много. Если он уйдет, в дальнейшем при появлении нового проекта организация может столкнуться с проблемами и в итоге потерять в разы больше, чем затратила бы на удержание специалиста.

При формировании подхода к управлению персоналом руководитель проекта должен сформировать свое видение этой проблемы. Например, если мобильность персонала невысока, могут возникнуть трудности с привлечением сотрудника из другого региона. Именно поэтому специалиста приходится загружать какой-либо работой, не связанной с его основной деятельностью, чтобы удержать его в рамках организации.

Управление взаимодействием (коммуникациями)

Управление взаимодействиями и информационными связями, или коммуникациями, проекта заключается в разработке, организации и контроле процесса информационного обмена с помощью разнообразных средств для удовлетворения потребностей участников проекта. Включает процессы сбора, передачи, переработки, сортировки, отображения, интерпретации информации, необходимой и достаточной для всех участников проекта и его окружения.

В терминах управления проектами проектное взаимодействие означает эффективное распространение и сбор текущих проектных данных, а также связанной корпоративной информации, т. е. таких данных, как сообщения о совещаниях в компании, проверках и т. д.

При планировании взаимодействия важно определить потоки информации и способы взаимодействия, необходимые для участников проекта. Технология взаимодействия может быть самой разнообразной: инструкции, заседания, печатные документы, компьютерные графики, базы данных. Требуется разработать структуру сбора информации (кто и какую информацию получает, от кого и какими методами), структуру распределения информации (кому и какая информация направляется), описание формы, содержания, степени детализации, условных обозначений, сроки представления информации.

Взаимодействие является важной функцией управления. В реальной жизни слабое взаимодействие часто приводит к неудачам: непонятое или неправильно понятое распоряжение может привести к тому, что выполняемые исполнителем действия объективно будут направлены не на успех проекта, а во вред ему. Чтобы этого избежать, существуют простые правила. Так, в армии после получения приказания принято отвечать: «Есть!» Это означает: приказ понят и принят к исполнению. На флоте же требуется повторить любое приказание («Право руля!» – «Есть право руля!»). Связано это с тем, что ошибка в понимании отданного распоряжения, да еще в условиях шторма, чревата тяжелыми последствиями.

Хороший пример организованного взаимодействия приведен в фильме «Экипаж» режиссера А. Митты. По сценарию самолет во время извержения вулкана забирает людей. Посадка закончилась, когда лава подступила к аэродрому. Казалось бы, надо срочно взлетать: самолет вот-вот сгорит. Вместо этого экипаж читает предполетную карту – перечень действий, которые необходимо выполнить для безопасного взлета. Все это время перед глазами светится табло «К взлету не готов». И только когда все требуемые действия выполнены, загорается другое табло: «К взлету готов», после чего командир отдает долгожданную команду: «Экипаж, взлетаем!» Подобное организованное взаимодействие чрезвычайно полезно не только в технических системах, но и в социотехнических, каковыми и являются большинство проектов.

Подсистема управления взаимодействиями – одна из важнейших подсистем управления проектом. Значение этой подсистемы видно из следующего примера. Крупная корпорация открыла новое направление, связанное с реализацией технологических проектов. Предполагалось поставить клиенту некую технологию вместе с оборудованием, которая позволила бы компании клиента выйти на новый уровень. Однако реализация проекта по непонятным причинам существенно тормозилась. В проекте был выделен ряд последовательных этапов, каждым из которых руководил отдельный менеджер, что обусловливалось спецификой каждого этапа.

Для выяснения причин сбоев проекта проведен детальный анализ двух потоков информации: той, которую должен был поставить руководитель первого этапа для реализации второго этапа, и той, которую ожидал руководитель второго этапа. Выяснилось, что расхождение в составе информационных потоков было более 40 %, и это при том, что никто не ограничивал менеджеров одной компании в обмене информацией.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что обмен информацией в проекте должен быть специально организован.

Управление рисками

Важным элементом системы управления проектом является подсистема управления рисками проекта. Под риском проекта понимается событие или условие, которое в случае возникновения оказывает негативное воздействие на одну из целей проекта, например на сроки или стоимость. Надо заметить, что в стандарте PM BOK упоминается, что риски могут оказывать и положительное влияние на проект, однако в рамках данной книги подобные рисковые события рассматриваться не будут.

Управление рисками – это искусство и формальные методы определения, анализа, оценки, предупреждения возникновения, принятия мер по снижению степени риска на протяжении жизни проекта и распределения возможного ущерба от риска между участниками проекта.

Управление рисками является одной из сложнейших сфер деятельности менеджера. Обратим внимание на слова «искусство и формальные методы». Роль искусства, опыта, интуиции в управлении рисками чрезвычайно велика. По этой причине ведущие специалисты в области управления проектами рекомендуют выносить значительную часть подсистемы управления рисками за пределы проекта. Связано это с тем фактом, что не всегда квалификация менеджера достаточна для самостоятельного и эффективного управления рисками в рамках проекта. Для части этой подсистемы приходится привлекать внешних специалистов или менеджеров более высокого ранга и квалификации.

Система управления рисками отвечает за определение (идентификацию), оценку тем или иным способом степени угрозы от рискового события и разработку методов реагирования, т. е. защитных мер, способных предотвратить угрозу или уменьшить последствия ее наступления.

Управление рисками в реальном проекте отличается от методов, применяемых, например, в проектном анализе, в первую очередь тем, что менеджеру необходимо устранять или уменьшать результаты вредного воздействия рисков и тем самым влиять на успех проекта. По этой причине в реальном управлении не так важна оценка рисков на основе формально-математических методов. Чаще используются оценки рисков, основанные на опыте и здравом смысле менеджера проекта. Формализации поддается лишь часть процесса идентификации рисков.

Риску подвержены в той или иной мере все проекты и большинство аспектов проекта: финансовый, технический, организационный (нарушение сроков), социально-политический и т. п.

Умение предвидеть риски проекта (прогнозировать «возможные неприятности») в значительной степени зависит от опыта менеджера. Особенно это касается сложных многоплановых проектов типа НИОКР со значительной начальной неопределенностью многих параметров проекта. Эта неопределенность может относиться к результатам отдельных этапов, стоимости работ, эффективности тех или иных решений, выбору технологий и т. п. В этой ситуации в полной мере оправдывается наставление медиков – болезнь легче предотвратить, чем лечить. В управлении проектом это означает, что проще предвидеть неприятность (угрозу), чем потом из нее «выкарабкиваться».

Грамотное управление рисками позволяет руководителю проекта заранее увидеть возможные опасности и вовремя на них среагировать. Образно говоря, менеджер проекта, профессионально умеющий учитывать возможные риски и своевременно разрабатывать меры по минимизации их негативных воздействий, подобен капитану судна, у которого есть на борту хороший локатор и поэтому он уверенно и безопасно управляет судном в узком проливе и в туман, и ночью, и в условиях интенсивного движения.

Итак, руководитель проекта должен выработать в себе привычку в процессе реализации проекта постоянно прогнозировать возможные неприятности и своевременно готовиться к их устранению. Необходимо предвидеть наступление рисковых событий, а для снижения степени рисков создать систему реагирования на рисковые события, т. е. управлять рисками. Однако часто неопытные менеджеры для управления рисками используют методы, разработанные для оценки рисков и степени их угрозы в рамках проектного анализа, т. е. до начала исполнения проектов.

В проектном анализе (т. е. до начала проекта, например при разработке бизнес-плана) риск проекта характеризуется тремя факторами: событиями, оказывающими негативное воздействие на проект, вероятностью появления этих событий и оценкой возможного ущерба в результате наступления этих событий. Это позволяет определить возможные угрозы проекту и оценить величину потери в случае наступления этих нежелательных событий.

Методики определения числовых значений этих факторов широко используются на стадии предпроектных исследований. На этой стадии оценка рисков позволяет на основе некоторых критериев сравнивать проекты по такой их характеристике, как степень «опасности» для инвестора. Высокая оценка риска проекта служит сигналом опасности для инвестора. Конечно, низкая оценка риска проекта не гарантирует его 100 %-ную реализацию. Это означает лишь, что в проекте не предвидится больших или почти неотвратимых угроз.

Рассмотрим пример простого проекта, слабо привязанного к предметной области, что позволит нам понять суть отличия методологии управления рисками от анализа рисков на предпроектной стадии. Предположим, перед нами поставлена задача: закупить и доставить к месту монтажа какое-либо оборудование или продукцию (цель проекта). Для достижения этой цели выделены необходимые финансовые и иные ресурсы. Эти ресурсы, как и сроки, естественно, ограниченны.

По всем признакам это самый настоящий проект (или часть проекта), который, кстати, можно выполнять по-разному (выбрать подрядчика, у которого продукция дешевле или качественнее либо устраивают условия поставки и т. п.). В этом проекте, как и в любом другом, присутствуют различные риски, среди которых – срыв поставок, или поставка не в полном объеме, с ненадлежащим качеством, или плохие погодные условия, помешавшие поставке в срок.

Попытка в этой ситуации использовать подход к управлению рисками из проектного анализа обречена на неудачу. В самом деле, если определить возможные события риска вполне удастся, то дальше возникает неясность. Как определить вероятность того, что предполагаемый поставщик сорвет контракт? Чему будет равен ущерб? Как оценить вероятность плохой погоды? Как это отразится на проекте?

В реальном процессе управления для большинства проектов не столь уж важны численные значения вероятности и размера ущерба от наступления рискового события. Гораздо важнее выработать системную процедуру, позволяющую руководителю проекта реально воздействовать на успех проекта. Опытному руководителю проекта достаточно знать, что такое событие может наступить и ущерб от него может оказаться значительным. При этом отсутствие численных характеристик этих факторов отнюдь не означает невозможности или бесполезности реагирования на риски. Например, осторожный водитель в гололед не оценивает вероятность наступления рискового события (аварии) и величину ущерба, а минимизирует вероятность его наступления: ставит зимнюю резину, при езде по опасному участку снижает скорость и т. п.

Надо иметь в виду, что, если проект реализуется на чрезвычайно рисковом поле, система реагирования на рисковые события становится по затратам достаточно весомой, поэтому руководитель проекта должен реагировать не на все риски, а лишь на те из них, которые представляют наибольшую угрозу проекту. Вот для такого случая могут оказаться полезными модели, которые с приемлемой точностью позволяют оценить вероятность наступления нежелательного события и возможный ущерб от него. Кроме того, оценка вероятности риска в ряде случаев может помочь определить величину смещения сроков реализации проекта или оценить размер средств, которые будут использованы на компенсацию рискового события. Например, в описанном выше проекте «Перевод» оцененная экспертами максимальная доля ненадежных переводчиков, т. е. тех, кто может сорвать работу, вынуждает руководителя проекта пропорционально увеличить количество дополнительно привлеченных переводчиков (а значит, и увеличить бюджет проекта) или же согласиться с продлением срока завершения работы в случае невозможности привлечения дополнительных ресурсов.

Если же возникает необходимость не только оценивать величину смещения сроков проекта или размер дополнительных ресурсов, но и оперативно управлять рисками, следует использовать несколько иной подход.

В реальном проекте механизм управления рисками заключается в их идентификации, оценке угрозы, разработке защитных мер и реализации этих мер в случае наступления рискового события. Таким образом, система управления рисками включает в себя следующие основные процессы:

• идентификацию рисков;

• оценку рисков;

• разработку реагирования;

• управление реагированием.

Процесс идентификации рисков позволяет определить события риска, которые могут повлиять на проект. Далее следует оценка рисков, в результате которой риски разделяются на две группы: риски, требующие реагирования, и риски, не требующие реагирования. Вторая группа рисков не должна исчезать из поля зрения менеджера: может так случиться, что риски из второй группы перейдут в первую. Третий процесс – разработка реагирования, в результате которого вырабатываются меры по обеспечению противодействия рискам. Эти три процесса относятся к группе процессов планирования, и их использование подробнее рассматривается в гл. 4, п. 4.11.

Процесс «Управление реагированием» осуществляется на стадии управления проектом и включается в тот момент, когда обнаружено наступление соответствующего рискового события.

Управление поставками проекта

Эта система управления отвечает за весь спектр работ с поставщиками и подрядчиками. Можно выделить две группы процессов: первая группа связана с организацией поиска и отбора подрядчиков, включая организацию тендеров, вторая – с управлением контрактами. Стандарт PMI определяет следующие основные процессы этой подсистемы управления:

• планирование закупок и приобретений;

• запрос информации у продавцов;

• выбор продавцов;

• планирование контрактов;

• администрирование контрактов;

• закрытие контрактов.

Процессы, связанные с поиском и наймом подрядчиков, позволяют унифицировать эту процедуру, снизить влияние личностных предпочтений (включая угрозу так называемых откатов), уменьшить количество ошибок.

Процессы управления контрактами обеспечивают все действия по контрактам: выбор типа контракта, условий поставок, контроль документов, закрытие этапов и проекта и т. п.

2.4 Группы процессов проекта

В управлении проектами выделяют пять групп процессов управления, которые существуют в любом проекте, т. е. не зависят от предметной области проекта: процессы инициации, планирования, исполнения, анализа и завершения (рис. 2.4). Все процессы управления, входящие в группы процессов, связаны своими входами и выходами, т. е. результат одного процесса является входом для другого.

Рис. 2.4. Взаимосвязи групп процессов управления

Группа процессов инициации определяет и авторизует проект или фазу проекта. Под авторизацией понимается разрешение или указание начать работы по определенной плановой операции или пакету работ. В больших проектах инициация часто осуществляется вне рамок проекта путем разработки устава проекта – выпущенного инициатором проекта документа, который формально узаконивает существование проекта и наделяет менеджера проекта правом использовать ресурсы проекта для его реализации. В рамках процессов инициации формируются также требования к продукту проекта, методы приемки результата и общие подходы к управлению содержанием проекта.

Поскольку стандарт PMI описывает наиболее общие подходы к управлению проектами, в конкретном проекте не всегда легко понять, в чем же состоит суть инициации. Мы будем инициацию проекта понимать несколько иначе – как решение начать этап проекта, включая этап подготовки обоснования. В этом случае инициация проекта в целом или его этапа обеспечивается паспортом проекта – более простым документом, который готовится менеджером проекта и утверждается руководством или проектным комитетом.

Группа процессов планирования определяет и уточняет цели, обеспечивает разработку рабочих схем (планов), которые необходимы для достижения цели и результатов проекта. Данная группа процессов дает возможность уточнить содержание проекта, детализировать перечень ресурсов, необходимых для реализации проекта, составить расписание операций проекта, определить стоимость и сформировать бюджет, назначить персонал и подрядчиков, определить рисковые события и разработать защитные меры. Все это в итоге позволяет сформировать план управления проектом, на основе которого в дальнейшем будет осуществляться управление последним. В ходе реализации проекта по мере поступления новой информации может появиться необходимость пересмотра одного или нескольких процессов планирования и соответственно формирования нового плана проекта или его этапа.

Группа процессов исполнения состоит из процессов, используемых для осуществления работ, описанных в плане управления проектом. Эта группа процессов включает в себя координацию работы людей и ресурсов, выделенных на реализацию проекта, и обеспечивает их интеграцию и исполнение операций проекта. Поскольку в любом проекте наблюдаются те или иные отклонения от плана проекта, эти изменения в итоге могут привести к корректировке плана исполнения проекта.

Группа процессов анализа обеспечивает регулярную оценку исполнения проекта с целью обнаружения отклонения от плана проекта и проведения, в случае необходимости, корректирующих действий. Постоянный мониторинг проекта дает возможность команде вовремя обнаружить отклонения проекта от плана или возможные угрозы для его реализации и принять меры к ликвидации отклонений. В зависимости от того, какого рода отклонение обнаружено, будут предприниматься различные действия для его компенсации. Эти действия могут касаться как отдельных работ, так и всего плана проекта в целом. Например, если обнаружилось, что прогноз развития проекта пессимистичен, т. е. команда проекта не успевает завершить его к намеченному сроку, может потребоваться увеличение ресурсов, что приведет к увеличению стоимости проекта.

Группа процессов завершения формализует приемку продукта, услуги или результата проекта и подводит проект к правильному завершению. В эту группу входят процессы, которые необходимы для формального завершения всех операций, сохранения и накопления опыта реализации проекта, а также для использования его в других проектах, сбора и архивации полученных материалов.

Контрольные вопросы

1. Что такое структуризация инновационного проекта?

2. В чем смысл выделения этапов проекта?

3. Какие функции управления можно выделить в проекте?

4. В чем смысл структуризации проекта?

5. По каким параметрам проводится структуризация проекта?

6. Какие функции и подсистемы управления проектом можно выделить?

Глава 3 Подготовка обоснования проекта

3.1 Бизнес-процесс подготовки обоснования инновационного проекта

Работы, связанные с предварительной проработкой и решением задач подготовки к реализации проекта, как правило, объединяют в первый этап по проекту. Это этап подготовки обоснования проекта, или коммерческого предложения. Обоснование проекта может готовиться в разной форме в зависимости от назначения. Для инвестиционного проекта обоснование может быть в виде бизнес-плана или технико-экономического обоснования (ТЭО). В ответ на запрос заказчика обоснование может готовиться в виде технико-коммерческого предложения (ТКП).

Обоснование проекта – это документ, формально подтверждающий обоснованность проекта по срокам, затратам, работам. Обоснование проекта проводится с целью выбора путей реализации проекта и предназначено для определения подцелей проекта, выявления объема задач, выбора наиболее целесообразных методов и способов их решения, привлекаемых человеческих ресурсов и технических средств, сроков и условий финансирования. Подготовка обоснования как один из этапов проекта имеет ряд особенностей, поэтому целесообразно рассмотреть его отдельно.

При обосновании решений оперируют понятием «степень достижения цели», которую характеризуют определенным показателем. Почти всегда обоснование проекта проходит в условиях ограничения по ресурсам. На практике чаще всего приходится сравнивать альтернативы, различающиеся конечными результатами и затратами, вариантами реализации. Выбор приходится делать между стоимостью, качеством, сложностью реализации, выбором конкретных исполнителей, надежностью исполнения и т. п. Если требуется высокое качество, проект может оказаться дороже или потребуется привлечение дорогого подрядчика из-за отсутствия необходимого оборудования. Если на проект выделены минимальные ресурсы, проект может иметь больший срок реализации. В ряде случаев из-за отсутствия квалифицированного персонала выбор делается в пользу простого варианта исполнения. Поскольку проект, как правило, характеризуется несколькими различными по характеру показателями, выбор предпочтительного варианта может быть непростым. В самом деле, как определить, какой из вариантов лучше: тот, что несколько дороже, но является более приемлемым по срокам реализации, или, наоборот, тот, что несколько дешевле, но его срок реализации больше? Наиболее просто сделать выбор в пользу проекта, обеспечивающего, например, минимальный срок реализации, или же в пользу проекта с минимальным бюджетом. В ряде случаев выбор предпочтительного варианта производится интуитивно, на основе предшествующего опыта менеджера или сравнения проекта с аналогами.

Основные подходы к реализации проекта определяются в ходе предварительной проработки. Для проведения необходимых расчетов и подготовки документа может потребоваться привлечение экспертов с целью выявления наиболее важных операций проекта, их основных характеристик и показателей. Тем самым уточняются основные ограничения и допущения, являющиеся наиболее существенными в данном проекте.

Обоснование проекта может осуществляться как менеджером, внешним по отношению к проекту, так и менеджером проекта. При подготовке обоснования менеджером проекта существует опасность завышения объемов необходимых ресурсов и времени, что в свою очередь потребует защиты подготовленного обоснования перед независимыми экспертами (проектным комитетом). При подготовке обоснования внешним менеджером существует опасность недостаточно тщательной проработки проекта.

В управлении проектами принято все процессы управления представлять в виде модели «вход – метод преобразования в выходную информацию – выход». Под входом понимаются документы и документированная информация, являющиеся основанием для реализации процесса. Выход – это результат процесса, т. е. документы и документированная информация, являющиеся результатом процесса. Метод преобразования обеспечивает переработку входной информации в итоговый результат. В этом случае структура процесса подготовки обоснования будет следующей (табл. 3.1).

Для реализации процесса подготовки обоснования выделяют три подэтапа.

1. Подготовительный подэтап:

• уяснение задачи;

• анализ проблемы и «узких мест»;

• определение ресурсов для подготовки обоснования проекта;

• формирование цели проекта;

• назначение руководителя проекта;

• оформление паспорта работы.

Таблица 3.1

Входы и выходы процесса подготовки обоснования

2. Подэтап предварительной проработки:

• выбор способа выполнения работы;

• сбор исходных данных. Выяснение неясных или неизвестных моментов;

• подготовка описания продукта;

• описание критериев успеха;

• описание критериев поставки продукта проекта;

• разработка стратегического плана;

• определение вех проекта.

3. Подэтап подготовки обоснования:

• проведение маркетинговых исследований;

• формирование укрупненной ИСР;

• определение необходимых ресурсов;

• определение стоимости работ по обобщенным показателям;

• определение необходимого персонала;

• определение предварительного перечня подрядчиков;

• определение и анализ рисков проекта и разработка реагирования;

• проведение экономических расчетов;

• разработка укрупненного плана проекта;

• подготовка собственно обоснования;

• подготовка ответа заказчику.

Первый, подготовительный, подэтап – это формализация начала работы: назначение руководителя проекта подготовки обоснования (напомним: выделение этапа, в данном случае этапа подготовки обоснования, означает появление самостоятельного проекта), подписание паспорта проекта, уяснение задачи, назначение ресурсов на подготовку обоснования. Для подписания у вышестоящего руководства паспорта проекта необходимо понять цель проекта, определить, какими силами будет готовиться обоснование, запросить необходимые для этого ресурсы. Все это фиксируется в паспорте проекта, который после утверждения наделяет руководителя проекта правом расходовать выделенные ресурсы и привлекать необходимый персонал.

Второй подэтап посвящен сбору исходных данных и формированию ключевых параметров проекта. Разрабатываются весьма важные для любого проекта, особенно для инновационного, документы, формирующие концепцию реализации проекта, условия его завершения и приемки: описание продукта, стратегический план, критерии поставки (приемки) продукта проекта.

На третьем подэтапе осуществляется обработка полученной информации и подготовка собственно обоснования. В случае необходимости на этом подэтапе проводятся маркетинговые исследования. Осуществляется укрупненное планирование, позволяющее с приемлемой точностью определить крупные пакеты работ, необходимые для их реализации ресурсы, стоимость работ.

Подготовка обоснования является итерационным процессом. Может оказаться, что анализ рисков заставит отказаться от первоначально намеченного стратегического плана и приведет к необходимости разбиения проекта на этапы, поиска других ресурсов, выполнения дополнительных работ или же изменения результата проекта.

3.2 Инициация проекта или этапа

Процесс инициации может относиться как ко всему проекту в целом, так и к отдельным его этапам.[7] Для процесса подготовки обоснования проекта в понятие процесса инициации мы будем вкладывать следующий смысл: это поручение менеджеру начать подготовку обоснования. Сама инициация занимает относительно небольшой интервал времени, фактически связанный с оформлением документов, например паспорта проекта.

Паспорт проекта, подписанный руководителем организации, является формальным подтверждением инициации подготовки обоснования (или этапа проекта). В паспорте проекта подтверждается разрешение приступить к выполнению проекта, формулируется задание, определяются сроки работы, необходимые ресурсы (в том числе денежные), выделяемые менеджеру проекта. Пример паспорта проекта приведен ниже.

Таким образом, этап обоснования проекта – это этап, когда проект еще не начался и, возможно, даже еще не принято решение начать этот проект. Инициация этапа обоснования означает принятие решения по подготовке этого обоснования, т. е. по подготовке бизнес-плана, ТКП или ТЭО. На этапе реализации проекта инициация означает поручение приступить к реализации проекта. При наличии в проекте крупных этапов инициация может относиться к каждому из этих этапов. Это важно для того, чтобы команда проекта четко фиксировала момент начала проекта или его этапа и понимала, что предыдущий этап и основные работы предыдущего этапа завершены и начинается новый этап работы, для которого следует выполнить все те же шаги или процессы планирования, что выполнялись для предыдущего этапа.

Процесс инициации помогает отделить один проект (или его этап) от другого, формализовать начало работы, означает решение начать проект или следующий этап проекта. Уже это само по себе снижает риски, связанные с нечетким разграничением проектов, использованием ресурсов, отсутствием ответственности.

Поскольку порядок подготовки обоснования в части экономических расчетов хорошо описан во многих руководствах, сосредоточимся на чисто управленческих моментах, позволяющих существенно повысить качество обоснования и тем самым снизить риски ошибок.

Основные ошибки этапа подготовки обоснования связаны с неточностью определения ресурсов, необходимых для реализации проекта, просчетами в составе работ, нечеткостью формулирования целей проекта, недочетами в выборе варианта реализации проекта. Завышение требуемых ресурсов проекта ведет к их перерасходу или «тепличным» условиям работы команды проекта, занижение ресурсов не позволит выполнить проект с необходимым качеством. Нечеткость в выборе варианта реализации проекта (стратегического плана) может привести к несогласованной работе команды или же к реализации варианта, не устраивающего заказчика.

Обоснование должно содержать:

• краткий анализ проблемы, которую планируется решить с помощью реализации проекта, в том числе «узких мест» проекта;

• описание технологии решения проблемы;

• основные показатели, оценка которых в будущем подтвердит, что цель проекта достигнута;

• характеристику альтернативных способов достижения целей проекта с аргументацией преимуществ избранного способа.

При подготовке обоснования уточняются цели проекта, прорабатываются критерии поставки продукта проекта и описывается перечень работ, выполнение которых означает выполнение проекта. Важность последних двух параметров чрезвычайно велика, в частности, в инновационных проектах, характеризующихся высоким уровнем неопределенности результатов.

Для компенсации потерь, вызванных изначальной неточностью в определении объема работы, обычно выделяются специальные средства по статье «Непредвиденные расходы». Однако превышение фактических расходов над сметой бывает настолько велико, что объяснений по поводу невозможности все спланировать и предусмотреть оказывается недостаточно.

Процесс подготовки обоснования, использующий такие специфические понятия, как «описание продукта проекта», «стратегический план», «критерии приемки», призван уменьшить величину этой ошибки. Как отмечалось выше, сама технология управления является способом, обеспечивающим снижение вероятности ошибок, в том числе в определении размера ресурсов проекта.

Основные действия по подготовке обоснования проекта в рамках технологии управления проектами заключаются в следующем.

1. Формализация целей и продукта проекта:

• описание и задание количественных характеристик для целей и подцелей;

• описание продукта проекта;

• формирование критериев поставки проекта – перечня работ, выполнение которых означает завершение проекта;

• определение критериев успешности завершения проекта.

2. Разработка стратегического плана проекта:

• формирование основных подходов к реализации проекта;

• определение основных этапов реализации проекта.

3. Определение основных работ проекта:

• формирование ИСР двух уровней;

• разработка укрупненного расписания проекта;

• определение стоимости проекта.

4. Подготовка собственно обоснования.

Важность всех этих элементов чрезвычайно велика. Нечеткость или неодинаковое представление заказчика и исполнителя по поводу конечного результата или способа его достижения нередко приводит к конфликту.

Еще один важный элемент обеспечения качества обоснования проекта – разработка укрупненного плана. План проекта включает достаточно большое количество процессов, выполнение которых приводит к тому, что мы уточняем те или иные параметры проекта, и в итоге проект у нас становится детально описанным и структурированным. Несмотря на то что процессы планирования относятся к этапу подготовки к реализации, весьма полезно бывает выполнить эти же самые процессы планирования, по крайней мере значительную часть из них, на этапе обоснования проекта. Это позволит более точно готовить обоснование, поскольку проект становится детально структурированным. У разработчиков – команды, которая готовит обоснование, появляется возможность адекватно строить оценку будущего проекта, определять более точно стоимостные параметры и временные параметры.

Таким образом, при подготовке обоснования важно выполнить основные процессы планирования, сформировав ИСР двух уровней и расписание проекта. Процессы разработки плана проекта описаны ниже. Менеджер в каждом конкретном случае сможет применить упомянутые подходы для снижения степени риска в своем проекте.

3.3 Основные понятия этапа подготовки обоснования проекта

Понятие целей проекта

Важным процессом подготовки обоснования проекта является формализация целей проекта. Нечеткое понимание целей приводит к тому, что проект развивается не в том направлении, расходуются лишние средства, срываются сроки сдачи работы. Эти ошибки встречаются значительно чаще, чем принято думать. Конечно, когда идет речь о строительстве жилого дома, цель понятна. Но во многих инновационных, организационных, инвестиционных, маркетинговых, консалтинговых проектах цели бывают не столь ясны. Действия по формализации целей можно совершать при подготовке обоснования проекта или в начале фазы реализации проекта.

Для того чтобы избежать подобных ошибок, необходимо выполнить следующие действия:

• подготовить формализованное описание целей проекта;

• обеспечить мониторинг результатов вместе с функциональными лидерами проекта;

• осуществлять контроль и мониторинг прямых контактов с заказчиком;

• сформулировать основания для выполнения проекта (потребности, для удовлетворения которых проект предпринимается);

• описать результаты проекта – перечень результатов, достижение которых необходимо для завершения проекта;

• сформировать критерии приемки проекта – критерии, которые должны быть выполнены до приемки результатов поставки проекта;

• сформировать измеримые критерии успешности проекта – сроки, стоимость, качество и т. п.

В итоге должны быть сформированы цели проекта, служащие базой для последующих проектных решений, включая критерии успешности исполнения проекта. Этот документ служит основой для последующих проектных решений и единого понимания целей проекта его участниками.

Понятие продукта проекта

Продукт проекта – это тот результат, для достижения которого реализуется проект. Как ни странно, но во многих случаях этому важнейшему элементу уделяется совершенно недостаточное внимание. Заказчик и исполнитель имеют разные интересы в проекте и, как правило, видят его результат по-разному. Особенно это касается организационных проектов, в которых изначально описание продукта отсутствует или результат не очевиден.

Понятие продукта проекта является ключевым для формирования всех последующих управленческих решений. Описание продукта документирует характеристики продукции или услуг, для производства которых предназначен проект. Фактически описание продукта является прообразом ТЗ на проект.

Описание продукта должно включать в себя характеристику всех видов продукции и услуг, производимых проектной командой. Описание продукции должно делаться как можно детальнее и включать подробное определение количественных и качественных параметров. На основе описания продукта проекта будут проводиться декомпозиция работ и формирование ИСР.

В описание продукта должны входить только компоненты того, что должна создать проектная команда. В описание продукта не входят: график реализации, сроки, стоимость, персонал, работа с подрядчиками, контракты, риски.

Если проект состоит из нескольких этапов, каждый этап рассматривается как отдельный проект и для него описывается продукт этапа (проекта). Описание продукта всего проекта готовится на этапе подготовки обоснования проекта.

Нечеткость или неодинаковое представление заказчика и исполнителя по поводу конечного результата приводит к конфликту. Даже в строительном проекте, перед началом которого, казалось бы, должна быть утвержденная проектная документация, важно сформировать описание продукта, поскольку на практике из-за отсутствия этой документации представление о конечном результате у участников может принципиально различаться.

Яркая иллюстрация нечеткого описания продукта проекта приведена в рассказе Василия Шукшина «Танцующий Шива». Приведем отрывок из этого рассказа, опустив второстепенные детали.

«Плотники, семь человек, получили аванс (рубили сельмаг) и после работы пошли в чайную, как они говорят, посидеть. Пропустили рюмочки по три, заговорили о том, что все-таки их хотят надуть с этим прилавком. Дело в том, что когда они рядились в цене, то упустили из виду прилавок: надо его делать плотникам или это уже столярная работа? Упустили-то сельповские, заказчики, а плотники тогда промолчали (бригадир у них в этом деле дока). Теперь выяснилось, что сельповские хотят, чтобы плотники сделали и прилавок тоже, они, оказывается, имели это в виду, что это само собой разумеется и так далее и тому подобное. Но в договоре этот пункт не помечен, и плотники встали «на дыбошки»: прилавок – не наше дело! То есть они могут, конечно, его сделать, но за это – отдельная плата…

Все были согласны с бригадиром. …Они забыли один свой веселый разговор, когда они, семеро, сидя тут же, в чайной, толковали…

В общем, беседа приняла оживленный характер: сельповским здорово перепадало – за наглость и вероломство…

Тут в чайную пришел Аркаша Кебин, по прозвищу Танцующий Шива. Он сел за столик по соседству с плотниками, прислушался к их разговору и сказал громко: «Трепачи! Бедненькие – обманули их. Вас обманешь! Недоумеваете, почему прохиндеями назвал? Поясняю: полтора месяца назад вы, семеро хмырей, сидели тут же и радовались, что объегорили сельповских с договором: не вставили туда пункт о прилавке».

Ошибка сельповских очевидна: они должны были детально описать будущий продукт проекта: магазин, размеры такие-то, наличие крыльца, прилавка, ларей, полок, подсобок и пр., не полагаясь на то, что «все и так представляют себе, что такое магазин». В инновационных, маркетинговых, организационных проектах такая неопределенность результатов еще выше.

ПРИМЕР. Многопрофильная строительная компания «АВС-строй» занимается строительством домов, торгово-развлекательных центров, иных объектов. У компании есть собственное производство строительных материалов. Компания развивает бизнес в других регионах, вкладывая средства в деревообработку, в инновационные проекты. Руководство компании намерено существенно расширить сферу деятельности за счет перехода к производству инновационной продукции – пенобетонов нового типа. На существующих производственных мощностях планируется организовать производство пенобетона по новой технологии. В основе технологии лежит разработка российских специалистов. Новый тип пенобетона обладает определенными конкурентными преимуществами: меньшей стоимостью, лучшими эксплуатационными и потребительскими характеристиками. Для разрабатываемого бизнес-плана необходимо провести маркетинговое исследование рынка инновационной продукции.

Руководителю проекта поручено обеспечить проведение маркетингового исследования рынка пенобетонов. В рамках подготовки обоснования проекта он приступил к описанию продукта проекта. В проектах подобного типа крайне высок риск того, что заказчик и исполнитель совершенно по-разному будут представлять себе итоговый результат. Чтобы этого не произошло, руководитель проекта тщательно описал продукт проекта, т. е. представил содержание отчета о маркетинговом исследовании.

Продукт проекта в данном случае может иметь следующий вид.

Структура отчета о маркетинговом исследовании рынка

1. Современное состояние российского рынка пенобетонов.

1.1. Основные виды продукции, имеющиеся на рынке.

1.1.1. Анализ имеющихся на рынке видов пенобетона.

1.1.2. Анализ сильных и слабых сторон имеющихся пенобетонов.

1.1.3. Анализ имеющихся заменителей пенобетона.

1.1.4. Анализ сильных и слабых сторон имеющихся заменителей пенобетонов.

1.2. Анализ состояния и развития рынка пенобетона (и заменителей).

1.2.1. Анализ текущей и потенциальной емкости рынка пенобетонов (и заменителей) с учетом фактора сезонности.

1.2.2. Анализ степени монополизации рынка, конкурентная обстановка.

2. Ведущие мировые производители пенобетона на российском рынке.

3. Сравнительный анализ технических характеристик, качества и уровня цен импортной и российской продукции.

4. Субъекты рыночных отношений.

4.1. Сегментация российских производителей пенобетонов и их заменителей.

4.2. Оценка объемов производств.

4.3. Динамика производства.

4.4. Ведущие российские производители

4.4.1. Общие сведения о предприятиях.

4.4.2. Ассортимент выпускаемой продукции.

4.4.3. Основные характеристики продукции.

4.4.4. Оценка имеющихся мощностей.

4.4.5. Оценка объема производства.

4.4.6. Каналы сбыта продукции.

4.4.7. Текущие цены на продукцию.

4.5. Ведущие региональные производители.

4.5.1. Общие сведения о предприятиях.

4.5.2. Ассортимент выпускаемой продукции.

4.5.3. Основные характеристики продукции.

4.5.4. Оценка имеющихся мощностей.

4.5.5. Оценка объема производства.

4.5.6. Каналы сбыта продукции.

4.5.7. Текущие цены на продукцию.

5. Сравнительная характеристика российских и иностранных поставщиков пенобетона.

6. Сравнительный анализ технических характеристик качества и уровня цен имеющегося на рынке и инновационного (предлагаемого для продвижения) пенобетона.

7. Прогноз развития рынка пенобетона.

8. Рекомендации по продвижению инновационного продукта на российском и региональном рынках.

В итоге получилась универсальная структура отчета о маркетинговых исследованиях, которая в дальнейшем может стать типовой и использоваться для исследования различных видов продукции. Эта структура подходит для самых разных типов продукции и может служить шаблоном описания структуры маркетингового исследования.

Часто в начале подготовки обоснования проекта достаточно бывает подготовить краткое описание продукта проекта. Например, при подготовке обоснования проекта обустройства нефтегазоконденсатного месторождения руководитель проекта описал продукт проекта в следующем виде (цифры условные).

Продуктом настоящего проекта является сооружение пускового комплекса объектов добычи, сбора, подготовки и транспортировки природного газа и конденсата, позволяющих обеспечить поставку 3,1 млрд куб. м в год товарного газа в магистральные газопроводы единой системы газоснабжения и 890 т в год товарного конденсата. В состав объектов пускового комплекса (первой очереди строительства) входят:

• 16 км подъездных дорог к объектам обустройства;

• 6 кустовых площадок;

• 15 скважин;

• 18 км газосборных сетей;

• 26 км линий электропередач;

• установка комплексной подготовки газа в объеме объектов первой очереди;

• промбаза;

• объекты инфраструктуры;

• газопровод подключения;

• конденсатопровод подключения.

В процессе подготовки обоснования этого крупного проекта руководитель проекта уточнил и детализировал описание продукта проекта, которое использовалось в дальнейшем для разработки плана реализации проекта.

Еще один пример результата проекта внедрения в компании процессного управления руководитель проекта описал следующим образом.

Результаты проекта:

• выделенные и описанные бизнес-процессы;

• назначенные «владельцы» бизнес-процессов;

• разработанная система отчетности и показателей бизнес-процессов;

• разработанные стандарты процессов (документы, регламентирующие все стороны того или иного процесса);

• созданное хранилище стандартов процессов;

• разработанная система мотивации;

• разработанные механизмы постоянной актуализации и совершенствования процессов, регламентации новых процессов;

• разработанная инструкция о процессном управлении в компании;

• сотрудники прошли обучение работе с системой автоматизации workflow;

• оптимизированные приоритетные бизнес-процессы;

• разработанные положения о подразделениях и службах и должностные инструкции сотрудников.

Критерии успеха

Второй важный элемент обоснования проекта – критерии успеха. Их часто формулируют следующим образом:

• выполнение проекта в срок;

• соответствие заданному бюджету;

• выполнение работ с заданным качеством;

• соответствие результата техническому заданию.

При этом возникает ряд вопросов. Будет ли считаться успешным проект, выполненный с опозданием на один день? С превышением сметы на один рубль? Как измерить качество результата? Всегда ли ТЗ однозначно описывает результат?

Именно по причине нечеткости общепринятого толкования критериев успеха в управлении проектами необходимо их формулировать детальнее. В противном случае возможны сложности со сдачей работы заказчику. Таким образом, надо четко указать те условия, при выполнении которых проект считается завершенным успешно. Широко распространенные критерии «уложиться в срок и в рамки бюджета» во многих случаях не полностью характеризуют успех проекта. При этом в управлении проектами толкование термина «успех проекта» существенно отличается от принятого в других дисциплинах. Например, при реализации инвестиционного проекта успешным с точки зрения инвестора может считаться проект, в котором в заданный срок обеспечен выход на точку безубыточности. С позиций же руководителя проекта этот проект будет успешным, если в срок выполнены все работы и превышение бюджета было минимальным, поскольку он не мог влиять на выбор проекта. Связано это с тем, что завершение для команды проекта может наступить в момент окончания монтажа оборудования, а критерием приемки проекта будет считаться налаженное и протестированное оборудование или подготовленное к работе оборудование. То, как будет развиваться инвестиционный проект в дальнейшем, находится вне компетенции команды проекта, занимавшейся поставкой и наладкой оборудования (поскольку полномочия команды проекта в этот момент заканчиваются), а ответственность за дальнейшее перейдет к другим людям.

ПРИМЕР. Критерии успеха проекта внедрения системы управления ресурсами предприятий (Enterprises Resource Planning – ERP)

Проект считается:

• успешным и законченным, если через четыре месяца после получение всех результатов проекта его показатели будут соответствовать требуемым;

• успешным с дальнейшей доработкой и законченным, если будет реализован план мероприятий по достижению критериев успеха проекта и его показатели не будут соответствовать требуемым;

• неуспешным и законченным, если и после реализации плана мероприятий по достижению критериев успеха проекта его показатели не будут соответствовать требуемым.

Критерии приемки (поставки) продукта проекта

Критерий поставки продукта проекта – это критерии, в том числе требования к исполнению и существенные условия, которые должны быть выполнены до приемки результатов поставки проекта.[8] Критерий приемки или поставки продукта проекта означает выполнение работ, после завершения которых заказчик обязан принять работу. Момент измерения наступает в момент прекращения полномочий команды проекта. Перечень работ, выполнение которых будет означать завершение проекта, необходим для того, чтобы менеджер задумался о работах, которые на первый взгляд не очень заметны, но общий объем затрат и усилий на их выполнение может оказаться значительным. Это лучше всего проиллюстрировать на примере такого проекта, как «Переезд в новый офис».

Предположим, менеджеру поручили организовать переезд в новый офис на другом конце города. Обычно, когда просишь перечислить работы, все сразу вспоминают: перевезти и установить оборудование, наладить коммуникации и все. Когда же собственно переезд состоялся, вдруг всплывает куча работ, которые были спровоцированы переездом: оповестить партнеров и заказчиков о смене адреса, напечатать новые буклеты, визитные карточки, поменять данные на сайте, найти новую уборщицу или охрану, переоформить подписку и доставку корреспонденции, часть сотрудников может уволиться и им надо искать замену, решить вопросы с питанием сотрудников, парковкой машин и многое другое. Даже из этого простого примера видно, сколько незапланированных работ может появиться. Естественно, это существенно увеличивает сроки и стоимость проекта.

Таким образом, даже в простых проектах из-за недооценки такой характеристики, как критерии поставки, можно допустить значительную ошибку.

ПРИМЕР. Критерии поставки продукта проекта внедрения системы ERP

Главная цель проекта – работающее процессное управление, поэтому критерии поставки продукта проекта формулируются следующим образом:

• созданы 100 % стандартов процессов до уровня 1 человек/1 функция;

• не менее 80 % сотрудников знают, где находятся описания процессов и как ими пользоваться;

• не более 50 сообщений о нарушении последовательности действий;

• не менее 70 % внутренних клиентов считают, что процессное управление помогло улучшить работу;

• не менее 80 % сотрудников знают, кто их клиенты, для кого они являются поставщиками;

• не менее 80 % сотрудников знают, как зависит их оплата труда от показателей процессов;

• у не менее 80 % сотрудников фактические выплаты зависели от результатов процессов, от начала действия новой системы мотивации;

• оптимизированы 100 % приоритетных процессов или принято решение о начале отдельных проектов по их оптимизации;

• не менее 60 % стандартов процессов, претерпевших изменения в течение последних четырех месяцев, актуализированы;

• не менее 60 % новых процессов регламентированы по новой схеме;

• поставленная система автоматизации процессов не менее чем на 80 % соответствует техническому заданию;

• не менее 80 % сотрудников пользуются системой автоматизации;

• не менее 80 % сотрудников умеют работать с программой, автоматизирующей процессы;

• разработано 100 % положений о подразделениях и службах и должностных инструкций сотрудников.

Критерии поставки в ряде случаев позволяют не забыть о существенных работах и в то же время сформировать границы проекта, для того чтобы у команды проекта не было соблазна выполнить работы, не относящиеся к проекту.

ПРИМЕР. Команда менеджеров, профессиональных строителей, работавших в крупной компании, готовила обоснование проекта – строительство относительно небольшой ГРЭС для нужд компании. Цель работы – дать высшему руководству компании оценку возможных затрат для принятия предварительного решения о выборе данного или альтернативного варианта. Команда провела необходимые расчеты и определила примерную стоимость проекта. Когда же один из менеджеров задумался о результатах проекта и решил описать критерии поставки продукта, выяснилось, что были упущены многие работы, в результате стоимость проекта возросла почти на четверть.

Итак, мы видим, что приведенные критерии оценки успеха и поставки проекта являются совершенно конкретными и измеримыми. Их применение в итоге сводит к минимуму существующую обычно субъективность в определении показателей успешности и границ проекта. Это позволяет избежать разрастания проекта за рамки, заданные при его инициации.

Стратегический план

С началом инновационного проекта у менеджера возникает множество вопросов: с чего начать, какие шаги необходимо сделать, от чего застраховаться и т. п.? Естественно, многообразие проектов слишком велико, чтобы можно было дать точный и однозначный ответ.

Известно, что при планировании каждый менеджер создает свой вариант проекта, часто значительно отличающийся от других вариантов. Эти различия вызваны разным пониманием исходной задачи, наличием разного опыта и знаний у менеджеров, свойствами их характера. Особенно сильно различия проявляются при реализации инновационных проектов. Руководитель, поручая сотруднику задание подготовить предложение по выполнению работы, не может быть уверенным, что получит именно то, что ожидает, и в рамках задуманного подхода, поскольку арсенал методик и технологий, используемых профессионалами в процессе управления проектами, слишком широк.

Однако существует определенный набор инструментов, проверенных на практике, использование которых позволяет создать прочную основу нашего проекта. К таким инструментам относятся стратегический план и план по вехам. Стратегический план позволяет уменьшить разброс возможных действий менеджера, направить его по тому варианту, который задумывался.

В литературе и в стандарте PMI отсутствует однозначное толкование понятия стратегического плана. Будем понимать под стратегическим планом единственный выбранный руководителем проекта из нескольких вариантов набор действий, рычагов, ресурсов, последовательностей работ, однозначно определяющий способ, концепцию реализации проекта.

Стратегический план нельзя путать со стратегией компании или планом проекта. Стратегический план – документ, содержащий общие подходы к реализации проекта и перечень основных работ, которые будут выполнены при реализации проекта или программы. Внимание фокусируется на концепции достижения главной цели.

Наличие стратегического плана позволяет придерживаться «генеральной линии», заданной заказчиком или высшим руководством компании. Стратегический план появляется тогда, когда имеются варианты выполнения работы и из множества вариантов выбирается единственный. Если реализация проекта может осуществляться одним-единственным способом (этапы заданы, подрядчик всегда один и тот же, последовательность действий фиксированна, схема финансирования неизменна), то отсутствует и стратегический план. Кстати, в этом случае при реализации проекта в большей степени используются инструменты процессного управления. Например, если при ремонте оборудования последовательность действий не может меняться, то отсутствует и стратегический план.

При формировании стратегического плана прежде всего необходимо разработать укрупненную модель проекта, в рамках которой будут осуществляться последующая структуризация и планирование проекта. На этом шаге может возникнуть неясность, каким образом будут осуществлены этапы и как будут достигнуты вехи, которые декларируются в стратегическом плане проекта.

Вехи – основные значимые события проекта. Список вех, сведенный в таблицу, называется «план по вехам». Так же как и стратегический план, план по вехам является инструментом стратегического планирования. К моменту начала подготовки обоснования проекта, как правило, информации еще очень мало и она весьма противоречива, поэтому в рамках формирования стратегического плана с помощью плана по вехам делается попытка учесть существующие временные ограничения. Пример плана по вехам проекта внедрения процессного управления приведен в табл. 3.2.

План по вехам позволяет задавать временные рамки будущего плана проекта или его этапов. При этом изначально может быть неясна возможность реализации проекта в этих рамках. Уточнение будет производиться позже, при дальнейшей структуризации проекта.

Таблица 3.2

Пример плана по вехам

ПРИМЕР. План по вехам проекта обустройства нефтегазоконденсатного месторождения

В целях успешной реализации настоящего проекта, достижения критерия успеха – начала подачи товарного газа в систему магистральных трубопроводов не позднее 31 декабря 2010 г. – разработан план по вехам, определяющий сроки обязательных событий.

В данном случае такими вехами будут являться:

• работы по строительству и реконструкции подъездных автодорог обустройства необходимо начать 1 августа 2008 г.;

• работы по подготовке площадки к строительству – начать не позднее 1 декабря 2008 г.;

• работы по строительству (бурению) эксплуатационных скважин – не позднее 10 октября 2008 г. Строительство эксплуатационных скважин начать с разбуривания куста № 6;

• работа по расконсервации скважины Р-8 – завершить до 1 июля 2008 г. Газ этой скважины в режиме пробной эксплуатации будет использоваться как топливо для временной ПАЭС, предназначенной для энергоснабжения стройки;

• работы по обустройству скважин – окончание не позднее 1 марта 2010 г.;

• начало строительно-монтажных работ на площадке – не позднее 1 апреля 2009 г.;

• начало строительно-монтажных работ на площадке промбазы – по готовности строительной площадки, но не позднее 1 июля 2009 г.;

• завершение строительства и начало пусконаладочных работ на объектах промбазы – не позднее 1 июля 2010 г.;

• завершение строительства и начало пусконаладочных работ на объектах инфраструктуры – не позднее 1 июня 2010 г.;

• завершение строительства и начало пусконаладочных работ энергокомплекса – до 15 мая 2010 г.;

• завершение строительства и начало пусконаладочных работ на установке комплексной подготовки газа – не позднее 1 сентября 2010 г.;

• строительство газосборных сетей, строительство газопровода, конденсатопровода начать не позднее 1 ноября 2009 г. и с учетом гидравлических испытаний закончить не позднее 1 марта 2010 г.

План по вехам в дальнейшем используется для разработки расписания любого уровня детализации, вплоть до рабочих заданий исполнителям. Кроме того, грамотно выделенные вехи становятся контрольными точками проекта, с помощью которых менеджер может весьма эффективно контролировать выполнение основных, ключевых мероприятий на проекте.

Стратегический план является директивной основой для дальнейшего планирования проекта, подобно тому как для любой компании директивой является стратегия ее развития. Например, при выполнении какого-либо проекта выясняется, что слишком велики неопределенность и неточность имеющейся информации. В этом случае стратегический план может предусматривать проведение этапа предпроектных исследований, в рамках которых эти неопределенности и неточности будут сняты. Совершенно очевидно, что введение этапа предпроектных исследований меняет содержание, последовательность и стоимость выполняемых работ.

Стратегический план проекта, как и описание продукта проекта (будущего результата проекта, для достижения которого предназначен проект), удобно формировать в рамках этапа подготовки обоснования проекта. Это позволит более точно подготовить обоснование, учесть множество факторов, которые обычно пропускают на этапе подготовки обоснования.

Таким образом, стратегический план описывает концепцию реализации проекта, видение того, как проект должен реализовываться. В этот план не включаются элементы, которые в любом случае должны быть выполнены или порядок выполнения которых известен и задан заранее.

Стратегический план является инструментом планирования проекта или его этапа, обеспечивающим уменьшение исходного числа вариантов до единственного, в рамках которого будет осуществляться дальнейшая структуризация проекта.

При разработке стратегического плана в центре внимания находятся следующие элементы:

• способы решения задач проекта;

• последовательность действий при выполнении работ проекта (при наличии вариантов), например доставка оборудования заранее, до начала сезона дождей;

• выделяемые ресурсы и порядок их применения;

• количество и содержание этапов проекта в том случае, если их количество и последовательность не очевидны;

• подходы к определению стоимости в данном проекте (тем или иным способом);

• порядок оплаты (авансирование и т. п.);

• выполнение работ своими силами или с привлечением подрядчика;

• подходы к выбору подрядчика (если такие правила отсутствуют). Например, может быть задано, что подрядчика необходимо выбрать не любого, а только местного;

• требования к порядку отбора, форме работы персонала, в случае необходимости перечисляется основной персонал;

• ключевые события и даты, которые уже известны (дата начала проекта, известные контрактные даты по уже заключенным или разрабатываемым договорам, внутренние зафиксированные сроки отдельных этапов и т. д.);

• иные элементы, выбираемые до начала проекта.

Выбор того или иного элемента стратегического плана зависит от множества условий. Так, например, на выбор варианта действий могут оказать влияние уверенность в подрядчике или в квалификации своего персонала, наличие или отсутствие в данный момент необходимых ресурсов, временные рамки проекта, политика компании и многое другое. Например, при отсутствии достаточных ресурсов решение о продвижении на рынок технологии может приниматься не на основе тщательного изучения рынка, а на основе мнения эксперта.

Следует еще раз подчеркнуть, что действия, порядок которых задан техническими или технологическими ограничениями и которые являются определенными заранее, не относятся к стратегическому плану. Например, порядок работ – сначала строится фундамент дома, а затем стены – не относится к стратегическому плану, поскольку иной порядок выполнения работ невозможен. А вот решение о том, что сначала завозится и складируется оборудование, а затем в цехе для него готовится место, уже является элементом стратегического плана.

Понятие «стратегический план» очень часто путают со стратегией компании. Рассмотрим, что собой представляет стратегический план, на простом примере. Вспомним строчку из песни про журналистов: «Трое суток шагать, трое суток не спать ради нескольких строчек в газете…» Если считать, что подготовка материала (статья или всего «несколько строчек») является проектом (а все признаки проекта налицо), то к этой задаче можно применить элементы проектного подхода.

Совершенно ясно, что продуктом проекта будет статья (или строчки в газете), имеющая четкие характеристики: тема, объем и пр. В плане по вехам будет зафиксирована дата сдачи статьи. А вот с критериями поставки и успеха проекта уже не так просто. Большинство скажет: успех проекта заключается в публикации статьи в газете, и они будут правы с точки зрения общечеловеческой. А что касается критерия поставки, то с точки зрения управления проектами успех будет заключаться в ином. Команда проекта (в данном случае – журналисты) не принимает решения о публикации статьи, поскольку не имеет рычагов воздействия (власти). По этой причине критерий поставки (завершения проекта) заключается в следующем: статья сдана в срок и принята редактором. Будет она опубликована или нет – это уже вне компетенции команды.

Такое понимание критерия поставки позволяет команде четко очертить границы своей ответственности по проекту.

Поскольку в проекте подготовки статьи возможны варианты, стратегический план может иметь следующий вид.

Вариант 1. Сбор информации по телефону.

Вариант 2. Сбор информации при выезде на место.

Очевидно, что варианты различаются объемом работ, стоимостью. Выбор варианта зависит от множества факторов: желания получить актуальную информацию, наличия средств, важности темы и т. п.

Рассмотрим пример формирования элементов стратегического плана некоторого проекта на модельном проекте.

Директор компании поручил сотруднику закупить для компании расходные материалы и доставить заказчику итоговый отчет по завершенному проекту. Эта задача имеет признаки проекта, поскольку есть цель, которую необходимо достичь в течение заданного интервала времени, для реализации проекта выделяются определенные ресурсы.

Совершенно очевидно, что один и тот же заданный результат (закупить расходные материалы и доставить отчет) может быть достигнут разными способами. То есть могут быть сформированы различные варианты стратегического плана, например:

1) сначала закупить материалы, потом отвезти отчет;

2) сначала отвезти отчет заказчику, потом закупить расходные материалы;

3) сначала закупить расходные материалы, доставить их в офис, затем отвезти отчет.

Вариант 1 может быть выбран, например, в том случае, если количество материалов не очень велико, нет срочной необходимости их доставить в офис, а доставку отчета можно осуществить по пути, не делая большой крюк.

Вариант 2 реализуется в том случае, если отчет заказчику нужно доставить срочно.

Вариант 3 выбирается, если, например, придется покупать много расходных материалов или они нужны срочно.

Как видим, во всех этих случаях появляются дополнительные условия или подцели, влияющие на выбор варианта действий, т. е. варианта стратегического плана.

ПРИМЕР. Стратегический план проекта обустройства нефтегазоконденсатного месторождения (фрагмент)

Организацией всех строительных процессов занимается команда проекта, являющаяся обособленным структурным подразделением ЗАО «Ойл добыча».

Для осуществления строительно-монтажных работ на конкурсной основе определяются подрядные организации по направлениям деятельности:

• бурение каждого из кустов;

• строительство автодорог и мостов, отсыпка площадочных объектов;

• строительство газосборной сети и обустройство скважин;

• строительство объектов инфраструктуры;

• строительство энергокомплекса;

• строительство трубопроводов внешнего транспорта.

Приобретение основного технологического оборудования будет осуществлять команда проекта с привлечением сервисной компании-оператора, остальные материалы и оборудование приобретаются подрядной организацией самостоятельно.

Приведем еще один пример формирования стратегического плана. В этом проекте структура проекта принципиально определяется выбранным стратегическим планом.

ПРИМЕР. Иностранная компания – мировой лидер по производству электроники – обратилась в компанию М-С с просьбой организовать поиск и отбор инновационных технологий (проектов) российских разработчиков для возможного в них инвестирования. Компания сомневается в возможностях исполнителя по поиску проектов требуемого уровня, поэтому просит в качестве первого шага отобрать три-четыре проекта в области микроэлектроники.

В перспективе иностранная компания хочет организовать отбор проектов системно, намереваясь в случае первого успеха поручить компании М-С значительно больший объем работы.

Очевидно, что способов реализации данного проекта может быть несколько. Рассмотрим пример (вариант) формирования стратегического плана проекта, который позволит существенно уменьшить набор вариантов реализации проекта.

Поскольку заказчик сомневается в возможностях исполнителя, было принято решение отобрать на первом этапе проекты, которые прошли экспертизу различных форумов и конкурсов, или такие, которые в той или иной мере реализованы на российских предприятиях. В случае успеха первого этапа создать в компании М—С подразделение и возложить на него поиск и отбор необходимых проектов. Отбор проектов в дальнейшем проводить системно, в рамках разработанных бизнес-процессов.

Поскольку разработка бизнес-процессов является достаточно длительной процедурой, их разработку начать немедленно, не дожидаясь успеха первого этапа. В том случае, если после завершения первого этапа иностранная компания решит прекратить работу, разработку бизнес-процессов поиска и отбора технологий продолжить и в дальнейшем предложить услуги по поиску и отбору технологий другим крупнейшим компаниям.

Таким образом, стратегический план данного проекта может содержать следующие элементы, которыми итог может не исчерпываться.

1. Проект реализовать в два этапа. На первом этапе отобрать инновационные технологии (проекты), которые уже прошли экспертизу. На втором этапе разработать бизнес-процессы поиска, отбора, оценки проектов для создания в компании М-С эффективно работающего направления.

2. Отобрать для первого этапа 10 проектов из числа получивших призы и дипломы на выставках. Обоснование: ограничивается объем работы и задается единственный вариант отбора проектов.

3. Бизнес-процесс поиска и отбора проектов разрабатывать независимо от успеха или неуспеха первого этапа.

4. Предложить в дальнейшем услуги по поиску и отбору проектов другим компаниям – мировым технологическим лидерам. Обоснование: снижение рисков вследствие неуспеха первого этапа.

5. Финансирование работы осуществлять следующим образом: 50 % аванса за первый этап, затем выплата второй части по 10 % за каждый отобранный проект. Обоснование: определяется конкретный вариант финансирования.

Как видно из представленного варианта, он является далеко не единственным – можно предложить еще множество иных подходов. Выбранный вариант стратегического плана существенно сужает поле вариантов действий, имеющихся у менеджера, и задает единственный порядок действий. Важно отсеять те из них, которые в любом случае будут выполнены, например разработка плана проекта или наем единственного подрядчика, когда и так очевидно, что его придется нанимать.

3.4 Подготовка собственно обоснования проекта

После формирования стратегического плана, продукта проекта можно приступать к подготовке собственно обоснования проекта. Формат итогового документа может различаться в зависимости от поставленных целей. Главной целью обоснования корпоративных проектов является создание условий для выбора проектов по следующим критериям:

• степень экономической целесообразности выполнения проекта;

• вклад в создание нематериальных активов и финансовый результат организации;

• наличие инновационного потенциала;

• коммерциализация полученных результатов;

• возможность создания объектов интеллектуальной собственности;

• соответствие стратегическим целям организации и программе развития организации;

• другие неэкономические критерии (политические, социальные и пр.).

Эти критерии и определяют выбор структуры обоснования проекта, которое может готовиться в виде ТЭО, ТКП или бизнес-плана. Структура вариантов обоснования приведена ниже.

Структура бизнес-плана проекта

Бизнес-план представляет собой документ, который описывает аспекты будущего коммерческого предприятия, анализирует проблемы, с какими оно может столкнуться, а также устанавливает способы их решения. В этом документе вначале излагаются требования заказчика, далее приводятся предложения по выполнению работ проекта; приблизительно оцениваются трудоемкость работ по проекту и его стоимость. Окончательная стоимость работ может быть определена только после разработки ТЗ.

В структуру бизнес-плана проекта входят следующие элементы.

1. Титульный лист: название и адрес фирмы; имена и адреса учредителей; суть предлагаемого проекта; стоимость проекта.

2. Вводная часть. Основные положения и характеристики предлагаемого проекта:

– цель проекта;

– наименование продукта проекта;

– назначение продукта проекта;

– прогнозируемая рыночная цена.

3. Анализ положения дел в отрасли:

– текущая ситуация и тенденции ее развития;

– перспективы развития отрасли;

– характеристика предполагаемых потребителей;

– характеристика потенциальных конкурентов.

4. Существо предлагаемого проекта:

– выпускаемая продукция;

– выполняемые работы и услуги;

– необходимые помещения и оборудование;

– требуемый административный и производственный персонал;

– сведения о самом предпринимателе и его партнерах.

5. Производственный план:

– готовность производства;

– предполагаемые субподрядчики и партнеры;

– содержание технологического и производственного процессов;

– номенклатура и объем выпуска продукции;

– необходимые мощности;

– технологическая схема производства;

– схема производственных потоков;

– контроль качества;

– трудовые ресурсы;

– перечень применяемых материалов;

– поставщики сырья.

6. План маркетинга:

– предполагаемые цены на продукцию;

– возможные каналы сбыта;

– реклама продукции;

– прогноз новой продукции;

– целевые показатели.

7. Организационный план:

– форма собственности;

– сведения о партнерах (пайщиках);

– мера ответственности партнеров;

– состав руководящих органов;

– организационная структура фирмы;

– распределение обязанностей и функций;

– оплата труда.

8. Финансовый план:

– основные источники денежных средств;

– прогноз объема реализации;

– прогноз доходов и затрат;

– денежные поступления и платежи;

– баланс денежных потоков;

– баланс активов и пассивов;

– порядок использования доходов.

9. Стратегия финансирования:

– требуемые средства;

– вложенные средства;

– использование заемных средств;

– возврат заемных средств.

10. Оценка риска:

– слабые стороны предприятия;

– вероятность появления новых технологий;

– альтернативные стратегии;

– надежность партнеров и поставщиков;

– оценка риска и страхование.

11. Основные технико-экономические показатели проекта:

– объем производства в натуральных и стоимостных показателях;

– потребность в инвестициях;

– цена единицы продукта;

– себестоимость единицы продукта;

– расчетный период жизненного цикла продукта;

– чистый дисконтированный доход;

– внутренняя норма доходности;

– срок окупаемости.

12. Приложения: перечень основных документов.

Структура ТЭО проекта

ТЭО – документ, целью которого является обоснование необходимости выполнения проекта на основании совокупности технических и экономических показателей конечного продукта проекта, соответствующего требованиям заказчика.

Структура ТЭО включает следующие элементы.

1. Окружение и происхождение проекта:

– название компании и юридический адрес;

– отрасль и виды деятельности предприятия;

– направленность проекта (ориентирование на рынок сбыта или на сырьевую базу);

– ориентирование на внутренний рынок или на экспорт;

– политико-экономическая поддержка проекта.

2. Рынок сбыта и объем инвестиций:

– данные годового спроса национального хозяйства или региона;

– тенденции развития на рынке сбыта;

– производственная программа;

– абсолютная мощность инвестиций к объему общего рынка (доля в процентах).

3. Рынки материалов и других ресурсов:

– наличие сырья, вспомогательных и прочих материалов, а также комплектующих изделий, в частности наличие электричества, воды и т. д.;

– тенденции развития на рынке закупок (наличие, цены);

– конкретная потребность проекта в ресурсах, в том числе использование импортных поставок и наличие валюты для этих целей.

4. Местонахождение и размещение производства – оценка различных возможностей и описание места размещения с точки зрения:

– климатических условий;

– грунта (для строительства);

– загрязнения окружающей среды;

– удаленности от рынков сырья и других рынков закупок;

– наличия трудовых ресурсов в регионе;

– развитости транспорта и инфраструктуры в целом.

5. Техническое оснащение:

– выбор технологии производства;

– необходимое оборудование;

– необходимые инженерные работы;

– лицензии, патенты.

6. Обоснование правовой формы и организационной структуры предприятия.

7. Определение сметы общих расходов на подготовительный этап: организационные работы, планирование, регистрация.

8. Расчет потребности в трудовых ресурсах:

– численность основного и вспомогательного персонала, руководителей и специалистов.

9. План-график реализации проекта:

– перечень работ и календарный план проекта;

– длительность предпроизводственного периода (строительство, организация, регистрация);

– длительность периода запуска и освоения производства;

– расчетный период производства.

Количество и содержание пунктов могут быть изменены.

ТЭО проекта отличается от бизнес-плана следующим:

– обычно ТЭО пишется для проектов внедрения новых технологий, процессов и оборудования на уже существующем, работающем предприятии, поэтому анализ рынка, маркетинговая стратегия, описание компании и продукта, а также анализ рисков в нем часто отсутствуют;

– в ТЭО приводится информация о причинах выбора предлагаемых технологий и процессов и решений, принятых в проекте, результаты от их внедрения и экономические расчеты эффективности.

Структура ТКП проекта

1. Описание проблемы с учетом требований заказчика:

– предлагаемые методы и способы решения проблемы, их описание и преимущества;

– принятые технические решения с указанием этапности работ, примерной продолжительности и ожидаемых результатов;

– краткое техническое описание продукта проекта. Указываются требования по транспортировке и хранению продукта, срок службы и гарантийные обязательства. По желанию заказчика в состав предложения включается описание услуг по проектированию, монтажу, шефмонтажу, пусконаладке и сервисному обслуживанию результатов проекта.

2. Определение перечня работ и календарного плана проекта:

– перечень выполняемых работ;

– календарный план проекта;

– структурные схемы проекта;

– спецификация оборудования и материалов.

3. Обоснование финансовых затрат:

– оценка стоимости выполнения работ;

– структура цены – документ, описывающий количество и стоимость оборудования для реализации проекта, а также объем и стоимость предстоящих работ. В нем указывается общая стоимость предложения или отдельно стоимость каждой услуги;

– бюджет проекта.

4. Пояснительная записка:

– описание общих характеристик продукта проекта, которые демонстрируют, как будут выполнены требования, заявленные заказчиком;

– описание материалов, оборудования и комплектующих, выбранных для получения продукта проекта, и их основные эксплуатационные параметры;

– структурная схема – графический документ, который показывает структуру продукта проекта и взаимосвязь его отдельных элементов;

– планы, объясняющие применение или расположение продукта по отношению к другим объектам;

– порядок выполнения работы.

В компаниях, постоянно готовящих эти документы, следует выбрать вариант структуры обоснования, после чего на необходимом уровне описать технологию выполнения процессов, сформулировать нормативы для оценки стоимости работ, порядок выбора подрядчиков. В этом случае подготовленное обоснование будет иметь утвержденную структуру, а качество подготовки обоснования существенно меньше будет зависеть от квалификации сотрудника.

Контрольные вопросы

1. В чем смысл инициации проекта?

2. Какие подпроцессы можно выделить в процессе подготовки обоснования?

3. Какое значение для проекта имеют понятия продукта проекта и стратегического плана?

4. В чем отличие критериев успеха от критериев поставки проекта?

Глава 4 Разработка плана инновационного проекта

4.1 Бизнес-процесс разработки плана инновационного проекта

Одним из важнейших условий успешной реализации проекта является системная разработка плана проекта. Важно отметить, что после разбиения проекта на этапы разрабатывается план каждого этапа, а затем эти планы стыкуются. План управления проектом может состоять из нескольких вспомогательных планов, например плана управления расписанием, плана управления стоимостью, плана управления поставками, плана управления рисками и т. д. Состав и наполнение вспомогательных планов определяются спецификой проекта и потребностями команды проекта.

Как и при подготовке обоснования проекта, разработка плана проекта реализуется через процессы. При разработке плана проекта последовательно реализуются следующие процессы (рис. 4.1; приведена только часть процессов):

• планирование содержания;

• формирование ИСР;

• планирование ресурсов;

• определение взаимосвязей операций;

• определение длительности операций;

• оценка стоимости операций и разработка бюджета;

• разработка расписания;

• планирование взаимодействия (коммуникаций);

• назначение персонала;

• планирование рисков;

• планирование качества;

• планирование закупок проекта.

Рис. 4.1. Процессы планирования

Выполняя процессы планирования, получим в итоге план управления проектом. Этот план может состоять из вспомогательных планов[9] и других элементов.

• План управления содержанием проекта. Под содержанием проекта понимаются работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услуги или результат с указанными характеристиками или функциями. План управления содержанием включает в себя указания о том, как команда проекта будет определять, проверять, контролировать содержание проекта. В его состав включены процесс подготовки подробного описания содержания проекта, процесс подготовки ИСР, процесс, определяющий процедуру приемки результатов поставки проекта, процесс, контролирующий обработку запросов на изменения содержания проекта.

• План управления расписанием. Определяет, как будут осуществляться контроль над расписанием проекта и управление им.

• План управления стоимостью. Управление стоимостью заключается в воздействии на факторы, вызывающие отклонения по стоимости, и управление изменениями бюджета проекта.

• План управления качеством. Описывает, каким образом команда управления проектом будет обеспечивать политику организации в области качества, и содержит описание процессов контроля качества (технические аспекты), обеспечения качества (организационные аспекты) и улучшения качества.

• План обеспечения проекта персоналом. Содержит описание того, как и когда будут выполняться требования по обеспечению человеческими ресурсами. В плане обеспечения персоналом должны быть описаны следующие моменты: порядок набора персонала, временные рамки задействования персонала, порядок высвобождения ресурсов, план обучения персонала, система премирования и поощрения.

• План управления коммуникациями. Содержит требования к коммуникациям со стороны участников проекта, сведения о передаваемой информации (формат, содержание, степень детализации, условные обозначения), описание способов передачи информации, частота коммуникации.

• План управления рисками. Содержит определение подходов к управлению рисками, порядок идентификации рисков, их оценки, разработки реагирования, выделения ресурсов и т. п.

• План управления поставками. Содержит описание используемых видов контрактов, критериев оценки, порядка выбора поставщиков и управление ими, порядок координации графика поставок с расписанием проекта, определение гарантий выполнения контракта и т. п.

Прочие элементы плана проекта:

• перечень контрольных событий – важных моментов или событий проекта;

• календарь ресурсов – календарь, документирующий рабочие и нерабочие дни, даты, на которые данный ресурс может быть недоступным или незадействованным;

• базовый план расписания – утвержденный план с указанными временными фазами;

• базовый план по стоимости – распределенный по времени бюджет, по которому производятся сверка, мониторинг и контроль использования денежных средств проекта;

• базовый план по качеству – документ, в котором содержатся требования к качеству данного проекта;

• реестр (список) рисков – документ, в котором содержатся результаты идентификации рисков (список рисков, список источников рисков, признаки рисков).

Рассмотрим подробнее некоторые процессы планирования.

4.2 Формирование ИСР

Для решения общей задачи проекта и достижения его цели проект подразделяется (декомпозируется) на подзадачи, решаемые последовательно. Декомпозиция означает подразделение основных результатов проекта на отдельные, более управляемые, компоненты для того, чтобы:

• повысить точность стоимостных, временных и ресурсных оценок;

• определить порядок контроля исполнения;

• обеспечить четкую систему ответственности.

В результате декомпозиции формируется ИСР – ориентированная на результат структура операций проекта, определяющая общие цели проекта (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Иерархическая структура работ

Например, при строительстве дома можно выделить подзадачи: подготовка фундамента, возведение стен, крыши, отделочные работы, электропроводка, водоснабжение и канализация. В свою очередь подготовка фундамента подразделяется на задачи: рытье котлована, подсыпка песчаной подушки, укладка фундаментных блоков и т. д. Таким образом, формируется ИСР строительства дома. Понятно, что при строительстве другого аналогичного дома можно воспользоваться уже разработанной ИСР. Подобная ИСР является типовой и может использоваться неоднократно.

Декомпозиция основных результатов проекта на отдельные более детальные компоненты осуществляется до тех пор, пока этой детализации не оказывается достаточно для последующего управления проектом (планирования, контроля, анализа, управления).

При формировании ИСР используются следующие правила.

1. Каждый элемент ИСР обеспечивает достижение ощутимого результата.

2. Каждый элемент ИСР является результатом всех подчиненных элементов, перечисленных непосредственно под ним.

3. Декомпозиция результатов, начиная с верхнего уровня ИСР и заканчивая нижним, должна быть логически взаимоувязана. Каждый следующий уровень представляет собой следующую степень детализации операций проекта.

4. Результаты декомпозиции работ каждого уровня являются уникальными и отличаются от результатов других пакетов работ того же уровня.

5. Процесс разработки ИСР обеспечивает корректировку ИСР в случае изменения объема работ по проекту.

6. Все результаты в явном виде включаются в ИСР.

7. Для всех важных событий, связанных с отчетностью (например, ежемесячные отчеты, отчеты о проведении испытаний и т. д.), определяются соответствующие пакеты работ.

8. Все работы должны быть совместимы с организационной структурой и структурой затрат.

9. Результаты четко определяются, чтобы исключить дублирование объемов работ внутри элементов ИСР, в целом по организации или отдельными ответственными за выполнение работ.

10. Результаты должны иметь размер, достаточный для эффективного управления, но не настолько малый, чтобы сделать затраты на контроль чрезмерными.

Как правило, каждая команда предлагает свои шаги по реализации проекта. При этом нет гарантии, что не будут пропущены какие-либо важные моменты. Для избежания этого риска необходимо разработать так называемую типовую ИСР, т. е. такую, в которой для данного типа проекта основные работы (по крайней мере верхних уровней) являются одинаковыми. Подобная ИСР оказывается универсальной и может применяться для проектов разного типа. Помимо уменьшения риска ошибок при разработке ИСР типовая ИСР обеспечивает существенную экономию времени при тиражировании проекта.

Рассмотрим на примере декомпозицию целей и формирование ИСР нескольких проектов.

ПРИМЕР. Многопрофильная строительная компания «АВС-строй» намеревается начать производство инновационной продукции – пенобетонов нового типа. Руководителю проекта поручено структурировать проект, разбив его на этапы, и в дальнейшем разработать план реализации проекта.

Руководитель проекта выделил три подэтапа реализации проекта, как это было описано в гл. 2. Поскольку каждый подэтап является отдельным проектом, была сформирована ИСР каждого подэтапа. Каждая работа следующего уровня является детализацией работы верхнего уровня, и ей присвоен номер в иерархическом списке работ.

Подэтап 1. Исследование возможностей осуществления проекта Иерархическая структура работ первого подэтапа может иметь следующий вид.

1. Изучение ситуации.

1.1. Консультации с экспертами по поводу технической и технологической реализуемости проекта.

1.2. Изучение юридических аспектов (налоги, льготы), возможности государственной поддержки.

1.3. Изучение общих характеристик продукции, предварительная оценка объемов выпуска, анализ возможного расположения и т. п.

1.4. Изучение отношения местной администрации к проекту, наличие конфликтов интересов.

1.5. Анализ возможных налоговых льгот.

2. Определение предварительного перечня потенциальных участников проекта.

2.1. Формирование предварительного перечня потенциальных участников проекта с их краткой характеристикой.

2.2. Формирование таблицы предпочтений участников проекта.

2.3. Предварительные переговоры с потенциальными участниками.

2.4. Выбор участника проекта.

3. Подготовка ТЭО.

3.1. Анализ проблем проекта, преимуществ, сильных и слабых сторон проекта.

3.2. Выработка рекомендаций по формам работы.

3.3. Расчет экономических показателей.

3.4. Подготовка исходных данных для оценки инвестиционного проекта.

3.5. Подготовка ТЭО.

Результатом первого подэтапа является экспертная оценка возможности осуществления проекта: проблемы, преимущества, сильные и слабые стороны проекта, рекомендации по формам дальнейшей работы.

Подэтап 2. Подготовительные исследования

Иерархическая структура работ второго подэтапа может иметь следующий вид.

1. Выполнение поддерживающих исследований, направленных на уточнение технологических, технических и других вопросов.

1.1. Поиск возможных участников проекта, включая поставщиков комплектующих, формирование таблицы предпочтений.

1.2. Проведение предварительных переговоров с потенциальными участниками проекта.

1.3. Предварительный отбор потенциальных участников проекта.

Результатом второго подэтапа является подготовленное ТЭО.

Подэтап 3. Оценка осуществимости проекта

ИСР третьего подэтапа может иметь следующий вид.

1. Маркетинговый блок работ.

1.1. Проведение маркетинговых исследований.

1.2. Сравнение технико-экономических характеристик продукции с аналогами и заменителями.

1.3. Анализ материальных затрат (потребности, цены и условия поставки сырья, вспомогательных материалов и энергоносителей).

1.4. Анализ возможности сбыта, перспективной программы продаж и номенклатуры продукции.

1.5. Формирование ценовой политики.

1.6. Анализ конкурентной среды.

1.7. Анализ тенденций развития рынка продукции.

2. Финансовый блок работ.

2.1. Разработка финансовой схемы проекта.

2.2. Оценка рисков проекта.

2.3. Оценка эффективности проекта: подготовка исходных данных, выполнение предварительных расчетов, выявление «узких мест» проекта, анализ полученной информации, оценка эффективности инвестиций.

2.4. Разработка бизнес-плана.

3. Организационный блок работ.

3.1. Выбор технологий, разработка спецификации оборудования и условий его поставки.

3.2. Определение объемов строительства.

3.3. Разработка графика реализации проекта (сроки строительства, монтажа и наладки оборудования).

3.4. Анализ потребностей в кадрах (потребность, обеспеченность, условия оплаты, необходимость обучения).

3.5. Подготовка итогового отчета.

Результатом третьего подэтапа является бизнес-план проекта.

Подготовленное командой проекта обоснование получило на проектном комитете положительную оценку. Было принято решение приступить к реализации данного проекта.

Перед этой же командой была поставлена задача разработать план проекта создания нового производства пенобетонов. Команда проекта описала продукт проекта и подготовила ИСР.

ПРИМЕР. ИСР строительства завода по производству пенобетонов (см. рисунок).

1. Помещение.

1.1. Поиск.

1.2. Аренда.

1.3. Ремонт помещения.

Рис. Иерархическая структура работ проекта строительства завода

1.4. Подготовка к монтажу.

2. Оборудование.

2.1. Закупка оборудования.

2.2. Доставка оборудования.

2.3. Монтаж.

2.4. Пусконаладка.

3. Персонал.

3.1. Поиск персонала.

3.2. Наем персонала.

3.3. Обучение.

3.4. Расстановка по рабочим местам.

4. Юридическое обеспечение.

4.1. Регистрация юридического лица.

4.2. Получение разрешений.

4.3. Сертификация.

5. Снабжение.

5.1. Определение поставщиков.

5.2. Организация логистики.

5.3. Обеспечение хранения.

6. Сбыт.

6.1. Упаковка.

6.2. Организация поставок покупателям.

6.3. Обеспечение перевозок.

7. Инфраструктура и коммуникации.

7.1. Ремонт дорог.

7.2. Обеспечение энергоресурсами.

7.3. Водопровод и канализация.

7.4. Утилизация отходов.

Полученная ИСР оказывается универсальной, типовой. В самом деле, если возникает необходимость в создании ИСР, например, завода по производству стройматериалов, то эта же структура может использоваться и для такой задачи. Таким образом, получилась типовая ИСР, которая может использоваться для разнообразных задач, возможно, с небольшой корректировкой.

Типовая ИСР позволяет существенно сократить время на разработку документов и понизить требования к квалификации персонала проекта.

4.3 Планирование ресурсов. Определение последовательности (взаимосвязей) операций

При планировании ресурсов определяется общее количество ресурсов всех видов, которые необходимы для выполнения операций проекта. Планирование ресурсов зависит от политики назначения персонала, закупки материалов и оборудования, проведения подрядных торгов, принятых в исполняющей организации. Результатом является перечень типов и количества ресурсов, необходимых для выполнения всех элементов ИСР, а также календари ресурсов – промежутки времени, когда ресурсы могут быть использованы (пример – праздники, отпуск).

Ресурсы должны быть назначены на все виды работ проекта. Соответствие ресурсов конкретным работам удобно представить в виде табл. 4.1.

Таблица 4.1

Назначение ресурсов

Код работы в таблице – это номер работы в иерархическом списке работ.

Для назначения ресурсов необходимо иметь информацию о составе работ (операций) проекта, параметрах операций (объемы и характер работ и т. п.), наличии ресурсов. В результате процесса планирования ресурсов должно быть определено количество ресурсов каждого типа, задокументированы рабочие и нерабочие дни, в которые ресурс будет недоступен.

Определение последовательности (взаимосвязей) операций. Перечень работ и операций дает возможность определить и задокументировать технологические взаимосвязи между операциями проекта. Для этого необходимо описание продукта, поскольку его характеристики могут повлиять на последовательность операций (например, в зависимости от используемых технологий строительства здания в некоторых случаях крыша может сооружаться раньше стен). Командой проекта могут устанавливаться директивные взаимосвязи, отражающие организационные ограничения на порядок исполнения операций или опыт выполнения предыдущих проектов.

Для определения взаимосвязей операций используются различные диаграммы, например диаграммы «операции в узлах» (метод построения сетевых диаграмм, отображающий операции в вершинах-узлах, а взаимосвязи – в виде направленных дуг, соединяющих соответствующие вершины), диаграммы «операции на дугах» (метод построения сетевых диаграмм, отображающий операции на направленных дугах, а в узлах – события: начало, завершение операции). Результатом процесса является сетевая диаграмма проекта, т. е. схематическое отображение операций проекта и логических взаимосвязей между ними. Поскольку инструменты сетевого планирования хорошо описаны в многочисленных источниках, укажем в качестве примера лишь сетевую диаграмму проекта строительства завода по производству пенобетона (рис. 4.3).

При построении сетевых диаграмм необходимо соблюдать следующие правила.[10]

Правило 1. Сетевой график разворачивается слева направо.

Правило 2. Событие не может состояться, если не завершены все ведущие к нему работы.

Правило 3. Стрелки в сетевом графике обозначают отношения предшествования и следования. На рисунке стрелки могут пересекаться.

Правило 4. Каждая операция должна иметь собственный номер.

Правило 5. Номер последующей операции должен быть больше номера любой предшествующей операции.

Правило 6. Образование петель недопустимо (другими словами, не должно происходить зацикливания хода выполнения установленного набора операций).

Правило 7. Условные переходы от одной операции к другой не допускаются (имеется в виду определение последовательности хода выполнения операций условиями типа: «Если будет достигнут успех, сделайте то-то, если нет – ничего не предпринимайте»).

Правило 8. Один узел должен определять начало всего комплекса работ и один узел – завершение.

Рис. 4.3. Сетевая диаграмма завода по строительству пенобетона: 1 – регистрация юридического лица; 2 – риск помещения; 3 – наем персонала; 4 – аренда помещения; 5 – закупка и поставка оборудования; 6 – обучение персонала; 7 – ремонт помещения; 8 – монтаж оборудования

4.4 Определение длительности операций

Оценка длительностей операций или продолжительности работ – это оценка количества рабочих временных интервалов или продолжительности работ, необходимых для завершения отдельных операций. Для оценки длительности операций необходимо знать объемы работ на операциях, потребности операций в ресурсах и производительность ресурсов. Например, чтобы определить время, необходимое для выемки грунта под фундамент, необходимо знать объем работ (количество кубометров грунта), тип экскаватора (используемый ресурс) и производительность экскаватора (сколько кубометров грунта в час вынимает экскаватор). Оценка длительности операций постепенно уточняется по мере появления более достоверной информации.

Существуют различные способы оценки длительности операций. Следует иметь в виду, что ошибка в оценке длительности операций может привести к тяжелым для проекта последствиям – затягиванию сроков завершения проекта, превышению бюджета проекта, поэтому имеет смысл тщательно оценивать продолжительность каждой операции, проверяя по возможности оценку несколькими способами.

Среди многочисленных способов оценки длительности операций выделяются следующие: экспертные оценки, оценки по аналогам (при недостатке информации о проекте), нормативы, моделирование. Рассмотрим подробнее некоторые из них.

Экспертная оценка. Используется в тех случаях, когда на операцию воздействует множество факторов, которые трудно формализовать и учесть. При отсутствии каких-либо иных данных эта оценка может быть достаточно грубой и неточной вследствие того, что эксперт способен ошибаться. Если от точности этой оценки зависит качество результата проекта, ее необходимо перепроверить и продублировать для уменьшения негативных последствий.

Оценка по аналогам. Позволяет оценить длительность данной операции на основе сравнения с предыдущей аналогичной или похожей операцией. Этот метод часто используется и для оценки длительности всего проекта на ранних стадиях подготовки обоснования, когда детальная информация еще отсутствует, а появляется необходимость оценить, хотя бы грубо, длительность всего проекта.

Параметрическая оценка. Дает возможность оценить длительность операции путем умножения объема работы на производительность ресурса. Например, оценить продолжительность работы по выемке грунта можно, умножив объем грунта на длительность работы по выемке одного кубометра грунта.

Оценка по нормативам. Используется, когда условия выполнения операции близки к нормативным. Каждая компания может формировать свои нормативы выполнения работ, причем они не обязательно должны быть утвержденными. Составляется база данных по предыдущим проектам, из которой можно определить внутренний норматив для формирования оценки.

Моделирование. Применяется в тех случаях, когда никаким иным способом, кроме как создание (моделирование) условий выполнения операции и измерения продолжительности ее выполнения, сформировать оценку невозможно.

Оценки длительности операций сводятся в таблицу, пример которой приведен ниже. Так, в табл. 4.2 приведен перечень работ с номерами, с указанием метода оценки и плановой длительности работ в неделях (цифры условные).

Таблица 4.2

Перечень работ проекта

4.5 Оценка стоимости операций и разработка бюджета проекта

Оценка стоимости заключается в определении составляющих стоимостей операций проекта и оценке этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения. Используется информация о длительностях операций, объемах работ на операциях, стоимости ресурсов. Важную информацию дают условия контрактов, поскольку стоимость ресурсов может определяться контрактом. Стоимость проекта оценивается по аналогам (оценка сверху вниз) или путем оценки стоимостей операций и их суммированием (оценка снизу вверх). Необходимо оценить стоимость каждой работы и ресурса. Пример таблицы, устанавливающей связь между работой и стоимостью, приведен ниже (табл. 4.3).

Таблица 4.3

Оценка стоимости ресурсов

Разработка бюджета заключается в приложении оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам). Итогом является бюджет проекта – распределенная во времени стоимость проекта и его элементов.

ПРИМЕР. Разработка бюджета проекта разработки нефтегазоконденсатного месторождения (фрагмент, цифры условные)

Для разработки бюджета данного проекта была использована сметная документация, подготовленная ресурсно-базисным методом в ценах 1991 г., выполненная ОАО «НИИГазоценка», и экспертные оценки рыночной стоимости объектов-аналогов.

При пересчете сметной стоимости из базисных цен в текущие использован коэффициент пересчета 48 (рыночный коэффициент), рекомендованный к применению по региону во II квартале 2008 г.

Таблица

Бюджет проекта разработки нефтеконденсатного месторождения

4.6 Разработка расписания

Составление расписания исполнения проекта заключается в определении последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат исходя из наложенных ограничений и взаимосвязей. При составлении расписания могут использоваться моделирование, различные программы управления проектами, эвристические и математические методы.

Итогом процесса является расписание исполнения проекта, представленное в табличном виде или в одном из графических форматов:

• сетевая диаграмма с дополнительными датами;

• ленточная диаграмма (диаграмма Гантта), отображающая даты начала и завершения операций и их продолжительности;

• диаграмма контрольных событий, отображающая лишь даты ключевых событий;

• масштабированная сетевая диаграмма.

Разработка расписания является элементом создания подсистемы управления временем проекта. Задачи этой подсистемы заключаются также и в прогнозе времени завершения проекта. Наличие четкого прогноза позволяет отслеживать ход проекта, оценивать срок завершения проекта или этапа и корректировать на основе этого прогноза ход других работ проекта, например поставок оборудования.

На рис. 4.4, 4.5 приведен пример расписания прединвестиционного этапа проекта строительства завода по производству пенобетона. Следует иметь в виду, что расписание проекта – это не есть нечто застывшее, разработанное только один раз. По мере прогресса проекта может потребоваться корректировка расписания вследствие влияния неучтенных факторов или появления рисковых событий.

Рис. 4.4. Расписание прединвестиционного этапа проекта строительства завода по производству пенобетона. Подэтап 1

Рис. 4.5. Расписание прединвестиционного этапа проекта строительства завода по производству пенобетона. Подэтап 2

4.7 Планирование взаимодействия (коммуникаций)

Планирование взаимодействия (или управление коммуникациями в терминологии стандарта PMI) – это определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта. Управление коммуникациями проекта охватывает процессы сбора, распространения, хранения, получения информации и заключается в создании необходимых связей между участниками проекта, которые требуются для его успешного осуществления.

Взаимодействие может осуществляться на основе плана управления взаимодействием, который задает правила обмена информацией в проекте. Структура плана управления взаимодействием может быть следующей.

• Требования к коммуникациям со стороны участников проекта.

• Ответственный за передачу информации.

• Получатели данной информации.

• Сведения о передаваемой и распределяемой информации (формат, содержание, степень детализации, условные обозначения).

• Методы или технология, используемые для передачи информации.

• Частота коммуникации.

• Сроки и передача на вышестоящий уровень проблем, требующих решения на более высоком уровне.

• Условия корректировки плана управления коммуникациями по мере развития проекта.

Взаимодействие может быть организовано с использованием так называемой временной матрицы (табл. 4.4). В строках временной матрицы каждого сотрудника задаются работы, выполняемые ими совместно, и в соответствующей графе указывается дата этой работы. Временная матрица позволяет планировать свои ресурсы в течение всего года.

Комментарий к временной матрице

Общие правила. Организация любой работы сотрудника по проекту осуществляется в соответствии с технологией, принятой в компании. Одним из основных документов по учету и контролю выполняемых сотрудником работ по проекту является Временная матрица ответственности (далее – Временная матрица), которую ведет сотрудник – исполнитель этих работ. Временная матрица служит для контроля исполнения всех работ сотрудника в течение года, которые предусмотрены должностной инструкцией, планами работ и заданиями руководства компании.

Правила оформления и заполнения Временной матрицы:

• Получить в начале проекта у руководителя проекта бланк Временной матрицы.

• Заполнить Временную матрицу названиями и датами исполнения работ, утвердить ее у руководителя проекта/генерального директора компании.

• Хранить Временную матрицу на рабочем месте в специальной папке.

• Пополнять Временную матрицу по мере получения новых заданий по проекту.

Таблица 4.4

• По окончании какой-либо работы по проекту сотрудник зачеркивает во Временной матрице соответствующую дату.

• Зафиксировать появление новой работы в очередной строчке Временной матрицы с указанием в графе «Примечания» регистрационного номера работы или фамилии руководителя, назначившего ее выполнение.

• Отметить внеплановое прекращение работы в графе «Примечания» датой прекращения и фамилией руководителя, давшего указание.

• При переносе срока окончания работы сделать корректировку в соответствующей строчке Временной матрицы с указанием в графе «Примечания» фамилии руководителя, выдавшего санкцию на перенос.

ПРИМЕР. В компании ОАО «Востокпоставка» при реализации проекта был разработан план управления взаимодействием (система доведения информации до участников проекта), фрагмент которого приведен в таблице.

В проекте выделены четыре группы участников: заказчик, участники рабочей группы, руководители направлений и служб, сотрудники направлений и служб.

Таблица

Формат взаимодействия участников проекта (фрагмент)

4.8 Назначение персонала

При реализации проекта руководитель управляет людьми и назначением ресурсов. В общем случае в рамках проекта выполняется множество разнообразных работ, для чего требуются разные сотрудники, обладающие необходимым опытом и квалификацией. Ключевым ресурсом каждого проекта, от которого в значительной степени зависит успех проекта, является руководитель проекта. Задача руководителя проекта – сформировать команду и организовать с ее помощью реализацию проекта. При отборе руководителей проекта необходимо опираться на различные требования, диктуемые характером проекта и политикой управления в области персонала. На выбор руководителя проекта могут оказать влияние самые разные факторы: тип проекта, характер предметной области, к которым в том числе относятся способность к лидерству, требуемая скорость принятия решения, масштаб проекта, наличие факторов риска и т. п. Руководитель проекта должен обладать навыками общего менеджмента, к которым в том числе относится способность к лидерству, умение наладить взаимодействие в команде, настойчивость в достижении целей, умение разрешать конфликты в команде, мотивировать команду, добиваться результата и многое другое.

В литературе можно встретить следующие требования к качествам эффективного руководителя проекта.[11] Руководитель проекта должен:

• уметь производить перемены и поддерживать стабильность;

• обладать качествами лидера;

• поощрять отдельных людей, но делать упор на команду;

• уметь жонглировать несколькими мячами одновременно, но знать, какой мяч можно уронить в случае необходимости;

• уметь сохранять разум, объективность и нейтралитет;

• уметь разговаривать с начальником и подчиненным и быть хорошим собеседником для обоих;

• быть дотошным, настойчивым, эффективным и корректным;

• обладать системным подходом, широким кругозором, целостностью мышления;

• уметь мыслить комплексно;

• обладать силой воли и уметь «держать удар»;

• уметь при необходимости вмешиваться в проект, в остальных случаях оставаться наблюдателем;

• уметь создавать единую команду;

• быть предусмотрительным;

• уметь слышать все и ничему не удивляться;

• иметь возможность и желание посвящать большую часть своего времени планированию и контролю;

• видеть перспективу во время работы;

• уметь эффективно управлять временем;

• быть эффективным политиком;

• уметь управлять собой;

• демонстрировать оптимизм, исполнительность и энергичность;

• уметь проявлять осторожность в сложных ситуациях;

• уметь выказывать благосклонность к людям, но никогда не играть с ними;

• быть надежным, но независимым;

• уметь снисходительно относиться к людским глупостям и в то же время запоминать их;

• быть человеком, заслуживающим доверия, но недоверчивым.

Очевидно, что руководителей с набором таких качеств найти очень непросто. Отсутствие некоторых из перечисленных требований еще не означает, что руководитель проекта не способен эффективно управлять проектом. Тем не менее можно использовать приведенный перечень в качестве некоторого ориентира, к которому следует стремиться.

Интересно, что основные требования к руководителю проекта не так уж сильно меняются со временем. В связи с этим интересно сравнить приведенный выше перечень с выпиской из правил поведения руководящих работников General Electric 1930-х гг.

Рекомендуется всем начинающим руководителям проектов распечатать и читать ежедневно.

• Твоя задача – проводить общую техническую политику и решать ежедневно возникающие затруднения.

• Будь внимателен к критике и улучшающим предложениям, даже если они непосредственно тебе ничего не дают.

• Будь внимателен к чужому мнению, даже если оно неверно.

• Имей бесконечное терпение.

• Будь вежлив, никогда не раздражайся.

• Будь кратким.

• Не делай замечаний подчиненному в присутствии третьего лица.

• Будь справедлив, особенно в отношении с подчиненными.

• Всегда благодари подчиненного за хорошую работу.

• Никогда не делай сам того, что могут сделать твои подчиненные, за исключением тех случаев, когда это связано с опасностью для жизни.

• Выбор и обучение способного подчиненного всегда более благодарная задача, чем выполнение работы самому.

• Если то, что делают твои сотрудники, не расходится с твоим мнением, давай им максимальную свободу действий.

• Не спорь по мелочам.

• Не бойся, если твои подчиненные способнее тебя, а гордись такими подчиненными.

• Никогда не используй свою власть до тех пор, пока все остальные средства не использованы, но в последнем случае применяй ее в максимально возможной степени.

• Если твое распоряжение оказалось ошибочным – признай ошибку.

• Старайся во избежание недоразумений давать распоряжения в письменном виде.

Важнейшими задачами руководителя проекта являются формирование дееспособной команды и эффективное управление ее действиями. Есть правила, выполнение которых повысит вероятность создания эффективной команды, обладающей синергизмом – взаимным усилением возможностей членов команды. Вот перечень характеристик, присущих эффективным командам с положительным синергизмом:[12]

• У каждого члена команды есть чувство общей цели, каждый член команды готов работать над достижением целей проекта.

• Команда знает, у кого из ее членов какие способности и знания, и использует их для работы над проектом в соответствии с необходимостью. Команда с готовностью подчиняется тем, чьи знания и квалификация важны для выполнения непосредственной задачи, и признает их полномочия.

• К членам команды отношение равное и работают они на равных, что способствует достижению целей и поддерживает сплоченность и хорошее моральное состояние.

• Энергия команды направлена на решение проблем, а не на выяснение отношений и конкуренцию.

• Поощряются различные мнения и свободный обмен ими.

• Для того чтобы поощрить творчество и способность принимать риск на себя, ошибки рассматриваются как возможность научиться чему-либо, а не как повод для наказания.

• Члены команд лично для себя устанавливают высокие критерии работы и поощряют друг друга достигать цели проекта.

• Члены команды считают ее неотъемлемой частью себя и важным источником как профессионального, так и персонального роста.

Следует иметь в виду, что в каждом конкретном проекте могут быть отклонения от этих правил, обусловленные спецификой проекта.

Для того чтобы руководитель проекта был в состоянии управлять командой, необходимо наличие у него прав и полномочий по распоряжению финансовыми и человеческими ресурсами, выделенными на реализацию проекта. Выделение ресурсов в распоряжение руководителя проекта фиксируется паспортом проекта, подписанным руководством. Используя переданные ему ресурсы и полномочия, руководитель проекта может формировать команду и управлять ее действиями, применяя мотивационные и административные рычаги. Стиль управления должен соответствовать характеру проекта, составу и квалификации команды.

Конечно, хорошо, если руководитель проекта в определенной степени разбирается в предметной области проекта, но гораздо более важными компетенциями являются умение принимать управленческие решения, знание процедур управления проектами и умение применять их на практике, способность формировать команды и администрировать их деятельность. Для успешного использования рычагов управления руководитель проекта должен иметь возможность доступа к руководству компании или занимать достаточное высокое положение в организации, чтобы на равных общаться с руководителями функциональных подразделений.

При разработке плана проекта необходимо назначить персонал на все работы проекта с указанием степени занятости персонала на каждой работе.

При назначении персонала необходимо учесть следующее:

• предшествующий опыт аналогичной работы;

• личные интересы;

• личные качества (способность работать в команде);

• доступность в требуемое время.

Доступность персонала – важная проблема во многих проектах. Доводилось видеть, как в хорошо, казалось бы, спланированном проекте менеджер забывал обеспечить доступность сотрудника в нужное время. В итоге, когда возникала необходимость привлечения сотрудника к работам проекта, он оказывался занят в других работах или у него начинался отпуск и т. п. В этих случаях помогают различные способы визуального отображения графика занятости сотрудника.

При планировании персонала проекта нередко превалируют заблуждения, связанные с отличием условий реализации проектов в России от условий их реализации на Западе. Так, в литературе часто преувеличивается роль командообразования, предлагается строить команду проекта на основе матрицы распределения ролей, по Беллбину, и т. п. В реальном управлении руководитель проекта зачастую управляет командой, расположенной в различных географических точках, организациях. У него просто нет времени заниматься развитием команды, а персонал набирается по принципу наличия годного для конкретной работы сотрудника.

Тем не менее в отдельных случаях, связанных с управлением инновационными проектами, направленными на создание совершенно нового продукта, могут потребоваться специфические приемы управления персоналом проекта.

Руководители проектов формируют составы команд. Поскольку сотрудники, вовлеченные в проект, являются, как правило, сотрудниками функциональных подразделений и занимают соответствующие должности организационно-штатной структуры, возникает проблема двойного подчинения сотрудников: руководителю подразделения и руководителю проекта. Данная ситуация порождает неизбежные конфликты, которые наилучшим образом разрешаются путем закрепления задач, входящих в состав проекта, за руководителями функциональных подразделений или путем определения условий выделения специалистов на повременной основе. Состав команды определяется характером проекта и выполняемыми работами.

Пример команды проекта может быть следующий:

• руководитель проекта;

• инженер;

• административный руководитель;

• контролер проекта;

• бухгалтер проекта;

• руководитель службы материально-технического обеспечения;

• руководитель работ по проектированию;

• руководитель строительства;

• координатор работ по эксплуатации (промышленному производству);

• административный помощник;

• администратор проекта.

При формировании команды проекта особое внимание следует уделить четкой формулировке обязанностей каждого участника проекта, особенно руководителя проекта. В литературе встречается перечисление того, что должен делать руководитель проекта для обеспечения его успешной реализации. Вот далеко не полный перечень этих обязанностей:

• определение целей, задач и результатов проекта;

• разработка плана по подготовке и внедрению нового проекта, определение контрольных точек;

• определение состава работ, необходимых для проработки и внедрения проекта;

• оценка продолжительности работ;

• определение количества времени, необходимого для осуществления проекта;

• определение количества ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта, и оценка их стоимости;

• оценка стоимости и определение бюджета проекта;

• выбор команды проекта;

• определение профессиональных навыков, необходимых участникам команды проекта;

• определение ответственных лиц, которые будут участвовать в процессах проработки и внедрения проекта;

• организация взаимодействия между участниками команды проекта;

• определение премии команды проекта или подготовка предложений о премировании;

• организация собраний команды проекта;

• участие в разработке детального плана проекта;

• контроль подготовки необходимой документации для внедрения нового проекта;

• обеспечение своевременного сбора, накопления, распространения, хранения и последующего использования информации проекта;

• координация представления нужной информации в обусловленные сроки всем участникам проекта;

• контроль мероприятий по проработке и внедрению процессов проектного управления;

• контроль соблюдения сроков проекта;

• контроль бюджета проекта;

• мониторинг отклонений от плана, корректировка плана и согласование изменений со всеми участниками проекта;

• анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом;

• принятие решений по использованию выделенных финансовых, человеческих и материальных ресурсов.

Естественно, в конкретном проекте на руководителя проекта возлагается лишь часть этих обязанностей.

ПРИМЕР. При разработке регламентов управления проектами ОАО «Металлургический комбинат» были сформулированы обязанности участников проекта, приведенные ниже.

Основные обязанности руководителя проекта металлургического комбината

• актуализация стоимости проекта по мере выхода проектно-сметной документации и заключения контрактов, контроль бюджета проекта, уточнение прогноза стоимости проекта до его окончания;

• координация материально-технического обеспечения реализуемого проекта, участие в разработке ТЗ на поставку оборудования, регулирование отношений между предприятием и поставщиками, контроль контрактов;

• координация и контроль сроков строительно-монтажных работ. Регулирование отношений между предприятием и подрядчиками, контроль контрактов;

• защита перед инвестиционным комитетом комбината месячных заявок на финансирование проекта и планов освоения;

• контроль за графиками финансирования, отнесением затрат в соответствии со структурным планом проекта, сроками и качеством реализации проекта. Составление ежемесячных отчетов о ходе реализации проекта;

• проведение регулярных совещаний рабочей группы по проекту, постановка задач членам рабочей группы, координация их деятельности и контроль исполнения поручений;

• своевременное вынесение на утверждение инвестиционным комитетом комбината прогнозируемых изменений в содержании, стоимости, сроках реализации и целях проекта;

• обеспечение надлежащего делопроизводства по проекту;

• защита отчетов по реализации и завершению ключевых этапов (вех) проекта перед руководством и инвестиционным комитетом комбината.

Формирование рабочей группы (команды проекта) комбината

Рабочая группа является организационной формой, инструментом управления проектом, который осуществляет координацию и реализацию инвестиционных проектов.

Рабочая группа формируется руководителем проекта.

Руководитель проекта формирует персональный состав рабочей группы, который согласовывается с непосредственными руководителями функциональных подразделений привлекаемых работников.

В состав рабочей группы входят:

• руководитель проекта (руководитель рабочей группы);

• финансовый контролер проекта;

• секретарь проекта;

• ответственный за проектирование;

• ответственный за технические (технологические) аспекты проекта;

• ответственный за строительство;

• ответственный за снабжение.

Конкретный состав рабочей группы, т. е. наличие в ее составе всех перечисленных в данном пункте членов или их части, определяется руководителем проекта в зависимости от каждого конкретного проекта.

В состав рабочей группы могут входить специалисты других функциональных подразделений предприятия в зависимости от характера и сложности проекта.

Одним из основных требований к членам рабочей группы является возможность уделять достаточное время управлению проектом. При включении конкретного сотрудника в состав рабочей группы и определении его занятости в проекте (постоянной или частичной) должны приниматься во внимание его квалификация и опыт, а также сложность проекта.

Руководитель проекта имеет право включать в рабочую группу работников структурных подразделений комбината (по согласованию с непосредственными руководителями привлекаемых работников).

После согласования с руководителями функциональных подразделений персонального состава рабочей группы руководитель проекта готовит и утверждает у управляющего директора приказ о формировании рабочей группы для реализации проекта.

Основные обязанности членов рабочей группы

Финансовый контролер проекта:

• обеспечение финансирования проектов из соответствующих источников финансирования;

• обеспечение включения финансового плана проекта в ежемесячный финансовый план;

• ведение общего календарного (сетевого) графика реализации проекта;

• формирование плана освоения;

• составление ежемесячной заявки на финансирование проекта согласно утвержденному финансовому плану проекта;

• составление и контроль исполнения общего плана финансирования проекта;

• осуществление мониторинга исполнения целей, бюджета проекта, структурного плана проекта и календарного графика реализации проекта;

• контроль и визирование всех контрактов по проекту;

• подготовка отчетов по реализации проекта (освоение, финансирование, достижение запланированных значений ключевых показателей эффективности проекта);

• подготовка статуса – отчета о состоянии контрактов по проектам на основании представленных членами рабочей группы данных;

• представление подготовленных отчетов.

Ответственный за технические (технологические) аспекты проекта:

• контроль качества выполнения запланированных технических и технологических аспектов проекта;

• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).

Ответственный за строительство:

• своевременное обеспечение подрядных организаций проектно-сметной документацией;

• организация и осуществление строительно-монтажных работ в соответствии с утвержденным календарным графиком реализации проекта и проектно-сметной документацией;

• актуализация графика и стоимости строительно-монтажных работ по мере заключения контрактов;

• контроль качества выполнения строительно-монтажных работ по проекту;

• представление данных для формирования плана финансирования и освоения строительно-монтажных работ;

• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).

Ответственный за снабжение:

• координация деятельности поставщиков по проекту, органов таможенного контроля;

• участие в проведении процедур закупок товарно-материальных ценностей и оборудования по проекту;

• контроль за своевременной и качественной поставкой оборудования, товарно-материальных ценностей в соответствии со спецификациями проекта;

• контроль за соблюдением складирования оборудования и материалов с целью их корректного отнесения на проект, исключения их порчи и разукомплектования на складах;

• актуализация календарных планов поставок оборудования и товарно-материальных ценностей, а также актуализация их стоимости по мере заключения контрактов;

• формирование ежемесячных планов финансирования оплаты оборудования и товарно-материальных ценностей;

• планирование финансирования по оплате таможенных пошлин и НДС по заключенным импортным контрактам;

• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).

Секретарь проекта:

• ведение делопроизводства по проекту, в том числе сбор и хранение всей необходимой информации, включая все версии структурных планов проектов, календарные графики реализации проекта, расчеты – обоснования целесообразности и экономической эффективности, протоколы совещаний рабочей группы, приказы и распоряжения, копии контрактов, отчеты о ходе реализации проекта;

• ведение реестра изменений в проекте, принятых в ходе реализации проекта;

• созыв заседаний рабочей группы, а также подготовка материалов к заседанию;

• ведение протоколов заседаний рабочей группы;

• ведение архива проекта;

• выполнение иных функций по делопроизводству и поручений руководителя проекта.

Вопросы, подлежащие обязательному рассмотрению рабочей группой:

• выполнение решений предыдущих совещаний рабочей группы;

• выполнение календарного графика реализации проекта;

• финансирование инвестиционного проекта;

• утверждение отчетов по проекту за предыдущий период;

• утверждение планов по графику реализации, бюджету освоения и финансирования на планируемый месяц/год;

• корректировка плановых графиков реализации проекта и бюджетов освоения и финансирования проекта в течение текущего месяца;

• обсуждение необходимости внесения корректировок в проект;

• обсуждение и принятие решений по возможным рискам, связанным с успешным осуществлением проекта.

Утвержденные решения рабочей группы оформляются протоколами и являются обязательными для исполнения всеми работниками комбината, упомянутыми в протоколе.

Как видим, состав команды проекта, обязанности участников прописаны достаточно подробно. Важной проблемой будет добиться безусловного выполнения разработанных правил и инструкций. В крупной компании основные виды деятельности, как правило, регламентированы, что облегчает использование новых документов, регулирующих управление проектами.

4.9 Планирование поставок проекта

Планирование поставок проекта включает в себя процессы покупки необходимых продуктов, услуг или результатов, которые производятся вне рамок исполняющей организации. Планирование поставок подразумевает определение того, что надо поставить, кто это может сделать, и администрирование контрактов, т. е. управление контрактом и взаимоотношениями между покупателем и продавцом. Процессы управления поставками включают в себя работу с юридическими документами и организацию работы с поставщиком продукта или услуги. Заключение контракта на поставку продукта или оказание услуг является одним из способов распределения ответственности и снижения рисков. Однако такое распределение приводит к появлению новых рисков. Так, передача какой-либо работы специализированной организации из-за отсутствия в компании квалифицированных исполнителей снижает риск некачественной работы, но ведет к появлению новых рисков, например риска срыва сроков из-за загрузки исполнителя другими работами.

В рамках этого процесса осуществляются подготовка тендерной документации, поиск возможных исполнителей (если это предусмотрено стратегическим планом), выбор подрядчиков, планирование работ с контрактами.

Ниже приведен фрагмент положения, регулирующего работу с контрактами на предприятии «Химкомбинат».

ПРИМЕР. Положение по заключению контрактов ОАО «Химкомбинат» (фрагмент)

Единым центром ответственности за заключение контрактов в рамках инвестиционного проекта являются руководитель проекта и рабочая группа. Учет всех заключенных контрактов и контроль за исполнением финансовых обязательств по контрактам осуществляет финансовый контролер проекта.

Выбор поставщиков оборудования и технологий

Председатель комиссии по выбору поставщиков оборудования и технологий направляет запросы в ООО «ТД АВС», коммерческое управление и техническое управление комбината о представлении предложений по включению поставщиков в список участников отбора.

После получения предложений комиссия по выбору поставщиков оборудования и технологий формирует и утверждает итоговый список участников отбора.

Комиссия также формирует программу проведения отбора поставщиков. Программа содержит календарный план мероприятий по проведению отбора с указанием ответственных исполнителей от комиссии.

Программа проведения отбора включает следующие этапы:

• направление участникам приглашений к участию в отборе ТЗ;

• получение от участников заявок, подтверждающих их участие в отборе;

• получение от участников отбора ТКП и составление предварительного конкурентного листа;

• организацию и проведение переговоров по рассмотрению технических аспектов представленных участниками ТКП;

• получение от участников отбора скорректированных ТКП и корректировку конкурентного листа;

• проведение окончательных переговоров по рассмотрению ТКП;

• определение схем поставки и вариантов финансирования;

• оценку представленных окончательных ТКП и принятие решения по выбору победителя отбора.

Проведение отбора поставщиков осуществляется в соответствии с программой проведения отбора поставщиков.

Заключение контракта с победителем отбора производится в соответствии с Положением о порядке заключения гражданско-правовых договоров в ОАО «Химкомбинат».

Требования к контрактам

В цену контракта необходимо включать оплату дополнительных расходов, связанных с обеспечением выполнения условий контракта и неотделимых от него, таких как: командировочные расходы подрядчика; расходы на транспортировку оборудования; транспортировку и монтаж специального оборудования (кранов и т. д.); расходы на таможенную очистку (в случае поставок импортного оборудования или услуг); шефмонтажные и пусконаладочные работы; расходы на оплату авторского надзора в связи с возложением на генподрядчика дополнительных функций; другие затраты, учитывающие конкретные условия и специфику строительства объекта, не предусмотренные сметными нормами и ценами.

В контракте не должно быть условий, допускающих оплату по предъявлению фактических затрат: все дополнительные затраты необходимо предварительно на этапе их возникновения согласовать с заказчиком.

В контракте должны быть указаны сроки исполнения контракта, обозначены ключевые вехи проекта (контрольные события), а также предусмотрено применение штрафных санкций в случае нарушения поставщиком/подрядчиком сроков контрольных событий и контракта в целом.

Условиями контракта закрепляется ответственность поставщика/подрядчика за достижение прописанных в техническом задании параметров. Набор параметров и величина штрафа в случае отклонения от заданной величины параметра определяется исходя из степени влияния данного параметра на достижение экономического эффекта от реализации контракта.

В условиях контракта необходимо предусмотреть разделение ответственности между заказчиком и подрядчиком и включить в контракт обязанность подрядчика застраховать основные риски, связанные с исполнением контракта и поставками оборудования.

Любые изменения контрактных условий (предмет и цена контракта, сроки, гарантии и т. д.) закрепляются дополнительными соглашениями, являющимися неотъемлемой частью контракта. Все изменения в контрактной документации регистрируются и визируются финансовым контролером.

В контракте должны быть предусмотрены обязательства поставщика/подрядчика по представлению необходимой отчетности, которая обеспечивает возможность эффективного контроля и управления контрактом.

В условиях контракта следует предусмотреть процедуры рассмотрения контрактных споров, возможность и условия прекращения контракта в случае неудовлетворительного исполнения контракта по качеству, срокам исполнения работ или в случае недостижения прописанных в ТЗ параметров.

Дополнительные требования, предъявляемые к контрактам на проектно-изыскательские работы:

– штрафные санкции за срыв сроков выдачи документации, ответственность контрагентов за ошибки проектирования и внесенные в проект изменения, повлекшие удорожание проекта;

– при разработке проектной документации ответственный за проектирование должен контролировать адекватность отражения цен на оборудование и товарно-материальные ценности (ТМЦ) в проектно-сметной документации;

– для обеспечения эффективного взаимодействия между различными проектными организациями в рамках одного проекта рекомендуется определение генподрядчика на проектирование.

Дополнительные требования к контрактам на строительно-монтажные работы (СМР):

– при заключении контрактов на СМР ответственный за строительство и ответственный за снабжение должны определить целесообразность включения в контракт поставок основных строительных материалов и оборудования подрядчиком;

– закупка ТМЦ для проекта через подрядчика в обязательном порядке согласовывается с руководителем проекта.

4.10 Планирование рисков проекта

Под планированием рисков проекта будем понимать часть процесса планирования, связанную с процедурами определения перечня возможных рисков, их оценки и разработки мер противодействия, т. е. реагирования. На этапе разработки плана проекта необходимо выполнить действия, заданные следующими процессами (рис. 4.6):

• идентификацией рисков;

• оценкой рисков;

• разработкой реагирования.

Под идентификацией рисков будем понимать определение перечня рисковых событий. Риски проекта существенно зависят от продукта проекта, сроков, стоимости и т. п., поэтому на входе процесса идентификации рисков должны быть заданы значения этих величин. Зависимость перечня рисков от предметной области проекта задается описанием продукта проекта. Сжатые сроки существенно повышают риски проекта – вспомним проект «Перевод», в котором по мере сокращения сроков проекта риски возрастали многократно. Недостаток средств может привести к тому, что не удастся нанять специалистов нужной квалификации и проект будет подвержен риску недостаточной компетенции персонала. На выходе процесса идентификации рисков получаем признаки рисков, источники рисков, потенциальные события рисков. Признаки рисков – это косвенные проявления рисковых событий, которые могут быть обнаружены по каким-либо признакам. Источники рисков, как следует из названия, это места возникновения рисковых событий. Определение потенциальных событий рисков дано выше.

Рассмотрим, что такое признаки рисков, на примере. Инновационная компания получила заказ от министерства сельского хозяйства разработать счетчик молока для фермерских хозяйств, используя конверсионные разработки. Специалисты-оборонщики спроектировали такой счетчик и передали его на завод для изготовления опытного образца. Счетчик молока необходимо было подготовить к конкретному сроку для представления на выставку конверсионной продукции. В какой-то момент во время телефонного разговора с представителем завода менеджер компании идентифицировал признак риска: представитель завода, обычно малоразговорчивый, вдруг стал необычайно говорливым. У менеджера проекта появилось ощущение тревоги, и он срочно поехал на завод. Так и оказалось: представитель завода решил самостоятельно сварить две детали из нержавеющей стали, не зная о том, что варить надо было в аргонной среде. Естественно, детали были испорчены. А не сообщал он о происшествии потому, что оттягивал неприятный момент объяснения. Поскольку рисковое событие было обнаружено своевременно, удалось изготовить новые детали и представить счетчик на выставку.

Рис. 4.6. Планирование рисков

Источники рисковых событий позволяют идентифицировать сами потенциальные события рисков по месту их возникновения, подобно тому как электрическая розетка является источником потенциального события риска – поражения током.

Руководитель проекта должен уметь выявлять источники рисков и связывать с ними рисковые события. Для этого необходимы опыт, интуиция менеджера, однако имеются и специальные процедуры, позволяющие придать процессу выявления рисков более системный характер.

Идентификация рисков проекта

При идентификации рисков, для того чтобы частично компенсировать возможный недостаток опыта менеджера в сфере управления рисками, используется подсказка в виде различных контрольных форм (списков) источников риска. Эти контрольные списки представляют собой некий формализованный перечень возможных рисков и их источников.[13] А вот оценка степени опасности и выбор методов (способов) реагирования или предотвращения рисков в большинстве случаев основаны на опыте менеджера. Примеры контрольных форм представлены ниже.

При использовании контрольных форм менеджер сравнивает ситуацию в своем проекте с контрольной формой. Руководитель проекта, разрабатывая перечень возможных рисков проекта, не должен абстрактно описывать риски. Рассмотрим некоторые источники рисков (рис. 4.7). Заказчик может быть источником различных рисков. Например, это могут быть изменение требований, отказ от продолжения работы, сбои в финансировании и т. п. На самых ранних стадиях проекта (при бизнес-планировании) этого перечня, возможно, было бы и достаточно. Однако при разработке плана проекта нас уже не может удовлетворить такой слишком общий подход. В самом деле, один заказчик никогда не отступит от первоначально сформулированного задания, а у другого – «семь пятниц на неделе». При работе с некоторыми подрядчиками приходится ожидать существенных задержек с оплатой работы. Для того чтобы грамотно разработать защитные меры, необходимо оценить реальные угрозы со стороны конкретного заказчика.

Аналогично оцениваем риски со стороны источника «Руководитель проекта». Если, например, опыт данного руководителя не соответствует сложности проекта, это, вероятно, станет источником риска. Руководитель-флегматик может не очень хорошо управлять быстротекущим проектом, и, наоборот, опытному руководителю может быть не очень интересен несложный проект, что, возможно, приведет к недооценке проблем при его реализации.

Если при реализации прошлых проектов у руководителя был конфликт с командой (достаточно распространенная ситуация), это может привести к проблемам с реализацией данного проекта. В ситуации, когда руководитель загружен другими работами и не уделяет достаточного внимания проекту, также возможны проблемы.

Рис. 4.7. Контрольная форма «Принципиальная схема участников проекта»

Органы власти являются весьма серьезным источником рисков. Например, при реализации строительного проекта в соседнем районе компания столкнулась с мощным противодействием со стороны местных властей, желающих оставить на подрядные работы только свои компании.

Приведенные в списке источники рисков могут разделяться (декомпозироваться) на более детальные списки. Например, источник риска «Команда проекта» может иметь детализацию, позволяющую идентифицировать риски проекта, связанные с конкретным составом команды.

При формировании команды проекта анализируется ролевая структура команды, и при наличии угрожающих ситуаций принимаются защитные меры.

Лидеры бывают различного типа, например авторитарные и демократические. Предпочтение типу лидерства отдается в зависимости от характера проекта: быстро развивающиеся проекты, со значительными изменениями окружения требуют, как правило, авторитарного лидерства, способности быстро принимать решения и жестко добиваться их выполнения. Наличие двух лидеров (формального и неформального) может привести к конфликтам, точно так же, как и наличие двух «Старейшин», которые могут конфликтовать из-за своего положения в группе, добиваясь принятия именно своей точки зрения. Это соперничество будет нелучшим образом сказываться на проекте.

Наличие в команде двух юмористических лидеров зачастую чрева; то появлением соперничества между ними («кто лучше рассмешит»), которое может привести к потере чувства меры и отвлекать команду от работы.

КОНТРОЛЬНАЯ ФОРМА ИСТОЧНИКОВ РИСКА «КОМАНДА ПРОЕКТА»

Лидер – самый влиятельный член команды, организующий ее деятельность, направленную на достижение общих целей. Выразитель групповых интересов и оценочных мнений, блюститель норм, принятых в команде.

Старейшина – наиболее авторитетный и независимый член группы. Его роль близка к роли лидера, но Старейшина может не проявлять активности и ограничиваться лишь репликами.

Шут – юмористический лидер, выступающий мишенью для шуток.

Остряк – юмористический лидер, шутящий по поводу ситуаций или над другими.

Потребители – основная масса, использующая продукцию других исполнителей, поддерживающая распределение позиционных ролей.

Последний – член группы, постоянно отстающий, слабый, неумелый, неквалифицированный, который для самозащиты может принять роль шута.

Энтузиасты – люди, нередко глушащие активность остальных. У новичков может появиться недооценка сложностей, у самих энтузиастов – элементы самолюбования.

Самоопределяющиеся – люди с низкими личными нормами, не заботящиеся о впечатлении, производимом ими на окружающих. Руководствуются только собственными интересами и не считаются с чужим мнением, нарушают нормы поведения или техники безопасности, чтобы обратить на себя внимание.

Дезорганизатор – авторитетный специалист или член команды проекта, имеющий самостоятельную точку зрения и активно ее защищающий, могущий посеять недоверие к руководителю.

«Последний» несет в себе угрозу развала команды в случае своего ухода из команды – многие «Предпоследние» становятся «Последними», что вызывает у них дискомфорт. Интересно, что «Последний» часто берет на себя роль «Шута», вызывая смех над собой и сглаживая таким образом негативную роль «Последнего».

«Энтузиасты», «Самоопределяющиеся» и «Дезорганизаторы» несут в себе значительные угрозы, связанные с неожиданными и не оправданными ничем, кроме личных амбиций, решениями, расходованием дополнительных ресурсов, нарушением принятых правил и норм. Разумное реагирование в этом случае заключается в удалении этих членов команды из проекта или изъятии у них властных рычагов.

Наличие «Дезорганизатора» может привести к тому, что команда проекта начнет двигаться не в том направлении, которое было задано изначально. Два юмористических лидера («Шут» и «Остряк») могут начать конкуренцию между собой и сорвать работу. «Самоопределяющийся» способен нарушить правила реализации проекта, руководствуясь только собственными интересами.

В сфере управления рисками рассматривается и такая контрольная форма, как «Анализ проблем проекта».

КОНТРОЛЬНАЯ ФОРМА «АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ ПРОЕКТА»

В зависимости от типа проекта и его сложности список рисков может существенно изменяться в ту или иную сторону. По мере накопления опыта реализации проектов контрольная форма может дополняться и расширяться.

Методы реагирования на рисковые события

При разработке реагирования необходимо постараться свести к минимуму возможные негативные последствия рисковых событий. Для того чтобы разработать реагирование на рисковое событие, т. е. определить необходимые действия для предупреждения рисков и выбрать способ сокращения ущерба от риска, менеджер должен знать методы снижения последствий рисков.

Обычно в распоряжении менеджера имеется достаточно обширный арсенал, позволяющий снизить ущерб от наступления рискового события или ликвидировать саму возможность риска. Эти методы могут быть юридическими (условия контрактов, страхование рисков происшествий на транспорте, повреждения оборудования в случае стихийного бедствия или аварии), организационными (планирование реагирования на рисковые события, пересмотр работ с целью снижения степени риска, планирование резервов времени), финансовыми (резервирование денежных средств).

Все методы реагирования на рисковые события можно свести к трем вариантам действий:

1) ликвидация возможности наступления рискового события;

2) снижение вероятности наступления рискового события или уменьшение возможного ущерба;

3) принятие последствий.

Противодействие многим типам рисков достигается простыми и часто малозатратными действиями. Житейский пример: осторожный человек не будет идти ранней весной по той стороне улицы, на которой вероятно падение сосулек с крыши, а перейдет на более безопасную сторону. При этом ни один здравомыслящий человек не станет определять вероятность падения сосульки лишь для того, чтобы принять правильное решение – выбрать более безопасный маршрут.

Процесс предотвращения рисковых событий может отличаться глубиной. В одних случаях легче устранить ущерб, заранее подготовившись к этому. Если же ущерб от наступления рискового события слишком велик, необходимо заранее принимать меры по недопущению данного риска.

Рассмотрим действия по разработке реагирования на примере. Предположим, в каком-либо месте весенний паводок регулярно размывает железнодорожное полотно, в результате реально может наступить событие риска – крушение поезда с тяжелыми последствиями. Можно устранить эту угрозу, укрепив полотно так, что никакому паводку не удастся его размыть (первый тип реагирования). Однако вполне может оказаться, что в данных конкретных условиях полотно окажется дороже золота. Чаще же поступают следующим образом: ремонтники постоянно проверяют состояние железнодорожного полотна и проводят плановый или, при необходимости, текущий ремонт (второй тип реагирования). В этом случае допускают возможность наступления рискового события (аварии), но при этом стараются уменьшить его возможные последствия: снижают разрешенную скорость движения поездов, проводят регулярное обследование полотна и т. п. К этому же типу реагирования относится и страхование груза, позволяющее снизить размер ущерба.

Если же ущерб от наступления рискового события слишком велик, необходимо заранее принимать меры по недопущению данного риска. Рассмотрим другой пример: город в предгорье, для которого существует угроза селевого потока (г. Алма-Ата в Казахстане). Здесь реагирование будет прямо противоположным – наступление рискового события недопустимо, так как ущерб слишком велик. Следовательно, необходимо устранить угрозу путем строительства дорогой плотины с большим запасом прочности. Именно поэтому плотины, разрушение которых грозит крупной катастрофой, сооружают с многократным запасом прочности: в итоге это оказывается дешевле, чем тратить гораздо большие суммы на ликвидацию последствий.

В некоторых случаях ситуация вынуждает принять последствия рискового события (третий тип реагирования).

При разработке плана проекта идентифицированные риски могут привести к следующим последствиям:

• введению дополнительных работ для защиты от рисков, а, значит, и резервированию дополнительных ресурсов;

• изменению стратегического плана, а, значит, всей структуры проекта, что в свою очередь может потребовать выполнения дополнительных работ.

Итогом процесса разработки реагирования являются план управления рисками и план действий в рисковых ситуациях. В плане управления рисками описываются процедуры, которые должны использоваться для управления рисками на протяжении проекта. План управления рисками должен содержать:

• распределение ответственности по управлению различными видами рисков;

• порядок пересмотра первоначальных оценок рисков;

• порядок реализации плана действий в рисковых ситуациях;

• порядок использования резервов.

План действий в рисковых ситуациях содержит разработанные программы действий на случай наступления рискового события (типичный пример – план эвакуации людей при пожаре, имеющийся в любой организации). Для обеспечения возможности организации работ по снижению размера ущерба или ликвидации последствий наступления рисковых событий необходимо предусмотреть резервы.

Итак, в рамках каждого проекта необходимо предвидеть наступление рисковых событий, а для снижения степени рисков создать систему реагирования на рисковые события, т. е. управлять рисками.

4.11 План инновационного проекта

Итогом исполнения всех или части описанных процессов является план проекта. В нем собраны все элементы, описывающие рабочие схемы реализации проекта. План проекта – это формальный и утвержденный документ, который может быть использован для управления исполнением проекта. План проекта корректируется по мере поступления дополнительной информации.

Примерная структура плана проекта может быть следующей.

• Описание целей проекта.

• Описание подхода к управлению проектом, стратегический план.

• Описание продукта проекта.

• Границы проекта.

• Иерархические структуры работ до уровня учета и контроля.

• Оценки стоимости, плановые даты начала и завершения работ.

• Распределение ответственности до уровня ИСР, на котором осуществляется контроль.

• Распределение стоимости проекта во времени.

• Методы оценки исполнения по срокам и стоимостям работ.

• Основные контрольные события и их плановые даты.

• Ключевой и необходимый персонал.

• Перечень подрядчиков и поставщиков с указанием выполняемой работы.

• Основные риски и плановая реакция на наступления каждого из событий риска.

• Планы управления составляющими проекта (целями, ресурсами, контрактами, рисками, взаимодействием, персоналом).

• Открытые вопросы и отложенные решения.

• Ограничения и допущения, сделанные в процессе разработки плана проекта.

• Техническая документация (требования, спецификации, проектная документация).

• Используемые стандарты и нормативы.

Все перечисленное относится к плану любого проекта. Однако в инновационном проекте могут содержаться дополнительные компоненты или особенности, присущие этому типу проекта.

В плане инновационного проекта особенно тщательно должны быть описаны результаты (продукт) проекта. Присущая инновационной деятельности изначальная неопределенность результатов приводит к необходимости использования специальных управленческих инструментов. Так, очень часто бывает невозможно детально описать результат исследовательского проекта. Для этого следует использовать стратегический план, заключающийся в разбиении проекта на этапы и последовательном уточнении результатов каждого этапа, и пошаговое планирование по мере прогресса проекта. Пример такого разбиения на этапы при создании инновационной продукции приведен в гл. 2, п. 2.2.

Нужно особо отметить, что сложности в разработке плана инновационного проекта связаны именно с нечетким начальным пониманием конечного результата. Кроме того, команда проекта зачастую нечетко понимает границы проекта и в силу их размытости выполняет дополнительные, не относящиеся к проекту работы. Правда, в результате такого выхода за рамки проекта случаются открытия, но это уже другой вопрос.

При выполнении научно-исследовательских, опытно-конструкторских или технологических работ по созданию инновационного продукта иногда достаточно хорошо формулируется конечная цель проекта (например, создание материала с новыми свойствами), но пути движения к этой цели заданы нечетко и должны уточняться по мере продвижения. Например, при создании новой технологии могут быть изложены только самые общие требования к результату, а полученный продукт может обладать рядом ценных дополнительных свойств. В этом случае необходимо закладывать возможность использования этой технологии в других системах, планировать продвижение ее другим потребителям. При этом появится необходимость обеспечения охраны интеллектуальной собственности. Эта работа может выполняться как вне рамок проекта (для этой работы может быть создано специальное подразделение), так и в рамках проекта при административном завершении.

Управление процессами коммерциализации технологий на первый взгляд является именно процессом, а не проектом, но это не совсем так. В проектах подобного типа необходимо использовать инструменты как процессного, так и проектного подходов.

При реализации проекта исследования рынка инновационной продукции (маркетингового исследования) продукт проекта должен быть описан как можно подробнее, чтобы избежать проблем с заказчиком, вызванных разным пониманием результата проекта. Пример описания продукта маркетингового исследования пенобетонов приведен в гл. 3, п. 3.3. Большое значение для проектов, связанных с проведением маркетинговых исследований, имеет детальная формулировка стратегического плана проекта, позволяющая во многих случаях обеспечить успех проекта за счет выбора именно того варианта реализации, который позволит достичь целей проекта. Именно правильно разработанный стратегический план проекта может стать «палочкой-выручалочкой» для сложных проектов исследования рынка.

Инновационные проекты имеют характерную особенность: при их реализации довольно часто появляется необходимость корректировки целей проекта. Особенно это касается организационных проектов, в которых достаточно сложно изначально описать продукт проекта. В таких проектах большее значение имеет детальная формулировка стратегического плана.

Задачи проведения испытаний и освоения потребителем инновационного продукта необходимо выделять в разные проекты, поскольку эти задачи часто имеют разных заказчиков.

В проектах создания и развития инновационной инфраструктуры большая часть выполняемых работ может выполняться параллельно, что требует учета ограничений по ресурсам. Поскольку взаимосвязи между многими работами отсутствуют, необходимо четко формулировать стратегический план, задавая последовательность выполнения работ директивно.

Для управления инновационным предприятием, т. е. предприятием, ориентированным на разработку и вывод на рынок инновационной продукции, может использоваться проектный подход, который реализуется через управление совокупностью проектов. План реализации каждого проекта интегрируется в план работы инновационного предприятия. Это требует в свою очередь введения понятия портфеля проектов, т. е. проектов, управление которыми осуществляется согласованно.

Таким образом, можно выделить следующие основные типы инновационных проектов (классификация условна, поскольку некоторые проекты могут иметь несколько признаков и относиться к нескольким типам):

• научно-исследовательский проект;

• создание опытного образца продукции;

• маркетинговое исследование инновационной продукции;

• создание новых или модернизация существующих способов (технологий) производства инновационной продукции;

• продвижение (коммерциализация) инновационной продукции;

• технологическое переоснащение и подготовка производства для выпуска инновационного продукта;

• создание инновационного предприятия;

• управление инвестиционным инновационным проектом;

• создание и развитие инновационной инфраструктуры, например системы поддержки инновационной деятельности в регионе;

• разработка системы управления инновационным предприятием на основе корпоративного стандарта управления проектами;

• техническое или технологическое перевооружение предприятия;

• внедрение новых управленческих технологий в компании.

Успех инновационного проекта в значительной степени зависит от качества его структуризации. Управление каждым из этих типов инновационных проектов имеет свои особенности, которые должны найти свое отражение в структуре проекта: описании продукта проекта, критериях поставки продукта, стратегическом плане, количестве и характере этапов, способе планирования, порядке выделения финансов, оценке рисков.

Контрольные вопросы

1. Что такое ИСР?

2. Как осуществляется идентификация рисков проекта?

3. Что такое «Контрольная форма рисков проекта»?

4. Можно ли спланировать проект таким образом, чтобы отклонения от плана были минимальны?

Глава 5 Мониторинг инновационного проекта и отчетность

5.1 Основные понятия процессов отчетности и мониторинга

Отчетность и мониторинг играют весьма важную роль в обеспечении успеха проекта. Изменения и отклонения в каждом проекте неизбежны, поскольку невозможно во время планирования предсказать все проблемы, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта. Кроме того, слишком детальное планирование может оказаться неоправданным, поскольку вынуждает выделять значительные ресурсы на сбор информации и структуризацию проекта, в то время как при развитии проекта постоянно возникающие отклонения ведут к перепланировке проекта. Таким образом, проведенное слишком подробное планирование может оказаться излишним. Иногда бывает дешевле ограничиться разумной глубиной планирования и разработать систему мониторинга, которая обеспечит регулярное измерение хода проекта, тенденций, отслеживание угроз и позволит своевременно обнаружить отклонения, а в ряде случаев, при развитой системе управления рисками, – и выполнить упреждающие действия.

Мониторинг и отчетность необходимы также и для сбора информации в рамках системы стимулирования команды проекта, особенно в тех случаях, когда требуется следовать определенным регламентам управления проектом. Например, важно обращать внимание на текущие ошибки, качество планирования, реализацию менеджером подсистем проекта.[14]

Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться, чтобы идентифицировать отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. В самом деле, если налажено поступление точной и регулярной информации о результатах работы, сразу видно, какие результаты достигнуты, какие средства и на что затрачены.

Причины возникновения отклонений обычно заключаются в следующем:[15]

• неконтролируемое, незамеченное увеличение содержания и объема работы по сравнению с запланированными. Например, инженеры при отсутствии должного контроля часто совершенствуют свои разработки, выходя за рамки спецификаций. Представители заказчика нередко оказывают давление на исполнителей, пытаясь заставить их взяться за дополнительную работу или реализовать изменившиеся пожелания;

• нереалистичные предложения клиентам. Могут быть связаны с ошибками в подготовке обоснования по проекту;

• работы, выходящие за рамки проекта. Особенно часто бывают в рамках инновационных проектов;

• некачественное обоснование проекта;

• непредвиденные технические трудности. В инновационных проектах высока вероятность их возникновения;

• неадекватный бюджет проекта;

• непроработанные процедуры контроля.

Общий подход к мониторингу и контролю заключается в налаживании единой формализованной системы контроля. Особенно это касается крупных проектов, в которых трудно осуществлять неформальный контроль. Необходимо создавать единую систему оценки проекта и контроля. Хорошо функционирующая система мониторинга позволяет менеджеру проекта быстро увидеть возможные проблемы или даже их признаки и своевременно среагировать на них.

Контроль часто воспринимается как система, которая душит инициативу, не дает развернуться. Все это – признаки сопротивления контролю. В тех случаях, когда контроль хорошо налажен, менеджер не может себе представить, как же он управлял проектом при отсутствии эффективного контроля.

ПРИМЕР. В Москве строился большой объект, который необходимо было ввести в строй к важному международному мероприятию. Руководство строительной компании наняло команду специалистов, которые должны были всего лишь строить диаграммы Гантта для отчета перед заказчиком. Пока осуществлялся мониторинг, все работы выполнялись по графику. Когда же команда ушла в отпуск, около полутора месяцев эта работа не велась. После отпуска оказалось, что по многим позициям имеется сильное отставание. Таким образом, наличие контроля само по себе может оказывать стимулирующее воздействие.

Что же может контролироваться? Все, что менеджер проекта считает необходимым для успешной реализации проекта:

• календарные планы проекта;

• содержание проекта;

• смета проекта, целевое расходование ресурсов;

• цель проекта;

• качество выполнения работ;

• расходование материалов;

• соблюдение обязанностей;

• стандарты выполнения;

• качество взаимодействия;

• субподрядные работы;

• технические показатели.

Следует, однако, иметь в виду, что некоторые параметры контролировать трудно или это требует значительных дополнительных расходов. Например, относительно легко контролировать календарные планы проекта, смету проекта, целевое расходование ресурсов, расходование материалов. Значительно труднее контролировать содержание проекта, соответствие работ цели проекта, соблюдение обязанностей, следование стандартам выполнения.

5.2 Этапы мониторинга проекта

Обычно выделяют четыре этапа мониторинга проекта. Рассмотрим их подробнее.

Этап 1. Разработка базового плана, т. е. плана проекта, относительно которого будут фиксироваться отклонения проекта. Базовый план – это утвержденный план, который обычно обозначает текущий (действующий в настоящий момент времени) базовый план, но может относиться к исходному плану. Часто употребляется с уточнением «базовый план по стоимости», «базовый план расписания» и т. п. в зависимости от того, какой параметр предполагается контролировать. Базовый план проекта дает возможность получения эталонного образца, с которым можно сравнивать ход проекта. Осуществляется контроль как количественных, так и качественных показателей. Таким образом, базовый план является отправной точкой для измерения хода работ. В случае измерения иных показателей, например соблюдения стандартов, исходным документов является стандарт, а не план проекта.

Этап 2. Измерение хода работ. Измеряются как количественные показатели (расход средств, материалов, ресурсов, трудозатраты, которые имеют объективный характер и могут быть получены из системы управления проектами), так и качественные (например, следование стандарту), имеющие в значительной мере субъективный характер.

Некоторые данные получить относительно легко, например перечень выполненных работ, на основе которого можно сделать вывод об отставании или об опережении графика. Анализ хода работ относительно сметы сделать сложнее, поскольку нельзя просто сравнить расходы со сметой.

Измеряемых параметров может быть значительно больше контролируемых. Например, некоторые измеряемые параметры могут использоваться для определения фактов наступления рисковых событий или оценки морального климата команды проекта.

Очень сложным моментом является обработка и интерпретация полученных данных. Разные специалисты могут сделать совершенно противоположные выводы из одних и тех же данных.

Этап 3. Сравнение базового плана с фактическими результатами. Сравнение плана с фактом позволяет определить необходимость корректирующих воздействий. Отсюда видна вся важность своевременной корректировки самого плана реализации проекта, поскольку именно относительно плана определяется величина отклонения. Частота (периодичность) измерений и подготовки отчетов зависит от характера проекта и может составлять от одной до четырех недель.

Опыт показывает, что попытка контролировать ход работ и соблюдение календарных планов независимо от стоимости обычно является неэффективной. Однако осуществление интегрированного контроля календарных планов и стоимости оказывается сложной задачей, требующей значительных усилий. Для ее решения события по каждой задаче напрямую привязываются к бюджетам.

Этап 4. Принятие мер. В случае значительных отклонений потребуется принятие мер для ликвидации расхождений с исходным или скорректированным планом. Имеется три варианта действий: возврат к старому базовому плану, разработка нового расписания оставшихся операций проекта и изменение цели проекта.

Возврат к старому базовому плану предпочтительнее, когда отклонения относительно невелики и их проще ликвидировать, например отставание по графику работ, направив дополнительные ресурсы. Такое решение принимает обычно менеджер проекта.

Разработка нового расписания оставшихся операций проекта применяется, если отклонение слишком велико и требуются значительные ресурсы для возврата к старому плану или же отклонения носят такой характер, что возникла необходимость использования новых технологий и оборудования. В этом случае, как правило, требуется решение директора или даже заказчика, поскольку речь может идти об изменении размера финансирования проекта.

Корректировка целей проекта применяется в проектах со значительной начальной неопределенностью результата, например в организационных или инновационных проектах. Решение об этом, естественно, принимается заказчиком.

Мониторинг соблюдения расписания осуществляется на основе диаграммы Гантта:

• проводится регистрация результатов работы на текущий момент (выполненные операции и объемы работ);

• осуществляется оценка оставшегося объема работ и времени;

• определяется влияние отклонений на завершение задачи.

Контроль исполнения расписания и стоимости должен производиться на комплексной основе. Если несколько наблюдений (замеров) показывают отклонения в одном направлении, высока вероятность того, что проявляется тенденция, например, к отставанию проекта от графика.

Мониторинг стоимости является существенно более сложным процессом, чем контроль расписания. В большинстве проектов недостаточно просто сравнить факт со сметой, поскольку в этом случае не принимается во внимание фактор времени.

Контроль стоимости, как и контроль календарного плана, выполняется в первую очередь на уровне отдельных задач (пакетов работ) руководителем функционального подразделения, отвечающим за конкретную задачу. Основные задачи менеджера проекта – мониторинг затрат на уровне задач и более высоких проектных уровнях, выявление значительных отклонений реальных затрат от бюджета и инициация корректирующих мер, направленных на то, чтобы общая итоговая стоимость проекта не превысила запланированный бюджет.

Для обеспечения качественного мониторинга и формирования отчетности по проекту необходимо получать разнообразную информацию:

• отчеты о состоянии проекта, содержащие информацию:

– по выполняемым и завершившимся работам проекта,

– наступившим контрольным событиям,

– оценкам времени, требуемого для завершения выполняемых в данное время задач,

– отклонениям от планов,

– возможным задержкам с выполнением работ проекта,

– возможным дополнительным затратам,

– иным проблемам, которые могут повлиять на выполнение других задач, соблюдение календарных планов, стоимость проекта;

а также:

• вести учет хода выполнения календарного плана проекта;

• выявлять основные отклонения от расписания и от бюджета;

• формировать изменения в календарном плане и назначать дополнительные работы и ресурсы;

• подводить итоги для каждого уровня по промежуточным этапам работы;

• формировать уведомления участников проекта об отклонениях проекта;

• проводить совещания по анализу хода выполнения проекта и вести протоколы этих совещаний.

Из перечисленного видно, что разработка системы отчетности и мониторинга является достаточно серьезной проблемой, требующей отдельного внимания и затрат времени и ресурсов.

Принятие решения о ходе проекта осуществляется на основе полученных менеджером проекта разнообразных отчетов. Пример такого ежемесячного отчета о ходе проекта приведен ниже.

ПРИМЕР. Ежемесячный отчет о ход работ по проекту

1. Проект в графике (подчеркнуть): да нет.

2. Результаты проекта

3. Были ли изменения в замысле проекта? ____________________________

4. Как это повлияло на проект? _____________________________________

5. Отклонение от плана

5.3 Пример системы мониторинга инновационного проекта

Ниже приведен фрагмент системы мониторинга крупной компании, основанной на Положении по контролю за реализацией проекта и представлению отчетности.

ПРИМЕР. Положение о контроле и мониторинге реализации проектов компании ООО «СДЕ» (фрагмент)

Финансовый контроль проекта

Объектом финансового контроля являются производственно-хозяйственные процессы реализации проекта, связанные с использованием финансовых, материальных, трудовых, природных и других ресурсов, имеющих денежную оценку.

Основные задачи финансового контроля:

• получение точных оценок затрат;

• распределение расходов во времени;

• подтверждение затрат;

• своевременная отчетность по затратам;

• выявление ошибочных затрат;

• подготовка отчета о финансовом состоянии проекта;

• прогноз затрат.

Основными функциями финансового контроля являются:

• структурирование проекта, определение состава и уровня детализации объектов, подлежащих контролю;

• назначение бюджета для отдельных позиций проекта;

• деблокирование бюджета;

• блокировка проводок, приводящих к перерасходу бюджета;

• определение организационно-экономических требований к организации бизнес-процессов, которые оказывают влияние на формирование себестоимости проекта.

Финансовый контролер обеспечивает ведение системы управленческого учета по проекту в соответствии со следующими требованиями:

• соответствием представляемой информации данным первичного учета;

• учетом платежей и затрат в соответствии со структурным планом проекта, договорами и сметами;

• использованием оцененного запаса проекта;

• ведением аналитики по работам хозяйственным и подрядным способом по каждому элементу структурного плана проекта;

• разделением импортных и отечественных поставок оборудования.

В целях выполнения контроля над формированием себестоимости проекта финансовый контролер проверяет и регистрирует в журнале произвольной формы:

• договоры подряда, договоры оказания услуг, договоры поставки материалов и оборудования с проверкой наличия доступного источника финансирования и отнесения затрат и соответствия основных условий договоров устанавливаемым требованиям по управлению проектами;

• договоры обеспечения финансированием проекта;

• выдаваемую проектно-сметную документацию, сетевой график и операции;

• изменения проектно-сметной документации и договоров;

• требование платежей/авансовых платежей с привязкой к номеру договора и операций сетевого графика;

• заявки подрядчиков и поставщиков на включение платежей в финансовый план предприятия на предстоящий период.

Для обеспечения целевого и адресного использования бюджета проекта финансовый контролер согласовывает с руководителем проекта:

• оперативный финансовый план по проекту;

• корректировки оперативного финансового плана;

• счета подрядчиков на требования авансирования работ;

• требования-накладные на перемещение материалов и оборудования из запаса проекта в общий запас, а также их реализацию на сторону.

К финансированию принимаются только завизированные финансовым контролером контракты, отраженные в финансовом меморандуме на текущий квартал.

При визировании контрактов финансовый контролер обязан проверить:

• предмет договора;

• принцип формирования стоимости договора;

• сроки начала и завершения работ по договору;

• порядок и условия расчетов;

• структурированность и стадийность обязательств сторон по договору;

• доступность бюджета под конкретные позиции в договоре;

• наличие договорных обязательств с привязкой к элементам плана проекта;

• поручительства и гарантии;

• меры ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее, некачественное исполнение обязательств;

• условия и порядок расторжения договора;

• правильность кодировки по элементам.

Контроль сроков, объемов и качества работ по проекту

Контроль исполнения сроков по проекту осуществляется по цепочке взаимосвязанных операций, составляющих наибольшую длительность (критический путь проекта), управляющим директором предприятия и по ключевым вехам проекта – инвестиционным комитетом организации, в чьей компетенции находится проект.

При контроле сроков реализации учитываются:

• исходный график реализации проекта, утвержденный в рамках устава проекта;

• утвержденные изменения в графике реализации проекта;

• фактические сроки заключенных договоров на закупку оборудования и/или выполнение строительно-монтажных работ;

• технологические, финансовые риски, влияющие на сроки реализации проекта.

Ответственный сотрудник в составе рабочей группы подтверждает окончание отдельных работ по факту их приемки в информационной системе предприятия.

Для подтверждения выполнения этапа (вехи) руководитель проекта представляет в управление строительства заключение о выполнении всех предусмотренных работ по этапу в полном объеме с указанием подписанных актов о выполненных работах и об их стоимости.

Контроль качества осуществляется руководителем проекта и профильными службами предприятия.

В целях контроля технологических параметров проекта руководитель проекта осуществляет сопоставление технико-коммерческих предложений фирм-поставщиков и/или фактически выполненных работ в рамках заключенных контрактов с утвержденным техническим заданием на проект.

Мониторинг и отчетность по проекту

Мониторинг реализации проекта – механизм осуществления постоянного наблюдения за важнейшими текущими результатами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений

Мониторинг реализации проекта осуществляется с целью обеспечения контроля над достижением целей проекта, сроков реализации, заданных технических и качественных параметров проекта.

Инструментом мониторинга реализации проекта являются отчеты финансового контролера и руководителя проекта.

Финансовый контролер на основании данных, полученных из учетных систем комбината, от руководителя проекта и рабочей группы, формирует ежемесячный отчет о финансировании и об освоении проекта, который содержит:

• анализ исполнения бюджета финансирования проекта с начала реализации, за текущий год и отчетный месяц;

• анализ исполнения бюджета освоения проекта с начала реализации, за текущий год и отчетный месяц;

• анализ сметной стоимости проекта на текущую дату;

• прогноз исполнения бюджета проекта с анализом причин экономии/перерасхода;

• актуализацию бюджета проекта на основании факта и прогноза финансирования/исполнения;

• отчет об исполнении заключенных контрактов по проекту, расчетов с поставщиками и подрядчиками;

• отчет о сопровождении кредитного портфеля под финансирование контрактов по проекту;

• отчет о таможенных платежах по импортным поставкам.

Финансовый контролер передает отчет в управление строительства и руководителю проекта для анализа и подготовки руководителем проекта отчета о реализации проекта за отчетный период.

Отчет финансового контролера представляется в срок до 18-го числа месяца, следующего за отчетным.

Финансовый контролер несет ответственность за достоверность информации, представленную в отчете о финансировании и освоении проекта, а также за своевременную подготовку отчета.

Руководитель проекта готовит ежемесячный отчет о реализации проекта, который содержит:

• график реализации проекта в форме диаграммы Гантта с указанием объема выполненных работ по операциям критического пути в сравнении с планом;

• описание отклонений от плановых сроков;

• описание причин отклонений от плановых сроков;

• факт финансирования и освоения в сравнении с планом;

• текущую оценку бюджета проекта;

• анализ рисков проекта, оценку влияния рисков на проект, разработку мер управления рисками;

• отчет о проведенных работах и мероприятиях по проекту за истекший месяц;

• план работ и мероприятий по проекту на следующий месяц.

Руководитель проекта передает отчет в управление строительства для анализа и последующей передачи соответствующим структурным подразделениям компании.

Отчет менеджера проекта представляется в срок до 20-го числа месяца, следующего за отчетным.

Руководитель проекта несет ответственность за достоверность информации, представленной в отчете о реализации проекта, а также за своевременную подготовку отчета о реализации проекта.

Формы отчетности руководителя проекта и финансового контролера разрабатываются управлением строительства.

Контрольные вопросы

1. Какую роль в мониторинге проекта играет базовый план проекта?

2. Какие этапы мониторинга можно выделить?

3. Что может контролироваться в проекте?

4. Что собой представляют контрольные события?

5. Каковы причины возникновения отклонений в проекте?

Глава 6 Мотивация персонала инновационного проекта

6.1 Принципы оплаты труда

Успех проекта в значительной степени зависит от того, в какой степени его участники – менеджеры, ученые, инженеры, конструкторы, рабочие – заинтересованы в эффективном и качественном труде. Руководитель проекта должен располагать финансовыми и административными рычагами, для того чтобы иметь возможность стимулировать команду проекта и добиваться нужных результатов. Задача стимулирования управленческого труда весьма сложна в силу специфики этого вида деятельности прежде всего из-за сложности измерения количества и качества выполненной работы.[16] Поскольку у разных специалистов один и тот же результат может быть достигнут за счет совершенно разных по объему усилий, появляется проблема определения обоснованного для данной задачи количества ресурсов.

Можно выделить две главные задачи стимулирования управленческого труда:

• максимальная активизация творческой активности членов команды проекта;

• направление этой активности на решение конкретной поставленной задачи.

Именно поэтому стимулирование труда менеджеров и участников проекта является значительно более сложной задачей, чем стимулирование труда работников промышленной сферы. Проектная организация работ предоставляет прекрасную возможность для оценки вклада каждого сотрудника в результат проекта, естественно, при условии четкой структуризации проекта.

Для стимулирования управленческих и творческих усилий команды проекта необходимо:

• сочетание материальных и нематериальных стимулов, причем нематериальные стимулы часто имеют большое значение. Например, для научного работника может оказаться более важной публикация в престижном научном журнале, чем получение денег за коммерческий проект;

• широкое применение организационных и психологических стимулов, ориентированных на потребности высшего порядка, такие как самовыражение, реализация индивидуальности;

• придание постоянного характера стимулированию труда.

Однако эти же стимулы могут оказаться препятствием на пути реализации проекта. Например, желание участвовать в решении творческой задачи может преобладать над необходимостью решения рутинной, но важной для проекта проблемы.

Система мотивации является мощным инструментом управления, обеспечивающим направленное воздействие на персонал в целях успешной реализации проекта. Задача заключается в создании стимулов, поощряющих действия сотрудников в необходимом направлении. При этом для разных категорий сотрудников должны использоваться различные стимулы. Совершенно очевидно, что для менеджеров, исполнителей или научных работников стимулы могут значительно различаться.

6.2 Ключевые показатели эффективности проекта

Проектный подход дает возможность декомпозировать оценку сотрудника на компоненты (элементы), измерить частный результат и после этого получить интегральную оценку вклада сотрудника в успех проекта. Основные цели премирования команды проекта заключаются в следующем:[17]

• в получении конкретного измеримого результата в срок в полном объеме и с приемлемым качеством;

• повышении эффективности работы сотрудника (использовании шаблонов, имеющихся наработок);

• системных улучшениях в организации работ для использования в будущих проектах.

Премирование команды за получение конкретного измеримого результата в срок, в полном объеме и с приемлемым качеством нацеливает команду на достижение цели проекта в заданные сроки и в рамках бюджета. Вторая компонента должна обеспечить повышение эффективности работы сотрудника за счет использования шаблонов и иных имеющихся наработок. Третья компонента призвана обеспечить системные улучшения в организации работ для использования в будущих проектах.

При введении премирования должны соблюдаться следующие принципы. Прежде всего оценивается достижение конкретных измеримых результатов работ проекта (сроки, качество, трудозатраты). Часть этих показателей (сроки, финансовые затраты, трудозатраты) носит объективный характер и поставляется от системы управления проектами. Другая часть носит субъективный характер (качество работы, следование бизнес-процессу) и поступает от руководителя проекта. Оценка должна зависеть только от управляемых участником факторов.

При формировании системы мотивации в проекте вводятся ключевые показатели эффективности. Это могут быть:

• выполнение работ;

• соблюдение сроков;

• достижение целей проекта;

• расходование финансовых ресурсов;

• расходование трудовых ресурсов;

• навыки общего менеджмента;

• уровень планирования;

• следование стандартам (корпоративному стандарту управления проектами (КСУП) и пр.);

• качество отчетности;

• авралы;

• участие в управлении проектом топ-менеджмента;

• качество выполняемой работы.

Выбор тех или иных оценок зависит от поставленных задач. Например, при сдаче олимпийского объекта требование уложиться в срок может преобладать над требованием уложиться в бюджетные рамки. Или же при внедрении проектного управления большее значение может придаваться выполнению требований регламентов, т. е. работе по правилам, в результате этот показатель может иметь больший вес.

Все оценки могут быть разделены на три группы:

• оценка квалификации (базовый оклад);

• оценка исполнения в ходе проекта (процессная оценка);

• оценка достижения целей и результатов проекта.

Оценки из каждой группы стимулируют сотрудника к достижению конкретного результата. Оценка квалификации побуждает повышать свой профессиональный уровень. Оценка исполнения заставляет сотрудника следовать заданным правилам реализации проекта. Оценка достижения целей и результатов проекта выявляет общую эффективность проекта как с позиций заказчика, так и с позиций исполняющей компании.

Приведем примеры оценок.

1. Оценка квалификации – владение набором компетенций.

2. Оценка исполнения (процессная оценка):

• авралы;

• участие в управлении топ-менеджмента;

• качество планирования.

3. Оценка достижения целей и результатов (базовая оценка):

• удовлетворенность заказчика;

• расход финансовых ресурсов;

• трудозатраты.

Оценки, выработанные в соответствии с системой стимулирования персонала, используются при подведении итогов проекта и назначении поощрения. Это происходит при административном завершении проекта.

Руководитель проекта, исходя из принятой системы мотивации и используя данные, полученные от системы управления, и собственные оценки вклада участников проекта, определяет размер вознаграждения каждого члена команды проекта.

Система мотивации должна предусматривать защиту от возможного поверхностного подхода руководителя проекта к оценке персонала или куратора проекта к оценке самого руководителя проекта. Достигается это путем введения обратных связей, когда выставленная завышенная или заниженная оценка приводит к негативным последствиям для менеджера. Например, завышенная оценка может привести к перерасходу средств и снижению эффективности проекта, а значит, к снижению оценки самого менеджера.

ПРИМЕР. Часто бывает так, что руководитель проекта, не желая ссориться с членами команды, в конце проекта выставляет высокую оценку не очень хорошо работавшим сотрудникам. В этом случае он должен понимать, что в следующем проекте он снова будет работать с ними, поскольку выставленная высокая оценка не даст возможности отказать им в участии в проекте. Можно привести пример, когда руководитель проекта всех участников оценивал высоко, выставляя высокие оценки, и в то же время в частных беседах говорил о том, что он не хотел бы в следующем проекте работать с некоторыми из этих специалистов. В итоге, когда начался следующий проект, ему была предоставлена та же самая команда, поскольку по формальным отчетам руководителя все они работали в команде хорошо. После этого случая менеджер проекта выставлял оценки более избирательно, оценивая некоторых даже негативно, что автоматически приводило к значительному снижению размера премии этих сотрудников.

Ниже приводится пример таблиц базовых и процессных оценок (табл. 6.1 и 6.2). Числа в таблицах означают максимальный размер снижения премии по отношению к первоначальному значению. Следует заметить, что размеры коэффициентов, означающих снижение премиального фонда, чрезвычайно сильно различаются в разных компаниях и зависят от характера деятельности, финансовых возможностей, целей мотивации.

Таблица 6.1

Базовые оценки

Таблица 6.2

Процессные оценки

Размер снижения премии определяется по максимальному значению показателя. В конкретной компании мотивация значения показателей может быть иной в зависимости от требований руководства.

Ниже приводится фрагмент Положения о материальном стимулировании сотрудников металлургического комбината.

ПРИМЕР. Формирование оценки в инновационном проекте

Порядок вознаграждения руководителя проекта и членов рабочей группы

Общий фонд материального стимулирования состоит из фонда материального стимулирования руководителя проекта и фонда материального стимулирования членов рабочей группы.

Размер фонда материального стимулирования руководителя проекта устанавливается в пределах от одного до пяти суммарных окладов менеджера проекта за весь срок реализации инвестиционного проекта, определенный в ТЭО, в зависимости от сложности и трудоемкости проекта.

Размер фонда материального стимулирования членов рабочей группы устанавливается в пределах от двух до пяти размеров суммарного оклада членов рабочей группы.

Конкретные предложения по размеру фонда материального стимулирования менеджера проекта и членов рабочей группы представляются управляющим директором и утверждаются инвестиционным комитетом.

Общий размер фонда материального стимулирования, утвержденный инвестиционным комитетом, включается руководителем проекта отдельной строкой в бюджет проекта.

Вознаграждение руководителю проекта и членам рабочей групп выплачивается по мере достижения конкретных этапов проекта.

Решение о выплате материального вознаграждения принимается инвестиционным комитетом на основании представленных отчетов руководителя проекта о завершении этапов проекта, утвержденных в календарном графике.

В случае принятия инвестиционным комитетом положительного решения о выплате вознаграждений менеджеру проекта и членам рабочей группы инвестиционный комитет утверждает долю фонда материального стимулирования менеджера проекта и членов рабочей группы, которая идет на промежуточное вознаграждение по данному этапу. Суммарный размер промежуточных вознаграждений не должен превосходить половину общего фонда материального стимулирования.

Доля фонда материального стимулирования членов рабочей группы, идущая на промежуточное вознаграждение, равна той, которую определил инвестиционный комитет для руководителя проекта.

Доля фонда материального стимулирования членов рабочей группы распределяется руководителем проекта между членами рабочей группы в зависимости от вклада каждого члена рабочей группы в реализацию проекта.

В случае утверждения инвестиционным комитетом отчета о завершении проекта и вывода объектов на заданные параметры производится последнее вознаграждение руководителя проекта и членов рабочей группы, не превосходящее по размеру остатка общего фонда материального стимулирования.

По решению руководителя проекта вознаграждение может быть также выплачено работникам, не являющимся членами рабочей группы, но оказавшим существенную помощь в реализации проекта. Вознаграждение таким работникам выплачивается в пределах фонда материального стимулирования членов рабочей группы.

ПРИМЕР. Система мотивации участников рабочей группы проекта по постановке процессного управления в группе компаний (фрагмент)

С целью достижения результатов проекта и по изъявленному желанию участников рабочей группы действует следующая схема мотивации, не зависящая от оплаты труда сотрудников служб и направлений.

Перед началом очередного этапа или группы этапов плана проекта руководитель проекта оценивает объем работы в человекочасах и стоимость часа. Стоимость этапа утверждается генеральным директором (может корректироваться принятая цифра бюджета проекта).

В ходе выполнения задач участники рабочей группы фиксируют время, каждой задаче присваивается коэффициент важности от 1 до 5 (5 максимум) руководителем группы в момент назначения задания.

Продолжительность, дата выполнения задачи, фамилия и инициалы ответственного фиксируются в Microsoft Project руководителем проекта.

На основании занесенной информации руководитель вычисляет коэффициент трудового участия (КТУ) каждого участника.

Вознаграждение участников происходит поэтапно по результатам на основании утвержденной стоимости этапа и КТУ каждого.

Коэффициенты сложности работ приведены в таблице.

Таблица

Коэффициенты сложности работ проекта (фрагмент)

Сумма (Количество часов всего × Сложность)Руководители направлений и служб могут выступать в двух ролях: как участники рабочей группы, т. е. определяющие судьбу проекта, и как только руководители направлений, т. е. исполняющие требования рабочей группы.

Сумма (Количество часов всего × Сложность)Ежемесячно до 28-го числа руководитель проекта планирует работы на следующий месяц, которые необходимо произвести руководителям направлений. Данные работы заносятся в общий план работ на месяц по стратегическим проектам группы компаний и доводятся до сведения руководителей направлений и служб на совете менеджеров в последний рабочий день.

Сумма (Количество часов всего × Сложность)Выполнение заданий, выданных на месяц по проекту, также фиксируется 28-го числа за текущий месяц и доводится до сведения руководителей направлений и служб на совете менеджеров.

Сумма (Количество часов всего × Сложность)На бюджетном комитете (15-е, 16-е число за прошлый месяц) генеральный директор определяет коэффициент участия в стратегических проектах группы компаний, коэффициент участвует в расчете фонда оплаты труда руководителей направлений/служб.

Из приведенных примеров видно, что разработчики системы мотивации стремились достаточно конкретно оценивать вклад участников, обеспечив нацеленность команды на достижение результата проекта.

Контрольные вопросы

1. Каковы цели стимулирования участников проекта?

2. Каковы принципы стимулирования в проектной деятельности?

3. Какие улучшения в проекте обеспечиваются перечисленными выше оценками?

4. Что такое базовая и процессная оценки?

5. Что такое ключевые показатели эффективности?

Глава 7 Завершение инновационного проекта

7.1 Процессы завершения проекта

Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Любой проект, как следует из определения проекта, имеет конечную точку. Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Признаком окончания проекта является выполнение критериев поставки продукта проекта, после чего заказчик обязан принять проект и подписать акты сдачи-приемки проекта. Иногда окончание проекта бывает внезапным, когда, например, принимается решение прекратить проект до его завершения по графику.

Закрытие проекта – чрезвычайно ответственная процедура, требующая выполнения значительного набора действий. Хорошо известны основные действия, которые должен выполнить менеджер для закрытия проекта. Это закрытие контрактов, подписание необходимых актов, завершение работ по недоделкам, сдача оборудования, подготовка отчетов и т. п. Однако по стандарту PMI требуется выполнить и другие необходимые работы, которые называются «административное завершение».

Для обеспечения необходимого взаимодействия при выполнении операций закрытия всего проекта используются две процедуры:[18]

• процедура закрытия контракта;

• процедура административного завершения.

Процедура закрытия контракта включает в себя все операции и взаимодействия, необходимые для урегулирования и завершения любого контракта, относящегося к данному проекту, и для определения операций, обеспечивающих формальное закрытие проекта. Важно убедиться, что работа выполнена правильно и с удовлетворительным качеством. Процесс закрытия контракта включает в себя подтверждение того, что все работы и операции выполнены в соответствии с контрактом и могут быть приняты, осуществлена оплата по контрактам, спорные вопросы разрешены и улажены.

Основные элементы закрытия работ (контракта):

• контракт – выполнение контрактных обязательств и приемка работ заказчиком;

• авторизация работ – закрытие нарядов на работу и обеспечение завершения субподрядных работ;

• финансы – получение оставшихся средств от заказчика и закрытие отчетных документов проекта;

• персонал – назначение на новые должности или увольнение членов команды проекта;

• оборудование и помещения – освобождение помещений, занятых офисом и командой проекта;

• документация – передача архива проекта и другой проектной документации в архив компании.

7.2 Административное завершение проекта

Процедура административного завершения заключается в подготовке, сборе и распределении информации, формализующей завершение проекта. Этот процесс включает в себя операции, необходимые для сбора отчетных материалов по проекту, анализа его успехов или неудачи, обобщения полученных знаний, накопления опыта и архивирования информации по проекту для использования их организацией в будущем. При закрытии проекта в рамках процесса административного завершения должны быть выполнены следующие действия:

• обеспечение накопления и сохранения опыта реализации проектов в компании;

• сбор информации для маркетинга;

• пополнение баз данных (информационное обеспечение);

• разбор работы;

• оценка проекта.

Накопление опыта реализации проектов в компании заключается в сборе и регистрации формализованной информации. На каждом этапе собирается своя информация:

• этап предварительной проработки: шаблоны писем, коммерческое предложение по выполнению работы;

• этап подготовки контракта: договоры, соглашения о конфиденциальности;

• этап реализации проекта: описание продукта, констатация целей, ИСР, план проекта, график проекта, сетевая диаграмма, контрольные события, предложенные цены, риски проекта и реагирование, проблемы проекта, реальные трудозатраты проекта.

Выполнение работ, обеспечивающих накопление опыта, особенно важно для начинающей инновационной компании. Образцы договора, примеры рекламных материалов, шаблоны писем существенно облегчат организацию деятельности компании и ее вхождение в рынок.

В целях совершенствования маркетинговых действий в проектах может собираться следующая информация:

• условия конфиденциальности, название проекта в разрешенном виде, имя заказчика в разрешенном виде;

• анализ возможности повторного коммерческого использования материалов;

• достижения компании в проекте, истории успеха, отзывы клиентов;

• перечень потенциальных партнеров или агентов;

• предложения по корректировке маркетинговых действий;

• материалы в прайс-лист.

Конфиденциальность может оказаться важным требованием со стороны стратегического партнера или заказчика. Многие крупные компании озабочены тем, чтобы информация о направлении их деятельности и реализуемых проектах не стала доступной конкурентам раньше времени. Для обеспечения конфиденциальности недостаточно просто подписать соглашение, необходимо разработать и соответствующие меры.

Материалы для информационного обеспечения содержат следующую пополняемую информацию:

• базу данных (БД) специалистов и экспертов;

• новые технологии;

• инвестиционные проекты;

• рекламные материалы клиентов;

• печатные материалы, необходимые для работы, книги;

• техническую документацию;

• профайлы компаний.

При подведении итогов и закрытии проекта осуществляются:

• разбор работы;

• подведение финансовых итогов проекта;

– определение значений ключевых показателей эффективности проекта,

– определение вклада каждого участника и размера его вознаграждения;

• заполнение досье сотрудника;

• сбор предложений по улучшению работы.

Оценка проекта заключается в анализе степени достижения запланированных показателей.[19] При формировании критериев успеха проекта необходимо четко описать процедуру оценки проекта. Например, проект, длящийся два года, реализован с опозданием на один день. Формально это – неуспех, а на практике – достижение команды проекта, которая смогла выдержать временные рамки проекта, если, конечно, не было задачи завершить проект к какому-то сроку, перенос которого невозможен.

То же самое можно сказать и о стоимости проекта. Превышение стоимости на один рубль вряд ли кого обеспокоит. Еще более сложна проблема с оценкой качества и степени достижения целей проекта. Но для оценки успешности необходима более однозначная трактовка результатов проекта. Часто бывает, что анализ показателей проекта дает противоположные результаты. Например, проект может завершиться с экономией бюджета, но перерасходом трудовых затрат, или наоборот. В зависимости от стоимости человекодня меняется и общая оценка проекта. В одном случае выгоднее экономить финансы, в другом случае – затраты времени персонала.

Меняя весовые коэффициенты, можно мотивировать руководителя проекта на экономию трудозатрат в том случае, когда эта экономия важна для компании (например, имеется специалист высокой квалификации, время которого приходится распределять между проектами, а стоимость его крайне мала по сравнению со стоимостью материалов и оборудования). Задавая высокую стоимость (а точнее, коэффициент пересчета) ключевого сотрудника, мы вынуждаем руководителя проекта тщательнее планировать необходимую загрузку сотрудника, поскольку она начинает заметно влиять на эффективность проекта.

Естественно, оцениваются только те параметры, на которые оказал непосредственное влияние сотрудник. Например, если принято решение поощрять за экономию средств или материалов, то неправильно поощрять сотрудника за экономию, образовавшуюся, например, вследствие благоприятного развития обстоятельств.

На основе оценки эффективности проекта и оценки процесса выполнения формируется оценка вклада участников. При завершении проекта используется система мотивации, поскольку именно этот процесс обеспечивает оценку вклада участников и определение размера поощрения.

В качестве примера приведем выдержки из Положения о закрытии контракта проекта обустройства нефтегазоконденсатного месторождения.

ПРИМЕР. Порядок завершения инновационного проекта обустройства нефтегазоконденсатного месторождения

Основными этапами закрытия контракта являются:

• проверка финансовой отчетности;

• паспортизация;

• выявление невыполненных обязательств;

• завершение невыполненных обязательств;

• гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности представляет собой проверку и сверку финансовой отчетности заказчика и подрядчика и включает в себя:

а) для заказчика:

• проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ,

• согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами,

• проверку наличия документации по изменениям,

• контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком;

б) для исполнителя:

• проверку платежей поставщикам и субподрядчикам,

• соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков,

• поиск просроченных платежей поставщикам,

• подтверждение соответствующих удержаний.

Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных финансовых отчетов по проекту.

Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта и заключается в регистрации заказчиком ранее представленной ему документации. При правильном подходе к выполнению этой задачи вопросы паспортизации решаются не одномоментно, на этапе закрытия контракта, а в ходе его реализации.

Невыполненные обязательства должны быть выполнены полностью на этапе закрытия контракта, однако их выявление должно осуществляться постоянно в течение всего времени выполнения контракта.

На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. В случае если эти усилия дорогостоящи и длительны, руководитель проекта урегулирует проблемы с заказчиком путем уступок со своей стороны, снижением критерия приемки и уплаты штрафа.

Закрытие контрактов должно сопровождаться закрытием расчетов по нему, выпиской счета для осуществления окончательного платежа.

Во всех контрактах, как правило, предусматриваются штрафные санкции за нарушение сроков строительства. Если объект не закончен к установленному времени, заказчик имеет право предъявить подрядчику требование об уплате неустойки. Однако в сложных и комплексных договорах зачастую бывает непросто доказать вину подрядчика за срыв сроков строительства ввиду потенциального воздействия значительного количества факторов, в том числе прямо или косвенно зависящих от заказчика. И только своевременное и грамотное документирование хода проекта позволит успешно реализовать право на взыскание штрафов и пеней.

При окончательных расчетах определяется экономия или перерасход средств на реализацию проекта. Одним из действенных способов сокращения общих издержек по проекту является механизм «экономии подрядчика», предусмотренный группой компаний: в случаях, предусмотренных договором подряда, подрядчик может рассчитывать на выплату части сэкономленных средств.

Гарантийное обслуживание осуществляется после закрытия контракта уже не командой проекта, а функциональной группой эксплуатирующего предприятия, ответственной за гарантийное обслуживание. Как правило, условия осуществления гарантийного обслуживания оговариваются в контракте на выполнение строительно-монтажных работ и в технических паспортах на оборудование.

Одной из распространенных мировых практик является подготовка итогового отчета Lessons learned. В нем описываются все проблемы строительства, пусконаладочных работ и организации строительства. Впоследствии он используется для накопления знаний и при реализации следующих проектов.

Кроме подготовки итогового отчета, в ходе завершения работ по проекту должна быть сформирована информационная база данных проекта, включающая в себя информацию по следующим направлениям:

• специалисты и эксперты, принявшие участие в реализации;

• подрядчики, поставщики, производители, консультанты с оценкой их деятельности;

• технологии, задействованные при выполнении проекта;

• проектные и строительные решения;

• документальное оформление, включая:

– шаблоны переписки,

– договорные работы,

– материалы по реализации проекта.

Контрольные вопросы

1. В чем смысл административного завершения проекта?

2. Какие действия должен выполнить руководитель проекта при закрытии проекта?

3. В чем заключается накопление опыта реализации проекта?

4. Как осуществляется оценка эффективности проекта?

5. Каковы основные элементы закрытия работ проекта?

Глава 8 Корпоративный стандарт управления проектами

8.1 Общая структура стандарта управления проектами

В рамках компании управление проектами должно осуществляться на основе КСУП, который представляет собой совокупность нормативных документов, регламентирующих:

• структуризацию целей, работ, этапов и результатов проекта;

• взаимодействие команды проекта с функциональными подразделениями компании;

• порядок действий персонала в проектах и его мотивацию;

• порядок оценки деятельности компании (подразделения, сотрудника).

Методологической основой стандарта являются принципы и методы, заложенные в стандарты ISO 9001:2000 и РМВОК:2004 (PMI).[20]

Для того чтобы успешно использовать методы проектного управления, необходимо описать довольно большое количество процессов. В итоге в состав КСУП входит множество документов, описывающих все основные аспекты проектного управления в компании. Конечно, в зависимости от вида деятельности состав и наполнение документов могут меняться, но все же для различных реализаций КСУП характерны многие общие черты. Рассмотрим назначение некоторых документов.[21]

Подготовка контракта. Описываются последовательность действий по подготовке контракта, порядок разработки, согласования и утверждения. Могут использоваться шаблоны контрактных документов.

Организация технологических и маркетинговых исследований. Должны осуществляться в форме проекта, т. е. оба эти процесса регулируются документами КСУП. В документах должна быть отражена специфика каждого проекта, например для маркетингового исследования необходимо описать структуру исследования, порядок сбора и источники информации. Конечно, такая детализация делается лишь в том случае, если маркетинговые исследования в компании проводятся регулярно и имеет смысл разработать детальные процедуры, регламентирующие эту деятельность. В противном случае, особенно если исследование проводится впервые, необходимо руководствоваться общими процедурами планирования и реализации проекта и после его завершения обеспечить сохранение накопленного опыта в соответствии с подходами, описанными в гл. 7.

Формирование команды проекта. Описываются процедуры найма персонала, распределения по рабочим местам, назначения руководителя проекта, формирования команды проекта, управления командой, порядок разрешения конфликтов, развитие команды, включая ее обучение, порядок увольнения или использования членов команды проекта в случае его завершения. Особое место занимают процедуры мотивации и стимулирования.

Структуризация проекта. Под этим здесь понимается линейное планирование: выделение этапов проекта, определение состава работ путем построения ИСР, определение длительности и последовательности работ, планирование ресурсов, разработка расписания проекта, формирование подсистем управления проектами.

Финансирование проекта. Описываются процедуры определения стоимости работ, разработки бюджета проекта, организация контроля исполнения бюджета, порядок управления финансами. Состав этих процедур сильно зависит от того, в какой степени руководителю проекта делегировано управление финансами.

Организация НИОКР. Документ может детализировать порядок реализации проектов НИОКР от момента инициации и до завершения, включая использование общих ресурсов, оборудования, персонала.

ТЭО проекта. Подготовка обоснования проекта – документа, формально подтверждающего обоснованность проекта по срокам, затратам, работам, описана выше (см. гл. 3, п. 3.4). Важность грамотного обоснования чрезвычайно велика, поскольку именно здесь часто закладываются ошибки в определении стоимости и сроков реализации проекта.

Планирование проекта. Речь идет о разработке плана проекта и процедур, регулирующих разработку плана исполнения оставшихся операций в случае отклонения от базового плана, требующего перепланирования работ. Процедуры планирования проекта были рассмотрены ранее (см. гл. 4).

Закупки и поставки. Должны быть разработаны процедуры поиска и выбора субподрядчиков. Это становится особенно важным в тех случаях, когда право выбора подрядчиков делегируется руководителю проекта. Необходимо детально проработать процедуру проведения тендеров и торгов, управления поставками и закупками материалов, комплектующих и услуг. Эти процедуры важны, поскольку участники процессов имеют дело с большими материальными и финансовыми средствами и цена ошибки может быть весьма велика вследствие ненадлежащего или неквалифицированного исполнения своих обязанностей. Для компании, занимающейся поставками, актуальной может оказаться процедура реализации товарно-транспортной логистики.

Контроль и отчетность. В процедурах организации контроля и отчетности формализуются действия по подготовке отчетов, включая структуру отчетов, содержание, периодичность представления. Определяется порядок контроля выполнения контрактных обязательств, формируются процедуры планового и внепланового аудита проекта.

Управление изменениями. В рамках этих процедур определяется порядок подачи, рассмотрения, внесения и регистрации изменений на всем протяжении проекта. Это очень важные процедуры интеграционного характера, закрепляющие порядок действий команды в случае появления отклонений. Сюда входят проверка и надзор за ходом проекта, порядок внесения структурных изменений в ходе проекта, изменение содержания и планов проекта, процедуры организации контрольных мероприятий.

Организационно-техническая подготовка к производственной деятельности. Речь идет о большом пакете документов, определяющих порядок подготовки производственной деятельности, вплоть до ввода в действие предприятия.

Управление качеством. Процедуры управления качеством определяют как технические аспекты (контроль качества), так и организационные (обеспечение качества). То есть должны охватываться все аспекты проектной деятельности. В проектной деятельности управление качеством часто относится к обеспечению соблюдения принятых стандартов, включая КСУП.

Безопасность окружающей среды. Могут задаваться процедуры анализа воздействия на окружающую среду и обеспечения техники безопасности и охраны труда.

Пусконаладочные работы. Описываются процедуры организации пусконаладочных работ, проверки и тестирования оборудования, проведения испытаний и сдачи проекта.

Сюда относятся процедуры по подготовке организации к вводу в действие системы, включая обучение персонала; организация работ по оформлению и утверждению актов сдачи компонентов системы; проведение опытного функционирования системы (проверка работоспособности и взаимодействия подразделений организации с подсистемами системы, выявление неисправностей и отказов, определение фактических технико-экономических показателей системы и корректировка документации, устранение дефектов, оформление протокола); приемочные испытания (оценка качества разработки системы, проверка готовности организации к промышленному функционированию системы, оценка качества опытного функционирования, проверка документации на систему); ввод в действие системы (оформление и утверждение протокола опытного функционирования и акта приемки системы в промышленное функционирование); корректировка, доработка и выпуск эксплуатационных документов; организация промышленной эксплуатации и развитие системы.

8.2 Структура концепции проектного управления

Для того чтобы разрабатываемые в рамках КСУП документы не противоречили друг другу, сначала разрабатывается концепция проектного управления в компании, в которой описываются общие подходы к организации управления проектами. Примерная структура концепции приведена ниже.

ПРИМЕР. Концепция проектного управления в компании АВС

Введение.

Существующая модель управления проектами в компании.

Предполагаемая модель управления проектами в компании.

1. Общие положения.

1.1. Цели внедрения проектного управления в компании.

1.2. Основные регламенты и положения проектного управления.

2. Структура проектного управления в компании.

2.1. Организационная структура компании в части управления проектами.

2.2. Распределение ответственности за реализацию проектов в компании.

2.3. Роль проектного офиса.

2.4. Полномочия руководителя проекта. Рычаги управления.

3. Организация взаимодействия.

3.1. Уровни управления проектами. Приоритет проекта.

3.2. Порядок взаимодействия между функциональными подразделениями и проектным офисом при реализации проектов.

3.3. Порядок взаимодействия между специалистами одного подразделения в рамках проекта.

4. Этапы проекта.

5. Планирование проекта.

6. Управление проектом.

7. Управление финансами.

8. Управление персоналом.

8.1. Назначение персонала.

8.2. Премирование и стимулирование персонала.

9. Планирование деятельности.

9.1. Планирование в компании.

9.1. Управление ресурсами. Порядок перераспределения ресурсов между проектами.

10. Организация работы с подрядчиками и соисполнителями.

11. Управление рисками. Управление изменениями.

12. Контроль, анализ, отчетность.

13. Завершение, оценка, подведение итогов проекта.

14. Организация документооборота.

15. Бизнес-процессы проекта.

Глоссарий.

После разработки концепции начинается разработка управленческих документов – процедур и регламентов, определяющих порядок управления проектами в компании.

ПРИМЕР. Рекомендации для внедрения в компании проектного управления (фрагмент)

В крупной компании делалась попытка самостоятельного внедрения проектного управления. При этом были проигнорированы такие важные понятия, как признаки проекта, границы проекта, стратегический план, продукт проекта и т. п. В итоге в реестр проекта попали мероприятия, процессы, закупки комплектующих. Это вносило большую путаницу, под проектом понималось множество действий, таковыми не являющихся или таких, которые нецелесообразно представлять в виде проекта (закупка расходных материалов). Консультанты предложили ряд рекомендаций по исправлению ситуации, приведенных ниже.

1. Технология проектного управления должна стать инструментом реализации стратегических и оперативных целей компании. Для этого в реестре проектов необходимо:

1.1. Выделить (определить) проекты различного уровня:

а) стратегические проекты уровня компании;

б) стратегические проекты уровня конкретной бизнес-единицы;

в) проекты уровня подразделений (оперативные).

1.2. Мероприятия и процессы должны фиксироваться в отдельном перечне.

1.3. Вывести из реестра проектов все проекты, связанные с закупкой чего-либо (за исключением инвестиционных проектов).

1.4. Все инвестиционные проекты необходимо готовить в проектной форме:

– идея проекта;

– постановка задачи;

– описание результата (продукта проекта);

– стратегический план;

– план по вехам;

– собственно обоснование;

– ограничения;

– допущения;

– план проекта.

1.5. В случае принятия решения о реализации инвестиционного проекта на начальной стадии обеспечить назначение руководителя проекта и разработку плана проекта.

2. Организация работы функциональных руководителей.

2.1. Если руководителя бизнес-единицы (функционального подразделения) назначили руководить проектом стратегического развития, он должен организовать свою работу по принципу пропорционального деления времени.

2.2. Если руководителем проекта является руководитель бизнес-единицы (функционального подразделения), то ему надо помочь организовать работу по планированию и реализации проекта. Эту задачу необходимо возложить на проектный офис.

3. Система планирования.

3.1. Необходимо внедрение системы планирования проектной деятельности, основанной не на фискальных, а на управленческих принципах.

3.2. Детальное планирование осуществлять только для крупных проектов стратегического развития.

3.3. Для проектов оперативного уровня (проекты подразделений, мероприятия) осуществлять упрощенное планирование по стандартным формам (шаблонам).

4. Бизнес-процессы.

4.1. Описать бизнес-процесс подготовки обоснования проекта.

4.2. Описать бизнес-процесс планирования проекта.

4.3. Описать остальные основные бизнес-процессы управления, требующие регламентации.

4.4. Разработать простые, понятные и удобные пользователям документы: карточку контроля хода проекта, временную матрицу и т. п.

5. Формирование замкнутого контура управления.

5.1. Обеспечить зависимость премиального вознаграждения сотрудника от следующих ключевых показателей эффективности:

а) целевых:

– достижение целей проекта,

– эффективность проекта (расходование финансовых, трудовых, материальных ресурсов);

б) процессных:

– качество обоснования,

– качество планирования,

– следование бизнес-процессу,

– качество отчетности.

5.2. Сформировать систему отчетности и мониторинга на основе единых для корпорации правил.

6. Роль проектного офиса.

6.1. Сопровождение процесса стратегического планирования компании и организационного развития через проекты.

6.2. Обучение персонала и внедрение навыков проектного управления в компании в соответствии с задачами организации.

6.3. Поддержка системы мотивации в компании.

6.4. Разработка и корректировка процедур управления проектами.

6.5. Адаптация системы управленческого учета и отчетности на предприятии в части управления проектами.

6.6. Планирование проектной деятельности.

6.7. Методическая поддержка проектной деятельности.

6.8. Организация мониторинга и подготовка сводной отчетности по проектам стратегического развития.

6.9. Консультации по вопросам разработки обоснования и плана реализации проекта.

ПРИМЕР. Концепция проектного управления Научно-исследовательского института (фрагмент)

Структура регламента по управлению проектами ОАО «Комбинат»

1. Планирование проекта.

1.1. Предпроектное планирование.

1.2. Текущее планирование.

2. Формирование команды проекта

2.1. Назначение руководителя проекта.

2.2. Формирование команды проекта.

2.3. Управление командой.

2.4. Мотивация команды.

3. Подготовка и анализ технико-экономического обоснования проекта.

4. Структуризация проекта.

4.1. Определение состава работ.

4.2. Определение длительности и последовательности работ.

4.3. Построение структурного плана проекта.

4.4. Планирование ресурсов.

4.5. Разработка расписания проекта.

5. Закупки и поставки.

5.1. Поиск и выбор контрагентов.

5.2. Управление проведением тендеров.

5.3. Управление контрактами.

6. Финансирование проекта.

6.1. Финансовый план проекта.

6.2. Организация и контроль финансирования проекта.

7. Контроль и отчетность.

7.1. Мониторинг реализации проекта.

7.2. Отчетность по проекту.

8. Управление изменениями.

9. Управление рисками.

9.1. Идентификация рисков.

9.2. Оценка рисков.

9.3. Управление реагированием.

10. Сдача проекта (объекта) в эксплуатацию.

10.1. Подготовка и проведение эксплуатационных испытаний.

10.2. Организация сдачи-приемки проекта.

11. Накопление опыта.

11.1. Формализация отчетных документов.

11.2. Создание архива проектов.

Как видно из приведенной структуры концепции проектного управления, она должна охватывать все наиболее значимые компоненты проектного управления компании. В разделах концепции отражается взгляд руководства компании на те или иные аспекты проектного управления. Регламенты, положения и иные документы должны полностью согласовываться с соответствующими разделами концепции, для того чтобы в дальнейшем разработанные документы не противоречили друг другу. Важность концепции для выработки единого подхода к управлению проектами видна из примера проекта, посвященного разработке и внедрению проектного управления в крупной компании. После разработки концепции проектного управления команда проекта от заказчика под руководством консультантов приступила к разработке регламентов и положений. Когда была получена первая версия разработанных документов, выяснилось, что по ключевым аспектам они противоречили как друг другу, так и концепции проектного управления. В этом не было ничего удивительного, поскольку команда проекта от заказчика еще не научилась использовать общее видение руководства, изложенное в концепции, и руководствовалась собственными представлениями о роли и месте разрабатываемых документов.

Контрольные вопросы

1. Что такое КСУП?

2. Какие документы используются для организации управления проектами в компании?

3. Какова роль концепции проектного управления?

4. Какие документы могут входить в состав КСУП?

Глава 9 Управление проектами – инструмент реализации стратегических целей компании

9.1 Проекты как инструмент стратегического развития компании

Под стратегией понимается определение основных долгосрочных целей и задач организации, принятие курса действий и размещение ресурсов, необходимых для выполнения этих целей.[22] Поскольку условия внешней среды все время изменяются, предприятию необходимо постоянно приспосабливаться к этим изменениям, т. е. ставить перед собой задачи по развитию с четко определенными целями. В условиях ограниченности ресурсов предприятия, достижение этих целей будет организовано более успешно при использовании методов проектного управления. Таким образом, проекты являются средством стратегического развития организаций.

Стратегическое управление развитием компании требует:

• видения будущего организации на высшем уровне;

• отсутствия разногласий во взглядах руководства на выбор дальнейших путей развития организации;

• документирования ключевых целей и стратегии;

• реализации конкретных проектов для осуществления заявленных стратегий и достижения желаемых целей.

В управлении развитием компании выделяются два уровня – стратегический и оперативный.

Стратегический уровень. Задачи данного уровня выполняются руководством высшего звена организации. Они рассматриваются в свете большого числа переменных (случайных) факторов, которые оказывают влияние на организацию, поэтому руководители, отвечающие за принятие решений, должны уметь учитывать одновременно все эти факторы. Здесь весьма значимой становится интеграционная составляющая навыков менеджера, описанная в гл. 2, п. 2.3.

Руководитель должен предвидеть также долгосрочные перспективы, т. е. формировать планы на несколько лет вперед. Цели стратегического уровня распространяются на всю организацию, поэтому по своей природе они носят общий характер.

Оперативный уровень. Цели этого уровня реализуются менеджерами среднего и низшего звена организации. Они охватывают более короткий период времени, как правило, меньше одного года. Оперативные цели позволяют осуществлять внутреннюю деятельность организации во взаимодействии со стратегическими целями. Это достигается путем разложения стратегических целей на составляющие части, для того чтобы установить, каким образом эти цели могут быть реализованы. Следовательно, оперативные цели более детально разработаны.

Успех стратегии основывается на очень важном принципе. После того как организация определит цели стратегического уровня, формируются оперативные задачи таким образом, чтобы они обеспечивали выполнение стратегических целей. Другими словами, оперативные решения должны быть «подогнаны» под стратегические цели. Таким образом, должен соблюдаться принцип соответствия.

Схему принятия решений можно изобразить в виде пирамиды. Вершина пирамиды, где принимаются стратегические решения, более узкая по сравнению с основанием уровня оперативных решений. Смысл данного геометрического изображения заключается в том, что стратегические решения принимают не так часто, как оперативные. Решения, принимаемые на стратегическом уровне, немногочисленны, и временной отрезок между их принятием гораздо длиннее, в то время как оперативные решения могут приниматься каждую неделю, ежедневно и даже ежечасно. Так, на каждое стратегическое решение могут быть приняты сотни оперативных.

Существенным является то, что уровни принятия решений должны быть согласованы между собой, они должны соответствовать друг другу. Единственной целью оперативных решений является способствование осуществлению стратегических целей.

В каждой компании формулируются цели развития. Цель – это описание того, чего мы хотим достичь. Стратегия – это констатация того, каким образом мы собираемся достичь цели. Стратегии осуществляются и цели достигаются вследствие исполнения проектов и мультипроектных программ в рамках портфелей проектов организации. Цели и стратегии должны образовывать иерархическую структуру. Здесь можно выделить три уровня: политический, стратегический, операционный.

В результате декомпозиции стратегии становятся целями на следующем, более низком уровне иерархии вплоть до операционного уровня, на котором определяются проекты для достижения операционных целей. Если цели и стратегии высшего уровня не будут преобразованы в действия в виде проектов, они так и останутся на бумаге.

Проекты – это основной объект инвестирования в большинстве организаций. Поскольку большинство проектов связаны между собой (в первую очередь через использование общих ресурсов), инвестициями необходимо управлять на портфельной основе. Проектами стратегического развития нельзя управлять так, будто они независимы.

Портфель проектов – это группа проектов, выделяемых в общность по некоторому признаку, например по исполняющему подразделению или по технологическим особенностям работ.[23]

Объединение проектов в портфели, как правило, производится исходя из удобства организации системы управления проектами, при этом в рамках одного портфеля проекты могут быть не связаны по целям. В портфели проектов могут, например, быть объединены проекты, имеющие отношение к внедрению информационных технологий, так как их реализация связана с использованием соответствующего подразделения.

Первым шагом к управлению портфелем проектов является установление взаимосвязей между проектами, входящими в портфель или программу. В крупных компаниях могут быть определены несколько портфелей проектов для различных стратегических целей организации, линеек продуктов, географических регионов, рынков, технологических подразделений.

Инвентаризация: реестр проектов. Совершенствование управления проектами начинается с проведения инвентаризации программ и проектов и формирования реестра проектов. Часто оказывается, что в организации инициировано огромное количество проектов и она перегружена проектами, которые не подтверждены ресурсами предприятия. Инвентаризация проектов должна проводиться по единому шаблону, который может иметь следующий список позиций:

• идентификационный код проекта;

• описание результата проекта и требований к его качеству;

• описание проекта в выбранной системе критериев;

• руководитель проекта и доля времени, которое он уделяет проекту;

• затраты по проекту;

• ключевые трудозатраты в разрезе ключевых исполнителей;

• наиболее важные риски, которым подвержен проект;

• оценка возможных материальных потерь при реализации проекта;

• ключевые даты начала, прохождения контрольных событий и завершения проекта;

• взаимосвязь с другими проектами.

В табл. 9.1 приведен пример заполнения шаблона описания проектов одного из банков.

Таблица 9.1

Описание проекта формирования облигационного займа банка

На проектной основе можно решать самые разные задачи, связанные с реализацией целей развития предприятия:

• разработки программы развития предприятия;

• разработки системы поиска перспективных путей развития компании;

• организации эффективного маркетинга;

• диагностики предприятия;

• оптимизации бизнес-процессов;

• организации маркетингового исследования;

• формирования эффективной структуры предприятия;

• организации проведения НИОКР.

Решение каждой из перечисленных задач требует в той или иной степени реформирования компании. Основными задачами реформирования компании являются следующие:

• улучшение положения компании на рынке;

• улучшение управления предприятием;

• разработка стратегии поведения предприятия на рынке;

• оптимизация системы управления предприятием;

• формирование современных маркетинговой и финансовой служб;

• повышение конкурентоспособности выпускаемой продукции;

• увеличение производственно-технологического и научно-технического потенциала;

• повышение эффективности производства, снижение издержек;

• повышение производительности и качества результатов всех видов труда;

• повышение мотивации работников предприятия;

• улучшение финансово-экономических результатов деятельности.

В ходе решения этих задач вырабатывается стратегия развития компании, что позволяет эффективно распределять и использовать материальные, финансовые, трудовые, информационные и иные ресурсы и на этой основе достигать устойчивого, стратегически выгодного положения на рынке. Реструктуризация может касаться одной или нескольких сторон деятельности компании. Использование методологии управления проектами придает этой работе системный характер.

Представление задач стратегического и оперативного развития через проекты дает возможность упорядочить набор проектов компании, привязать их к целям стратегического развития, запланировать необходимые ресурсы, сформировать систему контроля за развитием проектов и тем самым придать процессу развития компании целостный, системный, последовательный характер.

9.2 Основные этапы процесса стратегического управления компанией

В качестве примера рассмотрим этапы процесса разработки программы стратегического развития, выделенные в некоторой развивающейся инновационной компании (рис. 9.1). При формировании этапов необходимо учитывать специфику компании. Названия этапов условны, но достаточно хорошо характеризуют этапы стратегического планирования компании.

Рис. 9.1. Основные этапы процесса стратегического управления

На рисунке показаны два входа. В одном случае руководство не знает, в каком направлении должна двигаться компания, в другом – у руководства имеется видение направления развития, и задача состоит в том, чтобы разработать реализуемую программу действий.

При отсутствии четкого видения на этапе с условным названием «Не знаю, что делать» необходимо зафиксировать общие устремления руководства, которые часто выражаются в нечеткой форме и носят скорее характер ограничений, например «Наша компания не будет заниматься тем-то и тем-то».

Естественно, для более четкого определения существующей позиции компании и потенциальных возможностей проводится SWOT-анализ. После его завершения наступает этап генерации идей, в процессе которого можно использовать метод мозгового штурма и организацию команды на основе распределения ролей, по Беллбину.

Если же руководство компании имеет достаточно четкое видение того, в каком направлении должна двигаться компания, то после формализации описания этого видения можно сразу переходить к описанию функциональных бизнес-стратегий в форме проектов.

Далее осуществляются ранжирование проектов, отбор, отсев и формирование программы развития в виде совокупности взаимосвязанных проектов различного типа. Затем для реализации разработанной программы проводится детальное планирование каждого проекта с учетом ресурсных и иных ограничений.

Важно подчеркнуть, что программа, разработанная подобным образом, объединяет в себе проекты различного типа: организационные, финансовые, технические, технологические и т. п., т. е. является комплексной.

После начала реализации проекта осуществляется мониторинг достижения стратегических целей компании и в случае необходимости проводится корректировка программы стратегического развития компании.

Управление проектами и корпоративный стандарт управления проектами являются важнейшим инструментом реализации стратегических и тактических (оперативных) целей компании. На практике реализация стратегических целей часто тормозится по различным причинам: нет четкого порядка действий, не определена ответственность, не выделены ресурсы. Чтобы управление было успешным, необходимо использовать новые подходы, основанные на структуризации проекта. Для этого стратегические и оперативные задачи формируются в проектном виде. Оперативные задачи формируются таким образом, чтобы они обеспечивали выполнение стратегических целей.

9.3 Программа реализации целей компании как взаимоувязанная система проектов

В качестве целей программы могут быть указаны самые разные цели. Рассмотрим пример проекта «Разработка программы существенного увеличения объема выработки (объема продаж) на одного работника».

Исходная информация проекта. Директор научно-производственного предприятия, успешно продающего свою продукцию на внешнем и внутреннем рынках, озабочен значительным отставанием ряда показателей, характеризующих деятельность предприятия, от аналогичных западных. Директор считает, что если не принять радикальных мер, то это отставание может стать катастрофичным. В частности, он желал бы существенно (в несколько раз) увеличить объем производства и соответственно продаж в расчете на одного работника.

Если эту программу разрабатывают экономисты, то почти наверняка будут преобладать меры экономического характера: реклама, реструктуризация и пр. Если же программу разрабатывают технологи, то, как правило, преобладают технические меры: установка нового оборудования, внедрение новых технологий.

Поскольку любая компания – это сложный организм, зависящий и от экономических, и от технических факторов, весьма желательно, чтобы программа развития компании все это учитывала.

Выделим три крупных проекта, реализация которых может привести к увеличению объема продаж в расчете на одного работника:

1) увеличение объема продаж за счет прямого воздействия на рынок;

2) повышение производительности труда;

3) снижение издержек.

Каждый из этих проектов разобьем на проекты следующего уровня иерархии (подпроекты), придерживаясь правила формирования ИСР.

Программа увеличения объема продаж. Иерархическая структура проектов (фрагмент)

1. Увеличение объема продаж.

1.1. Увеличение потребительской стоимости продукции:

– повышение качества;

– расширение функциональных возможностей;

– внедрение инноваций.

1.2. Повышение качества продукции:

– обеспечение контроля качества;

– создание системы качества.

1.3. Выпуск новой продукции:

– маркетинговые исследования;

– PR и реклама.

1.4. Выход на новые рынки:

– маркетинговые исследования;

– PR и реклама.

1.5. Диверсификация деятельности.

2. Повышение производительности труда.

2.1. Увеличение загрузки персонала за счет снижения простоев.

2.2. Автоматизация низкопроизводительных операций.

2.3. Внедрение новых высокопроизводительных технологий.

2.4. Закупка более производительного оборудования.

2.5. Уменьшение сроков разработки изделия.

2.6. Повышение эффективности производства:

– обучение.

2.7. Повышение мотивации персонала к более интенсивной работе.

3. Снижение издержек.

3.1. Уменьшение транзакций.

3.2. Повышение экономической эффективности принимаемых решений:

– обучение;

– введение ответственности за результат.

3.3. Совершенствование структуры управления:

– обучение новым управленческим технологиям.

3.4. Исключение дублирования функций.

3.5. Уменьшение объема некачественной работы.

3.6. Отказ от выпуска невыгодной продукции и услуг:

– экономическая оценка.

3.7. Улучшение использования производственных мощностей:

– обучение.

3.8. Оптимизация взаимоотношений с поставщиками.

3.9. Сокращение производственного цикла.

3.10. Интеграция и разделение труда.

3.11. Использование специфических преимуществ компании.

Обратим внимание на следующее. Для выпуска новой продукции, как и для выхода на новые рынки, может потребоваться изучение рынка. Но маркетинговое исследование, проводимое для изучения рынка новой продукции, будет в общем случае отличаться от маркетингового исследования, проводимого для обеспечения выхода на новые рынки.

Для сокращения сроков разработки изделия может потребоваться обучение персонала новым технологиям, например технологиям компьютерного проектирования. Но обучение может потребоваться и в случае внедрения новой организации работ, обеспечивающей повышение эффективности производства. Следует заметить, что и в том и в другом случаях персонал будет обучаться различным навыкам. При дальнейшей декомпозиции работ на нижнем уровне иерархии получим перечень проектов, реализация которых обеспечит достижение стратегических и оперативных целей компании. Если для каждого из этих проектов оценить предполагаемый вклад и требуемые ресурсы, проекты можно проранжировать, отбросив те из них, которые при высоких затратах вносят незначительный вклад, и таким образом согласовать общую стоимость отобранных проектов с наличными ресурсами компании.

Результатом проекта является программа, представляющая собой совокупность организационных, технических, финансовых, маркетинговых проектов (но не мероприятий!), выстроенных во времени, реализация которых обеспечивает достижение стратегических и оперативных целей компании.

Можно сделать следующий вывод. Управление проектами является важнейшим инструментом реализации стратегических, среднесрочных и оперативных целей компании.

ПРИМЕР. Разработка программы развития строительной компании на основе инновационных технологий

Многопрофильная строительная компания «АВС-строй» занимается строительством домов, торгово-развлекательных центров, иных объектов. У компании есть собственное производство строительных материалов. Компания развивает бизнес в других регионах, вкладывая средства в деревообработку, в инновационные проекты. Руководство компании намерено существенно расширить сферу деятельности за счет перехода к производству инновационной продукции. Кроме того, оно намерено повысить эффективность работы подразделений компании за счет четкой регламентации бизнес-процессов.

Руководство компании поставило перед менеджерами задачу разработать план реализации проекта и в дальнейшем управлять его исполнением. План должен быть представлен менеджерами в соответствии с рекомендациями руководства компании на совете директоров.

Поскольку предполагается, что в дальнейшем план стратегического развития компании будет пересматриваться и корректироваться, решено с самого начала сформировать бизнес-процесс разработки программы инновационного развития компании, для того чтобы обеспечить преемственность и системность. В таблице приведен пример процесса формирования программы инновационного развития компании.

Таблица

Процесс формирования программы инновационного развития компании

ПРИМЕР. Внедрение инновационных методов управления при разработке системы стратегического управления банком

Руководители одного из динамично развивающихся банков инициировали проект, направленный на разработку применения методов управления проектами в процессе стратегического управления банком.

В качестве одного из первых шагов рассматривалось выявление проблем и поиск путей их решения с использованием методов управления проектами. Ниже даны выдержки из документов, обосновывающие необходимость перехода к новой системе формирования плана стратегического развития и некоторые действия, обеспечивающие этот переход.

Выявленные ранее проблемы, препятствовавшие успешному выполнению отдельных пунктов и программы стратегического развития банка в целом, относятся к сфере управленческих технологий и могут быть изменены с помощью применения новых методов управления. В сводной таблице дается ответ на вопрос, почему применение методов управления проектами должно способствовать разрешению возникающих трудностей.

Таблица

Проблемы и их решения методами управления проектами

Вышеизложенный материал позволяет сделать вывод, что методы управления проектами применимы для реализации программы стратегического развития банка и что с их помощью можно представить программу стратегического развития как программу проектов и далее применять процедуры и приемы управления проектами для достижения стратегических целей предприятия.

Последовательность перехода на новую систему стратегического планирования деятельности банка включает в себя несколько этапов:

• преобразование стратегических целей в программу проектов;

• проверку стратегического единства;

• распределение ролей в управлении программой стратегического развития;

• описание и классификацию проектов, входящих в программу;

• определение приоритетности проектов;

• составление первоначального главного расписания программы;

• определение состава ключевых ресурсов, в том числе и людей, и распределение их по проектам;

• корректировку главного расписания программы с учетом ресурсных ограничений;

• создание корпоративного стандарта управления проектами.

Предполагается, что дальнейшая деятельность по достижению стратегических целей развития банка будет осуществляться на каждом уровне управления. На уровне отдельных проектов руководители и команды проектов станут добиваться получения запланированного результата. Руководитель программы начнет собирать информацию о ходе реализации проектов, координировать взаимодействие и отчитываться перед руководством компании. Руководство будет анализировать как внутреннее состояние предприятия, так и изменения внешней среды, корректировать стратегические цели и приоритеты, давая импульсы для внесения соответствующих корректив в программу проектов, нацеленных на стратегическое развитие компании.

Для обеспечения более четкого распределения ролей в управлении программой развития банка при реализации программы проектов выделены четыре уровня: уровень руководства компании, уровень программы, уровень проекта и уровень функциональных подразделений и участников проекта.

На уровне компании в общем случае выделяются исполнительный орган и группа управления программой. В настоящее время функции этих двух участников процесса управления проектами выполняет один орган – правление банка, и это представляется оправданным. По мере развития банка и усложнения спектра и числа задач, необходимых для решения коллегиальным исполнительным органом, представляется целесообразным образовать комитет по стратегическому развитию из числа членов правления с целью повышения оперативности рассмотрения и решения вопросов, возникающих в ходе реализации программы стратегического развития банка. Комитет должен выполнять функции группы управления программой и быть наделен необходимыми полномочиями.

В банке в настоящий момент на уровне руководства компанией отсутствуют такие участники управления проектами, как директор по управлению проектами и офис управления проектами, а на уровне программы – руководитель программы и его офис. Если создание офиса руководителя программы в настоящий момент не представляется оправданным, то отсутствие других участников приводит к разнообразию применяемых подходов ответственных лиц к решению закрепленных задач, отсутствию механизмов контроля хода программы, а также согласованности при выполнении взаимосвязанных задач или пунктов, опирающихся на общие ключевые ресурсы. Представляется целесообразным в настоящий момент выделить одного из членов правления в качестве руководителя программы стратегического развития и закрепить за ним функции, предусмотренные как для руководителя программы, так и для директора по управлению проектами. По мере становления в банке системы управления проектами функции директора по управлению проектами предлагается выделить и закрепить за отдельным менеджером с целью поддержки проектной деятельности не только в рамках программы стратегического развития, но и при реализации других проектов.

Распределение ролей ответственных лиц как руководителей проектов в настоящий момент в банке происходит путем закрепления за ними отдельных пунктов плана и фиксации этого факта в самом плане. При этом не происходит никакого дополнительного изменения организационного статуса этих лиц и их полномочий. В тех случаях, когда руководитель проекта является руководителем функционального подразделения и работы по проекту не выходят за рамки деятельности этого подразделения, это оправданно. В то же время, когда реализация проекта нуждается в привлечении сотрудников из различных подразделений, требуется соответствующее закрепление статуса ответственного лица. В банке имеется документ «Положение о рабочих группах», который даже в текущей редакции определяет объем ответственности и полномочий руководителей рабочих групп и может быть применен для закрепления статуса лиц, ответственных за выполнение пунктов программы стратегического развития и не имеющих достаточного должностного статуса.

Этот же документ позволяет закрепить роль сотрудника в качестве участника проекта через членство в рабочей группе и декларирует возможность привлечения к работам других сотрудников, не являющихся членами группы.

Между тем настоящий документ не устанавливает порядка взаимодействия руководителей рабочих групп и руководителей функциональных подразделений и обеспечивающих служб и требует либо соответствующей доработки, либо принятия отдельного документа, определяющего организационно-структурное встраивание системы управления проектами в сложившуюся систему корпоративного управления банка.

В качестве иллюстрации в таблице приведен фрагмент плана проекта по подготовке облигационного займа банка, в котором показано распределение ответственности и загрузки сотрудников банка при выполнении работ проекта.

Таблица

План проекта по подготовке облигационного займа банка (фрагмент)

9.4 Разработка региональных и национальных программ с использованием методов проектного управления

Значительный эффект может дать использование технологии управления проектами при разработке больших региональных или национальных программ. Рассмотрим возможные подходы к формированию таких программ на примере программы развития нанотехнологий. Как известно, Президент РФ провозгласил создание отечественной наноиндустрии и начало реализации масштабного госбюджетного проекта. Это отрадный факт, свидетельствующий о желании высшего руководства страны переориентироваться на интенсивный путь развития. Для того чтобы осознать, какую же пользу можно получить от применения инструментов проектного управления при разработке программ, попытаемся понять, что же нас не устраивает при существующей схеме ее формирования.

Рассмотрение программы вызывает множество вопросов, касающихся в первую очередь того, на какую пользу мы, общество, можем рассчитывать от масштабных финансовых вложений. Например, можно прочитать в прессе утверждения о необходимости создания инфраструктуры нанотехнологий. Не отрицая необходимости соответствующей инфраструктуры, зададимся вопросом, как можно создавать инфраструктуру без понимания того, какие задачи предстоит решать.

Сейчас подход к формированию программных мероприятий сводится к сбору заявок от разработчиков и отбору из них самых привлекательных. Это приводит к тому, что проекты имеют случайный характер, разработчики не ориентируются на приоритетные задачи, на потребности рынка. Программа формируется как набор мероприятий, которые нужно выполнить. Успех программы, как и раньше, заключается в финансировании перечня проектов и очень часто сводится к подготовке отчетов или выпуску единичных образцов техники или материалов. В тех же случаях, когда разработка все-таки пробивается на рынок, происходит это благодаря стечению обстоятельств или же огромной энергии автора разработки.

Такой путь формирования программы, конечно, проще, но он ведет к застою и неэффективному расходованию средств, решению частных задач, а не значительных комплексных проблем, имеющих важное значение для перспективного развития России. Фактически в значительной степени выбор направления движения остается за разработчиками. Это в какой-то мере может быть оправданно в сфере фундаментальных исследований, но недопустимо в организации прикладных исследований. Существует опасность, что результатом станут не доведенные до потребителя результаты, а статьи и отчеты.

Несколько лет назад была инициирована Федеральная целевая программа «Национальная технологическая база» (эта программа взята для примера, подход к формированию других программ, судя по всему, аналогичен). Даже беглое рассмотрение вызывает множество вопросов. Складывается впечатление, что первичной становилась не практическая проблема, для которой может потребоваться создание новых материалов, а, наоборот, сначала создавались материалы, а потом для них надо было искать применение. Посмотрим только на одну из декларируемых задач: разработка новых технических принципов для создания машин и производств будущего. Под этот тезис можно подвести едва ли не любую разработку, а результат оказывается чрезвычайно размыт. Например, сюда прекрасно вписываются исследования в сфере телепортации и телекинеза, реализация которых весьма спорна. В связи с этим часто оказывается, что инициируется огромное количество проектов, которые не всегда работают на стратегические цели и не подтверждены ресурсами.

Возможно, такой подход был оправдан, когда просто требовалось поддержать отечественных разработчиков. Сегодня формирование программы развития какой-либо технологической сферы по такому принципу приведет к пустой трате средств. Могут появиться разработки, интересные сами по себе или с научной точки зрения, но такие, которые мало что дадут стране в целом.

Оказывается, два основных момента программы практически пущены на самотек. Так, направления научных исследований никем и ничем не задаются, а процесс вывода на рынок только декларируется. Это и не удивительно, ведь как у нас разрабатывают программы, общеизвестно. Проще всего собрать в едином месте информацию о разработках и об организациях, занимающихся, например, нанотехнологиями, а затем на этой основе составить программу развития наноиндустрии. Ведущим звеном выступает ученый, который, как известно, с удовольствием удовлетворяет свое любопытство за бюджетные деньги. Такие разработки трудно пробиваются на рынок, их никто не ждет. Понятно, что это по-прежнему в значительной степени связано с ожиданиями науки: получить денежные вливания от государства.

Совсем другое дело, когда разработка изначально ориентирована под требования рынка, причем эта направленность не притянута искусственно, а является инициирующим разработку фактором. Вот в этом случае путь от разработки к потребителю будет максимально коротким.

У нас не только не сформирован внутренний рынок нанопродукции, почти нет инфраструктуры, организаций, которые системно занимались бы продвижением этой продукции на рынок. А ведь и это направление деятельности неплохо было бы организовать и поддержать (если, конечно, исходить из тезиса о том, что продвижением продукции на рынок должны заниматься профессионалы).

Отсутствием действенных организационных структур, занимающихся продвижением разработок на рынок (о создании эффективной системы управления работой технопарка речь пойдет ниже), объясняется попытка превратить ученого в «мастера на все руки». В самом деле, если ученый получает грант, то он должен стать бухгалтером, финансистом, маркетологом, менеджером, оформителем и т. д. Поскольку все перечисленное требует хороших знаний, профессионализма, а времени стать специалистом в этих областях у ученого нет, эти функции выполняются совершенно по-дилетантски, т. е. не работают на результат. Настала пора специализации: ученый должен заниматься наукой, а всеми рыночными отношениями – специалисты соответствующего профиля.

При существующей схеме формирования программы развития нанотехнологий чрезвычайно слабо используется огромный потенциал российских ученых. Они заранее остаются в рамках тех задач, которые уже решают.

Рассмотрим пример реализации проекта, заданного крупной иностранной компанией – технологическим лидером в области электроники. Компания сформировала следующую задачу: выдвинуть новые идеи струйной печати. Если бы команда проекта шла традиционным путем, вряд ли можно было рассчитывать на успех. Поэтому была сформирована группа ученых из разных отраслей, ни один из которых не представлял себе, что такое струйный принтер (кроме общепринятых представлений). Работа команды организована методом мозгового штурма на основе известного распределения ролей команды по Белбину (председатель, генератор идей, критик, оформитель, рабочая пчелка и т. п.). В результате было предложено более полутора десятков новых идей струйной печати, причем лучшие идеи выдвинули специалисты, совершенно далекие от электроники.

Заметим, что специалисты, участвующие в проекте, изначально и не догадывались о том, что будут способны выдвинуть новые идеи в совершенно незнакомой для себя отрасли. Тем не менее в жизни часто так и происходит. Но важно придать этой работе не случайный, а системный характер, сформировать заказ, в выполнении которого принял бы участие ученый (т. е. организация, в которой он работает).

Для максимального использования потенциала российской науки и увеличения отдачи от бюджетных средств необходимо формировать программу развития нанотехнологий таким образом, чтобы она обеспечивала достижение вполне определенных стратегических целей развития России.

Стратегия есть определение основных долгосрочных целей и задач государства, принятие курса действий и размещение ресурсов, необходимых для выполнения этих целей. Чтобы управление реализацией достижения стратегических целей было успешным, необходимо отказаться от некоторых старых привычек и выработать новые подходы, основанные на структуризации проекта и формировании программы развития на основе проектного подхода. Определенные сдвиги в этом направлении имеются. Так, национальные проекты позволили четко сориентировать участников на достижение практического результата.

Известно, что стратегическое управление развитием государства требует: отсутствия разногласий во взглядах руководства на выбор дальнейших путей развития государства; документирования ключевых целей и стратегии; видения будущего всей структуры на высшем уровне; реализации конкретных проектов для осуществления заявленных стратегий и достижения желаемых целей.

Прежде всего необходимо сформулировать ключевые проблемы развития России в наукоемкой сфере. Часть этих проблем может быть решена без привлечения нанотехнологий. Другая же часть проблем в результате мозгового штурма, организованного специалистами, может привести к выдвижению новых НИОКР в сфере нанотехнологий.

Примем в качестве допущения, что на высшем уровне нет существенных разногласий по выбору дальнейших путей развития. Тогда необходимо сформулировать ключевые задачи, на которые будет ориентироваться не только нанотехнологический, но и весь научно-технический блок. В результате декомпозиции стратегии становятся целями на следующем, более низком уровне иерархии вплоть до операционного уровня, на котором определяются проекты для достижения операционных целей. Если цели и стратегии высшего уровня не будут преобразованы в действия в виде проектов, они так и останутся на бумаге.

Допустим, что цели развития нанотехнологий более или менее сформулированы, тогда возникает задача: четко сформулировать систему проектов, обеспечивающих достижение этих целей. Уже под эту систему можно будет формировать или развивать структуру, в рамках которой станут реализовываться эти проекты.

Таким образом, настала пора в рамках больших федеральных проектов формулировать национальные стратегические цели. Эти цели, сформулированные в проектном виде, декомпозируются (разбиваются) на подпроекты следующего уровня, а те – на более мелкие подпроекты. Каждый подпроект оценивается с позиций:

• соответствия заявленным целям вышестоящего в иерархии проекта;

• рыночной эффективности;

• стоимости реализации;

• величины получаемого в результате реализации проекта выигрыша.

Далее происходит взаимоувязка проектов. Выделяются проекты, призванные обеспечить вклад в целевую функцию, и обеспечивающие проекты. Каждый проект планируется в едином формате. Разрабатывается единая система отчетности и мониторинга проектов.

На основе этих проектов формируется программа нанотехнологического проекта (специально избегаем термина нанотехнологий – речь идет именно о проектах), которая представляет собой не набор отдельных мероприятий, а совокупность взаимоувязанных проектов различного типа. Это будут проекты организационные, технологические, технические, маркетинговые, инфраструктурные. Только в этом случае обеспечивается комплексное формирование программы развития нанотехнологий, ориентированной на потребителя. В этой программе найдется место и ученым-разработчикам, и исследователям рынка, и тем компаниям, которые занимаются продвижением продукции на рынок. То есть в этом случае программа становится комплексной.

Как может быть организована работа?

Совершенствование управления проектами необходимо начать с проведения инвентаризации программ и проектов и формирования реестра проектов. Известно, что больше всего у нас любят работы, связанные с инвентаризацией результатов: усилия минимальны, а ответственности никакой. Можно считать, что инвентаризация фактически уже проведена – известны потенциальные возможности и наработки большинства научно-производственных организаций. А вот формирование перечня основных задач развития России (например, создание экологического транспорта, замена невозобновляемого топлива, лечение определенных болезней, повышение урожайности культур и т. п.) требует отдельной работы.

Далее начинается непростой процесс изменения подходов к формированию программы развития нанотехнологий (как, впрочем, и любой другой), основанной на формировании иерархической структуры проектов, направленных на решение конкретных задач развития. Эти задачи могут решаться как с использованием нанотехнологий, так и иными способами. Но все эти проекты направлены на достижение стратегических целей развития. Из этого многообразия проектов выделяется портфель проектов, связанный с нанотехнологическими методами. Естественно, этот портфель проектов будет финансироваться отдельно.

Поскольку в качестве главных критериев нанотехнологических проектов должны выступать критерии, связанные с рыночными перспективами продукции, при разработке системы проектов, нацеленных на решение какой-либо задачи, формируются также обеспечивающие проекты, например проекты по выводу продукции на рынок, которые взаимоувязаны между собой и работают на единый результат.

В дальнейшем происходят распределение проектов по региональным структурам и отраслевым структурам и формирование региональных и отраслевых кластеров. В этом случае отрасль или регион будут ответственны за управление портфелем проектов, привязанных к территории (при решении отраслевых проблем) или к отрасли (соответственно при решении задач развития транспорта, продовольствия, здравоохранения). Под портфелем проектов будем понимать набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей.

Таким образом, предлагается четкая последовательность разработки программы развития какой-либо технической или технологической сферы.

1. Формирование стратегических целей развития государства.

2. Декомпозиция целей на задачи следующего уровня.

3. Дальнейшее разбиение задач на подзадачи и формулирование их в проектном виде.

4. Оценка вклада каждого проекта в достижение стратегических целей и оценка требуемых ресурсов.

5. Формирование портфелей проектов.

6. Ранжирование проектов с позиций эффективности.

7. Отбор проектов, которые могут быть реализованы с использованием нанотехнологий, и формирование нанотехнологического портфеля проектов для дальнейшего финансирования.

8. Распределение сформулированных проектов по организациям, отраслям, регионам с учетом сформулированных в стратегических целях задач развития.

9. Мониторинг и контроль хода реализации проектов с позиций вклада в достижение стратегических целей страны или региона.

10. Корректировка стратегии в зависимости от изменения ситуации и прогресса проектов.

При таком подходе обеспечивается объединение всех усилий по достижению поставленных конкретных целей. Программа развития нанотехнологий становится частью программы реализации стратегических целей развития России, органично вписывается в задачи, решение которых позволит довести разработки до рынка.

Формирование национальной программы происходит по той же самой схеме, что и разработка рассмотренной выше программы увеличения объема продаж – разница только в масштабах и количестве уровней иерархии.

На основании сказанного можно сделать следующий вывод: инновационное развитие России необходимо точно так же проектировать, как и любую систему. Необходимо не только определить основные задачи развития России, но и создать систему, обеспечивающую переход инновационного блока в требуемое состояние, определить необходимые ресурсы, разработать бизнес-процессы, задающие порядок работы. Только в этом случае можно рассчитывать на успех.

В свое время для решения важнейших государственных задач обеспечения обороноспособности государства, создания ракетно-ядерного щита были привлечены лучшие силы ученых. Это позволило нашей стране в короткий срок выдвинуться на передовые рубежи мировой науки. Для решения этой задачи требовались специалисты: физики, химики, математики, организаторы науки и производства, поскольку именно они играли ключевую роль в решении поставленных задач.

Совершенно очевидно, что сейчас перед нами стоит задача не менее сложная и масштабная. Однако эта задача уже не только научная, но и организационная, управленческая. И в немалой степени успех будет зависеть от уровня инновационного менеджмента и управленческой технологии, с использованием которой будет решаться эта задача.

Контрольные вопросы

1. Что такое стратегическое управление компанией?

2. Что такое реестр проектов?

3. Какую роль играет управление проектами в решении задач стратегического развития компании?

4. Что собой представляет бизнес-процесс разработки программы стратегического развития компании?

5. Какие задачи развития компании можно решать на проектной основе?

Литература

Основные направления политики Российской Федерации в области развития инновационной системы на период до 2010 года: утверждены Правительством Российской Федерации 05.08.2005 № 2473п-П7.

Адизес И. Идеальный руководитель: Почему им нельзя стать и что из этого следует. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007.

Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами. М.: ДМК Пресс, 2002.

Бенко К., Мак-Фарлан Ф. Уоррен. Управление портфелями проектов: соответствие проектов стратегическим целям компании. М.: Издательский дом «Вильямс», 2007.

Грей Клиффорд Ф., Ларсон Эрик У. Управление проектами. Практическое руководство. М.: Дело и сервис, 2003.

Забродин Ю. Н., Коликов В. Л., Саруханов А. М. Управление нефтегазостроительными проектами. М.: Экономика, 2004.

Риск-менеджмент инвестиционного проекта: учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям / под ред. М. В. Грачевой, А. Б. Секерина. М.: Юнити-Дана, 2009.

Ципес Г. Л., Товб А. С. Проекты и управление проектами в современной компании: учеб. пособие. М.: Олимп-Бизнес, 2009.

Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена. М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2006.

Основы инновационного менеджмента. Теория и практика: учебник / под ред. А. К. Казанцева и Л. Э. Миндели. М.: Экономика, 2004.

Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA.

Примечания

1

См.: Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute, USA. 1987; Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена. М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2006.

(обратно)

2

См.: Основы инновационного менеджмента. Теория и практика: учебник / под ред. А. К. Казанцева и Л. Э. Миндели. М.: Экономика, 2004.

(обратно)

3

См.: Основные направления политики Российской Федерации в области развития инновационной системы на период до 2010 года: утверждены Правительством РФ от 5 августа 2005 г. № 2473п-П7.

(обратно)

4

См.: Основы инновационного менеджмента. Теория и практика: учебник / под ред. А. К. Казанцева и Л. Э. Миндели.

(обратно)

5

См.: Адизес И. Идеальный руководитель: Почему им нельзя стать и что из этого следует. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007.

(обратно)

6

См.: Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами. М.: ДМК Пресс, 2002.

(обратно)

7

Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA; Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена; Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами.

(обратно)

8

См. Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute. USA; Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена.

(обратно)

9

См. Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute. USA; Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена.

(обратно)

10

См.: Грей Клиффорд Ф., Ларсон Эрик У. Управление проектами. Практическое руководство. М.: Дело и сервис, 2003.

(обратно)

11

См.: Грей Клиффорд Ф., Ларсон Эрик У. Управление проектами. Практическое руководство. С. 320–323.

(обратно)

12

См.: Грей Клиффорд Ф., Ларсон Эрик У. Управление проектами. Практическое руководство.

(обратно)

13

См.: Риск-менеджмент инвестиционного проекта: учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям / под ред. М. В. Грачевой, А. Б. Секерина. М.: Юнити-Дана, 2009.

(обратно)

14

См.: Ципес Г. Л., Товб А. С. Проекты и управление проектами в современной компании: учеб. пособие. М.: Олимп-Бизнес, 2009. С. 311–314; Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами.

(обратно)

15

Ципес Г. Л., Товб А. С. Проекты и управление проектами в современной компании: учеб. пособие. С. 326.

(обратно)

16

См.: Основы инновационного менеджмента. Теория и практика: учебник/ под ред. А. К. Казанцева и Л. Э. Миндели. М.: Экономика, 2004.

(обратно)

17

Риск-менеджмент инвестиционного проекта: учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям / под ред. М. В. Грачевой, А. Б. Секерина. С. 437–443.

(обратно)

18

См.: Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA; Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена.

(обратно)

19

Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами. С. 123, 134.

(обратно)

20

Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA; Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена.

(обратно)

21

Ципес Г. Л., Товб А. С. Проекты и управление проектами в современной компании: учеб. пособие. С. 365; Бенко К., Мак-Фарлан Ф. Уоррен. Управление портфелями проектов: соответствие проектов стратегическим целям компании. М.: Издательский дом «Вильямс», 2007.

(обратно)

22

См.: Бенко К., Мак-Фарлан Ф. Уоррен. Управление портфелями проектов: соответствие проектов стратегическим целям компании.

(обратно)

23

См.: Ципес Г. Л., Товб А. С. Проекты и управление проектами в современной компании: учеб. пособие. С. 83–98; Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами.

(обратно)

Оглавление

Введение

Глава 1 Основные понятия и особенности управления проектами в инновационных компаниях

  1.1 Краткий обзор истории проектного управления

  1.2 Особенности управления инновационной деятельностью

  1.3 Общие понятия управления инновационными проектами

  1.4 Рычаги управления проектами

  1.5 Мифы в управлении проектами

  1.6 Когда необходимо применять профессиональное управление проектами

Глава 2 Структуризация проекта

  2.1 Структуризация инновационного проекта

  2.2 Этапы инновационного проекта

  2.3 Функции и подсистемы управления проектом

  2.4 Группы процессов проекта

Глава 3 Подготовка обоснования проекта

  3.1 Бизнес-процесс подготовки обоснования инновационного проекта

  3.2 Инициация проекта или этапа

  3.3 Основные понятия этапа подготовки обоснования проекта

  3.4 Подготовка собственно обоснования проекта

Глава 4 Разработка плана инновационного проекта

  4.1 Бизнес-процесс разработки плана инновационного проекта

  4.2 Формирование ИСР

  4.3 Планирование ресурсов. Определение последовательности (взаимосвязей) операций

  4.4 Определение длительности операций

  4.5 Оценка стоимости операций и разработка бюджета проекта

  4.6 Разработка расписания

  4.7 Планирование взаимодействия (коммуникаций)

  4.8 Назначение персонала

  4.9 Планирование поставок проекта

  4.10 Планирование рисков проекта

  4.11 План инновационного проекта

Глава 5 Мониторинг инновационного проекта и отчетность

  5.1 Основные понятия процессов отчетности и мониторинга

  5.2 Этапы мониторинга проекта

  5.3 Пример системы мониторинга инновационного проекта

Глава 6 Мотивация персонала инновационного проекта

  6.1 Принципы оплаты труда

  6.2 Ключевые показатели эффективности проекта

Глава 7 Завершение инновационного проекта

  7.1 Процессы завершения проекта

  7.2 Административное завершение проекта

Глава 8 Корпоративный стандарт управления проектами

  8.1 Общая структура стандарта управления проектами

  8.2 Структура концепции проектного управления

Глава 9 Управление проектами – инструмент реализации стратегических целей компании

  9.1 Проекты как инструмент стратегического развития компании

  9.2 Основные этапы процесса стратегического управления компанией

  9.3 Программа реализации целей компании как взаимоувязанная система проектов

  9.4 Разработка региональных и национальных программ с использованием методов проектного управления

Литература Fueled by Johannes Gensfleisch zur Laden zum Gutenberg